Как писать протокол совещания: Протокол совещания. Образец 2020 года

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Общие правила оформления протокола

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. 

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

• наименование организации;
• наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
• дата заседания;
• регистрационный номер протокола;
• место проведения совещания;
• подписи.

Датой протокола является дата события.

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Обратите внимание

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

От теории к практике

Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:

Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2

Текст выступления:

Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.

Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:

Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:

2.  СЛУШАЛИ:

Васильев П.Р.

Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.

Обратите внимание

Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.

Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.

Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.

Срок исполнения – (дата).

Рассмотрим еще один пример.

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми

Текст выступления:

Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.

Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.

Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:

И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.

К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды – бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.

В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.

Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:

СЛУШАЛИ:

Медведев В.В.

В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.

Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.

Ответственный исполнитель – Медведев В.В.

Срок исполнения – (дата)

* Краткий словарь видов и разновидностей документов. М.: Главархив, ВНИИДАД.

В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Протоколы заседаний: составление и оформление

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести изменения…». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

—          место и время проведения общего собрания акционеров;

—          общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;

—          количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

—          председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

В.Ф. Янковая

Составляем протокол совещания

– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.

фильм «Гараж»

Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ

Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе. Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.

Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ

Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

• протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
• протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
• протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
• протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).

Реквизиты протокола совещания, оформление

При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.

В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:

• «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
• «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
• «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
• «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
• «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
• «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
• «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
• «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2019 года».
• «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.

На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.

Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.

Л.А. Назарова,
делопроизводитель

Образец протокола общего собрания работников, 2020, 2019 — Документы делопроизводства предприятия — Образцы и бланки договоров

Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»

 

ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников

 

г. ________________                                                                         «___»_____________ 20__г.

 

 

Всего работников организации –_____ человек

Присутствует на собрании – _____ человек (список прилагается).

 

Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

Голосовали: «за» _____ человек;  «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.

 

СЛУШАЛИ: 

Лаговазов К.М. – предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части  предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

Повестку дня утвердить.

Голосовали: «за» _____  человек;  «против» _____ человек, воздержались _____  человек

Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.

  

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части  предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

 

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:

1.Утвердить требования о   выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников  в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.        

           

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Утвердить требования о   выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования  или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников  в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.        

3. Предоставить  право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.

 

 

Голосовали: «за» — ______ человек;  «против» — ______  , воздержались — ______  человек.

 

Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.

 

 

 

Председатель собрания                                                                   

 

Секретарь                                                                                        

 

 

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:

• Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
• Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?

Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?

На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журнала

Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

• либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
• либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
• а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной и
• основной.

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

Пример 1

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

• список присутствующих,
• рассматриваемые вопросы и
• принятые решения.

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536 2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

 

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

• исключение из вводной части повестки дня;
• центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
• оформление информации о присутствующих;
• правила оформления основной части.

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

Пример 2

Как написать эффективный протокол встречи с шаблонами и примерами

Новое в написании протокола встречи?

Независимо от того, было ли вам поручено делать записи для комитета или вы были назначены секретарем Совета вашей организации, подготовка протоколов заседаний не должна быть трудной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собрания, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Данное руководство по написанию протоколов собраний было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в решении задачи по подготовке и подготовке протоколов собраний для комитетов или советов директоров. ,

Обратите внимание, что поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или совета, в этой статье предлагаются только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Какова цель протокола встречи?

Вы не должны быть запуганы термином «минуты», так как это на самом деле немного вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в записи своих заседаний каждую минуту! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

• принятых решений (ходатайства, голоса и т. Д.)
• запланированных следующих шагов
• идентификация и отслеживание предметов действия

минут являются осязаемой записью собрания для его участников и источником информации для участников, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить отправной точкой, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) отдельных лиц о назначенных им задачах и / или временных рамках
.

Загрузите наш контрольный список минут собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше проводить минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время собраний.

Что связано с протоколом встречи?

Как упомянуто выше, с протоколами собраний связано пять этапов:

1. Предварительное планирование
2. Запись — на собрании
3. минут написания или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собраний
5. Хранение или хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного планирования:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если Председатель и Секретарь или ведущие протоколы работают вместе, чтобы гарантировать, что повестка дня и встреча хорошо продуманы, это значительно облегчает занятие минуты. Например, в зависимости от структуры собрания и используемых вами инструментов, ведущий протокол может работать с Председателем, чтобы создать формат документа, который будет также использоваться в качестве повестки дня и схемы протокола.

Какая повестка дня встречи?

Повестка дня собрания = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или схемы для того, чтобы делать заметки и составлять протоколы — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе собрания, совпадающих с таковыми в повестке дня.

Кроме того, в повестке дня и / или уведомлении о собрании также содержится информация, которую необходимо будет включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков
• документов, которые отправляются с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или печатные копии) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для последующего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы возьмете на себя новую роль секретаря или секретаря, обязательно спросите у председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время встречи, а также тип деталей, которые он / она ожидает в минут. Например, если ваш Правление или комитет будут заниматься ходатайствами или голосовать по пунктам / вопросам, уточните, нужно ли вам предлагать имена тех, кто делает ходатайства, откомандирует и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, Вы (и ваш Председатель) можете обратиться к Правилам порядка Роберта.

2. Что должно быть включено в протокол собрания?

Прежде чем начать делать заметки, важно понять, какую информацию необходимо записать на собрании. Как отмечалось ранее, вашей организации может потребоваться контент и определенный формат, которому вы должны будете следовать, но, как правило, протоколы собраний обычно включают следующее:

• Дата и время встречи
• Имена участников собрания и тех, кто не может присутствовать (e.г., «сожалеет»)
• Принятие или исправление / дополнение к протоколу предыдущего собрания
• Решения принимаются по каждому пункту повестки дня, например:
  • предпринятых или согласованных действий
  • Следующие шаги
  • Результаты голосования — например, (при необходимости, детали относительно того, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил или путем поднятия руки и т. Д.)
  • Движения приняты или отклонены
  • предметов, подлежащих хранению более
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Вы можете найти больше шаблонов и деталей по форматированию протоколов встречи здесь.

Советы, которые могут помочь при создании заметок:

• Создайте схему — как уже говорилось ранее, наличие схемы (или шаблона), основанной на повестке дня, позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте над тем, чтобы добавить место под каждым элементом в вашей схеме для ваших рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете проверить их по прибытии, если нет людей, которые представятся в начале собрания или разослать список присутствия, который они могут проверить. от себя.
• Запишите решения или замечания по элементам действий в своем наброске, как только они появятся, чтобы убедиться, что они записаны точно.
• При необходимости попросите разъяснений — например, если группа движется без принятия решения или очевидного заключения, попросите разъяснений относительно решения и / или последующих шагов.
• Не пытайтесь захватить все это — вы не сможете успевать, если попытаетесь записать стенограмму разговора, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, назначения, шаги действия , и т.д.
• Запишите его — в буквальном смысле, если вас беспокоит возможность вести заметки, рассмотрите возможность записи собрания (например, на своем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно дайте участникам знать, что они записываются. Несмотря на то, что вы не хотите использовать запись для создания транскрипции собрания в виде слова в слово, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список минут собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами минут, взятых на собрании, и узнайте, как лучше их использовать.

Протокол заседания:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол встречи.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний для Microsoft Word здесь.

Образец протокола заседания:

Все еще задаетесь вопросом, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как могут выглядеть протоколы заседаний совета директоров.

3. Процесс составления протокола

После окончания собрания самое время собрать свои заметки и записать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Должны ли протоколы заседаний быть утверждены?

Перед тем, как поделиться своими протоколами, убедитесь, что Председатель рассмотрел и / или пересмотрел и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если это не произошло. В зависимости от вашего Правления, протоколы также могут быть официально утверждены в начале следующего собрания.

5. Распространение или распространение протоколов собрания

В качестве официального лица, занимающегося сбором протоколов или секретарем, ваша роль может включать распространение протоколов.

Онлайн обмен

Метод обмена или распространения будет зависеть от инструментов, которые вы и ваша организация используете. Поскольку протоколы и другая документация могут создать кучу бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете инструмент для обработки текстов (например, Microsoft Word), который не предоставляет общий доступ к Интернету, вы можете создать PDF-документ и отправить это и другие вложения или документацию к совещанию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google — для приглашения на собрания, повестки дня и совместного использования дополнительных документов — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой, как только он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто читать документы онлайн и сохранять несколько деревьев!

Поделиться в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протокол на веб-странице и предоставить доступ только членам комитета или членам Совета директоров, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать защищенную сетевую интрасеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты специально для протоколов собраний:

Если вам интересны типы инструментов, которые вы могли бы использовать специально для минут собраний, вот несколько инструментов, с которыми организации, с которыми мы работали, оказались полезными:

• Документы Google: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встреч в документах Google. Если вы отправляете приглашение на собрание с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план документа Google. Как только минуты составлены (используя схему), вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote: (если вы являетесь пользователем Microsoft) — очень быстро и позволяет организовать заметки. Также поддержите запись звука с соответствующей отметкой времени примечания.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для собраний, позволяющий автоматизировать процессы встреч, такие как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote: Отличный инструмент для заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протокола собрания и отслеживание результатов.
• minutes.io: позволяет быстро использовать протоколы совещаний с помощью горячих клавиш и возможность работать в сети или в автономном режиме.

6. Подача / Хранение протокола собрания

Большинство комитетов и советов рассматривают и либо утверждают, либо вносят изменения в протокол в начале следующего заседания.После того, как вы внесли необходимые изменения, протокол должен быть сохранен для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также сохранять их на внешнем жестком диске. Вам также может понадобиться распечатать и сохранить печатные копии или предоставить их сотруднику или председателю для подачи.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными заседаниями Правления и участников

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями членов совета директоров и членов и хотите сэкономить время и деньги на управлении своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

• Легко планируйте онлайн-мероприятия с мгновенной онлайн-обработкой платежей и автоматизированными счетами.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-приложениями для участников.
• Доступ к простой в поиске и фильтрации базы данных контактов.
• Разослать профессионально разработанные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех возможностях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением для управления членством № 1, используемым более 20 000 организаций каждый день.Получите бесплатную пробную версию сейчас.

Дополнительные ресурсы о том, как написать протокол заседания:

В заключение … наслаждайтесь своей новой ролью

Протоколы собрания важны — в конце концов, они фиксируют важную информацию о встрече. Но брать и готовить минуты не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам встречи начать работу по созданию эффективных протоколов встречи для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство о том, как писать протоколы встречи!

,

Как быстро и легко написать протокол встречи

Написание хороших минут встречи может сэкономить время и деньги. Краткие протоколы, в которых отражена цель встречи и ее согласованные итоги, являются записями, которые можно отсылать и использовать для последующих целей. Хорошие минуты являются краткими и точными, но в то же время они не пропускают важную информацию.

Зачем писать протокол встречи?

Написание минут может занять некоторое время и может показаться неважной задачей по сравнению с «реальной работой», но на самом деле не тратить минуты на собрания могут быть дорогостоящими с точки зрения времени и ресурсов.Если вы не потратите несколько минут, вы обнаружите, что у ваших коллег есть другие воспоминания о встрече, чем у вас. Они также могут иметь разные идеи о том, что было согласовано. Если минут нет, важные задачи будут забыты или не будут выполнены в срок.

Создание протокола встречи предоставляет письменную запись того, что было согласовано на встрече. Хорошие протоколы встречи говорят людям, что было решено, и чего им нужно достичь и к какой дате. Когда протокол встречи получен, он пробуждает воспоминания о задачах, которые необходимо выполнить людям.Если задание не выполнено, вы можете вернуться к протоколу собрания и выполнить его. Без протокола собрания у вас нет возможности обратиться, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не записан, вам может понадобиться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол заседания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого может служить местный устав, который требуется для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для дисциплинарных встреч с работниками.Привыкание к занятию протоколами заседаний — хорошая практика.

Что нужно включить?

Когда вы пишете протоколы собрания, вам необходимо включать в себя различные виды информации. Вы должны указать причину встречи, о чем она была, где и когда она проводилась. Важно включить в список участников — как их имена, так и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно попросить убедиться, что вы правильно назвали имена, в противном случае ваши собрания могут стать источником раздражения для участников.Если кто-то не присутствовал, но было важно, чтобы он присутствовал, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

Есть три других основных пункта, которые должны быть включены в ваши минуты:

• Что было достигнуто во время встречи.
• Решения, которые были приняты на собрании. Ваши протоколы послужат письменным отчетом о том, что эти решения были приняты.
• Любые действия, которые были согласованы.В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было назначено, и дату, к которой оно должно быть выполнено.

Наконец, если последующая встреча была согласована, об этом следует упомянуть.

Как может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые могут помочь улучшить вашу минутку, в том числе:

• Возможность делать заметки и назначать задачи в одном приложении
• Запись в стиле Bullet
• минут одним кликом в конце собрания
• Один центральный обновленный документ (минуты не будут потеряны во входящих или на сервере)
• Легкий доступ для всех участников, чтобы предоставить обновления и комментарии
• Платформа для доставки материалов для поставленных задач
• Задачи, связывающие встречи между собраниями
• Одно место для всех вложений
• Повестка дня служит шаблоном для протоколов
• Служит основой для записей и протоколов во время встречи.
• Приглашенные лица НЕ обязаны иметь счет MeetingKing

Хотите узнать больше? Посмотрите, как MeetingKing позволяет легко писать протоколы собраний.

шаблонов протоколов заседаний и примеры — Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы собраний могут стать ключевым элементом поддержания всей команды в курсе происходящего. И это не должно быть трудной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам начать писать и составлять эффективные протоколы собраний.

Зачем нужны минуты встречи?

Протокол встречи — это записи, которые фиксируют то, что произошло на встрече! В отличие от повестки дня собрания, в нем записаны принятые решения и действия, запрошенные группой.Несмотря на команду, они не являются поминутной записью, а содержат ключевые детали, которые команда захочет узнать. В протоколе собрания важно собирать такую ​​информацию, как:

• принятых решений
• следующие шаги
• предметов действия и кто несет ответственность

Минуты — это запись того, кто был там и что случилось. Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглянуться назад, чтобы подумать о том, что произошло.Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или сроках, чтобы держать всех в курсе.

Что должно входить в протокол собрания?

Вот некоторые подробности, которые вы должны указать в протоколе собрания.

• Дата и время встречи
• Имена участников
• Обсуждаемые пункты повестки дня и темы
• Экшн предметы

Материалы по теме: Написание эффективных повесток дня собраний с примерами и 5 шаблонами повесток дня встречи

Пример протокола собрания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на которой собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон протокола неформальной встречи команды

Дата: Сегодняшняя дата

участников

Повестка дня

• Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, следующие шаги
• , пункт 2
• , пункт 3

Следующие шаги

• Список идет здесь в формате: предмет действия, ответственное лицо, дата
• Пример: Брайан проследит за этой группой со списком целевых компаний к концу недели

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Официальный шаблон протокола заседания совета директоров

ДАТА: Дата встречи

НАСТОЯЩЕЕ: Имя и фамилия всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВУЕТ: Имя и фамилия членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ЗВОНИТЕ, ЧТОБЫ ЗАКАЗАТЬ / ОТКРЫТЬ ЗАМЕЧАНИЯ

• Время, когда собрание было созвано по заказу и кем.
• Любые вступительные замечания приведены здесь.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ МИНУТ ОТ (ДАТЫ)

• Вам нужно предложение, чтобы утвердить протокол предыдущего собрания.
• Движение: утвердить протокол (ДАТА) в том виде, в каком он был распространен (или ИЗМЕНЕН) Движение по: Имя человека (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), который сделал движение
• Seconded By: Имя человека (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), который поддержал ходатайство.

  3. ДОПОЛНЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Если есть дополнения к повестке дня или запросы на повестку дня следующего собрания, они будут отмечены здесь.

  4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

  • Предложение: утвердить повестку дня в том виде, в каком она была распространена (или ИЗМЕНЕНА)
  • Motion By: имя человека (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), который сделал движение
  • Seconded By: имя человека (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), который сделал движение невыполненным или побежденным

  5. БИЗНЕС ИЗ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВСТРЕЧИ

  • Любые вопросы предыдущего заседания, которые необходимо обсудить дополнительно

  6. ПУНКТ # 1, КОТОРЫЙ ОБСУЖДАЕТСЯ

  • Выложите резюме обсуждения по теме
  • Если какие-либо движения были сделаны, поместите информацию здесь
  • Если требуется дополнительная информация, укажите здесь последующие действия, имена и целевую дату.

  7.ПУНКТ 2 ОБСУЖДАЕТСЯ

  8. ДОПОЛНЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
  • Если какие-либо движения были сделаны, поместите информацию здесь
  • Если требуется дополнительная информация, укажите здесь последующие действия, имена и целевую дату.
  9. УЧАСТИЕ
  • Запишите время, когда собрание было отложено.
  10. СЛЕДУЮЩАЯ ВСТРЕЧА (ДАТА)
  • Дата следующей встречи должна быть определена в конце встречи, прежде чем все уйдут.Это удобное напоминание, чтобы включить его в нижней части шаблона минут, чтобы его не пропустить.

  Notejoy — более эффективный способ управления вашими собраниями

  Проведение эффективных и продуктивных собраний — это больше, чем просто создание отличного шаблона — речь идет об управлении передачей информации во время собрания. Все ли на одной странице рассказывают о темах и целях встречи? Были ли решения переданы всем, кто должен знать? Если вы пропустили встречу, как вы можете узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

  Notejoy — это эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами собраний и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это в корне меняет способ работы.

  

  Управление встречами в Notejoy отличается по трем причинам:

  Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня своих встреч с внутренними и внешними сотрудниками. Эти сотрудники могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня собраний, а также просматривать последнюю версию.

  Всегда в синхронизации — Вместо того, чтобы управлять различными версиями повесток дня или несколькими цепочками обсуждений, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

  Улучшенный поиск и видимость — С помощью заметок о заседаниях и комментариев к обсуждению, задокументированных непосредственно в повестке дня, команды могут сохранять детали в контексте и вести единую систему учета всего произошедшего. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте членам команды, старым и новым, выполнять поиск по содержимому прошедшего и текущего собрания.

  Начни бесплатно с Notejoy

  Связанные ресурсы

  ,
  ✍ Как записать протоколы любого собрания [Образцы и шаблоны]

  Также иногда упоминается их более длинное имя, , минуты собрания, , минуты — это краткая запись того, что произошло на собрании. Вы можете думать о них как о более формальной, краткой версии ваших заметок. Но в отличие от заметок о заседаниях, протоколы предназначены для того, чтобы служить отчетом, на который каждый может ссылаться, понимать и действовать (при необходимости).

  Плюс, когда они хорошо написаны, протоколы собраний являются важным средством коммуникации для всей вашей организации.К сожалению, это также означает, что куриные царапины и болваны здесь не подходят.

  Для этого мы создали этот справочник, чтобы вы могли изучить и получить доступ ко всему, что вам нужно для написания эффективных формальных или неформальных протоколов собраний, включая:

  • Как составлять протоколы собраний
  • Образцы официальных и неофициальных протоколов собраний
  • Формальный шаблон протокола собрания
  • Неформальный шаблон протокола собрания

  000

  Неформальный и формальный протоколы форматов встречи

  Прежде чем углубляться в написание протокола встречи, важно сначала выяснить, какой формат вам понадобится : формальный или неформальный.

  Определенные организации, такие как некоммерческие, публичные компании, местные органы власти и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы собраний. Например, в Калифорнии многие органы штата и местные органы власти должны предоставлять протоколы заседаний общественности. Аналогичным образом, публичные компании обязаны составлять протоколы заседаний Совета директоров и Акционеров.

  Поскольку эти типы протоколов собраний требуются для соответствия, они обычно должны соответствовать определенному формату.

  Для остальных из нас протоколы собраний проще и настраиваемее. Вы можете думать о неформальных протоколах собраний как о сводке совещаний, поэтому используемые вами шаблоны и формы в конечном итоге остаются за вами.

  Тем не менее, просто потому, что они менее формальны, не означает, что неофициальные минуты менее полезны.

  Как составлять протоколы собраний

  Если вы пишете формальные или неформальные протоколы собраний, то правильное написание ключей одинаково: будьте краткими и ясными. Ваши творческие навыки письма должны отойти на задний план (пока).

  Ваша задача — записать протокол таким образом, чтобы кто-то, кто не присутствовал на собрании, мог прочитать их через 6 месяцев после собрания и понять:

  1. Кто присутствовал на собрании
  2. Какие решения были приняты и кем
  3. Почему и как были приняты эти решения
  4. Что было сделано в результате этой встречи

  Как вы можете себе представить, существует баланс между сохранением краткости минут и предоставлением необходимого контекста.

  Несмотря на то, что вы определенно хотите избежать введения личных наблюдений и ненужных разговоров в минуты, объем содержания, который вы включаете, является оценочным.Чтобы соблюсти баланс, представьте, что через 6 месяцев кому-то нужно будет знать, что произошло на вашей встрече, и написать этому человеку.

  Использование протоколов собрания более удобным

  Если вы пишете формальные протоколы собрания, вы будете более или менее вынуждены использовать определенный формат. Для профсоюзов, школ, городских и окружных правительств и других вам необходимо смоделировать протоколы собраний, основанные на правилах порядка Роберта.

  Но с неформальными протоколами собраний вы получаете больше гибкости, которую вы можете использовать, чтобы сделать ваши протоколы более удобными и доступными.

  Продуманно структурируя повестки дня и протоколы собраний, вы можете сделать оба документа гораздо более эффективными.

  Например, вы можете связать элементы действий из протокола собрания с программным обеспечением для управления проектами, чтобы автоматически создавать задачи. И если ваша повестка дня соответствует протоколу вашей встречи, вы можете связать соответствующую контекстную информацию из повестки дня с автоматически сгенерированной задачей.

  Таким образом, ваши встречи, повестка дня и сама встреча становятся намного более эффективными.

  ‍

  Для визуального ученика мы создали образцы обоих типов протоколов собраний. Если вы хотите получить доступ к нашим шаблонам протокола собраний, нажмите здесь.

  Используйте их для руководства при написании, но помните, что ваши собрания могут потребовать немного другой или дополнительной информации. Не будьте настолько очарованы копированием примеров, что вы забудете написать протоколы собрания таким образом, чтобы это было полезно для вашей организации.

  Официальный протокол заседания Образец

  ACME Corp.
  МИНУТ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

  5 сентября 2020 г.
  Заседание Совета директоров (« Board ») ACME Corp., калифорнийской C-корпорации (далее — «Компания»), состоялось 5 сентября 2020 г. офисы компании.

  Посещаемость
  — Голосующих участников: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
  — Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
  — Голосующих членов Отсутствовало: Нет
  

  Утверждение протокола
  motion Предложение об утверждении протокола предыдущего заседания 5 августа было сделано Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

  Звонок для заказа
  arЛарри Эмерсон созвал собрание на заказ в 2:00 вечера. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, должным образом созванное, было готово приступить к работе.

  Отчет генерального директора
  arЛарри Эмерсон рассмотрел повестку дня и приветствовал всех на собрании. Далее Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов и последовало широкое обсуждение.

  Отчет об обновлении продаж и развития бизнеса
  nextМарк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и объеме продаж Компании. Он также представил статус обсуждений развития бизнеса.

  Отчет о финансовом обзоре
  arМарк Брэнсон представил исчерпывающую информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также рассмотрел основные показатели финансовой деятельности Компании.

  Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
  my Эми Холмс представила Совету директоров список предлагаемых опций, которые должны быть предоставлены работникам Компании для утверждения, после чего ходатайства, должным образом сделанные, поддержанные и единогласно принятые, опционные гранты были утверждены, как представлено в Приложении. A.

  Объявления
  oneНет

  Заседание
  beforeДо встречи не было дела до встречи, заседание было отложено в 14:45.

  Неофициальный протокол заседания Образец

  Тип собрания
  Обсуждение и обновление

  Примечания
  2020 Финансовый отчет

  • В настоящее время у нас есть излишки в размере $ для праздничной вечеринки: Джейн зарезервировала место в отеле Vanderbilt на следующий месяц 14-го.
  • Билл предложил информацию о потенциальном месте, которое будет более доступным.

  
  членство

  • Аделина вытащила список потенциальных участников для цели — вытащил из списков членов и других различных источников.
  • Стивен посетит собрание CPC на этой неделе, где GBTA предоставит подробную информацию о повышении VIP-членства, а также различные сопутствующие рекламные материалы.

  Следующие шаги
  

  • Билл отправит Джейн список провайдеров к январю.4-й
  • Джон отправит Джейн сведения о Бока Блисс к 5 января
  • Джейн примет окончательное решение к 14 января
  • Стивен отправит Adeline информацию о повышении членства в All-Access до 20 января

  Посещаемость
  

  000

  Шаблон формального протокола собрания
  

  Как уже упоминалось, формальные протоколы заседания обычно составляются на основе правил порядка Роберта. Шаблон ниже построен на основе этих правил.

  Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка, но вы должны настроить ее в соответствии с потребностями вашей организации. Если ваша организация использовала протоколы собраний раньше, попросите кого-нибудь увидеть копию того, что было сделано в прошлом, и внести улучшения по своему усмотрению.

  [название компании]
  МИНУТ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
  

  Месяц XX, 20XX

  Позвонить для заказа

  Meeting [тип собрания] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Это началось в [время] и возглавлялось [имя председателя], а [имя секретаря] в качестве секретаря.

  Посещаемость
  

  • Голосующих членов: [Укажите имена голосующих членов]
  • Гости: [Укажите имена гостей]
  • Участников с отсутствующим голосованием: [Укажите имена не участвующих в голосовании членов]

  Утверждение протокола
  motionДвижение по утверждению протокола предыдущего [дата] совещания было сделано [имя] и поддержано [имя].

  ReportsОфисные отчеты
  ‍

  Другие отчеты
  000

  движения
  ‍

  • Движение от [имя] и при поддержке [имя], которые [заявить движение здесь]. Движение [выполнено или не выполнено] с [#] за и [#] против.

  Объявления
  ‍

  Отчет о финансовом обзоре
  hereДалее не было дела до собрания, собрание было закрыто в [время].

  ‍

  Шаблон неформального протокола собрания

  Следующий шаблон устанавливает цель, повестку дня и записывает последующие шаги для любого типа собрания. И это удваивается как шаблон резюме встречи. Не стесняйтесь делать это самостоятельно, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

  Тип собрания
  Отметьте все подходящие варианты.

  • Обновление
  • Обсуждение
  • Решение

  Гол
  riteНаписать цель встречи здесь.(Например, обсудите результаты работы агентства и решите, продлить ли его действие еще на год.)

  Повестка дня

  • Первая позиция
  • Пункт два
  • Пункт три

  следующих шагов
  

  ‍

  Как получить больше от ваших встреч

  Помните, что протоколы ваших собраний помогут вашей организации быть более совместной, прозрачной и эффективной.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете для использования в протоколе собрания, будет работать отлично.

  Единственным дополнительным документом, касающимся собрания, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, является повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 50 шаблонов на ваш выбор. Поэтому возьмите нужные вам шаблоны и приготовьтесь к тому, чтобы ваши встречи стали еще важнее. Если вам когда-либо понадобился инструмент для извлечения наиболее полезной и актуальной информации из собрания, минуты могут стать вашим новым лучшим другом.