Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии
[организационно-правовая форма, | Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Ответственный секретарь приемной комиссии относится к категории специалистов, назначается на должность и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].
1.2. Ответственный секретарь приемной комиссии непосредственно подчиняется председателю приемной комиссии.
1.3. На должность ответственного секретаря приемной комиссии принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Ответственный секретарь приемной комиссии должен знать:
— Конституцию Российской Федерации;
— законы, постановления, положения, приказы и другие нормативные акты по вопросам, касающимся его деятельности;
— Устав образовательной организации, Положение о приемной комиссии;
— организационную структуру образовательной организации;
— перечень основных специальностей, порядок и условия поступления;
— особенности делопроизводства приемной комиссии, формы и бланки документов, обеспечивающих работу приемной комиссии;
— систему ведения электронного документооборота;
— систему и формы отчетности по работе приемной комиссии;
— методы и средства получения, обработки и передачи информации;
— правила пользования компьютерной техникой;
— этические нормы и правила, морально-этические стандарты делового поведения;
— основы трудового законодательства;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.5. В период временного отсутствия ответственного секретаря приемной комиссии его обязанности возлагаются на [вписать нужное], который несет полную ответственность за их качественное и своевременное исполнение.
2. Должностные обязанности
Ответственный секретарь приемной комиссии:
2.1. Организует работу и делопроизводство приемной комиссии.
2.2. Ведет личный прием и консультирование абитуриентов, их родителей (законных представителей), доверенных лиц по вопросам поступления в образовательную организацию.
2.3. Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть.
2.4. Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.
2.5. Принимает участие в организации мероприятий, связанных с проведением вступительных испытаний для абитуриентов.
2.6. Принимает участие в проведении дней открытых дверей в образовательной организации и других рекламно-агитационных мероприятий.
2.7. Подготавливает нормативные документы, проекты приказов, касающиеся работы приемной комиссии.
2.8. Организует подготовку справочно-информационных материалов, проспектов по вопросам обучения в образовательной организации.
2.9. Оформляет информационный стенд приемной комиссии.
2.10. Ведет электронную базу данных.
2.11. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.
2.12. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.
2.13. Подготавливает установленную отчетность по работе приемной комиссии.
2.14. Организует оформление и обеспечение необходимым оборудованием и расходными материалами аудиторий и иных помещений для работы приемной комиссии.
2.15. [Указать иные должностные обязанности].
3. Права
Ответственный секретарь приемной комиссии имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию методов выполняемой им работы.
3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.5. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.
3.6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своих полномочий.
3.8. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.10. [Указать иные права, предусмотренные трудовым законодательством].
4. Ответственность
Ответственный секретарь приемной комиссии несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[должность]
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
prom-nadzor.ru
Должностная инструкция секретаря — образец 2019 года и как ее составить, права и обязанности
Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.
Содержание статьи
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:
- к какой категории сотрудник принадлежит;
- кому он подчиняется;
- кем назначается и освобождается от должности;
- кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.
Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.
Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.
Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:
- организационной структуры;
- норм делового общения;
- организации делопроизводства;
- основ гражданского и трудового законодательства;
- правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
- прикладных программ;
- машинописи;
- правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.
Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:
- действующим законодательством;
- уставом предприятия;
- руководящей документацией предприятия;
- приказами и распоряжениями руководства;
- собственной должностной инструкцией.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность
Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:
- прием посетителей;
- прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
- получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
- проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
- осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
- составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
- подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
- организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
- контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
- формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:
- принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
- отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
- предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
- получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
- направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
- информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
- получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.
В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:
- несанкционированное представление интересов организации;
- результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- нарушение требований руководящей документации предприятия;
- неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
- причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
- нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
- нарушение норм делового общения.
При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.
Образцы должностной инструкции секретаря
В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.
Секретаря руководителя (по профстандарту)
Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW
Секретаря-делопроизводителя
По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8
Секретаря-референта
Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt
Офис-менеджера с функциями секретаря
Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi
Учебной части
В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:
Секретаря-машинистки
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6
Судебного заседания
С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa
Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt
Пресс-секретаря
Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3
Ученого
По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq
Ответственного секретаря газеты
Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ
Приемной
Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me
Секретаря-администратора
По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7
Корпоративного секретаря акционерного общества
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN
Комиссии по делам несовершеннолетних
Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV
ДОУ
В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s
Деканата
Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB
Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
specworkgid.ru
Должностная инструкция секретаря – образец 2017
Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.
В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица. В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Согласно должностной документации, секретарь обязан:
- Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
- Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
- Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
- Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
- Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
- Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
- Выполнять поиск необходимой документации.
- Вести учет данных картотеки.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря приемной руководителя
В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:
- Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
- Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
- Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
- Обеспечивает нумерацию технической документации.
- Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
- Занимается копированием типовой документации.
- Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.
Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря судебного заседания
На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.
При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:
- Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
- Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
- Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
- Подготавливает исполнительные листы.
- Оформляет списание документов и исполнительных актов.
- Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
- Сотрудничает с коллекторской компанией.
Скачать образец
Типовая должностная инструкция секретаря – образец
Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря
Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:
- Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
- Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
- Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
- Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
- Ведение типовой документации, порученной документоведу.
Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении
Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.
Согласно инструкции, документовед обязан:
- Заниматься организацией мероприятий.
- Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
- Вести соответствующую документацию.
- Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря в детском саду
Обязанности секретаря в детском саду:
- Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
- Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
- Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
- Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
- Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
- Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.
Скачать образец
Должностная инструкция секретаря директора колледжа
Обязанности секретаря директора:
- Распределение типовой корреспонденции.
- Взаимодействие с директором колледжа.
- Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
- Выполнение личных поручений директора.
- Осуществление функций документоведа в полном объеме.
Скачать образец
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): Загрузка… Следующая статья30.03.2017 — 00:02 Предыдущая статья
29.03.2017 — 09:21
atc-assist.ru
Методические материалы «Должностная инструкция секретаря руководителя»
Должностная инструкция секретаря руководителя
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря руководителя
1.Общие положения
1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технический исполнитель.
1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретарь руководителя.
1.4. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее2 лет.
1.5. Секретарь руководителя назначается на должность приказом директора техникума, подчиняется директору техникума и руководителю структурного подразделения службы документационного обеспечения управления (ДОУ) техникума.
1.6. Секретарь руководителя должен знать:
— Конституцию Российской Федерации;
— законодательство о труде;
— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, положения, инструкции и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения техникума;
— основные нормативно-методические документы, регламентирующие правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,
— инструкцию по делопроизводству;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
— организацию архивного дела;
— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы документального обеспечения управления;
— организацию труда и управления;
— структуру техникума и его служб;
— правила внутреннего трудового распорядка техникума;
— правила и нормы охраны труда.
1.7. Секретарь руководителя в работе руководствуется:
— Уставом, приказами и указаниями директора техникума;
-основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству;
— правилами внутреннего трудового распорядка техникума;
— настоящей должностной инструкцией.
1.8. В период отпуска или временного отсутствия секретарь руководителя его обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ приказом директора техникума. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
3. Должностные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора техникума.
3.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
3.17. Производит подготовку и выдает справки по различным вопросам обучающимся.
3.18.Выполнять иные поручения руководителя техникума и руководителя структурного подразделения (ДОУ) техникума по вопросам, возникшим в связи со служебной необходимостью.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Получать от руководителей служб техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;
4.2. Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства в техникуме;
4.3. Требовать от руководителей служб оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
5. Ответственность
Секретарь руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения- в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.
6.Взаимодействия
Секретарь руководителя:
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.
6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы утверждается у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.
6.3. Получает от директора техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.
6.5. Соблюдает конфиденциальность.
www.gyrnal.ru
Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2019
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря руководителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).
1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на персональном ксероксе.
3. ПРАВА
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь руководителя несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
_____________________________ _____________ ____________________
(должность лица, составившего (подпись) (Ф.И.О.)
инструкцию)
"___"__________ ___ г.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: ____________ ____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"____________ ____ г.
dogovor-obrazets.ru
Должностная инструкция секретаря
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Утверждаю
Генеральный директор
Л.В. Сандый-оол
«____» ______________г
1.Общие положения
1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.
1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.
2. Должностные обязанности
Секретарь-делопроизводитель должен знать:
2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
2.3. Организацию делопроизводства;
2.4. Методы оформлении обработки документов;
2.5. Архивное дело;
2.6. Машинопись;
2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;
2.8. Стандарты УСОРД;
2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
2.10. Основы этики и эстетики;
2.11. Правила делового общения;
2.12. Основы организации труда и управления;
2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;
2.14. Основы административного права и законодательства о труде;
2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;
2.16. Правила и нормы охраны труда.
Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
3. Функции
На секретаря возлагаются следующие функции:
3.1. Организация делопроизводства.
3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.
3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.
3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.
3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.
3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.
3.9. Организует прием посетителей.
3.10. Организует командировки директора.
3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.
4. Права
Секретарь-делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.
4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5. Ответственность
5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.
5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь-делопроизводитель:
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.
6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат
studfiles.net
Типовая должностная инструкция секретаря руководителя
Типовая должностная инструкция секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь назначается на должность приказом директора компании (далее— директора).
1.2. Секретарь подотчетен директору.
1.3. Цель работы секретаря — создание для директора условий, обеспечивающих максимальную эффективность его труда.
2. Задачи и обязанности
2.1. Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение директору, передает ее согласно принятым решениям структурным подразделениям или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.
2.2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директору.
2.4. Готовит документы и материалы, необходимые директору для работы.
2.5. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его ведома ее содержание, передает и принимает информацию с помощью приемно-переговорных устройств, своевременно сообщает директору информацию, полученную посредством каналов связи.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих для выполнения; проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, проводит регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.9. Осуществляет контроль за выполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за сроками выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.10. Обеспечивает рабочее место директора необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями.
2.11. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в базу данных.
2.12. Организует прием посетителей, способствует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников компании.
2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и в установленные сроки сдает в архив.
2.14. Копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Определять приоритеты во взаимоотношениях директора с контактирующими организациями и посетителями.
3.2. Составлять простые письма и короткие предписывающие документы на основании устных указаний директора.
3.3. В случае необходимости вовлекать работников предприятия в подготовку документов, нужных директору.
3.4. Не принимать на подпись директора служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов.
3.5. В рамках своей компетенции и полномочий отвечать на телефонные звонки, адресованные директору, с целью эффективного использования его рабочего времени.
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За качественное и своевременное выполнение распоряжений директора.
4.2. За соблюдение «Правил внутреннего распорядка» и «Положения о коммерческой тайне компании».
5. Знание норм
Секретарь должен знать:
5.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие нормативные документы, касающиеся деятельности компании и ведения делопроизводства.
5.2. Структуру и руководящий состав компании и ее подразделений.
5.3 Организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архивное дело; машинопись.
5.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной документной информацией, компьютерами и печатными машинами.
5.5. Стандарты системы организационно-предписывающей документации; правила составления деловых писем с использованием типичных форм.
5.6. Основы этики и эстетики; правила делового общения.
5.7. Основы организации труда и управления.
5.8. Правила эксплуатации вычислительной техники.
5.9. Основы административного права и законодательства о труде.
6. Квалификационные требования
Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве.
7. Взаимоотношения (связи) в соответствии с должностью
Непосредственно контактирует с директором, а также с работниками компании и других организаций, когда такие лица обращаются к директору по служебным и личным вопросам; обращается к ним в случае необходимости получить для директора отдельные документы, справки или иную информацию.
uawork.com