Отчет по подотчетным суммам сроки: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Срок отчета по подотчетным суммам в 2019 году

Достаточно часто и у сотрудников, и у бухгалтеров возникают вопросы о сроках возврата денег, выданных в подотчет.

Срок отчета по подотчетным суммам 2019

Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 г. № 3210-У. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов.

Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника. Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника. На его примере рассмотрим порядок указания сведений о том, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу:

Образец заявления

Скачать

В основании для выдачи денежных средств должен быть прописан срок, на который они выдаются.

На сегодняшний день нет никаких ограничений по времени выдачи денег в подотчет. Срок выдачи утверждает руководитель, и он может быть установлен индивидуально по каждой выдаваемой подотчетной сумме. Но независимо от этого, после наступления дня, по который выданы деньги под отчет, сотрудник сразу же должен вернуть неизрасходованные денежные средства или в течение трех дней предоставить авансовый отчет.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок: последствия и порядок решения проблемы

Нередко возникает вопрос об обложении НДФЛ несданных сумм, выданных в подотчет. Налоговые инспекторы считают, что если отсутствуют доказательства произведенных расходов из средств, выданных в подотчет в интересах организации, то эти суммы следует включить в налоговую базу по НДФЛ. Свою точку зрения ФНС изложила в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 в пункте 8, в котором ссылается на два постановления ВАС РФ:

• Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12;
• Постановление Президиума ВАС РФ от 05.
  03.2013 № 13510/12.

При отсутствии возможности удержания НДФЛ (сотрудник уволен) предприятие как налоговый агент обязано подать в налоговую инспекцию уведомление о невозможности удержать налог (пункт 5 статьи 226 НК РФ).

Если сотрудник вовремя не отчитался и не вернул подотчетные суммы, то работодатель может взыскать их в течение одного месяца после истечения дня возврата (статья 137 ТК РФ). Но сделать это можно, только если сотрудник согласен с размером и самим фактом удержания. Таким образом, для взыскания денег из заработной платы необходимо издать распоряжение руководителя, а также получить согласие работника на взыскание.

Взыскание несданных подотчетных сумм в судебном порядке

Когда работник не согласен на удержание либо пропущен месяц, отведенный на взыскание, компания может взыскать средства, выданные в подотчет, через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам определен в статье 196 ГК РФ. Через суд можно взыскать невозвращенные своевременно подотчетные суммы в течение трех лет с момента истечения даты возврата.

Аванс подотчетному лицу — Контур.Бухгалтерия

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

• хозяйственно-операционные расходы;
• расходы на командировку;
• возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Однако не любой сотрудник организации может получить деньги под отчет. Обязательное условие — сотрудник должен отчитаться по всем ранее выданным суммам. Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Выдача денег под отчет

Для получения денег на целевые расходы сотрудник направляет руководителю заявление. Он обязан указать конкретную сумму, цель и срок их получения. После одобрения руководителем заявление поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.

Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.

Порядок выдачи аванса

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме. Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в трехдневный срок со дня его истечения.

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали.

Авансовый отчет

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

• Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
• Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

• Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
• Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
• Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
• Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

• Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
• Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
• Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.

Выдаем средства на хознужды/командировку: основные правила

Савченко Елена, эксперт по вопросам оплаты труда.

Выдача денежных средств под отчет сопровождается целым рядом правил и ограничений, которые необходимо соблюдать как предприятию, так и работнику. Напомнить о них, разъяснить порядок их работы — цель этой статьи.

Сроки выдачи средств

Прежде всего давайте разберемся, в какие сроки предприятие обязано выдать работнику средства на командировку или под отчет. Можно ли выдать их намного раньше? Есть ли какие-то установленные законодательством временные пределы для выдачи таких средств?

Начнем с аванса на командировку. Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например, для приобретения проездных билетов.

При выдаче средств под отчет на хозяйственные нужды предприятия надо ориентироваться на п. 19 Положения № 148, где определены конкретные сроки возврата подотчетных сумм (см. ниже). Соответственно, средства под отчет следует выдать таким образом, чтобы у работника была возможность произвести закупку товаров (работ, услуг), и своевременно отчитаться за осуществленные расходы на хознужды.

А можно ли «за свои»?

Отправить работника в командировку, не выдав ему аванс, — это значит нарушить трудовое законодательство (см. письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). Такие действия могут грозить работодателю штрафом в размере минзарплаты (на сегодня — 4723 грн., см. ст. 265 КЗоТ*), а его должностным лицам — админштрафом в общем случае от 510 до 1700 грн. (ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП).

9325558″>Переходим к ситуации с «кредитовым подотчетом». Из Обобщающей консультации, утвержденной приказом Минфина от 26.04.2019 г. № 181, следует, что если работодатель подтверждает целесообразность и обоснованность расходов работника, произведенных в связи с выполнением его трудовой функции, то

сумма компенсации за товары (работы, услуги), приобретенные работником за его собственные средства для работодателя, не облагается НДФЛ и ВС

Подробнее об этом мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 38, с. 2.

Сроки предоставления Отчета

После завершения командировки или выполнения поручения в интересах предприятия работник обязан:

— отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку или под отчет денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). К нему обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

— вернуть сумму не израсходованных в командировке средств (при наличии).

Сроки предоставления Отчета устанавливают пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Для наглядности их представим в таблице.

Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса	Форма выдачи аванса
	в наличной форме	93261734″>в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*
		расчеты наличными, снятыми с использованием платежных карточек	расчеты в безналичной форме
Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственных (хозяйственных) вопросов)	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем приобретения работником товаров (работ, услуг) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**
Покрытие командировочных расходов и решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке	9326237″>До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)	До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***	В течение 10 банковских днейпосле завершения командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
* Под платежными документами понимают перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** По мнению налоговиков, при расчетах с помощью корпоративных платежных карточек за товары (работы, услуги), приобретенные для нужд предприятия, следует соблюдать сроки, установленные п. п. 170.9.3 НКУ (см. подкатегорию 103.17 БЗ). Однако мы считаем, что этот вывод справедлив только для расходования средств при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке. *** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В таких случаях необходимо ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки. Ведь перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. Но учитывайте, что налоговики считают иначе. Они настаивают (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214), что при снятии наличных и использовании личной платежной карточки следует отчитаться в течение 3 дней, как и при использовании корпоративнойплатежной карточки. Но если ввязываться в спор с фискалами вам неохота, советуем учесть их мнение. **** Срок предоставления Отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

Интересный момент! По мнению налоговиков, если во время командировки подотчетное лицо применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, оно должно подать соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ (см. письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). То есть налоговики говорят о двух отчетах. Однако в общем случае достаточно предоставить один Отчет в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ (в течение 3 банковских дней после завершения командировки).

Также заметим: на наш взгляд, указанные в таблице сроки подачи Отчета, не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

Когда возвращать подотчетные средства?

Со сроками подачи Отчета мы разобрались. Теперь давайте выясним, когда, в какие сроки нужно возвращать подотчетные средства.

В данном вопросе надо руководствоваться, кроме норм НКУ, еще и требованиями Положения № 148. Так, сроки, установленные НКУ, применяются налоговиками для целей обложения НДФЛ и ВС, а сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

При наличии излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных на командировку и/или на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (в том числе в командировке), работник обязан вернуть их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета. Так гласит п.п. 170.9.2 НКУ. Со сроками подачи этого Отчета мы с вами уже разобрались (см. таблицу).

В отношении средств, полученных работником на командировку, Положение № 148 никаких иных сроков возврата неизрасходованной их части не устанавливает. А значит,

предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета

А вот с неизрасходованными средствами, выданными на решение производственных (хозяйственных) вопросов, не все так просто. Пункт 19 Положения № 148 определяет для них конкретные сроки возврата.

Так, в зависимости от целей, на которые подотчетные средства выдаются, он составляет:

1) на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья — не более 10 рабочих дней;

93274130″>2) на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

3) на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Заметим, что указанные выше сроки продлеваются до завершения срока командировки, если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов.

Поэтому сумму неизрасходованных средств, полученных на решение производственных (хозяйственных) вопросов, нужно возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом сроков, прописанных в п. 19 Положения № 148 (см. выше).

93274567″>Согласно этому пункту выдача наличности под отчет осуществляется только при условии подачи отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Причем заметьте: в этом пункте говорится именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием.

Наличные ограничения при выдаче/возврате подотчетных сумм

При наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями надо соблюдать ограничение в 10 тыс. грн., а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн. в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148).

Если говорить о наличных ограничениях в привязке к командировочно-подотчетным расходам работников, то получается следующая картина.

Покупая товары (работы, услуги) для нужд предприятия, работник действует по его поручению. То есть фактически он выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия. По этой причине в полной мере 10-тысячное ограничение наличных расчетов работает при приобретении подотчетным лицом ТМЦ, работ или услуг для хозяйственных нужд предприятия у другого субъекта хозяйствования. И не имеет значения, осуществлялось такое приобретение за счет полученной ранее (в кассе либо с использованием корпоративной платежной карточки) наличности или за счет собственных средств работника.

Ведь в такой ситуации он выступает и платит от имени предприятия-работодателя

Важно! Положение № 148 содержит ряд случаев, когда наличные расчеты можно осуществлять, не беспокоясь о превышении предельной суммы расчетов (см. п. 8 этого Положения). Так, «наличные» ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку.

При этом под командировочными расходами следует понимать стоимость проезда, проживания, питания и других услуг, связанных с пребыванием работника в командировке.

Но имейте в виду: при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке 10-тысячный предел будет применяться в общем порядке (если контрагентом является субъект хозяйствования). Дело в том, что такие расчеты не связаны прямо с командировкой и расходами непосредственно на нее.

Ну и, конечно, если работник приобретал ТМЦ для хознужд или оплачивал работы, услуги физлицу — не СПДдля нужд предприятия, то в этом случае должно соблюдаться 50-тысячное ограничение наличных*. Ведь по сути получается, что предприятие (через подотчетное лицо) производит наличный расчет с физлицом — продавцом товаров, работ, услуг.

Помните также, что, по мнению налоговиков, наличные ограничения действует на протяжении дня в расчетах с одним лицом в обе стороны (109. 13 БЗ). То есть «встречные потоки» наличности для сравнения с предельной величиной суммируются.

Распространяются ли наличные ограничения на подотчет?

А теперь разберем очень важный вопрос: распространяется ли 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам, связанным с хознуждами?

На сегодняшний день этот вопрос окончательно не урегулирован. С одной стороны, налоговики ранее высказывали мнение, что установленные НБУ наличные ограничения распространяются в том числе и на выдачу и возврат средств под отчет (письма ГУ ГФС в Сумской области от 18.07.2018 г. 3158/ІПК/18-28-14-06-31 и от 14.08.2018 г. №3531/ІПК/18-28-14-06-31).

С другой стороны, суды в этом вопросе склоняются к противоположному мнению. Как аргумент можно привести определение ВАСУ от 21. 06.2016 г. № К/800/44326/15**, в котором судьи указывают, что выдача наличных работникам под отчет не является платежом предприятия, а также наличным расчетом. Те же выводы можно найти и в определении Житомирского апелляционного административного суда от 28.08.2017 г. по делу № 806/292/17***.

Логично предположить, что 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам распространяться не должно по той причине, что в данном случае нет самого факта наличного расчета. Работник — подотчетное лицо выступает от имени предприятия и действует в его интересах. В данном случае работник лишь берет деньги предприятия, чтобы выполнить служебное поручение, и возвращает остаток в кассу. Впрочем, если вы не сторонник смелого подхода, лучше стараться не превышать 50-тысячный предел при выдаче и возврате в подотчет средств на хознужды (об ответственности за это нарушение мы писали на с. 7 этого номера).

В заключение отметим: расчеты, которые осуществляются посредством платежной карточки без снятия при этом наличных (т. е. через платежный терминал), считаются безналичными (ч. 3 ст. 341 ХКУ). Такие операции не относятся к кассовым в понимании Положения № 148. А значит, «наличные» ограничения на них вообще не распространяются (см. подкатегорию 109.13 БЗ).

 

Другие материалы из «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 11:

 

Подписаться на «Налоги и бухгалтерский учет»

Какие документы сдавать в бухгалтерию подотчетному лицу

Основанием для выдачи денег по заявлению является виза руководителя организации.

Сроки предоставления авансовых отчетов

Не позднее трех рабочих дней после истечения срока, указанного в заявлении, авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы, необходимо сдать в бухгалтерию. Мы проверяем авансовый отчет, передаем на утверждение руководителю организации и списываем задолженность с подотчетного лица. Если потрачено больше выданного — возвращаем ему разницу.

Оформление авансового отчета по командировке

После возвращения из командировки сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это необходимо сделать в течении трех рабочих дней с момента прибытия. К авансовому отчету необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

На лицевой стороне формы в поле «Назначение аванса» нужно указать «Командировочные расходы». Расходы и реквизиты подтверждающих документов указываются на обратной стороне авансового отчета.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине (болел, находился в отпуске или уехал в новую командировку) и трехдневный срок истек, тогда отчет должен быть сдан не позднее трех дней со дня выхода на работу.

Больше всего проблем с наличием подтверждающих документов в нашей практике встречается, когда командировка сопровождается авиаперелетом. В этом случае подтверждающих документов должно быть два:

• билет или маршрутная квитанция электронного билета;
  
• посадочный талон.

Только вместе они подтверждают факт авиаперелета. Покупка авиабилета (бумажного или электронного — неважно) без посадочного талона не дает подтверждения того, что перелет был осуществлен. Это принципиальная позиция Минфина, сформулированная в письме № 03-03-07/50992 от 01.09.2016. Поэтому без посадочного талона мы не можем принять билет к расходам.

Бывают случаи, что посадочный талон теряется. Но и из такой ситуации есть выход: сотруднику нужно получить у авиакомпании справку. В ней перевозчик указывает данные пассажира, который регистрировался на рейс. За выдачу справки авиакомпания взимает плату. И это уже личные расходы сотрудника. Но заплатить за справку обойдется ему намного дешевле, чем возвращать работодателю полную стоимость авиабилета.

Образец заполнения авансового отчета

Вот такой авансовый отчет бухгалтерия хочет получать от вас. Остальные реквизиты мы заполняем сами.

В каком случае с подотчетных сумм надо платить НДФЛ

Подотчетные, полученные руководителем, облагаются НДФЛ, если у фирмы нет доказательств целевого использования полученных средств и покупки товарно-материальных ценностей. Об этом предупреждает в своем сообщении ФНС, ссылаясь на определение Верховного суда РФ от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047.

Суд поддержал решение налоговых органов доначислить НДФЛ по результатам выездной проверки, в ходе которой инспекция установила, что организация не включила в совокупный доход своего руководителя неоднократно полученные им подотчетные суммы. Компания при этом не представила документы, подтверждающие целевое использование руководителем указанных средств, а также доказательства оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных на эти средства.

Судьи указали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. Если нет доказательств, подтверждающих их целевое расходование и оприходование ООО товарно-материальных ценностей, такие суммы считаются доходом работника организации и включаются в базу по НДФЛ. Организация как налоговый агент должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет с таких сумм НДФЛ.

БУХПРОСВЕТ

Для выдачи наличных денег работнику под отчет требуется либо распорядительный документ руководителя организации, либо письменное заявление подотчетного лица. Деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа генерального директора организации о направлении сотрудника в командировку.

Заявление о выдаче денег составляется сотрудником в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Данное заявление должно быть подписано руководителем организации/ИП. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. При этом наличие у сотрудника задолженности по подотчетным суммам не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Их выдача оформляется распорядительным документом.

Какой датой подотчетному лицу подписывать авансовый отчет?

Нужно учитывать, что дата представления (составления) авансового отчета определяется датой подписи подотчетного лица. Если бухгалтер проверяет первичный документ без подписи, значит он предварительно проверяет «черновик», а не документ. Поэтому если организация будет применять унифицированную форму N АО-1, и придерживаться указанного в вопросе порядка документооборота, то дату принятия к проверке черновика указывать не нужно. Обращаем внимание, что унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма N АО-1) предусматривает дату принятия к проверке авансового отчета бухгалтером.

При определении порядка документооборота, связанного с выдачей подотчетных сумм, следует разделять следующие сроки:

• представления (составления) авансовых отчетов подотчетными лицами;
• проверки авансовых отчетов в бухгалтерии;
• утверждения отчетов руководителем;
• окончательных расчетов по авансовым отчетам.

При этом срок составления авансовых отчетов сотрудниками четко установлен нормативными актами. Подотчетное лицо обязано предъявить бухгалтеру авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу, или по возвращении из командировки (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденных Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

А вот остальные сроки организация вправе определить самостоятельно и утвердить внутренним приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами и т.п. Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Важно, что в условиях вопроса указан срок составления отчета, который не соответствует требованиям Указания Банка России. При этом сроки проверки и утверждения авансового отчета в условиях вопроса не названы. Во избежание разночтений эти сроки необходимо четко установить приказом (от даты утверждения отчета многое зависит, в т. ч. момент налогового учета расходов).

Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ, и задержка авансового отчета сотрудником там не упомянута. Но открыто закреплять нарушение сроков в приказах не стоит. Поэтому рекомендуем во внутреннем приказе о выдаче денег под отчет использовать следующие формулировки:

«Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в бухгалтерию в сроки, установленные законодательством.

В срок до 16 числа бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, представленные в первой половине месяца. А в срок до 31 числа проверяет авансовые отчеты, представленные во второй половине месяца (даты в примере, естественно, условные).

Генеральный директор утверждает авансовые отчеты за первую половину месяца до 17 числа, а за вторую половину до 2 числа месяца, следующего за отчетным».

По факту такие формулировки могут означать следующий документооборот:

• Сотрудники загружают в программу «черновики» авансовых отчетов на предварительную проверку (в определенные отдельными инструкциями сроки). Если программное обеспечение не позволяет вносить изменения в документ после подписи, то подотчетное лицо в момент загрузки черновик не подписывает. Если возможность изменений существует, то подпись подотчетного лица целесообразно поставить сразу;

• Бухгалтерия в установленные приказом сроки проверяет черновики авансовых отчетов. Дата окончания проверки по факту совпадет с датой подписания отчета сотрудником. Если функционал ПО допускает изменения, то дата авансового отчета, дата его загрузки в программу и дата подписи подотчетного лица могут совпадать (как и положено). В этом случае бухгалтер, как и положено, проверит авансовый отчет, и в случае необходимости, проконтролирует внесение в него изменений. Подчеркнем, что исправления в первичном документе допускаются (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н). Поэтому вопрос только в том, как реализован этот функционал в программе;

• Директор утверждает авансовые отчеты в установленные сроки. Фактическая дата утверждения авансового отчета обязательно должна соответствовать внутреннему регламенту.

Списание задолженности по подотчётным суммам

     В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчётными лицами, которые получают деньги из кассы на административно-хозяйственные и операционные расходы. Зачастую за сотрудником числится «незакрытая» дебиторская задолженность.

Подотчётное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами. Если подотчётное лицо в установленный срок не вернуло неиспользованные денежные средства в кассу предприятия, то за работником образуется дебиторская задолженность, которую работодатель может удержать с работника не позднее одного месяца, если работник согласен с удержаниями. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам, организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы.

      Бухгалтерский учёт

      По нашему мнению, в случае образования дебиторской задолженности по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» организация может придерживаться следующей схемы проводок:

• Дт 94 Кт 71 – в момент истечения срока для предъявления авансового отчёта либо возврата денежных средств в кассу предприятия;

      Если сотрудник предоставил письменное объяснение, согласен с удержанием этой суммы со своей заработной платы, при этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20 процентов, делается проводка:

• Дт 70 кт 94 – в момент издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;

      Если работник не согласен с удержаниями либо истёк месячный срок для издания распоряжения руководителя организации по взысканию невозвращённой суммы подотчётных средств, а сумма причинённого ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то делается проводка:

• Дт 73 Кт 94 – в момент истечения разумного срока для согласия работника с удержанием этой суммы из заработной платы либо в момент истечения месячного срока для издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;

      В случае расторжения трудового договора с должником:

• Дт 76 Кредит 73 – на следующий день после расторжения трудового договора;

      В случае прощения долга либо в случае истечения срока исковой давности по невозвращённой сумме подотчётных средств делается проводка:

• Дт 91 Кт 76 (73) – на момент издания приказа руководителя о прощении долга либо на момент издания приказа о признании её долгом, который является нереальным для взыскания.

      Налоговый учёт

      Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ установлено, что к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадёжных долгов. Налоговым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований для признания задолженности безнадёжной. Одним из них является истечение срока исковой давности. По истечении срока исковой давности долг по невозвращённой сумме можно признать безнадёжным и включить в состав внереализационных расходов.

      Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчётных сумм, которые сотрудник не вернул (не подтвердил документально расходы). Если удержать не удалось, работодатель должен направить уведомление в налоговый орган и сотруднику. Если деньги, полученные под отчёт, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму следует начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно зачесть (вернуть), после того как работник вернёт деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

 

По материалам www.b-kontur.ru

 

Подотчетных планов по возмещению расходов сотрудникам

Подотчетный план — это договоренность о возмещении сотрудникам надбавок или метод возмещения сотрудников деловых расходов в соответствии с правилами IRS.

Изменения в налоговом законодательстве и планы отчетности

Закон о сокращении налогов и занятости 2017 года (TCJA), вступивший в силу с 2018 по 2025 налоговые годы, внес серьезные изменения в ряд вопросов, связанных с налогообложением бизнеса, включая налогообложение расходов на переезд сотрудников.Вкратце, вот изменения:

Невозмещенные расходы на переезд больше не подлежат франшизе сотрудникам. Расходы на сотрудников при переезде в компанию, которые не возмещаются работодателем, больше не подлежат вычету в соответствии с разделом «Прочие расходы» Приложения A.

Возмещенные расходы на переезд, облагаемые налогом для сотрудников. В предыдущие годы, если программа возмещения расходов компании была планом подотчетности (как описано ниже), вознаграждение работника не облагалось налогом для работника.Теперь (2018-2025) эти льготы всегда облагаются налогом для сотрудников. Вы должны удерживать и платить все налоги на трудоустройство и включать эти расходы в форму W-2 сотрудника.

Расходы на переезд по-прежнему подлежат вычету работодателям. Независимо от того, есть ли у вас план подотчетности, расходы на переезд сотрудников по деловым причинам все равно являются вычитаемыми расходами для вашего бизнеса.

Зачем нужен план подотчетности?

Начиная с 2018 года наличие подотчетного плана возмещения расходов на переезд сотрудников не изменит того факта, что сотрудники должны платить налог на эти льготы во всех случаях.Так зачем нужен план подотчетности?

Самая важная причина иметь план подотчетности

Компании по-прежнему должны иметь план подотчетности, чтобы возмещаемые расходы, соответствующие определенным ограничениям, не облагались налогом для сотрудников. Если у работодателя нет плана подотчетности, ВСЕ компенсации могут облагаться налогом для сотрудников.

Хорошая причина использовать критерии и процессы подотчетного плана — это настроить процессы и проверки, чтобы избежать проблем с IRS, если вы пройдете аудит.

Еще одна веская причина заключается в том, что «подотчетность» также применима к сотрудникам. Наличие подотчетного плана означает, что они должны предоставлять квитанции и возвращать излишки, поэтому у них меньше возможностей для завышения отчетов и получения излишков.

Как работает план подотчетности

Планы подотчетности могут включать в себя возмещение ряда различных расходов, связанных с сотрудниками, в том числе:

• Транспортные расходы сотрудников, включая питание
• Закупка инструмента и оборудования
• Расходы на домашний офис сотрудника
• Пробег стоит
• Обязательная форма, непригодная для повседневной носки
• Сборы и подписки
• Расходы на поиск работы уволенных сотрудников

План подотчетности также должен включать процедуру, обязывающую сотрудников возвращать работодателю излишки возмещения (превышающие допустимые суммы). Если работодатель устанавливает и поддерживает план подотчетности, командировочные расходы сотрудников не должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

Допустимые требования к плану

Для того, чтобы IRS считал «план подотчетности», ваша договоренность должна включать ВСЕ следующее:

1. Расходы должны иметь бизнес-соединение ; то есть они должны были быть оплачены или понесены во время оказания услуг в качестве наемного работника.
2. Работник должен надлежащим образом отчитаться перед работодателем об этих расходах в разумные сроки.Вы должны потребовать от сотрудников предоставить вам подробную информацию об этих расходах, включая дату, время, место, сумму и коммерческую цель расходов.
3. Вы должны потребовать, чтобы сотрудник возвратил излишки возмещения в течение разумного и конкретного периода времени, в зависимости от обстоятельств. Если сотрудники не обязаны сдавать лишние суммы, эти суммы должны быть включены в их доход, и они увеличивают стоимость бенефициара
.

Если все три требования не соблюдены, IRS не несет ответственности за план.

Доплата за превышение

Возмещение превышения — это возмещение, превышающее допустимые суммы. Если сотрудник не возвращает излишки возмещения в течение разумного периода времени, эти избыточные суммы подлежат налогообложению для сотрудника. Наиболее частым случаем является случай, когда вы даете сотруднику аванс перед его отъездом в поездку, а расходы во время поездки меньше суммы аванса.

Разумный период времени для возврата излишка возмещения определяется IRS, например:

• Аванс, полученный в течение 30 дней с момента оплаты.
• Сотрудник представляет адекватный отчет о расходах в течение 60 дней после их оплаты или понесения.
• Сотрудник возвращает любое излишек возмещения в течение 120 дней после его выплаты или понесения.
• Сотруднику выдается отчет (не реже одного раза в квартал), в котором запрашивается возврат или адекватный учет невыплаченных авансов, и сотрудник выполняет его в течение 120 дней после получения отчета.

Вести подробный учет платежей

Нет, вы не обязаны подавать письменный план в IRS.Но вы должны быть в состоянии доказать, что определили свои требования по возмещению расходов сотрудникам.

Рекомендуется изложить эти требования в письменной форме как часть политики и руководства по процедурам для сотрудников.

Документируйте все операции с сотрудниками по возмещению расходов, ведите записи, чтобы показать, что все требования плана подотчетности были соблюдены.

Влияние на план подотчетности и налоги на бизнес

То, производятся ли эти расходы в рамках подотчетного плана, напрямую не влияет на вашу способность вычесть эти расходы в налоговой декларации вашей компании.Но вы все равно должны предоставить соответствующую документацию, чтобы доказать, что эти расходы были связаны с бизнесом.

Например, для возмещения командировочных расходов вы можете вычесть расходы в соответствующей строке налоговой декларации вашей компании. Например, для покрытия расходов на питание и развлечения используйте строку 24b Приложения C (для индивидуальных предпринимателей или LLC с одним участником).

Информация, содержащаяся в этой статье, не является налоговой или юридической консультацией и не заменяет такую ​​консультацию. Законы штата и федеральные законы часто меняются, и информация в этой статье может не отражать законы вашего штата или последние изменения в законодательстве.Чтобы получить текущую налоговую или юридическую консультацию, проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом.

Возмещение расходов — план подотчетной и не подотчетной

Методы возмещения расходов сотрудникам

Планы подотчетности

План, по которому работнику возмещаются расходы или получает надбавку на покрытие расходов, — это план подотчетности только , если выполняются следующие условия:

1. должно быть бизнес-условие для расходов;
   • расходы должны быть связаны с оказанием услуг в качестве сотрудника
   • возмещение должно относиться к расходам, которые работник мог бы вычесть из своей налоговой декларации
2. работник должен либо обосновать, либо считаться обосновавшим расходы;
   • Обычно обоснование состоит из квитанций и / или аннулированных чеков и счетов-фактур, которые показывают характер и сумму расходов
   • К расходам, которые считаются обоснованными, относятся такие вещи, как использование нормы квоты на пробег (50 центов за милю), а не фактические расходы на эксплуатацию транспортного средства, или использование суточных для ночных поездок, а не требование квитанций на питание
3. работник должен вернуть работодателю суммы, превышающие обоснованные (или считающиеся обоснованными) расходы в разумный срок

Есть 2 метода определения разумного срока:

Периодическая выписка

• отчет от работодателя предоставляется работнику не менее ежеквартально с указанием сумм, выплаченных в соответствии с планом в отношении обоснованной суммы, и с просьбой к работнику либо обосновать, либо вернуть избыточные суммы в течение 120 дней с даты выписки

Фиксированная дата

• Авансовые платежи — за 30 дней до оплаты или понесения разумно ожидаемых расходов
• Обоснование — 60 дней после оплаты или понесения расходов
• Возврат излишних сумм — 120 дней после оплаты или возникновения расходов

Суммы, выплачиваемые по планам подотчетности, не являются доходом для работника и не отображаются в форме W-2.

Помните, что для того, чтобы план был подотчетным, должны быть выполнены все требования!

Безотчетный план

Безотчетный план — это план или политика возмещения затрат, которые не соответствуют всем требованиям для подотчетного плана. Суммы, выплачиваемые по плану без подотчетности, являются доходом работника и должны включаться в заработную плату с соответствующими налоговыми удержаниями. Работодатель может иметь план подотчетности по некоторым пунктам и план без ответственности по другим.

Публикация 463 (2020), Путевые расходы, подарки и расходы на автомобиль

Если вы не используете стандартную ставку пробега, вы можете вычесть фактические расходы на автомобиль.

. Если вы имеете право использовать оба метода, вы можете рассчитать свой вычет в обоих направлениях, чтобы увидеть, какой из них дает больший вычет. .

Если вы полностью амортизировали автомобиль, который все еще используете в своем бизнесе, вы можете продолжать требовать другие фактические расходы на автомобиль. Продолжайте вести записи, как описано далее в главе 5.

Амортизация и отчисления по разделу 179.

Как правило, стоимость автомобиля, включая налог с продаж и усовершенствования, является капитальными расходами. Поскольку льготы длятся дольше 1 года, вы, как правило, не можете вычесть капитальные затраты. Однако вы можете возместить эту стоимость за счет вычета по разделу 179 (вычет, разрешенный разделом 179 Налогового кодекса), специальной амортизационной надбавки и амортизационных отчислений. Амортизация позволяет вам возмещать стоимость в течение более чем 1 года, ежегодно вычитая ее часть.Вычеты по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и амортизационные отчисления обсуждаются позже.

Как правило, на эти вычеты существуют ограничения. Если вы используете автомобиль на 50% или меньше в работе или бизнесе, применяются особые правила.

Вы можете подать заявку на вычет по статье 179 и использовать метод амортизации, отличный от прямолинейного, только в том случае, если вы не используете стандартную ставку пробега для расчета расходов на автомобиль, связанных с бизнесом, в год, когда вы впервые вводите автомобиль в эксплуатацию.

Если в год, когда вы впервые вводите автомобиль в эксплуатацию, вы требуете вычета по статье 179 или используете метод начисления амортизации, отличный от прямолинейного, для расчетного срока его полезного использования, вы не сможете использовать стандартную норму пробега для этого автомобиля ни при каких условиях. будущий год.

Вы можете принять решение о возмещении всей или части стоимости автомобиля, подпадающего под действие статьи 179, до определенного предела, вычитая ее в год, когда вы вводите имущество в эксплуатацию. Это вычет по статье 179. Если вы выберете вычет по статье 179, вы должны уменьшить свою амортизируемую базу в автомобиле на сумму вычета по статье 179.

. Существует ограничение на общий вычет по разделу 179, специальный отчисление на амортизацию и вычет на амортизацию для легковых, грузовых автомобилей и фургонов, которые могут уменьшить или исключить любую выгоду от требования вычета по статье 179. См. Пределы амортизации , далее. .

Вы можете претендовать на вычет по статье 179 только в год ввода автомобиля в эксплуатацию. С этой целью автомобиль вводится в эксплуатацию, когда он готов и доступен для использования по назначению в торговле или бизнесе.Даже если вы не используете собственность, она находится в эксплуатации, когда готова и доступна для использования по назначению.

Автомобиль, впервые использованный в личных целях, не может иметь право на вычет в следующем году, когда его использование переходит в коммерческое использование.

Пример.

В 2019 году вы купили новую машину и использовали ее в личных целях. В 2020 году вы начали использовать его для бизнеса. Переход к коммерческому использованию не дает права на вычет по статье 179 в 2020 году.Тем не менее, вы можете потребовать вычет амортизации для использования автомобиля в коммерческих целях начиная с 2020 года. См. Амортизационные вычеты ниже.

Требование к использованию в бизнесе более 50%.

Вы должны использовать собственность более чем на 50% для бизнеса, чтобы потребовать вычет по статье 179. Если вы использовали недвижимость для бизнеса более чем на 50%, умножьте стоимость недвижимости на процент использования для бизнеса. В результате получается стоимость собственности, которая может претендовать на вычет по статье 179.

Лимиты.

Есть ограничения на:

• Сумма удержания по разделу 179;

• Вычет по статье 179 для внедорожников и некоторых других транспортных средств; и

• Общая сумма вычетов по разделу 179, специальных амортизационных отчислений и амортизационных отчислений (обсуждается позже), которые вы можете требовать для квалифицированного имущества.

Лимит на размер удержания по 179 разделу.

Для налоговых лет, начинающихся в 2020 году, общая сумма, которую вы можете выбрать для вычета в соответствии с разделом 179, обычно не может превышать 1 040 000 долларов.

Если стоимость вашего имущества по разделу 179, введенного в эксплуатацию в налоговые годы, начинающиеся в 2020 году, превышает 2 590 000 долларов, вы должны уменьшить лимит в 1 040 000 долларов (но не ниже нуля) на сумму, превышающую 2 590 000 долларов. Если стоимость вашего имущества по разделу 179, введенного в эксплуатацию в налоговые годы, начинающиеся в 2020 году, составляет 3 630 000 долларов или более, вы не можете делать вычеты по разделу 179.

Общая сумма, которую вы можете вычесть в соответствии с разделом 179 каждый год после применения перечисленных выше лимитов, не может превышать налогооблагаемый доход от активного ведения любой торговли или бизнеса в течение года.

Если вы состоите в браке и подаете совместную декларацию, вы и ваш супруг (а) рассматриваются как один налогоплательщик при определении любого уменьшения суммы в долларах, независимо от того, кто из вас приобрел недвижимость или ввел ее в эксплуатацию.

Если вы и ваш супруг (а) подаете отдельные декларации, вы рассматриваются как один налогоплательщик для ограничения в долларах.Вы должны распределить между собой лимит в долларах (после любого уменьшения).

Для получения дополнительной информации о лимитах вычета из раздела 179, см. Pub. 946.

Лимит для внедорожников и некоторых других транспортных средств.

Вы не можете выбрать вычет более 25 900 долларов США из стоимости любого тяжелого внедорожника и некоторых других транспортных средств, введенных в эксплуатацию в течение налоговых лет, начинающихся в 2020 году. Это правило применяется к любому четырехколесному транспортному средству, изначально спроектированному или используемому для перевозить пассажиров по улицам, дорогам или автомагистралям общего пользования, на которые не распространяются какие-либо ограничения на количество легковых автомобилей, описанные в разделе Пределы амортизации , более поздние версии, и которые оцениваются в полной массе автомобиля более 6000 фунтов и не более 14000 фунтов брутто вес автомобиля.Однако лимит в 25 900 долларов не распространяется на любой автомобиль:

.

• Рассчитан на размещение более девяти человек за сиденьем водителя;

• Оборудован грузовой зоной внутренней длиной не менее 6 футов, которая является открытой площадкой или предназначена для использования в качестве открытой площадки, но закрыта крышкой и недоступна непосредственно из пассажирского салона; или

• Имеет встроенный кожух, полностью закрывающий кабину водителя и грузоподъемное устройство, не имеет сиденья позади сиденья водителя и не имеет корпусной части, выступающей более чем на 30 дюймов перед передней кромкой лобового стекла.

Лимит вычета общей суммы по разделу 179, специальных амортизационных отчислений и амортизационных отчислений.

Дополнительный лимит амортизации в течение первого года для транспортных средств, приобретенных до 28 сентября 2017 г., больше не разрешается, если они введены в эксплуатацию после 2019 г. Лимит амортизации в течение первого года, специальные амортизационные отчисления и вычеты по разделу 179 для автомобилей, приобретенных после сентября 27 августа 2017 г., и введены в эксплуатацию в течение 2020 г., по-прежнему составляет 18 100 долларов США.Если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку для транспортного средства, введенного в эксплуатацию в 2020 году, сумма останется 10 100 долларов США. Лимит уменьшается, если ваш бизнес использует автомобиль менее 100%. Для получения дополнительной информации см. Пределы амортизации , далее.

Пример.

В предыдущем примере под Требование более 50% коммерческого использования, Peter имел автомобиль со стоимостью (для целей вычета по разделу 179) 14 700 долларов. Однако, исходя из того, как Питер использует свой автомобиль в коммерческих целях, общая сумма его раздела 179, специальной амортизационной надбавки и амортизационных отчислений ограничена 10 860 долларами (лимит 18 100 долларов x 60% (0.60) коммерческое использование), поскольку автомобиль был приобретен после 27 сентября 2017 г. и введен в эксплуатацию в течение 2020 г.

Стоимость авто.

Для целей вычета по разделу 179 стоимость автомобиля не включает сумму, рассчитанную со ссылкой на какое-либо другое имущество, находящееся в вашем распоряжении в любое время. Например, если вы покупаете (за наличные и в обмен) новый автомобиль для использования в вашем бизнесе, ваши затраты для целей вычета по разделу 179 не включают вашу скорректированную базу в автомобиле, который вы обменяете на новый автомобиль .В вашу стоимость входят только уплаченные вами наличные.

Основа амортизации автомобиля.

Размер вычета по 179 разделу уменьшает вашу базу в вашем автомобиле. Если вы выбрали вычет по разделу 179, вы должны вычесть сумму удержания из стоимости вашего автомобиля. Полученная сумма является основой вашего автомобиля, которую вы используете для расчета амортизационных отчислений.

Когда выбирать.

Если вы хотите воспользоваться вычетом по статье 179, вы должны сделать выбор в том налоговом году, в котором вы передаете автомобиль в эксплуатацию для бизнеса или работы.

Как выбирать.

Сотрудники используют форму 2106, чтобы сделать выбор и сообщить о вычетах по разделу 179. Все остальные используют форму 4562 для проведения выборов.

. Форма 2106 будет использоваться резервистами Вооруженных сил, квалифицированными артистами, государственными или местными должностными лицами на платной основе, а также сотрудниками с рабочими расходами, связанными с нарушениями здоровья. В связи с приостановкой различных детализированных вычетов с учетом минимального уровня 2% в соответствии с разделом 67 (a), сотрудники, не подпадающие ни под одну из перечисленных категорий, не могут использовать Форму 2106..

Заполните соответствующую форму одним из следующих способов.

• Ваша первоначальная налоговая декларация, поданная за год, когда объект недвижимости был введен в эксплуатацию (независимо от того, подали ли вы ее вовремя).

• Исправленная декларация подана в срок, установленный законом. Выбор, сделанный на основе измененной декларации, должен указывать объект имущества раздела 179, к которому применяется выбор, и часть стоимости каждого такого объекта, которая должна быть принята во внимание.Измененная декларация также должна включать любые возникающие корректировки налогооблагаемого дохода.

. Вы должны вести записи, которые показывают конкретную идентификацию каждой части собственности, отвечающей требованиям раздела 179. Эти записи должны показывать, как вы приобрели недвижимость, у кого вы ее приобрели, и когда вы вводили ее в эксплуатацию. .

Отмена выборов.

Выбор (или любое уточнение, сделанное в ходе выборов) о вычете по статье 179 за 2020 год может быть отменен только с одобрения Уполномоченного.

Повторный вычет по статье 179.

Чтобы иметь право претендовать на вычет по статье 179, вы должны использовать свой автомобиль более чем на 50% для бизнеса или работы в год, в котором вы его приобрели. Если ваш бизнес использует автомобиль на 50% или меньше в последующий налоговый год в течение периода восстановления, вы должны вернуть (включить в доход) в этом последующем году любую избыточную амортизацию. Любой вычет по статье 179, заявленный в отношении автомобиля, включен в расчет избыточной амортизации. Для получения информации об этом расчете см. Превышение амортизации , далее в этой главе в разделе Автомобиль, использованный для бизнеса на 50% или меньше. Для получения дополнительной информации о повторном захвате вычета по разделу 179 см. Pub. 946.

Диспозиции.

Если вы выбрасываете автомобиль, на который вы претендовали вычетом по статье 179, сумма этого вычета рассматривается как вычет амортизации для целей возврата. Вы относитесь к любой прибыли от отчуждения собственности как к обычному доходу в пределах суммы вычета по статье 179 и любой допустимой амортизации (если вы не устанавливаете фактически разрешенную сумму).Для получения информации о размещении автомобиля см. Размещение автомобиля , далее. Для получения дополнительной информации о повторном захвате вычета по разделу 179 см. Pub. 946.

Специальные амортизационные отчисления

Вы можете потребовать специальную скидку на амортизацию вашего автомобиля, грузовика или фургона, если это квалифицированное имущество и было введено в эксплуатацию в 2020 году. Скидка на 2020 год представляет собой дополнительный вычет амортизации в размере 100% амортизируемой базы автомобиля ( после любых вычетов по разделу 179, но до расчета вашего обычного вычета амортизации в соответствии с MACRS), если транспортное средство было приобретено после 27 сентября 2017 года и введено в эксплуатацию в течение 2020 года.Кроме того, хотя это применимо к новому транспортному средству, оно также применяется к подержанному транспортному средству, только если транспортное средство соответствует требованиям к подержанной собственности. Для получения дополнительной информации о требованиях к используемым свойствам см. Раздел 168 (k) (2) (E) (ii). Чтобы иметь право на получение надбавки, более 50% использования автомобиля должно быть в рамках квалифицированного коммерческого использования (как определено в Амортизационные отчисления , далее).

Комбинированная амортизация.

Дополнительный лимит амортизации в течение первого года для транспортных средств, приобретенных до 28 сентября 2017 г., больше не допускается, если они введены в эксплуатацию после 2019 г.Ваши комбинированные амортизационные отчисления по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и обычные амортизационные отчисления MACRS ограничены максимально допустимым амортизационным отчислением для транспортных средств, приобретенных после 27 сентября 2017 г. и введенных в эксплуатацию в течение 2020 г., составляет 18 100 долларов США. Если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку для транспортного средства, введенного в эксплуатацию в 2020 году, сумма составит 10 100 долларов. См. Пределы амортизации далее в этой главе.

Квалифицированный автомобиль.

Чтобы иметь право собственности, автомобиль (включая грузовик или фургон) должен пройти все следующие испытания.

• Вы приобрели автомобиль после 27 сентября 2017 г., но только в том случае, если до 28 сентября 2017 г. не существовало обязывающего письменного договора на приобретение автомобиля.

Избрание не претендовать на специальную амортизационную надбавку.

Вы можете не требовать специальной амортизационной скидки для вашего легкового, грузового автомобиля или фургона, которые являются квалифицированной собственностью. Если вы сделаете этот выбор, он будет применяться ко всей собственности на 5 лет, введенной в эксплуатацию в течение года.

Чтобы сделать это выбор, приложите к своей своевременной поданной декларации заявление (включая продления) с указанием класса собственности (5 лет для автомобилей), для которой вы выбираете, и что вы решаете не требовать специального амортизационного отчисления для квалифицированная собственность в этом классе собственности.

. Если вы не решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку, вы должны уменьшить скорректированную базу автомобиля на сумму надбавки, даже если надбавка не была востребована..

Если вы используете фактические расходы на автомобиль для расчета вычета за автомобиль, которым вы владеете и используете в своем бизнесе, вы можете потребовать вычет амортизации. Это означает, что вы можете ежегодно вычитать определенную сумму в качестве возмещения ваших затрат или другой основы для вашего автомобиля.

Обычно вам необходимо знать следующее об автомобиле, стоимость которого вы собираетесь амортизировать.

Основа.

Основой для расчета амортизации автомобиля обычно является его стоимость.Сюда входит любая сумма, которую вы занимаете или оплачиваете наличными, другим имуществом или услугами.

Как правило, вы рассчитываете амортизацию вашего автомобиля, грузовика или фургона, используя нескорректированный базис (см. Нескорректированный базис , далее). Однако в некоторых ситуациях вы будете использовать скорректированный базис (ваш базис, уменьшенный на разрешенную или допустимую амортизацию в предыдущие годы). Для одной из этих ситуаций см. Исключение в разделе Методы амортизации , далее.

Если вы меняете использование автомобиля с личного на бизнес, ваша база для амортизации — это меньшая из двух величин: справедливая рыночная стоимость или скорректированная вами база для автомобиля на дату переоборудования.Дополнительные правила, касающиеся базы, обсуждаются далее в этой главе под заголовком Нескорректированная база .

Введен в эксплуатацию.

Обычно вы вводите автомобиль в эксплуатацию, когда он доступен для использования в вашей работе или бизнесе, в приносящей доход деятельности или в личных целях. Амортизация начинается, когда автомобиль вводится в эксплуатацию для использования в вашей работе или бизнесе или для получения дохода.

Для расчета амортизации, если вы сначала начнете использовать автомобиль только в личных целях, а затем переоборудуете его для коммерческого использования, вы передадите автомобиль в эксплуатацию в день переоборудования.

Автомобиль введен в эксплуатацию и утилизирован в том же году.

Если вы сдадите автомобиль в эксплуатацию и утилизируете его в том же налоговом году, вы не сможете подать заявку на вычет амортизации для этого автомобиля.

Методы начисления амортизации.

Обычно амортизация автомобилей рассчитывается с использованием Модифицированной системы ускоренного возмещения затрат (MACRS). MACRS обсуждается позже в этой главе.

Исключение.

Если вы использовали стандартную ставку пробега в первый год коммерческого использования и перешли на метод фактических расходов в следующем году, вы не сможете амортизировать свой автомобиль в соответствии с правилами MACRS. Вы должны использовать прямолинейную амортизацию в течение предполагаемого оставшегося срока полезного использования автомобиля.

Чтобы рассчитать амортизацию по прямолинейному методу, вы должны уменьшить свою базовую ставку в автомобиле (но не ниже нуля) на установленную ставку за милю для всех миль, для которых вы использовали стандартную ставку.Ставка за милю варьируется в зависимости от года (лет), когда вы использовали стандартную ставку миль. Чтобы узнать об используемых ставках, см. «Корректировка амортизации », когда вы использовали стандартную ставку пробега в разделе Распоряжение автомобиля , далее.

Это уменьшение базы является дополнением к корректировкам базиса, описанным ниже в разделе Нескорректированная база . Для расчета амортизационных отчислений вы должны использовать скорректированную базу в своем автомобиле. Для получения дополнительной информации о прямолинейном методе начисления амортизации см. Pub.946.

Испытание на использование более 50%.

Как правило, для использования MACRS вы должны использовать свой автомобиль более чем на 50% для квалифицированного использования в бизнесе (определено далее) в течение года. Вы должны проходить этот тест на использование более 50% каждый год периода восстановления (6 лет согласно MACRS) для вашего автомобиля.

Если в вашем бизнесе используется 50% или меньше, вы должны использовать метод прямой линии для амортизации вашего автомобиля. Это объясняется позже в разделе Автомобиль, использованный для бизнеса на 50% или менее .

Использование в коммерческих целях.

Квалифицированное коммерческое использование — это любое использование в вашей торговле или бизнесе. Он не включает использование для получения дохода (инвестиционное использование). Однако для расчета амортизационных отчислений за налоговый год вы совмещаете свой бизнес и инвестиции.

Использование вашего автомобиля другим лицом.

Не относитесь к использованию вашего автомобиля другим лицом как к использованию в вашей торговле или бизнесе, если такое использование не соответствует одному из следующих условий.

• Это напрямую связано с вашим бизнесом.

• Вы должным образом сообщаете об этом другому лицу как доход (и, если необходимо, вы удерживаете налог с дохода).

• Это приводит к выплате справедливой рыночной арендной платы. Это включает в себя любые платежи вам за использование вашего автомобиля.

Изменения в коммерческом использовании.

Если вы использовали свой автомобиль более чем на 50% в квалифицированном коммерческом использовании в год ввода его в эксплуатацию, но на 50% или менее в последующий год (включая год утилизации), вам необходимо перейти на прямолинейный метод расчета. амортизация.См. Квалифицированное использование в бизнесе 50% или менее в более поздний год в соответствии с Автомобиль, использованный на 50% или менее для бизнеса , позже.

. Собственность не перестает использоваться более чем на 50% в квалифицированных деловых целях по причине передачи в случае смерти. .

Используйте более чем для одной цели.

Если вы используете свой автомобиль более чем для одной цели в течение налогового года, вы должны распределить использование для различных целей. Вы делаете это на основе пробега.Вычислите процент квалифицированного использования в бизнесе, разделив количество миль, которые вы проезжаете на автомобиле в деловых целях в течение года, на общее количество миль, которые вы проезжаете на автомобиле в течение года для любых целей.

Переход с личного на коммерческое использование.

Если вы измените использование автомобиля со 100% личного пользования на использование в служебных целях в течение налогового года, у вас может не быть записей о пробеге за время до перехода к использованию в служебных целях. В этом случае вы рассчитываете процент использования бизнеса за год следующим образом.

1. Определите процент использования в бизнесе за период после изменения. Для этого разделите служебные мили на общее количество миль, пройденных за этот период.

2. Умножьте процент в (1) на дробь. В числителе (верхнее число) указано количество месяцев, в течение которых автомобиль используется для бизнеса, а в знаменателе (нижнее число) — 12.

Пример.

Вы используете автомобиль только в личных целях в течение первых 6 месяцев года.В течение последних 6 месяцев в году вы проезжаете на автомобиле 15 000 миль, из которых 12 000 миль — для работы. Это дает вам процент использования в бизнесе 80% (12 000 ÷ 15 000) за этот период. Использование вашего бизнеса в течение года составляет 40% (80% (0,80) × ⁶ / ₁₂ ).

Лимиты.

Сумма, которую вы можете требовать по разделу 179, специальной амортизационной надбавке и амортизационным отчислениям, может быть ограничена. Максимальная сумма, которую вы можете запросить, зависит от года, в котором вы поставили свой автомобиль в эксплуатацию.Вам необходимо уменьшить максимальную сумму, если вы не использовали автомобиль исключительно для бизнеса. См. Пределы амортизации , далее.

Без корректировок.

Вы используете свой нескорректированный базис (часто называемый вашей базой или базой для амортизации) для расчета амортизации с использованием диаграммы амортизации MACRS, объясненной далее в разделе Модифицированная система ускоренного возмещения затрат (MACRS) . Ваша нескорректированная база для расчета амортизации — это ваша первоначальная база, увеличенная или уменьшенная на определенные суммы.

Чтобы рассчитать нескорректированную основу, начните с исходной базы вашего автомобиля, которой обычно является его стоимость. Стоимость включает налоги с продаж (см. Налоги с продаж , ранее), сборы по месту назначения и подготовку дилера. Увеличивайте свою базу с помощью любых существенных улучшений, которые вы вносите в свой автомобиль, например, добавляя кондиционер или новый двигатель. Уменьшите свою базу на любой вычет по разделу 179, специальную амортизационную надбавку, налог на потребителя бензина и альтернативный кредит на автотранспортные средства.

См. Форму 8910 «Альтернативный кредит на автотранспортные средства» для получения информации об альтернативном кредитовании автотранспортных средств.

. Если в дальнейшем использование вашего бизнеса упадет до 50% или менее, вам, возможно, придется вернуть (включить в свой доход) любую излишнюю амортизацию. См. Автомобиль, использованный на 50% или меньше для бизнеса , более поздний, для получения дополнительной информации. .

Если вы приобрели автомобиль в дар или по наследству, см. Паб. 551, Basis of Assets, для получения информации о вашей базе в автомобиле.

Улучшения.

Существенное улучшение автомобиля рассматривается как новый объект, подлежащий восстановлению в течение 5 лет.Он считается введенным в эксплуатацию в том году, в котором было произведено улучшение. Неважно, сколько лет машине, когда добавлено улучшение. Для снижения стоимости улучшения выполните те же действия, что и для снижения первоначальной стоимости автомобиля. Однако при применении ограничений на амортизационные отчисления вы должны относиться к усовершенствованию и к автомобилю в целом. Годовой амортизационный вычет (плюс любые вычеты по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и амортизация любых улучшений) не может превышать лимит амортизации, применяемый для этого года.См. Пределы амортизации , далее.

Обмен автомобиля.

Если вы обменяли одну машину («старую машину») на другую («новую машину») в 2020 году, есть два способа обработки транзакции.

1. Вы можете рассматривать транзакцию как отчуждение старого автомобиля и покупку нового автомобиля. Если вы сделаете это решение, вы будете относиться к старой машине как к утилизированной во время обмена. Амортизируемая основа для нового автомобиля — это скорректированная основа для старого автомобиля (рассчитанная так, как если бы автомобиль использовался на 100% в коммерческих целях) плюс любая дополнительная сумма, которую вы заплатили за новый автомобиль.Затем вы рассчитываете размер амортизационного вычета для нового автомобиля, начиная с даты его ввода в эксплуатацию. Вы делаете этот выбор, заполнив форму 2106, часть II, раздел D. Этот метод объясняется позже, начиная с . Эффект обмена на основе .

2. Если вы не сделаете выбор, описанный в (1), вы должны рассчитать амортизацию отдельно для оставшейся части старого автомобиля и для любой дополнительной суммы, которую вы заплатили за новый автомобиль. Вы должны применить два предела амортизации (см. Пределы амортизации , далее).Лимит, который применяется к оставшейся части старой машины, обычно — это сумма, которая была бы разрешена, если бы вы не обменяли старую машину. Лимит, который применяется к дополнительной сумме, которую вы заплатили за новый автомобиль, обычно представляет собой лимит, который применяется в течение налогового года, за вычетом амортизационных отчислений для оставшейся части старого автомобиля. Вы должны использовать форму 4562 для расчета амортизационных отчислений. Вы не можете использовать форму 2106, часть II, раздел D. Этот метод описан в Pub. 946.

Примечание.

Обмен аналогичного типа, совершенный после 31 декабря 2017 г., как правило, ограничивается обменом недвижимого имущества, не предназначенного в основном для продажи.

Если вы решите использовать метод, описанный в (1), вы должны сделать это в своевременно поданной налоговой декларации (включая дополнения). В противном случае необходимо использовать метод, описанный в (2).

. Форма 2106 будет использоваться резервистами Вооруженных сил, квалифицированными артистами, государственными или местными должностными лицами на платной основе, а также сотрудниками с рабочими расходами, связанными с нарушениями здоровья.В связи с приостановкой различных детализированных вычетов с учетом минимального уровня 2% в соответствии с разделом 67 (a), сотрудники, не подпадающие ни под одну из перечисленных категорий, не могут использовать форму 2106. .

Эффект trade-in на основе.

Последующее обсуждение относится к обмену автомобилей в 2020 году, когда было принято решение рассматривать сделку как отчуждение старого автомобиля и покупку нового автомобиля. Для получения информации о том, как рассчитать амортизацию автомобилей, участвующих в обмене аналогичными товарами (trade-in) в 2020 году, для которых выбор не проводился, см. Pub.946 и раздел 1.168 (i) -6 (d) (3) Правил.

Примечание.

Обмен аналогичного типа, совершенный после 31 декабря 2017 г., как правило, ограничивается обменом недвижимого имущества, не предназначенного в основном для продажи. Раздел 1.168 (i) -6 правил не отражает это изменение в законе.

Проданный автомобиль, используемый только для бизнеса.

Если вы обмениваете автомобиль, который использовался только в своем бизнесе, на другой автомобиль, который будет использоваться только в вашем бизнесе, исходной базой для нового автомобиля является скорректированный базис в старом автомобиле плюс любая дополнительная сумма, которую вы платите за новый машина.

Пример.

Пол обменивает автомобиль со скорректированной базой в 5000 долларов на новый автомобиль. Кроме того, он платит 20 000 долларов за новую машину. Его первоначальная основа для нового автомобиля составляет 25 000 долларов (его скорректированная база на 5 000 долларов в старой машине плюс 20 000 долларов, выплаченных наличными). Нескорректированная база Пола составляет 25000 долларов, если он не требует вычета по разделу 179, специальной амортизационной скидки или имеет другие увеличения или уменьшения по сравнению с исходной базой, обсуждавшейся ранее в разделе Нескорректированная база .

Проданный автомобиль, частично используемый в хозяйственной деятельности.

Если вы обмениваете автомобиль, который частично использовался в вашем бизнесе, на новый автомобиль, который вы будете использовать в своем бизнесе, вы должны сделать поправку на замену для личного использования старого автомобиля. Эта корректировка приводит к уменьшению вашей базовой стоимости вашего старого автомобиля, но не ниже нуля, для целей расчета амортизационных отчислений для нового автомобиля. (Однако эта корректировка не используется, когда вы определяете прибыль или убыток от последующей утилизации нового автомобиля.См. Паб. 544, Продажа и другое отчуждение активов, для получения информации о том, как сообщить о отчуждении вашего автомобиля.)

Чтобы рассчитать нескорректированную базу амортизации для вашего нового автомобиля, сначала добавьте к скорректированной базе в старом автомобиле любую дополнительную сумму, которую вы платите за новый автомобиль. Затем вычтите из этой суммы избыток, если таковой имеется:

1. Общая сумма сумм, которые были бы допустимы в качестве амортизации в течение налоговых лет до торговли, если бы 100% использования автомобиля было коммерческим и инвестиционным использованием, более

2. Общая сумма фактически разрешенных сумм амортизации за эти годы.

Для получения информации о расчете амортизации см. Модифицированная система ускоренного возмещения затрат (MACRS) , далее.

Модифицированная система ускоренного возмещения затрат (MACRS).

MACRS — это название, данное налоговым правилам для возврата (возмещения) за счет амортизационных отчислений стоимости имущества, используемого в торговле или бизнесе или для получения дохода.

Максимальная сумма, которую вы можете удержать, ограничена и зависит от года, когда вы вводили свой автомобиль в эксплуатацию.См. Пределы амортизации , далее.

Период восстановления.

Согласно MACRS автомобили классифицируются как собственность на 5 лет. Фактически вы уменьшаете стоимость автомобиля, грузовика или фургона в течение 6 календарных лет. Это связано с тем, что ваш автомобиль обычно считается введенным в эксплуатацию в середине года, и вы требуете амортизацию за половину первого и шестого года.

Для получения дополнительной информации о требованиях для этого более короткого периода восстановления и процентах, используемых при расчете амортизационных отчислений, см. Главу 4 Pub.946.

Методы амортизации.

Вы можете использовать один из следующих методов для снижения стоимости вашего автомобиля.

• Метод 200% уменьшающегося остатка (200% DB) в течение 5-летнего периода восстановления, который переключается на прямой метод, когда этот метод обеспечивает такое же или большее вычету.

• Метод 150% уменьшающегося остатка (150% DB) в течение 5-летнего периода восстановления, который переключается на метод прямой линии, когда этот метод обеспечивает такое же или большее вычитание.

• Прямолинейный метод (SL) в течение 5-летнего периода восстановления.

. Если вы используете Таблица 4-1 (обсуждается ниже) для определения нормы амортизации на 2020 год, вам не нужно определять, в каком году, используя метод прямой линии, вычитается равная или большая величина. Это связано с тем, что на графике в курсах встроен метод прямой линии. .

Прежде чем выбрать метод, примите во внимание следующие факты.

• Использование линейного метода обеспечивает равные ежегодные вычеты в течение периода восстановления.

• Использование методов уменьшающегося остатка обеспечивает более высокие вычеты в предыдущие годы восстановления, при этом вычеты обычно становятся меньше с каждым годом.

График амортизации MACRS.

A 2020 Таблица амортизации MACRS и инструкции включены в эту главу в виде таблицы 4-1.С помощью этой таблицы вы сможете легко рассчитать амортизационные отчисления для вашего автомобиля в 2020 году. Аналогичная таблица содержится в инструкции к форме 2106.

. Возможно, вам придется использовать таблицы в Pub. 946 вместо использования этого графика амортизации MACRS . .

Необходимо использовать таблицы амортизации в Pub. 946, а не график амортизации MACRS на 2020 год в этой публикации, если к вам применимо одно из следующих трех условий.

1. Вы подаете декларацию за финансовый год.

2. Вы подаете декларацию за короткий налоговый год (менее 12 месяцев).

3. В течение года действуют все следующие условия.

   1. Вы ввели в эксплуатацию некоторое имущество с января по сентябрь.

   2. Вы ввели в эксплуатацию некоторое имущество с октября по декабрь.

   3. Ваша база в собственности, которую вы передали в эксплуатацию с октября по декабрь (за исключением нежилой недвижимости, жилой недвижимости, сдаваемой в аренду, и недвижимости, введенной в эксплуатацию и выброшенной в том же году), составляла более 40% вашей общей базы во всей собственности, которую вы введены в эксплуатацию в течение года.

Амортизация в будущие годы.

Если вы используете проценты из диаграммы, вы должны продолжать использовать их в течение всего периода восстановления вашего автомобиля. Однако вы не можете продолжать использовать диаграмму, если ваша база в автомобиле скорректирована из-за несчастного случая. В этом случае для года корректировки и оставшегося периода восстановления рассчитайте амортизацию без диаграммы, используя скорректированный базис в автомобиле в конце года корректировки и за оставшийся период восстановления.См. «Расчет вычета без использования таблиц » в главе 4 Pub. 946.

. В будущем не используйте диаграмму в этом выпуске публикации. Вместо этого используйте диаграмму в публикации или инструкции по форме на те будущие годы. .

Утилизация автомобиля в восстановительный период.

Если вы утилизируете автомобиль до окончания периода восстановления, вам обычно предоставляется полгода амортизации в год утилизации, если вы не приобрели автомобиль в последнем квартале года.См. Вычет амортизации за год продажи в разделе Продажа автомобиля, позже, для получения информации о том, как рассчитать допустимую амортизацию в год продажи.

Как пользоваться графиком 2020 года.

Чтобы рассчитать амортизационные отчисления на 2020 год, найдите процентное значение в столбце Таблицы 4-1, основанное на дате первого ввода автомобиля в эксплуатацию и используемом вами методе начисления амортизации. Умножьте нескорректированную базу вашего автомобиля (определенную ранее) на этот процент, чтобы определить сумму амортизационных отчислений.Если вы предпочитаете рассчитывать амортизационные отчисления без помощи диаграммы, см. Pub. 946.

. Ваш вычет не может превышать максимальный предел амортизации для автомобилей. См. Пределы амортизации , далее. .

Пример.

Фил купил подержанный грузовик в феврале 2019 года, чтобы использовать его исключительно в своем ландшафтном бизнесе. Он заплатил 9 200 долларов за грузовик без всякой компенсации. Фил не требовал никаких вычетов по разделу 179, грузовик не имел права на получение специальной амортизационной скидки, и он решил использовать метод 200% DB, чтобы получить самый большой вычет на амортизацию в первые годы.

Фил использовал график амортизации MACRS в 2019 году, чтобы найти свой процент. Нерегулированная основа его грузовика равна его стоимости, потому что Фил использовал его исключительно для бизнеса. Он умножил нескорректированный базис своего грузовика, 9 200 долларов, на применявшийся процент, 20%, чтобы рассчитать его амортизационный вычет в 2019 году в размере 1840 долларов.

В 2020 году Фил использовал грузовик в личных целях, когда ремонтировал кабину своего отца. Его записи показывают, что коммерческое использование его грузовика составляло 90% в 2020 году.Фил использовал Таблицу 4-1, чтобы найти свой процент. Читая первый столбец для даты ввода в эксплуатацию и переходя к столбцу 200% DB, он находит свой процент, 32%. Он умножает нескорректированный базис своего грузовика, 8 280 долларов (затраты на 9 200 долларов × 90% (0,90) коммерческого использования), на 32% (0,32), чтобы получить вычет амортизации в 2020 году в размере 2650 долларов.

Существуют ограничения на сумму, которую вы можете вычесть при амортизации вашего автомобиля, грузовика или фургона. Вычеты по разделу 179 и специальные амортизационные отчисления рассматриваются как амортизация для целей установленных лимитов.Максимальная сумма, которую вы можете удерживать каждый год, зависит от даты приобретения легкового автомобиля и года ввода легкового автомобиля в эксплуатацию. Эти ограничения показаны в следующих таблицах на 2020 год.

Максимальный вычет амортизации для легковых автомобилей (включая грузовые автомобили и фургоны), приобретенных до 28 сентября 2017 г. и введенных в эксплуатацию в течение 2018-2020 гг.

Дата				4-я и
Размещено в	1-й	2-я	3-й	Позднее
Сервис	Год	Год	Год	Годы
2020	10 100 долл. США	16 100 долл. США	$ 9 700	$ 5 760
2019	14 900 долл. США 1	16 100 долл. США	$ 9 700	$ 5 760
2018	16 400 2	16 000	9,600	5,760
1 10 100 долл. США, если легковой автомобиль не является квалифицированной собственностью или если вы решили не запрашивать специальную амортизационную надбавку.
2 10 000 долл. США, если легковой автомобиль не является квалифицированной собственностью или если вы решили не запрашивать специальную амортизационную надбавку.

Максимальный вычет амортизации для легковых автомобилей (включая грузовые автомобили и фургоны), приобретенных после 27 сентября 2017 г. и введенных в эксплуатацию в течение 2018 г. или позже

Дата				4-я и
Размещено в	1-й	2-я	3-й	Позднее
Сервис	Год	Год	Год	Годы
2019–2020	18 100 долл. США 1	16 100 долл. США	$ 9 700	$ 5 760
2018	18 000 2	16 000	9,600	5,760
1 10 100 долл. США, если легковой автомобиль не является квалифицированной собственностью или если вы решили не запрашивать специальную амортизационную надбавку.
2 10 000 долл. США, если легковой автомобиль не является квалифицированной собственностью или если вы решили не запрашивать специальную амортизационную надбавку.

Максимальная сумма, которую вы можете удерживать каждый год, зависит от того, в каком году вы вводите автомобиль в эксплуатацию. Эти ограничения показаны в следующих таблицах за предыдущие годы.

Максимальный вычет из амортизации для автомобилей, введенных в эксплуатацию до 2018 года

Дата				4-я и
Размещено	1-й	2-я	3-й	Позднее
В эксплуатации	Год	Год	Год	Годы
2012–2017	$ 11 160 1	5 100 долл. США	$ 3 050	$ 1,875
2010–2011	11 060 2	4 900	2,950	1,775
2008–2009	10,960 3	4800	2,850	1,775
2007	3 060	4 900	2,850	1,775
2006	2,960	4800	2,850	1,775
2005	2,960	4,700	2,850	1,675
2004	10,610 3	4800	2,850	1,675
06.05.2003– 31.12.2003	10,710 4	4 900	2,950	1,775
01.01.2003– 05.05.2003	7,660 5	4 900	2,950	1,775
1 3 160 долл. США, если автомобиль не соответствует критериям собственности или если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку.
2 3 060 долл. США, если автомобиль не соответствует критериям собственности или если вы решили не запрашивать специальную амортизационную надбавку.
3 2 960 долларов, если автомобиль не соответствует критериям собственности или если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку.
4 7660 долларов, если вы приобрели автомобиль до 5.06.2003. 3060 долларов США, если автомобиль не соответствует критериям собственности или если вы решите не требовать каких-либо специальных амортизационных отчислений.
5 3 060 долл. США, если вы приобрели автомобиль до 11 сентября 2001 г., он не является квалифицированной собственностью или вы решили не претендовать на специальную амортизационную надбавку.

Грузовые автомобили и фургоны.

За налоговые годы до 2018 года максимальные амортизационные отчисления для грузовиков и фургонов обычно выше, чем для легковых автомобилей. Грузовик или фургон — это легковой автомобиль, который классифицируется производителем как грузовик или фургон и имеет полную массу транспортного средства не более 6000 фунтов.

Максимальный вычет из амортизации грузовых автомобилей и фургонов, введенных в эксплуатацию до 2018 г.

Максимальный износ грузовых автомобилей и фургонов.

Дата				4-я и
Размещено	1-й	2-я	3-й	Позднее
В эксплуатации	Год	Год	Год	Годы
2017	$ 11 560 1	$ 5,700	3 450 долл. США	$ 2 075
2016	11,560 1	5,700	3,350	2,075
2015	11,460 1	5,600	3,350	1 975
2014	11,460 1	5 500	3,350	1 975
2013	11360 1	5 400	3,250	1 975
2012	11360 1	5,300	3,150	1875
2011	11,260 1	5 200	3,150	1875
2010	11,160 1	5,100	3 050	1875
2009	11 060 1	4 900	2 950	1,775
2008	11,160 1	5,100	3 050	1875
2007	3,260	5 200	3 050	1875
2005–2006	3,260	5 200	3,150	1875
2004	10,910 1	5,300	3,150	1875
2003	11,010 1,2	5 400	3,250	1 975
1 Если специальная амортизационная надбавка не применяется или вы принимаете решение не запрашивать специальную амортизационную надбавку, лимит на первый год составляет 3560 долларов на 2017 и 2016 годы, 3460 долларов на 2015 и 2014 годы, 3360 долларов на 2013 и 2012 год, 3260 долларов на 2011 год, 3160 долларов на 2010 год, 3060 долларов на 2009 год, 3160 долларов на 2008 год, 3260 долларов на 2004 год и 3360 долларов на 2003 год.
2 Если грузовик или фургон были приобретены до 5.06.2003, грузовик или фургон квалифицируется как собственность, и вы претендуете на специальную амортизационную надбавку для грузовика или фургона, максимальный вычет составляет 7960 долларов.

Автомобиль использовался менее полного года.

Лимиты амортизации не уменьшаются, если вы используете автомобиль менее полного года. Это означает, что вы не уменьшаете лимит при сдаче автомобиля в эксплуатацию или утилизации автомобиля в течение года.Однако лимиты амортизации уменьшаются, если вы не используете автомобиль исключительно в деловых и инвестиционных целях. См. Reduction для личного использования далее.

Скидка для личного пользования.

Лимиты амортизации уменьшаются в зависимости от вашего процента личного использования. Если вы используете автомобиль менее чем на 100% в своем бизнесе или работе, вы должны определить лимит амортизационных отчислений, умножив сумму лимита на процент использования бизнеса и инвестиций в течение налогового года.

Вычет по статье 179.

Вычет по статье 179 рассматривается как амортизационный вычет. Если вы приобрели легковой автомобиль (включая грузовики и фургоны) после 27 сентября 2017 г. и поставили его в эксплуатацию в 2020 г., используйте его только для бизнеса и выберите вычет по разделу 179, специальную амортизационную надбавку и амортизационный вычет для этого транспортного средства на сумму 2020 ограничен 18 100 долларами.

Пример.

4 сентября 2020 года Джек купил и сдал в эксплуатацию подержанный автомобиль за 15000 долларов и ввел его в эксплуатацию.Он использовал его на 80% для своего бизнеса и выбирает вычет по статье 179 за автомобиль. Автомобиль не квалифицируется как имущество для целей специального амортизационного отчисления.

Прежде чем применить ограничение, Джек рассчитывает, что его максимальный вычет по разделу 179 составляет 12 000 долларов. Это стоимость его соответствующей собственности (до максимальной суммы 1 040 000 долларов), умноженная на его коммерческое использование (15 000 долларов × 80% (0,80)).

Джек затем подсчитывает, что его вычет по разделу 179 за 2020 год ограничен 8 080 долларами (80% от 10 100 долларов).Затем он рассчитывает свою нескорректированную базу в 3920 долларов ((15 000 долларов × 80% (0,80)) — 8 080 долларов) для определения его амортизационного вычета. Джек достиг своего максимального амортизационного вычета на 2020 год. В 2021 году Джек будет использовать нескорректированную базу в размере 3920 долларов для расчета своего амортизационного вычета.

Вычеты в годах после периода восстановления.

Если амортизационные отчисления для вашего автомобиля будут уменьшены до пределов для легковых автомобилей (обсуждалось ранее), у вас будет невозмещенная основа для вашего автомобиля в конце периода восстановления.Если вы продолжите использовать свой автомобиль для бизнеса, вы можете вычесть сумму невозмещенной стоимости (с учетом лимитов амортизации) после окончания периода восстановления.

Безвозвратная основа.

Это ваша стоимость или другая основа для автомобиля, за вычетом вычета из любого вычета из чистого топлива (для автомобилей, введенных в эксплуатацию до 1 января 2006 г.), кредита на альтернативный автотранспорт, кредита на электромобиль, налога на потребителя бензина и амортизации (включая любые специальные амортизационные отчисления, о которых говорилось ранее, если вы не решите не требовать их) и вычеты по разделу 179, которые были бы допустимы, если бы вы использовали автомобиль на 100% для бизнеса и инвестиций.

Период восстановления.

Для собственности на 5 лет период восстановления составляет 6 календарных лет. Амортизация за неполный год разрешена в первом календарном году, амортизация за полный год разрешена в каждый из следующих 4 календарных лет, а амортизация за неполный год разрешена в 6-м календарном году.

В соответствии с MACRS период восстановления будет одинаковым независимо от того, используете ли вы убывающий баланс или прямолинейную амортизацию. Вы определяете свою невосстановленную базу на 7-м году после ввода автомобиля в эксплуатацию.

Как лечить невосстановленную базу.

Если вы продолжите использовать свой автомобиль для бизнеса после периода восстановления, вы можете потребовать вычет амортизации в каждом последующем налоговом году, пока вы не восстановите свою базу в автомобиле. Максимальная сумма, которую вы можете удерживать каждый год, определяется датой ввода автомобиля в эксплуатацию и процентом использования вашего автомобиля. Например, вычеты не допускаются за год использования автомобиля на 100% в личных целях.

	MACRS			Deprec.
Год	%	Сумма	Предел	Разрешено
2014	20,00	$ 6 300	3 160 долл. США	3 160 долл. США
2015	32.00	10 080	5,100	5,100
2016	19,20	6 048	3 050	3 050
2017	11,52	3 629	1875	1875
2018	11,52	3 629	1875	1875
2019	5.76	1,814	1875	1,814
Итого		31 500 долл. США		$ 16,874

Правильный лимит см. В таблице Максимальный вычет из амортизации для автомобилей, введенных в эксплуатацию до 2018 г., и в таблице Максимальный вычет из амортизации для легковых автомобилей (включая грузовые автомобили и фургоны), приобретенных до 28 сентября 2017 г. и введенных в эксплуатацию в течение 2018 или 2019 гг. Пределы амортизации , ранее, для максимальной суммы амортизации, разрешенной каждый год.

По состоянию на конец 2019 года у Боба в машине оставалось невосстановленное основание в размере 14 626 долларов (31 500 — 16 874 доллара). Если Боб продолжит использовать автомобиль на 100% для бизнеса в 2020 году и в последующие годы, он может потребовать вычет амортизации, равную меньшей из 1875 долларов США или его оставшейся невозмещенной основе.

Если бы Боб использовал автомобиль на предприятии менее 100% в течение любого года, его амортизационные отчисления были бы меньше максимальной суммы, допустимой для этого года. Однако при определении своей невозмещенной базы в автомобиле он все равно уменьшил бы исходную базу на максимально допустимую сумму, как если бы коммерческое использование было 100%.Например, если бы Боб использовал свой автомобиль для бизнеса на 60% вместо 100%, его допустимые амортизационные отчисления составили бы 10 124 доллара (16 874 доллара × 60% (0,60)), но ему все равно пришлось бы уменьшить свою базу на 16 874 доллара, чтобы определить свою невосстановленная база.

Таблица 4-1. График амортизации MACRS на 2020 год (используется для расчета амортизации на 2020 год)

Если вы заявляете о фактических расходах на свой автомобиль, используйте приведенную ниже таблицу, чтобы найти метод амортизации и процент, который следует использовать для возврата за 2020 год для автомобилей, введенных в эксплуатацию в 2020 году. Сначала в левом столбце найдите дату первого ввода автомобиля в эксплуатацию в 2020 году. Затем выберите метод амортизации и процент из столбцов (a), (b) или (c), следуя правилам, описанным в этой главе.				Для автомобилей, введенных в эксплуатацию до 2020 года, вы должны использовать тот же метод, который вы использовали для прошлогодней декларации, если только сокращение использования вашего бизнеса требует от вас перехода на прямой метод. Вернитесь к Таблице износа MACRS за год, когда автомобиль был введен в эксплуатацию.(См. Автомобиль, использованный на 50% или меньше для бизнеса , ранее.) Умножьте нескорректированный базис вашего автомобиля на процент использования вашего предприятия. Умножьте результат на процент, который вы нашли в диаграмме, чтобы найти сумму амортизационного вычета за 2020 год. (Также см. Лимиты амортизации ранее.)
Осторожно		Если вы поставили свой автомобиль в эксплуатацию после сентября любого года и в течение того же года вы ввели в эксплуатацию другое коммерческое имущество, вам, возможно, придется использовать январь.1 – сен. 30 процентов вместо 1 октября – декабря. 31 процент за вашу машину.
Чтобы узнать, применимо ли это к вам, определите: 1) основу всей коммерческой собственности, которую вы передали в эксплуатацию после сентября того же года, и 2) основу всей коммерческой собственности, которую вы передали в эксплуатацию в течение всего этого года. Если основа имущества, введенного в эксплуатацию после сентября, составляет не более 40% от основы всего имущества (исключая определенное имущество), введенного в эксплуатацию в течение всего года, используйте процент для января.1 – сен. 30 для расчета амортизации вашего автомобиля. См. Какая применяется конвенция? в главе 4 Pub. 946 для получения более подробной информации.
Пример. Вы покупаете технику (базовая стоимость 32 000 долларов США) в мае 2020 года и новый фургон (базовая стоимость 20 000 долларов США) в октябре 2020 года, и оба они используются на 100% в вашем бизнесе. Вы используете процент за январь.1 – сен. 30 января 2020 г., чтобы рассчитать амортизацию вашего фургона. Это связано с тем, что базовая стоимость имущества (фургона) в размере 20 000 долларов США, введенного в эксплуатацию после сентября, не превышает 40% базы всего имущества, введенного в эксплуатацию в течение года (40% (0,40) × (32 000 долларов США + 20 000 долларов США) = 20 800 долларов США). ).
			(а)	б)	(в)
	Дата ввода в эксплуатацию		200% Снижение Сальдо (200% DB) 1	150% Снижение Сальдо (150% DB) 1	Прямая линия (SL)
	Октябрь.1 – дек. 31 августа 2020 г.		200 DB 5,0%	150 ДБ 3,75%	SL 2,5%
	, 1 января — сентябрь. 30 августа 2020 г.		200 ДБ 20,0	150 ДБ 15,0	SL 10,0
	, 1 октября — дек. 31 августа 2019 г.		200 ДБ 38,0	150 ДБ 28,88	SL 20,0
	Янв.1 – сен. 30 августа 2019 г.		200 ДБ 32,0	150 ДБ 25,5	SL 20,0
	, 1 октября — дек. 31 августа 2018 г.		200 ДБ 22,8	150 ДБ 20.21	SL 20,0
	, 1 января — сентябрь. 30 августа 2018 г.		200 ДБ 19,2	150 ДБ 17,85	SL 20,0
	Октябрь.1 – дек. 31 августа 2017 г.		200 ДБ 13,68	150 ДБ 16,4	SL 20,0
	, 1 января — сентябрь. 30 августа 2017 г.		200 ДБ 11,52	150 ДБ 16.66	SL 20,0
	, 1 октября — дек. 31 августа 2016 г.		200 ДБ 10,94	150 ДБ 16,41	SL 20,0
	Янв.1 – сен. 30 августа 2016 г.		200 ДБ 11,52	150 ДБ 16.66	SL 20,0
	, 1 октября — дек. 31 августа 2015 г.		200 ДБ 9,58	150 ДБ 14,35	SL 17,5
	, 1 января — сентябрь. 30 августа 2015 г.		200 ДБ 5,76	150 ДБ 8,33	SL 10,0
	До 2015 г. 2
1 Вы можете использовать этот столбец, только если коммерческое использование вашего автомобиля превышает 50%. 2 Если к вашему автомобилю применяются максимальные пределы амортизации и у вас нет восстановленной базы для автомобиля, вы можете продолжать требовать амортизации. См. Вычеты в годах после периода восстановления в рамках Пределы амортизации , ранее.

26 CFR § 1.62-2 — Соглашения о возмещении и других расходах. | CFR | Закон США

§ 1.62-2 Соглашения о возмещении и других расходах.

(а) Содержание.Содержание этого раздела следующее:

(b) Сфера применения. В целях определения «скорректированного валового дохода» раздел 62 (a) (2) (A) разрешает сотруднику вычет расходов, разрешенных частью VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, оплачиваемый работник в связи с предоставлением услуг в качестве работника работодателя по соглашению о возмещении расходов или другой компенсации расходов с плательщиком (работодателем, его агентом или третьей стороной).Раздел 62 (c) предусматривает, что договоренность не будет рассматриваться как договоренность о возмещении расходов или другом соглашении о расходах для целей раздела 62 (a) (2) (A), если —

(1) Такое соглашение не требует от работника обоснования расходов, покрываемых соглашением, перед плательщиком, или

(2) Такая договоренность предоставляет работнику право удержать любую сумму сверх обоснованных расходов, покрываемых по соглашению.

(c) Соглашение о возмещении или другом надбавке к расходам — ​​

(1) Определено.Для целей §§ 1.62-1, 1.62-1T и 1.62-2 фраза «соглашение о возмещении или другом разрешении расходов» означает соглашение, которое соответствует требованиям параграфов (d) (деловые связи, (e) (обоснование) и (f) (возврат сумм, превышающих расходы) этого раздела. Плательщик может иметь более одного соглашения в отношении конкретного сотрудника, в зависимости от фактов и обстоятельств. См. пункт (d) (2) этого раздела (при определенных обстоятельствах плательщик рассматривается как имеющий две договоренности).

(2) Подотчетные планы —

(i) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (c) (2) (ii) этого раздела, если соглашение соответствует требованиям параграфов (d), (e) и (f) этого раздела, все суммы, выплаченные по соглашению, учитываются как оплачивается по «плану подотчетности».

(ii) Специальное правило в отношении невозвращения излишка. Если договоренность соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) настоящего раздела, но работник не может вернуть в течение разумного периода времени любую сумму, превышающую сумму расходов, обоснованных в В соответствии с параграфом (e) этого раздела, только суммы, уплаченные по соглашению, которые не превышают обоснованные расходы, рассматриваются как выплаченные по плану подотчетности.

(3) Безотчетные планы —

(i) В целом. Если соглашение не удовлетворяет одному или нескольким требованиям пунктов (d), (e) или (f) данного раздела, все суммы, выплаченные по соглашению, рассматриваются как выплаченные по «безотчетному плану». Если плательщик предоставляет план без подотчетности, сотрудник, получающий выплаты по плану, не может заставить плательщика рассматривать платежи как выплаченные по плану с подотчетностью, добровольно обосновав расходы и вернув любую излишек плательщику.

(ii) Специальное правило в отношении невозвращения излишка. Если договоренность соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) данного раздела, но сотрудник не может вернуть в течение разумного периода времени любую сумму, превышающую сумму расходов, обоснованных в В соответствии с параграфом (е) этого раздела суммы, выплаченные по соглашению, превышающие обоснованные расходы, рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану.

(4) Учет платежей по планам подотчетности.Суммы, которые считаются выплаченными в рамках подотчетного плана, исключаются из валового дохода сотрудника, не указываются в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудника и освобождаются от удержания и уплаты налогов на трудоустройство (Федеральный закон о страховых взносах (FICA). ), Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA), Закон о пенсионном налоге на железных дорогах (RRTA), налог на выплату пособий по безработице (RURT) и подоходный налог.) См. Перекрестные ссылки в параграфе (l) этого раздела.

(5) Обработка платежей по безотчетным планам.Суммы, которые считаются выплаченными по плану без подотчетности, включаются в валовой доход сотрудника, должны указываться как заработная плата или другая компенсация в форме W-2 сотрудника и подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство (FICA, FUTA, RRTA, RURT , и налог на прибыль). См. Параграф (h) этого раздела. Расходы, относящиеся к суммам, включенным в валовой доход работника, могут быть вычтены при условии, что работник может обосновать полную сумму своих расходов (т. Е. Сумму расходов, если таковые имеются, возмещение по которым считается выплаченным в соответствии с отчетностью. план, а также те, по которым работник требует удержания) в соответствии с §§ 1.274-5T и 1.274 (d) -1 или § 1.162-17, но только как вычет по разным статьям с учетом ограничений, применимых к таким расходам (например, 80-процентное ограничение на расходы на еду и развлечения, предусмотренное в разделе 274 (n ) и 2-процентный пол, предусмотренный в разделе 67).

(г) Деловые связи —

(1) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в параграфах (d) (2) и (d) (3) этого раздела, соглашение соответствует требованиям этого параграфа (d), если оно предусматривает авансы, надбавки (включая суточные, надбавки только на питание и непредвиденные расходы и надбавки за пробег) или возмещение только деловых расходов, которые допускаются как вычеты согласно части VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, и которые оплачиваются или понесены сотрудником в связи с этим. с выполнением услуг в качестве сотрудника работодателя.Платеж может быть фактически получен от работодателя, его агента или третьей стороны, для которой работник выполняет услуги в качестве работника работодателя, и может включать суммы, взимаемые прямо или косвенно с плательщика через системы кредитных карт или иным образом. Кроме того, если и заработная плата, и компенсация, или другие надбавки к расходам объединены в один платеж, возмещение или другие надбавки к расходам должны быть идентифицированы либо путем внесения отдельного платежа, либо путем конкретного указания суммы возмещения или других надбавок к расходам.

(2) Прочие добросовестные расходы. Если договоренность предусматривает авансы, надбавки или возмещение деловых расходов, описанных в пункте (d) (1) данного раздела (т. Е. Вычитаемые из налогооблагаемой базы бизнес-расходы сотрудников), а также других добросовестных расходов, связанных с бизнесом работодателя (например, командировочные расходы не вне дома), которые не подлежат вычету в соответствии с частью VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, плательщик рассматривается как поддерживающий два соглашения.Часть соглашения, предусматривающая выплаты вычитаемых из налогооблагаемой базы деловых расходов на сотрудников, рассматривается как одно соглашение, удовлетворяющее требованиям пункта (d). Часть соглашения, предусматривающая выплаты не подлежащих вычету из налогооблагаемой базы расходов на персонал, рассматривается как второе соглашение, которое не удовлетворяет требованиям пункта (d), и все суммы, выплаченные в соответствии с этим вторым соглашением, будут рассматриваться как выплаченные по безотчетному плану. См. Параграфы (c) (5) и (h) этого раздела.

(3) Требование возмещения —

(i) В целом.Если плательщик договаривается о выплате сотруднику суммы независимо от того, несет ли сотрудник (или разумно ожидается, что он понесет) коммерческие расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) настоящего раздела, соглашение не удовлетворяет требованиям пункта (d), и все суммы, уплаченные по соглашению, рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. См. Параграфы (c) (5) и (h) этого раздела.

(ii) Суточные. Договоренность, предусматривающая выплату суточных на командировочные расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) данного раздела, которая рассчитывается на основе, аналогичной той, которая используется при расчете заработной платы или другой компенсации работника. (е.g., количество отработанных часов, пройденных миль или произведенных штук) соответствует требованиям настоящего пункта (d) только в том случае, если 12 декабря 1989 г. суточные были определены плательщиком либо путем отдельной выплаты, либо с конкретным указанием суммы суточных, или суточные, рассчитываемые на этой основе, обычно использовались в отрасли, в которой работает сотрудник. См. Раздел 274 (d) и § 1.274 (d) -1. Суточные, описанные в этом пункте (d) (3) (ii), могут быть скорректированы таким образом, чтобы разумно отражать фактическое увеличение коммерческих расходов сотрудников, имевшее место после 12 декабря 1989 г.

(д) Обоснование —

(1) В целом. Соглашение соответствует требованиям настоящего пункта (e), если оно требует, чтобы каждый коммерческий расход был обоснован для плательщика в соответствии с пунктом (e) (2) или (e) (3) этого раздела, в зависимости от того, что применимо, в разумный период времени. См. § 1.274-5T или § 1.162-17.

(2) Расходы, регулируемые разделом 274 (d). Договоренность о возмещении путевых расходов, развлечений, использования легкового автомобиля или другого имущества, внесенного в список, или других деловых расходов, регулируемых разделом 274 (d), соответствует требованиям настоящего параграфа (e) (2), если информации достаточно для удовлетворения требований обоснования раздел 274 (d) и соответствующие правила передаются плательщику.См. § 1.274-5. В соответствии с разделом 274 (d) плательщику должна быть предоставлена ​​информация, достаточная для обоснования необходимых элементов каждого расхода или использования. Например, что касается поездки вне дома, § 1.274-5 (b) (2) требует, чтобы плательщику была предоставлена ​​информация, достаточная для обоснования суммы, времени, места и деловой цели расходов. Аналогичным образом, в отношении использования легкового автомобиля или другого имущества, внесенного в список, § 1.274-5 (b) (6) требует, чтобы плательщику была предоставлена ​​информация, достаточная для обоснования суммы, времени, использования и деловой цели расходов. .См. § 1.274-5 (g) и (j), которые наделяют Уполномоченного полномочиями устанавливать дополнительные методы обоснования определенных расходов. Обоснование суммы деловых расходов в соответствии с правилами, установленными в соответствии с полномочиями, предоставленными § 1.274-5 (g) или (j), будет рассматриваться как обоснование суммы таких расходов для целей настоящего раздела.

(3) Расходы, не регулируемые разделом 274 (d). Договоренность о возмещении деловых расходов, не регулируемых разделом 274 (d), соответствует требованиям настоящего параграфа (e) (3), если плательщику представлена ​​информация, достаточная для того, чтобы плательщик мог определить конкретный характер каждого расхода и сделать вывод, что расходы относятся к хозяйственной деятельности плательщика.Следовательно, каждый из элементов расхода или использования должен быть обоснован плательщику. Недостаточно, если сотрудник просто объединяет расходы по широким категориям (например, «командировки») или сообщает об отдельных расходах с использованием расплывчатых, не описательных терминов (например, «различные деловые расходы»). См. § 1.162-17 (b).

(f) Возврат сумм сверх расходов — (1) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (f) (2) этого раздела, договоренность соответствует требованиям этого параграфа (f), если оно требует, чтобы работник вернулся к плательщику в течение разумного периода времени, может быть выплачена сверхнормативная сумма. расходов, обоснованных в соответствии с пунктом (д) настоящего раздела.Решение о том, требует ли соглашение от работника возврата сумм, превышающих обоснованные расходы, будет зависеть от фактов и обстоятельств. Договоренность, в соответствии с которой деньги авансируются сотруднику для покрытия расходов, будет рассматриваться как удовлетворяющая требованиям настоящего пункта (f) только в том случае, если сумма авансированных денег разумно рассчитана так, чтобы не превысить сумму ожидаемых расходов, если денежный аванс произведен в день в пределах разумного периода дня, когда ожидаемые расходы оплачены или понесены, и любые суммы, превышающие расходы, обоснованные в соответствии с пунктом (е) настоящего раздела, должны быть возвращены плательщику в разумный срок времени после получения аванса.

(2) Суточные или надбавки за пробег. Комиссар может, по своему усмотрению, предписать правила в заявлениях общего применения, в соответствии с которыми компенсация или другой механизм компенсации расходов, предусматривающий суточные, предусматривающие обычные и необходимые расходы на поездку вдали от дома (за исключением транспортных расходов до места назначения и обратно). или надбавка за пробег, предусматривающая обычные и необходимые расходы на местные поездки и транспортировку во время поездки вне дома, будет рассматриваться как удовлетворяющая требованиям настоящего пункта (f), даже если договоренность не требует, чтобы работник возвращал часть такой надбавки который относится к подтвержденным дням или милям поездки и превышает сумму расходов сотрудника, считающихся обоснованными в соответствии с правилами, установленными в разделе 274 (d), при условии, что надбавка выплачивается по ставке за каждый день или милю поездки, которая является разумным рассчитаны так, чтобы не превышать сумму расходов сотрудника или оплаченные расходы, и сотрудник должен вернуть плательщику в течение разумного периода времени любую часть такой надбавки, которая относится к дням или милям поездки, не подтвержденным в соответствии с параграфом (e) этого раздела.

(г) Разумный период —

(1) В целом. Определение разумного периода времени будет зависеть от фактов и обстоятельств.

(2) Безопасные гавани —

(i) Метод фиксированной даты. Аванс, внесенный в течение 30 дней после оплаты или понесения расходов, расходы, обоснованные для плательщика в течение 60 дней после их выплаты или понесения, или сумма, возвращенная плательщику в течение 120 дней после оплаты или понесения расходов, будет рассматривается как произошедшее в течение разумного периода времени.

(ii) Метод периодической выписки. Если плательщик предоставляет сотрудникам периодические отчеты (не реже одного раза в квартал), в которых указывается сумма, если таковая имеется, выплаченная по соглашению сверх расходов, которые сотрудник обосновал в соответствии с параграфом (е) этого раздела, и запрашивая у сотрудника для обоснования любых дополнительных деловых расходов, которые еще не были подтверждены (независимо от того, относятся ли такие расходы к расходам, в отношении которых был выплачен первоначальный аванс) и / или для возврата любых сумм, остающихся необоснованными в течение 120 дней после выписки, расходы обоснованная или сумма, возвращенная в течение этого периода, будет рассматриваться как подтвержденная или возвращенная в разумный период времени.

(3) Схема завышенного возмещения. Если в соответствии с соглашением о возмещении или ином надбавке к расходам у плательщика есть план или практика по предоставлению сотрудникам сумм, превышающих расходы, обоснованные в соответствии с параграфом (e) этого раздела, и во избежание отчетности и удержания таких сумм, плательщик не может пользоваться ни одной из безопасных гаваней, предусмотренных в параграфе (g) (2) настоящего раздела, в течение любых лет, в течение которых существует такой план или практика.

(h) Удержание и уплата налогов на трудоустройство —

(1) При исключении из заработной платы.Если соглашение соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) данного раздела, суммы, выплачиваемые по соглашению, не превышающие расходов, обоснованных в соответствии с пунктом (e) этого раздела ( (т.е. суммы, учитываемые как выплаченные в рамках подотчетного плана) не являются заработной платой и не подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство. Если договоренность предусматривает авансы, надбавки или возмещение расходов на питание и развлечения, и часть платежа рассматривается как выплаченная в соответствии с безотчетным планом в соответствии с параграфом (d) (2) этого раздела исключительно в соответствии с разделом 274 (n), то тогда Несмотря на положения пункта (h) (2) (ii) данного раздела, эти невычитаемые суммы не рассматриваются как валовой доход и не подлежат удержанию и уплате налогов на оплату труда.

(2) С учетом заработной платы —

(i) Подотчетные планы —

(A) Общее правило. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) этого раздела, если расходы, покрываемые по соглашению, отвечающему требованиям параграфов (d), (e) и (f) этого раздела, равны не обоснованы для плательщика в соответствии с пунктом (е) настоящего раздела в течение разумного периода времени или если какие-либо суммы, превышающие обоснованные расходы, не возвращены плательщику в соответствии с пунктом (f) настоящего раздела в разумные сроки период времени, сумма, которая рассматривается как выплаченная в соответствии с планом безотчетной ответственности в соответствии с параграфом (c) (3) (ii) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на трудоустройство не позднее первого периода заработной платы после окончания разумный срок.Плательщик может рассматривать любую сумму, не обоснованную или возвращенную в течение сроков, указанных в параграфе (g) (2) настоящего раздела, как необоснованную или возвращенную в течение разумного периода времени.

(B) Суточные или надбавка за пробег —

(1) В целом. Если плательщик выплачивает суточные или надбавку в милях в соответствии с соглашением, которое отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, то часть выплаченной надбавки, если таковая имеется, относится к дням или миль поездки, подтвержденной в соответствии с параграфом (e) этого раздела и превышающей сумму расходов сотрудника, считающихся обоснованными для такой поездки в соответствии с правилами, установленными в соответствии с разделом 274 (d) и § 1.274 (d) -1 или § 1.274-5T (j) рассматривается как оплачиваемый по безотчетному плану. См. Параграф (c) (3) (ii) этого раздела. Поскольку работник не обязан возвращать эту избыточную часть, положения пункта (g) этого раздела о разумном сроке времени (касающиеся возврата избыточных сумм) не применяются к этой избыточной части.

(2) Возмещение. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) (4) настоящего раздела, в случае суточных или миль, выплачиваемых в качестве компенсации, по ставке за каждый день или милю поездки, превышающей суммы расходов работника, считающихся обоснованными для дня или мили поездки, избыточная часть, описанная в параграфе (h) (2) (i) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на заработную плату в том периоде расчета заработной платы, в котором плательщик возмещает расходы за дни или мили поездки, обоснованные в соответствии с параграфом (е) настоящего раздела.

(3) Авансы. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) (4) данного раздела, в случае суточных или миль, выплачиваемых в качестве аванса, по ставке за каждый день или милю поездки, превышающей сумма расходов работника, которые считаются обоснованными для дня или мили поездки, избыточная часть, описанная в пункте (h) (2) (i) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на трудоустройство не позднее первого периода начисления заработной платы после периода заработной платы, в котором расходы, в отношении которых был выплачен аванс (т.д., дни или мили в пути) обоснованы в соответствии с параграфом (е) этого раздела. Расходы, в отношении которых был выплачен аванс, должны быть обоснованы в разумный срок. См. Параграф (g) этого раздела.

(4) Особые правила. Комиссар может по своему усмотрению предписывать особые правила в заявлениях общего применения относительно сроков удержания и уплаты налогов на заработную плату на суточные и надбавки за пробег.

(ii) Безотчетные планы.Если соглашение не удовлетворяет одному или нескольким требованиям пунктов (d), (e) или (f) этого раздела, все суммы, выплачиваемые по соглашению, являются заработной платой и подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство при выплате. .

(i) Заявление. Требования пунктов (d) (деловые связи), (e) (обоснование) и (f) (возврат сумм сверх расходов) этого раздела будут применяться к каждому сотруднику отдельно. Таким образом, например, неспособность одного сотрудника обосновать расходы по соглашению в соответствии с параграфом (е) этого раздела не приведет к тому, что суммы, выплаченные другим сотрудникам, будут считаться выплаченными по безотчетному плану.

(j) Примеры. Правила, содержащиеся в этом разделе, можно проиллюстрировать следующими примерами:

Пример 1 Требование возмещения.

Работодатель S платит своим инженерам 200 долларов в день. В те дни, когда инженер уезжает из дома по делам для работодателя S, работодатель S выделяет 50 долларов из 200 долларов в качестве уплаченных для возмещения транспортных расходов инженера. Поскольку работодатель S будет платить инженеру 200 долларов в день, независимо от того, уезжал ли инженер из дома, договоренность не удовлетворяет требованию о возмещении в соответствии с параграфом (d) (3) (i) этого раздела.Таким образом, никакая часть суммы работодателя S в размере 50 долларов, назначенная в качестве возмещения, не рассматривается как выплачиваемая в рамках подотчетного плана. Напротив, все платежи по соглашению рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. Работодатель S должен указать все 200 долларов в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудников и должен удержать и уплатить налоги на трудоустройство со всех 200 долларов при выплате.

Пример 2 Требование возмещения, несколько договоренностей.

Авиакомпания Т выплачивает зарплату всем своим сотрудникам. Авиакомпания T также выплачивает надбавку в соответствии с соглашением, которое в остальном отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, своим пилотам и бортпроводникам, которые уезжают из аэропортов их базирования, независимо от того, являются ли они находятся «вдали от дома».«Поскольку надбавка выплачивается только тем сотрудникам, которые несут (или разумно ожидают, что понесут) расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) этого раздела, соглашение удовлетворяет требованию о возмещении. пункта (d) (3) (i) данного раздела. В соответствии с параграфом (d) (2) этого раздела, Авиакомпания T имеет два соглашения. Часть договоренности, предусматривающая надбавки на поездки вдали от дома, рассматривается как план подотчетности. Часть договоренности, предусматривающая надбавки на поездки вне дома, рассматривается как безотчетный план.Авиакомпания T должна указывать пособия, не связанные с выездом из дома, в качестве заработной платы или другой компенсации в Форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на трудоустройство с этих выплат при выплате.

Пример 3. Требование возмещения.

Корпорация R выплачивает зарплату всем своим продавцам. Корпорация R также выплачивает командировочные в соответствии с соглашением, которое в остальном отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела. Это пособие выплачивается всем продавцам, в том числе продавцам, которых корпорации R известно или у которых есть основания знать, что они не выезжают из своих офисов по делам корпорации R и, как разумные основания полагают, не будут нести командировочные расходы.Поскольку надбавка выплачивается не только тем сотрудникам, которые несут (или обоснованно ожидают, что понесут) расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) этого раздела, соглашение не удовлетворяет требованиям требование о возмещении в соответствии с параграфом (d) (3) (i) данного раздела. Таким образом, никакая часть надбавки Corporation R, обозначенная как возмещение, не рассматривается как выплаченная по плану подотчетности. Напротив, все платежи по соглашению рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. Корпорация R должна сообщать обо всех выплатах по соглашению в качестве заработной платы или другой компенсации в Форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на заработную плату с выплат при выплате.

Пример 4 Отдельная организация, прочие расходы.

В соответствии с соглашением, отвечающим требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, округ U возмещает своим сотрудникам расходы на проживание и питание, понесенные, когда они уезжают из дома по делам округа U. Для собственного удобства округ U также отдельно выплачивает некоторым своим сотрудникам ежемесячное пособие в размере 25 долларов США для покрытия расходов на небольшие прочие офисные расходы. Округ U не требует от своих сотрудников обоснования этих разных расходов и не требует от них возврата сумм, на которые ежемесячное пособие превышает разные расходы.План ежемесячных надбавок не требует подотчетности. Округ U должен указывать ежемесячные пособия в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на заработную плату с ежемесячных пособий, когда они выплачиваются. Безотчетный план, предусматривающий ежемесячные надбавки, рассматривается как отдельный от подотчетного плана, предусматривающего возмещение расходов на проживание и питание, понесенных в связи с поездкой из дома по делам округа U.

Пример 5 Чрезмерные авансы.

В ожидании деловых расходов сотрудников, которые, по разумным ожиданиям Корпорации V, не превысят 400 долларов в каком-либо квартале, Корпорация V, тем не менее, авансирует сотруднику А 1000 долларов на покрытие таких расходов. Каждый раз, когда Сотрудник A обосновывает расходы в соответствии с параграфом (e) этого раздела, Корпорация V предоставляет дополнительный аванс в размере, равном обоснованной сумме, тем самым обеспечивая постоянный аванс в размере 1000 долларов США. Поскольку суммы, авансированные в рамках этой договоренности, не рассчитываются разумно, чтобы не превышать сумму ожидаемых расходов, и поскольку аванс не производится в день в течение разумного периода дня, когда ожидаемые расходы оплачены или понесены, договоренность — безотчетный план.Соглашение не удовлетворяет требованиям пунктов (d) (деловые связи) и (f) (разумный расчет авансов) этого раздела. Таким образом, Корпорация V должна сообщать всю сумму каждого аванса в качестве заработной платы или другой компенсации, а также удерживать и уплачивать налоги на занятость со всей суммы каждого аванса при выплате.

Пример 6 Аванс за превышение пробега.

В соответствии с соглашением, которое отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, работодатель W выплачивает своим сотрудникам надбавку за пробег по ставке 30 центов за милю (когда сумма считается обоснованной за каждую милю). обоснованной поездки составляет 26 центов за милю) для покрытия расходов автомобильного бизнеса.Пособие выплачивается по ставке за каждую милю поездки, которая разумно рассчитана так, чтобы не превышать сумму расходов сотрудника или предполагаемых расходов. Работодатель W не требует возврата части надбавки за пробег (4 цента), которая превышает сумму, которая считается обоснованной, за каждую милю поездки, обоснованной в соответствии с параграфом (e) этого раздела. В июне работодатель W авансирует сотруднику B $ 150 за 500 миль, которые Сотрудник B должен преодолеть в течение месяца. В июле Сотрудник B подтверждает 500 миль деловой поездки.Сумма, которую Сотрудник Б считает обоснованной, составляет 130 долларов. Однако работодатель W не требует, чтобы сотрудник B возвращал оставшиеся 20 долларов аванса. Не позднее первого периода выплаты заработной платы, следующего за периодом начисления заработной платы, в котором обоснованы деловые мили командировки, работодатель W должен удержать и уплатить налог на трудоустройство в размере 20 долларов (500 миль × 4 цента за милю).

Пример 7 Возмещение превышения суточных.

В соответствии с соглашением, которое отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, работодатель X выплачивает своим сотрудникам суточные для покрытия расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, понесенных во время поездки за пределы дома на Бизнес работодателя X по ставке, равной 120 процентам от суммы, которая считается обоснованной, за каждый день поездки в населенные пункты, в которые выезжают сотрудники.Работодатель X не требует, чтобы сотрудники возвращали 20 процентов, на которые возмещение этих расходов превышает сумму, которая считается обоснованной, за каждый день поездки, обоснованной в соответствии с параграфом (e) этого раздела. Сотрудник C обосновывает шестидневную командировку вне дома: два дня в местности, для которой обоснованная сумма составляет 100 долларов в день, и четыре дня в местности, для которой сумма, которая считается обоснованной, составляет 125 долларов в день. Работодатель X возмещает сотруднику 840 канадских долларов за шесть дней поездки вдали от дома (2 × (120% × 100 долларов) + 4 × (120% × 125 долларов)) и не требует, чтобы Сотрудник С возвращал лишнюю часть (лишняя часть 140 долларов. = (2 дня × 20 долларов (120 — 100 долларов) + 4 дня × 25 долларов (150 — 125 долларов)).В течение периода расчета заработной платы, в течение которого работодатель X возмещает расходы, работодатель X должен удержать и уплатить налог на трудоустройство в размере 140 долларов.

Пример 8. Требование возврата.

Работодатель Y предоставляет некоторым своим сотрудникам надбавку на расходы для покрытия деловых расходов, описанных в параграфе (d) (1) настоящего раздела, в соответствии с соглашением, которое требует от сотрудников обоснования своих расходов в течение разумного периода времени и возврата любых превышение суммы в разумные сроки.Однако каждый раз, когда работник возвращает работодателю Y избыточную сумму, работодатель Y выплачивает ему «премию», равную сумме, возвращаемой работником. Соглашение не удовлетворяет требованиям пункта (f) (возврат сумм сверх расходов) этого раздела. Таким образом, работодатель Y должен указать всю сумму выплаты надбавки к расходам в качестве заработной платы или другой компенсации и должен удерживать и уплачивать налог на трудоустройство с выплат при выплате. Сравните пример (6) (где от сотрудника не требуется возвращать часть надбавки за пробег, превышающую сумму, которая считается обоснованной, за каждую подтвержденную милю поездки).

Пример 9 Своевременное обоснование.

Работодатель Z предоставляет сотруднику D аванс в размере 500 долларов за поездку из дома по делам работодателя Z. Сотрудник D несет 500 долларов деловых расходов во время командировки. Работодатель Z использует безопасную гавань метода периодических отчетов. В конце квартала, в течение которого произошла командировка, работодатель Z отправляет сотруднику D квартальный отчет, в котором указывается, что сотруднику D было авансировано 500 долларов США в течение квартала, и что расходы не были подтверждены и излишки не были возвращены.В заявлении Сотруднику D сообщается, что Сотрудник D должен обосновать любые дополнительные деловые расходы в течение 120 дней с даты выписки и должен вернуть любое необоснованное превышение в течение 120-дневного периода. Сотрудник D не может обосновать какие-либо расходы или вернуть излишек в течение 120-дневного периода. Работодатель Z рассматривает 500 долларов как заработную плату и удерживает и уплачивает налог на трудоустройство с этих 500 долларов. По истечении 120-дневного периода Сотрудник D подтверждает сумму путевых расходов в размере 500 долларов США в соответствии с параграфом (e) этого раздела.Работодатель Z должным образом отчитался, удержал и уплатил налоги на трудоустройство с 500 долларов, и никакие корректировки вносить нельзя. Сотрудник D должен включить 500 долларов в валовой доход и может вычесть 500 долларов расходов в качестве вычета по разным статьям с учетом 2-процентного минимального уровня, предусмотренного в разделе 67.

(k) Положение о борьбе со злоупотреблениями. Если компенсация плательщикам или другой механизм компенсации расходов свидетельствует о злоупотреблении правилами раздела 62 (c) и этого раздела, все платежи, произведенные в соответствии с соглашением, будут рассматриваться как произведенные по безотчетному плану.

(l) Перекрестные ссылки. Для получения информации о правилах налогообложения занятости, касающихся механизмов возмещения расходов и компенсации расходов, см. §§ 31.3121 (a) -3, 31.3231 (e) — (3), 31.3306 (b) -2 и 31.3401 (a) -4, которые обычно применяются к платежи, произведенные в рамках компенсационных выплат или других договоренностей о надбавках к расходам, полученные сотрудником 1 июля 1990 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 июля 1990 г. или после этой даты. Требования к отчетности см. в § 1.6041-3 (i), который обычно применяется к платежам, произведенным в рамках соглашений о возмещении расходов или других компенсационных выплат, полученных сотрудником 1 января 1989 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 января 1989 г. или после этой даты.

(m) Даты вступления в силу. Этот раздел обычно применяется к платежам, произведенным в рамках компенсационных выплат или других соглашений о надбавках к расходам, полученных работником в налоговые годы работника, начинающиеся 1 января 1989 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных в налоговые годы, начинающиеся 1 января или после этой даты. 1989. Параграф (h) этого раздела обычно применяется к платежам, произведенным в рамках компенсаций или других договоренностей о надбавках, полученных работником 1 июля 1990 года или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 июля 1990 года или после этой даты.Пункты (d) (3) (ii) и (h) (2) (i) (B) данного раздела применяются к платежам, произведенным в рамках возмещения расходов или других договоренностей о надбавке к расходам, полученным работником 1 января 1991 г. или после этой даты в отношении на расходы, выплаченные или понесенные 1 января 1991 г. или после этой даты. Пункт (e) (2) данного раздела применяется к платежам, произведенным в рамках компенсационных выплат или других договоренностей о надбавках, полученных работником в отношении расходов, оплаченных или понесенных после 31 декабря 1997 .

[Т. 8324, 55 FR 51691, декабрь.17, 1990; 56 FR 8911, 4 марта 1991 г., с поправками, внесенными T.D. 8451, 57 FR 57668, 7 декабря 1992 г .; T.D.8666, 61 FR 27005, 30 мая 1996 г .; T.D. 8784, 63 FR 52600, 1 октября 1998 г .; T.D.8864, 65 FR 4122, 26 января 2000 г .; T.D. 9064, 68 FR 39011, 1 июля 2003 г.]

Возмещение бизнес-расходов: планы подотчетности

Вы оформляете заказ в Staples, Office Depot, Kinko’s или в другом неинтересном, но важном местном магазине, который обслуживает предприятия. Вытаскивая бумажник, вы замечаете, что ваша бизнес-кредитная карта отсутствует.Ой! Поскольку вы не хотите оставлять кассира в подвешенном состоянии и хотите получить товары (а это все законные деловых расходов ), вы запускаете свою личную карту и делаете мысленную пометку, чтобы возместить себе расходы позже.

В конце концов, предприятия регулярно возмещают своим владельцам или сотрудникам законные деловые расходы, независимо от того, были ли эти покупки запланированы или нет.

Но IRS не понравится, если вы волей-неволей смешаете деловые и личные расходы. У вас должна быть какая-то последовательная система, гарантирующая, что не будет никаких неквалифицированных расходов или компенсаций, которые не проскользнут сквозь трещины.Эта последовательная система будет называться Планом ответственности.

Хорошая новость заключается в том, что IRS уже установила стандарты для подотчетного плана. Все, что вам нужно сделать, это последовательно следовать им . Мы не можем достаточно подчеркнуть это: будьте последовательны.

Если это звучит менее увлекательно, чем поездка в Office Depot, просто помните, что IRS имеет право запретить налоговые вычеты, если ваш план подотчетности не соответствует требованиям. Это означает, что вы теряете деньги. Федеральное правительство также имеет право решать, облагаются ли суммы, выплачиваемые работникам, налогом на заработную плату.Если ваш план подотчетности ошибочен, ваши сотрудники могут в конечном итоге уплатить налоги на заработную плату и при возмещении расходов. Это также приведет к потере денег вашей компании из-за части налога на заработную плату, выплачиваемого работодателем.

[Кроме того, новый Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) запрещает налоговые вычеты на невозмещенные деловые расходы, что означает, что, если вы не возместите расходы своим сотрудникам, у них больше не будет возможности получить что-то от федерального правительство во время налогообложения.]

Теперь, когда мы определились с принципами ответственности планов, давайте перейдем к тому, как это сделать.

Целью подотчетного плана является обоснование расходов, понесенных от имени бизнеса, с целью точного возмещения плательщику.

Обоснование расходов включает запись и хранение:

1. Сумма расходов в долларах
2. Деловая цель расходов
3. Время и место поездки
4. Дата, описание и деловые отношения с компанией получателя подарка (для деловых подарков)

(Помните: развлечения расходы не подлежат вычету.)

При возмещении работнику убедитесь, что возмещение указано отдельно от обычного вознаграждения работника. Лучше всего это сделать, отправив платежную ведомость вне цикла.

При использовании федеральных суточных для командировок обоснование может потребоваться не для всех расходов… но если у вас есть квитанции, их все равно не повредит. Если ваша ставка суточных превышает федеральные стандарты суточных, то превышение будет облагаться налогом как обычная заработная плата.

Если сотруднику случайно выплачивается слишком большая компенсация, тогда он должен вернуть дополнительные суммы, иначе избыточные суммы будут облагаться налогом как обычная заработная плата — хотя мы предполагаем, что у вас есть другие важные проблемы, если сотрудник отказывается вернуть переплату возмещения.

Срок погашения

Лица, обосновывающие расходы на возмещение, должны подвергаться ограничениям в отношении продолжительности их обоснования. Если Дуг протянет вам грязную порванную квитанцию ​​от апреля 1996 года за ключ для K-mart, вы не обязаны возвращать ему деньги. Послушай, Дуг, если тебе нужны 3 доллара, тебе следовало обосновать это еще в 1996 году.

Есть два метода «безопасной гавани», чтобы гарантировать, что IRS не обвинит вас в неправильном обращении с вашими временными окнами для обоснования:

1. Фиксированные даты: Авансы не будут выплачиваться более чем за 30 дней до даты оплаты.Обоснование должно быть получено в течение 60 дней с момента оплаты. Необоснованные возмещения должны быть возвращены в течение 120 дней.
2. Выписки: Периодически (не реже одного раза в квартал) компания предоставляет каждому сотруднику выписку, показывающую необоснованные расходы. Сотрудник должен обосновать или вернуть любые суммы в течение 120 дней с момента выписки.

Вы, безусловно, можете предъявить более строгие требования к , чем минимальные требования IRS. Например, вы можете потребовать обоснование в течение 30 дней, если 60 дней кажутся слишком длинными (этого достаточно, чтобы потерять из виду довольно много квитанций).Выбирайте стандарты, которые подходят вашей компании, если они также соответствуют требованиям IRS.

Специальное приложение S-Corporation

У вас есть S-Corporation? Если это так, то можно еще кое-что сказать об ответственных планах. Например, что вы делаете, когда платите за то, что частично используется для бизнеса, а частично для личного пользования? Примерами могут быть ваш автомобиль, мобильный телефон или интернет-тариф.

Здесь важно определить, сколько процентов времени расходуется на коммерческое использование.Умножьте этот процент на общую сумму расходов, чтобы получить возмещение. Например, если ваш тарифный план на Интернет составляет 100 долларов в месяц, и вы определяете, что используете его для работы 30% времени, то вы можете возместить себе расходы в размере 30% * 100 долларов = 30 долларов в месяц.

При использовании транспортного средства у вас есть два варианта. Вы можете умножить свой фактический деловой пробег на стандартную федеральную ставку пробега (в настоящее время 57,5 ​​цента за милю, что немного меньше, чем в 2019 году). Или вы можете подсчитать свои фактические расходы на автомобили, а затем умножить их на процентное соотношение деловых миль к общему количеству миль.Если вы проехали 2000 миль по бизнесу из 10000 миль на одометре в 2020 году, вы можете вычесть 1150 долларов по стандартной ставке или 20% от ваших фактических расходов. Если ваши фактические расходы составляют 5000 долларов, вам лучше вычесть стандартные мили по цене 1150 долларов, чем по 20% от 5000 долларов = 1000 долларов.

Еще один важный аспект, который следует учитывать при работе с S-Corporation, — это то, что вы являетесь сотрудником. Это означает, что любые расходы, которые вы оплачиваете от имени своего бизнеса, могут быть возмещены вам, как и любому сотруднику, вместо того, чтобы регистрироваться как распределение.Если вам интересно, почему это имеет значение, ответ таков: возмещение в размере снижает доход вашей компании на , в отличие от распределения, которое влияет только на капитал.

Если вам удастся снизить доход своей S-Corp, это поможет вам сэкономить налоги после окончания года!

TL; DR: если вы возмещаете кому-либо деловые расходы (включая себя), вы должны соблюдать требования IRS для подотчетных планов. IRS на самом деле не требует многого: достаточно доказательств, чтобы убедиться, что вы не обманываете систему.Следуйте своему плану подотчетности! Также обратите внимание, что существуют особые обстоятельства для S-корпораций и компенсаций.

Есть ли у вас какие-либо вопросы о плане подотчетности? Если да, то вы можете записаться на первую встречу здесь! Мы рады помочь.

Создание плана подотчетности для возмещения сотрудникам деловых расходов

Знаете ли вы, что Закон о сокращении налогов и занятости (TCJA) отменил детализированные вычеты для сотрудников, которые несут невозмещенные расходы по бизнесу компании в период с 2018 по 2025 год?

К счастью, вы можете создать так называемый «план подотчетности», чтобы свести к минимуму неблагоприятные последствия этого положения TCJA.Вот как работает план подотчетности.

Игра по новому своду правил

До TCJA сотрудник мог требовать детализированного вычета невозмещенных деловых расходов в той степени, в которой они превышали 2% скорректированного валового дохода сотрудника (AGI) в сочетании с другими разными расходами, подпадающими под порог вычета 2% от AGI. Примеры невозмещенных деловых расходов с учетом порога в 2% включали членские взносы в профсоюзы, членские взносы в профессиональные ассоциации, рабочую одежду и расходы на чистку рабочей одежды.Примеры прочих прочих расходов включают инвестиционные расходы и сборы за налоговые консультации и подготовку.

После TCJA вычеты по всем этим разным детализированным расходам и невозмещенным бизнес-расходам с учетом минимального уровня 2% отменяются до 2025 года.

Если сотрудники будут продолжать оплачивать деловые расходы из своего кармана от имени вашей компании, рассмотрите возможность создания так называемого «плана подотчетности» для их возмещения. Таким образом, компания может удержать возмещение (с учетом правила отказа от удержания 50% для возмещенных расходов на питание).Кроме того, возмещение будет не облагаться налогом для сотрудников-получателей.

Без подотчетного плана возмещения учитываются как дополнительная налогооблагаемая заработная плата. Для ваших сотрудников это приведет к уплате подоходного налога и удержанию налогов FICA с возмещения расходов. И ваша компания должна будет платить долю работодателя в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь при возмещении расходов.

Следование правилам для подотчетных планов

Подотчетный план — это соглашение о возмещении расходов или надбавках, которое требует от сотрудников обоснования расходов и возврата необоснованных авансовых платежей.Как правило, работодатели поддерживают планы возмещения расходов сотрудникам в масштабах всей компании. Но налоговые правила применяются к каждому сотруднику отдельно. Таким образом, компенсация одного сотрудника может подпадать под правила благоприятного подотчетного плана, в то время как компенсация другого сотрудника выходит за рамки этих правил, потому что требования подотчетного плана не были выполнены.

В частности, подотчетный план должен удовлетворять следующим четырем требованиям:

Требование к бизнес-подключению.

План должен предусматривать возмещение или надбавку только на деловые расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы (в соответствии с правилом удержания 50% на питание). Эти суммы должны быть выплачены или понесены сотрудником в связи с оказанием услуг компании.

Компенсации или надбавки должны быть четко обозначены как таковые при оплате работнику. Например, они могли оплачиваться отдельными чеками. Если заработная плата и возмещение расходов или надбавки выплачиваются вместе, сумма возмещения или надбавки должна быть указана в квитанции чека сотрудника.

Имейте в виду, что TCJA навсегда запрещает вычеты на расходы на деловые развлечения, поэтому вы не должны покрывать их с помощью подотчетного плана. Вместо этого дайте сотрудникам возможность списывать эти расходы непосредственно на счет компании. Хотя это не изменит того факта, что расходы на развлечения не подлежат вычету, это упрощает ситуацию, выводя ваших сотрудников из петли сложных налоговых правил.

Требование адекватного обоснования.

План должен требовать обоснования возмещаемых расходов посредством отчета о расходах, дневника, журнала, путевого листа, подробной квитанции или аналогичной записи в течение разумного периода времени после того, как расходы были оплачены или понесены.Квитанция или другая документация обычно требуется для покрытия любых расходов на проживание в размере 75 долларов США или более.

В документации должно быть указано:

• Сумма и коммерческое назначение расходов,
• Время и место любого путешествия,
• Дата и описание любых деловых подарков, а
• Деловые отношения с компанией каждого человека, получающего подарок.

Что касается командировочных расходов, то в рамках подотчетного плана возмещение расходов может быть основано на федеральных суточных на питание, проживание и непредвиденные расходы.Если используются федеральные суточные, обоснование фактических сумм не требуется. Ваш налоговый консультант может предоставить список федеральных ставок суточных в континентальной части США, который может варьироваться в зависимости от местоположения и даты.

Если суточные работодателя превышают применимую федеральную ставку суточных, работник может оставить себе это превышение. Однако любое превышение рассматривается как дополнительная заработная плата с учетом подоходного налога и федерального налога на занятость.

Требование о возврате избыточных авансов.

План должен требовать от сотрудников возврата любого аванса, превышающего обоснованные коммерческие расходы. Любая невозвращенная избыточная сумма рассматривается как дополнительная заработная плата с учетом подоходного налога и федерального налога на занятость.

Если компания выплачивает суточные командировочные, которые не превышают федеральную ставку суточных, сотрудники могут удержать любое превышение суточных над фактическими расходами (другими словами, «оставить сдачу»). Это не дисквалифицирует подотчетный характер плана и не требует, чтобы любое превышение учитывалось как дополнительная налогооблагаемая заработная плата.Напротив, план, который возмещает фактические расходы, должен требовать от сотрудников возврата всех избыточных авансов, чтобы считаться планом подотчетности.

Требование разумного срока.

Как обоснование расходов, понесенных сотрудниками, так и возврат любых избыточных (необоснованных) авансовых платежей должны происходить в разумные сроки. Факты и обстоятельства диктуют, что является разумным. Например, у сотрудника, находящегося в длительной командировке за город, будет больше времени для обоснования расходов и возврата любых лишних сумм.

Упрощение вопросов с помощью безопасных гаваней

Если вам нужна уверенность в соблюдении разумного срока, правила IRS предлагают два безопасных убежища.

Метод с фиксированной датой. Согласно этой безопасной гавани, требование разумного периода времени автоматически соблюдается, если план предусматривает, что:

• Авансы будут выплачиваться не ранее, чем за 30 дней до того, как сотрудник оплатит или понесет предполагаемые расходы, на которые выплачивается аванс.
• Расходы должны быть обоснованы в течение 60 дней после их оплаты или понесения.
• Авансы на необоснованные суммы должны быть возвращены компании в течение 120 дней.

Метод периодической выписки. Согласно этой безопасной гавани, требование разумного периода времени автоматически соблюдается, если план предусматривает, что компания:

• Предоставлять затронутым сотрудникам отчеты не реже одного раза в квартал о сумме авансов, которые еще не были подтверждены, и
• Требовать, чтобы любые такие авансы были обоснованы или возвращены компании в течение 120 дней после выпуска отчета.

Пора переходить?

Согласно действующим налоговым правилам, подотчетные планы явно выгодны сотрудникам с невозмещенными коммерческими расходами и их работодателям (поскольку доля работодателя в федеральных налогах на трудоустройство не взимается). Если ваши сотрудники платят из своего кармана на расходы, связанные с бизнесом, обратитесь к своему налоговому консультанту, чтобы узнать, подходит ли план подотчетности для вашей компании.

Деловые расходы: возмещение подотчетных и неучтенных

Деловые расходы: подотчетность vs.Безотчетное возмещение

06.10.20 — Виктор Эванс

Соавтор Росс Уокер, старший бухгалтер

Сотрудники часто несут расходы в процессе работы. Некоторые расходы могут быть возмещены работодателем, в то время как другие могут быть за счет сотрудников.

Тип плана возмещения расходов, администрируемый работодателем, важен для сотрудников, поскольку он может существенно повлиять на налоговые обязательства сотрудников.Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) изменил определение вычета деловых расходов, в результате чего были запрещены вычеты из личных расходов, оплачиваемых сотрудниками в их личной налоговой декларации. Кроме того, TCJA увеличил стандартную сумму вычетов, что привело к тому, что меньше людей перечисляют вычеты по статьям.

Компания может иметь план с подотчетной или безотчетной ответственностью. Если план возмещения не соответствует всем критериям подотчетного плана, он будет безотчетным.

Бухгалтерские планы

Подотчетный план имеет три обязательных особенности:

1. Расходы должны иметь бизнес-связь. Они должны возникать во время оказания работником услуг работодателю или от имени работодателя.
2. Работник должен надлежащим образом отчитаться перед работодателем о расходах в разумные сроки.
3. Сотрудник должен вернуть любое излишек возмещения в течение разумного периода времени.

Эти функции нуждаются в пояснении, чтобы гарантировать, что план соответствует заявленным требованиям.

Деловые связи — Расходы должны быть понесены в процессе работы. Личные расходы не подлежат вычету (или возмещению) бизнес-расходам. Личные расходы — это личные, жилищные или семейные расходы.

Если расход является частично деловым, а частично личным, он должен быть распределен между ними. Типичный пример — личный автомобиль, который также используется в деловых целях.Использование транспортного средства в коммерческих целях является вычитаемым (или возмещаемым) расходом.

Согласно TCJA возмещение расходов не влияет на возможность вычета самих расходов. Один из таких расходов, развлечения, больше не подлежит вычету в соответствии с новым налоговым законодательством. Если работодатель возместит работнику расходы на развлечения, то возмещение необходимо будет включить в заработную плату этого работника.

Надлежащий учет — Сотрудники должны вести надлежащий учет в течение разумного периода времени.

Что представляет собой «адекватный учет»? Сотрудники должны показать, что потратили деньги по законным деловым причинам.

Сторонних доказательств, таких как квитанции, обычно бывает достаточно. Если это не очевидно на лицевой стороне документа, сотрудник должен указать бизнес-цель, причину расходов, дату, местонахождение и другие вовлеченные стороны, например, при предоставлении еды или развлечений.

Есть четыре исключения из правила, что документация должна быть предоставлена:

1. Индивидуальные расходы менее 75 долларов на расходы, кроме проживания, не требуют квитанции.
2. Если работодатель возмещает расходы на питание или проживание, используя суточные IRS, квитанция не требуется. Следует отметить, что компания может возместить сотруднику за проживание в Администрации общих служб суточные, но сотрудник не может использовать суточные для удержания невозмещенного проживания.
3. Из-за сложности получения квитанции для перевозки, такой как такси, метро или автобус, IRS более снисходительно требует квитанцию.Однако работник должен вести журнал расходов.
4. Очевидно, что квитанции о пробеге при управлении транспортным средством нет. Чтобы оправдать возмещение, служащий должен вести одновременный журнал с указанием пункта назначения, цели, даты поездки, посещенных лиц и количества пройденных миль. Начальные и конечные показания одометра упоминаются IRS, но немногие хранят такие подробности.

Компенсация не может превышать ставку IRS для деловых поездок.Парковка и дорожные сборы являются дополнительными вычетами, поскольку они не включены в стандартную ставку пробега.

Что такое «разумный период времени»? IRS заявляет, что это ситуация, основанная на фактах и ​​обстоятельствах. Однако в нем есть правила, определяющие разумный период времени.

Если сотрудник получил аванс, он должен быть предоставлен в течение 30 дней с даты поездки. Расходы должны быть обоснованы в течение 60 дней после их оплаты.

Возмещение излишка — Любое возмещение излишка должно быть возвращено в течение 120 дней после получения отчета от работодателя, в котором перечислены невыплаченные авансы.

Это рекомендации IRS, и компания может применять более строгие правила. Например, компания может потребовать обоснование расходов, превышающих 25 долларов США, вместо лимита в 75 долларов США.

Аналогичным образом, компания может оплачивать мили по ставке ниже стандартной ставки IRS. Возмещения по плану подотчетности не являются налогооблагаемым доходом для сотрудников и не отображаются в чеках 1040 сотрудников. Невозмещенные расходы больше не могут быть вычтены сотрудниками.

Безотчетные планы

Альтернативой плану подотчетности является план надбавок или безотчетный план.По определению, безотчетный план — это план, который не соответствует требованиям подотчетного плана.

Обычно эти планы предполагают, что работодатель предоставляет сотруднику установленную сумму или пособие на поездку. Работник не отчитывается перед работодателем о расходовании этих средств.

Сумма надбавки является налогооблагаемым доходом и должна быть включена в W-2 работника. Как упоминалось выше, TCJA значительно изменил влияние наличных расходов на доход сотрудника, поскольку они больше не подлежат вычету в качестве вычета по статьям.

Это повышает важность проверки планов возмещения расходов и обеспечения того, чтобы сотрудники знали, как эти изменения могут на них повлиять.

Обычные и необходимые

Независимо от того, возмещаются ли расходы работодателем или ложатся на работника, применяются те же правила IRS. Расходы должны быть обычными и необходимыми согласно правилам IRS.

Термины «обычный» и «необходимый» имеют особое значение для целей налогообложения, и общее использование этих слов здесь не применимо.

Обычные расходы — это расходы, которые обычно используются и принимаются общими отраслевыми стандартами, то есть расходы на вещи, которые обычно необходимы для ведения бизнеса. Расходы необходимы, если они полезны и уместны для ведения бизнеса.

Сосредоточьтесь на слове «полезный». Расходы полезны, но не обязательны для правильного ведения дел или ведения бизнеса.

То, что является обычным и необходимым, зависит также от конкретной ситуации. Обсудить бизнес с клиентом в дорогом ресторане и предоставить услуги лимузина при заключении многомиллионного контракта может быть обычным и необходимым.