Порядок проведения инкассации денежных средств
Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.
Что входит в услугу
Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У. Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:
- Доставка выручки торговой организации в банк.
- Доставка денег из разных торговых точек в офис компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
- Перевозка денег из банка в офис для выплаты зарплаты сотрудникам.
- Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
- Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
- Перевозка наличных между филиалами одной организации.
- Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.
Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.
Как проводится инкассация
Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.
Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.
Инкассация проходит по следующей схеме:
- Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
- Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
- Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
- Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.
Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:
- Накладная к сумке.
- Квитанция к сумке.
- Образец пломбы.
Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.
После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.
Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.
zhazhda.biz
Инкассация денежной наличности
Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.
Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Сотрудник, сдающий инкассацию обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.
Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.
Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр — в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.
На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.
Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.
Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником Финансового отдела и Директором магазина
Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.
Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр — накладная к сумке — передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр — квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора — остается в магазине и подшивается к соответствующему расходному кассовому ордеру.
Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.
Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.
Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.
Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.
В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.
В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.
В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.
Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе «1С» расходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.
Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сети о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе 1С магазина.
В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга — корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассира.
Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.
Директора региональных магазинов за исключением Москвы и Санкт-Петербурга организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.
В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.
К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сети в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.
При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор магазина должен
Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.
studfiles.net
порядок ее осуществления :: BusinessMan.ru
Инкассация денежных средств – это сбор финансовых ресурсов, расчетных и платежных документов, а также векселей клиентов любого банковского учреждения из кассы инкассаторами с обеспечением сохранности до сдачи в тот или иной банк и последующим зачислением на клиентский расчетный счет.
Основные задачи инкассации
- Доставить выручку с торговых предприятий в банковские учреждения.
- Доставить денежную выручку со всех торговых точек коммерческих субъектов в их офисы для сдачи в банк в дальнейшем.
- Доставить деньги из банковского учреждения в кассу предприятия для обеспечения выдачи оттуда зарплаты для сотрудников.
- Обеспечение перевозки денежных средств в торговые места при оформлении банковского кредита под покупку.
- Доставка средств в различной валюте из банковского учреждения в обменный пункт.
- Перемещение наличности между филиалами банков.
- Сопровождение и охрана банковских сотрудников при перевозке ценных бумаг.
Инкассация денежных средств различных субъектов хозяйствования позволяет безопасно и оперативно перечислять выручку на счет, а также обеспечивает кассу, как в целом по предприятию, так и отдельные его торговые точки мелкими купюрами и разменной монетой. Инкассация может предполагать перевозку и прочих материальных ценностей и важных документов.
Функции службы инкассации
Служба инкассации любого банковского учреждения должна представлять собой команду высококвалифицированных специалистов, качественно осуществляющую данную работу, связанную с перевозкой различных видов ценностей (денежных или валютных). Помимо обычной доставки наличных денег, указанной службой осуществляется подбор купюр необходимого достоинства и разменной мелкой монеты.
Экономия расходов предприятия на инкассации
Заключение субъектом хозяйствования договора с банковским учреждением на доставку наличности в банк позволяет сэкономить в определенной степени рабочее время. При этом сотрудники данного предприятия уже не несут ответственность за сохранность наличных средств, что избавляет их от стресса. 
В целях экономии небольшими предприятиями или индивидуальными предпринимателями, находящимися в одном здании, заключаются совместные договора, и инкассация денежных средств проводится одновременно у всех.
Благодаря тому, что у каждого субъекта хозяйствования существует свой график работы, то со службой инкассации согласовывается удобное время для выемки наличности на протяжении рабочего дня. Инкассация денежных средств банком для юридических и физических лиц проводится в соответствии с заключенным договором, содержащим следующие сведения: стоимость инкассации, периодичность сбора наличности и гафик выездов.
Привлечение банком сторонних организаций
Зачастую для перевозки наличности банковское учреждение привлекает организацию, оказывающую соответствующие услуги (перевозка ценных грузов). 
В этом случае инкассация денежных средств проводится только после заключения с сотрудниками этой организации договора о полной материальной ответственности. При осуществлении операции, связанной с перевозкой наличности, сразу несколькими работниками-инкассаторами, разграничить их ответственность за ущерб, который может быть причинен, нет возможности. Поэтому должен быть заключен договор о коллективной материальной ответственности.
Если инкассация наличных денежных средств проводится с привлечением сторонних организаций, то функции должны быть разделены следующим образом:
- Субъект хозяйствования обеспечивает подготовки специальной сумки с деньгами, сдает ее инкассатору и оплачивает все услуги, как самого инкассатора, так и банка.
- Специалист в оговоренные часы и дни осуществляет инкассацию от уполномоченного лица предприятия с доставкой в кассу банковского учреждения денежных средств. В случае необходимости иногда осуществляется временное хранение в соответствующем инкассационном подразделении.
- Банком принимаются сумки с наличностью, осуществляется пересчет денежных купюр и зачисление их на счет предприятия.
Порядок инкассации денежных средств
Для каждой организации, занимающейся инкассацией наличных денег, ежемесячно в банке оформляются специальные номерные карточки, формы которых утверждены соответствующим Положением ЦБ РФ. 
В этой явочной карточке в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения: номера сумок, которые закреплены за той или иной организацией, наименование, код, адрес, телефон, а также время завершения рабочего дня и заезда инкассаторов.
Перед выездом инкассаторы должны получить: пустые сумки, доверенности на инкассацию и перевозку наличности, ключи, штамп и явочные карточки.
По прибытии на предприятие, инкассация денежных средств, инструкция по проведению которой должна обязательно быть в наличии на этом субъекте хозяйствования, проводится соответствующим специалистом только после предъявления таких документов:
- удостоверения;
- доверенности на инкассацию денежных купюр;
- явочной карточки;
- пустой сумки, закрепленной за клиентом.
Прием наличных средств банком
При приеме инкассаторской сумки банковский сотрудник должен проверить соответствие записей во всех сопроводительных документах:
- сопоставление накладной и явочного листа при сдаче сумки инкассатором;
- сопоставление накладной и квитанции при сдаче сумки работником.
Также должно быть проверено:
- отсутствие на сумке с деньгами повреждений;
- целостность самой сумки, а также пломбы на ней;
- соответствие номера сумки с тем, что указан в накладной.
businessman.ru
Инкассация денежной наличности и других ценностей
В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых подразделением инкассации.
Организации представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр — в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.
На каждую организацию для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.
Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания устанавливаются кредитной организацией по согласованию с клиентом.
Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость.
Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр — накладная к сумке — передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр — копия препроводительной ведомости — остается у клиента.
Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.
Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.
Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.
В спецавтомобиле старший бригады инкассаторов принимает от инкассатора-сборщика сумку с ценностями, возвращает ему накладную, явочную карточку и выдает порожнюю сумку следующей обслуживаемой организации. Сумка с ценностями вкладывается в сейф, металлический ящик или при их отсутствии в мешок на все время работы на маршруте и хранится под ответственностью старшего бригады инкассаторов. По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассовое подразделение кредитной организации. После сдачи сумок старший бригады инкассаторов передает руководителю подразделения инкассации (дежурному инкассатору) второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и порожних сумок.
Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются заведующему кассой. На сумму доставленных денег или ценностей оформляется приходный ордер.
6. Хранение денег и других ценностей
Хранение ценностей в подразделении инкассации
Сумки с проинкассированной денежной наличностью (ценностями), кассеты с денежной наличностью, изъятые из банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов, а также сумки и кассеты с денежной наличностью, предназначенные для подкрепления филиалов и внутренних структурных подразделений кредитной организации, загрузки банкоматов, электронных кассиров могут храниться в подразделении инкассации.
Руководитель подразделения инкассации (дежурный инкассатор) перед началом работы бригады инкассаторов выдает старшему бригады и инкассатору-сборщику ключи от сейфа под роспись в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей.
Сумки с денежной наличностью и другими ценностями вкладываются инкассаторами в сейф вместе с сопроводительными документами, печатью и доверенностью. Сейф закрывается старшим бригады инкассаторов и инкассатором-сборщиком на ключи и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации (подразделения инкассации), под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей. Указанный журнал хранится у старшего бригады инкассаторов. Перед каждым вложением сумок с денежной наличностью и другими ценностями в сейф инкассаторы сверяют фактическое количество сумок с данными сопроводительных документов. Инкассаторы производят закрытие сейфов и сдачу их под охрану после доставки сумок с каждого заезда (маршрута).
Вложение сумок в сейфы, вскрытие сейфов для последующего вложения сумок, изъятие сумок для сдачи в кассовое подразделение кредитной организации осуществляется в присутствии всех членов бригады, о чем производится запись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей за подписями инкассаторов и представителя охраны.
Сумки с ценностями, доставленные разными бригадами инкассаторов, хранятся в отдельных сейфах.
Доверенность, явочные карточки и ключи от сейфа сдаются руководителю подразделения инкассации (дежурному инкассатору) под роспись в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей.
Хранение денег и других ценностей в хранилище ценностей
Наличные деньги операционной кассы и другие ценности кредитной организации хранятся в хранилищах ценностей. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа.
Ключи от хранилища ценностей находятся у должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, производят опечатывание (опломбирование) хранилищ ценностей.
Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.
В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.
В хранилище деньги и другие ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты — в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей 0402102) с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры и т.д. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются). Бланки хранятся упакованными по их видам в пачки.
Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценностей.
Хранилище закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в приеме хранилища под охрану. Контрольный журнал хранится у заведующего кассой.
Необходимость присутствия представителя охраны при открытии и закрытии хранилища ценностей, оборудованного системой охраны на базе ПЭВМ, определяется руководителем кредитной организации совместно с организацией, осуществляющей охрану кредитной организации.
studfiles.net
2. Доставка и инкассация денежной наличности
Коммерческие банки осуществляют инкассацию и доставку денежных средств и ценностей собственными силами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение операций по инкассации.
Работники подразделений инкассации должны быть обеспечены специальными индивидуальными средствами защиты. Руководитель подразделения инкассации несет ответственность за организацию доставки ценностей, создание условий, обеспечивающих сохранность перевозимых ценностей и безопасность бригады инкассаторов.
Руководитель подразделения инкассации выдает под расписку старшему бригады инкассаторов доверенность на прием и доставку ценностей, печать, явочные карточки и порожние сумки.
Подкрепление денежной наличностью своих филиалов и операционных касс вне кассового узла коммерческий банк производит на основании их заявок. На денежную наличность и другие ценности отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи в трех экземплярах, заверенные подписью заведующего кассой банка и печатью. Первый экземпляр описи отправляется получателю, второй остается в банке-отправителе, третий после выполнения задания передается подразделению инкассации. Затем денежная наличность и ценности упаковываются в сумки и опломбируются под контролем заведующего кассой. В приеме денег и ценностей старший бригадир инкассаторов расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.
Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, проверяется заведующим кассой получателя с проверкой правильности и целости упаковки и пломб. Если упаковка повреждена, то наличность пересчитывается в присутствии инкассаторов. О результате пересчета составляется соответствующий акт за подписью всех лиц, присутствовавших при приеме и пересчете денег и ценностей. По окончании приема денег и ценностей заведующий кассой получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в первом и третьем экземпляре описи. Принятые деньги зачисляются в кассу получателя по приходному ордеру.
Кассир клиента банка к каждой сдаваемой инкассатором сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр этой ведомости вкладывается в сумку, сумка пломбируется, второй экземпляр — накладная к сумке — передается инкассатору при получении им сумки; у клиента остается третий экземпляр — копия препроводительной ведомости, в которой после проверки правильности заполнения документов и целости упаковки инкассатор расписывается и ставит инкассаторский штамп.
Прием кассиром вечерней кассы банка сумок с деньгами и ценностями от инкассаторов производится в их присутствии. Принятые сумки регистрируются в специальном журнале, сличается число выданных и полученных сумок. Затем второй экземпляр препроводительной ведомости – накладная — вместе с сумкой сдается в кассу пересчета. Деньги пересчитываются и подготавливаются для сдачи в оборотную кассу. Накладная передается операционисту, препроводительная ведомость остается в кассе. Если при вскрытии сумки обнаруживаются недостачи или излишки наличных денег, то составляется акт, вызывается клиент, который подписывает акт.
На сумму доставленных инкассаторами в течение операционного дня денег и ценностей оформляется приходный ордер. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в банк по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при её отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов.
studfiles.net
Бух учет. Инкассация наличных денег: как отразить в учете
Сдать наличную выручку в банк можно двумя способами: самостоятельно в кассу банка или через инкассаторскую службу кредитной организации. Организация заключает договор на инкассацию денежных средств, для того чтобы инкассатор забирал наличные и переводил их на расчетный счет организации. Как отразить в учете инкассацию наличных денег?
Инкассация наличных
Положение Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П
Кассир к приезду инкассаторов подготавливает наличные деньги и документы:
- препроводительную ведомость,
- накладную к сумке,
- квитанцию к сумке.
Инкассатор обязан предъявить кассиру удостоверение личности и доверенность на инкассацию наличных денег. Он отдает кассиру явочную карточку и порожнюю сумку.
Кассир передает инкассатору образец пломбы, сумку с наличными деньгами, накладную и квитанцию к сумке. Инкассатор проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции к сумке.
Кассир организации заполняет явочную карточку. При ошибке в карточке, неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью. Инкассатору запрещено делать записи в явочной карточке.
Инкассатор проверяет соответствие сумм наличных, проставленных в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, а также номера сумки, указанного в этих документах.
При приеме сумки с деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию, проставляет оттиск штампа, дату приема и возвращает квитанцию кассиру. Явочную карточку,накладную и сумку с деньгами и препроводительной ведомостью инкассатор забирает с собой.
Если инкассатор обнаружил нарушение целости сумки или пломбы или ведомость была составлена неверно, то все недочеты должны быть исправлены при нем, либо инкассатор уезжает и приезжает уже повторно, в удобное ему время. В явочной карточке, в разделе «Повторные заезды» кассир организации должен сделать соответствующую запись.
Если инкассатор приехал за наличными, а кассир отказывается ему выдать наличные, в явочной карточке он обязан написать об отказе и его причине и заверить запись своей подписью.
Оформление в бухгалтерском учете
У кассира после сдачи наличных в инкассацию остается квитанция к сумке, на основании нее составляется РКО. Банк России в Письме ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065 разъяснил, как заполнить РКО на инкассируемую сумму наличных:
- В строке «Выдать» — указывается ФИО кассира, сформировавшего и передавшего инкассатору сумку с наличными.
- В строке «Приложение» указываются реквизиты первичного документа (дата и номер) — квитанции к сумке.
Инкассатор не подписывает РКО, его данные не указываются в ордере. Также кассир делает запись в кассовой книге на основании выписанного расходника.
В бухгалтерском учете делают проводку:
Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 — денежные средства переданы инкассатору для зачисления на расчетный счет (на основании квитанции к сумке).
Дебет 51 Кредит 57 — деньги поступили на расчетный счет (на основании выписки).
Инкассаторские услуги относятся к прочим расходам в бухгалтерском учете.
Дебет 91.2 Кредит 60 — отражены инкассаторские услуги.
Дебет 19 Кредит 60 — отражен НДС по инкассаторским услугам.
Налоговый учет
Услуги по инкассации относятся в налоговом учете к внереализационным расходам при ОСНО.
При УСН (доходы — расходы) инкассация относится к расходам, связанных с оплатой услуг банка и уменьшающих налогооблагаемую базу.
predprin.ru
Инкассация денежных средств. Что включает в себя эта банковская операция
Инкассация денежных средств — что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, банковских карт и многого другого.
Порядок проведения
Поскольку инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является кассовой операцией, то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.
Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.
Все необходимое
Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.
Действия по прибытии
Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в обязанности кассира входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.
Важные условия
В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.
Прием сумки в банке
Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых работником банковской структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.
Нарушения на данном этапе
Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.
Инкассация денежных средств: проводки
Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить кассовый расходный ордер, где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый расчетный счет. Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.
| Операция | Проводки | Сумма (у. е.) | Документ-основание |
| Передача из кассы инкассаторской службе | К-т 50 Д-т 57 | 700 000 | Кассовый расходный ордер, квитанция |
| Зачисление средств на расчетный счет | К-т 57 Д-т 51 | 700 000 | Банковская выписка по расчетному счету |
| Комиссия банка (0,2%) | К-т 51 Д-т 91.2 | 1400 | Банковская выписка по расчетному счету |
Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.
fb.ru