Пакет документов учредительных документов – Учредительные документы ООО: перечень 2019 года

Содержание

перечень, образцы, регистрация :: BusinessMan.ru

В зависимости от типа организации, ее правовой статус определяет тот или иной пакет документов. Ни одно предприятие не может существовать без бумаг, удостоверяющих факт его создания, принципы его работы и прочие существенные аспекты функционирования. Рассмотрим далее, какие существуют виды учредительных документов.

Классификация

Конкретный пакет документов для той или иной организации устанавливается в законодательстве. Существует два основных вида бумаг, определяющих правовой статус компаний. Так, организация может действовать в соответствии с уставом. В нем указываются основные характеристики предприятия, порядок его формирования/ликвидации. Устав юридического лица также определяет права и обязанности субъектов, принимающих участие в деятельности фирмы, правила формирования органов управления и пр. Дополнительно к нему между членами компании может заключаться соглашение. Учредительный договор конкретизирует ключевые аспекты, связанные с деятельностью фирмы. В ряде случаев, установленных в законодательстве, компания, не являющаяся коммерческой, может функционировать в соответствии с общим положением, разработанным для организаций данного типа.

Основные разделы

В учредительной документации юридического лица определяются:

Наименование организации.
Адрес его расположения.
Порядок, в соответствии с которым осуществляется управление компанией.
Прочие сведения, предусмотренные в законе для организаций соответствующего типа.

Учредительный документ некоммерческого и унитарного предприятия, а также в случаях, установленных нормативными актами, и иных коммерческих компаний должен определять цель и предмет деятельности субъекта. Они также могут предусматриваться в добровольном порядке, когда по закону внесение этих сведений не является обязательным.

Содержание соглашения

Учредительный договор указывает на стремление участников сформировать организацию. В соответствии с ним, они обязуются создать предприятие, определить порядок общей деятельности. В договоре также устанавливается порядок, в соответствии с которым организации передается имущество учредителей и осуществляется их участие в делах юридического лица. Соглашением определяются правила и условия распределения убытков и прибыли. В нем устанавливается порядок управления организацией, выхода из его состава участников.

Важный момент

В любой учредительный документ допускается вносить изменения. Корректировка осуществляется в соответствии с установленным законодательством порядке. Изменения обретают для других субъектов силу с момента проведения их госрегистрации, а в ряде случаев – с даты уведомления уполномоченного на ее выполнение органа. Вместе с этим организации и их участники не могут ссылаться на отсутствие официального учета корректировок в отношении со сторонними субъектами, если последние действовали в соответствии с ними.

Титульный лист

Учредительный документ имеет первую страницу, на которой должно указываться его наименование. Оно пишется, как правило, прописными буквами. Также на титульном листе указывается полное название организации. Надписи печатаются примерно по центру страницы. В верхнем углу справа указывается, кем и когда был утвержден этот учредительный документ. Внизу страницы печатают город и год составления.

Внутренняя структура

Учредительный документ ООО или иной другой организации должен включать в себя несколько обязательных разделов:

Обще положения.
Блок о собственниках/участниках.
Основные задачи и направления деятельности.
Органы управления.
Структура.
Имущество.
Порядок ликвидации/реорганизации, ответственность по обязательствам.

Общие положения

Учредительный документ ООО в первом блоке должен содержать сведения о полном наименовании предприятия, его организационно-правовой форме. В общих положениях также указывается краткое название и его английская транслитерация. В случае если в уже созданной ранее компании утверждается новая редакция документа в связи со сменой организационно-правовой формы или проведением реорганизации, то в первом блоке должна быть описана вся предыстория образования предприятия. В общих положениях также указывается адрес, по которому располагается фирма.

Раздел о собственниках/участниках

В этом блоке в обязательном порядке указываются наименования и организационно-правовой статус учредителей, их ОГРН и юридические адреса. При создании предприятия необходимо учитывать положения законодательства. В частности, по ст. 88 ГК, количество учредителей ООО не может быть больше предела, установленного в ст. 7 п. 3 ФЗ №14, то есть – больше 50. При наличии большего числа участников, компания подлежит преобразованию в производственный кооператив либо открытое общество акционеров. Эта процедура должна быть проведена в течение года. Для ООО также установлено ограничение, в соответствии с которым, его учредителем не может являться иное хозяйственное общество, в составе которого находится один субъект. Соблюдение предписаний законодательства очень тщательно проверяются налоговой инспекцией.

Основные направления деятельности и задачи

В этом разделе должны быть описаны ключевые цели, для достижения которых была образована компания. Здесь же указываются виды деятельности, которые фирма будет вести. Они определяются на основании ОКВЭД, введенного в действие с 1 января 2003-го г.

Органы управления

В этом блоке должны быть определены исполнительная структура предприятия и название должности субъекта, реализующего организационно-распорядительные и административные функции, наделенного правом осуществлять действия от имени фирмы без доверенности. В данном разделе также устанавливается порядок его назначения или избрания, круг его полномочий. В компании может предусматриваться совещательный орган. Например, это может быть попечительский совет и пр. В этом случае в разделе «Органы управления» описываются их полномочия и функции, правила создания.

Прочие пункты

В разделе «Структура» необходимо указать все филиалы, дочерние компании, представительства организации с точными адресами, наименованиями и описанием органов управления и их полномочий. В блоке «Имущество» характеризуется форма собственности, правила ее использования и владения ею, порядок распределения прибыли. На последней странице должны стоять подписи участников и печати.

Регистрация документов

Постановка на учет осуществляется в соответствии со ст. 51, п. 2 ГК. Согласно данной норме, организация считается созданной с момента ее госрегистрации, что на практике означает дату регистрации ее документов. Данная процедура осуществляется субъектами, определенными в ст. 2 ФЗ №129. Этот закон регламентирует процесс регистрации предпринимателей и юридических лиц. Кроме этого, уполномоченные субъекты определены и в Постановлении Правительства №319 от 17 мая 2002-го г. Этими актами установлено, что регистрация документов организаций производится налоговым органом, расположенным по адресу нахождения предприятия.

Требования

При оформлении документов и последующей их регистрации важно соблюсти основные предписания действующего законодательства, которые относятся к данной сфере. В первую очередь требования распространяются на содержание бумаг. В них должны присутствовать все обязательные реквизиты предприятия, отражены все ключевые аспекты деятельности, создания, ликвидации, определены обязанности, права, ответственность.

Документы, подготовленные с учетом законодательных требований и подписанные учредителями, должны быть прошиты. При этом страницы должны нумероваться. На обратной стороне документа скрепляющие нитки фиксируются наклейкой. На ней необходимо сделать запись: «Прошнуровано, прошито, скреплено печатью (указать количество) листов». Число указывается как прописью, так и цифрами. Здесь же проставляются подписи уполномоченных лиц, печати учредителей. В случае несоблюдения данных требований, бумаги не будут приняты налоговым инспектором.

Заключение

Таким образом, учредительная документация выступает как идентификационные бумаги организации. При их отсутствии предприятие не может официально осуществлять свою деятельность, заключать договора, принимать на себя обязательства и пр. Законодательство устанавливает достаточно жесткие требования к содержанию документов коммерческих организаций. Их соблюдение обязательно для всех хозяйствующих субъектов такого типа.

businessman.ru

Что входит в состав учредительных документов ООО

Задачи и функции хозяйственного общества, а также его структура фиксируются в учредительных документах. В настоящее время законодателем закреплено, что единственным учредительным документом ООО, вне зависимости от количества учредителей, является устав, на основании которого и должна осуществляться деятельность общества.

Значение Устава

Устав — важнейший документ, определяющий правовой статус организации. Основное назначение — извещать контрагентов, а также иных лиц, вступающих во взаимоотношения с хозяйственным обществом, о сфере его деятельности, правах и обязанностях.

Данным документом определяются:

организационно-правовая форма организации,
место нахождения,
фирменное наименование,
размер уставного капитала,

ответственность учредителей,
состав органов управления и границы их компетенции,
порядок принятия решений.

Изменения законодательства

Законом от 30 декабря 2008 г. N 312-ФЗ, вступившим в силу с 1 июля 2009, был внесен ряд нововведений связанных с принципиальными изменениями законодательства, регламентирующего деятельность ООО.

В частности, ранее устанавливалось, что в список учредительных документов ООО входит:

подписанный участниками учредительный договор
и утвержденный ими устав,

а в случае, если общество учреждено одним лицом, то его учредительным документом являлся только устав.

Соответственно, с 1 июля 2009 г. учредительные договоры ООО утратили силу учредительных документов.

Основной причиной внесенных изменений явилась необходимость исключить дублирование ряда положений, содержащихся в учредительном договоре и уставе общества, что часто приводило к возникновению затруднений в практике применения законодательства об ООО.

Все эти изменения наделяют особой важностью устав хозяйственного общества, так как позволяют включить в учредительный документ ООО, различные положения, устанавливающие взаимоотношения между участниками в каждом конкретном случае.

Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества, ранее содержащиеся в уставе ООО, с 1 июля 2009 года должны вноситься в Договор об учреждении общества, который входит в число обязательных документов при создании и регистрации ООО, но учредительным документом в настоящее время не является.

Положения и структура Устава

Особое правовое значение имеет определение в уставе целей и предмета деятельности организации.

[gren]Следует иметь в виду, что сведения, содержащиеся уставе, не могут составлять коммерческую тайну.[/green]

Данное положение закреплено в ст. 7 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Сведения, которые обязательно отражаются в уставе общества

Общие требования, предъявляемые к уставу ООО, изложены в ст. 12 Закона N 14-ФЗ. Пунктом 2 указанной статьи определен перечень вопросов, обязательных к отражению в уставе общества.

Устав ООО в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

полное и сокращенное фирменное наименование компании;

Важно: чтобы воспользоваться сокращенным наименованием фирмы, которое, как показывает практика, более удобно, необходимо такое наименование закрепить в учредительном документе.

Например, полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Консталт-плюс». Сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО «Консалт-плюс».

место нахождения;

Под этим определением понимается место нахождения единоличного исполнительного органа, то есть непосредственно юридический адрес организации.

состав и компетенция органов общества;
размер уставного капитала;
права и обязанности участников общества;
порядок и последствия выхода участника из общества, если право на выход предусмотрено уставом общества;
порядок перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;
порядок хранения документов общества и порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

— а также иные сведения, предусмотренные Законом N 14-ФЗ.

Следовательно, в устав общества могут включаться любые нормы и положения, не противоречащие действующему законодательству и имеющие непосредственное отношение к деятельности ООО.

Например, указание в уставе фактического места нахождения, избавит фирму от ответственности за неисполнение требований, отправленных налоговой по почте на юридический адрес.

Если уполномоченные на то лица, по каким-либо причинам не смогли передать документы лично, будь это:

требование об уплате налога,
акт проверки
или требование о представлении документов,

они вправе направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В соответствии с п. 6 ст. 69, п. 1 ст. 93 и п. 5 ст. 100 НК РФ такое письмо считается врученным на шестой день с момента отправления.

Указание на то, в уставе необходимо отразить также и адрес для почтовых отправлений, прямо в законе отсутствует. Тем не менее, в ФАС Восточно-Сибирского округа в своем постановлении отметил, что если в учредительных документах организация отразила свой фактический адрес или адрес для почтовых отправлений, то всю корреспонденцию налоговые органы должны отправлять именно туда.

Условия, которые могут быть включены в устав ООО

Важно знать, что с 1 июля 2009 г. из п. 2 ст. 12 Закона N 14-ФЗ исключено обязательное требование, в соответствии с которым в уставе должны были содержаться сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества. Теперь эта информация должна отражаться в Договоре об учреждении общества и списке участников (ст. 31.1 Закона N 14-ФЗ).

Тем не менее, вышеуказанные сведения из текста устава исключать вовсе не обязательно — главным критерием в данном случае должна служить оценка целесообразности внесения этих сведений в устав ООО.

Например, в случае если в учредительном документе указаны упомянутые сведения, то при изменении долей, потребуется обязательное внесение соответствующих изменений в устав и их последующая регистрация.

Также в устав хозяйственного общества могут быть включены следующие условия и сведения:

срок, на который создается ООО.

Если же данное условие в уставе не указано, то следует считать, что организация создана на неопределенный срок;

сведения о филиалах и представительствах, если таковые имеются;
дополнительные права участника (участников) общества.
дополнительные обязанности (кроме обязанностей, предусмотренных Законом N 14-ФЗ) участников.
условие об ограничении максимального размера доли участника;
условие об ограничении возможностей изменений соотношения долей участников.

Эти ограничения не могут быть установлены в отношении отдельных участников общества.

виды имущества, которое не может быть внесено для оплаты долей в уставном капитале;
запрет на увеличение уставного капитала за счет вкладов третьих лиц, принимаемых в общество;
и другие условия, влияющие на структуру ООО, закрепляющие порядок образования или границы компетенции отдельных органов ООО, не противоречащие действующему законодательству.

Условия, которые нельзя включать в устав ООО

Кроме положений, которые могут и должны быть отражены в уставе общества, Закон N 14-ФЗ содержит нормы, ограничивающее включение некоторых положений в устав.

Например, устанавливается, что не могут применяться положения устава, которые ограничивают права участников ООО присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.

Также не могут быть отнесены уставом к компетенции иных органов управления обществом следующие вопросы, отнесенные законом исключительно к компетенции общего собрания общества:

изменение устава, в том числе изменение размера уставного капитала общества;
избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии;
утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками;
принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;
назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов.

Регистрация учредительных документов

Правоспособность ООО, как и любого другого юридического лица возникает с момента внесения соответствующей записи в единый государственный реестр юридических лиц.

Пакет документов для государственной регистрации в обязательном порядке включает в себя устав ООО.

В нашей стране нотариальное удостоверение устава не требуется. Согласно ФЗ от 8.08.2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», нотариальное удостоверение документов, представляемых при государственной регистрации, необходимо только в тех случаях, когда это предусмотрено федеральными законами.

Например, если при государственной регистрации представляется не подлинный экземпляр учредительного документа, а его копия, то такая копия должна быть нотариально удостоверена.

Также нотариально заверенные копии устава могут понадобиться компаниям, имеющим намерение осуществлять отдельные виды деятельности, началу которых, кроме государственной регистрации, должны предшествовать определенные разрешительные процедуры.

Обязательной государственной регистрации подлежит не только вновь созданное юридическое лицо, но и все изменения, вносимые в устав уже действующего общества.

Изменения в устав ООО вносятся по решению общего собрания участников. Внесенные в учредительные документы фирмы изменения приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Как следует из приведённых выше положений, самостоятельное учреждение и ведение ООО — занятие трудоёмкое и достаточно хлопотное, и, тем не менее, обладая достаточной информацией в этой сфере, учредитель сможет решать эти вопросы без посторонней помощи. Но, если вы ограничены во времени или не уверены в собственных силах, то лучше доверить правовое сопровождение деятельности своей организации профессионалам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

svoy-biznes.com

Документы, которые должны быть у ООО

Учредительные документы (особенно устав) представляют свод прав, обязанностей, условий функционирования организации, ее трудового коллектива, конституирующих статус организации

Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.

Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.

Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.

Корпоративные документы

Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)

Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»

Устав должен содержать следующие сведения

Об организационно-правовой форме
О наименовании, нахождении организации
О размере ее уставного капитала (фонда), составе
О порядке распределения прибыли
О порядке образования фондов
О порядке и условиях реорганизации и ликвидации

Учредительный договор или Договор об учреждении

Договор об учреждении устанавливает, что

Учредители обязуются создать юридическое лицо
Учредители определяют:
Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
Условия передачи имущества, участия в его деятельности
Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
Порядок выхода участников из состава юридического лица

Договор об учреждении должен содержать сведения

О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
О местонахождении учредителей
О государственной регистрации
О размере уставного капитала
О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)

Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».

Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.

Протокол или решение о создании ООО

Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.

Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

Список участников ООО

Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.

Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
Уведомление (Форма N 1-3-Учет Код по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.

Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.

Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Оно может заменить оригинал.

Документы, подтверждающие адрес ЮЛ

Если помещение принадлежит самой организации

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение в аренде

Договор аренды
Акт приема-передачи помещения
Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФЗ от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

Гарантийное письмо от собственника
Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

Лицензии и разрешения

Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.

По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).

Подтверждение членства специализированной СРО

Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам

Если для выполняемых работ требуются такие допуски. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

Уведомления о начале деятельности

Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.

Документы о внесении в Торговый реестр

Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).

Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Если в работе используется ККТ.

Кадровые документы

Обязательные кадровые документы — это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.

Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст. 5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Обязательные документы

Трудовые книжки всех работников

Хранить в металлическом сейфе.

Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями

Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».

Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание предусмотрено ст. 15 и 57 ТК РФ.

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12

Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.

Правила внутреннего трудового распорядка

Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ.

Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)

Предусмотрен ст. 87 и 88 ТК РФ.

График отпусков по форме Т-7

Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.

Личные карточки по форме Т-2

Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника.

При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных. Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.

Приказы и распоряжения

Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
Документы по аттестации рабочих мест

Согласно ст. 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).

Документы по охране труда

Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
Коллективный договор

Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании

Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка).

Должностные инструкции

Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.

Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы

Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности

Обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.

Списки отдельных категорий сотрудников

Несовершеннолетних работников
Работников-инвалидов
Беременных работниц
Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
Одиноких матерей
Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

Обязательны при их наличии в штате.

Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

При наличии таких работников – обязательны.

Виды услуг от ААА-Инвест

Регистрация ООО
Регистрация изменений
Купля-продажа доли
Изменения УК
Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
Смена названия, юридического адреса
Ликвидация и реорганизация ООО
Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы

Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!

aaa-investmentsllc.com

Хранение и восстановление учредительных документов организации

В соответствии с российским законодательством и правилами делового оборота, каждая организация должна иметь определенный перечень юридических правоустанавливающих документов, которые имеют твердую копию (бумажный вид) и составляют юридическое дело («юрдело») организации.

Какие документы относятся к учредительным?

Устав Общества
Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
Выписка ЕГРЮЛ
Запись (лист) ИФНС об изменениях в ЕГРЮЛ (в прошлом – Свидетельства о регистрации внесения изменений в ЕГРЮЛ и в Устав)
Письмо с кодами статистики
Приказ о назначении руководителя
Протокол (Решение) о создании Общества
Протоколы (Решения) общего собрания участников/акционеров

Устав – единственный учредительный документ

Вышеперечисленные документы юрдела также зачастую называют учредительными, хотя это не совсем верно, т.к. в соответствии со ст. 52 Гражданского кодекса РФ к учредительным документам российских юридических лиц, за исключением хозяйственных товариществ, относится только Устав.

В любой организации учредительные документы, как правило, хранятся в отдельной папке, которая, в свою очередь, хранится в отдельном шкафе (сейфе). Специальные требования к порядку и срокам хранения установлены, например, для акционерных обществ . Для остальных организационно-правовых форм (например, для ООО), порядок и сроки хранения строго не регламентированы.

Все документы должны выдаваться под подпись!

Общепринято, что ответственность за хранение учредительных документов, как и договоров, возлагается на бухгалтерию предприятия. В то же время, юристы могут взаимодействовать с процессом обработки, когда передают (получают) документы для нотариального заверения либо по запросам государственных органов, проверяющих, контрагентов. Таким образом, любой документ на протяжении своего жизненного цикла может неоднократно передаваться на руки сотруднику. В этом случае, должен быть обеспечен контроль их движения и возврата.

Для этих целей необходимо вести рукописный реестр (или в формате MS Excel), запись которого должна содержать следующие сведения:

Выданный документ: его название, тип (оригинал/копия), количество листов.
Исполнитель, получивший документ.
Дата выдачи.
Дата возврата (Выдан до).

Документ, выданный исполнителю из папки «юрдела», должен временно заменяться листом-заместителем, содержащим сведения записи выдачи, а также подписи лиц, выдавшего и получившего документ. Этот лист-заместитель также часто именуется лист, или опись, или протокол, или акт передачи.

Потеря и восстановление учредительных документов

На практике нередко документы, выданные исполнителю строго на определенное время:

Задерживаются исполнителем и возвращаются не вовремя.
В самом плохом случае – теряются (как по отдельности, так и целыми папками).

При утере неминуемо встает вопрос – как восстановить учредительные документы ООО, ЗАО, ОАО и т.д. Любопытно, что восстановление учредительных документов организации является весьма распространенной услугой, оказываемой многочисленными юридическими фирмами-регистраторами. В этом легко убедиться, достаточно ввести соответствующий запрос в поисковую строку Яндекса:

Из этого можно сделать вывод, что получить нужную информацию о порядке восстановления документов бывает непросто – Интернет заполнен лишь предложениями услуг. Рассмотрим ряд следующих особенностей процесса восстановления и получения дубликатов:
За восстановлением следует обращаться в налоговые органы по месту регистрации предприятия, если речь идет о документах, заверенных налоговым органом: Устав, Свидетельство о государственной регистрации (первичное), Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН). Форма заявления – произвольная, простая письменная.
За восстановление учредительных документов уплачивается госпошлина в размере от 200 р. до 800 р.
Срок изготовления дубликатов – до 5 рабочих дней.
Выдача дубликатов Свидетельств ГРН, или как это сейчас называется Листов записи, прекращена в связи с утратой силы Постановления Правительства от 19.06.02 г. № 438 и изданием Постановления Правительства от 19.05.2014 № 462.
Для восстановления письма с кодами статистики следует обращаться в территориальный орган Госкомстата.
Все запросы на получение копий и дубликатов, а также непосредственное получение готовых документов в налоговых органах может осуществляться как руководителем организации, так и представителем на основании доверенности в простой письменной форме.
Выписка ЕГРЮЛ представляет всего лишь «срез» данных ЕГРЮЛ на момент времени, в связи с чем, смысла в ее «восстановлении» нет – достаточно запросить в ИФНС Выписку ЕГРЮЛ на текущую дату, в том числе через электронный сервис nalog.ru
Документы юридического дела, которые не содержат печать или подпись государственного (налогового) органа – Решения и Протоколы общих собраний учредителей (участников), Приказы Генерального директора, восстанавливаются без обращения в госорганы путем выпуска дополнительной копии (ий).
Печать юридического лица, сведения о выдаче и утере с 2002 г. не отражаются в обязательном порядке в общедоступном реестре печатей, также восстанавливается организацией самостоятельно.
Автоматизация предотвращает потерю документов
C Юрайт документы не теряются – не нужно их восстанавливать!
Потери, а значит и восстановление учредительных документов можно избежать, если изначально создать правильную систему их учета, выдачи и контроля возврата. В достижении этой цели может помочь использование программных продуктов. Именно таким продуктом является «Юрайт: Управление делами юрлиц».
С его помощью можно решить следующие задачи при работе с учредительными документами:
Учитывать факты выдачи документов, в том числе, распечатывать протокол Передачи документов (его же можно использовать как лист-заместитель):
Автоматически формировать реестры документов по юридическим лицам, которые будут отражать сведения о передаче документов исполнителям (задержанные документы будут подсвечиваться красным цветом):
Настроить оповещения ответственным сотрудникам за определенное время до или после даты возврата учредительных документов:
Вас также могут заинтересовать:
you-right.ru
Учредительные документы для ООО – полный перечень

Любое предприятие, которое хочет вести свою деятельность легально и не стать объектом пристального внимания проверяющих органов должно иметь необходимый пакет бумаг. Мы представим вам полный перечень документов, которые необходимы Обществу с ограниченной ответственностью.
У любого Общества с ограниченной ответственностью должны быть:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95
Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58

Консультация бесплатна!
Устав предприятия.
Протокол, в котором зафиксировано решение о создании ООО.
Учредительный договор.
Назначение на должность генерального директора – официальный приказ.
Официальная выписка из ЕГРЮЛ.
Назначение главного бухгалтера – приказ.
Свидетельство ИНН.
Свидетельство ОГРН.
Сведения о праве собственности на помещение, где вы осуществляете деятельность или договор аренды (подтверждение юридического адреса) – свидетельство.
Коды статистики по вашей деятельности.
Справка об открытии счета в банке.
Документ, подтверждающий постановку на налоговый учет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95
Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58

Консультация бесплатна!
Все бумаги должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и содержать только актуальную информацию.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
www.law-education.ru