Где ставится печать на документах копия верна – образец. Правила заверения копий документов

Содержание

Где ставят печать копия верна образец

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота.

Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»; ; ; . Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.

Как заверять документы «копия верна»: образец. Правила заверения копий документов

Они могут быть обычные, с датой и с подписью.В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено.

При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:ГОСТ Р 6.30-2003.

Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2019 на замену вышеуказанному.

Как правильно заверить копию

Как правило, их оформляют на фирменном бланке компании. В качестве наименования документа указывают: «Выписка из…», а следом приводят наименование, актуальную дату и номер приказа, на основе которого оформляют бумагу.

Издавать новый приказ не нужно.

Например,

«Выписка из приказа о приеме на работу от 13 августа 2010 года под № 56-к»

Далее следует текст выписки, который воспроизводит информацию оригинала полностью или частично. Под текстом указывают текущую должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также инициалы и фамилию. Личная подпись в выписке никогда не ставится.

Чтобы бумага имела юридическую силу, ее следует заверить. Поскольку специальный порядок не предусмотрен, ее заверяют так же, как и копию (п.

Где ставят печать копия верна образец

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст).

К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп.

1 ГОСТ Р 6.30-2003. ВЫВОД Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно.

Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Важно Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п.

Правила заверения копий документов

Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати.

Процесс оформления разных видов копий может быть различным. Во-первых, эти экземпляры могут быть разделены на несколько категорий. Выписка, представленная копией элемента документа.

Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника.

Как правильно заверить копию документа

Помещено в тему:

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него.

Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается. . Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.

Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,

слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
наименование должности – кто заверяет копию,
личная подпись,
расшифровка подписи,
дата заверения,
поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов: Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

листы нумеруются,
затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,

нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Верно Ведущий специалист отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская 28.12.2014 Печать Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.).

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 115 комментариев Игорь | 05 06 2019 Подскажите, пожалуйста, можно ли доверять копию уже заверенной копии?

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

рационально оформлять на фирменном бланке предприятия.

В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий , на основании которого оформляют документ. Вопрос из практики Как заверить копию трудовой книжки сотрудника?

Отвечает Иван Шкловец,заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии.

Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные . Такой порядок следует из ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного .

Все листы копии скрепите. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в .

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время».

Копия, выписка, дубликат

Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки. Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации.

Особенно характерно это для гос.

организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.

Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой: Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них.

Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию. Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

Как правильно заверить копию документа?

Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия».

Юридический портал bukva-zakona.com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего.

Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение. Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

levconsulting.ru

Как заверить правильно копию документа

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

слово «Верно» — это заверительная надпись;
наименование должности лица, кто заверяет копию;
подпись лица, заверяющего копию;
расшифровка подписи должностного лица;
дата заверения подлинности копии;
печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Дата

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

25.09.2014 Печать

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА», что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

листы нумеруются;
после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как правильно заверить документы в налоговую>>

www.docdelo.ru

Штамп «Копия верна»: образец. «Копия верна»: образец для заверения документов

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.

Копия и оригинал

Копия — это точное воспроизведение общего вида и содержания оригинала, но им не является. Чтобы копию можно было предоставить по месту требования (по месту учебы, в госорганы, по месту работы), ее нужно должным образом заверить. Сделать это может уполномоченное лицо. На копии не должно быть никаких изменений или нечетких записей, также на ней ставится штамп «копия верна» (образец будет рассмотрен далее).

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.

Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам. В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).

Подготовка документов

Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.

Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь — чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).

Еще один вариант – это заверение не всего документа, а выписки из него. Этим занимается уполномоченный сотрудник: он делает копии и соответственно заверяет их. Штамп «копия верна» трудовой книжки (образец представлен выше) действителен только с печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Кто может заверить

Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу. Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту. Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше.

Порядок

Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника. В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату. Редко копию заверяют вручную.

Фраза «Копия верна» — наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

Все страницы нужно пронумеровать.
Готовый экземпляр прошить.
В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
Проставляется печать и подпись.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

Когда нужен нотариус

Для некоторых организаций важно, чтобы копии прошли именно нотариальное заверение. Это считается самым надежным способом избавить себя от подделок и дополнительного переоформления бумаг. Чем же заверение копии у нотариуса отличается от проставления аналогичного штампа в организации? На образец «Копия верна» в нотариальной конторе ставится только после тщательной сверки подлинности оригинала и правомочности его выдачи. Стоимость такой процедуры сугубо индивидуальна в разных нотариальных конторах.

Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:

оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.

Ну и основное, когда действительно необходима помощь нотариуса, — это перевод и заверение иностранных документов. Сам нотариус, конечно, не занимается переводом подобных документов, но ставит на переведенный образец «копия верна».

Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.

Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.

fb.ru