Образец рко на выдачу зарплаты по ведомости: Расходный кассовый ордер на выплату зарплаты по ведомости

Выплачиваем зарплату по расходной ведомости. Как заполнить строку «Видати» РКО?

Налоговики разъяснили, как заполнить в расходном кассовом ордере (далее — РКО) строку «Видати» при выплате зарплаты с оформлением расходной ведомости.

Положение № 148 определяет порядок ведения кассовых операций в нацвалюте предприятиями, а также отдельные вопросы организации работы с наличностью.

Выдачу наличных денег из касс проводят по РКО (приложение 3 к Положению № 148) или расходным ведомостям. При этом к расходным ордерам добавляют заявления на выдачу наличности, расчеты (п. 26 разд. III Положения № 148).

Сама же форма РКО содержит строку «Видати» с расшифровкой «(прізвище, ім’я, по батькові)».

Таким образом, в случае выдачи зарплаты по расходной ведомости кассиром в строке «Видати» РКО, которую оформляют на общую сумму проведенных кассовых операций (выдачи наличных по расходной ведомости),

указывают ФИО лица, ответственного за осуществление указанной хозоперации и правильность ее оформления.

Источник: разъяснение из категории 109.15 раздела «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua).

Что такое расходный кассовый ордер. Какая форма расходного кассового ордера. Как заполнять расходный кассовый ордер, узнавайте из ситуации для бухгалтера «Расходный кассовый ордер». Для получения доступа к аналитике издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН и прочим документам информационно-правовой системы ЛИГА:ЗАКОН — воспользуйтесь ТЕСТОВЫМ доступом к сервису и оцените весь объем и преимущества услуг, которые предоставляются.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram и страницу в Facebook, чтобы всегда быть в курсе бухгалтерских событий.

Кассовая книга и выдача зарплаты по ведомости. Налоги & бухучет, № 34-35, Май, 2019

0202096″>Все бухгалтеры знают: чтобы оформить выдачу зарплаты по расходным ведомостям, следует составить два документа (п. 32 разд. ІІІ Положения № 148):

1) саму расходную ведомость, где приводится перечень лиц, которым выплачивается зарплата, сумма их зарплаты, а также ставится подпись лица, получившего ее. Правила заполнения ведомости ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26;

2) РКО под такую ведомость. Его оформляют на общую сумму проведенных кассовых операций.

По правилам, прописанным в п. 32 разд. ІІІ Положения № 148, при заполнении РКО под расходную ведомость бухгалтер не должен заполнять реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача». Другие реквизиты являются обязательными к заполнению.

К сведению! Налоговая и Нацбанк рекомендовали заполнять такие РКО иначе. Так, банкиры (письмо от 07. 03.2018 г. № 50-0007/13560) и фискалы (письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) настаивают, чтобы в строке «Видати» РКО на выдачу наличных денег по расходной ведомости следует указать Ф. И. О. лица, ответственного за осуществление указанной хозоперации, то есть кассира. Конечно, это не следует из норм Положения № 148. Но такой позиции они придерживались с давних пор, потому советуем ее учитывать.

Поскольку и при выдаче заработной платы по ведомости составляется РКО, то логично именно его реквизиты (а именно номер) указывать в кассовой книге. Если же случайно бухгалтер указал в кассовой книге вместо номера кассового ордера номер расходной ведомости, возникает вопрос: будет ли это ошибкой?

Чтобы дать ответ на этот вопрос, следует вспомнить, из каких документов указывают информацию об осуществленных кассовых операциях в Кассовой книге. Как свидетельствует сама форма кассовой книги (ее форма приведена в приложении 5 к Положению № 148) и, в частности, пояснения относительно ее заполнения: записи в кассовой книге осуществляются на основании информации из кассовых документов.

К кассовым документам п.п. 11 п. 2 разд. І Положения № 148 относит кассовые ордера и ведомости на выплату наличных денег, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции, другие приходные и расходные кассовые документы, то есть документы, с помощью которых оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета.

Учитывая это, а также опираясь на правила заполнения кассовой книги, можно утверждать, что в ней может отражаться информация из любого из вышеуказанного перечня кассовых документов, в том числе и из ведомости на выплату наличных денег.

Этот вывод подтверждает также п. 23 разд. ІІІ Положения № 148, который говорит, что выдача наличных денег из касс проводится по расходным кассовым ордерам (приложение 3) или расходным ведомостям.

Таким образом, на наш взгляд, формально ошибки не будет, если в кассовой книге будет указан номер не кассового ордера, а именно расходной ведомости.

В то же время не исключено, что налоговики могут расценить это по-другому и считать это нарушением и попробуют применить вымышленные штрафные санкции, например, штраф за неоприходование наличных денег. Хотя, на наш взгляд, здесь ни о каких штрафах речи идти не должно. Подробно об этом в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26.

Чтобы не давать им шанс развернуться, советуем исправить свое упущение и заменить в кассовой книге номер ведомости на номер РКО, составленного под нее. Делать исправления в кассовой книге позволяет п. 39 разд. IV Положения № 148. Делается такое исправление по правилам исправления в первичных документах. А именно следует зачеркнуть неверные данные и указать верные. Факт сделанных исправлений должен подтвердить своей подписью кассир, а также главбух или лицо, его замещающее. И тогда проблем у предприятия быть не должно.

Депонирована заработная плата 2021: проводка

Определение понятия

Порядок обращения денежных средств регулируется указанием ЦБ РФ № 3210-У. В соответствии с порядком ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя, и ее необходимо сдать в банк. Депонировать зарплату необходимо, если по каким-то причинам она так и не получена сотрудником.

В период выдачи зарплаты сотрудники иногда отсутствуют по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученную сотрудниками зарплату необходимо депонировать, то есть отразить в учете обособленно. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.

Документальное оформление

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже двух раз в месяц (статья 136 ТК РФ).

Одним из важных разделов бухучета расчетов с сотрудниками по оплате труда является учет и оформление депонированной заработной платы. Возникает это понятие при выплатах сотрудникам наличными денежными средствами через кассу.

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

• напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
• определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
• определить итог неполученной суммы и сделать запись, сколько составит депонированная зарплата;
• сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
• поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда. Ответственный бухгалтер сформирует проводки по депонированию заработной платы и суммам выплаты оплаты труда на основании полученных от кассира документов.

Бухгалтерский учет

Для учета депонированной заработной платы приказ Минфина от 31. 10.2000 № 94н, которым утвержден план счетов, предлагает открывать субсчет 76-4 к бухгалтерскому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В последний день выдачи оплаты труда работникам на сумму невыплаченных денег бухгалтер сделает соответствующую запись.

Депонирована заработная плата, проводка:

Дт 70 Кт 76-4.

А на сумму, выданную по ведомости, оформит расходный кассовый ордер.

Выплачена зарплата по платежной ведомости, проводка:

Дт 70 Кт 50.

Образец РКО на выплату зарплаты

Выплата неполученной заработной платы

Сотрудник вправе затребовать ранее депонированную заработную плату к выплате сразу же после возвращения из вынужденного отсутствия. Выплатить ее необходимо по расходно-кассовому ордеру и оформить бухгалтерской записью.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 50.

Образец РКО на выплату депонированной зарплаты

Если сотрудник так и не получит отнесенную на депонент сумму, то спустя три года ее следует списать, отразив в доходах компании. Три года — это стандартный срок исковой давности, установленный статьей 196 ГК РФ. Списание производится по результатам инвентаризации на основании распоряжения руководителя организации и оформляется записью:

Списана в доходы сумма, на которую ранее депонирована невыданная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 91.

Таблица проводок

Расходный кассовый ордер, образец РКО, расходник

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

Бланк расходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма №КО-2.

Выдачу наличных денег кассами организаций, заполнение формы РКО регламентируют ст. 14 — 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40. Согласно ст. 14 выдача наличных средств из кассы может осуществляться не только по расходным кассовым ордерам, но по другим надлежаще оформленным документам (например, расчетно-платежным ведомостям, счетам и т.п.). Однако эти документы должны содержать штамп с реквизитами РКО. Бланк расходного кассового ордера должен быть подписан руководителем предприятия, главным бухгалтером или другими лицами на это уполномоченными.

Расходник может не быть подписан руководителем предприятия, если его разрешительная резолюция имеется на прилагаемых к документах (заявлениях, счетах и т.п.).

Выдача денег по расходному ордеру КО-2 производится после предъявления паспорта или другого удостоверения личности, данные которого записываются. Получатель денег собственноручно чернилами или шариковой ручкой пишет расписку в получении средств, с указанием суммы прописью (копейки — цифрами). При отсутствии расписки получателя в расходном кассовом ордере, выданная из кассы сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Выдача денег может производиться по доверенности — в этом случае, в форме кассового ордера после ФИО получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Эти документы непосредственно после выдачи денег погашаются штампом «Оплачено» с указанием текущей даты. Подчистки, помарки или исправления в расходных кассовых ордерах не допускаются.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается.

См. также:

Оформить расходный кассововый ордер
Образец расходного кассового ордера — pdf
Образец расходного кассового ордера — gif

Вопросы и ответы по форме

Учет кассовых операций | Вольтерс Клювер

Ведение книги учета дебиторской задолженности

Вы должны вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. В конце каждого дня вносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и кассовых поступлений в бухгалтерские книги клиентов. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых поступлений, не забудьте в конце дня занести кассовые поступления на счет в соответствующие бухгалтерские книги.Конечно, ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом автоматически.

Если вам нравится документальный след, храните все свои бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одной папке и пусть копии бухгалтерских книг также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с требованием оплаты. Если вы отправляете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте новую бухгалтерскую ведомость.

Ежемесячная бухгалтерская книга должна начинаться с баланса вперед, который является конечным балансом предыдущего месяца.Если ваши листы бухгалтерской книги не будут удваиваться, как ваши отчеты о клиентах, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц.

Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает общую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий отчеты должны отправляться один раз в месяц всем клиентам с остатком на счете и включать:

• начальный баланс (конечный баланс предыдущего месяца)
• все счета, выставленные в течение месяца
• платежей по счету в течение месяца
• любые дебетовые или кредитовые авизо
• конечное сальдо
• срок

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет — это общий баланс дебиторской задолженности из вашей главной книги.

 Итоговая сумма дебиторской задолженности на начало периода, плюс начисленные продажи за месяц, минус платежи по счету за месяц, должны равняться общей сумме дебиторской задолженности на конец периода. Сравните эту сумму с суммой бухгалтерских книг дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в ваших заявлениях клиентов до того, как вы отправите их по почте. Ваше бухгалтерское программное обеспечение должно автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с вашей кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанное тесто. Кредиторская задолженность (часто называемая A/P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть на деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма сумм, которые вы должны своим поставщикам, указана как текущее обязательство в вашем балансе.

Подготовка документов по вашей кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы отражаются в журнале кассовых расходов в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит. Если вы имеете дело с данным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете собрать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записать одну транзакцию в журнале покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выдачи денежных средств в конце каждого дня отражаются в соответствующей книге учета кредиторской задолженности. Бухгалтерская книга кредиторской задолженности — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также общую бухгалтерскую книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. В журнале кассовых расходов есть графы дебета и кредита кредиторской задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету заносятся в эти две колонки соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся по контрольному счету в Главной книге.

Кассовые операции Депозитные процедуры | Бухгалтерский учет и финансовая отчетность

Отправка настольных процедур

Чтобы выполнить требование по представлению и утверждению отделом бухгалтерского учета и финансовой отчетности процедур обработки наличности вашего подразделения, вы должны прикрепить сохраненные процедуры через Workflow.

Доступ к процедурам обработки наличных на локальном рабочем столе можно получить в Форме процедур обработки наличных. Обратите внимание на необходимые роли по обработке наличных и их обязанности в разделе Ответственность.

После заполнения формы (файл MS Word) сохраните документ в локальной сети и загрузите в рабочий процесс по этой ссылке рабочего процесса или войдите в систему самообслуживания — Бизнес и финансовые системы — Финансовые системы и формы — Представление процедуры обработки наличных .

Когда вы будете готовы отправить свои процедуры на утверждение, выберите «ссылку на рабочий процесс» выше. Это приведет вас к экрану отправки рабочего процесса с дополнительными инструкциями. Вы прикрепите документ сохраненных процедур вашего подразделения в соответствии с инструкциями к транзакции рабочего процесса в системе рабочего процесса Университета Айовы. Вы можете отправить свои процедуры непосредственно в отдел бухгалтерского учета и финансовой отчетности на утверждение, если только ваше организационное подразделение или отдел не уведомили вас о дополнительных утверждениях, требуемых для них.

Инициатор транзакции рабочего процесса получит уведомление по электронной почте от отдела бухгалтерского учета и финансовой отчетности либо об утверждении, либо об отклонении процедур (со ссылкой на пакет рабочего процесса №).

• Если процедуры будут отклонены, отдел бухгалтерского учета и финансовой отчетности будет работать с вашим подразделением для устранения любых недостатков. Любую отклоненную транзакцию рабочего процесса можно просмотреть в разделе «Самообслуживание», щелкнув значок рабочего процесса в правом верхнем углу, затем выберите «История рабочего процесса» или в разделе «Общие системы и инструменты — рабочий процесс». Исходный документ процедуры можно открыть, обновить и сохранить на компьютере. На странице «Рабочий процесс процедуры» нажмите «Заменить» (крайний справа) в разделе «Вложения рабочего процесса», чтобы загрузить обновленную форму.
• Если процедуры утверждены, инициатор может просмотреть утвержденную транзакцию (транзакции), обратившись к журналу рабочих процессов или в разделе «Бизнес и финансовые системы — данные, отчеты и панель инструментов — список процедур аудита обработки наличности».

Получение, депонирование и сверка инкассированной наличности

1. Денежные средства, полученные лично
   1. Полученные наличные должны быть зарегистрированы в кассовом аппарате, если таковой имеется, и копия чека должна быть передана покупателю.Если кассовый аппарат недоступен, необходимо использовать предварительно пронумерованные квитанции, а копию квитанции передать покупателю.
   2. В пункте выдачи наличных должно быть четкое разделение обязанностей. Физическое лицо не должно нести ответственность более чем за один из компонентов обработки наличности: выставление счетов/фактур, сбор, депонирование и сверка, если только не было получено одобрение от бухгалтерии и финансовой отчетности.
   3. Все чеки должны быть немедленно индоссированы ограничительным индоссаментом, подлежащим оплате Университету Айовы.Ограничительный индоссамент возникает, когда на оборотной стороне чека помещается следующий текстовый пример: «Для сдачи только на химический факультет Университета Айовы». Название отделения университета важно для отслеживания при возникновении проблемы.
   4. Полученные чеки, предназначенные для другого отдела, должны быть ограничительно индоссированы в Университете Айовы и отправлены в этот отдел на хранение. Если намерение неясно, чеки должны быть строго индоссированы и отправлены в биллинговый офис университета для обработки.
   5. Все аннулированные транзакции должны быть утверждены и парафированы начальником пункта инкассации.
   6. Чеки не должны обналичиваться в пунктах выдачи наличных, если на это не получено предварительное одобрение отдела бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
   7. Возмещения и расходы должны быть оплачены университетским чеком, если иные меры не были одобрены отделом бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
   8. Полученная наличность должна сверяться с кассой или с пронумерованными чеками в конце дня или в конце каждой смены.
   9. Доступ к кассе или денежному ящику в течение одной смены должен иметь только один кассир.
   10. Наличные деньги должны храниться в сейфе или другом надежном месте до момента их сдачи на хранение.
        
2. Наличные, полученные по почте
   1. Почта вскрывается, и все полученные чеки должны быть индоссированы ограничительным индоссаментом (пример: «Для сдачи только на химический факультет Университета Айовы»). Чеки должны быть внесены в утвержденную систему учета дебиторской задолженности или в систему заказа билетов. система, если какая-либо система доступна.Если ни одна из систем недоступна, следует подготовить список чеков. Общая сумма чеков должна использоваться для целей сверки.
   2. Чеки, полученные отделами или их преподавателями и сотрудниками по соглашениям, спонсируемым извне, должны быть отправлены в Управление по учету грантов для депозита. Чеки, полученные до официально представленного предложения, не будут депонированы до тех пор, пока Отдел спонсируемых программ не получит предложение и не санкционирует депонирование чека Управлением по учету грантов.Счетная палата по грантам является официальным депозитарием Университета для платежей, полученных по спонсируемым договорам.
   3. Наличные деньги должны храниться в сейфе или другом надежном месте до их сдачи на хранение.
       
3. Баланс денежных поступлений
   1. Вся полученная наличность должна ежедневно балансироваться путем сравнения общей суммы наличных денег, чеков, квитанций по кредитным картам и т. д. с суммой в кассовом аппарате, суммой предварительно пронумерованных квитанций и суммой денег, полученных по почте, если применимо.
       
4. Подготовка депозитов
   1. Депозит должен быть подготовлен кем-то, кто не занимается сбором наличных или вскрытием почты.
   2. Депозит должен доставляться вручную непосредственно в отделение банка США или в одно из назначенных мест выдачи в кампусе не реже одного раза в неделю или когда общая сумма на руках достигает 500 долларов США. Отделения университетов могут ввести более строгую политику депозитов, если безопасность и/или безопасность сотрудников вызывают беспокойство. Бухгалтерская информация должна быть предоставлена ​​в течение трех рабочих дней с даты внесения депозита через онлайн-систему eDeposit, чтобы обеспечить надлежащую проверку МФК и сверку депозитов.
   3. Определенные места для сдачи депозита:
      1. Банк США (в любом месте)
      2. Колледж стоматологии Бизнес-офис стоматологической клиники, S322 DSB: Пожалуйста, позвоните бизнес-менеджеру заранее, чтобы договориться о депозите. Телефон: 335-7440
      3. Финансовые услуги для пациентов UIHC
         1. Квитанции по счету пациента необходимо вносить ежедневно до 8:00 утра, следующего за днем ​​их получения.
         2. Квитанции, не относящиеся к пациентам. Депозиты можно оставить в любом из сертифицированных пунктов выдачи в кампусе или в отделении банка США.
   4. Все полученные средства должны быть депонированы в целости и сохранности. Однако неправильно оформленные чеки могут быть возвращены плательщику.
   5. Информацию о подготовке ведомственных депозитов можно найти по адресу: http://treasury.fo.uiowa.edu/cash-check-deposits
   6. Информация о системе eDeposit доступна по адресу: http://treasury.fo.uiowa.edu/edeposits-system-access-training
   7. Учет кредитной карты доступен по адресу: https://edeposit.bo.uiowa.edu/edeposit/index.cfm?action=help (раздел «Загружаемые материалы»). Требуется вход в систему eDeposit через систему самообслуживания.
       
5. Сверка полученных денежных средств
   1. Эту функцию должен выполнять сотрудник, не отвечающий за работу с наличностью.
   2. Подтвержденные депозитные билеты должны быть сверены с копией отдела после внесения депозита. Ежемесячно подтвержденные депозитные билеты должны сверяться с квитанциями в выписках со счета.Подтверждение примирения должно храниться в отделах.
   3. Политика хранения составляет 5 лет.
   4. Дополнительную информацию можно найти на этом веб-сайте.

Работа с наличностью является функцией Управления бухгалтерского учета и финансовой отчетности. По вопросам или дополнительной информации обращайтесь по адресу [email protected]

.

Обработка наличности Роли и обязанности

 

Уровень отдела

 

Отдел по работе с наличностью Ro Администратор

 

Политика:   Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое по усмотрению коммерческого директора сочтет подходящим. Мы рекомендуем, чтобы этот человек был кем-то отличным от любого из людей в других ролях. Однако, если никакой другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем, чтобы перекрытие ролей ограничивалось только местным менеджером по контролю за обработкой наличности или супервизором пункта выдачи наличных. При необходимости допускается дублирование с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на дублирование ролей, описанным ниже.

Описание роли

• Поддерживать своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличности в отделе.
• Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех мест получения платежей на уровне подотдела.

Контроль аудита:  Нет. Если необходимо дублирование ролей, мы настоятельно рекомендуем, чтобы оно ограничивалось только Местным менеджером по контролю за обработкой наличности и Начальником пункта выдачи наличных .

 

Уровень подотдела

 

I. Местный менеджер по контролю за обработкой наличности

 

Политика:   Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этим лицом был кто-то, отличный от любого из лиц в ролях.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и Инспектор пункта выдачи наличных .

Описание роли

• Обеспечьте строгий внутренний контроль за сбором платежей на уровне мест получения платежей и защитой от потерь.
• Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличности и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR на утверждение.
• Уведомлять администратора роли отдела обработки наличности об изменении роли персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли — обработка наличности.

Аудиторский контроль:  Роли не пересекаются, за исключением Администратор отдела по работе с наличными и Начальник пункта выдачи наличных.

II. Биллер

 

Политика:   Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы это лицо отличалось от любых других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

• Создание и отправка счетов.
• Запишите продажи по мере необходимости.
• Обновить систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита:  Роли не пересекаются, за исключением Reconciler.

III. Кассир пункта выдачи наличных

 

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы это лицо отличалось от любых других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и специалист по подготовке депозитов .

Описание роли

• Проведение кассовых операций с клиентами
• Предоставьте квитанцию ​​покупателю, оплачивающему лично.
• Подтверждайте все чеки сразу после получения ограничительным одобрением Университета Айовы.
• Ввод проводок в систему учета дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал/журнал кассовых приходов.
• Пересчитайте наличные деньги и передайте наличные деньги и сопроводительную документацию начальнику пункта приема наличных в конце смены.

Аудиторский контроль:  Роли не пересекаются, за исключением Подготовителя депозитов.

IV. Начальник пункта выдачи наличных

 

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы это лицо отличалось от любых других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Местный менеджер по контролю за обработкой наличности.

Описание роли

• Контроль функций приема наличных.
• Авторизация различных транзакций, таких как возмещение, аннулирование и сверка денежных ящиков.

Аудиторский контроль: Роли не пересекаются, за исключением Администратор роли отдела по обработке наличности и Местный менеджер по контролю за обработкой наличности.

V. Подготовитель депозитов

 

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы это лицо отличалось от любой из других 5 ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

• Получение и подсчет денежных поступлений за рабочий день.
• Подготовьте залог.
• Храните деньги в надежном месте до тех пор, пока они не будут зачислены на хранение.
• Доставьте депозит в банк или в указанное место для депозита.
• Отправьте бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней после банковского депозита.
• Доставьте каждую подтвержденную квитанцию ​​о депозите/форму электронного депозита ответственному за выверку.

Аудиторский контроль:  Роли не пересекаются, за исключением Кассира пункта выдачи наличных.

VI. Согласитель

 

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы это лицо отличалось от любых других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Биллер.

Описание роли

• Убедитесь, что специалист по подготовке депозита депонировал все полученные денежные средства.
• Согласуйте формы eDeposit с сопроводительной документацией и отчетом о транзакциях (TDR).
• Не может иметь доступа к наличным деньгам в любой точке, т. е. к денежному ящику или ящику, сейфу.

Контроль аудита:  Роли не пересекаются, кроме Биллера.

Что такое выписка со счетов? | Образец выписки со счета

Время чтения: 4 минуты

Что такое выписка со счета?

Выписка со счетов — это документ, в котором отражены все операции, имевшие место между вами и конкретным клиентом за заданный период времени. Как правило, владельцы бизнеса отправляют своим клиентам выписки со счетов, чтобы сообщить им, сколько они должны за продажи, которые имели место в кредит в течение этого периода. Руководство знакомит вас с содержанием выписки со счетов и показывает, как подать этот документ для клиентов.

Важность выписок со счетов

Выписка со счетов — это отличный способ предоставить вашим клиентам краткую информацию о продуктах и ​​услугах, за которые им был выставлен счет. выписка также помогает владельцам бизнеса подтвердить платежи, которые клиент уже сделал за отчетный период, который обычно составляет месяц.

 Выписка пригодится, если у вас есть постоянные клиенты, для которых вам необходимо создавать счета ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Выписка со счета обычно дополняет отдельные счета, отправляемые покупателю за каждую покупку, которую он совершает. Поскольку платежи периодически генерируются автоматически, проще просматривать все отправленные счета и полученные платежи в одном месте для одного конкретного клиента. Его также можно использовать в качестве инструмента для напоминаний об оплате, поскольку он дает владельцу бизнеса представление о текущих расходах клиента.В этом случае владелец бизнеса может отправить напоминание об оплате заранее.

Всякий раз, когда компания сталкивается с несоответствием в записях, сводный отчет выписки позволяет владельцу компании проверить, оплатил ли клиент свои взносы. Таким образом, они могут обнаружить несоответствие в данных. Выписка также может помочь владельцу бизнеса проверить, включает ли объявленная причитающаяся сумма платежи, сделанные клиентом до сих пор. Это может даже помочь поймать транзакции, которые случайно были запущены дважды.

Выписка со счетов также предоставляет владельцам бизнеса точную информацию о ценах на каждый товар, который они продали своим клиентам. Это позволяет им отслеживать информацию, связанную с клиентом (например, покупки, сделанные клиентом) за любой период времени, и помогает выявлять ошибки.

Выписка по счетам – образец формы

Отчет о состоянии обычно делится на две части. Верхняя половина содержит обзор аккаунтов клиентов. Нижняя половина содержит детали каждой транзакции.

 

Обзор учетной записи

00","va":"baseline","type":"text","fs":"none","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> В верхней части выписки указаны имя и адрес как владельца компании, так и клиента.

Также содержит временной интервал, для которого была подготовлена ​​выписка. Некоторые компании используют последний день каждого месяца в качестве даты закрытия. В этом случае в выписке будут показаны счета-фактуры и кредит-ноты за месяц. Однако не существует строгого правила, какие даты следует использовать для выписок.

00","va":"baseline","type":"text","fs":"none","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> Эта часть также включает сводную информацию об аккаунте, которая содержит начальный баланс, сумму счета, уплаченную сумму и остаток к оплате.

Начальное сальдо — это «общая задолженность» по выписке, отправленной за предыдущий период. Период – любой временной интервал – месяц, квартал или год.

00","va":"baseline","type":"text","fs":"none","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> Сумма счета  – это деньги, которые ваш клиент должен заплатить за товары или услуги, полученные от вашего бизнеса в течение текущего периода.

Сумма , уплаченная , — это деньги, которые клиент уже заплатил.Эта сумма вычитается из общей суммы счета, чтобы получить текущую сумму к оплате.

00","va":"baseline","type":"text","fs":"none","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> Остаток к оплате — это деньги, которые клиент еще не выплатил вам.

Детали счета

• Дата: Это дата отправки счета-фактуры или кредит-ноты.

• Детали: Номера, которые относятся к счету-фактуре или кредит-ноте, которые были отправлены в указанный период. Даже платежи могут быть назначены на номера ссылок, которые указаны в кассе.

• Транзакции: Описывает тип транзакции, влияющей на клиента.

• Сумма: Сумма в валюте счета-фактуры или кредит-ноты, отправленного клиенту. Кредит-ноты обычно представляются с отрицательным значением, поскольку они уменьшают непогашенный остаток клиента.

• Платеж: В этом столбце показаны платежи, которые клиент уже сделал в течение месяца.

• Остаток к оплате: Промежуточный подсчет суммы, которую клиент в настоящее время должен вам.

Другие разделы

00","va":"baseline","type":"text","fs":"normal","bgc":"rgba(0, 0, 0, 0)"}»> Формат выписки со счетов зависит от бизнеса. Вот некоторые другие поля, которые могут быть включены:

Денежный перевод:  Денежный перевод — это сумма денег, которую клиент отправляет продавцу в качестве оплаты за сделанную покупку. Включение названия компании и адреса продавца в купон на денежный перевод упрощает покупателю его вложение в конверт и отправку продавцу. Продавец также может заполнить данные клиента справа, чтобы узнать, какой клиент отправил денежный перевод.

Крайние даты для клиентов:  У многих продавцов есть дата окончания для каждого месяца, после которой любые счета и кредиты будут учитываться как часть следующего месяца подряд. В идеале все счета-фактуры и кредит-ноты должны быть добавлены, а выписка со счетов должна быть отправлена ​​клиенту до установленной даты.

Управляйте своим бизнесом с легкостью

Когда ваш бизнес расширится, у вас появятся клиенты, для которых вам нужно будет отправлять и получать повторяющиеся счета.Поскольку платежи для этих клиентов будут автоматически записываться, будет проще просматривать все транзакции, связанные с клиентом, в одном месте. Выписка со счетов аналогична выписке из банка, за исключением того, что она выдается продавцом покупателю. Это помогает выявлять ошибки в записях о транзакциях, отслеживать нежелательные расходы, находить мошеннические действия и предотвращать появление мелких ошибок в счетах или платежах. Выписка со счетов не имеет определенного формата и может варьироваться в зависимости от требований предприятия и типов информации, которую они хотят включить в счет-фактуру для клиента.

Используя Zoho Books, вы можете легко создавать выписки со счетов и делиться ими со своими клиентами одним щелчком мыши. Ваши клиенты также могут легко получить доступ к этому как «Выписка клиента» с клиентского портала и обрабатывать свои просроченные платежи. Узнайте, как наше бесплатное онлайн-программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам создать выписку непосредственно из профиля клиента.

Рекомендации по финансовому контролю для малых некоммерческих организаций

Сохранение благотворительных активов является одной из важнейших обязанностей службы правления некоммерческой организации

Многие организации, работающие в штате Орегон, испытывают потери активов, связанные с кражами, растратами или иным нецелевым использованием активов, и эти тенденции находят отражение в благотворительных организациях по всей стране.Департамент обнаружил, что большинство ситуаций, ведущих к нецелевому использованию благотворительных активов, напрямую связаны с ведением организацией разумных финансовых записей и внедрением действенного финансового контроля. Закон штата Орегон требует, чтобы некоммерческие корпорации вели соответствующую финансовую отчетность, см. : ORS 65.771(2) .

Как избежать финансовых потерь

Большинства финансовых потерь можно было бы легко избежать или быстро выявить, если бы организации внедрили основные средства финансового контроля, такие как регулярная независимая проверка банковских выписок или соблюдение надлежащего процесса проверки расходов.Финансовый контроль часто называют внутренним контролем. Ниже приведен список минимальных средств внутреннего контроля, которые должны быть в наличии в любой некоммерческой организации, независимо от ее размера. Должны быть рассмотрены и адаптированы к обстоятельствам и деятельности некоммерческой организации дополнительные средства внутреннего контроля.

1. Отдельные финансовые обязанности

   Эффективный внутренний контроль ограничивает возможность отдельного лица контролировать две или более фазы финансовой сделки или операции.
   Как правило, обязанности следует разделить на четыре категории: лица, имеющие доступ к активам; физические лица, имеющие доступ к системам бухгалтерского учета и учетным записям; лица, занимающие руководящие или контролирующие должности; и лица, осуществляющие независимый надзор, например, члены совета директоров.

Например, физическое лицо, которое получает наличные деньги и выдает на них квитанцию ​​(доступ к активам), не должно также фиксировать внесение наличных в журнал приходов (бухгалтерские обязанности).Лицо, которое делает бухгалтерские проводки (бухгалтерские обязанности), не должно быть тем же лицом, которое имеет право подписывать чеки (управленческие обязанности). Выписка из банка и аннулированные чеки должны быть получены и проверены кем-то, кто не участвует во всех этапах вышеуказанного процесса (независимый надзор). Таким образом, ни один человек не имеет слишком большого контроля, и каждый шаг в процессе контролируется. Аналогичная система может быть использована и для цикла расходов. Даже если в организации нет персонала, она все равно может обеспечить адекватное разделение, возложив обязанности на директоров совета директоров или волонтеров.

2. Ежемесячная сверка и проверка банковских выписок

   Банковские выписки организации должны ежемесячно сверяться кем-то, кто не выдает и не подписывает чеки от имени организации. Кроме того, копии чеков, информация о банковских переводах и другая информация, касающаяся депозитов и снятия средств, должны храниться вместе с ежемесячным отчетом. Чеки и другие расходы должны быть проверены, чтобы убедиться, что платежи соответствуют деятельности организации и что расходы были уместными.Аналогичным образом следует пересмотреть депозитную деятельность, чтобы убедиться, что она соответствует ожидаемым доходам. Например, если организация провела мероприятие по сбору средств, в результате которого были получены денежные средства, рецензент должен проверить наличие денежных вкладов, соответствующих этому событию. Если организация занимается онлайн-банкингом, она все равно должна быть уверена, что регулярно загружает или распечатывает и хранит свои банковские выписки, депозитные квитанции, изображения чеков и подобные документы. Банки обычно взимают плату за доступ к более старым записям.

3. Внедрение процедур обработки наличности

   В идеале при инкассации наличности следует использовать кассовый аппарат или чековую книжку в нескольких экземплярах. Что касается мероприятий по сбору средств или других ситуаций, в которых организация получает наличные деньги, она должна принять меры, чтобы два человека принимали, регистрировали и контролировали сбор, а третье лицо организовывало его депонирование. Операции с наличными должны быть зарегистрированы в журнале или журнале, чтобы обеспечить сверку счетов. Важно, чтобы любые денежные поступления поступали на банковский счет организации как можно скорее, и чтобы руководство удостоверилось, что депонированная сумма соответствует полученной сумме.

4. Документирование доходов из источников, отличных от денежных средств

   Доходы из источников, отличных от наличных (например, кредитные карты, чеки и т. д.), также должны регистрироваться как минимум в журнале или журнале. Чеки должны быть ограничительно индоссированы (например: «только для депозита, организация ABC, Первый национальный банк, счет № 123456789») сразу после получения. Чеки и депозитные квитанции должны быть скопированы до того, как они будут депонированы. Организации, получающие неденежные пожертвования, также должны принять меры контроля, аналогичные тем, которые применяются для денежных пожертвований, чтобы обеспечить надлежащий прием, учет и учет таких пожертвований.

5. Контроль использования кредитных и дебетовых карт

   Кредитные и дебетовые карты удобны, но каждый авторизованный пользователь увеличивает вероятность того, что карты будут использованы для ненадлежащих покупок. Если организация использует кредитные или дебетовые карты, она должна ограничить количество пользователей и установить правила их использования. Выписки по кредитным картам, банковские выписки и подтверждающая документация должны ежемесячно просматриваться кем-то, кто не входит в список авторизованных пользователей карт.Рецензент должен подтвердить, что каждое начисление подтверждается квитанцией и документацией о деловой цели расходов.

Некоторые финансовые учреждения позволяют организациям устанавливать и корректировать строгие ограничения на использование электронных способов оплаты и отправлять автоматические уведомления рецензентам в случае любых попыток или фактического неправомерного использования. Такие услуги особенно ценны для небольших организаций, которые полагаются на добровольцев или небольшой штат специалистов.

6. Контроль процесса выплаты

   Все выплаты, независимо от того, осуществляются ли они с помощью чека, положительной оплаты или системы электронной оплаты, должны быть одобрены кем-то, кроме лица, которое физически осуществляет платеж.Утверждающий должен подтвердить, что платеж подтверждается соответствующим запросом на проверку, счетом-фактурой и/или заказом на поставку, что один и тот же счет-фактура не оплачивается более одного раза и что указанное количество товаров или услуг действительно было получено организацией. Список поставщиков организации следует регулярно пересматривать на предмет разумности, дублирования и «поставщиков-призраков».

По возможности следует избегать денежных расходов. В соответствии с надлежащим разделением обязанностей одно лицо не должно нести ответственность за сбор, хранение и сверку денежных поступлений или других источников дохода. Если необходимо производить платежи наличными, эти платежи должны быть полностью задокументированы посредством предварительного утверждения, подписанных квитанций лицами, получающими наличные, и расходных ордеров или других документов, подтверждающих надлежащее использование наличных.

7. Контроль возмещения расходов

   Организации должны требовать предварительного утверждения всех возмещаемых расходов. Предварительно санкционированные расходы подлежат возмещению только в том случае, если вместе с запросами на возмещение представлены оригиналы квитанций и другая подтверждающая документация.Компенсационные платежи должны быть необходимы только тогда, когда организационные средства не могут быть использованы для оплаты расходов в первую очередь. Ни при каких обстоятельствах никто не должен выписывать свой собственный чек на возмещение. Чековые корешки или копии чеков на возмещение должны храниться вместе с формами авторизации, запросами на возмещение и квитанциями. Если организация не в состоянии вести надлежащую документацию, подтверждающую, что возмещение было связано с законными организационными расходами, возмещение потенциально может рассматриваться как форма запрещенного страхования или облагаемого налогом дохода для получателя.

8. Используйте табели учета рабочего времени и надлежащий контроль заработной платы

   Некоммерческие организации, как правило, обязаны сообщать о расходах на функциональной основе, а фонд заработной платы часто является крупнейшим расходом некоммерческой организации. Организации должны требовать, чтобы все сотрудники использовали систему хронометража, которая позволяет фиксировать отработанное время по функциональным областям и которая обеспечивает механизм одобрения надзорным органом. Прежде чем выдавать чеки, ответственное лицо должно убедиться, что табели учета рабочего времени утверждены должным образом, распределение заработной платы является разумным и что в платежную ведомость не включены дубликаты чеков или «призрачные сотрудники». Если рецензент платежной ведомости также является сотрудником, член правления, в свою очередь, должен проверить правильность оплаты рецензента.

9. Использовать бюджеты

   Каждая организация должна разработать годовой бюджетный процесс, в котором она оценивает входящие доходы и исходящие расходы за год. Бюджет должен отслеживаться, а фактические результаты должны сравниваться с бюджетными прогнозами. Необъяснимые отклонения от прогнозов могут быть ранним предупреждением о потенциальных проблемах. Например, падение денежного дохода может быть признаком скимминга.Бюджеты помогают организациям определить цели и потенциальные проблемные области, чтобы они могли развить эти успехи или предпринять корректирующие действия для решения проблем. Например, если в организации проводится ежегодное мероприятие по сбору средств, в бюджете указывается цель дохода для этого мероприятия, а также позволяет организации устанавливать запланированные расходы.

10. Использовать бухгалтерский учет в главной книге и регулярные финансовые отчеты

    Организации должны использовать систему бухгалтерского учета в главной книге, которая позволяет классифицировать и отслеживать доходы и расходы. В дополнение к отчетам по регулярному бюджету, упомянутым выше, организациям также следует регулярно готовить и распространять отчеты о деятельности (обычно известные как отчеты о прибылях и убытках) и отчеты о состоянии (обычно известные как балансовые отчеты) для рассмотрения и рассмотрения советом директоров.

11. Получить в письменном виде

    Не забудьте задокументировать все процедуры внутреннего контроля в письменной форме или в защищенном цифровом формате. Например: если вы просматриваете и утверждаете отчет о заработной плате, вы должны немедленно подписать отчет и поставить дату; или если вы просматриваете и утверждаете ежемесячную банковскую выписку онлайн, вы должны немедленно отправить электронное письмо казначею об этом.Если вы выполняете процедуру внутреннего контроля, но не документируете этот факт, организация не может доказать, что ее внутренний контроль осуществляется.

12. Назначить менеджера по грантам

    Организации должны назначить специальное лицо, ответственное за проверку всех грантов и/или контрактов, полученных организацией, понимание «мелкого шрифта» и обеспечение соблюдения всех условий и сроков грантов/контрактов. В небольших организациях с небольшим количеством оплачиваемого персонала или вообще без него эту обязанность обычно выполняет член правления или комитет добровольцев.Требования к каждому источнику финансирования могут быть уникальными и сложными. Организация рискует потерять важную финансовую поддержку, если она не изучит, не поймет и не соблюдает требования к грантам, такие как отслеживание табелей учета рабочего времени, сметы расходов, ежеквартальные отчеты или другие обязательства.

13. Принять политику конфликта интересов

    В организациях должна быть письменная политика, в которой четко указано, как следует сообщать о конфликтах, как большинство незаинтересованных членов правления принимают решения и как член правления, находящийся в конфликте, будет исключен из любой ситуации, которая может помешать ему быть беспристрастным или выглядеть таковым. беспристрастный.Письменный отчет о том, как и когда эта политика реализуется, должен быть зафиксирован в протоколе правления. Вопросы конфликта интересов директоров рассматриваются в соответствии с ORS 65.361.

14. Наличие плана резервного копирования данных

    Организации должны обеспечить резервное копирование любых финансовых данных, хранящихся в электронном виде, на случай сбоя компьютера. Организации также должны убедиться, что у них есть альтернативные механизмы для решения ситуации, в которой лицо, обычно отвечающее за финансы организации, внезапно становится недоступным.

Дополнительные ресурсы по финансовому управлению и внутреннему контролю

Некоммерческая ассоциация штата Орегон »

Некоммерческие услуги CompassPoint »

Образовательный фонд Общества дипломированных бухгалтеров Большого Вашингтона »

Центр управления некоммерческими рисками »

BoardSource »

Национальный совет некоммерческих организаций »

Евангелический советник по финансовой отчетности »

 

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ И ПРОЦЕДУРЫ РАССМОТРЕНИЯ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ АПТЕКИ SHC *

Открытие реестра:

1. Персонал SHS Operations передает денежный ящик сотрудникам аптеки при открытии

2. Деньги пересчитывают 2 сотрудника для проверки начального баланса в размере 100 долларов США

3. Сотрудники, считающие и проверяющие деньги, заполняют форму «Открытие кассовой сверки» HC 615 и кладут ее в денежный ящик

.

4. Войдите в систему Propharm POS, нажмите «Открыть регистрацию».

5. Нажмите Enter или выберите синюю кнопку «Выбрать ящик»

6. Дважды щелкните «Ящик»

7.Введите начальный баланс денежных средств в размере 100 долларов США

.

8. Введите свои инициалы

9. Нажмите «Ввод» или «Готово»

10. Проверьте запас ленты журнала, чтобы убедиться, что ее хватит на весь день

11. Откройте кассу, выньте ключ, поместите денежный ящик в кассу. Ключ всегда хранится в ящике Rx

12. Удалите распечатку итогового отчета по партии с автоматическим расчетом с терминала FD130 DUO за предыдущий день. Если распечатанный отчет отсутствует, выполните расчет терминала кредитной карты вручную, следуя приведенным ниже инструкциям:
a. Пресс-кредит
б. Нажмите Закрыть
c. Нажмите Да 
13. Распечатанный отчет о расчетах должен быть отправлен соответствующему лицу для сверки

 

Открытие другого регистра — только транзакции AIS в этом регистре

1. На компьютере выхода без денежного ящика откройте «Виртуальный ящик»

2. В POS нажмите «Открыть регистрацию»

3. В открытом окне появится сообщение «Нажмите «Готово», чтобы завершить открытие реестра

4.Нажмите «Готово»

5. Это позволяет добавлять элементы в учетную запись пациента AIS

.

6. Выберите только AIS (даже если можно выбрать наличные и чек)

 

Операции PnC в течение дня:

1. Для пациентов, которым необходимо произвести оплату в день оказания услуги, сотрудники отдела выставления счетов установят соответствующую плату и сопроводят пациента в аптеку для оплаты под «PnC ___». Персонал по выставлению счетов и страхованию выполнит следующее:

а. Прежде чем принимать какие-либо платежи от студентов, убедитесь, что платеж еще не был переведен на их студенческий счет. Чтобы проверить это, откройте билет через Open Billing, дважды щелкните нужный билет и найдите «зеленые и красные флажки переноса». Если их нет, студент может заплатить в SHC. Если платежи были отправлены в AIS, студент должен пойти в кассу UCSC в Hahn Student Services и внести оплату там.

 

2.Если приемлем платеж, подтвердите личность пациента по номеру студенческого билета и дате рождения пациента, разместите сумму транзакции в реестре в POS под соответствующей транзакцией PnC (лаборатория, AIT, клиника, рентген, оптометрия или презервативы). Кооператив). Введите сумму с десятичными знаками, т. е. 4,00 доллара США = 4,00

.

3. Выберите способ оплаты, т. е. наличными, чеком или кредитной/дебетовой картой (VISA/MasterCard/Discover).

4. Для операций с наличными введите предложенную сумму, возьмите наличные и верните сдачу, если требуется, положите деньги в ящик, затем закройте ящик.

5. Для чековых транзакций введите номер чека в POS и подтвердите чек через чековый принтер лицевой стороной вниз. После индоссамента положите чек в ящик, затем закройте ящик (если механизм не работает, проштампуйте обратную сторону чека штампом BofA).

6. Для транзакций по кредитной карте попросите пациента вставить карту (если у нее есть чип — он может ввести ПИН-код, а не подписать транзакцию) или провести пальцем по карте, а также попросите пациента подписать копию транзакции по кредитной карте и положить ее в ящик, затем закройте ящик.Затем для пациента распечатывается квитанция с копией клиента. Кроме того, пациенты могут платить в электронном виде с помощью ApplePay. ПРИМЕЧАНИЕ. По состоянию на 11 февраля 2020 г. мы установили минимальную сумму кредитной карты в размере 1 доллара США.

7. Для пациентов, оплачивающих в день оказания услуги, или для пациентов, оплачивающих предварительные сборы, которые не были переведены на счет AIS, сотрудники отдела выставления счетов должны иметь документацию по транзакции, поэтому распечатайте дубликат квитанции и впишите номер SID, Номер Rx, если применимо, и, если чек, номер чека и отправьте в Billing

8. Затем аккуратно оторвите бумажный чек и закройте ящик.

9. Персонал выдает пациенту кассовый чек и детализированную выписку или счет-фактуру.

 

Аптечные операции в течение дня

1. Используя систему POS, подтвердите личность пациента по идентификационному номеру студента и дате рождения пациента, выберите соответствующую транзакцию (транзакции) – Rx или поиск элемента. Кроме того, эти элементы могут сканироваться, если курсор находится в правильном месте.Можно также использовать клавиши «F» (F2).

2. Убедитесь, что рецепт/продукт соответствует квитанции/документам.

3. Завершите транзакцию и примените соответствующий тип оплаты (наличные, чек, кредит/дебет или счет AIS). ПРИМЕЧАНИЕ: пациенты НЕ могут использовать более одного типа оплаты при покупке нескольких предметов (например, наличные и счет), поскольку налоговая документация может быть перекошенным.

4. «Выбрать все».

5. Назначить платеж конкретному пациенту в базе данных, если транзакция идет по Аккаунту АИС. Установите пациента для транзакции на вкладке «Дополнительно».

6. «Завершить транзакцию»

7. Для операций с наличными введите заявленную сумму, возьмите наличные и верните сдачу, если требуется, положите деньги в ящик, затем закройте ящик

8. Для чековых транзакций введите номер чека в POS и подтвердите чек на чековом принтере лицевой стороной вниз. Кассир инициализирует подтверждение для предоставления идентификации оператора. После индоссамента положите чек в ящик, затем закройте ящик.

9.  Для транзакций по кредитной карте попросите пациента подписать копию транзакции по кредитной карте для продавца, если только пациент не использует «чиповую» карту с ПИН-кодом, а затем завершите процесс Propharm и поместите ее в ящик, затем закройте ящик. . Затем для пациента распечатывается квитанция с копией клиента. Кроме того, пациенты могут платить в электронном виде с помощью ApplePay.

10. Для транзакций AIS закройте ящик

11. Выполните «мягкое закрытие»: распечатайте журнал транзакций POS и сопоставьте квитанции по кредитным картам с транзакциями. Примечание: это следует делать в полдень летом и в 13:00 в течение учебного года

.

 

Внесение сдачи в течение дня:

1. Всякий раз, когда в аптеке выдаются наличные для запроса сдачи, заполняется форма запроса на сдачу, в которой документируется запрошенная сдача. Эта форма подписывается как кассиром, так и поставщиком сдачи и остается в кассе или кассе.

Закрытие реестра:

1. Регистрация закрывается после 16:30.Студентов, представляющих оплату после этого времени, просят вернуться на следующий рабочий день до 16:30 или внести сумму на счет AIS.

2. Используя POS, нажмите «Закрыть регистрацию/выверку платежей»

3. Существует два способа согласования платежей

Автоматическая сверка — выберите тип платежа для чеков и нажмите кнопку «Автоматическая сверка только для этого типа». После завершения в верхней части экрана должно быть написано «остались несопоставленные платежи». Это означает, что все платежи были сверены.
4. Распечатайте заключительный отчет (общая сумма платежей). Это отобразит общую сумму для каждого типа транзакции.
5. Нажмите кнопку «Печать отчета для всех типов»
. 6. Здесь будут показаны транзакции по кредитным картам (VISA/MC).
7. Распечатайте отчет об итогах нетто с терминала FD130 DUO, следуя приведенным ниже инструкциям
. а. Пресс-кредит
б. Нажмите Еще
в. Нажмите Печать отчетов
д. Чистые итоги прессы
е. Нажмите «Очистить» (красный X), чтобы выйти из
. 8. Убедитесь, что «Отчет о чистых итогах» кредитной карты соответствует «Отчету по типам VISA/MC» POS
. 9.Вложите «Отчет о чистых итогах» в депозитный конверт
. При обнаружении несоответствия кассир сможет затем проверить и исправить любые операции, если предложенный способ оплаты был неправильно записан в POS, т.е. наличные деньги были записаны в POS, но на самом деле кредитная карта была принята к оплате и наоборот.
10. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет регистров в режим закрытия ящика для наличных денег.
11. В шаге 1 введите сумму, которая останется в ящике. Вы можете использовать кнопку «Помощник по подсчету», чтобы ввести отдельные значения монет и валюты, чтобы получить общую сумму.
12. Нажмите «Печать отчета», чтобы получить отчет о валютной разбивке кассы
. 13. На шаге 2 подсчитайте наличные, которые будут депонированы. Опять же, помощник подсчета может использоваться для ввода отдельных значений монет и валюты, чтобы получить общее количество. Распечатать
14. Шаг 4, показывает любые расхождения между регистрационными записями и подсчетом ящиков
15. Шаг 5. Введите свое имя или инициалы в качестве лица, ответственного за счет
. 16. Шаг 6, В КОНЦЕ ДНЯ: «Закрыть POS (последняя постоянная операция). Нажатие этой кнопки навсегда закроет ящик/партию.После закрытия нельзя вносить коррективы
17. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет регистрации в режим «POS Closed», и нажмите «Close»
. 18. Деньги пересчитывают 2 сотрудника для проверки
конечный баланс $100 + любые ежедневные поступления. Суммы ежедневных поступлений должны совпадать с общей суммой в «Отчете о закрытии торговой точки»
. 19. Распечатайте все отчеты, перечисленные при закрытии (налог, пустота, отчет о закрытии POS и т. д.)
20. Сотрудники, считающие и проверяющие деньги, заполняют форму «Заключительная сверка денежных средств» HC 615.ПРИМЕЧАНИЕ: введите номер партии денежного ящика в поле «Z Tape»
. 21. Оставьте 100 долларов сдачей в ящике стола на следующий день.
22. Если есть какое-либо отклонение, задокументируйте отклонение в отчете об отклонении, который будет отправлен менеджеру, и подпишите отчет о закрытии торговой точки 
. 23. В депозитном конверте место:
а. Все прочие наличные деньги и чеки
б. Заполненная форма HC615
об открытии/закрытии кассовой выверки синего цвета в. Помощник по подсчету POS (если используется)
д. Отчет о закрытии POS ПРИМЕЧАНИЕ: в окончательном отчете должна быть указана фактическая дата открытия и закрытия
е. Бланк отклонения, подписанный руководителем, при наличии отклонения
23. Также распечатайте отчет о деятельности по документированию доходов по транзакциям PnC
. — может быть распечатан фармацевтом
24. На внешней стороне конверта напишите дату, сумму депозита и инициалы персонала и поместите его в денежный ящик
. 25. Операционный персонал SHS забирает денежный ящик и депозитный конверт в конце каждого дня.

                                    

а. Ручная сверка – выберите подходящий тип платежа, т.е.е. Чеки, введите сумму и нажмите «Ввод»

б. Автоматическая сверка — выберите тип платежа и нажмите кнопку «Автоматическая сверка только для этого типа». После завершения в верхней части экрана должно быть написано «остались несопоставленные платежи». Это означает, что все платежи сверены

4. Распечатать заключительный отчет (общая сумма платежей). Это отобразит общую сумму для каждого типа транзакции

.

5. Нажмите кнопку «Печать отчета для всех типов»

6. Распечатайте отчет об итогах нетто с терминала FD130 DUO, следуя приведенным ниже инструкциям:
a.Нажмите Credit
b.Нажмите More
c.Нажмите Print Reports
d.Нажмите Net Totals
e.Нажмите Clear (Red X) для выхода

7. Убедитесь, что «Отчет о чистых итогах» по кредитной карте соответствует итоговым показателям «Отчет о закрытии» POS для транзакций по кредитным картам
8. Включите «Отчет о чистых итогах» в депозитный конверт. иметь возможность расследовать и исправлять любые транзакции, если предложенный способ оплаты был неправильно записан в POS, т.е.е. наличность записана в POS, но на самом деле кредитная карта была принята к оплате и наоборот

9. Нажмите кнопку «Далее»

10. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет регистров в режим закрытия для денежного ящика

 

 

Закрытие другого регистра — только транзакции AIS в этом регистре

1. В POS-системе нажмите «Закрыть регистрацию/выверку платежей»

2. Завершите автоматическую сверку

3.Нажмите «Распечатать отчет о закрытии»

4. Нажмите кнопку «Печать отчета для всех типов»

5. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет в режим закрытия

6. Нажмите «Закрыть POS» и «Далее».

7. Введите свои инициалы и нажмите :Close:

8. Нажмите «Закрытие отчета» и нажмите «Закрыть»

9. Распечатать отчет о фактическом закрытии с «датой открытия» и «датой закрытия»

10. Наконец, распечатайте «Отчет о транзакциях POS» за день, который должен включать каждую транзакцию и все ящики

 

Возврат

1.Возврат возможен только с разрешения дежурного фармацевта
2. Обоснование возврата должно быть задокументировано
3. В POS-системе выбрать «Возврат товара»
4. При необходимости выбрать пациента, способ оплаты и кредитовать пациент в AIS или наличными (как было оплачено изначально)
5. Примечание: это должно быть крайне редко

6. Информировать сотрудников отдела выставления счетов — заполнить «синий лист»

Проблемы

1. Если возникнут проблемы с кассой, то все кассовые операции будут возвращаться только в АИС (без наличных или кредита, исключительно на студенческом счете АИС).

2. Если при регулярной проверке возникают какие-либо проблемы с устройством(-ами) кредитной карты, немедленно прекратите использование, сообщите менеджеру аптеки для последующих действий с координатором платежных карт кампуса и специалистом по контролю за наличностью в UCSC Student Business Services и, если возможно, принимайте наличные или вернуться только к AIS. Отчет об инциденте будет подан в соответствии с политикой.

 

БЕЗОПАСНАЯ ЛИНИЯ КОНТАКТА:

1. Оперативный персонал 9-5407 или 9-1468

2. Помощник директора 9-2869

3.Координатор ИТ / бизнес-услуг 9-5623

4. Аналитик бизнес-услуг 9-4233

Пожалуйста, следуйте линии связи в порядке очереди.

 

РЕЗЕРВНАЯ КОПИЯ ДЛЯ ПОДСЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ:

1. Аптечный техник и кассир

2. Фармацевт

3. Студенческий фармацевт

4. Заведующий аптекой

 

Поддержка терминала кредитных карт:

Обращение в службу поддержки Bluefin
ТЕЛЕФОН: 800-675-6573 Вариант 2 для технической поддержки и Вариант 4 для обслуживания клиентов
Понедельник – Пятница: 7:00 – 18:00 Центральный
Суббота: с 8:00 до 16:30, центральный номер
. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА: service@bluefin.ком
ВЕБ-ПОРТАЛ: щелкните вкладку «Связаться со службой поддержки» в диспетчере P2PE.

 

Разница между мелкой наличностью и наличными в кассе | Малый бизнес

Автор Lee Nichols Обновлено 10 апреля 2019 г.

Наличные деньги могут быть королем, но некоторые денежные счета доминируют над другими. Место, где спрятаны ваши деньги, может повлиять на успех или неудачу вашего бизнеса. Если у компании нет наличных денег, она может оказаться на грани банкротства. Однако, если его мелкие деньги пусты, это просто означает, что кому-то, вероятно, нужно пойти в банк или банкомат.

Наличные в кассе

Наличные в кассе – это общая сумма любой доступной наличности. Согласно журналу «Предприниматель», это относится к любой доступной наличности, независимо от того, находится ли она в вашем кармане или на вашем банковском счете. Инвестиции, которые вы можете конвертировать в наличные в течение 90 дней или меньше, обычно включаются в расчет наличных денег.

Мелкая наличность для мелких расходов

Разница между наличными и мелкой наличностью заключается в том, что мелкая наличность — это деньги, которые вы держите под рукой для совершения мелких платежей, когда вы не хотите использовать чек или кредитную карту, в то время как наличные в кассе любая доступная наличность.Например, если ваш сотрудник тратит 5,75 доллара на покупку офисных ручек, вместо того, чтобы выписывать сотруднику чек на его расходы, вы можете заплатить ему из своих мелких наличных и отметить это в своей мелкой кассовой книге. AccountingCoach утверждает, что сумма, необходимая в вашей мелкой наличности, зависит от ваших потребностей; это может быть всего 50 долларов или целых 200 долларов.

Индикатор финансового состояния

Имеющиеся у вас наличные деньги могут означать разницу между тем, ваша компания лидирует в своей отрасли, или борется с конкурентами за контракты.MySMP.com приводит пример Microsoft против Apple. В течение нескольких лет у Microsoft было более 50 миллиардов долларов наличными. После выкупа акций, затрат на исследования и дивидендов доступные денежные средства упали примерно до 26 миллиардов долларов.

В то время как наличные деньги Microsoft падали, Apple увеличила свои наличные в кассе почти до 20 миллиардов долларов. В прошлом Microsoft могла без проблем покупать конкурентов, чтобы оставаться на вершине компьютерной индустрии. Увеличение наличности Apple уравняло правила игры, сделав ее прямым конкурентом гигантской Microsoft. Сумма в вашей мелкой наличности, как правило, недостаточно значительна, чтобы иметь какое-либо влияние на финансовое состояние вашей компании.

Денежные средства в кассе в финансовых отчетах

Для некоторых предприятий мелкая наличность — это просто наличные деньги в коробке, из которой вы берете счета, когда кому-то что-то нужно, и они не учитываются при составлении финансовых отчетов. Хотя верно то, что финансовые отчеты обычно не требуют от вас перечисления ваших мелких денежных средств, сумма денег в ваших мелких денежных средствах является частью ваших денежных средств в кассе.Вы должны знать свои денежные средства, чтобы составить отчет о движении денежных средств.

Согласно Small Business Trends, это самый важный финансовый отчет для новых предприятий. Кредиторы используют ваш отчет о движении денежных средств, чтобы определить финансовую ценность вашей компании. Если ваши денежные потоки недостаточны, ваши наличные деньги падают, что может привести к тому, что вы не сможете погасить свои обязательства.