Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
 |
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Кто ведет табель
Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Как отражать в табеле использование рабочего времени
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.
Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13
Как подводить итоги
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.
*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
| Условные обозначения в табеле учета рабочего времени |
 |
Источник: Кадровое дело
Автор: Валентина Митрофанова
hr-portal.ru
Как автоматизировать табель учета рабочего времени Т-12 — learn-office
ВНИМАНИЕ: Прежде чем пользоваться предложенным автоматизированным табелем, убедитесь в том, что у вас в Excel настроен автоматический режим обновления ячеек.
* Табель работает со следующими кодами явки: 01 (явка), 02 (ночное время), 03 (работа в выходные дни), 04 (сверхурочная работа), 05 (вахтовый метод), 06 (командировка), 12 (сокращенный рабочий день), 21 (сокращенный рабочий день). Если вы используете другие коды явки, необходимо внести изменения в формулу.
** Табель работает со следующими кодами явки: Я (явка), Н (ночное время), РП (работа в выходные дни), С (сверхурочная работа), ВМ (вахтовый метод), К (командировка), УВ (сокращенный рабочий день), ЛЧ (сокращенный рабочий день). Если вы используете другие коды явки, необходимо внести изменения в формулу.
Как известно, Табель учета рабочего времени — это главный документ, в соответствии с которым начисляется заработная плата. Т.е. документ этот очень важный и допускать ошибки в нем крайне нежелательно. Мало того, что нужно внимательно занести данные о явках, больничных, отгулах, работе в выходные дни, нужно еще и посчитать общее количество отработанных дней и часов для каждого работника.
Сегодня мы будем автоматизировать в Excel Табель учета рабочего времени, а именно вторую его страницу. Заведем формулы в ячейки, где считаются итоговые значения. Таким образом, при внесении изменений, итоговые данные будут пересчитываться автоматически.
Главная проблема, с которой мы столкнемся, — это специальные коды, которые используются для обозначения дней. Так день явки обозначается как «Я» или «01», больничный — «Б» или «19», работа в выходной день — «РП» или «03» и т.д.
Каким же образом можно сосчитать буквы или цифры в текстовом формате?
Для того, чтобы сложить значения, необходимо присвоить всем явочным дням значение единицы, а неявочным — нуля.
Для решения этой задачи, вновь воспользуемся логическим оператором «ЕСЛИ», который имеется в функциях Excel (Функции (обведено красным) => Другие функции => Логические => ЕСЛИ).
Логический оператор «ЕСЛИ» поможет нам преобразовать буквенные или числовые выражения в текстовом формате в цифры.
Однако, размещаться эти цифры будут не в поле Табеля учета рабочего времени, а за его пределами. Необходимо выделить для этого поле, равное по размерам полю учета рабочих дней и часов Табеля, в любом месте страницы. Именно там мы и будем колдовать.
Начнем в того, что закрепим поля, чтобы нам было удобно работать (оставим в закрепленном поле несколько столбцов учета рабочих дней, так как на них мы будем ссылаться).
Ну, а теперь справа от всех полей Табеля начнем заводить формулы с помощью оператора «ЕСЛИ». Выбираем любую ячейку на уровне соответствующего поля таблицы и вызываем оператор.
Заполняем поля оператора.
Смысл операции заключается в том, чтобы присвоить текстовому формату «01» (либо «Я») значение равное «1». Итак, логическое выражение будет выглядеть следующим образом:
если адрес преобразуемой ячейки (в нашем случае D8) = «01», то значение ячейки AV8 будет считаться равным «1»
Прописываем данное выражение в полях оператора. Значение, которому присваивается число (в нашем случае «01») обязательно нужно взять в кавычки:
Поле Значение_если_ложь можно оставить пустым, либо записать в него «0». Мы оставим его пустым.
Теперь только после появления в ячейке D8 значения «01» в ячейке AV8 появится единица. В противном случае мы увидим надпись «ложь» (либо ничего, в случае, если бы мы поставили «0» в поле оператора Значение_если_ложь). Например:
Текстовый формат ячейки в Excel
Стоит обратить внимание на один существенный момент. Если вы вводите в ячейку значение «01», а в ней появляется «1», значит, формат ячейки является числовым, а не текстовым. Его нужно поменять. Иначе формула работать не будет.
Выделяем нужную ячейку, вызываем правой кнопкой мыши меню и выбираем «Формат ячеек». В закладке «Число» выбираем «текстовый» формат.
После смены формата нужно еще раз ввести значение в ячейку.
Если нужно сменить формат сразу во всех ячейках поля, выделить нужно все эти поля и поменять формат одновременно во всех с помощью той же функции.
На заметку: если после смены формата формулы не работают, значит, в ваших параметрах обновление стоит в ручном режиме.
В этом случае необходимо обновить ячейку с формулой вручную (щелкнуть по ней два раза и нажать «enter») либо нажать кнопку F9, которая одновременно обновляет весь лист Excel.
Если вы хотите настроить автоматическое обновление страницы (а это просто необходимо сделать в нашем случае, иначе каждый раз придется вручную обновлять все ячейки), зайдите в «Сервис» => «Параметры» => «Вычисления» и выберите вариант «автоматически»:
Итак, мы ввели в ячейку одно условие. Но как быть со всем остальным списком обозначения дней?
Все довольно-таки просто! В строке состояния копируем все выражение кроме знака «=»,
ставим «;» перед последней скобкой выражения и вставляем после него скопированное выражение:
Исправляем во втором выражении «01» на «03» (работа в выходной день):
Готово! Смысл этого выражения будет звучать так:
Если значение ячейки D8 соответствует “01”, то значение ячейки AV8 нужно считать за 1, если нет, то действует новое условие: [если значение ячейки D8 соответствует «03», то значение ячейки AV8 нужно считать за «1»].
И так со всеми последующими условиями.
Теперь добавим любой код дня неявки. Скопируем второе выражение, сразу захватив «;»:
и вставим опять же перед всеми скобками:
Исправляем «03» на «16» (отпуск за свой счет), и «1» на «0», чтобы этот день не учитывался как отработанный:
Вот и всё! Все остальные коды проставляем аналогичным образом.
Учтем, что логический оператор «ЕСЛИ» позволяет использовать не более 7-ми аргументов, поэтому если количество используемых вами кодов больше 7-ми, можно проставить коды только для явочных дней. Все остальные коды Excel в любом случае посчитает как «0».
Копируем полученную формулу и вставляем во все ячейки, которые соответствуют ячейкам Табеля учета рабочего времени:
Теперь можно считать итоговые значения. Выделяем ячейку с итоговой суммой за первую половину месяца и с помощью автосуммы складываем значения, полученные в поле справа от Табеля учета рабочего времени:
То же самое делаем со второй половиной месяца.
Далее считаем количество часов за каждую половину месяца. Можно сделать это с помощью автосуммы, т.к. в ячейках, где указаны часы, применен числовой формат:
Однако на практике можно столкнуться с тем, что при работе с табелем (копирование, вставка, вырезание ячеек) происходит сбой формата ячеек. Поэтому отметим одну особенность подсчета суммы в Excel.
Для того, чтобы сосчитать значения в любом формате нужно пользоваться ручным суммированием. Автосумма считает только значения в числовом формате.
Используем в нашем табеле эту особенность:
Теперь складываем количество дней за первый и второй период, потом — количество часов.
Для этого активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке:
= [Количество дней(часов) за 1 половину месяца] + [Количество дней(часов) за 2 половину месяца] ENTER
При желании можно автоматизировать столбец «Количество неявок». Для этого вне поля Табеля учета рабочего времени выделим ячейку, в которой будем проставлять количество календарных дней в текущем месяце.
С помощью абсолютной ссылки посчитаем дни неявки:
и часы неявки по формуле:
= [Количество дней в месяце] * [Количество часов в день] — [Отработанное количество часов] ENTER
Все полученные формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки табеля до конца списка сотрудников.
Все, что можно было автоматизировать, мы автоматизировали. Теперь можно скрыть столбцы, которые находятся справа от Табеля учета рабочего времени.
Остался один маленький нюанс. В случае, если количество сотрудников превышает число строк готового табеля, необходимо скопировать готовый лист и добавить столько его копий в файл, сколько необходимо для внесения всех сотрудников.
Как скопировать лист и вставить в существующий файл
Активизируем нужный нам лист (внизу страницы нажимаем на него левой клавишей мыши), вызываем меню правой клавишей мыши и выбираем «Переместить/скопировать»:
Выбираем лист, перед которым нужно поместить копируемый лист и стмечаем галочкой квадратик «создавать копию»:
Нажимаем ОК и получаем новый лист, полностью идентичный копируемому. Созданная копия помечается цифрой 2, заключенной в скобки — (2).
Полученный лист можно переименовать. Таких листов можно сделать неограниченное количество.
learn-excel.ru
Табель учета рабочего времени форма Т-13
Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.
Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:
- отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
- отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.
В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.
В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.
Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:
- Я – день отработан полностью;
- В – выходной день;
- К – нахождение работника в командировке;
- Б – на больничном;
- ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.
Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:
- 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
- 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
- 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:
- код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
- корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
- 7, 8 графы остаются пустыми;
- 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.
Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.
Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.
Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:
- К – командировка;
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.
Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel
Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.
Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”
В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.
online-buhuchet.ru
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
В каждом предприятии независимо от его рода деятельности и количества трудящихся должен вестись табель учета рабочего времени, в этом внутреннем документе должны в полной мере отражаться как явки и отработки трудящимися положенных часов, так и их отсутствие на рабочем месте.
Как и в любом другом процессе в заполнении рассматриваемого перечня есть установленные нормы и правила, которые обязательно должны учитываться кадровиками. А что это за требования и в чем они заключаются об этом пойдет речь далее.
Бесплатная консультация юриста по телефону
Задать вопрос юристу
По Москве и Московской области
Санкт-Петербург и область
Федеральный номер
Что представляет собой табель учёта рабочего времени
Ведомость учета рабочего времени представляет собой документ, заполненный в табличной форме, в котором отмечаются отработанное каждым отдельным сотрудником время (дни, часы), также эти бумаги отражают и факты неявки работника на свое рабочее место, то есть, прогулы.
С помощью этих данных в конце календарного месяца производится подсчет отработанных часов, а в некоторых случаях, особенно в небольших организациях, эта же бумага используется и для начисления зарплаты работникам, так как очень часто в такого рода предприятиях обязанности отдела кадров выполняются бухгалтером.
Основные виды
На сегодняшний день в нашей стране практикуется ведение двух различных видов образцов этих документов, это:
- Т12.
- Т13.
Выбор каждым отдельно взятым предприятием одной из этих разновидностей зависит от следующих факторов:
- От численности сотрудников на предприятии.
- От наличия на предприятии отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров».
Теперь рассмотрим их особенности и различия более детально:
1. Т12
Табель учета рабочего времени «Т 12» представляет собой сведения о количестве отработанных часов каждым отдельным трудящимся учреждения, которые предоставляются на двух листах, точнее на их 2/3 части. Заполняется этот вид учетной документации в единственном экземпляре ближе к концу календарного месяца.
После оформления этой бумаги, то есть занесения в нее всех сведений она отправляется к руководителю организации, а затем уже отправляется на утверждение, на стол бухгалтера.
2. Т13
Отличительной особенностью табеля формата «Т 13» является то, что она не имеет бумажного носителя и в течение отчетного периода, день за днем заполняется работником кадровой службы в электронном виде.
В конце месяца этот бланк распечатывается и по аналогии с первым рассмотренным видом отправляется сначала на утверждение и ознакомление к руководителю, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Лист учета рабочего времени является одной разновидностью, ведущихся на предприятии, учетной документации, в который заносятся все сведения, касающиеся рабочего времени:
- Количество рабочих часов (дней).
- Явка (неявка) работника на свое рабочее место.
Бесплатная консультация юриста по телефону
Задать вопрос юристу
По Москве и Московской области
Санкт-Петербург и область
Федеральный номер
Учитывая сведения, которые отражаются в этих бумагах определяется и целевое назначение этих документов, то есть их основное предназначение, которое и будет рассмотрено далее более детально:
- Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима. С помощью ведения специализированной таблицы день за днем отдел кадров отслеживает выполнение каждым отдельным взятым работником обязанностей, возложенных на него согласно составленной ранее должностной инструкции.
- Знать отработанное время работником. В этом кадровом документе также ведется подсчет отработанного каждым отдельно взятым сотрудником рабочим временем, учитывая эти цифры в конце месяца бухгалтерия уже насчитывает положенную согласно представленным данным заработную плату.
- Правильно рассчитать заработную плату. Подробный учет рабочего времени в отдельном специально для этого представленном документе позволяет в итоге безошибочно произвести подсчет положенной каждому работнику заработной платы.
- Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистики. Заполнение и ведение табеля рабочего времени имеет значение не только внутреннее, то есть не ограничивается рамками одного предприятия, оно также имеет немаловажное значение для органов статистики, которые ведут более обширную работу.
Основные способы заполнения табеля
В зависимости от структуры предприятия, то есть от наличия или отсутствия в нем отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров» на сегодняшний день принято выделять два различных способа вести рассматриваемый учетный документ:
- Заносить абсолютно все сведения, касаемые рабочего процесса.
- Учет только времени, когда служащего не было на рабочем месте по тем или иным причинам.
Перейдем к рассмотрению особенностей каждого из этих разновидностей бумаг отдельно:
- Отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно. Каждый день на протяжении всего месяца в табель заносятся сведения о явке или неявке того или иного специалиста на свое рабочее место.
- Отмечаются только невыход на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня. При выборе такого вида учета, в бумагу, являющуюся основным средством кадровой отчетности, заносятся сведения только о проступках в поведении работника, то есть отражаются только те случаи, когда работник по тем или иным причинам не явился на свое рабочее место.
Кто должен вести табель учёта рабочего времени
Согласно имеющимся и действующим на территории нашей страны законодательным актам всю работу, которая касается ведения кадрового учета на предприятии, должен вести работодатель, а то на какое структурное подразделение в той или иной организации будет ежедневно вестись эта работа жестко не регламентируется.
Это означает, что вопрос выделения отдела кадров или возложение ведения этих обязанностей на каких-либо других сотрудников решается непосредственно внутри каждого предприятия, путем составления внутренних приказов и распоряжений.
Какие обозначения используются
В начале повествования при даче определения о том, что из себя представляет табель учета рабочего времени нами упоминалось о табличной форме представления информации в рассматриваемом документе. Исходя из чего, становится ясным факт наличия определенных условных обозначений. Следовательно, для того чтобы суметь прочитать изложенную в формате «Т 12» или «Т 13» информацию нужно уметь читать ее, то есть быть осведомленным о значении каждого условного знака.
Именно поэтому, для того чтобы каждый наш читатель знал не только разновидности, цель составления табеля учета далее нами будут детально рассмотрены все применяемые кадровиками условные обозначения, применяемые ими в своей каждодневной работе:
- Я. Последней буквой русского алфавита в таблицах кадровиков обозначаются часы, которые работник отработал в дневное время.
- В. Этим символом великого и могучего обозначаются еженедельные выходные, а также законодательно установленные праздничные дни, не являющиеся рабочими.
- Н. Этим символом обозначается рабочие часы, отработанные сотрудником в ночное время суток.
- РВ. Аббревиатура РВ обозначает работа трудящихся вне плана, то есть в выходные и праздничные дни.
- С. Таким символом обозначается работа сверх нормы, то есть свыше положенных рабочих часов.
- Б. Второй буквой русского алфавита в табеле рабочего времени обозначается время, в которое работник был в нетрудоспособном состоянии, кроме случаев, предусмотренных пунктом «Т».
- К. Период, в который работник находился в командировке, то есть он отсутствовал на основном месте работы, в этих клетках табеля проставляется знак «К».
- ОТ. Сокращение ОТ означает период времени, в котором сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
- ОЗ. Аббревиатура из двух заглавных букв АЗ обозначает так называемый административный отпуск, то есть промежуток, в который работник отсутствует на рабочем месте, но без сохранения заработной платы.
- У. Первой буквой от слова учеба обозначается отпуск работника с сохранением его средней зарплаты связанный с обучением для соответствия занимаемой должности.
- ДО. Так же, как называется и первая нота, в табеле учета рабочего времени обозначается отпуск, при котором не идет выплата заработной платы, однако, такой период времени также в обязательном порядке должен быть согласован с работодателем.
- ДБ. В ряде государственных учреждений, кроме основного оплачиваемого отпуска, также работникам предоставляется и дополнительный, но уже без сохранения оплаты, такой отрезок времени в табели и обозначается буквами ДБ.
Цифровые коды оплаты труда
Нельзя не упомянуть и о том, что в рассматриваемом учетном документе, кроме буквенных обозначений, также применяются и цифры.
Поэтому для того чтобы человеку, держащему перед собой табель, были понятны все указанные в нем обозначения, нами далее будут рассмотрены и эти количественные знаки:
- 2000. Начисление работнику оплаты за отработанные им часы, а также время командировок обозначается в табеле круглой цифрой – 2000.
- 2012. Цифра недавно нами прожитого года, то есть 2012 означает начисление заработной платы работнику во время ежегодно предоставляемого оплачиваемого отпуска.
- 2030. Время, в течение которого работник находился во временно нетрудоспособном состоянии из-за болезни, обозначается цифровым кодом 2030
Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени
Часто можно услышать довольно посредственное отношение кадровиков к заполнению табеля учета рабочего времени.
На самом же деле рассматриваемый документ очень важен поэтому при его заполнении нужно придерживаться определенных правил, остановимся на некоторых из них более подробно:
- Каждому работнику при приеме на работу постоянную или временную присваивается табельный номер, который прописывается в каждом документе, который касается учета труда. При этом возникает вполне законный вопрос, по поводу того, как же быть с совместителями. Ведь, табельный номер в этом случае присваивается каждому работнику свой, при таких обстоятельствах учет рабочего времени каждого сотрудника ведется отдельно.
- В каждом подразделении организации должен быть назначен ответственный человек, который к концу календарного месяца обязан сдать начальнику отдела кадров заполненный табель. Затем, уже руководитель сверяет предоставленные ему бумаги, при выявлении каких-либо недочетов проверяет наличие предоставленных сотрудниками больничных листов или другого рода справок. При отсутствии таковых «пробелы» исправляются на прогулы.
- При увольнении сотрудника из организации в следующем месяце присвоенный ему ранее табельный номер удаляется. При принятии на работу же нового сотрудника в следующем месяце ему присваивается новый ранее ни за кем незакрепленный номер.
- Все отметки о том, что по каким-либо причинам работник не находился в определенные часы на рабочем месте должны быть подкреплены соответствующим документом (больничный, справка и т. д.).
При учете всех вышеупомянутых особенностей составление табеля не должно вызвать никаких дополнительных вопросов, так как ничего архисложного в этом нет. Требуется лишь заполнить в соответствии с заголовками граф наполнить все ячейки, то есть напротив каждой даты должна стоять отметка, отражающая реальную картину, а именно был ли человек в этот день на рабочем месте или отсутствовал по определенным причинам.
Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями
Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.
Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:
1. Болезнь во время отпуска
Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:
- Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
- Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.
2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника
Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.
3. Отпуск без сохранения заработной платы
Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:
- Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
- Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
- Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.
Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.
Образец табеля учёта рабочего времени
Для того чтобы подтвердить все вышеизложенное к статье прилагается типовой образец табеля.
http://lugasoft.ru/files/blank/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/t-13-tabel-ucheta-rabochego-vremeni.rtf
Ведение и заполнение табеля не представляет ничего сложного, главное внимательность. А наши советы будут надежным советчиком в этом деле. Удачи!
homeurist.com
Табель учета рабочего времени
2015/10/14 12:56:49
Информация о времени работы сотрудника отражается в табеле учета рабочего времени. Это один из основных документов для начисления и выплаты заработной платы. Госкомстатом России рекомендуются специальные формы № Т-12 для ручного и № Т-13 для автоматического учета. Все показатели в этих формах идентичны. Надо сказать, что закон требует ведения табеля, но формы этого учета могут иметь отличия и учитывать специфику работы предприятия.
Смотрите также:
Прежде чем узнать, как составить табель рабочего времени, необходимо уяснить требования по его заполнению.
Табель учета использования рабочего времени разрабатывается в одном экземпляре, «закрепленным» за работником. Подписывает его руководитель соответствующего подразделения и «кадровик». Затем он поступает в отдел расчета зарплаты, где хранится в течении года. Обязанность заполнения табеля оформляется соответствующим приказом работодателя, может оговариваться в должностной инструкции работника или его трудовом договоре.
Так как зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, то ежемесячно составляются два таких документа. На небольшом предприятии обычно ведется один общий табель, а на значительных — по каждому подразделению отдельный. В верхней строке указывается наименование предприятия или структурного подразделения, код по ОКПО. Работник «вводится» и «выводится» из табеля соответствующим приказом работодателя[1].
Итак, как правильно составить табель учета рабочего времени?
Табель заполняется без помарок, исправления проводятся по установленным правилам — зачеркиванием неправильной и проставлением сверху правильной записи с подписью доверенного лица.
В бланках учета рабочего времени сотрудников автоматизированной формы Т-13 условно-постоянная часть данных может быть заполнена согласно имеющимся базам данных о сотрудниках. К ней относятся:
- фамилия сотрудника;
- структурное подразделение;
- должность;
- табельный номер и др.
Допускается введение в табель дополнительной информации. Например, учет времени работы с вредными условиями сотрудников, которые трудятся на них непостоянно (для расчета их дополнительного отпуска). Такие дополнения формы учета оформляются приказом. Удаление каких-либо сведений из стандартной формы не допустимо.
Первый раздел табеля — учет рабочего времени — таблица, где в горизонтальных строках проставляются все дни текущего месяца, причем каждому дню выделено две строки. В первой размещаются шифры — условные обозначения всех возможных видов затрат рабочего времени с расшифровкой их на лицевой стороне документа. По вертикали отражается список фамилий работников.
Эти данные позволяют контролировать отработанное каждым сотрудником время, все неявки на работу по разным причинам, простои и сверхурочную работу.
Отдельно отражаются:
- часы работы — дневные и ночные. Ночным временем считается время от десяти вечера до шести утра;
- сверхурочные — часы работы сверх установленной нормы;
- часы работы в выходные и дни праздника — независимо от вида ее компенсации. Такая работа вознаграждается в двойном размере. Если сотрудник переносит отработанный день отдыха на другой, то в табеле этот день учитывается как выходной, оплата же за этот день производится обычным порядком, перенесенный день отдыха не оплачивается вовсе;
- неявки по видам — отпуск, дни болезни, служебные командировки, учебный отпуск и другие.
Расшифровка табеля учета рабочего времени
В верхней строке фиксируются только коды обозначений неявок, нижняя строка не заполняется. Нахождение в командировке учитывается согласно соответствующим образом оформленного командировочного удостоверения. Дни убытия и прибытия подтверждаются прилагающимися билетами. Эти дни отмечаются в табеле шифром «К».
Время отпусков учитывается на основании приказов отдельно по каждому их виду. Если во время отпуска встречаются праздничные дни, то они отмечаются в табеле буквой «П», а выходные — не отмечаются (они учитываются в отпускных днях).
Учет неявок по причинам проводится только с приложением подтверждающих документов, которые предоставляются табельщику до окончания учетного времени. Например, среди обозначений табеля рабочего времени используется следующее: до предоставления больничного в табеле делается отметка «НН», что обозначает неявку по невыясненной причине, а после — исправляется на код «Б» — болезнь.
Итоговые данные табеля по форме Т-12 за месяц, проставленные в графах 8-17, используются при расчете заработной платы. Первый раздел табеля подписывается уполномоченным лицом и руководителем предприятия и передается в бухгалтерию. Второй раздел заполняется бухгалтером при расчете зарплаты. Это — таблица с табельными номерами работников, данными об их окладах, количестве отработанных дней (часов) и начисленными каждому из работников суммами зарплаты. В форме Т-13 этих данных нет.
Последняя страница формы Т-12 предназначается для составления статистического отчета. Незаполненные в табеле строки обязательно прочеркиваются. Полностью заполненный табель подписывается ответственным лицом и руководителем предприятия.
Все данные в табеле должны быть достоверными, документально подтвержденными. Ведь этот документ может быть использован, например, в суде как одно из доказательств добросовестного (недобросовестного) выполнения сотрудником своих обязанностей при его незаконном увольнении или взыскании за нарушение дисциплины труда (прогула).
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Ведение учета рабочего времени значительно упрощают различные программы (например, электронный табель учета рабочего времени в MS Excel), которые не требуют длительного обучения, просты и понятны каждому пользователю. Это таблицы с такими столбцами:
Учет рабочего времени онлайн
- Настройки рабочих форм. Здесь указывается наименование организации, ее подразделений. График учета выбирается или настраивается самим пользователем.
- Календарь рабочих дней.
- Справочник сотрудников.
- График отпусков.
- Сверхурочные часы.
- Сокращение кадров.
- Заявления на отпуск.
- Табель на месяц.
- Информация о программе.
Информация в любой столбец заносятся в считанные минуты, возможна ее корректировка в течение всего времени составления. Полученные в конце месяца таблицы-табеля распечатываются. Причем есть возможность печати данных за прошедшие периоды. Программа учета рабочего времени сотрудников позволяет работать в сети одновременно нескольким пользователям.
www.tadviser.ru
Как заполнять табель учета рабочего времени
Как заполнять табель учёта рабочего времени?
С целью создания единой формы отчётности при организации учёта рабочего времени на предприятиях, установленного на основании Трудового кодекса Российской Федерации, был разработан и утверждён «Табель учёта рабочего времени».
Он является первичной формой отчётности, по контролю над соблюдением режима рабочего времени, в соответствии с внутренним распорядком предприятия, организации и руководствуясь положениями Трудового кодекса РФ.
На основании этого документа производится расчёт заработной платы сотрудников предприятий. Вне зависимости от формы собственности и производственной направленности предприятия или организации, учёт рабочего времени является обязательным условием.
Формы отчетности
Государственным комитетом статистики РФ утверждены две формы отчётности:
- Форма № Т-12. Универсальный вариант формы отчётности. Имеет два раздела. Первый предназначен, непосредственно, для учёта рабочего времени сотрудников. Во втором разделе отражаются расчёты оплаты сотрудников. На небольших предприятиях, как правило, учёт рабочего времени и расчёты заработной платы ведётся раздельно. В таких случаях предусмотрено заполнение только первого раздела формы № Т-12.
- Форма № Т-13. Используется только в том случае, если производственное предприятие или организация оснащена автоматическими системами контроля, фиксирующими присутствия сотрудников на своих рабочих местах. Все полученные результаты заносятся в компьютерную базу данных, откуда и производится распечатка уже заполненной формы № Т-13.
Лицо, ответственное за ведение табеля учёта рабочего времени, назначается руководителем предприятия или организации либо работодателем.
В связи с необходимостью сокращения неэффективных расходов, существующая прежде должность табельщика, на большинстве предприятий, была выведена за штат. Сейчас ведение табеля возложено на непосредственных руководителей структурных подразделений.
В отдельных случаях этим занимаются специалисты отделов кадров или бухгалтерские работники. В случае если это напрямую не прописано в трудовом договоре и не содержится в должной инструкции, то работодатель обязан, при возложении дополнительных обязанностей, связанных с ведением табеля учёта рабочего времени, на сотрудника, оформить это приказом.
Порядок заполнения
Табель составляется в одном экземпляре, 2 раза в месяц. Ведётся в алфавитном порядке, на основании первичных документов отдела кадров, где, при принятии на работу, сотруднику присваивается индивидуальный табельный номер. Присвоенный табельный номер является уникальным и сохраняется за сотрудником на всё время работы на конкретном предприятии.
Порядок заполнения следующий. После указания наименования самой организации и структурного подразделения, проставляется номер текущего документа и дата его составления. Указывается начало и конец отчётного периода.
Далее, в таблицу, отдельно по каждому сотруднику структурного подразделения, как отмечалось выше, в алфавитном порядке прописывается:
- порядковый номер;
- фамилия, инициалы, занимаемая должность;
- индивидуальный табельный номер.
В следующей графе таблицы, напротив каждого сотрудника, имеется две строки, соответствующие календарным дням. В них ставятся отметки о присутствии, или отсутствии сотрудника, количестве фактически отработанного времени.
В верхней строке, согласно кодам, представленным на бланке отчётности, ставится буквенное или цифровое значение рабочего времени.
В нижней строке отмечается количество часов. Проставляется итоговый результат за отчётный период.
Если на предприятии практикуется авансирование, заполняются поля с промежуточными результатами. За фактически отработанное время.
Делаются отметки о причинах отсутствия на работе. Документ заверяется сотрудником, ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров. После этого документ передаётся в бухгалтерию.
Для удобства, все коды, использующиеся при фиксации учёта времени, представлены в верхней части бланка формы отчётности Т-12. При заполнении табеля, могут быть использованы как буквенные, так и числовые коды.
При заполнении формы отчётности следует учитывать, что существует два метода учёта:
- Первый заключается в регистрации присутствия или отсутствия на рабочем месте за указанный период;
- Второй подразумевает регистрацию только различных отклонений (опоздание, отсутствие). Это удобно при учёте рабочего времени сотрудников, чья заработная плата не привязана к количеству отработанного времени.
Исправление документа возможно в случае возникновения нестандартных ситуаций (болезнь, отпуск за свой счёт, работа в праздники). До выяснения обстоятельств, повлекших отсутствие на рабочем месте, в соответствующих ячейках делается предварительная запись, согласно установленному коду.
Итоговое заполнение табеля производится согласно представленным документам, подтверждающих причины возникших ситуаций и на этом основании, в соответствующих ячейках календарного месяца, проставляется соответствующий код.
Допускается исправление кода, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, но при этом уведомил руководителя о своём отсутствии и указал причину отсутствия.
Итоговые отметки в табеле, о причинах неявки на работу и в некоторых других ситуациях, делаются только при наличии или отсутствии документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия.
Табель сдаётся в бухгалтерию или два раза в месяц, если производится выплата аванса за отработанное время, или по окончании календарного месяца. На основании представленного табеля учёта рабочего времени, сотрудниками бухгалтерии осуществляется расчёт заработной платы каждого из сотрудников.
rushbiz.ru