Какие бывают системы документации – Тема № 8 Понятие “система документации”.

Система документации — это… Определение, описание, особенности

Эффективность управленческой деятельности определяется результативностью промежуточных звеньев администрирования. Одним из них является делопроизводство. Оно обеспечивает оперативность принятия решений. Сведения, которые присутствуют в документации, необходимы для стабильности работы любой организации.

Понятие системы документации

В рамках управленческой деятельности составляются самые различные бумаги. Совокупность документов, взаимно связанных по происхождению, виду, назначению, сфере применения, единым требованиям к оформлению, образует определенную систему. Каждый носитель тех или иных данных сам по себе является сложной информационной структурой.

Система документации – это многоуровневая модель. Она состоит из множества подсистем, которые, в свою очередь, сами выступают как сложные самостоятельные структуры по отношению к элементам, их формирующим.

Классификация

Все носители информации объединяются в определенные группы – системы документации. Это необходимо для обеспечения эффективности и оперативности решения управленческих задач. Классификация осуществляется на основе специальных признаков.

Существует два вида систем документации. Это корпоративные и функциональные группы. Последние считаются самыми долговечными и универсальными. Дело в том, что в основу формирования функциональных систем документации положены признаки, которые не изменяются в течение продолжительного времени. В настоящее время сложилось порядка 40 крупных функциональных групп документов.

Корпоративная система документации состоит из носителей информации, используемых при реализации управленческих задач в конкретной сфере государственной деятельности, хозяйственной отрасли, в рамках отдельного предприятия. К этой же группе относят бумаги, формирующиеся в процессе жизни отдельного человека или конкретной семьи.

Функциональные группы

В них включаются комплексы носителей информации, обеспечивающих реализацию, в первую очередь, общих функций управления. Существуют унифицированные системы документации:

• Плановая.
• Отчетно-статистическая.
• Первичная.
• По труду.
• Бухгалтерская.
• Расчетно-денежная, финансовая.
• Ведомственной и статистической отчетности.

В число функциональных групп также включены комплексы документов, отражающих специфику деятельности определенных учреждений и организаций:

• Медицинских.
• Образовательных.
• Проектно-конструкторских и пр.

Специфика корпоративных групп

В таких системах документации может объединяться несколько функциональных систем. В этом случае последние будут представлены в виде своего рода подсистем.

Например, совокупность носителей информации, используемой в вузе, формируется отчетно-статистической, бухгалтерской, организационно-распорядительной документацией.

Деловые бумаги

Эта система документации возникла одной из первых. Еще в Древнем Египте ее использовали для регулирования семейных, хозяйственных отношений.

Система деловой документации формируется актами административного характера. В ней присутствуют реквизиты, которые придают информации, закрепленной на материальном носителе, юридическую силу.

Бухгалтерия и статистика

В XVI-XVII вв. стала складываться система бухучета. На начальном этапе сведения отражались в специальных книгах учета хозяйственных операций, расписках. Эту первичную документацию использовали при разрешении споров. Впоследствии стали возникать более сложные документы.

В настоящее время первичная документация – это основа бухучета. Сегодня в качестве первичных документов используются кассовые ордеры, накладные, счета-фактуры и прочие оправдательные бумаги. При этом первичной может быть и организационно-распорядительная документация. Речь, в частности, о приказах, распоряжениях руководителя или иного уполномоченного лица.

В XVI-XVII вв. стал формироваться статистический учет. Для отражения сведений использовались писцовые и переписные книги. В первых содержались описания уездов и городов, во вторых фиксировались сведения, полученные в ходе подворной переписи.

В XVIII в. возникла статистическая отчетность.

Коммерческая документация

Она возникла во второй половине XIX в. В систему коммерческих документов входят разные контракты, соглашения, облигации, акции и так далее.

В ходе развития международных отношений появилась необходимость заключать договоры с иностранными государствами. Так стала формироваться система дипломатических документов. Со временем она расширялась, включая все новые подсистемы:

• Дипломатическую переписку.
• Документирование деятельности консульств за границей и пр.

Военные документы

Они начали возникать после формирования централизованного государства. В течение всего периода существования Империи система военной документации существенно расширилась. В нее входили:

• Ведомости, именные списки, табели.
• Распоряжения (предписания, ордеры, приказы).
• Разъяснения (инструкции, правила, наставления).
• Документы, в которых отражался ход вооруженных столкновений (диспозиции, дислокации, журналы).

Организационно-распорядительные документы

Эта группа считается одной из самых крупных среди всех систем. Она включает в себя две подсистемы, иногда рассматриваемые как самостоятельные единицы: организационная (организационно-правовая) и распорядительная документация.

Первая представляет собой комплекс документов, в которых закреплены правила, положения, нормы, определяющие статус организации, предприятия, учреждения, а также их структуру, компетенцию, численность штата, суть деятельности и пр. В число организационно-правовых бумаг входят:

• Положения.
• Штатные расписания.
• Устав.
• Должностные инструкции и пр.

Распорядительные документы предназначены для регулирования деятельности организаций, предприятий, учреждений. В их число включены постановления, распоряжения, приказы, решения, указания и пр.

Информационно-справочные и аналитические документы

Они исполняют обслуживающую роль относительно организационно-распорядительной документации. Информационно-справочными актами являются докладные записки, протоколы, заявления, служебные, деловые письма, телеграммы, электронные сообщения и ряд других.

Информационно-аналитическими документами считаются сводки, справки, отзывы, заключения, перечни и пр.

Кадровая система

В нее входит широкий перечень документов. В кадровых бумагах содержатся данные о персонале организаций, учреждений, предприятий, деятельности самих кадровых отделов. Основная часть документов является персональной. В их числе бумаги, оформляемые:

• Госорганами. В таких документах содержатся юридические подтверждения сведений, предоставленных гражданами. К их числу относят, к примеру, паспорт, трудовую книжку, диплом, аттестат, военный билет, медсправку и пр.
• На предприятии, в учреждении, организации для подтверждения каких-либо юридических фактов. Это могут быть характеристики, ходатайства, справки о зарплате, пропуски, удостоверения и так далее.
• Гражданами для направления в администрацию или профорганизацию для прекращения, установления, изменения трудовых и других правоотношений. К таким бумагам относят автобиографии, резюме, заявления, объяснительные и пр.

В число кадровых входят и служебные документы. Они характеризуют профессиональные, деловые, личные качества сотрудника, но не предназначены для передачи ему. Такими документами являются представления к назначению на должности, аттестационные листы, докладные записки и так далее.

Унифицированная система документации

Необходимость в ее появлении возникла в конце ХХ в. Создание единой системы документации в сфере управления было обусловлено стремительным развитием цифровых технологий и усложнением хозяйственных отношений.

В 1971 г. Правительством СССР было принято постановление, предписывающее ускорить работу по унификации документов и классификаторов технико-экономических сведений. Разработку вели на основе функциональных систем.

Ключевая цель унификации состоит в установлении рационального состава документированных форм и комплекса взаимосвязанных социальных и технико-экономических показателей. При этом были установлены специальные требования к оформлению документации.

Значение унификации

Единая система документооборота обеспечивает:

• Сокращение трудозатрат при осуществлении информационного обмена. Человек прикладывает минимум усилий для оформления или прочтения сведений.
• Широкое использование цифровых технологий. Унифицированная документация адаптирована для электронной обработки. Это обеспечивается за счет информационной, технической, программной совместимости документов, использования соответствующих их форм, словарей, классификаторов и прочих вспомогательных материалов.
• Упорядочение потоков информации.
• Сокращение количества документов.
• Дальнейшее совершенствование делопроизводства.

Все это существенно повышает эффективность управленческой деятельности, поскольку получение качественной информации происходит более оперативно. Кроме того, уменьшается число ошибок, ручных операций, объем затрат, финансовых в том числе.

Унифицированная система – это комплекс госстандартов, в которых определяются:

• Основные правила документооборота.
• Единая форма документов, входящих в нее.

Категории

Ядром унифицированной системы считаются специально разработанные формы документации. Их разделение осуществляется в соответствии с уровнем утверждения. Существуют следующие категории форм:

• Общероссийские.
• Ведомственные (отраслевые).
• Региональные.
• Корпоративные (используются на предприятиях, в организациях и учреждениях).

Сегодня в России функционирует 8 унифицированных систем документации:

• Банковская.
• Организационно-распорядительная.
• Отчетно-статистическая.
• По труду.
• ПФР.
• Внешнеторговых операций и пр.

Табель форм

Он формируется в учреждениях, организациях и на предприятиях по результатам унификации. Табель представляет собой единый нормативный акт-перечень форм документов, которые необходимы и достаточны для эффективного решения управленческих задач.

По своей сути, он является справочником. В табеле в упорядоченном виде закреплены формы, используемые на предприятии, в организации либо учреждении, а также приводятся стадии подготовки и оформления бумаг. Выглядит он, как правило, в виде таблицы.

Научно-исследовательские документы

Они создаются в ходе выполнения исследований и научно-технических разработок. Основными видами документов считаются:

• Отчеты по результатам опытно-конструкторский, экспериментально-проектных, технологических работ.
• Доклады о научно-технических командировках, экспедициях.
• Программы исследовательских работ.
• Записки, обзоры, технико-экономические обоснования.
• Рецензии, аннотации, отзывы, заключения.
• Диссертации, монографии, прочие научные публикации.
• Депонированные рукописи.
• Первичные документы, формирующиеся при проведении исследований. В их числе, к примеру, журналы экспериментов, результаты лабораторных анализов и пр.

Научно-исследовательская документация используется при практической реализации инновационных разработок. Сведения из нее используются в основе различных инструкций, рекомендаций, предписаний и пр.

Заключение

От правильности организации документооборота зачастую зависит результат управленческой деятельности. В особенности это актуально для государственных структур. Именно поэтому госорганы используют в своей работе унифицированные системы документов.

fb.ru

8.Система документации. Основные системы документации, применяемые в рф.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

Унифицированные системы деятельности(УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.

9.Требования к построению формуляра-образца деловых документов.

Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает требования к построению унифицированных форм:

— формат бумаги для унифицированных форм документов. Применяют бумагу формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

— служебные поля. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает размеры служебных полей, поле верхнее левое не менее 20 мм, поле нижнее правое не менее 10 мм

— расположение частей из зон. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

— расположение реквизитов.

10. Состав реквизитов орд.

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъектов РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на участок

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения

17 – резолюция

18 – заголовок текста

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – приложение

22 – подпись

23 – гриф согласования

24 – виза согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

studfiles.net

Тема № 9 Унифицированные системы документации.

Понятие “унифицированная система документации”. Разработка унифицированных систем документации – новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Опыт международной стандартизации документов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандартына отдельные документы(например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения),так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации(УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

Унификация документов производится в целяхсокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унифицированные системы документации делятся на 3 категории:

1) общероссийские — ОКУД;

2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации ИФНС;

3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов– это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых в организации форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения, а также даёт возможность быстрого поиска необходимых форм документов.

Основным документом общероссийской унифицированной системы документации является ОКУД от 30.12.1993 № 299 – классификатор охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. ОКУД включает наименование цифр форм документов и кода документа из 8 цифр (класс форм, н-р, ОРД; подкласс форм – документы о приеме на работу; регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса + контрольное число).

В настоящее время разработаны и действуют следующие 9 УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации; 02

• унифицированная система первичной учетной документации; 03

• унифицированная система банковской документации; 04

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 05

• унифицированная система отчетно-статистической документации; 06

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 07

• унифицированная система документации по труду; 08

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 09

• унифицированная система внешнеторговой документации. 10

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующиеминистерства (ведомства),осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документовв каждой системеосуществлялась путем построения формуляра-образцадокументов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.

Формуляр-образецдокумента представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• требования к оформлению реквизитов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Международная стандартизация– это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации – ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия – МЭК (IEC), международный союз электросвязи – МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Международная организация по стандартизации создана в 1946г. 25-ю национальными организациями по стандартизации.Фактически ее работа началась с 1947г. Дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации ИСО ( ISO ) – Internanional Standard Organization.

ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных для всех стран-участниц. Любая страна мира вправе применять или не применять их. В России принят такой порядок внедрения международных стандартов:

• прямое применение международного стандарта без включения дополнительных требований;

• использование аутентичного текста международного стандарта с дополнительными требованиями, отражающими потребности народного хозяйства.

studfiles.net

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИСявляетсясистема документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации— это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упроститьсистему документации, используют следующие два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;

• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированнаясистема документации(УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевыесистемы документации, отраслевые исистемы документациилокального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Проектирование экранных форм электронных документов

Под электронными формами документовпонимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.

Электронная форма документа(ЭД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Создание форм электронных документов требует использования специального программного обеспечения. На рис. 9.6приведены основные типовые элементы электронного документа, использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных документов.

Рис. 9.6.Элементы электронного документа

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса их утверждения или подписания.

Технология обработки электронных документов требует использования специализированного программного обеспечения — программ управления документооборотом, которые зачастую встраиваются в корпоративные ИС.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

• создание структуры ЭД— подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

• определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;

• определения перечня макетов экранных форм— по каждой задаче проектировщик анализирует «постановку» каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией;

• определение содержания макетов— выполняется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов.

Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией.

studfiles.net