Работа с эдо что это – как начать обмен электронными документами

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы «Криптопро». Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить «Соглашение об обмене электронными документами».

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и «облачное» хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

fb.ru

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.

habr.com

С чего начать переход на ЭДО — Диадок

Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков, при доставке контрагенту, у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.

От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
Себестоимость	бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5  пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 .	электронного документа любого объема — 0  пакета электронных документов любого объема — 0 .
Отправка	почтой — от 40-60  курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения.	входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9  в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.
Архив	помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона.	условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.

	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
Подготовка документов	Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца.	Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».
Отправка	В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток.	Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров	В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток.	Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25750 , тогда как при документообороте через Диадок — 3 500 .

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
 

Веб-версия

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Модуль для 1С

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Купить модуль Диадока 1С

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Задать вопрос во интеграции

 

Внедряем ЭДО пошагово

Внесите изменения в учетную политику

Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

 

Составьте цепочку документооборота

Проанализируйте действующую схему документооборота. Определите, какие сотрудники задействованы в работе с документами, кто может их редактировать, кто согласовывать без права подписи, кто подписывать
и т. д.

 

Выберите оператора и систему ЭДО

Посмотрите, сколько ваших контрагентов работает в системе ЭДО. Почитайте отзывы клиентов, протестируйте системы на удобство и техподдержку на качество. Убедитесь, что оператор развивает роуминг.

 

Подберите техническое решение

Выберите, каким способом хотите работать с ЭДО: через веб-интерфейс или модуль для 1С. Если требуется интеграция с вашей учетной системой — убедитесь в компетенции оператора, почитав отзывы клиентов.

 

Подключаем контрагентов

Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов. В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае  и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.

По нашим данным, каждая третья компания при правильном информировании соглашается принимать электронные документы. Любой желающий может посмотреть, кто из его контрагентов уже входил в Диадок — просто воспользуйтесь поиском на главной странице веб-версии.

www.diadoc.ru

Электронный документооборот 1С ЭДО: описание, возможности

Содержание статьи

Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.

Что такое 1С-ЭДО и для чего он нужен?

С абсолютной уверенностью можно сказать, что все документы действующих хозяйствующих субъектов формируются изначально в электронном виде с применением компьютерной техники. Это и письма в различные государственные органы и контрагентам, счета-фактуры, накладные, годовые и квартальные отчеты. Затем происходит процесс распечатывания на принтере, визирование у лиц, имеющих право подписи, отсылка корреспонденции либо, опять же, сканирование уже с подписями и печатями компании с последующей отправкой адресату в электронном виде.

Система электронного документооборота 1С позволяет экономить до 90% времени компании на осуществление всех вышеуказанных операций. В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.

Компания 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности Такском разработала модуль «1С-Такском», позволяющий организовать электронный документооборот не только с контролирующими органами, но и с контрагентами компании, а также вести внутренний документооборот. Соответствующий модуль реализован почти во всех продуктах семейства 1С.

Затраты на внедрение ЭДО

Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере).

Настройка ЭДО в 1С. Электронный документооборот между организациями

После проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».

При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.

Также возможно внести изменения в карточки уже введенных в систему контрагентов.

Далее необходимо перейти в меню «Администрирование – Обмен электронными документами».

Ставим галочку в ячейке «Электронные подписи» раздела «Электронные подписи и шифрование».

Важно! Для облегчения работы в 1С-ЭДО разработчики предусмотрели возможность электронной отправки «Заявления на выпуск сертификата» в удостоверяющий центр.

Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования», заполнить поля заявления, распечатать его, либо направить в удостоверяющий центр в электронной версии.

Далее нажимаем раздел «Обмен с контрагентами», который раскрывается следующими подразделами.

При установлении галочки в поле «Сервисы ЭДО» подразделы автоматически становятся активными. Необходимо выбрать «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С-Такском». При нажатии данных ячеек открывается окно «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».

При нажатии ячейки «Сертификат» открывается окно «Выбора сертификата для шифрования и расшифровки данных», в котором вы можете выбрать приобретенный для отправки корреспонденции сертификат.

После выбора сертификата нужно нажать на кнопку «Далее», в открывшемся окне набрать выданный оператором передачи данных пароль.

После необходимо вернуться в окно «Подключения к сервису 1С-ЭДО» и последовательно заполнить поля идентификатора организации и закрыть окно, нажав кнопку «Готово».

При подключении к сервису 1С-Такском также необходимо последовательно заполнить аналогичные поля выбора сертификата и внесения пароля.

В профиле настроек ЭДО открывается окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами», в котором последовательно заполняются поля идентификатора организации (он выдается при регистрации компании в системе ЭДО, его необходимо запросить у оператора передачи данных), способ обмена и сертификат.

После заполнения профилей настроек ЭДО необходимо перейти в подраздел «Настройки ЭДО». Данный раздел заполняется по каждому контрагенту отдельно.

При нажатии кнопки «Создать» возникает окно, в котором последовательно заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, его договор и идентификаторы получателя и отправителя.

Электронный документооборот через 1С настраивается по желанию потребителя с проверкой полученной корреспонденции в соответствии с расписанием (один раз в день или же ежечасно). Данная функция становится весьма актуальной в свете того, что в соответствии с действующим законодательством компании обязаны проверять корреспонденцию из Пенсионного фонда ежедневно.

Электронный документооборот в организации настраивается как с автоматической отправкой корреспонденции, так и с ручной, когда бизнес-процесс требует дополнительного контроля в этой части.

В случае заполнения в реквизитах организации логотипа и печати организации, в электронных документах проставляются отсканированные печать и подписи ответственных лиц.

wiseadvice-it.ru

как это работает — Диадок

Электронный документооборот — обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.

Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой. В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.

Отличие Диадока от e-mail — полная прозрачность. Отправитель видит в ящике актуальный статус каждого исходящего документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Диадок автоматически формирует протокол передачи по каждому циклу документооборота, в котором фиксирует любой действие, произведенное сторонами с документом. Протокол передачи можно скачать или распечатать.

Поставщик формирует документы в редакторе Диадока или загружает их с ПК, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить». Как работает система электронного документооборота в этот момент? Диадок автоматически проверяет:

• сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
• формат документов;
• соответствие данных в конкретном документе.

Если Диадок находит ошибки, пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

www.diadoc.ru

Как правильно работать с электронным документооборотом

Сейчас всё чаще и чаще мы слышим о таком термине, как электронный документооборот (ЭДО). Некоторых бухгалтеров это пугает, но на самом деле новшество нацелено на упрощение работы с документами, а также с их последующим обменом. Конечно не все пока знают как работать с ЭДО и даже как начать им пользоваться. В этой статье мы рассмотрим основные моменты, которые помогут внедрить в Вашу компанию электронный документооборот.

ЭДО по виду взамодействия условно можно поделить на 3 вида: 

1. Веб-клиент специализированного сервиса ЭДО.
2. Интеграция с бухгалтерской учетной системой.
3. Интеграция с системой документооборота.

Теперь давайте рассмотрим каждый способ более подробно:

Веб-клиент специализированного сервиса ЭДО

В данный момент на рынке облачного документооборота уже присутствует как минимум несколько сервисов, заслуживающих внимания: qFlow, Контур, Комитет24, СБиС и др. Такие сервисы предлагают ведение ЭДО с помощью веб-интерфейса, т.е. прямо на сайте сервиса с помощью любого интернет-браузера. Для работы нет необходимости устанавливать какие-либо программы. на свой компьютер. Обычно для начала работы необходимо зарегистрироваться, установить электронную цифровую подпись (ЭЦП), оплачиваете услуги и всё — Вы можете работать. В таких сервисах ЭДО Вы можете создавать, просматривать, редактировать документы, выгружать для обмена с контрагентами и др. 

Плюсы данного вида решения очевидны: во-первых, Вы можете работать из любой точки Планеты, Вам необходимо только знать логин и пароль для доступа к сервису. Во-вторых, разработчики сервиса постоянно его дорабатывают, внедряют новый функционал с учетом изменений в Законодательстве РФ.

Из минусов стоить отметить пожалуй только один — работать в веб-интерфейса с большим количеством документов не самый удобный способ, поэтому он подходит в основном для небольших компаний с небольшим количеством транзакций в документообороте.

Интеграция с БУС (бухгалтерской учетной системой)

Большинство бухгалтеров работают в популярных программах по ведению бухучета, например в 1С: Бухгалтерия, СБиС, Галактика, SAP и др. Было бы неразумным не использовать в них ЭДО. Конечно же, интеграция сервисов ЭДО с БУС уже реализовано и она идеально подходит для как для средних, так и достаточно крупных компаний, которые имеют достаточно большой объем документооборота.

Преимущества такой интеграции заключается в том, что бухгалтеры работают с документами в привычной для них программе, что сокращает время на обработку электронных документов и снижает риск ошибки. Стоит заметить, что многие операторы ЭДО бесплатно предоставляют типовые решения, которые можно без особого труда установить на свой компьютер. 

Такой способ зачастую используется в компаниях с устойчивым объемом продаж, постоянным документооборотом с большим количеством номенклатурных позиций. Обезопасить свой бренд компании необходимо регистрацией товарного знака. Не всегда бренд соответствует уникальности, что может повлечь за собой серьезные проблемы и разберательства в суде. Как провести процедуру регистрации ТМ без потерь времени и средств читайте на сайте и обращайтесь за помощью к профессионала в этой сфере. Они проведут регистрацию по всем нормам с минимальными рисками.

Интеграция с системой документооборота (СЭД)

Если Вы уже используете СЭД в своей компании, то можно интегрировать её с одним из сервисом обмена ЭДО. У многих операторов уже существуют так называемые типовые коннекторы, которые при этом абсолютно бесплатны. Преимущество такой интеграции заключается в том, что Вам не надо распечатывать документы для обмена с контрагентами — система сама определит через какого оператора отправить тот или иной документ. 

Если у Вас остались вопросы после прочтения данной статьи, то Вы можете обсудить её в социальных сетях задав вопрос в одной из нашей группе. Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у наших специалистов. Звоните!

podati.ru

Kак СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой #внедрение #СЭД #ECMJ

На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.

Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble».

СЭД и ЭДО существуют достаточно давно, но тема развития ЭДО в дополнение с СЭД остается актуальной. Еще очень большое число компаний только присматривается к технологии ЭДО, несмотря на то что она активно поддерживается контрольно-надзорными органами РФ и немало компаний успешно используют ее уже несколько лет.

Некоторые компании до сих пор не различают СЭД и ЭДО, считая, что наличие СЭД автоматически означает наличие ЭДО. Однако СЭД, с точки зрения IT-архитектуры, только система, в которой могут электронным образом обращаться как настоящие безбумажные (электронные документы), так и сканированные копии бумажных документов. В итоге многие компании при наличии у них СЭД полагают, что у них есть настоящий ЭДО, но при этом продолжают подписывать документы на бумаге и платить за их сбор, обработку и архивирование.

В то же время многие компании, уже имеющие СЭД, начинают внедрять на внешнем и внутреннем документообороте именно электронные документы. Это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. Именно такое постепенное развитие (сначала СЭД и далее ЭДО) является одним из типовых сценариев усовершенствования управления документопотоками компании.

Электронные документы в ЭДО – это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе.

Этапы внедрения юридически значимого ЭДО

Выделим основные этапы внедрения юридически значимого ЭДО в компании (при условии, что уже есть СЭД).

Этап 1. Анализ имеющихся документопотоков для последующего перевода на ЭДО. Принимайте во внимание как существующие законодательные, так и требования внутреннего контроля, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. В результате будет сформирован набор документопотоков и каждому присвоен приоритет.

Этап 2. Анализ форматов будущих электронных документов. Он включает оценку возможности и необходимости использовать структурированные и неструктурированные форматы электронных документов, исходя из законодательных требований и обычаев делового оборота. Таким образом по каждому виду документа будет утвержден формат, который будет использоваться в ЭДО.

Этап 3. Анализ модели использования различных типов электронных подписей в компании, от простой до квалифицированной. Для этого оцените требования к типу электронной подписи по каждому виду документов как внутри предприятия, так и на законодательном уровне. Ответьте еще на вопросы:

●   будете ли вы отправлять пакеты документов в расчете на одну хозяйственную транзакцию или на один тип документа,

●   сотрудники каких уровней и каких структурных подразделений будут участвовать в процессе согласования и подписания документа.

В результате получите модель управления электронной подписью в компании, на основе которой можно реализовать этапы 3 и 4.

 

Этап 3. Анализ дизайна подключения операторов ЭДО. На данном этапе вам надо определиться:

●   будете ли привлекать стороннего оператора, например, в случае отсутствия законодательных требований для этого;

●   сколько операторов будете подключать;

●   можно ли применять роуминг между ними;

●   насколько операторы покрывают целевую аудиторию ваших контрагентов;

●   насколько применимы интеграционные решения операторов ЭДО с учетными и СЭД- системами.

Ответы на эти вопросы помогут сформировать карту подключений, в том числе операторов ЭДО.

Этап 4. Анализ возможностей СЭД в части интеграции с ЭДО. Проверьте, поддерживает ли существующая СЭД новые технологические требования в части объемов хранения и проверки достоверности электронной подписи, архивирования и длительного хранения электронных документов, их передачи контрольно-надзорным органам, а также требований конечных пользователей ЭДО в части удобства процесса применения электронной подписи. В результате вы получите дизайн интеграции CЭД с технологиями ЭДО. В некоторых случаях организации меняют имеющуюся СЭД на более современные аналоги, чтобы технологически улучшить управление документооборотом.

Этап 5. Формирование внутренних нормативных документов по системе внутренних организационных и технологических контролей в процессе ЭДО, по использованию электронных подписей в компании. В результате будет составлен план формирования таких документов и технических регламентов компании, которые защитят ее от возможных будущих разногласий с сотрудниками, контрагентами и контрольно-надзорными органами в части признания достоверности и корректности применения электронной подписи. Кроме того, при формировании содержания данных документов компании обычно прорабатывают вопросы защиты от рисков утраты информации и ее недобросовестного использования, и соответствующие решения внедряются в операционные процессы и регламентирующие их нормативные документы.

Как избежать ошибок

При внедрении технологии ЭДО на базе СЭД уделите особое внимание трем моментам. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

1. Не всегда и не все нуждающиеся в переходе на ЭДО документопотоки переведены в СЭД. Некоторые документопотоки могут находиться непосредственно в учетной системе, либо продолжать быть в бумажном виде по разным причинам. При внедрении ЭДО стоит комплексно рассмотреть данные бумажные и электронные документопотоки на предмет их централизации в СЭД, при наличии объективных предпосылок для этого.

2. Не все системы электронного документооборота могут поддерживать надлежащую степень удобства удаленной работы. В итоге при переходе с бумажного документооборота с собственноручной «быстрой» подписью получится, что время, затрачиваемое на аналогичную операцию с использованием технологии ЭДО, увеличится. А причиной этому будет длительность обработки данных в существующей СЭД в режиме удаленного доступа.

3. Не все глобальные системы электронного документооборота достаточно адаптированы к российским реалиям. При выборе оператора обращайте внимание на опыт по реализации схожих проектов и конкурентные цены на поддержание технологии российского ЭДО в работоспособном состоянии в процессе его внедрения и/или использования. Еще один важный момент — это место хранения архива ЭДО в части документов, содержащих персональные данные.

 

Подытоживая вышесказанное, в наше время стремительного развития информационных технологий умение компании находить и применять правильные решения служит одним их ключевых факторов успеха, который обеспечивает ей высокую эффективность, управляемость и готовность к новым вызовам технологического времени.

Источник: CFO Cafe

ecm-journal.ru