КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО ПРИГЛАШЕНИЕ.
Друзья! Если вы или ваша организация планируете проведение какого-то мероприятия — праздничного события, выставки, семинара, конференции, деловых встреч, собеседований или мероприятий по другим событиям, то лучше написать официальное письмо приглашение вашему контрагенту.
В деловом мире устное приглашение не может быть воспринято адресатом всерьез. Так не принято. Поэтому в деловых отношениях распространена именно письменная форма приглашения.
Письмо приглашение — это некоммерческое деловое письмо, относящееся к одному из видов писем уведомлений.
В чем преимущества пригласительных писем?
Когда вы пишите приглашение, тогда вы оказываете знак внимания получателю письма. Письменное приглашение по какому-то поводу (предложение принять участие, посетить, посмотреть) — это знак вашего особого внимания к получателю письма, которое позволит ему серьезно отнестись к вашему предложению, отметить важность вашего события.
Когда вы обращаетесь к конкретному лицу (адресность обращения) и приглашаете его на свое мероприятие по определенному поводу, то вы даете понять получателю письма, что он значим для вас и его присутствие важно для вас. И это повысит вероятность того, что он обязательно примет ваше приглашение.
Письменное приглашение будет являться для получателя письма напоминанием не забыть о вашем мероприятии — о времени и месте мероприятия, на которое вы пригласили его.
Как составить письмо приглашение грамотно?
Во-первых,соблюдайте стандарты оформления шапки делового письма (реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, реквизиты адресата, подпись руководителя, отметка об исполнителе и прочие) в соответствии с принятыми в вашей стране правилами оформления документов.
Во-вторых, если вы пишите письмо от вашей организации, то обращайтесь к получателю письма от первого лица множественного числа: «приглашаем», «рады пригласить» и т. д; или от третьего лица единственного числа: «Компания «НГ» приглашает», «ТОО «НГ» рада пригласить». Если вы пишите письмо от себя лично, то обращайтесь к получателю от первого лица единственного числа: «приглашаю», «рад пригласить» и т. д.
В третьих, пишите письма приглашения кратко, лаконично, не допускайте различных толкований и возникновения сопутствующих вопросов у получателя, чтобы ваше пригласительное письмо выполняло свою функцию точно по назначению.
Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу — МЕРОПРИЯТИЮ. Получателю письма должно быть понятно, что вы приглашаете его на мероприятие по конкретному случаю, которое состоится в определенном месте, в определенную дату
И только после того, как вы в письменной форме пригласили гостя на мероприятие и если это важно для вас, можно уже в устной форме по телефонному разговору или иным способом уточнить у получателя письма, будет ли он присутствовать на вашем мероприятии.
Вот примеры писем приглашений по некоторым событиям.
_______________________________________________________________
«Уважаемая Анна Петровна!
Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.».
__________________________________________________________________
«Уважаемый Дмитрий Михайлович!
ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году». Основные темы для обсуждения:
- Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.
- Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
- Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
- Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.
Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).».
__________________________________________________________________
«Уважаемый Алексей Николаевич!
ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».
В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.
Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.
Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».
_____________________________________________________________
delovoe-pismo.com
Письмо-приглашение — образец 2019
На странице представлен образец документа «Письмо-приглашение» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Письмо Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.Размер файла документа: 12,5 кб
Пригласительное письмо относится к деловой переписке и своей целью ставит пригласить человека на какое-то мероприятие, например, на встречу, концерт, на собеседование, на переговоры, на конференцию, работу, презентацию, совещание и т.д. Данный вид писем высылается адресату заблаговременно, чтобы получатель мог успеть дать ответ на него. В письме-приглашении обязательно указывается, на сколько человек приглашение.
Как составить пригласительное письмо?
Пригласительное письмо составляется с теми же структурными элементами, что и обычное деловое письмо:
- в «шапке» указывается адресат – фамилия имя и отчество, и его адресные данные;
- обращение пишется в уважительной форме посредине строки – имя и отчество;
- текст письма пишется в произвольной манере, но с обязательным уточнением конкретного времени и места проведения мероприятия. Желательно указать цель проведения мероприятия и его программу, чтобы получатель имел четкое представление, куда его приглашают. Например, на концерт ко Дню Победы с указанием коллективов и артистов, которые будут принимать в нем участие;
- подписывает письмо руководитель организации, которая проводит мероприятие – указываются название организации, фамилия, имя и отчество, должность;
- дата составления письма.
Ответ на приглашение должен быть отправлен тоже заранее, чтобы приглашающая сторона имела четкое представление о количестве участников мероприятия. Отказ от приглашения формулируется обязательно в уважительной форме с указанием причины отказа. Пригласительное письмо пишется либо на бланке предприятия с фирменным логотипом, либо на открытке.
Скачать образец документа
Скачать в .docСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .docСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
dogovor-obrazets.ru
Примеры писем приглашений на английском языке с переводом. Официальное письмо приглашение на мероприятие на английском. Письмо-ответ на приглашение на английском языке.
В наше время важно знать, как правильно написать письмо-приглашение на английском языке на всевозможные значимые бизнес-мероприятия и вечеринки. Правильное составление приглашения это первый шаг к успешному проведению мероприятия. Мы раскроем для вас все нюансы и тонкости написания письма-приглашения на английском языке.
«Never allow someone to be your priority while allowing yourself to be their option.»
Никогда не позволяйте кому-то быть вашим приоритетом, позволяя себе быть их выбором.
~ Mark Twain
В нашей статье вы узнаете, какой структуры и принципов нужно придерживаться при составлении письмо-приглашение, а также ознакомитесь с примером написания письмо-приглашение на английском языке.
Примеры писем приглашений на английском языке с переводом
Написание письма может понадобиться при сдаче языкового экзамена, при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом,при устройстве на работу.
Время — это деньги. Сегодня мы не можете позволить себе тратить его приглашая всех лично. В таком случае наилучшим вариантом является написать письмо-приглашение.
Пригласительное письмо обычно пишут для приглашения на такие мероприятия, как семейное торжество, вечеринка, бизнес встреча или социальное мероприятие. Все эти типы пригласительных писем можно разделить на две категории: деловое и личное. В любом из этих писем Вам необходимо придерживаться одной структуре письма.
Деловое письмо-приглашение на английском языке
Приглашение коллег, клиентов или потенциальных клиентов на какое-либо мероприятие является важным аспектом деятельности в бизнесе. От того, насколько профессионально и эффективно составлено письмо-приглашение, зависит количество гостей, которое посетит ваше мероприятие.
Главные правила при написании письмо-приглашение на английском языке:
В деловом письме-приглашении обязательным условием является обращение по имени к читателю (Dear Mr. Smit), возможно это потребует немного больше усилий, но всегда приятнее получить письмо адресованное именно Вам, а не написано обезличенными фразами типа: Dear Colleague.
В пригласительном письме бизнес-стиля Вы всегда должны использовать формальный тон, потому что Вы обычно пишите такие письма деловым партнерам.
Письмо-приглашение должно быть кратким и отвечать на вопросы Что? Где? Как?, т к люди бизнеса дорожат своим времени.
Предложите какой-нибудь стимул: бесплатный обед на мероприятии или розыгрыш призов. Этим вы покажете, что дорожите временем приглашенных. Кроме того, стимул будет держать гостей до самого конца мероприятия.
Пишите приглашение задолго до самого мероприятия. Это поможет приглашенным спланировать свой визит к вам. Убедитесь, что в этот день нет каких-нибудь важных праздников или футбола.
- Внимательно проверьте письмо на предмет грамматики и стилистики. И дайте прочитать письмо другому человеку, чтобы он нашел ошибки, которые пропустили вы. Письмо с ошибками может свести на нет все ваши предыдущие усилия.
| Пример приглашения | Перевод |
|---|---|
| Dear Ms Blue, It gives us great pleasure to invite you to our annual partners appreciation event on Friday, the 29 of October at 6 p.m. We believe it to be a wonderful opportunity for us to learn more about your company, establish strong business relations and have a good time. We look forward to seeing you at the event. Sincerely yours, Alexander Pemsky CEO | Уважаемая мисс Блу, С превеликим удовольствием приглашаем Вас на наше ежегодное мероприятие по чествованию наших партнеров, которое состоится в пятницу, 29 октября, в 18:00. Мы убеждены, что это станет прекрасной возможностью для нас узнать больше о Вашей компании, наладить прочные деловые отношения и приятно провести время. С нетерпением ждем встречи с Вами на нашем мероприятии. Искренне Ваш, Александр Пемский Генеральный директор |
Написать письмо-приглашение на английском языке
Строго придерживайтесь правил оформления, когда пишите письмо-приглашение, ранее мы. Однако учтите, что письмо-приглашение не может быть длинным. Там должна находиться самая нужная информация и совсем немного фраз в стиле «мы очень рады пригласить вас на встречу».
Приветствие/ вступление + имя человека, которому это приглашение адресовано.
Основная часть, в которой находится информация: по какому поводу приглашение, место и время встречи, а также дополнительная информация (к примеру, в какой одежде следует прийти или что с собой принести).
- Заключение/ Подпись
Письмо-приглашение на английском другу
Вашему другу всегда будет приятно получить письмо-приглашение от вас.
| Пример приглашения | Перевод |
|---|---|
| Dear William, Thank you for your letter. I was very happy to receive it. I miss you and your family. I will always remember the interesting places which we visited. It was the best holiday ever. I want to invite you to my city. I will be very happy if you agree to come. I am looking forward to your early reply. Love, Debbie. | Дорогой Уильям, Спасибо за твое письмо. Я очень рада получить его. Я скучаю по тебе и твоей семье. Я всегда буду помнить те интересные места, которые мы посетили. Это был лучший отпуск. Я хочу пригласить тебя в мой город. Я буду очень рада, если ты согласишься приехать. Я с нетерпением жду твоего скорого ответа. С любовью, Дебби. |
Письмо-приглашение на английском для визы
Если вы хотите получить гостевую визу в США , то принимающая сторона оформляет письмо-приглашение от своего имени. Приглашение-письмо может быть от друзей, родственников, партнеров по бизнесу, организаторов различных мероприятий. Ниже мы приводим один из вариантов того, как может выглядеть такое приглашение.
| Пример приглашения | Перевод |
|---|---|
| 08.08.2018 The USA Embassy, 7834 East street Chicago, Illinois Letter of Invitation for : Passport No:XXX77777 Dear Madam Kira | 08.08.2018 Посольство США, 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Письмо с приглашением: Паспортный номер: XXX77777 Уважаемая госпожа Кира |
ienglish.ru
Подготовка и рассылка приглашений на торжественные мероприятия
Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями – один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.
Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!
По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.
Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.
СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ
Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!
КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ПРИГЛАШЕНИЙ
1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.
2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).
3. Составить список имен для печати в типографии.
4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.
5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.
6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.
7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных). Пример такого текста:
8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.
9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.
10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение. Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей. Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.
11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.
12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.
13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.
Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1–4[1] .
Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки
Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии
Примечание:
Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.
Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки
Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения
ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ
Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.
■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант).
Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr. Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.
Также необходимо обратить внимание на то, что запятая после обращения придает тексту будничный характер или подчеркивает сдержанный деловой тон. Восклицательный же знак указывает на важность или торжественность мероприятия. В случае, когда после обращения стоит запятая, дальнейший текст должен писаться со строчной буквы, после восклицательного знака – с прописной.
Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.
■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).
■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата – March 1? 2017; время начала мероприятия – 7 p.m.; адрес – Leningradsky av. 40, Moscow.
■ Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.
Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).
Оптимальным вариантом представления программы в приглашении может быть следующий:
Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.
Формат может быть разным – все зависит от специфики мероприятия. Главное – дать гостям представление о том, что их ожидает, чтобы они могли планировать собственное время.
■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.
Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.
■ Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.
Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.
РАСШИФРОВКА ОСНОВНЫХ ДРЕСС-КОДОВ
■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.
Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP[2]. В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.
Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.
■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).
■ Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках)[3].
■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ
Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».
Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.
Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы, рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.
Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.
Приглашение на мероприятие, цель которого – собрать как можно больше гостей, будет ярким и броским.
На личном приглашении, например свадебном, вполне уместны как вензеля и сердечки, так и сдержанный цветочный фон.
При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.
НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ
На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.
Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.
Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему. Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию.
ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ
По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей – охраны, водителей или помощников виновника торжества.
Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.
Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение.
Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.
КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЯ
Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения.
В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других – достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).
Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки.
В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом. Например:
М.И. Петров имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина Посла на обед во вторник, 10 марта, в 20:00, которое он с удовольствием принимает.
или
М.И. Петров в связи с отъездом в отпуск, к сожалению, не сможет принять любезное приглашение господина Посла на обед во вторник, 10 марта с.г.
При подготовке частного личного мероприятия обычно обходятся без бумажной версии приглашений – ограничиваются электронными. В этом случае задача для гостя и вовсе упрощается. Как правило, электронные приглашения предусматривают возможность сообщить организатору мероприятия о своем решении одним кликом – по слову «Принять» или «Отклонить». Ответ автоматически уходит отправителю.
Работа с приглашениями порой оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд. Однако успешно справившись с этой частью подготовки мероприятия, организатор может быть уверен, что существенный пласт задач уже выполнен! Впереди еще много трудов и хлопот, но это уже скорее рутинные организационные моменты. Непростой процесс одновременного взаимодействия с десятками приглашенных гостей уже позади. Остальное – дело техники.
[1] Таблицы можно скачать в «Сервисе форм».
[2] RSVP – от фр. respondez, s’il vous plait – просьба ответить.
[3] Подробнее об организации и проведении торжественных мероприятий см.: Жемчугова С.А. Церемония награждения: как организовать и провести // Секретарь-референт. 2017. № 1. С. 4–13.
С.А. Жемчугова
www.profiz.ru
Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения
Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.
Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.
СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ
Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, не — обходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!
Как составить список приглашений
1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли, и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.
2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).
3. Составить список имен для печати в типографии.
4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.
5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.
6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.
7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных).
Пример такого текста:
protokol-etiket.ru
Письмо приглашение от организации
Приглашение для иностранца от организации: правила оформления, цены и порядки
| Срок действия: | 90 дней (до 5 лет) |
|---|---|
| Кратность визы: | Многоразовая |
| Срок оформления: | 5-10 минут |
| Стоимость приглашения на визу: | 3390 РУБ — Оформи приглашение! |
Кроме выдачи приглашений для иностранцев на бланках УФМС или Телексом, в 2005 г. у аккредитованных организаций появилась возможность выдавать приглашения на собственных бланках. Выдавать приглашения на своих бланках аккредитованные организации имеют право гражданам ЕС и гражданам США. Это было сделано для расширения деловых отношений между РФ и этими странами в рамках упрощения визового режима.
Для того, чтобы получить визу в Россию граждане ЕС или США могут обратиться в посольство или консульство РФ, предъявить письмо приглашение бланке аккредитованной компании, заполнить анкету на визу и оплатить консульский сбор.
Приглашение на бланке компании для граждан Евросоюза и США действительно только при оформлении бизнес визы.
Большим преимуществом является то, что при оформлении такого приглашения, необходимо затратить всего 1 день, в то время как для оформления приглашений на бланке УФМС или Телексом потребуется гораздо больше времени. К недостаткам приглашения, оформленного на бланке аккредитованной компании, относится то, что приглашающая организация, выдающая приглашение, никаких проверок (на отсутствие нарушений законодательства РФ и выдворений из страны в прошлые его визиты) не проводит. Все эти проверки будут проведены уже в консульстве или посольстве после подачи пакета документов на получение визы.
Образец приглашения от организации
Наша компания предоставляет услугу по оформлению делового приглашения. Мы рекомендуем оформлять приглашения именно на бланках организации, так как консульства по всему миру знают эту компанию, что гарантирует выдачу визы.
Оформить деловое (бизнес) приглашение в Россию для иностранных граждан в виде письма
Наша компания рекомендует гражданам ЕС, США, Японии и Китая оформлять именно письмо-приглашение от организации, т.к:- Письмо-приглашение дешевле телекса и приглашения на бланке УФМС
- Оно оформляется онлайн за пять минут и приходит к Вам на имейл сразу после проведения оплаты
- Кроме того оригинал приглашения для подачи в Консульство РФ не требуется и вы НЕ потратите деньги на почтовые услуги для пересылки оригинала
- По данному виду приглашения при наличии 2-х и более предыдущих бизнесс-виз в Россию возможно получение приглашения в Россию и визы по нему сразу на 3 года!
Сделайте три простых шага:
- заполните анкету
- оплатите кредитной картой или paypal
- получите приглашение мгновенно после оплаты на свой имейл
Заказать письмо приглашение онлайн! Цена от $55.00
В случае если все документы в порядке и проверка не выявит нарушений, виза в Россию гражданам ЕС по приглашению на бланке аккредитованной компании может быть выдана на срок до 5 лет, а гражданам США – на срок до 3 лет.
Читайте подробнее: Зачем Телекс или приглашение УФМС, когда можно взять приглашение для организации
Внешний вид приглашения от аккредитованной организации не закреплен законодательно, поэтому он может быть произвольным. Но в таком приглашении обязательно должны указываться учетный номер компании, выдавшей приглашение, паспортные данные, сроки действия визы и ее кратность. Такое приглашение обязательно должно быть заверено подписью руководителя компании и ее печатью.
Более подробную информацию о том, как получить бизнес-визу в Россию, можно найти в разделе Деловая (Бизнес) виза в Россию для иностранцев.
goingrus.com
| ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 | УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования) | госстандарт | 1,12 MB | 614 | |
| ГОСТ Р 51141-98 | ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное) | госстандарт | 504,32 KB | 742 | |
| Инструкция по делопроизводству | Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятии | стандарт | 488,93 KB | 658 | |
| Закон РФ N 149-ФЗ | Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации | закон | 56,79 KB | 325 | |
| Об акционерных обществах | Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) «Об акционерных обществах» | закон | 886,53 KB | 279 | |
| ОК 011-93 | Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) — ред. от 26.09.2013 | классификатор | 1,96 MB | 509 | |
| Указания Госкомстата | Указания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты | инструкция | 35,69 KB | 385 | |
| Форма Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу | шаблон | 14,71 KB | 741 | |
| Форма Т-2 | Личная карточка работника | шаблон | 26,18 KB | 546 | |
| Форма Т-2ГМС | Личная карточка государственного (муниципального) служащего | шаблон | 25,68 KB | 288 | |
| Форма Т-3 | Штатное расписание | шаблон | 16,35 KB | 589 | |
| Форма Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника | шаблон | 17,43 KB | 263 | |
| Форма Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | шаблон | 15,10 KB | 379 | |
| Форма Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | шаблон | 14,79 KB | 497 | |
| Форма Т-7 | График отпусков | шаблон | 15,59 KB | 536 | |
| Форма Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении) | шаблон | 14,88 KB | 377 | |
| Форма Т-9 | Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку | шаблон | 14,65 KB | 482 | |
| Форма Т-10 | Командировочное удостоверение. | шаблон | 27,38 KB | 380 | |
| Форма Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. | шаблон | 15,70 KB | 346 | |
| Форма Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | шаблон | 43,00 KB | 392 | |
| Форма Т-12 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | шаблон | 152,00 KB | 440 | |
| Форма Т-13 | Табель учета рабочего времени | шаблон | 51,00 KB | 461 | |
| Форма Т-49 | Расчетно-платежная ведомость | шаблон | 94,00 KB | 325 | |
| Форма Т-51 | Расчетная ведомость | шаблон | 50,50 KB | 326 | |
| Форма Т-54 | Лицевой счет | шаблон | 47,00 KB | 323 | |
| Форма Т-54а | Лицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. | шаблон | 35,00 KB | 258 | |
| Форма Т-60 | Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику | шаблон | 43,50 KB | 317 | |
| Форма ТД-1 | Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014. | шаблон | 31,96 KB | 363 | |
| Форма 00 | Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона — Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны — Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. | шаблон | 38,50 KB | 299 | |
| Форма Т-61 | Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | шаблон | 40,00 KB | 299 | |
| Форма Т-73 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы | шаблон | 33,00 KB | 334 | |
| Правила по составлению инструкции по ДП | Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва ‘О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти’ | приказ | 236,90 KB | 300 | |
| Инструкция 01 | Должностная инструкция начальника отдела кадров | инструкция | 54,50 KB | 517 | |
| Инструкция 02 | Должностная инструкция начальника производственного отдела | инструкция | 50,50 KB | 272 | |
| Инструкция 03 | Должностная инструкция начальника технического отдела | инструкция | 49,50 KB | 288 | |
| Инструкция 04 | Должностная инструкция начальника финансового отдела | инструкция | 53,00 KB | 245 | |
| Инструкция 05 | Должностная инструкция начальника хозяйственного отдела | инструкция | 49,00 KB | 342 | |
| Инструкция 06 | Инструкция по ведению делопроизводства | инструкция | 151,00 KB | 771 | |
| Положение 01 | Положение о генеральном директоре ЗАО | положение | 95,00 KB | 262 | |
| Положение 03 | Положение о материальном стимулировании работников | положение | 86,00 KB | 329 | |
| Положение 02 | Положение о дисциплинароной и материальной ответственности | положение | 62,50 KB | 356 | |
| Положение 04 | Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудников | положение | 52,00 KB | 333 | |
| Положение 05 | Положение о производственном отделе предприятия | положение | 92,50 KB | 267 | |
| Положение 07 | Положение об отделе кадров предприятия | положение | 54,50 KB | 517 | |
| Положение 06 | Положение об отделе делопроизводства предприятия | положение | 52,00 KB | 456 | |
| Правила 01 | Правила внутреннего трудового распорядка для работников | правила | 122,50 KB | 442 | |
| Устав 01 | УСТАВ закрытого акционерного общества — туристической компании | устав | 180,00 KB | 257 | |
| Устав 02 | Устав ЗАО | шаблон | 171,50 KB | 274 | |
| Устав 03 | Устав ООО | шаблон | 158,00 KB | 324 | |
| Анкета 01 | АНКЕТА для приема на работу | анкета | 27,77 KB | 592 | |
| Заявление | Заявление о приеме на работу | шаблон | 24,71 KB | 634 |
office-profi.ru