ELMA Store — готовые решения
Отлаженный процесс организации командировок. Его можно бесплатно использовать в системе автоматизации бизнес-процессов ELMA. Компонент совместим с приложениями ECM+, KPI+, CRM+, Проекты+ и другими дополнительными решениями.
Чтобы автоматизировать деятельность по оформлению командировок – от заявки на поездку до получения отчета о ее результатах руководителем – понадобится минимальная настройка процесса в системе. Достаточно указать должности сотрудников, которые выполняют оформление приказов, выдачу денежных средств на командировки и другие необходимые операции в конкретной компании. Система сама отправит задачи нужным исполнителям.
Автоматизация процесса оформления командировок имеет несколько весомых преимуществ. Главные из них – это скорость и порядок. Или четкая регламентация того, кто, в какие сроки и что именно должен сделать, чтобы поездка состоялась. Система просто не отправит задачу на выдачу денежных средств, пока необходимость командировки не согласована руководителем, а в канцелярии не подготовили командировочные документы. Система не позволит забыть забронировать гостиницу и трансфер для сотрудника. Сам экземпляр процесса по конкретной поездке не будет закрыт, пока руководитель не получит отчет с результатами командировки.
Отправив заявку на срочную командировку в системе, сотрудник уверен в том, что она будет обработана, поездка согласована, документы оформлены – все будет выполнено и выполнено быстро.
Детальное описаниеКак работает процесс в системе ELMA?
Благодаря автоматизации процесса в ELMA, командировка будет верно организована на всех этапах. Исполнители получают задачи в пользовательском интерфейсе системы. Процесс предполагает последовательное и параллельное решение задач.
Полные сведения о командировке в заявке на поездку 
Согласование командировки руководителемПри автоматизации бизнес-процесса все действия сотрудников нацелены на конечный результат. С момента формирования заявки на поездку процесс проходит необходимые этапы исполнения и завершается, когда руководитель принимает итоговый отчет.
Получение отчета о результатах командировки руководителем
store.elma-bpm.ru
ELMA Store — готовые решения
Пакет бизнес-процессов по организации командировок. Решение устанавливает четкий порядок действий сотрудников с момента подачи заявления на командировку до получения отчета о поездке руководителем. Включает процесс выдачи денежных средств командируемому под отчет.
Пакет процессов устанавливается в системе ELMA BPM. Она автоматизирует постановку задач исполнителям и обеспечивает соблюдение последовательности действий по организации командировки.
Запуская процесс в системе, сотруднику не нужно лично согласовывать поездку с руководителем, искать бланк для оформления заявления, беспокоится о трансфере и проживании. Система автоматически отправит нужные задачи исполнителям. Сам командируемый может сосредоточится на цели и подготовиться к поездке, система напомнит ему о необходимости отправить отчет руководителю после завершения командировки.
Такая автоматизация не просто делает работу по организации командировок удобнее, она позволяет ускорить выполнение всего процесса. Это особенно полезно в случаях, когда необходимость командировки возникает срочно, и на ее организацию есть всего несколько часов.
Примечание: Пакет процессов предназначен для работы с версией ELMA не ниже 3.8.4.
Детальное описание
Чтобы использовать пакет бизнес-процессов по организации командировок потребуется приложение для электронного документооборота ELMA ECM+, а также дополнительный модуль «Сотрудники организации». Модуль позволит задействовать в процессах данные сотрудников, которые не являются пользователями системы, и организовывать их командировки.
Устанавливает порядок согласования и оформления командировки для одного или нескольких сотрудников, при условии, что последние имеют общего руководителя, а период и место назначения поездки совпадают.
Процесс включает такие задачи, как ввод информации по планируемой командировке и согласование поездки руководителем, формирование приказа на командировку, его подпись и регистрацию в системе, последующую подготовку и выдачу сотруднику командировочных документов.
Задача «Ввести данные по планируемой командировке» 
Задача «Отправить приказ о командировке на подпись»В рамках процесса создаются два типа электронных документов – заявка и приказ на командировку. Система автоматически генерирует их на основании шаблонов документов, а также с учетом данных, указанных сотрудниками при выполнении задач.
Служит продолжением процесса оформления заявки на командировку. Предполагает автоматическую отправку сотруднику задачи о подготовке отчета, после того как срок командировки истечет.
Задача «Подготовить отчет по командировке» 
Задача «Принять отчет по командировке» Может запускаться в системе как самостоятельный процесс, а также являться продолжением процесса «Заявка на командировку». Включает задачи по составлению и согласованию заявки на выдачу денежных средств, а также обязательный этап формирования отчетных документов.
Задача «Оформить заявку на получение наличных» 
Задача «Подготовить отчет по выданным средствам»store.elma-bpm.ru
Бизнес-процесс заявления на командировку в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы в облаке. Заявление на командировку.
Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.
Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.
В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.
| 2 Типовые бизнес-процессы |
Итак, что это за бизнес-процессы.
- Счёт на оплату
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Выдача наличных
Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее.
Вряд ли какой-либо более-менее серьезный бизнес обходится без того, чтобы отправлять своих сотрудников в деловые поездки — командировки. Иногда они носят плановый характер, иногда бывают срочными, но в любом случае, это требует оформления документом, что влечет за собой определенный документооборот внутри фирмы. Кроме того, такие активности предусматривают получение денежных средств, в том числе и наличным физическим лицом – командированным.
Для автоматизации процесса согласования заявления на командировку Битрикс создала типовой бизнес-процесс «Заявление на командировку».
| 2.1. Заявление на командировку. Настройки |
Привычная картина на экране для пользователей Битрикс24 повторяется и в интерфейсе «Процесс: Заявление на командировку».
Список управляется стандартными средствами Битрикс24. Изменяется набор и порядок отображаемых столбцов, возможна сортировка по какому-либо из них, применение фильтров.
Управление разделами позволяет создавать иерархическую структуру разделов для упорядочения элементов по разделам.
В разделе «Бизнес-процессы» вызывается редактор процессов, с помощью которого можно изменить бизнес-процесс (это большая тема – для отдельной статьи) и настроить его под существующие процессы вашей компании. Построенный типовой бизнес-процесс согласования заявления на командировку довольно сложен и весьма хорошо продуман. В моей практике вносить в него изменения практически не понадобилось.
Сам документ – Заявление на командировку состоит из полей, список которых можно увидеть и отредактировать в интерфейсе « Настройка полей процесса: Заявление на командировку».
А теперь я покажу как немного настроить процесс. Предположим, что ваш бизнес работает, используя два юридических лица, что, согласитесь, совсем не редкость. Типовой бизнес-процесс на такую ситуацию не настроен. Какое из юридических лиц отправляет вас в текущую командировку? Сейчас я всё настрою.
Нажимаю «Добавить поле». Заполняем форму, указывая поле «Наша фирма» обязательным, тип – список. Ставлю сортировку – 25, чтобы поле не оказалось в самом низу, поскольку оно там не логично.
После этого я должен настроить собственно те значения, которые может принимать поле «Наша фирма». Это делается на вкладке «Список».
А теперь осталось запустить процесс и посмотреть, что будет получаться.
| 2.2 Заявление на командировку. Процесс |
В разделе «Процесс: Заявление на командировку» нажимаю на кнопку «Добавить элемент». Кстати, обратите внимание, что я настроил список и теперь наше поле «Наша фирма» имеет такие же «полномочия», как и остальные поля, которые были предустановлены в типовом документе.
Итак, добавляю элемент. Выпадающий список я специально оставил открытым, чтобы показать, что наше кастомное поле работает.
После того, как вы нажмёте на кнопку «Сохранить», заявление на командировку начнёт движение по прописанному бизнес-процессу. Это сразу видно в Живой ленте. Руководитель может утвердить заявление прямо здесь.
Кроме этого, в разделе «Мои процессы» можно увидеть все процессы, которые вас касаются, а также запустить новый.
Когда мы откроем командировку и перейдём на закладку «Бизнес-процессы», то увидим следующий интерфейс.
Текущий статус – не просто текст, если нажать на эту гиперссылку, то мы увидим историю изменений документа.
Все эти инструменты позволяют контролировать процесс согласования. Практически невозможно пропустить свой шаг в бизнес-процессе. Действия остальных ролей аналогичны автору документа, поэтому смысла описывать их нет, это будет повторением. Главное, что нам понятно – это то, что типовые процессы в Битрикс24 дают нам хороший старт в работе и не зажимают ограничениями, будучи открытыми к модификациям и дополнениям.
Что же мы получили от типовых процессов?
При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.
Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.
Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.
Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.
Подписывайтесь на наш канал на YOUTUBE и получайте самые свежие видеообзоры по работе с CRM Битрикс24 и многое другое.
Отзывов пока никто не оставил. Вы будете первым.
pinall.ru
1С-Битрикс — Бизнес-процессы
Бизнес-процессы
Возможности
«Бизнес-процессы» позволяют работать практически с любым видом информации на портале. «Бизнес-процессы» — это универсальный инструмент, который используется в самых разных элементах. Это простой, удобный механизм для управления бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на Портале.Организуйте с помощью модуля «Бизнес-процессы» управление самыми разными бизнес-процессами, от простых до самых сложных. Как пример: публикацию какой-то новости на портале, потом процессы посерьезней — отгрузку заказов, взаимодействие с партнерской сетью или клиентами. Воспользуйтесь готовыми шаблонами бизнес-процессов или создайте свои собственные.
Бизнес-процесс со статусами
|
| | Бизнес-процесс — это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. В схеме бизнес-процесса могут быть заданы:
| |
Процесс публикации документа
Часто используемые действия (утверждение счета, отправка сообщения и т.д.) можно сохранить в отдельном блоке «Мои действия» и потом быстро добавлять их оттуда в свой бизнес-процесс.Шаблонные действия
Вы сможете организовать с помощью бизнес-процессов самые разные процессы в вашей компании. Даже в самом простейшем процессе —публикации документов — задаются различные действия, условия выполнения и уведомления сотрудников. Постройте на бизнес-процессах, скажем, согласование счета или оформление командировки, и эти постоянные задачи в компании станут менее хлопотными.
Создание бизнес-процессов
Модуль представляет очень широкие возможности для автоматизации обработки информации. Совершенно не нужно владеть программированием, чтобы задать нужный порядок бизнес-процесса, отобразить его специфичные потребности с помощью простых графических схем. Любой сотрудник вашей компании — пользователь Портала сможет создать новые схемы и изменить существующие.
Последовательный бизнес-процесс
как создаются бизнес-процессы:
|
Создавать свои бизнес-процессы не сложно — вы будете делать это наглядно, пользуясь инструментами визуального проектирования. Такими простыми действиями, как перетаскивания мышью (drag & drop) элементов, вы сможете сформировать и настроить последовательность этапов бизнес-процесса — тех самых разноообразных действий и согласований, необходимых для выполнения бизнес-процессов.
Создание шаблона бизнес-процесса
Порядок следования информации в компании задается с помощью шаблона бизнес-процесса, который конструируется из ряда действий. А действием этим может быть все что угодно: от создания документа до отправки электронной почты или обновления строки в базе данных.
Типовые бизнес-процессы
Воспользуйтесь готовыми шаблонами бизнес-процессов, которые входят в состав всех редакций продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Теперь ситуации в вашей компании, которые требуют утверждения и согласования, будут под контролем. Вы без труда ознакомите нужных сотрудников с каким-то важным документом, сформируете экспертную группу для его оценки и получите компетентное резюме по документу.Шаблоны бизнес-процессов
|
Типовые бизнес-процессы включены в состав редакций Компания и Совместная работа как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. В редакциях Бизнес процессы и Холдинг присутствует визуальный конструктор, который позволяет изменять типовые бизнес процессы и создавать собственные.
Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов
В поставку продукта включен типовой бизнес-процесс для оплаты счета — «Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов». Счета – самый первый и самый массовый процесс, который настраивают все компании. Типовой бизнес-процесс реализован с учетом новых прав доступа и интегрирован с задачами. Это прекрасный пример для компаний, желающих незамедлительно начать использовать бизнес-процесс, доработать его или создать свой на его основе. Бизнес-процесс «проводит» счет по этапам утверждения от сотрудника до директора, и только затем счет уходит в бухгалтерию на оплату.
Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов
Бизнес-процесс построен так:- «Автор» загружает счет (заполняет все поля).
- Сообщение о новом счете (что его нужно подтвердить) уходит «Начальнику подразделения» (в джаббер и почтой).
- После утверждения «Начальником подразделения» счет уходит на утверждение «Директору по маркетингу».
- Потом счет должен утвердить «Генеральный директор» или «Директор по развитию компании».
- Затем счет переводится в статус «К оплате».
- Сообщение об оплате получает «Бухгалтер подразделения». После оплаты он меняет статус на «Оплачен».
- Автору уходит сообщение о том, что нужно собрать документы.
- После того, как документы собраны (отданы в бухгалтерию), автор меняет статус на «Документы собраны».
- «Бухгалтер подразделения» подтверждает это.
- Бизнес-процесс закрывается.
Запуск бизнес-процесса
Бизнес-процесс запустится вручную или автоматически — в зависимости от того, как вы его настроили. При этом способ запуска не повлияет на его исполнение. А сам процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других.
Новый бизнес-процесс
Допустим, вы хотите запустить бизнес-процесс, связанный с каким-то документом. В колонке действий у нужного документа выбираем «Новый бизнес процесс», а из открывшегося списка — нужный бизнес-процесс. После этого в открывшейся форме заполняем поля (для каждого типа процесса свои) и нажимаем кнопку «Запустить».
Запуск бизнес-процесса
Стоит воспользоваться возможностью встраивания в бизнес-процесс уведомлений. Если в бизнес-процессе уведомление предусмотрено, то сотрудник-участник процесса получит его, как только ход бизнес-процесса дойдет до операции, требующей его внимания. Хотите увидеть, сколько заданий у каждого сотрудника? Перейдите на закладку «Бизнес-процессы» на его личной странице.
Интеграция CRM c бизнес-процессами
Теперь в CRM для обработки Лидов и Сделок вы можете использовать бизнес-процессы. Подключаются бизнес-процессы прямо из списков элементов — вы можете выбрать один из готовых и настроенных бизнес-процессов. А с помощью Дизайнера бизнес-процессов вы можете создать новый бизнес-процесс и включить в него все возможные действия над элементом CRM: выполнить какое-то действие, разослать письма, назначить ответственных, поставить задачу и т.д.Бизнес-процессы в Сделках
В ходе выполнения бизнес-процесс может автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять какие-то поля, создавать новые элементы, например, сделки.
Бизнес-процесс «Выполнение по стадиям»
В поставке продукта — 2 стандартных бизнес-процесса для CRM:- Выполнение по стадиям (сделки)
- Обработка лидов (лиды)
Коллективная работа
Немаловажный момент: в схему любого бизнес-процесса вы можете включить элементы контроля над его выполнением. Более того, можете организовать коллективную работу в каком-то проекте, упорядочив, скажем, процесс согласования важных этапов в виде голосования. В чем плюс — участникам проекта в этом случае даже не нужно собираться физически — где-то в переговорной.
Задачи на бизнес-процессах
Нужно особо отметить, что «Бизнес-процессы» — это универсальный инструмент, который можно и нужно задействовать в самых разных элементах. Этот простой и удобный механизм здорово вам пригодится для управления многими бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на Портале. Таким образом, новый модуль позволяет работать практически с любым видом информации на сайте. Как пример, настройте управление всеми задачами на Портале на бизнес-процессах — и процесс постановки задач и контроля над их выполнением станет гораздо гибче. А это, в свою очередь, повысит эффективность выполнения задач в рабочих группах.
Теперь вы можете автоматизировать бизнес-процессы компании! Сможете управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для его исполнения.
Модуль «Бизнес-процессы» обладает принципиально другой архитектурой и содержит обширный и значимый функционал. Это одна из причин, по которой Дизайнер бизнес-процессов (визуальный редактор, позволяющий создавать новые бизнес-процессы) включен только в «старшую» редакцию «1С-Битрикс: Корпоративный портал»: Бизнес-процессы и Холдинг. Набор типовых шаблонов бизнес-процессов входит во все редакции продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал».
Командировки и отпуска
Как выполняется бизнес-процесс «Я еду в командировку»?
- Сотрудник выбирает в каталоге готовый бизнес-процесс, запускает его.
- Система предлагает ему распечатать образец документа, заполнить его и отнести в бухгалтерию.
- Сотрудник выполняет это и отмечает в бизнес-процессе.
- Бухгалтер получает сообщение, выплачивает ему командировочные или передает на утверждение руководителю — тем самым от себя продвигает процесс дальше.
- И так далее вплоть до создания отчета по командировке: система сообщает, напоминает, предлагает бланки и т.д.
При этом, что важно, бизнес-процесс содержит в себе и аккумулирует все документы, которые порождаются в процессе его выполнения. Возможен сбор дополнительной информации – на любом из этапов можно запросить необходимые данные у любого из участников бизнес-процесса, по ходу выполнения скорректировав бизнес-процесс. Более того, на любом этапе выполнения бизнес-процесса можно пополнить его новыми действиями: добавить, скажем, задачи, или события в календарь.
www.1c-bitrix.ru
Заполнение документов на командировку | Сообщество DIRECTUM
Задача
Задача на доработку должна была помочь сотрудникам заполнить документы на командировку и согласовать их с непосредственным руководителем и куратором (сотрудник, занимающийся оформлением билетов и документов по командировке).
Описание решения
Бизнес процесс оформления документов сотрудником выглядел следующим образом:
Был создан мастер действий, который помогает сотруднику правильно заполнить документы на командировку и отправить их на согласование руководителю и куратору (сотрудник, занимающийся оформлением билетов и документов по командировке):
Сотрудник запускает мастер действий и заполняет поля.
Особенности заполнения полей формы основных сведений:
*Работник. Командируемый работник Общества (выбирается из справочника).
*Непосредственный руководитель. Руководитель командируемого работника (выбирается из справочника).
*Куратор. Работник, ответственный за корректное оформление командировочных документов (выбирается из справочника).
*Организация. Организация, принимающая работника в командируемом городе (выбирается из справочника).
*Город отправления. Город, откуда направляется командируемый (выбирается из справочника).
*Город назначения. Город, куда направляется командируемый (выбирается из справочника).
*Плановая дата начала командировки. Дата отъезда.
*Плановая дата окончания командировки. Дата возвращения из командировки.
*Мобильный телефон для связи. Номер мобильного телефона командируемого работника.
*Паспортные данные, дата и место рождения. Номер паспорта, кем и когда выдан, дата и место рождения командируемого работника.
Мастер создает документы и задачу по согласованию документов.
Пример служебного задания и заявки: Служебное задание Иванов Иван Иванович 24.11.2016.DOC Заявка на командировку Иванов Иван Иванович 24.11.2016, Санкт-Петербург, Обучение работе с CRM Amdocs.DOC
Схема типового маршрута согласования документов выглядит так:
После согласования документов руководителем и куратором система создает запись в справочнике «Командировки» и прикрепляет к ней документы:
Весь процесс подробно описан в инструкции Инструкция по согласованию командировки.docx
Результаты применения решения
В результате каждый сотрудник теперь может быстро заполнить документы и согласовать командировку. Все документы по командировкам теперь хранятся в записи справочника «Командировки». Автоматизация создания документов и их согласования позволила существенно сократить трудозатраты сотрудников на оформление командировки.
club.directum.ru
Командировки и расходы | Microsoft Docs
- Время чтения: 2 мин
В этой статье
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Управление командировками и расходами позволяет создать интегрированный workflow-процесс, позволяющий сохранять сведения о способе оплаты, импортировать операции по кредитным картам и отслеживать денежные средства, потраченные сотрудниками в процессе их деятельности, связанной с работой. Имеется также возможность определить политики расходов и автоматизировать компенсацию командировочных расходов.
Административная работа, связанная с управлением командировками и расходами, выполняется в клиенте Microsoft Dynamics AX. Отчеты по расходам и запросы денежных авансов создаются в Корпоративный портал для Microsoft Dynamics AX.
Бизнес-процессы
На следующей блок-схеме показан бизнес-процесс управления командировками и расходами.
Общие сведения о командировках и расходах
Интеграция управления командировками и расходами
Командировки и расходы могут интегрироваться со следующими модулями и продуктами Майкрософт.
См. также
Создание и ведение модуля «Путешествия и расходы»
Работа с модулем «Командировки и расходы»
Отчеты Microsoft Dynamics AX
docs.microsoft.com
Согласование внеплановой командировки в Битрикс 24 (Бизнес процесс на Списке)
Задача
К нам обратился клиент с задачей доработать его портал Битрикс24, чтобы можно было согласовывать срочные и внеплановые командировки.
Решение
После опроса клиента, и заполнения им нашей специальной анкеты на разработку мы приступили к разработке нового бизнес процесса для Битрикса24 с нуля.
Простая логика данного процесса видна на рисунке.
Вот более детальное описание задачи нашего клиента.
1. Если командировка срочная и внеплановая (не включена в График командировок и Бюджет командировок), то Руководитель отдела развития/ Руководитель отдела по работе с СМО и ПО обращается к Заместителю директора по маркетингу и продажам с обоснованием целесообразности командировки. 2. Заместитель директора по маркетингу и продажам утверждает командировку. Если командировка не утверждена, то процесс завершается. 3. Руководитель отдела развития/ Руководитель отдела по работе с СМО и ПО формирует бюджет на командировки с учетом всех затрат на билеты, проживание и командировочные расходы (см.Приложение 2. Шаблон Бюджета командировок), пересылает его Заместителю директора по маркетингу и продажам на утверждение. 4. Заместитель директора по маркетингу и продажам утверждает бюджет командировки, пишет заявку на денежные средства, передает заявку в бухгалтерию, ставит задание на заказ билетов и брони Секретарю. Руководитель отдела развития/ Руководитель отдела по работе с СМО и ПО переходят к п.1.7. данной инструкции.
А вот как это выглядит внутри дизайнера процессов Битрикс24.
Вы можете заказать аналогичный БП. Для этого нужного перейти по ссылке Моделирование БП Также ознакомьтесь с тем как заполнять бриф для разработки БППравила заполнения Брифаpinall.ru