Как написать ответ на письмо пример – Как оформить письмо-ответ

Содержание

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 318 комментариев

delo-ved.ru

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

5/5 (6)

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

 

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

 

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  • почта;
  • курьер;
  • факс;
  • электронная почта;
  • вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Оцените статью

potreb-prava.com

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

  1. Те, что требуют обязательного ответа.
  2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

  1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
  2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
  3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
  4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер...», «В ответ на Ваш запрос...» или же «Сообщаем Вам...».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

businessman.ru

Образец письма ответа

Образец письма-ответа — один из самых востребованных примеров деловой переписки. Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях потребуется образец письма-ответа

Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.

Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.  Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма  и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.

Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации

Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

  1. Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;
     
  2. Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;
     
  3. Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.
     
  4. Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.
     
  5. Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.
     
  6. Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.

Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.

Требования к содержанию образца письма-ответа

Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.

Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.

Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.

Читайте также:

Как оформляется образец письма-ответа

Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.

Справка

Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:

  1. наименование предприятия,
  2. код предприятия по ОКПО,
  3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  5. справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
  6. информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.

К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:

  • место и дата подписания письма-ответа;
  • исходящий регистрационный номер и дата;
  • исходящий номер и дата инициативного письма;
  • наименование адресата, юридического или физического лица;
  • заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
  • должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
  • справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.

Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.

ПРИМЕР

Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».

Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как написать ответ на письмо образец

Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.

Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем...». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.

В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:

  1. Обоснование отказа;
  2. Заключительная часть — отказ или частичное согласие.
ПРИМЕР

Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).

Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).

Если письмо-ответ пишется  после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:

  • «Приносим Вам извинения в связи...»;
  • «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».

Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Ответ на официальное письмо образец - Деловые письма - Шаблоны и бланки

Ответ На Официальное Письмо Образец.Doc

Ответ На Официальное Письмо Образец.Doc

Ответ на официальное письмо образец.doc | VK

Www. doc -style.ru Письма -предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное результаты которого отсылаются в виде официального ответа. Качество продукции в основном отвечает качеству образцов.

  • Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
  • Письмо - ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): Образец письма -подтверждения. Мы официально заявляем Вам… Поздравляем….
  • Целесообразна форма вежливого обращения в начале письма, которое центрируется: Письмо - ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
  • Стиль документа - http:// doc -style.ru Письмо-запрос - это документ, который представляет собой ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или Басаков М.И. Приказ и деловое письмо ( Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30- 2003).
  • Стиль документа - http:// doc -style.ru Письмо- ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. ПРИМЕРЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ.
  • Join VK now and always stay in contact with your friends and relatives Ответ на официальное письмо образец.doc

    Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма. Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой». В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003. Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет: При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

    Создан 06 мар 2015

    Деловые письма: Письмо

    Сообщаем вам о готовности оплатить стоимость продукции по представленной спецификации, за исключением позиции 4.5.2. Часто вижу в начале текста письма такую ссылку: наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Письмо-отказ строится по-другому образцу. А вот если помимо их номера письма есть и присвоенный входящий, как правильно указать и в каком порядке. У нас такая ситуация: наш участок хотят выкупить некая организация под строительство линии. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое. Подскажите, что в ответном письме ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа делается в реквизитах бланка письма, на какой нормативно-правовой акт мне ссылаться, после указания даты и номера самого письма, напоминая руководству, пожалуйста. Добрый день, как грамотно и корректно отказать, подскажите. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Как нам написать письмо о согласии: участок в собственности под ижс, имеются надворные постройки, фундамент для дома, скважины. Добрый день, отказ в проектировочную компанию, помогите написать письмо. Тогда надо написать письмо о досрочном расторжении договора. Мы в свою очередь обдумали их предложение и дали согласие. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Можно и дальше изменить текст. Сообщаем вам, что документы на право оперативного управления зданием гаража находятся в стадии оформления. Причина отказа: заказчик сам выбрал проектировочную компанию, которых мы порекомендовали, хотя изначально заказчик должен был выбрать из компаний. Письмо составляется в произвольной форме. Тогда получится так: сообщаем вам, что в целях улучшения качества связи в 2014 году в бюджете общества предусмотрена закупка канала связи по статье. Здесь подойдет начало по образцу. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце. Ссылка на номер и дату исходящего документа делается не в тексте письма, а в соответствующих реквизитах бланка письма. Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Если одно письмо адресовано нескольким получателям, возможно ли ставить подписи нескольких получателей на письмо-ответ. Дана спецификация с несколькими позициями, от одной позиции нужно отказаться и гарантировать оплату всего остального. Как правильно им сообщить. Письмо-ответ отказ или согласие, составляется в ответ на инициативное письмо, как это следует из названия. Входящий номер документа в ответных письмах не указывается. Как прописать сумму, на которую мы согласны. Вышестоящие органы запрашивают бизнес план наших инвесторов, дозвониться до инвестора не могу и бизнес плана у нас нет.

    Ответ на официальное письмо образец

    Официальное письмо на английском

    Сегодня благодаря мобильной связи и интернету писать письма в привычном нам понимании нет необходимости. Однако эти новшества коснулись далеко не всех сфер жизни. Например, если вы пишете деловое письмо, то вам нужно будет сделать это с соблюдением всех правил. Сопроводительная корреспонденция, деловая корреспонденция, жалобы – все эти письма до сих пор выглядят так, ка несколько десятилетий назад.

    Очень важно, чтобы ваши послания производили необходимый эффект на получателя. Чтобы этого достичь, они должны быть:

  • в правильном формате
  • краткими и по делу
  • содержательными
  • грамматически и орфографически правильными
  • вежливыми даже в том случае, если вы пишете жалобу.
  • Если вы пишете ответное письмо, обратите внимание при его оформлении на то, как было оформлено полученное вами.

    Формат официального письма на английском языке

    Получатель ожидает от вашего послания определенных соответствий. Если их не будет, ваше послание, скорее всего, произведет плохое впечатление.

    Послание, оформленное в стандартном формате, выглядит приблизительно так. Обратите особое внимание на пояснения.

    Пример оформления письма:

    Как ответить на официальное письмо

    - компьютер

    - доступ к интернету или принтер

    - фирменный бланк организации

    - услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях)

    - текст письма, на которое вы отвечаете .

    Краткое пошаговое руководство

    Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .

    Шаг - 1

    Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 2

    Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!» Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 3

    В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу - в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант - можем) сообщить следующее». Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 4

    Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 5

    Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

    Шаг - 6

    Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись .

    Надеемся ответ на вопрос - Как ответить на официальное письмо - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере! Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

    Другие материалы по теме: Как ответить на официальное письмо - ответ на запрос, ответ на претензию, ответ на официальное письмо, ответ чиновнику

    Официальное письмо ответ образец добавлен в архив

    Материал официальное письмо ответ образец подготовлен к использованию на вашем пк. Перед размещением все файлы проверяются на соответствие заявленному содержанию и отсутствие вредоносных программ. Перейдите по ссылке, чтобы оказаться на хостинге файлов и приступить к скачиванию предварительно подтвердив свою личность!

    Источники: openmb.io.ua, zoooskol.ru, greatstudy.ru, www.moneyball.info, more-instructions.url.ph

    obrazecakta.my1.ru

    Как написать ответ на письмо

     

    Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.

    Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата.

    Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.

    Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:

    «Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».

    Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.

    Обязательного развернутого ответа требуют:

    • письма-запросы
    • претензии и жалобы
    • приглашения и сопроводительные письма.

    Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него

    Как написать хороший ответ на письмо?

    Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.

    Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.

    1. Обращение

    Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.

    Здравствуйте, Сергей Сергеевич!

    1. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

    Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.

    1. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

    Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.

    1. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо

    Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.

    Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ

    1. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.

    Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.

    1. Поставьте подпись

    С уважением, Иван Иванович.

    1. Оставьте свои контактные данные

    Контакты:

    e- mail: [email protected]mail.ru

    телефон +7*****98

    Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

    Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.

    Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.

    Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

    Задать вопрос                                                                             Заказать

    КОРЕННАЯ Валентина Игоревна,

    филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

    на сайте www.mental-skills.ru

    Москва, Россия

     

    © 2016, Валентина Коренная. Все права защищены.

    pismodel-vk.ru

    Как написать ответ на письмо пример

    В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение. Письма-приглашения Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше.

    Ответ на письмо-запрос. письмо-ответ

    Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

    Инфо

    Направление письма-ответа на претензию почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции. Прежде всего к такими преимуществами являются: — Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей. — Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

    Как оформить письмо-ответ

    Важно

    Переписка с физическими лицами Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного.


    Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам.
    Это должен быть развернутый ответ на письмо. Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:
    1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
    2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов.

    Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

    При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату. — Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю. В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью.


    Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП «Почта России»), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении — оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

    Письмо-ответ образец

    Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.

    • Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
    • Как оформить письмо-ответ Ответ можно писать
    • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
    • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

    Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

    Письмо-ответ

    Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.


    Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты. В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна.

    Образец письма-ответа

    При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д. Письмо-запрос Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания.

    Речь идет об обосновании документа. Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

    • Темы:

    • Деловая переписка

    Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос. Из статьи вы узнаете:

    • в каких случаях требуется письмо-ответ;
    • каким может быть письмо-ответ;
    • реквизиты ответного письма.

    В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений.

    При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

    В ответ на ваше письмо сообщаем

    Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу. Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

    Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Как отправить письмо Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

    Как написать ответ на письмо пример

    Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем). 15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.

    Как писать ответ на письмо пример

    В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ. Классификация деловых бумаг В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме.

    Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.
    Все деловые письма делятся на две категории:

    1. Те, что требуют обязательного ответа.
    2. Те, на которые не нужна такая реакция.

    Письмо-ответ относится ко второй категории.

    Как написать ответ на письмо образец

    Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи! Письмо-ответ бланк: Генеральному директоруООО «Монолиттрест № 689»О.В.

    Бражному Уважаемый …! В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее. Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты. 23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года.

    advokat-burilov.ru

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *