Как выглядит объяснительная записка: Объяснительная записка 2020 — образцы написания с примерами

Дмитрий Сергеев

писал и собирал объяснительные

Наталья Куулар

объяснила, как это сделать правильно

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.

Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Как оспорить дисциплинарное взыскание

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.

Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.

Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.

В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.

Работодатель уволил сотрудника за прогул и поплатился

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.

ст. 21, 22 ТК РФ

Все о работе и заработке

Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.

Хочу уволить плохого сотрудника

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.

Ваши права на работе

Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.

ст. 51 Конституции РФ

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.

Что вам должен работодатель при увольнении

Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.

Ваши права при увольнении

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.

Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.

ст. 7 ФЗ об обязательном социальном страховании

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.

Что делать, если вы получили травму на производстве

А есть еще один вариант объяснительной:

Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.

После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.

Как писать объяснительную

1. Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
2. За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
3. Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
4. Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
5. Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Пример 7

Текст объяснительной записки

Пример 8

Текст объяснительной записки

Пример 9

Текст объяснительной записки

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

Пример 11

Текст объяснительной записки

Пример 12

Отметка о наличии приложения

Пример 13

Отметка о наличии приложения

Пример 14

Отметка о наличии приложений

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Пример 15

Резолюция руководителя на объяснительной записке

Пример 16

Резолюция руководителя на объяснительной записке

Пример 17

Объяснительная записка

Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, редакция журнала «Дело-пресс»

Как пишется объяснительная записка: правила написания, содержание, образец

Объяснительная записка на работе – бумага, которая составляется при происшествии. Если человек виновен, его могут уволить, но сначала разбираются в ситуации. Важно правильно составить записку и корректно изложить обстоятельства дела.

Как правильно написать объяснительную? Основные вопросы, которые возникают у работника при составлении документа, следующие:

1. На чье имя ее составлять. Для ответа на этот вопрос необходимо просмотреть Правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть у каждого работодателя. Обычно там указано, что сотрудник находится в подчинении непосредственного начальника и генерального директора. Бумага пишется на одного из них.

Кроме начальства, никто более не может требовать с работника объяснительной записки, за исключением случаев, когда право требования было делегировано генеральным директором одному сотрудников фирмы или предприятия.

2. Закон не запрещает писать объяснительную записку собственноручно или на ПК. Но многие работодатели, ссылаясь на службу кадров, требуют только собственноручного исполнения. В случае возникновения спора, рукописный вариант поможет фирме защититься от иска подчиненного. Например, если работник наберет текст на ПК, он может в дальнейшем заявить о том, что его заставили подписать уже готовое изложение, в чужом варианте.

На бумаге обязательно указывается фамилия и инициалы работника, его должность, а также личная подпись, с расшифровкой.

3. Реквизиты. Закон не предъявляет обязательных требований к форме документа. Следовательно, его составляют произвольно, но с соблюдением правил.

В правой верхней части отражается информация о том, кому адресован документ. Работник указывает, где он трудится, должность, фамилия и полные инициалы.

В центральной части листа формата А4 пишется фраза «Объяснительная записка». После отступа, с новой строки начинается повествование. Оно должно быть лаконичным, но одновременно подробным. Необходимо продумать, как лучше написать.

Для чего пишут объяснительную записку?

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
3. Прогул.
4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

• о невыполнении служебных обязанностей;
• о невыходе на место трудовой деятельности;
• о несвоевременном предоставлении документов;
• об отсутствии на рабочем месте;
• о невыполнении плана продажи и т.д.

Содержание записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

• название предприятия, где трудится человек;
• адресат, которым выступает руководитель фирмы;
• сам сотрудник;
• название документа;
• регистрационный №;
• текст;
• день написания;
• подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

• оценить ситуацию, полно и всестороннее;
• выявить тех, кто виновен в правонарушении;
• принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
• купировать трудовые споры;
• наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Как правильно написать объяснительную записку?

Как пишется объяснительная? Строгие правила ее составления отсутствуют. Но на практике в записке указываются реквизиты. Если какой-нибудь из них отсутствует, то работника заставят переписать документ. В качестве обязательных пунктов выступают:

• наименование фирмы;
• фамилия, имя, отчество руководителя;
• сотрудник и его данные;
• как называется документ;
• регистрационный №;
• изложение фактических обстоятельств дела;
• дата написания;
• подпись провинившегося сотрудника.

СПРАВКА: как написать объяснительную на работе? Текст бумаги должен быть официально-деловым. Работник не должен выражать в нем эмоции, а также использовать бытовые выражения.

Объяснительная в школу

Ребенок может отсутствовать на уроке или в школе по семейным и иным обстоятельствам. Администрация учебного заведения в лице классного руководителя требует объяснительной записки от законных представителей несовершеннолетнего.

Объяснительная в школу – где взять образец и как написать? В этом документе нет ничего сложного, пишется на обычном листе, вверху прописывается адресат, в середине – слова «объяснительная записка». Самое главное – отразить причины отсутствия ребенка в школе, а также подписать бумагу с расшифровкой. Поставить дату написания.

Объяснительная в институт

Составляется по аналогии со школой. Если у абитуриента требуют объяснения по поводу того, почему он не посетил занятие либо повел себя неподобающим образом, родители должны написать заявление. Если студенту исполнилось 18 лет, он дееспособен, то объяснять причины своего поведения будет он сам.

Объяснительная в полицию

Гражданин имеет право ничего не объяснять полиции. В ситуации с правоохранительными органами даются объяснения по повестке (ст. 211, ч. 2). В ней указывается, в рамках какого дела вызван человек в отделение полиции и в качестве кого. Кроме того, указаны последствия неявки без причин, которые покажутся сотрудникам органов уважительными. Остальные объяснения вне определенной категории дел гражданин имеет право не давать!

Объяснительная на работу

Образцов объяснительных на работу и указаний на то, как их писать, много в интернете. Работодатель имеет право потребовать от подчиненного объяснений по поводу происшествия на предприятии. Вариантов много: авария, опоздание, прогул, состояние алкогольного опьянения.

На написание записки человеку дается 2 дня. Документ пишется от руки. В законе нет прямого запрета на его составление на ПК, но работодатели предпочитают брать от сотрудников рукописный вариант. В записке должны быть отражены фактические обстоятельства дела, а также обязательные реквизиты.

Что будет, если отказаться писать объяснительную на работе?

Сотрудник не может отказать работодателю в составлении объяснительной записки. Если работник затрудняется с написанием, то работодатель обязан показать примеры объяснительных записок и объяснить ему порядок составления документа.

Закон дает сотруднику 2 дня для оформления записки. Если сотрудник принципиально не хочет давать объяснения начальнику, то составляется акт об отказе. На его основе применяется мера дисциплинарного взыскания.

Содержание объяснительной записки на работу

Бланк объяснений обстоятельств дела дает работодатель. Записка оформляется на листе формата А4. Некоторые предприятия используют специальную форму, которая утверждена приказом от 2007 года N25. Она носит рекомендательный характер. Не все фирмы ее придерживаются: это не запрещено законом. Поэтому законодатель дает выбор работодателю: использовать установленную или произвольную форму.

Вне зависимости от образца объяснительной записки на работе, структурно она состоит из нескольких частей:

• фактическая: указание на факты ситуации;
• причинная: указание на то, почему ситуация произошла.

Каждая из частей лаконично описывает существующую ситуацию.

СПРАВКА: в отличие от докладной записки, в объяснительной отсутствует часть с выводами сотрудника, а также его предложениями по текущей ситуации.

Требования к объяснительной записке на работу

Как писать объяснительную записку? Документ во всех ситуациях составляется в письменной форме. Для написания берется листок формата А4. Текст документа – лаконичный и четкий.

В записке обязательно указывается адресат и тот, кто ее пишет. Фактические обстоятельства дела, указанные в ней, подписываются сотрудником.

Особенности написания и предоставления объяснительной записки на работу

ТК РФ не прописывает, что такое объяснительная записка. На предприятиях, как государственной, так и частной формы собственности, этот документ в случае провинности сотрудника оформляется чаще всего.

Во многих случаях оформления требует руководитель сотрудника, который провинился.

Объяснительная записка – это документация ненормативного характера. Она носит информативный характер, так как разъясняет условия и причины, по которым человек совершил определенные действия, а также раскрывает их причины.

Пример объяснительной записки на работу

Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:

Похожие статьи

Объяснительная записка: Образец объяснительной записки

Объяснительная записка – официальный документ от сотрудника, написанный им собственноручно. В нем излагаются обстоятельства дела или проступка, совершенного работником.

На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о виде дисциплинарного взыскания.

На работу директору (пропуск и отсутствие)

Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины. В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.

Образец: отсутствие на работе

«Генеральному директору ООО «Электроприбор»

Ансимову А.А.

от слесаря

Игнатюк В.С.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу  ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.

___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.

Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.

Образец: отсутствие на рабочем месте

«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»

Хлынцевой Н.И.

от заведующей складом

Румянцевой О.П.

Объяснительная записка

Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года

Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.

___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.

Начальнику об опоздании на работу

Опоздание – отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов. В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.

Пример: если человек проспал

«Директору магазина «Продукты»

Куприянову А.Н.

от продавца

Медведевой Л.И.

Объяснительная записка

Согласно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.

___.___._______ г.________ Медведева Л.И.

Если заболел ребенок

«Генеральному директору ООО «Стройсервис»

Иванову А.Н.

от бухгалтера

Кудрявцевой В.В.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.

___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.

Пробки на дорогах

«Директору ООО «Техпластинвест»

Степанову И.В.

от монтажника

Давыдова Г.П.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.

___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.

В случае ДТП

«Директору магазина «Автозапчасти»

Шамоян А.А.

от продавца-консультанта

Свиридова С.В.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу  ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.

___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.

О невыполнении обязанностей (задания) в срок

При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.

К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.

Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:

«Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»

Горбунову П.Ф.

от мастера цеха по производству силикатного кирпича

Григолец Д.И.

Объяснительная записка

Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года

Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом. Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.

___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.

Пример объяснительной об ошибке по невнимательности (должностная)

«Генеральному директору ООО «Стройдепо»

Королеву О.Н.

от водителя

Никитина В.Н.

Объяснительная записка

Касательно ошибки в маршруте

Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.

___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.

В университет (институт) о пропуске занятий

«Декану биологического факультета МГАУ

Демченко П.А.

от студентки 314 группы

Дьяковой А.А.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.

Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени. На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю. Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.

___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.

Объяснительная по болезни, пример

Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:

«Директору спорткомплекса «Антей»

Юрьеву Б.И.

от охранника

Ледовских А.К.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.

___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.

Ребенку в школу (учителю) от родителей (пропуск, об отсутствии)

Пример письменного объяснения, когда ребенок пропустил занятия, но родители об этом не знали:

«Директору МАОУ СОШ № 31

Конкиной Е.Н.

от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

Клиновой А.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий ___.___._______ года

Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, не знала о том, что мой сын пропустил посещение школы ___.___._______ года. Утром он ушел из дома как обычно. Вернулся не знаю во сколько, потому что мы с мужем приходим с работы вечером. На вопрос «Как дела в школе?» сын ответил, что все нормально. Обязуюсь разобраться, в чем дело, а также гарантирую, что больше подобного не повторится.

___.___._______ г. ________ Клинова А.П.

Пример записки об отсутствии ученика на занятиях заблаговременно

«Директору МАОУ СОШ № 31

Конкиной Е.Н.

от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

Клиновой А.П.

Объяснительная записка

Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, прошу освободить моего ребенка от занятий с ___.___._______ года по ___.___._______ года по семейным обстоятельствам. Мы уезжаем всей семьей в другой город на похороны свекрови.

___.___._______ г. ________ Клинова А.П.

образцы, как написать и оформить

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
5. Документ всегда составляется от первого лица.
6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

• наименование организации, структурного подразделения;
• адресат, зачастую руководитель организации;
• адресант, то есть непосредственный нарушитель;
• наименование вида документа;
• регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
• текст документа;
• дата написания;
• подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Состав текста

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Особенности датирования

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание. Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Порядок составления записки

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
3. Ниже указывается название документа.
4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Примеры объяснительной записки

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная бумага о прогуле:

Правила оформления других видов объяснительных записок:

Видео: Дисциплинарные взыскания на рабочем месте

Узнать более подробно о дисциплинарных взысканиях, порядке их обжаловании и использовании для этого объяснительных записок вы сможете из данного видео. Кроме того, вы узнаете о сроках составления записок, рассмотрении вашего проступка и возможных мерах наказания:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.

Объяснительная записка: образец, как написать объяснительную

Содержание

(кликните, чтобы открыть)

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Объяснительная в школу

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Объяснительная в институт

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Объяснительная на работу

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

Объяснительная записка (образец) об ошибке в работе

А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.

Форма такого типа документа — аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения:

1. Жучков должен изложить суть своей ошибки и ее причины.
2. Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
3. Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
4. В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.

Объяснительная в полицию

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

• Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
• Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
• Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Объяснительная в налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу, это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!