Кто относится к административному персоналу: Аутсорсинговая компания Fillin в Уфе — фирма по предоставлению персонала

Аутсорсинговая компания Fillin в Уфе — фирма по предоставлению персонала

FILLIN Russia — аутсорсинговая компания в Уфе, оказывающая услуги для компаний, работающих на всей территории России. Мы направляем сотрудников для исполнения разовых задач, реализации проектов или на длительный срок в таких областях:

• торговля;
• производство;
• строительство;
• перевозки, логистика и др.

Преимущества сотрудничества

Аренда работников на условиях аутсорсинга дает возможность организации сосредоточиться на основной деятельности. Повышается производительность, увеличивается прибыль. Если привлекать к работе специалистов из аутсорсинговой компании, можно оценить такие положительные факторы:

• расходы на содержание работников оптимизированы;
• все функции кадровой службы, бухгалтерии в отношении работников исполняет аутсорсинговая компания;
• всегда есть исполнители с нужным образованием, квалификацией, стажем;
• при невыходе сотрудника по болезни или иным причинам оперативно предоставляется замена;
• материальную, юридическую ответственность за действия работников несёт агентство, за соблюдением техники безопасности, охраной труда следит оно же.

ФИЛЛИН — фирма по предоставлению услуг персонала на условиях аутсорсинга компаниям, которые нуждаются во временных сотрудниках, но не имеют возможности заниматься их поиском или наймом самостоятельно.

Разновидности услуг

Мы предоставляем такие услуги по обеспечению организации персоналом:

• аутсорсинг персонала — направляем линейных работников для выполнения работ на самых разных предприятиях;
• кадровые услуги и подбор персонала — подбираем, обучаем, аттестовываем работников по заявке работодателя; ищем рядовых, квалифицированных или редких работников.

Мы обеспечим вашу компанию кадрами. У нас большая база исполнителей с разными специальностями. Все готовы приступить к работе сразу же. Если необходимо обучение или повышение квалификации для работы на вашем предприятии, мы организуем его.

Этапы сотрудничества

Если вы заинтересованы в аутсорсинге, обратитесь в FILLIN. Связаться с менеджерами и оставить заявку можно по телефону или в форме на сайте. Также всегда можно посетить наш офис. Работа происходит в таком порядке:

1. Заявка от клиента с обозначением потребности в персонале;
2. Подготовка коммерческого предложения.
3. Заключение соглашения с обязательным указанием нюансов предоставления кадров, их занятости.
4. Для каждого клиента выделяем персонального менеджера. Он занимается подбором, оформлением работников, следит за их деятельностью. Также он отвечает на все вопросы, возникающие у заказчика.
5. Оплата услуг производится по достижении результата, прописанного в соглашении, и по расценкам, согласованным в контракте. У нас нет скрытых комиссий, наценок.

Мы работаем с высоким уровнем ответственности и с уважением к клиенту.

Узнать больше

Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ. Рекрутинг.

Кто относится к административно-управленческому персоналу

Аббревиатура АУП расшифровывается как «административно-управленческий персонал». Кто относится к этой категории наемных работников? В законодательстве нет единого подхода к классификации сотрудников, каждое ведомство утверждает собственные критерии разделения персонала на разные типы. Большая часть работодателей самостоятельно обособляет АУП с учетом специфики деятельности, это необходимо для корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете затрат на оплату труда.

Перечень должностей

Порядок выделения из штата административных работников и управленцев некоторые министерства и ведомства обозначили в своих приказах. Эти нормативные документы должны использоваться подведомственными организациями. Кто входит в административно-управленческий персонал:

Ведомство	Описание
Росархив	В приказе от 14.01.2004 № 9 к этой группе причисляют работников, которые в рамках своей должностной инструкции осуществляют общее руководство предприятиями или отдельными службами (делопроизводство, кадры, бухгалтерия).
Министерство культуры	Предприятия, относящиеся к Минкульту должны руководствоваться положениями Приказа от 30.12.2015 № 3453. В документе говорится, что административно-управленческий персонал – это сотрудники, занятые организацией процесса оказания услуг, выполняющие административные функции.
ФНС	Налоговики обозначили свою позицию по выделению АУП в Письме от 25.06.2009 № ШС-22-3/[email protected] Они относят к АУП звено управленцев, специалистов финансовых служб, экономистов, сотрудников маркетинговых отделов и иных административных органов компаний.

Для классификации персонала по выполняемым ими функциям работодатель должен ориентироваться на степень вовлеченности работников в производственный процесс. Если человек напрямую влияет на результаты производства, он должен быть отнесен к производственному персоналу.

Если деятельность сотрудника не связана с технологическими процессами, от эффективности его труда объем, качество выпускаемой продукции не может измениться, работник причисляется к непроизводственной группе.

Затраты на АУП

К издержкам, связанным с содержанием административно-управленческого персонала, относятся расходы по заработной плате, страховым отчислениям, траты на обеспечение материалами офисных работников (например, закупка канцтоваров).

Затраты аккумулируются на бухгалтерских счетах, суммы с которых не переносятся на себестоимость изготавливаемых товаров. Для этой цели подходит счет 26, который Приказом от 31.10.2000 № 94н предназначен для учета общехозяйственных издержек. Сбор затрат осуществляется в дебете, списание производится по кредиту.

При совмещении субъектом предпринимательства нескольких режимов налогообложения ему необходимо делить персонал по принадлежности к разным направлениям работы. Это требуется для корректного отражения в налоговом учете при формировании налогооблагаемой базы сумм затрат на оплату труда.

В частности, дополнительное выделение АУП может понадобиться при применении ЕНВД. На это есть несколько причин. Так, численность персонала может выступать в качестве физического показателя, участвующего в формуле расчета налога на вмененный доход.

Если видов деятельности по ЕНВД несколько, необходимо делить административный персонал пропорционально общей численности работников, занятых в реализации бизнес-проектов по каждому направлению. Обособление численности АУП в разрезе видов деятельности на ЕНВД необходимо из-за того, что налог начисляется отдельно по каждому направлению, в формулу будут подставляться разные исходные данных по базовой доходности и корректирующим коэффициентам.

 

Источник

---

«Кадровый метод» — это современное агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Мы окажем услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Оказываем услуги по поиску топ персонала, персонала среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейного персонала…. 
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

Обращаем Ваше внимание, что Вы можете заполнить простую онлайн заявку на подбор персонала и мы свяжемся с Вами в самые сжатые сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных вакансий для поиска и подбора по Заявкам от Заказчиков, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру «Секретарь», «Менеджер по продажам», «Товаровед», «Удаленный менеджер по продажам», «Менеджер по закупкам» «Топ персонал, руководители» и т.д.

Служащих каких подразделений можно отнести к административно-управленческому персоналу?

Традиционно к административно-управленческому персоналу (АУП) относят руководство предприятия, финансовые, экономические и бухгалтерские службы…

Но ведь есть служащие и других подразделений, например служащие производственного отдела, служащие службы механика и энергетика и т.д. Также есть руководители различных вспомогательных подразделений: руководитель базы отдыха, заведу­ющий хозяйственной службой, заведующий медпунктом и т.

д.

Можно ли их отнести к административно-управленческому персоналу?

Законодательство о труде не содержит единого определения понятию «аппарат управления организации (административно-управленческий персонал)».

Аппарат управления организации (административно-управленческий персонал) представляет собой совокупность служб и подразделений, основной задачей которых является осуществление управленческих процессов, т.е. обеспечение процессов подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

К аппарату управления организации относятся руководители, заместители руководителей, иные работники, осуществляющие орга­низационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие)

функции применительно к организации, ее структурным подразделениям, направлениям деятельности и работникам, а также осуществляющие управление всеми сторонами деятельности организации в целях обеспечения выполнения стоящих перед ней задач.

Конкретный перечень должностей служащих, относящихся к аппарату управления организации (административно-управленческому персоналу), как правило, устанавливается органом, уполно­моченным управлять имуществом или осуществлять владельческий надзор, в зависимости от специфики работы организации, структуры и других значимых факторов…

<…>

Полный текст читайте в журнале «Нормирование и тарификация труда», № 8/2021.

Административный персонал — это необходимое звено в деловой цепи

До сих пор некоторые предприниматели считают, что административный персонал — это пустая трата средств и лишняя бюрократия. Однако справедливым такое утверждение может быть только для очень маленьких фирм, где руководитель все обязанности берет на себя. На самом деле административный персонал — это важное звено в деловой цепи. Именно он организует работу предприятия, отвечает за его связь с внешним миром, за своевременное выполнение договоров, заказов, следит за поступлением оплат.

Даже отсутствие в течение одного дня секретаря, офис-менеджера, личного помощника показывает, насколько необходим в бизнесе административный персонал. Должности, которые мы назвали выше, — это основные рабочие места такого типа. Однако они не исчерпываются только этими видами занятий. Кто относится к административному персоналу наряду с секретарем? Делопроизводитель, сотрудник колл-центра, офис-менеджер, персональный ассистент, секретарь-переводчик. Ошибочно полагать, что такую работу может выполнять любой человек после краткосрочных курсов. Для того чтобы качественно организовать деятельность предприятия, необходимы не только личностные качества, такие как дипломатичность, объективность, пунктуальность. Административный персонал — это лица, имеющие доступ к очень важной информации, от которой зачастую зависит функционирование всей фирмы. Следовательно, грамотное делопроизводство, быстрая печать, точность, добросовестность и организаторские способности просто необходимы. Кроме того, нужны и специальные знания. В идеале административный персонал — это работники с высшим образованием, необязательно профильным. Основным требованием будет умение обращаться с важной информацией и документами.

Офис-менеджер, кроме презентабельного внешнего вида и манер, должен также грамотно общаться с посетителями предприятия, ведь среди них будут и партнеры, и потенциальные клиенты. Порой такому специалисту поручают также продвижение товаров или услуг компании. В любом случае именно он координирует работу всех служб и связь с руководителем. Он также отвечает и за соблюдение рабочего графика, за расписание встреч и переговоров. Персональный ассистент оказывает руководителю помощь в организации командировок по стране и за границу. Предприниматели стараются выбрать на эту должность человека, обладающего знаниями иностранных языков, делового этикета, грамотного и пунктуального. Как правило, секретарями и ассистентами работают женщины, однако, вопреки распространенному мнению, не молодые, а образованные дамы старше 25 лет. А вот офис-менеджером может быть и мужчина, все зависит от отрасли. Дополнительным преимуществом будет не только опыт работы, но и профессиональные знания из области документоведения. Как ни удивительно, но при всем обилии грамотных и образованных специалистов, молодых выпускников вузов подобрать квалифицированный административный персонал — это непростая задача. Ведь важны не только профильные знания, но и личностные качества: неконфликтность, объективность, умение подчиняться и руководить, организаторские способности.

Административно-управленческий персонал школы

Директор Горшкова Ирина Васильевна – выпускница школы № 14, заслуженный работник образования Московской области, отличник просвещения. С опытом работы школы выступает на различных муниципальных и областных конференциях, имеет публикации на профессиональные темы. Сфера профессиональных интересов- развивающее управление и обучение, создание безопасных условий в образовательном учреждение; реализация социального проекта «Школа- территория права: путь к признанию и уважению прав участников образовательного процесса».

По специальности: учитель истории, права и английского языка.
Педагогический стаж — 43 года. В должности директора – с 1989 год. Высшая квалификационная категория по должности директор и «учитель».

                          четверг        с 11.00 до 12.00 (здание в микрорайоне Семхоз)

                          пятница       с 11.00 до 12.00 (здание в Спортивном переулке)

Блог Горшковой И.В.

 

Заместитель директора по учебно — воспитательной работе Бирюкова Татьяна Владимировна. Выпускница школы №14. Осуществляет руководство учебно- воспитательным процессом в старшей школе, организует работу учителей по подготовке к ЕГЭ, планирует работу по повышению квалификации учителей, участию школы в районных мероприятиях.
Сфера профессиональных интересов — развитие системы профильного образования, методика преподавания точных и естественных дисциплин. По специальности: учитель математики.

Высшая квалификационная категория по должности «заместитель директора» и «учитель».
Педагогический стаж — 30 лет. В должности заместителя директора- с 2010 года.

Телефон 540-41-67

e-mail: [email protected]

Часы приема:  вторник с 15.00 до 16.00

Блог  Бирюковой Т.В.

 

Заместитель директора по учебно- воспитательной работе Лукьянова Наталья Вячеславовна.  Выпускница школы №14. Руководит работой основной школы, организует предпрофильную подготовку, инновационную деятельность в школе. Курирует работу учителей гуманитарного цикла. Организует подготовку девятиклассников к итоговой аттестации в форме ОГЭ( ГИА). Занимается вопросами введения ФГОС в основной школе. Отвечает за электронный мониторинг.
Сфера профессиональных интересов- организация предпрофильной подготовки, внедрение новых педагогических технологий, создание портфолио; духовно- нравственное воспитание учащихся.
Высшая квалификационная категория по должности «заместитель директора» и «учитель».
По специальности: учитель русского языка и литературы.

Педагогический стаж — 29 лет. В должности заместителя директора — с 2010 года.

Телефон  540-41-67

e-mail: [email protected]

Часы приема:  понедельник с 15.00- до 16.00

Блог Лукьяновой Н.В.

Заместитель директора по учебно — воспитательной работе Корягина Любовь Николаевна. Организует учебно- воспитательный процесс в начальной школе, оказывает помощь учителям в освоении инновационных программ и технологий. Руководит процессом введения  ФГОС в начальной школе.
Сфера профессиональных интересов: личностно — ориентированное сопровождение учащихся, внедрение здороовьесберегающих технологий в образовательный процесс. По специальности: учитель начальных классов и географии-экологии.

Высшая квалификационная категория по должности «учитель».
Педагогический стаж – 32 года.  В должности заместителя директора — с 2019 года

Телефон 540-41-67

e-mail: [email protected]

Часы приема: среда с 15.00 до 16.00

Блог Корягиной Л.Н.

 

Заместитель директора по воспитательной работе  Сосина Юлия Сергеевна. По специальности: учитель математики.  Педагогический стаж 7 лет. В школе работает с 2019 года.

 

Заместитель директора по безопасности Белкин Николай Борисович. Координирует работу служб школы по организации комплексной безопасности образовательного учреждения от угроз социального, техногенного и природного характера. Общий стаж _лет. В школе работает с 2014 года.

Заместитель директора по административно-хозяйственной части Василевский Александр Александрович. Руководит хозяйственной деятельностью школы. Осуществляет материально- техническое обеспечение учебного процесса. Отвечает за создание безопасных условий труда и учебы. 

Общий стаж __ лет. В школе работает с 2019 года.

 

Главный бухгалтер Попова Наталья Афанасьевна. Обеспечивает правильную постановку и организацию бухгалтерского учета. Контролирует состояние материальной базы школы. Разрабатывает необходимые финансово-хозяйственные документы.Общий стаж 28 лет. В школе работает с 2007 года. 

Педагог-психолог и логопед Миронова Мария Юрьевна. Выпускница школы №14. Педагогический стаж 15 лет. В школе работает с 2002 года.

Педагог-психолог и социальный педагог Марвина Светлана Валерьевна. Содействует охране прав обучающихся. Оказывает психологическую помощь учащимся и другим участникам образовательного процесса. Занимается психологической профилактикой и сопровождением процесса адаптации учащихся к обучению в начальной школе. Сфера профессиональных интересов:  развитие познавательных интересов детей младшего школьного возраста.   Педагогический стаж 15 лет. В школе работает с 2008 года.  

Заведующая библиотекой Баканова Светлана Васильевна. Выполняет работу по комплектованию, обработке, учету и хранению фонда учебников и художественной литературы. Организует подписку на периодические издания. Проводит разнообразную массовую работу по пропаганде книг, привлекая к участию в этой работе деятелей культуры, родителей, общественность микрорайона.Учитель этики и ОБЖ. Общий стаж 32 года.  В школе работает с 1996 года.  

Секретарь школы  Курятникова Ольга Алексеевна. Выпускница школы №14. Учитель математики. Общий стаж __лет. В школе работает с 2018 года.

Организационная структура предприятия. Менеджмент как аппарат управления Кто относится к аппарату управления на предприятии

В большинстве субъектов хозяйствования сотрудники выполняют не только непосредственно рабочую функцию, ведь также неотъемлемой частью штата многих предприятий является и АУП – расшифровка этой аббревиатуры достаточно проста – это административно-управленческий персонал. Однако далеко не все работодатели знают, кто относится к административно-управленческому персоналу, каковы его функции и какое законодательное регулирование обеспечивает деятельность и контроль за действиями данных работников.

Административно-управленческий персонал – что это такое

Прежде чем рассматривать само понятие АУП и его расшифровку как административно-управленческого персонала, следует ознакомиться с основными принципами формирования структуры кадров в организации. Так, несмотря на то, что кадровая структура во многих случаях разрабатывается индивидуально с учетом особенностей конкретного субъекта хозяйствования, все равно сотрудников предприятия часто можно разделить по различным критериям. Наиболее популярной методикой разделения сейчас является подразделение сотрудников на две основополагающих группы:

• Административно-управленческий персонал. К нему относятся работники, которые занимаются руководящей деятельностью либо же обеспечивают существование самого предприятия, решая ключевые административные функции в рамках своей трудовой деятельности.
• Производственный персонал. К данной категории можно отнести линейный персонал организации – как квалифицированных специалистов, являющихся исполнителями, так и простых сотрудников с минимальным уровнем квалификации. При этом к производственному персоналу преимущественно относят сотрудников, которые обеспечивают непосредственное получение прибыли предприятием, однако также к нему могут быть отнесены и обслуживающие сотрудники низшего звена.

С точки зрения российского законодательства, такое разделение сотрудников никак не отражено в нормативных документах. Единственными косвенно рассматривающими данный вопрос документами могут выступать единые квалификационные справочники профессий – они подразделяются на справочник рабочих профессий и справочник служащих. И административно-управленческий персонал в большинстве ситуаций относится именно к категории служащих.

Так как прямых критериев разделения видов персонала законодательство не предусматривает, могут рассматриваться и другие варианты разделения кадровой структуры предприятия. Например – разделение на административный и производственный персонал может подразумевать отнесение именно к административному персоналу различных вспомогательных сотрудников.

Правовое же регулирование деятельности административно-управленческого персонала соответственно оставляется в ведении самого работодателя. Именно он может регламентировать разделение сотрудников на различные группы, порядок применения различных систем оплаты труда по отношению к работникам, а также устанавливать правила субординации на предприятии, которые имеют достаточно большое значение для административно-управленческого состава штата организации.

Кто относится к административно-управленческому персоналу

Как можно понять из наименования, к административно-управленческому персоналу относятся сотрудники, которые выполняют соответственно административные или управленческие функции в рамках предприятия. К исполнителям управленческой функции можно отнести непосредственно руководящий состав организации, причем он является частью административно-управленческого персонала вне зависимости от своей важности и положения в вертикальной иерархии организации.

Исполнители же административной функции не участвуют или принимают частичное участие в процессе управления, однако являются важными для деятельности всей организации сотрудниками. Соответственно, к административно-управленческому персоналу в целом относятся:

В большинстве случаев принадлежность к АУП определяется как по наличию или отсутствию производственной функции, так и по необходимости деятельности работника для формального функционирования организации. Так, отсутствие охранника не приведет к закрытию организации, а отсутствие бухгалтерии или отдела кадров и, соответственно, – отсутствие ведения бухгалтерской и кадровой отчетности однозначно будет незаконным и повлечет за собой негативные последствия.

Задачи административно-управленческого персонала

Правильное определение задач административно-управленченского персонала является залогом эффективности деятельности любой организации. Конкретное распределение обязанностей и бизнес-процессов является сугубо индивидуальным для отдельных субъектов хозяйствования.

Руководящие деятельностью производственной системы в целом. Они строятся по принципу иерархии , предусматривающей разделение подразделений на вышестоящие и нижестоящие. Линейный орган каждой ступени выполняет весь комплекс функций управления соответствующим объектом, в качестве которого выступает нижестоящее линейное подразделение связь между подразделениями разных ступеней осуществляется по одному вертикальному каналу. Этот тип структур наиболее полно отвечает принципу централизма и повышает ответственность руководства и исполнения. Эффективность линейных структур значительно снижается при усложнении производственных систем, так как расширяется круг специальных вопросов по разным функциям управления , которые должен решать один руководитель, увеличивается звенность структуры управления , возрастает опасность волокиты из-за необходимости использования только вертикальных связей . Для управления современным предприятием применение линейных структур аппарата управления в чистом виде практически невозможно. Однако линейные органы и связи при построении структуры аппарата управления предприятием и производственным объединением применяются.  

В зависимости от задач и характера программы, организационных рамок ее выполнения (предприятие, объединение, отрасль, ведомство), типов создаваемых программно-целевых структур содержание функций отдельных органов может значительно различаться, однако их распределение между уровнями и основными звеньями аппарата управления должно основываться на соблюдении определенных принципов, вытекающих из объективных закономерностей осуществления организационных связей в социально-экономических системах.  

Председатель ГТК 1) руководит на принципах единоначалия деятельностью ГТК, иных таможенных органов РФ, таможенных лабораторий и других подведомственных предприятий, учреждений и организаций 2) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на ГТК задач и функций 3) представляет ГТК и обеспечивает его взаимодействие с другими государственными органами РФ 4) распределяет обязанности между заместителями председателя ГТК и устанавливает степень их ответственности 5) подписывает (утверждает) нормативные акты в пределах компетенции ГТК, организует проверки их исполнения 6) назначает на должность и освобождает от должности руководящих работников ГТК, руководителей и главных бухгалтеров региональных таможенных управлений и таможен РФ, руководителей таможенных лабораторий и других подведомственных предприятий, учреждений и организаций 7) устанавливает правомочия подведомственных таможенных органов РФ по самостоятельному решению организационных , кадровых, финансовых и иных вопросов 8) утверждает положения о главных управлениях и иных структурных подразделениях ГТК, региональных таможенных управлениях , таможнях и таможенных постах РФ, таможенных лабораториях , а также положения (уставы) других подведомственных предприятий, учреждений и организаций 9) утверждает в пределах установленных численности и фонда оплаты труда работников структуру , штатное расписание ГТК, а также смету расходов на содержание аппарата управления 10) присваивает в пределах своих полномочий специальные звания и работникам подведомственных учреждений, в установленном порядке вносит представления о присвоении специальных званий высшего начальствующего состава должностным лицам таможенных органов и работникам учреждений 11) награждает нагрудными знаками и применяет иные формы поощрения работников таможенных органов , таможенных лабораторий и других подведомственных предприятий, учреждений и организаций 12) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами РФ 13) применяет в полном объеме установленные законодательством РФ меры дисциплинарного воздействия в отношении работников таможенных органов , руководителей таможенных лабораторий и других подведомственных предприятий, учреждений и организаций 14) осуществляет другие функции и пользуется другими правами в соответствии с законодательством РФ.  

Государственная организация — обобщающее понятие. Сюда относятся государственные учреждения и предприятия. Различия между предприятиями и учреждениями состоят в их назначении, роли в обществе, содержании основной деятельности. Предприятия занимаются прежде всего производственной деятельностью , учреждения — управлением, социальным обслуживанием населения. На государственных предприятиях существует администрация (ее органы), но ее функции сводятся к решению вопросов внутреннего управления, и она не выступает вовне как управленческий орган. Существуют разные виды предприятий по характеру своей деятельности (производственные, торговые и др.), по подчиненности и структуре (государственные, муниципальные, акционированные, унитарные и т.д.). Государственные предприятия не входят в состав государственного аппарата.  

Расширение функций объединения. Одним из главных направлений повышения эффективности производства является его концентрация. В нефтяной промышленности основной производственной единицей должно стать производственное объединение — единый территориально-производственный комплекс большого числа юридически самостоятельных предприятий бурения, добычи, подсобно-вспомогательных служб. Орган управления объединения (аппарат объединения) уже в настоящее время осуществляет ряд планово-распределительных снабженческих функций упр,. гния осуществляет административные функции, распределяет оизводственные задания между предприятиями, обеспечивает сбыт продукции , реализацию фондов, бесперебойное снабжение и планомерную работу предприятий, изучает и обобщает опыт их работы, разрабатывает перспективные планы развития объединения в целом и всех его предприятий и т.д. С переходом на новую структуру управления производством функции объединения значительно расширились, так как большинство предприятий подчиняется объединению непосредственно, минуя промежуточные инстанции управления (трест, управление). В будущем, по мере развития специализации и кооперации труда , автоматизации и механизации производства, внедрения АСУ — нефть, совершенствования

Производство без должного управления превращается в полный хаос. По мере роста предприятия, усложняется и приобретает официальный характер и его аппарат управления.

Традиционно организация и управление предприятием концентрируется в трех основных сферах деятельности:

производство,

финансовая деятельность.

К этим сферам добавляется НИОКР. Именно на этом подходе и создаются аппараты управления предприятием.

Аппарат управления — орган организационной структуры, предназначенный для реализации задач менеджмента посредством выполнения функций управления силами специалистов для достижения организацией поставленных целей.

Служащие системы менеджмента специализируются в одной из указанных сфер, и осуществляют руководство данным направлением.

Целесообразно рассматривать формирование аппарата управления в генезисе предприятия от небольшого предприятия до крупной компании, что даст ключ к пониманию структуры аппарата управления и его функционального предназначения.

А. Фирма, управляемая владельцем.

По опыту США и изучением деятельности Российских фирм автором, владелец, управляющий сам может выполнять все функции управления (до тех пор, пока число занятых в фирме составляет до 30-50 человек и не имеет сложной более 2 уровней иерархической структуры.

• 1). Он планирует работу фирмы,
• 2). Занимается снабжением,
• 3). Контролирует процесс производства,
• 4). Занимается сбытом,
• 5). Решает финансовые вопросы.

В лучшем случае ему помогают мастера или помощники (отличие Российских фирм как правило предприниматель принимает на работу бухгалтера в силу своего непрофессионализма в этом вопросе и сложность отчетной и налоговой системы). Таким образом аппарат управления данного типа предприятия — это руководитель (смотри схему 1.1.)

Схема 1.1 Аппарат управления (мастерская по ремонту обуви)

Б. Растущая фирма

Расширение фирмы начинается с того, что владелец нанимает двух новых работников: для выполнения функций сбыта; для финансовой деятельности. Владелец и два новых специалиста составляют аппарат управления, смотри схему 1.2.

Схема 1.2. Аппарат управления (мастерская по ремонту и пошиву обуви)

При данной структуре аппарата ряд функций, сбыт и финансы передаются от руководителя его подчиненным, тем самым сокращается его функция.

Если предприятие продолжает расти, то вскоре к трём сотрудникам аппарата управления добавляется управляющий производством, который приравнивается к специалистам сбыта и финансам, смотри схему 1.3.

Схема 1.3 Аппарат управления ООО «Каталуния хауз» г. Хабаровск

Управляющий на этой стадии развития аппарата управления сам продолжает отвечать и исполнять «компактные» и «стабильные» функции управления.

Под первыми понимаются: принятие решений, отдача распоряжений, организация производства, мотивация сотрудников, коммуникации в организации.

Под вторыми: планирование, сбор информации, координация деятельности, контроль и учет, консультирование, канцелярская работа. По мере роста предприятия аппарат управления усложняется: 1) появление иерархических уровней управления, 2) разделение деятельности на «командную» (линейную) и «штабную». Специалисты, непосредственно отвечающие за функции производства, сбыта, финансов, НИОКР являются линейными руководителями и занимаются «командной» деятельностью. Технические и канцелярские специалисты, не занимающиеся напрямую руководством данными видами деятельности относятся к платным специалистам и осуществляют сбор информации, калькулирование, учет и контроль, разработку стандартов и т.п., смотри схему 1.4.

Схема 1.4. Аппарат управления СП Мирметалл г. Хабаровск

На данном предприятии аппарат управления имеет функциональное разделение по видам деятельности (сбыт, производство, финансы + юридическая деятельность, охрана), и по типу деятельности линейные руководители (ген. директор, гл. инженер, коммерческий директор, гл. бухгалтер, руководители 3 и 4 уровня) и штабные специалисты (помощник ген. директора, юрист, начальник ХЧ, нач. охраны), так же штабные специалисты 2 уровня управления (гл. механик, гл. энергетик, диспетчер, контролеры, маркетолог). Вместе с ним генеральный директор продолжает совмещать «командные» и «штабные» функции, это касается вопросов планирования деятельности предприятия, развитие структуры компании и т. п.

В условиях крупной компании создание штабных подразделений является условием успешного управления предприятием. Рост предприятия заставляет организовать его в виде системы координирующих структурных подразделений. Аппарат должен обеспечивать достижение основной цели предприятия — получение прибыли.

В. Крупное предприятие.

Основными взаимосвязанными задачами предприятия являются производство, НИОКР, сбыт, финансовая деятельность. Поэтому так и создается аппарат управления, исходя из этих функций. Обособление функций в целях выполнения каждой из задач, дробление каждой функции на подфункции, правильное распределение рабочей силы, использование материальных средств — это и есть основание организованного плана.

Построение аппарата управления на этом подходе обеспечивают достижение целей. Вместе с тем совмещение командных и штабных функций приводит к снижению эффективной деятельности аппарата управления. Поэтому их разграничение становится необходимостью.

Существует два подхода: специалисты штабной ориентации первого уровня управления децентрализованный (см. «Мирметалл»), или как к примеру на крупных американских компаниях централизованы т.е. объединены в один отдел. По данному пути пошло предприятие «Радон» смотри схему 1.5.

Схема 1.5. Структура аппарата управления предприятия «Радон»

Схема 1.6. Структура аппарата исполнительного директора «Радона»

Данный подход определяет координацию и взаимодействие всех штабных структур 1 уровня под единым руководством и главным отличием является создание органа отвечающего за планирование деятельности предприятия в целом. Создание административной службы наряду с производственной, сбытовой, финансовой обеспечивает крупному предприятию больше возможностей для достижения целей. Вместе с тем в менеджменте нет правильных ответов и данный подход можно считать как альтернативный.

Важен сам подход в создании структуры аппарата управления исходящий, как из видов деятельности (производство, сбыт, финансы), так и из характера деятельности (линейное управление, штабные дирекции).

Штабные работники оказывают влияние на решения, принимаемые линейными руководителями, но не несут ответственности за процесс управления линейными службами и не имеют права вмешиваться в их деятельность. Важно отметить, что как правило проблемы взаимодействия линейных и штабных структур на мелких и крупных фирмах нет, на первых они неразделимы и выполняются руководителем на вторых имеется прямая необходимость их разграничения. На средних все зависит от понимания этого вопроса (так к примеру, если специалист по контролю качества подчинен начальнику цеха, то его смысл потерян, если директору производства, контроль более действителен), смотри схему 1.7.

Таким образом, аппарат управления управление предприятием для достижение целей предприятия посредством выполнения функций менеджмента, создавая для этого структуры аппарата, которые обеспечивают решение задач производства, НИОКР, сбыта, финансовой деятельности и административной деятельности.

Структура аппарата управления зависит от задач, стоящих перед предприятием, размеров, категории менеджмента по вопросам структуры аппарата.

При формировании аппарата управления целесообразно учитывать следующие факторы:

Анализ деятельности, которую выполняют специалисты и способы координации с другими.

Уровень принятия решений и роль специалистов в их принятии.

Вклад менеджера в достижении конечного результата.

Определение допустимого объема возложенных обязанностей и количества подчиненных.

Расчет рабочего времени, методы организации труда.

Формирование структуры по целям и задачам, а не по иным критериям.

Формирование отделов зависит от положенных в их основу признаков, среди них можно выделить:

Деление по равным размерам группы.

По функциональному признаку (производство, сбыт, финансы и т.п.).

По территориальному признаку (все функции поручены территориальному отделу).

На основе выпускаемой продукции (как правило на крупных предприятиях).

На основе интересов потребителя.

Практика показывает, что существует совмещение использования этих признаков, смотри схему 1. 8.

Схема 1.8. Аппарат управления

(совмещение функционального и территориального признаков)

Эффективность аппарата управления длительное время связывают с экономическими показателями предприятия. Достижение передовых компаний свидетельствует, что в этом вопросе целесообразно вводить стратегическую переменную — увеличение затрат на аппарат сегодня может при эффективном стратегическом планировании принести значительный эффект. Свидетельство тому введение в 60 годах в США административных служб было сравнено с революцией в управлении.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношение друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру.

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (или перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, их системная организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления предприятием, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

Организационная структура управления ЗАО «ЭР-Телеком» строится с учетом 2 ух уровней управления:

Первый уровень:

Высшим органом управления ЗАО «ЭР-Телеком» является собрание акционеров, состоящих из акционеров общества или же их полномочных представителей, действующее путем принятия решений по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим уставом. Один раз в год предприятие проводит общее собрание акционеров. К исключительной компетенции общего собрания акционеров относятся следующие вопросы:

• — внесение изменений и дополнений в уставной капитал организации;
• — реорганизация предприятия;
• — ликвидация предприятия, назначение ликвидационной комиссии и утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;
• — определение численного состава Совета директоров, избрание его членов и досрочное прекращение их полномочий;
• — определение предельного размера объявленных акций;
• — утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счета прибылей и убытков предприятия, распределение прибылей и убытков;
• — утверждение положения о порядке подготовки и ведения общего собрания акционеров, определение порядка ведения собрания.

Собрание акционеров возглавляет директор филиала ЗАО «ЭР-Телеком». На этом уровне находится совет директоров, которые в период между собраниями осуществляют управление обществом. Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью общества за исключением решения вопросов, отнесенных к компетенции собрания акционеров предприятия.

К исключительной компетенции совета директоров предприятия относятся следующие вопросы:

• — определение приоритетных направлений деятельности предприятия;
• — созыв годового и внеочередного общего собрания акционеров предприятия;
• — приобретения акций, облигаций и других ценных бумаг в случаях, предусмотренных законом;
• — использование резервных и иных фондов организации;
• — утверждение внутренних документов, определяющих порядок деятельности органов управления организацией, за исключением документов, принятие которых отнесено к компетенции общего собрания акционеров;
• — создание филиалов и открытие представительств предприятия;
• — заключение сделок, в совершении которых имеется заинтересованность и т. п.

Второй уровень:

Исполнительным органом управления является директор филиала.

Директор филиала, на основании устава организации, действует от имени организации и представляет интересы организации, совершая сделки, утверждая штат сотрудников, издавая приказы, давая указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации, в соответствии с компетенцией, определенной этим уставом.

Права и обязанности директора филиала по осуществлению руководства текущей деятельностью предприятия определяются правовыми актами РФ, уставом организации, положениями и директоре филиала, утверждаемыми советом директоров.

Деятельность директора филиала:

• — организует текущую деятельность организации;
• — решает вопросы по поводу функционирования структурных подразделений организации;
• — организует рациональное использование недвижимости и иной собственности, принадлежащей организации;
• — распоряжается имуществом организации путем заключения договоров и совершения иных сделок и юридических действий;
• — организует бухгалтерский учет и отчетность;
• — утверждает договорные цены на услуги.

Административно-управленческий аппарат ЗАО «ЭР-Телеком» состоит из: директора филиала, начальника отдела продаж, начальника абонентского отдела, начальника отдела технической поддержки, начальника отдела маркетинга, финансового директора, начальника службы охраны.

Директор филиала избирается общим собранием акционеров общества. Согласно уставу организации, к компетенции директора филиала относятся все вопросы руководства текущей деятельностью предприятия, он обладает всей полнотой власти, несет ответственность за повседневную деятельность предприятия. Директор филиала без доверенности действует от имени акционерного общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от его имени, утверждает штатное расписание, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия. Кроме того, директор филиала обеспечивает выполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров, распоряжается имуществом общества, определяет организационную структуру общества, утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы общества, принимает на работу и увольняет с работы сотрудников, в том числе назначает и увольняет своих заместителей, главного бухгалтера, руководителей подразделений, представительств, поощряет работников и налагает на них взыскания, открывает в банках валютные и расчетные счета, заключает договоры и совершает сделки.

Начальник отдела продаж исполняет все функции генерального директора во время его отсутствия. Кроме того, контролирует рабочий процесс, то есть основного подразделения. В его подчинении находятся старший специалист отдела продаж, старшие менеджеры, ведущий промо-акций, сотрудники корпоративного отдела. Он также несет ответственность за работу отдела продаж и отчитывается перед директором филиала за ее ходом.

Начальник абонентского отдела несет ответственность перед начальником отдела продаж за работу своего отдела, а также контролирует работу диспетчеров.

Начальник отдела технической поддержки руководит сотрудниками данного отдела и ответственен за бесперебойную работу подключения к интернету и кабельному телевидению.

Финансовый директор — главный бухгалтер — занимается оформлением кредитных договоров с банками, ведет анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, следит за выполнением плана по производству и реализации услуг, отчитывается перед директором филиала (а в его отсутствие перед начальником отдела продаж) об экономическом состоянии предприятия, о работе бухгалтерии и планово-экономического отдела, о финансовых операциях организации.

Службы и отделы

Службы и отделы — это функциональные подразделения, обеспечивающие жизнедеятельность всей организации.

В ЗАО «ЭР-Телеком» к ним относятся:

• — бухгалтерия;
• — служба охраны.

Бухгалтерия ведет бухгалтерский и налоговый учет имущества и обязательств организации, занимается составлением бухгалтерской и налоговой отчетности предприятия и предоставлением этой отчетности в вышестоящие органы в сроки соответствующие законодательству РФ.

Охранно-пожарная служба обеспечивает охрану производственной территории, безопасность работников предприятия, следит за соблюдением пропускной системы

Структура и функции аппарата управления.

Под структурой понимается состав и функции органов управления, их подчиненность и взаимосвязь. Структура и управления должна отвечать следующим требованиям: обеспечивать условия для оперативного и всестороннего качественного осуществления функций управления предприятием на основе принципов управления; иметь минимальное число звеньев; быть гибкой, простой и экономичной.

Управление вагоноремонтным предприятием железнодорожного транспорта осуществляется на двух уровнях. На первом уровне решаются вопросы управления вагоноремонтными заводами аппаратом Министерства путей сообщения, то есть организуется система управления, в котором объектом управления является вагоноремонтный завод, а органом управления – аппарат Главного управления по ремонту подвижного состава и производству запасных частей (ЦТВР). В состав этого аппарата управления входят основные руководители и функциональные органы – отделы и секторы. Они осуществляют руководство предприятиями и конструкторско-технологическими бюро (ПКТБ ЦТВР), подчиняющимися данному управлению.

На втором уровне решаются вопросы, связанные с управлением вагоноремонтным производством внутри промышленного предприятия. Здесь объектом управления являются цехи, производственные участки, службы и другие подразделения вагоноремонтного завода, а органом управления – аппарат заводоуправления предприятия.

Структура аппарата управления предприятием построена на основе разграничения его функций по обособленным административным подразделениям – органам управления с учетом степени специализации, уровня технической оснащенности, типа и масштабов производства. Количество подразделений аппарата управления и форма организационной структуры выбираются так, чтобы была обеспечена слаженная и четкая работа всего аппарата предприятия и систематически снижались затраты на управление производством.

В основе управления промышленным предприятием лежат линейный и функциональный принципы.

Линейный принцип управления характерен тем, что каждый исполнитель получает задание только от одного вышестоящего руководителя и отчитывается непосредственно перед ним. Линейный принцип управления строится исходя из рационального количественного соотношения руководителей и подчиненных.

Функциональный принцип управления предполагает распределение управленческих обязанностей между несколькими исполнителями в пределах своей специализации. На практике структура управленческого аппарата представляет собой комбинацию функционального и линейного руководства, образующую так называемую линейно-функциональную структуру управления.

Функции управления предприятием разнообразны, но все они подчинены основной задаче – обеспечить выполнение установленного плана по всем показателям с минимальными затратами государственных средств.

На рис. 3 показана организационная структура аппарата управления вагоноремонтным заводом. Предприятие возглавляет начальник завода – доверенное лицо государства, отвечающее за все стороны деятельности предприятия. Он руководит всей производственной, хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия на основе единоначалия, обеспечивает выполнение предприятием государственного плана и несет полную ответственность перед государством за производственно-хозяйственную деятельность завода. Обязанности по функциональному руководству отдельными подразделениями распределяются между его заместителями.

Первый заместитель начальника завода – главный инженер, который является техническим руководителем предприятия. Он отвечает прежде всего за проведение правильной технической политики, за совершенствование техники, технологии и организации производства. Главный инженер непосредственно руководит работой технических служб предприятия, лабораторий и опытно-экспериментального цеха. Как первый заместитель начальника он руководит также деятельностью основных производственных цехов и вместе с ними несет полную ответственность за правильное производственно-техническое руководство предприятием.

На крупных вагоноремонтных предприятиях имеется главный экономист на правах заместителя начальника завода. Он координирует всю экономическую работу предприятия, систематически ведет анализ хозяйственной деятельности и намечает пути ее улучшения. Административно-хозяйственной работой и снабжением руководит заместитель начальника по коммерческим и хозяйственным вопросам.

В помощь руководству предприятием создан аппарат управления – заводоуправление, объединяющее ряд отделов, каждый из которых специализирован на выполнение определенных обязанностей.

В заводоуправление входят отделы планово-экономический, главная бухгалтерия, производственный, главного конструктора, главного технолога, технического контроля, главного механика и главного энергетика, материально-технического снабжения и сбыта, труда и заработной платы, кадров, административно-хозяйственный и др. Большое значение имеет четкое разделение функций между этими отделами, исключающее дублирование в процессе управления.

Планово-экономический отдел осуществляет технико-экономическое планирование, разрабатывает перспективные и текущие планы (техпромфинпланы) всего завода и цехов на год, квартал, месяц, контролирует их выполнение, ведет статистический учет и анализ производственно-хозяйственной деятельности цехов и завода в целом, организует внутризаводской хозрасчет.

Чем занимается персонал фронт-офиса?

В деловом мире, особенно в сфере инвестиций, фраза «персонал фронт-офиса» чаще всего относится к персоналу корпорации по продажам и маркетингу. Эти профессионалы — люди, которые больше всего контактируют с клиентами, и именно их отделы приносят большую часть доходов компании. Их так называют, потому что они представляют компанию всему миру, так же как и администратор или другие сотрудники стойки регистрации. В спортивных условиях, особенно в профессиональных командах, этот термин имеет немного другое значение. Персонал спортивного фронт-офиса обычно состоит из владельца команды, директора по рекламе и других руководителей, хотя в группу могут быть включены, в основном, любые сотрудники, кроме игроков и тренеров.

Для многих предприятий фронт-офис — это первый шанс для клиентов и посетителей оценить компанию. Люди, которые приходят на встречи и встречи, часто ждут в офисе, что часто сочетается с вестибюлем. В некоторых малых компаниях секретари и административный персонал, работающие на стойке регистрации, называются «сотрудниками фронт-офиса». Однако в крупных компаниях эта фраза применима к профессионалам, которые представляют компанию в более крупной «стойке регистрации» рынок.

Предполагается, что разделение сотрудников на группы, работающие в переднем, среднем и вспомогательном отделах, возникло в финансово-инвестиционном банковском секторе, и оно по-прежнему наиболее тесно связано с предприятиями в этой области. Другие компании адаптировали терминологию, но она не является повсеместной. Многое зависит от контекста. В частности, в юридической и медицинской областях, «персонал фронт-офиса» обычно относится к административному персоналу, который буквально работает в фронт-офисе.

Отделы продаж, торговли и маркетинга составляют основную часть «фронт-офиса» инвестиционной фирмы или другого бизнеса. Это люди, которые на самом деле выходят на поле, чтобы делать торговые звонки и предлагать продукты и услуги на конференциях. Они работают напрямую с клиентами, помогая им договариваться о сделках, делать инвестиции или выделять средства. Гонорары и доходы, которые эти профессионалы приносят с помощью своих офисных рабочих мест, часто составляют основную часть общего операционного бюджета компании.

Аутсорсинговых работников иногда считают работниками фронт-офиса, но это часто зависит от контуров агентских отношений и характера выполняемой работы. В большинстве случаев это назначение предназначено для профессионалов, которые работают на месте и являются активным участником корпоративного процесса постановки целей. Обычно они работают в тесном контакте с профессионалами в так называемом «промежуточном офисе» и «бэк-офисе».

Промежуточный офис обычно состоит из специалистов по управлению рисками, внутренней стратегии и информационных технологий, а в бэк-офис обычно входят специалисты по административным вопросам. Обе группы необходимы для функционирования компании, но они мало взаимодействуют с кем-либо за пределами корпоративных стен. Они играют вспомогательные роли для персонала фронт-офиса.

Спортивные команды являются заметным исключением. Почти все спортивные команды, как любительские, так и профессиональные, называют своих руководителей — их президента, менеджера по рекламе и финансового директора, среди прочих — своими «сотрудниками фронт-офиса». Это отделяет их от местного персонала, а именно тренеров, менеджеры и игроки. Фронт-офисные работники в этом контексте включают почти любого, кто связан с командой, но не ожидается, что он будет играть активную роль во время соревнований.

ДРУГИЕ ЯЗЫКИ

Что делает административный персонал: описание работы и обязанности

Мы подсчитали, что 11% административного персонала хорошо разбираются в телефонных звонках, обработке текстов и канцелярских принадлежностях. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, организационные навыки и навыки письма.

Мы разбили процент административного персонала, у которого эти навыки указаны в их резюме, здесь:

• Телефонные звонки, 11%

  Проверяйте все телефонные сообщения и при необходимости отвечайте на телефонные звонки в тот же день.

• Обработка текстов, 10%

  Выполнение всей обработки текстов, отчетов о продажах, запросов предложений и всех презентаций для клиентов.

• Товары для офиса, 9%

  Сохранение запасов продуктов питания и хозяйственных товаров.

• Офисный персонал, 6%

  Работал ассистентом по административным вопросам в компании по найму временного офиса, при необходимости выполняя административные обязанности для различных компаний.

• Процедуры, 6%

  Координация непосредственно с местными правоохранительными органами, контрразведывательным и оперативным персоналом для разработки индивидуальных процедур предотвращения управления рисками.

• Повседневная деятельность, 5%

  Осуществлял надзор за повседневной деятельностью штатного персонала, в который входили как военные, так и гражданские служащие.

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме административного персонала, включали «Телефонные звонки», «Обработка текстов» и «Канцелярские товары». Ниже мы подробно описали наиболее важные обязанности административного персонала.

Наиболее важными навыками для административного персонала на этой должности являются навыки межличностного общения.Из этого отрывка, который мы взяли из резюме административного персонала, вы поймете, почему: «Секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом». Согласно найденным нами резюме, навыки межличностного общения могут использоваться административным персоналом для «Демонстрировать отличные навыки общения и межличностного общения, профессиональное поведение и отношение гостей с коллегами, пациентами/семьями и врачами».Согласно резюме административного персонала, «Секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Вот пример того, как административный персонал может использовать организационные навыки: «Использовал отличные коммуникативные и организационные навыки при назначении встреч, планировании поездок, включая бронирование авиабилетов, гостиниц и автомобилей». навыки и умения.Этот навык очень важен для выполнения повседневных обязанностей, как показано в этом примере из резюме административного персонала: «Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Этот пример из резюме показывает, как этот навык используется: «Помощь в написании нетехнических политик и процедур».

См. полный список навыков административного персонала.

Мы обнаружили, что 63,3% административного персонала имеют степень бакалавра.Кроме того, 9,4% получили степень магистра, прежде чем стать административным персоналом. Хотя это правда, что большинство административных сотрудников имеют высшее образование, как правило, можно стать таковым, имея только диплом средней школы. На самом деле каждый седьмой административный персонал не тратил дополнительные деньги на обучение в колледже.

Административный персонал, поступивший в колледж, чтобы получить более углубленное образование, обычно изучал бизнес и бухгалтерский учет, в то время как небольшая часть административного персонала изучала психологию и коммуникацию.

Когда вы будете готовы стать административным персоналом, вам может быть интересно, какие компании нанимают административный персонал. Согласно нашему исследованию с помощью резюме административного персонала, административный персонал в основном нанимается Terracon, армейскими резервами США и Portland General Electric. Сейчас самое подходящее время для подачи заявки, так как в Terracon есть 22 вакансии административного персонала, 7 из них в резерве армии США и 3 в Portland General Electric.

Но если вас интересуют компании, в которых вы можете получать высокую зарплату, административный персонал, как правило, получает самые большие зарплаты в NVIDIA, IBM и Northrop Grumman. Возьмем, к примеру, NVIDIA. Средняя зарплата административного персонала составляет 140 354 доллара. В IBM административный персонал зарабатывает в среднем 130 281 доллар, а в Northrop Grumman — 117 526 долларов. Вы должны принять во внимание, насколько сложно может быть найти работу в одной из этих компаний.

Подробнее о заработной плате административного персонала в США.

Как правило, административный персонал выполняет функции в сфере здравоохранения и образования. В то время как количество рабочих мест в этих отраслях велико, годовая заработная плата административного персонала является самой высокой в ​​технологической отрасли со средней заработной платой в размере 81 059 долларов США.Между тем, телекоммуникационная и финансовая отрасли платят 76 960 и 76 488 долларов соответственно. Это означает, что административный персонал, занятый в сфере технологий, зарабатывает на 54,6% больше, чем административный персонал, работающий в сфере образования.

Административный персонал Образец должностной инструкции

Этот бесплатный образец описания должности административного персонала может помочь вам привлечь инновационного и опытного административного персонала. в вашу компанию.Мы делаем процесс найма на один шаг проще, предоставив вам шаблон, чтобы просто разместить на нашем сайте. Не забудьте добавить требования, преимущества и привилегии, характерные для роли и вашей компании.

Краткое описание работы административного персонала

Мы ищем опытного, энергичного и организованного административного сотрудника, который присоединится к нашей растущей команде. На этой должности вы будете оказывать административную и секретарскую поддержку вице-президенту и отделу.В дополнение к вводу данных, написанию отчетов, хранению и составлению графиков вы будете выполнять такие обязанности, как расчет заработной платы, координировать прямые почтовые рассылки и работать над специальными проектами. Другие обязанности будут включать планирование сложных мероприятий, встреч и мероприятий.

Обязанности и ответственность административного персонала

• Выполнение основных бухгалтерских операций.
• Планируйте встречи и конференц-звонки, а также организуйте встречи и управляйте ими.
• Возьмите и раздайте протоколы собраний.
• Ведение электронных и физических файлов.
• Ведение еженедельного расписания сотрудников.
• Организация и предоставление документов, отчетов и информации.
• Координируйте рабочее место, компьютер и расходные материалы для новых сотрудников с ИТ-отделом.
• Поддерживать и заказывать канцелярские товары.
• Сортировать и распределять почту.
• Решайте административные проблемы, координируя подготовку отчетов, анализ данных и поиск решений.
• Отвечать на электронные письма от имени вице-президента.
• Действовать в качестве связующего звена с другими отделами и внешними агентствами, включая других сотрудников, таких как генеральный директор и президент, по указанию.
• Работайте самостоятельно и в команде над специальными проектами, которые могут включать презентации, рассылки или корректуру.

Требования и квалификация административного персонала

• Минимум степень младшего специалиста в области делового администрирования.
• Знание принципов бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.
• Сильные навыки владения английским языком, включая письмо, грамматику и правописание.
• Опыт работы с бухгалтерскими программами.
• Личная эффективность и авторитет.
• Ввод данных со строгим вниманием к деталям.
• Пристальное внимание к деталям и умение систематизировать записи и файлы.
• Компетентный сотрудник и опытный межфункциональный коммуникатор.
• Сильный тайм-менеджер, уважающий дедлайны.
• Умение выявлять ошибки и решать проблемы.
• Решительный и критический мыслитель.

Примеры шаблонов соответствующих должностных инструкций

1. Разместить вакансию
2. Образец должностной инструкции административного персонала

¹

Этот шаблон предоставляется только в информационных целях. Окончательная ответственность за выбор точного и не вводящего в заблуждение названия должности и описания, а также обеспечение того, чтобы объявление о вакансии не нарушало иным образом какие-либо применимые законы или Условия использования ZipRecruiter, лежит исключительно на работодателе. ZipRecruiter не делает никаких заявлений относительно того, точно ли приведенный выше шаблон описывает объявление о вакансии работодателя. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими Условиями использования и Правилами публикации вакансий для получения дополнительной информации.

Административный сотрудник Должностная инструкция [обновлено на 2022 год]

Чем занимается административный сотрудник?

Административный сотрудник обычно работает в организациях из разных отраслей, чтобы контролировать руководителей отделов и следить за тем, чтобы в организации поддерживалась отличная канцелярская и административная практика.Они тесно сотрудничают с высшим руководством, чтобы анализировать деятельность компании и искать способы максимизировать внутренние процессы. Их работа заключается в рассмотрении корпоративных законов и других нормативных актов, применимых к отрасли их бизнеса, чтобы гарантировать, что компания реализует их в повседневной практике. Они также могут нести ответственность за наем и обучение сотрудников различных отделов.

Должностная инструкция административного сотрудника, вступительный параграф

При составлении должностной инструкции административного сотрудника начните с представления работы и компании потенциальным административным сотрудникам.Кратко опишите рабочую среду, что отличает вашу компанию и почему эта роль важна для вашей компании.

Например:

«Компания ABC ищет административного сотрудника, который присоединится к нашей растущей команде. В этой роли вы будете организовывать и контролировать все административные и канцелярские функции, чтобы обеспечить максимально эффективную работу нашей компании.

Здесь, в компании ABC, есть много возможностей для профессионального развития и роста. На самом деле, мы стремимся создать культуру обучения и постоянной обратной связи. Мы гордимся тем, что у нас есть рейтинг 4,5 звезды на страницах компаний Indeed и оценка удовлетворенности работой наших сотрудников выше среднего».

Навыки и квалификация административного сотрудника

Административный сотрудник должен обладать следующими навыками и квалификацией, чтобы успешно выполнять свою роль: 

• Хорошая организация, навыки тайм-менеджмента и планирования
• Базовый опыт ведения бухгалтерского учета, особенно в области кредиторской/дебиторской задолженности
• Опыт работы с программным обеспечением для управления офисом, включая программное обеспечение для обработки текстов и электронные таблицы
• Скорость набора не менее 60 слов в минуту с небольшим количеством ошибок
• Сильные коммуникативные навыки
• Способность к многозадачности

Ожидания по зарплате административного сотрудника

Административный сотрудник зарабатывает в среднем 75 334 доллара в год. Заработная плата может зависеть от уровня опыта административного сотрудника и его географического положения.

Требования к образованию и подготовке административных сотрудников

Требования к образованию и обучению для административных сотрудников включают как минимум аттестат о среднем образовании или GED. Тем не менее, многие работодатели требуют, чтобы административные сотрудники имели степень младшего специалиста или бакалавра, предпочтительно в области бизнеса, государственного управления или смежных областях. Профессиональная сертификация в области офис-менеджмента приветствуется.

Требования к опыту административного сотрудника

Большинство работодателей требуют, чтобы кандидаты на должность административного сотрудника имели предыдущий опыт работы на канцелярской или секретарской должности или опыт решения административных задач в смежной области. Административные сотрудники также должны иметь четкое представление об управлении бизнесом. Многие административные сотрудники начинают свою карьеру в качестве помощников по административным вопросам или на аналогичной должности и, благодаря опыту работы, переходят на должности административных сотрудников.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если описание должности административного сотрудника не соответствует вашим потребностям, просмотрите следующие описания должностей для аналогичных должностей: 

10 типов административных должностей и описания

На каждом рабочем месте есть специализированные сотрудники, сосредоточенные на выполнении своей индивидуальной работы. И эти рабочие места, очевидно, важны для бизнеса. Но организация не может функционировать или достигать своих целей, если все работники сосредоточены только на очень узких задачах.Вот тут-то и появляются администраторы.

«Административные должности — это двигатель офиса», — говорит Шанна Хокинг, директор Hocking Leadership и заместитель вице-президента, которая управляет командой из 45 человек и наняла много администраторов за свою карьеру. «Они поддерживают работу и помогают компании двигаться вперед».

Независимо от организации, существуют определенные вспомогательные — также известные как административные — задачи, которые необходимо выполнять, чтобы поддерживать бизнес на плаву. Почти каждая работа потребует некоторого элемента административной работы, такой как ответы на телефонные звонки, отправка электронных писем, планирование встреч или обновление файлов.Но люди, чье внимание сосредоточено на выполнении таких задач, являются административными работниками.

Если вы хотите работать в администрации, вы можете работать практически где угодно. «Почти каждой отрасли и компании нужны эффективные администраторы, — говорит Кайл Эллиотт, карьерный коуч компании Caffeinated Kyle и бывший менеджер по найму на административные должности. Например, технологический стартап может нанять офисного помощника, который будет координировать конференц-залы, встречать посетителей и интервьюируемых и делать заметки на встречах.Или кабинет врача может нанять администратора для планирования встреч, регистрации пациентов и обработки запросов пациентов на направления, формы, письма и медицинские записи.

«Административная роль — отличный способ узнать больше о компании и внести свой вклад во все аспекты работы компании, — говорит Хокинг. Итак, являетесь ли вы тем, кому нравится участвовать в работе нескольких отделов или бизнес-функций, или вы все еще пытаетесь понять, что вы хотели бы делать в своей карьере в долгосрочной перспективе, административная роль может быть отлично подходит.

Ознакомьтесь с некоторыми распространенными типами административных должностей, а также с конкретными должностями и должностями, которые вы можете искать в этих категориях ниже. Но сначала взгляните на некоторые из ключевых административных навыков, которые вам понадобятся для достижения успеха.

Навыки, которые вам понадобятся для данной административной работы, будут зависеть от должности, команды и компании, в которой вы работаете, но вот несколько наиболее распространенных навыков, которые помогут вам во всех сферах.

• Внимание к деталям: Как администратор, вы должны сосредоточиться на мелких деталях, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании, команды или отдельного лица; ловить ошибки; и вести точные записи.Когда другие в вашей организации заняты рисованием «общей картины», внимательное отношение к деталям может оказаться неоценимым для обнаружения ошибок до того, как они произойдут, и обеспечения поддержки, необходимой для реализации более крупных планов.
• Сотрудничество: Административные специалисты поддерживают работу от одного сотрудника до всей организации. Поэтому работодатели ищут кандидатов, которые могут хорошо работать с другими и давать, получать и запрашивать информацию и поддержку.
• Коммуникация : Очень мало работы администратора может быть выполнено без сильных коммуникативных навыков, в первую очередь навыков устной и письменной речи.Вам нужно знать, как эффективно передавать информацию и идеи и понимать, что другие хотят, чтобы вы знали, независимо от того, общаетесь ли вы лично или по телефону, электронной почте или в чате.
• Организация : Как администратору вам необходимо организовать свое физическое и цифровое рабочее пространство таким образом, чтобы выполнять свою работу точно и эффективно. Вы также можете нести ответственность за организацию физического офиса и бумажных и / или цифровых файлов для своего работодателя, а также за отслеживание инвентаризации и обновление записей.Сильные организационные навыки также помогут вам хорошо планировать и координировать графики или работу разных сотрудников, отделов и даже компаний или клиентов.
• Тайм-менеджмент : Поскольку административные сотрудники часто выполняют несколько задач для разных команд или отделов, вам необходимо расставить приоритеты в своей работе и спланировать свое расписание — как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе — чтобы убедиться, что вы получаете все сделано вовремя. Возможно, вам также придется напомнить другим о соблюдении определенных сроков.
• Техническая грамотность: Администраторы все чаще полагаются на компьютер и технические навыки для выполнения задач. Возможно, вы захотите убедиться, что знаете некоторые основы, например, как использовать инструменты электронной почты и чата; как читать, обновлять и создавать простую электронную таблицу; и как использовать офисный пакет программного обеспечения. Но у каждой должности, скорее всего, будет свое собственное программное обеспечение, базы данных, оборудование (например, принтер или копировальный аппарат) или другие технологии, которыми вам нужно научиться пользоваться, а техническая грамотность поможет вам быстрее освоиться.
• Желание учиться: Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником начального уровня или опытным администратором, вам необходимо узнавать что-то новое о любой компании, в которой вы работаете, или о любых новых сотрудниках или командах, с которыми вы работаете, чтобы выяснить, как добиться наилучшего результата. пусть все идет гладко. «Лучшие администраторы, с которыми мне доводилось работать, знают о бизнесе достаточно, чтобы предвидеть потребности тех, кого они поддерживают», — говорит Диана Галло, специалист по персоналу, которую нанимали на многие административные должности. «Это включает в себя такие мелочи, как распечатка документов для встречи или расстановка приоритетов в расписании на основе их знаний о работе.

Работодатели будут искать некоторые или все эти навыки и качества при найме на административную работу, независимо от того, какую должность вы ищете. Вот некоторые из наиболее распространенных категорий вакансий для администраторов, а также конкретные названия и ссылки для поиска вакансий в The Muse.

Административные и виртуальные помощники и клерки выполняют вспомогательные задачи в компаниях почти во всех отраслях. Их конкретные обязанности будут различаться, но у этих специалистов часто есть обязанности, такие как планирование встреч и конференц-залов, печать, рассылка по почте, хранение и выполнение ряда других задач.Клерки часто имеют более низкий уровень ответственности, чем помощники, но и те, и другие могут быть должностями начального уровня. Виртуальные помощники, административные помощники, работающие полностью онлайн, становятся все более популярными. Небольшие предприятия часто нанимают сотрудников на эти должности, что позволяет другим сотрудникам «тратить меньше времени на административные задачи и больше энергии на стратегию, развитие бизнеса и рост доходов», — говорит Эллиотт. В зависимости от вашей доступности вы часто можете найти как полную, так и неполную занятость.

В прошлом термин «секретарь» был обычным термином для этих должностей, и вы все еще иногда будете его встречать, но сейчас многие компании и специалисты считают его устаревшим. По словам Галло, секретарь воспринимался как женщина, которая была на побегушках у стереотипного начальника-мужчины (например, приносила кофе) и, скорее всего, ничего не делала без указаний, говорит Галло, в то время как помощник по административным вопросам и подобные термины подтверждают, что работа является жизненно важной вспомогательной ролью. Кроме того, изменение помогает избавиться от гендерно-специфического оттенка «секретарь», который со временем возник.

Вот несколько названий должностей, которые все еще распространены (нажмите на каждое название, чтобы найти открытые вакансии в The Muse): . Они могут отвечать за техническое обслуживание и ремонт расходных материалов, оборудования, офиса, здания и любых открытых пространств, а также за координацию и закупку ресурсов для организации. В более крупных компаниях они могут управлять помощниками по административным вопросам или другим вспомогательным персоналом.

Обычно вам потребуется предыдущий профессиональный опыт, чтобы получить одну из этих ролей, но какой именно, зависит от типа работы и компании, в которой вы хотите работать. Например, если вы ищете должности офис-менеджера, может быть полезен опыт работы в качестве помощника по административным вопросам, в то время как управляющий объектами может иметь опыт работы в области обслуживания зданий или аналогичного.

Вот некоторые из вакансий, которые вы можете найти:

Бухгалтеры и бухгалтеры создают и ведут финансовые отчеты для компании.Они могут нести ответственность за запись транзакций, обновление финансовых отчетов, управление платежной ведомостью, подготовку счетов, оплату счетов, отслеживание финансовых записей, проверку их точности и оповещение других, таких как бухгалтеры или аудиторы, о несоответствиях и ошибках. Люди в этих ролях могут работать в более крупном финансовом или бухгалтерском отделе или в небольшом бизнесе без одного из этих отделов.

Если вы хотите занять одну из этих должностей, у вас должны быть некоторые математические и бухгалтерские навыки, а также некоторый опыт работы с бухгалтерским программным обеспечением, таким как QuickBooks.Многим организациям требуется некоторое послесреднее образование, предпочтительно с курсовой работой по бухгалтерскому учету. Если вы хотите стать бухгалтером или аудитором, обратите внимание, что это не административные роли, требующие специального и более обширного обучения и часто сертификации.

Общие названия включают:

Финансовые служащие ведут финансовую отчетность, помогают клиентам и осуществляют операции, связанные с деньгами. В то время как бухгалтеры и бухгалтеры могут работать практически в любой организации, финансовые служащие в основном работают в финансовых учреждениях, страховых компаниях, поставщиках медицинских услуг и предприятиях, которые работают с наличными деньгами.Они также могут рассчитывать расходы и создавать счета и счета-фактуры. Многие должности можно получить с аттестатом о среднем образовании, но существует ряд типов финансовых служащих, определенных BLS, и некоторым, например брокерским служащим, может потребоваться дополнительное образование, лицензия или сертификация.

Некоторые должности:

Служащие по вводу данных берут информацию из одного документа и передают ее в другой источник, обычно на компьютер. Например, они могут обновлять информацию о клиенте или клиенте в базе данных или вводить суммы счетов в бухгалтерское программное обеспечение.Работники по вводу данных также могут собирать, сортировать и проверять данные. Эти рабочие места часто являются удаленными и могут быть заняты полный или неполный рабочий день, и вы обычно можете получить должность ввода данных с дипломом средней школы или эквивалентом.

Некоторые распространенные названия должностей:

Помощники руководителей поддерживают отдельных руководителей или группы руководителей или специалистов высшего звена в организации, выполняя административные задачи, на выполнение которых у них может не хватать времени или пропускной способности. Обязанности помощника руководителя могут включать в себя ведение графиков своих руководителей, общение с другими от их имени, ведение заметок о встречах, бронирование поездок, обработку документов или выполнение любых других задач, которые могут потребоваться их руководителям.Как и административных помощников, исполнительных помощников в прошлом обычно называли секретарями, но это название вышло из моды.

Вот некоторые распространенные звания и должности в этой карьере:

Многие отделы внутри организации могут нанимать административных специалистов для поддержки своих конкретных целей и работы. Например, помощник по маркетингу или связям с общественностью может отслеживать контактную информацию СМИ, составлять маркетинговые материалы или координировать действия в социальных сетях, говорит Эллиотт.А помощник отдела кадров может просмотреть резюме, чтобы убедиться, что кандидаты соответствуют минимальным требованиям, прежде чем их вызовут на собеседование. Хотя основная часть этой работы носит административный характер, одна из этих должностей может послужить хорошей ступенькой к должности, в которой вы надеетесь работать. Часто бывает полезно иметь или стремиться к получению степени в области, связанной с отдел, который вы поддерживаете.

Некоторые из этих должностей могут быть следующими:

Клерки по учету материалов часто работают в сфере производства, доставки или распределения, чтобы отслеживать заказы и продукты, чтобы поддерживать цепочки поставок и поставки.Они могут нести ответственность за создание и ведение записей об отгруженных, полученных или переданных продуктах и/или расходных материалах; координация действий, необходимых для соблюдения графиков производства и/или поставок; подготовка материалов к отправке; и/или обеспечение качества входящих и исходящих грузов. Для этих вакансий часто требуется аттестат о среднем образовании или его эквивалент, но некоторые компании могут искать кандидатов с высшим образованием.

Вот некоторые из должностей в этой области:

Медицинские транскрипционисты готовят записи о визитах к врачу и пациентах.Они могут делать заметки во время общения врача с пациентами; взять истории болезни пациентов; и записывать отчеты из карт пациентов, медицинских карт и под диктовку медицинских работников. Медицинские транскрипционисты обычно работают в больницах, медицинских лабораториях или других медицинских учреждениях.

Медицинские транскрипционисты должны быть знакомы с медицинской терминологией, сокращениями, а иногда и с кодами счетов, а также с анатомией и физиологией. Медицинские транскрипционисты часто имеют некоторое послесреднее образование, обычно в форме младшего специалиста или сертификата, специально предназначенного для этой области, хотя студенты, планирующие стать врачами или медсестрами, часто могут найти работу в качестве медицинских писцов с завершенным или в процессе получения степени бакалавра. степень.Медицинские транскрипционисты также могут пройти сертификацию Ассоциации целостности медицинской документации (AHDI), хотя это требуется не для всех должностей.

Некоторые распространенные должности в этой области:

Регистраторы часто являются первыми сотрудниками, с которыми клиент, посетитель или клиент взаимодействует на рабочем месте лично, по телефону или по электронной почте. В зависимости от того, где они работают, они могут отвечать на телефонные звонки; приветствие посетителей, новых сотрудников и интервьюируемых; сбор информации о посетителях; контроль доступа в офис или здание; предоставление информации о своем работодателе; назначение встреч; обработка входящей и исходящей корреспонденции; и выполнение других административных задач.Регистраторы часто имеют диплом средней школы или его эквивалент. Позиции могут быть как полными, так и неполными, а некоторым организациям могут потребоваться секретари по ночам или в выходные дни.

Некоторые должности, которые вы можете увидеть для секретарей:

Ищете работу администратора? Вот несколько советов:

Проведите исследование

Прежде чем приступить к новой административной роли, узнайте, что влечет за собой работа. Существуют бесплатные онлайн-ресурсы, такие как веб-сайт Бюро трудовой статистики, которые научат вас основным должностным обязанностям и необходимым навыкам, образованию и опыту для любой данной должности.Вы также можете найти интересующую вас отрасль или компанию и связаться с людьми, которые там работают, для информационных интервью, говорит Хокинг. «Может быть особенно полезно узнать точку зрения инсайдера, прежде чем вы сделаете шаг самостоятельно, и это также может помочь вам получить работу».

Внимательно прочитайте описание вакансии

Для любой вакансии, на которую вы хотите подать заявку, вы можете узнать, что они ищут в кандидате, внимательно прочитав описание вакансии. Обратите внимание на любые навыки, опыт или квалификацию, которые у вас есть, а также любые должностные обязанности для должности, которую вы уже занимали на прошлой работе или в другом месте.Подчеркните эти моменты в материалах заявки. Вы также должны использовать тот же язык, что и описание работы, когда это возможно. Так, например, если в объявлении о вакансии говорится, что им нужен человек с опытом работы в Excel, не говорите просто, что вы использовали электронные таблицы. Помимо того, что это поможет вам попасть на собеседование, возможность выделить наиболее важные части описания работы может показать потенциальным работодателям ваше внимание к деталям.

Составьте индивидуальное резюме и рассмотрите сопроводительное письмо (даже если это необязательно)

Прочитав описание вакансии, выделите свои наиболее важные навыки, опыт и квалификацию в хорошо составленном резюме.Под своим прошлым опытом напишите важные пункты, которые подчеркивают ваши достижения, а не только ваши рабочие обязанности, и добавляйте цифры, чтобы количественно оценить ваш опыт, где это возможно. Подчеркните, что отличает вас от других кандидатов, говорит Эллиотт. Вы много работали с программным обеспечением, которое будете использовать каждый день на этой работе? Вы являетесь носителем испанского языка и претендуете на роль администратора в районе со значительным латиноамериканским населением? «Если вы сформулируете свое уникальное ценностное предложение, работодателям будет проще выбрать вас среди других кандидатов», — говорит Эллиотт.

Вы можете более подробно рассказать о любом из этих атрибутов в хорошо написанном сопроводительном письме. (Да, работодатели все еще читают их!) Даже если сопроводительное письмо не является обязательным, вы можете использовать его, чтобы показать больше индивидуальности, чем позволяет ваше резюме, и дать потенциальным работодателям почувствовать ваши писательские навыки — и то, и другое может показать, насколько вы d общаться и взаимодействовать с другими в качестве административного служащего.

И не забудьте адаптировать материалы заявления для каждой вакансии, на которую вы претендуете. Другими словами, убедитесь, что вы редактируете свое резюме и сопроводительное письмо, чтобы выделить то, что о вас будет наиболее важно для человека, читающего его.Административные роли могут сильно различаться в каждой компании, поэтому убедитесь, что вы показываете работодателям, насколько вы подходите для этой конкретной роли.

Более подробные советы по составлению резюме для определенных вакансий и ситуаций вы можете найти в этих статьях:

Подготовьте истории и ответы к собеседованию

Независимо от того, проходите ли вы личное, телефонное или видео-собеседование, вам нужно прийти в подготовленном. Потратьте некоторое время на чтение о том, как отвечать на распространенные вопросы интервью.Подготовьте несколько историй, демонстрирующих ваши лучшие качества, чтобы вы могли адаптировать их для ответов на различные поведенческие вопросы. «Другими словами, вам нужно определить, что делает вас потрясающими. Затем подкрепите это наглядными примерами», — говорит Эллиотт. Вы когда-нибудь создавали новый процесс, который помогал вашему рабочему месту экономить деньги или время? Вы когда-нибудь ловили ошибку, которая в противном случае имела бы большие последствия?

И, прежде всего, помните: интервью — это возможность установить связь с кем-то, с кем вы работаете или на кого вы работаете.Они должны быть похожи на разговоры — поэтому не просто повторяйте отрепетированные ответы, позвольте себе поболтать с человеком, сидящим напротив вас, и приготовьтесь задавать свои собственные вопросы. Эти вещи покажут вашему интервьюеру, с чем вы хотели бы взаимодействовать как сотрудник или как быстро вы могли бы, например, связаться с посетителями вашей организации.

Подробнее: Пройдите собеседование с помощником по административным вопросам, изучив ответы на эти 10 вопросов

Будьте профессионалом на протяжении всего процесса по всей компании, но вы также будете представлять компанию другим.Поэтому во всех своих коммуникациях на протяжении всего собеседования и процесса найма убедитесь, что ваш телефон, электронная почта и видео-этикет находятся в порядке и показывают, что вы будете отличным лицом для организации.

Регина Борселлино — редактор The Muse из Нью-Йорка, который занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовыми методами резюме, собеседованиями, удаленной работой, а также личным и профессиональным развитием. До прихода в The Muse Регина была редактором InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестиции и биотехнологические компании.Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Мэрилендского университета и степень магистра искусств Американского университета в области писательского мастерства. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.

Еще от Регины Борселлино

Помощник по административной поддержке | ПГУ Отдел кадров

Резюме

Категория работы:

Административные операции

Должность:

Помощник по административной поддержке

Определение категории работы:

Предоставляйте разнообразную административную поддержку отдельным лицам, группам, проектам или программам.

Определение должности:

Помощник по административной поддержке поддерживает общие административные функции широкого круга академических или административных подразделений, включая ответы на телефонные звонки, приветствие/направление/помощь посетителей, клиентов, сотрудников или других лиц, подготовку документов и отчетов, составление отчетов, планирование встреч, организацию и ведение информации, согласование календарей, анализ данных, включая бюджетные расходы, и обеспечение общей офисной поддержки. Обязанности выполняются на различных уровнях в рамках определенного титула.

Условия работы:

Конкретные физические требования и усилия указаны в Рабочем листе должностных обязанностей (список основных должностных обязанностей и обязанностей, характерных для конкретной работы на уровне подразделения) в соответствии с Законом об американцах-инвалидах от 1990 г. (ADA).

Другие требования:

 

Уровни

Уровень 1  

Детали уровня

Код работы	Диапазон заработной платы	Статус FLSA
АДОП0101	С	Без исключения

Должности уровня 1 обычно демонстрируют базовые знания в области рутинных рабочих приложений; следовать стандартным принципам и системам и использовать соответствующую терминологию, связанную с конкретной областью специализации; участвовать в качестве члена команды в совместной среде с разнообразной рабочей силой; активно способствовать достижению командных целей и поставленных задач; четко передавать информацию, идеи или инструкции в устной и письменной форме; следовать рекомендуемому подходу к порученной работе, чтобы облегчить достижение желаемых результатов; обеспечить, чтобы в решениях проявлялись безопасные методы и экологическое сознание; обычно работают под непосредственным и частым контролем, выполняя рутинные обязанности, используя установленные процедуры с подробными инструкциями.

Типичное образование и опыт

0+ лет соответствующего опыта Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Типичные рабочие обязанности

Выполнение функций администратора или связующего звена с внутренними и внешними контактами и обеспечение общей офисной поддержки Приветствовать клиентов, отвечать на телефонные звонки, давать указания или информацию и решать рутинные вопросы Сообщать обычную и общую информацию персоналу, клиентам и/или общественности о стандартных услугах, процессах и процедурах, используя предписанные или установленные руководства Планирование/отмена встреч и совещаний Создание и ведение офисных файлов и журналов активности Помощь в организации обычных поездок Получать, обрабатывать и обеспечивать конфиденциальность конфиденциальной информации и материалов Поддержание запасов офисного оборудования и расходных материалов Ведение и обновление списков рассылки; организовывать и проводить массовые рассылки Выполнение стандартного ввода данных Просмотр документов и обеспечение правильного формата Подготовка, обработка, обновление и компиляция рутинных документов, записей и отчетов Подготовка обычной корреспонденции, отчетов и других документов Открывать, сортировать и распространять почту Сортировка, сшивание и распространение дублированных материалов Доставить и/или забрать документы, оборудование или расходные материалы Сбор/обработка сборов и платежей Обеспечение резервной поддержки по мере необходимости

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются для должностей в этой должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его/ее руководством. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие неупомянутые обязанности аналогичного рода или уровня сложности.

Уровень 2  

Детали уровня

Код работы	Диапазон заработной платы	Статус FLSA
АДОП0102	Д	Без исключения

Должности уровня 2 обычно демонстрируют промежуточные знания концепций, практики и процедур в определенной области специализации; выполнять промежуточные задачи в определенных областях навыков/приложениях, постоянно опираясь на текущие профессиональные знания; поддерживать эффективные отношения с коллегами, поставщиками и другими людьми в разнообразной среде; поддерживать командные решения и выполнять командные обязанности; интерпретировать информацию, идеи и инструкции и сообщать четко и точно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; определять причины необычных происшествий и применять стандартные принципы и методы для определения и реализации решений; обеспечить, чтобы в решениях проявлялись безопасные методы и экологическое сознание; обычно работают под общим надзором, выполняя разнообразные задания, которые могут быть несколько сложными по своему характеру, но обычно предполагают ограниченную ответственность.

Типичное образование и опыт

1+ лет соответствующего опыта Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Типичные рабочие обязанности

Приветствовать клиентов/посетителей, предоставлять информацию и/или обращаться в случае необходимости; направлять, просматривать, проверять и обрабатывать телефонные сообщения и почту; действовать по обычным запросам и/или обращаться по номеру Планирование и ведение календаря встреч, встреч и маршрутов поездок; и расписание классных комнат или конференц-залов Сбор информации из офисных записей для составления электронных писем, заметок и других документов Создание и поддержка файлов и баз данных рабочих единиц Выполнить ввод данных; собирать, собирать и форматировать данные для создания простых отчетов Подготовка документов, материалов для собраний и корреспонденции Координация поездок, бронирование и обработка возмещения расходов Хранить конфиденциальную и/или секретную информацию и материалы Может создавать/обслуживать правительственные секретные документы и файлы Обновлять и вносить стандартные изменения в веб-страницы Посещать собрания; записывать, расшифровывать и распространять протоколы собраний Составление письменных сообщений и корректура документов на предмет грамматики, орфографии, пунктуации и базового форматирования Служить ресурсом для других по различным вопросам, включая офисное оборудование, использование программного обеспечения и процедуры обработки информации Отслеживание и мониторинг бюджета, сбор информации и обработка расходов для оплаты, а также подготовка финансовых отчетов по мере необходимости; может взаимодействовать с поставщиками по котировкам и выставлению счетов Поддержание запасов и заказ/покупка канцелярских товаров; организовать техническое обслуживание оборудования; обработка нарядов на ремонт/потребности объектов Может помочь в организации специальных мероприятий Помощь в разработке, дизайне и выпуске публикаций Может помочь с функциями, связанными со студентами

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются для должностей в этой должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его/ее руководством. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие неупомянутые обязанности аналогичного рода или уровня сложности.

Уровень 3  

Детали уровня

Код работы	Диапазон заработной платы	Статус FLSA
АДОП0103	Ф	Без исключения

Должности уровня 3 обычно демонстрируют профессиональные и всесторонние знания в определенных областях навыков/применений для интеграции фундаментальных элементов других специальностей в рабочие задания; применять знания принципов, практики и процедур в конкретной области специализации для выполнения сложных заданий; продвигать культуру, которая способствует эффективным отношениям между различными членами команды; обеспечить, чтобы в решениях проявлялись безопасные методы и экологическое сознание; может возглавить проектную группу, участвующую в выполнении сложных заданий, требующих глубоких знаний в области специализации; интерпретировать и передавать информацию, идеи и инструкции ясно, точно и убедительно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; включать новые факты и идеи в групповые процессы и применять творческое мышление для разработки новых решений; обычно работают с минимальным контролем над сложными заданиями, совещаясь с менеджером по необычным вопросам.

Типичное образование и опыт

Опыт работы от 2 лет Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Типичные рабочие обязанности

Может выполнять функции офисного координатора рабочего подразделения; планировать и облегчать вспомогательную деятельность офиса или рабочего подразделения; координировать действия с другими для выполнения задач Может подготавливать, обрабатывать и просматривать формы для ввода заработной платы/системы управления персоналом Отвечать на рутинные и умеренно сложные вопросы/проблемы, касающиеся политики, процессов и процедур подразделения/университета, от внутренних и внешних контактов Создание и поддержка файлов, баз данных и отчетов Мониторинг и ведение бюджета, отслеживание расходов, обработка изменений бюджета и помощь в подготовке бюджета и прогнозов Создание, подготовка и ведение финансовых отчетов и электронных таблиц, а также авторизация обработки платежей Помощь в сборе и систематизации материалов для подготовки гранта/предложения Помощь в продвижении по службе и в процессе пребывания в должности Собирать и систематизировать информацию из разных источников для разработки повестки дня, материалов для собраний и отчетов Организация встреч, координация специальных мероприятий, конференций и других мероприятий Помощь в планировании и координации умеренно сложных проектов Служить в различных комитетах; готовить повестки, вести и составлять протокол Дизайн и обслуживание веб-страниц Разработка, оформление и выпуск публикаций в соответствии с установленными политиками/правилами университета Координировать резервную поддержку по мере необходимости Может помогать в надзоре и обучении студентов и назначенного вспомогательного персонала Служить ресурсом для других по различным вопросам, включая офисное оборудование, использование программного обеспечения и процедуры обработки информации

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются для должностей в этой должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его/ее руководством. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие неупомянутые обязанности аналогичного рода или уровня сложности.

Уровень 4  

Детали уровня

Код работы	Диапазон заработной платы	Статус FLSA
АДОП0104	Г	Без исключения

Должности уровня 4 обычно демонстрируют глубокие знания принципов, практики и процедур в определенной области специализации и выполняют сложные задания; интегрировать сложные элементы из других специальностей в рабочие задания; продемонстрировать твердую приверженность инклюзивным практикам, которые поддерживают разнообразие в Университете; установить общее видение и взять на себя ответственность за достижение командных целей, а также дать направление для надлежащей реализации планов; представлять идеи, концепции и инструкции в ясной форме и использовать убеждение и переговоры для достижения консенсуса и сотрудничества; обеспечить, чтобы в решениях проявлялись безопасные методы и экологическое сознание; разрабатывать новые методы, концепции, теории, программы или решения и применять их к сложным стратегическим оперативным вопросам; обычно работают независимо над сложными рабочими заданиями, анализируют ход выполнения и оценивают результаты и при необходимости обновляют управление; может направлять и делегировать работу персоналу более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы от 3-х лет Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Типичные рабочие обязанности

Планирование, организация, координация и надзор за повседневной деятельностью офиса Координация рабочих заданий сотрудников отдела/подразделения Составление писем, заметок и отчетов Исследование и сбор справочных материалов для совещаний; разрабатывать повестки дня и графики Разрешать сложные запросы и обеспечивать соблюдение политики и процедур рабочего подразделения и/или университета Помогать руководителю в разрешении проблем или конфликтов путем расследования/исследования проблем и предоставления рекомендаций Установить процедуры рабочего подразделения для обработки и хранения конфиденциальных материалов Наблюдение за файлами рабочих единиц, записями, базами данных и отчетами; обеспечить соблюдение университетских документов и рекомендаций по их хранению Проекты отчетов, включая выводы и рекомендации по решению административных проблем Анализ административной операционной практики для создания новых систем или пересмотра установленных процедур Разработка новых процессов или процедур, соответствующих потребностям поддержки офиса Утверждение и обработка различных форм для ввода заработной платы/системы управления персоналом Помощь в составлении и контроле бюджета; вести отчетность по расходам бюджета Проверка и/или подготовка бюджетных отчетов; утверждать расходы и канцелярские расходы Надзор за координацией проектов, специальных мероприятий и/или программ Исследование и написание черновиков речей, проектов, отчетов и информационных бюллетеней Координация сбора данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. д. Исследование информации, подготовка диаграмм и иллюстраций, вычисление и табулирование данных, подготовка резюме Может проводить собеседования, обучать и руководить работой другого вспомогательного персонала, студентов и персонала по начислению заработной платы

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются для должностей в этой должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его/ее руководством. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие неупомянутые обязанности аналогичного рода или уровня сложности.

Уровень 5  

В настоящее время нет уровня 5.

Что делает вас отличным помощником по административным вопросам?

Часто говорят, что руководитель хорош настолько, насколько хорош его помощник по административным вопросам, также известный как административный специалист, помощник руководителя, секретарь или личный помощник.

Управляя повседневным администрированием одного или нескольких руководителей, команды или сети, помощник администратора является «глазами и ушами» компании, посвященными уникальной и важной информации о культуре компании, ее производительности и будущем направлении.

Профессиональные администраторы очень ценны для бесперебойной работы бизнеса, команды или офиса. Для многих предприятий помощник по административным вопросам иногда является самым первым сотрудником вне команды основателей, и многие руководители полагаются на навыки своих помощников, чтобы эффективно выполнять свою работу.

Что влечет за собой роль помощника администратора?

В зависимости от должностной инструкции и стажа, типа и размера бизнеса, а также множества других факторов, секретарь или помощник администратора будут выполнять огромный (и часто сложный) круг основных задач.

Эти задачи могут включать:

• Заказ канцелярских товаров

• Ведение протоколов собраний

• Введение в должность новых сотрудников

• Организация деловых поездок

• Координация встреч

• Отвечать на электронные письма от имени руководителя

• Организация мероприятий

• Бюджетирование

• Повышение морального духа в офисе

• Бухгалтерский учет

• Ответы на вопросы клиентов

• Управление проектами

Для выполнения этих обязанностей секретарю или администратору необходимы определенные навыки, такие как слепая печать (не менее 65 слов в минуту), Microsoft Office и высокая компьютерная грамотность.Они также должны быть в состоянии эффективно управлять бюджетом. Кроме того, они должны уметь думать на ходу и решать проблемы по мере их возникновения.

Роль помощников по административным вопросам с годами менялась вместе со многими изменениями в технологиях и рабочих местах, которые претерпела компания.

В то время как Австралия продолжает бороться с самым последним разрушительным событием, глобальной пандемией, должности для офисных администраторов, офисных менеджеров и помощников по административным вопросам все еще рекламируются, особенно когда люди возвращаются в офис.

По сути, административные и канцелярские работники очень важны для бесперебойной работы бизнеса и его офисов.

Какие навыки нужны помощникам администратора?

Чтобы создавать ценность для своих организаций и преуспевать в своих ролях, секретарям, помощникам руководителей и общему административному персоналу необходимо:

• Сильные организаторские способности – это краеугольный камень профессии администратора. Это означает, что нужно следить за дневниками и календарями, аккуратно подшивать документы (цифровые или физические) и всегда думать о том, что будет дальше.

• Четкие коммуникативные навыки — помощники администратора поглощают все сообщения, на которые у руководителей нет времени. Им часто приходится отвечать на электронные письма и принимать телефонные звонки от имени руководителей, а также общаться с VIP-персонами, поэтому умение эффективно общаться, правильно писать и вести себя по телефону очень важно.

• Инициативность и стремление — лучшие помощники администратора не просто реагируют, реагируя на потребности по мере их поступления.Они ищут способы повысить эффективность, рационализировать операции и внедрить новые программы на благо себе, своим руководителям и бизнесу в целом.

• Информационная грамотность — это важно для роли администратора. Обязательное владение Microsoft Office и любыми другими инструментами, которые могут использоваться в организации (например, инструментами управления проектами).

• Честность и осмотрительность – административные работники часто имеют доступ к конфиденциальным сообщениям, стратегическим совещаниям, показателям эффективности бизнеса и другой секретной информации.На них нужно положиться, чтобы сохранить конфиденциальность этой информации.

Компетенции в области поддержки бизнеса могут различаться, поскольку ни одна компания не работает одинаково. Таким образом, есть также соображения, связанные с бизнес-миссией и культурой, которые необходимо учитывать.

Но это желанные обязательные качества, когда речь идет об основных административных навыках, независимо от того, находитесь ли вы в начале своего карьерного пути или начинаете подниматься по карьерной лестнице.

Работодатели также обращают внимание на стабильность в резюме профессионального администратора, так как это демонстрирует высоко ценимые качества, такие как устойчивость, способность делать взвешенный выбор, целеустремленность и надежность.

СВЯЗАННЫЕ: Как написать сильное резюме для административных должностей

Как высоко может подняться помощник администратора?

Амбициозный помощник администратора будет постоянно работать над профессиональным развитием, повышая квалификацию в области новых технологий, практики управления персоналом, бухгалтерского учета или управления.

Многие воспринимают каждую работу как возможность обучения, и как только они освоят каждую роль, перейдут к новой роли, развивая, например, навыки управления проектами и людьми.Профессионалы-администраторы могут начать с должности администратора или члена команды помощников администратора и могут подняться до должности руководителя операций или старшего исполнительного помощника.

Некоторые помощники берутся за эту роль специально, чтобы узнать, как ведется бизнес в высшем руководстве, чтобы они могли применить эти знания и перейти к более практической бизнес-ориентированной роли.

Ищете свою следующую великую роль? Просмотрите наши текущие вакансии помощника администратора здесь .

Помощник по административным вопросам | Ridgewater College

Мастера бизнес-офисов на переднем крае – это то, чему Ridgewater College обучает своих студентов-помощников по административным вопросам работать в самых разных условиях. Вы управляете информацией, коммуникациями, расписаниями и иногда событиями, отвечая на вопросы клиентов и сотрудников, потребности и бизнес-проекты. Если вы хотите карьеру с разнообразием, традиционным рабочим временем и преимуществами в среде, которая ценит ваше внимание к деталям, организацию и навыки, ориентированные на выполнение задач, вы можете быть идеальным помощником по административным вопросам.

Доставка программы

• Онлайн
• Кампусы Хатчинсона и Уиллмара
• Начало осени и весны

Навыки, которым вы научитесь

• Деловое общение
• Офисные процедуры и технологии
• Управление проектами и командировками
• Координация встреч и мероприятий
• Настольные издательские системы и различные программные приложения
• Электронные таблицы Office и управление базами данных

Выберите Риджуотер

Административные, секретарские специалисты являются мастерами офисных деталей, а иногда и лицом компании.Программа административного помощника Риджуотера поможет вам перейти от «достаточно хорошей» философии работы к «золотому стандарту» обслуживания клиентов в современном конкурентном мире. Наша дружелюбная и полезная атмосфера моделирует среду, которую, как мы надеемся, воссоздают наши выпускники в своей карьере. Студенты Риджуотера часто преуспевают на университетских бизнес-соревнованиях во всем, от собеседований до управления проектами. Поскольку предприятия ищут наших выпускников, многие студенты устраиваются на работу еще до того, как наденут мантию и шапку! Наша программа, которая также предлагает медицинские и юридические специализации, предлагает отличное образование, доступное и выполнимое за короткое время.

Атрибуты программы, которые помогают учащимся преуспевать

• Небольшие классы для личного общения преподавателей и студентов
• Настройки макета офиса = практический опыт
• Клуб активных бизнес-профессионалов Америки для соревнований, нетворкинга и мероприятий
• Разнообразные форматы занятий, от традиционного класса до онлайн и смешанных
• Стажировки по укреплению доверия и налаживание связей с сильными партнерами по сообществу
• Приверженность текущему деловому программному обеспечению
• Опытные инструкторы в курсе отраслевых практик

Управленческие специалисты востребованы везде – в больших и малых городах, в государственном и частном бизнесе, в коммерческих и некоммерческих организациях.