СТИЛЬ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ОФИЦИАЛЬНЫЙ СТИЛЬ
Автору письма необходимо следить за стилем написания деловых писем. Особенность делового письма в том, что деловое письмо после его отправки получателю считается документом. Иными словами документ представляет собой свидетельство или доказательство в зафиксированном виде.
Поэтому автору необходимо очень аккуратно и внимательно использовать слова и фразы, чтобы этично донести информацию до адресата.
Потому что письмо официально делового стиля отвечает требованиям законодательных норм и нормам делового этикета. Поэтому те авторы, которые их соблюдают достигают большего результата от своих писем, чем те, которые пренебрегают ими. Вам также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/kakoj-stil-delovogo-pisma-vybrat/
Каждая организация, опираясь на законодательные и этикетные нормы, должна иметь свой внутренний нормативный документ по составлению корреспонденции. Тогда сотрудники этой организации смогут опираться на него, чтобы писать правильные письма.
В Казахстане действуют Типовые правила документирования управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 25 сентября 2009 года № 128. А также действуют другие нормы, где определено, какой стиль оформления делового письма выбрать.
Автору также важно соблюдать деловой этикет (свод писаных и неписаных правил поведения). Слово этикет с французского означает манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Нарушение этикета мешает нормальному ведению дел.
Дейл Карнеги утверждал, что успех человека на 15% зависит от профессиональных знаний и на 85% от умения общаться с людьми. Предприниматели всего мира знают главнейший постулат бизнеса: хорошие манеры прибыльны. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные отношения. Нельзя существовать, не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений. Согласитесь, гораздо приятнее работать с той компанией, где соблюдается деловой этикет.
Чем рискует автор письма, нарушающий деловой этикет? Во-первых, он рискует своей личной репутацией образованного и воспитанного человека. Во-вторых, репутацией компании, от лица которой пишет письмо, а также деньгами компании и карьерой.
Поэтому в деловом мире соблюдение этикета стало одним из приоритетных элементов профессиональной стратегии.
ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ ПО СТИЛЮ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.Учитывая выше названные причины, рассмотрим 4 обязательных условия по стилю написания деловых писем. Так как они помогут вам написать правильное деловое письмо. Читайте также статью https://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/.
Эти условия основаны на законодательных актах и на правилах делового этикета. Вооружившись этими условиями, вы обязательно напишите грамотное письмо. Такое письмо выполнит свою функцию точно по назначению и достигнет задуманного результата.
Итак, чтобы написать правильное письмо необходимо соблюдать следующие 4 условия:- Языковая форма текста письма требует (согласно Типовым правилам документирования) обращаться к адресату в одном из трех вариантов. 1) Можно написать текст от первого лица множественного числа. Например, «просим Вас предоставить отчет…», «направляем Вам пакет документов» и так далее. 2) Или пишите от первого лица единственного числа. «Прошу Вас выслать информацию». 3) А также текст может составляться от третьего лица единственного числа . «Министерство не возражает», «Компания подтверждает акцепт оферты» и так далее.
- Краткое употребление языковых форм подразумевает изложение текста с использованием кратких фраз и речевых оборотов. Это слова-клише, которые очень часто используют в деловых письмах в целях сокращения объема текста. Например, «по окончании заседания…», «по результатам проверки …» и другие. Такие устоявшиеся слова-штампы помогают кратко изложить суть письма.
- Точность словоупотребления означает, что в деловом письме слова должны употребляться только с одним значением. То есть не иметь двойного смысла, чтобы у получателя не возникло ни одного вопроса к вашему письму. К примеру, фразу «невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами» лучше заменить. Заменить ее лучше фразой «невыполнение договора произошло из-за размытых путей сообщения с заводом, вызванных ливневыми дождями «.
Вывод.
Применение этих четырех пунктов соблюдения стиля написания деловых писем поможет сделать ваше письмо кратким и исчерпывающим (достаточным для полноты понимания). Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится.
Как написать деловое письмо | HURMA
С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.
Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.
В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.
Что такое деловое письмо
Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.
Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.
Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:
- бизнес – бизнес
- бизнес – клиент
- соискатель – компания
- бизнес – государственная организация
- работодатель – работник
- сотрудник – сотрудник
Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.
Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.
Особенности деловых писем:
- Подчеркнутая официальность
- Адресность – наличие отправителя и получателя
- Стандартная деловая речь
- Тематическая ограниченность
- Нейтральный тон изложения
- Точность, исключающая недопонимание фактов
- Лаконичность
Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.
Различия между электронным и обычным письмом
В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.
В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.
Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.
Классификация деловых писем
Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.
Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:
- Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
- Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.
Основные типы деловых писем:
- Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
- Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
- Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
- Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
- Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
- Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
- Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
- Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
- Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.
Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.
Структура делового письма
Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.
Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.
Вводная часть
Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.
Основная часть
В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.
Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.
Заключение
В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.
Образец делового письма на русском
Как написать деловое письмо на английском
Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.
При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.
Каких формулировок стоит избегать:
- Сокращений
- Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
- Эмоционально окрашенных слов
Структура делового письма в английском языке
Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.
Контактная информация
| Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата | Anna Robins +0000000 [email protected] January 11, 2005 |
Вежливое приветствие
| Если вы не знаете имя собеседника | Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины |
| Если знаете имя | Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины |
| Если у адресата есть ученое звание используйте его | Dear Dr. Snow Dear Prof. Black |
Завершение
| Если вы не знаете имени адресата | Yours faithfully |
| Если знаете имя | Yours sincerely |
Конструкции для разного типа писем
В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.
Письмо-жалоба
| Я пишу, чтобы пожаловаться на… | I am writing to complain about… |
| Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к… | I am writing to draw your attention to… |
| Я недавно купил … в вашей компании. | I recently purchased … from your company. |
| Я хотел бы получить полный возврат средств. | I suggest that I get a full refund. |
| Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги. | I would be grateful if you could give me a refund |
| Я с нетерпением жду ответа. | I look forward to receiving a prompt reply. |
Письмо-запрос
| Я пишу, чтобы узнать о… | I am writing to inquire about… |
| Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… | Would you be kind enough to provide me with some information about… |
| Буду признателен, если вы поможете мне узнать… | I would appreciate if you could help me find out… |
| Не могли бы вы сказать мне, если… | Could you tell me whether… |
| Мне также было бы интересно… | I would also be interested in… |
Сопроводительное письмо
| Я пишу, чтобы подать заявку на должность… | I am writing to apply for the position of… |
| Я пишу в ответ на вашу вакансию … | I am writing in response to your advertisement… |
| Я особенно заинтересован в этой работе, потому что… | I am particularly interested in this job because… |
| Как вы можете видеть из моего резюме… | As you can see from my resume, … |
| В настоящее время я работаю в… | I am currently employed by… |
| Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… | I am keen to pursue a career in…, because… |
| Мои сильные стороны… | My main strengths are… |
| Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. |
Письмо-извинение
| Пожалуйста, примите наши извинения за… | Please accept our apologies for… |
| Мы искренне извиняемся за… | We sincerely apologize for… |
| Ошибка, видимо, была связана с… | The mistake was apparently due to… |
| В настоящее время мы работаем над… | We are currently working on… |
| Чтобы этого не случилось снова … | To prevent this from happening again, … |
| Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению … | We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… |
Образец делового письма на английском
9 советов, которые помогут написать деловое письмо
Краткость
Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.
Внимательность к читателю
Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.
Официальный тон
Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.
Логика и однозначность
Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.
Своевременность и точность
Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.
Вложения
Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.
Не используйте сложные конструкции
Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.
Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому
Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.
Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.
Семинар «Современное деловое письмо»
Программа семинара:
1. Оформление деловых писем.
Изменение требований к правилам оформления деловых писем. ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления: оформление дат, регистрационного номера и др.
Визирование (согласование) деловых писем, способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), отметка об исполнителе.
Способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы.
Правила внешнего оформления делового письма шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Правила написания официальных наименований организаций, должностей и др.
2. Характеристика основных видов деловых писем и особенности написания текста
Письмо-просьба, запрос, ответ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-напоминание, требование, предложение, рекламное письмо, письмо-претензия, информационное письмо, письмо-сообщение, извещение, уведомление и др.
«Проблемные» письма: ответы на обращения граждан, неоднократные напоминания, отказы, информация о повышении цен и т.д.
3. Структура делового письма.
Способы изложения содержания в деловом письме.
Варианты композиционной структуры письма.
Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения.
Упражнение.
4. Язык и стиль делового письма.
Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (нейтральный тон изложения, убедительность, лаконичность, точность, ясность). Языковые особенности официально-делового стиля.
Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке.
Особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке.
Построение словосочетаний и предложений.
Анализ типичных языковых ошибок.
Тест по теме.
Участникам предоставляется раздаточный материал по теме семинара и сертификат об участии установленного образца.
Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке ‹ Инглекс
Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке — ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.
Письмо-просьба на английском языке. Letter of request
Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) — один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:
- Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
- Разрешением на проведение собеседования или встречи.
- Помощью в организации или проведении мероприятия.
- Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
- Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
- Советом к эксперту в какой-либо области.
В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.
Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.
Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.
Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.
В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to ask if you would be so kind/generous as to… | Я пишу, чтобы спросить, не будете ли Вы столь добры/щедры… |
| I am writing to request your assistance concerning the matter of… | Я пишу, чтобы попросить Вашей помощи касательно вопроса о… |
| I wonder if you could possibly help me… I wonder if it would be possible for you to help me… | Я интересуюсь, не могли бы Вы помочь мне… |
| I would (greatly) appreciate it if you could… I would be most grateful if you could… | Я буду (весьма) признателен, если Вы… Я был бы очень благодарен, если бы Вы… |
| I am writing to ask/enquire if/whether you could possibly tell/inform me… | Я пишу, чтобы узнать, не могли бы Вы рассказать мне / проинформировать меня о… |
| I am writing to request your permission for… | Я пишу, чтобы попросить Вашего разрешения на… |
| I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on/concerning… | Мне интересно, могу ли я спросить/просить Вашего совета относительно… |
| Дополнительные вопросы | |
| I would also like to know… | Я бы также хотел узнать… |
| Could you send me more details… | Не могли бы Вы отправить дополнительную информацию… |
| Could you tell me, whether… | Не могли бы Вы сказать… |
| Заключительные фразы | |
| I hope that my request will not inconvenience you too much. | Надеюсь, моя просьба не доставит Вам большого неудобства. |
| I must apologize for troubling you with this matter. | Прошу прощения, что потревожил Вас по данному вопросу. |
| I hope that you will forgive me for taking up your valuable time. | Надеюсь, Вы извините меня за то, что отнял Ваше драгоценное время. |
| I look forward to hearing from you as soon as possible. I look forward to receiving your reply as soon as possible. | С нетерпением жду ответа от Вас. С нетерпением жду Вашего скорого ответа. |
| Thank(ing) you in anticipation of your kind cooperation. Thank(ing) you in advance for your kind cooperation. | Заранее благодарю Вас за Ваше любезное сотрудничество. |
Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:
Пример письма-просьбы
Письмо-заявление на английском языке. Letter of application
Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.
В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости — имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.
Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.
Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.
В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.
В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to apply for admission to the course in… | Я пишу, чтобы подать заявку на поступление на учебный курс в… |
| I would like to be considered for a place on the course in… | Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на учебный курс в… |
| I am writing with regard to… | Я пишу в связи с… |
| I am writing to apply for… which I saw advertised in… | Я пишу для того, чтобы подать заявку на…, объявление о которой я увидел в… |
| I would like to express my interest for… | Выражаю заинтересованность в… |
| Упоминание о квалификации (опыте) | |
| I hold a certificate/degree in… | У меня есть сертификат/степень в… |
| I have taken/passed examination… | Я сдал экзамен на… |
| I have completed the following courses / degree course… | Я окончил следующие курсы / учебный курс на получение степени… |
| My degree is in English. | У меня научная степень в области английского языка. |
| Уведомление о приложении | |
| I enclose / have enclosed a copy of my degree/diploma… | Прилагаю копию аттестата/диплома о присуждении научной степени… |
| I have attached all the other necessary documents like… | Прилагаю все необходимые документы, такие как… |
| Please find enclosed a copy of my degree/diploma… | Ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата… |
| Заключительные фразы | |
| I would be glad to attend an interview at any time convenient to you. | Я с удовольствием пройду собеседование в любое удобное для Вас время. |
| I hope that you will consider me for entry/admission to… | Надеюсь, что Вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление/допуск в… |
| I hope that you will consider my application… | Надеюсь, Вы рассмотрите мое заявление… |
| I hope you take a favorable decision regarding my application for… | Надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о… |
Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс:
Пример письма-заявления
Как видите, нет ничего сложного в составлении письма-просьбы и письма-заявления на английском языке. Используя приведенные нами фразы и примеры, вы легко справитесь с поставленной задачей. А если вы испытываете трудности с письменной английской речью или хотите быстро научиться вести переписку, приглашаем вас на курсы английского по Скайпу. Наши преподаватели помогут вам улучшить знания.
Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-просьбы и письма-заявления.
Список фраз по теме «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке» (*.pdf, 231 Кб)
© 2021 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.
Фразы для деловой переписки на английском языке
Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.
Приветствие
Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.
Формальный язык
To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).
Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).
Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).
Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).
Менее формальный язык
Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).
Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).
Начало переписки
Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.
Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:
I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…
В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:
I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Запрос/Просьба
За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.
Например:
We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…
Жалобы
Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.
Так, можно написать:
I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….
Хорошие новости
Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:
I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…
Плохие новости
Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.
Начать данную часть можно со слов:
We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…
Заключительная часть
Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.
Примеры фраз:
Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…
Завершение письма
Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.
Формальный язык
Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).
Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).
Менее формальный язык
Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).
Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.
финский | Фразы — Бизнес
Уважаемый г-н президент
Arvoisa Herra Presidentti,
Очень официально, имени получателя предшествует специальное обращение
Уважаемый г-н …
Hyvä Herra,
Официально, получатель — мужчина, имя неизвестно
Уважаемая госпожа
Hyvä Rouva,
Официально, получатель-женщина, имя неизвестно
Уважаемые…
Hyvä vastaanottaja,
Официально, имя получателя и пол неизвестны
Уважаемые…
Hyvät vastaanottajat,
Официально, когда письмо адресовано нескольким незнакомым людям или целому отделу
Уважаемые…
Hyvät vastaanottajat,
Официально, имя получателя/й и пол совершенно неизвестны
Уважаемый г-н Смидт
Hyvä herra Smith,
Официально, получатель — мужчина, имя известно
Уважаемая г-жа Смидт
Hyvä rouva Smith,
Официально, получатель- замужняя женщина, имя известно
Уважаемая г-жа Смидт
Hyvä neiti Smith,
Официально, получатель- незамужняя женщина, имя известно
Уважаемая г-жа Смидт
Hyvä neiti / rouva Smith,
Официально, получатель-женщина, имя известно, семейное положение неизвестно
Уважаемый…
Hyvä John Smith,
Менее официально при наличии деловых контактов с получателем
Привет, Иван!
Hyvä John,
Неофициально, дружеская переписка
Пишем вам по поводу…
Kirjoitamme teille koskien…
Официально, от лица всей компании
Мы пишем в связи с …
Kirjoitamme teille liittyen…
Официально, от лица всей компании
Ввиду…
Koskien…
Официально, относительно чего-то, что вы знаете о компании-адресате
В отношении…
Viitaten…
Официально, относительно чего-то, что вы знаете о компании-адресате
Не могли бы вы предоставить информацию о…
Kirjoitan tiedustellakseni…
Менее официально, от вас самих как представителя компании
Я пишу от лица…, чтобы…
Kirjoitan henkilön … puolesta…
Официально, если вы пишите за кого-то
Ваша компания была рекомендована…
… suositteli yritystänne lämpimästi…
Официально, вежливая форма начала письма
Правила оформления и шаблон официального письма на английском языке
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Online-school of foreign languages «LINGVISTER»
121 Suvorov St
Kaluga 248000
Russia
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
Пример:
16 December 2014
В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
Пример:
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
USA
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Mr Nolan,
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Dear Sirs,
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
Пример:
Dear Mr Nolan,
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Kind regards,
Best regards,
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Пример:
Yours sincerely,
GREGORY PECK
CEO
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Пример:
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Enc
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
Частей делового письма
Деловое письмо — это официальное письмо. В отличие от резюме или сопроводительного письма, оно может быть более одной страницы и, вероятно, состоять из шести частей:
1. Заголовок
Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты. Часто между адресом и датой пропускается строка. Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом, но вы всегда должны использовать дату.Убедитесь, что заголовок находится на левом поле.
Пример:
Г-жа Джейн Доу
543 Вашингтон-стрит
Маркетт, Мичиган 49855
Тел .:
Факс:
Электронная почта:
28 июня 2011 г.
2. Адрес получателя
Это адрес, на который вы отправляете письмо. Обязательно сделайте его как можно более полным, чтобы он добрался до места назначения. Всегда включайте титульные имена (например, «Доктор»), если вы их знаете. Этот адрес, как и другой, находится на левом поле.Если стандартный лист бумаги размером 8 ½ на 11 дюймов сложен пополам, чтобы уместиться в стандартном 9-дюймовом деловом конверте, внутренний адрес должен появиться в окошке конверта (если оно есть). Обязательно пропустите строку после заголовка и перед адресом получателя, а затем пропустите следующую строку после внутреннего адреса перед приветствием. В качестве примера см. Конец этого листа для образца письма.
3. Приветствие
Приветствие (или приветствие) в деловом письме всегда формальное.Часто оно начинается с «Дорогой {имя человека}». Еще раз, не забудьте указать титул человека, если вы его знаете (например, мисс, миссис, мистер или доктор). Если вы не уверены в названии или поле человека, просто укажите его имя. Например, вы могли бы использовать только имя человека, если человек, которому вы пишете, — «Джордан», и вы не знаете, идентифицируют он себя как мужчина, женщина или небинарный.
Приветствие всегда заканчивается двоеточием.
4. Тело
Тело — основа вашего письма.Для блочного и модифицированного форматов печатных букв: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца. Однако не забудьте оставить пустую строку между каждым абзацем, независимо от формата. Не забудьте также пропустить линию между приветствием и телом, а также телом и закрытием.
5. Бесплатное закрытие
Бесплатное закрытие — это короткое и вежливое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Закрытие начинается с того же выравнивания, что и ваша дата, и на одну строку после последнего основного абзаца.Начните с заглавной буквы в заключительном слове (Спасибо) и оставьте четыре строки для подписи между закрытием и именем отправителя. После закрытия должна стоять запятая.
6. Линия подписи
Пропустите как минимум четыре строки после закрытия для своей подписи, а затем введите имя, которое нужно подписать. Если вы распечатываете это письмо и отправляете его по почте, вы подпишите свое имя ручкой. Эта строка будет включать ваше имя и фамилию и часто включает инициалы отчества, хотя это не обязательно.Вы можете указать свой заголовок заранее, чтобы показать, как вы хотите, чтобы к вам обращались (мисс, миссис, доктор).
Подпись должна быть выполнена синими или черными чернилами.
7. Корпуса
Если у вас есть какие-либо прилагаемые документы, например, резюме, вы можете указать это, набрав «Приложения» на одну строку под списком. Вы также можете указать название каждого документа.
Формат и шрифт
У многих организаций есть свой стиль написания деловых писем, но вот несколько распространенных примеров.
Блок
Наиболее распространенный формат делового письма называется блочным форматом. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.
Модифицированный блок
Модифицированный блок — еще один популярный вид делового письма. Текст письма, а также адреса отправителя и получателя выровнены по ширине с одинарным интервалом. Однако в этом формате дата и закрытие вкладываются в центральную точку.
Полублок
Наименее используемый стиль называется полублоком. В нем каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.
Шрифт
Стандартный шрифт для деловых писем — Times New Roman, размер 12. Однако можно использовать понятные для чтения шрифты, такие как Arial.
Образец письма
{ПРИМЕЧАНИЕ: ваше имя указывается только внизу}
Ваш обратный адрес (без сокращений для улиц, авеню и т. Д.)
Ваш город, YC [ваше двухбуквенное сокращение штата] zip
Дата (напишите либо как 4 июня 2004 г. или 4 июня 2004 г.)
Имя и фамилия лица, которому вы пишете
Адрес
Город, ST zip
Уважаемый г-н./РС. Whomever:
В первом абзаце расскажите, о чем вы пишете и чего от них хотите.
В следующих параграфах объясните природу вашей проблемы и то, что они могут для вас сделать. Будьте небрежны и прямо переходите к делу.
В последнем абзаце обязательно поблагодарите получателя за потраченное время и усилия от вашего имени. Кроме того, сообщите им, что вы свяжетесь с ними или что они могут связаться с вами по любым вопросам.
С уважением,
{четыре пробела, чтобы ваша подпись могла быть здесь}
Джейн Доу
Шаблон делового письма для Word
Написание хорошего делового письма требует времени и усилий.Важно выбрать правильную формулировку и включить нужное количество деталей. Не менее важен формат вашего письма. Убедитесь, что вы используете профессиональный и правильный формат делового письма, например традиционный блочный формат . Ознакомьтесь с нашим бесплатным образцом шаблона бизнес-письма , который поможет вам начать работу. Продолжайте читать после блока загрузки, чтобы получить дополнительные советы и ссылки на другие ресурсы.
Объявление
Шаблон делового письма
Описание
Используйте этот шаблон, чтобы помочь написать практически любое официальное деловое письмо, используя стандартный формат блока .Просто скачайте его, введите свое имя и адрес и напишите письмо. Чтобы узнать, что сказать в своем письме, просмотрите различные образцы писем и обратитесь к некоторым другим веб-сайтам, на которые мы ссылаемся.
«Без установки, без макросов — просто письмо» — Джон Виттвер и Брент Вес
Советы по написанию эффективного делового письма
- Будьте лаконичны и продолжайте тему
- Будьте профессиональны — не будьте слишком знакомы или расслаблены
- Будьте конкретны в своих утверждениях и запросах
- Убедитесь, что вы указали достаточно деталей для эффективного общения
- При использовании фирменного бланка повторять адрес отправителя не нужно — просто начните с даты
- Предоставьте правильную контактную информацию
- Используйте двоеточие «:» после приветствия.
Образец делового письма
Это простое деловое письмо с использованием формата блока .
[Ваше имя]
[Почтовый адрес]
[City, St Zip]
[Сегодняшняя дата]
[Имя получателя]
[Заголовок]
[Компания]
[Адрес]
[City, St Zip]
Уважаемый [Имя получателя]: (Если неизвестно, используйте Кому это может быть интересно 🙂
[Краткий вводный абзац с указанием цели]
[Дополнительная информация]
[Заключительная информация, резюме или благодарность, если необходимо]
С уважением,
(подпишите здесь для писем, отправленных по почте или факсу)
[Ваше имя]
[Заголовок — если применимо]
Корпуса:
CC:
Еще образцы шаблонов деловых писем
Связанное содержимое
Ссылки и ресурсы
Шаблон письма о нашем деловом письме
Если вам нравятся наши бесплатные деловые письма, пожалуйста, дайте ссылку на эту страницу со своего веб-сайта или блога.Однако мы не разрешаем другим сайтам размещать наши файлы. Вы можете использовать следующий URL для своей ссылки:
https://www.vertex42.com/WordTemplates/business-letter.html
Отказ от ответственности: Содержимое этой страницы предназначено для использования в образовательных целях и не должно рассматриваться как юридическая или профессиональная консультация.
7 частей делового письма
В какой-то момент вам может потребоваться написать официальное деловое письмо для отправки или запроса информации физическому лицу, организации, агентству или клиенту.Хотя большая часть делового общения осуществляется виртуально или по телефону, печатные деловые письма остаются важным методом профессиональной переписки в некоторых отраслях. Традиционные деловые письма имеют особый формат, который позволяет получателям легко понять информацию, которую вы хотите передать, включая вашу и их контактную информацию, а также текст вашего письма.
В этой статье мы опишем каждую из семи ключевых частей делового письма с примерами, чтобы вы могли легко составить свой собственный.
Связано: Как написать профессиональный адрес электронной почты
Элементы делового письма
Независимо от того, где вы находитесь в своей карьере или в какой сфере деятельности, знание того, как оформить деловое письмо, имеет жизненно важное значение. Вам следует использовать деловые письма при отправке документов в правительственное учреждение, заполнении официальных запросов, отправке профессиональных документов или составлении сопроводительного письма. Формат профессионального делового письма обычно включает семь ключевых элементов. Вот что вы должны включать в каждое деловое письмо:
1.Заголовок письма
Заголовок письма, обычно находящийся в верхнем левом углу страницы, знакомит вас с получателем и включает важную контекстную информацию, такую как ваше имя, обратный адрес, номер телефона, адрес электронной почты и дату. Включайте только ту информацию, которая нужна вашей аудитории. При написании заголовка письма пропустите строку между контактной информацией и датой. Пропустите следующую строку и укажите контактную информацию получателя. Пропустите следующую строку и начните свое письмо.
Например:
Алисия Вашингтон
Офисы Burbank & Brooks
105 Burbank St.
[email protected]
21 июня 2021 г.
Ms. Riley Jones River Tech Dr. Ste 1
River Tech
Уважаемая мисс Джонс,
…
Если письмо напечатано на фирменном бланке, указывать обратный адрес необязательно. включает адрес.Бланк — это логотип компании, который обычно находится вверху по центру деловых документов, связанных с компанией, государственным учреждением или другой организацией.
2. Адрес получателя
Оставьте дополнительную строку между датой и адресом получателя, и она должна быть на левом поле. Вы должны указать имя человека, которому вы отправляете деловое письмо, включая префикс его имени. Убедитесь, что их имя написано правильно, а адрес как можно более полный, чтобы они могли получить письмо.Адрес должен отображаться в стандартном окошке конверта, когда бумага складывается втрое.
3. Тема
Тема должна быть короткой и прямой, ясно показывающей получателю, о чем ваше письмо. Если у вас есть ссылочный номер, такой как номер претензии, номер дела или ссылочный номер, вы должны указать его в этой строке. Тема не обязательно должна быть написана как полное предложение.
Ваша тема может также начинаться с «RE:», чтобы показать, что вы пишете в ответ на предыдущий разговор или запрос или относительно предыдущего разговора.Например, строка темы может гласить: «RE: Заявление № 129523 — Подача документов и информация о политике». Это позволит читателю найти вашу претензию и узнать, чего ожидать от остальной части делового письма.
4. Приветствие
Приветствие должно быть формальным и вежливым. Лучше всего начать с профессионального приветствия, например «Уважаемый», и префикса человека, если вы его знаете. Например, вы не стали бы писать «Дорогой Тейлор Спенсер» , если знаете, что они врач.В этом случае вы должны написать «Уважаемый доктор Спенсер». По возможности избегайте использования префиксов с указанием пола — используйте вместо этого имя человека. Например, «Уважаемый Тейлор Спенсер», вместо «Уважаемый мистер Спенсер».
Если вы не знаете, кто будет получать ваше письмо напрямую, вам следует использовать другие ссылки, такие как их должность, команда, организация или должностные обязанности. Например, «Уважаемый менеджер по персоналу», «Уважаемый отдел кадров» или «Уважаемый рекрутер компании.« Если возможно, избегайте использования « Для кого это может касаться », , поскольку оно может показаться обезличенным или устаревшим.
5. Тело
В теле письма вы пишете детали своего делового письма. Начните с краткое введение, объясняющее, почему вы их пишете. Введение должно состоять из одного или двух предложений и содержать наиболее важные детали. Остальная часть тела включает детали вашего письма.
Основная часть должна быть сосредоточена на том, почему вы пишете и должен быть максимально прямым и вежливым.Разделите каждый абзац с выравниванием по левому краю, пропуская пробел. Завершите текст заключительным абзацем из двух предложений, чтобы прояснить, почему вы пишете, и поблагодарить их за внимание. Убедитесь, что заключительный абзац соответствует тональности письма. Хороший заключительный абзац может выглядеть так: «Спасибо, что обновили мою претензию и изучили обстоятельства. Я с нетерпением жду вашего ответа».
6. Бесплатное закрытие
Всегда заканчивайте деловое письмо профессиональным завершением.Некоторые примеры: «С уважением», «С уважением», и «Спасибо». У вас должно быть закрытие на отдельной строке, с заглавной первой буквой и запятой в конце.
Подробнее: 22 примера закрытия деловых писем
7. Подпись
Оставьте две-четыре строки между закрывающей строкой и вводом своего имени, чтобы вы могли подписать деловое письмо. Ваше имя должно быть вашим первым инициалом отчества (если он у вас есть) и вашей фамилией.Добавьте к своему имени соответствующие суффиксы, например MA или MD. Если вы пишете для компании или организации, вы должны указать свою должность сразу под напечатанным именем. После того, как вы распечатаете деловое письмо, подпишите свое имя синими или черными чернилами непосредственно над напечатанным именем.
Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры
Описание изображения Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4.Вступительный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись
Передовой опыт делового письма
Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить при написании делового письма:
Формат документа
Деловые письма разработаны таким образом, что обратный адрес и адрес получателя отображаются в окошках стандартного девятидюймового конверта. Деловое письмо следует распечатать на бумаге размером 8,5 x 11 дюймов без подкладки и с полями в один дюйм со всех сторон.Не забудьте вычитать свое деловое письмо несколько раз, чтобы выявить возможные орфографические или грамматические ошибки. Вы должны использовать стандартный шрифт, например Times New Roman.
Каждый раздел должен быть разделен пропуском строки, и все должно быть выровнено по левому краю. Деловые письма могут быть сколь угодно длинными, поэтому вам не нужно помещать все, что вам нужно, на одной странице.
Приложения
Если вы отправляете какие-либо другие документы вместе с деловым письмом, вы можете сообщить читателю, что еще включено, набрав «Приложения» или включив названия документов в заголовок «Приложения» .Это должно быть разделено, пропустив строку под вашим введенным именем, и должно быть выровнено по левому краю в соответствии с заголовками даты и адреса.
Другие форматы
В некоторых организациях может использоваться несколько иное форматирование, такое как отступ абзацев в теле письма или использование определенного шрифта. Если ваша организация использует другой шаблон, вы должны следовать ему, чтобы любая деловая переписка от организации была единообразной и последовательной.
Несколько получателей
Если вы отправляете деловое письмо нескольким людям, распечатайте по одному для каждого из них и отправьте его по почте непосредственно им.Обязательно меняйте имя и адрес получателя, а также приветствие каждый раз при печати письма. Вы также должны включить «CC:» и имена других людей, получающих копию письма, чтобы все, кому вы отправляете письмо, знали, у кого еще есть копия.
Письмо группе
Если вы пишете группе, например совету директоров или собранию заинтересованных сторон, вы должны написать одно письмо, адресованное группе, и отправить его по официальному адресу. Ваше приветствие также должно быть адресовано всей группе.Например, групповое приветствие может выглядеть так: «Дорогая ассоциация домовладельцев Уиллоу-Парк».
Шаблон делового письма
Вот шаблон делового письма, который вы можете использовать в качестве руководства, когда вам нужно создать свой собственный:
[Имя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]
[Номер телефона]
[Номер факса]
[Адрес электронной почты]
[Дата]
[Имя получателя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]
[Тема]
Уважаемый [Имя получателя]:
[Основной абзац 1]
[Основной абзац 2]
[Заключительный абзац]
С уважением,
[Ваше имя и суффиксы]
[Должность в компании ]
[Название вашей компании]
[Приложения]
Примеры деловых писем
Вот пример делового письма, включая правильное форматирование и правильное использование слов:
Ms.Элиза Стоктон
1351 Weeping Willow Lane
Memphis, TN 37501
555-555-5555
[email protected]
16 октября 2019 г.
Г-жа Хуанита
Greene Insurance Agency
3516 Main St.
Greensboro, NC 27401
RE: Заявление 96792-01
Уважаемая г-жа Родригес:
Я пишу, чтобы запросить несколько документов относительно претензия 96792-01.Мне нужна копия полных условий страхового полиса, результатов контрольной проверки и самых последних записей о платежах.
Я обеспокоен тем, что по крайней мере за одну встречу был неправильно выставлен счет, что привело к тому, что моя учетная запись стала просроченной. По мере того, как мы продолжаем лечение, я хочу иметь четкое представление о том, что покрывает мой страховой полис. Я также хочу знать, какие врачи и медицинские учреждения входят в сеть.
Вы можете отправить документы по почте или электронной почте.Спасибо за ваше время и внимание в этом вопросе. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
Элиза Стоктон
Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)
Деловое письмо — это формальная форма общения, обычно предназначенная для клиентов, коллег и других заинтересованных сторон. В этой статье мы шаг за шагом покажем вам, как отформатировать деловое письмо и что включить, а также предоставим примеры и шаблон, которые помогут вам написать собственное.
Описание изображения Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись
По теме: Как написать письмо Рекомендации (с примерами)
Когда использовать правильный формат делового письма
Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда запись в этом формате уместна:
- Ссылки: Как правило, бывший коллега или менеджер соглашается написать рекомендательное письмо, если у них были хорошие отношения с сотрудником.Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы выделить его работодателю. Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо, которое сегодня обычно используется для общения с сотрудниками на рабочем месте.
- Подтверждение занятости: Если компания или учебное заведение запрашивает подтверждение занятости, вам необходимо получить письмо, написанное сотрудником отдела кадров.У отдела кадров может уже быть простой шаблон, который должен заполнить ваш менеджер. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но также может содержать дополнительную информацию, которую сотрудники отдела кадров сочтут целесообразной для раскрытия.
- Предложения о работе: Когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму обычно сначала звонит вам, чтобы предложить вам должность, а затем отправляет вам подробные сведения о вакансии в письменном виде с инструкциями по адаптации и дальнейшим действиям. Это
Письма о зачислении на учебу: Обычно колледж или университет отправляют письмо о зачислении учащимся старших классов по почте после их зачисления.В письме будет пакет со всей необходимой информацией о зачислении и дате начала занятий. Некоторое подтверждение также может быть отправлено студенту по электронной почте.
Связано: Запрос рекомендательного письма
Как правильно отформатировать деловое письмо
Чтобы отформатировать профессиональное деловое письмо, выполните следующие действия:
1. Соберите всю необходимую контактную информацию
Начните с ввода вашей контактной информации и получателя.Обязательно разделите информацию об отправителе и получателе в верхнем левом углу письма. Таким образом, ваше письмо будет адресовано в нужное место и нужному человеку.
2. Выберите приветствие
Выберите, какое приветствие вы хотите использовать для официального приветствия получателя. Поскольку вы пишете формально, используйте язык, который должным образом обращается к ним. Если вы знаете их имя, добавьте их имя и фамилию в приветствие, но вы также можете использовать фразу вроде «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, кому отправить его.
Вот несколько вариантов приветствия:
- Уважаемый Джон Смит
- Уважаемый мистер Смит
Внимание: Мистер Джон Смит
По теме: Как выбрать лучшее деловое приветствие для вашей корреспонденции
3. Четко определите свою цель в основном абзаце.
Основной абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому краю заголовка, чтобы выровняться с остальной частью письма. В основном абзаце сделайте ваше основное сообщение простым и кратким для читателя.Это поможет вам сосредоточиться на теме и цели, которую вы пытаетесь достичь.
4. Официально завершите письмо и завершите его своей подписью.
Заключение должно быть кратким и формальным, чтобы оно соответствовало остальной части письма. Затем оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным вами именем. Если вы распечатываете письмо и отправляете его по почте, поставьте свою подпись между закрытием и напечатанным именем. Если вы планируете отправить письмо по электронной почте, есть веб-сайты, где вы можете бесплатно написать свою подпись и вставить ее прямо в электронную копию своего письма.
Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть письмо, прежде чем добавить свою подпись:
- С уважением
- С уважением
С уважением
Подробнее: Как завершить электронное письмо (с закрывающими примерами)
Советы по форматированию делового письма
Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании делового письма:
- Приоритет ясности: Деловые письма должны быть на одной странице, поэтому будьте прямыми и краткими.
- Говорите прямо: Укажите причину вашей корреспонденции и любые действия, которые вы запрашиваете в отношении получателя. Не забудьте указать крайние сроки или инструкции для следующих шагов.
Корректура: Прочтите письмо вслух, чтобы выявить ошибки, и попросите друга или коллегу сделать то же самое.
Связанные: 15 типов деловых писем и когда их использовать
Шаблон делового письма
Используйте этот шаблон, чтобы написать и отформатировать собственное деловое письмо:
[Имя]
[Текущая должность ]
[Текущая компания]
[Текущий адрес]
[Город, аббревиатура штата и почтовый индекс]
[Номер телефона]
[Адрес электронной почты]
[Дата отправки]
[Имя получателя]
[Текущее положение получателя]
[Текущая компания получателя]
[Город получателя, аббревиатура штата и почтовый индекс]
Уважаемый [Имя контактного лица],
Я пишу, чтобы подтвердить, что [имя] работает в [название компании] с [рабочие даты] .Если вам понадобится дополнительная информация, свяжитесь со мной. [Дополнительная информация о вашей контактной информации или сотруднике].
[Закрытие]
[Ваше имя]
Загрузить шаблон делового письма
Чтобы загрузить шаблон в Google Docs, перейдите в Файл> Открыть> и выберите правильный загруженный файл.
Пример делового письма
Вот пример официального делового письма:
Дженис Грейсон
Директор по персоналу
Grant Technologies
452 Hollow Farm Road
Danbury, CT 06811
0003-000-1234
jgrayson @ granttechnologies.com
6 ноября 2019 г.
Берни Гловер
Старший менеджер проектов
Маркетинговое агентство BG
792 Fleetway Drive
Mahopac NY 10541
Уважаемый г-н Гловер, Уважаемый господин Гловер
Я пишу это письмо, чтобы подтвердить, что Филип Смит работал в Grant Technologies в течение двух лет в нашем отделе маркетинга. В частности, он начал свою работу у нас в качестве специалиста по контенту 1 ноября.6, 2017.
Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 000-000-1234.
С уважением,
Дженис Грейсон
Когда использовать правильный формат делового письма
Есть несколько случаев, когда организация будет использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда писать в этом формате уместно:
- Ссылки: Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы выделить его работодателю.Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо.
- Подтверждение занятости: Для подтверждения занятости у отдела кадров уже может быть простой шаблон, который должен заполнить ваш менеджер. Содержание письма должно служить только доказательством трудоустройства, но также может содержать дополнительную информацию, которую сотрудники отдела кадров сочтут необходимой.
- Предложения о работе: Когда вы получаете предложение о работе, менеджер по найму может прислать подробные сведения о вакансии в письменной форме с инструкциями по адаптации и дальнейшими действиями.
Письма о зачислении в систему образования: Обычно колледж или университет отправляют письмо о зачислении учащимся старшей школы после их зачисления. К письму прилагается пакет со всей необходимой информацией о зачислении.
По теме: Запрос рекомендательного письма
Форматы деловых писем — Университет Галлодета
Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие.Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.
Существует четыре основных формата деловых писем.
Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали.Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное
Формат для написания профессиональных писем
Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.
Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.
Форма полного блока
Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)
Дата
Имя получателя
Название
Название компании
Адрес
Уважаемый __________:
При написании письма с использованием формы блока отступы отсутствуют. Включите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату.Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.
В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.
Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.
С уважением,
Ваша подпись
Ваше имя
Ваше имя
Форма абзацев с отступом
Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)
Дата
Имя получателя
Название
Название компании
Адрес
Уважаемый __________:
При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.
В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.
С уважением,
Ваша подпись
Ваше имя
Ваш титул
Форма заблокированных абзацев
Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)
Дата
Имя получателя
Название
Название компании
Адрес
Уважаемый __________:
При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.
В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.
С уважением,
Ваша подпись
Ваше имя
Ваше имя
Форма упрощенного стиля
Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)
Дата
Имя получателя
Название
Название компании
Адрес
СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)
При написании письма с использованием упрощенной формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.
Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.
В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.
ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ
ДРУГИЕ ОПЦИИ
Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.
Если вы используете форму блока , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.
Форма с отступом позволяет поставить подпись справа или слева на странице.
- Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:
Missy Gold
1345 Main Street
Anytown, VA 22879 В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:
письма
создать письмо
написать письмо
возобновляет
Список литературы
Источник: Janel Muyesseroglu
Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [Онлайн]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].
Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.
Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.
Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation
Разработано Патриком Петерсом
и Кун Вей Хо
5 форматов профессиональных деловых писем на 2021 год [+ примеры и советы]
В наши дни почти все деловое общение происходит по электронной почте.Но в физическом письме есть что-то особенное.
Электронные письма легче отправлять, но их также легче игнорировать. Написание письма деловому контакту показывает, что вы приложили дополнительные усилия, чтобы общаться формально. В нем говорится: «Я очень серьезно отношусь к своему сообщению, и вы должны тоже».
Поскольку обычные деловые письма используются для того, чтобы выразить свою точку зрения с достоинством, очень важно использовать правильное форматирование. Эта статья объяснит части формата делового письма и предоставит несколько полезных шаблонов, которые вы можете адаптировать.
Не забудьте ознакомиться с нашим полным руководством по изучению английского языка!
10 стандартных частей делового письма
Практически все деловые письма состоят из следующих частей. Используйте их, и вы не ошибетесь!
1. Фирменный бланк
«Бланк» — это лист бумаги, используемый для написания писем, на котором сверху напечатаны логотип компании и контактная информация. Это показывает, что все, что написано ниже, является официальным сообщением сотрудников этого предприятия.
Если вы пишете от имени компании, спросите одного из своих коллег, есть ли у них бланки для писем. Если вы просто пишете от лица себя, то можете забыть об этом шаге!
2. Адрес получателя
«Получатель» — это человек, который получит ваше письмо. В деловых письмах адрес человека, которому вы пишете, обычно пишется в верхнем левом углу страницы. Это также известно как «внутренний адрес». Выложена она так:
- г./ Г-жа / Мисс / Д-р. Имя Фамилия
- Название компании
- Почтовый адрес
- Город, штат, почтовый индекс
- Страна (необязательно)
Если вы не знаете имя получателя, есть несколько других вариантов замены первого маркера. Хороший вариант — адресовать письмо человеку или людям с должностями, которые, скорее всего, смогут вам помочь. Некоторые примеры включают:
- Менеджер по найму: если вы пишете о вакансии
- Служба поддержки клиентов: если вы отправляете жалобу
- The Accounts Team: если вы пишете о платеже
Если вы не знаете, чья работа будет отвечать на ваше письмо, то вы можете просто написать название компании.Еще один отличный вариант — написать «Для кого это может касаться», что является формальным способом сказать «тот, кому небезразлична эта информация».
Все еще не совсем понятно, кому адресовать деловое письмо? Ознакомьтесь с нашим руководством по формальным приветствиям в письмах и электронных письмах для получения дополнительной информации о приветствиях.
3. Обратный адрес
«Обратный адрес» — это ваш адрес или адрес, на который следует «возвращать» все ответы. Он идет непосредственно под адресом получателя и оформляется таким же образом.
Рекомендуется указать свой адрес электронной почты и / или номер телефона в новой строке под адресом. Это показывает, что вы максимально упрощаете читателю возможность вернуться к вам.
Не беспокойтесь, если бланк и два адреса занимают половину страницы. Даже если это кажется пустой тратой места, это правильный формат, и его использование демонстрирует формальность. Вы все делаете правильно!
4. Сегодняшняя дата
Напишите сегодняшнюю дату прямо под своим адресом.Поскольку вы пишете официальное письмо, вам следует указать месяц полностью и указать год.
Совет от профессионалов: если вы отправляете деловое письмо кому-то в США или Канаду, укажите за месяц до дня:
Если вы отправляете деловое письмо кому-либо в Великобритании, Новой Зеландии или Австралии, напишите за день до месяца:
5. Товарная позиция
Этот шаг не является обязательным. Некоторым людям нравится писать заголовок в верхней части делового письма, чтобы затронуть тему.Это похоже на тему электронного письма.
Обычно это делается только в очень формальных ситуациях, когда вы не знаете человека, которому пишете. Это тактика, заимствованная из мира юристов.
Вы можете найти это полезным:
- При приеме на работу
- При написании от имени компании
Заголовки должны быть в центре страницы и подчеркнуты, либо выделены жирным шрифтом. Вот несколько хороших примеров:
- Заявление на должность су-шефа
- Запрос на платеж: просроченное уведомление
- Запрос на предполагаемые продажи: Optima Oils
- Официальное рекомендательное письмо
Используйте заголовок только в очень формальных ситуациях.Если вы не уверены, нужен ли он, то лучше не указывать его.
6. Приветствие
Оставьте одну или две пустые строки под датой и поприветствуйте своего читателя.
В общем, ваше приветствие должно совпадать с тем, что вы написали в первой строке адреса. Если вы знаете имя человека, которому пишете, оно, вероятно, будет выглядеть так:
- Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор. Имя Фамилия
Если в вашем адресе указана должность читателя, вы можете написать «Уважаемый господин / госпожа» или использовать название должности еще раз.
Если вы используете название должности, не забывайте начинать каждое слово с заглавной буквы, как если бы это было имя. Если вы пишете группе людей или человеку с определенной должностью, звучит более естественно использовать слово «кому», а не «дорогой».
- Менеджеру по найму
- В службу поддержки клиентов
- Уважаемый господин / госпожа
Если ваше письмо было адресовано компании или «Тем, кого оно может касаться», вы можете использовать любое из следующего:
- Коллективу [предприятия]
- Уважаемый господин / госпожа
- Для кого это может касаться
7.Основной текст
Теперь мы подошли к сути всего письма! Самое важное, что нужно помнить о деловых письмах, — они должны быть краткими и по существу. Это свидетельствует об уважении ко времени получателя. Это также усиливает вашу мысль.
Если вы уже знаете человека, которому пишете, вежливо начните с дружеской вступительной строки, прежде чем переходить к делу. Любой из них является хорошим примером:
- Надеюсь, это письмо тебя хорошо застанет.
- Было приятно познакомиться с вами на прошлой неделе.
- Надеюсь, у вас продуктивное начало года.
Если вы еще не знаете их достаточно хорошо, чтобы сказать что-то дружелюбное, переходите сразу к делу! Первая строка (или вторая строка, если вы использовали дружественный открыватель) должна напрямую указывать на причину вашего письма:
- Я пишу, чтобы пожаловаться на товар, который я купил в одном из ваших магазинов на прошлой неделе.
- Я пишу, чтобы подать заявку на должность цифрового аналитика, которую рекламирует Preply.
- Я пишу, чтобы порекомендовать Линдси Грин вашей компании.
Объясните причины, по которым вам нужно писать более подробно, используя ясный формальный язык. Это руководство по английским бизнес-терминам и фразам может оказаться полезным для некоторых советов по лексике. Не забывайте делать только один основной момент для каждого абзаца и разделять абзацы пустой строкой.
Если ваше деловое письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой.Почему бы не забронировать час с одним из наших преподавателей, специализирующимся на деловом английском, чтобы получить профессиональное мнение по доступной цене?
8. Заключительное предложение
После того, как вы объяснили, что вам нужно сказать, вы должны закончить одним или двумя заключительными предложениями. Это подытожит основной вывод из письма. В нем часто описываются следующие шаги.
Он может указывать действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял после прочтения письма. Во многих случаях это отправка ответа. Общие предложения для этого включают:
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Благодарю за внимание. Надеюсь услышать тебя позже.
- Я с нетерпением жду ваших мыслей по этому поводу.
- Дайте мне знать, как это звучит с вашей точки зрения.
- Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.
- Если я могу вам чем-то помочь, не стесняйтесь обращаться к нам.
В сообщении может быть указано действие, которое вы предпримете для решения проблемы:
- Если я не получу этот платеж в течение двух недель, я свяжусь с вами по телефону.
- Я больше не буду покупать товары у вашей компании.
Это могло бы просто резюмировать суть письма:
- У меня нет никаких сомнений в том, что Паула Робертс была бы полезной для вашей компании, и предлагаю свои восторженные рекомендации.
- Мне было приятно работать в M&A Light Solutions, и я хотел выразить вам свою благодарность в письменной форме.
Если проблема в письме не требует каких-либо дальнейших действий, то она может просто завершиться положительной нотой.
- Желаю вам дальнейших успехов.
- Спасибо за сотрудничество, надеюсь снова поработать с вами в будущем.
- Еще раз спасибо за ваше время и внимание.
9. Выход
На новой строке подпишите письмо. Раньше существовали строгие правила подписания письма в зависимости от того, насколько хорошо вы знали читателя. Электронная почта настолько стерла границы между формальным и неформальным общением, что сегодня эти правила уже не так важны.
Хотите следовать старомодным правилам, чтобы показать свое владение учебным английским языком? Если вы отправляете официальное письмо в США:
- Используйте «Искренне Ваш» с кем-то, чье имя вы не знаете.
- Используйте «С уважением» с кем-то, чье имя вы знаете.
Если вы отправляете официальное письмо в Великобритании:
- Используйте «С уважением» с кем-то, чье имя вы не знаете.
- Используйте «Искренне Ваш» с кем-то, чье имя вы знаете.
Предпочитаете современный подход? Тогда подойдет любой из этих вариантов:
- С уважением,
- С уважением / С уважением,
- С уважением,
- С уважением,
- Большое спасибо (это немного менее формально)
Какую бы подпись вы ни выбрали, не забывайте начинать первую букву с заглавной буквы и заканчивать запятой.
10. Подпись
Добавление подписи к письму не является обязательным, но это добавляет еще один уровень формальности.Это доказывает, что вы написали это сами: тот факт, что это стоит , доказывает, что вы написали его сами, говорит о том, что сообщение очень важно.
Если вы набрали письмо, оставьте место для его подписи. После подписания оставьте три или четыре строки пустыми, а затем введите свое имя. Ваша подпись должна стоять на пустом месте над вашим именем. Кроме того, вы можете подписать документ цифровой подписью, и в настоящее время большинство людей используют эту функцию. Зная, как подписать PDF-документ, можно создать профессионально оформленное деловое письмо.
Приготовьтесь говорить уверенно
Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.
5 наиболее распространенных форматов деловых писем + примеры
Каждое деловое письмо будет отличаться от других, но вот несколько примеров тона и стиля, к которым вам следует стремиться. Но во-первых, изображение того, как макет должен выглядеть на практике:
Сопроводительные письма
Менеджеру по найму,
Заявление на должность Sous Chef
Я пишу, чтобы подать заявку на должность Sous Chef в Ноттингемском филиале Little Chef.Я был рад увидеть объявление о вакансии в базе данных LinkedIn. Похоже, он отлично подходит для моих навыков и уровня опыта.
У меня пятилетний опыт работы в сфере общественного питания на должностях шеф-повара, аналогичных этой. В последнее время я работал су-шефом в оживленном ресторане The Green Elephant в центре Ноттингема. Я сам отвечал за кухню, когда шеф-повар отсутствовал, и приобрел большой опыт приготовления пищи под давлением.Это была очень захватывающая рабочая среда, и я думаю, что это была бы хорошая подготовка к этой роли.
Я приложил к этому письму свое резюме на ваше рассмотрение. Спасибо, что нашли время прочитать мою заявку, я надеюсь скоро услышать от вас.
С уважением,
Заявление об увольнении
Уважаемая госпожа Мариэла Ибарра,
Обращаюсь к Вам, чтобы сообщить, что с глубоким сожалением подаю заявление об отставке. Мне очень понравились два года работы в Rings & Things, и я безмерно благодарен за наставничество, которое вы мне оказали за это время.Согласно условиям моего контракта, в котором указан двухмесячный период уведомления, мой последний рабочий день будет 17 сентября 2021 года.
Было приятно работать с вами и вашей командой, и я очень надеюсь, что мы будем поддерживать связь.
С уважением,
Рекомендательные письма
Уважаемый проф. Билибин,
Рекомендательное письмо: Сьюзи Дартон, кандидат в магистратуру
Я пишу, чтобы безоговорочно рекомендовать Сьюзи Дарнтон для участия в магистерской программе иллюстраций Казанского государственного университета.Мне выпала честь быть личным наставником Сюзи во время ее бакалавра изящных искусств в Государственном университете изящных искусств Аризоны, и поэтому я тесно сотрудничаю с ней в течение трех лет. Она была очень творческой и умной ученицей. Ее трудовая этика также исключительна, она постоянно работала в студии после нескольких часов работы, совершенствуя свои навыки иллюстрации. Я уверен, что она станет активом для любой программы высшего художественного образования.
Если вам потребуется дополнительная информация от меня, пожалуйста, свяжитесь с нами.
С уважением,
Рекламные письма
Для кого это может касаться,
Участок продаж: WindowBrite & Co
Прошу извинить за то, что я пишу вам без сообщения. Я продавец в WindowBrite & Co, и я заметил, что в главном офисе вашей компании есть большие окна, которые могли бы выиграть от нашей помощи.
WindowBrite & Co — ведущий поставщик услуг по мытью окон в Мельбурне. Мы с гордостью предлагаем самые чистые окна по самой низкой цене во всем городе.Приглашаю вас попробовать наши услуги по специальной начальной цене. Я готов предложить 50% скидку на мытье окон в течение одного месяца. Мы настолько уверены, что вы заметите разницу в яркости ваших окон, что предлагаем 100% гарантию возврата денег.
Сообщите мне, если вы хотите воспользоваться этим предложением. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.
Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки 1 на 1 с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.
Письма с просьбой об оплате
В отдел по работе с клиентами,
Требование платежа: просроченное извещение
Я связываюсь с вами от имени Paintstripper New York по поводу следующего неоплаченного счета:
Номер счета №340 / 1045 долларов США
Согласно условиям нашего первоначального соглашения, платеж должен был быть произведен 23 февраля 2021 года.Таким образом, он просрочен на две недели. Я приложил копию счета к этому письму для вашей справки.
Если возникнут какие-либо проблемы, препятствующие оплате этого счета, сообщите мне. В противном случае я был бы признателен за ваше быстрое сотрудничество в скорейшем урегулировании этого баланса. Надеюсь, что мы сможем быстро решить этот вопрос и продолжить совместную работу.
Заранее благодарим за сотрудничество.
С уважением,
Заключение
Хотя сейчас это не так распространено, как электронные письма, умение писать официальные письма имеет важное значение для вашего делового общения.Следуйте этим советам, и вы обязательно отформатируете их действительно профессионально.
Если ваше письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой. Почему бы не забронировать час с одним из наших преподавателей, специализирующимся на деловом английском, чтобы получить экспертное мнение?
Шаблоны написания деловых писем — Xerox
Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным.Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к тому, чтобы общий тон был уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержал недискриминационные выражения, подчеркивал отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности «. Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.
Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма.Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.
Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками. Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.
Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов цветом, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить». Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».
AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.
Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем.Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Думаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.
Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо. Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение.Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.
Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко укажите, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, как писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.