Где хранить приказы на отпуск и заявления к ним – Где хранятся заявления на отпуск

Содержание

Где хранятся заявления на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).

Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

***

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

rusjurist.ru

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован, а за его несоблюдение могут применяться санкции. В статье мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Итоги

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Срок хранения приказов и заявлений на отпуск работников

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

kadrovyhdel.ru

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Если работодатель со всей строгостью подходит к вопросам кадрового делопроизводства, без письменного заявления сотрудники не уходят даже в ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в большинстве коммерческих организаций очередной отпуск «по расписанию» предоставляется на основании актуального графика, а заявление подается в отдел кадров лишь в исключительных случаях — например, если сотрудник хочет взять отпуск за свой счет в связи с особыми обстоятельствами или планирует уходить в «декрет». Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон. Подробнее о сроке хранения заявлений на отпуск читайте в статьях: Когда необходимо заявление на отпуск Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск по графику, в котором указаны точные даты начала и завершения отпускного периода, никакие дополнительные заявления не нужны.

Срок хранения заявлений на отпуск

Внимание

Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Работник сам решает когда ему пойти в отпуск по уходу за ребенком. Это «разрешает» статья 256 ТКРФ, в которой сказано, что по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.


Поэтому, какую дату вы укажете в заявлении, с такой даты и можете находиться в отпуске.——————————————————————— Сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускне более 5 лет——————————————————————— ЗА СКОЛЬКО ДНЕЙ, ПО ЗАКОНУ, СОТРУДНИК ДОЛЖЕН НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускПо закону сотрудник вообще не должен писать заявление на отпуск.

Где хранить заявления на отпуск работников

В избранноеОтправить на почту Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации Срок хранения приказов и заявлений по отпускам Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст.
    12 и п. 1 ст.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Важно

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.


Справка Где хранятся заявления на отпуск сотрудников Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации.
Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) — прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива.

Где хранить заявление на отпуска?

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Инфо

Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги.

Этим местом является архив. Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.
Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Образец заявления

Например, типовое заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска выглядит следующим образом: Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ: Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением».

Срок хранения заявления на отпуск

Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен. Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска.
Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала. И чтобы у работодателя была возможность произвести оплату без задержек, лучше всего вам подавать заявление заранее.——————————————————————— Могу ли я сейчас написать заявление на отпуск с последующим увольнением если я устроился сюда в ноябре 2013 года?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускПраво на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Головорукова Алексея Фёдоровича Заявление Прошу вас предоставить мне ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 01 сентября 2017 года. 15 августа 2017 года подпись За сколько дней подается? За какое время пишется заявление на отпуск, то конкретного утверждённого срока по написанию не существует на законодательном уровне. Однако наниматель имеет право внести огласку во внутренние регламенты, согласно которым будет установлено определённое количество дней (срок написания заявления до начала отпуска). Взяв во внимание тот факт, что бухгалтерия должна рассчитать и начислить оплату отпускных не позже 3-х дней до отпуска, то можно сделать вывод, что срок подачи заявления — 4 дня. В крупных компаниях сотрудникам рекомендуется заранее готовиться к предстоящему отпуску и составлять заявление своевременно для того, чтобы были сделаны соответственными начисления.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста сколько храниться заявление на прописку в паспортном столе… Вопрос юристу: На какой максимальный срок я могу написать заявление на отпуск за свой счёт… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте. По ст.128 ТК РФ подавайте——————————————————————— Сколько дней по закону работодатель имеет право рассматривать моё заявление на отпуск авансом перед декретом?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускИ в соответствии со ст.123 ТК РФ Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Т.е.

dolgoteh.ru

Сколько хранятся приказы на отпуск | Статьи

Приказы на отпуск относятся к особо важным локальным документам предприятия, которые подтверждают законное право сотрудников уходить в ежегодный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск. Соответственно, такие бланки должны храниться в числе прочих документов в особых условиях, и в данной статье будут рассмотрены данные условия и сроки хранения приказных бланков.

Из ниже представленной статьи вы узнаете:

  • сколько хранятся приказы на отпуск;
  • как и где нужно хранить приказы на отпуск;
  • каковы особенности архивирования приказов на отпуск;
  • каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования;
  • допускается хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию.

Приказные документы разделяются на две категории: длительного и кратковременного хранения. К первому виду относятся приказы, касающиеся основной деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, перевод в другое структурное подразделение, изменение личных данных сотрудников), которые должны храниться в организации достаточно длительный срок (несколько десятков лет). Ко второму виду относятся приказы о взысканиях, командировках, отпусках и больничных, которые хранятся в течение пяти лет.

Предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Конечно, методика составления и визирования обоих видов документации не особо отличается, но сроки хранения приказов длительного и краткосрочного хранения разнятся.

Как и где нужно хранить приказы на отпуск?

После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

Особенности архивирования приказов на отпуск

В первую очередь, приказы на отпуск должны быть отсортированы по году или фамилиям сотрудников. Архивировать такие документы необходимо по четким правилам:

  • пачки документов располагаются в специальных папках;
  • папки прошиваются нитками;
  • готовые кипы документов размещаются в сухом месте, аккуратно упакованные в картонные коробки.

Если речь идет о бюджетной организации, то директора и ответственные работники могут заключить специальный договор с городским архивом. Его сотрудники будут тщательно следить за порядком хранения при соблюдении норм и правил, установленных Законодательством.

Как оформить ежегодный отпуск

Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.

В том случае, когда на предприятии работает большое количество штатного состава, допускается формировать папки по определенным видам приказов, то есть, отдельно по отпускам, по командировкам или взысканиям. Так же следует помнить, что документы, служащие основанием для выдачи приказа в архивные папки к самим приказам не прикрепляются, а хранятся в другом месте.

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Читайте по теме в электронном журнале

Каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования?

Во время регистрации кадровых документов длительного и непродолжительного времени хранения существует определенный ряд отличий во время процедуры занесения номера в журнал предприятия. Документы, относящиеся к первому подтипу, должны иметь личный порядковый номер с обязательным присвоением ему буквенного значения «к» (кадры) или «лс» (личный состав).

Приказам, относящимся к менее значимым событиям (в том числе, к отпускам или командировкам), так же присваивается номер, но буквенное значение будет другое (к примеру, об отпуске обозначается, как «о»).

Кому полагается ежегодный оплачиваемый отпуск

Допускается ли хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию?

В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка). Если приказ по какой-то причине был утерян, директору необходимо составить внеочередной документ, который должен пройти привычную процедуру регистрации и помещение на хранение в определенную архивную папку.

Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

www.kdelo.ru

Сколько хранить заявление на отпуск?

Задать вопрос эксперту ClubTK