Образец оформления кассовой книги, актуальный бланк и рекомендации
Оглавление:
- Для чего нужна кассовая книга?
- Как оформляется кассовая книга?
- Как заполнить кассовую книгу?
Редко какая организация ведет расчёты исключительно по безналу, а потому соблюдением кассовой дисциплины озабочены практически все юрлица и частные предприниматели. Для учёта операций с наличными денежными средствами, проводящимися через кассу, организация должна вести специальный журнал под названием кассовая книга.
Для чего нужна кассовая книга?
Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.
На одно предприятие заводится одна кассовая книга. Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс. В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции. Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.
Как оформляется кассовая книга?
Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.
Порядок ручного ведения кассовой книги
Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.
В бумажном варианте он оформляется следующим образом:
- все листы нумеруются;
- журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
- на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.
Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:
- наименование юридического лица или ИП;
- название структурного подразделения;
- код ОКПО;
- текущий год.
Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую — в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.
Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись. Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.
Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.
Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.
Ведение кассовой книги в электронном виде
Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.
В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником. Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив. На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.
Как заполнить кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:
- Дата и порядковый номер листа.
- В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
- Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
- Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
- Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
- В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
- В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
- Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» — остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
- Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).
Для правильного оформления документов ознакомьтесь с образцом кассовой книги на нашем сайте.
dezhur.com
Как правильно вести кассовую книгу
В бухгалтерской среде достаточно много специфических документов. Каждый из них несет свою смысловую нагрузку, и призван выполнять определенную функцию.
Одним из самых важных документов бухгалтерского учета является кассовая книга. Какова же ее роль, а также какие требования к ведению и хранению данного документа предъявляет законодатель?
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно!
Что такое кассовая книга и для чего она нужна
Кассовая книга – это документ бухгалтерского учета (оформляется в виде журнала), в котором в обязательном порядке регистрируются все операции бухгалтерского учета, проведенные в организации за определенный период времени.
Основным назначением такой книги является регистрация, учет и контроль за кассовыми операциями учреждения.
Данный документ учета может быть только в одном экземпляре для одной организации, ведение одновременно двух кассовых книг недопустимо.
Кто должен вести кассовую книгу
Кассовая книга обязательна к заполнению в соответствии с проводимыми кассовыми операциями, то есть, если через кассу учреждения ведется ежедневное движение денежных средств, рассматриваемый документ ведется ежедневно. Ни одна операция не может быть проведена без регистрации в кассовой книге.
Кто же отвечает за достоверность и полноту сведений, заносимых в документ? Лицо, отвечающее за ведение кассы, отвечает и за заполнение кассовой книги. Как правило, это кассир, но данные полномочия могут быть возложены и на бухгалтера, к примеру. И это вполне логично. Кто, как ни тот, что проводит кассовые операции, в полной мере обладает всей необходимой информацией.
Контроль за ведением книги возложен на главного бухгалтера организации.
Как правильно оформить кассовую книгу
Законодателем разработана инструкция, которая регламентирует обязательные требования к оформлению, ведению и заполнению кассовой книги.
В части оформления требования предельно ясны. Данный документ может заполняться как от руки, так и посредством персонального компьютера. Однако и в том, и в другом случае страницы книги обязательно нумеруются и прошиваются, а также скрепляются мастичной или сургучной печатью.
Инструкция по заполнению кассовой книги
Кассовая книга начинается с титульного листа. На данной странице указываются полные реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также период, за который отражаются операции в данном документе. Примечательным является то, что заведение одной кассовой книги, более, чем на один календарный год не допускается. То есть данный период времени будет максимально возможным для документа.
Листы кассовой книги состоят из двух одинаковых частей, одна из которых разлинована, вторая – нет. Разлинованная часть заполняется кассиром, и остается в кассовой книге, вторая часть заполняется через копирку и является отрывной. Обе части должны иметь один и тот же порядковый номер.
Образец оформления кассовой книги
Вот так выглядят листы кассовой книги, все столбцы подлежат заполнению в соответствии с их наименованием. В пустых строках надлежит ставить прочерк. Каждый лист подписывается кассиром и бухгалтером. В отсутствие бухгалтера в учреждении или у индивидуального предпринимателя, за него расписывается руководитель.
Как сшивать кассовую книгу
Как уже ранее было указано, листы кассовой книги нужно обязательно сшивать. Для этого необходимо их пронумеровать, посчитать их количество и прошить. Книга сшивается таким образом, чтобы нити остались сзади, их нужно заклеить прямоугольным листом, на котором будет указано количество листов книги и подпись ответственного лица.
Исправления в кассовой книге
Исправить допущенные ошибки в кассовой книге можно, но для этого существует определенная установленная процедура для этого. Данная процедура достаточно трудоемкая, поэтому нужно максимально внимательно отнестись к заполнению указанного документа.
Итак, если ошибка все же допущена, перечень действий по её устранению будет следующим:
- При выявлении ошибки необходимо составить рапорт, адресованный главному бухгалтеру или руководителю учреждения.
- По факту данного нарушения должна быть создана комиссия, которая будет контролировать внесение изменений в указанный документ.
- Неверно заполненные документы должны быть изъяты в присутствии комиссии, ошибочно заполненный расчетно-кассовый аннулируется и заполняется новый документ.
- После этого можно приступить к исправлениям в кассовой книге, неверные данные должны быть зачеркнуты, сверху над записью вносится верная информация, которая заверяется подписями главного бухгалтера и кассира учреждения. Также указывается дата внесения изменений.
- Необходимо заполнить новый лист с достоверными данными.
- Если ошибка заключается в пропуске страницы, данная страница полностью перечеркивается одной линией. Заверения остаются стандартными.
- По результатам проведенной процедуры исправлений должна быть составлена бухгалтерская справка. Данная справка подписывается главным бухгалтером и руководителем организации.
Проверка кассовых книг
По инструкции установлена сверка данных кассовой книги с первичными бухгалтерскими документами. Обязанность по проведению данной проверки возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера, в случае их отсутствия – на руководителя. Отчет по проведению сверки данных подписывается лицом его проводящим.
Кроме того, данная процедура входит в полномочия налоговой инспекции. То есть при проведении проверки, комиссия вправе обратиться к записям документа, который ведется в учреждении.
Электронный учет
Ведение кассовой книги вручную не единственный вариант ее заполнения. Она также может заполняться в автоматизированном режиме. Однако, в случае электронного учета, в учреждении должен быть организованы мероприятия по сохранности электронного учета. Для этого существуют специальные программы для персональных компьютеров.
Особенности кассовой книги для ИП и ООО
Некоторые ИП, а также ООО наряду с государственными и муниципальными учреждениями обязаны вести данный документ бухгалтерского учета. Это дисциплинирует и организует деятельность данных юридических лиц и предпринимателей. А также играет немаловажную роль при проверке их деятельности налоговыми органами.
Требования к ведению кассовой книги для всех едины, поэтому для начала необходимо ознакомиться с данными требованиями.
Какие ИП должны вести кассовую книгу
Некоторым предпринимателям вменяется в обязанность вести кассовую книгу, к таким предпринимателям относятся те, кто ведет наличные расчеты, или имеют в обращении наличные денежные средства.
То есть если деятельность предпринимателя полностью сопровождается безналичными расчетами, данной обязанности у него не возникает. Однако, наличие в обращении даже минимальной наличной денежной суммы возлагает на него определенные обязанности и ответственность.
Кассовая книга ИП при ЕНВД
Законодателем индивидуальные предприниматели, выбравшие такую систему налогообложения, освобождены от обязанности заполнения расчетно-кассовых ордеров и кассовой книги. И это действительно, очень удобно для тех лиц, которые ведут свою деятельность самостоятельно, без найма работников. Для таких лиц отчетность основывается только на физических показателях.
Однако, в случае если индивидуальный предприниматель ведет расчеты по заработной плате с работниками, а наличные расчеты с поставщиками, не стоит отказываться от ведения данных документов. Это в первую очередь будет удобно для самого предпринимателя. Его бухгалтерский учет будет четко организован, и не возникнет лишней путаницы.
Итак, рассмотрев нюансы ведения рассматриваемого документа бухгалтерского учета, можно прийти к выводу, что его ведение в некоторых случаях является обязательным. Однако, даже для тех, кто освобожден от указанной обязанности, будет нелишним вести кассовую книгу. Она призвана структурировать и контролировать ведение денежные расчеты юридического лица или индивидуального предпринимателя.
И пускай это достаточно хлопотное действие, однако, выявить бухгалтерскую ошибку будет гораздо проще при четкой фиксации всех операций с наличными денежными средствами. Упустить даже одну операцию, будет невозможно.
corphero.ru
Как вести правильно кассовую книгу. Кассовая книга: образец заполнения
В соответствии с отечественным законодательством, всем организациям предписано хранить свободные финансы в банке. При этом большую часть расчетов юрлица должны производить между собой в безналичной форме. Для наличного оборота нужна касса, сотрудник, который будет с ней работать, и книга, в которой будет вестись учет операций. Далее рассмотрим подробнее особенности заполнения документации.
Как показывает практика, в большинстве организаций оборот денежных средств осуществляется в безналичной форме. Однако это совершенно не означает, что в ходе деятельности этих компаний не используются наличные. Если существует хотя бы небольшой процент сделок, заключаемых с использованием банкнот, то на предприятии должна быть кассовая книга. Как правильно вести этот журнал? Кто должен вносить информацию в него? Эти вопросы беспокоят многих предпринимателей. Необходимо отметить, что по закону с 2014 года предприятия, на которых есть журнал учета доходов и расходов, могут не оформлять ордера по операциям с наличными деньгами. Соответственно, кассовая книга, образец заполнения которой будет описан далее, ими может не вестись. Тем не менее некоторые предприниматели продолжают ее использовать. Однако многие организации осуществляют ее составление неверно. Для того чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, санкций и прочих взысканий, следует со всей внимательностью отнестись к выполняемым операциям и знать, как вести правильно кассовую книгу.
Нормативная база
До вступления в силу новых рекомендаций по учету операций с наличными деньгами в законодательстве не было прямых указаний на то, что у всех предпринимателей должна быть кассовая книга. Образец заполнения также не был установлен. В практике арбитражных судов имели место случаи, когда решение принималось в пользу предпринимателей, не учитывавших операции с наличными деньгами в журнале. С 2012 года был принят Порядок заполнения кассовой книги. Инструкция предписывает обязательное наличие журнала по операциям всем предпринимателям, вне зависимости от того, какая система налогообложения ими используется, если они совершают операции с наличными деньгами. За неверное составление документации и прочие нарушения учетной дисциплины, которые будут выявлены при проверке, на организацию может налагаться взыскание в виде штрафа.
Характеристика документа
Прежде чем рассказать, как вести правильно кассовую книгу, следует разъяснить, что она собой представляет. Из приведенной выше информации ясно, что это специальный журнал для записи всех операций с наличными деньгами. Кроме того, кассовая книга включена в перечень документации бухгалтерской отчетности. Постановлением Госкомстата утверждена форма учетного журнала. Она именуется КО-4. Правильный порядок заполнения кассовой книги определен соответствующим Положением. Предписания были утверждены Центробанком в 2011 году. Знания о том, как вести правильно кассовую книгу, очень важны, поскольку контролирующие инспекции проверяют ее достаточно часто. На каждый год составляется новый документ.
Образец заполнения и ведения кассовой книги: основные положения
Документ состоит из 50 или 100 страниц. Что касается вопроса, когда нужно вести кассовую книгу, то в соответствии с законодательством установлено, что журнал составляется с начала года и по возрастающей. На титульном листе проставляется период действия документа. Если журнал закончился до окончания года, составляется новый. Записи не прерываются и продолжаются с сохранением хронологической последовательности. На титульном листе нового журнала указывается дата начала и окончания его составления. В этом случае последовательность документов будет легко определить. Как правило, предприятие приобретает уже готовую, напечатанную в типографии кассовую книгу, с расчерченными столбцами и графами. Можно составлять документ и в электронном виде (как вести правильно кассовую книгу в таком формате, будет рассказано ниже). Все страницы нумеруются сразу во всем журнале. Общее число листов проставляется в конце (на последней странице). Указанное количество удостоверяется подписями начальника и ответственного лица. Прошитую книгу опечатывают сургучной или мастичной печатью.
Ответственное лицо
На предприятии присутствует сотрудник, в ведении которого находится кассовая книга. Как правильно вести этот журнал, указано в соответствующих рекомендациях, которые служащий должен знать. Этот сотрудник осуществляет операции с наличностью и вносит информацию о них в документ. Заполненный лист удостоверяется подписью. Это означает, что служащий принимает всю ответственность за выполненные операции и внесенные сведения на себя. По окончании рабочего дня сотрудник передает остаток наличных денег в бухгалтерию. Вместе с ним передается и вся документация – первичные приходно-расходные ордера. Заполненный лист книги также подписывается принимающим бухгалтером. Если последнего нет на предприятии, подпись ставит руководитель. Эта процедура выполняется ежедневно. Чтобы осуществлять кассовые операции, ответственный сотрудник, уполномоченный начальником, должен под роспись быть ознакомлен со своими обязанностями, правами и ответственностью. Если говорить о том, как вести кассовую книгу ИП, то сам процесс аналогичен тому, который осуществляется в организации. Однако у индивидуального предпринимателя не всегда предусмотрен штат сотрудников, а в частности, не обязательно есть ответственное лицо за совершение и учет операций с наличностью. Если ИП работает один, то он и осуществляет прием и расход средств. Соответственно, он вносит записи в журнал сам и подписывает заполненные страницы. Тем, кто не знает, как правильно вести кассовую книгу, советы бухгалтеру, представленные ниже, помогут сориентироваться в требованиях.
Титульный лист
На этой странице должна присутствовать следующая информация:
- Для юрлица – полное название организации, для ИП – Ф. И. О. предпринимателя, наименование подразделения (если это филиал).
- Время действия журнала. Это может быть год либо определенная дата, если документов будет несколько.
- ОКПО.
Внутренняя часть документа
Говоря о том, как правильно оформить кассовую книгу, следует отметить, что записи, как расходные, так и приходные, вносятся на одну страницу. В конце дня сводится остаток и подбивается итог. По проведенным операциям составляется отчет. Каждый лист книги состоит из двух частей с линией отрыва. Первая половина – страница журнала, в которую вносят сведения об операциях. На второй части составляется отчет кассира. Можно согнуть лист вдоль линии отрыва и вести записи под копирку. После внесения информации лист разрезается. Первая часть страницы должна быть подшитой. К отчету прилагают документы, которые подтверждают проведение операций (эти бумаги именуют «первичкой»). К примеру, это может быть выписка из распоряжения, приходно-кассовый ордер, заявление на выдачу аванса, доверенность и так далее.
Внесение информации в графы
Вверху страницы должна быть указана дата внесения информации. Заполнение листа начинается с графы, где указывается остаток на начало смены. Здесь проставляется сумма, которая переносится с конца предыдущей страницы. Далее вписывается порядковый номер для кассового ордера. Его указывают в графе «Номер документа». В следующую строку вписывается тот, кому выдан или от кого получена эта бумага. Если это физлицо, то вносятся Ф. И. О., если юрлицо – наименование организации. В следующей графе указывают номер корреспондирующего счета или субсчета. Вписывают сведения, которые указывают на способ поступления либо расходования наличных средств. Например, р/с – сч. 51, зарплата – сч. 70, заказчики и покупатели – сч. 62. Здесь необходимо отметить, что данные строки не заполняются индивидуальными предпринимателями.
Далее идут графы «Расход» и «Приход». В них проставляются суммы в рублях цифрами. Копейки указывают после запятой. К примеру, сумма средств, которые выданы, выглядит следующим образом: 129,05 р. Каждая операция фиксируется сразу же после совершения. Записи делаются только на основании первичных документов. В графе «Перенос» содержится информация о сумме операций по предыдущим строкам. В конце необходимо подсчитать общий результат. Он вносится в графу «Итог за день». Результат подсчитывается отдельно по выданным деньгам и полученным средствам. Далее записывается «Остаток». Необходимо сложить всю наличность, которая поступила и осталась с предыдущего дня. Из этой суммы отнимаются выданные средства. Записанная в книге цифра должна совпасть с фактическим состоянием наличности в кассе. Те строки, которые остались свободными, следует перечеркнуть. Это необходимо для того, чтобы никто не заполнил пустые графы. Делается это буквой Z. В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера. Кроме этого, указывается число составленных за день приходно-расходных ордеров. Если за день не было произведено ни одной операции с наличностью, страница оставляется пустой. При этом остаток, имеющийся на конец дня, переносится на следующий без корректировок.Электронный вариант
Повсеместное внедрение компьютерных технологий не обошло стороной и кассовую книгу. Электронный вариант составления журнала значительно облегчает работу сотрудников. Для ведения книги используется специальная программа. Она отображает журнал на экране компьютера. Графы заполняются так же, как было описано выше. Каждый день ответственный сотрудник вносит необходимую информацию, а в конце смены распечатывает лист. В бумажном варианте должно быть две части: непосредственно сам отчет и вкладная половина. Кассир подписывает страницу. Если у сотрудника есть электронная подпись, то допускается ею пользоваться, как и обычной. Каждая такая страница нумеруется. По завершении года формируется книга из распечатанных листов. На последней ее странице указывается общее количество вкладышей. Оно заверяется подписями и печатью предприятия. Электронную книгу допускается составлять раз в квартал, а не в год. Отчеты и прилагаемая документация отправляются в финансовый отдел.
Приход и расход
Поступление наличности оформляется кассовым приходным ордером. Квитанция – его отрывная часть – должна быть подшита к банковской выписке. Операции по выбытию средств оформляются, соответственно, одним или несколькими расходными ордерами. При сдаче наличности в банк сотруднику выдают квитанцию и ордер. Первая подшивается к кассе, а второй – к выписке.
Исправления в журнале
В случае если в книге была допущена описка, не оказывающая существенного влияния на отчетность, ее можно исправить. Вырывать листы из журнала категорически запрещается. Не допускается также использование штриха, маркера, подтирание лезвием, ластиком и прочие аналогичные манипуляции. Если описка не влечет изменения в остатках какого-либо периода, то ее исправление осуществляется следующим образом: перечеркивается аккуратно неверная запись, рядом ставится правильная. Корректировка должна быть обязательно заверена подписями. Расписаться должен сам кассир и бухгалтер. Если исправлений на странице несколько, то каждое из них должно быть заверено. Если допущена серьезная ошибка, то кассиром составляется заявление на имя главного бухгалтера. Руководителем предприятия собирается комиссия, которая будет нести ответственность за исправления. По допущенной ошибке составляется бухгалтерская справка. В ней описывается характер неточности и метод ее исправления.
Проверка отчетной дисциплины
Правильность ведения кассового журнала вправе проконтролировать банковская организация, обслуживающая счет предприятия. О том, что будет проводиться проверка, руководитель извещается уведомлением. В банк для оценки необходимо будет предоставить вкладные листы, полностью оформленные, отчеты кассира вместе с прилагаемой документацией и авансовые бумаги, если деньги выдавались под отчет. В случае если проверка будет затрагивать текущий год, журнал сшивать нет необходимости (это делается в конце года). По завершении контрольных мероприятий книга будет возвращена на предприятие. При этом уполномоченный орган выдаст акт о выполненной проверке отчетной дисциплины. Если в документе будут содержаться замечания, их необходимо устранить в установленный контролирующим органом срок. Также правильность заполнения кассовой книги может проверять налоговая инспекция. За нарушения, выявленные в ходе контрольных мероприятий, могут быть применены санкции. При этом следует сказать, что инспектор может наложить штраф на предприятие в случае, если ошибки были выявлены в течение двух месяцев с их допущения.
fb.ru
Что такое кассовая книга? :: SYL.ru
Итак, вы, конечно, уже знаете, что, начиная с 2012 года, правила оформления для кассовых операций в полной мере касаются всех организаций и предпринимателей, принимающих за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы оплату наличными деньгами, независимо от наличия у них кассового аппарата.
Перечень кассовых документов
Обязательно составление следующих документов:ПКО — приходный кассовый ордер — при поступлении оплаты; РКО — расходный кассовый ордер — при выдаче (расходе) денег из кассы; кассовая книга — о ней подробней далее, т.к. она является самым главным документом в данном случае, и ее заполнение вызывает наибольшее количество вопросов. Еще одно обязательное действие, новшество того же 2012 года, — ежегодное утверждение лимита оставшихся на конец дня денег в кассе. Утверждается он самостоятельно руководителем каждого предприятия, пользуясь установленной формулой и данными о поступлениях в кассу за предыдущий год.
Кассовая книга — правила ведения
Для того чтобы вести кассовую книгу, необходимо использовать бланк утвержденной формы (КО-4). Заполняется кассовая книга в электронном виде или в бумажном, используя журнал, продающийся в магазине, где приобретают бухгалтерские бланки. Записи в книгу вносят в тот день, когда имели место какие-либо кассовые операции: приход или расход.
В бумажном виде
Для составления, как уже говорилось, используют соответствующий бланк. Прежде, чем начать ведение книги, ее следует оформить надлежащим образом. Обязательно заполнение титульного (первого) листа. Здесь указывается название организации или ИП (фамилия, имя, отчество), номер формы по ОКУД, ОКПО и период на который составляется кассовая книга. Период не может превышать календарного года, т.е. даже если в книге на конец года остаются чистые незаполненные листы, вы все равно начинаете новую в следующем году. Если количество записей в течение года превышает допустимое бланком, то возможно составление нескольких книг в течение года. Далее нужно обязательно пронумеровать все листы кассовой книги. Количество листов указывается на последней странице. Кассовая книга прошивается в обязательном порядке и скрепляется печатью организации или ИП. Рядом с печатью и указанием количества листов проставляется подпись руководителя.
В электронном виде
Как говорилось выше, возможно (и в последнее время имеет большое распространение) составление кассовой книги и в электронном виде. Для этих целей используется специальная программа для ведения кассовой книги или какая-либо бухгалтерская программа, имеющая функцию составления кассовых документов. Книгу возможно вести в течение года, распечатав лишь по окончании, после чего она, так же как и обычная бумажная, сшивается,скрепляется печатью и подписью, а листы пронумеровываются.
Заполнение
У каждого листа кассовой книги есть лист-двойник — отчет кассира. В бумажном виде его заполняют через копирку и отрывают от листа кассовой книги, а в электронном распечатываются два одинаковых листа, имеющих лишь различные названия. Отчет кассира хранится отдельно от книги — обычно к нему прикрепляют ПКО и РКО, движение которых отражается в этом отчете. Каждый лист кассовой книги состоит из одинаковых пунктов: наименование, дата, остаток, начало дня, подробная информация о документах прихода и расхода с указанием получателей и сумм, остаток на конец дня. Ниже указывается количество документов, указанных в течение дня, и ставятся подписи кассира и бухгалтера, принявшего и проверившего кассовые документы. Следует заметить, что при заполнении не допускаются помарки и исправления. Если они все-таки были допущены, то изменения визируются кассиром и бухгалтером.
www.syl.ru
📌 Кассовая книга — это… 🎓 Что такое Кассовая книга?
Регистр учета наличных денежных средств организации.Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой (разрешается вести кассовую книгу автоматизированным способом, см. далее). Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
п. 22-35 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право. — М.: СБИ. С. М. Джаарбеков. 2001.
accounting_tax_law.academic.ru
Кассовая книга для ИП: как правильно отображать операции
Добавлено в закладки: 0
Индивидуальные предприниматели с начала 2012 года должны вести кассовые книги. Отражать в кассовой книге необходимо все финансы индивидуальных предпринимателей: расходы и поступления. Производить расчеты и оформление бумаг можно в ручную или при помощи специального онлайн-сервиса.
Когда нужно вести кассовую книгу
Кассовую книгу оформляют:
- Предприниматели, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке.
- Предприниматели, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства.
- Предприниматели, которые не размещают свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.
Ведение кассовой книги нужно тогда, когда используются наличные денежные средства. Если предприниматели для своей работы используют только безналичный расчет, то наличие книги для них не обязательно.
Правильное заполнение кассовой книги
Правила заполнения:
- на первом листе нужно написать свои реквизиты;
- книгу нельзя использовать больше одного года, так как она рассчитана на этот срок;
- книгу нужно пронумеровать и прошить, а в конце поставить печать и подпись ИП.
Записи нужно делать, используя копировальную бумагу. Заполнение ведется ручкой с чернилами черного цвета. Копии используются в отчетах.
В кассовой книге нужно разделить каждую страницу пополам. В первой половинки фиксируется работа с денежными средствами и товаром, во второй ведется отчет о работе. Этим занимается кассир, но если его нет, то операции проводит предприниматель.
Ведение кассовой книги
Кассовая книга может иметь бумажный или электронный вид. В бумажном варианте учет ведет специальный человек, а в электронном виде ведется автоматический учет деятельности бизнесменов.
Если у предпринимателя большой объем работы, то нанимается ответственное лицо, которое будет нести ответственность за свою работу. При этом допускается совмещение работы бухгалтера и кассира.
При заполнении книги нужно оформлять поступающие документы (кассовые ордера). При поступлении денег в кассу используют приходные ордера, при выдаче наличных оформляют расходные ордера. На второй половине страницы в книге крепятся документы, которые будут нужны для отчетности. Необходимо внимательно заполнять графу – «Остаток на конец дня». Здесь указывается сумма, которая должна находиться в кассе в конце рабочего дня. Ее выводят по приходным и расходным документам. Если не было в течении дня ни какой работы, то журнал не нужно заполнять.
Особенности ведения кассовой книги ИП
По закону предприниматель не может разделять свои денежные средства. Поэтому если ИП берет деньги из кассы, то обязан заполнить расходный ордер и сделать об этом запись. Чтобы постоянно не выписывать ордера, можно перевести все деньги на банковскую карточку. Но есть исключения, бизнесмен может расходовать выручку только для следующих целей:
- Выплата заработной платы.
- Командировочные расходы.
- Выплата страховой компании.
- Оплата товара.
- Выплата средств за возвращенный товар.
Кассовая книга нужна для поддержания финансовой дисциплины и правильного ведения бизнеса.
Проверка кассовых книг
Кассовые книги проверяются сотрудниками налоговой службы. Они делают плановые и внеплановые проверки, выезжают на предприятие. Основные ошибки, которые выявляют в ходе проверок:
- Лимит в кассе оказывается превышенным.
- Кассовая книга отсутствует или в ней не записаны некоторые операции.
- Денежные средства внесены в кассу без соответствующих документов.
- Неправильное заполнение приходных и расходных ордеров.
- Отсутствие журнала, где регистрируются ордера.
- Несоблюдение правил хранения денег.
Несоблюдение кассовой дисциплины наказывается по закону.
Помощь в ведении бизнеса, бухгалтерии, от онлайн сервиса «Моё дело»
В одном сервисе есть всё необходимое для работы с бухгалтерией: справочная, учётная системы, отправка отчётности через интернет и консультации экспертов.
После заполнения форм вы получите пакет готовых документов требующихся для регистрации ИП, в налоговой. На данный момент, такая услуга на сайте совершенно бесплатна, для всех.
Регистрация для ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Моё дело помогает правильно вести бухгалтерию, сдавать отчётность и уплачивать налоги точно в срок:
- расчёт налогов;
- формирование отчётности и отправка через интернет;
- создание счетов, актов, накладных, договоров;
- учёт доходов и расходов;
- экспертные консультации;
- расчёт зарплат и пр.
Регистрация для ведения Бухгалтерии ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Все возможности современной бухгалтерии в одном сервисе:
- система связанных вопросов-ответов;
- автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками;
- актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений;
- формирование и сдача электронной отчётности;
- профессиональные консультации экспертов и пр.
Сервис «Мое дело» не ограничивает свой функционал простым заполнением документов. На него можно переложит ведение налогового и бухгалтерского учета, при этом расценки на услуги учета значительно меньше аналогичных услуг от оффлайн-фирм.
Весь перечень полезных услуг, для предпринимателей:
- Пошаговая инструкция для регистрации ИП
- Пошаговая инструкция для регистрации ООО
- Ведение бухгалтерии ИП
- Ведение бухгалтерии ООО
- Расчет налогов на УСН и формирование платежек
- Кадровый учет
- Формирование отчетности в ПФР и онлайн-отчетность
- Формирование отчетности ИП и онлайн-отчетность
- Расчет и оплата патента
- Расчет и оплата торгового сбора
- Расчет налогов на ЕНВД и формирование платежек
- Формирование отчетности в ФНС и онлайн-отчетность
- Формирование отчетности УСН и онлайн-отчетность
- Формирование отчетности в ФСС и онлайн-отчетность
- Расчет налогов в ФНС и формирование платежек
- Формирование отчетности ЕНВД и онлайн-отчетность
- Сотрудники: расчет налогов и формирование отчетности
- Формирование отчетности ООО и онлайн-отчетность
- Налогообложение УСН (регистрация, переход на УСН)
- Налогообложение ЕНВД (регистрация, переход на ЕНВД)
- Расчет налогов ООО и формирование платежек
- Расчет налогов ИП и формирование платежек
- Ведение КУДИР электронно
- Партнерская программа сервиса «Мое дело»
Рекомендуем Вам ознакомится с этими сервисами – помощниками, на пути успешного бизнесмена.
biznes-prost.ru
Формирование кассовой книги и отчета кассира
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках. Кроме того, все более расширяется практика применения безналичных расчетов между ними. Формирование кассовой книги и отчета кассира необходимо лишь тогда, когда требуется произвести расчет с контрагентами, в том числе населением, наличными деньгами.
Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.
Кассовая книга
Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.
Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.
Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.
В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.
Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.
Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.
Отчет кассира
Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.
После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.
При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.
Хранение документов
В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.
Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.
zhazhda.biz