Как отвечать на приглашения к сотрудничеству? | Вопросы подписчиков
Наша организация практически каждый день получает письма-приглашения к сотрудничеству. Как написать ответ на такое письмо?
Безусловно, не на все подобные приглашения следует незамедлительная реакция. Но в ряде случаев необходимость составления письма-ответа диктуется нормами официально-делового общения или/и профессиональными интересами.
Письмо-приглашение к сотрудничеству позитивно по своей сути, поэтому ответ на него, даже если в нем содержится отказ, должен быть максимально корректным и обязательно содержать (пусть небольшую) благодарственную или комплиментарную часть.
Особое внимание следует уделять письмам-отказам. Подобные письма не составляются в адрес предложений, совершенно не коррелирующих с направлением деятельности и профессиональными интересами коллектива компании-получателя письма. И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя.
Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами. В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать.
Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.
В письме-отказе, помимо благодарственной и комплиментарной частей, должно содержаться краткое описание причины отказа от предлагаемого сотрудничества. Формулировка причины может быть представлена самыми общими фразами:
…в связи с утвержденным на 2010-ой год бюджетом; …по причине предстоящих структурных изменений в компании;…в связи с инфраструктурными преобразованиями; … поскольку в настоящее время данная деятельность осуществляется на основании договора, подписанного с другой компанией; … так как предлагаемые Вами цены являются для нашей компании на данном этапе слишком высокими
и т. д.Предлагаем вашему вниманию следующие варианты писем-ответов.
Ответ на письмо № 1
|
Генеральному директору ЗАО “Южное” П.Н. Мальцеву |
Уважаемый Павел Николаевич!
Нами получено и внимательно рассмотрено Ваше предложение от 24.02.2010 № 33 об использовании натурального жидкого концентрата глубокого охлаждения для изготовления овощных соков. Данное предложение интересно и своевременно для нас, поскольку в настоящее время мы приступили к разработке новой концепции стратегического развития нашей компании. И одним из важнейших положений данной концепции является расширение ассортимента выпускаемой продукции на базе высококачественных ингредиентов отечественного производства.
Благодарим Вас за предоставленную информацию. Специалисты нашего предприятия детально проанализировали технологическую возможность реализации Вашего предложения. Наши технологи дали предварительное положительное заключение, что является, безусловно, благоприятным прогнозом нашего взаимовыгодного сотрудничества.
Мы признательны Вам также за предложение о проведении подробных консультаций Вашими специалистами на нашем заводе. Надеемся, что это будет конструктивный профессиональный диалог. Кроме того, обязательным условием для принятия окончательного решения является исследование концентрата в наших лабораториях.
В связи с этим прошу Вас, уважаемый Павел Николаевич, командировать на наш завод Ваших специалистов с пробной партией сырья (один контейнер емкостью 25 литров) для проведения совместных исследований и обсуждения конкретных технологических этапов.
С уважением,
Генеральный директор
ОАО “Молочно-консервный завод “Рассвет” Ю.В. Спиридонов
Ответ на письмо № 2
|
Генеральному директору ЗАО “Кварц-М” В.С. Таганову |
Уважаемый Василий Степанович!
Благодарю Вас за информацию о возможности поставки новой номенклатуры отделочных материалов из керамического гранита (Ваш исх. от 14.02.2010 № 17-33).
Предлагаемые Вами материалы, бесспорно, расширяют дизайнерские возможности при работе с заказчиками. Однако мы не можем планировать использование в текущем строительстве указанных материалов в связи с их высокой стоимостью.
При заключении АСК “Фортуна” новых подрядных договоров возможность использования этих материалов в более дорогостоящих проектах по вновь возводимому жилью обязательно будет рассматриваться и согласовываться с заказчиками.
С уважением и наилучшими пожеланиями,
Заместитель генерального директора
по закупкам АСК “Фортуна” Ф.Н. Шалыгин
Ответ на письмо № 3
|
Директору ЗАО “ИТ-консалтингцентр” М.А. Шаховой |
Уважаемая Маргарита Алексеевна!
Специалисты нашего предприятия с большим интересом ознакомились с материалами, полученными от ЗАО “ИТ-консалтингцентр”. Мы признательны Вам за внимательное отношение к деятельности нашего предприятия и выражаем свое уважение высокопрофессиональному коллективу ЗАО “ИТ-консалтингцентр”.
Ваша многоаспектная и масштабная деятельность в сфере консалтинговых услуг представляет большой интерес для предприятий, планирующих проведение реструктуризации. И наше предприятие не является исключением.
В настоящее время акционерами и руководством ОАО “Полимер” проводятся организационные мероприятия по его включению в состав отраслевого регионального холдинга. В холдинге предполагается объединить научные, проектные и производственные организации, обеспечивающие замкнутый технологический цикл разработки, производства и сбыта современных полимерсодержащих изделий и материалов.
В связи с этим мы можем вернуться к рассмотрению Вашего предложения только после принятия окончательного решения о вхождении ОАО “Полимер” в состав указанного холдинга и определения конкретной программы его производственной деятельности. Мы уверены, что наш новый статус потребует консультаций профессионалов высокого класса, к которым относятся Ваши специалисты. И надеемся, что это будет конструктивное и взаимообогощающее сотрудничество.
С уважением
Генеральный директор
ОАО “Полимер” А.К. Иванов
www.sekretariat.ru
2.2. Ответ на письмо-предложение. Я Вам пишу… Деловые и личные письма по-английски и по-русски
2.2. Ответ на письмо-предложение
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.
Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве
Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо– предложение, план письма должен быть таким.
План письма
1. Поблагодарите за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.
Thank you for your letter of May 19 in which you
Спасибо (Благодарю Вас) за письмо от 19 мая, в котором Вы
Thank you for sending us your «Smart Styler» for evaluation.
Спасибо за отправку нам прибора «Smart Styler» для испытаний и оценки.
2. Сообщить о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в Вашей компании.
I am very glad to inform you about the positive referee report concerning.
Я очень рад сообщить Вам о положительном отзыве экспертов на
The appropriate specialists within our company positively reported about
Эксперты нашей компании в области дали положительную оценку
3. Перечислите вопросы, которые Вы считаете важными для заключения контракта.
We would like to ask you to answer the following questions regarding
Мы бы хотели попросить Вас ответить на следующие вопросы, касающиеся
To make a final decision we would like to clarify the following questions:
Чтобы принять окончательное решение, мы бы хотели прояснить следующие вопросы.
4. Предложите встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.
I would be very pleased to meet you at my office at your earliest convenience to discuss some importance issues concerning your product.
Я был бы очень рад принять Вас в моем офисе в удобное для Вас время как можно раньше, чтобы обсудить некоторые важные детали Вашего продукта.
Would you be kind enough to find a day next week to meet with me at my office?
Не могли бы Вы найти время на следующей неделе для нашей встречи в моем офисе?
5. Выражаете надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Заканчиваете письмо стандартной фразой.
We look forward to hearing from you.
Надеемся на Ваш скорый ответ.
We would be grateful for an early reply.
Надеемся на Ваш скорый ответ.
Hope to hearing from you very soon!
Надеемся на Ваш скорый ответ.
6. Ваши подпись, имя, должность.
Золотое правило:
Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также Вашим конкурентам.
Пример 1.
Положительный ответ российской компании на предложенный продукт зарубежной фирмы, запрос дополнительной информации.
Dear Mr. Bean
Thank you for giving MOLOKO & MASLO Ltd. the opportunity to review your product «Lacto Milk for Babies».
We will, however, need further information regarding the specifics of your product, marketing ideas, etc., before a final decision can be made.
In order to discuss these and other issues, would you be kind enough to find a day next week to meet with me at my office? I will call you tomorrow to see what would be an appropriate time for us to get together.
Thank you for considering MOLOKO&MASLO Ltd.e as means of marketing «Lacto Milk for Babies». I look forward to meeting with you soon.
Sincerely yours,
Подпись
S. Korovina
Senior Marketing Manager
Пример 2. Нейтральная оценка полученного российской фирмой зарубежного продукта, запрос дополнительной информации.
Dear Mrs Nixon
Thank you for giving the Russian branch of Intelligent Devices Ltd. the opportunity to review «Smart Styler» as a possible edition to our Home devices line.
The appropriate individuals within our organization have had chance to thoroughly review and test your product. At this time, however, we cannot consider «Smart Styler» further until we receive the following information:
Перечислить вопросы в порядке важности.
Again, thank you for considering Intelligent Devices Russia Ltd., as a means of marketing «Smart Styler». We look forward to receiving answers to the above mentioned issues, and will get back to you after this information has been reviewed.
Best regards,
Подпись
A. Karenina
Marketing Manager
Пример 3. Нейтральная оценка полученного российской компанией продукта зарубежной фирмы, запрос дополнительной информации.
Dear Mrs Kissinger
Thank you very much for your letter of July 2 and your interesting offer concerning «Smart Styler». There are, however, a few points that would have to be cleared up before we can place a firm order.
1. We shall be moving to larger premises early next year and would need your assurance that the «Smart Styler» can be delivered by then.
2. We would like to talk about a service and maintenance package. You mentioned that you cooperate with a company here in Boston. Will they be responsible for this?
Mr. Andreev, the Head of our Purchasing Department, will be in New York on September 1. If it is convenient to you, he would like very much to talk to you. Could I ask you, please, to arrange for him accommodation in New York on September 1-2?
Sincerely yours,
N. Borodina
Senior Manager
VIP Hair Styling Salon, Ltd.
Отрицательный ответ на предложение продуктов, услуг компании.
Если по каким-то причинам Вам приходится писать отрицательный ответ по поводу предложенных товаров, пожалуйста, примите во внимание, что эта же компания может в будущем предложить что-то более интересное. Поэтому Ваше письмо должно быть дипломатичным и выражать надежду на будущее сотрудничество.
План письма
1. Поблагодарите Вашего корреспондента за присланный продукт.
2. Выразите сожаление, что в настоящий момент Вы не можете развернуть сотрудничество. Укажите, по каким причинам.
3. Выразите готовность рассмотреть и оценить другой продукт этой же компании.
4. Стандартное окончание письма.
5. Подпись. Ваше имя и должность.
Пример 4. Отрицательный ответ на предложенный продукт.
Dear Mrs Nixon
Thank you for submitting your product «Smart Styler» for evaluation.
At this time, however, we decided not to add the product mentioned above to our current line. It either conflicts with other products in its category or did not significantly differentiate from competing products.
If you have other products that you would like to submit for evaluation, please, give me a call and I will send you a submission kit to you.
Sincerely yours,
Подпись
V. Semenova
Marketing Manager
Упражнение 2. Отрицательный ответ на предложение о сотрудничестве.
Dear Mrs Pfeiffer
a. We have compared your offer carefully with that of our regular supplier and are very sorry to inform you that this quotation is more favorable for our company.
b. We are returning your patterns under separate cover.
c. We are therefore not able to place an order with you.
d. Thank you very much for your offer dated September 7 and the enclosed patterns.
Yours sincerely,
P. Nikitin
Правильный ответ: d,a,c,b.
Ниже приведен восстановленный текст письма.
Пример 5. Отрицательный ответ на предложение о сотрудничестве.
Dear Mrs Pfeiffer
Thank you very much for your offer dated September 7 and the enclosed patterns.
We have compared your offer carefully with that of our regular supplier and are very sorry to inform you that this quotation is more favorable for our company. We are therefore not able to place an order with you.
We are returning your patterns under separate cover.
Yours sincerely,
P. Nikitin
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
info.wikireading.ru
Ответ на деловое письмо на английском
Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.
Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.
Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество
Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:
1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя, но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:
— название фирмы;
— номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.
2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают — день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.
3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.
Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.
4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.
При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»
5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:
— дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.
Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.
Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».
Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.
Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.
Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.
Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.
Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where…
Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где…
— Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.
Our experts reached a positive conclusion
Нашими экспертами дано положительное заключение
Your conditions are right for us.
Ваши условия нам подходят.
For a final decision, we would like to clarify the following questions:
Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:
We could next week to meet in my office?
Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?
6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.
Expect a quick response from You.
Ждём быстрого письма от Вас.
7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.
При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.
Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.
Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, USA
20024
April 7, 2012
Mr. Mikhail Smirnov
Senior Manager
Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, RUSSIA
121121
Dear Mr. Smirnov:
Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.
For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted
supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.
We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information
on the size of discountsdepending on volume of the goods
ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.
Best regards,
Diana Ross
Senior Manager
Перевод письма
Уважаемый мистер Смирнов:
Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.
Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.
Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями,
Диана Росс
Старший менеджер
enjoyeng.ru
Ответ на предложение о сотрудничестве образец письма
Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»). Оформление письма-отказа Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере. При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании. Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Как отвечать на приглашения к сотрудничеству?
Если условия работы не устраивают вас, смело отказывайтесь.
Ничего страшного не произойдет, работодатель просто найдет другого сотрудника.
Адекватное руководство всегда с пониманием относится к подобным ситуациям.
3 По возможности постарайтесь вежливо аргументировать свой отказ.Разумеется, не стоит сообщать, что вам не понравился сотрудник отдела кадров или что вы считаете руководителя не слишком умным и адекватным человеком.
Правильный отказ от работы даже не закроет для вас возможность снова попытаться устроиться на работу в ту же компанию.
Самый вежливый и корректный аргумент в данном случае – это приглашение на другую, более подходящую должность.
4 Инфо
Постарайтесь не вдаваться в подробности и не рассказывать обо всех событиях, побудивших вас отказаться от данной работы.
Пусть ваша беседа с работодателем будет короткой.Образцы деловых писем(электронная переписка)
ВажноФорматирование же поможет вам разделить текст на логические фрагменты, удобные для чтения.
Размер каждого абзаца — не более 5-6 строк. 7 Используйте правильный фирменный бланк. Бланк — это элемент имиджа. Однако это не договор. Поэтому удалите из него все реквизиты, банковские счета, ИНН и ОГРН, не несущие никакой смысловой нагрузки. 8 В конце используйте призыв к действию и ограничение предложения, например, по времени: «Позвоните нам прямо сейчас! При оформлении заказа вы получите скидку ХХ%. Предложение действует ровно 6 дней». Видео по теме Источники:На собеседовании не только представитель компании оценивает потенциального сотрудника, но и наоборот.
Письмо предложение о сотрудничестве (образцы)
Это:
- название организации, которая отправляет письмо;
- фактический адрес и телефон для связи с контактным лицом;
- фамилия, имя, отчество уполномоченного лица и его должность;
- основная суть обращения.
К предложению могут прилагаться дополнительные документы или ссылки на законодательные акты и нормы, имеющие непосредственное отношение к предложению о сотрудничестве.
Оформление Оформить письмо можно несколькими способами:
- Написать предложение от руки.
- Напечатать предложение на компьютере.
Первый вариант, конечно, несколько устаревший, но в некоторых случаях оказывается наиболее эффективным, ведь бывают руководители, которые не приемлют новых технологий и предпочитают общаться и работать «по старинке».
Второй вариант более привычен и удобен.
Письмо-предложение о сотрудничестве: образец, пример
Письмо-отказ от предложения о работе Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.
Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы).
Письмо-отказ
Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.
Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании. Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.
Записи с меткой ответ на письмо о сотрудничестве
I would be very pleased to meet you at my office at your earliest convenience to discuss some importance issues concerning your product.
Я был бы очень рад принять Вас в моем офисе в удобное для Вас время как можно раньше, чтобы обсудить некоторые важные детали Вашего продукта.
Would you be kind enough to find a day next week to meet with me at my office? Не могли бы Вы найти время на следующей неделе для нашей встречи в моем офисе? 5.
Выражаете надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
Заканчиваете письмо стандартной фразой. We look forward to hearing from you. Надеемся на Ваш скорый ответ. We would be grateful for an early reply.
Надеемся на Ваш скорый ответ. Hope to hearing from you very soon! Надеемся на Ваш скорый ответ.
6.
Ваши подпись, имя, должность. Золотое правило: Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве.
Письмо ответ на предложение о сотрудничестве образец
Образец письма-поздравления Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.
Образец письма-поздравления (.doc) Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества.
Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
kvirinal.ru
3.2 Рекомендации по составлению отдельных видов писем Письмо-представление компании
План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и прочее можно представить в следующем виде:
План письма
Золотое правило: деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!
1. Краткое представление Вашей компании, продукта.
Золотое правило: перечислять все достижения, преимущества Вашей компании, продукта, сервиса, Ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.
2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ
предлагаемого продукта, услуг.
3. Определение сегмента рынка, на котором Вы предлагаете пред-
ставить Ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.
4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или роз-
ничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и пр.
5. Если Вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить,
какие это продукты из серии предлагаемых.
6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут
возникнуть в процессе оценки продукта.
7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на
сотрудничество.
Золотое правило: письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать.
Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.
8. Подпись, Ваше имя и должность.
Ответ на письмо-предложение
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.
Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве
Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.
План письма
1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, това-
ры, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.
2. Сообщить о положительных результатах экспертизы предло-
женных товаров, проведенных в Вашей компании.
3. Перечислить вопросы, которые Вы считаете важными для зак-
лючения контракта.
4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для
обсуждения деталей контракта.
5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
Закончить письмо стандартной фразой.
6. Подпись, Ваше имя, должность.
Золотое правило: постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также Вашим конкурентам.
Письмо-запрос, требование
Цель таких писем – получить информацию, помощь etc, т. е. некое желательное для Вас действие со стороны Вашего адресата.
План письма
1. Дать ссылку на источник, из которого Вы получили информацию
о компании.
2. Представить коротко себя, свою фирму.
3. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить Ваш интерес.
4. Объяснить, что бы Вы хотели получить от адресата.
5. Закончить письмо стандартной фразой.
6. Подпись, имя и должность автора письма.
studfiles.net