Нужен ли приказ при смене фамилии работника: Образец приказа о смене фамилии сотрудника

«Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.. Бухгалтер 911, № 32, Август, 2017

трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, 1ДФ, Отчет по ЕСВ

Мы приобретаем права и обязанности и осуществляем их под своим именем. В силу определенных обстоятельств это имя может быть изменено. Для этого просто необходимо подать соответствующее заявление в орган государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — РАГС) по месту жительства.

Имя гражданина Украины состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому он принадлежит.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния РАГС выдаст соответствующее свидетельство.

Учтите, перемена фамилии, собственного имени и отчества (далее — Ф. И. О.) физлицом не влечет за собой прекращения или изменения его гражданских, трудовых прав и обязанностей, которые были приобретены им под прежним именем. Это было бы слишком просто .

Далее, прежде чем перейти непосредственно к действиям кадровой службы, остановимся на действиях самого работника.

Работник и документы

После выдачи физлицу РАГС соответствующего свидетельства, например, подтверждающего факт перемены имени или вступления в брак, на первой странице его украинского паспорта (если он не в виде пластиковой карточки) сделают отметку о том, что этот паспорт подлежит обмену в течение месяца (см. разд. ІІІ Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине от 18.10.2000 г. № 52/5).

Процедура обмена проводится по месту постоянного проживания физлица через центры предоставления административных услуг (см. приложение к распоряжению КМУ от 16.05.2014 г. № 523-р).

Новенький паспорт на руках? Пора наведаться к налоговикам, чтобы уведомить их о перемене имени. Сделать это нужно в течение месяца со дня получения паспорта.

С собой следует взять оригиналы паспорта и выданного на старое имя идентификационного (регистрационного) номера учетной карточки плательщика налога (далее — налоговый номер).

Заметьте, перемена Ф. И. О. не влечет за собой изменения налогового номера. Он останется прежним.

Если же физлицо получило паспорт нового образца (в виде карточки), то налоговикам дополнительно нужно будет предоставить:

— справку о внесении информации в Единый государственный демографический реестр или выписку из этого Реестра;

— справку о регистрации места проживания, выданную органом регистрации, если после формирования выписки из Реестра изменились данные о месте жительства.

А если пропустить месячный срок информирования? В этом случае п. 119.1 НКУ грозит штрафом в размере 85 грн. (при повторном пропуске в течение года — 170 грн.). Так что будьте бдительны.

Кроме паспорта, придется также поменять загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке, если, конечно, они у вас есть…. Но всем этим физлицо будет заниматься самостоятельно. Мы же далее поговорим о том, что делать работодателю с таким «переменчивым» работником.

Информируем работодателя

О перемене имени работник обязан уведомить своего работодателя. Процедура внесения изменений в документы, содержащие персональные данные работника, поменявшего свое имя, как правило, начинается с получения от него заявления. Примерный текст такого заявления приведен на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Далее работник отдела кадров сверяет копии прилагаемых к заявлению документов с оригиналами, заверяет их надлежащим образом и передает весь пакет документов на рассмотрение руководителю предприятия. Последний, в свою очередь, проставляет на них соответствующую резолюцию.

Вместе с тем, многие работодатели не требуют от работника заявления, ограничиваясь лишь получением копий документов, подтверждающих перемену Ф. И. О. последним. В таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены дата их подачи/получения, а также подписи работника, предоставившего документы о перемене Ф. И. О., и работника кадровой службы, принявшего их.

А теперь пробежимся по кадровым документам.

Приказ (распоряжение)

Приказ (распоряжение) о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, относится к приказам по личному составу. Типовой формы такого приказа нет. Поэтому при его составлении следует руководствоваться общими правилами оформления документов, определенными ДСТУ 4163-2003 от 07.04.2003 г. № 55. Текст приказа может быть таким:

Рис. 2. Фрагмент приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Имейте в виду: датой внесения изменений в учетные и иные документы предприятия, содержащие персональные данные работника, поменявшего Ф. И. О., будет считаться дата издания приказа (распоряжения) о внесении таких изменений.

Учтите: с приказом о внесении изменений необходимо ознакомить работника, переменившего Ф. И. О., под подпись.

Трудовой договор (контракт)

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, в случае перемены им имени. На практике используются два способа:

1 способ. В тексте трудового договора (контракта) зачеркиваются прежние данные работника и вписываются новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляют дату внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника;

2 способ. Оформляют изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.

Вместе с тем существует мнение, что в случае перемены работником имени изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих перемену имени.

Логика такая, что перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.

Трудовая книжка

Здесь «рулит» Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.93 г. № 58 (ср. 025069200). В случае перемены имени работодатель по последнему месту работы работника обязан внести соответствующие изменения в его трудовую книжку (см. п. 2.13).

Делаем так. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркивают одной чертой и вписывают новые данные. На внутренней стороне обложки проставляют ссылку на документ, послуживший основанием для внесения изменений (паспорт, свидетельство о браке или его расторжении, о перемене имени и др.), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эту ссылку заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и проставляет печать предприятия или печать отдела кадров (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример внесения изменений в трудовую книжку работника, поменявшего фамилию

Заметьте: прежние данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя.

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем*, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша.

Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма № П-9, утверждена приказом Минстата Украины от 27. 10.95 г. № 277). Как быть?

По нашему мнению, в рассматриваемом нами случае будет достаточным зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. А затем здесь же либо на поле Книги учета движения трудовых книжек напротив измененных данных работника (в случае отсутствия свободного места в графе с измененными данными) проставить дату внесения изменений, реквизиты документа, послужившего основанием для внесения изменений и завизировать эту информацию подписью лица, ответственного за ведение Книги.

Личная карточка работника

Обычно на практике изменения, связанные с переменой работником имени, в текст личной карточки вносят следующим образом: в п. 1 разд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» личной карточки работника одной чертой зачеркиваются прежние данные работника, и рядом (либо выше) вписываются новые.

Типовая форма первичной учетной документации по статистике труда № П-2 «Личная карточка» утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25. 12.2009 г. № 495/656.

Далее на поле личной карточки рядом с внесенными изменениями, либо ниже в графе «Додаткові відомості» личной карточки работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

Вместе с тем, некоторые кадровики в случае, если работник поменял Ф. И. О., заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными работника и прикрепляют ее к старой карточке. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с переменой имени.

Однако, на наш взгляд, этот вариант не очень удобен, поскольку предполагает хранение по одному работнику двух личных карточек (старой и новой).

Важно! В случае перемены имени военнообязанным работником или работником-призывником, лицо, ответственное за ведение персонального учета призывников и военнообязанных на предприятии, обязано направить в военный комиссариат уведомление о произошедших изменениях в учетных данных работника.

«Трудовая» отчетность

Форма № 1ДФ. В ней вы отражаете только налоговый номер работника. А он после перемены имени остается прежним. Поэтому работодатель, подавая ф. № 1ДФ, отдельно не уведомляет фискальный орган о перемене работником имени.

Это должен сделать работник самостоятельно (см. выше).

Отчет по ЕСВ по ф. № Д4. Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета по ф. № Д4. Поэтому вы просто в таблице 6 ф. № Д4 за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, указываете работника с его новыми Ф. И. О. — и все !

Государственная регистрация перемены имени

1. Обращается в отдел ЗАГС районов Санкт‑Петербурга по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить фамилию, собственно имя и (или) отчество.
2. Подает заявление о перемене имени по форме и необходимые документы.
3. В случае принятия органом записи актов гражданского состояния решения об отказе получает извещение об отказе в государственной регистрации акта гражданского состояния по форме.
4. В случае принятия органом записи актов гражданского состояния положительного решения получает свидетельство о государственной регистрации перемены имени в органе записи актов гражданского состояния по форме, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния с внесенными в связи с переменой имени изменениями — в случае необходимости.

Срок рассмотрения заявления о перемене имени приостанавливается

в случае необходимости восстановления или изменения записи акта гражданского состояния, в которую необходимо внести изменения в связи с переменой имени, до решения вопроса о восстановлении, исправлении или изменении записи акта гражданского состояния.

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

• государственная регистрация акта гражданского состояния противоречит Федеральному закону;
• документы, которые представлены заявителем, не соответствуют требованиям, предъявляемым к ним Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами;
• не производится государственная регистрация перемены имени в отношении лиц, не достигших возраста 14 лет;
• в предоставлении государственной услуги отказывается в случае отсутствия документов, необходимых для предоставления государственной услуги и подлежащих представлению заявителем.

I. Проверка представленных заявителем документов и принятию решения о предоставлении государственной услуги по регистрации перемены имени

Специалист, ответственный за государственную регистрацию перемены имени, отдела ЗАГС районов Санкт‑Петербурга (специалист):

1. Проверяет наличие всех необходимых для государственной регистрации документов и правильность их оформления.
2. Если необходимые документы отсутствуют либо не соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям, уведомляет заявителя о том, что обнаружены препятствия для предоставления государственной услуги по регистрации перемены имени, сообщает заявителю о выявленных недостатках в представленных документах и предлагает принять меры к их устранению.
3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги по регистрации перемены имени, возвращает заявителю документы с объяснением причин отказа.

   По требованию заявителя руководитель органа, предоставляющего государственную услугу, выдает письменный отказ в предоставлении государственной услуги по регистрации перемены имени.

II. Прием представленных заявителем документов, внесение сведений в ЕГР ЗАГС, формирование автоматически заявления о перемене имени

Специалист:

• Вносит в ЕГР ЗАГС сведения в соответствии с представленными для государственной регистрации перемены имени документами. Формирует автоматически заявление о перемене имени.

III. Направление запроса копий записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени

Специалист:

1. Составляет запрос об истребовании копий записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени, в орган по месту хранения необходимых записей актов гражданского состояния через ЕГР ЗАГС. Данный запрос подписывается руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляется оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.
2. В случае, если запись акта гражданского состояния составлена компетентным органом иностранного государства, запрос об истребовании данной копии не направляется. К заявлению прилагается копия представленного заявителем свидетельства о регистрации данного акта.
3. При рассмотрении заявления о перемене имени орган, предоставляющий государственную услугу, использует сведения, содержащиеся в ЕГР ЗАГС, о записях актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени.

IV. Регистрация поступивших копий записей актов гражданского состояния в журнале входящей корреспонденции и проведению анализа данных записей

Специалист:

1. Регистрирует в журнале входящей корреспонденции поступившие копии записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени. На копиях записей актов гражданского состояния проставляются дата и входящий номер.
2. Проводит анализ поступивших копий записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени.
3. При проведении анализа поступивших копий записей актов гражданского состояния сверяет сведения, указанные в представленном заявителем документе, со сведениями, содержащимися в копиях записей актов гражданского состояния.

V. Формирование материалов о перемене имени и принятию решения о рассмотрении заявления о перемене имени

Специалист:

1. Формирует в дело поступившие копии записей актов гражданского состояния, в которые необходимо внести соответствующие изменения в связи с переменой имени, а также копии записей актов, находящиеся на хранении в данном органе, предоставляющем государственную услугу.
2. По итогам проведенного анализа специалист составляет справку о результатах рассмотрения заявления о перемене имени и отдает ее на подпись руководителю органа, предоставляющего государственную услугу. Решение о предоставлении государственной услуги принимает руководитель органа, предоставляющего государственную услугу.
3. В случае необходимости восстановления или внесения исправления в запись акта гражданского состояния, истребованную в связи с приемом заявления о перемене имени, срок, установленный Федеральным законом для рассмотрения заявления о перемене имени, приостанавливается до решения вопроса о восстановлении либо исправлении или изменении записи акта гражданского состояния.

VI. Информирование заявителя о принятом решении и приглашение на государственную регистрацию перемены имени в согласованные с ним дату и время

Специалист:

1. Информирует (по телефону, при наличии технической возможности — в электронной форме) заявителя о поступлении всех необходимых документов и приглашает его на государственную регистрацию перемены имени, согласовав с ним дату и время.
2. В случае, если записи актов гражданского состояния, в которые необходимо внести изменения в связи с переменой имени, утрачены, сообщает заявителю о приостановлении рассмотрения заявления о перемене имени и о том, что государственная регистрация перемены имени будет произведена только после восстановления записей в порядке, установленном Федеральным законом для восстановления записей актов гражданского состояния.
3. Сообщает заявителю, если в поступивших копиях записей актов гражданского состояния имеются несоответствия сведений с представленными заявителем документами, о том, что такие несоответствия должны быть устранены в порядке, установленном Федеральным законом для внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния.
4. В случае необходимости восстановления или изменения записи акта гражданского состояния срок, установленный для рассмотрения заявления о перемене имени, приостанавливается до решения вопроса о восстановлении либо исправлении или изменении записи акта гражданского состояния.

VII. Составление и оформление записи акта о перемене имени

Специалист:

1. Cоставляет запись акта о перемене имени в форме электронного документа и на бумажном носителе.
2. Обеспечивает подписание записи акта о перемене имени на бумажном носителе заявителем, руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.
3. Обеспечивает подписание записи акта о перемене имени в форме электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу.

VIII. Составление и оформление свидетельства о перемене имени

Специалист:

1. Составляет и оформляет свидетельство о перемене имени.
2. Обеспечивает подписание свидетельства о перемене имени руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

IX. Учет и выдача свидетельства о перемене имени

Специалист:

1. Вносит сведения об оформленном свидетельстве о перемене имени в журнал учета выдачи свидетельств о перемене имени.
2. Выдает заявителю при государственной регистрации перемены имени свидетельство о перемене имени, подписанное руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, скрепленное оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

X. Внесение изменений в записи актов гражданского состояния, находящиеся на хранении в данном органе, предоставляющем государственную услугу, в связи с переменой имени

Специалист:

1. Вносит соответствующие изменения в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа и на бумажном носителе, находящуюся на хранении в органе, предоставляющем государственную услугу.
2. Обеспечивает заверение изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе, подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу, оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.
3. Обеспечивает подписание изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в форме электронного документа, усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченного им работника органа, предоставляющего государственную услугу.

XI. Составление и оформление свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния в связи с внесением изменений в запись акта гражданского состояния

Специалист:

1. Cоставляет и оформляет свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
2. Обеспечивает подписание свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, или уполномоченным им работником органа, предоставляющего государственную услугу, и скрепляет оттиском печати органа, предоставляющего государственную услугу.

XII. Учет и выдача свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния

Специалист:

1. Вносит сведения об оформленном свидетельстве о государственной регистрации акта гражданского состояния в журнал учета выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации акта гражданского состояния.
2. Выдает свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния заявителю.

XIII. Направление извещения о внесении соответствующих изменений в запись акта гражданского состояния в связи с переменой имени в орган по месту хранения записи акта гражданского состояния, подлежащей изменению

Специалист:

1. Составляет извещение о внесении соответствующего изменения в запись акта гражданского состояния на бумажном носителе (первый экземпляр записи акта гражданского состояния) в связи с переменой имени и направляет его через ЕГР ЗАГС в орган по месту ее хранения.
2. Регистрирует извещение в журнале исходящей корреспонденции, проставляет на извещении дату регистрации и исходящий номер.

Как составляется приказ о смене фамилии. Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО «Росток»

г. Иваново «___» ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

ФАЙЛЫ

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

• Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
• ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
• Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

• Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
• Личной карточке работника по форме Т-2.
• В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
• Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
• Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
• Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р. К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2011 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н. И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2008 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Изменение фамилии сотрудника требует внесения корректировок в кадровые документы. Сделать это работодатель может после получения документа от работника об смене его персональных данных. На основании бумаг создается приказ, который служит основанием для смены фамилии.

Для оформления приказа нужно документальное обоснование. Работник пишет с просьбой поменять его фамилию и прикладывает к нему подтверждающие бумаги — например, свидетельство о браке при изменении в связи с бракосочетанием, паспорт, где указана новая фамилия.

Поменять реквизиты работника нужно в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счете, журнале учета трудовых книжек и других кадровых документах, где фигурирует фамилия данного сотрудника.

Чтобы скорректировать реквизиты в свидетельство о постановке на налоговый учет и в СНИЛС, нужно отправляться в соответствующий орган. Работник должен самостоятельно провести процедуру замены документов в ФНС и ПФР.

Как составляется приказ при смене фамилии работника

Берется фирменный бланк с реквизитами организации. Прописываются стандартные реквизиты любого приказа — номер, дата, заголовок.

Поясняется причина оформления приказа — необходимость смены фамилии. Отдается распоряжение ответственному работнику провести изменяющие процедуры в отношении реквизитов сотрудника, поясняется, какие именно нужно внести корректировки — с какой на какую меняется фамилия.

Обозначается дата, с которой нужно внести изменения в кадровые документы. Назначается ответственный за исполнение сотрудник, например, специалист отдела кадров.

В приложении к приказу перечисляются данные документов, которые послужили основанием для оформления распоряжения о внесении изменений в реквизиты сотрудника.

Составленный образец утверждается директором. Ставить печать на подобных внутренних кадровых документах не нужно.

После регистрации распоряжения в журнале документ передается для ознакомления лицам, на которых возлагаются дополнительные обязанности данным приказом. Каждое упомянутое лицо ставит свою одобрительную визу в нижней части бланка. Обычно подпись проставляются после формулировки «с приказом ознакомлены».

Образец оформления

Образец приказа о смене фамилии работника в связи с вступлением в брак — .

Сменилась фамилия – заменить СНИЛС?

С 1 апреля 2019 г. упразднено такое понятие как «Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования», новым документом, подтверждающим регистрацию граждан в системе персонифицированного учета, является «Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета»[1](далее – СНИЛС). При этом ранее выданные гражданам страховые свидетельства сохраняют свое действие и являются документами, идентичными названному Уведомлению.

СНИЛС подлежит обмену в случае изменения анкетных данных зарегистрированного лица: фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения; а также в случае исправления ошибки в названных сведениях (п.15 Инструкции от 21.12.2016 № 766н) [2]. Обмен СНИЛС осуществляется на основании установленной формы заявления зарегистрированного лица.

Предоставление государственной услуги по регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдаче СНИЛС осуществляется Управлениями ПФР по месту жительства или месту пребывания, а также в МФЦ.

Одновременно с Заявлением об обмене СНИЛС гражданин должен представить документ, удостоверяющий личность, при необходимости – документ, на основании которого были изменены анкетные данные (например, свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени).  

Заявления работающих граждан должны передаваться в ПФР через работодателей, при этом работник обязан уведомлять работодателя об изменении сведений, связанных с регистрацией в системе персонифицированного учета.

Следует отметить, что несоответствие анкетных данных и СНИЛС зарегистрированного лица могут быть причиной отказа в учете в системе пенсионного страхования сведений о работе, либо отказа в идентификации заявителя при его обращении за государственными услугами в электронном виде.

Форму Заявления об обмене страхового свидетельства (АДВ-2[3]) можно найти на официальном сайте ПФР: www.pfrf.ru в разделе «Жизненные ситуации».

ВАЖНО! При обмене СНИЛС страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина не меняется.

---

[1]Постановление Правления ПФ РФ от 13.06.2019 N 335п. «Об утверждении формы документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и порядка его оформления в форме электронного документа».

[2] Приказ Минтруда России от 21.12.2016 N 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах».

[3] Утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11. 01.2017 N 2п «Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению».

Поделиться новостью

Руководство отдела кадров и расчета заработной платы по смене имени

Что такое имя? Когда дело доходит до HR и заработной платы, многое. Следуйте этим полезным советам всякий раз, когда сотрудник меняет юридическое имя.
 

Шаг 1: Попросите сотрудника обновить SSA

HR не одинок в этом: для запуска процесса смены имени нужны двое. Вам необходимо убедиться, что затронутый сотрудник сообщил об обновлении в Администрацию социального обеспечения (SSA). Это самый важный шаг — сообщить работнику, что с точки зрения федерального правительства его карточка социального страхования считается источником достоверной информации по ряду вопросов, включая налоги с заработной платы.
 

В соответствии с правилами SSA для внесения изменений сотрудник должен будет явиться в местный офис. Агентство предоставляет простой в использовании локатор офисов на своем веб-сайте, который вы можете отправить сотрудникам. Часы работы офиса SSA ограничены, поэтому мы рекомендуем предоставить сотруднику время для посещения в рабочее время, если это необходимо. Поверьте нам, это того стоит.
 

После получения заявления сотрудника на новую карту социального обеспечения агентство обычно отправляет ему или ей новую карту по почте в течение 10 рабочих дней.
 

Шаг 2: Обновите форму W-4 и свою систему расчета заработной платы

Как только вопрос об изменении имени работника будет согласован с Администрацией социального обеспечения, мяч снова на вашей стороне. Здесь в игру вступает еще одно федеральное агентство; Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы имя, указанное в формах W-4 и W-2 сотрудника, точно совпадало с именем, указанным в карточке социального обеспечения сотрудника.
 

На случай, если вам понадобится переподготовка, форма W-4 является обязательной частью процесса адаптации сотрудника. Форма определяет, сколько федерального подоходного налога должно быть удержано из зарплаты работника. Людей просят заполнить «лист личных пособий» в зависимости от семейного положения, работы супруга сотрудника и других личных факторов. Получение этого права имеет большое значение, так как удержание слишком небольшого количества налогов может означать большой остаток, подлежащий уплате, когда сотрудник подает годовую отчетность.

На фото: рабочий лист личных пособий по форме W-4

Рекомендуется, чтобы сотрудники пересматривали форму W-4 всякий раз, когда меняется их личная или финансовая ситуация.Если речь идет об изменении имени, сделать это не просто разумно — это необходимо. Попросите сотрудников заполнить новую форму и загрузить любые изменения в вашу платежную ведомость и систему управления персоналом.
 

Говоря о технологиях управления персоналом, обязательно дважды проверьте, чтобы имя сотрудника было обновлено во всей системе. Когда придет время создавать W-2, вы также должны убедиться, что имена сотрудников в этих формах точны.
 

Шаг 3: повторная проверка формы I-9

 

По закону работодатели не обязаны обновлять записи о разрешении на работу после смены имени, но это рекомендуется делать.Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует менеджерам по персоналу фиксировать эти изменения в форме I-9.
 

В разделе 3, предназначенном для повторной проверки и повторного найма сотрудников, запишите новое имя и подпишите форму. Вы не обязаны запрашивать подтверждающие документы, подтверждающие изменение.
 

На фото: раздел 3 формы I-9

Если вы используете E-Verify в дополнение к бумажной форме I-9, убедитесь, что сотрудник уже зарегистрировал изменение своего имени в SSA.Если имя отличается от их записей, повторная проверка может застопориться.
 

В некоторых редких случаях человек может обратиться с просьбой об изменении имени, не связанной с браком или разводом. Например, если сотрудник прошел адаптацию под вымышленным именем, но впоследствии получил легальный статус, он может запросить легализацию своей формы I-9.
 

В этих случаях USCIS рекомендует вам заполнить новую форму I-9, указать первоначальную дату найма в Разделе 2 и приложить старую форму с письменным объяснением.
 

Шаг 4. Подведение итогов и банковская информация

Вы обновили записи о заработной плате и разрешениях на работу, чтобы ваш бизнес соответствовал требованиям. Это отличная новость, но есть еще несколько моментов, которые вам нужно связать.
 

Изменения имени часто происходят в результате жизненных событий, таких как брак или развод. Эти «соответствующие жизненные обстоятельства», как их называют в страховой отрасли, позволяют людям обновлять свои льготы в середине планового года.Сотрудники могут захотеть либо отказаться от покрытия, либо увеличить его, либо потенциально добавить супруга или ребенка. У них будет только 60 дней после события, чтобы внести изменения, поэтому не забудьте напомнить им о том, что решение зависит от времени.
 

Последнее напоминание о заработной плате: если сотрудник недавно женился, обратите внимание, что пары часто открывают совместные банковские счета. Убедитесь, что информация о прямом вкладе сотрудника и о распределении заработной платы актуальна. Если ваши системы управления персоналом и расчета заработной платы работают по принципу самообслуживания, он или она может позаботиться об этом самостоятельно.
 

Возможно, вас не пригласили на свадьбу, но вы все равно можете подарить молодоженам беспроблемный опыт работы с персоналом. Следуйте этим советам и упростите процесс изменения имени.

5.3 Запись изменений имени и другой идентификационной информации для действующих сотрудников

Если во время повторной проверки или повторного найма сотрудник сменил официальное имя (например, в результате вступления в брак), вы должны ввести его новое официальное имя в блоке A раздела 3, как показано в разделе 5.1 и 5.2. Если они законно изменили свое имя в любое другое время, мы рекомендуем вам обновить блок A, как только вы узнаете об изменении, чтобы сохранить правильную информацию в форме.

Чтобы ввести официальное изменение имени в разделе 3 без повторной проверки или повторного найма:

• Введите новое имя сотрудника в Блок А.
• Введите свое имя, подпишите и поставьте дату Раздел 3.

В любом случае вы должны принять меры, чтобы обеспечить правильность изменения имени сотрудника.Это может включать в себя просьбу предоставить юридические документы, подтверждающие смену имени, например, свидетельство о браке. Сделайте копию этого документа, чтобы хранить ее вместе с формой I-9 на случай проверки.

Вы можете столкнуться с ситуациями, отличными от официальной смены имени, когда сотрудник сообщает вам (или у вас есть основания полагать), что его личность отличается от той, которую он использовал для заполнения формы I-9. Например, сотрудник мог работать под вымышленным именем, впоследствии получил разрешение на работу под своим настоящим именем и желает упорядочить свои трудовые книжки.В этом случае вам следует заполнить новую форму I-9. Укажите первоначальную дату найма в разделе 2 и приложите новую форму I-9 к ранее заполненной форме I-9 и включите письменное объяснение.

В тех случаях, когда сотрудник работал на вас под вымышленным именем, но в настоящее время имеет разрешение на работу, правила формы I-9 не требуют увольнения.

Кроме того, могут существовать другие законы, договорные обязательства или политики компании, которые следует учитывать перед принятием мер.Например, INA запрещает дискриминацию по признаку гражданства и национального происхождения. Дополнительную информацию см. в Разделе 10.0 «Незаконная дискриминация и наказания за запрещенные действия».

Для работодателей E-Verify:

• Мы рекомендуем вам поощрять ваших сотрудников регистрировать изменение своего официального имени в Администрации социального обеспечения, чтобы избежать несоответствий в E-Verify. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт www.e-verify.gov.
• Если вы заполняете новую форму I-9 на основании нелегального изменения имени, вам следует подтвердить новую информацию формы I-9 через E-Verify.Если вы не заполните новую форму I-9, вам не следует создавать новое дело E-Verify.
• На федеральных подрядчиков, подпадающих под действие положения о федеральных закупках (FAR) E-Verify и решивших проверить существующих сотрудников путем обновления уже заполненной формы I-9, распространяются особые правила, касающиеся того, когда они должны заполнять новую форму I-9. . Если вы решите обновить форму I-9 для существующих сотрудников, вы должны заполнить новую форму I-9, когда сотрудник меняет свое имя.Для получения дополнительной информации см. Дополнительное руководство по E-Verify для федеральных подрядчиков на сайте e-verify.gov.

Влияет ли изменение имени на проверку биографических данных сотрудника?

Смена имени вряд ли поможет вам избежать чего-то в прошлом, что вы хотели бы скрыть от потенциальных работодателей. Но если вы не сообщите об этом прямо в процессе найма, это может привести к задержкам в проверке ваших биографических данных и, возможно, даже стоить вам работы, которую вы хотите.

Тощий на проверке биографических данных

По правде говоря, практически все работодатели проводят своего рода проверку биографических данных потенциальных новых сотрудников.Иногда это вызвано страхом потенциальной ответственности за небрежный наем, а иногда, в зависимости от занимаемой должности, это может требоваться по закону.

Проверка биографических данных — это гораздо больше, чем судимости. Есть много разных типов, и некоторые из них более тщательны, чем другие. Самый простой из них может заключаться в том, что работодатель связывается с вашими рекомендациями и предыдущими работодателями, чтобы подтвердить вашу историю занятости. На другом конце спектра находятся компании, специализирующиеся на проведении проверок биографических данных, которые не оставляют камня на камне.Согласно Центру обмена информацией о правах на конфиденциальность, проверка биографических данных может включать поиск по одному или нескольким из следующих элементов:

.

• Журнал вождения
• Кредитная история
• Судимость
• История образования
• Трудовой стаж
• Требования о компенсации работникам
• Гражданские иски
• Банкротство
• Записи государственных лицензий
• Реестр сексуальных преступников
• Аккаунты в социальных сетях

Прежде чем работодатель сможет провести проверку биографических данных, вы должны дать на это письменное разрешение. Федеральный закон о достоверной кредитной отчетности (FCRA) устанавливает правила проверки биографических данных сотрудников, но применяется только в том случае, если работодатель нанимает стороннее агентство по отчетности потребителей для проведения проверки. Любая проверка, которую работодатель проводит сам, не подпадает под правила FCRA.

FCRA также ограничивает часть информации, которую работодатель может учитывать при проверке биографических данных, и требует, чтобы работодатель уведомлял вас, прежде чем он предпримет какие-либо неблагоприятные действия, такие как отказ в приеме на работу или аннулирование предложения о работе, на основе информации, представленной в биографических данных. чек.Кроме того, он дает вам право на копию отчета, если работодатель предпримет неблагоприятные действия на его основании.

Честность — лучшая политика

 

Люди меняют свои имена по разным причинам. Вне зависимости от того, изменили ли вы официальное, одобренное судом имя или просто приняли предпочитаемое имя в процессе использования, важно раскрывать любые имена, которые вы использовали ранее в процессе подачи заявления о приеме на работу. Часто работодатели запрашивают любые другие имена или псевдонимы, которые вы могли использовать, например, девичью фамилию, чтобы облегчить проверку биографических данных.Вас также могут попросить указать номер социального страхования, адрес, дату рождения, текущий и предыдущий адреса. Любая из этих дополнительных сведений может выявить ваше старое имя и создать впечатление, что вы вели себя нечестно, если не упомянули его. Если работодатель обнаружит, что вы изменили свое имя даже по совершенно невинной причине, но не сообщили об этом, вы можете быть лишены права занимать желаемую должность.

Кроме того, если лицо, проводящее проверку биографических данных, не знает вашего старого имени, это может привести к задержке обработки вашей проверки биографических данных и расстроить вашего потенциального работодателя.Вы можете пропустить и положительную информацию. Например, если вы получили степень бакалавра под другим именем, а работодатель звонит в ваш университет, чтобы подтвердить ваши полномочия, школа может сказать, что такой человек никогда не учился. Тогда может показаться, что вам не хватает учетных данных, которые вы на самом деле заработали.

В конечном счете, вам решать, сообщать ли об изменении имени, но вряд ли вы сделаете себе одолжение, сохранив это в секрете. Кроме того, вы можете причинить себе больший вред, не поделившись ею, чем если бы просто раскрыли ее.

Эта часть сайта предназначена только для информационных целей. Содержание не является юридической консультацией. Заявления и мнения являются выражением автора, а не LegalZoom, и не оценивались LegalZoom на предмет точности, полноты или изменений в законодательстве.

Как мне изменить или исправить свое имя в моей карточке с номером социального страхования? · Самообслуживание клиентов

Подача документов в Службу социального обеспечения: Пожалуйста, не отправляйте по почте оригиналы первичных документов, которые должны храниться у вас в безопасности, таких как водительские права, паспорта или иммиграционные документы. Если хотите, вы можете отправить нам по почте вторичные документы, удостоверяющие личность, и менее конфиденциальные материалы. Мы также предлагаем дополнительные варианты подачи документов, в том числе экспресс-интервью по предварительной записи и Drop Boxes, если они доступны. Пожалуйста, позвоните в местный отдел социального обеспечения, если вы хотите оставить свои доказательства или если вы считаете, что можете претендовать на личную встречу. Обратите внимание, что встречи могут быть недоступны сразу, в зависимости от местных условий охраны здоровья и безопасности, а также наличия персонала.

Если вы на законных основаниях изменили свое имя из-за брака, развода, решения суда или по любой другой причине, вы должны сообщить об этом в Службу социального обеспечения, чтобы получить исправленную карточку. Вы не можете подать заявку на исправленную карту онлайн. То же самое применяется после того, как вы получите карточку I-766, документ о разрешении на работу (EAD) от Службы гражданства и иммиграции США (USCIS). См. Определение официального имени для SSN.

Чтобы получить исправленную карту социального обеспечения, вам необходимо:

• Предъявите необходимые документы.Вам потребуется удостоверение личности. Иногда вам также может потребоваться подтвердить свое текущее гражданство США или законный статус негражданина. Дополнительную информацию см. в разделе Узнайте, какие документы вам нужны . Под заголовком « Тип карты » выберите « Исправленная » для получения списка необходимых документов.

Примечание : Если вы являетесь гражданином США, подающим заявление на замену карты SSN, и решили отправить свое заявление по почте в местный офис, вы можете использовать оригиналы или заверенные копии дополнительных документов, удостоверяющих личность, таких как:

• Документ о браке, в котором указано ваше имя и либо дата рождения, либо возраст (только при подаче в поддержку заявления о смене имени)
• А У. S. удостоверение личности государственного служащего.
• Удостоверение личности/бейдж негосударственного служащего, на котором указано ваше имя и либо фотография, либо дата вашего рождения.
• Карта медицинского страхования или карта Medicaid США, на которой указано ваше имя и одно из следующих:
• Дата рождения.
• Фотография.
• Школьное удостоверение личности
• Учебная запись или стенограмма (для текущего учебного года), в которой указано ваше имя и одно из следующего:
• Дата рождения.
• Фотография.
• Полис страхования жизни с указанием вашего имени и возраста или даты рождения.

Примечание : Граждане США, подающие заявку на замену карты SSN, не обязаны предоставлять оригинальные первичные документы (например, водительские права, удостоверение личности штата, паспорт США) для заявлений, отправленных по почте.

Подробные инструкции см. на нашей странице номера социального страхования и карты.
Для получения дополнительной информации прочитайте нашу брошюру  Ваш номер социального страхования и карточка .

Пожалуйста, прочтите нашу информационную страницу о коронавирусе (COVID-19), чтобы узнать об изменениях в запросах на получение карт социального страхования во время пандемии COVID-19.

Другие вопросы, которые могут быть вам полезны

Горячая линия

HR: если сотрудник меняет имя, нужно ли мне обновлять ее форму I-9? |

В: Сотрудница, проработавшая у нас много лет, сообщила мне, что в прошлом году после развода сменила фамилию на незамужнюю.Нужно ли мне менять иммиграционную форму I-9, в которой указана ее фамилия замужем? Кроме того, при проверке ее формы I-9 я обнаружил, что формы I-9 нескольких других сотрудников не заполнены, потому что бывший менеджер по персоналу компании не подписал Раздел 2, заявление о сертификации работодателя. Нужно ли обновлять эти I-9? Если да, то как?

Позвоните Марку Сойчеру на горячую линию отдела кадров: 860.244.1900.

A: Вы не обязаны обновлять форму I-9, если у вашего сотрудника законное изменение имени. Тем не менее, рекомендуется хранить правильную информацию в своих формах I-9 и отмечать любые изменения имени в Разделе 3, обычно используемом для «повторной проверки и повторного найма».

Правила формы I-9

не требуют, чтобы сотрудники представляли документацию, подтверждающую, что они изменили свое имя, но вы должны предпринять шаги, чтобы быть в достаточной степени уверенными в личности вашего сотрудника и точности изменения юридического имени вашего сотрудника, чтобы ваши действия были должным образом задокументированы и подтверждены, если правительство попросит проверить ваши формы I-9.

Вопрос о том, что часть формы I-9 (раздел 2) для сертификации работодателя заполнена должным образом, требует особого внимания.

Вы не можете просто подписать Раздел 2 в качестве нынешнего менеджера по персоналу или от имени бывшего менеджера по персоналу, поскольку это свидетельствует о том, что вы ознакомились с документами, удостоверяющими личность и полномочиями на работу, и установили, что они «в разумных пределах кажутся подлинными». Если вы сами не изучите документы, вы не сможете сделать это утверждение на основе проверки документов бывшим менеджером по персоналу.

Иммиграционное законодательство требует, чтобы лицо, подписывающее Раздел 2, удостоверяющее подлинность документов, ознакомилось с оригиналами документов.Вы можете делать копии своих файлов, но копии не принимаются при первоначальном заполнении формы I-9.

Вы должны попросить затронутых сотрудников заполнить новую форму I-9 Раздел 1 и предоставить вам надлежащие документы для идентификации и разрешения на работу: либо те же, либо другие приемлемые документы.

После того, как вы просмотрите их и полагаете, что они «в разумных пределах кажутся подлинными», заполните и подпишите Раздел 2 в новой форме I-9 и приложите новую форму I-9 к исходной неполной форме I-9 с примечанием, указывающим, что после обнаружение неполной старой формы, вы обновили свои записи с исправленной формой.

Это объяснение и документация должны быть приемлемыми в случае проверки ваших записей.

Карта проверки отпечатков пальцев

| Департамент общественной безопасности Аризоны

Бумажная заявка — обычная (не IVP) или IVP:

·  Плата DPS* в настоящее время составляет 67,00 долларов США**, за исключением добровольцев. Плата для волонтеров составляет 65 долларов США**.

·  DPS может принимать только следующие формы оплаты, подлежащие оплате Департаменту общественной безопасности штата Аризона:

·  Кассовый чек

·  Денежный перевод

служебный адрес

·  Государственные органы также могут подавать форму State Companion Action Transfer для обработки заявления в бумажном виде.

·  В зависимости от того, где у вас снимают отпечатки пальцев, может взиматься дополнительная плата за услугу, которая не контролируется DPS.

*Сбор DPS используется для обработки заявки независимо от окончательного результата, одобрения или отказа в выдаче карты проверки отпечатков пальцев.

** Плата DPS может быть изменена в любое время и не подлежит возврату в соответствии с ARS § 41-1750(J).

Электронное заявление — обычное (не IVP) или IVP:

·  Сбор DPS* в настоящее время составляет 67 долларов США.00**, кроме волонтеров. Плата для волонтеров составляет 65 долларов США**.

·  За электронные отпечатки пальцев взимается дополнительная плата. Пожалуйста, свяжитесь с продавцом для получения дополнительной информации о плате.

·  Плата за обработку электронной заявки может быть оплачена онлайн при подаче заявки с помощью кредитной или дебетовой карты.

·  Государственные органы и работодатели могут создать учетную запись для прямого выставления счетов поставщику DPS для электронного процесса подачи заявок и предоставить заявителю код финансирования для использования в Интернете.

*Сбор DPS используется для обработки заявки независимо от окончательного результата, одобрения или отказа в выдаче карты проверки отпечатков пальцев.

** Плата DPS может быть изменена в любое время и не подлежит возврату в соответствии с ARS § 41-1750(J).

Как изменить порядок сортировки сотрудников на «Фамилия» в окне «Обслуживание сотрудников» в Microsoft Dynamics GP

ВВЕДЕНИЕ

В Microsoft Dynamics GP и Microsoft Business Solutions — Great Plains можно изменить порядок сортировки сотрудников в окне «Обслуживание сотрудников».В этой статье описывается, как изменить порядок сортировки для сотрудников на Фамилия .

Дополнительная информация

Чтобы изменить порядок сортировки сотрудников на Фамилия в окне «Обслуживание сотрудников», выполните следующие действия:

1. Все пользователи должны выйти из Microsoft Dynamics GP.
   

2. Найдите Ловкость.ини файл.

   Примечания

   • По умолчанию файл Dex. ini находится в следующем расположении в Microsoft Dynamics GP 10.0:
     

     C:\Program Files\Microsoft Dynamics\GP\Data
     

   • По умолчанию файл Dex.ini находится в следующем расположении в Microsoft Dynamics GP 9.0:

     C:\Program Files\Microsoft Dynamics\GP

   • По умолчанию Dex.ini находится в следующем расположении в Microsoft Business Solutions — Great Plains 8.0:

     .

     C:\Program Files\Microsoft Business Solutions\Great Plains

3. Щелкните правой кнопкой мыши файл Dex.ini и выберите Открыть .
   

4. Вставьте следующую строку над строкой Workstation= .

    EmpLookup=2 

   Примечание.