Отчет о проделанной работе: образец :: BusinessMan.ru
Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.
В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.
Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.
В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.
Неправильный пример
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
- осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
- внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
- рассчитаны новые нормы времени;
- составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
- принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю. Р.”
Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.
Какие бывают ошибки?
Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.
Основными из них являются:
- отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
- нет планов на следующий отчётный период;
- отсутствие конкретики;
- нет никакого анализа;
- безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.
Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
- Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
- На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
- Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
- проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
- было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
- Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
- Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю.Р.”
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Как писать отчёты на более продолжительные периоды?
Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.
Максимальный объём − 1 лист формата А4
При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.
Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.
Подведём итоги
Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.
Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.
Можете также рассмотреть пример, указанный выше.
Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.
businessman.ru
Отчет о работе является основной работой, которую проекту необходимо выполнить. Это ключевой инструмент управления, если его использовать для контролирования работы поставщика или подрядчика, а также для направления работы изнутри. Отчет должен включать всю предполагаемую работу. Описание не должно быть подробным, на самом деле для больших проектов непрактично указывать детали. Он должен быть полным и включать работу, предоставляющую результаты и административную работу, такую как доклад о проекте. Отчет о работе сформирует ключевую часть контракта, если работа была произведена поставщиком или подрядчиком. Работа, обозначенная в этом документе, является частью контрактных обязательств поставщика. Работа, не содержащаяся в отчете, будет выполнена только при взаимной договоренности или при включении в проект, согласно с изменившимися требованиями. Отчет также важен для внутренней команды, хотя не существует правовых последствий, потому что поиск ресурсов будет спланирован согласно работе, описанной в отчете. Эта статья была написана с целью обеспечения исполнителей управления проектами сведениями и приемами для составления эффективного отчета. Нужен ли отчет на самом деле?Отчет о работе – это ценный организационный инструмент для фиксирования всей работы проекта. Его ценность заключается в способности скомпоновать все важные элементы работы проекта. Особенно полезен отчет в двух случаях: чтоб сформировать часть контракта с внешним поставщиком и консультантом, или для промежуточного планирования большого комплексного проекта, где работа будет проводиться изнутри. Отчет о работе не нужен, если у вас небольшой и достаточно простой проект, чтоб напрямую перевести документ, описывающий масштаб проекта в структуру декомпозиции работы (WBS), например MS Project. Отчет о работе очень полезен, когда проект большой и сложный, потому что это позволяет вовлечь экспертов предметной области в этапы работы, которую нужно выполнить, не имея доступа к MS Project. Описание предстоящей работы может быть выполнено любым работником, имеющим навыки письменного общения и знания технической работы. Отчет также служит инструментом общения, сообщая основной масштаб проекта. Когда следует писать отчет о работе?Отчет необходимо писать после получения документа, описывающего масштаб проекта, на протяжении этапа планирования. Документ, описывающий масштаб проекта, должен быть написан, в первую очередь, демонстрируя в общих терминах реализуемый продукт. Предположим, ваша организация запускает проект по развитию базовой системы на основе программного обеспечения, для получения и отслеживания заказов ПО. Документ, описывающий масштаб проекта, будет включать этот язык, а также, возможно, и список пользователей, которые будут использовать систему. Например, для служащих по приему заказов, для разработчиков, формирующих заказы, для руководителей, которые производят отчет системы, и для торговых служащих, отправляющих заказы. Вы также можете включить в систему элементы и функции, которые хотите : к примеру, это может быть возможность доступа к интернету или внутренней сети, сколько заказов необходимо хранить, какая информация будет содержаться про каждый заказ, как система будет собирать оплату заказов и т.д. Документ, описывающий масштаб проекта, даст вам информацию о том, что нужно создать. Теперь, когда вы знаете, что создаете, вам нужно определить все тонкости и то, как вы будете это создавать, а значит, следует написать отчет о работе. Отчет указывает работу, которую предстоит выполнить, таким образом, его можно написать еще до того как работа будет спланирована или разделена на составные части в структуре декомпозиции работ. Что входит в отчетНачните ваш отчет с информации в документе, описывающем масштаб проекта. Все содержащиеся здесь элементы должны появиться в вашем отчете. Документ определяет результаты проекта на высоком уровне, ваш отчет будет содержать эти результаты и то, когда они будут достигнуты и каким образом. Отчет должен также содержать информацию о результатах на более детальном уровне. Например, ваш документ, описывающий масштаб, включает порядок выполнения и систему управления. Вы можете разбить эти результаты на базы данных, чтоб обработать, сохранить и отследить информацию, пользовательский интерфейс и систему отчетности для управления докладами. Мы предоставим стандартизированный контрольный пример отчета о работе информационных категорий:
Масштаб работы, срок исполнения и планирование результатов является обязательной информацией. Остальное необязательно и относится к тем проектам, к которым можно это применить. Например, примечания о том, что работа, должна производиться на территории организации, не добавляет ценности. Обозначение места работы и сотрудника, ответственного за его предоставление, будет существенным фактом для отчета о работе для консультативной организации. Масштаб проекта должен включать административную работу, так же как работу над результатами проекта. Административная работа также включает руководство проекта. Вы можете не включать работу управления проектом, если вы делали ее для внутреннего клиента. С другой стороны, включение поможет обозначить ожидания клиента или спонсора. Включив доклады и записи различного общения, вы доставляете заинтересованным сторонам информацию о прогрессе проекта. Вы также должны включить любую информацию, которая вам может предоставить команда, например, доклады о прогрессе. Обозначьте административную работу, такую как пересечение сроков проекта и инструмента слежения за сроками, если использование подобных инструментов является нестандартным технологическим режимом для проектной команды. Не пытайтесь предоставить слишком много информации о результатах или о том, как проходила работа. Помните, что вы дали повод для определенных ожиданий, включив информацию в отчет. Будет сложно изменить что-либо, если это обозначено в отчете (вам понадобится изменение требований, одобренных спонсором или клиентом). Следующие шагиВашими следующими шагами будет поиск спонсора проекта, или клиента, одобряющего отчет работы. Отчет о работе теперь станет официальным основным масштабом вашего проекта. Все, что детально описано в отчете, необходимо представить в конечном продукте. Ваш отчет обозначит работу, которую должна выполнить проектная команда, но предельно детально. Вам понадобиться разделить эти пункты, для того чтобы завершить структуру декомпозиции работ. Вы можете понять, что определив независимые элементы отчета, можно обеспечить отображение всех результатов и групп работ в структуре декомпозиции работ (WBS). Вы также должны сверить отчет с документом, описывающим масштаб проекта, чтобы гарантировать, что все элементы документа представлены в отчете. Дата начала и завершения, установленная в отчете, должна быть представлена в структуре декомпозиции работ. Если вы используйте MS Project или похожие инструменты для поддержания структуры, начальная дата будет первоначальным входным данным инструмента. Используйте конечную дату как ограничение. Если вы скомпоновали всю охваченную информацию в структуре декомпозиции работ, в структуре работы и планировании задач, вам нужно сверить дату результата с датой из отчета. Используй те запланированную дату из отчета для больших результатов в таком же случае. Вы должны использовать ваш отчет как средство общения, чтоб объяснить работу проекта заинтересованным лицам. Вы можете сделать это, отправив отчет на сайт, доступный для чтения вместе с другими документами проекта для общего доступа. Совершенствуйте отчет, когда будут внесены изменения, модифицирующие работу проекта. Позаботьтесь о том, чтоб собрать верную информацию о работе вашего проекта, прилагая все усилия, чтоб гарантировать ее достоверность, и наилучшим образом использовать эту информацию для оставшейся запланированной деятельности, которая сбережет время в будущем. Помните, что это «живой» документ и что любые изменения, представленные в отчете, должны здесь отразиться.
Newer news items: Older news items: |
www.pmtoday.ru
Как написать отчет?
Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.
Общие правила написания отчетов
Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:
- Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
- Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
- Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
- Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
- Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
- Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
- Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.
Отчет по работе
Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:
Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.
Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.
Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.
Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать
elhow.ru
Ежедневные рабочие отчёты — всевидящее око руководителя
Менеджмент 118572 генеральный директорТочность — вежливость королей, но обязанность для их подданных
Людовик XVIII
кому: собственникам, топ-менеджерам
Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы
“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?
С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?
Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?
Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.
Оглавление статьи
Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды
Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.
Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:
Ключевые принципы рабочих отчётов
- Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
- Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
- Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
- Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
- Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
- Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.
Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей
- 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
- Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
- Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
- Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
- Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
- “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
- Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.
Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых
- Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
- Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
- Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
- Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.
Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.Требования к составу рабочего отчёта
- Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
- Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
- Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
- Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
- Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
- При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
- Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)
Пример рабочего отчёта
На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.
Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.Пример результата задачи
Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.
Скриншот №2. Пример результата задачи.Дополнение к рабочему отчёту
В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).
Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM
Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)
- В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
- В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
- Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
- Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
- В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
- Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.
Последовательность внедрения рабочих отчётов
Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:
- Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
- Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.
Иногда рабочий отчёт бывает лишним. Также не рассчитывайте на лёгкое внедрение его в своей компании “с наскока”. И это далеко не все грабли на пути.Когда рабочий отчёт может быть лишним
Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.
Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.
Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?
Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.
На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.
Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.
Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»
openstud.ru
Отчет о проделанной работе бухгалтера образец – ежедневные отчеты
Как написать отчет правильно
Как написать отчет?
Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.
Общие правила написания отчетов
Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:
- Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
- Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
- Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
- Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
- Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
- Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
- Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.
Отчет по работе
Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:
Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.
Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.
Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.
Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.
Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.
Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.
В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.
Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.
Отчет по учебе
Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.
Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики.
От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.
Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).
Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).
Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.
Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.
Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, — это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике.
Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.
Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.
Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.
Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.
elhow.ru
Как написать правильно отчет
Автор КакПросто!
Ежегодно работники фирм, предприятий и организаций пишут тысячи отчетов о работе – ежемесячных, ежеквартальных, годовых. И тысячи раз их переписывают снова и снова. Вроде бы и рассказал о работе, а здесь неправильно оформил, здесь не так написал, а третью страницу начальник вообще вырвал и выкинул в урну. Отчет нужно представить в выгодной свете.
Инструкция
Любой отчет – это, прежде всего, анализ вашей работы за прошедший период, показывающий, выполнили ли вы поставленные задачи или нет. Не поленитесь начать собирать нужные вам показатели заранее. Иначе кто-нибудь из коллег да подведет, забыв предоставить вам статистику. И только когда все документы собраны, приступайте к работе над отчетом. Просмотрите документы и продумайте четкий план работы над отчетом. Определите важность каждой позиции, как вы будете ее характеризовать, что нового и перспективного вы сделали для фирмы за этот период, увеличилась ли прибыль от ваших действий (или были сэкономлены средства предприятия). Если что-то не получилось, продумайте, почему. Постарайтесь наиболее важные показатели отразить в виде таблиц и графиков в сравнении с прошлым годом. Это наглядно покажет рост показателей в работе, выполнен ли был план на этот период, что немаловажно при составлении отчетности.
Язык изложения – официальный, деловой. Не нужно «растекаться мыслью по древу», четко опишите все достижения за этот период, какие новаторские идеи вы внесли и какой получился результат.
Отчет оформляется на листах формата А4, поля стандартные, шрифт Times New Roman, размер 12 или 14. Интервал лучше использовать полуторный, отступ «красная строка», выравнивание «по ширине». Это сделает ваш отчет более читабельным. И не забудьте про нумерацию страниц.
Полезный совет
Отчет о проделанной работе – это, прежде всего, подведение итогов вашего труда, выполненных вами планов и задач, поэтому не относитесь к нему как к нудному официальному документу, проявите терпение, а где-то и фантазию, и тогда ваш отчет не раз будут ставить в пример всем остальным.
- как правильно писать отчеты
Распечатать
Как написать правильно отчет
www.kakprosto.ru
Как написать правильно отчет
Обычно, отчет сопровождается пояснительной запиской или письмом, поэтому нет необходимости писать его на бланке. Если это отчет по командировке, то он прикладывается ко всему пакету документов, а если отчет о работе за определенный период, то он передается непосредственному начальнику и в этом случае сопроводительное письмо также не требуется. Пишите его на стандартном листе бумаги и оформляйте в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Если это серьезный, многостраничный отчет, например, о проведенных испытаниях, то лучше сделать титульный лист. Для небольшого отчета просто напишите заголовок сверху, на первом листе. После слова «Отчет» в заголовке укажите тему отчета, срок, за который вы отчитываетесь.
В вводной части опишите проблему, цели и задачи той работы, которая была проведена вами. Если это стандартная отчетность с установленной периодичностью – ежемесячный, ежеквартальный отчет по работе, то никакой вводной части писать не надо – его суть уже изложена в заголовке.
В основном тексте отчета перечислите те работы, которые вами были выполнены в рамках поставленной задачи и укажите сроки выполнения каждого пункта. После этого дайте заключение о том, насколько вам удалось выполнить те задачи, которые были перед вами поставлены.
Проанализируйте, почему, если это имело место, вам не удалось выполнить все, что было намечено. Это могло случиться из-за ограничения по времени, нехватки материалов или отсутствия необходимого оборудования. Перечислите все причины, которые повлияли на это. На самом деле, эта часть отчета является самой важной, поскольку здесь вы должны перечислить объективные причины, помешавшие вам добросовестно выполнить работу. Тем самым вы перекладываете ответственность за это на руководство, не сумевшее обеспечить вас всем необходимым.
На основании вашего отчета начальство обязано сделать выводы и принять необходимые меры для того, чтобы обеспечить вас всеми нужными для работы материалами и оборудованием или продлить срок выполнения определенных видов работ.
www.justlady.ru
Как написать отчёт о проделанной работе
Вам понадобится
- компьютер, интернет, бумага А4, принтер, ручка, печать предприятия, соответствующие документы
Инструкция
Скопируйте ссылку http://www.bizneshaus.ru/dok/form/T_10a.xls и вставьте в ваш интернет-браузер, перейдите по ней. Сохраните документ в удобном для вас месте на персональном компьютере.
Введите в бланке наименование вашей организации.
Укажите номер документа и дату составления.
Впишите код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
Напишите фамилию, имя и отчество сотрудника, направляемого в командировку.
Укажите табельный номер сотрудника вашей организации.
Впишите в соответствующем поле структурное подразделение предприятия, в котором работает сотрудник. Заполните поле «Должность (профессия, специальность)», вписав должность сотрудника, направляемого в командировку. Впишите место назначения командировки, страну, город, наименование организации, куда направляется сотрудник.
Впишите дату начала командировки и дату ее окончания.
Укажите общее количество календарных дней нахождения сотрудника в командировке и количество дней, не считая времени нахождения в пути.
Впишите наименование организации, которая будет оплачивать все предстоящие расходы сотрудника, находящегося в командировке, к примеру, проживание в гостинице, проезд и т.п. Основанием для оплаты расходов сотрудника, направляемого в командировку, будут служить билеты, квитанции об оплате гостиницы и т.п.
В графе «Содержание задания (цель)» опишите цель отправления сотрудника в командировку.
Свою подпись, расшифровку, должность пишут руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку, и директор предприятия.
Вернувшись с командировки, сотрудник делает краткий отчет о командировки и вписывает его в соответствующее поле.
Работник ставит свою подпись.
Руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания, ставит свою подпись с расшифровкой.
www.kakprosto.ru
fibradecor.ru
Ежедневные отчеты о проделанной работе – образец отчетности
Современные тенденции руководства все чаще направлены на обеспечение максимального комфорта для сотрудников и подчиненных. Но осталось немало таких руководителей старого образца, которые продолжают требовать от сотрудников ежедневные отчеты о проделанной работе. Чаще всего такой подход оправдан в продажах, когда применяется холодный обзвон или т. п. Но не всегда логичным выглядят подобные просьбы к различным офисным служащим. Адекватная точка зрения в данном случае – любое действия должны быть оправдано и, даже более того, иметь под собой финансовое обоснование (какой смысл тратить время на отчет, если это самое время можно использовать намного более продуктивно).
Советы руководителю – а нужны ли отчеты?
Как мы уже упомянули, ежедневный отчет хорош, если он реально помогает повысить продуктивность сотрудника (и фирмы в целом), и не способствует ухудшению его комфорта.
Для офисного работника комфорт – сильнейший мотиватор. Человек, работая в офисе, и так ощущает себя в некотором смысле рабом, а просьбы о ежедневных отчетах могут загубить окончательно оставшиеся энтузиазм и мотивацию.
Рассмотрим 2 примера.
- Представим ситуацию, что вы потребовали подобные отчеты от программиста… Как правило, программисты — крайне занятые люди и время их стоит не дешево. И зачастую, на то, чтобы описать каждое выполненное действие у них может уйти ровно столько же времени, сколько на написание программного кода.
- Теперь рассмотрим работу консультанта или менеджера по приему звонков интернет-магазина. Бывают такие руководители, которые требуют от них не просто список клиентов, и подробный отчет о том, чем каждый клиент запомнился, но и что сотрудник делал кроме обзвона и прима звонков, а если не делал ничего кроме этого, то почему. С подобной проблемой сталкиваются и системные администраторы, специалисты техподдержки и т. п. – от них часто требуют обоснование того, почему они ничего не делали (в кавычках) в течение определенного времени. Но не делали они только потому, что не было проблем, которые бы требовалось устранять.
К сожалению, многие руководители даже не задумываются о том, что их требования об отчетах иногда доходят до маразма.
Отчет ради отчета – вот девиз руководителя старого (совкового) образца. Дайте свободу своим сотрудникам! Какая разница, делает он отчет или нет, если он продуктивен и приносит вашей фирме прибыль.
Образец ежедневного отчета
Конечно, требование ежедневного отчета от сотрудника зачастую действительно оправдано, и можно предложить простой образец:
- Пусть он будет состоять из трех столбцов. В первом – список проектов (клиентов), по которым предстоит работа, во втором — план работа на день по каждому проекту, в третьем – комментарии к нему, которые будут сделан впоследствии по мере выполнения плана.
- Чем проще – тем лучше. Простота – это в некотором роде универсальность, ведь руководитель зачастую может просто не владеть какими-то терминами.
- Объем – совсем не залог хорошего отчета. Логично, что чем больше приходится писать, тем больше уходит на это времени. Чем дороже время специалиста, тем он может делать меньше отчеты по объему.
Если вас заставляют делать ненужные отчеты
Отчеты не любит практически никто из сотрудников, особенно те, которым нечего писать в этих отчетах :). Можно лишь позавидовать тем людям, кто работает с лояльным начальством, которые идет на контакт и может всегда предоставить обратную связь. С таким руководством всегда можно поговорить по душам, и обосновать, почему ежедневные отчеты о проделанной работе в вашем случае – это лишнее.
РЕКЛАМА
biznesogolik.ru
Как составить грамотно отчет 🚩 отчет о проделанной работе за неделю образец 🚩 Советы по карьере
Автор КакПросто!
Отчет зачастую является основным способом предоставления информации руководству. Он позволяет составить представление обо всех сторонах работы сотрудника, оценить ее эффективность и проанализировать ведущие показатели. Грамотно составленный отчет поможет постепенно продвигаться по карьерной лестнице.
Статьи по теме:
Инструкция
Составьте план документа. Если речь идет о текущем отчете за короткий период, имейте ввиду, что он не должен занимать больше 1-2 страниц. Зачастую рядовым сотрудникам приходится сдавать отчеты регулярно — ежедневно или еженедельно. В данном случае целесообразно составить документ-шаблон, в который впоследствии вы будете заносить актуальные результаты и данные. Начните отчет с краткого перечисления целей и задач, поставленных перед вами. Если их было достаточно много, выделите смысловые блоки, которые будут включать в себя пункты, объединенные по какому-либо ключевому признаку. Изложите инструменты и ресурсы, которые потребовались вам для осуществления вышеперечисленных целей. В данный раздел могут включаться финансовые затраты, привлечение дополнительной рабочей силы, командировки, маркетинговые исследования, материалы, опыты. Представьте результаты своей работы. Подробно опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Изложите собственное видение ситуации, перечислите основные выводы. Если результаты можно конкретизировать, представьте их в виде определенных цифр и показателей. Обязательно изложите дальнейшие цели и задачи. Если возникли трудности в работе, также опишите их: возможно, руководитель поможет вам справиться с ними. Снабдите отчет наглядными элементами: таблицами, графиками, диаграммами. Подобные вставки окажутся весьма полезными, если руководитель будет просматривать документ бегло. Вполне возможно, что ему будет достаточно лишь взглянуть на данные рисунки, чтобы оценить результаты вашей работы. Позаботьтесь о грамотном оформлении отчета. Используйте различные шрифты и цвета, уделите внимание корректному форматированию текста и вставок. Если речь идет об отчете за крупный период, отнеситесь к нему еще более серьезно. Убедитесь в правильной нумерации страниц и картинок, создайте документ как в электронном, так и в напечатанном виде. Если вам необходимо сделать устную или видеопрезентацию отчета, создайте ее отдельно, включив самые важные пункты.Полезный совет
Не откладывайте написание отчета на последний момент. Если вы будете составлять его в сжатые сроки, вы можете забыть основные пункты, которые хотели указать в течение рабочего периода. Уделяйте написанию отчета несколько минут ежедневно, и тогда он получится полным, четким и готовым в срок.
Источники:
- отчет системного администратора
Совет полезен?
Распечатать
Как составить грамотно отчет
Похожие советы
www.kakprosto.ru