Суточные однодневная командировка за границу: нормы, размер по России и за границу

Постановлением Совмина от 22. 09.2020 № 550 «Об изменении постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176» (далее – постановление № 550) внесены изменения в Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее – Положение).

Согласно новым нормам п. 15 Положения, индивидуальные предприниматели (ИП), организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов* (далее – бюджетные организации), при командировании работников в пределах РБ самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

*термин «государственный орган» используется в значении, определенном в Законе Республики Беларусь от 14

. 06.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте (ЛПА). При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.

В бюджетных организациях возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется на основании подтверждающих документов. При этом размер их возмещения не должен превышать стоимость номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1.

Согласно изменениям в ч. 3 п. 15 Положения, если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1, а также при нахождении командированного работника в месте командировки в пределах РБ менее 12 часов при продолжительности командировки 2 и более дня возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости

В ч. 4 п. 15 Положения, согласно которой лицам, занимающим высшие государственные должности РБ и должности руководящих работников госорганов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства РБ, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси

В новой редакции изложен п. 16 Положения.

ИП, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций, при командировании работников за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.

В бюджетных организациях возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется нанимателем на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения при командировании за границу за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2, если иное не предусмотрено Положением.

 При командировании за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2.

В случае проживания работника в нескольких гостиницах при командировании за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются исходя из количества суток (календарных дней) командировки, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2.

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения этих расходов, установленного в приложении 2 для одного из данных иностранных государств (городов иностранного государства).

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 (ч. 8 п. 16 Положения).

В случае если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с ч. 8 п. 16 Положения, возмещение этих расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению).

Лицам, занимающим высшие государственные должности РБ, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов.

Должностным лицам по Перечню должностных лиц, которым возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется в увеличенном размере (приложение 3 к Положению) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих 150% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 для страны пребывания.

При однодневных командировках или в случае нахождения в месте командировки за границей менее 12 часов при продолжительности командировки два и более дня возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания.

При временной остановке в пути следования при командировании за границу возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны, в которой произошла временная остановка в пути.

Согласно корректировке ч. 2 п. 17 Положения оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (это уточнение исключено).

Дополнен п. 24 Положения, в соответствии с которым командированному работнику возмещаются расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, комиссионные расходы за совершение операций с использованием банковских платежных карточек, расходы по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах, бронированию мест в гостиницах, проведению обязательных лабораторных
исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний, а также расходы, предусмотренные в п. 25 Положения, при обязательном представлении подтверждающих документов.

Постановление № 550 опубликовано 25 сентября и вступает в силу через 10 дней.

Новая редакция Положения применяется к отношениям, возникшим при направлении в служебные командировки со дня вступления в силу постановления № 550.

Возмещение расходов при командировках: изменения

Клевко Татьяна

Необходимо ли оформлять командировочное удостоверение при отправлении водителя в командировку по РБ, в международный рейс? Каким документом регулируется этот вопрос?

Лобович Андрей

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть 2 статьи 93 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Матусевич Ю.В., Минск

Может ли организация требовать у подотчетных лиц подтверждающие документы за проживание и возмещать расходы на проживание только на основании подтверждающих документов? А также вправе ли организация разработать с этой целью внутренний локальный нормативный документ?

Пещенко Елена Александровна

Нет, не вправе. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров от 19 марта 2019 года №176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Согласно статье 7 Трудового кодекса наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Локальные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.

Таким образом, предусматривать в локальных правовых актах организации возмещение расходов по найму жилого помещения при предоставлении подтверждающих документов в размерах, менее установленных в приложениях 1 и 2 к Положению, оснований не имеется. Только при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (пункт 17 Положения).

Наталья Ярмолович, Кобрин

Сотрудник (менеджер) предоставил подтверждающие документы по проживанию за границей, оплаченному дебетовой корпоративной карточкой. Стоимость проживания меньше размеров, указанных в приложении 2. Какой размер требуется возместить по найму жилого помещения?

Лобович Андрей

Расходы по найму жилого помещения компенсируются в размерах, установленных в приложении 2 к Положению. Согласно статье 95 Трудового кодекса и пункту 5 Положения наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя. Основанием для расчета и выплаты денежных средств является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку (пункт 4 Положения).

С учетом норм пункта 16 Положения расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

Васильева Н.Н., Минск

Работник направлен в командировку в Гродно на 2 дня с 28 по 29 марта 2019 года. По прибытии им предоставлены: железнодорожные билеты Минск-Гродно отправлением 28 марта в 23.14 и прибытием 29 марта в 06.37, Гродно-Минск отправлением 29 марта в 15.33 и прибытием 29 марта в 20.02. Предоставлены также квитанции об уплате стоимости постельного белья туда и обратно. Обязан ли наниматель возместить расходы по найму жилья без подтверждающих документов согласно приложению 1 постановления №176, если работник провел ночь в поезде и приказом нанимателя расходы на проживание не предусмотрены?

Лобович Андрей

Расходы по найму жилого помещения компенсируются за одни сутки.

Согласно части 1 пункта 15 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению, без представления подтверждающих документов. Опираясь на статью 93 Трудового кодекса, учитываются до 24 часов включительно. При этом Положением не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

Следовательно, в приведенном примере возмещение расходов по найму жилого помещения будет производиться за одни сутки.

Корр. БЕЛТА

Выплата суточных командированному работнику осуществляется в размере 100% установленной нормы даже при командировании на один день. А что насчет возмещения проживания, если дата начала и окончания командировки совпадают? В Положении сказано, что «возмещение расходов по найму жилого помещения как в пределах Республики Беларусь, так и за границей осуществляется без представления подтверждающих документов, в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к постановлению, включая дату прибытия к месту командирования и дату выбытия из места командирования».

Лобович Андрей

При командировании работника в однодневную командировку в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются. Согласно части 6 пункта 15 Положения при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Беларуси возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

При командировании работника в однодневную командировку за границу расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день. Согласно части 1 пункта 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

В. Семененков, Брест

Как правильно выплатить аванс по командировке за границу (в Москву) на однодневную командировку при следующих условиях: время вылета из Минска — 9. 00; время возвращения (прилета) обратно в Минск — 18.00; цель командирования — обмен документами с клиентом (покупателем или продавцом услуг).

Пещенко Елена Александровна

Аванс на расходы по найму жилого помещения и суточные выплачиваются из расчета размеров, установленных в приложении 2 к Положению, за одни сутки.

Согласно ст.95 Трудового кодекса и п.5 Положения наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денег на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте. Основанием для расчета и выплаты денег является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку (п.4 Положения).

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов, перечисленных в п.5 Положения, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложению 2 к Положению (п.6 Положения). Согласно ч.1 п.16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

Поскольку в данном примере днем начала и окончания служебной командировки в Москву является один и тот же день, то расходы по найму жилого помещения производятся за 1 день в размере $140, суточные — $30.

Николай Петрович Тимофеев, Витебская область

Возмещаются ли сотруднику, направленному в двухдневную командировку на служебном автотранспорте, расходы на проживание по установленной норме в случае, если в путевом листе будет указан срок возврата из командировки 1.00 (один час ночи второго дня командировки).

Пещенко Елена Александровна

Расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день.

Согласно нормам, установленным в п.15 и 16 Положения, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно. При этом, если командированному работнику принимающей или направляющей стороной представляется жилое помещение, то возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 17 Положения).

Светлана Ивановна, Пинск

Имеет ли значение время прилета на территорию Беларуси при возвращении из-за границы для выплаты расходов по проживанию в пределах нормы (например, если время прилета три часа ночи), или независимо от времени следует выплатить проживание по норме?

Пещенко Елена Александровна

Независимо от времени прилета. С учетом норм ст.93 Трудового кодекса сутки учитываются с 0 до 24 часов включительно. При этом Положением не определена зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

К.В. Степанюк, Минск

Постановление №176 вступило в силу 23 марта этого года, а приказ о направлении работника в служебную командировку в Москву подписан 19 марта. Дата начала самой командировки — 22 марта, окончания — 27 марта. Применяются ли в этом случае нормы нового Положения?

Лобович Андрей

Нет, не применяются. Постановление распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23 марта 2019 года (то есть в отношении работников, направленных в служебные командировки начиная с этой даты). Поскольку на начало срока командирования действовали нормы Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30 июля 2010 года №115, то и возмещение расходов при командировании работника должно производиться с учетом норм данной Инструкции.

Раиса Степанова, Минск

Однодневная командировка за границу не предусматривает проживания, зачем выдавать валюту на проживание?

Пещенко Елена Александровна

Согласно нормам статьи 95 Трудового кодекса при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс, в том числе по найму жилого помещения. Поскольку пунктом 16 Положения предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения при однодневных служебных командировках за границу, стоимость проживания входит в сумму аванса.

Костюченко Жанна Романовна, г. Новополоцк

Унитарное предприятие «Нафтан-Спецтранс» г.Новополоцка просит дать разъяснения по вопросам, касающимся компенсационных выплат при командировании в пределах Беларуси. В соответствии с приказом от 5 апреля 2019 года водитель легкового автомобиля командирован из Новополоцка в Минск (аэропорт). Срок командировки — с 6 по 7 апреля. Работник 6 апреля в 19.00 выбыл из Новополоцка и в 23.00 прибыл в аэропорт. Выехал из аэропорта 7 апреля в 01.00 и вернулся в Новополоцк. За какое количество дней и в каком размере водителю легкового автомобиля компенсируются расходы по найму жилого помещения без предоставления документов? Спасибо.

Лобович Андрей

Согласно части первой пункта 15 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению, без представления подтверждающих документов.

С учетом норм статьи 93 Трудового кодекса сутки учитываются с 0 до 24 часов включительно. При этом Положением не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

Наталия Терещенко, агрогородок Подлабенье

В сельскохозяйственную организацию на основании решения №168 от 22 марта 2019 года Гродненского областного исполнительного комитета командируются механизаторы сторонних организаций для оказания помощи на период проведения весенних полевых работ. Командировки однодневные. СПК осуществляет доставку командированных к месту командировки и обратно, обеспечивает бесплатным горячим обедом и транспортом в пределах места командировки. Рабочий день с 8.00 до 17.00. Должен ли СПК (принимающая сторона) производить выплату суточных?

Лобович Андрей

При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на один день возмещение суточных составляет 100% от размеров, установленных в приложении 1 к Положению. В соответствии с комплексным прочтением норм и подходов, заложенных в Положении, только при предоставлении принимающей стороной трехразового питания и транспорта в совокупности выплата суточных не производится.

Больше результатов

Международные суточные ставки | TravelPerk

Внутренние корпоративные поездки часто дешевле международных деловых поездок. По этой причине международные поездки предполагают разные ставки суточных. Ставки суточных зависят от стандартной или предыдущей стоимости поездки в район, а также от стандартных расходов на время пребывания там.

Соответствующий руководящий орган, такой как HMRC или GSA, определяет как внутренние, так и международные тарифы. Они основаны на стандартных командировочных расходах, связанных с деловыми поездками в определенные части земного шара.

Тарифы варьируются в зависимости от того, откуда и куда вы направляетесь. От Аляски до Гавайев, от Нью-Йорка до Лондона — для каждого места существуют уникальные международные суточные ставки.

Мы подробно рассмотрели внутренние суточные ставки — теперь мы сосредоточимся на международных суточных ставках. Вот наш полный список международных суточных ставок от HMRC и GSA.

Суточные ставки HMRC для международных корпоративных поездок

Налоговая и таможенная службы страны регулируют и изменяют допустимые ставки суточных в Великобритании — как внутренние, так и международные.Они делают это, определяя стандартную стоимость проживания, питания и любых непредвиденных расходов, которые могут возникнуть при командировках в конкретную страну.

Во время международных поездок по-прежнему доступна возможность подать заявку на получение индивидуальных суточных. Эти платежи должны быть согласованы с HMRC и включены в форму P11D. Работодатели также могут вообще отказаться от выплаты суточных. Однако они считаются налогооблагаемыми расходами.

HMRC для иностранных граждан можно найти на их официальном сайте.

Когда дело доходит до расчета международной ставки суточных, существуют различные способы сделать это. Давайте рассмотрим пример сотрудника, который едет по делам в Женеву, Швейцария. Ставки суточных для Женевы указаны в швейцарских франках и составляют:

Достопримечательности			RATE
более 5 часов	44.60
Более 10 часов	117.50
24 часа 3026	155.50 плюс стоимость номера
Стоимость номера	207,50
Завтрак	28
Обед	40
Ужин	69
Другие	0
Напитки	8.50	8.50
Отель в Офис	10
Общий остаток	155. 50

В этом примере The The The The The The The The The The The The The Geneva Airport находится в 3 вечера в понедельник и проверяет городской отель.Они выезжают из отеля в четверг утром, чтобы успеть на 9-часовой рейс домой.

Суточные выплаты рассчитываются с использованием базовых ставок HMRC следующим образом:

Стоимость 24-часового дня в пути определяется путем сложения стоимости проживания. В этом случае истекают два 24-часовых периода, но он пропускает третий на шесть часов. Это распространяется на сотрудника до 15:00 среды.

Затем оплачивается стоимость номера за среду и десятичасовая ставка для покрытия фактических расходов с 15:00 среды до 9:00 четверга.

Поначалу это может показаться запутанным, но после пары попыток рассчитать суточные не составит труда.Это меньше административной нагрузки, чем ведение квитанций и составление отчетов о расходах. Дополнительные примеры того, как применять суточные, см. в списке примеров HMRC.

Суточные ставки GSA для международных корпоративных поездок

В континентальной части США (CONUS) внутренние суточные ставки устанавливаются Управлением общих служб США. Служба внутренних доходов (IRS) разделяет расходы на «расходы на проживание» и «расходы на питание и непредвиденные расходы (M&IE).Это тарифы, которые должны использовать федеральные служащие при поездках за границу. Тем не менее, они также используются частными служащими.

Ставки суточных для иностранцев устанавливаются Государственным департаментом США (DoS) через Управление пособий.

Все суточные для иностранных граждан можно найти на веб-сайте Государственного департамента.

Суточные ставки за границей пересматриваются ежемесячно — будьте в курсе суточных ставок, подписавшись на уведомления об изменениях.

Расходы на проживание покрывают расходы на проживание в городе назначения.Сумма в долларах доступна непосредственно на веб-сайте DoS.

Когда дело доходит до определения скорости M&IE, необходимо учитывать несколько поправок. Полный список как отечественных, так и зарубежных разрешений на M&IE находится здесь. M&IE делится на:

• Питание : это завтрак, обед и ужин в городе локации.
• Непредвиденные расходы : которые включают такие расходы, как химчистка или услуги такси.

Выяснение вашего пособия M&IE включает в себя сначала выяснение ставки, на которую вы имеете право, из списка суточных Государственного департамента для иностранных граждан.

Например, предположим, что сотрудник едет в Перт, Австралия. Сначала перейдите к раскрывающемуся списку DoS-зарубежных суточных и выберите пункт назначения.

Источник

Это приведет вас к списку суточных ставок для отдельных городов в стране назначения. Найдите свой город, в данном случае Перт, и найдите ежедневную ставку M&IE.

Источник

Затем перейдите к списку суточных ставок M&IE за границей и найдите ставку, применимую к вашей командировке.

Источник

После выбора пункта назначения и проверки соответствующих списков, это разбивка ежедневных ставок M&IE для Перта. Сотрудники должны хранить квитанции и подробные отчеты о том, когда и где они тратят эти пособия.

В отличие от отчета о выплате суточных в HMRC, сотрудники, выезжающие из США, должны составить отчет о расходах для отправки в IRS. В противном случае суточные выплаты и возмещения расходов будут считаться налогооблагаемыми расходами.

Международные суточные облагаются налогом по-другому?

Налогообложение иностранных суточных ничем не отличается от налогообложения внутренних суточных. До тех пор, пока они соблюдают указания регулирующих органов, суточные освобождаются от налогообложения.

Основное различие между системой суточных выплат в Великобритании и США заключается в том, что IRS всегда требует отчеты о расходах. После принятия Закона о финансах 2019 года британские работодатели не обязаны предоставлять отчеты о расходах или квитанции, если суточные соответствуют базовым ставкам.

В США это не так — отчеты о расходах должны подаваться по каждому факту расходов с указанием времени, места и цели командировки.

Подведение итогов

Международные суточные не сложнее, чем внутренние ставки. Они различаются в зависимости от страны отправления и назначения. Однако то, как они обрабатываются , похоже на . В настоящее время корпоративные поездки предназначены не только для крупного бизнеса. Малые предприятия также чаще путешествуют, и налоговые льготы в виде суточных стоят того, чтобы их понять.Для получения дополнительной информации о ставках суточных обязательно ознакомьтесь с остальной частью руководства TravelPerk по ставкам суточных.

Суточные для деловых поездок

Управление командировочными расходами — непростая задача, и неправильное выполнение может привести к весьма серьезным последствиям. Командировки сотрудников, скорее всего, приведут к командировочным расходам, и вы несете ответственность за то, чтобы все было сделано по расписанию.

Есть много плюсов и минусов, так что вот наш путеводитель, который поможет вам быть в курсе событий, когда речь идет о командировках сотрудников и суточных.

Что такое суточные и что они покрывают?

Суточные, также известные как выплата по шкале, представляют собой фиксированную сумму, выплачиваемую работодателем работнику для покрытия непредвиденных расходов, понесенных во время командировки. Ключевое правило при заявлении командировочных расходов, как и любых других деловых расходов, заключается в том, что они должны быть необходимы для выполнения работы ваших сотрудников в связи с бизнес-целями.

Суточные выплаты обычно используются для покрытия таких расходов, как расходы на питание, транспортные расходы и расходы на проживание — даже на химчистку.Правительство предоставляет официальные контрольные надбавки за поездки, которые учитывают такие вещи, как средняя максимальная стоимость проживания, общая стоимость жизни и правила поездок. Тем не менее, отдельные случаи могут быть оценены на основе типичных затрат.

Кто устанавливает ставки суточных в Великобритании?

В Великобритании суточные регулируются налоговой и таможенной службой Ее Величества (HMRC), которая определяет систему начисления заработной платы, правила и командировочные для сотрудников компании.

Существует два способа, которыми HMRC позволяет настроить суточные выплаты:

1. Согласование с HMRC суточных ставок путем предоставления данных о типичных расходах в прошлом
2. Использование эталонных суточных ставок HMRC 

HMRC также предоставляет эталонные ставки для сотрудников, выезжающих за пределы Великобритании в связи с международными деловыми поездками. Ставки суточных различаются в зависимости от страны назначения и страны, в которой находится компания.

Кто устанавливает ставки суточных в США?

В континентальной части США (CONUS), включая Аляску и исключая Гавайи, суточные устанавливаются и регулируются Управлением общих служб США (GSA).

Служба внутренних доходов (IRS) разделяет расходы на «проживание» и «питание и непредвиденные расходы (M&IE)» — это важно учитывать, если вы направляетесь в континентальную часть США.С.

У работодателей есть два варианта при принятии решения о возмещении расходов работникам:

1. Стандартные тарифы : это разные тарифы для каждого штата и отдельного местоположения.
2. Метод высокой-низкой стоимости : местам, считающимся «высокозатратными», назначается суточная ставка, а во всех остальных штатах используется «низкозатратная» ставка.

Здесь можно проверить стандартные тарифы, а в некоторых штатах действуют несколько тарифов в зависимости от того, в какой город едет сотрудник. При использовании метода high-low текущие ставки:

1. Дорогой : полный тариф 292 доллара, из которых 71 доллар приходится на питание и непредвиденные расходы
2. Низкий тариф : полный тариф 198 долларов, из которых 60 долларов приходится на питание и непредвиденные расходы

Если вы являетесь американской компанией, международные суточные ставки находятся в ведении Государственного департамента США — проверьте их здесь.

Каковы преимущества суточных?

Суточные обеспечивают сотрудникам определенную гибкость и доверие во время командировок.Они снижают волатильность расходов и облегчают планирование командировок и снижают административную нагрузку как на работника, так и на работодателя.

Суточные часто способствуют осмотрительности в деловых поездках, поскольку расходы ограничиваются согласованными надбавками. Они также поощряют профессиональное развитие — сотрудники гораздо чаще путешествуют в поисках возможностей для обучения, если их расходы покрываются.

Каковы недостатки суточных?

Хотя гибкость и осмотрительность полезны, они также могут быть вредными, если их не контролировать.Если работники начинают рассматривать свои суточные как часть своего дохода, они могут срезать углы , чтобы прикарманить сдачу из фактических расходов.

Для контроля за этим могут быть созданы внутренние системы управления. Однако это компенсирует административные преимущества суточных выплат. Также возможно, что командировки сотрудников могут увеличиться без необходимости из-за суточных — поездки на встречи более привлекательны, когда вам по сути платят за это немного больше.

Как работают суточные?

Когда сотрудник уезжает по делам, компания должна обеспечить наличие суточных. Будь то базовое пособие или сумма, согласованная с HMRC, им нужна уверенность в том, что их расходы покрываются.

Традиционная отчетность о расходах может быть утомительной как для сотрудника, так и для менеджера по командировкам. С одной стороны, работник должен собрать все командировочные расходы в авансовый отчет. С другой стороны, это временная обязанность компании (или менеджера по туризму) контролировать и сохранять бдительность в отношении деловых расходов, доверяя своим сотрудникам.

Суточные, однако, предусматривают выплату работнику суточных заранее. Это позволяет избежать бумажной волокиты, поскольку она остается в пределах стандартной ставки, и сокращает время ожидания для сотрудников, требующих возмещения командировочных расходов, поскольку их расходы предварительно утверждаются.

Как выплачиваются суточные работникам?

Способ получения сотрудниками суточных зависит от компании и может быть одним из нескольких вариантов:

1. Денежные средства в кассе : Работник получает суточные авансом для использования в случае необходимости.
2. Корпоративные кредитные карты : Эти карты могут иметь лимиты и контролироваться, чтобы не допустить злоупотреблений со стороны сотрудников.
3. Частные расходы: Сотрудник использует свои собственные деньги и получает компенсацию по возвращении или регулярно — например, в последний день каждого месяца — если это более длительная поездка.

Каковы текущие суточные в Великобритании?

Для покрытия командировочных расходов за счет суточных расходы должны соответствовать условиям, установленным HMRC:

1. Поездка должна быть связана с исполнением должностных обязанностей или на временное рабочее место.
2. Сотрудник должен отсутствовать на своем обычном рабочем месте или дома в течение непрерывного периода более 5 или 10 часов.
3. Сотрудник должен был понести расходы на питание (еда и напитки) после начала поездки.

 Если эти условия соблюдены, текущие суточные ставки HMRC в Великобритании составляют:

1. 5  фунтов стерлингов для соответствующих критериям поездок продолжительностью 5 часов и более
2. 10 фунтов стерлингов для соответствующих критериям поездок продолжительностью 10 часов и более
3. 25  фунтов стерлингов для соответствующих критериям поездок продолжительностью 15 часов и более, если поездка продолжается после 20:00

Однако они могут быть изменены, поэтому очень важно не отставать от пособий на деловые расходы и дневные ставки. Ориентировочных ставок на оплату ночлега не существует. Работодатели, желающие согласовать с HMRC ставку за ночлег, должны будут подать заявку, используя процедуру индивидуальной ставки.

Если командировочные расходы и связанные с ними расходы превышают ограничения HMRC, они считаются налогооблагаемой выгодой для ваших сотрудников. Чтобы избежать ненужных высоких расходов в течение финансового года, обратитесь к Руководству TravelPerk по управлению расходами на деловые поездки.

Можно ли сохранить неиспользованные суточные?

Суточные выплаты в соответствии с системой выплат по шкале, управляемой HMRC, могут производиться до или после командировки работника.Если это было сделано раньше, у работника есть согласованная надбавка, которую он может потратить. Если это сделано позже, им возмещаются согласованные суточные. В обоих случаях сумма, которую они получают, является фиксированной, и погашение не требуется, если эта фиксированная сумма не будет потрачена .

Решение о том, являются ли ставки суточных выплат лучшим выбором для вашего бизнеса, является сложной, но важной частью разработки политики деловых поездок. Будь то 40-минутная поездка на поезде в другой офис или деловая поездка в Нью-Йорк, ознакомьтесь с Руководством по корпоративным поездкам TravelPerk, чтобы получить дополнительную информацию и варианты управления корпоративными поездками.

Как рассчитываются суточные за дни в пути?

Ставки суточных могут определяться разными способами. Дни в пути не облагаются налогом, поэтому хорошо продуманный план деловых поездок необходим для сокращения расходов.

У менеджеров по туризму есть два варианта оплаты суточных. Однако специфика этих вариантов зависит от страны, в которой работает бизнес. По сути, два варианта:

1. Стандартные ставки суточных : Это суточные, установленные соответствующими регулирующими органами в каждой стране.В Великобритании это Homeland Revenue and Customs (HMRC). В континентальной части США (CONUS) это Администрация общих служб (GSA).
2. Тарифы, определяемые компанией : Руководители компаний решают, какие дневные тарифы предлагать деловым путешественникам. Они рассчитывают это на основе предыдущих командировочных расходов и непредвиденных расходов. После определения они сообщаются и согласовываются с соответствующим руководящим органом.

Первый — это универсальный подход, который сводит к минимуму административную нагрузку на финансовый отдел вашей компании.Просто посмотрите тариф и придерживайтесь его — довольно просто.

Второй вариант обеспечивает гибкость вашего плана; однако это более дорогой вариант. Это также требует ввода данных, которые может быть трудно собрать воедино, если вы не использовали инструмент управления поездками. Если вы не можете найти средние расходы по предыдущим командировкам, вам будет сложно установить тариф, определяемый компанией.

Использование эталонных ставок быстро и просто; однако это может быть несколько ограничительным и может быть недостаточным для путешествующих сотрудников. Согласование ставки с соответствующим органом обеспечивает большую гибкость, при этом по-прежнему квалифицируется как не облагаемая налогом сумма, но поначалу требует больше документов.

Требуются ли квитанции для выплаты суточных?

Нет. Квитанции для выплаты суточных в большинстве случаев не требуются. Это главное преимущество суточных — они не требуют столько документов, как традиционные отчеты о расходах.

Если вы используете тарифы, установленные HMRC, квитанции не нужны. Сотрудники получают стандартную ставку, определяемую исходя из того, что руководящие органы рассчитывают как средние расходы на деловые поездки в зависимости от местоположения.

Если вы планируете договориться о размере суточных для конкретной компании, вам потребуются доказательства типичных расходов, например квитанции. Затем это отправляется руководящему органу, и вы вместе согласовываете ставку для конкретной компании.

Традиционные отчеты о расходах для возмещения расходов на разъезды сотрудников требуют предоставления руководству подробного набора квитанций. После утверждения менеджером по командировкам команда бухгалтеров занималась отчетом о расходах и возмещением расходов сотрудникам.

Как насчет налогообложения суточных?

Одним из основных преимуществ суточных является то, что они не облагаются налогом для работодателей.В большинстве случаев суточные отвечают критерию «полностью, исключительно и обязательно» , используемому для определения вычитаемых коммерческих расходов.

Ставки суточных, как стандартные, так и определенные правительством, не считаются заработной платой и, следовательно, не облагаются налогом. Если ставка суточных превышает стандартную или согласованную сумму, это считается налогооблагаемой льготой для сотрудников. В этом случае они должны быть указаны в форме P11D.

Источник

Суточные выплаты также могут быть вообще опущены в пользу «выплаты круглой суммы».Это выплаты сотрудникам, и они решают, как именно они будут потрачены. Пособия с круглой суммой считаются налогооблагаемым доходом, поэтому они облагаются подоходным налогом и национальным страхованием.

Когда речь идет об уплате налога на командировочные расходы, налоговые категории различаются по всему миру . Если суточные превышают согласованную сумму, они считаются дополнительным доходом и облагаются подоходным налогом и национальным страхованием. Проверьте применимые к вам законы о налогообложении для получения точных цифр, чтобы избежать налогового несоблюдения.

Подведение итогов

Суточные выплаты — отличный способ уменьшить административное бремя командировочных расходов для разъездных сотрудников, руководства и финансовых групп.

Погружаясь глубже на самом деле показывает, насколько полезны суточные для предприятий, когда речь идет о налогах и документах, и как они позволяют гибко организовывать поездки для сотрудников.

Ставки суточных различаются в зависимости от внутренних и международных поездок, так как стоимость зависит от того, в какой точке мира находятся ваши сотрудники. Мы рассмотрим ставки суточных для иностранных граждан в рамках этого руководства по суточных TravelPerk, поэтому читайте дальше, чтобы получить дополнительную информацию.

Ставки суточных в США и за рубежом

Ставки суточных обновлены: май 2019 г.

Сегодня самые успешные корпорации постоянно отправляют своих людей в путь. Деловые поездки необходимы для обслуживания клиентов и развития бизнеса, но это также серьезные расходы, которыми необходимо управлять.

Один из способов по возможности сократить расходы на поездки — понять, где расположены самые дорогие для посещения города.Понимание ставок суточных в разных местах может помочь вам лучше планировать мероприятия, общие встречи, ретриты, деловые встречи и другие важные встречи.

Вот посмотрите на стоимость ведения бизнеса в день в ведущих городах здесь, в Соединенных Штатах, и во всем мире.

Ставки суточных в США

Если бы вас попросили угадать самые дорогие тарифы на поездки в городах США, вы, скорее всего, смогли бы назвать пятерку самых дорогих. Это крупные города, которые имеют репутацию дорогих мест для жизни и ведения бизнеса. Вот они, предоставленные Business Travel News :

Топ-5 суточных в США

Что еще интереснее, так это посмотреть на города, которые становятся дороже или дешевле, чем в прошлом году. В Чикаго и Вашингтоне, округ Колумбия, суточные резко выросли с 2016 по 2017 год, как и в Джексоне, штат Массачусетс, увеличившись на 11,9% в 2017 году.

Список городов с уменьшением суточных с 2016 по 2017 год.Литл-Рок, штат Арканзас, упал на 9,3%, Уичито, штат Канзас, упал на 7,1%, а Рочестер, штат Нью-Йорк, упал на 5,6% в 2017 году.

Для сравнения: средний суточный доход в 100 крупнейших городах США составил 321,97 доллара, что на 1% больше, чем в 2016 году.

Ставки суточных в международных городах

Вести бизнес на международном уровне немного сложнее, учитывая, что обменные курсы играют такую ​​важную роль. Война, террористическая атака или даже значительный сдвиг в политике (например, выход Соединенного Королевства из Европейского союза) могут оказать существенное влияние на стоимость валюты и, следовательно, на стоимость ведения бизнеса в этой стране.

Возможно, вас больше удивит список самых дорогих суточных за границей. Они включают следующее (также предоставлено Business Travel News ):

Топ-5 международных суточных

Как видите, Швейцария доминирует в первой пятерке с тремя городами, стоимость проживания в которых превышает 400 долларов в день — Цюрихом, Базелем и Женевой. Токио занимает первое место и растет с ростом на 7,9% по сравнению с 2016 годом. Лондон остается в первой пятерке с доходом 468,63 доллара в день, но в период с 2016 по 2017 год он упал на ошеломляющие 15,3% — опять же, скорее всего, из-за обменных курсов и вопросы, связанные с планируемым выходом страны из Европейского Союза.

Наибольшее увеличение суточных произошло в южноамериканских городах Буэнос-Айрес, Аргентина (31,3%) и Лима, Перу (17,1%), а также в районе Осака-Кобе в Японии (20,1), что меньше чем 4-часовая поездка на поезде от лидера списка Токио.

Лондон был не единственным международным городом, в котором в 2017 году наблюдалось падение суточных. Возможно, ваша корпорация вряд ли отправит путешественников в Маскат, Оман (снижение на 24,8%), Лагос, Нигерия (18,9%) или города, переживающие конфликты, такие как Каир, Египет (18.6%) и Стамбул, Турция (17,2%). Но в важных международных бизнес-центрах также наблюдалось серьезное снижение суточных, включая такие города, как Рим (15,5%) и Дубай (15,9%), в дополнение к резкому падению в Лондоне.

Среднесуточные в 100 крупнейших городах мира в 2017 году составили 292,57 доллара США, что на 6,3% меньше, чем в 2016 году.

В 2019 году компании работают в соответствии с новыми рекомендациями по ставкам суточных. Эти новые суточные ставки, выпущенные IRS, вступили в силу 1 октября.1 сентября 2018 г., и они будут действовать до 30 сентября 2019 г. Тарифы создаются с использованием «метода обоснования высокой-низкой стоимости», что просто означает, что некоторые населенные пункты считаются «высокозатратными», а все другие населенные пункты считаются «дорогими». бюджетный.»

Населенные пункты с высокой стоимостью включают города, перечисленные выше как самые дорогие, включая Нью-Йорк и Сан-Франциско. Но они также включают в себя некоторые сезонные направления, которые могут показаться не столь очевидными. Например, Напа, штат Калифорния, считается дорогим местом только с мая по октябрь.

Конечно, каждая копейка на счету, когда вы стремитесь окупить свои инвестиции в деловые поездки. Если вы ищете места для встреч или ретритов, подумайте о том, чтобы выбрать недорогие места, где вы будете платить меньше в расчете на одного путешественника. Кроме того, если вам нужно вести бизнес в районе, где ставки суточных подвержены сезонным изменениям, подумайте о том, чтобы отправиться в низкий сезон, когда вы можете сэкономить деньги.

Где найти суточные ставки

Где можно найти эти новые суточные ставки? У.Правительство С., пожалуй, лучший источник вариантов калькулятора суточных. Ставки государственных суточных устанавливаются в континентальной части США Управлением общего обслуживания, на Аляске, Гавайях, Гуаме и других территориях — Министерством обороны, а в международных городах — Государственным департаментом.

Проверьте Калькулятор суточных GSA для более подробного изучения суточных поездок в разных городах страны в разное время года.

Как воспользоваться преимуществами суточных ставок

Что эти цифры должны означать для вас? Если вы заинтересованы в максимальном увеличении бюджета на деловые поездки, рассмотрите возможность проведения общего собрания в Санта-Барбаре (3. снижение на 3% в годовом исчислении), а не в Чикаго. Если вы ведете бизнес на международном уровне, сейчас самое подходящее время для проведения мероприятия или посещения важных клиентов в Лондоне, Риме и Дубае.

В JTB USA Business Travel мы предлагаем клиентам здравый подход к деловым поездкам. Мы предоставляем инструменты, подходы и рекомендации экспертов, которые помогут вам принять наилучшее решение о поездках и получить максимальную отдачу от ваших инвестиций в авиабилеты, отели, аренду автомобилей, питание и многое другое.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы сэкономить деньги и получить максимальную отдачу от деловых поездок.

Деловые командировочные расходы подлежат вычету

Командировочные расходы — те расходы, которые у вас возникают, когда вы находитесь вдали от дома по делам — могут предоставить вам значительные вычеты из деловых расходов. Тем не менее, они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете получить неприятный сюрприз во время аудита.

Командировочные расходы являются одними из наиболее распространенных вычетов деловых расходов.Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается как деловые расходы? Как насчет съездов, особенно в других городах? Что, если вы приедете с семьей?

Будет легче планировать свои командировки и совмещать работу с отпуском, когда это возможно, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приведен список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

• 50 процентов от стоимости питания в путешествии
• авиа, железнодорожные и автобусные билеты
• плата за багаж
• гостиничные расходы
• расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на бензин, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
• расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание домов-вагончиков — при условии, что использование одного из них является «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
• Местные транспортные расходы на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и отелем, от одного клиента к другому или от одного места работы к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
• расходы на уборку и стирку
• плата за аренду компьютера
• гонорары стенографистки
• расходы на телефон или факс
• советов по приемлемым расходам
• транспортные расходы на образцы и демонстрационные материалы и расходы на помещение для образцов

Командировочные расходы должны быть связаны с работой

Ваша поездка должна быть в основном связана с деловыми поездками, чтобы на нее распространялась вычет. Увеселительные поездки никогда не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с осуществлением существующего бизнеса.

Командировочные расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету как деловые расходы. Однако вы можете добавить эти затраты к своим начальным расходам и решить вычесть часть из них, а остаток амортизировать в течение 180 месяцев.

Совет: Если ваш супруг (супруга) путешествует с вами, вы, как правило, не можете требовать вычета расходов вашего супруга/супруги.Чтобы транспортные расходы супруга (или иждивенца или любого другого лица в этом отношении) вычитались, супруг (или другое лицо) также должен быть сотрудником предприятия. Кроме того, поездка супруга должна быть связана с добросовестными деловыми целями, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Расходы должны быть обычными, необходимыми и разумными.

Командировочные расходы относятся к деловым расходам. Таким образом, вы должны быть в состоянии выполнить общие требования к коммерческим расходам, чтобы претендовать на вычет.

Вы не можете вычесть дорожные расходы в той мере, в какой они являются щедрыми или экстравагантными — расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Тем не менее, IRS дает вам большую свободу действий здесь. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или поужинать в четырехзвездочных ресторанах.

Чтобы вычесть командировочные расходы, вы должны находиться «вдали от дома».

Звучит очевидно, но вы должны быть в путешествии, чтобы вычесть командировочные расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в случае с большей частью налогового законодательства, все не так просто, как кажется. Для этой цели вы путешествуете вдали от дома, если вы соответствуете следующим двум условиям:

• Поездка осуществляется за пределы общей территории или окрестностей вашего налогового дома.
• Ваше путешествие достаточно долгое или далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите путешествие туда и обратно, не выспавшись и не отдохнув. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча, которая длилась весь день, и вам нужно было поспать несколько часов в отеле, прежде чем ехать домой.

Как правило, вашим налоговым домом является вся территория или окрестности (например, город и прилегающие пригороды) вашего основного места деятельности, независимо от местонахождения вашего личного или семейного дома.

Существуют специальные правила, регулирующие следующие ситуации:

• Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вам следует учитывать общее время, которое вы обычно тратите на работу в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода от каждого места, чтобы определить свою «основную часть». «место деятельности.
• Нет постоянного места деятельности. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться бродягой — ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете выполнить требование о выезде из дома.
• Временное назначение. Когда вы временно (год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вне своего основного места работы, ваш налоговый дом не меняется — все ваши расходы «вдали от дома» подлежат вычету.

Выделение требуется, если поездка сочетает деловую и увеселительную поездку

Как насчет путешествий, связанных как с деловыми, так и с личными целями? IRS ищет налогоплательщиков, которые пытаются классифицировать не подлежащую вычету личную поездку как подлежащую вычету деловую поездку.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть расходы на поездку в пункт назначения и обратно только в том случае, если поездка в основном связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется рассмотрением фактов и обстоятельств каждого дела. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на деятельность, непосредственно связанную с бизнесом.Командировочные расходы за пределами США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки связана с личными целями.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие дорожные расходы не подлежат вычету. Это верно даже в том случае, если вы занимаетесь какой-либо коммерческой деятельностью, находясь там. (Однако у вас может быть возможность вычесть определенные расходы, которые вы понесете, пока находитесь в пункте назначения, если они иным образом квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Финикс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, с учетом ограничений на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух бизнес-ланчей.

Применяются строгие ограничения на расходы на питание

Еда, съеденная в одиночестве во время путешествия, не подлежит вычету.

Стоимость одного только обеда является вычитаемым расходом только в том случае, если ваша деловая поездка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вам пришлось остановиться, чтобы поспать или отдохнуть.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соответствуете обычным правилам вычета расходов на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости питания.

Особое исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вдали от дома, работая в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу работников входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, железнодорожники и торговые моряки. Для этих работников питание оплачивается в размере 80 процентов.

Стандартное пособие на питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы находитесь вдали от дома в течение необходимого периода времени, вы можете принять решение вычесть половину стандартного пособия на питание (SMA), а не половину фактической стоимости вашего питания, стирки, уборки и чаевых.

Преимущество использования стандартного пособия на питание заключается в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вы все равно должны вести записи, подтверждающие время, место и деловую цель вашей поездки.Самым большим недостатком является то, что стандартные нормы питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы — и, следовательно, ваши отчисления — будут больше.

Стандартное пособие на питание относится к «федеральному тарифу на питание и непредвиденные расходы», и его сумма варьируется в зависимости от того, куда и когда вы путешествуете. Эти суточные ставки периодически обновляются, чтобы отразить региональную инфляцию, и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Суточные ставки (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет: существует также суточная ставка, которая включает в себя проживание, питание и непредвиденные расходы, но эта комбинированная суточная, как правило, недоступна для самозанятых.

Тем не менее, во многих регионах действуют гораздо более высокие тарифы, и вам всегда следует проверять, чтобы убедиться, что вы используете тариф для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание в большинстве мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго — 71 доллар. Это означает, что если вы находитесь в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 больше в день за питание, чем «стандартный» тариф.

Помните, что вы можете вычесть только 50% допустимой суммы: 35,50 долларов США для Чикаго против 23 долларов США по стандартной ставке.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные ставки (OCONUS), ежемесячно публикуемые правительством. Ставки суточных для иностранных граждан можно приобрести в правительственной типографии, а также получить в Государственном департаменте.

IRS тщательно изучает расходы на поездки за границу

Командировочные расходы, связанные с деловыми поездками, не облагаются налогом.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, проникновение в отпуск в Париж под видом деловой поездки) эти расходы тщательно проверяются IRS.

Абсолютно необходима хорошая документация. Если вы выезжаете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши транспортные расходы, связанные с поездкой в ​​пункт назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личной деятельностью, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только суммы, выделенные на бизнес.

Вы должны распределить расходы между вычитаемыми деловыми расходами и невычитаемыми личными расходами пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если только вы не отвечаете одному из определенных условий.

Зарубежные командировки исключительно в деловых целях полностью подлежат вычету.  Расходы на поездки за границу полностью подлежат вычету, если вы провели 100% своего времени за границей по делам. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то осмотр достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется произвести распределение между вычитаемыми деловыми расходами и невычитаемыми личными расходами.

Время, потраченное на личные цели, может привести к распределению.  Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личной деятельностью, вам, возможно, придется распределить свои дорожные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не отвечаете одному из следующих условий:

• Меньше недели за пределами США. Вы находились за пределами США в течение недели или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя — это семь дней подряд, не считая дня, когда вы покидаете США. С., но считая день вашего возвращения в США).
• Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но потратили на личные дела менее 25 процентов от общего времени пребывания за границей (считая день начала поездки и день, когда это закончилось).
• Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был главным соображением.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается исключительно деловой.Это означает, что вы можете вычесть все ваши командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Выделение требуется, когда доля личного времени превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и вы тратите 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои транспортные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, между вашей работой и личная деятельность для определения суммы вычитаемой суммы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном связана с деловыми целями.

Отпуск никогда не подлежит вычету.  Однако, если ваша поездка была в основном связана с отпуском, вся стоимость поездки является невычитаемыми личными расходами. Однако, если вы занимаетесь непредвиденными делами, вы можете вычесть расходы, понесенные вами в поездке, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Конвенционные расходы могут подлежать вычету

Вы можете вычесть свои транспортные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя), когда посещаете конференцию в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конференции приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на фактические конвенции.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, показав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня конвенции. Повестка дня не обязательно должна конкретно касаться ваших обязанностей или ответственности — достаточно привязки. Вы должны, однако, продемонстрировать какую-либо цель получения дохода для участия в конгрессе. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), которые вы понесете во время посещения конференции.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, посещает торговую выставку Американской ассоциации оконных покрытий в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом в отношении своей профессии и знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся намного строже, когда конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются в добросовестных деловых целях.Вот что вам нужно знать:

Конгрессы, проводимые за пределами Северной Америки.  

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на посещение конгресса за пределами Северной Америки, конгресс должен быть непосредственно связан с вашим бизнесом, и проведение конгресса за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и в ней. Например, было бы разумно провести конгресс за пределами Северной Америки, если бы многие участники конгресса жили за границей. Вы также должны соответствовать требованиям для вычета расходов на командировки за пределы США.С..

Тем не менее, есть способ насладиться экзотическим местом, не прибегая к правилам иностранной конвенции: знать, какие страны считаются в «североамериканской зоне». Для целей конвенционных поездок «североамериканская территория» включает в себя очевидные: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанских островов, Канаду и Мексику. Однако она также включает страны, которые имеют действующее информационное соглашение с государств, и это может привести к определенным требованиям налогового законодательства.

Налоговое управление США ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В том числе:

Антигуа и Барбуда	Аруба	Багамы
Барбадос	Бермудские острова	Коста-Рика
Доминика	Доминиканская Республика	Гренада
Гайана	Гондурас	Ямайка
Маршалловы Острова, Республика	Микронезия, Федеративные Штаты	Нидерландские Антильские острова
Палау, Республика	Панама	Тринидад и Тобаго

Конгрессы, проводимые на круизных лайнерах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

• Конвенция должна быть непосредственно связана с активным ведением вашего бизнеса.
• Круизный лайнер должен быть зарегистрирован в США
• Все порты захода круизных лайнеров должны находиться в США (или их владениях).
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указывается общее количество дней в пути (исключая дни, которые вы провели в пути в порт корабля и обратно), количество часов в день, которые вы посвятили запланированным делам. мероприятий, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей конференцию, которое включает расписание деловых мероприятий на каждый день конгресса и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США за посещение семинара или конференции на круизном лайнере. В случае совместного возвращения максимум 4000 долларов США будет вычтен, если каждый из супругов посещает соответствующие конвенции круизных лайнеров.

Как рассчитать суточные в Германии в 2021 году

Германия известна во всем мире своим культурным стремлением к эффективности и вниманием к деталям. По большей части эти идеи сослужили стране хорошую службу — она может похвастаться четвертой по величине экономикой в ​​мире; первый в Европе.

Но в некоторых случаях эффективность и точность противоречат друг другу. И командировки — один из таких случаев.

Работники немецких компаний имеют фиксированные ставки суточных для покрытия командировочных расходов .Они устанавливаются правительством, что теоретически делает работу более эффективной. Компаниям не нужно создавать собственную политику — они просто следуют правилам.

Но есть проблема: правила довольно сложны, и многие компании с трудом их соблюдают.

Эффективность в сочетании с точностью.

В этой статье мы собираемся дать вам четкий обзор закона о деловых поездках в Германии и за границей.

Что такое суточные?

Это, вероятно, будет понятно большинству читателей, но важно, чтобы мы изложили именно то, о чем мы говорим.Во время поездки на работу работник несет определенные расходы, которые должны быть возмещены компанией .

Ожидается, что некоторые расходы будут покрываться за ваши суточные, поэтому их не нужно указывать отдельно. Вы просто захотите, чтобы эти расходы были ниже выделенной вам суточной ставки.

Другие расходы не покрываются вашими суточными, что означает, что вы должны включить их в заявление о расходах.

Покрываются суточные

Они подпадают под указанные ниже фиксированные ставки, и не должны требоваться отдельно .

• Питание, приобретаемое во время командировки

Закон (см. ниже) касается только питания. Некоторые сотрудники предпочтут включить другие небольшие расходы (например, билеты на метро или канцелярские товары), вместо того чтобы добиваться возмещения этих незначительных расходов.

Не покрываются суточные

Эти расходы по-прежнему должны быть возмещены компанией в рамках отдельного требования о возмещении расходов .

• Рейсы
• Транспорт в аэропорт и из аэропорта или встречи
• Проживание при ночлеге
• Питание и другие расходы, понесенные во время встречи с клиентами

Помните об этом различии во время путешествий.Теперь давайте посмотрим на конкретные правила для суточных.

Закон о немецких суточных

Применимым правом в данном случае является закон о подоходном налоге, а точнее раздел 9, пункт 4(а) (ссылка на немецком языке). Это касается питания разъездных работников и, по сути, гласит следующее: 

Если работник работает вне дома и по первому месту работы (внешняя профессиональная деятельность), в качестве компенсации дополнительных расходов выплачивается единовременная выплата на питание.

[Фактические ставки указаны в следующем разделе этого поста. ] 

Поскольку было бы трудоемко, сложно и потенциально несправедливо, если бы отдельные предприятия устанавливали свои собственные ставки, правительство делает это за них. Так что, пока ставки просты для понимания и имеют смысл, это хорошо.

Это также предотвращает потребность в детализированных заявлениях о расходах — то, что сотрудники обычно ненавидят. Вам не нужно отправлять каждую квитанцию ​​и часами заполнять отчеты о расходах.Если вы путешествуете в течение X дней, вы получаете Y возмещения расходов.

Тарифы зависят от продолжительности поездки и пункта назначения (см. таблицу ниже).

Примечание : Вы не можете претендовать на эти ставки дважды.

Два тарифа на все командировки

В конце каждого года Федеральное министерство финансов публикует применимые нормы питания на следующий год. Впервые за много лет обновлена ​​фиксированная ставка надбавок за командировки.

Хотя единовременные выплаты для некоторых стран изменились, основной принцип остается прежним. С 1 января 2014 г. действует только двухразовое питание как в Германии, так и за границей. Они основаны на продолжительности путешествия:

• Небольшое пособие на питание : для командировок продолжительностью более восьми часов и менее 24 часов. Этот тариф также распространяется на дни прибытия и отбытия многодневных командировок.
• Большое пособие на питание : Для деловых поездок продолжительностью более 24 часов.Эта ставка применяется к каждому отдельному дню.

Важное примечание : Расчет основан на полных календарных днях . На самом деле, чтобы претендовать на полный день, путешественник фактически должен находиться вдали от дома (или офиса) с 0:00 до 24:00.

Любой, кто ездил в командировку до 2014 года, обнаружит, что с реформой командировочных расходов кое-что изменилось. Самое важное изменение: командировки продолжительностью менее восьми часов больше не могут быть выставлены в счет .

Текущие ставки суточных в Германии (2019 г.)

Тарифы на деловые поездки в Германии в 2020 году впервые за многие годы немного изменились.

Даже с реформой 2014 года изменились только категории, но не размер единовременных выплат. Так что это обновление 2020 года заслуживает внимания.

Сегодня, это единовременная сумма суточных для немецкого языка :

Продолжительность	До 2019 года	2020 и 2021
С 8 до 24 часов (или в день приезда/отъезда)	€12	€14
Минимальная продолжительность 24 часа	24 €	28 €
Ночной пакет	€20	€20

Для деловых поездок продолжительностью менее 24, но более восьми часов в отчете о командировочных расходах можно указать 14 евро.

При минимальной продолжительности 24 часа можно запросить 28 евро за каждый полный день и 14 евро за дни прибытия и отъезда (которые, очевидно, будут менее 24 часов).

Фиксированная ставка за ночь составляет 20 евро, которые используются для проживания. На самом деле, проживание обычно полностью покрывается работодателем , поэтому разъездные работники не будут претендовать на эти расходы. Но в тех случаях, когда жилье не покрывается — например, для фрилансеров — эти расходы обычно можно получить за счет подоходного налога.

Почему единовременная выплата за ночь такая маленькая? Одна из теорий состоит в том, что это должно предотвратить мошеннические платежи, если деловые путешественники решат остановиться у друзей или родственников.

Вы можете найти пример расчета в нашем бесплатном шаблоне для отчета о командировочных расходах.

Исключения из этих правил

Никакие хорошие правила или положения не были бы полными без исключений. К счастью, в данном случае они просты и довольно кратки.

Во-первых, пособие на питание будет выплачиваться в полном объеме только в том случае, если командированный действительно оплачивает питание .Если питание в поездке оплачивает работодатель, ставка соответственно снижается:

• Если завтрак включен (например, в плату за проживание в гостинице), за день будет вычтено 20 процентов от фиксированной ставки.
• Если обед или ужин предоставляется работодателем, 40 процентов платы будет удержано.

При более коротких командировках следует учитывать, что питание, предоставляемое работодателем, облагается подоходным налогом. Вот так называемые неденежные льготы , которые необходимо учитывать при налогообложении :

.

• Стоимость завтрака в настоящее время составляет 1 евро.77.
• За обед или ужин взимается плата в размере 3,30 евро.

Иностранные посылки для деловых поездок

Как уже упоминалось, категории для продуктовых пособий для командировок в Германии и за границу применяются в равной степени. Но ставки возмещения могут существенно различаться в зависимости от страны .

Ночь в Лондоне, например, стоит 224 евро, а в Риме — всего 135 евро. На день в Токио пакет стоит 66 евро, а в Афинах всего 46 евро.

Список также включает цены в разных регионах одной страны. Например, в таблице в конце этой статьи вы увидите, что пребывание в Майами стоит дороже, чем в Лос-Анджелесе.

В отличие от единовременных выплат для деловых поездок в пределах Германии тарифы для поездок за границу часто корректируются . Обновление на 2020 год, например, включает в себя больше изменений для стран, включая Нидерланды, Японию и Аргентину.

Чтобы помочь, мы составили список с наиболее посещаемыми направлениями и их соответствующими нормами питания (ниже).

Немецкие суточные: ясно как грязь

Надеемся, что эта статья помогла прояснить некоторую путаницу вокруг немецкой системы суточных. В некотором смысле все это кажется излишне сложным, но как только вы овладеете основными понятиями, регулярно повторять их будет достаточно просто.

Ключевыми частями, которые следует помнить, являются конкретные ставки, которые вы можете требовать за каждый день, и что вы не можете требовать затрат, которые уже покрыты вашим работодателем .

Чтобы помочь вам организовать следующую командировку и быть в курсе всех расходов (суточных или нет), загрузите наш бесплатный шаблон заявления о расходах:

Сборы за командировки за границу

Примечание. Этот список содержит наиболее распространенные направления путешествий.Обзор всех стран можно найти здесь (немецкая ссылка) .

Страна	Сумма суточных (€)		Ночной пакет (€)
	8-24 часа (или день прибытия/отъезда)	За полный день
Аргентина	24	35	113
Эфиопия	26	39	130
Австралия
— Канберра	34	51	158
— Сидней	45	68	184
— Прочие	34	51	158
Бельгия	28	42	135
Бразилия
— Бразилиа	38	57	127
— Рио-де-Жанейро	38	57	145
— Сан-Паулу	36	53	132
— Прочие	34	51	84
Китай
— Чэнду	28	41	131
— Гонконг	49	74	145
— Гуанчжоу	24	36	150
— Пекин	20	30	185
— Шанхай	39	58	217
— Прочие	32	48	112
Дания	39	58	143
Франция
— Лион	36	53	115
— Марсель	31	46	101
— Париж + Департаменты 92/93/94	39	58	152
— Страсбург	34	51	96
— Прочие	29	44	115
Греция
— Афины	31	46	132
— Прочие	24	36	135
Великобритания
— Лондон	41	62	224
— Прочее	30	45	115
Индия
— Ченнаи	21	32	85
— Калькутта	24	35	145
— Мумбаи	33	50	146
— Нью-Дели	25	38	185
— Прочие	21	32	85
Иран	22	33	196
Ирландия	39	58	129
Израиль	44	66	190
Италия
— Милан	30	45	158
— Рим	27	40	135
— Прочие	27	40	135
Япония
— Токио	44	66	233
— Прочие	35	52	156
Канада
— Оттава	32	47	142
— Торонто	34	51	161
— Ванкувер	33	50	140
— Прочие	32	47	134
Люксембург	32	47	130
Малайзия	23	34	88
Нидерланды	32	47	122
Нигерия	42	63	255
Норвегия	53	80	182
Австрия	27	40	108
Польша
— Вроцлав	22	33	117
— Гданьск	20	30	84
— Краков	18	27	86
— Варшава	20	29	109
— Прочие	20	29	60
Португалия	24	36	102
Румыния
— Бухарест	21	32	100
— Прочие	18	27	89
Российская Федерация
— Екатеринбург	19	28	84
— Москва	20	30	110
— ул. Петербург	17	26	114
— Прочие	16	24	58
Швеция	33	50	168
Швейцария
— Женева	44	66	186
— Прочие	43	64	180
Сингапур	36	54	197
Словакия	16	24	85
Словения	22	33	95
Испания
— Барселона	23	34	118
— Канарские острова	27	40	115
— Мадрид	27	40	118
— Пальма-де-Майорка	24	35	121
— Прочие	23	34	115
Южная Африка
— Кейптаун	18	27	112
— Йоханнесбург	20	29	124
— Прочие	15	22	94
Тайвань	31	46	143
Чехия	24	35	94
Турция
— Стамбул	17	26	120
— Измир	20	29	55
— Прочие	12	17	95
Украина	17	26	98
Венгрия	15	22	63
У. AE	44	65	156
США
— Атланта	41	62	175
— Бостон	39	58	265
— Чикаго	36	54	209
— Хьюстон	42	63	138
— Лос-Анджелес	37	56	274
— Майами	43	64	151
— Нью-Йорк	39	58	282
— Сан-Франциско	34	51	314
— Вашингтон, округ Колумбия.С.	41	62	276
— Прочие	34	51	138

Другие товары для путешествий

Расходы на международные командировки – финансы и бухгалтерский учет

Директива

Все лица, выезжающие за границу по делам университета, должны зарегистрировать международную поездку в Международном центре UF и иметь Разрешение на поездку, установленное в модуле «Поездки и расходы».

Университет может возместить уполномоченным путешественникам расходы на международные поездки на основе текущих ставок, установленных Управлением пособий Государственного департамента США.

Если запрашиваются суточные во время международных поездок вместо фактических расходов на проживание, понесенных до максимума, и вместо пособия на питание, общая ставка суточных составит 80 долларов США в день.

Путешественникам разрешается до 1 дня на поездку внутри страны и 2 дня на поездку за границу, чтобы добраться до места назначения и вернуться из места назначения, если это необходимо.

Причина директивы

Для обеспечения соблюдения суточных для иностранных граждан Государственного департамента США, а также всех правил и положений Университета.

Кто должен соблюдать?

Все отделения УФ.

Процедуры

Жилье

Максимальная надбавка за проживание предусмотрена для каждой страны в тарифной сетке, которую можно найти в разделе Тарифы на суточные для иностранных граждан.

1. Расходы на проживание, превышающие максимально допустимые, приемлемы, если путешественник останавливается в конференц-отеле
2. Любые другие исключения из максимально допустимого могут быть сделаны только с соответствующим обоснованием и одобрением до поездки
3. Детализированные квитанции должны быть предоставлены и приложены к отчету о расходах в myUFL, чтобы поддержать стоимость всего проживания для возмещения до установленного максимума

Питание

Используйте таблицу суточных ставок для иностранных граждан, чтобы найти ставку M&IE для страны путешествия.

Затем используйте Таблицу ставок M&IE для иностранных суточных, чтобы определить суммы, разрешенные штатом Флорида для оплаты питания для этой зоны путешествия. Все суммы указаны в долларах США.

При использовании тарифов M&IE для определения тарифов на питание (B, L, D) для международных поездок столбец «Непредвиденные расходы» не учитывается. Поэтому, если вы хотите получить компенсацию за непредвиденные расходы, разрешены только фактически понесенные непредвиденные расходы, и они будут в отчете о расходах как еще одна строка расходов, помимо питания.

1. Тарифы на международные поездки будут оплачиваться по ставкам на питание для иностранцев с момента выезда путешественника из своей штаб-квартиры, если только путешественник не проведет ночь в другом месте в США.
   • Тогда будут использоваться внутренние тарифы на проезд
2. Тарифы на поездки за границу также будут использоваться при обратной поездке, пока путешественник не вернется в штаб-квартиру, если путешественник не проведет ночь в США перед возвращением в штаб-квартиру.
   • Тогда будут использоваться внутренние тарифы на проезд
3. Тарифы на международные поездки не могут быть заявлены за какой-либо неполный день поездки, в который заявлены внутренние расходы на питание или суточные
4. Пособие на питание для иностранцев выплачивается по ставке, зависящей от места проживания.
   • Для возмещения расходов на питание квитанции не требуются
5. Непредвиденные расходы должны подтверждаться в соответствии с правилами командировок университета и всей документацией, прилагаемой к отчету о расходах в myUFL
.

Последнее рассмотрение

31.12.2021: содержание проверено

Ресурсы

Международный центр UF

Международный центр UF – Cuba Travel

Международный центр UF – Подтверждение соответствия правилам Форма

Суточные иностранные ставки

Разбивка M и IE

UF Паспортные услуги | Назначения

UF HR Toolkit — Модуль командировок и расходов

Компенсация командировочных расходов и расходов сотрудников: (352) 392-1241

трэвел@уфл.образование

Управление активами: (352) 392-2556

Международный центр Университета Флориды: (352) 392-5323

Остались вопросы?

Как вычесть командировочные расходы (с примерами)

Хорошие новости: большая часть обычных расходов на деловые поездки не облагается налогом.

Еще лучшая новость: если поездка в основном деловая, вы можете добавить несколько дней отпуска и при этом вычесть поездку из налогов (с чистой совестью).

Несмотря на то, что мы советуем не использовать этот вычет, мы делаем хотим, чтобы вы поняли, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на налогах и получить некоторое удовольствие, пока вы это делаете.

Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что считается командировочными расходами, и как не перейти черту.

Поездка должна быть квалифицирована как «деловая поездка»

К сожалению, вы не можете просто прыгнуть на ближайший рейс до Багамских островов и списать поездку на один гигантский бизнес-расход. Для списания командировочных расходов IRS требует, чтобы основная цель поездки была деловой.

Вот как убедиться, что ваша поездка считается деловой.

1. Вам необходимо покинуть свой налоговый дом

Налоговым домом является местонахождение вашего бизнеса. Поездка на работу технически не является «деловой поездкой», пока вы не покинете свой налоговый дом на срок, превышающий обычный рабочий день, с намерением заниматься бизнесом в другом месте.

2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из деловых поездок

IRS измеряет ваше время отсутствия в днях. Чтобы отпуск можно было квалифицировать как деловую поездку, вы должны провести большую часть своей поездки, занимаясь бизнесом.

Например, вы уезжаете на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней, валяясь на пляже. Это квалифицируется как командировка.

А если три дня проводить на встречах с клиентами, а четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, когда вы едете туда и обратно, считаются рабочими днями.

3. Поездка должна быть «обычным и необходимым» расходом

«Обычные и необходимые» — это термин, используемый IRS для обозначения расходов, которые являются «обычными» для бизнеса, учитывая отрасль, в которой он находится, и «необходимыми» для осуществления коммерческой деятельности.

Если проходят две практически одинаковые конференции — одна в Гонолулу, другая в вашем родном городе — вы не можете списать полностью оплаченную поездку на Гавайи.

Точно так же, если вам нужно арендовать машину, чтобы передвигаться, вам будет сложно списать стоимость Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.

То, что считается «обычным и необходимым», может иногда казаться серой зоной, и у вас может возникнуть соблазн подтасовать это. Наш совет: будьте осторожны.если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы потребовали расходы, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.

4. Поездку необходимо планировать заранее

Вы не можете появиться в Universal Studios , раздать визитки всем, кого встретите в очереди на американские горки, назвать это «нетворкингом» и вычесть стоимость поездки из ваших налогов. Деловую поездку нужно планировать заранее.

Перед поездкой спланируйте, где вы будете каждый день, когда и с кем вы его проведете.Задокументируйте свои планы в письменной форме перед отъездом. Если возможно, отправьте кому-нибудь копию по электронной почте, чтобы она получила отметку времени. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.

Дни, в течение которых вы добираетесь до места и обратно, считаются рабочими днями.

Правила отличаются, когда вы путешествуете за пределы США

Правила деловых поездок немного смягчаются при поездках за границу.

Если вы выезжаете за пределы США, вам достаточно провести не менее 25% своего времени за пределами страны, занимаясь делами , чтобы поездка считалась деловой.

Если вы выезжаете за пределы США, но тратите меньше, чем 25% своего времени на бизнес, вы все равно можете вычесть транспортные расходы пропорционально тому, сколько времени вы тратите на работу во время поездки.

Например, вы отправляетесь в пятидневную международную поездку. Если вы проводите два дня, занимаясь бизнесом, вы можете вычесть всю стоимость авиабилета как деловые расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего отсутствия.

Но если вы потратите на деловые поездки только один день из пятидневной поездки или всего 20 % своего времени, вы сможете вычесть только 20 % стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.

Список командировочных расходов

Вот несколько примеров вычетов на командировки, на которые вы можете претендовать:

• Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и местом работы
• Плата за багаж
• Прачечная и химчистка во время поездки
• Аренда автомобиля стоит
• Отель и Airbnb стоят
• 50% бизнес-ланчей, соответствующих критериям
• 50 % питания в пути к месту назначения и обратно

Поездки

В командировке можно вычесть 100% стоимости проезда до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус. Если вы арендуете автомобиль, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также вычитается.

Жилье

Стоимость вашего проживания не облагается налогом. Вы также можете потенциально вычесть стоимость проживания в дни, когда вы не ведете дела, но это зависит от того, как вы планируете свою поездку. Хитрость заключается в том, чтобы втиснуть «отпускные дни» между рабочими днями.

Вот пример маршрута, чтобы объяснить, как это работает:

Четверг: Вылет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки линейных танцев среднего уровня.
Воскресенье: Продвинутые уроки линейных танцев.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Летим домой.

Четверг и вторник — дни в пути (помните: дни в пути в командировках считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник вы будете вести дела.

Не имеет смысла лететь домой на выходные (ваши нерабочие дни) только для того, чтобы лететь обратно в Дарем на деловые встречи в понедельник утром.

Итак, поскольку технически вы проживаете в Дареме по субботам и воскресеньям между днями, когда вы будете заниматься бизнесом, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете. на выходных.

Не ваша вина, что ваши встречи с клиентами проходят в Дареме — неофициальной столице линейных танцев Америки.

Питание и развлечения во время вашего пребывания

Даже в командировке можно вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые специально способствуют работе.Итак, если вы находитесь в Луизиане и заключаете сделку по поводу самородков аллигаторов, вы можете списать 50% счета.

Просто не забудьте сделать пометку в квитанции или в приложении для отслеживания расходов о характере встречи, которую вы провели, — с кем вы встречались, когда и что обсуждали.

С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет четкого коммерческого обоснования, вам придется платить за еду из собственного кармана.

Питание и развлечения во время путешествия

Пока вы едете в пункт назначения, где вы ведете бизнес, еда, которую вы едите в пути, может быть вычтена на 50% как деловые расходы.

Это может быть ваш шанс попробовать местные деликатесы и списать их в налоговую декларацию. Просто убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые вычитаемые деловые расходы, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.

Как скамейка может помочь

Удивлены видами расходов, которые не облагаются налогом? Командировочные расходы — это лишь одна из многих непредвиденных вычитаемых расходов, которые могут уменьшить ваш налоговый счет. Но с грязными или неполными финансовыми отчетами вы можете пропустить эти расходы по экономии налогов и в конечном итоге получить более крупный счет, чем необходимо.

Enter Bench, крупнейшая бухгалтерская служба Америки. С подпиской Bench ваша команда бухгалтеров импортирует каждую транзакцию из вашего банка, кредитных карт и торговых процессоров, точно классифицируя каждую и просматривая скрытые налоговые вычеты. Мы предоставляем вам полную и актуальную бухгалтерию, гарантируя, что вы не упустите ни одной возможности сэкономить.

Хотите поговорить о налогах с профессионалом? С премиальной подпиской вы получаете доступ к неограниченным консультациям по запросу с нашими штатными налоговыми специалистами.Они могут помочь вам определить вычеты, найти неожиданные возможности для экономии и убедиться, что вы платите наименьший возможный налоговый счет. Выучить больше.

Приглашаем друзей и родственников в командировку

Не хочется провести каникулярную часть командировки в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привоз друзей и членов семьи в командировки, некоторые расходы можно компенсировать косвенно.

Поездка к месту назначения

В машине есть три или четыре свободных места? Смело заполняйте их.Пока вы путешествуете по делам, а аренда автомобиля является «необходимой и обычной» статьей расходов, вы все равно можете вычесть свой пробег или расходы на аренду автомобиля, даже если другие присоединятся к вам в поездке.

Одно исключение: если вы понесли дополнительный пробег или «ненужные» расходы на аренду из-за того, что взяли с собой в поездку свою семью, расходы больше не подлежат вычету, поскольку они не являются «необходимыми или обычными».

Допустим, вам нужно было арендовать очень большой фургон, чтобы отвезти детей в командировку.Если бы вам не пришлось арендовать тот же автомобиль, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на очень большой фургон больше не считаются деловым вычетом.

Аренда жилья

Как и в случае с транспортными расходами, вы можете вычесть только стоимость проживания, эквивалентную той, которую вы использовали бы, если бы путешествовали в одиночку.

Однако есть некоторая гибкость. Если вы платите за проживание для себя и своей семьи, , вы можете вычесть часть расходов на проживание , эквивалентную сумме, которую вы заплатили бы только за себя .

Например, номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, но номер в отеле, в котором может разместиться ваша семья, стоит 150 долларов. заплатил бы, если бы ты остался там один.

Этот вычет может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что у вас есть квитанции и записи, в которых указаны цены на разные номера, на случай, если вам нужно будет обосновать расходы в IRS

.

Обратите внимание. Когда дело доходит до AirBnB, границы становятся размытыми. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете совершенно разные квартиры с разными владельцами — например, дом у бассейна и квартиру — становится трудно обосновать выводы. Использование «традиционных» вариантов размещения, таких как отели и мотели, может помочь вам избежать проверки во время аудита. А если сомневаетесь: спросите своего налогового консультанта.

То есть технически ваша поездка является отпуском? Вы по-прежнему можете требовать любые расходы, связанные с бизнесом

В тот момент, когда ваш отпуск переходит черту от «командировки» к «отпуску» (т.г. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на заключение сделок), вы больше не можете вычитать расходы на командировки.

Обычно «отпуск» это:

• Поездка, в которой вы не проводите большую часть дня, занимаясь делами
• Командировка, которую нельзя подтвердить правильными документами

Тем не менее, вы все равно можете вычесть обычные расходы, связанные с ведением бизнеса, если вы занимаетесь бизнесом во время отпуска.

Например, предположим, что вы посещаете Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас обеденная встреча с вашим клиентом, пока вы в городе. Поскольку обед связан с деловым визитом, вы можете списать 50% стоимости обеда точно так же, как и любые другие расходы на деловые обеды и развлечения. Только не забудьте сохранить квитанцию.

Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично, — билеты на самолет до Портленда, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, — не могут быть вычтены; поездка все же отпуск.

Если ваша деловая поездка осуществляется на собственном автомобиле

Существует два способа вычета командировочных расходов, если вы используете собственный автомобиль.

1. Метод фактических расходов
2. Стандартный метод определения пробега

Фактические расходы — это когда вы суммируете фактические расходы, связанные с использованием вашего автомобиля (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, парковочные талоны при посещении клиента и т. д.), и умножаете ее на процент времени, в течение которого вы им пользовались. для бизнеса.Если бы это было 50% для бизнеса в течение налогового года, вы бы умножили свои общие расходы на автомобиль на 50%, и это была бы сумма, которую вы вычли.

Стандартный пробег — это когда вы отслеживаете деловые мили, которые вы проехали в течение налогового года, а затем вы заявляете стандартную ставку пробега (0,56 доллара за милю в 2021 налоговом году, по сравнению с 0,575 доллара в 2020 налоговом году).

Цена нарушения правил

Не пытайтесь подать заявку на командировку, если у вас нет подтверждающих документов.Используйте такое приложение, как Expensify, чтобы отслеживать деловые расходы (особенно когда вы путешествуете по работе) и овладейте искусством ведения документации малого бизнеса.

Если вы подаете заявление на правомерное списание и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования ваших вычетов во время налоговой проверки.

Говоря об этом, если ваш бизнес помечен как подлежащий аудиту, IRS поставит перед собой цель уведомить вас по почте как можно скорее после подачи вашей заявки. Обычно это происходит в течение двух лет с даты, на которую вы подали заявку.Однако IRS оставляет за собой право вернуться еще на шесть лет назад.

Налоговые штрафы за запрещение вычета коммерческих расходов

Если вас уличат в требовании вычета, на который вы не имеете права, который помог вам заплатить существенно меньший подоходный налог, чем вы должны были, вы будете оштрафованы. В этом случае «значительно меньше» означает эквивалент разницы в 10% от суммы, которую вы должны были заплатить, или 5000 долларов — в зависимости от того, какая сумма больше.

Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в виде подоходного налога.Это помимо компенсации разницы.

В конечном счете, вы возвращаете 120% того, что вы обманули в IRS.

Если вы немного запутались, не расстраивайтесь. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:

Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов. Но из-за вычета, о котором вы заявили, вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов.

Если IRS решит, что заявленный вами вычет является незаконным, вам придется заплатить IRS 1200 долларов. Это 1000 долларов на компенсацию разницы и 200 долларов на штраф.

Форма 8725 поможет вам избежать налоговых штрафов

Если вы считаете, что налоговый вычет может быть оспорен IRS, вы можете подать его, избегая при этом каких-либо штрафных санкций.

Подайте форму 8275 вместе с налоговой декларацией. Эта форма дает вам возможность выделить и подробно объяснить вычет.

В случае, если вы прошли аудит и вычет, указанный вами в форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить подоходный налог, но вы быть сохранен 20% штраф.

К сожалению, подача формы 8275 не снижает ваши шансы на прохождение аудита.

Куда обращаться за командировочными расходами

Если вы работаете не по найму, вы будете требовать возмещения командировочных расходов по Приложению C, которое является частью формы 1040.

—

Когда дело доходит до использования списаний налогов, которые мы обсуждали в этой статье, или любых списаний налогов, если на то пошло, поддержка профессиональной команды бухгалтеров и надежного бухгалтера имеет важное значение.

Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить подлежащие вычету расходы.И помимо подачи ваших налогов, CPA может определить вычеты, которые вы, возможно, упустили из виду, и представлять вас во время налоговой проверки.

Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером. А когда вы будете готовы передать свою бухгалтерию на аутсорсинг, попробуйте Bench.

.