Пример служебного письма
Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.
Из статьи вы узнаете:
Служебное письмо пример
Деятельность любого предприятия, независимо от формы его собственности и того, чем оно занимается, может осуществляться только при взаимодействии с другими юридическими лицами. Это могут быть контрагенты, партнеру по бизнесу, поставщики, заказчики, органы государственной и муниципальной власти, надзорно-контролирующие органы и т. п. В процессе своей деятельности предприятие также может взаимодействовать и с физическими лицами.
Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе. То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма. Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.
Справка
Виды служебных писем
Все служебные письма можно подразделить на несколько видов по их содержанию. Они, например могут быть:
- инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
- информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
- гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
- сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
- рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
- рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.
Кроме этого бывают служебные письма, содержащие:
подтверждения;
Список это не полный, служебное письмо — пример документа, в котором может быть изложен текст любого содержания, в том числе, и поздравительный, каких-либо специальных запретов и ограничений для этого не установлено. Но, поскольку оно все-таки является документом, в отношении него действуют общие требования, установленные на уровне государственных стандартов.
Читайте также:
Требования к оформлению служебных писем
Не всякий текст, даже напечатанный на стандартном листе бумаги и направленный адресату в конверте по почте, может называться служебным письмом. Для того, чтобы такой текст был юридически значимым и мог называться служебным письмом, на листе в установленном порядке должны быть размещены реквизиты, вид и содержание которых определяются типом конкретного документа. Реквизит служебного письма это — специальное поле, отведенное для конкретных сведений. Только в том случае, когда рядом с текстовой частью будут расположены обязательные реквизиты, служебное письмо может восприниматься как достоверная информация и руководство к действию.
Основным регламентирующим оформление служебных писем документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обратите внимание: С 1 июля ГОСТ Р 6.30-2003 будет отменен. В действие вводится новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Согласно государственным стандартам, определенный набор обязательных реквизитов имеет и деловая переписка. Реквизиты служебного письма это:
- логотип компании или герб, если это государственная или муниципальная организация;
- сведения о юридическом лице, подготовившем документ — его полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, банковские реквизиты, почтовый и электронный адрес, контактный телефон секретаря;
- дата и место составления служебного письма;
- сведения об адресате — почтовый адрес организации или физического лица, должность, фамилия и инициалы руководителя компании-адресата или фамилия и инициалы физического лица — получателя письма;
- регистрационный исходящий номер письма в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
- краткое содержание письма, его суть;
- текст служебного письма;
- сведения о наличии приложений, если они имеются;
- подпись руководителя организации, подготовившей документ;
- сведения об исполнителе документа — его фамилия, инициалы и контактный телефон.
Гарантийное служебное письмо образец представлено ниже.
Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
В соответствии с ГОСТом, установлены и другие требования к оформлению служебного письма. Так, например, его текст должен быть набран 14 кеглем с использованием шрифта Arial Times или New Roman. Конечно, если необходимо разместить письмо для лучшего восприятия на одном листе, размер шрифта можно уменьшить, но делать его менее 12-го кегля не рекомендуется, поскольку читать такой шрифт не очень удобно.
Кроме того, ГОСТ требует, чтобы соблюдался размер полей. Верхнее и нижнее поле равны по 2 см, правое — 1 см, а левое — 3 см, поскольку это поле подшивается при формировании документов в дела.
Служебное письмо — пример лаконичных и четких формулировок
Всю деловую переписку отличают такие особенности,как лаконичность, конкретность, определенность. То есть, каждая его фраза логична и последовательна, исключает двоякое толкование. В тексте излагаются только проверенные факты и только те из них, которые непосредственно касаются темы служебного письма. Никаких отступлений и рассуждений, не подкрепляемых фактами, не допускается. Более того, желательно, чтобы текст содержал как можно больше устоявшихся канцеляризмов и общеупотребительных фраз-штампов. Это поможет избежать излишней эмоциональности и художественности, а также двусмысленности.
Справка
Структура текстовой части, как правило, состоит из:
- вступления, содержащего всю необходимую поясняющую суть дела информацию;
- основной части, в которой раскрывается суть проблемы и то, что именно требуется от адресата служебного письма. Эта часть может содержать объяснения, доказательства, рассуждения;
- заключения, в котором подводится итог сказанному выше и излагается просьба или требование.
Рекомендательное служебное письмо образец приведено ниже.
Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Многие предприятия и организации, особенно крупные или являющиеся подразделениями, ведут активную деловую переписку и составляют множество однотипных служебных писем. Такие письма содержат одинаковые обязательные реквизиты и различаются только заголовком и текстовой частью, да и то — не всегда.
В таком случае на предприятии целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом бланк служебного письма. Такой бланк будет отпечатан типографским способом и воспользоваться им смогут все исполнители, составляющие служебные письма. Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.
Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ. Это позволяет соблюсти установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем.
Образец служебного письма по ГОСТу
Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями. Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.
При использовании бланка, реквизит, содержащий справочные сведения о компании, как правило, размещается посередине в верхнем поле. Это не противоречит требованиям ГОСТ.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Читайте также:
www.sekretariat.ruПравила оформления служебных писем.
18
Приложение 6 к занятию №11Приложение 6 к занятию № 11
Письма
|
Макет служебного письма
|
Образец служебного письма
|
Образец входящего письма
|
Образец исходящего письма
|
Образец гарантийного письма
|
Образец телефонограммы
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:
адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя
3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).
5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:
АО «Глория» Отдел сбыта
или
АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру
После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:
АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12
7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.
9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:
— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; — в основной части формулируется основная цель письма.
Например:
вводная часть:«В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.
основная часть:«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.
10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.
|
studfiles.net
правила оформления и рекомендации по составлению :: BusinessMan.ru
В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.
Что же такое служебное письмо
Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.
Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.
В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.
Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.
Оформление служебного письма
Письмо строят по определенной схеме:
- Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
- Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
- Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.
Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.
Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.
Цель составления
Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.
Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.
Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».
Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.
В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.
Требования к составлению и оформлению документа
Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.
Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.
Вот так оформляется подобное письмо.
Реквизиты письма
Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.
Реквизиты служебного письма:
- Дата.
- Номер письма.
- Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
- Заголовок текста в виде одной фразы.
Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:
- Название фирмы.
- Структурное подразделение.
- Должность исполнителя.
- Фамилия и инициалы.
- Адрес получателя.
В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.
Классификации служебных писем
Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.
Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:
- Сопроводительные.
- Письмо-запрос.
- Информационные.
- Рекламные.
- Гарантийные.
- Претензионные.
- Арбитражные.
- Письма-напоминания.
- Письма-подтверждения.
- Письма-просьбы.
- Письма-извещения.
Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.
Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»
Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»
Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.
Письмо-приглашение
В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.
Информационное письмо
Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.
Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.
Рекламное письмо
Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.
Гарантийное письмо
Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.
Претензионное письмо (рекламационное)
Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.
В претензии должны быть такие сведения:
- Полный адрес организации, куда направляется документ.
- Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
- Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).
Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.
Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»
Запрос
Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.
Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.
Письмо–напоминание
Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.
Письмо-извещение
Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.
Вместо послесловия
В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.
businessman.ru
Оформить служебное письмо образец. Служебное письмо
Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.
Из статьи вы узнаете:
- как составлять служебные письма
- как оформлять служебные письма
- несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :
Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.
Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:
- письма-просьбы
- письма-подтверждения
- письма-запросы
- письма-ответы
- письма-требования
- гарантийные письма
- сопроводительные письма и т.д.
Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.
Как составлять служебные письма
Служебное письмо имеет следующую структуру:
1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:
Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
В связи с неполучением…
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
В целях скорейшего решения вопроса…
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…
Для согласования вопросов…
Ввиду задержки получения груза…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…
Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.
В связи с обращением в наш адрес…
2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.
3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.
Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.
Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.
За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.
Как оформлять служебные письма
Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (
www.adminpz.ru
Служебные письма | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.
Из статьи вы узнаете:
- как составлять служебные письма
- как оформлять служебные письма
- несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:
Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.
Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:
- письма-просьбы
- письма-подтверждения
- письма-запросы
- письма-ответы
- письма-требования
- гарантийные письма
- сопроводительные письма и т.д.
Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.
Классификация деловых писем
Как составлять служебные письма
Служебное письмо имеет следующую структуру:
1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:
Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
В связи с неполучением…
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
В целях скорейшего решения вопроса…
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…
Для согласования вопросов…
Ввиду задержки получения груза…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…
Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.
В связи с обращением в наш адрес…
2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.
3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.
Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.
Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.
За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.
Деловое письмо: правила оформления и порядок работы
Как оформлять служебные письма
Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).
Реквизиты заголовочной части служебного письма:
- дата
- номер
- ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
- заголовок письма (одной фразой)
В реквизите «Адресат» должны быть указаны:
- название организации
- структурное подразделение
- должность получателя
- фамилия и инициалы получателя
- почтовый адрес получателя
В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.
Полезный совет! Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.
Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.
Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.
С уважением,
Генеральный директор ООО «Альфа» Петров
В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:
- от первого лица множественного числа (направляем, просим)
- от первого лица единственного числа (считаю, прошу)
- от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает)
Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»
Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.
Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.
Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.
Технология работы с документами. Документооборот
Несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:
1. Письмо должно быть написано в ровном, спокойном тоне. Чрезмерная любезность не допустима равно как и пренебрежительность.
2.Избегайте по возможности пометок «Срочно», «В кратчайшие сроки», побуждая тем самым адресата к спешке. Лучше указывать конкретный срок исполнения или принятия решения.
3. Не навязывайте адресату решение такими фразами как: «Прошу решить вопрос положительно».
4. Формулировки типа «Прошу внимательно изучить» могут быть негативно восприняты адресатом как намек на его невнимательность.
5. Письма-отказы обязательно должны содержать мотивировочную часть – почему отказано, а также сообщайте, есть ли вероятность иного решения в будущем.
6. Пишите кратко. Используйте шаблонные фразы для упрощения текста, но не перегружайте письмо лишней информацией громоздкими словесными конструкциями.
Образец служебного письма
www.sekretariat.ru
Служебное письмо образец делопроизводство — Деловая переписка — Примеры заявлений и ходатайств
3.4.5. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.
Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.
Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Датой служебной записки является дата ее подписания.
Образец служебной записки.
Программы для автоматизации кадрового делопроизводства, расчёт стажа, делопроизводства секретаря, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление
Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.
К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления.
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.
Деловые (служебные) письма – понятие, классификация
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]
Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.
Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.
По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::
По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:
По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:
По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:
По форме отправления деловые письма разделяют на:
По структуре деловые письма разделяют на:
По цели деловые письма разделяют на:
Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.
Этапы подготовки и составления деловых писем :
При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов .
Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.
Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.
Другие статьи по данной теме:
Служебное письмо образец делопроизводство
N 170 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В. Согласие работника на отзыв из отпуска с предоставлением оставшейся части в удобное время. Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Деловое письмо ( отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс. Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу или письмо-запрос. Как оформить служебное письмо Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». КБ ) Решение совета (doc, 30 КБ) Служебная записка (doc, 21 КБ). Рассмотрим основные виды служебных писем, которые используются в современном делопроизводстве. Бланк должностного лица (бланк ректора, бланки проректоров, приложение 5-9). Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска.
Письмо его виды образец и правила оформления
Барышня меняла фамилию пару раз, потребуется ли перечисление всех имен, в которой очередности (от девичей или же от заключительней имена), либо довольно показать заключительную фамилию, ну а в тексте документа по хронологии писать иные имена? Здрасти! Не ясно, о какой справке речь идет: образец доверенности от организации на почту. Здрасти! Можнож прописать: Связанным с получением от генпоставщика медикаментов со скидкой 50% предлагаю продавать эти лекарства с тот же скидкой» делопроизводство образец служебного письма . У меня не обрели документы в налоговой, по следующим причинам на сопроводительном послании не стояла печать, объяснив, собственно печать не ставится исключительно на посланиях, напечатанных на бланках организации, изготовленных типографским методом.
В посланиях выражают пожелания, просьбы, приветствия в праздничных вариантах.
Нередко данные послания начинаются словами: зовем Вас или же просим Вас поучаствовать». При составлении заметки предусмотрены советы ГОСТ Р 6.
В посланиях употребляют последующие формы изложения: от первого личика многочисленного количества (подталкиваем на согласование, просим разглядеть) от первого личика единственного количества (прошу перечислить, считаю достаточным) от третьего личика единственного количества (банк не имеет возможности дать согласие, фирма не перечит). Как можнож начать либо просто корректно прописать начальнику? Здрасти! Пропишите по адресу бухгалтерии: Прошу выделить валютные средства на отправку образчиков продукции клиенту». Здрасти! Пропишите: Прошу Вас дать в отдел взаимосвязи информацию о руководителях структурных подразделений (ФИО, телефонный аппарат)». Иванов или же Иван Иванович Иванов? Здрасти! Принято от границы левого поля показывать название должности (сможет занимать немного строчек), поближе к правому полю показывают по образчику И.
Ежели послание имеет отказ, он обязан быть превосходно обоснован. Подскажите, как адекватно оформить казенную записку для увеличения квалификационного разряда моему труженику. В заголовочной доли послания печатаются последующие реквизиты: гиперссылка на регистрационный номер и дату документа (в случае если послание считается ответом) заголовок к слову, рассказанный одной тирадой. Здрасти! Можнож прописать: Прошу Вас оформить с 01. На основании повыше рассказанного, прошу Вас бросить бывший уровень заработной платы ст.
Послание переоформляют на нарочно созданном для данного вида документа бумаг формата. Удается база в электронном облике казенных записок отдела за год. Ns 238864 в рабочем вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого при участии адепта. На самом деле, официальные (казенные) послания обязаны быть оформлены на бумаг организации, который обязан содержать набор реквизитов, идентифицирующих творца послания .
Здрасти! Помогите, пожалуйста, прописать казенную записку для начальника торгового центра, в каком я тружусь. Общение вам пишется с великий или же малюсенькой буквы. В нем адресату традиционно гарантируется плата либо предоставление чего- или (места работы, проведения изысканий и т. Спасибо! Здрасти! Можнож прописать, к примеру, так: Прошу увеличить квалификационный разряд сварщику 3 разряда Петрову Александру Ивановичу по вопросу окончанием испытательного срока и сдачей квалификационного экзамена»
Образец служебной записки делопроизводство — delo-ved ru
Делопроизводство образец служебного письма. Оценка: 70 / 100 Всего: 9 оценок.
Другие новости по теме:
— Как написать рекомендательное письмо Образцы и примеры. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину .
— Продление действия срочного трудового договора на неопределенный срок. То ему следует предложить написать в этот день заявление о выходе на .
— ОБРАЗЕЦ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ХОДАТАЙСТВА ЖАЛОБЫ В СУД. Продление трудового договора с иностранными гражданами при. С ними заключен срочный трудовой договор на срок действия разрешения на работу.
— Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не. Срок испытания может быть продлен на соответствующее количество дней. В случае если заявление работника об увольнении с работы по. 6) авторам изобретений, полезных м
Служебные письма
Андрей Нестеров. 5.11.2010
Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Составление текста служебного письма
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.
Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.
Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Например:
«Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».
Текст служебного письма составляется по определенным правилам.
Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть нейтрален.
В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…».
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).
Виды служебных писем
Рассмотрим основные виды служебных писем . которые используются в современном делопроизводстве.
Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).
Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п. далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.
Пример сопроводительного письма
Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г. предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Пример письма-приглашения
17-18 октября 2006 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …
Информационное письмо — сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Пример информационного письма
АО «Бизнес-школа «Интел-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п. далее излагаются какие-либо факты.
Пример письма-извещения
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например: «Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам.»
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем». Например: «Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы.»
Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.
Пример гарантийного письма
Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета № …в …
Источники: www.ksoft.ru, www.ekonomika-st.ru, img.wilma.ru, www.mramorok.ru, na55555.ru
zayavlenievsud.ucoz.net
Виды писем. Виды служебных писем
С давних времен люди используют различные виды писем, чтобы поделиться информацией с себе подобными. Ученые-археологи находили такие послания на глиняных табличках, кусках бересты или на пергаменте. Это явное подтверждение того, что человек посредством письма всегда старался высказать собственные мысли и чаяния.
Определение термина
Одной из форм общения между людьми с использованием языковых конструкций является речевая деятельность. Она представляет собой некоторые усилия человека, которые направлены на достижение определенной цели. При этом речевая деятельность имеет такие виды, как говорение, чтение, перевод, письмо и т. д. Все они являются средствами коммуникации между людьми.
Письмо как вид речевой деятельности представляет собой вспомогательную знаковую систему. Его используют для фиксации звукового языка. Но в то же время письмо является самостоятельной системой коммуникации, которая обладает рядом присущих только ему функций. Помимо фиксации речевой деятельности оно предоставляет человечеству возможность усвоить знания предыдущих поколений и расширить сферу общения. Другими словами, письмо связывает людей в том случае, когда нет возможности непосредственного общения в связи с их разделением временем или пространством.
Несколько иначе данный термин трактовал русский литературный язык 18-го века. В те времена под словом «письмо» помимо почтового отправления с текстом на бумаге понималось и написанное авторами сочинение или произведение. Такая трактовка давалась данному термину в связи со значительным влиянием польского языка на русский, которое имело место в тот период.
Сегодня за письмом сохранилась его главная — информационная функция. Однако значительно расширился перечень способов передачи того или иного послания. Так, письма сегодня можно получить по электронной почте, а также с использованием разнообразных мультимедийных элементов (картинок, аудио- или видеоклипов).
Классификация посланий
На сегодняшний день существуют различные виды писем. Прежде всего, их подразделяют на бумажные, являющиеся традиционными, и электронные.
Первый вид писем представляет собой корреспонденцию различного характера, запечатанную в конверте. Такие послания проходят продолжительный путь от своего отправителя к адресату.
Различные виды электронных писем, переданных при помощи современных средств коммуникаций (через e-mail, чат, видеосвязь и т. д.), по своей сути, не имеют отличий от традиционных. У них, как и у их предшественников, есть адрес отправителя и получателя, основной информационный текст, подпись, дата и т. д. Однако электронные виды писем являются особым средством коммуникаций. С их помощью люди могут общаться в режиме диалога, телеконференций и т. д. Иначе говоря, электронная почта предоставляет человечеству огромные возможности, передавая любую информацию в считанные секунды при нажатии лишь одной кнопки ввода.
Существует и иная классификация, согласно которой основные виды писем следующие:
- Дружеские. Их пишут знакомым людям, живущим, как правило, в другом населенном пункте.
- Любовные. Их пишут романтики, которые еще не перевелись в современном мире. Такие письма, переполненные чувствами, как и в былые времена, продолжают лететь от дома к дому, пересекая границы регионов, стран и континентов.
- Рекламные. Основное их предназначение связано с продажами. На сегодняшний день в России такие письма только начинают пользоваться популярностью, наращивая объемы и развиваясь от года к году. Сюда можно включить различного рода коммерческие предложения, анонсы рекламных акций и т. д.
- Деловые. Это письма, предназначенные клиентам и партнерам, должностным лицам и чиновникам. Отправка такой корреспонденции находится под строгим контролем. Письмо должно в срок дойти до своего адресата для сообщения ему важной информации.
Существуют и другие виды посланий. Так, есть письма, которые прикрепляют к резюме, отсылают в консульство, в редакцию, в посольство, а также в службу технической поддержки.
Необходимость в деловой корреспонденции
При составлении официального письма человек вряд ли задумывается о том, что способы его оформления и изложения шлифовались на протяжении многих столетий. Деловые послания, как и в прежние времена, являются неотъемлемым средством связи между различными учреждениями. При этом все они носят единое обобщенное название – «служебное письмо». Данное понятие включает в себя различные по своему содержанию документы, оформляемые в соответствии с существующим ГОСТом и пересылаемые по факсу, почте или иным способом. Текст такой корреспонденции должен быть корректен, грамотен и точен. От этого напрямую будет зависеть решение того или иного вопроса, а следовательно, и успех предприятия в целом.
История появления деловой корреспонденции
Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.
И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.
Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.
Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.
Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.
Виды деловых писем
В настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности.
Любое деловое письмо – это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте.
Существуют разнообразные виды служебных писем. При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют:
Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные деловые письма содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета.
Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим.
По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов.
Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).
Составление деловых писем
Вся официальная корреспонденция включает в себя несколько структурных элементов. В самом верху листа располагается область заголовка. В его левой части размещают угловой штамп предприятия с указанием наименования, а также почтовых и прочих реквизитов компании. Здесь же проставляются номер исходящего документа и дата регистрации.
Немного ниже этого углового штампа располагается заголовок текста письма, а далее следует сам текст. При написании такого документа должны быть соблюдены следующие правила:
- в тексте должен затрагиваться либо один вопрос, либо несколько взаимосвязанных между собой;
- в первой части текста должна излагаться причина его написания, а во второй – предложения, выводы, решения и т. д.;
- корреспонденция должна быть размещена на листах формата А5 или А4;
- при наличии приложений их указывают ниже основного текста.
Внизу находится область подписи. Здесь указывается должность подписавшего документ лица, а также его фамилия и инициалы.
Если требуется написать различные виды писем на английском, немецком и других языках, то при их оформлении нужно учесть особенности составления служебных писем страны-партнера. Так, в различных государствах существуют отдельные правила написания дат, адресов и иные специфические моменты.
Правила написания электронных писем
На сегодняшний день авторы многочисленных рассылок и блогов стараются поддерживать связь со своими читателями, регулярно подбрасывая им письма с полезными советами. Однако и в этом вопросе существуют определенные правила, касающиеся той рассылки, которую человек попросту не желает видеть в своем компьютере.
Необычная классификация
Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:
- «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
- «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
- «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
- «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
- «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.
Письмо в процессе развития человека
Основные понятия о переносе графических символов на бумагу люди начинают познавать, будучи в школьном возрасте. Именно в эти годы письмо как вид деятельности принимает особое значение. Стремление четко и быстро отражать свои мысли на бумаге свидетельствует о том, что человек повышает свою грамотность. Кроме того, многие психологи отмечают тот факт, что своеобразие речи, перенесенной на бумагу, заключено в том, что она является не только привычкой пальцев и рук. Письмо является средством активной познавательной деятельности, и его усвоение тесно связано с процессом формирования личности.
Письмо в начальной школе
К знакомству с удивительным миром отображения речи на бумаге дети приступают уже с первого класса. При этом учащиеся начинают осознавать то, что существуют различные виды писем. Конспект урока учителя на данную тему должен содержать цели занятия. Они заключаются в знакомстве детей с жанром письма, в развитии связной речи, орфографической зоркости, рече-слуховой и зрительной памяти, мелкой моторики и эмоциональной сферы.
На таком уроке учитель объясняет своим воспитанникам ту роль, которую письмо играет в жизни людей. Это позволяет развить коммуникативные качества школьников. У детей воспитывается коллективизм, накапливается первоначальный опыт обдумывания, оформления и написания писем.
Необычное сочинение
На школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой эпистолярный жанр, можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.
Конечно, письмо – это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.
Обучение в коррекционных школах
Для детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.
Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.
Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.
fb.ru