В каких случаях происходит согласование документа: Подготовка документов на согласование | SPOK.BY

Содержание

Согласование кадровых документов: внутреннее и внешнее

Полина Жуковская, директор Информационного центра культурных исследований

При оформлении кадровых документов выполняются определенные действия, связанные с их согласованием, подписанием и утверждением. В данной статье мы рассмотрим делопроизводственную сторону оформления согласования кадровых документов.

Законодательно утверждены общие требования к документированию и организации работы с документами. Так, государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (ст. 26 Закона об архивном деле).

Однако четко не установлено, какие должностные лица в организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации самостоятельно дорабатывают эти вопросы в локальных нормативных документах с учетом типовых инструкций.

Как правило, в организации назначаются лица, ответственные за работу с документами.

Состав документов кадровой службы достаточно широк: приказы, распоряжения, протоколы, акты, справки, переписка с другими организациями, контролирующими организациями, отчетная и плановая документация, а также значительный объем нормативных и нормативно-справочных документов.

Виды согласования документов

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) и утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4).

Очень часто документы до утверждения или подписания руководителем согласовываются с определенным кругом специалистов или, например, руководителями структурных подразделений. Такое согласование необходимо в случаях, когда документ затрагивает интересы нескольких структур и должностных лиц или требует проверки на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам.

В зависимости от того, кто принимает участие в согласовании документов, выделяют внутреннее (согласование происходит внутри организации − со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

ЭТО ВАЖНО! Вид согласования различается и оформлением. Внутреннее согласование оформляется визами, а внешнее − грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации (п. 59 Инструкции № 4).

Виза согласования документа – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На документах, действующих внутри организации, визы согласования следует проставлять слева на последнем листе 1-го экземпляра документа ниже подписи руководителя организации или на оборотной стороне последнего листа документа.

Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на обратной стороне листа на копии не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то они визируются на экземпляре, остающемся в организации.

Возможно оформление визы согласования на отдельном листе.

Количество виз и порядок согласования

Законодательством не установлено количество виз на одном документе. Поэтому каждый документ рассматривается индивидуально и для согласования направляется заинтересованным лицам в организации, т.е. тем, кого касается данная информация или распоряжение. Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами.

Как правило, проект приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) должен быть согласован визами руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, начальника отдела кадров (специалиста по кадрам), главного бухгалтера, представителя юридической службы (юрисконсульта) организации.

При наличии отдельного листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, делается пометка:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.

Виза внутреннего согласования включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования:

Заместитель директора
Подпись П.А. Сидоров
28.04.2015

При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание, и в обязательном порядке с юридической службой организации.

Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования:

Юрисконсульт
Подпись И.А. Калугин
28.04.2015

Главный бухгалтер
Подпись И.И. Соколова
28.04.2015

Начальник отдела кадров
Подпись А.А. Панина
28.04.2015

ЭТО ВАЖНО! В проект документа при его визировании какие-либо исправления не вносятся. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, указывается: «Замечания прилагаются».

Внешнее согласование

При согласовании документа со сторонними организациями, должностными лицами, не являющимися работниками организации, следует оформлять гриф согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (п.

60 Инструкции № 4).

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения «Национальный
архив Республики Беларусь»
Подпись А.Л. Самович
28.04.2015

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО                                     СОГЛАСОВАНО
Министр экономики                               Министр образования
Республики Беларусь                            Республики Беларусь
Подпись В.И. Зиновский                        Подпись М.А. Журавков
28.04.2015                                              28.04.2015

Документ может согласовываться также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи нужно указывать название согласовывающегося документа, его дату и регистрационный индекс.

ЭТО ВАЖНО! Внешним считается также согласование с профсоюзной организацией, например, проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно трудовому законодательству подлежат согласованию с профсоюзами:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
28.04.2015 № 21

Совет специалисту по кадрам. Следует обратить внимание, что на грифах согласования:

– дата визирования документа должна быть раньше даты подписания;

– инициалы печатаются перед фамилией;

– дата при использовании цифрового способа должна быть оформлена правильно: 28.04.2015.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Документы:

Закон Республики Беларусь от 25. 11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон об архивном деле).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Шпаргалка делопроизводителя : Порядок согласования документов

Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то 

согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

  1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

    Начальник финансового отдела

    подпись А. Г. Резникова

    24.04.2015

  2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор ООО «Свобода»

    подпись C. А. Красавин

    31 декабря 2013 г.

    или

    СОГЛАСОВАНО

    приказом ОАО «Радость»

    от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

09.02.2016

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>


Лист согласования договора. Образец 2021 года

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

  • универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
  • индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

  • руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
  • юрисконсульт
  • представитель отдела бухгалтерии
  • сотрудник службы безопасности
  • заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Кейс «Организация контроля согласования договоров с подписанием цифровой подписью сотрудника»

Задача, которую поставил перед нами заказчик, организовать процесс контроля прохождения договора по процессу согласования по подразделениям предприятия.

Все договора и закрывающие документы ведутся и согласовываются на бумажных носителях, соответственно было тяжело отследить у кого находится договор, на каком этапе согласования он находится, какие замечания были при согласовании договора.

Проблема, которую необходимо решить – это ускорить процесс подписания договоров и исключить возможность потери самих документов. Организовать учёт в единой информационной базе договоров и закрывающих документов (акты выполненных работ, товарные накладные), автоматизация процесса согласования документов, возможность контролировать, на каком этапе согласования находится документ и у какого ответственного.

Условие, которое было озвучено заказчиком – это организация подписания цифровой подписью сотрудника.

Заказчик — Компания «Ульяновскцентргаз» существует более 50 лет и на сегодняшний день является одним из крупнейших поставщиков топлива в регионе.

Эта современная сеть АЗС «УЦГ», состоящая из 26 многотопливных комплексов с кафе, магазинами и дополнительным сервисом, 3 резервуарных парка для хранения и отпуска пропано-бутановой смеси в городах Ульяновск, Инза и рабочем поселке Новоспасское.

С целью реализации данного решения, как инструмент был выбран программный продукт 1С: Документооборот КОРП и возможностью подключения приложения на мобильных устройствах.

Для решения данной задачи описаны бизнес-процессы согласования документов, причем от суммы договора он может пойти по сложному или упрощенному процессу.

Определен круг ответственных пользователей, участников процесса. Настроены права доступа и возможности редактирования, последовательность по которой происходит процесс согласования (в каких то случаях последовательный, в каких – то параллельный).

Зафиксированы виды договоров (с поставщиками/ покупателями), условия присутствующие в договорах (сроки поставки, авансирование или кредитование) и организовано автозаполнение форм договоров. Причем правами было разграничено какие разделы какому пользователю доступны для редактирования.

Для формирования цифровых подписей было установлено программное обеспечение и ИТ служба обучена выпуску и перевыпуску цифровых подписей сотрудникам заказчика.

Благодаря проделанной работе специалистами Soft+:

  • была сформирована единая информационная система по учету документов;
  • упорядочен состав документов, документы приведены к единому стандарту разработки и оформления;
  • оптимизирован процесс согласования внушительного объема договорной документации;
  • сроки согласования видов документов зафиксированы документально и прошиты в процесс контроля выполнения в 1С:Документооборот КОРП;
  • исключена возможность потери документов, так как они ведутся в цифровом формате;
  • настроены отчеты для контроля по исполнительской дисциплине ответственных за согласование документов.

Посмотрите видеоролик «Задачи, которые может решить документооборот» (время просмотра 20 минут):

Посмотреть видеоролик


Продукт:  1С:Документооборот 8. КОРП
Задачи:  Документооборот
Отрасли:  Топливно-энергетический комплекс

Отправка и прием документов в электронном виде — Контур.Экстерн

Система позволяет обмениваться всеми типами документов в любом формате — pdf, doc, xls, xml и др.     

Работу с электронными документами можно осуществлять непосредственно из учетной записи в 1С. Для этого разработан специальный модуль «Диадок». Инструкции по установке и работе в данном модуле можно найти на сайте Диадок.

Отправка документа

1. В систему Диадок можно загрузить документ, подготовленный в сторонней программе, либо заполнить счет-фактуру, акт или накладную непосредственно в системе.

Для отправки документа, подготовленного в сторонней программе, необходимо нажать кнопку Новый документ / Загрузить с компьютера

2. Найти на компьютере папку с файлами для загрузки, выделить один или несколько документов и нажать кнопку Открыть.

3. После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя. Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующем поле. Появится выпадающий список, в котором следует выбрать нужную организацию. Выбранная организация автоматически будет добавлена в список контрагентов.

  • Если документ требует ответной подписи, то следует поставить галочку в поле Запросить подпись получателя. 
  • Рекомендуется устанавливать галку Связать документы, если они относятся к одной хозяйственной операции. Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно через меню Связанные документы непосредственно на странице документа.
  • Если загружаемый документ является актом или ТОРГ 12 в формате, отличном от xml, то необходимо выбрать соответствующий тип в строке Тип документа и заполнить метаданные.
  • Если по введенному запросу в Диадоке не будет найдена нужная организация, то следует обратиться в техническую поддержку  по адресу [email protected] В письме следует указать реквизиты нужного контрагента (название, ИНН, КПП) и контакты сотрудника, ответственного за обмен документами в данной организации.

Для отправки следует нажать кнопку Подписать. Подписанный документ моментально появится в ящике получателя.

4. Отправленный документ отобразится на странице Исходящие. По мере обработки он будет принимать следующие статусы:

  • Ожидает подписи — документ отправлен, но не подписан получателем;
  • Подписан — документ прочитан и подписан получателем;
  • В подписи отказано — по документу отправлен отказ в подписи.

Если в отправленных документах были обнаружены ошибки, и их необходимо аннулировать, то следует воспользоваться данной инструкцией.

Прием документа

1. Все полученные документы доступны на странице Входящие. Непрочитанные документы выделяются жирным шрифтом.

2. Для работы с карточкой документа, необходимо кликнуть по его названию.

Откроется окно с поступившим документом, в котором можно подписать документ или отказать в подписи. Также можно передать документ на согласование или согласовать его самостоятельно, скачать документ. С помощью дополнительных ссылок можно скачать печатную форму
документа, написать контрагенту, переслать, добавить теги и удалить документ.

3. Скачать, подписать, отказать в подписи, передать на согласование, переместить в другое подразделение, аннулировать, а также удалить документы можно и в массовом порядке со страницы Входящие. 

Аннулирование документов рассмотрено в следующей инструкции.

Межведомственный электронный документооборот | astral.

ru

Содержание статьи

Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД).

В статье рассмотрим такие понятия, как МЭДО, СЭД, МСЭД, что это за системы, в каких случаях применяются и особенности их подключения.

Что такое СЭД

СЭД — это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, включающая прикладное программное и системное обеспечение. Осуществляет передачу внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Взаимодействие с помощью СЭД подразумевает передачу уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.

СЭД создана для того, чтобы:

  • автоматизировать процессы регистрации, хранения и обмена документов;
  • выдавать и контролировать исполнение поручений по связанным с системой решениями;
  • создавать электронный архив документации.

МСЭД: расшифровка и как начать с ней работу

МСЭД — это Межведомственная система электронного документооборота. Она реализована для государственных структур и исполнительных органов Московской области.

Чтобы подключить организацию к системе, необходимо выполнить три шага:

  1. Отправить официальное письмо с просьбой о подключении в МИТС Московской области. В сообщении указать контактные данные ответственного должностного лица, который выдаёт пароли пользователям в организации.
  2. Вместе с письмом отправить заявку на подключение;
  3. Отсканировать копию зарегистрированного письма вместе с заявкой и отправить в службу технической поддержки на адрес: [email protected]

Организацию подключают в течение двух рабочих дней. Задержка регистрации может быть связана с некорректным заполнением заявки, в связи с чем срок увеличивается на время уточнения сведений.

Настройка МСЭД осуществляется путём установки VPN-клиента. Для уточнения информации по заявкам или установке системы можно обратиться в службу технической поддержки по телефону: 8 (498) 602-83-29.

Что такое МЭДО и для чего она нужна

МЭДО — это единая межведомственная система электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами.

Межведомственный электронный документооборот используется:

  • администрацией Президента РФ;
  • федеральными органами исполнительной власти;
  • органами исполнительной власти субъектов РФ;
  • в иных государственных органах и организациях.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций. Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации (далее ФСО России).

Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:

  • Формирование и применение всех технических и технологических баз.
  • Актуальная защита хранимой и передаваемой информации.
  • Ведение адресных информационных баз данных.
  • Координационная и организационная поддержка.
  • Методическая помощь пользователям.

Архитектура МЭДО

Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит с помощью специализированных шлюзов. Благодаря им участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между госструктурами. Каждая СЭД имеет свой адаптер, который приводит отправленные сведения в единый XML-формат.

Данный формат утверждён ПП №754 от 16.03.2019 г. и Распоряжением №1403-р от 2.10.2009 г.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

  • Соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами.
  • Их согласование с Минкомсвязи и ФСО.
  • Проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

  • принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
  • обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

  • Соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами.
  • Их согласование с Минкомсвязи и ФСО.
  • Проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

  • принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
  • обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технические и организационные возможности для организаций

Основным функциональным базисом МЭДО является информационная поддержка и взаимодействие, обеспечивающие непрерывный электронный документооборот, защищенный усиленными индивидуальными цифровыми подписями. Официальным форматом обмена является PDF/A.

Практическая реализация документооборота выглядит следующим образом

  • Пользователь отдельной СЭД формирует информационный пакет, заверенный одной либо большим количеством электронных подписей.
  • Данный пакет, обладающий собственными регистрационными данными, отправляется адресату в формате сообщения для МЭДО.
  • Полученный информационный пакет проверяется на соответствие электронной подписи и документа гостребованиям, после чего производится регистрация в собственной СЭД.

Для обмена официальной документацией необходимо:

  • обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;
  • иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;
  • обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет.

МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП).

На первоначальном этапе объем работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

Подключение и базовое использование МЭДО

  • Организационно-технический этап подключения.
  • Для входа в число участников МЭДО необходимо обратиться в ФСО. Организация попадает в базу системы, а подключение происходит через специальные каналы связи. Становясь частью единого информационного пространства, у организации появляются возможности для цифрового документооборота между всеми федеральными органами власти.

    Также необходимо закупить необходимое оборудование, с помощью которого можно подключить СЭД к шлюзу МЭДО по специальному каналу с защитой.

    Работу обычно выполняет технический руководитель или уполномоченный сотрудник организации, отвечающий за подключение. Возникновение трудностей на данном этапе практически невозможно.

  • Создание модуля и адаптация к его работе.
  • Модуль (адаптер) предназначен для автоматизации и ускорения процесса обмена документами с участниками, подключенными к единой системе оборота документов с использованием СЭД.

    При взаимодействии с МЭДО можно использовать простой интерфейс, а также обеспечить безопасность и надёжность документооборота. Основная задача — сохранить автоматизированные процессы, используемые в компании до введения электронного документооборота.

    При интеграции и адаптации могут возникнуть определённые трудности. С ними столкнулись многие организации при начале работы на платформе Docsvision.

    Оказалось, что не так просто получить готовый пакет документации по внедрению МЭДО, xml-описание и использовать их для дальнейшей работы в СЭД. Подготовка файлов, создание стандартного описания и отправка документы в МЭДО также не должна была вызывать трудностей, однако выяснилось много тонкостей при работе с полученными документами и их дальнейшей отправкой.

Особенности отправляемых документов

Как понять, можно ли отправить документ по МЭДО? Если в вашей организации есть специалист или отдел, занимающийся интеграцией, стоит обратиться туда. Специалисты знакомы с нюансами оформления документации и подключения контрагентов к МЭДО, а также заранее проходят обучение и инструктаж.

При отсутствии в организации таких специалистов стоит обратить внимание на рекомендации для выбора вида доставки документации в МЭДО.

Специальный код участника обмена также определяет возможность отправки документации по МЭДО. Данные коды должны быть внесены в справочник контрагентов СЭД организации.

Если адресат является участником обмена по МЭДО, в диалоговом окне отобразится оптимальный вид доставки документации.

Преимущества использования МЭДО

  • полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам;
  • возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет;
  • возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

Оформление документов при работе в МЭДО

Для успешной отправки документов через системы электронного документооборота необходимо соблюсти ряд обязательных к исполнению правил. Они отображаются в информационном блоке и представляют собой пошаговое руководство к действию:

  1. Согласовать документ. Для этого все отдельные правки требуется собрать в одном файле.
  2. Не использовать в названии кириллицу и специальные символы. Разрешается использование букв от А до Z (строчные и прописные), цифр и нижнего подчёркивания.
  3. Конвертировать файл в формат PDF/A-1.
  4. Это одно из важнейших условий. Если файл будет изначально отправлен утверждающему лицу и подписан, к примеру, в формате DOCX, а после конвертирован в формат PDF, электронная подпись станет недействительной из-за смены структуры файла. Поэтому заранее установите на ваше рабочее место быстрый конвертер формата файлов.

  5. Проверить главный файл при его отправке на соответствие формата. Методические рекомендации советуют для этого воспользоваться предустановленной утилитой veraPDF.
  6. Нанести регистрационный штамп и отметки ЭП.

После того как документ подписан и утверждён руководителем, его необходимо зарегистрировать. Для этого специальный мастер нанесения штампов наносит на файл отметки о подписи и регистрирует файл в системе. По этому номеру документ можно будет легко идентифицировать в базе.

Штамп регистрации наносится на документ таким образом, чтобы не вносить изменения в главный файл. Система создаёт дополнительные PNG файлы с информацией и файлы визуализации электронного штампа. СЭД сохраняет место их размещения для дальнейшей идентификации.

После регистрации главного файла в системе и нанесения штампа на документ оформление считается законченным, файл готов к отправке.

Вышеперечисленные требования к оформлению документов регламентируются последней версией МЭДО 2.7. Это, во-первых, приводит к единообразию оформленных и отправляемых файлов, а во-вторых, со временем форматы ранних версий устаревают и могут быть не приняты к работе: при попытке отправить документ система попросит вас обновить программное обеспечение до более поздней версии.

Проверка УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)

Основное условие отправки документов через МЭДО 2.7 — наличие на главном файле действующей усиленной квалифицированной электронной подписи актуальной версии.

Существует три степени проверки легитимности подписи в СЭД:

  1. Проверка у утверждающего документ лица наличия и актуальности УКЭП. Если УКЭП не существует или она просрочена, система предупредит об этом и оставит решение за вами: отправлять документ настоящему получателю или выбрать другое утверждающее лицо.
  2. Проверка наличия и актуальности УКЭП у утверждающего лица. Если при подписании файла выяснится, что электронная подпись неквалифицированная, то процедура подписи будет отклонена, а утверждающему лицу СЭД предложит оформить требуемый формат сертификата электронной подписи.
  3. Проверка УКЭП перед окончательной отправкой документа. Если во время процедуры отправки системой будет выяснено, что файл подписан неквалифицированной версией электронной подписи, то СЭД уведомит пользователя, что отправить такой файл через МЭДО не представляется возможным. Документ необходимо переподписать УКЭП.

Если все три ступени проверки УКЭП успешно пройдены, СЭД уведомит вас об отправке документа.

Как получить ЭЦП для МСЭД

Для системы МСЭД подходит Квалифицированная электронная подпись. Получить ее вы можете в нашем Сертифицированном Удостоверяющем центре «Калуга Астрал». Если вам требуется информация, как заказать ЭЦП МЭДО, обратитесь к нашим специалистам за помощью.

Конфигурация «Согласование документов» | ПланФикс

Чтобы облегчить вам освоение недавно анонсированных процессов и автоматических сценариев, мы решили подготовить стандартную конфигурацию с их использованием. Она обеспечивает процесс согласования любых документов и представляет собой как раз такой вот настраиваемый процесс, внутри которого — обычный набор статусов и несколько сценариев, которые заставляют задачу “крутиться” по ним


Давайте разберем эту конфигурацию поподробнее — это поможет вам не только быстро настроить процесс согласования документов, но и лучше разобраться в механизме автоматических сценариев.

Идеология согласования
Для этой конфигурации мы специально взяли относительно простой случай: согласование документа происходит последовательно несколькими инстанциями, без ветвления в зависимости от каких-то условий.

Сотрудник-инициатор согласования создает задачу по специальному шаблону, прикрепляет к ней документ и стартует процесс согласования, нажимая на специальную кнопочку. Задача последовательно проходит несколько этапов согласования, на каждом из которых документ может быть согласован или возвращен на доработку. Если согласование проходит все этапы, задача попадает в статус “Согласовано”. Если же на каком-то этапе документ не проходит согласование, задача возвращается в базовый статус “Доработка инициатором”. В этом случае инициатор дорабатывает документ и запускает цепочку согласования заново. Запуск заново по всей цепочке нужен потому, что внесенные изменения могут привести к несоответствию отредактированного документа требованиям на тех этапах согласования, которые он прошел в предыдущей редакции.

В итоге, рано или поздно документ будет согласован, сотрудник-инициатор сможет использовать его по назначению и завершить задачу-согласование.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит.

Установка конфигурации
Как и другие конфигурации ПланФикса, “Согласование документов” устанавливается владельцем акаунта в разделе “Управление аккаунтом”:


Но есть в этой конфигурации и важное отличие — в ней мы впервые применяем новую технологию, которая позволяет:

  • настраивать параметры конфигурации прямо в процессе установки;
  • добавлять несколько экземпляров конфигурации в один аккаунт.

Первая новинка работает так: после нажатия на кнопку “Установить конфигурацию” появляется окно настройки, в котором вы даете название данному процессу согласования, а также можете сразу добавить этапы согласования документа и ответственных сотрудников (или группы сотрудников) на каждом этапе:


1. Название процесса согласования. Имеет смысл дать процессу развернутое, понятное коллегам название, т.к. точно также будут называться процесс и шаблон задачи для согласования.
2. Название этапов согласования. Название каждого этапа должно передавать его смысл, например «Согласование бухгалтерией» или «Согласование Генеральным директором»
3. Кто согласовывает. Выберите сотрудника или группу сотрудников, которые полномочны согласовывать данный тип документов на этом этапе.
4. Добавить этап. Вы можете добавить в цепочку согласование любое необходимое количество этапов и настроить для них названия и уполномоченных сотрудников.

После того, как все этапы настроены, нажмите Сохранить для того, чтобы запустить процесс установки конфигурации.

В ходе установки система автоматически сформирует:

  • процесс для согласования, включающий в себя:
    • набор статусов, в котором кроме базовых статусов “Доработка инициатором” и “Согласовано” будут статусы для каждого введенного вами этапа согласования
    • автоматические сценарии для каждого перевода статуса
  • шаблон задачи согласования документа, который будет работать по этому процессу.

Процесс и шаблон будут называться так, как вы назвали процесс согласования в окне настройки (1). Так же будет называться и экземпляр конфигурации — теперь он появляется в списке установленных:


Если вы кликнете на него, то увидите состав установленной конфигурации:


Клик на процесс или шаблон помогут быстро перейти в соответствующий объект и просмотреть или подредактировать их настройки в случае необходимости.

Вторая новинка в конфигурациях: вы можете установить эту конфигурацию еще раз, для другого процесса согласования — ведь часто бывает, что в одной компании разные типы документов, “ходят” разными путями.

Каждый экземпляр конфигурации будет называться по-своему и может отличаться этапами согласования и ответственными. Количество устанавливаемых экземпляров конфигурации не ограничено (разве что в бесплатных аккаунтах — им не хватит лимитов на кастомные статусы и автоматические сценарии) — так что вы сможете настроить любое количество процессов согласования для всех необходимых вам документов.

Работа в конфигурации
Как я уже упомянул выше, все начинается с создания задачи по шаблону, который носит название процесса согласования. К ней прикрепляется согласовываемый документ или ссылка на него и, при необходимости, дается сопроводительное описание. Задача создается в базовом статусе “Доработка инициатором”, а для запуска процесса согласования достаточно нажать кнопочку “Отправить на согласование”:


Это переводит задачу в следующий статус, соответствующий первому введенному вами при установке конфигурации этапу согласования. При этом начинают работать автоматические сценарии:

  • от задачи отключаются все исполнители;
  • исполнителем задачи назначается сотрудник, которого вы при установке конфигурации назначили ответственным за этот этап согласования;
  • этот же сотрудник добавляется в участники задачи.

Ответственный сотрудник изучает документ и при необходимости может оставить в задаче свой комментарий, но вообще для согласования ему достаточно нажать на кнопку:


При этом задача перейдет в следующий статус-этап согласования и отработает похожий сценарий: задача получит нового исполнителя, который также добавится и в участники.

Для чего мы параллельно добавляем сотрудника в исполнители и участники? Это простое решение позволяет сотрудникам не терять доступа к задаче даже после того, как они перестают быть ее исполнителями. Они могут в любой момент найти эту задачу, ознакомиться с документом и перепиской по нему, добавить новый комментарий. При этом, не являясь исполнителями, они не отвечают за задачу, она не болтается у них во Входящих и не отвлекает от работы.

Вообще, то, что у задачи в любой момент времени только один исполнитель, очень удобно — всегда понятно, кто за нее отвечает и от кого зависит дальнейшее продвижение документа.

После того, как задача согласована сотрудником последнего этапа, она получает статус “Согласовано” и ее исполнителем опять становится инициатор согласования. Он делает с документом то, ради чего тот согласовывался, и завершает задачу.

В принципе, на этом знакомство с конфигурацией можно заканчивать и пробовать установить ее в своем аккаунте для реального процесса. Подробное описание конфигурации должно помочь вашим сотрудникам освоить работу в ней без особых сложностей.

Дальше идет бонусная часть заметки, она будет интересна только тем, кто хочет заглянуть поглубже в настройки и понять, как все это работает — ведь, по сути, конфигурация это просто набор стандартных для ПланФикса сущностей, заключенных в «подарочную упаковку» и вы можете самостоятельно настраивать подобные или более сложные процессы, просто рассмотрев ее внутреннее устройство.

Анатомия процесса
Вот как выглядит набор статусов, который автоматически был сформирован системой по параметрам, которые я задал в процессе установки конфигурации:


На скриншоте выделены статусы, созданные системой на основании введенных мной названий этапов согласования. В каждом из них настроен перевод в следующий статус цепочки согласования и возврат в базовый статус “Доработка инициатором”. Если кликнуть на любой из переходов, увидим настройки кнопки и процесса, завязанные на этот переход:


Теперь давайте заглянем в автоматические сценарии этого процесса согласования:

Здесь я тоже выделил сценарии, которые автоматически созданы в процессе установки конфигурации для каждого этапа согласования. Давайте заглянем в любой из них:


Как видите, операции при переходе в каждый их статусов-этапов согласования типовые — отстраняем исполнителей предыдущего этапа и добавляем ответственного за новый этап сотрудника в исполнители и участники.

Такими вот нехитрыми настройками получается организовать достаточно удобную для пользователей работу: знай себе, нажимай кнопочки и пиши комментарии — а о том, что при этом происходит “у ней внутре”, можно особо не задумываться. Именно в эту сторону мы и планируем развивать интерфейс ПланФикса: больше настроек для администратора — и упрощение использования для конечного пользователя.

В заключение скажу, что согласование документов это достаточно условное использование данной конфигурации. По сути, она годится для любого линейного процесса с выделенными этапами, за которые отвечают определенные сотрудники или отделы. Например, три года назад я описывал похожий кейс с использованием кастомных статусов, в нем речь шла о процессе закупки канцтоваров. Этот процесс теперь вполне можно настроить при помощи описанной конфигурации — работать с ним будет гораздо удобнее. Ну и вообще, посмотрите на свое рабочее окружение — если у вас есть подобные линейные процессы с меняющемся на каждом этапе исполнителем, возможно имеет смысл организовать их похожим образом.

Я планирую продолжить рассказы о настройке и применении процессов в ПланФиксе — в том числе и для согласования документов. Думаю, через какое-то время мы с вами поговорим о том, как организовать более сложные цепочки согласования — например, с параллельным согласованием разных отделов или с ветвлением процесса в зависимости от суммы документа.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Как обычно, я и мои коллеги готовы ответить на любые ваши вопросы, как по согласованию документов, так и по процессам и сценариям в принципе.

Процедуры обработки последующих дел, документов кондоминиума и одобрения документов

Жалобы после регистрации («S-дела») должны быть поданы в соответствии с Правилами гражданского судопроизводства штата Массачусетс, а также G.L. c. 185, Правила регистрации земель земельного суда и все обновления к ним, внесенные в меморандумы главного эксперта по правовым титулам.

Процедуры, описанные ниже, определяют требования к возбуждению и быстрой обработке S-исков, поданных в Земельный суд, которые должны быть рассмотрены и соблюдены для всех поданных S-дел.

ПРИМЕЧАНИЕ: Правило SJC 1:24

Все публичные документы, поданные в Земельный суд, должны соответствовать Правилу 1:24 Высшего судебного суда (SJC): Защита личной идентифицирующей информации в общедоступных судебных документах. 1 Ответственность за редактирование «личной идентификационной информации», такой как номер социального страхования, идентификационный номер налогоплательщика, номер водительского удостоверения, номер удостоверения личности государственного образца или номер паспорта, а также фамилию при рождении одного из родителей, входит в обязанности подателя заявки. например, номер финансового счета или номер кредитной или дебетовой карты.Несоблюдение может привести к корректирующим действиям в соответствии с Разделом 8 Правила 1:24.

A. Подайте жалобу по делу S в Земельный суд и оплатите вступительный взнос.

Подать иск S в Земельный суд в соответствии с Mass. R. Civ. P. Правило 3, либо (1) отправив заказным или заказным письмом, либо (2) лично подав на стойку оригинал подписанной жалобы и требуемый вступительный взнос по адресу, указанному ниже:

Офис регистратора земельного суда
Three Pemberton Square, Fifth Floor
Boston, MA 02108

В настоящее время электронная архивация (eFiling) недоступна для S-дел.
Требуемый вступительный взнос должен быть оплачен во время подачи заявки. Стартовый взнос на дату настоящего Меморандума составляет 50 долларов США и может быть оплачен чеком (по почте или лично) или кредитной картой (лично в кассе Регистратора). Жалоба будет проставлена ​​печатью и зафиксирована Регистратором после получения и принятия вступительного взноса.

B. Приложите к рекламации всю необходимую документацию.

Податель заявки должен предоставить всю необходимую документацию в Земельный суд при подаче жалобы S-Case.Непредставление всей необходимой документации вместе с жалобой может привести к длительным задержкам в рассмотрении дела или, в некоторых случаях, к отклонению или прекращению рассмотрения дела.

1. После подачи регистрационной жалобы Титульный лист

Все S-дела требуют от лица, подающего заявку, предоставить титульный лист жалобы после регистрации, доступный на веб-сайте Земельного суда. 2

2. Заверенная копия действующего свидетельства о праве собственности или меморандума о праве собственности на паев

Во всех случаях S требуется, чтобы податель заявки представил заверенную копию действующего свидетельства о праве собственности или меморандума о праве собственности на паи.
Если текущий свидетельство о праве собственности или меморандум о праве собственности на паи еще не подготовлен, предоставьте заверенную копию последнего выданного и подготовленного свидетельства о праве собственности или меморандума о праве собственности, а также всех промежуточных документов, начиная с последнего подготовленного, до включительно текущий акт. Распечатка обременений также требуется, если свидетельство о праве собственности или меморандум о праве собственности на паи еще не подготовлены.

3. Зарегистрированные документы и учтенные инструменты

Отправьте копии ранее зарегистрированных документов или записанных инструментов, относящихся к вашему S-случаю.Заверенные копии документов или инструментов, уже зарегистрированных или зарегистрированных в Регистрационном округе, не требуются.

4. Заверенные копии завещания и других судебных документов

Если S-дело связано с разбирательством по делу о наследстве или каким-либо документом из другого суда (включая Суд по наследственным делам и семейным делам), податель должен предоставить заверенные или заверенные копии таких документов (например, Постановление о продаже, Распоряжение о банкротстве).

ПРИМЕЧАНИЕ: Жалоба на свидетельство о смерти и Постановление земельного суда 1-21 (отклонение в случае преждевременной подачи документов)

В случае S-дела, требующего выдачи нового свидетельства после смерти зарегистрированного владельца, см. Меморандум главного эксперта по земельному суду Re: Директива 14 земельного суда.Смерть: влияние смерти на зарегистрированные права собственности на землю (выдано 31 октября 2019 г.) 3 и используйте форму «Жалоба» Земельного суда для получения свидетельства о смерти. 4 Требуются заверенные или заверенные копии документов о наследстве.

Жалобы на выдачу свидетельства после смерти регулируются Постановлением земельного суда 1-21: увольнение без ущерба для преждевременно поданных жалоб на свидетельство после смерти. 5 Соответственно, такая жалоба не может быть подана в Земельный суд, если только внесение приговора в соответствующее производство по делу о наследстве не стало окончательным, без апелляции или после рассмотрения апелляции.Неофициальная процедура завещания или официальное постановление о завещании, которое не приводит к определению наследников и завещанию, не квалифицируется как соответствующая процедура завещания. Такие S-дела будут отклонены судом без ущерба и могут быть пересмотрены в соответствии с G.L. c. 185, § 97, а также все применимые правила регистрации земель земельного суда и меморандумы главного эксперта по титулу.

5. Дополнительная необходимая документация

Дополнительная необходимая документация варьируется от случая к случаю.Ознакомьтесь со всеми соответствующими Правилами регистрации земель Земельного суда, 6 , а также со всеми обновлениями таких Правил, изложенными в Меморандуме о зарегистрированных земельных участках от Главного эксперта по правовым титулам, 7 , связанных с предметом вашего S-дела, чтобы определить требуется документация.

ПРИМЕЧАНИЕ: Добровольное снятие средств

Если S-Case требует добровольного изъятия собственности из системы регистрации земли в соответствии с п. 185, § 52, обратитесь к Контрольному списку для добровольного выхода из системы регистрации (выпущенному в мае 2019 г.) 8 и используйте обе формы суда для Жалобы на добровольный отказ от земли («Жалоба») 9 и Уведомление о Добровольное изъятие земли («Уведомление»). 10

К жалобе следует подавать оригиналы документов, которые не нужно регистрировать. За исключением Уведомления в случаях добровольного отзыва, если необходимо будет зарегистрировать оригинал документа, сохраните оригиналы в своих файлах и приложите копии этих документов к жалобе.

C. Предоставьте электронную копию жалобы и всю необходимую документацию.

Либо одновременно с подачей дела, либо вскоре после этого, отправьте по электронной почте электронную копию жалобы, титульный лист жалобы после регистрации и всю необходимую документацию, которая составляет S-дело, в Департамент экспертизы титула земельного суда.Электронная копия должна быть отправлена ​​в виде отсканированного приложения в формате переносимого документа («PDF», «.pdf») по этому адресу электронной почты: [email protected]

В строке темы электронного письма должен быть указан присвоенный номер дела, который содержит номер плана земельного суда. 11

ПРИМЕЧАНИЕ: номер плана

Если свидетельство о праве собственности или меморандум о праве собственности не содержит ссылки на номер плана, обратитесь в Земельный регистрационный округ для получения номера плана и предоставьте копию плана земельного суда вместе с S-Case.

Максимальный размер файла вложения, отправляемого по электронной почте, составляет примерно 19 мегабайт (МБ). Отправка электронного письма с одним прикрепленным документом, содержащим весь файл возбуждения дела в пределах максимального размера файла 19 МБ, является предпочтительной. Однако, если размер файла вложения превышает 19 МБ, то вложение может быть разделено на несколько документов в нескольких электронных письмах с соответствующей пометкой в ​​строке темы электронного письма (например, «Электронное письмо 1 из 3»).

D. Используйте массовые корты.org, чтобы проверить статус вашего S-дела.

Электронная копия документов о возбуждении дела после получения и обработки в Земельном суде будет загружена в систему управления делами суда. Загруженное изображение будет доступно для просмотра и загрузки на портале электронного доступа к делам суда первой инстанции Массачусетса, доступном для общественности и адвокатов на сайте masscourts.org. 12

Дополнительные записи в протоколе суда и действия по делу будут отмечаться в протоколе по мере рассмотрения дела S и могут быть рассмотрены в массовых судах.org в любое время. Как только дело будет передано экзаменатору земельного суда, это задание будет внесено в список дел. Запросы по делу следует направлять уполномоченному земельному суду.

E. Зарегистрировать постановление суда или одобрение.

После того, как S-дело будет обработано и окончательно доработано, постановление суда или подтверждение будет иметь подпись эксперта по титулу земельного суда и / или судьи земельного суда, в зависимости от обстоятельств.

1. Постановление суда

В случае постановления суда, суд либо (1) отправит постановление по почте подателю, либо (2) отправит постановление по электронной почте подателю и соответствующему персоналу округа регистрации земли из LandCourt.Электронный адрес [email protected] Постановление суда будет отображено под номером дела S-Case и доступно для просмотра или загрузки на masscourts.org.

Отправленное или отправленное по электронной почте, заявитель должен затем представить постановление суда для регистрации в соответствующий земельный регистрационный округ вместе с любыми документами, которые должны быть зарегистрированы в нем, и уплатить необходимые пошлины. Персонал Земельного регистрационного округа сравнит и сопоставит постановление суда, представленное для регистрации подателем заявки, либо (1) с постановлением суда, ранее отправленным из LandCourt по электронной почте.Электронный адрес [email protected] или (2) на то же изображение, доступное на masscourts.org для проверки до принятия постановления суда о регистрации.

ПРИМЕЧАНИЕ: требуется срочная регистрация

Постановление суда должно быть зарегистрировано подателем заявки сразу после его вынесения, поскольку постановление повлияет на право собственности на зарегистрированную землю только после акта регистрации в соответствии с G.L. c. 185, § 57. Несвоевременная регистрация постановления суда может привести к задержкам в регистрации правоустанавливающих документов, влияющих на собственность, и может потребовать дальнейшего судебного разбирательства.

2. Подтверждение уведомления о добровольном выходе

В случае одобрения уведомления о добровольном выходе из системы регистрации земли суд имеет два варианта одобрения. Судья Земельного суда может либо (1) подписать (одобрить) Уведомление, либо (2) прикрепить подписанное одобрение к Уведомлению.

После использования любого из методов подтверждения суд либо (1) отправит по почте одобренное оригинальное Уведомление (или Уведомление с прикрепленным подтверждением) вместе с Приложением А, либо (2) отправит по электронной почте одобренное Уведомление (или приложенное одобрение) вместе с с приложением А для подателя заявки и соответствующего персонала Округа земельной регистрации от LandCourt.Электронный адрес [email protected] 13

Вне зависимости от того, отправлено ли оно по почте или по электронной почте, податель должен затем представить одобренный оригинал Уведомления (или Уведомление и приложенное одобрение) вместе с Приложением А для регистрации в соответствующем Земельном Регистрационном Округе и уплатить необходимые сборы. На первой странице должно быть либо непосредственно одобренное оригинальное Уведомление, либо одобренное приложение к Уведомлению.

Персонал Земельного регистрационного округа будет сравнивать и сопоставлять одобренное оригинальное Уведомление (или Уведомление и приложенное одобрение) и Приложение А, представленные для регистрации подателем, либо (1) с документом, ранее отправленным по электронной почте из LandCourt.Электронный адрес [email protected] или (2) к тому же изображению документа, доступному на masscourts.org для проверки до принятия одобренного Уведомления (или Уведомления и прикрепленного одобрения) и Приложения A для регистрации.

ПРИМЕЧАНИЕ: Запись уведомления на записываемой стороне реестра

Заявитель должен связаться с персоналом Округа регистрации земли относительно их процедуры записи Уведомления о добровольном отзыве на зарегистрированной земельной стороне Реестра.

Требовать утверждения документов в SharePoint с помощью Power Automate

  • 3 минуты на чтение

В этой статье

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, часто требуют утверждения. С помощью функции утверждения контента в SharePoint вы можете упростить процесс утверждения документов в определенной библиотеке документов.При использовании этого процесса утверждения содержимого ожидающие утверждения документы не будут видны пользователям, пока они не будут утверждены.

Управление настройками утверждения контента на странице настроек библиотеки:

Настройки> Настройки управления версиями> Требовать утверждения содержимого для отправленных элементов

После того, как этот параметр включен, когда пользователи загружают документы в эту конкретную библиотеку, Статус утверждения документа находится в одном из следующих значений:

  • Черновик (если включены младшая и основная версии) или
  • Ожидание (если включена только основная версия) состояние

Вы всегда можете посетить библиотеку документов, чтобы утвердить или отклонить документы, но это утомительное упражнение.Это требует получения уведомлений об ожидающих документах, поиска соответствующего документа (ов) для утверждения, затем определения утверждающих и, наконец, генерации команды для утверждения / отклонения документа (ов).

В качестве альтернативы, почему бы не автоматизировать этот процесс утверждения с помощью потока?

Процесс утверждения содержимого в Power Automate

Вы можете автоматизировать весь процесс утверждения содержимого с помощью потока утверждения. После утверждения статус утверждения содержания документа автоматически устанавливается на Утверждено ; в случае отклонения поток устанавливает статус утверждения содержания документа как Отклонено .

Чтобы установить статус утверждения содержимого документа с помощью соединителя SharePoint, используйте действие Установить статус утверждения содержимого в потоке.

Произойдут следующие действия:

  1. Power Automate использует триггер в SharePoint при добавлении нового файла в библиотеку.
  2. Получить метаданные файла предоставляет свойство ETag (наряду со многими другими), необходимое для утверждения содержимого.
    • ETag — это специальный идентификатор, который определяет конкретную версию этого элемента, ожидающего утверждения.
  3. Начать действие утверждения:
    • Включите людей для утверждения документов.
    • Утверждающие должны быть либо Владельцами сайта , либо Участниками сайта .
    • Если вы управляете пользователями в группах SharePoint, убедитесь, что утверждающие входят в группу уровня разрешений Design .
  4. Если ответ об утверждении утвержден:
    • Установите статус утверждения содержимого документа на Утверждено .
    • Отправьте электронное письмо автору документа относительно утверждения вместе с любыми комментариями.
  5. Если ответ об утверждении не утвержден:
    • Установите статус утверждения содержимого документа на Отклонено .
    • Отправьте электронное письмо автору документа относительно отклонения вместе с любыми комментариями.

Настройка потока в Power Automate

Используя следующий шаблон, создайте поток в Power Automate.

  1. В библиотеке SharePoint на панели команд выберите Automate > Power Automate > Создайте поток .
  2. Затем выберите шаблон: При добавлении нового файла в SharePoint выполните настраиваемое действие .

  1. Добавьте действия, как описано в предыдущих шагах.

Установить действие статуса утверждения содержимого

Для действия утверждения содержимого требуются следующие записи:

  • Сайт SharePoint
  • Название библиотеки
  • Идентификатор товара (в данном случае идентификатор документа)
  • Действие по утверждению содержимого
  • Комментарии

Чтобы увидеть ETag , разверните Показать дополнительные параметры .

Примечание

Хотя в справке действий по утверждению содержимого указано, что ETag является необязательным, он требуется для документов и страниц, а может быть необязательным для элементов списка.

Убедитесь, что вы ввели правильное имя сайта и библиотеки. Однако вы можете получить остальные значения из предыдущих действий в потоке.

  • Идентификатор
    • Использование свойства Id из триггерного выхода
  • Комментариев:
    • Использование комментариев Свойство из ответа на утверждение
    • ETAG
  • Использование свойства ETag из Получить метаданные файла Выходные данные действия

Теперь вы можете использовать действие статуса утверждения содержимого для утверждения и отклонения документа на основе ответа об утверждении.

Конечный результат таков:

  1. После запуска потока утверждающие получают электронное письмо с просьбой утвердить / отклонить документ со ссылкой на документ.
  2. Утверждающие теперь могут:
    • Если ваш почтовый клиент поддерживает интерактивные сообщения Outlook: утвердите его в электронном письме, используя интерактивные сообщения, если ваш клиент Outlook поддерживает это.
    • Если ваш почтовый клиент не поддерживает сообщения с действиями Outlook: выберите Утвердить или Отклонить , чтобы перейти на сайт Power Automate, где вы можете утвердить или отклонить документ.
  3. После утверждения или отклонения:
    • Создатель документа получает электронное письмо со статусом утверждения вместе с комментариями утверждения.

Это эффективный способ автоматизации утверждения документов в SharePoint с помощью Power Automate! Используйте эту процедуру также для элементов списка и страниц.

Процесс утверждения

документов | Рабочие процессы утверждения и маршрутизация документов

Умные организации используют систему сдержек и противовесов для обеспечения контроля качества.Фактически, в 2019 году компании потратили 23% своих ИТ-бюджетов на тестирование и контроль качества. Одним из важнейших компонентов в этой линейке является процесс утверждения документов. Этот компонент, в свою очередь, содержит дополнительные движущиеся части, которые работают вместе для повышения эффективности вашей организации. Итак, что означает процесс утверждения документов и что такое процедура утверждения?

Что такое маршрутизация документов?

Некоторые организации используют документацию. Это может создать массу бумажной работы, которую нужно вручную перемещать с одного стола на другой для обработки.В некоторых случаях их также может потребоваться отправить по почте, факсу или электронной почте. Эффективные организации используют инструменты автоматизации для перенаправления документов от одного человека к другому.

Что такое маршрутизация утверждения?

Путь, по которому документ следует от создания до окончательного утверждения, называется маршрутизацией утверждения. Например, документ может быть передан от работника 1 руководителю группы А к менеджеру альфа для утверждения. В некоторых организациях документы могут быть утверждены человеком, который их создал, но это устраняет сдержки и противовес.Вместо этого, по крайней мере, еще один человек должен просмотреть и утвердить документ.

Что означает процесс утверждения документов?

Под процессом утверждения документа понимаются шаги, выполняемые отдельными лицами в процессе утверждения. Используя тот же пример, приведенный выше, скажите, что рассматриваемый документ является контрольным списком качества установки на месте. Рабочий 1 заполняет контрольный список и отправляет его руководителю группы A. Руководитель группы A следует определенному процессу, чтобы определить, соответствует ли документ спецификации. Это включает проверку следующего:

  • Работник 1 указал свое имя?
  • Работник 1 указал сайт и владельца проекта?
  • Работник 1 указывал, кто был бригадиром на стройплощадке?
  • Работник 1 оценил все разделы контрольного списка?
  • Есть ли какие-либо ответы контрольного списка, требующие немедленного внимания?

Когда менеджер Alpha получает документ, она следует другому процессу утверждения.Это может включать следующие этапы проверки:

  1. Работник 1 заполнил все важные разделы?
  2. Руководитель группы А подписал документ?
  3. Есть ли какие-либо проблемы, отмеченные руководителем группы A в документе?
  4. Следует ли мне давать какие-либо рекомендации перед утверждением и отправкой документа клиенту?

Что такое рабочий процесс утверждения?

Люди часто используют термины рабочий процесс и процесс как синонимы, но между ними есть ключевые различия.В то время как процесс утверждения детализирует конкретные шаги на каждом участке маршрута, рабочий процесс отображает этот маршрут.

Используя приведенный выше пример, процесс утверждения следует очень линейному рабочему процессу. Тем не менее, это не всегда так.

Рассмотрим эти изменения:

  1. Рабочий 1 заполняет контрольный список плотницких работ.
  2. Рабочий 2 заполняет контрольный список сантехники.
  3. Рабочий 3 заполняет контрольный список электрооборудования.
  4. Мастер просматривает контрольные списки и отправляет их руководителю группы А.
  5. Руководитель группы A просматривает контрольные списки и отправляет их бухгалтеру для утверждения бюджета.
  6. Бухгалтер связывается с финансовым контролером проекта, а затем повторно отправляет документ руководителю группы A.
  7. Руководитель группы A просматривает документы и отправляет их на утверждение менеджеру Alpha.

Отображение такого процесса в настройках рабочего процесса было бы намного сложнее, чем просто рисовать одну строку за другой. Вот почему так важно наладить процесс утверждения.

Как создать шаги процесса утверждения

Создать процесс утверждения довольно просто, особенно если вы используете инструменты автоматизации, доступные сегодня. Каждый процесс утверждения может незначительно отличаться, но есть несколько общих шагов, которые необходимо выполнить для создания любого процесса.

1. Начните со стандартизированных форм

Некоторые компании предоставляют работникам свободу действий для определения того, что включать в отчет. Иногда этого бывает достаточно. Чаще всего лучше работают стандартизованные формы. В формах четко указано, что работники должны проверять, и подробно описаны.

2. Определите шаги

Рассматривайте каждый процесс утверждения как отдельный объект, а затем подробно описывайте этапы. В идеале вы должны заручиться поддержкой людей, которые выполняют эти шаги, чтобы ничего не пропустить. Если вы это сделаете, ваш процесс автоматизации также пропустит эти шаги. Хуже того, людям может потребоваться некоторое время, чтобы заметить, когда система запущена и работает.

3. Определите маршрут

Когда вы узнаете, каковы конкретные задачи и действия, вы сможете определить, кто за них отвечает.Вы даже можете решить изменить исходный процесс, чтобы утверждения проходили по более простому маршруту. Например, бригадир может заполнить все контрольные списки. Затем все контрольные списки, связанные с бюджетом, могут быть отправлены непосредственно финансовому контролеру для утверждения, а затем — менеджеру Alpha. Это значительно упрощает процесс.

4. Составьте план рабочего процесса

Упрощенный маршрут позволяет значительно упростить карту рабочего процесса с меньшим количеством возвратов и обратно. Для выполнения этого шага вам может потребоваться помощь менеджера проекта.Есть также приложения для управления рабочим процессом, которые могут помочь.

5. Проверить и выполнить

Всегда начинайте с небольшого образца и простого задания. Затем просмотрите процесс, примените обратную связь и постепенно расширяйте автоматизированный процесс утверждения. Обратите внимание, что отображение некоторых пропущенных шагов может занять недели или больше, поэтому продолжайте просматривать и настраивать процесс утверждения, пока не найдете то, что работает для вас.

Как Fluix может улучшить процесс утверждения

Компания Fluix предлагает инструменты автоматизации, которые сделают вашу работу проще и быстрее.Мы считаем, что автоматизация сложных шагов может высвободить человеческий капитал для вашего бизнеса, чтобы он смог реализовать свой истинный потенциал. Мы также считаем, что технологии не должны стоить руки и ноги, поэтому предлагаем наши программные услуги всего за 20 долларов в месяц. Узнайте, как мы можем революционизировать способ утверждения документов в вашей организации.

Как создать процесс утверждения

Процессы утверждения

могут принести пользу организациям любого типа и размера во всех отраслях.Вы можете создать процесс утверждения для любой повторяемой системы, который можно разбить на отдельные шаги для формального утверждения представленной работы. Некоторые из наиболее распространенных типов процессов утверждения включают отправку счетов-фактур, документы и творческие ресурсы, заказы на закупку, прогнозируемые бюджеты, планы проектов, заявки на поступление в колледж и прием или одобрение лекарств Управлением по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA).

Ниже мы покажем вам основные аспекты каждого из этих процессов утверждения, а также то, как разработать сам процесс.Хотя конкретные шаги, которые вы предпринимаете для создания процесса утверждения, будут зависеть от системы, которую вы выберете для его создания, эти логические карты помогут вам определить рабочий процесс, который лучше всего подходит для ситуации и ваших конкретных требований.

Как создать процесс утверждения контента или документа

Утверждение контента повсеместно применяется во всех отраслях и во всех типах организаций. Они включают любые творческие ресурсы, письменные работы, такие как статьи или копии в социальных сетях, или любую другую документацию, которая требует утверждения перед публикацией.

Чтобы создать процесс утверждения контента, выполните следующие действия:

  • Content Manager назначает задачи: Редактор создает расписание задач и назначает определенные рабочие элементы каждому производителю контента (в данном примере — писателю).
  • Writer получает уведомление по электронной почте: Создайте стандартный способ уведомления авторов об их задачах. Уведомления по электронной почте просты в использовании и содержат запись о назначении.
  • Автор рецензирует Задания: Писатель просматривает задание и, при необходимости, запрашивает у редактора разъяснения по задачам.
  • Автор отправляет первый черновик редактору: Это начальный этап отправки, когда автор отправляет первый черновик своей работы на рецензию редактору.
  • Редактор возвращает Комментарии: В большинстве процессов утверждения контента будет как минимум один раунд редактирования. Итак, создайте шаг, на котором редактор вносит изменения и возвращает отправку автору, чтобы при необходимости внести дополнительные изменения.
  • Автор отправляет окончательный черновик: После внесения необходимых правок они возвращают содержимое редактору для второй проверки.
  • Редактор утверждает или отклоняет контент: Здесь редактор имеет возможность одобрить или отклонить контент.
    • Утвердить: Содержание официально одобрено.
    • Отклонить: Писатель должен внести больше правок. Этот цикл редактирования может продолжаться до тех пор, пока редактор не будет удовлетворен и содержание не будет официально одобрено.
  • Производитель публикует контент: После того, как все правки завершены, контент публикуется.

Как создать процесс утверждения счета

Подача счетов-фактур — еще одна распространенная практика, которую можно улучшить с помощью стандартизированного процесса утверждения. Ежемесячно вы можете получать счета-фактуры от поставщиков, подрядчиков или даже внутренних сотрудников, требующих возмещения, поэтому создание повторяемого и надежного процесса утверждения поможет обеспечить своевременную оплату всем должным образом.

Чтобы создать процесс утверждения счета, выполните следующие шаги:

  1. Поставщик отправляет по электронной почте или отправляет счет-фактуру через онлайн-портал в Счета к оплате: Поставщик отправляет свой счет в правильный отдел или единственному утверждающему (обычно бухгалтерскому учету или счетам к оплате).При использовании онлайн-портала счет автоматически направляется соответствующему лицу или отделу.
  2. Проверка счета на соответствие: Это первоначальная проверка, проводимая утверждающим органом. Соответствие будет отличаться в зависимости от конкретной организации, но в целом счет следует проверять на точность и включать всю необходимую сопроводительную документацию. Здесь есть два варианта:
    • Счет-фактура соответствует требованиям: Счет-фактура может перейти к следующему этапу процесса утверждения.
    • Счет-фактура не соответствует требованиям: Счет-фактура возвращается поставщику, который обновит и повторно представит счет.
  3. Внутренний отдел имеет требуемую информацию от поставщика: Для обработки счета и отправки платежа утверждающий орган часто должен включать подтверждающую информацию или документацию о том, как и почему они утвердили счет. Итак, сделайте шаг в свой процесс, чтобы убедиться, что в него включена необходимая вспомогательная документация.
    • Включены вспомогательные материалы: Счет-фактура помещается в очередь платежей, обрабатывается и отправляется отправителю.
    • Не включены вспомогательные материалы: Счет-фактура приостанавливается до тех пор, пока утверждающий орган не соберет всю необходимую документацию. Как только это произойдет, счет-фактура возвращается на этап окончательной проверки и, если он одобрен, помещается в очередь платежей, а затем обрабатывается.

Как создать процесс утверждения заказа на поставку

Заказ на покупку (ЗП) — это документ, отправляемый покупателем продавцу с просьбой запросить определенное количество товаров или услуг по согласованной цене.Создание процесса утверждения для заказов на покупку может помочь вам отслеживать скорость входящих запросов, управлять запасами и ресурсами, а также вести журнал вашего внешнего бизнеса.

Чтобы создать процесс утверждения заказа на поставку, выполните следующие действия:

  1. Заказ на поставку получен: Покупатель официально отправляет первоначальный запрос на товары или услуги от продавца. Опять же, подумайте о создании онлайн-портала для подачи заявок. Отсюда путь утверждения может отличаться в зависимости от того, поступил ли заказ на покупку от существующего или нового клиента.Вот оба возможных сценария:
    • ЗП от существующего клиента: Если ЗП от существующего клиента, он обрабатывается одним из двух способов:
      • Утверждено: Если все верно и у клиента нет непогашенного остатка, заказ на покупку утверждается и заказ обрабатывается.
      • Непогашенный остаток: Если у клиента есть непогашенный остаток, он отправляется другой стороне для рассмотрения и утверждения (шаг 2 ниже).
    • ЗП от нового клиента: Новому покупателю, возможно, придется заполнить заявку на кредит, чтобы убедиться, что он оборудован для оплаты товаров или услуг, запрошенных в ЗП.
  2. Представлено контроллеру для утверждения: Утверждающий орган проверяет ЗП и любые подтверждающие документы (кредитная заявка, история платежей и т. Д.) И либо утверждает, либо отклоняет ЗП.
    • Утверждено: Заказ на поставку утвержден, и заказ обработан.
    • Не утвержден: Заказ на поставку не соответствует требованиям и отклонен. Иногда покупатель запрашивает другую форму оплаты, или продавец может пересмотреть ЗП и повторно отправить его контроллеру на утверждение.

Как создать процесс утверждения годового прогнозируемого бюджета

Большинство компаний должны предложить годовой или квартальный бюджет, прежде чем они смогут официально принять проекты и выделить средства.Поскольку большая часть — если не все — операции организации зависят от предварительно утвержденного бюджета, очень важно иметь процесс утверждения.

Чтобы создать процесс утверждения бюджета, выполните следующие действия:

  1. Запрос бюджета: Исполнительный совет представляет свой проект бюджета.
  2. Настройка бюджетной системы: Если у вас еще нет системы для управления и распределения бюджета, вы можете встроить ее в свой процесс утверждения.Завершите этот шаг как можно раньше, так как он будет информировать остальную часть вашего процесса обзора бюджета и распределения средств.
  3. Разработайте базовый бюджет и распределите: Координатор бюджета определяет базовый годовой бюджет, на основе которого вы будете измерять предлагаемые бюджетные потребности.
  4. Просмотр, уточнение правил и распространение: Это первоначальная проверка, обычно выполняемая аналитиком.
  5. Изменить и отправить бюджет: Составители внутреннего бюджета изменяют предлагаемый бюджет на основе отзывов проверяющего (аналитика) и повторно отправляют его.В некоторых случаях первоначальный отправитель (в данном случае исполнительный совет) также может нести ответственность за изменение и повторное представление бюджета.
  6. Обзор бюджета: Назначенный рецензент бюджета сейчас просматривает самый последний проект бюджета.
    • Утверждено: В случае утверждения специалист по анализу бюджета отправляет окончательную версию бюджета обратно аналитику для следующего раунда проверок.
    • Отклонено: Бюджет возвращается составителю бюджета для следующего раунда редактирования, а затем повторно передается рецензенту бюджета.Для утверждения бюджета этот процесс может потребовать нескольких попыток.
  7. Проверка представленного бюджета: Аналитик выполняет еще одну проверку представленного бюджета, который теперь утвержден рецензентом бюджета.
  8. Консолидировать бюджеты и представить: Теперь, когда бюджет утвержден всеми аналитиками и аналитиками, координатор бюджета собирает информацию и представляет ее исполнительному совету для окончательного утверждения.
  9. Проведение обсуждения бюджета: Исполнительный совет рассматривает изменения, внесенные утверждающими органами, и утверждает или отклоняет бюджет.
    • Утверждено: Бюджет официально утвержден и включен в годовое планирование организации. Средства выделены.
    • Отклонено: Исполнительный совет повторно представляет предлагаемый бюджет (возможно, с изменениями) координатору бюджета; цикл снова начинается с шага 3.

Как создать план проекта и процесс утверждения бюджета

Каждый проект, который принимает организация, должен сначала пройти серию одобрений.При таком большом количестве конкурирующих проектов, бюджетов и отделов процесс утверждения помогает организовать проекты и расставить приоритеты.

Чтобы создать план проекта и процесс утверждения бюджета, выполните следующие действия:

  1. Отправить проектное предложение: Это первоначальная отправка, когда команды определяют и запрашивают проект, за который они хотят взяться. Здесь вы можете найти шаблон плана проекта.
  2. Оцените базовые затраты и графики, а также расставьте приоритеты для проектов: На этих этапах составьте проект бюджета и сроков на основе вашего проектного предложения и примерно расставьте приоритеты для проектов.Перед переходом к следующему шагу между этими двумя шагами может быть некоторое время назад и вперед.
  3. Оцените альтернативы и сценарии финансирования: В случае отклонения вашего предложения важно рассмотреть альтернативы — как для спецификации вашего проекта, так и для бюджета. Постройте шаг, чтобы набросать другие варианты или аспекты вашего первоначального плана.
  4. Утвердить или отклонить проекты: Предложение рассматривается утверждающим органом и либо утверждается, либо отклоняется.
    • Одобрено: В случае одобрения, для вашего проекта выделяется финансирование, и вы можете провести запуск проекта.
    • Отклонено: В случае отклонения предложение аннулируется. Тем не менее, вы также можете создать шаг для отправителей, чтобы они пересмотрели план проекта и повторно отправили его на утверждение.

Как создать процесс приема и поступления в колледж

Колледжи и университеты принимают большое количество абитуриентов и, как таковые, должны создать автоматизированный, последовательный процесс утверждения для приема и зачисления студентов.Хотя перечисленные ниже шаги — это то, что могут выполнить академические учреждения, вы также можете изменить схему процесса приема для участия в других программах.

Чтобы создать процесс приема и поступления в колледж, выполните следующие действия:

  1. Заявление на поступление в колледж получено и направлено регистратору колледжа для первоначального утверждения: Заявление подается (обычно через портал, такой как общее приложение или веб-сайт университета). Регистратор или любой другой административный утверждающий орган выполняет первоначальную проверку и либо утверждает, либо отклоняет заявку.
    • Одобрено: Заявка проходит первоначальную проверку, и информация о следующем шаге отправляется студенту, подающему заявку.
    • Отклонено: Заявка студента прекращается, и информация отправляется заявителю.
  2. Проведите индивидуальное собеседование: Во многих академических учреждениях собеседование требуется как часть процесса подачи заявления. Однако некоторые этого не делают, поэтому этот шаг не является обязательным.
    • Интервью прошло успешно: Если собеседование прошло успешно, колледж или университет делает условное предложение кандидату и переходит на следующий этап.
    • Собеседование не выполнено: Заявка студента отклонена.
  3. Условное предложение, выданное студенту: Университет официально предлагает абитуриенту зачисление. Студент может принять или отказаться от предложения.
    • Студенты принимают предложение: Студент принимает условия предложения университета и оплачивает обучение в школе.
    • Студент отказывается Предложение: Заявка отброшена.На этом этапе университет также может запросить обратную связь от заявителя для использования в будущих циклах подачи заявок.
  4. Проблемы колледжа Прием студента: После того, как колледж получает оплату за обучение, студент зачисляется в университет.

Как создать процесс утверждения лекарственных средств Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (FDA)

Каждый фармацевтический препарат, представленный сегодня на рынке США, должен пройти длительный процесс утверждения в соответствии с требованиями Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA).Следующий план взят непосредственно с веб-сайта FDA.

Первый этап: доклинический: На этом этапе лицо или организация, спонсирующая препарат (спонсор препарата), обнаруживает и проверяет препарат.

  1. Разработан препарат и протестированы животные: После того, как спонсор разработал новый препарат и хочет, чтобы он был одобрен FDA, они проводят испытания на животных, чтобы получить информацию о безопасности и эффективности лекарственного соединения.
  2. Заявка на новый исследуемый препарат (IND): Спонсор препарата подает заявку IND в FDA для получения разрешения.Это приложение содержит информацию о результатах испытаний на животных, а также о составе и производстве препарата.

Этап второй: Клинический: Этот этап состоит из клинических исследований спонсора лекарственного средства и испытаний предлагаемого лекарственного средства.

  1. Фаза 1 (20-80 добровольцев): Эта фаза тестирования в первую очередь касается выявления наиболее распространенных побочных эффектов и того, как лекарство перерабатывается в организме человека. Это подчеркивает безопасность.
  2. Этап 2 (сотни добровольцев): На этом этапе подчеркивается эффективность и проверяется, как лекарство влияет на определенное заболевание или недомогание.
  3. Этап 3 (тысячи добровольцев): На этом этапе испытатели собирают больше информации о безопасности и эффективности предлагаемого препарата. Они также тестируют его в сочетании с другими лекарствами, разными дозировками и разными группами населения, чтобы понять эффекты.

Этап третий: рассмотрение заявки на новый лекарственный препарат (NDA): FDA проводит всестороннюю проверку нового лекарственного средства, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям и безопасно для утверждения.

  1. Обзорное совещание: FDA встречается со спонсором препарата для обсуждения результатов тестирования.
  2. Заявление о неразглашении: Спонсор подает официальную заявку и включает в себя все данные проведенных тестов на животных и людях.
  3. Проверка заявки: У FDA есть 60 дней на то, чтобы рассмотреть заявку о неразглашении информации и решить, подавать ее или нет.
    • Зарегистрирован: Если FDA подает NDA, оно переходит к следующему этапу проверки.
    • Не подано: FDA также может отказаться от подачи NDA. На этом предложение препарата прекращается.
  4. Заявка проверена: Если FDA решает подать NDA, они проводят рассмотрение заявки для оценки исследований спонсора и самого препарата.
    • Одобрено: В случае одобрения препарат переходит к следующему этапу.
    • Отклонено: В случае отклонения предложение аннулируется.
  5. Маркировка лекарств: FDA проверяет официальную маркировку лекарств и редактирует ее, чтобы обеспечить надлежащий обмен сообщениями с профессионалами здравоохранения и потребителями.
  6. Инспекция предприятия: FDA проводит инспекцию предприятий, на которых будет производиться препарат, для обеспечения безопасности.
  7. Одобрение лекарств FDA: Препарат официально одобрен FDA.

Этап четвертый: постмаркетинговый: Постоянные усилия предприятий здравоохранения по надлежащему маркетингу препарата среди населения.

Часто задаваемые вопросы: поиск судебных документов и информации

Какие интернет-ресурсы доступны?

Веб-сайт Суда предоставляет доступ к мнения, приказы, протокол, судебные календари, стенограммы, расписания, правила, гиды посетителей, справочники по обращению с чемоданами, пресс-релизы и другая общая информация. Мнения обычно доступны на веб-сайте в течение пяти минут после их публикации из Скамья.

Кто имеет доступ к библиотеке Верховного суда?

Правило 2.1 Верховного суда гласит: «Суд Библиотека доступна для использования соответствующим персоналом этого Суда, членами Коллегии Суда, Члены Конгресса и их юридические сотрудники, а также поверенные США и федеральных властей. отделов и агентств «. Основная задача библиотеки Верховного суда — помогать судьям в выполнении своих уставных обязанностей с лучшей справочной и исследовательской поддержкой наиболее эффективным, этичным и экономичным способом.Если позволяет время, вопросы общественности непосредственно относящиеся к истории и работе Верховного суда и требующие ресурсов, уникальных для Верховный суд, можно ответить.

Может ли библиотека Верховного суда помочь мне с общим вопросом исследования права?

Нет, ваша местная юридическая библиотека — лучшее место для начала. Пожалуйста, проверьте Библиотеку Конгресса В поисках местного Библиотека для публичной библиотеки рядом с вами. Если вам нужна юридическая помощь, см. Руководство для потребителей по юридической помощи, общенациональное справочник юридических услуг, поддерживаемый Американской ассоциацией юристов.

Где я могу найти список дел Верховного суда по определенной теме?

Ваша местная юридическая библиотека будет лучшим местом для начала такого рода исследований. Два печатных дайджеста, Дайджест отчетов Верховного суда США (LexisNexis) и Дайджест Верховного суда США (Запад), предоставляют способы поиска дел по названию или по теме.

Для доступа в Интернете бесплатный поиск отчетов США доступен по адресу FindLaw и Легальная информация Институт (LII) Корнельского университета.Подписные базы данных отчетов США также доступны. Более подробную информацию о том, где можно найти мнения, см. Где получить заключения Верховного суда.

Есть ли у Верховного суда руководство по стилю написания сводок? Не могли бы вы посоветовать, как Верховный суд будет ссылаться на тот или иной документ?

Верховный суд не имеет руководства по стилю для адвокатов в Суде. См. Руководства для адвокатов на странице «Руководства по ведению дел» веб-сайта Суда.Вы можете проконсультироваться у Э. Грессмана, К. Геллера, С. Шапиро, Т. Бишопа и Э. Хартнетта, Практика Верховного суда (9-е изд. 2007 г.). Это практическое руководство доступно во многих юридических библиотеках и содержит подробную информацию для практикующих в Верховном суде. Дополнительная опция — поиск в материалах Верховного суда цитирования на аналогичный документ.

Как мне найти цитату из отчетов США по делу?

Если certiorari было предоставлено или нижеследующее решение было подтверждено в краткой форме, отменено и т. Д.по постановлению Суда позвоните в Офис корреспондента по телефону 202-479-3390. Перед тем, как позвонить, подготовьте номер дела в реестре Верховного суда, название дела и дату выдачи приказа. Если дело было решено согласно заключению Суда, нажмите кнопку «Последние решения» в верхней части домашней страницы (www.supremecourt.gov), прокрутите вниз, пока не найдете свое дело по дате, номеру дела или имени в таблице мнений, затем проверьте заголовок вверху нечетных страниц заключения для U.С. Репортажи цитируют.

Как мне найти ссылку в отчетах США для заключения Суда?

Улучшение процессов утверждения документов

Почему на утверждение или публикацию документов уходит так много времени? В недавнем случае мы работали с организацией, которой потребовалось 376 дней для утверждения плаката с сопроводительной запиской / информационным сообщением, но при этом потребовалось всего 29 дней практических усилий. Так что же здесь происходит на самом деле?

Этот анимационный ролик демонстрирует безумие подобных процессов.

Это неприятно, когда вы что-то просите, а на то, чтобы появиться, уходят недели. Есть большая вероятность, что ваши процессы слишком сложны, содержат слишком много шагов и требуют больше усилий, чем необходимо для выполнения работы.

Вот четыре проблемы, которые обычно приводят к длительным процессам проверки и утверждения:

Один размер подходит всем: включение файлов с низким уровнем риска в сложный процесс, предназначенный для файлов с высоким уровнем риска.

Мы работали с командой над улучшением процесса подготовки информационных записок.После анализа типов создаваемых заметок, этапов процесса, продолжительности времени, необходимого для утверждения и других данных, команда обнаружила, что для типичного файла средней сложности требовалось более 25 часов усилий и четыре недели на подготовку. обратиться к Генеральному директору на согласование.

Основными виновниками были тяжелое отслеживание, многочисленные уровни проверки, бесконечное форматирование и предотвратимое редактирование. Такой уровень усилий был «необходим» для сложных файлов с высоким риском, составляющих около 60% рабочей нагрузки, но для остальных файлов с низким уровнем риска это был классический случай чрезмерной обработки.Вместо того, чтобы по умолчанию использовать универсальный подход, команда по усовершенствованию создала контрольный список задач, чтобы гарантировать, что были рассмотрены самые простые варианты с минимальными усилиями, оставив существующий процесс обрабатывать более сложные файлы, для которых он был изначально разработан.

Является ли официальный информационный бюллетень лучшим вариантом? Вместо этого рассмотрите:

  • Электронная почта
  • Устный брифинг на следующей встрече
  • Таблица данных
  • Диагамма
  • Другое
Переписывание: ответ на вопрос, заданный отправителем, плюс семь других незаданных вопросы и / или тратить столько же (или больше) времени на форматирование документа, как и на его содержание.

Переписывание происходит, когда человек, составляющий документ, не на 100% ясно понимает, на какой вопрос конечному пользователю нужен ответ, и поэтому составляет более подробный ответ на несколько вопросов, заданных или нет. Чем длиннее документ, тем больше вероятность того, что он будет отредактирован, что еще больше усугубит проблему. Добавьте к этому принуждение, которое многие из нас тратят на форматирование документов столько же времени, сколько на сам контент, и чрезмерная обработка, связанная с созданием и утверждением документов, может выйти из-под контроля.

Задавая заранее вопросы о работе, которую должен выполнить письменный документ, — хороший способ избежать этого. Вот несколько предложений:

  1. Спросите своего клиента: «Для каких результатов вы нанимаете этот документ? Какие проблемы он должен решить? »
  2. Спросите себя: «Что нужно этому документу для выполнения этой работы или решения этой проблемы?»
  3. Документ — правильное решение? Действительно ли это продукт с добавленной стоимостью?
  4. Составьте проект с этими вопросами в качестве вашей путеводной звезды.

Создание руководств по редактированию и использование шаблонов может снизить трудозатраты, количество черновиков и затраченное время до 50% в случае с одним отделом коммуникаций, с которым мы работали.

Бюрократическое раздувание Когда мы обнаруживаем слабое место, мы немедленно добавляем новые элементы управления или отчеты поверх существующих элементов управления или отчетов, создавая процессы, которые являются чрезмерно и излишне тяжелыми.

Когда что-то идет не так в процессе, коленный рефлекс является немедленной контрмерой для устранения проблемы.Со временем новые элементы управления устанавливаются поверх старых элементов управления предыдущих поколений и presto, бюрократическое раздувание вступает во владение и начинается чрезмерная обработка. Точно так же запросы на специальные отчеты имеют привычку становиться постоянными. Одно отделение со штатом в 50 человек подготовило более 200 регулярных отчетов, многие из которых остались неиспользованными. Печально то, что предоставление этих ненужных отчетов делает нас слишком занятыми, чтобы тратить время на выявление и устранение тех, которые не добавляют ценности.

Лучший способ найти и устранить бюрократическую раздутость — сделать ее видимой.Составьте карту процесса. Потратив время на то, чтобы визуально показать этапы процесса, вы увидите, где возникает избыточность. Устранение избыточности позволит использовать меньшее количество более эффективных средств контроля и отчетов, сохраняя при этом удовлетворенность аудиторов.

Передача работы: когда работа передается от одного человека к другому

Когда кто-то принимает часть работы от кого-то другого, общие затраченные усилия увеличиваются. Почему? Получателю необходимо просмотреть файл, задать уточняющие вопросы и приступить к работе.Во время передачи часто возникает недопонимание, создавая еще больше работы. Вместо того, чтобы разбивать задачу на мелкие части, подумайте о том, чтобы объединить шаги, чтобы уменьшить количество передач и связанных с этим усилий, которые можно предотвратить.

Эти четыре примера ни в коем случае не являются единственными проблемами этих процессов, но они иллюстрируют то, на что следует обращать внимание.

Даже если вы видите, что они происходят в вашей организации, и принимаете меры по их устранению, вам может потребоваться сделать еще один шаг и изучить основные причины, которые приводят к чрезмерной обработке, прежде чем вы сможете их устранить.

Основная причина №1: Недоверие.

В средах с низким уровнем доверия процессы расширяются, чтобы добавить больше времени и усилий, затрачиваемых на проверку, проверку и повторную проверку. На рабочем месте с высоким уровнем доверия и когда бизнес-процесс достаточно устойчив и доказал свою надежность, большая часть чрезмерного анализа и контроля исчезает. Книгу Стивена М.Р. Кови «Скорость доверия: единственное, что меняет все» обязательно к прочтению по этой теме.

Основная причина № 2: Недостаточная видимость

Никто не любит крутить колеса.Предыдущие примеры чрезмерной обработки, вероятно, не произошли бы, если бы люди могли видеть , что происходит. Отображение этапов процесса, требуемых усилий и времени делает проблемы видимыми, чтобы их можно было решить. Это также выявит любые различия между предполагаемыми этапами процесса и тем, что на самом деле происходит в реальной жизни (см. Диаграмму ниже). Вы не можете управлять тем, чего не видите, — а если вы этого не видите, вы, вероятно, не сможете это улучшить. И люди, на которых вы полагаетесь, не могут выполнить свою работу.Сделать процесс видимым — это первый шаг, и очень важно держать его на виду, чтобы люди не сбились с пути. Наконец, создание таких привычек, как еженедельные встречи для выявления и решения проблем, может предотвратить возвращение чрезмерной обработки на сцену.

Процесс утверждения | Руководство по автоматизированным процессам утверждения на 2021 год

Работа часто должна быть одобрена менеджерами и директорами в каждой организации, прежде чем она сможет официально начаться или перейти к следующему этапу.Процессы утверждения стандартизированы в компаниях, чтобы определять, как представленные работы должны быть одобрены и отклонены.

Однако эти процессы медленные и наполнены задержками, если они не созданы и не оптимизированы точно. Хотя большинство организаций начинают оцифровывать процессы утверждения, они все еще не активно автоматизируют эти процессы, что может привести к снижению производительности и эффективности.

Что такое процесс утверждения?

Процесс утверждения — это тип бизнес-процесса, который включает шаги для официального утверждения работы на разных уровнях организации.Работа может включать в себя бюджеты, счета-фактуры, схемы проектов, маркетинговые инициативы или любые другие элементы, требующие согласования из разных отделов.

Стандартный процесс утверждения состоит из следующих элементов:

Подача документов

Документами для подачи может быть все, что необходимо утвердить, будь то счет-фактура, предложение на закупку или любой другой внутренний документ.

Утверждающие

Утверждающие — это те, кто решает, следует ли утвердить представленные документы или отклонить.Если у вашего процесса есть разные уровни утверждения, важно решить, кто утвердит документы первым.

Уровни разрешений

Для обеспечения безопасности во всей организации крайне важно установить разные уровни разрешений для каждого пользователя, чтобы вы могли контролировать, кто может просматривать, редактировать, отклонять или утверждать отправленные документы.

Срок погашения

Как и любой другой бизнес-процесс, в процессах утверждения также должны быть установлены крайние сроки, чтобы их можно было инициировать и завершить своевременно.

Журналы

Запись каждого шага процесса утверждения так же важна не только для поддержания прозрачности во всей организации, но и для удобного просмотра и отслеживания всех действий в случае несоответствия.

Два примера процессов утверждения, используемых организациями

При наличии правильных процессов утверждения вы можете быстро просмотреть каждый результат и быстрее получить утверждения. Тип создаваемого вами процесса утверждения будет зависеть от результатов и отделов, с которыми вы имеете дело.

Давайте посмотрим на два примера:

1. Утверждение счетов-фактур

Перед утверждением счета бухгалтерия должна проверить ряд параметров. В этом случае процесс утверждения может иметь контрольный список, который можно использовать, чтобы убедиться, что все необходимые параметры, включая номер счета, цену, дату и условия платежа, проверены до того, как счет будет очищен. Форма может проходить через рабочий процесс, включая покупку, финансирование и тех, кто фактически получает товары или услуги.

2. Творческие согласования

По сравнению с утверждением счетов, творческие утверждения имеют более сложный процесс. Например, вам может потребоваться несколько шагов, чтобы включить написание контента, графических дизайнеров и веб-техников, каждый из которых получит условное одобрение после завершения работы.

Рабочие процессы также могут зависеть от:

  • Количество изменений, которые можно запросить
  • Срок ревизии
  • Количество дней, необходимое для доставки дизайна

Имея эти параметры утверждения, дизайнеры могут быть уверены, что их рабочая нагрузка не вырастет внезапно, и им также не придется беспокоиться о реакции клиентов.

Преимущества автоматизации процесса утверждения

Процессы утверждения вручную занимают больше времени и более подвержены ошибкам. С другой стороны, автоматизация процессов утверждения может дать вам больше контроля, прозрачности и позволит членам вашей команды быстро получать утверждения.

Некоторые из многих преимуществ автоматизации процессов утверждения включают:

Пользовательские шаблоны : со встроенными шаблонами вы можете легко создавать новые рабочие процессы для процесса утверждения, настраивая эти шаблоны вместо того, чтобы разрабатывать один с нуля.Это, в свою очередь, позволяет сэкономить время и ускорить процесс утверждения.

Возможности редактирования : После того, как вы создали рабочий процесс для процесса утверждения и начнете его использовать, могут потребоваться некоторые изменения в параметрах или процедурах, которые изначально существовали. Вы можете легко отредактировать существующий автоматизированный процесс утверждения вместо того, чтобы создавать новый.

Лучшее соответствие и безопасность : Автоматизируя процессы утверждения, вы можете записывать каждый этап процесса, который затем можно легко просмотреть для проверки соответствия во время внутреннего аудита.Вы также можете обеспечить более строгую безопасность во всей организации, предоставив доступ к документам утверждения только пользователям, которые участвуют в процессе.

Бесперебойное сотрудничество : Для сложных проектов утверждения мониторинг действий каждого участника и обеспечение надлежащего потока информации может быть невероятно утомительной задачей. Отслеживание различных уровней процесса утверждения, обновление данных для разных пользователей и соблюдение сроков может стать намного проще, если процессы автоматизированы.

Как создать процесс утверждения в Kissflow

Kissflow — это облачный инструмент управления бизнес-процессами и рабочими процессами, который поможет вам автоматизировать процессы утверждения в вашей организации менее чем за 15 минут.

Это приложение без кода с интуитивно понятными инструментами перетаскивания, которые позволяют автоматизировать рабочие процессы самым простым способом. Он также предлагает повышенную безопасность данных с доступом на основе ролей, что означает, что вы можете контролировать, кто имеет доступ к данным.

Вы можете создать автоматизированные процессы утверждения в Kissflow всего за три шага:

Шаг 1. Создайте форму

Первым шагом является создание формы, включающей все параметры вашего процесса утверждения.Kissflow Workflow позволяет пользователям добавлять настраиваемые поля для прикрепления файлов, автоматического заполнения данных, таблиц и многого другого.

Шаг 2. Создайте рабочий процесс

Следующим шагом является создание рабочего процесса для процесса утверждения. Это может быть так же просто, как одноэтапный процесс, в котором участвует только ваш руководитель группы, или он может включать несколько уровней утверждения из разных отделов в организации.

Шаг 3. Добавьте утверждающих и отправителей

Последний шаг — добавить всех людей, участвующих в процессе утверждения, чтобы они могли отправлять, просматривать, утверждать или отклонять документы.На этом этапе вы также можете решить, каким пользователям разрешено редактировать и изменять данные.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *