Внесение записей в трудовую книжку: Правила заполнения трудовой книжки — СКБ Контур

Содержание

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки / КонсультантПлюс

III. Внесение изменений и исправлений

в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

Общие сведения

В соответствии с федеральными законами от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатели с 15 февраля 2020 г. представляют сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонда Российской Федерации (далее – ПФР) в
электронном виде.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 г., осуществляется только в электронном виде. Если в 2020 г. работник не подал никакого заявления, то на него ведется трудовая книжка. Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется для тех, кто в 2020 г. был безработным или же не исполнял трудовые функции в связи с временной нетрудоспособностью, нахождением в отпуске, отстранением от работы. Для этого необходимо подать работодателю одно из письменных заявлений по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.

Перечень сведений в «электронной трудовой книжке» аналогичен практически всем сведениям в трудовой книжке (информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода; место работы; вид мероприятия; должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия; причины прекращения трудового договора). Вопросы-ответы о переходе на электронную трудовую книжку, перечне сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке, и др. содержатся на официальном сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка».
В целях пополнения имеющейся у Пенсионного фонда Российской Федерации информации сведениями о периодах работы до 1 января 2020 г. принят Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 30-ФЗ «О внесении изменений в статьи 12 и 16 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В соответствии с нормами указанного закона граждане вправе обратиться в органы Пенсионного фонда Российской Федерации для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке.

Нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

  1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  2. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г.
    № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  3. Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  4. Указ Президента Российской Федерации от 6 октября 2020 г. № 616 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации»
  5. Постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2020 г. № 1017 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  6. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2020 г. № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
  7. Приказ Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсовПенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)»)
  8. Приказ Минтруда России от 24 августа 2020 г. № 533н «Об утверждении особенностей представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц»
  9. Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматомсведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»)

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Ответ: Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки законом не предусмотрено.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

 

Обоснование: Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Процедура перехода от традиционных к электронным трудовым книжкам предусмотрена ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ).

На лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Право на сохранение трудовой книжки остается у ограниченного круга лиц. К таким лицам, в частности, относятся работники, которые по 31.12.2020 подали работодателю заявление о сохранении формата ведения трудовой книжки в бумажном виде (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

При этом, если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, работодатель выдает ему трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Таким образом фиксируется факт подачи работником заявления о ведении трудовой книжки в связи с изменениями в трудовом законодательстве.

Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки действующим законодательством не предусмотрено, поскольку для такого работника в порядке ведения бумажной трудовой книжки ничего не меняется.


Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки? (Консультация эксперта, 2020)

 

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой — Российская газета

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии «трудовой»? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей «РГ — Неделя».

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

О чем не пишут в книжках

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Фото: Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

отмена, запись, образец заполнения в 2022 году

Понятие трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников N 58 от 29.07.93, утвержденной Приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения.

Прежде всего,  трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности сотрудника.

Трудовые  книжки   ведутся  на  всех  работников, независимо от формы собственности предприятия, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и  временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих  по  совместительству,  трудовые  книжки  ведутся только по месту основной работы.

При поступлении на работу сотрудник обязан предъявлять  администрации  предприятия,  учреждения,  организации  трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается!

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия,  учреждения, организации в присутствии работника не позднее 5 дней, после принятия его на работу.  Сведения  о  работнике  заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

В трудовую книжку вносятся:
  • сведения о работнике:  фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
  • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение. Записи о наименовании работы или должности, на которые принят  работник,  производятся:  для  рабочих  в  соответствии  с наименованиями      профессий,      указанных       в       Едином тарифно-квалификационном  справочнике  работ  и профессий рабочих; для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в  Единой номенклатуре должностей служащих,  или в соответствии со штатным расписанием;
  • сведения о награждениях и поощрениях:  награждения орденами и медалями,  присвоение почетных званий;  награждения и поощрения за успехи в работе,  предусмотренные правилами внутреннего  трудового распорядка   и   уставами   о   дисциплине;   другие  поощрения  в соответствии с действующим законодательством;
  • сведения об  открытиях,  на  которые   выданы   дипломы,   об использованных  изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

С каждой записью,  вносимой в трудовую книжку, о назначениях,   перемещениях  и  увольнении  частный предприниматель  обязан  ознакомить владельца этой книжки.

В день увольнения трудовая книжка должна быть выдана работнику. Записи  о  причинах  увольнения  должны  производиться   в трудовой   книжке   в   точном   соответствии   с   формулировками  действующего законодательства  и  со  ссылкой  на  соответствующую статью и пункт закона.

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью,  инвалидностью,  уходом  на  пенсию, зачислением  в  высшее  или  среднее специальное учебное заведение либо  в   аспирантуру   и   по   другим   причинам,   с   которыми законодательство  связывает  предоставление  определенных  льгот и преимуществ,  запись об увольнении вносится в  трудовую  книжку  с указанием этих причин.

В  тех  случаях,  когда  в  трудовой  книжке   заполнены  все   страницы   соответствующих   разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Трудовые  книжки  хранятся  у  администрации предприятия, учреждения,  организации как  бланки  строгой  отчетности,  а  при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.

При  увольнении  рабочего  или  служащего  все  записи  о работе,  награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном  предприятии,  в  учреждении,  организации, заверяются    подписью   руководителя   предприятия,   учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью.

Лицо,  потерявшее  трудовую  книжку,  обязано  немедленно заявить об  этом  администрации  по  месту  последней  работы.  Не позднее  15  дней  после  заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат».

Ответственность за организацию работ по  ведению,  учету, хранению  и  выдаче  трудовых  книжек  возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. Ответственность за  своевременное  и  правильное   заполнение трудовых  книжек,  за их учет,  хранение и выдачу несет специально уполномоченное   лицо,   назначаемое   приказом    (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения,  учета, хранения  и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную,  а в предусмотренных законом случаях и иную ответственность.

Как заполнять трудовую книжку?

Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 2019, в графе 2 трудовой книжки записывается «05. 01.2019″.

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью: запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрения.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Министерства и ведомства по согласованию с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут, как исключение, разрешить предприятиям, работают в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенные в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцам книг соответствующих сообщений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

Исправления в трудовой книжке

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т. д., исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. В случае необходимости владелец или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книг сведений о работе.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и удостоверяется печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия — облархивом, госархивом Киева, госархивом Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях и другие должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

     В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

     Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления занесенных ранее записей.

     В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении «, «Сведения о поощрениях » трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

     В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то

недействительна «. Принят по такой-то профессии (должности) и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.

     В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе «. При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за

N таким-то недействительна » уволен … и отмечается новая формулировка.

     В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

     При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «Дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Занесение в трудовую книжку сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и с ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

В графе 3 раздела «Сведения о работе» как заголовок пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, о в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят или назначенный в такой-то цех, отдела, подразделение, на участок, производство «с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.

Показатели, указанные в этих Списках обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указывается в отдельном порядке. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы работника название предприятия меняется, то об этом отдельным порядком в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то «, а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

 Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно- исследовательской хоздоговорной тематики и при прохождении стажировки подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе и стажировки согласно полученными данными. Справки хранятся в личных делах указанных лиц, как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т.д.), хранятся непосредственно у работников.

Физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в государственной службе занятости. При приеме на работу вносится запись: «Принятый на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору

(Указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости), при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (Дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»), а при увольнении — запись: «Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украина) «, при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, независимо от места регистрации трудового договора, и удостоверяются его печатью.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой  действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТ Украины «.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по  причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию «в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТ Украины «.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер. Днем увольнения считается последний день работы.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: «Уволен в связи с переводом работу в такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТ Украины «.

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п.5 ст.36 КЗоТ Украины «.

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывается «Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украина «и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии».

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен вноситься второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного 1938 и 1974 образцов).

Как восстановить трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения в другие сроки владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже его работы до поступления на предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую было принято работника. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Собственник или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

 Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, делается надпись «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник.

Дубликат выдается на основании заявления работника и  полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при Службе безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где работал работник, предоставляется в произвольной форме.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись: «Дубликат аннулирован «, заверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращается его владельцу.

Образец бланка трудовой книжки

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 27 квітня 1993 р. № 301

{На зміну зразка трудової книжки установлено, що колонцифри проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія і номер — на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64, згідно з Постановою КМ № 131 від 02.03.94}

Зразок

ГЕРБ УКРАЇНИ

ТРУДОВА

КНИЖКА

Сторінка 1 ГербУкраїни    ТРУДОВА КНИЖКА СЕРІЯ ……… №  Прізвище_______________________________________ 

Ім’я____________________________________________ 

По батькові______________________________________          

Дата народження_________________________________ 
(число, місяць, рік)  

Дата заповнення »     «____19____р. Підпис власника книжки __ 

М.П. Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок_____________________________
(розбірливо)

  
Сторінка 2-17(8 розворотів) ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ Серія і номер* 


запису
Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число місяць рік
1 2 3 4
           

  Сторінка 18-21(2 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ 


запису
Дата Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число місяць рік
1 2 3 4
           

 __________* Серія і номер зазначаються на одній з чотирьох сторінок кожного розгорнутого листа трудової книжки.   Сторінка 22-29(4 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ 


запису
Дата Відомості про заохочення, пов’язані з роботою на підприємстві, в установі або організації На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число місяць рік
1 2 3 4
           

   Сторінка 30-31(1 розворот) ВІДОМОСТІ ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЇ__________________________________________ 

Электронные трудовые книжки

С 10 июня 2021 года ведение трудовых книжек в бумажной форме становится необязательным.

Учет трудовой деятельности работника будет осуществляться в электронной форме в реестре о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

По требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу. При этом храниться трудовая книжка будет у работника.

В трудовую книжку вносятся следующие записи:

  • о принятии на работу;
  • перевод;
  • увольнение;
  • поощрения и награды за успехи в работе.

Страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенными в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование «, а за периоды, за которые не внесены данные в реестр о застрахованных лицах государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее.

Назначение пенсии по возрасту будет осуществляться автоматически (без обращения лица) в случае получения застрахованным лицом права на назначение пенсии по возрасту по достижении пенсионного возраста, на основании сведений, имеющихся в системе персонифицированного учета, если до достижения пенсионного возраста, лицо не сообщило о желании получать пенсию с более позднего возраста.

Партнер Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку Юридические услуги

Автор: Антонина Борисовна Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: журнал «Налоговый лоцман», №9 (95), сентябрь 2008 г.

Для каждого работающего человека трудовая книжка – основной документ о его деятельности. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, при заполнении трудовой книжки не всегда удается избежать ошибок. И ошибки, как правило, обнаруживают в самый неподходящий момент: при выходе сотрудника на пенсию, при переходе на другую работу. Давайте разберем, как можно внести изменения и исправления в этот документ.
    Основными нормативными актами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:
  •     Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66) , далее ТК РФ;
  •     Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, далее Правила.
  •     Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 , далее Инструкция;
    Замена или дополнение первоначально верных записей называются изменениями в трудовую книжку, а исправления – это замена ошибочных, неверных записей.
    Согласно пункта 27 Правил, исправление ошибочных, неверных записей в трудовой книжке производится:
  •     по месту работы, где была внесена данная запись;
  •     либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе, увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное). В этом случае работодатель обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. В случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п.28 Правил). Документом, подтверждающим ликвидацию организации, является выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.
    Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил). Это могут быть личные карточки, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и т.п.
    Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций: экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства (абз.2 п.29 Правил).
Изменения в титульном листе
В титульный лист трудовой книжки обычно вносятся именно изменения, а не исправления (п.2.3 Инструкции).
    Исправления в титульном листе трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускаются. Если в титульном листе трудовой книжки при первичном заполнении была сделана ошибка, то испорченный бланк нужно уничтожить, составив об этом акт, и заполнить уже без ошибок новый бланк. К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно прилагать их подлинные номер, вырезав их из бланков перед уничтожением. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются (пункты 42, 48 Правил).
    Рассмотрим классический пример: сотрудник принимался на работу с одним именем, а впоследствии имя работника было изменено в порядке перемены имени (п.2 ст.19 Гражданского кодекса РФ, гл.VII Федерального закона от 15.11.1997 г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Изменения в титульном листе трудовой книжки производятся на основании подтверждающего документа – свидетельства о перемене имени. При этом старые данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и указываются новые. Необходимо обратить внимание на то, что зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, ставится подпись ответственного лица и печать организации (печать кадровой службы). Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки. Основаниями для внесения изменений Инструкция называет паспорт, свидетельство о перемене имени, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака и другие документы.
Нередко возникают случаи, когда девичья фамилия сотрудницы зачеркнута, сверху написана новая фамилия, однако поясняющая запись на внутренней стороне обложки отсутствует, а предприятие, допустившее оплошность, больше не существует. В данном случае необходимо руководствоваться пунктом 26 Правил, согласно которому изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы. Поскольку бывший работодатель отсутствует, а для пользователей информации, содержащейся в трудовой книжке (в основном это сотрудники пенсионных фондов) важно, чтобы произошедшие в статусе работника изменения были зафиксированы вообще, то работодатель, у которого работает работник в настоящее время, может сделать необходимую запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки, соответствующе заверив ее. Однако отделу кадров целесообразно попросить работника написать заявление с просьбой исправить упущение с объяснением причин длительной ошибки в ведении трудовой книжки и указанием факта ликвидации предприятия, а также внимательно изучить сведения, содержащиеся в паспорте работницы (имя, отчество, дату рождения, факт заключения брака (дату заключения, фамилию супруга, орган регистрации согласно штампу)) и свидетельстве о браке и сопоставить их. Во избежание споров с сотрудниками пенсионных органов относительно позднего устранения ошибки работнице может быть выдана соответствующая справка, в которой будет поясняться, что запись об основании изменения фамилии была сделана по последнему месту работы на основании заявления работницы и в соответствии с пунктом 26 Правил.
    Сведения об образовании, профессии или специальности работника вообще не изменяются, а только дополняются. Если эти данные в трудовой книжке отсутствовали, то просто заполняют необходимые строки (п.2.4 Инструкции).
Приведем пример: в строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер». Таким образом, дополнительная запись вносится без зачеркивания старой.
В то же время ошибка в трудовой книжке может быть сделана при внесении изменений в титульный лист трудовой книжки. В этом случае исправления вносятся в обычном порядке, так как сведения, указываемые в титульном листе трудовой книжки, не относятся к сведениям о работе, награждении или увольнении (п.30 Правил). Ошибки, допущенные при внесении изменений в титульный лист трудовой книжки, исправляются по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы в соответствии с документом, послужившим основанием для внесения изменений (п. 27 Правил). Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и вносятся верные. На внутренней стороне обложки делается подтверждающая исправление запись, например «исправленному Дина на Диана верить», и делается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Исправительная запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (печатью кадровой службы).
Сведения о работе
    Согласно пункту 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Неверную запись признают недействительной и вносят правильные данные. Для этого нужно сделать следующее:
  •     в графе 1 проставляется порядковый номер, следующий за последней записью;
  •     в графе 2 вписывается дата внесения записи;
  •     в графе 3 указывается: «Запись за № таким-то недействительна». Далее вносится запись в правильном варианте;
  •     в графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
Запись может быть оформлена следующим образом:
 № записи Дата ведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
   Общество с ограниченной ответственностью «Актив» (ООО «Актив») 
 
5 01.11.2006  Принят в отдел технического контроля на должность технологаПриказ от 01. 11.2006   №15
  6 01.11.2006 Запись за №5 недействительна. Принят в отдел технического контроля на должность ведущего технолога   
 Приказ от 01.11.2006   №15
    
    В таком же порядке исправляются все неточные или неправильные записи – о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией или самим работодателем незаконными. В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (абз.1 п.1.2 Инструкции).
Запись может быть оформлена следующим образом:
 № записи Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
 5 01. 11.2006 Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации 
Инспектор отдела кадров     М.П.
Подпись работника    
Общество с ограниченной ответственностью    
  «Профи» (ООО «Профи») 
 Приказ от 01.11.2006   №15
 6 20.01.2007  Запись за №5 недействительна. Восстановлен на прежней работе Приказ от                   20.01.2007   №7

либо:
 5
 01.11.2006 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса   
  Российской Федерации    
  Инспектор отдела кадров                   М. П.    
                Подпись работника    
Общество с ограниченной ответственностью    
                «Профи» (ООО «Профи»)
 Приказ от 01.11.2006   №15
 6 20.01.2007 Запись за № 5недействительна. Уволен в связи с  несоответствием  выполняемой работе вследствие состояния здоровья, подпункт «а» пункта 3 части первой статьи 81 Трудового  кодекса Российской Федерации    
  Инспектор отдела кадров  М.П.    
                Подпись работника   
 Приказ от 20.01.2007   №7

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится соответствующая запись, а в графе 4 делается ссылка на наименование документа, на основании которого внесена запись, его дату и номер (п. 23 Правил, п.3.4 Инструкции).
 101.11.2006Непрерывный трудовой стаж восстановлен с 05.05.2004Акт комиссии от 01.11.2006
       
Следует также отметить, что если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п.33 Правил).

Изменение наименования организации-работодателя

    Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации – работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.
Таким образом, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.  Внесение каких-либо записей в графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» в связи с изменением наименования организации-работодателя Инструкцией не предусмотрено.
Запись может быть оформлена следующим образом:


  Общество с ограниченной ответственностью    
                «Актив» (ООО «Актив»)
 
 5  01.11.2006  Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера       №41
Общество с ограниченной ответственностью   
  «Актив» (ООО «Актив») с 15. 07.2007   
  переименовано в Общество с ограниченной    
  ответственностью «Группа Актив» (ООО «Группа Актив»)
Приказ от 01.11.2006
Приказ от 20.07.2007   №35 

В случае изменения организационно-правовой формы организации – работодателя (реорганизации) запись в трудовой книжке может быть оформлена следующим образом:
    Закрытое акционерное общество «Профи» (ЗАО «Профи») 
 5 01.11.2006  Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера
Закрытое акционерное общество «Профи» (ЗАО «Профи») с 15.07.2007 преобразовано в Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи»)   
Приказ от 01. 11.2006   №41 Приказ от 20.07.2007   №35

Обратите внимание на то, что и переименование, и реорганизация считается осуществленной не с момента принятия решения учредителями (участниками), а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц (Федеральный закон от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таким образом, в графах 3 и 4 должна быть указана дата не протокола собрания учредителей (или решение единственного учредителя), а дата внесения записи в ЕГРЮЛ, указанная в соответствующем Свидетельстве. На основании данного свидетельства оформляется приказ (распоряжение) работодателя о внесении в трудовые книжки работников сведений о переименовании или реорганизации. В графе 4 указываются номер и дата этого приказа.

Нюансы исправлений
    Если неправильная запись обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Специалист кадровой службы просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Но бывает, что ошибка выявляется через несколько лет. Рассмотрим возможные варианты исправлений.
    Если после внесенной неправильной записи работник уже успел устроиться на новое место работы, то исправления вносят в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер. Затем делают запись о признании недействительной записи под номером «Х» и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления, а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ с указанием наименования работодателя.
Запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

 
Закрытое акционерное общество «Актив» (ЗАО «Актив)   
 
 4 30. 09.2004  Принят в отдел маркетинга на должность Приказ от технолога    30.09.2004   №26
 5 01.11.2006 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса   
Российской Федерации    
  Инспектор отдела кадров          М.П.    
  Подпись работника    
Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи»)   
 Приказ от 01.11.2006   №15
 6 15.01.2007  Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам 
 
 7 20.01.2007 Запись за №4 недействительна. Принят в отдел маркетинга на должность маркетолога    Приказ ЗАО «Актив» от 30.09.2004   №26

Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение, то необходимо обратить внимание на следующий момент. Увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии и дата. Затем вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.
Запись в трудовой книжке может выглядеть следующим образом:
    Закрытое акционерное общество «Актив»    
                (ЗАО «Актив)   
 
4
 30. 09.2004 Принят в отдел маркетинга на должностьПриказ от технолога    30.09.2004   №26
5
 01.11.2006 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса   
Российской Федерации    
  Инспектор отдела кадров    М.П.    
  Подпись работника    
  Закрытое акционерное общество «Актив»    
  (ЗАО «Актив)
 Приказ от 01.11.2006   №15
6
 01.11.2006 Запись за № 4 недействительна. Принят в отдел маркетинга на должность маркетолога   
 Инспектор отдела кадров   М.П.    
 Подпись работника 
 Приказ от 30.09.2004   №26

Обратите внимание, что при отсутствии печати и подписи уполномоченного лица, внесенный блок записей может быть расценен как необоснованный.
Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку работника, пришедшего к бывшему работодателю через определенное количество времени исправить запись за тот период, когда он работал у данного работодателя, а в трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.
Ошибка при оформлении кадровых документов может повлечь штраф, восстановление незаконно уволенного работника, выплату такому сотруднику компенсации (если из-за неверной записи в трудовую книжку работник не смог устроиться на новую работу). Если работодатель откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать сделать это работодателя через суд. Поэтому, если вы обнаружили, что при внесении записей в трудовую книжку совершена ошибка, необходимо ее исправить.
Ведение трудовых книжек и внесение изменений и исправлений в них должно осуществляться в строгом соответствии с действующим законодательством.

Как быть, если трудовая книжка закончилась, а запись о работе велась в сведениях о награждении?

Согласно п. п. 38, 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением Правил и подлежит исправлению.

В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждениях, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Таким образом, если при заполнении трудовой книжки записи о работе работника были внесены в раздел «Сведения о награждении», эти записи необходимо признать недействительными и заново внести указанные сведения во вкладыш. При этом допустимо одной строкой признать недействительными сразу несколько записей в трудовой книжке работника.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником (п. 28 Правил).

Если же организация-работодатель была ликвидирована, то исправить записи, внесенные этой организацией в трудовую книжку, возможно будет только после устройства работника на новое место работы, поскольку в соответствии с п. 28 Правил только на новом месте работы вносятся записи в таких случаях.

Основанием для внесения новым работодателем записи об исправлении могут быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.

На заметку: если записи о работе сделаны в разделе «Сведения о награждениях», Пенсионный фонд РФ может не учесть их при подсчете трудового (страхового) стажа сотрудника (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).

Об исправлении записей в трудовой книжке смотрите выпуск Видеогида по кадрам «Как исправить ошибки в трудовой книжке».

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Как публиковать записи журнала в Главной книге

Как владелец бизнеса, вы выполняете ряд задач, включая бухгалтерский учет. Вы несете ответственность за создание записей в журнале после каждой транзакции. Но это не все. Вам также необходимо знать, как публиковать записи журнала в главной книге. Узнайте, как здесь.

Обзор главной книги

Ваша главная книга — это запись, используемая для сортировки и суммирования бизнес-транзакций. В своей бухгалтерской книге записывайте транзакции с использованием дебета и кредита.Дебет и кредит всегда должны балансировать. Это равные, но противоположные записи. Если они не сбалансированы, ваши книги и финансовые отчеты будут неточными.

В главной книге есть пять основных типов счетов:

  • Активы
  • Обязательства
  • Капитал
  • Выручка / Доход
  • Расходы

Каждый тип учетной записи может иметь различные субсчета. Например, активы могут включать текущие или сберегательные счета.

Для проводки в главную книгу необходимо использовать двойную бухгалтерию.При двойном бухгалтерском учете вы записываете две записи для каждой транзакции с использованием дебета и кредита.

Ваша главная книга содержит необходимую информацию для создания финансовой отчетности, такую ​​как баланс предприятия, отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках. В свою очередь, ваши финансовые отчеты могут дать вам четкое представление о финансах вашего бизнеса.

Обзор записей журнала

Каждый раз, когда ваша компания совершает транзакцию, вы должны записывать ее в свои бухгалтерские книги.Есть несколько шагов, которые вы должны выполнить при учете транзакции. Первым шагом является запись операций в журнале.

Используйте свой журнал для идентификации транзакций. Ваш журнал дает вам текущий список бизнес-транзакций. Каждая строка в журнале называется записью в журнале. И каждая запись в журнале содержит конкретную информацию о транзакции, в том числе:

  • Дата операции
  • Описание / Примечания
  • Имя учетной записи
  • Сумма (т.г., $100)

Записи журнала также используют пять основных учетных записей и вспомогательных учетных записей, чтобы оставаться организованными. Кроме того, в записях журнала используются/требуются дебеты и кредиты. При записи записей в журнале убедитесь, что ваши дебетовые и кредитовые балансы совпадают.

Дебет и кредит по-разному влияют на пять основных счетов. Одни счета увеличиваются за счет дебета, другие — за счет кредита. Используйте приведенную ниже диаграмму, чтобы увидеть, как дебет и кредит влияют на учетные записи:

Записи журнала: Пример

Поначалу записи в журнале могут показаться запутанными.Но как только вы освоитесь, запись записей в дневнике станет менее пугающей. Посмотрите, как это делается ниже.

Допустим, вы заплатили арендную плату за место своего бизнеса. Ваша арендная плата составляет 1500 долларов в месяц. Ваша запись в журнале будет выглядеть примерно так:

.
Дата данные Notes Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Расходы Платная аренда 1500
Денежные средства 1500

Ваш счет расходов увеличивается с дебетом.Дебетуйте свой счет расходов на 1500, чтобы показать увеличение расходов на аренду. Ваш денежный счет является активом. Чтобы уменьшить свой денежный счет, зачислите на него 1500.

Как публиковать записи журнала в главной книге

После того, как вы записали транзакции в свой журнал, пришло время перенести их в вашу главную книгу. Чтобы ваши бухгалтерские книги были точными, публикуйте каждую транзакцию из своего журнала в главной бухгалтерской книге.

Используйте бухгалтерскую книгу для классификации и организации транзакций. При размещении записей в бухгалтерской книге перемещайте каждую запись в журнале в отдельную учетную запись.

Перенесите суммы дебета и кредита из вашего журнала на ваш бухгалтерский счет. Ваши записи в журнале действуют как набор инструкций. При размещении записей журнала в главной книге не изменяйте никакую информацию. Например, если вы дебетуете счет в записи журнала, дебетуйте тот же счет в своей бухгалтерской книге.

Имейте в виду, что в вашей главной бухгалтерской книге перечислены все транзакции в одной учетной записи. Это позволяет узнать баланс каждого счета. Но чтобы найти баланс, вам нужно заняться математикой.После внесения записей в бухгалтерскую книгу рассчитайте следующие остатки:

  • Счета активов и расходов: вычесть общую сумму кредитов из общей суммы дебетов
  • Счета пассивов, собственного капитала и доходов: вычесть общую сумму дебета из общей суммы кредита

Если вы не хотите возиться с расчетами самостоятельно, рассмотрите возможность приобретения программного обеспечения для бухгалтерского учета. С помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета вы можете записывать транзакции в свою бухгалтерскую книгу, а программное обеспечение выполняет расчеты за вас.

Если вы немного растерялись — не расстраивайтесь. Вместо этого выполните следующие шаги, чтобы опубликовать записи журнала в главной книге:

  1. Создание записей журнала
  2. Убедитесь, что дебет и кредит в ваших записях журнала равны
  3. Переместите каждую запись журнала на отдельный счет в бухгалтерской книге (например, Расчетный счет)
  4. Используйте одни и те же дебеты и кредиты и не меняйте никакую информацию
  5. Рассчитать остатки на счетах в главной книге

Как разместить записи журнала в главной книге: пример

Чтобы ваши записи были точными, вы должны делать записи в главной книге по мере совершения транзакций.В конце каждого периода (например, месяца) переносите записи журнала в свою бухгалтерскую книгу.

Записи книги распределены по разным счетам. Счета, называемые Т-счетами, организуют ваши дебеты и кредиты для каждого счета. Для каждой категории в вашем бухгалтерском журнале есть Т-счет.

Вот пример того, как может выглядеть ваша учетная запись главной книги после публикации записей журнала:

Дата Описание Дебет Кредит
XX / XX / XXXX депозит 2000
XX / XX / XXXX Аренда 1500
XX / XX / XXXX депозит 1 000
XX / XX / XXXX депозит 3000
Инвентарный 1 000
Итого 6,000 2,500
Итого 3,500

Итоговая строка даетПоскольку это чековый (активный) счет, вычтите кредиты из своих дебетов, чтобы получить общий баланс счета.

Почему записи бухгалтерской книги важны?

Есть ряд причин, по которым записи бухгалтерской книги так важны. Бухгалтерские записи:

  • Держите себя в порядке
  • Упростить поиск транзакций
  • Разделить транзакции
  • Позвольте вам увидеть общую картину финансового состояния вашей компании
  • Показать вам закономерности в доходах и расходах

Наряду с перечисленными выше преимуществами размещение записей в главной бухгалтерской книге помогает выявить бухгалтерские ошибки в ваших записях.Выявление ошибок на ранней стадии поможет вам избежать более серьезных проблем в будущем, таких как неточные финансовые отчеты и налоговые декларации.

Поддержание вашей бухгалтерской книги в актуальном состоянии может помочь вам избежать штрафов и гарантировать, что ваши записи дадут вам точную картину финансов вашего бизнеса.

Регистрация транзакций в ваших книгах не должна быть болезненным процессом. Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии позволяет с легкостью поддерживать актуальность и точность бухгалтерских книг. Попробуйте бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 11 мая 2017 г.

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Создание записи журнала в QuickBooks Online

Узнайте, как делать записи журнала в QuickBooks Online.

Записи в журнале являются последним средством для ввода транзакций. Они позволяют вам перемещать деньги между счетами и заставлять балансировать ваши книги определенным образом. Используйте их, только если вы разбираетесь в бухгалтерском учете или следуете совету своего бухгалтера.Вы также должны хорошо понимать дебет и кредит .

Вот несколько причин для создания записи в журнале.

  • Ввод дебета и кредита вручную, как в традиционных системах учета.
  • Перевод денег между доходными и расходными счетами.
  • Перевод денег со счета активов, обязательств или собственного капитала на счет доходов или расходов.

Создать запись в журнале

  1. Выберите + Новый .
  2. Выберите Запись журнала .
  3. В первой строке выберите учетную запись из поля  Учетная запись . В зависимости от того, нужно ли вам дебетовать или кредитовать счет , введите сумму в правильный столбец.
  4. В следующей строке выберите другой счет, на который или с которого вы переводите деньги. В зависимости от того, вводили ли вы дебет или кредит в первой строке, введите ту же сумму в противоположном столбце.
  5. Проверьте суммы. У вас должна быть одинаковая сумма в столбце Кредит в одной строке и в столбце Дебет в другой. Это означает, что счета находятся в балансе.
  6. Введите информацию в раздел заметок, чтобы вы знали, почему вы сделали запись в журнале.
  7. Выберите Сохранить и создать новый или Сохранить и закрыть .

Правильно сделанные книги гарантированы.

Наймите бухгалтера, сертифицированного QuickBooks, для классификации транзакций и ежемесячной сверки банковских выписок, чтобы ваши бухгалтерские книги всегда были на 100 % точными. Узнайте больше о QuickBooks Live Bookkeeping .

Бухгалтерские записи: определение, инструкции и примеры

Каждая транзакция вашего бизнеса требует записей в журнале.Они принимают транзакции и преобразуют их в информацию, которую вы, ваш бухгалтер или бухгалтер используете для создания финансовых отчетов и налоговых деклараций.

Вот все, что вам нужно знать об этом важном строительном блоке бухгалтерского учета, включая то, что они собой представляют, почему они важны и как их сделать.

Что такое запись в журнале?

Записи журнала — это то, как вы записываете финансовые операции. Чтобы сделать запись в журнале, вы вводите сведения о транзакции в бухгалтерские книги вашей компании.На втором этапе цикла бухгалтерского учета ваши записи в журнале помещаются в главную книгу.

Каждая запись в главной книге будет включать дату транзакции, сумму, затронутые счета с номером счета и описание. Запись в журнале может также включать ссылочный номер, например номер чека, вместе с кратким описанием операции.

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или отдаете бухгалтерский учет на аутсорсинг, ваши записи в журнале могут быть не видны, но они создаются в серверной части, обеспечивая точность и актуальность ваших книг.

Для чего нужны записи в журнале?

Как только бизнес-операции вводятся в ваши бухгалтерские журналы, они публикуются в вашей главной книге. Подумайте о «публикации» как об «обобщении» — главная книга — это просто сводка всех ваших записей в журнале.

Главная бухгалтерская книга является основой вашей финансовой отчетности. Он используется для подготовки финансовых отчетов, таких как отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и (в зависимости от того, какой тип учета вы используете) отчет о движении денежных средств.

Финансовые отчеты являются ключом к отслеживанию эффективности вашего бизнеса и точному заполнению налогов. Они позволяют вам сразу увидеть, как работает ваш бизнес.

Рекомендуемая литература: Как читать (и анализировать) финансовые отчеты

Как скамья может помочь

Просматривать каждую транзакцию и делать записи в журнале очень сложно. Но с помощью Bench вся информация о ваших транзакциях импортируется на платформу и проверяется опытным бухгалтером.Не нужно вручную вводить записи журнала, дважды думать о классификации транзакций или сканировать недостающую информацию — кто-то другой сделает все это за вас. Выучить больше.

Двойная бухгалтерия

Существует два способа ведения бухгалтерского учета (и, следовательно, два способа внесения бухгалтерских проводок): одинарная и двойная.

Думайте о двойной записи как о системе GPS, показывающей вам как пункт отправления, так и пункт назначения. Он покажет вам, откуда берутся деньги и куда они идут.

Единая бухгалтерия намного проще. Если вы тратите деньги на канцелярские товары, запишите это. Если вы делаете продажу, запишите это. Вам не нужно указывать счет, который финансировал покупку или на который была внесена продажа.

На сегодняшний день наиболее распространенной формой бухгалтерского учета является двойная запись. Мы будем использовать примеры с двойной записью, чтобы объяснить, как работают записи журнала.

Если вы новичок в бухгалтерском учете с двойной записью и не знаете разницы между дебетом и кредитом, сделайте паузу здесь.Тогда ознакомьтесь с нашим визуальным руководством по дебету и кредиту. Он научит вас всему, что вам нужно знать, прежде чем продолжить эту статью.

Общие примеры журналов

Конкретные журналы, которые вы будете использовать для своей бухгалтерии, будут зависеть от того, каким бизнесом вы занимаетесь. В целом они делятся на две категории: общий журнал и специальные журналы .

Общий журнал содержит записи, которые не вписываются ни в один из ваших специальных журналов, например, доходы или расходы по процентам.Это также может быть место, где вы записываете корректирующие записи.

Специальные журналы , также называемые счетами, используются для записи обычных повседневных операций в вашей системе учета. Все ваши специальные журналы перечислены в вашем плане счетов. Общие примеры имен учетных записей включают:

.
  • Продажи: доход, который вы регистрируете от продаж

  • Дебиторская задолженность: деньги, которые вам должны

  • Денежные поступления: деньги, которые вы получили

  • Возврат продаж: продаж, которые вы возместили

  • Покупки: платежей, которые вы сделали

  • Кредиторская задолженность: деньги, которые вы должны

  • Капитал: нераспределенная прибыль и инвестиции владельцев

Примеры журнальных записей

У тебя сегодня напряженный день. Вы встретитесь с клиентом, купите канцтовары и зайдете в банк, чтобы оплатить кредит.

Вы получаете оплату от клиента по счету

Когда вы навещаете своего клиента, он оплачивает счет на 600 долларов, который вы ему отправили.

Кассовая книга
Дата Описание Дебет Кредит
3/21 ноября Счет № 123 600 долларов

Дата позволяет узнать, когда запись была записана.

Описание содержит соответствующие примечания, чтобы вы знали, откуда поступают или куда уходят деньги. В данном случае это номер счета.

Дебет отмечает, что на ваш денежный счет добавляются 600 долларов.

Кредит банкноты, оставляющие деньги наличными. В этом случае деньги не выплачиваются.

В то же время, когда вы делаете эту запись, вы должны сделать другую в счете дебиторской задолженности (т. е. деньги, которые клиенты должны вам) бухгалтерский счет:

Журнал учета дебиторской задолженности
Дата Описание Дебет Кредит
нояб.3, 2021 Счет № 123 (600 долларов США)

Деньги удаляются из дебиторской задолженности — ваш клиент больше не должен вам 600 долларов — поэтому он указан как кредит (написано в скобках). Здесь сумма кредита и сумма дебета совпадают.

Вы взяли канцелярские принадлежности

На обратном пути со встречи с клиентом вы остановились, чтобы забрать канцелярские товары на 100 долларов.

Кассовая книга

Когда счет был оплачен, деньги поступили на кассовый счет, поэтому мы записали это как дебет.Но сейчас деньги уходят со счета, поэтому мы зачисляем на счет уходящую сумму.

Дата Описание Дебет Кредит
3 ноября 2021 г. Товары для офиса (100 долларов США)
Журнал расходов

Подобно тому, как каждое действие имеет равное и противоположное противодействие, каждый кредит имеет равное и противоположное дебетование. Поскольку мы кредитовали кассовый счет, мы должны дебетовать расходный счет.

Дата Описание Дебет Кредит
3 ноября 2021 г. Товары для офиса 100 долларов

Вы вносите платеж по банковскому кредиту

Наконец, вы останавливаетесь в банке, чтобы оплатить кредит. Когда вы вносите платеж по кредиту, часть идет на баланс кредита, а остальная часть оплачивает расходы по процентам. Это называется основной суммой кредита и процентами.

Это пример составной записи. Это происходит, когда сумма дебета или кредита состоит из нескольких строк.

Давайте рассмотрим платеж в размере 1000 долларов, из которых 800 долларов идут на остаток по кредиту, а 200 долларов — на процентные расходы.

Кассовая книга

Для наличной части мы записываем 1000 долларов, списанных со счета (кредит).

Дата Описание Дебет Кредит
нояб.3, 2021 Платеж по кредиту (1000 долларов США)
Журнал расходов

В журнале расходов записываем дебет на сумму, которая пошла на проценты, отдельно от суммы, уменьшающей остаток.

Дата Описание Дебет Кредит
3 ноября 2021 г. Платеж по кредиту — Проценты 200 долларов
Кредитный журнал

Наконец, мы записываем дебетование суммы, которая пошла на погашение основного долга.

Дата Описание Дебет Кредит
3 ноября 2021 г. Платеж по кредиту — Основная сумма 800 долларов

Здесь дебет был разбит на несколько строк: сумма процентов и основная сумма.

Закрытие бухгалтерских проводок

В конце финансового года вы закрываете свои журналы доходов и расходов — это также называется «закрытием бухгалтерских книг» — вытирая их начисто.Таким образом, вы сможете начать все заново в новом году, без переноса каких-либо доходов или расходов.

Вы не можете просто стереть все эти деньги — они должны куда-то деться. Итак, когда пришло время закрывать, вы создаете новую учетную запись под названием сводка доходов и переводите туда деньги.

Вот упрощенный пример того, как это может выглядеть.

Сначала зачислите все деньги со своих счетов активов . В этом примере это только наличные деньги:

Журнал доходов от продаж
Дата Описание Дебет Кредит
Дек. 31, 2021 Всего за год 12 000 долларов США

Закрытие счетов доходов к сводке доходов

Затем спишите все свои расходы со счетов расходов. В данном примере это только кредиторская задолженность.

Журнал расходов
Дата Описание Дебет Кредит
31 декабря 2021 г. Всего за год (3000 долларов США)

Закрыть Счета расходов в Сводку доходов

После этого сводной журнал доходов будет выглядеть так:

Журнал сводки доходов
Дата Описание Дебет Кредит
Дек.31, 2021 Общий доход 12 000 долларов США
Итого расходов (3000 долларов США)
Общий доход 9000 долларов

Корректировка записей журнала

Если вы используете учет по методу начисления, вам необходимо ежемесячно вносить корректирующие записи в свои журналы.

Корректирующие записи гарантируют, что расходы и доходы за каждый отчетный период совпадают, поэтому вы получаете точный баланс и отчет о прибылях и убытках.Ознакомьтесь с нашей статьей о корректировке записей в журнале, чтобы узнать, как это сделать самостоятельно.

Приведенная выше информация представляет собой обзор того, как работают записи журнала, если вы ведете бухгалтерский учет вручную. Но большинство людей сегодня используют бухгалтерское программное обеспечение для записи транзакций. Когда вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вышеуказанные шаги по-прежнему применяются, но программное обеспечение для бухгалтерского учета обрабатывает детали за кулисами.

Некоторые владельцы малого бизнеса любят делать записи в дневнике. Большинство не знает. Если вы относитесь ко второй категории, пусть Bench навсегда избавит вас от ведения бухгалтерского учета.

Что такое запись в журнале? Руководство для начинающих

Записи в журнале используются для записи финансовой деятельности вашего бизнеса. Бухгалтерские записи либо записываются во вспомогательные книги, если вы ведете свои книги вручную, либо они записываются непосредственно в главную книгу (Главную книгу), если вы используете бухгалтерское программное обеспечение.

Как бы они ни были записаны, они необходимы для любого бизнеса.


Обзор: что такое запись в журнале?

Как владелец малого бизнеса, вы обычно берете на себя работу бухгалтера или бухгалтера.Частью этой работы является запись записей журнала.

Если вы знакомы с терминами бухгалтерского учета, вы знаете, что записи в журнале — это просто запись всех ваших деловых операций. Это первый шаг в бухгалтерском цикле и, возможно, самый важный, поскольку они представляют все финансовые операции, которые повлияют на ваш бизнес.

Важно знать, как создать правильную запись в журнале или общую запись для вашего бизнеса. Записи в бухгалтерском журнале всегда следуют методу учета с двойной записью, при этом каждая запись в журнале всегда имеет запись по дебету и запись по кредиту.

Записи журнала всегда датированы и должны включать описание транзакции. Бухгалтеры и бухгалтеры обычно присваивают уникальный номер каждой записи в журнале, когда они вводятся вручную, а при использовании бухгалтерского программного обеспечения ваше приложение автоматически присваивает номер каждой записи в журнале.


Как подготовить записи в журнале для вашего малого бизнеса

Первым шагом в подготовке записей в журнале для вашего бизнеса является точное определение того, какую транзакцию необходимо ввести.

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, большинство записей в журнале выполняется вашим программным обеспечением для бухгалтерского учета, поэтому вам нужно будет вводить только корректирующие записи на конец месяца, например, при сверке банковских счетов или при вводе начислений для расчета заработной платы. и другие расходы.

В качестве примера рассмотрим следующее. Вы посещаете местный магазин канцтоваров и покупаете бумагу и ручки для своего бизнеса. Общая сумма покупки $150.00. Вот как вы могли бы подготовить запись в журнале.

Шаг 1. Определите учетные записи, которые будут затронуты

Прежде чем вы сможете написать и опубликовать запись в журнале, вам необходимо определить, какие учетные записи в вашей главной книге будут затронуты вашей записью в журнале. В этом примере будут затронуты ваш счет канцелярских принадлежностей и ваш кассовый счет.

Советы по выбору правильных счетов:
  • Сначала отсортируйте свои транзакции: Если у вас есть банковские депозиты, расходы и записи о продажах, сортировка их по типу транзакций значительно облегчит запись ваших записей в журнале.
  • Руководствуйтесь здравым смыслом при определении правильных счетов: Поначалу этот процесс может сбивать с толку, но по мере обработки большего количества записей в журнале вы начнете понимать, какие счета следует использовать для транзакций.

Шаг 2: Определите тип своей учетной записи

Если вы потратили 150 долларов в магазине, вы создадите расходы на свой счет канцелярских товаров и уменьшите сумму наличных денег на своем банковском счете. Вам нужно будет применить стандартные правила бухгалтерского учета к каждой учетной записи.

Чтобы увеличить счет расходов, вам нужно будет дебетовать счет, а чтобы уменьшить ваш счет наличных, который является активом, вам нужно кредитовать счет.

Советы по определению типа счета:
  • Запомните типы счетов: Типы счетов включают активы, пассивы, расходы, доходы и капитал/собственный капитал. Все бухгалтерские записи в бухгалтерском учете должны относиться к одной из этих категорий. Например, счет канцелярских товаров является расходом, а счет денежных средств — активом.
  • Используйте стандартные правила бухгалтерского учета, чтобы определить, какой счет дебетуется, а какой кредитуется: При записи приведенной выше транзакции в примере с канцелярскими товарами вы будете увеличивать свои расходы, потому что вы приобрели канцелярские товары, что является счетом расходов, в то время как уменьшение ваших активов, потому что вы использовали свой денежный счет, который является активом, для покупки этих материалов.

Шаг 3: Подготовьте запись в журнале

Вы определили учетные записи, которые будут задействованы в вашей записи в журнале, а также их тип.Теперь вы готовы подготовить запись в журнале.

Советы по подготовке записи в журнале:
  • Введите правильную дату: Первым шагом является датирование записи в журнале. Это необходимо для того, чтобы убедиться, что он опубликован в правильный период.
  • Запишите имя и номер счета: При подготовке записи в журнале всегда указывайте номер основного счета, а также имя счета.
  • Введите сумму дебета и кредита: Используя приведенный выше пример, вы будете дебетовать (увеличивать) свой счет канцелярских товаров, который является расходным счетом, и кредитовать (уменьшать) свой денежный счет, который является счетом активов.

Пример записи в журнале

Ниже приведен пример записи в журнале, которая была заполнена на основе вышеуказанной финансовой операции.

Обратите внимание, что дата введена для обеих строк. Это запись в журнале № 1, номер счета указан после имени счета, счет канцелярских товаров дебетован, а счет денежных средств зачислен.


Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для документирования журнальных записей

Безусловно, лучший способ сократить количество необходимых журнальных записей и при этом легко заполнить необходимые — это использовать бухгалтерское программное обеспечение.

Когда вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, записи журнала заполняются каждый раз, когда вы обрабатываете кредиторскую задолженность, рассчитываете бухгалтерские затраты или выполняете любые другие основные бухгалтерские операции, оставляя вам возможность записывать только такие элементы, как корректирующие записи на конец месяца.

Бухгалтерское программное обеспечение также автоматически рассчитывает и проводит заключительные проводки, гарантируя правильность начального баланса на новый год.

Вот три бухгалтерских приложения для малого бизнеса, которые упрощают создание и публикацию записей в журнале.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro — это настольное приложение, которое также предлагает удаленное подключение. AccountEdge Pro хорошо подходит для малых и растущих компаний, которые ищут бухгалтерское приложение, которое может расти вместе с ними.

AccountEdge Pro особенно хорошо подходит для розничных продавцов и онлайн-продавцов и предлагает интеграцию с Shopify и UPS Shipping.

На вкладке «Учетные записи» AccountEdge Pro дает возможность сделать запись в журнале.

AccountEdge Pro не включает банковскую ленту, но вы можете загрузить свою банковскую выписку для сверки в приложении. Экран ввода «Учетные записи» в AccountEdge Pro позволяет легко записывать записи журнала, с возможностью сделать запись журнала повторяющейся, а также с возможностью отменить запись журнала за предыдущий месяц для таких вещей, как начисления.

Также имеется поле для заметок, в которое можно ввести описание записи журнала.

AccountEdge предлагает четыре плана: Basic, Pro, Priority Zoom и Priority ERP по цене от 149 долларов в год.

2. Sage 50cloud Accounting

Sage 50cloud Accounting считается гибридным приложением, предлагающим локальную установку, а также удаленный доступ к приложению с помощью Microsoft 365. как предприятия, которым требуются многопользовательские возможности, с выпуском Quantum, поддерживающим до 40 пользователей.

Панель мониторинга Sage 50cloud Accounting предлагает сводное представление остатков на счетах.

Вы можете легко создавать записи журнала в Sage 50cloud Accounting, перейдя на экран «Общая запись журнала», где вы можете ввести сведения о своей транзакции, включая уникальный код транзакции и описание записи журнала.

Вы также можете отменить транзакцию, щелкнув поле «Отменить запись журнала» в верхней части экрана.

Sage 50cloud Accounting предлагает три плана: Accounting, Premium Accounting и Quantum Accounting по цене от 278 долларов США. 95 ежегодно.

3. QuickBooks Online

QuickBooks Online, изначально разработанный для очень малого бизнеса, продолжает расширять возможности и функциональные возможности, что делает его подходящим для растущего бизнеса.

Доступен в четырех планах, а также доступен план для самозанятых, функции в значительной степени зависят от плана, многие функции доступны только в более дорогих планах.

Банковская функция в QuickBooks Online позволяет легко записывать свои расходы.

QuickBooks Online предлагает такие функции, как автоматическая подача в банк, что значительно сокращает количество записей в журнале, которые необходимо создать.

Когда вам нужно создать запись в журнале, вы можете сделать это легко, поскольку QuickBooks Online автоматически присваивает номер ссылки всем записям в журнале. Поле описания и поле заметки доступны для подробного описания того, для чего предназначена запись.

QuickBooks Online также позволяет удалить ранее опубликованную запись в журнале, но для сохранения журнала аудита любую запись в журнале, размещенную по ошибке, следует отменить, а не удалить.

QuickBooks Online предлагает четыре обычных плана: Simple Start, Essentials, Plus и Advanced, а также план для самозанятых, доступный для фрилансеров, по цене от 10 долларов в месяц в течение первых трех месяцев.


Записи в журнале являются частью процесса финансового учета

Если вы решили использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, записи в журнале финансового учета становятся редкостью, а типичные записи в журнале делаются только для ввода начислений, корректировок на конец месяца и амортизации расходы.

В свою очередь, ваше бухгалтерское программное обеспечение берет на себя основную часть работы, автоматически создавая записи в журнале при обработке финансовых транзакций, повышая точность и снижая вашу рабочую нагрузку.

Если вы хотите узнать больше о других приложениях для бухгалтерского учета для малого бизнеса, обязательно ознакомьтесь с нашими обзорами программного обеспечения для бухгалтерского учета для малого бизнеса.

Терминология электронных таблиц

A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z

Первым шагом в изучении электронных таблиц является понимание терминологии, с которой вы столкнетесь, работая над этим уроком. В приведенном ниже глоссарии перечислены термины, относящиеся к приложениям для работы с электронными таблицами.Терминология, которую мы узнали, когда рассматривали обработку текстов (например, копирование, вставка, буфер обмена и т. д.), также применима к приложениям для работы с электронными таблицами.

 

  1. Абсолютная ссылка на ячейку: абсолютная ссылка на ячейку — это ссылка, которая не изменяется при копировании. Чтобы сделать ссылку на ячейку абсолютной, вы должны включить $ перед ссылкой (например: $C$4). Другой тип ссылки — относительная ссылка.
  2. Активная ячейка: Активная ячейка — это ячейка электронной таблицы, которая в данный момент выбрана для ввода данных. Вы можете изменить, какая ячейка является активной, щелкнув один раз левой кнопкой мыши или используя клавиши со стрелками на клавиатуре. Текущая активная ячейка может быть идентифицирована как имеющая более темную черную рамку вокруг нее. Кроме того, ссылка на активную ячейку указана в поле имени непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы.
  3. Ячейка привязки: Ячейка привязки — это первая ячейка, выделенная в диапазоне. Когда выбран диапазон ячеек, они отображаются как выделенные черным цветом.Ячейка привязки, однако, остается белой. Если на листе выделена только одна ячейка, это ячейка привязки.
  4. Столбчатая/столбчатая диаграмма. Столбчатая или столбчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения данных по категориям. Длина каждой полосы представляет совокупное значение (например, сумма) этой конкретной категории. Бары идут горизонтально, а столбцы — вертикально.
  5. Ячейка: ячейка представляет собой прямоугольную область, образованную пересечением столбца и строки. Ячейки идентифицируются по имени ячейки (или ссылке, которая находится путем объединения буквы столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3. Ячейки могут содержать метки, числа, Формулы или функции

  6. Имя ячейки: по умолчанию имя ячейки является ссылкой на ячейку. Однако вы можете определить конкретную ячейку или диапазон ячеек с альтернативным именем. Затем это альтернативное имя можно использовать в формулах и функциях, а также обеспечить быстрый переход к определенной области электронной таблицы.
  7. Ссылка на ячейку: Ссылка на ячейку — это имя ячейки, которое можно найти, объединив букву столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3.
  8. Столбец: столбцы располагаются вертикально на экране электронной таблицы. Электронная таблица Excel содержит 256 столбцов, помеченных буквами алфавита. Когда метки столбцов достигают буквы «Z», они продолжаются с AA, AB, AC……AZ, а затем BA, BB, BC…BZ и т. д.
  9. Столбчатая/столбчатая диаграмма: столбчатая или столбчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения категорийных данных. Длина каждой полосы представляет совокупное значение (например, сумма) этой конкретной категории. Столбцы идут вертикально, а полосы — горизонтально.
  10. Данные. Данные относятся к типу информации, которая может храниться в ячейках электронной таблицы. Типы данных электронной таблицы включают значения (числа), метки, формулы и функции.
  11. Клавиша ввода: Клавиша ввода на клавиатуре используется для принятия любых данных, которые были введены в ячейку, и перемещения активной ячейки вниз по вертикали к следующей в столбце.
  12. Заполнение: Заполнение — это функция, которую можно использовать для быстрого копирования данных из ячейки привязки в соседний диапазон, при необходимости обновляя данные. Это означает, что если ячейка привязки содержит формулу с относительными ссылками на ячейки, эти ссылки будут автоматически обновляться относительно их положения при копировании в новое место. Заполнение также можно использовать для автоматического заполнения общих списков данных, таких как дни недели или месяцы. Заливку можно использовать для копирования данных по горизонтали или по вертикали в диапазоне.

  13. Маркер заполнения. Маркер заполнения — это маленький полужирный квадрат в правом нижнем углу ячейки, который можно использовать для копирования (заполнения) данных в соседние ячейки в той же строке или столбце. Когда вы наводите указатель мыши на поле маркера заполнения, указатель мыши принимает вид черного знака плюса. Затем вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши (и удерживать ее), выбирая соседние ячейки для копирования.Отпустив кнопку мыши, содержимое заполнится.
  14. Фильтр: Фильтрация позволит вам быстро найти информацию, которую вы ищете в электронной таблице. Когда вы применяете фильтр, вы управляете данными, отображаемыми на экране, задавая критерии. Данные, содержащиеся в строках, которые не соответствуют вашим критериям, временно исчезнут из поля зрения после применения фильтра. Когда фильтр очищается, все данные снова появляются в электронной таблице.
  15. Формула: Формула — это тип данных электронной таблицы, который вычисляет результат и отображает его в активной ячейке.Формула записывается с использованием ссылок на ячейки и должна начинаться со знака равенства «=», чтобы отличить ее от метки. Пример формулы:
    =A3+C3, который будет принимать любое значение, введенное в ячейку A3, и добавлять его к значению, которое было введено в C3. После ввода формулы и нажатия клавиши Enter отобразится полученное значение.
  16. Панель формул: Панель формул появляется непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы и отображает то, что было введено в активную ячейку.Например, если щелкнуть ячейку, содержащую формулу =A3+C3, сама ячейка покажет результат формулы. Однако в строке формул будет отображаться то, что фактически было введено в ячейку, в данном случае это =A3+C3.

  17. Замораживание столбцов и/или строк. Замораживание — это метод, который можно использовать в больших электронных таблицах для облегчения просмотра информации на экране. Если электронная таблица содержит много строк, вы можете закрепить строки, содержащие метки заголовков, чтобы при прокрутке листа вниз заголовки оставались вверху и выровнялись с соответствующими данными.Аналогичным образом, если ваша электронная таблица содержит много столбцов, крайние левые столбцы могут быть заморожены, чтобы они оставались с данными при прокрутке вправо.
  18. Функция: Функции — это встроенные формулы, которые используются для ввода часто используемых или очень сложных формул. Как и формулы, функции начинаются со знака равенства «=» и в своем формате используют ссылки на ячейки. Одной из часто используемых функций является функция Sum, которая суммирует значения в диапазоне. Функция: =sum(h3:h35) сложит все значения, содержащиеся в ячейках h3 от до h35, и вернет результат при нажатии клавиши ввода.
  19. Линии сетки: Линии сетки — это горизонтальные и вертикальные линии на экране, которые разделяют ячейки в электронной таблице. Линии сетки обычно не печатаются, если этот параметр не установлен в параметрах макета электронной таблицы.
  20. Метки: Метки относятся к тексту, который вводится в ячейки электронной таблицы. Метки не имеют числового значения и не могут использоваться в формулах или функциях.
  21. Поле имени: Поле имени появляется слева от строки формул и отображает имя текущей ячейки.Если вы не определите ячейку или диапазон ячеек с определенным именем, в поле имени будет отображаться ссылка на активную ячейку.
  22. Круговая диаграмма. Круговая диаграмма представляет собой круговую диаграмму, разделенную на секции, каждая из которых представляет числовую долю целого.
  23. Область печати: область печати используется для указания диапазона ячеек, которые будут напечатаны, а не для печати всего рабочего листа. Это особенно полезно для очень больших листов с несколькими столбцами и строками.
  24. Печатные заголовки: Печатные заголовки используются для повторения заголовков столбцов или строк на каждой странице. Таким образом, если электронная таблица распечатывается на нескольких страницах, каждая страница будет содержать соответствующие заголовки для идентификации данных.
  25. Диапазон: диапазон — это группа выбранных ячеек в электронной таблице. Если все ячейки имеют прямоугольную или квадратную форму, это 90 240 смежных диапазонов 90 241. Смежный диапазон идентифицируется ссылкой на ячейку в верхнем левом и нижнем правом углах выделения, разделенных двоеточием.(Пример: A3:B5). В этом примере диапазон будет включать все ячейки в прямоугольной области, образованной путем выделения выделения в ячейке A3 и перетаскивания вниз до B5. Вы можете рассматривать двоеточие как слово «через». В этом случае диапазон будет включать ячейки A3 с по B5.

    Если между выбранными ячейками есть промежутки (ячейки разделены строками или столбцами), диапазон представляет собой несмежный диапазон . Области несмежного диапазона при ссылке в формуле разделяются запятыми.(Пример: A3, A4, B5). Запятая в несмежном диапазоне подобна слову «и». В этом примере нашим диапазоном будут ячейки A3, A4 и B5, но не ячейки между ними.

  26. Относительная ссылка: Относительная ссылка на ячейку изменяется при копировании. Например, если формула, содержащая ссылку на ячейку «C4», копируется в следующую ячейку справа, ссылка изменится на D4 (обновление буквы столбца). Если ту же формулу скопировать на одну ячейку вниз, ссылка изменится на «C5» (обновление номера строки).Другой тип ссылки — это абсолютная ссылка.
  27. Строки: Строки располагаются горизонтально на экране электронной таблицы. Электронная таблица Excel содержит 16 384 строки, которые помечены цифрами.

  28. Вкладки листов: в Microsoft Excel вкладки листов отображаются под областью сетки рабочего листа и позволяют переключаться с одного листа на другой в книге.
  29. Сортировка: Сортировка используется для упорядочения информации в определенном порядке. При сортировке данных вы можете выбрать несколько уровней критериев и отсортировать их по возрастанию или по убыванию. Например, электронную таблицу данных можно отсортировать сначала в алфавитном порядке по возрастанию по фамилии, а затем по имени.
  30. Клавиша табуляции. Клавиша табуляции на клавиатуре используется для принятия любых данных, которые были введены в ячейку, и для перемещения активной ячейки по горизонтали к следующей в строке.

  31. Значения: Значения — это числовые данные, которые вводятся в ячейку.Когда данные отформатированы как тип значения, на них можно ссылаться в формулах и функциях и использовать их в вычислениях.
  32. Рабочая книга. Рабочая книга — это набор рабочих листов, сохраненных вместе в одном файле. Отдельным рабочим листам можно давать описательные имена, и вы можете переключаться с одного рабочего листа на другой с помощью вкладок листов, которые появляются под областью сетки рабочего листа.
  33. Рабочий лист: Рабочий лист представляет собой сетку столбцов и строк, в которую вводится информация.Во многих приложениях для работы с электронными таблицами (таких как Microsoft Excel) один файл, называемый рабочей книгой, может содержать несколько рабочих листов. Рабочие листы могут быть названы с помощью вкладок листов в нижней части окна электронной таблицы. Вкладки листа также можно использовать для переключения с одного рабочего листа на другой в рабочей книге.

4 шага по созданию повторяющихся записей в журнале в Sage Intacct

4 шага по созданию повторяющихся записей в журнале в Sage Intacct .С помощью простого четырехэтапного процесса, описанного ниже, вы можете создать повторяющуюся запись для любого типа книг, включая GAAP, налоговые и пользовательские книги.

Повторяющиеся записи журнала работают так же, как и стандартные записи журнала, за исключением того, что запись журнала повторяется в соответствии с установленным вами расписанием. У вас также есть возможность установить расписание реверсирования для записей журнала, которые всегда реверсируются в более позднее время.

Шаг 1. Установите расписание для записи журнала

В разделе «Расписания» укажите, когда должна быть создана первая запись журнала, как часто она должна повторяться и когда ее срок действия истекает.

  • Дата начала записи в журнале: Это время, когда должна быть создана первая запись в журнале.
  • Окончание: Чтобы запись журнала выполнялась постоянно, выберите «Никогда». В противном случае выберите фиксированное количество создаваемых транзакций или конкретную дату истечения срока действия повторяющейся записи в журнале.
  • Повтор публикации через: Чтобы запись журнала повторялась через равные промежутки времени, выберите «Дни», «Недели», «Месяцы» или «Годы», затем введите количество интервалов.
  • Электронная почта: Чтобы отправить оповещение по электронной почте в случае сбоя запланированной записи, в поле Электронная почта введите один или несколько адресов электронной почты. Разделяйте несколько адресов запятой или точкой с запятой.

Шаг 2 (необязательно): запланируйте автоматическое сторнирование записи

Если повторяющаяся запись журнала всегда сторнируется, вы можете запланировать сторнирование записи.

  • Выберите параметр «Автоматически реверсировать эту запись в журнале».”
  • Выберите тип реверсивного расписания, которое вы хотите создать, а затем укажите детали расписания.

Вы увидите два варианта планирования:

  • Связать реверсивную запись с исходной записью в журнале: Этот параметр позволяет запланировать реверсивную запись на определенное количество дней, недель, месяцев или лет после исходной записи.
  • Создать независимый график реверсирования: Этот параметр позволяет создать график реверсирования, не привязанный к дате исходной записи.При выборе этого параметра можно использовать те же параметры планирования, что и для исходной записи журнала.

Шаг 3: Добавьте основную информацию о записи журнала

Перейдите в Главная книга>Открыть настройки>Статистические журналы и нажмите кнопку Добавить. Если вам нужна помощь, наведите курсор на «помощь» в правом верхнем углу и нажмите «помощь на этой странице». Вероятно, вы захотите иметь разные статистические журналы для каждого типа статистической учетной записи.

  1. В раскрывающемся меню «Книга» выберите книгу, для которой вы хотите запланировать повторяющуюся запись. Это может быть ваша книга начислений или, если у вас есть GAAP, налоговая или пользовательская книга, вы можете выбрать ее здесь.
  2. В раскрывающемся меню «Журнал» выберите журнал, для которого вы хотите запланировать повторяющуюся запись.
  3. В поле Описание введите краткое описание повторяющейся записи. Описание отображается в списке повторяющихся записей журнала. Хорошее описание может помочь обеспечить правильное использование другими пользователями.
  4. Чтобы добавить ссылочный номер, например номер счета, введите номер в поле Ссылочный номер. Система может сортировать и фильтровать повторяющиеся записи по справочным номерам.
  5. Чтобы постоянно и безопасно хранить цифровую версию сопроводительного документа, в раскрывающемся списке рядом с вложениями выберите вложение или нажмите «Добавить» и загрузите вложение. Документ связан только с первой транзакцией, созданной повторяющейся записью журнала.

Шаг 4. Добавьте позиции

В разделе «Записи» введите информацию для каждой позиции:

  1. Щелкните поле «Учетная запись», а затем выберите учетную запись, к которой должна применяться запись.
  2. В поле «Дебет» или «Кредит» введите сумму транзакции. Одна строка может иметь значение только в одном из этих полей. Когда вы вводите дебет и кредит, запись журнала сохраняет промежуточную сумму в полях «Итого». Это краткий справочник по обеспечению сбалансированного входа. При вводе очередной операции на следующей строке система автоматически вводит сумму по дебету или кредиту из предыдущей строки (или строк).
  3. Если вы используете распределение транзакций и хотите настроить автоматическое распределение по позиции, щелкните поле Распределение, а затем выберите распределение, соответствующее вашим потребностям.Или задайте пользовательское разделение распределения для позиции:
    1. Рядом с полем «Распределение» щелкните значок «Повторно», чтобы отобразить страницу «Распределение: разделение». Если вам нужна еще одна строка, нажмите Добавить строки.
    2. Введите соответствующие суммы разделения, отделы и местоположения.
    3. Нажмите «Сохранить».
  4. Чтобы назначить элемент отделу или расположению, нажмите поле «Отдел» или «Местоположение», затем выберите соответствующий отдел или расположение.
  5. Чтобы добавить примечание о цели или причине записи, введите примечание в поле «Память».

Оптимизируйте свои методы учета

Свяжитесь с ACI Consulting, чтобы узнать больше о том, как воспользоваться всеми расширенными функциями Sage Intacct.

8 шагов для владельцев малого бизнеса

6 мин. Читать

  1. Ступица
  2. Бухгалтерский учет
  3. Как закрыть счета: 8 шагов для владельцев малого бизнеса

«Книги» — это сводные отчеты о доходах, расходах и доходах компании.Владелец бизнеса может закрыть свои книги, обнулив свои счета доходов и расходов, а затем включив чистую прибыль (или убыток) в баланс.

Некоторые бухгалтерские программы автоматически закрывают ваши счета доходов и расходов в конце года, прежде чем добавлять чистую прибыль (или убыток) к вашему счету нераспределенной прибыли. Бухгалтерское программное обеспечение может автоматически создавать дату закрытия, а также пароль, чтобы транзакции, совершенные до даты закрытия, нельзя было изменить.

В этой статье мы рассмотрим следующие шаги:

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, за исключением вопросов поддержки о FreshBooks.Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем регионе по номеру .

8 шагов, чтобы закрыть книги

Закрытие бухгалтерских книг обычно выполняется бухгалтером. Но владелец малого бизнеса может взять на себя эту задачу, используя бухгалтерское программное обеспечение. Задача тем проще, чем меньше компания, поскольку ежемесячных транзакций будет меньше. Программное обеспечение для бухгалтерского учета может автоматизировать некоторые из приведенных ниже шагов.

Тем не менее, даже если вы попросите своего бухгалтера закрыть ваши книги для вас, важно понимать основные необходимые шаги, чтобы вы знали, чего ожидать от него или нее.В этой статье рассматриваются книги закрытия, в которых используется двойная бухгалтерия, поскольку это наиболее распространенная система, используемая малыми предприятиями.

1. Перенос записей журнала в Главную книгу

Журнал является первой точкой ввода всех транзакций. Записи журнала переносятся в главную книгу, когда они разносятся по счету, например дебиторской задолженности.

Чтобы закрыть бухгалтерские книги, разнесите итоговые суммы из ваших наличных платежей и журнала продаж и денежных поступлений на соответствующий счет главной книги.Наличные платежи (также известные как «выплаты наличными») фактически включают в себя любые платежи, осуществляемые наличными, чеком или электронным переводом средств. То же самое относится и к вашему журналу денежных поступлений, хотя этот журнал отслеживает приток, , а не отток средств.

Большинство небольших компаний ежемесячно закрывают бухгалтерские книги, хотя некоторые делают это только в конце года. Это означает, что вам нужно выбрать, какие записи вы хотите включить. Например, вы можете выбрать все записи за 2017 год или только за январь 2017 года.

2. Сумма счетов Главной книги

Сложите все транзакции по каждому счету главной книги. Например, сложите все записи в дебиторской задолженности. Это дает вам предварительный конечный баланс для каждой учетной записи.

3. Сделайте предварительный пробный баланс

Суммируйте все предварительные конечные остатки с последнего шага, чтобы получить пробный баланс. Пробный баланс — это отчет, в котором суммируются все кредиты и дебеты в вашем бизнесе. Вы хотите, чтобы ваши общие кредиты совпадали с общими дебетами — если это не так, вернитесь и проверьте свою работу.Если кредиты и дебеты равны, ваши счета сбалансированы, и вы готовы перейти к следующему шагу.

4. Введите корректирующие записи журнала

Корректирующие записи записывают элементы, которые не отмечены в ежедневных транзакциях. Эти статьи включают накопление (известное как «начисление» в бухгалтерском учете) налогов на недвижимость или начисление амортизации, и их необходимо отражать для закрытия книг. Корректирующие статьи вносятся в общий журнал.

5. Составьте скорректированный пробный баланс

Снова просуммируйте свои счета главной книги, чтобы принять во внимание скорректированные записи из последнего шага, а затем сложите их все вместе, чтобы создать новый пробный баланс, убедившись, что ваши дебеты и кредиты снова равны.Если они не совпадают, вернитесь и проверьте свою работу.

6. Создание финансовых отчетов

Если общая сумма дебета и кредита в пробном балансе одинакова, вы готовы составить баланс и отчет о прибылях и убытках (также известный как «отчет о прибылях и убытках» или «P&L»). Эти отчеты могут быть созданы автоматически в вашей бухгалтерской программе. Они предлагают обзор финансового положения бизнеса на конец соответствующего отчетного периода, будь то предыдущий месяц или год.

7. Введите заключительные записи

Обнуление счетов доходов и расходов с помощью записей в журнале, называемых «закрывающими записями». Заключительные записи переводят остатки с этих временных счетов на постоянные счета. Например, счет доходов опустошается в счет нераспределенной прибыли.

8. Создание окончательного пробного баланса

Окончательный отчет о пробном балансе будет содержать только балансовые счета, так как вы обнулили свои счета доходов и расходов на последнем шаге.Опять же, общие дебеты и кредиты должны совпадать. Если они это сделают, остатки на вашем счете в Главной бухгалтерской книге верны, и вы готовы к следующему отчетному периоду!

Что значит закрыть книги?

«Книги» — это записи финансовых операций компании. Записи используются для создания отчетов, которые сообщают владельцу, сколько денег поступает и уходит из его бизнеса.

Закрытие книг означает, что эти отчеты завершены. Эти окончательные отчеты показывают финансовое положение бизнеса за определенный отчетный период — будь то месяц или целый год.

Какова цель процесса закрытия?

Целью процесса закрытия является обеспечение того, чтобы доходы или расходы из предыдущего отчетного периода не переносились на текущий отчетный период, что сделало бы его цифры неточными.

Ежегодное закрытие книг позволяет компаниям составлять финансовые отчеты, которые дают владельцам представление о финансовом состоянии их бизнеса. Малые предприятия обычно составляют отчеты, такие как балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках, в конце года, чтобы посмотреть на финансовое состояние своего бизнеса при подготовке к предстоящему году.

Владельцы малого бизнеса должны закрыть свои бухгалтерские книги в конце года, чтобы правильно подать налоговую декларацию. Правильное закрытие книг также гарантирует, что ваша бухгалтерская система находится в хорошем состоянии и генерирует точные цифры для включения в вашу налоговую декларацию.

Закрытие бухгалтерских книг на ежемесячной основе также является обычной практикой. Этот процесс упрощает выполнение ежемесячных задач, таких как сверка банковской выписки, отправка отчетов о налоге с продаж в штат, оплата поставщикам и создание отчетов для клиентов.

На какие счета влияет закрытие записей?

Закрытие записей затрагивает следующие счета:

  • Счета доходов
  • Счета расходов
  • Счета дивидендов

Вышеупомянутые счета являются временными или «номинальными» счетами, которые обнуляются при добавлении закрывающих проводок в систему учета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.