Ошибочная запись в трудовой книжке: Как исправить ошибку в трудовой книжке — образец 2021

Содержание

Как исправить ошибку в трудовой книжке — образец 2021

Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ.

Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1.

Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки


Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Правовые документы

Как исправить запись в трудовой книжке: образец 2021 года, оформление

На чтение18 мин. Просмотров4769 Обновлено

04.12.2020

Содержание статьи (кликните, чтобы посмотреть)

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
  3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

  • Что делать работнику, если работодатель потерял трудовую книжку
  • Трудовая книжка перевод на другую должность: образец 2021 года
  • Трудовая книжка заверенная работодателем для банка: образец 2021 года
  • Срок действия копии трудовой книжки для банка
  • Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
  • Работник не хочет электронную трудовую книжку
  • Пример и порядок заполнения электронной трудовой книжки

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

к содержанию ↑

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции.

Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями.

Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

  • связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
  • об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

  • подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
  • запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
  • запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т. д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Информация обновлена и актуальна на Декабрь 2021 года

  1. Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2021 году
  2. Правила для исправлений и варианты ошибок
  3. Запись неверна
  4. Текст записи был внесен другим работодателем
  5. Исправление ошибки работодателем, вносившим запись, после увольнения сотрудника
  6. Указаны неправильные даты
  7. Неправильные реквизиты приказа
  8. Ошибки в данных о награждениях сотрудника
  9. Замена неправильных сведений на титульном листе трудовой книжки
  10. Исправление ошибок во вкладыше трудовой книжки
  11. Недействительная запись
  12. Ошибочная запись
  13. Записи, которые нельзя исправить в трудовой

Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).

Сегодня, бессменный автор и практикующий юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.

Оставайтесь с нами!

к содержанию ↑

Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2021 году

Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

  1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
  2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

  • Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
  • Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

к содержанию ↑

Правила для исправлений и варианты ошибок

Обязательные к прочтению каждому работодателю Правила ведения и Инструкция по заполнению трудовых книжек – включают в себя перечень конкретных указаний, каким образом в 2021 году можно исправить запись в трудовой книжке. Основные типы исправления ошибок – предлагаем рассмотреть ниже.

Запись неверна

В случае обнаружения в записи ошибок – работодатель, согласно действующему законодательству – может исправить её лишь признав данную запись неверной. Данное правило применимо к информации, которая содержится в разделах о награждениях работника и о работе.

Признать запись недействительной – можно одним из следующих способов:

  • Работодатель ставит соответствующую отметку о том, что такая-то (необходимо указать номер записи) запись недействительна, после чего – он обязан внести верные данные. Проще говоря, данное исправление делается двумя строками, которые имеют разные порядковые номера.
  • В одной из записей признаётся недействительность информации и поясняется причина. К примеру, можно написать «запись №4523 является недействительной, так как сотрудник был восстановлен на рабочем месте».

Недействительная запись в трудовой книжке

Стоит отметить, что в случаях, когда запись о недействительности идёт отдельной строчкой – в 4 графе (основания) работодатель ничего не ставит! Также отметим, что все записи, согласно требованиям законодателя – должны нумероваться в хроническом порядке.

Текст записи был внесен другим работодателем

В тех случаях, когда ошибка в трудовой книжке была допущена бывшим работодателем – исправления могут быть внесены и настоящей организацией-работодателем. Но, лишь при условии, что данный работодатель имеет на руках всю нужную соответствующую документацию для такого исправления.

К примеру, если у сотрудника нашлась ошибка в основании для увольнения с предыдущей работы – понадобится копия приказа с верными данными, а также – сопроводительное письмо, в содержании которого бывший работодатель должен описать сложившуюся ранее ситуацию.

Если же сотрудник требует трудовую для того, чтобы исправить ошибку, обратившись с этим документом к бывшему начальству – выдача книжки должна быть оформлена соответствующим образом (нынешний работодатель составляет соответствующую расписку о получении трудовой). В противном случае, в случае утери работником документа — ответственность ложится на организацию, выдавшую трудовую книжку!

Исправление ошибки работодателем, вносившим запись, после увольнения сотрудника

Если найденная ошибка исправляется бывшим работодателем – он должен указать полное наименование своей организации, а потом – признать недействительность записи, после чего внести новую информацию. Кроме того, в трудовой ставится подпись лица, который ответственен за ведение и хранение трудовых книжек сотрудников и печать организации.

Данный порядок Вы не найдёте в законодательстве, но в 99% случаев – процесс должен соответствовать перечисленным пунктам!

Указаны неправильные даты

Если же суть ошибки заключается в неправильной дате перевода, приёма на работу, увольнения и пр. – исправляется ошибка в том же порядке. Запись просто признаётся недействительной, после чего в трудовую вносится правильная редакция.

Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

Неправильные реквизиты приказа

Неточные или же неправильные реквизиты приказа – классифицируются законодателем как ошибка, а их исправление происходит в общем порядке.

Ошибки в данных о награждениях сотрудника

Ошибки, найденные в разделе «Сведения о награждения», аналогично вышеописанным типам – нельзя вносить при помощи зачёркивания! А потому, при их выявлении – работодатель обязан признать запись недействительной с последующей простановкой верных данных или отменить запись с обязательным указанием основания для отмены (к примеру – запись за номером №2321 признана недействительной в связи с имеющейся в ней ошибкой в приказе о награждении сотрудника ФИО).

Замена неправильных сведений на титульном листе трудовой книжки

Иногда случается так, что у сотрудника меняются личные данные, что, безусловно – не относится к ошибкам, хотя и требует скорейшего исправления. Для этого работодатель должен:

  1. Перечеркнуть одной прямой чертой неактуальную запись (так, чтобы она оставалась читабельной), после чего – записать рядом или немного выше правильную актуальную информацию.
  2. Сделать соответствующую запись об этом на обложке документа, указав документы, которые выступили основанием для такого исправления.

Аналогично вышеописанному способу – меняют и неправильную дату рождения.

Если же сотрудник меняет фамилию после вступления в брак – в качестве законного основания для внесения изменения, всё равно, выступает его паспорт. Всё дело в том, что информация вносится в трудовую на основании основного документа удостоверяющего личность сотрудника, а свидетельство о заключении брака – таковым не является!

Отдельным пунктом стоит выделить и особенности исправления/дополнения данных о специальности или образовании. Так, если сотрудник получает вторую специальность или же другое образование – работодатель просто ставит новые данные через запятую, так как получение высшего образования не «убирает», полученное ранее, среднее.

Исправление ошибок во вкладыше трудовой книжки

Большая часть исправлений и изменений вносится во вкладыш аналогично порядку для трудовой книжки. При этом, если данные изменяются на титульном листе основного документа – данную процедуру следует продублировать и во вкладыше/вкладышах!

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

к содержанию ↑

Каким образом изменить записи

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

  1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
  2. Увольнении.
  3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке.

Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

к содержанию ↑

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

Открытое акционерное общество «Территория»

Принят в следственный отдел на должность помощника.

Приказ от 08.11.2014 № 38-Л

Запись за номером 7 недействительна.

Неверная запись

Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

Принят в отдел маркетинга на должность эксперта-маркетолога.

Приказ от 09.11.2013 №33-Л

Запись за номером 3 недействительна.

Принят в отдел маркетинга на должность инженера-программиста.

Неправильное внесение реквизитов приказа

В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория)

Принята в отдел статистики на должность экономиста.

Приказ от 19.08.2013 № 43-Л

Запись за номером 4 недействительна.

Принята в отдел статистика на должность экономиста.

Приказ от 17.08.2013 №45-Л

Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

Исправление сведений по награждению

Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки.

Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория»)

Награжден почетной грамотой за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

Приказ от 28.09.2013 № 51-К

Запись за номером 6 недействительна. Написано благодарное письмо за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

Смена информации на титульном листе

Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

  1. Первоначальное заполнение.
  2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

  1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
  2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

Исправление ошибок во вкладыше

Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

Аннулирование записи

Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

  1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
  2. Затем он вносит верную запись.
  3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
  4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

  1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
  2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

Автор статьи

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Следующая

ДругоеКак заверить трудовую книжку: как оформить, порядок, требования

Отличная статья 0

Ошибочная запись в трудовой книжке о приеме на работу

Содержание статьи

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого работника. Она полностью отражает его трудовую деятельность. Выдается трудовая книжка на первом рабочем месте сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем. Но даже в этот важный документ иногда закрадываются ошибки. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправляется ошибочная запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Главные правила заполнения

Титульный лист заполняется руководителем или его уполномоченным лицом на первом рабочем месте владельца трудовой книжки. Нужно заполнить все строчки в соответствии с подтверждающими документами. Все данные переписываются побуквенно. В трудовой книжке запрещено делать сокращения, цифры должны быть арабские, год и месяц рождения указываются полностью.

  1. Данные об образовании вносятся на основании диплома или другого подтверждающего документа. Если образование неоконченное, его тоже можно указать. Впоследствии будет дописан год окончания. Сведения о разряде или квалификации, если они есть, также фиксируются в трудовой книжке.
  2. Информация о службе в армии переносится в нужную строку согласно подтверждающим документам.

После того, как необходимая информация внесена, работодатель должен ознакомить с записями владельца документа.

Если при приеме на работу человек приносит свою трудовую книжку, работодатель или его уполномоченное лицо обязаны проверить документ на подлинность. Если будет обнаружена ошибка или несоответствие, запись в такую трудовую книжку не производится. В случае, когда на титульном листе нет личной подписи лица, выдавшего документ, и печати организации, то трудовая книжка считается недействительной. Голографическая наклейка не является обязательной.

Вся информация о приеме и увольнении фиксируется в разделе «Сведения о работе». В первый столбец ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата первого дня на работе. В третьей графе пишется название организации, уточняется, на какую должность принят сотрудник, в какое подразделение. В четвертом столбце нужно указать наименование и реквизиты документа, который подтверждает прием.

При увольнении также делается запись в трудовую книжку. В первом столбце указывается номер по порядку, во втором – дата последнего дня на работе. В третьей графе описываются причины увольнения и дается ссылка на статью Трудового кодекса.

Особые случаи

Нельзя производить запись о приеме на работу в раздел о награждениях. Если трудовая книжка полностью заполнена, необходимо выдать сотруднику вкладыш. Работодатель или ответственное лицо заполняют вкладыш в таком же порядке, как и трудовую книжку.

Информация о совместительстве вносится в трудовую книжку по желанию работника. В разделе о работе в третьей графе указываются все сведения о том, какие обязанности выполнял сотрудник и на каком предприятии. В четвертом столбце фиксируются реквизиты документа, который подтверждает этот факт.

Оформление перевода

Иногда в связи с перераспределением кадров или расширением производства работодатели осуществляют перевод сотрудников.

Перевод может быть:

  • на постоянной основе;
  • временный.

В трудовую книжку вносятся только постоянные переводы. Все переводы можно поделить на основные виды:

  • внутри организации, когда сотрудник исполняет другие обязанности;
  • перевод в другую организацию;
  • переезд в другой территориальный район.

Инициатором перевода может быть как работник, так и работодатель. Если инициатива исходит из работника, он должен предоставить письменное заявление с указанием конкретных обстоятельств, по которым необходим перевод. В первую очередь заявление рассматривается непосредственным руководством сотрудника, а после одобрения передается в организацию, где хочет работать сотрудник. Если инициатором перевода является работодатель, то он обязан помнить, что перевод возможен только с согласия работника.

Не требует согласия временный перевод сроком меньше месяца с сохранением прописанных в трудовом договоре условий труда и заработной платы. Он может быть обусловлен необходимостью ликвидировать последствия аварии, которые несут угрозу людям или окружающей обстановке.

Любой перевод необходимо закреплять документально посредством заключения нового трудового контракта или подписанием дополнительного соглашения к уже существующему.

Как правильно исправлять ошибочную запись в трудовой книжке

Трудовая книжка – это очень важный документ, поэтому заполнять ее нужно в соответствии с общепринятыми правилами, ошибки в ней исключены. Но иногда бывают такие ситуации, когда в трудовой книжке сделана ошибочная запись. Если не правильно внесена запись в трудовую книжку, ее обязательно нужно исправить.

Все исправления производятся согласно общим правилам. Неверная запись на титульном листе перечеркивается линией, а рядом вписываются правильные данные. На обратной стороне обложки необходимо указать причину и обстоятельства исправления, зафиксировать реквизиты подтверждающего документа.

Если в трудовой книжке ошибочно внесенная запись находится на титульном листе, то целесообразнее заменить бланк. Если такая ситуация возникла по вине работодателя или его уполномоченного лица, то новый бланк должна оплатить организация. В случае, когда несоответствие замечено позже, необходимо сделать исправление. Такие же действия нужно выполнить, если меняется фамилия в связи с браком или разводом.

Иногда бывают ситуации, когда в трудовой книжке неверно указан год рождения. Если ошибку обнаружили сразу же, целесообразнее заменить испорченный бланк на новый. Но когда несоответствие выявили спустя годы, то вариантов выхода из этой ситуации может быть несколько:

  • заменить трудовую книжку;
  • исправить записи.

Исправить ошибку, которая допущена в дате рождения, может как работодатель или его уполномоченное лицо на настоящем месте работы, так и работодатель организации, где была допущена ошибка.

Чтобы внести корректировку в трудовую книжку и исправить дату рождения, работник должен предоставить работодателю собственный паспорт или свидетельство о рождении. Неправильную дату рождения сотрудник, обладающий полномочиями вести трудовую книжку, должен перечеркнуть одной линией и записать рядом истинную дату рождения. После этого возле исправления или на обложке трудовой книжки, если рядом нет места, пишется фраза «Исправленному верить», которая заверяется подписью и печатью организации.

Работник обязательно должен проконтролировать новую запись и убедиться, что вся информация достоверна.

Информация о работе исправляется иным образом. Если ошибочно внесена запись в трудовую книжку, то перечеркивать ее нельзя. Необходимо следующей строкой сделать уточнение. В первом столбце указать номер по порядку, во втором – дату исправления. В третьей графе пишется «Запись под №… недействительна». Далее фиксируется правильная информация, в четвертом столбце указываются реквизиты подтверждающего документа.

Если ошибка допущена на предыдущем месте работы, исправить ее должны там же. Бывший работодатель или его уполномоченное лицо не имеют права отказать работнику в этом требовании. Если по каким-то причинам обратиться на предыдущее место работы не представляется возможным, при наличии подтверждающих документов исправления могут сделать на настоящем месте работы. Но владельцы трудовых книжек должны знать, что самолично вносить изменения нельзя.

Нельзя производить запись о приеме, если в трудовой книжке предыдущая запись является недействительной. Прежде чем вносить новую запись, необходимо исправить ошибочную.

Если причины увольнения были указаны в трудовой книжке неверно, работник может требовать исправления записи. Работодатель или лицо, ответственное за ведение документа, обязаны указать новой строкой, что запись под таким-то номером недействительна, и записать истинную причину увольнения на основании подтверждающего документа.

Если такая ошибка службы по кадрам привела к тому, что работник вследствие неправильной записи не имел возможности устроиться на новую работу, то он может требовать компенсацию. Организация должна возместить ему материальный ущерб за каждый день вынужденной безработицы в размере среднего заработка. Если работодатель отказывается и не признает свою вину, работник может обратиться в инспекцию по охране труда. В письменном заявлении нужно подробно описать все обстоятельства. Как правило, суд принимает решение в пользу пострадавшего, и организация будет обязана возместить ущерб.

Пострадавший работник имеет право требовать компенсацию морального ущерба. Для этого ему необходимо доказать, что ошибка, которая допущена по вине работодателя, причинила ему вред. Например, вследствие вынужденной безработицы и безденежья работник испытал нервный стресс, что не лучшим образом отразилось на его здоровье.

Сведения о награждениях

Вся информация о награждениях сотрудника фиксируется в трудовой книжке. Для этого используется раздел «Сведения о награждениях». В первой графе указывается номер по порядку, во второй – дата, когда был награжден сотрудник. В третьем столбце подробно описывается, кем и за какие заслуги работник был удостоен награды. В четвертой графе необходимо указать реквизиты документа, который подтверждает этот факт.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в двух случаях:

  • утеря трудовой книжки;
  • работник выразил желание получить новый документ без ошибочной записи.

Выдается дубликат по основному месту работу. В нем указывается общий стаж работника в разделе о работе. Далее в общепринятом порядке расписывается вся информация о трудовой деятельности работника по организациям с указанием должностей и дат. В четвертом столбце нужно зафиксировать реквизиты всех документов, которые подтверждают стаж работника.

При восстановлении дубликата бывшие работодатели обязаны в меру своих возможностей помочь работнику воссоздать все записи. Работник имеет право получить оригиналы необходимых ему документов, которые потом обязан вернуть. В оригинале трудовой книжки указывается, что выдан дубликат, указывается его серия и номер.

Каждый кадровик должен помнить главное правило ведения трудовых книжек: вся информация должна быть достоверной и подтверждаться соответствующими документами.

Как исправить ошибку в трудовой книжке: образец и методы корректировки

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Оформляется она один раз, при первом трудоустройстве. Далее в нее заносятся данные обо всех рабочих местах, где на протяжении жизни трудился гражданин. Все записи в документе делаются вручную.

Иногда в увольнительных записях неверно указывают причину и статью Трудового кодекса РФ. Ошибку допустить легко, ведь Кодексом предусматриваются четыре статьи (71, 77, 81, 83) и 48 разных формулировок увольнения. Другая распространенная ошибка при формировании увольнительной записи − использование сокращений при упоминании Кодекса и его разделов.

Случается, что какая-либо запись в трудовой вносится неверно или теряет свою актуальность. Такое бывает, если сотрудник, ответственный за оформление документа, ошибся и допустил неточность или же у работника изменились личные данные, например, фамилия. Сведения, не соответствующие реальному положению дел, автоматически делают документ недействительным. Разберем детально, как исправить запись в трудовой книжке, чтобы это не противоречило трудовому законодательству.

Основными документами, регламентирующими ведение трудовых книжек сотрудников, являются Постановления Министерства труда №69 от 10.10.2003 и №225 от 14.04.2003 года.

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты

По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

  • подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
  • представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Если гражданин не трудоустроен в момент, когда обнаружил неточность в документе, то он вправе обратиться к работодателю, на которого работал перед увольнением. Внесение изменений производится следующим образом: как заголовок пишется наименование организации, в которой трудился гражданин, далее под очередным порядковым номером вносится корректирующая запись и заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании.

При обнаружении неверной записи через несколько лет после увольнения работника, исправления должны производиться в той организации, где данные ошибки были допущены. Если же организации уже не существуют, то корректировку должен выполнить правопреемник или вышестоящая организация. При отсутствии всех перечисленных компаний, исправления в трудовую должны внести в региональном архиве.

Об исправлении записей в трудовой книжке рассказывает юрист

Методы корректировки записей в трудовой

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2020 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.

Подробно как оформить вкладыш в трудовую книжку рассказано тут.

Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.

Исправление ошибок в трудовой: примеры с образцами

  • Продолжим рассмотрение правильного варианта, как исправить неверно внесенную запись в трудовой. Первым делом вписывается следующий по порядку номер записи, далее указывается: «запись за №__ является недействительной», следом прописывается верный вариант сведений.

  • Исправление в трудовой книжке даты увольнения или приема на работу: в данном случае ставится следующий по порядку номер, пишется: «запись №___ в графе 2 недействительна». Далее вносится дублирующая запись с верной датой. В графу о наименовании документа-основания вписывается номер приказа, на основании которого производятся изменения. Завершает корректировку указание должности, фамилии, инициалов сотрудника, делавшего исправление записей, и ставится оттиск печати организации.

  • Если же запись в трудовую внесена ошибочно, то следующей за ней записью должна стать строка с формулировкой: «Запись за №___недействительна», заверенная ответственным сотрудником и печатью организации.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Исправления в трудовой книжке

Ошибки недопустимы в любом документе. Но в трудовой книжке исправления допускаются, так как от человеческого фактора не застрахован никто. Неправильную запись следует исправить, а вот как это сделать правильно, расскажем ниже. Какие исправления в трудовой книжке допустимы, примеры и описания – в этой статье.

Общие рекомендации

Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) заполняется согласно Постановлению Минтруда РФ № 69. Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225. Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.

Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:

  • Если ошибка была допущена в новом документе, в котором действуют другие записи, то его следует уничтожить и начать новый.
  • Если ошибочная информация в старой трудовой книжке, то она не заштриховывается, а исправляется при помощи новой записи, сделанной ниже. Любые зачеркивания недопустимы.

Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.

Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.

Разновидности ошибок

Оформление исправлений зависит от нескольких факторов. Учтем эти нюансы в отдельных подразделах.

Если сотрудник уже уволен

Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:

  • В раздел «Сведения о работе» вносится название бывшего места работы. Это дает возможность открыть запись от имени старого работодателя, так как до этой записи стоит пометка об увольнение.
  • Арабскими цифрами вписывают дату внесения исправлений.
  • Предыдущая запись признается утратившей силу, указываются основания (новая информация).
  • Вносится номер приказа, который подтверждает новые данные о бывшем сотруднике.
  • Ставится подпись уволенного сотрудника и начальника отдела кадров, подтверждается печатью компании. Блок новой записи закрывается.

Пример здесь.

Если внесены не те даты

Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.

Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:

  • На имя директора компании пишется заявление. Для составления заявления конкретной регламентированной формы нет. В нем необходимо указать, какую запись в трудовой необходимо исправить и по какой причине.
  • Директор компании издает приказ о внесении исправлений, документу присваивается номер.
  • Кадровик должен письменно подтвердить наличие ошибки в записи.
  • В ТК вписывается номер приказа, который послужил основанием для изменения, и вносится новая дата.
  • Начальник отдела кадров прописывает свои Ф.И.О. и должность в организации. Ставит подпись и печать.

Пример здесь.

Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.

Если неверно указаны реквизиты документа

Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.

Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.

Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.

Если неверна информация о награждении

В ТК обязательно вносится информация о награждениях работника за заслуги перед компанией. В 80% случаев отдел о наградах ошибочно не заполняется кадровыми работниками или вносится неверно.

Как в любой другой части документа, сведения о награждениях нельзя зачеркивать или заштриховывать. Неверная запись остается нетронутой.

В документ вносятся изменения:

  • Делается отметка с текущей датой о недействительности предыдущей записи.
  • Вносятся новые сведения.
  • В четвертой графе прописываются реквизиты документа, на котором основана запись.

Пример здесь.

Если ошибки на титульном листе

Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено исправлять информацию на титульном листе путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.

Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.

Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:

  • Ошибочные или устаревшие данные зачеркиваются тонкой одиночной линией.
  • Рядом или чуть ниже (в зависимости от наличия свободного места) прописывается новая фамилия.
  • Слева прописываются реквизиты подтверждающего документа (паспорта или свидетельства о браке).
  • Ставится подпись работодателя и печать компании.

Если нужно исправить вкладыш

При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:

  • Если ошибка была допущена при первой записи во вкладыше, то листок уничтожается. Но для уничтожения работодатель должен составить акт, который подписывается сотрудником и кадровым работником.
  • Если на титульном листе уже внесена информация о серии и номере поврежденного вкладыша, то информация о новом вносится ниже. Старые сведения не зачеркиваются.
  • Если допущена ошибка при заполнении граф вкладыша, то исправления аналогичны другим листам трудовой. В первой графе прописывается порядковый номер записи, только затем текущая дата и информация.
  • Новая запись должна подтверждаться приказом, номер и серия которого должны совпадать с исправленной записью.

Аннулируем информацию

Как исправить ошибку в трудовой книжке при оформлении, если запись сделана случайно? Например, присвоение должности было вписано не в тот документ. Аннулирование любой записи совершается следующими этапами:

  • Номером открывается новая запись.
  • Прописывается, что запись «под номером … недействительна».
  • Прописываются реквизиты приказа, на основании которого была сделана отмена. Но заполнять эту графу необязательно, запись может быть внесена по ошибочным причинам.
  • Ставится подпись и печать сотрудника кадров.

Образец представлен здесь.

В итоге

Правильное заполнение ТК – это обязанность отдела кадров либо руководителя компании. Но правильность информации должна проверяться сотрудником лично, так как человеческий фактор никто не отменял. А исправить ошибку всегда сложнее, чем вовремя ее предотвратить.

Запись в трудовой книжке — как внести изменения правила

Периодически возникает необходимость изменить запись в книге учета трудового стажа. Причиной может послужить некорректное заполнение или потеря актуальности обозначенной информации. В каждом из случаев уточняют, как соблюсти установленные нормы законодательства.

Виды и правила внесения изменений

Право на изменения в трудовой имеет руководитель предприятия или уполномоченное приказом лицо.

Для правильной корректировки данных разберемся в терминологии:

  1. Дополнения или изменения — предварительно отображенная в трудовой книжке информация утратила актуальность . К примеру, смена фамилии в связи с новым семейным статусом сотрудника.
  2. Исправление — изменение ошибочно внесенных записей.

Исходя из причин корректировки данных определяются нормативы дальнейших действий.

Правовая база. Внесение исправлений в трудовую книжку происходит в соответствии со статьями 77-84 ТК РФ, постановлением правительства № 225 (2003 г.) и Минтруда РФ № 69 (2003 г.).

Внимательное рассмотрение установленных нормативов позволяет определить, что правила корректировки записей зависят от раздела.

Трудовая книжка разбита на три параграфа:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждении.

Каждый из этих разделов предполагает особенности корректировки.

Как изменить титульный лист

Титульный лист содержит личную информацию о работнике:

  • ФИО;
  • день, месяц и год рождения.

Изменения этих данных производят на основании паспорта, свидетельства о браке, рождении и прочих сопутствующих документов, при этом ссылаясь на их нумерацию и дату выдачи.

Изменения происходит в следующем порядке:

  • ранее заполненную информацию аккуратно зачеркивают ровной чертой;
  • вносят новые данные;
  • указывают ссылки на документацию, подтверждающую внесенные сведения;
  • ответственное лицо визирует документ.

Запись в трудовой признают недействительной, если не соблюден порядок заполнения.

Алгоритм действий зависит от того, на каком этапе выявлен факт ошибки:

  1. Допущена неточность в момент первичного оформления информации — бланк считается испорченным. Составляется специальный акт, на основании которого его уничтожают.
  2. Неправильная запись в трудовой книжке сделана при последующем заполнении — аккуратно отмечают изменения и дополнения, как описано выше.

Несоблюдение правил влечет риск административной ответственности.

Обратите внимание на следующий факт. Работодатель не может быть уверен в принадлежности книги трудового учета сотруднику даже на основании предоставленного паспорта. Полное совпадение личных данных не является редким случаем. Руководитель или уполномоченное лицо, внося исправления на титульном листе, в определенной степени рискуют. Ошибочная запись в трудовой книжке может быть расценена как халатность.

Компетентные органы при проверке ориентируются не только на предъявленный документ, проводится глубокий сравнительный анализ. В случае возникновения сомнений владелец трудовой может самостоятельно обратиться в судебные инстанции с целью подтверждения факта принадлежности.

Как исправить трудовую

Ошибку могут допустить при внесении дополнений. Например, в начале карьеры работник находился в процессе обучения, соответственно, в книжке было указано образование — неоконченное высшее. Спустя некоторое время нужно обновить запись. Достаточно часто сотрудники, на которых наложены обязательства по заполнению трудовых, упускают этот факт. Работник должен предоставить соответствующую документацию и проконтролировать фиксирование обязательного дополнения.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке, подробно расписано в разделе о корректировке сведений о профессии. В указанном случае действуют на основании инструкции п. 2.4.

Как сделать исправление в трудовой книжке в данных о трудоустройстве

Как исправить информацию и избежать множественных ошибок в графе «Сведения о работе»? В данном случае действует правило п. 27. Любые исправления должны быть подтверждены сопутствующими документами.

Ошибочно отмеченные данные в графе о трудоустройстве нельзя просто зачеркивать. Исправления делают в обозначенном порядке:

  • при выявлении несоответствующей информации в графе №3 ставится отметка, что обозначенная запись неактуальна;
  • фиксируют верные данные;
  • в графе №4 указывают нумерацию приказа руководителя о корректировке.

Запись в трудовой книжке считать недействительной образец

Игнорирование основных правил заполнения документов учета трудоустройства может грозить дисциплинарным наказанием.

Также ошибки могут быть допущены в записях о перемене места трудоустройства, переводе или увольнении. Они могут сыграть роль в признании отметки недействительной руководителем и контролирующими инстанциями.

При возвращении работника на ранее занимаемую должность делают отметку: запись под определенным номером считать недействительной, восстановлен в должности. В графе №4 указывают номер распоряжения руководителя. Подобные действия соответствуют инструкции п.1.2.

Если в действующей трудовой есть ошибочные и содержащие неприглядную информацию сведения, можно подать заявление на получение дубликата без исправлений.

Признание записи в трудовой книжке недействительной, образец

Вышеперечисленные формулировки являются недействительными и подлежат исправлению.Недействительная дата трудоустройства сотрудника Если в трудовую книжку внесена неверная дата приема сотрудника на работу, то придется переписывать всю строку заново. Для этого следует под неверной записью указать строку «запись под номером…недействительна», а чуть ниже переписать и указать верную дату. Изменение формулировки увольнения. Бывают случаи, когда неверно внесена формулировка увольнения, она исправляется таким образом: изначально ошибочная запись признается недействительной, далее вносится новая формулировка увольнения работника. Исправление ошибки, замеченной после увольнения Устроившись на новую работу, сотрудник отдал трудовую книжку работодателю. При мониторинге документа была выявлена ошибочная запись, сделанная работнику на его предыдущем месте работы.

Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец

После признания соответствующей информации недействительной работодателю, корректирующему сведения, необходимо указать правильные данные. Они должны полностью совпадать с официальными документами.

Ссылаться на свидетельские показания в этом случае нельзя. В пункте 1.2 Инструкции содержится пример, который можно использовать как образец признания записи в трудовой книжке недействительной.

Внимание

Отметку о признании ошибочных данных недействительными надо делать ниже последней записи в трудовой книжке и сразу под ней указывать верные данные. Нумерация сведений продолжается в хронологическом порядке.

Аналогичным способом в трудовую книжку вносятся исправления во все ошибочные сведения. Для корректировки неточностей в вышеназванном формуляре можно воспользоваться прилагаемым образцом записи в трудовой книжке о недействительности записи.

Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

Следовательно, чтобы внести последующие исправления, необходимо сначала в столбце 3 указать наименование организации, а потом вписать изменения по общему порядку. В противном случае будет непонятно кто произвел исправление.

Важно

После совершения всех этих действий блок следует закрыть. Если признаны незаконными увольнение или перевод на другую работу Скачать форму дубликата В таком случае незаконную запись аннулируют в общем порядке.

Если при этом сотрудник пожелает, то ему выдается дубликат трудовой книжки, в котором вообще не будет подобных сведений. Таким образом, признание записи недействительной — это основной способ исправления ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Процедура признания записи в трудовой книжке недействительной — образец

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке.

«Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе? Чем руководствоваться? Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ.

Онлайн журнал для бухгалтера

Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье Отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке делается в тот же день, когда была обнаружена ошибка или когда были представлены документы, подтверждающие факт внесения неверных сведений. После надписи «Запись за номером недействительна», строчкой ниже вносится правильная запись.
При внесении записи о том, что какая-либо из предыдущих записей признается недействительной, графы трудовой книжки заполняются в обычном порядке: — в графу 1 — проставляется следующий порядковый номер; — в графу 2 – дата внесения записи; — в графу 3 – вносится надпись «Запись за номером недействительна» и ниже вносятся верные сведения; — в графу 4 – верные реквизиты документа, на основании которого вносятся новые, правильные сведения.

Признание записи в трудовой книжке недействительной (образец)

Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать. Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.

Инфо

Даже такие слова как «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.

Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета. Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми.

Недействительная запись в трудовой книжке

К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.

  • Во 2-й графе прописать дату, в которую в книжку вносится исправляющая запись. Ее необходимо указывать обязательно цифрами в формате ХХ.ХХ.ХХХХ.
  • Следующая, 3-я графа предназначена непосредственно для содержания корректировки. Сюда заносятся сведения о том, какая именно из ранее внесенных в книжку записей должна быть признана ничтожной. К примеру: «Запись № 2 недействительна».
  • Если фирма признает недействительной запись, которую сама же внесла ранее, то в графу 4 вписываются реквизиты внутреннего документа, подтверждающего верные сведения, вносимые взамен ошибочных.

Образец признания записи в трудовой книжке недействительной

Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 42 правил № 225). Подробнее о типовых бланках трудовых книжек см. в статье «Новый типовой бланк трудовой книжки». После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию (п. 30 правил № 255). ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным. Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи.

Признать запись в трудовой книжке недействительной образец

А сведения об образовании могут дополняться сведениями о вновь полученной степени и т.п.

Признание недействительными записей в трудовой книжке

С какой целью оформляется документ Одна из задач трудовой книжки – достоверно отражать сведения о трудовом стаже человека для его признания при расчете размеров должностного оклада (к примеру, на государственной службе) и пенсии.

Досадно, когда из-за оплошности сотрудников кадровых служб человек впоследствии может потерять часть суммы, на которую вправе был рассчитывать при правильном заполнении документа. Поэтому важно заблаговременно обнаружить такие недочеты и максимально быстро устранить их.

Тем более, что со временем это сделать может быть сложно или даже невозможно (ликвидация предприятий, уничтожение документации и т.п.). Для того, чтобы облегчить корректировку сведений касательно работы, гражданам желательно всегда сохранять у себя все копии приказов о трудоустройстве, перемещении и увольнении.
Общее правило, которым следует руководствоваться, если необходимо оформить признание записи в трудовой книжке недействительной (образец ниже), это недопустимость разного рода исправлений, сделанных поверх существующей записи, а также зачеркиваний. Все корректировки и исправления могут быть осуществлены только путем признания неверной записи недействительной и внесения правильных сведений под новым порядковым номером. Как правило, отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке (образец для 2016 года представлен ниже) делается работодателем, допустившим внесение неверных сведений при заполнении этого документа. Другим работодателем исправления могут быть внесены в том случае, если работник предоставит надлежащим образом оформленный документ с подтверждением от прежнего работодателя.

Как признать запись в трудовой книжке недействительной образец

ВАЖНО! Данный постулат не касается содержания титульного листа, так как заполнение этой части трудовой книжки регламентируется отдельными нормами. Ошибку исправляет допустивший ее работодатель или организация, в которой гражданин работает на момент обнаружения неверной записи.

Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации. Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии.

Если бывшее предприятие реорганизовано, то исправляет неправильную запись или представляет бумагу-основание правопреемник. Если оно ликвидировано (это касается и работодателей — индивидуальных предпринимателей), то изменения вносятся по текущему месту работы, при этом по требованию сотрудника работодатель обязан помочь в сборе необходимых документов.

Страховое правоPermalink

Закон

Как правильно исправить запись в трудовой книжке? «Запись недействительна»: образец исправления

8 апреля 2017

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Видео по теме

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» – в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись считать недействительной в трудовой книжке — образец

В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

  1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
  2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка – «запись недействительна» – в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» – это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

  1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
  2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
  3. В третьей – делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
  4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Как правильно внести фразу: «Запись считать недействительной»? В трудовой книжке образец представлен чуть ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
  2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
  3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
  4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой – ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что это дубликат. Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

  1. В первой графе поставить порядковый номер.
  2. Во второй – дату внесения корректировки.
  3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  4. В четвертой графе – реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» – текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Закон
Как оформить работу по совместительству? Запись в трудовой книжке по совместительству: образец

Трудовая деятельность — неотъемлемая часть жизни каждого гражданина. Большинство людей не только работают, но и совмещают одновременно несколько должностных обязанностей. Такой подход называется трудом по совместитель…

Бизнес
Как правильно внести запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Регулярно работники кадровой службы сталкиваются с оформлением документов увольняющегося сотрудника. Безусловно, существует много причин для увольнения, поэтому необходимо в каждом случае отражать их в трудовой книжке…

Закон
Как важно правильно сделать запись в трудовой книжке

Среди кадровых документов есть один, который обязательно запрашивает любой работодатель при приеме на работу. Этот важный документ – трудовая книжка. Она отражает весь жизненный путь работника. Первая запись в т…

Закон
Запись в трудовой книжке о работе по совместительству. Образец записи в трудовую книжку по совместительству

В настоящее время многие работают по совместительству, имея постоянную работу. Естественно, когда появляется возможность получить дополнительный источник дохода, не все задумываются, а будет ли вторая работа как-то уч…

Закон
Запись в трудовой книжке об увольнении

 Основным документом, отражающим периоды профессиональной деятельности человека, является трудовая книжка. Это официальный документ, который вновь принимаемый сотрудник обязан предъявить работодателю. На о…

Закон
Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней о…

Образование
Как правильно: «слышать запах» или «чувствовать»? О некоторых тонкостях русского языка

Русский язык имеет более чем тысячелетнюю историю. Некоторые выражения, которые мы, не задумываясь, употребляем в повседневной жизни, при первичном рассмотрении могут показаться нелогичными или даже странными. Иностра…

Автомобили
Музыка в машине — залог хорошего настроения, или Как правильно выбрать акуситку в автомобиль

Каждый мужчина, который имеет свой автомобиль, хочет чувствовать себя за рулем максимально комфортно и естественно, другими словами, как «вареник в масле». Для этого он создает себе все условия: покупает автомобиль с …

Автомобили
Как правильно выбрать колонки в машину?

Современные водители уже и не представляют своих передвижений на автомобиле без акустического сопровождения. Хорошая аудиосистема необходима машине так же, как колеса или двигатель. Зачастую при покупке автомобиля в н…

Бизнес
А вы знаете, как правильно подвязывать огурцы в теплицах?

При выращивании огородных культур используют приспособления и устройства, которые облегчают уход и позволяют получить высокий урожай с единицы площади. Также применяют различные агроприемы. Один из них – подвязы…

Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?

Если в трудовую книжку внести неверную информацию, то эту запись необходимо исправить. Ошибочная запись в трудовой становится недействительной, и необходимо корректно это оформить.

Напомним, что записи в трудовой книжке нельзя исправлять или зачеркивать. Все ошибки исправляются путем признания записи в трудовой книжке недействительной.

Абсолютно любая запись может быть признана недействительно. Бывает даже, что запись о том, что запись недействительна необходимо признать недействительной.

Запись недействительна в трудовой книжке

Само собой, таких ситуаций лучше не допускать.

Для признания любой записи в трудовой книжке недействительной необходимо внести в трудовую новую запись (с новым номером), о признании ошибочной записи недействительной.

Рассмотрим более подробно ситуации на примерах.

Пример 1. Простой случай. Ошибку обнаружили сразу же после внесения записи. Например, неверно указана должность нового сотрудника: вместо тестировщика была указана должность программиста. Ответственный за ведение трудовых сотрудник, обнаружив ошибку, пишет в трудовую запись со следующим номером, в которой указывает текст: 

Запись №1 о приеме на работу недействительна. Принят на должность тестировщика.

В качестве даты ставится дата обнаружения ошибки или дата исходной записи, а в качестве основания — тот же самый документ, что и у основной записи

Пример 2.

После ошибочной записи были сделаны другие записи. В этом случае ставится очередной номер записи, и делается запись аналогичной той, которая указана в примере 1. Абсолютно непринципиально что между ошибочной записью и записью о признании её недействительностью есть какие-то другие. Единственное ограничение: нумерацию нельзя нарушать.

Пример 3. Если ошибочную запись обнаружили на новом месте работы, то для внесения исправления необходимо получить справку со старого места работы. В этом случае основанием для записи в трудовой будет уже не исходный документ (например, приказ), а справка, полученная на новом месте.

Более подробно о том, как правильно вносить записи в трудовую книжку читайте статью запись в трудовой книжке образец.

Заключение

Как видно из представленного материала, любую запись в трудовой можно признать недействительной, однако при внесении изменений в исправляющую запись необходимо быть особенно внимательным, чтобы само исправление не было неверным.

запись в трудовой в случае ошибки

Как исправить запись в трудовой книжке

На практике встречаются случаи, когда в трудовой книжке наименование организации записано неправильно. В такой ситуации основная сложность заключается в том, что исправление наименования организации не предусмотрено ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек исправление записи о приеме на работу происходит таким образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится правильная запись.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения записей о приеме на работу и награждении указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. п. 3.1, 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Нумерация для такой записи не предусмотрена.

Порядок и образец исправления недействительной записи в трудовой книжке

В связи возникают сложности, если необходимо внести исправления в наименование организации. Отметим, что соблюдать общий порядок внесения исправления путем указания «Запись за номером таким-то недействительна» представляется проблематичным.

В то же время п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено исправление в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Учитывая изложенное, рекомендуем вносить исправления в наименование организации следующим образом. Строкой ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» вносится запись «Запись о наименовании организации недействительна». После этого на следующей строке в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. Номер записи не проставляется, поскольку нумерация в этом случае не предусмотрена. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

См. образец заполнения трудовой книжки.

Дата добавления: 2017-12-14; просмотров: 127; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Как вносить исправления в бухгалтерский учет для вашего малого бизнеса

Даже с автоматизацией и простыми в использовании инструментами бухгалтерского учета могут случаться бухгалтерские ошибки. Ошибки при записи в журнале могут стоить вашему малому бизнесу времени и денег. Узнайте, как вернуть свои книги в нужное русло, исправляя записи.

Что такое корректирующая запись?

Корректирующая запись в бухгалтерском учете исправляет ошибку, указанную в ваших книгах. Например, вы можете ввести неправильную сумму для транзакции или разнести запись не на тот счет.Вы должны внести исправления в записи журнала, как только обнаружите ошибку. Исправление записей гарантирует точность ваших финансовых отчетов.

Корректируя проводки, вы корректируете начало нераспределенной прибыли отчетного периода. Нераспределенная прибыль включает сумму, которую вы забираете домой после оплаты расходов за период. Такие записи называются корректировками предыдущего периода.

Учет по методу начисления и двойной записи

Корректирующие записи происходят при учете по методу начисления.В бухгалтерском учете по методу начисления используется метод двойной записи.

Для каждой транзакции, проводимой вашим бизнесом, вы должны делать дебетовые и кредитовые записи. Некоторые счета увеличиваются за счет дебета, а другие - за счет кредита. Причем, некоторые счета уменьшаются с дебетованием, а другие уменьшаются с кредитом.

Дебетовые и кредитовые записи равны, но противоположны. Общие дебеты и кредиты в ваших книгах должны быть равны друг другу. Неравные дебеты и кредиты - хороший признак того, что в ваших записях есть ошибка.Используйте дебеты и кредиты для исправления записей журнала.

Как исправить ошибки в бухгалтерии

Иногда в ваших бухгалтерских записях случаются ошибки, которые необходимо исправить. Перед внесением корректирующей записи вам необходимо определить несколько деталей, включая тип ошибки и количество отчетных периодов, на которые она влияет.

Некоторые ошибки учета не требуют корректирующей записи, поскольку они уравновешиваются. Ошибка уравновешивания возникает, когда одна ошибка отменяет другую.

Вы должны внести исправления, если обнаружите, что сделали категориальную или математическую ошибку. Если вы изначально отправляли не в ту учетную запись, вам может потребоваться скорректировать запись целиком. Или вам, возможно, придется внести незначительные изменения.

Если вам необходимо внести исправления, выполните следующие действия:

  • Узнайте все учетные записи, затронутые ошибкой.
  • Определите сумму, которую необходимо скорректировать.

Вы должны внести новые записи для исправления.Используйте те же счета, что и исходная проводка для корректирующей записи.

Записи для исправления ошибок учета

В зависимости от типа ошибки вы воспользуетесь одним из следующих методов для ее исправления:

  1. Сделайте одну запись в журнале, которая исправляет ошибку в сочетании с неправильной записью
  2. Отмените неправильную запись и используйте вторую запись для записи транзакции

Обычно корректировки могут быть внесены, если вы записываете неправильную сумму.Сторнирование часто используется, когда вы записываете запись не в тот счет.

Корректирующие записи с поправками

Чтобы скорректировать запись, найдите разницу между правильной суммой и ошибкой, указанной в ваших книгах. Введите разницу (сумму корректировки) в правильный счет (а).

Если исходная запись была слишком низкой, увеличьте счет. Если исходная запись была слишком высокой, уменьшите учетную запись.

Корректирующие записи с разворотами

Записи сторнирования аннулируют исходные ошибочные проводки.Затем вы создаете новые записи с правильной информацией.

Чтобы сторнировать запись, кредитуйте счет, который получил дебет в исходной записи. И дебетуйте счет, на который был получен кредит. Используйте те же суммы, что и в исходных записях.

Исправление примеров записей в журнале

Взгляните на эти примеры исправляющих записей в журнале.

Пример 1: Внесение корректировок

Допустим, вы получили 200 долларов по дебиторской задолженности от покупателя. Вы должны дебетовать денежный счет (увеличивая его) и кредитовать дебиторскую задолженность (уменьшая ее).Ваш журнал должен выглядеть так:

Счет Дебет Кредит
Денежные средства $ 200
Дебиторская задолженность $ 200

Но вы вводите 150 долларов вместо 200, поэтому ваш журнал фактически записывается следующим образом:

Счет Дебет Кредит
Денежные средства $ 150
Дебиторская задолженность $ 150

Чтобы исправить записи, найдите разницу между правильной суммой и ошибочной записью.В этом примере разница составляет 50 долларов. Списать дополнительные 50 долларов на счет денежных средств и зачислить 50 долларов на счет дебиторской задолженности.

Счет Дебет Кредит
Денежные средства $ 50
Дебиторская задолженность $ 50

Исправляющие записи в сочетании с исходными ошибочными записями отражают правильную сумму (150 долларов + 50 долларов = 200 долларов).

Пример 2: Сторнирование записей

Допустим, вы купили новое оборудование за 2000 долларов. Вы должны списать со счета расходов на оборудование 2000 долларов (увеличивая его) и кредитовать денежный счет на 2000 долларов (уменьшая его). Ваш журнал должен выглядеть так:

Счет Дебет Кредит
Затраты на оборудование 2 000 долл. США
Денежные средства 2 000 долл. США

Но вы делаете запись в счете налоговых расходов вместо счета расходов на оборудование.Ваш журнал на самом деле записан так:

Счет Дебет Кредит
Налоговые расходы 2 000 долл. США
Денежные средства 2 000 долл. США

Опять же, вам нужно исправить ошибку в своих книгах. Чтобы исправить записи, необходимо компенсировать исходные записи главной книги.

Счет расходов на оборудование меньше положенного, поэтому необходимо увеличить его дебетом.Счет налоговых расходов больше, чем должен быть, поэтому вам необходимо уменьшить его с помощью кредита. Денежный счет не затрагивается. Вот как выглядят исправляющие записи:

Счет Дебет Кредит
Затраты на оборудование 2 000 долл. США
Налоговые расходы 2 000 долл. США

Теперь в ваших книгах отражена сумма, потраченная на правильный счет расходов.

Нужен простой способ вести точные книги? Бухгалтерское программное обеспечение от Patriot простое в использовании и предназначено для не бухгалтеров. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.

Как исправить ошибки учета - и 7 наиболее распространенных типов

6 мин. Читать

  1. Ступица
  2. Бухгалтерский учет
  3. Как исправить ошибки учета - и 7 наиболее распространенных типов

Для исправления ошибки учета может быть достаточно добавления записи в журнал.Такой тип записи в журнале называется «корректирующей записью». Корректирующие записи корректируют нераспределенную прибыль отчетного периода, то есть вашу прибыль за вычетом расходов. Корректирующие записи являются частью системы учета по методу начисления, в которой используется двойной учет. Это означает, что у корректирующей записи будет как дебет, так и кредит. Многие бухгалтерские ошибки можно выявить, проверив пробный баланс и / или выполнив сверку, например, сравнив свои бухгалтерские записи с выпиской по счету.

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks.Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Как исправить ошибки в учете?

Часто добавление записи в журнал (известной как «корректирующая запись») исправляет ошибку учета. Запись в журнале корректирует нераспределенную прибыль (прибыль за вычетом расходов) за определенный отчетный период. Корректирующие записи являются частью системы учета по методу начисления, в которой используется двойной учет.

  • Например, не была учтена задолженность по заработной плате на сумму 1000 долларов (ошибка упущения).Чтобы внести исправление, необходимо добавить в журнале запись в размере 1000 долларов в разделе «Расходы по заработной плате» (дебет) и добавить 1000 долларов в качестве «Заработная плата к выплате» (кредит).

Ошибки предыдущего года могут повлиять на ваши текущие книги. Чтобы решить эту проблему, добавьте исправляющие записи задним числом.

  • Например, ошибка в предыдущем примере была сделана в 2017 году. Чтобы исправить это, добавьте дебетовую и кредитную сумму в 1000 долларов от 31 декабря 2017 года.

Тем не менее, первый шаг в исправлении ошибок бухгалтерского учета - это определить этих ошибок.

Проверка пробного баланса

Проверка пробного баланса (через бухгалтерское программное обеспечение) - это один из способов найти различные типы ошибок. Хотя не все ошибки влияют на пробный баланс, это не надежный способ их обнаружения.

Пробный баланс - это сумма кредитов и дебетов по всем счетам вашей компании. Если сумма всех ваших кредитов и дебетов для данной учетной записи одинакова (т. Е. Баланс), то все готово! Если они не совпадают с , пора начать просматривать свои записи, чтобы увидеть, не допустили ли вы одну из ошибок, перечисленных выше.

Просмотр сверки

Выверки также выявляют многие типы ошибок. Вы должны выполнять выверку ежемесячно и ежегодно, в зависимости от типа выверки. Выверку банковских счетов можно выполнить в конце месяца, а выверку основных средств - в конце года.

Чтобы выполнить банковскую выверку, вам необходимо сначала сбалансировать свой денежный счет - малые предприятия обычно регистрируют платежи и квитанции в кассовой книге. Дебит и кредит должны быть сбалансированы.Затем сравните их со своей банковской выпиской.

Если на вашем денежном счете и в выписке из банка отображаются разные цифры, пора проверить каждую транзакцию на обеих сторонах . Таким образом, вы увидите, допустил ли банк ошибку или зарегистрировал ли транзакцию в другом месяце (и другой ежемесячной выписке), чем вы. Или вы поймете, что на вашей стороне ошибка бухгалтерского учета.

Регулярные проверки для выявления ошибок

Важно установить процедуру, в которой вы регулярно просматриваете и проводите сверку своих бухгалтерских записей.Тем не менее, бухгалтерские ошибки все равно будут происходить независимо от того, насколько тщательно и часто вы проверяете их. Важно иметь систему, позволяющую свести к минимуму ошибки и быстро выявлять и исправлять все, что действительно происходит.

Каковы общие типы бухгалтерских ошибок?

Бухгалтерские ошибки - это неточности в финансовых документах компании. Обычно они совершаются непреднамеренно (умышленные ошибки могут привести к уголовному расследованию).

Ошибки могут быть либо небольшими ошибками, которые не влияют на общие показатели, либо ошибками, которые приводят к большим ошибкам в расчетах и ​​требуют больше времени и ресурсов для выявления и исправления.Ошибки в бухгалтерском учете могут помешать бесперебойной работе вашего малого бизнеса и повредить росту, поэтому важно знать распространенные типы ошибок бухгалтерского учета и способы их исправления.

Существует семь распространенных типов ошибок бухгалтерского учета:

1. Дочерние записи

Дочерние записи - это транзакции, введенные неправильно. Обычно эта ошибка не обнаруживается до тех пор, пока вы не проведете выверку банковского счета.

  • Пример: вы одалживаете клиенту 2500 долларов, но вводите это как транзакцию на 25 долларов (и снятие 25 долларов со своего денежного счета).

2. Ошибки транспонирования

Эта ошибка возникает, когда две цифры меняются местами (или «транспонируются»). Ошибка проявится как ошибка при вводе данных при публикации новой записи. Хотя это простая ошибка, она может существенно повлиять на ваш бухгалтерский учет и привести к финансовым потерям, не говоря уже о том, что на поиск этой крошечной ошибки уйдет много времени.

  • Пример: «52» вместо «25». Или «2643» вместо «2463».

3. Ошибки округления

Кажется, что округление числа не имеет значения, но оно может нарушить ваш бухгалтерский учет, что приведет к эффекту снежного кома ошибок.Люди могут совершить эту ошибку, но это также может быть компьютерная ошибка.

  • Пример: «3» вместо «2,9» или «65,765» вместо «65,7646».

4. Сторнирование записи

Сторнирование бухгалтерских проводок означает, что запись кредитуется, а не дебетуется, или наоборот. Проблема в том, что вы не можете обнаружить эту ошибку на своем пробном балансе - он все равно останется на балансе.

  • Пример: оплата домашнего интернета по ошибке внесена в счет-фактуру.

5. Ошибка пропуска

Это происходит, когда финансовая транзакция не регистрируется и поэтому не является частью документации. Обычно транзакция, которая может быть расходом или продажей услуги, упускается из виду или забывается.

  • Пример: фотограф забывает ввести чек на 1000 долларов, полученный за съемку свадьбы в предыдущие выходные.

6. Ошибка комиссии

Когда сумма вводится как правильная сумма и правильный счет, но значение неправильное, это ошибка комиссии.Это может означать, что, возможно, сумма вычитается, а не добавляется.

  • Пример: платеж применен к неправильному счету. Сумма, которую должен клиент, будет прямо в пробном балансе. Но вспомогательная книга клиента (или детали записи) будет отключена.

7. Принципиальная ошибка

Это операция, которая не соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета (GAAP). Это также называется «ошибкой ввода», потому что, хотя число верное, оно записано не в том аккаунте.

  • Пример: актив относится на расходы, в результате чего он отражается как дебет, а не как актив.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Определение корректирующей записи - AccountingTools

Что такое корректирующая запись?

Корректирующая запись - это запись в журнале, которая делается для исправления ошибочной транзакции, которая ранее была записана в главной книге. Например, ежемесячная амортизационная запись могла быть ошибочно внесена в счет амортизационных расходов.Если это так, корректирующая запись должна переместить запись на счет расходов на амортизацию путем кредитования счета расходов на амортизацию и дебетования счета расходов на амортизацию. В качестве альтернативы исходная запись могла быть сторнирована и заменена новой записью, которая правильно списывает расходы на счет амортизации.

Корректирующие записи обычно делают только более опытные бухгалтеры, поскольку они лучше понимают систему бухгалтерского учета и влияние специальных журнальных проводок на финансовую отчетность.Может иметь смысл поручить контроллеру одобрить все предлагаемые исправляющие записи до того, как они будут внесены, чтобы гарантировать, что второе лицо подтвердит, что запись будет иметь желаемый эффект.

Особенно важно полностью задокументировать исправляющую запись, так как эти элементы особенно трудно понять по прошествии некоторого времени. Это означает прикрепление к каждой записи журнала документации об исходной ошибке, а также примечаний о том, как исправляющая запись предназначена для исправления исходной ошибки.Документация особенно ценна, если кажется вероятным, что аудиторы компании позже рассмотрят исправляющую запись.

Корректирующая запись должна быть сделана сразу после обнаружения и оценки ошибки. В противном случае вполне вероятно, что запись никогда не будет исправлена; это связано с тем, что исправление ошибок выходит за рамки обычного потока обработки транзакций, поэтому нет рабочего календаря или процедуры, отслеживающей, выполняются ли эти транзакции.

Исправление записей занимает очень много времени.Следовательно, имеет смысл отслеживать количество исправляющих записей, сделанных по месяцам, чтобы увидеть, были ли решены основные проблемы, вызывающие эти записи. В этом случае необходимость в исправлении записей будет меньше, и у бухгалтерского персонала будет больше времени для выполнения других обязанностей.

Сопутствующие курсы

Пакет обучения бухгалтера
Справочник по бухгалтерскому учету

Ошибка учета

Что такое ошибка учета?

Ошибка учета - это ошибка в бухгалтерской записи, которая не была преднамеренной.При обнаружении ошибки часто сразу же исправляются. Если немедленного решения нет, проводится расследование ошибки. Ошибка в бухгалтерском учете не следует путать с мошенничеством, которое представляет собой преднамеренное действие, направленное на сокрытие или изменение записей в интересах фирмы. Несмотря на то, что существует множество типов ошибок, наиболее распространенными ошибками в бухгалтерском учете являются либо технические ошибки, либо ошибки принципа бухгалтерского учета.

Ключевые выводы

  • Ошибка учета - это ошибка в бухгалтерской записи, которая не была преднамеренной.
  • Ошибка бухгалтерского учета не следует путать с мошенничеством, которое является умышленным действием с целью сокрытия или изменения записей в интересах фирмы.
  • Ошибки учета могут включать дублирование одной и той же записи или учетную запись, записанную правильно, но не тому клиенту или поставщику.
  • Ошибка пропуска означает, что запись не ведется, несмотря на то, что транзакция произошла за период.

Общие сведения об ошибках учета

Ошибки бухгалтерского учета - это непреднамеренные ошибки бухгалтерского учета, которые иногда легко выявить и исправить.Например, если сумма дебетов и кредитов в пробном балансе не равна одной и той же сумме, бухгалтер может легко увидеть, какая учетная запись является неточной. Пробный баланс - это тип рабочего листа, который бухгалтеры используют для записи дебетовых и кредитовых записей. Итоги пробного баланса позже переносятся в финансовую отчетность в конце отчетного периода. Однако бывают случаи, когда ошибки бухгалтерского учета существуют, но пробный баланс не выходит из равновесия, что может быть труднее выявить и исправить ошибки.

Типы ошибок учета

Существует множество типов ошибок бухгалтерского учета, и некоторые из наиболее распространенных ошибок перечислены ниже.

Ошибка исходной записи

Ошибка исходной записи возникает, когда на счет разносится неправильная сумма. Ошибка, отправленная для неправильной суммы, также будет отражена на любом из других счетов, связанных с транзакцией. Другими словами, все задействованные счета были бы в балансе, но для неправильных сумм.

Ошибка дублирования

Ошибка дублирования - это когда учетная запись дублируется, то есть она дважды дебетуется или кредитуется для одной и той же записи. Например, если расход был списан дважды на одну и ту же сумму, это будет ошибкой дублирования.

Ошибка пропуска

Ошибка пропуска - это когда запись не была сделана, даже если транзакция произошла за период. Например, счет кредиторской задолженности, который представляет собой краткосрочную задолженность компаний перед поставщиками и поставщиками, не кредитуется, когда товары были приобретены в кредит.Это обычное явление, когда есть много счетов-фактур от поставщиков, которые необходимо зарегистрировать, и счет-фактура теряется или не записывается должным образом.

Ошибка упущения может также включать в себя забвение регистрации продажи продукта клиенту или выручку, полученную от дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность отражает деньги, которые клиенты должны компании за проданную продукцию.

Ошибка разворота входа

Ошибка сторнирования записи - это когда учетная запись проводится в неправильном направлении, то есть дебет был записан как кредит или наоборот.Например, стоимость проданных товаров, которая включает сырье и запасы, кредитуется, а не дебетуется, а готовые запасы дебетуются, а не кредитуются.

Принципиальная ошибка

Ошибка принципа бухгалтерского учета возникает, когда принцип бухгалтерского учета применяется ошибочно. Например, покупка оборудования проводится как операционные расходы. Операционные расходы представляют собой повседневные расходы и не включают покупку основных средств. Кроме того, покупка активов должна отражаться в балансе, а операционные расходы должны отражаться в отчете о прибылях и убытках.

Ошибка комиссии

Ошибка комиссии - это ошибка, которая возникает, когда бухгалтер или бухгалтер записывает дебет или кредит на правильный счет, но на неправильный вспомогательный счет или бухгалтерскую книгу. Например, деньги, полученные от покупателя, правильно зачисляются на счет дебиторской задолженности, но не тому покупателю. Ошибка отобразится в вспомогательной бухгалтерской книге дебиторской задолженности, которая содержит все счета-фактуры и транзакции клиентов.

Платеж поставщику, который записывается как кредиторская задолженность, но не тому счету-фактуре или поставщику, также является ошибкой комиссии.Ошибка будет отображаться как разнесенная не тому поставщику во вспомогательной книге кредиторской задолженности.

Компенсация ошибки

Ошибка компенсации - это когда одна ошибка была компенсирована смещающей записью, которая также является ошибочной. Например, неправильная сумма регистрируется в запасах и уравновешивается такой же неправильной суммой, записанной в счетах к оплате для оплаты этих запасов.

Обнаружение и предотвращение ошибок в учете

Непреднамеренные бухгалтерские ошибки являются обычным явлением, если хранитель журнала неосторожен или бухгалтерское программное обеспечение устарело.Обнаружение таких ошибок обычно происходит, когда компании закрывают бухгалтерские книги на конец месяца. Некоторые компании могут выполнять эту задачу в конце каждой недели. Большинство ошибок, если не все, можно исправить довольно легко.

Контрольный журнал может потребоваться, если существенное несоответствие не может быть быстро устранено. Обычный метод устранения несущественных расхождений - это создание промежуточного счета в балансе или вычет незначительной суммы в отчете о прибылях и убытках как «прочее».

Отслеживание счетов, выставляемых клиентам и поставщикам, и обеспечение их немедленного и правильного ввода в бухгалтерское программное обеспечение может помочь уменьшить количество канцелярских ошибок.Ежемесячная выверка банковских счетов может помочь выявить ошибки до отчетного периода в конце квартала или финансового года. Выверка банковского счета - это сравнение внутренних финансовых отчетов и транзакций компании с отчетами банка для компании.

Конечно, ни одна компания не может предотвратить все ошибки, но при надлежащем внутреннем контроле они могут быть обнаружены и исправлены относительно быстро.

Распространенных ошибок бухгалтерского учета и способы их предотвращения

Ваша бухгалтерская система - ключ к пониманию того, что происходит в вашем бизнесе.Это также важно для подготовки налоговой декларации и выполнения других государственных обязательств. Вот почему важно все делать правильно. К сожалению, независимо от того, используете ли вы облачную или настольную систему учета, ошибки могут случиться. Важно понимать, что может пойти не так и как это может повлиять на ваш бизнес. Еще важнее: умение исправлять ошибки бухгалтерского учета и избегать будущих.

Какие типы ошибок бухгалтерского учета наиболее распространены и как они возникают?

Целостность информации в вашей бухгалтерской системе настолько хороша, насколько хороши введенные вами данные.Это означает включение предмета в соответствующий аккаунт, применение правильного описания или кода для предмета и ввод правильной суммы.

К сожалению, бухгалтерские ошибки могут быть результатом простых ошибок или неправильного понимания правил бухгалтерского учета. Вот несколько типов ошибок, на которые следует обратить внимание при просмотре бухгалтерской отчетности.

Ошибки ввода данных

Ошибки при вводе данных - это ошибки, которые совершаются там, где и как позиции вводятся (или нет) в вашей системе бухгалтерского учета.Некоторые общие ошибки при вводе данных включают:

  • Ввод товаров в неправильный счет.
  • Перенос номеров.
  • Пропуск или добавление цифры или десятичного разряда.
  • Пропуск или дублирование записи.
  • Рассмотрение расходов как доходов или наоборот.

Ошибка пропуска

Это просто неспособность записать элемент. Это не намеренно; это просто упускается из виду. Например, счет оплачен, но вы не указали квитанцию.Или вы покупаете планшет, но не записываете это в своей учетной системе. Это легко может произойти, если вы потеряете документацию - квитанцию ​​или счет - чтобы она никогда не была записана.

Ошибка совершения

Это неправильное обращение с предметом из-за его неправильной установки. Сумма, которую вы вводите, верна, и вы даже помещаете ее в правильный общий счет, но затем вы используете неправильный дополнительный счет. Например, вы получаете платеж по счету-фактуре, но записываете квитанцию ​​против счета-фактуры другого клиента.Ваши общие платежи верны для целей бухгалтерского учета, но то, что показано для конкретного клиента, неверно.

Ошибка транспозиции

Эта ошибка регистрирует неправильное количество предмета путем перестановки чисел. Это может привести к завышению или пониманию количества предмета, что является результатом перестановки числа. Например, вместо того, чтобы ввести расход как 946 долларов, вы ошибочно вводите его как 496 долларов. Это дает 450 долларов. Подобная ошибка может быть дорогостоящей, если это вычитаемая сумма, которая не востребована из-за ошибки ввода.

Ошибка компенсации

На самом деле это две ошибки, которые возникают одновременно; одно компенсирует другое. Поскольку чистый эффект равен нулю, его трудно обнаружить. Например, вы ошибочно завышаете доход на 1000 долларов, но вы также завышаете расходы на такую ​​же сумму, чтобы все выровнялось, даже если обе записи неверны.

Ошибка дублирования

Это происходит, когда вы вводите одну и ту же статью доходов или расходов более одного раза.Например, такая ошибка может произойти, если к системе учета имеют доступ более одного человека, и каждый делает одну и ту же запись.

Принципиальная ошибка

Эта ошибка регистрирует элемент, который не соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета (GAAP). Обычно это происходит, когда запись делается не в том аккаунте. Сумма верна, но просто введена не в том месте. Принципиальная ошибка является серьезной процедурной ошибкой, поскольку может иметь серьезные последствия.Самый распространенный пример принципиальной ошибки - это учет личных расходов владельца как коммерческих.

Ошибка разворота входа

Это результат рассмотрения расхода как статьи дохода или наоборот. Вместо того, чтобы записывать счет на 250 долларов в свою дебиторскую задолженность, вы ошибочно относите его к счетам к оплате (т. Е. Регистрируете его как расход).

Как бухгалтерские ошибки могут повлиять на ваш бизнес?

Ошибки в учете могут быть незначительными или существенными.В любом случае они могут иметь серьезные последствия:

  • Неверная отчетность о доходах. Неправильная отчетность по расходам может исказить расчетную маржу операционной прибыли компании или привести к завышению прибыли.
  • Неверная информация о движении денежных средств. Если элементы указаны неверно, он может завышать или понимать сумму наличных денег для оплаты счетов.
  • Неверный отчет о расходах. Неправильная классификация или отказ от включения деловых расходов может привести к непредоставлению отчета о вычитаемых расходах.Это может привести к переплате налогов.
  • Повышенные затраты на оплату труда. Исправление ошибок классификации в бэкенде отнимает много времени у сотрудников, уже занятых составлением отчетов на конец года.
  • Комиссия за просрочку платежа. Когда ошибки классификации обнаруживаются позже в бухгалтерском цикле, счета-фактуры могут быть просроченными и привести к дополнительным комиссиям и процентам.
  • Неверное соответствие доходов и расходов. Ошибочно классифицированные расходы могут привести к неправильной отчетности для компаний, использующих метод начисления.Расходы должны быть правильно сопоставлены с доходом, который они приносят. Если расходы классифицированы не в том месяце или году, этого не произойдет должным образом.
  • Обнаружение мошенничества. Очень жаль, что мошенничество со стороны сотрудников, в том числе хищение, может иметь место в любом бизнесе. Если элементы не совпадают, это может указывать на то, что что-то не так и требуется дополнительное расследование.

Как предотвратить ошибки в бухгалтерском учете?

Бережное отношение к финансовой информации - это первая линия защиты, позволяющая правильно классифицировать предметы и правильно указывать их в ваших книгах.Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы упростить ведение бухгалтерского учета.

1. Обучить персонал точности ввода данных

Убедитесь, что сотрудники, которые вводят расходы в вашу бухгалтерскую систему, понимают ваши счета и описания. Найдите время, чтобы полностью объяснить свою систему. Некоторое программное обеспечение может предлагать обучение сотрудников, поэтому воспользуйтесь этой возможностью.

Установить политику компании в отношении процедур документации, чтобы записи могли быть сделаны правильно и точно.Например, записывайте компенсации сотрудникам, когда они были произведены после того, как они представили отчеты о расходах, чтобы вы знали, что цифры верны.

И убедитесь, что есть кто-нибудь, разбирающийся в бухгалтерских записях, который может ответить на вопросы, когда они возникнут.

2. Не перегружайте своих сотрудников

Сотрудникам, которые перегружены работой, легче допускать простые ошибки при вводе данных, чем если бы им было предоставлено достаточно времени для выполнения этой работы. Тем не менее важно, чтобы ваш бухгалтерский учет оставался актуальным и чтобы вы не отставали.Обдумайте способы, позволяющие упростить и улучшить ввод данных и избежать ошибок, например использовать программное обеспечение для составления отчетов о расходах, чтобы легко импортировать данные в вашу систему бухгалтерского учета.

3. Используйте новейшее бухгалтерское программное обеспечение

Используйте последнюю версию своей бухгалтерской системы. Программное обеспечение и облачные версии постоянно улучшаются, чтобы упростить весь процесс бухгалтерского учета. Облачные системы обновляются автоматически, программное обеспечение для настольных ПК требует покупки каждые несколько лет, чтобы оставаться в актуальном состоянии.

4. Осуществить внутренний контроль

Внедрите методы, которые помогут выявлять и исправлять ошибки бухгалтерского учета. Например, проводите выверку банковских счетов каждый месяц, чтобы вы могли выявить проблему, а ошибка не задержалась в ваших бухгалтерских книгах. То же самое и с выписками по кредитной карте. Ежемесячно просматривайте их, чтобы убедиться, что платежи были правильно введены в вашу бухгалтерскую систему.

5. Проверить разницу между бюджетными и фактическими расходами

Используйте свою бухгалтерскую систему, чтобы держать вас на правильном финансовом пути.В вашем бюджете может быть указано, что определенная сумма денег должна быть потрачена на конкретный элемент или действие, но запись не совпадает. Сравнение ваших фактических расходов с суммой, заложенной в ваш бюджет, может помочь вам обнаружить неправильную классификацию (или, по крайней мере, объяснить различия).

6. Проводить периодическую профессиональную проверку счетов

Вы можете захотеть, чтобы ваш бухгалтер периодически проверял ваши счета, чтобы убедиться, что они надлежащим образом отражают понесенные вами расходы и соответствуют GAAP.В вашем бухгалтерском программном обеспечении может быть функция, которая упрощает проверку данных клиентов вашим бухгалтером.

7. Принять передовые методы и стандарты бухгалтерского учета

Не позволяйте персоналу откладывать дела на потом. Установите крайние сроки для ввода и согласования данных, чтобы ошибки обнаруживались быстро и легко исправлялись.

Изучите стандарты бухгалтерского учета, чтобы они были включены в вашу систему бухгалтерского учета. Частные компании из США используют для бухгалтерского учета GAAP.Это определяет, когда и как следует сообщать о доходах и расходах. Ваша бухгалтерская система должна отражать эти стандарты.

Устранение ошибок бухгалтерского учета

Некоторые ошибки учета можно исправить, просто сделав или изменив запись. Например, платеж компании независимому подрядчику на сумму 500 долларов не был зарегистрирован в бухгалтерских книгах. Эту ошибку можно исправить, сделав соответствующую запись. Некоторые исправления в классификации расходов могут привести к изменению метода бухгалтерского учета для целей налогообложения, когда вам потребуется подать запрос на изменение метода учета.Другие ошибки могут иметь волновой эффект (например, вам может потребоваться пересчитать предыдущую финансовую отчетность).

Если у вас возникли проблемы с неправильной классификацией или вы хотите полностью их избежать, всегда рекомендуется работать с экспертами, которые могут убедиться, что ваши системы бухгалтерского учета работают хорошо и ваши цифры верны.

Подробнее о проверке данных - Excel

Вы можете использовать проверку данных, чтобы ограничить тип данных или значений, которые пользователи вводят в ячейки.Например, вы можете использовать проверку данных для вычисления максимально допустимого значения в ячейке на основе значения в другом месте книги. В следующем примере пользователь ввел abc, что не является допустимым значением в этой ячейке.

Когда полезна проверка данных?

Проверка данных неоценима, если вы хотите поделиться книгой с другими и хотите, чтобы введенные данные были точными и согласованными. Помимо прочего, вы можете использовать проверку данных для следующего:

  • Ограничение записей предопределенными элементами в списке - Например, вы можете ограничить выбор отдела пользователем бухгалтерией, расчетом заработной платы, персоналом и т.д.

  • Ограничить числа за пределами указанного диапазона - Например, вы можете указать максимальный процентный ввод для годового повышения заслуг сотрудника, скажем, 3%, или разрешить только целое число от 1 до 100.

  • Ограничение дат вне определенного временного интервала - Например, в запросе сотрудника на отгул вы можете запретить кому-либо выбирать дату, предшествующую сегодняшней дате.

  • Ограничить время вне определенного временного интервала - Например, вы можете указать расписание встреч с 8:00 до 17:00.

  • Ограничить количество текстовых символов - Например, вы можете ограничить разрешенный текст в ячейке 10 или менее символами.

  • Проверка данных на основе формул или значений в других ячейках - Например, вы можете использовать проверку данных, чтобы установить максимальный предел для комиссионных и бонусов на основе общего прогнозируемого значения заработной платы.Если пользователи вводят сумму, превышающую лимит, они видят сообщение об ошибке.

Вход для проверки данных и сообщения об ошибках

Вы можете выбрать отображение входного сообщения, когда пользователь выбирает ячейку. Сообщения ввода обычно используются, чтобы предложить пользователям рекомендации относительно типа данных, которые вы хотите ввести в ячейку. Сообщение такого типа появляется рядом с ячейкой. Вы можете переместить это сообщение, если хотите, и оно останется видимым, пока вы не перейдете в другую ячейку или не нажмете Esc.

Вы настраиваете свое входное сообщение на второй вкладке проверки данных.

Как только ваши пользователи привыкнут к вашему входному сообщению, вы можете снять отметку с Показывать входное сообщение, когда выбрана ячейка .

Вы также можете показать предупреждение об ошибке , которое появляется только после того, как пользователи вводят недопустимые данные.

Вы можете выбрать один из трех типов предупреждений об ошибках:

Значок

Тип

Использовать до

Остановка

Запретить пользователям вводить недопустимые данные в ячейку.

У предупреждающего сообщения Stop есть два варианта: Retry or Cancel .

Предупреждение

Предупреждать пользователей о том, что введенные ими данные недействительны, не препятствуя их вводу.

Когда появляется предупреждающее сообщение Предупреждение , пользователи могут нажать Да, , чтобы принять недопустимую запись, Нет, , чтобы отредактировать недопустимую запись, или Отмена, , чтобы удалить недопустимую запись.

Информация

Сообщите пользователям, что введенные данные недействительны, не препятствуя их вводу. Этот тип предупреждений об ошибках является наиболее гибким.

Когда появляется предупреждающее сообщение Информация , пользователи могут щелкнуть OK , чтобы принять недопустимое значение, или Отмена , чтобы отклонить его.

Советы по работе с проверкой данных

Используйте эти советы и приемы для работы с проверкой данных в Excel.

Примечание: Если вы хотите использовать проверку данных с книгами в службах Excel или в веб-приложении Excel, вам необходимо сначала создать проверку данных в настольной версии Excel.

  • Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, в которой выполняется проверка данных.Возможно, вам потребуется отрегулировать ширину этой ячейки, чтобы предотвратить усечение допустимых записей, которые шире, чем ширина раскрывающегося списка.

  • Если вы планируете защитить рабочий лист или книгу, защитите ее после того, как вы закончите указывать какие-либо параметры проверки. Убедитесь, что вы разблокировали все проверенные ячейки, прежде чем защищать рабочий лист. В противном случае пользователи не смогут вводить данные в ячейки. См. Раздел Защита рабочего листа.

  • Если вы планируете предоставить общий доступ к книге, предоставьте общий доступ к ней только после того, как вы закончите указывать параметры проверки и защиты данных. После того, как вы поделитесь книгой, вы не сможете изменить настройки проверки, пока не прекратите общий доступ.

  • Вы можете применить проверку данных к ячейкам, в которые уже были введены данные. Однако Excel не уведомляет автоматически о том, что существующие ячейки содержат недопустимые данные.В этом случае вы можете выделить недопустимые данные, указав Excel обвести их на листе. Как только вы определили неверные данные, вы можете снова скрыть круги. Если вы исправите неверную запись, кружок автоматически исчезнет.

    Чтобы применить круги, выберите ячейки, которые вы хотите оценить, и перейдите к Data > Data Tools > Data Validation > Circle Invalid Data .

  • Чтобы быстро удалить проверку данных для ячейки, выберите ее, а затем перейдите к Data > Data Tools > Data Validation > Settings > Clear All .

  • Чтобы найти ячейки на листе с проверкой данных, на вкладке Домашняя страница в группе Редактирование щелкните Найти и выбрать , а затем щелкните Проверка данных . После того, как вы нашли ячейки, в которых есть проверка данных, вы можете изменить, скопировать или удалить параметры проверки.

  • При создании раскрывающегося списка вы можете использовать команду Define Name (вкладка Formulas, , группа Defined Names, ), чтобы определить имя диапазона, который содержит список.После создания списка на другом листе вы можете скрыть лист, содержащий список, а затем защитить книгу, чтобы пользователи не имели доступа к списку.

  • Если вы измените параметры проверки для ячейки, вы можете автоматически применить изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками. Для этого на вкладке Параметры установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же параметрами .

  • Если проверка данных не работает, убедитесь, что:

    • Пользователи не копируют и не заполняют данные - Проверка данных предназначена для отображения сообщений и предотвращения недопустимых записей только тогда, когда пользователи вводят данные непосредственно в ячейку. Когда данные копируются или заполняются, сообщения не появляются. Чтобы запретить пользователям копировать и заполнять данные путем перетаскивания ячеек, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры редактирования > снимите флажок Включить дескриптор заполнения и перетаскивание ячейки , а затем защитите лист.

    • Ручной пересчет отключен. - Если ручной пересчет включен, невычисленные ячейки могут помешать правильной проверке данных. Чтобы отключить ручной пересчет, перейдите на вкладку Формулы > группа Расчет > Параметры расчета > щелкните Автоматически .

    • Формулы не содержат ошибок - Убедитесь, что формулы в проверенных ячейках не вызывают ошибок, например #REF! или # DIV / 0 !.Excel игнорирует проверку данных, пока вы не исправите ошибку.

    • Ячейки, указанные в формулах, являются правильными. - Если указанная ячейка изменяется так, что формула в проверенной ячейке вычисляет недопустимый результат, сообщение о проверке для ячейки не отображается.

    • Таблица Excel может быть связана с сайтом SharePoint. - Вы не можете добавить проверку данных в таблицу Excel, связанную с сайтом SharePoint.Чтобы добавить проверку данных, необходимо отключить таблицу Excel или преобразовать таблицу Excel в диапазон.

    • Возможно, вы сейчас вводите данные. - Команда «Проверка данных» недоступна, пока вы вводите данные в ячейку. Чтобы завершить ввод данных, нажмите Enter или ESC для выхода.

    • Рабочий лист может быть защищен или открыт для общего доступа. - Вы не можете изменить параметры проверки данных, если ваша книга является общей или защищенной.Сначала вам нужно отменить доступ к книге или снять защиту с нее.

Как обновить или удалить проверку данных в унаследованной книге

Если вы унаследовали книгу с проверкой данных, вы можете изменить или удалить ее, если рабочий лист не защищен. Если он защищен паролем, которого вы не знаете, вам следует попытаться связаться с предыдущим владельцем, чтобы помочь вам снять защиту с листа, поскольку Excel не может восстановить неизвестные или утерянные пароли.Вы также можете скопировать данные на другой лист, а затем удалить проверку данных.

Если вы видите предупреждение о проверке данных при попытке ввести или изменить данные в ячейке, и вы не знаете, что вы можете ввести, обратитесь к владельцу книги.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в сообществе специалистов по Excel или получить поддержку в сообществе Answers.

Как записать предыдущий год в корректировочном учете | Малый бизнес

Стефон Уолтерс Обновлено 26 июня 2019 г.

Хотя компании всегда должны указывать точную информацию в своих финансовых отчетах, это не всегда происходит, и иногда ошибка не обнаруживается до тех пор, пока отчет не будет опубликован.Независимо от того, была ли ошибка обнаружена в ходе внутреннего аудита или сторонней организацией, ее необходимо исправить. Корректировки за предыдущий период - это исправления прошлых ошибок, которые произошли и были отражены в финансовой отчетности компании за предыдущий период. Аналогичным образом корректировка за предыдущий год - это корректировка финансовой отчетности компании за предыдущий год.

Существенные ошибки в финансовой отчетности

Концепция существенности требует, чтобы компании не могли скрывать важную информацию или давать вводящие в заблуждение цифры владельцам, кредиторам, инвесторам или регулирующим органам, сознательно или нет.Отчет по стандартам финансового учета № 16 (SFAS 16) - это заявление, которое ограничивает корректировки за предыдущий период и за предыдущий год только существенными ошибками.

Существенная ошибка - это ошибка, которая настолько существенна, что может повлиять на мнение разумного человека. Когда в финансовом отчете компании обнаруживается существенная ошибка, необходимо внести корректировку за предыдущий период в текущий период, чтобы исправить ошибку.

Корректировки предыдущего периода и корректировки предыдущего года могут использоваться для исправления ошибок, связанных с неточными математическими расчетами, сомнительной практикой бухгалтерского учета и искаженными фактами, искажающими отчетную информацию.

Пересмотр финансовой отчетности

Бухгалтеры должны определить, считается ли ошибка существенной и требует ли пересчета. При пересчете пересматривается ранее выпущенный финансовый отчет с целью исправления ошибки. Лучше всего выполнить повторный анализ всех существенных ошибок. Чтобы отобразить изменения в финансовой отчетности, начните с создания записи журнала в текущем периоде. Эта запись должна корректировать баланс активов или пассивов за период.К записи следует добавить примечание, в котором указывается характер ошибки и совокупный эффект, который она имела.

Корректировка нераспределенной прибыли

Нераспределенная прибыль - это чистая прибыль или убыток компании после выплаты дивидендов акционерам, плюс любые корректировки за предыдущий период или корректировки за предыдущий год. После корректировки в текущем периоде необходимо внести корректировку в нераспределенную прибыль. Поскольку корректировки за предыдущий период или год не должны влиять на текущий период, запись нераспределенной прибыли должна отражать противоположность записи корректировки.Например, если компания допустила ошибку и должна списать 50 000 долларов, нераспределенная прибыль должна быть кредитована на сумму 50 000 долларов.

Сравнительная финансовая отчетность

После корректировки записей для отражения исправленных ошибок, то же самое необходимо сделать в отношении сравнительной финансовой отчетности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *