Делопроизводство фз – 15.06.2009 N 477 » » ( ) |

[1] Далее – Правила делопроизводства, Правила.

[2]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

[3] Далее – Типовая инструкция.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

www.profiz.ru

Тема № 10 Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства.

Конституция Российской Федерации и кодексы Российской Федерации в регулировании работы с документами и информацией. Законодательство Российской Федерации в области информационной политики. Правовое регулирование архивной деятельности. Правовое регулирование кадрового делопроизводства. Правовое регулирование работы с информацией, составляющей персональные данные. Правовое регулирование работы с документами, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (конфиденциальная информация). Правовое регулирование использования изображений Государственного герба Российской Федерации, государственного языка Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации в документах. Правовое регулирование работы с обращениями граждан. Правовое регулирование электронного документооборота. Государственные стандарты в области работы с документами и информацией. Особенности регулирования делопроизводства в органах государственной власти и управления.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельности службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

• государственные стандарты на документы;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• нормативные правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Основным законом государства является Конституция РФ, 12 декабря 1993 г., она обладает высшей юридической силой и устанавливает основы политической, правовой и экономической систем на всей территории РФ. В Конституции РФ имеется ряд статей, посвященных вопросам работы с документами и информацией. Например, в ст. 29 — закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом; в ст. 24 — гарантировано право ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Вопросы работы с документами и информацией нашли отражение и во всех кодексах РФ.

Особенно много статей, посвященных документам, содержатся в Гражданском кодексе РФ,регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Ст. 52 — посвящена учредительным документам юридических лиц (названы виды документов — учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы (например, устав утверждается его учредителями).

Много указаний на порядок документирования и виды документов содержат статьи Трудового кодекса РФ.Значительная его часть освещает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В ст. 40 дано определение коллективного договора как правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей. Глава 14 ТК РФ затрагивает вопросы защиты персональных данных работника. В ней содержаться определения терминов «персональные данные работника» и «обработка персональных данных работника» (ст. 85), прописаны общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных (ст. 86 — 88).

Статьи Уголовного кодекса РФустанавливают уголовную ответственность за преступления в сфере документационного обеспечения управления и информационной сфере. Например, в ст. 183 предусматривает ответственность за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе и путем похищения документов.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных доков.

Федеральные законы

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

3. Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций;

7. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

8. Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ст. 25 устанавливает порядок составления заявки на участие в конкурсе в электронной форме в соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ либо в бумажной форме в запечатанном конверте).

9. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

10. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

11. закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» — определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»(с изм. на 06.04. 2011) — Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например:Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (ст. 5 — закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа).

Федеральный закон от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В настоящем законе даются основные понятия: архивный документ, уникальный документ, экспертиза ценности документов и т.д.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

1. Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» — устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, кроме того, устанавливает общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти и др.

2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 19 мая 2008 г.)

3. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;

4. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

5. Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;

6. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

7. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

8. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

9. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота».

10. Постановление Правительства Республики Коми от 20.09.2011 № 396«Об организации межведомственной системы электронного документооборота» — порядок работы, безопасность системы…

11. Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» — табличная форма со сроками выполнения.

12. Правила оказания услуг почтовой связи, утверж. Постановлением Правительства.

Доки федеральных органов исполнительной власти

1. Главархивом СССР в 1988 г. разработан и внедрен важный для грамотной организации делопроизводства в организации документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»(одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Опубликована в 1991.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях. Цель ГСДОУ — упорядочение доборота орг-ций, сокращение кол-ва и повышение качества доков, создание благоприятных условий для применения техн. средств и соврем. технологий сбора, обработки, использования и хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата управления.

2. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. — распространяются на архивы гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд. орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти. Данные Правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов.

3. Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти— разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

4. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и рекомендуется для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

5. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

6. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

7. Приказ Минфина Россииот 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»

8. Постановление Минтруда Россииот 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

9. Приказ Росархиваот 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия«

10. Приказ Росархиваот 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

Классификаторы — ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО (коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению доков». Стандарт распространяется на орд- устанавливает состав реквизитов доков, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотеч и издательскому делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом Фед агентства по технич регулированию и метрологии 2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос, коммерч и общест организаций, предназначаемыми для внутр или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления доками, включению в нее доков, а также обеспечению соответствия доков установленным в стандарте характеристикам(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования).

studfiles.net

1.Нормативно-правовая база — Делопроизводство и охрана труда

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОУ

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.  

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;  

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;  

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;  

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;  

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;  

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;  

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;  

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.  

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;  

2. Гражданский кодекс РФ;  

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах»

www.sites.google.com

Есть ли закон о делопроизводстве коммерческих структур?

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, существует ли в кодексе РФ закон о регламентации делопроизводства коммерческих структур? Если да, то какая административная ответственность ждёт предприятие за не корректное ведение делопроизводства?

Ирина

Добрый день!В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210674-qqq-16-m9-normativnye-dokumenty-po-deloproizvodstvu?from=PW_Timer_Qa&ustp=W

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»; Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»; Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»; Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения; ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования; ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210674-qqq-16-m9-normativnye-dokumenty-po-deloproizvodstvu?from=PW_Timer_Qa&ustp=W

pravoved.ru

Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами (Кузнецов С.Л.)

Все статьи Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами (Кузнецов С.Л.)

Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в первую очередь отражает работу по определению правил работы с документами в электронной форме. Если технологии работы с традиционными документами на бумаге отработаны до мельчайших деталей, и изменения, как мы увидим в дальнейшем, чаще всего касаются незначительных уточнений в наименовании отдельных реквизитов, то в области электронных документов работа по регламентации работы с ними еще только начинается.

Первые Правила делопроизводства приняты в 2009 г. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Уже тогда в Правилах появился раздел, посвященный работе с электронными документами, — разд. VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

Не надо забывать, что, хотя в названии Правил указано, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким образом, выход новой редакции Правил делопроизводства касается всех государственных структур и органов местного самоуправления. Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но обычно крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

Уже через два года после выхода Правил делопроизводства 2009 г. они были существенно доработаны. Вторая редакция Правил была утверждена Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Практика показала, что значительная часть электронного документооборота — не столько собственно электронные документы, сколько отсканированные образы. Поэтому в Правилах появляется деление на две категории — электронные документы и электронные образы документов, добавляются понятия «сканирование документа», «электронный образ документа», вводится использование шаблонов бланков документов и др.

Вышедшая в конце апреля 2016 г. третья редакция Правил делопроизводства представляет собой очередной шаг в регламентации электронного делопроизводства.

Рассмотрим подробно изменения, внесенные в Правила.

Начнем с разд. II «Термины и определения».

Одно из наиболее существенных изменений в терминологии — это замена понятия «электронный образ документа» на понятие «электронная копия документа» — «копия документа, созданная в электронной форме». Исчезло и понятие «сканирование документа». Появившееся в 2011 г. понятие электронного образа пришло из сферы компьютерных технологий, сейчас мы вернулись к традиционному для делопроизводства понятию копии документа.

Уточнен целый ряд понятий. В определении реквизита документа исчезли слова «обязательный элемент», теперь «реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним».

В понятии «регистрация документа» — «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму» вместо записи сведений о документе, что допускало произвольные формы регистрации, теперь подчеркнуто — запись сведений именно в регистрационно-учетную форму.

Вместо понятия «наименование» (дела, документа) вернулись к предусмотренному еще ГОСТ Р 6.30-2003 понятию «заголовок». На взгляд автора, заголовок — традиционное и гораздо более логичное понятие. Соответственно, в Правилах делопроизводства 2016 г. номенклатура дел — это «систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения». А в списке реквизитов мы имеем реквизит п) заголовок к тексту.

Незначительно изменилось понятие «служба делопроизводства». Вместо «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» теперь это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».

Изменения в определении системы электронного документооборота («автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов») отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий. Если раньше говорилось о сборе документов, то теперь — о создании электронных документов и электронных копий документов. Также в определение системы электронного документооборота (СЭД) добавилось обеспечение хранения электронных документов и копий. В целом обеспечение архивного хранения, фиксация сведений, необходимых для работы архива, — это то, что плохо реализовано в большинстве СЭД.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства, можно отнести использование шаблонов документов. Во 2-й редакции, в 2011 г., речь шла только о шаблонах бланков документов. В новых Правилах сказано: «при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов». Электронные шаблоны документов, как и образцы бланков, утверждаются руководителем организации.

Как правило, большая часть документов, создаваемых в организациях, отражают типовые, повторяющиеся управленческие ситуации. Создание каждый раз документа с нуля приводит к лишним затратам времени, документы оформлены по-разному, не всегда имеются все необходимые реквизиты. Создание документов на основе аналогичных ранее подготовленных ускоряет подготовку и оформление документа, но ведет к тому, что в новом документе могут остаться сведения из старого, послужившего основой, — даты, цифры и т.п.

Оптимальным вариантом является использование шаблонов документов. Обычно делают общий шаблон, содержащий стили оформления, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе делают шаблоны бланков (общий, для письма, бланки конкретных видов документов), а уже затем, используя трафаретные тексты, делают шаблоны для конкретных управленческих ситуаций.

Поэтому п. 26 Правил делопроизводства как раз и предусматривает разработку и утверждение альбома шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых в организации.

Еще одно существенное изменение в технологиях делопроизводства, связанное с изменением принципов хранения документов в текущем делопроизводстве, мы видим в п. 19 Правил. Там сказано: «при обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству…».

Традиционная схема хранения документов текущего делопроизводства в подразделениях, при которой оригинал документа после сканирования и рассмотрения руководителем направлялся исполнителю, имеет ряд недостатков. Во-первых, исполнитель уже получил электронную копию документа и начал с ней работать, оригинал для него не существенен. Во-вторых, оригиналы документов чаще всего теряются именно у исполнителей. В-третьих, исполнители зачастую неправильно формируют дела, потом их приходится переформировывать. Централизация хранения, когда все большая часть номенклатуры дел формируется в службе ДОУ, обеспечивает и сохранность оригиналов, и быстрый доступ к ним, и правильность формирования дел, а также возможность более эффективного использования офисных площадей. Из недостатков централизации можно назвать увеличение нагрузки на службу ДОУ, которой приходится самостоятельно подшивать оригиналы документов в дела после создания их электронных копий.

Отдельная проблема, которую приходится решать при переходе к работе с электронными копиями, — это привычка многих сотрудников распечатывать все поступающие документы. Снижению объемов печати способствует переход на сетевые системы печати, устанавливаемые не на каждом рабочем месте, а по одной многофункциональной системе печати на подразделение или даже на несколько подразделений.

Изменился перечень реквизитов документов (п. 9 Правил делопроизводства), их число увеличилось до 28. Добавились такие реквизиты, как наименование структурного подразделения, отметка об электронной подписи, ссылка на документ. Реквизит «указания по исполнению документа» дополнен словом «резолюция», которым традиционно и называли этот реквизит документа.

Произошедшие изменения хорошо видны из приведенной таблицы 1.

 Таблица 1. Изменения в реквизитах документов

 Перечень реквизитов дополняет Приложение к Правилам делопроизводства, содержащее Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.

Из существенных изменений можно отметить замену традиционной ссылки на исходящий номер и дату документа установлением множественных связей с другими документами, включая наименование вида документа, регистрационного номера, даты, типа связи. Реквизит «Количество приложений» объединен с бывшим реквизитом 15 «Общее количество листов приложений», также объединились в один реквизит «Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)», добавился отдельно реквизит «Подразделение — ответственный исполнитель документа», вместо отметки о конфиденциальности — гриф ограничения доступа и др. Подробное сравнение версий Перечня дано в таблице 2.

Таблица 2. Сравнение Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов

в системах электронного документооборота в Правилах делопроизводства в ред. 2011 и 2016 годов

 Наибольший интерес с точки зрения автоматизации делопроизводства представляет разд. VI Правил — «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

Ключевое положение — «электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота». Однако надо понимать, что хранение документов внутри СЭД совсем не исключает создание резервных (страховых) копий для целей архивного хранения на обособленных носителях.

В соответствии с Правилами делопроизводства электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет те же реквизиты, что и документ на бумаге. Однако следует иметь в виду, что традиционный документ — это лист бумаги, который несет на себе все необходимые реквизиты, а электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящий из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

В Правилах подчеркнуто, что реквизит «Государственный герб Российской Федерации» в электронном виде не используется.

Подчеркнуто, что электронные документы используются без предварительного документирования на бумажном носителе (п. 38 Правил). могут использоваться и электронные копии документов.

Еще в 2011 г. Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденным Распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 N 176-р, была предусмотрена разработка ведомственных перечней документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов. Рекомендации по составлению таких перечней были подготовлены Федеральным архивным агентством <1>. Соответственно, в Правилах делопроизводства указано, что «состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе Рекомендаций Федерального архивного агентства».

———————————

<1> Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утв. Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32 // http://archives.ru/documents/rekomend_edocument.shtm.

 Пункты 40 и 41 Правил посвящены использованию электронной подписи. Предусмотрено, что документы, отправляемые из организации, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутри организации могут использоваться иные способы подписания или визирования, то есть простая или неквалифицированная электронная подписи.

Обычно для подписания внутренних документов, например докладных, объяснительных записок и т.п. используют неквалифицированную подпись, что существенно сокращает затраты на поддержание инфраструктуры ключей, а для визирования используют простую подпись.

Важным моментом является положение Правил, устанавливающее обязательность сканирования бумажных документов при их регистрации. В соответствии с п. 45 Правил документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются с созданием электронной копии документа в системе электронного документооборота.

Правила предусматривают, что электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это обеспечивает преемственность с традиционными технологиями делопроизводства, а также дополнительные возможности по поиску документов. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то отнесение документа к тому или иному делу тем самым осуществляет предварительную экспертизу ценности. В то же время на практике при работе в СЭД группировка документов в дела не столь актуальна, так как система позволяет быстро найти любой документ, как и устанавливать индивидуальные сроки хранения.

Традиционно отметка, что дело ведется в электронной форме, делается в графе «Примечание», но Правила также предусматривают, что эти сведения могут быть отражены и в заголовке дела.

В виду отсутствия пока что специализированных перечней электронных документов со сроками хранения, электронные документы хранятся в корпоративных информационных системах (КИС) в течение сроков, установленных Перечнями для традиционных документов на бумаге.

В то же время, как уже неоднократно писал автор данной статьи, Перечни устанавливают минимальный срок хранения, решением экспертной комиссии организации срок хранения документов, уже хранящихся в информационной системе, может быть продлен.

Если же все-таки принимается решение об уничтожении документов в электронной форме, это происходит после утверждения соответствующего годового раздела описей постоянного и долговременного сроков хранения, на основании акта о выделении к уничтожению, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai