Документ это информационное сообщение – Документ — это… Что такое Документ?

это… Виды, классификация, функции :: BusinessMan.ru

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

• название;
• адресата;
• автора;
• дату;
• текст;
• подпись;
• резолюцию;
• утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

• Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
• А вот официальные — это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

• письменный;
• текстовый;
• рукописный;
• машинописный;
• электронный;
• изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние — о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

• типовые;
• трафаретные;
• индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

businessman.ru

Информационное сообщение — Энциклопедия по экономике

В 60-х годах, когда ЭВМ только начали входить в употребление, на машинный перевод возлагались большие надежды. Но вычислительная техника того времени не располагала нужными характеристиками. В связи с тем, что специалисты стали осознавать, что в обозримом будущем машинный перевод все еще нереален, их энтузиазм остыл и работа была почти полностью заброшена. Теперь эта задача ставится снова уже на базе ЭВМ пятого поколения. Есть и конкретная цель создание системы со словарным запасом в 100 тыс. слов и 90%-ной точностью перевода. Правда, эти машины будут обрабатывать только такие материалы, как информационные сообщения научно-технического характера, справочники, экономическую статистику и т. д. Они смогут переводить тексты, написанные логически четкими фразами с ясными грамматическими конструкциями и точными, определенными значениями слов, преимущественно технических терминов.  [c.255]
МАРКЕТИНГОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ — система обмена сведениями, позволяющая специалистам по маркетингу персонала анализировать, планировать и реализовывать маркетинговые мероприятия. Основой маркетинговой информации по персоналу являются источники этой информации — учебные программы и планы выпуска специалистов в учебных заведениях учебные программы дополнительного обучения в коммерческих учебных центрах и для курсов переобучения при биржах труда аналитические материалы, публикуемые гос. органами по труду и занятости информационные сообщения служб занятости (бирж труда) специализированные журналы и специальные издания (напр., справочник квалификационных требований к претендентам, издаваемый в европейских странах) сеть научно-технических библиотек технические выставки, конференции, семинары экон. публикации в газетах рекламные материалы др. организаций, в особенности организаций-конкурентов презентации фирм проведение учебными заведениями т.н. «дней открытых дверей» система внутренней отчетности организации по кадровым вопросам беседы специалистов по персонал-маркетингу с потенциальными сотрудниками организации, с внешними партнерами, с работниками своей  [c.157]

В результате институт получил возможность выпускать ежемесячно около 20 сборников (библиографические указатели, реферативные сборники, в том числе сборники экспресс-информации пб четырем направлениям). В течение планируемого отчетного квартала выпускается в среднем 20 обзорных изданий по 12 направлениям, информационно -пропагандистские издания (проспекты выставок, информационные сообщения, материалы совещаний по обмену опытом). межотраслевая информация.  [c.77]

Редакция и издатель журнала не несут ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных сообщений, размещенных в журнале.  [c.1]

Наличие информационных сообщений, публикаций в открытых источниках (печатных и электронных) по теме проекта (да/нет Характеризует степень апробации и защищенности промежуточных результатов ЖЦП  [c.33]

Наличие информационных сообщений, публикаций в открытых источниках (печатных и электронных) по теме проекта (да/нет)  [c.50]

В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения — счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.  [c.455]

В результате приведенных действий формируется бухгалтерское информационное сообщение — счетная запись, регистрируемое на входе учетной системы, предназначенное для логико-арифметических преобразований с целью формирования результатов бухгалтерской обработки внутренней и внешней отчетности.  [c.461]

Правила значения определяют смысл и связь таких понятий, как факт и информационное сообщение.  [c.112]

Документ — есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.  [c.174]

Информационное сообщение — это те сведения, которые несет в себе документ. Однако тут мы прежде всего сталкиваемся с вопросом учитывает ли бухгалтер сами факты хозяйственной жизни или с помощью документов их информационное отражение В первом случае документы рассматриваются как полностью адекватные реальной действительности (натуралистическая концепция), во втором — как частично адекватные нельзя точно исчислить износ оборудования, точно определить естественную убыль товаров, правильно оценить продажную стоимость товаров и т д. Поэтому представители первого направления убеждены, что документы это метод бухгалтерского учета, представители второго — полагают, что сами документы составляют предмет счетоводства [2]. Автор и ряд западных коллег [3] придерживаются второго направления, так как совершенно очевидно документы не позволяют адекватно отразить хозяйственные процессы организации, но они порождают юридическую мантию, ибо именно они, а не реальные обстоятельства, создают правоотношения. Что же касается экономической мантии, то документ несет просто информацию, необходимую для принятия управленческих решений. И информация этой мантии поддается квантификации, согласно одноименному принципу. Необходимо понять, что каждое сообщение предполагает определенное количество информации, при этом понятие количество информации должно быть истолковано в трех аспектах  [c.176]

Факт хозяйственной жизни — это то, что составляет предмет информационного сообщения. Понятие факта было подробно раскрыто в гл. 3 этой книги. Теперь следует подчеркнуть, что документ, являясь выражением принципа регистрации, может быть реализован как прямым, так и косвенным образом. В первом случае документом оформляют конкретный факт, во втором случае документ, представленный на каком-то носителе, может отсутствовать. Например, отпустили со склада в производство партию материалов — составили расходный ордер. Но, предположим, что согласно смете на ритмично работающем производстве предполагается, что каждый день со склада в производство должно быть отпущено г материалов. В этом случае документация может отсутствовать. (Она будет нужна, если в отпуске возникнут отклонения или г — а, или г + а.) В этих ситуациях принцип регистрации присутствует, но косвенно, в неявном виде.  [c.177]

Объем документов и информационных сообщений, предопределяющий документооборот, оказывает влияние и на характер принимаемых управленческих решений. В данном случае всегда важно иметь в виду парадокс Бернстайна  [c.177]

Правильное осмысление этих положений позволяет рассматривать каждый документ как определенную учетную фразу, несущую определенное информационное сообщение. Словами фразы выступают реквизиты, под которыми следует понимать мельчайший (конечный) информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку, и присутствие которого обязательно в правильно составленном и оформленном документе.  [c.189]

Факты хозяйственной жизни представлены информационными сообщениями, которые, как правило, оформляются документами.  [c.193]

Видные авторы в области учета неоднократно возражали против использования субсчетов. Система субсчетов усложняет номенклатуру счетов бухгалтерского учета, затрудняет однозначный выбор корреспонденции счетов, что в свою очередь осложняет автоматическое контролирование информационных сообщений на ЭВМ. Целесообразно строить номенклатуру счетов синтетического учета без субсчетов, что намного упростит ее структуру [Палий, 1975, с. 82].  [c.322]

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).  [c.120]

Диалог представляет собой обмен информационными сообщениями между участниками процесса, когда прием, обработка и выдача сообщений происходят в реальном масштабе времени. Он может быть парным, когда число его участников равно двум, и множественным — при большем числе участников.  [c.171]

Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.  [c.24]

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации — электронных документов на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.  [c.46]

В качестве примера приведем информационное сообщение об итогах годового общего собрания акционеров ОАО Саратовнефтегаз . Годовое общее собрание акционеров, состоявшееся 25 мая 2000 г., приняло следующие решения 1) утвердить отчет общества за 1999 г. 2) утвердить бухгалтерский баланс за 1999 г. 3) утвердить счет прибылей и убытков за 1999 г. 4) утвердить распределение прибылей и убытков за 1999 г. 5) считать избранными в состав совета директоров общества (список) 6) считать избранными в состав ревизионной комиссии (список) 7) выплатить дивиденды по привилегированным акциям общества за 1999 г. в размере 10% от чистой прибыли. Дивиденды по обыкновенным акциям общества по итогам 1999 г. не выплачивать. Дивиденды за 1999 г. по привилегированным акциям выплатить в период с 15 ноября 2000 г. по 15 мая 2001 г. 8) утвердить устав ОАО Саратовнефтегаз в новой редакции 9) утвердить сделки общества, в совершении которых имеется заинтересованность, последующим договорам (виды) 10) выплатить вознаграждение членам совета директоров в размере 250 минимальных месячных размеров оплаты труда каждому на дату выплаты вознаграждения 11) выплатить вознаграждение членам ревизионной комиссии в размере 100 минимальных месячных размеров оплаты труда каждому на дату выплаты вознаграждения.  [c.270]

При проведении приватизации покупатели должны иметь достаточно полную информацию об объекте продажи. Перечень сведений, подлежащих обязательному опубликованию в форме информационного сообщения при продаже объектов приватизации, устанавливает Правительство РФ.  [c.175]

Специальными понятиями, используемыми при анализе информации, являются символ, реквизит, запись, массив, база данных. Символ — элемент описания информации. В качестве символов используют буквы, цифры, знаки. Реквизит — законченный неделимый информационный объект. Реквизит может состоять из цифр, алфавитной записи, алфавитно-цифровой записи. Совокупность реквизитов, образующая законченное информационное сообщение, называют записью. Совокупность записей образуют массив.  [c.259]

Некоторые трейдеры получают прибыль, делают деньги, время от времени. В принципе, некоторые из них имеют стабильные положительные результаты в течение более чем длительного периода времени. Причем, несмотря на события, происходящие далеко не в соответствии с рыночными прогнозами. Если вы сомневаетесь в последнем утверждении, то обратитесь к прогнозам, опубликованным в периодических изданиях за последний год. Прочитайте, что согласно предсказаниям авторов статей, должно было случиться в этом году. А теперь спросите себя, насколько ценными были те прогнозы. Удостоверьтесь, что вы читали оригинал обзор и информационное сообщение могут значительно отличаться.  [c.15]

Обозреватели новостей часто заканчивают свои информационные сообщения обзором дневных событий на рынке акций, но об облигациях упоминают очень редко. Облигациям, которые, по общему мнению, представляют собой самый надежный объект инвестирования, не свойственны резкие колебания цен, присущие акциям, которые, собственно, и дают пищу для комментариев обозревателей. Однако рынок облигаций по своим масштабам в несколько раз превосходит рынок акций. Примерно 80% общего объема корпоративных финансов за последние несколько лет были получены с помощью облигаций. Кроме того, владельцев облигаций примерно столько же, сколько держателей обыкновенных акций.  [c.185]

Информационные сообщения, в частности документы, на основе которых выполняется регистрация фактов хозяйственной жизни, не могут быть фальсифицированы. (На самом деле, как писал французский юрист П. М. Годме Фальсификация учета представляется классической процедурой [Годме, с. 407]. Данное правило надо понимать как нормативное требование, как должное , но не как сущее )  [c.90]

Внутренняя реконструкция факта. При внутренней реконструк-ции факт выступает в форме информационного сообщения. Он рассматривается с трех точек зрения 1) содержательной, 2) информационной и 3) временной.  [c.115]

Каждый документ, особенно документ первичный, несет в себе информационное сообщение о факге(ах) хозяйственной жизни. Это сообщение, как правило, делается на бланке. Бланки для одних и тех же сообщений сплошь и рядом используются разные.  [c.189]

Современные нейросетевые продукты позволяют работать как с числовыми, так и с текстовыми данными, т.е. преобразовывать набор символов (слово, фраза) в уникальный набор чисел. Ward System делает возможной также обратную операцию, т.е. представление результатов работы нейросети в виде не только чисел, но связного текста, что позволяет генерировать результаты в виде различных информационных сообщений. Правила для обучения ней-  [c.230]

О Для предприятий одной отрасли существует специфика видов деятельности, технологических процессов производства продукции, работ и услуг. Это находит отражение в структуре данных, объемных характеристиках БД КСБУ (номенклатура используемых материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, числа видов и групп оборудования, профессий работающих, контрагентов хозяйственных операций — поставщиков и покупателей и т. п.). Кроме того, интенсивность информационных сообщений, состав используемых систем классификации и кодирования важнейших видов информации, формы документов и т. п. также зависят как от видов, так и от масштабов деятельности1.  [c.89]

Основными методами ПР являются использование прессы (информационные сообщения, пресс-релизы, письма в редакции и т. п.) использование радио и телевидения (информационные выпуски, радио и тележурналы, интервью, репортажи, документальные фильмы, сериалы и т. п.) фотографии выставки и  [c.158]

Рассмотрим процесс размещения ценных бумаг на чековых аукционах. Информационное сообщение о проведении аукциона должно быть опубликовано не позднее чем за 4 недели до даты окончания аукциона (кроме объектов муниципальной собственности). Участники аукциона имеют право подать заявку типа 1 или типа 2. В заявке типа 1 указывается количество приватизационных чеков, предлагаемых для оплаты акций, и не указывается предельная цена. Это означает, что податель заявки готов купить акции по любой курсовой цене, сложившейся на аукционе. В заявке типа 2 указыва-  [c.85]

Также существует форма продажи акций, при которой от покупателя требуется выполнение каких-либо условий по отношению к приватизированному предприятию, а именно — осуществление инвестиций. Это коммерческий конкурс и инвестиционные торги. Коммерческий конкурс предусматривает подачу заявок в закрытой форме, их регистрацию и учет, а затем вскрытие конвертов с предложениями участников и подведение окончательных итогов. Продажа предприятий на инвестиционном конкурсе с социальными обреме-нениями является в настоящее время самой привлекательной формой поддержки предприятий, работающих в сложных экономических условиях. Механизм проведения инвестиционных торгов включает разработку инвестиционного проекта публикацию информационного сообщения о проведении конкурса, размере и сроках внесения задатков заявителями принятие и регистрацию заявок претендентов по мере их поступления подведение итогов и оформление договоров купли-продажи пакетов акций.  [c.87]

Соответствующее программное обеспечение поставляемое брокером, позволяет клиенту во время сеанса получать в реальном времени котировки валют банков (Quote Spread Sheet), историческую информационную базу, заголовки важнейших информационных сообщений, которые затем можно распечатать полностью, пакет для обработки данных методами технического анализа. В зависимости от брокера приказы  [c.102]

economy-ru.info

Информационные документы — это… Что такое Информационные документы?



Информационные документы

Информационные документы (Information documents) — официальные сообщения, документы, содержащие сведения о деятельности организации (Общества, компании, предприятия) и предназначенные для общественного пользования, не относящиеся к нормативной и договорной документации.

Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. — М.: Дело. Л. И. Лопатников. 2003.

• Информационно-телекоммуникационная сеть
• Информационные процессы

Смотреть что такое «Информационные документы» в других словарях:

• информационные документы — Официальные сообщения, документы, содержащие сведения о деятельности организации (Общества, компании, предприятия) и предназначенные для общественного пользования, не относящиеся к нормативной и договорной документации. [http://slovar… …   Справочник технического переводчика

• информационные документы — документы, содержащие сведения (информацию) о технических или нормативных документах, изделии (продукции), результатах работ (например, каталожный лист продукции, карта технического уровня и качества продукции, информационная карта расчета… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• запрос комментариев — информационные документы интернета — — [ГОСТ Р 54325 2011 (IEC/TS 61850 2:2003)]] Тематики релейная защита EN request for commentsRFC …   Справочник технического переводчика

• Документы военные — предназначены для осуществления органами военного управления распорядительно исполнительной деятельности. В ВС СССР подразделяются на боевые (документы по управлению войсками планы операций и взаимодействия, оперативные директивы, боевые приказы… …   Словарь военных терминов

• Информационные ресурсы; понятие — Информационные ресурсы; понятие, сущность, структура Информационные ресурсы; понятие, сущность, структура Ресурсы это имеющиеся в наличии запасы, средства, которые могут быть использованы при необходимости. В настоящее время учёные и практики… …   Википедия

• информационные ресурсы — Совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации. [ГОСТ 7.0 99] информационные ресурсы Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках …   Справочник технического переводчика

• Информационные ресурсы — в широком смысле совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации. Информационные ресурсы по законодательству РФ отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в… …   Финансовый словарь

• Информационные ресурсы МЧС России — отдельные документы и массивы документов по вопросам ведения МЧС России, находящиеся в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства, организациях и учреждениях, региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным… …   Словарь черезвычайных ситуаций

• Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)… Источник: МОДЕЛЬНЫЙ ЗАКОН О МЕЖДУНАРОДНОМ… …   Официальная терминология

• ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ — В широком смысле совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации. По законодательству РФ отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах:… …   Словарь бизнес-терминов

economic_mathematics.academic.ru

4.Документ. Электронный документ. Информационная система. Информационная технология.

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

Информационная система. Документ. Электронный документ, Информационная технология

Документ (бумажный документ) – document – материальный объект, со-

держащий в зафиксированном виде информацию (договор, счет, заказ, пропуск и

т.п.), оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Пример: Вы написали заявление на отпуск и передали его в отдел кадров.

Так появился документ. Что же превратило чистый лист бумаги в документ? Вопервых, информация, представленная в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. И, в-третьих, бумагу готовили с расчетом на последующую деятель-

ность сотрудников отдела кадров. Теперь предположим, что вы обратились в от-

дел кадров с устным заявлением об отпуске. Можно ли назвать документом эту процедуру? Устная беседа не была зафиксирована физически, она не поддается точному воспроизведению и, следовательно, документом не является.

Итак, документ — это совокупность трех составляющих:

1.Физическая регистрация информации.

2.Форма представления информации

3.Активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает проце-

дуры воспроизводства определенной деятельности. Так родилась бюрократия —

неизбежный спутник цивилизации.

Бюрократическая технология — это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии — возник-

нет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

40-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой

менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также

запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

В итоге отметим, что документ занимает важное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения деятельности. Поэтому правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций

между работниками [3]. На представлении документа как инструмента распреде-

ления функций между сотрудниками (ролями, рабочими местами) основываются все классические способы автоматизации документооборота и бюрократических систем в целом. При этом понятие документа превращается в понятие электронный документ, а понятие документооборота в понятие электронного докумен-

тооборота.

Основные преимущества электронного документооборота:

а). Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и

их отдельными частями.

б). Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизиро-

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

41-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

ванного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

в). Быстрое создание новых документов из уже существующих документов.

г). Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

д). Сокращение времени поиска нужных документов.

Комплексная автоматизация этих функций требует создания единого ин-

формационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руково-

дство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и не документном ви-

де. Для этого в рамках предприятия требуется создать единую систему управле-

ния документами, включающую следующие возможности:

а) Удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

б) Доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

в) Средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать доку-

ментов;

г) Сохранения целостности данных в общей базе данных;

д) Полнотекстового и реквизитного поиска информации;

е) Открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привыч-

ным средствам создания документов и к уже существующим документам,

созданным в других системах;

ж) Защищенность информации;

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

42-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

з) Удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

и) Масштабируемость системы для поддержки роста организаций и защиты

вложенных инвестиций и т.д.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели документооборота для

конкретного бизнеса и позиционировать (разместить) в ней свое предприятие. Средством автоматизации документооборота, необходимые аспекты которого содержатся в модели, является электронный документооборот. Дадим обобщенное

определение этого понятия.

Электронный документооборот — electronic data interchange, (EDI) –обмен

электронными документами между компьютерными программами различных подразделений на предприятии или различных компаний в стандартизованной

форме.

Из определения следует, что ключевым понятием электронного документооборота является понятие электронного документа, которое рассматривается ниже.

Электронный документ

Общепризнанного понятия электронного документа пока не существует, и приведенные ниже определения в полной мере говорят об этом. Не многие специалисты, по роду своей деятельности имеющие дело с электронными документами отличают электронные документы и документы в электронной форме отображения. К сожалению, приведенные определения ПОНЯТИЯ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ» В ПРИНЯТЫХ ЗАКОНАХ И РАЗРАБАТЫВАЕМЫХ ЗАКОНОПРОЕКТАХ НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ПЕРСПЕКТИВЕ МАССОВОГО ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОН-

НЫХ ДОКУМЕНТОВ В БЕЗЛЮДНЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СУБЪЕКТОВ, (об юридическом аспекте примене-

ния электронных документов вопрос не обсуждается).

Новая редакция Федерального закона «Об информации, информатизации и защите ин-

формации» [4] (вариант от 2000 года) предназначена для учета новых технологических изменений, про-

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

43-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

шедших за пять лет с момента принятия закона. В проекте утверждается: «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУ-

МЕНТ — сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки,

хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

Статья 2 проекта федерального закона «Об электронной цифровой подписи» [4]: — «ЭЛЕК-

ТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ — информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей ат-

рибуты для идентификации документа». «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — электронное сооб-

щение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа».

Статья 4 проекта федерального закона «Об электронном документе» [8]: — «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, пред-

назначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств

ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования». Статья 5 проекта: — «ЭлД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком»

Не вдаваясь в тонкости анализа понятия массового применения и безлюд-

ных технологий, примем в качестве базового понятия данного курса – понятие электронного конструкторского документа (далее ДЭ), которое введено в

действие с 1.09.2006 г посредством стандарта “ГОСТ 2.051-2006 Электронные документы. Общие положения”.

Раздел общих положений этого стандарта включает следующие положения:

1.ДЭ выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех стадиях жизненного цикла изделия. ДЭ получают в результате автоматизиро-

ванного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму

2.ДЭ имеют два представления – внутреннее и внешнее. Во внутреннем

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

44-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

(подлинном) виде ДЭ существует только в виде записи информации со-

ставляющей электронный документ, на электронном носителе и воспринимаемом только программно-техническими средствами. Внешним явля-

ется представление ДЭ в доступной для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее представление ДЭ должно быть преобразовано к требуемому виду различными тех-

ническими средствами отображения данных (дисплеями, печатающими устройствами и др.)

3.ДЭ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть состоит из одной или нескольких ИЕ, содержащих необходимую

информацию об изделии. Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, аудиовизуальной (мультимедийной) информации. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов и их значений. Номенклатура

реквизитов ДЭ – по ГОСТ 2.104. В реквизитную часть ДЭ допускается вво-

дить дополнительные реквизиты, с учетом особенностей применения и обращения ДЭ. Номенклатуру дополнительных реквизитов и правила выполнения и отображения в визуально воспринимаемом виде устанавливает разработчик*

4.ДЭ подразделяют на простые, составные и агрегированные в зависимости

от состава и способа организации содержательной части: в простом ДЭ содержательная часть реализована в виде одной ИЕ; в составном ДЭ содержательная часть реализована в виде нескольких ИЕ, связанных друг с другом ссылками, как правило определяемыми применяемым форматом данных; в агрегированном ДЭ содержательная часть реализована в виде

нескольких ИЕ, информационно связанных друг с другом;

5.ИЕ в ДЭ могут образовывать сложные иерархические структуры, имеющие

совмещенные реквизитные части и общие описания составляющих компонентов. При многократном использовании компонентов допускается при-

менение ссылок*.

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

45-146

\\Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

6.При использовании в документе ссылок, при выпуске документа все ссыл-

ки должны быть заменены на соответствующее им содержание. В составном и агрегированном документах, если его формат требует наличия ссы-

лок, допускается оставлять ссылки при условии, что целостность таких ДЭ обеспечивают программно-технические средствами*.

7.Подлинники, дубликаты и копии ДЭ имеют одинаковую силу с бумажной

формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержа-

щиеся в подлиннике ДЭ.

8.Аутентичные ДЭ, полученные путем преобразования их форматов, подпи-

санные в установленном порядке ЭЦП, имеют то же наименование документа, что и ДЭ, из которого они получены. Аутентичному ДЭ присваивают дополнительный признак, который записывают в реквизитной части документа. Аутентичный документ должен содержать в реквизитной части ука-

зание на исходный ДЭ, из которого он получен*.

9.Твердая копия, изготовленная и подписанная в установленном порядке,

может иметь то же наименование документа, что и ДЭ, с которого она по-

лучена. В этом случае ответственность за взаимное соответствие исходного ДЭ и его твердой копии в ходе жизненного цикла документов возлагается на разработчика. Твердая копия должна содержать указание на то, что исходным документом является ДЭ.

10.Порядок использования ЭЦП и применяемые программно-технические средства в пределах отдельной организации устанавливаются разработчиком документации в зависимости от наличия конкретного информационного, программного и организационного обеспечения.

11.Порядок управления данными ЭЦП устанавливает разработчик. При обращении ДЭ в корпоративных АС порядок управления данными ЭЦП (например, обмен ключами) устанавливают организации-участники*.

На Рисунок 3 средствами языка UML представлена обобщенная модель ДЭ, удовлетворяющая ключевым положениям стандарта.

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

46-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

Edocument

Header : Externalinterface

Content : Internalinterface

Status : StatusMonitor

				StatusMonitor
Externalinterface

Internalinterface

ObjectModel : ObjectModel

ModelStructure : ModelStructure

WriteContent()

ReadContent()

ModelStructure

ObjectModel

Рисунок 3

Рассмотрев подробнее понятие модели, понятие бизнес – объекта или объекта

действительности, понятие бумажного документа, понятие электронного докумен-

та и модели бизнес — объекта, сделаем следующие выводы:

1)Бумажный документ – может включать информационную модель объекта действительности на бумажном носителе

2)Электронный документ (определение 1) – электронная форма информационной модели объекта действительности, представляющая собой струк-

турированный набор данных, рассматриваемый в процессе его обработки как единое поименованное целое

3)Электронный документ (определение 2) – электронная форма бумажного документа, представляющая собой структурированный набор данных, рас-

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

47-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

сматриваемый в процессе его обработки как единое поименованное целое

Подход к определению понятия информационной системы

Далее рассмотрим один из подходов подход к определению понятия инфор-

мационной системы (ИС), состоящий из следующих положений:

1)ИС есть искусственная система, замещающая (поддерживающая) труд определенного пользователя, которому для принятия решений необходимы

определенные информационные услуги.

2)Процесс оказания информационных услуг состоит в изготовлении и пере-

мещении в информационном (или физическом) пространстве информационных объектов, роль которых могут выполнять бумажные и электронные

документы

Информационная система (определение 1) (по законодательству РФ и www. glossary.ru) — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использова-

нием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные

процессы

Информационная система (определение 2) – information system – совокуп-

ность элементов (материальных или идеальных), образующих посредством связей некоторую целостность и предоставляющая информационные услуги, опе-

рируя при этом информационными объектами (документами, информационными моделями)

Информационные технологии – information technology – совокупность ме-

тодов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использо-

вания информационных ресурсов, повышения надежности и оперативности

Комментарий к данным определениям

Информационная система изначально рассматривается как индифферент-

ная (лат. indifferens, indifferentis безразличная, безвредная) конкретным целям

пользователей система, аналогичная АТС, библиотеке общего назначения или

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

48-146

\\ Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

справочной службе вокзала, которая предоставляет свои информационные услуги

в качестве подсистемы или смежной системы более общей системе: предприятию, городу, отрасли, стране и т.д. В настоящее время, судя по содержанию дан-

ных определений, под ИС слишком часто понимают самые разные вещи – от комплекса средств автоматизации (КСА) до автоматизированной системы (АС)

Так в стандартах присутствует четкое определение технического понятия

«ИТ-система», которое часто и требуется использовать вместо ИС. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 10000-1-99 определяет информационно-технологическую систе-

му (IT system): набор информационно-технологических ресурсов, обеспечивающий услуги по одному или нескольким интерфейсам. Такое определение близко к понятию «комплекс средств автоматизации» в методических указаниях РД 50-680-

88 (ГОСТ 34.*.*), где даны основные положения этого комплекса нормативных до-

кументов (НД).

В свою очередь, методические указания РД 50-680-88 серии стандартов

ГОСТ 34.*.* определяют автоматизированную систему (АС) следующим обра-

зом: в процессе функционирования автоматизированная система представляет собой совокупность комплекса средств автоматизации, организационнометодических и технологических документов и специалистов, использующих их

в процессе своей профессиональной деятельности. (Из методических указаний

РД 50-680-88 серии стандартов ГОСТ 34.*.* на автоматизированные системы

(АС))

ГОСТ 34.003-90, статья 1.1 определяет автоматизированную систему

следующим образом: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. В этом определении организационно-

методические и технологические документы входят в понятие информационной технологии, назначение которой выполнение установленных функций, а резуль-

тат автоматизация труда персонала.

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

49-146

\\Проектирование информационных систем\ Конспект лекций \ Смирнов Н.В.\ Версия 0.3.3\*.

Сдругой стороны, в последние годы отмечены качественным расширением значения термина «система», отраженным в документах международных

комитетов и профессиональных сообществ, ориентированных на ИТ. Наблюдается переход к широкому толкованию, за счет явного включения компонен-

тов других типов (материалов, методов и др.). В этой связи растет актуальность более широкого применения термина «информационно-

управляющая система» и более узкого применения термина «информационная система».

Полный конспект

©БГТУ \ ИИУС \ И3 \

50-146

studfiles.net

32. Виды отчетно- информационных документов и порядок их разработки

Годовой отчет о работе посольства или иного загранпредставительства.

Годовой отчет является главным информационным документом посольства или иного представительства. Он составляется один раз в году. В составлении годового отчета принимает участие весь дип состав посольства, так как документ отражает полный спектр событий, имевших место в данной стране пребывания и в отношениях с ней РФ. В отчете дается оценка внутриполитического положения в стране пребывания и тенденции его развития, краткая характеристика основных политических сил и лидеров, стоящих у власти.

Политическое письмо.

дип представительство или посол лично подготавливают политическое письмо, в котором должно быть изложено основное содержание проблемы, ставшей информационным поводом, проанализировано ее состояние, намечены варианты вероятного развития событий. Характерной чертой как информационного документа является обязательное присутствие в нем рекомендаций о тех шагах, которые должны быть предприняты российской стороной дня зашиты иди укрепления своих интересов.

Информационное письмо.

Его задачей является проинформировать соответствующее управление или департамент МИД о каком — то новом явлении,отмеченном в политике страны пребывания, о новых лицах, появившихся на политической арене, возникших политических партиях или организациях. ИП касается более мелких и частных событий, нежели политические письма. ИП может содержать краткий анализ затронутой проблемы и даже элементы прогноза, но ранг документа не требует формулирования рекомендаций и советов.

Справка.

Справки по различным областям внешней и внутренней политики, экономики, науки страны пребывания предназначены для изучения положения в той или иной стране, ее отношения к РФ. Они делятся на тематические (аналитические и информационные) и справки по схеме. Тематические справки имеют объем 6-8 листов текста в четкой лаконичной форме и содержат фактический материал со ссылкой на источники, анализ этого материала, оценки и выводы, возможно, предложения.

Информации.

Это короткие документы. Они не содержат элементов анализа и прогноза. Это конкретная, фактологическая информация по частным вопросам, предназначенная для использования в отделах, управлениях, департаментах.

Обзор печати, хроника событий.

Как правило, подготовку этого документа в посольствах поручают начинающим дипломатам (референтам, атташе), в задачу которых входит прорабатывать ежедневно всю получаемую посольством прессу, выбирать самые важные по значимости сообщения и составлять краткие аннотации по ним. Составление обзоров печати является первой практической пробой пера молодых дипломатов.

Записи бесед.

Записи бесед имеют многоцелевое назначение: во — первых, хорошо подготовленная и правильно проведенная беседа, как уже говорилось, может содержать очень интересные информационные сведения. Количество записей бесед определяет степень активности работы дипломата, а содержание их — профессиональную зрелость работника.

Политическая характеристика.

на государственных и общественных деятелей используются в практической работе министерства иностранных дел, его загранучреждений, а иногда доводятся и до правительственных инстанций. Они составляются на основании официальных источников, документов, печати, личных наблюдений дипломатов и содержат: биографические данные и социальное происхождение; политические взгляды деятеля; его партийную принадлежность и политические связи; имущественное положение; важные индивидуально-психологические особенности, симпатии и увлечения.

Шифртелеграммы.

выполняется тогда, когда возникает  необходимость доставить важную информацию в Центр в самые короткие сроки. Первые требования к шифрованной информации аналогичны политическому письму: обоснованность выбора темы, безотлагательная надобность.  Несмотря на необходимость зашифровки и последующей расшифровки текста, сокращения и малоизвестные аббревиатуры в нем не допускаются. Авторами шифротелеграмм выступают обычно  посол, или временный поверенный в делах, а первым адресатом – министр иностранных дел или его заместитель.

studfiles.net

Электронные документы и информационные ресурсы (2000)

Архiвы i справаводства. Минск, 2000. № 2. С. 133 — 140

В век компьютеров изменилось само понятие «документ», причем эти изменения не всегда в полной мере осмысливаются. Пользуясь общим понятием, специалисты в области юриспруденции, делопроизводства, архивного дела, истории и информационных технологий порой вкладывают в него разный смысл, что чревато недоразумениями, а то и более серьезными последствиями.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде — почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный («дух времени»), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно прежде всего обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи — сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста — это прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация — это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие «документ» употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. Любопытно, что создатели операционной системы Windows и ее приложений, рассчитанных на текстовые документы, фактически отождествили документ с файлом. Зато разработчики баз данных, в которых файл обычно представляет собой сложно структурированный объект, склонны отождествлять документ с отдельной записью (строкой) реляционной таблицы. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности [1].

Разница в трактовках понятия «документ» находит свое отражение в терминологии национального законодательства. В частности, Закон Республики Беларусь «Об информатизации», принятый в сентябре 1995 г., содержит такое определение: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

В новой редакции Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», принятой в январе 1999 г., нет общего определения документа, но содержится конкретный перечень видов документов, включаемых в состав Национального архивного фонда (ст. 7). Помимо законодательных и нормативных актов всех органов государственного управления в него входят «документы иных государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая документация, базы и банки данных, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов». Все они «могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др.».

В этом же законе приводится определение архивного документа: «архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника». Отдельно сформулировано определение технотронного документа: «технотронный документ — документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий».

Оба процитированных закона позволяют считать документами совокупности данных, записанные на машинных носителях с помощью средств вычислительной техники, т. е. ту категорию объектов, которую на заре компьютерной эры именовали машиночитаемыми документами (machine-readable documents). Позднее этот термин был вытеснен терминами «электронные документы» (electronic documents) и, частично, «электронные записи» (electronic records) [2]. Отметим, что в последнее время наблюдается тенденция к отмиранию и этих терминов. Вместо них все чаще используется определение «цифровые документы» (digital documents). По мнению, высказанному Джеффом Ротенбергом, «предпочтительнее использовать термин «цифровая информация» вместо ‘электронной информации», так как он точнее отображает суть проблемы. Цифровая информация в принципе может быть представлена в неэлектронной форме, например, при использовании оптических и квантовых технологий, а электронная информация не обязательно является цифровой» [3]. В Законе «О Национальном архивном фонде…» прямо не используется ни один из этих терминов, но подразумевается, что электронные или цифровые документы являются подмножеством технотронных документов.

Нет пока полной ясности в соотношении понятий «документ» и «информационный ресурс». Закон «Об информатизации» приводит, а Закон «О Национальном архивном фонде..» повторяет определение: «информационный ресурс — организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных системах». Кроме того, базы и банки данных прямо отнесены к видам документов, входящих в Государственную часть Национального архивного фонда. Но, если понимать под документом конкретную единицу учета, то что считать таковой в базе данных — отдельную запись, совокупность всех записей, базу данных в целом (включая исполняемые программные файлы и графическое оформление интерфейса) или, может быть, отчет, сформированный ее поисковыми средствами по конкретному запросу? В такой тонкой области, как идентификация и учет, любая нечеткость может привести к невообразимой путанице.

Закон «Об электроном документе», принятый в январе 2000 г., отражает прежде всего юридическую точку зрения, поскольку нацелен на «правовые основы применения электронных документов». Определение электронного документа в нем звучит так: «электронный документ — информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом». Что касается самих этих требований, то ключевым является требование к структуре документа, изложенное в статье 7: помимо общей части, информация которой составляет содержание документа, он должен иметь особенную часть, которая «состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей». Другими словами, информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Это важное условие существенно сужает возможный круг электронных документов, имеющих юридическую силу. На сегодняшний день ему не соответствует ни одна система автоматизированного документооборота, используемая в органах государственной власти и управления, равно как и эталонный банк данных нормативно-правовых актов Республики Беларусь, по которому сверены все вышеприведенные цитаты из законов [4]. Тексты в нем не снабжены цифровыми подписями, поэтому в них могут быть внесены нераспознаваемые изменения. Установить факт такой модификации можно только путем сличения с подписанными оригиналами или официальными публикациями в «Национальном реестре правовых актов», который издается в бумажном виде. Следовательно, бумажные версии по-прежнему остаются единственными юридически полноправными, а электронный банк данных, несмотря на громкое название «эталонный», имеет только вспомогательное значение.

Ситуация будет меняться постепенно, по мере появления на отечественном рынке сертифицированных средств цифровой подписи. В ближайшее время должны быть приняты подзаконные акты, регламентирующие процесс сертификации, и начнет функционировать соответствующая лаборатория, уже фактически созданная при Государственном центре безопасности информации. В Государственной налоговой инспекции внедряется разработанная этим же центром автоматизированная система отчетности, в которой налогоплательщики смогут предоставлять свои отчеты по налогам с помощью электронной почты, заверяя их личной цифровой подписью. В банковской сфере система электронных платежей уже функционирует, с принятием Закона «Об электронном документе» она приобрела полную легитимность.

Тем не менее не следует сводить понятие электронного документа исключительно к его юридической трактовке. Повсеместно появляются и будут появляться во все больших количествах массивы информации, не имеющие цифровой подписи, но отвечающие архивному и делопроизводственному пониманию термина «документ». Очень важно, чтобы отсутствие возможности использовать их в качестве доказательства в суде не привело к игнорированию их культурно-исторической ценности и не породило легкомысленное отношение к их сохранности. Наиболее ценная информация, содержащаяся в этих документах, должна быть сохранена — как для практических нужд их создателей, так и в интересах наших потомков.

Исходя из этих соображений, в проекте Государственного стандарта Республики Беларусь «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», который должен вступить в действие в текущем году, заложены более гибкие требования и определения: «документ — структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами; электронный документ — документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена». В проекте стандарта изложены требования к идентификации электронного документа (перечень необходимых реквизитов) и к удостоверению его подлинности. Последняя может быть подтверждена не только цифровой подписью, но и удостоверяющим листом в бумажной форме, в котором указываются контрольные характеристики файлов, составляющих документ. Даже если второй из этих вариантов будет недостаточным для признания юридической силы документа в суде, он позволит обеспечить его достоверность для будущих историков.

Особенно это актуально в отношении электронных реестров и кадастров, создаваемых в целом ряде министерств и государственных комитетов [5], а также исследовательских баз данных. В отличие от банка нормативно-правовых актов НЦПИ, заносимая в них информация не будет дублироваться на бумаге. Поэтому, независимо от правовых аспектов, ее историческая ценность уникальна. В то же время возможность столь изощренного умышленного искажения данных, которое не отразилось бы на контрольных характеристиках, представляется в большинстве таких случаев маловероятной.

Правовую основу для сохранения этой информации содержит статья 19 Закона «О национальном архивном фонде…», в которой говорится: «Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме (баз и банков данных), в том числе поставляемых пользователям посредством информационных сетей, регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Периодичность создания архивных копий информационных ресурсов и порядок их передачи на государственное хранение определяются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству»

В развитие этого положения в Госкомархиве утверждена «Примерная инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение» [6]. В ней заложен подход, согласно которому понятия информационного ресурса и архивного документа не смешиваются. Под информационными ресурсами понимается любая совокупность документированной информации, находящаяся в активном использовании и постоянном изменении: банки данных (включая кадастры и реестры), интернет-публикации (информационные сервера и отдельные веб-сайты) и т. п. Если содержащаяся в базе данных информация может быть частично утрачена в процессе обновления ресурса, то формируется поисковый запрос, охватывающий всю требуемую информацию. Отчет, генерируемый базой данных по этому запросу, представляет собой целостный массив информации, который должен соответствовать критериям архивного электронного документа (иметь необходимые реквизиты, контрольные характеристики или цифровые подписи, а также воспроизводимый формат). Именно такой отчет может быть принят на архивное хранение в качестве «мгновенного среза» информационного ресурса.

1. Анализу этих проблем в отношении автоматизированных систем документооборота посвящена предыдущая статья автора: В.Носевич. Электронный документооборот: на пороге больших перемен // Архівы і справаводства, 1999. № 1. С. 121 — 126.
2. В англоязычной архивной терминологии понятие «records» (дословно — записи) употребляется также в смысле «официальные документы». В частности, документы государственных учреждений обычно называются «public records», а документы общественных организаций — «private records».
3. J. Rothenberg. Avoiding Technological Quicksans: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. — European Commission on Preservation and Access. Amsterdam, 1999. P. 3.
4. Эталонный банк данных комплектуется по официальным каналам непосредственно из высших государственных органов законодательной и исполнительной власти Республики Беларусь, Министерства юстиции, других министерств и ведомств и содержит электронные версии текстов действующих нормативно-правовых актов. Его поддержку осуществляет Национальный центр правовой информации (НЦПИ). Банк данных поставляется на компакт-дисках, а также размещен в интернете на сервере НЦПИ: http://ncpi.gov.by.
5. Перечень государственных кадастров, регистров и иных информационных систем, содержащий 20 названий, приведен в качестве приложения к «Положению о порядке информационного взаимодействия государственных кадастров, регистров и иных информационных систем», утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.1999 № 494.
6. После регистрации этой инструкции в Министерстве юстиции Республики Беларусь п

www.vln.by

Раздел 3. Электронный документ Понятие документа

Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.

Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

• иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

• быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.

Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.

Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

• нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

• индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу.

Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;

СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;

РД РБ 07040.12-3-2004 «Банковские технологии. Технология электронной цифровой подписи. Термины и определения»;

РД РБ 07040.1204-2004 «Банковские технологии. Формат карточки открытого ключа»;

РД РБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии. Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов» и др.

studfiles.net