Опись как составить – Образец описи документов и правила составления

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность

clubtk.ru

Архивная опись: образец и правила составления

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Когда составляется опись архивных документов?

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Самые актуальные статьи из практического журнала «Справочник секретаря»

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

• будут переданы на архивное хранение;
• подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Архивная опись: правила составления и оформления

Содержание архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Содержание и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

• Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
• Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
• Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
• Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
• Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

www.sekretariat.ru

Как оформить опись документов 🚩 как правильно оформить опись 🚩 Разное

16 января 2012

Автор КакПросто!

Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей – это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление.

Статьи по теме:

Инструкция

Завершите составление описи подписями руководителей организации, так или иначе ответственных за оформление данной описи (инспектор отдела кадров, заведующий производством и т.д.). Пропишите полностью наименование должности руководителя и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если необходимо, включите в документ Ф.И.О. и подпись лица, сдавшего и принявшего документы.

Укажите также дату составления документа. Она может быть расположена как в конце, так и в начале описи, как слева, так и справа документа. Печать организации на описи не ставится.

Опись документов составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой предъявляется по месту требования.

Видео по теме

Полезный совет

При необходимости вы всегда можете воспользоваться образцами описей, которые имеются в интернете в большом количестве и разнообразии.

Совет полезен?

Распечатать

Как оформить опись документов

Статьи по теме:

Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru

Как делается опись документов?

Под термином «опись» в первую очередь подразумевается процесс инвентаризации бумаг перед сдачей их в архив. Результатом этого является систематизированный справочник, который раскрывает состав и содержание документов, хранящихся на предприятии.

Составление описи выполняется в соответствии с установленными правилами и формой. Последняя обязательно включает в себя титульный лист, оглавление, статьи с описанием документов в виде таблицы и лист-заверитель.

Опись документов всегда составляется в двух экземплярах. Процесс этот достаточно трудоемкий и имеет четкий алгоритм.

Подготовительный этап

Перед составлением описи дел их обязательно систематизируют в определенном порядке. Как правило, дела сначала раскладывают по годам, а затем внутри каждого года – по структурным подразделениям. Далее в каждой такой группе документы располагают в порядке их значимости. Например, сначала могут идти приказы, затем планы и сметы, отчеты, доклады и т.д.

В завершении для каждого сформированного дела указывается его порядковый номер, индекс, заголовок, дата создания и информация о количестве листов.

При систематизации бумаг также необходимо учитывать, что на дела постоянного хранения, со сроком свыше 10 лет, и по личному составу описи составляются отдельно. Бумаги с истекшим сроком и не представляющие ценности в архивный справочник не включаются. Для них проводится отдельная процедура – списание документов.

Основной этап

По возможности опись лучше выполнять на фирменном бланке организации. Однако это требование не является обязательным. Внесение дел в опись осуществляется в том порядке, в котором они были системазированы. При этом каждое из них получает индивидуальный номер. В случае если дело состоит из нескольких томов, то и они вносятся в документ отдельными пунктами.

Сама опись представляет собой таблицу установленной формы, которая включает в себя следующие столбцы:

• № п/п.
• Индекс дела.
• Заголовок.
• Дата составления.
• Количество листов в деле.
• Срок хранения.
• Примечания.

Все эти данные соответственно переписываются с обложки дела. В графу «Примечания» могут быть внесены какие-либо особые отметки, например, о физическом состоянии документов и т.д. Однако в делопроизводстве эта графа заполняется редко.

Завершающий этап

После того, как все дела были внесены в опись, приступают к окончательному оформлению документа. На последней странице (под таблицей) указывается дата составления справочника, число внесенных дел прописью, а также проставляются подписи ответственных лиц.

Только после выполнения всех этих действий готовая опись может быть представлена по месту требования.

orbrm.ru

Как составить опись документов

Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.

Виды описей

В архивоведении существует несколько понятий описи документов:

• Внутренняя опись.
• Опись структурных подразделений.
• Опись документов для постоянного хранения.

Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.

Внутренняя опись

Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:

• Черновики.
• Документы, в которых не раскрывается смысл из названия заголовка.
• Судебные дела.
• Личные и особо ценные бумаги.

Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.

Список документов в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись с информацией о количестве дел и листов в описи.

Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется. Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы. Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.

Опись структурных подразделений

Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:

• Для постоянного хранения.
• Для временного хранения (на 5 лет и больше, на 10 лет и более).
• По составу личных документов.

Опись дoкументов для постоянного хранения

Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:

• Описания передаваемых дел.
• Итоговая запись.
• Лист-заверитель.
• Дополнительная информация к списку передаваемых дел.

Образец (пример) описи документов можно скачать здесь.

Общие принципы

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

• Порядковые номера документов.
• Индексы
• Даты.
• Заголовки документов.
• Номера листков дела.
• Заметки и примечания.
• Пометки об особой важности документа (при необходимости).
• Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).

Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.

Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:

• Один остается у исполнителя.
• Второй – у архивариуса.
• Третий и четвертый – отдаются в архив населенного пункта.

Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений. Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей. Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.

Последствия неверно составленной описи

Составить опись документов не так трудно. Но главное – уделить должное внимание мелочам, и тогда получится избежать потери необходимых документов и обвинений в халатности. К примеру, в организации проходит плановая налоговая проверка, которая запрашивает отчеты прошлогодней давности. По ошибке рядового сотрудника бухгалтерии отчет был подшит в папку с сопроводительными письмами и не указан в описи. Тогда сотрудник не имеет возможности найти и представить необходимые документы, что может привести к штрафным санкциям и дисциплинарному наказанию.

zhazhda.biz

Как составит опись | Сделай все сам

В жизни случаются обстановки, когда нужно описать собственность, принадлежащее определенному человеку либо организации. Вот несколько самых примитивных примеров: опись пророческой, принимаемых на временное хранение у пациентов больницы;  опись предметов, находящееся в автомобиле на охраняемой стоянке, опись офисной мебели и предметов интерьера, опись изъятого имущества и т.д. Вне зависимости от того, по какой причине вам потребовалось описать собственность, делать это необходимо верно и наблюдательно.

Составить опись положительно – значит, застраховать себя от физических издержек Составляя опись имущества, принимаемого на хранение, вы берете на себя физическую ответственность за переданные вам вещи. Если по каким-нибудь причинам возникнет спорная обстановка и решать ее придется в судебном порядке, грамотно составленная опись поможет вам подтвердить свою правоту и выиграть иск. Это же касается и обратной обстановки: сдавая вещи на хранение, наблюдательно прочитайте бумагу, которую подписываете: если изложение вещи вас не устраивает либо кажется неполным, отважно требуйте уточнить и дополнить его нужными сведениями. В том же случае, если вы принимаете на себя физическую ответственность за собственность компании, положительно составить опись – первое и основное условие для того, дабы физическая ответственность не превратилась в дамоклов меч и не стала поводом серьезных штрафов и вычетов из зарплаты.

Как сделать опись стремительно и ничего не позабыть?

Бывают обстановки, когда описывать собственность доводится в сжатые сроки. Если это не офисное, а личное собственность, то абсолютно безусловно, что на нем нет инвентарных номеров. Стремительно и положительно сделать опись, ничего не позабыв и не вписав в перечень предметов какие-нибудь из них несколько раз дозволено с подмогой маркировки теснее описанных пророческой с применением мела, скотча и т.д.

Как верно составить опись конфискуемых пророческой?

В том случае, если нужно составить опись пророческой, конфискуемых в связи с постановлением уполномоченных на это органов, нужно сделать это в полном соответствии с правом, заручившись подписью 2-х осознанных. Если вы находитесь по иную сторону закона, уверены в своей невиновности и в том, что описываемые предметы вам рано либо поздно возвратят, особе внимание обратите на подробное изложение конфискуемого имущества, указание его реальной цены, а также на документы осознанных и лиц,  уполномоченных изготавливать опись имущества. Помните, что работники суда либо милиции не имеют право быть осознанными. В этом качестве могут выступать сторонние дееспособные люди, состояние которых разрешает им засвидетельствовать достоверность указанной в описи информации.  

Для того дабы отправить по почте письмо либо бандероль, нужно составить опись вложения . Для этого нужно заполнить типовой бланк, тот, что дозволено составить от руки, распечатать на компьютере либо получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя название отправлений, а также их число и оценочную стоимость.

Вам понадобится

• – форма описи 107;
• – ручка.

Инструкция

1. Для того дабы составить опись вложения положительно, необходимо заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. После этого списком впишите названия пересылаемых предметов либо документов. Помимо этого, непременно укажите число всего названия и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает могущество на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого опись ю вложения . С иной стороны, следует рассматривать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.

2. Всякий экземпляр бланка описи нужно заверить подписью отправителя. Если в описи присутствуют предметы, не оцененные отправителем, в графе «объявленная ценность» наоборот этих предметов поставьте прочерк в обоих бланках. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предуготовленном для вложения в почтовое отправление.

3. Дальше оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, тот, что должен произвести окончательное оформление описи вложения . Работник почты сравнивает записи в обоих бланках описи, после этого сопоставляет соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке (на обратной стороне оболочки). Позже этого производится сопоставление вложенных в послание предметов и записей в описи вложения . Позже этого почтовый коллега должен убедиться в тождественности всеобщей суммы вложения и суммы объявленной ценности.

4. На всякий экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового работника. 1-й экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое здесь же опечатывается. 2-й экземпляр совместно с квитанцией выдается отправителю.

Обратите внимание!
Послание, предуготовленное для описи, на почту необходимо приносить в незапечатанном виде.

Полезный совет
Бережете квитанцию и 2-й экземпляр описи вложения до подтверждения того, что послание получено адресатом.

Личное дело представляет собой каждый объем документов по работнику, которые содержат нужную личную информацию о работнике и данные о его трудовом стаже. Личное дело ведется индивидуально на всего работника, в отдельной папке. Для того дабы личное дело работника разрешало комфортным образом классифицировать информацию о работнике, существуют определенные правила его образования.

Инструкция

1. Помните, что личное дело в непременном порядке ведется только по работникам учреждений государственной службы, все остальные работодатели принимают решение о ведении либо не ведении личных дел по своему усмотрению. Совместно с тем, если решение о ведении личных дел работников было принято, оформлять документацию следует в соответствии с нормами делопроизводства.

2. В состав личного дела работника входит довольно крупной объем документации, включая анкету работника, его автобиографию, рекомендации и колляции, документы о полученном образовании и пр. Одним из обязательных признаков личного дела работника является внутренняя опись документов дела.

3. Составьте внутреннюю опись документов – это 1-й документ, тот, что вкладывается в дело. От того что личное дело формируется в хронологическом порядке, аналогичным образом составляется и опись . Таким образом, первоначально в опись вносится каждый перечень документов, оформленных и полученных от работника при приеме на работу. В будущем, при поступлении новой документации, документы подшивайте в дело и вносите в опись в хронологическом порядке.

4. При ведении личного дела работника всему подшитому документу присваивайте порядковый номер. Отдельной нумерацией маркируйте страницы. Помимо того, в зависимости от категории документа, ему присваивайте нестандартный индекс.

5. При внесении данных во внутреннюю опись документов личного дела указывайте данные о порядковом номере и индексе всего документа, полное название документа и числе листов в деле, которое данный документ занимает. Листы, на которых ведется опись , нумеруйте отдельно от всеобщего массива дела. Внутреннюю опись заверьте собственной подписью и ее расшифровкой с указанием на должность. Правильное заполнение внутренней описи разрешает упорядочить собственные дела работников и сделать доступ к сведениям о работнике комфортным и оперативным.

jprosto.ru

Опись документов

Для чего нужна  опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации – договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Что говорит закон

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение – простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно. Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.

Точность проверки описи документов

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность. 

Трудоёмкость  составление описи документов

При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив – это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ. А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.

Cоставление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел – чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу.  Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат – вот визитная карточка нашей работы. 

archives-garant.ru