Рб сроки хранения документов в организации

Содержание

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988
утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа

Организации

Срок хранения

Основание

Бухгалтерский учет и отчетность

Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
Регистры бухгалтерского учета	Организации	В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года	ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Главная книга	Организации	5 лет при условии проведения проверки (ревизии)	ст. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы учетной политики
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	Экономические субъекты	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз	ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней	Организации	В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года	ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): — сводная годовая (консолидированная)		Постоянно <2>	ст. 351 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— годовая		Постоянно
— квартальная		5 лет. При отсутствии годовых — постоянно
— месячная		1 год. При отсутствии годовых, квартальных — постоянно
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности		5 лет <1> при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно	ст. 408 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Первичные учетные документы

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)	Организации	В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года	ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
	Организации	5 лет при условии проведения проверки (ревизии)	ст. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)	Организации	5 лет при условии проведения проверки (ревизии)	ст. 459 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Путевые листы

Организации

5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда, — 75 лет

ст. 842 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы учета путевых листов

Организации

5 лет

ст. 844 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы по расчетам с персоналом по оплате труда (расчетные ведомости, табуляграммы, документы по заработной плате, документы о выплате пособий)
Документы о получении заработной платы и других выплат: — сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;	Организации	5 лет при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов — 75 лет	ст. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности	Организации	5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи	Организации	5 лет	ст. 415 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Инвентаризационные описи

Организации

Постоянно <2>.

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) — 5 лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

ст. 427 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Организации

Постоянно <2>

ст. 428 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы по основным средствам
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации	Организации	Постоянно <2>	ст. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

ДОГОВОРЫ И КОНТРАКТЫ (в том числе договоры подряда, договоры поставки, государственные и муниципальные контракты)
Договоры подряда с юридическими лицами	Организации	5 лет после истечения срока действия договора <1>	ст. 440 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ по трудовым договорам, договорам подряда	Организации	5 лет. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет	ст. 456 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, в том числе договоры поставки	Организации	5 лет после истечения срока действия договора, соглашения <1>	ст. 436 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг	Организации	5 лет <1>. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянно <2>	ст. 272 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Налоговый учет и отчетность

Общие вопросы
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов	Налогоплательщики	В течение 4 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов	Налоговые агенты	В течение 4 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

Налоговые декларации

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Организации

5 лет <1>

ст. 392 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Налог на добавленную стоимость (счета — фактуры; журнал учета счетов — фактур; книга покупок и книга продаж, дополнительные листы к ним и др.)
Счета — фактуры	Организации	4 года	ст. 368 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде	Лица, указанные в п. 1 и п. 1(1) Правил	В течение не менее 4 лет с даты последней записи	абз. 5 п. 13 Правил, приведенных в приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде	Покупатели	В течение не менее 4 лет с даты последней записи	абз. 4 п. 24 Правил, приведенных в приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде	Продавцы	Не менее 4 лет с даты последней записи	абз. 4 п. 22 Правил, приведенных в приложении N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Полученные документы: — копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами;	Лица, указанные в п. 11 Правил	В течение не менее 4 лет с даты последней записи	п. 11 Правил, приведенных в приложении N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
— таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;
— заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС;
— заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
— документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии;
— первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС в порядке, установленном пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ
Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со статьей 171(1) НК РФ
Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи)	Участники электронного документооборота	В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур	п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н

Налог на доходы физических лиц
Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерские отчеты, документы, подтверждающие факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов	Налоговые агенты	В течение 5 лет	абз. 2 п. 4 ст. 226.1 НК РФ

Налог на прибыль организаций
Документы, подтверждающие расходы на обучение	Налогоплательщики	В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет	абз. 5 и абз. 6 п. 3 ст. 264 и п. 4 ст. 283 НК РФ
Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации		В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка		В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков

Упрощенная система налогообложения
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду	Налогоплательщики	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ

Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду	Налогоплательщики	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ

Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов	Инвестор по соглашению или оператор соглашения	В течение всего срока действия соглашения	п. 2 ст. 346.42 НК РФ
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности	Инвестор (оператор)	Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению	абз. 4 п. 2 Указаний, утв. Приказом Минфина России от 11.08.1999 N 53н

Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды (в том числе расчетные ведомости по отчислению страховых взносов; документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов)
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	Плательщики страховых взносов	В течение 6 лет	пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: — годовые	Организации	Постоянно	ст. 390 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— квартальные	Организации	5 лет. При отсутствии годовых — постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал — постоянно.
Сертификаты ключей ЭП	Страхователи — участники электронного документооборота	В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году	п. 5.2, п. 6.2 и п. 6.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом ФСС РФ от 12.02.2010 N 19
Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС).		Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ (Фондом)
Квитанция о получении Расчета либо Квитанция< о получении Расчета с ошибками		Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в Фонд

Акцизы
Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акциза	Налогоплательщики	Не менее 4 лет	абз. 6 п. 10 и абз. 3 п. 17 ст. 204 НК РФ
Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа	Организации	Не менее 4 лет	абз. 6 п. 10 и абз. 3 п. 17 ст. 204 НК РФ
Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок	Организации, осуществляющие производство алкогольной продукции на территории РФ	Не менее 5 лет с момента окончания его заполнения	п. 10 Порядка, приведенного в приложении N 2 к Приказу Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 N 42н
Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию
Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок
Журналы учета акцизных марок	Импортеры табачной продукции иностранного производства	Не менее 3 лет	абз. 2 п. 14 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.02.2010 N 76
Журналы учета специальных марок	Производители табачной продукции	Не менее 3 лет	абз. 2 п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.01.2010 N 27

Налог на добычу п

buhuchet-info.ru

Соблюдайте сроки хранения документов – и неприятных ситуаций с контролирующими органами не будет

Организация архивного делаи делопроизводства – обязанность каждой организации

Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в себя установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда РБ, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов, комплектования архивов государственных органов и иных организаций (ст. 6).

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (ст. 4).

Постановление Совета Министров РБ от 20.03.2012 № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь»

Постановлением определен перечень республиканских архивных учреждений и областных и зональных государственных архивов и обслуживаемых ими зон, входящих в систему государственных архивных учреждений.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143

Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов и иных организаций Республики Беларусь (п. 1). Их действие распространяется на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности. На представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, Правила распространяются лишь в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Правила регулируют вопросы работы с документами на бумажных носителях и в основном ориентированы на управленческую документацию (организационно-распорядительную, финансовую, бухгалтерскую, статистическую и др.). Вопросы работы со специальной документацией (научно-технической, аудиовизуальной), документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи, рода), регламентированы специальными нормативными правовыми актами.

В гл. 3 Правил прописаны вопросы работы архива организации. Так, работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства РБ в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами (п. 8).

Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (п. 9).

Акты законодательства, которыми необходимо руководствоваться при работе со специальной документацией

Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.11.2003 № 38

Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 120

Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121

Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденная постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 132

Как определить сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации

Постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Постановлением утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

В названном Перечне под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов данного Перечня приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в гр. 3 Перечня.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9

Должное ведение документооборота и хранение в упорядоченном виде огромного количества создаваемых и накапливающихся в организации документов невозможно обеспечить без номенклатуры дел. Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150).

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описейдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации должна составляться в каждой организации. Оформляют ее на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняют в соответствии с установленной формой (п. 165).

Уничтожение документов подтверждайте актами

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплен в гл. 16 Инструкции. Непосредственный отбор документов на выделение к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 178).

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 179).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции (п. 210). Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при этом оформляется приемо-сдаточная накладная. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 212).

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196^*
__________________________
^* Постановлением Совета Министров РБ от 12.10.2012 № 926, вступившим в силу 20 октября 2012 г.,статус «бланк (документ) строгой отчетности» в отношении отдельных документов заменен на статус «бланк документа с определенной степенью защиты» и соответственно «документ с определенной степенью защиты». Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляют все субъекты в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности. Постановление № 926 не изменяет действующий порядок оборота таких документов.

Уничтожение испорченных и аннулированных бланков строгой отчетности производится с учетом норм, установленных гл. 4 данной Инструкции. Испорченные, аннулированные бланки строгой отчетности (вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции) сохраняются субъектом хозяйствования в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, по истечении которого по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных, начинается подготовка их к уничтожению (п. 15).

Для этого приказом назначается комиссия, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (п. 16).

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации, который в 3-дневный срок утверждается руководителем организации.

Необеспечение сохранности бухгалтерских документов влечет серьезные последствия

Кодекс РБ об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, с учетом последних изменений от 04.01.2014 № 120-З

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (БВ) (ст. 23.37).

Должностные лица, не обеспечившие сохранность бухгалтерских документов, привлекаются к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 4 до 35 БВ (ч. 3 ст. 12.1).

При установлении факта уничтожения бухгалтерских и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения налагается штраф в размере от 10 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.1).

Уголовный кодекс РБ от 09.07.1999 № 275-З, с учетом последних изменений от 12.07.2013 № 60-З

Помимо применения мер административной ответственности законодательство предусматривает и уголовную ответственность.

Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок (ч. 1 ст. 377).

www.gb.by

Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка

При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.

Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) <*>. В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности. Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.

В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.

Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности <*> хранить нужно 3 года вместо 5 лет.

На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством <*>.

Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов <*>, документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) <*>, документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность <*> и иные документы.

Изменения вступили в силу с 22.03.2018 <*>.

Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.

Таблица

Пункт Перечня	Вид документа	Срок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИП	Пояснение
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
169	Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности	1 год	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
173	Документы по учету валютных операций	3 года
174	Кассовые книги по валютным операциям	3 года
177	Первичные учетные документы	3 года
178	Регистры бухучета	1 год
179	Кассовые книги	1 год
180, 181	Документы о проведении зачетов взаимных требований	3 года
184, 188, 189	Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др.	3 года
194	Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности	3 года
195	Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества	3 года
198, 202	Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации	3 года
203	Акты проверок кассы	3 года
207	Документы о налогообложении организаций	3 года (ранее – 5 лет)
208	Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС	3 года
214	Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей	3 года
219	Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.)	3 года
220	Книги покупок	5 лет	С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
467, 468	Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ
649	Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
66	Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним	3 года	После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
34	Переписка по административно-хозяйственным вопросам	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
21.2	Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам	3 года (ранее — 5 лет)	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
1142,1143	Путевые листы, журналы их учета	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет

На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП <*>.

ilex.by

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Задать вопрос эксперту

ClubTK Вход/регистрация рубрики
Актуально
Анонсы
Архивное хранение
Больничные
Бухгалтерия в кадрах
Военнослужащие
Воинский учет
Гарантии и компенсации
Госслужба
Делопроизводство
Договоры
Документооборот
Должностные инструкции
Законодательство
Инвалиды
Иностранные работники
Инструкции по охране труда
Интервью
Кадровики советуют
Командировки
Конфиденциальность
Материальная ответственность
Медосмотры
Обучение и переподготовка
Оплата труда
Отпуска
Отчетность
Охрана труда
Оценка персонала
Персональные данные
Подбор персонала
Прием на работу
Проверки
Профессии
Профстандарты
clubtk.ru
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Документ
Срок
хранения
Статья
Перечня
Организация системы управления
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы
заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные
записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенности
и др.) к ним:
5
а) коллегиального исполнительного органа организации
(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)
Постоянно
<8>
б) контрольных (ревизионных) органов организации
(советов, комиссий и др.)
Постоянно
<8>
в) научных, экспертных, методических,
консультативных органов организации (комитетов
комиссий, советов и др.)
Постоянно
<8>
г) совещаний у руководителя организации
Постоянно
<8>
д) собраний трудовых коллективов организации
Постоянно
<8>
е) собраний структурных подразделений организации
5 лет, ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков
Постоянно
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,
доклады и др.) к ним:
6
а) по основной деятельности
Постоянно
б) по личному составу
75 лет, ЭПК
— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
в) по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
Проекты приказов, распоряжений
1 год
7
Правила, инструкции, регламенты, методические указания
и рекомендации:
10
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):
13
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Учредительные договоры, изменения и дополнения
к ним, протоколы учредительных собраний,
негосударственных организаций, списки учредителей
(участников)
Постоянно
14
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,
разрешения, уведомления на открытие филиалов,
представительств
Постоянно
15
Положения о структурных подразделениях организации;
коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,
экспертных, методических, консультативных органах;
о филиалах представительствах
Постоянно
16
Договоры правах и обязанностях
23
а) с руководителем организации
Постоянно
б) с членами коллегиальных исполнительных и др.
органов организации
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
в) с другой организацией
5 лет, ЭПК
Реестры акционеров
Постоянно
24
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право
на дивиденды
Постоянно
26
Штатные расписания организации, изменения к ним:
32
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
Проекты штатных расписаний, документы (справки,
предложения, заключения, переписка) по их
разработке и изменению
3 года, ЭПК
(после
утверждения)
33
Штатные расстановки
75 лет
34
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(должностные инструкции):
35
а) типовые (примерные):
— по месту разработки и утверждения
Постоянно
— в прочих организациях
3 года
(после
замены
новыми)
б) индивидуальные (персональные)
75 лет, ЭПК
(в составе
личных дел)
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением
инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),
составленные при смене:
36
а) руководителя организации
Постоянно
б) должностных ответственных и материально
ответственных лиц
5 лет
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),
представляемые структурными подразделениями
руководству организации
5 лет, ЭПК
43
Документы (программы, задания, отчеты, доклады,
переписка) о командировках
5 лет, ЭПК
45
Документы (исторические и тематические справки,
обзоры, подборки публикаций в средствах массовой
информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по
истории организации и ее подразделений
Постоянно
47
Документы (доклады, справки, отчеты, акты,
докладные записки и др.) проверок организации
Постоянно
48
Заключения ревизионной комиссии, аудитора
(аудиторской фирмы), государственных и
муниципальных органов финансового контроля
Постоянно
50
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за
выполнением их решений
5 лет, ЭПК
52
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,
актов, справок, докладных записок, протоколов,
определений, постановлений, характеристик и др.),
представляемых в правоохранительные, судебные
органы, третейские суды
5 лет
(после
вынесения
решения)
59
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
60
Типовые и примерные номенклатуры дел:
66
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и
документов об организации документов в делопроизводстве
организации, о составе и сроках их хранения):
67
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Проекты документов (номенклатур, перечней,
классификаторов дел и документов) об организации
документов в делопроизводстве организации, о
составе и сроках их хранения
3 года
(после
утверждения)
68
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о
совершенствовании документационного обеспечения
управления, внедрении современных информационных
технологий, защите информации
5 лет, ЭПК
70
Договоры о проектировании, разработке, внедрении
автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
71
Дело фонда (исторические и тематические справки,
сведения о составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фондов, паспорт архива, акты
проверки наличия и состояния приема и передачи,
выделения дел и документов к уничтожению, утратах
и повреждениях документов)
Постоянно
(на
государст —
венное
муниципаль —
ное хранение
передается
при
ликвидации
организации)
73
Описи дел:
74
а) постоянного хранения
Постоянно
(неутверж —
денные
до минования
надобности)
б) временного хранения
3 года
(после
уничтожения
дел)
Договоры, соглашения с архивными учреждениями,
иными организациями по вопросам архивного дела и
делопроизводства
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
81
Прогнозы (перспективные планы) развития организации
Постоянно
84
Концепции развития организации
Постоянно
85
Учет и отчетность
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
149
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Лицевые счета работников
75 лет, ЭПК
153
Положения о премировании работников
5 лет, ЭПК
(после
замены
новыми)
154
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат <9>; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат
5 лет
(при условии
завершения
проверки
(ревизии).
В случае
возникнове —
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел
сохраняются
до вынесения
окончатель —
ного
решения)
155
Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов
5 лет
157
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы
и контроле за их распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по заработной плате,
об удержании из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
159
Документы (копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий, оплате листков
нетрудоспособности
5 лет
161
Исполнительные листы
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
162
Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
165
Документы (акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ
5 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
75 лет)
188
Договоры о материальной ответственности
5 лет
(после
увольнения
материально
ответствен —
ного лица)
189
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования
надобности
190
Трудовые отношения
Документы (информации, справки, сведения, ведомости,
отчеты) о наличии, движении, комплектовании,
использовании работников
5 лет, ЭПК
262
Документы (справки, сведения, списки) о
высвобождении и потребности в работниках, создании
рабочих мест, половозрастной структуре и
профессионально-квалификационном составе
высвобожденных и необходимых работников
5 лет, ЭПК
263
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
264
Направления на трудоустройство работников
До минования
надобности
265
Договоры об оказании финансовой помощи на
создание и сохранение рабочих мест, на
компенсационные выплаты работникам
5 лет
266
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о
совершенствовании процессов труда
5 лет, ЭПК
268
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)
о диагностике профессиональной пригодности работников:
271
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладные
записки) об организации труда при совмещении
профессий
Постоянно
272
Журналы учета работников, совмещающих профессии
До минования
надобности
273
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,
заключения) о прогнозировании повышения
производительности труда
5 лет, ЭПК
274
Коллективный договор
Постоянно
275
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о
проверке выполнения условий коллективного договора
Постоянно
276
Документы (отчеты, справки, информации) о
переводе работников на сокращенный рабочий день
или сокращенную рабочую неделю
5 лет, ЭПК
277
Документы (заявления, докладные записки, справки,
расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
5 лет, ЭПК
278
Документы (требования, справки, сведения,
протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых
спорах с участием посредника
5 лет, ЭПК
279
Документы (сводки, сведения, докладные записки,
баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
3 года
280
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
1 год
281
Документы (акты, сообщения, информации,
характеристики, докладные записки, справки,
переписка) о трудовой дисциплине
3 года
282
Типовые нормативы по труду:
283
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Нормы выработки и расценок <10>:
284
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки,
предложения) о разработке норм выработки и расценок
5 лет, ЭПК
285
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
286
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Тарификационные ведомости
25 лет
288
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре
и применении норм выработки, расценок, тарифных
сеток и ставок, совершенствовании различных форм
оплаты труда
5 лет, ЭПК
289
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,
протоколы) о контроле за соблюдением правил
нормирования труда, расходовании фонда заработной
платы
5 лет, ЭПК
290
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
292
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании
работников
5 лет
293
Переписка об образовании и использовании фондов
материального поощрения
5 лет
294
Акты, предписания по технике безопасности;
документы (справки, докладные записки, отчеты) об их
выполнении
5 лет, ЭПК
295
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и
санитарно-оздоровительных мероприятий
Постоянно
296
Документы (справки, предложения, обоснования,
рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению
условий и охраны труда, техники безопасности
Постоянно
298
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по
улучшению условий труда работников
5 лет, ЭПК
300
Документы (акты, справки, информации)
о результатах проверок выполнения соглашений
по вопросам охраны труда
5 лет, ЭПК
301
Документы (докладные записки, справки, доклады,
отчеты, акты, переписка) о состоянии условий
и применении труда женщин и подростков
5 лет, ЭПК
302
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении
которых не допускается применение труда женщин и лиц,
не достигших 18-летнего возраста:
303
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работающих на производстве с вредными
условиями труда
75 лет
305
Табели и наряды работников вредных профессий
75 лет
306
Правила по охране труда работающих инвалидов:
307
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные
листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о
расследовании причин аварий
10 лет
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)
311
Акты расследования профессиональных отравлений и
заболеваний
45 лет, ЭПК
312
Договоры страхования работников от несчастных
случаев
5 лет
(после
истечения
срока
действия
договора)
313
Документы (программы, списки, переписка)
об обучении работников технике безопасности
5 лет
314
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
315
Журналы, книги учета:
316
а) профилактических работ по технике безопасности
10 лет
б) инструктажа по технике безопасности
10 лет
в) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
Извещения медпункта о пострадавших в результате
несчастных случаев
5 лет
318
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет
(сведения
о несчастных
случаях с
летальным
исходом —
постоянно)
319
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета
аварий
Постоянно
320
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о
производственных авариях и несчастных случаях
322
а) по месту происшествия
45 лет, ЭПК
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)
б) в других организациях
5 лет
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,
анализы) о вредных условиях производства,
травматизме и профессиональных заболеваниях
10 лет, ЭПК
323
Документы (акты, докладные записки, заключения,
переписка) о сокращении рабочего дня в связи
с вредными условиями труда
5 лет, ЭПК
325
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении
медицинских осмотров работников
5 лет
330
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет
331
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации
рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по
условиям труда
5 лет, ЭПК
332
Кадровое обеспечение
Документы (доклады, сводки, справки, сведения)
о состоянии проверки работы с кадрами
Постоянно
333
Документы (заявки, сведения, переписка) о
потребности в работниках, сокращении (высвобождении)
работников
5 лет
335
Записки, заменяющие приказы по личному составу
75 лет, ЭПК
336
— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
337
а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
премии, награды, ученые степени и звания
Постоянно
б) работников
75 лет, ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел
75 лет, ЭПК
338
Личные карточки работников (в том числе временных
работников)
75 лет, ЭПК
339
Характеристики работников, не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
340
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету
кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и
др.) лиц, не принятых на работу
1 год
341
Подлинные личные документы (трудовые книжки,
дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребо-
вания
(невостре —
бованные —
не менее
50 лет)
342
Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов,
заявления, командировочные удостоверения и др.),
не вошедшие в состав личных дел
5 лет
343
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению
вакантных должностей, избранию на должность
Постоянно
344
Документы (выписки из протоколов, списки трудов,
отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных
должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
345
Заявления об участии в конкурсе на замещение
вакантных должностей
3 года
347
Протоколы заседаний комиссий по установлению
трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет
15 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет)
348
Список (штатно-списочный состав) работников
Постоянно
349
Списки:
350
а) членов руководящих и исполнительных органов
организации
Постоянно
б) работников
75 лет
в) прошедших аттестацию
5 лет
г) военнообязанных
3 года
д) кандидатов на выдвижение по должности
5 лет
е) получающих персональные ставки, оклады
10 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
50 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним
3 года
351
Переписка об оформлении командировок
5 лет (для
заграничных
командировок
— 10 лет)
352
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных ставок, окладов,
надбавок
5 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет, ЭПК)
354
Графики предоставления отпусков
1 год
356
Карточки, указатели к приказам по личному составу
75 лет
357
Книги, журналы, карточки учета:
358
а) приема, перемещения (перевода), увольнения
работников
75 лет
б) работников, направленных в командировки
5 лет
в) военнообязанных
3 года
(после
увольнения)
г) отпусков
3 года
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров
(контрактов), трудовых соглашений
75 лет
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте
работы
3 года
з) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий
15 лет, ЭПК
359
Заявления о несогласии с постановлениями
аттестационных, квалификационных комиссий,
документы (справки, заключения) об их рассмотрении
5 лет
361
Квалификационные требования:
362
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (тесты) но определению (оценке)
индивидуальных качеств, возможностей работников
До замены
новыми
363
Списки членов аттестационных, квалификационных
комиссий
5 лет
364
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении
аттестации, установлении квалификации
5 лет
365
Графики проведения аттестации, установления
квалификации
1 год
367
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные
записки) о подготовке, переподготовке работников,
обучении вторым профессиям, повышении квалификации
5 лет, ЭПК
368
Договоры об обучении
5 лет (после
истечения
срока
действия
договора)
375
Документы (представления, списки, характеристики,
переписка) о начислении стипендий учащимся
работникам
5 лет
381
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации
профессионального обучения
5 лет
383
Документы (представления, ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)
о представлении к награждению государственными и ведомственными
наградами, присвоению званий, присуждению премий:
384
а) в награждающих организациях
Постоянно
б) в других организациях
75 лет, ЭПК
(документы
о представ —
лении
к званию
«Ветеран
труда» —
30 лет, ЭПК)
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении
представления работников к награждению
387
а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Административно-хозяйственные вопросы
Правила внутреннего распорядка
1 год (после
замены
новыми)
407
Документы (акты, докладные и служебные записки,
переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
1 год
408
Документы (акты, докладные и объяснительные записки,
заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате
удостоверений и пропусков в организацию
1 год
413
Книги регистрации удостоверений и пропусков
3 года
414
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные
здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей
1 год
416
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные
помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
417
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода
(местных командировок) работников
1 год
418
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,
справки, переписка) об организации общей и
противопожарной охраны организации
5 лет, ЭПК
459
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,
сведения, переписка) об обследовании охраны и
противопожарного состояния организации
3 года
460
Документы (акты, справки, докладные и служебные
записки, заключения, переписка) о пропускном режиме
организации
5 лет
469
Книги, журналы учета опечатывания помещений,
приема-сдачи дежурств и ключей
1 год
471
Социально-бытовые вопросы
Листки нетрудоспособности
5 лет
475
Книги, журналы регистрации листков
нетрудоспособности
5 лет
476
Документы (описи документов, листок исправлений,
приложение к сопроводительной ведомости)
по персонифицированному учету работников
5 лет
477
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий
работникам:
478
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
50 лет
479
Переписка о назначении государственных пенсий и
пособий
5 лет
(по льготным
пенсиям —
10 лет, ЭПК)
480
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие
места и движении денежных средств (при невыполнении
условий квотирования рабочих мест)
5 лет
481
Документы (заявления, докладные записки, списки,
справки, переписка) о предоставлении, распределении
жилой площади работникам
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
485
Документы (акты, сведения, заключения)
об обследовании жилищно-бытовых условий работников
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
486
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью,
аренде и обмене жилых помещений
5 лет, ЭПК
487
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений
работникам организации
Постоянно
489
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде,
дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений
работникам организации
5 лет, ЭПК
490
Переписка о выселении граждан из служебных,
самовольно занятых квартир
5 лет (после
освобождения
жилой
площади)
491
Договоры о медицинском и санаторно-курортном
обслуживании работников
5 лет (после
истечения
срока
договора)
495
Документы (списки, справки, заявления, переписка)
о медицинском и санаторно-курортном обслуживании
работников
3 года
496
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
3 года
497
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости)
о получении путевок
3 года
498
Документы (заявления, медицинские справки, списки,
переписка) учета работников и их детей, нуждающихся
в санаторно-курортном лечении и отдыхе
3 года
499
Списки детей, направленных в детские
оздоровительные лагеря
1 год
501
Документы (акты, справки, докладные записки,
сведения, предложения, переписка и др.)
об организации питания работников
3 года
503
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка,
фотодокументы об организации досуга работников)
5 лет, ЭПК
505
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы (бюллетени голосования, списки
кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства
организации (объединения)) о выборах руководящих
органов профсоюзной организации
В течение
срока
полномочий
511
Планы реализации критических замечаний
и предложений
Постоянно
512
Документы (заявления, заявки, списки, акты,
справки, переписка) о приеме в члены объединения
(профсоюза), перечислении членских (профсоюзных)
взносов из заработной платы работников, оказании
материальной помощи, получении, аннулировании
членских билетов
3 года
513
Документы (акты, докладные записки, программы,
регламенты, протоколы, тексты выступлений,
справки, переписка и др.) об осуществлении
основных направлений профсоюзной деятельности
5 лет, ЭПК
517
Документы (акты, докладные записки, справки) об
осуществлении профсоюзного контроля за исполнением
условий заключенных соглашений, коллективных
договоров, соблюдением работодателями, должностными
лицами законодательства о труде, использованием
средств фондов, формируемых за счет страховых
взносов
5 лет, ЭПК
519
hr-portal.ru
Практические аспекты документирования и хранения документов по завершении года. Дернович Е. (Окончание)
(Начало см. в «ГБ», 2015, № 14, с. 11–15).
В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф «Для служебного пользования».
Каков порядок хранения этих документов?
Документы могут быть сформированы в отдельные дела либо с другими документами с указанием ограничительного грифа «Для служебного пользования».
Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в государственных органах, у юридических лиц, должны быть сформированы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут быть сформированы в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть проставлен ограничительный гриф «Для служебного пользования». В описях дел структурных подразделений государственного органа либо юридического лица в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «дсп». Например: «12-08-дсп «Документы о работе организаций машиностроительного комплекса» (сведения, отчеты, поручения). Том № 4″.
В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.
В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Необходимо ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?
Необходимо. 3 года.
Срок хранения дел с копиями документов определяют согласно Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, которые предусматривают следующие требования:
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).
Справочно: порядок составления номенклатуры дел в организации регулируют гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и гл. 5 Правил работы архивов государственных организаций и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143). В заголовки определенных категорий дел дополнительно в гр. 2 следует указывать копийность документов, включенных в дело (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4).
Каков срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также положения о премировании работников организации?
Срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности – постоянно (в течение 2 лет после года утверждения передается в архив организации), положения о премировании работников – в течение 3 лет после замены новым.
Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.
Справочно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции № 4 (п. 204).
Положение о премировании работников организации имеет срок хранения 3 года после замены новым, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, и соответственно передаче в архив организации не подлежит (п. 187 Перечня типовых документов).
В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?
3 года.
Приказы о премировании и установлении надбавок, доплат относятся к приказам по личному составу (п. 172 Инструкции № 4). Докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат классифицируются как документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок их хранения составляет 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Архивариус в организации требует от отдела труда и заработной платы распечатать расчетные листки и передать их в архив.
Правомерно ли такое требование с учетом того, что с 1 января 2003 г. ведется база данных персонифицированного учета, на основании сведений которой подтверждается размер заработка?
Правомерно.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п. 97 Правил № 143).
Справочно: перечень документов, относящихся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, приведен в п. 165 Правил № 143 и включает в себя:
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки.
Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п. 183 Перечня типовых документов).
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4 (п. 236 Инструкции № 4).
Внимание! Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. следует подтверждать справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»). Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказательства, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.
Как правильно оформить прием-передачу дел при смене главного бухгалтера?
Назначить комиссию и составить акт приема-передачи документов.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела должны быть переданы по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (часть пятая п. 7 Инструкции № 4).
В этих целях приказом руководителя назначают комиссию в составе не менее 3 человек, которая проверяет наличие и состояние передаваемых документов. Акт приема-передачи документов подписывают лица, передающие и принимающие документы архива организации, председатель и члены комиссии. В дальнейшем акт утверждает руководитель организации. В акте могут быть указаны переданные печати, штампы, ключи от сейфа и др.
www.gb.by
Сроки хранения документов: что следует помнить — Главный бухгалтер бюджетной организации
Какие нормативные документы регламентируют сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности бюджетной организации?
Для всех организаций Республики Беларусь, включая государственные бюджетные организации, обязательны к соблюдению требования по хранению документации, предусмотренные Перечнем типовых документов.Государственные органы, иные государственные организации имеют право разрабатывать и утверждать перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов). При определении сроков хранения документов в организациях, подчиненных какому-либо министерству, эти организации помимо Перечня типовых документов должны руководствоваться соответствующим ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения, утвержденным соответствующим министерством.
При установлении сроков хранения документов следует учитывать, что соответствующие нормы могут содержаться не только в Перечне типовых документов, ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, но и в иных актах законодательства Республики Беларусь.
Бюджетная организация подготовила проект номенклатуры дел на 2017 г.
При заполнении гр. 4 номенклатуры дел возник вопрос: на основании какой графы Перечня типовых документов переносить срок хранения в номенклатуру дел оранизации?
Если бюджетная организация является источником комплектования государственного архива, сроки хранения образующихся в ее деятельности документов определяются на основе гр. 3 Перечня типовых документов.
Если же бюджетная организация не передает документы на постоянное хранение в государственный архив, то сроки хранения определяются на основе гр. 4 Перечня типовых документов.
В бюджетной организации начался процесс научно-технической обработки документов за 2000–2005 гг.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться при исчис- лении сроков хранения документов за указанный период?
В соответствии с нормативными правовыми актами, действующими на момент проведения научно-технической обработки документов.
Данный вывод вытекает из норм ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»: новый нормативный правовой акт имеет бо′льшую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица).
Каков срок хранения приказов об оказании материальной помощи в бюджетной организации?
Для приказов об оказании материальной помощи установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).
Следует также учитывать пояснение к этому сроку, приведенное в гр. 5 Перечня типовых документов, согласно которому приказы (распоряжения, указания), используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), должны храниться 75 лет.
Документы со сроком хранения до 10 лет хранятся на кафедре учреждения образования.
Что с ними делать, если архив учреждения их не принимает, так как они имеют временный срок хранения?
Дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования до момента их уничтожения.
После истечения сроков временного хранения следует провести экспертизу ценности документов. По мере завершения экспертизы составляют акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Данный акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Таким образом, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может быть составлен на дела кафедры.
Справочно: форма акта закреплена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.
Оформленный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассмотрен на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации.
Получить методическую помощь, а также узнать, утверждены и согласованы ли в установленном порядке архивом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, необходимо у заведующего архивом учреждения образования.
Является ли акт о приеме-передаче основных средств первичным учетным документов? Установлен ли для него срок хранения?
Акт о приеме-передаче основных средств является первичным учетным документом согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».
Срок хранения для данного документа – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
Данная норма оговорена п. 177 постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Бюджетная организация в рамках процедуры закупок привлекает подрядчика для выполнения строительно-монтажных работ.
Как правильно хранить документы, образующиеся в процессе проведения процедуры закупки?
Порядок хранения документов по государственным закупкам изложен в ст. 30 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)». В ней указано, что заказчик (организатор) ведет дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет.
Такой же срок закреплен в п. 1019 Перечня типовых документов – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
В это дело должны быть включены справки, извещения, конкурсные документы и др.
www.eknigi.by

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Бухгалтерский учет и отчетность

Первичные учетные документы

Налоговый учет и отчетность

Соблюдайте сроки хранения документов – и неприятных ситуаций с контролирующими органами не будет

Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Добавить комментарий Отменить ответ