Делопроизводство профессия – чем занимается, что должен уметь, обучение и обязанности

Содержание

Делопроизводитель это кто профессия чем занимается описание

В данной статье будет информация о профессии, без которой не обходится ни один крупный и средний офис. Делопроизводитель это кто такой и что за профессия это, читайте ниже. Так же дадим описание плюсов и минусов в данной профессиональной категории, расскажем, чем занимается специалист делопроизводитель.

Но для начала обратимся к википедии, что бы дать точное определение, профессии. Делопроизводитель – это человек, прошедший специальное обучение, который отвечает за весь процесс документооборота в компании.

Чем занимается делопроизводитель

Ни одна крупная компания не обходится без делопроизводителя.

Давайте разберемся, чем занимается данный специалист и что входит в его обязанности.

  1. Профессиональное ведение оборота документов всей компании;
  2. Ведение журналов-регистраторов;
  3. Ведение телефонных переговоров с клиентами, входящие и исходящие звонки;
  4. Разбор корреспонденции, как бумажных, так и электронных писем, регистрация их, распределение по категориям и перенаправление в соответствующие отделы;
  5. Ведение базы данных по входящей и исходящей корреспонденции, а так же адресов и контактов клиентов;
  6. Контроль и регистрационное закрепление документов за сотрудниками, которым они были выданы;
  7. Создание и ведение архивации данных, перенос документов в архив, создание учетных журналов и реестров.

Как видите, работа очень ответственная, так как каждый документ имеет свою важность.

Как стать делопроизводителем

Для того, что бы стать специалистом по делопроизводству, необходимо пройти профессиональное обучение на курсах по переподготовке профессионалов, либо закончить колледж, где на экономических факультетах данной теме отводится семестр для изучения. Далее следует практика и специалист готов к самостоятельной работе.

Требования к личным качествам делопроизводителя

Изначально кажется, что профессия не такая уж и сложная. Но смеем заметить, что не каждому дано с ней ответственно справится, по причинам возможного профессионального несоответствия данному направлению.

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО

Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

И так, для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, человек должен обладать следующими качествами:

  • Иметь высокую степень личной ответственности за любое дело, которое предстоит выполнить;
  • Обладать хорошей памятью;
  • Уметь логически выстраивать задачи на день по степени их важности;
  • Аналитический склад ума поможет группировать большой поток информации для дальнейшего его распределения;
  • Иметь дисциплинированный характер;
  • Уметь самостоятельно принимать важные решения, касающиеся личных полномочий, не прибегая к посторонней помощи;
  • Быть коммуникабельным и уметь выполнять одновременно несколько задач.
  • Быть воспитанным и порядочным человеком;
  • Обладать стрессоустойчивостью;
  • Обладать грамотной речью и уметь вести переговоры;
  • Знать правила делового этикета;
  • Не заострять внимание на критике со стороны.

Благодаря этим качествам, человеку легко будет адаптироваться в сфере делопроизводства, и показывать высокие результаты в своем мастерстве.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

Начнем с плюсов:

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО

Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

Подведем итоги

И так, мы раскрыли максимальное количество информации, которая будет полезна как для детей, так и для взрослых, желающих пройти профессиональную переподготовку.

Нам удалось выяснить, делопроизводитель это кто такой, как им стать и где пройти обучение. А так же мы выявили плюсы и минусы данной профессии, дав объективную информацию, которая может повлиять на выбор абитуриентов.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО
ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

irg77.ru

Профессии в делопроизводстве — ОписанияПрофессий.рф

Делопроизводство

Офис-менеджер – оперативный помощник руководителя по работе в офисе.

Подробнее

Делопроизводство

Специалист, управляющий работой склада.

Подробнее

Делопроизводство

Специалист, выполняющий технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

Подробнее

Делопроизводство, Социальная сфера

Государственный служащий, специализирующийся на регистрации различных событий в жизни людей: рождения, смерти или брака.

Подробнее

Делопроизводство, Разное

Библиограф — специалист, отвечающий за классификацию и систематизацию справочно-информационных материалов.

Подробнее

Делопроизводство

Архивариус — это сотрудник архива, главная задача которого — правильная организация работы архива и документооборота в нём.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент, Финансы

Финансовый координатор проектов контролирует финансовые и правовые вопросы коммерческих и некоммерческих проектов.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент, Финансы

Специалист по МСФО — финансовый специалист, специализирующийся на подготовке отчётности предприятия в рамках международных стандартов.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент

Специалист по бизнес-процессам — профессионал в сфере менеджмента, помогающий организовать или оптимизировать важнейшие процессы организации.

Подробнее

Делопроизводство

Кодификатор — специалист по хранению, систематизации и учёту законодательных или правовых актов и документов.

Подробнее

Делопроизводство, Младший персонал

Завхоз — специалист в организации или на предприятии, ответственный за хозяйственное обеспечение и обслуживание.

Подробнее

Делопроизводство

Архивист — сотрудник архива, хранитель доверенных ему документов, ответственный за их учёт и систематизацию.

Подробнее

Профессии в делопроизводстве

Данное направление представляет собой большое количество профессий, основная цель которых — ведение документооборота компании. В зависимости от квалификации (юриспруденция, экономика, общие хозяйственные вопросы) специалисты в области делопроизводства могут решать вопросы с подрядчиками, контролировать выполнение договорных обязательств, ведать правовыми вопросами фирмы или держать все документы компании в строгом порядке.

Делопроизводитель, координатор проектов, кодификатор, архивист — эти и многие другие профессии представлены на нашем сайте.

opis.pro



 

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности — архивное дело. Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

 

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

 

Делопроизводитель –

специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

 

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

 

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

 

Делопроизводитель должен знать: 

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

 

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности 

«Делопроизводитель».

 

ПРИГЛАШАЕМ

всех желающих 

 пройти обучение на курсах 

 «Делопроизводитель»

в нашем Учебном центре!


Курс обучения 
ориентирован на:

  • выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
  • начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
  • и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

 

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро. Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства. Большинство занятий на курсах — практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

 

Форма обучения – групповая.

 

Время занятий групп на курсах***:

  • утренние — с 9-00 до 12-00;
  • дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
  • вечерние — с 18-00 до 21-00;
  • группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

 

Продолжительность обучения:

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

 

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

 

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее…)

 

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:


1. Делопроизводство

 

  • Документоведение. Понятие о документе.
  • Виды документов и их оформление:
        организационные;
        распорядительные;
        справочно-информационные.
  • Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
  • Организация документооборота.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
  • Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
  • Работа с конфиденциальной информацией.

 

2. Кадровое делопроизводство

  • Документы по личному составу.
  • Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
  • Оформление трудовых книжек.
  • Формирование личного дела.

 

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

 

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту,

 не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

 

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

 Качественные профессиональные знания

по специальности «Делопроизводитель»,

 полученные в нашем Учебном центре —

гарантия Вашего трудоустройства!

 

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

 

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления — это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

 

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

 

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

 

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

 

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 

 (8443)27-04-43
 (8443)27-48-91
 8-904-770-00-83

 

 Отправить заявку на обучение

 

 

 

 

 

center.volzhsky.ru

Профессия делопроизводитель — Время, место, люди

1. Как называется твоя профессия официально, по трудовой книжке?
Официально моя профессия называется  делопроизводитель, в трудовой книжке у меня записано «помощник исполнительного директора». Тип организации – некоммерческое партнерство.

2. Есть ли для нее другие названия, менее официальные или альтернативные?
Альтернативные и схожие названия – секретарь, секретарь-референт и прочее. Но если следовать официальным источникам, то все эти должности не одно и то же.

3. В чем твои основные обязанности, самые важные и незаменимые, ради которых взяли именно тебя, а не случайного человека с улицы?
Вероятно, меня взяли по той причине, что я ориентируюсь в делопроизводительной сфере лучше других, кто приходил до меня. Не думаю, что это заслуга только моего диплома. До прихода на это место, я работала лаборантом на кафедре, а в дальнейшем выполняла функции делопроизводителя в  одном из деканатов университета. Делопроизводство — составное слово из двух «Дело» и «Производство». Этот процесс включает в себя: создать, провести, проследить дело, процесс его выполнения и завершения. И таких дел одновременно может быть очень много. Составление документов (писем, актов, служебных записок), составление номенклатуры, ответ на телефонные звонки, оповещение руководителя о важных мероприятиях, регистрация, поиск необходимой информации.

4. Что ты делаешь помимо этих обязанностей на рабочем месте, без чего твою работу будут считать неполной, оштрафуют или просто сделают выговор (официальный или нет — неважно).
Также в мои обязанности входит ведение сайта и страницы в социальных сетях. Я слежу за тем, чтобы в офисе были необходимые расходные материалы (канцелярия и пр.), обеспечиваю продуктами питания и «чем-то к чаю».

5. Что еще ты добровольно делаешь на работе, что тебя никто не заставлял делать и никто не будет тебя ругать за то, что ты перестала это делать, но ты все равно продолжаешь делать это?
К этому я могу отнести полив растений, небольшая влажная уборка и поддержание чистоты (помимо того, что делает уборщица).

6. Что ты хотела бы делать на этой работе, но это невозможно?
Хотелось бы посещать некоторые интересные мероприятия, но, к сожалению, моя работа предполагает мое местонахождение практически постоянным в офисе.

7. Можешь ли ты описать свой потенциальный карьерный рост?
Честно говоря, достаточно сложно представить свой предстоящий карьерный рост. На ум приходит перевод в другой отдел, который специализируется на чем-то более конкретном. Например, кадровый отдел. Для возможного повышения я пошла получать второе высшее образование по специальности «Экономика предприятий и организаций».

8. В чем вершина мастерства твоей профессии?
Вершиной мастерства я считаю умение грамотно распределить время так, чтобы успеть все требующееся по твоим обязанностям и, может, взять на себя чуть больше. Я знаю, есть журнал «Секретарское дело», где делятся полезными мелочами, чтобы облегчить работу. Также выпускают много книг. Проводятся ежегодные конференции.

9. Опиши свое рабочее место.
Мое рабочее место — прежде всего приемная, куда попадает каждый гость. В комнате находится шкаф с папками, два стола рядом, сложенные буквой «Г» На одном находится практически вся техника, включая компьютер, принтер, телефоны, на втором лежат документы, папки, необходимые для работы, канцелярские принадлежности. В приемной также есть несколько стульев для посетителей, вешалка, холодильник и кофейный столик. Всю флору приемной составляет один  кактус, подаренный мне нашими сотрудниками (их впечатлили мои истории о домашних кактусах), но в скором времени я собираюсь озеленить приемную чуть больше. Я сижу спиной к окну, с открытыми жалюзи. Предпочитаю естественный свет искусственному. Напротив меня над дверью кондиционер.

10. Опиши рабочие места своих коллег, которые работают с тобой в одном отделе, то есть вы вместе 8 часов в сутки.
В качестве других рабочих мест опишу кабинет моего начальника и старшего специалиста. Кабинет начальника напрямую соединен с приемной и вполовину меньше ее. Такие же два стола, как и у меня, только сложенные буквой «Т». На столе, что ближе к окну, стоит компьютер, рядом с ним соседствует тумбочка с принтером. Другой стол окружен стульями для посетителей. На столе обычно очень много бумаг, помимо канцелярских принадлежностей, и я ежедневно пополняю эту коллекцию. Часть из них мне возвращается.
Кабинет старшего специалиста во многом похож на кабинет начальника. Небольшой по площади, он вмещает в себя стол, рабочее кресло и тумбочку, на которой лежат бумаги. На столе помимо монитора, органайзер, старый перелистной календарь и бумаги.

11. Есть ли что-то, чего тебе не хватает для работы, но в ближайшее время улучшения ситуации не предвидится?
Скорее не чего-то, а кого-то. Все девушки, которых берут на работу к нам на должность второго делопроизводителя, не проходят испытательный срок. За 3 месяца привыкаешь к человеку, а затем новая сотрудница. Частенько получается, что к ним уходит часть моих обязанностей, а затем все возвращается. Решающее слово о приеме на работу выносит начальник и пока без положительного результата.

12. Опиши свой распорядок дня.
Я приезжаю на работу к 9 часам, остальные начинают с 10. Утром я просыпаюсь в 7 часов, чтобы успеть собраться и выйти из дома на электричку. Моя дорога до работы относительно проста. 40 минут на электричке плюс 15 пешком до офиса. Без пяти минут девять или ровно в девять, если не сильно спешить, я открываю офис. Обед официально начинается в 13:00, но редко когда совпадает с этим временем. Час свободного времени наступает всегда позже. Ухожу с работы я в шесть часов вечера. Задержки бывают крайне редко, но я не чувствую дискомфорт от того, что приходится задерживаться, чтобы доделать работу.

13. Насколько эффективен твой рабочий день?
Если делить на проценты, то 75-80% из 100% посвящено работе.

14. Если бы ты могла вернуться к тому моменту, когда только начинала искать эту работу, и знала бы о ней то, что знаешь теперь, ты все равно выбрал бы ее?
Да, мне нравится наш коллектив и мне нравится моя работа.

15. Тебя устраивает твоя заработная плата?
Моя заработная плата меня устраивает. Конечно, помечтать о более высокой никто не мешает, но если считать по справедливости, то все нормально. Многие получают меньше.

16. В детстве ты мечтала об этой работе или о какой-то другой?
В детстве я о чем только не мечтала, насмотревшись фильмов) Больше всего я хотела быть полицейским в США, поскольку в фильмах все полицейские были неимоверно круты)

17. Какое образование и навыки нужны для твоей работы?
Требуется специальное образование, иначе бы не было такой специальности. Владеть деловым языком не научат ни в школе, ни в университете на специальности «Инженер», искусство телефонных переговоров в сфере производства отличается от нашего обычного общения с родителями, друзьями и знакомыми. Вкратце эти умения включают в себя: корпоративную этику и психологию делового общения, документоведение и документационное обеспечение.

18. Ты можешь описать человека, который идеально подходил бы на твое рабочее место?
Усидчивый. Человек в первую очередь должен быть очень усидчивый. Поскольку много работы рутинной, требующей внимания и занимающей много времени. С хорошей памятью на события. Спокойный и терпеливый. Он должен уметь быстро и точно вычленять главное и уметь выделять дела, требующие срочного решения и отсроченного.

19. Ты считаешь свою работу временной или это занятие на значительную часть твоей жизни?
Для себя я поставила временную планку в 4-5 лет. После того, как я получу образование и пройдет какое-то время, я пойму, удовлетворяет меня положение дел и нужно ли мне что-то менять.

20. Есть ли дресс-код в твоей работе?
Да, при приеме на работу я подписывала отдельное соглашение о дресс-коде, в котором упомянуто, что недопустимы колготки в сеточку, прозрачные кофточки и чересчур открытые вещи. Мне было перестроиться не сложно. Мой стиль относится к классическому. Юбки, брюки, платья спокойных тонов, чаще темных. Блузки, кофты светлые. Осенью накидываю на плечи накидку/палантин/платок.  Также я могу разнообразить свой внешний вид бижутерией. Обувь – классические туфли на каблуке.

Подведем итоги:

  • Делопроизводитель (или секретарь, секретарь-референт) – это специалист, который занимается «производством дел»: ведение документооборота организации, обеспечение офиса необходимыми товарами и услугами, ответы на звонки, планирование распорядка дня руководителя, — всё это находится в ведении секретаря.
  • Человек, который хочет работать делопроизводителем в организации, должен получить соответствующее образование, а также обладать исключительной усидчивостью, поскольку вся его работа будет связана с последовательным выполнением рутинных, но сложных поручений.
  • График делопроизводителя нормирован, рабочий день соответствует рабочему дню организации. Пока работает офис, работает и секретарь.
  • Чтобы получить другую должность, делопроизводителю придется заняться дополнительным образованием. Например, есть возможность перейти в другой отдел – в данном случае, интервьюируемая планирует работать в отделе кадров, когда получит второе высшее образование.

loyso.ru

Специальность делопроизводитель

В данном обзоре мы хотели бы коротко рассказать об одной из непопулярных специальностей начального профессионального образования — «Делопроизводитель». Несмотря на то, что мы уже давно живем в век электронных носителей и цифровой информации, оформление бумаг и документов остается не менее важным процессом, чем и 20-30 лет назад. Именно специалисты данного профиля знают, как заполнить соответствующие формы, где проставить соответствующие пометки на официальных документах и как пройти все бюрократические процедуры максимально быстро.

Помимо процедур оформления, делопроизводитель также должен хорошо знать способы сортировки и хранения документов. Кроме того, его могут назначить ответственным за их выдачу из архива, что потребует дополнительных знаний и внимательности в работе.

Какие возможны профессии

Ни для кого не секрет, что по окончании училища, колледжа или техникума по специальности делопроизводитель, большинство учеников устраиваются секретарями, личными помощниками или работниками архивов. Также специалисты данного профиля востребованы в компаниях с большими объемами переписки. В основном это министерства и ведомства, а также государственные компании, работа в которых связана с бюрократией.

Как вариант дальнейшего трудоустройства также можно рассмотреть и посольства. Там также имеются крупные архивы, а обработка документов является одной из необходимых сторон их деятельности.

Также существует возможность работы в нотариальных конторах, структурах Рос реестра и других органах власти и юридических структурах.

Краткое описание специальности

В общероссийском классификаторе специальностей делопроизводитель идет под кодом 034700.03 и относиться к группе гуманитарных наук, поэтому выпускники могут продолжить свое обучение в гуманитарных вузах Москвы и других регионов Российской Федерации.  Обычно это специальность «Документоведение и архивоведение».

Обучение по специальности длится всего 10 месяцев, а срок 2 года и 5 месяцев для учеников, поступивших с среднее специальное учебное заведение после девяти классов обусловлен лишь необходимостью изучения общеобразовательных предметов.

Несомненным плюсом является тот факт, что на эту специальность колледжи и техникумы принимают без вступительных экзаменов.

www.collegenews.ru

Профессиограмма «Делопроизводитель» — Профессиональная траектория

Профессиональные кластеры / Гуманитарные и социальные науки. Экономика и управление / Профессиограмма «Делопроизводитель»

Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов.

Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач — внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.

Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.

Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель — «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

  • ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
  • контроль за исполнением распорядительных документов;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • сортировка документов, формирование дел;
  • ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
  • работа с оргтехникой, мини АТС.

Делопроизводитель должен знать:

  • нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • виды, функции документов, правила их составления и оформления;
  • порядок документирования информационно-справочных материалов;
  • структуру организации, в которой ведется деятельность;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила и нормы охраны труда;
  • правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

  • принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
  • направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
  • вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
  • осуществлять контроль за прохождением документов;
  • составлять и оформлять служебные документы;
  • формировать дела;
  • систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
  • воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
  • точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
  • оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Эту профессию вы можете получить в:

* — в данной образовательной организации профессия/специальность в Архангельской области лицензирована, но не реализуема по состоянию на 01.10.2013 г.


 

proftraektoria.ru

Делопроизводитель — Справочник профессий — Работа — Статьи — Сайт выгодных предложений

Делопроизводитель – это специалист, который занимается ведением документации организации. В большинстве случаев работник трудится в канцелярии, где и занимается делопроизводством в соответствии со всеми требованиями текущих законодательств.

Ни одна крупная фирма не может обойтись без профессионального делопроизводителя. В небольших организациях этот специалист может выступать в роли секретаря.

Навыки

Каждый специалист, желающий работать с серьезной документацией, должен знать основополагающие правила ведения деловой переписки и составления писем. Многие работодатели, размещающие свои вакансии на сайте bidbi.ru, указывают в требованиях наличие высшего образования, однако на практике этот параметр является не самым приоритетным при приеме сотрудника на вакантную должность. Помимо обязательных профильных знаний, навыков и практического опыта работы с документацией, делопроизводитель должен обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность и стрессоустойчивость. Ответственность и грамотное владение языком – это те навыки, которые даже не упоминаются в вакансиях. Считается, что любой специалист априори обязан обладать подобными характеристиками.

Основное отличие делопроизводителя от типичного секретаря состоит в том, что он занимается документооборотом всей организации, а не только руководства. Однако секретарь всегда больше приближен к руководителю фирмы, нежели делопроизводитель. Связано это с тем, что все бумаги поступают начальству только через секретарей.

Обязанности

Главная задача делопроизводителя — ведение всех документов компании. Сортировка документов и писем, ведение деловой переписки и базы документов, контроль и регистрация полученной корреспонденции, работа с оргтехникой — это лишь малая часть того, что входит в обязанности современного делопроизводителя.

Существует два варианта организации деятельности делопроизводителя. Работа в небольшой фирме подразумевает самостоятельное выполнение всех обязанностей, связанных с ведением документов. На крупных предприятиях обычно работают несколько делопроизводителей, каждый из которых решает частные вопросы.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Плюсы профессии:

  • Востребованность вакансии делопроизводителя на рынке труда
  • Упрощенная работа специалистов в связи с переходом на электронный документооборот

Минусы профессии:

  • Сложность работы с большим количеством разнородной информации
  • Однообразие деятельности
  • Высокая степень ответственности.

Зарплата и перспективы

В зависимости от опыта и объема работы, начинающий делопроизводитель третьей категории может рассчитывать на заработную плату в размере 350-400 долларов в месяц. При наличии опыта работы (как правило, год-два), специалист в среднем получает около 500-600 долларов – многое зависит от самой компании, в которой трудится специалист. Заработок делопроизводителя первой категории обычно достигает 700-800 долларов.

Помимо обязательного оклада, некоторые крупные предприятия предлагают работникам оформление социального пакета, в который входит медицинская страховка, оплата профильного обучения и ежегодная тринадцатая заработная плата, равная размеру оклада.

Опыт работы делопроизводителя всегда способствует повышению его профессиональной категории. Со временем специалист может занять место заместителя начальника и даже главного начальника отдела документоведения.

Где учат

Деятельность документоведа по-своему интересна и в то же время очень сложна. На данный момент во многих российских ВУЗах ведется подготовка студентов по данной специальности. Наличие высшего образования – не главный критерий, на который обращают внимание работодатели. В настоящее время курсы делопроизводства предлагают получить общее понятие о деятельности современных документоведов. На курсах можно узнать основы специальности, ознакомиться с инструкцией по делопроизводству, соответствующими законодательствами и освоить методы скоростной печати. Некоторые работодатели предоставляют профильное обучение, которое оплачивается за счет предприятия и входит в социальный пакет работника.

bidbi.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *