Рб сроки хранения документов в организации

Содержание

Соблюдайте сроки хранения документов – и неприятных ситуаций с контролирующими органами не будет

Организация архивного делаи делопроизводства – обязанность каждой организации

Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в себя установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда РБ, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов, комплектования архивов государственных органов и иных организаций (ст. 6).

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (ст. 4).

Постановление Совета Министров РБ от 20.03.2012 № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь»

Постановлением определен перечень республиканских архивных учреждений и областных и зональных государственных архивов и обслуживаемых ими зон, входящих в систему государственных архивных учреждений.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143

Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов и иных организаций Республики Беларусь (п. 1). Их действие распространяется на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности. На представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, Правила распространяются лишь в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Правила регулируют вопросы работы с документами на бумажных носителях и в основном ориентированы на управленческую документацию (организационно-распорядительную, финансовую, бухгалтерскую, статистическую и др.). Вопросы работы со специальной документацией (научно-технической, аудиовизуальной), документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи, рода), регламентированы специальными нормативными правовыми актами.

В гл. 3 Правил прописаны вопросы работы архива организации. Так, работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства РБ в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами (п. 8).

Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (п. 9).

Акты законодательства, которыми необходимо руководствоваться при работе со специальной документацией

Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.11.2003 № 38

Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 120

Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121

Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденная постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 132

Как определить сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации

Постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Постановлением утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

В названном Перечне под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов данного Перечня приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в гр. 3 Перечня.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9

Должное ведение документооборота и хранение в упорядоченном виде огромного количества создаваемых и накапливающихся в организации документов невозможно обеспечить без номенклатуры дел. Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150).

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описейдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации должна составляться в каждой организации. Оформляют ее на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняют в соответствии с установленной формой (п. 165).

Уничтожение документов подтверждайте актами

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплен в гл. 16 Инструкции. Непосредственный отбор документов на выделение к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 178).

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 179).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции (п. 210). Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при этом оформляется приемо-сдаточная накладная. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 212).

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196^*

__________________________
^* Постановлением Совета Министров РБ от 12.10.2012 № 926, вступившим в силу 20 октября 2012 г.,статус «бланк (документ) строгой отчетности» в отношении отдельных документов заменен на статус «бланк документа с определенной степенью защиты» и соответственно «документ с определенной степенью защиты». Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляют все субъекты в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности. Постановление № 926 не изменяет действующий порядок оборота таких документов.

Уничтожение испорченных и аннулированных бланков строгой отчетности производится с учетом норм, установленных гл. 4 данной Инструкции. Испорченные, аннулированные бланки строгой отчетности (вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции) сохраняются субъектом хозяйствования в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, по истечении которого по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных, начинается подготовка их к уничтожению (п. 15).

Для этого приказом назначается комиссия, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (п. 16).

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации, который в 3-дневный срок утверждается руководителем организации.

Необеспечение сохранности бухгалтерских документов влечет серьезные последствия

Кодекс РБ об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, с учетом последних изменений от 04.01.2014 № 120-З

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (БВ) (ст. 23.37).

Должностные лица, не обеспечившие сохранность бухгалтерских документов, привлекаются к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 4 до 35 БВ (ч. 3 ст. 12.1).

При установлении факта уничтожения бухгалтерских и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения налагается штраф в размере от 10 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.1).

Уголовный кодекс РБ от 09.07.1999 № 275-З, с учетом последних изменений от 12.07.2013 № 60-З

Помимо применения мер административной ответственности законодательство предусматривает и уголовную ответственность.

Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок (ч. 1 ст. 377).

www.gb.by

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики
Актуально
Анонсы
Архивное хранение
Больничные
Бухгалтерия в кадрах
Военнослужащие
Воинский учет
Гарантии и компенсации
Госслужба
Делопроизводство
Договоры
Документооборот
Должностные инструкции
Законодательство
Инвалиды
Иностранные работники
Инструкции по охране труда
Интервью
Кадровики советуют
Командировки
Конфиденциальность
Материальная ответственность
Медосмотры
Обучение и переподготовка
Оплата труда
Отпуска
Отчетность
Охрана труда
Оценка персонала
Персональные данные
Подбор персонала
Прием на работу
Проверки
Профессии
Профстандарты
Рабочее время
Разбираем на примерах
Расчеты с персоналом
Смена директора
Совместительство
Спецоценка условий труда
clubtk.ru
Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка
При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.
Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) <*>. В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности. Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.
В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.
Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности <*> хранить нужно 3 года вместо 5 лет.
На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством <*>.
Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов <*>, документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) <*>, документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность <*> и иные документы.
Изменения вступили в силу с 22.03.2018 <*>.
Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.
Таблица
Пункт Перечня Вид документа Срок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИП Пояснение
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
169 Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности 1 год

После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
173 Документы по учету валютных операций 3 года

174 Кассовые книги по валютным операциям 3 года

177 Первичные учетные документы 3 года
178 Регистры бухучета 1 год
179 Кассовые книги 1 год
180, 181 Документы о проведении зачетов взаимных требований 3 года
184, 188, 189 Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др. 3 года
194 Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности 3 года
195 Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества 3 года
198, 202 Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации 3 года
203 Акты проверок кассы 3 года
207 Документы о налогообложении организаций 3 года
(ранее – 5 лет)
208 Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС 3 года
214 Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей 3 года
219 Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.) 3 года
220 Книги покупок 5 лет С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
467, 468 Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени 3 года

После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ
649 Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек 3 года

После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
66 Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним 3 года

После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка
не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
34 Переписка по административно-хозяйственным вопросам 3 года

После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
21.2 Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам 3 года
(ранее — 5 лет)

После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
1142,1143 Путевые листы, журналы их учета 3 года После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП <*>.
ilex.by
Практические аспекты документирования и хранения документов по завершении года. Дернович Е. (Окончание)
(Начало см. в «ГБ», 2015, № 14, с. 11–15).
В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф «Для служебного пользования».
Каков порядок хранения этих документов?
Документы могут быть сформированы в отдельные дела либо с другими документами с указанием ограничительного грифа «Для служебного пользования».
Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в государственных органах, у юридических лиц, должны быть сформированы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут быть сформированы в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть проставлен ограничительный гриф «Для служебного пользования». В описях дел структурных подразделений государственного органа либо юридического лица в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «дсп». Например: «12-08-дсп «Документы о работе организаций машиностроительного комплекса» (сведения, отчеты, поручения). Том № 4″.
В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.
В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Необходимо ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?
Необходимо. 3 года.
Срок хранения дел с копиями документов определяют согласно Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, которые предусматривают следующие требования:
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;
– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).
Справочно: порядок составления номенклатуры дел в организации регулируют гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и гл. 5 Правил работы архивов государственных организаций и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143). В заголовки определенных категорий дел дополнительно в гр. 2 следует указывать копийность документов, включенных в дело (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4).
Каков срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также положения о премировании работников организации?
Срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности – постоянно (в течение 2 лет после года утверждения передается в архив организации), положения о премировании работников – в течение 3 лет после замены новым.
Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.
Справочно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции № 4 (п. 204).
Положение о премировании работников организации имеет срок хранения 3 года после замены новым, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, и соответственно передаче в архив организации не подлежит (п. 187 Перечня типовых документов).
В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?
3 года.
Приказы о премировании и установлении надбавок, доплат относятся к приказам по личному составу (п. 172 Инструкции № 4). Докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат классифицируются как документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок их хранения составляет 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Архивариус в организации требует от отдела труда и заработной платы распечатать расчетные листки и передать их в архив.
Правомерно ли такое требование с учетом того, что с 1 января 2003 г. ведется база данных персонифицированного учета, на основании сведений которой подтверждается размер заработка?
Правомерно.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п. 97 Правил № 143).
Справочно: перечень документов, относящихся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, приведен в п. 165 Правил № 143 и включает в себя:
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки.
Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п. 183 Перечня типовых документов).
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4 (п. 236 Инструкции № 4).
Внимание! Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. следует подтверждать справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»). Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказательства, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.
Как правильно оформить прием-передачу дел при смене главного бухгалтера?
Назначить комиссию и составить акт приема-передачи документов.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела должны быть переданы по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (часть пятая п. 7 Инструкции № 4).
В этих целях приказом руководителя назначают комиссию в составе не менее 3 человек, которая проверяет наличие и состояние передаваемых документов. Акт приема-передачи документов подписывают лица, передающие и принимающие документы архива организации, председатель и члены комиссии. В дальнейшем акт утверждает руководитель организации. В акте могут быть указаны переданные печати, штампы, ключи от сейфа и др.
www.gb.by
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Документ
Срок
хранения
Статья
Перечня
Организация системы управления
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы
заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные
записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенности
и др.) к ним:
5
а) коллегиального исполнительного органа организации
(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)
Постоянно
<8>
б) контрольных (ревизионных) органов организации
(советов, комиссий и др.)
Постоянно
<8>
в) научных, экспертных, методических,
консультативных органов организации (комитетов
комиссий, советов и др.)
Постоянно
<8>
г) совещаний у руководителя организации
Постоянно
<8>
д) собраний трудовых коллективов организации
Постоянно
<8>
е) собраний структурных подразделений организации
5 лет, ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков
Постоянно
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,
доклады и др.) к ним:
6
а) по основной деятельности
Постоянно
б) по личному составу
75 лет, ЭПК
— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
в) по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
Проекты приказов, распоряжений
1 год
7
Правила, инструкции, регламенты, методические указания
и рекомендации:
10
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):
13
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Учредительные договоры, изменения и дополнения
к ним, протоколы учредительных собраний,
негосударственных организаций, списки учредителей
(участников)
Постоянно
14
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,
разрешения, уведомления на открытие филиалов,
представительств
Постоянно
15
Положения о структурных подразделениях организации;
коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,
экспертных, методических, консультативных органах;
о филиалах представительствах
Постоянно
16
Договоры правах и обязанностях
23
а) с руководителем организации
Постоянно
б) с членами коллегиальных исполнительных и др.
органов организации
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
в) с другой организацией
5 лет, ЭПК
Реестры акционеров
Постоянно
24
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право
на дивиденды
Постоянно
26
Штатные расписания организации, изменения к ним:
32
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
Проекты штатных расписаний, документы (справки,
предложения, заключения, переписка) по их
разработке и изменению
3 года, ЭПК
(после
утверждения)
33
Штатные расстановки
75 лет
34
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(должностные инструкции):
35
а) типовые (примерные):
— по месту разработки и утверждения
Постоянно
— в прочих организациях
3 года
(после
замены
новыми)
б) индивидуальные (персональные)
75 лет, ЭПК
(в составе
личных дел)
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением
инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),
составленные при смене:
36
а) руководителя организации
Постоянно
б) должностных ответственных и материально
ответственных лиц
5 лет
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),
представляемые структурными подразделениями
руководству организации
5 лет, ЭПК
43
Документы (программы, задания, отчеты, доклады,
переписка) о командировках
5 лет, ЭПК
45
Документы (исторические и тематические справки,
обзоры, подборки публикаций в средствах массовой
информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по
истории организации и ее подразделений
Постоянно
47
Документы (доклады, справки, отчеты, акты,
докладные записки и др.) проверок организации
Постоянно
48
Заключения ревизионной комиссии, аудитора
(аудиторской фирмы), государственных и
муниципальных органов финансового контроля
Постоянно
50
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за
выполнением их решений
5 лет, ЭПК
52
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,
актов, справок, докладных записок, протоколов,
определений, постановлений, характеристик и др.),
представляемых в правоохранительные, судебные
органы, третейские суды
5 лет
(после
вынесения
решения)
59
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
60
Типовые и примерные номенклатуры дел:
66
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и
документов об организации документов в делопроизводстве
организации, о составе и сроках их хранения):
67
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Проекты документов (номенклатур, перечней,
классификаторов дел и документов) об организации
документов в делопроизводстве организации, о
составе и сроках их хранения
3 года
(после
утверждения)
68
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о
совершенствовании документационного обеспечения
управления, внедрении современных информационных
технологий, защите информации
5 лет, ЭПК
70
Договоры о проектировании, разработке, внедрении
автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
71
Дело фонда (исторические и тематические справки,
сведения о составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фондов, паспорт архива, акты
проверки наличия и состояния приема и передачи,
выделения дел и документов к уничтожению, утратах
и повреждениях документов)
Постоянно
(на
государст —
венное
муниципаль —
ное хранение
передается
при
ликвидации
организации)
73
Описи дел:
74
а) постоянного хранения
Постоянно
(неутверж —
денные
до минования
надобности)
б) временного хранения
3 года
(после
уничтожения
дел)
Договоры, соглашения с архивными учреждениями,
иными организациями по вопросам архивного дела и
делопроизводства
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
81
Прогнозы (перспективные планы) развития организации
Постоянно
84
Концепции развития организации
Постоянно
85
Учет и отчетность
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
149
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Лицевые счета работников
75 лет, ЭПК
153
Положения о премировании работников
5 лет, ЭПК
(после
замены
новыми)
154
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат <9>; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат
5 лет
(при условии
завершения
проверки
(ревизии).
В случае
возникнове —
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел
сохраняются
до вынесения
окончатель —
ного
решения)
155
Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов
5 лет
157
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы
и контроле за их распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по заработной плате,
об удержании из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
159
Документы (копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий, оплате листков
нетрудоспособности
5 лет
161
Исполнительные листы
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
162
Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
165
Документы (акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ
5 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
75 лет)
188
Договоры о материальной ответственности
5 лет
(после
увольнения
материально
ответствен —
ного лица)
189
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования
надобности
190
Трудовые отношения
Документы (информации, справки, сведения, ведомости,
отчеты) о наличии, движении, комплектовании,
использовании работников
5 лет, ЭПК
262
Документы (справки, сведения, списки) о
высвобождении и потребности в работниках, создании
рабочих мест, половозрастной структуре и
профессионально-квалификационном составе
высвобожденных и необходимых работников
5 лет, ЭПК
263
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
264
Направления на трудоустройство работников
До минования
надобности
265
Договоры об оказании финансовой помощи на
создание и сохранение рабочих мест, на
компенсационные выплаты работникам
5 лет
266
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о
совершенствовании процессов труда
5 лет, ЭПК
268
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)
о диагностике профессиональной пригодности работников:
271
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладные
записки) об организации труда при совмещении
профессий
Постоянно
272
Журналы учета работников, совмещающих профессии
До минования
надобности
273
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,
заключения) о прогнозировании повышения
производительности труда
5 лет, ЭПК
274
Коллективный договор
Постоянно
275
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о
проверке выполнения условий коллективного договора
Постоянно
276
Документы (отчеты, справки, информации) о
переводе работников на сокращенный рабочий день
или сокращенную рабочую неделю
5 лет, ЭПК
277
Документы (заявления, докладные записки, справки,
расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
5 лет, ЭПК
278
Документы (требования, справки, сведения,
протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых
спорах с участием посредника
5 лет, ЭПК
279
Документы (сводки, сведения, докладные записки,
баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
3 года
280
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
1 год
281
Документы (акты, сообщения, информации,
характеристики, докладные записки, справки,
переписка) о трудовой дисциплине
3 года
282
Типовые нормативы по труду:
283
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Нормы выработки и расценок <10>:
284
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки,
предложения) о разработке норм выработки и расценок
5 лет, ЭПК
285
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
286
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Тарификационные ведомости
25 лет
288
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре
и применении норм выработки, расценок, тарифных
сеток и ставок, совершенствовании различных форм
оплаты труда
5 лет, ЭПК
289
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,
протоколы) о контроле за соблюдением правил
нормирования труда, расходовании фонда заработной
платы
5 лет, ЭПК
290
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
292
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании
работников
5 лет
293
Переписка об образовании и использовании фондов
материального поощрения
5 лет
294
Акты, предписания по технике безопасности;
документы (справки, докладные записки, отчеты) об их
выполнении
5 лет, ЭПК
295
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и
санитарно-оздоровительных мероприятий
Постоянно
296
Документы (справки, предложения, обоснования,
рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению
условий и охраны труда, техники безопасности
Постоянно
298
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по
улучшению условий труда работников
5 лет, ЭПК
300
Документы (акты, справки, информации)
о результатах проверок выполнения соглашений
по вопросам охраны труда
5 лет, ЭПК
301
Документы (докладные записки, справки, доклады,
отчеты, акты, переписка) о состоянии условий
и применении труда женщин и подростков
5 лет, ЭПК
302
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении
которых не допускается применение труда женщин и лиц,
не достигших 18-летнего возраста:
303
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работающих на производстве с вредными
условиями труда
75 лет
305
Табели и наряды работников вредных профессий
75 лет
306
Правила по охране труда работающих инвалидов:
307
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные
листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о
расследовании причин аварий
10 лет
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)
311
Акты расследования профессиональных отравлений и
заболеваний
45 лет, ЭПК
312
Договоры страхования работников от несчастных
случаев
5 лет
(после
истечения
срока
действия
договора)
313
Документы (программы, списки, переписка)
об обучении работников технике безопасности
5 лет
314
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
315
Журналы, книги учета:
316
а) профилактических работ по технике безопасности
10 лет
б) инструктажа по технике безопасности
10 лет
в) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
Извещения медпункта о пострадавших в результате
несчастных случаев
5 лет
318
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет
(сведения
о несчастных
случаях с
летальным
исходом —
постоянно)
319
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета
аварий
Постоянно
320
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о
производственных авариях и несчастных случаях
322
а) по месту происшествия
45 лет, ЭПК
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)
б) в других организациях
5 лет
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,
анализы) о вредных условиях производства,
травматизме и профессиональных заболеваниях
10 лет, ЭПК
323
Документы (акты, докладные записки, заключения,
переписка) о сокращении рабочего дня в связи
с вредными условиями труда
5 лет, ЭПК
325
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении
медицинских осмотров работников
5 лет
330
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет
331
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации
рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по
условиям труда
5 лет, ЭПК
332
Кадровое обеспечение
Документы (доклады, сводки, справки, сведения)
о состоянии проверки работы с кадрами
Постоянно
333
Документы (заявки, сведения, переписка) о
потребности в работниках, сокращении (высвобождении)
работников
5 лет
335
Записки, заменяющие приказы по личному составу
75 лет, ЭПК
336
— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
337
а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
премии, награды, ученые степени и звания
Постоянно
б) работников
75 лет, ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел
75 лет, ЭПК
338
Личные карточки работников (в том числе временных
работников)
75 лет, ЭПК
339
Характеристики работников, не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
340
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету
кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и
др.) лиц, не принятых на работу
1 год
341
Подлинные личные документы (трудовые книжки,
дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребо-
вания
(невостре —
бованные —
не менее
50 лет)
342
Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов,
заявления, командировочные удостоверения и др.),
не вошедшие в состав личных дел
5 лет
343
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению
вакантных должностей, избранию на должность
Постоянно
344
Документы (выписки из протоколов, списки трудов,
отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных
должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
345
Заявления об участии в конкурсе на замещение
вакантных должностей
3 года
347
Протоколы заседаний комиссий по установлению
трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет
15 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет)
348
Список (штатно-списочный состав) работников
Постоянно
349
Списки:
350
а) членов руководящих и исполнительных органов
организации
Постоянно
б) работников
75 лет
в) прошедших аттестацию
5 лет
г) военнообязанных
3 года
д) кандидатов на выдвижение по должности
5 лет
е) получающих персональные ставки, оклады
10 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
50 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним
3 года
351
Переписка об оформлении командировок
5 лет (для
заграничных
командировок
— 10 лет)
352
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных ставок, окладов,
надбавок
5 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет, ЭПК)
354
Графики предоставления отпусков
1 год
356
Карточки, указатели к приказам по личному составу
75 лет
357
Книги, журналы, карточки учета:
358
а) приема, перемещения (перевода), увольнения
работников
75 лет
б) работников, направленных в командировки
5 лет
в) военнообязанных
3 года
(после
увольнения)
г) отпусков
3 года
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров
(контрактов), трудовых соглашений
75 лет
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте
работы
3 года
з) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий
15 лет, ЭПК
359
Заявления о несогласии с постановлениями
аттестационных, квалификационных комиссий,
документы (справки, заключения) об их рассмотрении
5 лет
361
Квалификационные требования:
362
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (тесты) но определению (оценке)
индивидуальных качеств, возможностей работников
До замены
новыми
363
Списки членов аттестационных, квалификационных
комиссий
5 лет
364
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении
аттестации, установлении квалификации
5 лет
365
Графики проведения аттестации, установления
квалификации
1 год
367
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные
записки) о подготовке, переподготовке работников,
обучении вторым профессиям, повышении квалификации
5 лет, ЭПК
368
Договоры об обучении
5 лет (после
истечения
срока
действия
договора)
375
Документы (представления, списки, характеристики,
переписка) о начислении стипендий учащимся
работникам
5 лет
381
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации
профессионального обучения
5 лет
383
Документы (представления, ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)
о представлении к награждению государственными и ведомственными
наградами, присвоению званий, присуждению премий:
384
а) в награждающих организациях
Постоянно
б) в других организациях
75 лет, ЭПК
(документы
о представ —
лении
к званию
«Ветеран
труда» —
30 лет, ЭПК)
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении
представления работников к награждению
387
а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Административно-хозяйственные вопросы
Правила внутреннего распорядка
1 год (после
замены
новыми)
407
Документы (акты, докладные и служебные записки,
переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
1 год
408
Документы (акты, докладные и объяснительные записки,
заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате
удостоверений и пропусков в организацию
1 год
413
Книги регистрации удостоверений и пропусков
3 года
414
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные
здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей
1 год
416
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные
помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
417
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода
(местных командировок) работников
1 год
418
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,
справки, переписка) об организации общей и
противопожарной охраны организации
5 лет, ЭПК
459
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,
сведения, переписка) об обследовании охраны и
противопожарного состояния организации
3 года
460
Документы (акты, справки, докладные и служебные
записки, заключения, переписка) о пропускном режиме
организации
5 лет
469
Книги, журналы учета опечатывания помещений,
приема-сдачи дежурств и ключей
1 год
471
Социально-бытовые вопросы
Листки нетрудоспособности
5 лет
475
Книги, журналы регистрации листков
нетрудоспособности
5 лет
476
Документы (описи документов, листок исправлений,
приложение к сопроводительной ведомости)
по персонифицированному учету работников
5 лет
477
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий
работникам:
478
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
50 лет
479
Переписка о назначении государственных пенсий и
пособий
5 лет
(по льготным
пенсиям —
10 лет, ЭПК)
480
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие
места и движении денежных средств (при невыполнении
условий квотирования рабочих мест)
5 лет
481
Документы (заявления, докладные записки, списки,
справки, переписка) о предоставлении, распределении
жилой площади работникам
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
485
Документы (акты, сведения, заключения)
об обследовании жилищно-бытовых условий работников
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
486
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью,
аренде и обмене жилых помещений
5 лет, ЭПК
487
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений
работникам организации
Постоянно
489
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде,
дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений
работникам организации
5 лет, ЭПК
490
Переписка о выселении граждан из служебных,
самовольно занятых квартир
5 лет (после
освобождения
жилой
площади)
491
Договоры о медицинском и санаторно-курортном
обслуживании работников
5 лет (после
истечения
срока
договора)
495
Документы (списки, справки, заявления, переписка)
о медицинском и санаторно-курортном обслуживании
работников
3 года
496
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
3 года
497
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости)
о получении путевок
3 года
498
Документы (заявления, медицинские справки, списки,
переписка) учета работников и их детей, нуждающихся
в санаторно-курортном лечении и отдыхе
3 года
499
Списки детей, направленных в детские
оздоровительные лагеря
1 год
501
Документы (акты, справки, докладные записки,
сведения, предложения, переписка и др.)
об организации питания работников
3 года
503
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка,
фотодокументы об организации досуга работников)
5 лет, ЭПК
505
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы (бюллетени голосования, списки
кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства
организации (объединения)) о выборах руководящих
органов профсоюзной организации
В течение
срока
полномочий
511
Планы реализации критических замечаний
и предложений
Постоянно
512
Документы (заявления, заявки, списки, акты,
справки, переписка) о приеме в члены объединения
(профсоюза), перечислении членских (профсоюзных)
взносов из заработной платы работников, оказании
материальной помощи, получении, аннулировании
членских билетов
3 года
513
Документы (акты, докладные записки, программы,
регламенты, протоколы, тексты выступлений,
справки, переписка и др.) об осуществлении
основных направлений профсоюзной деятельности
5 лет, ЭПК
517
Документы (акты, докладные записки, справки) об
осуществлении профсоюзного контроля за исполнением
условий заключенных соглашений, коллективных
договоров, соблюдением работодателями, должностными
лицами законодательства о труде, использованием
средств фондов, формируемых за счет страховых
взносов
5 лет, ЭПК
519
hr-portal.ru
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
Нюансы исчисления сроков хранения
Итоги

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».
Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

созданные до 2003 года

75

созданные с 01.01.2003

50

Эти сроки, в частности, касаются:

личных дел работников;

приказов по личному составу;

трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

1–5

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

75

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

75

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

45

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

10

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

1

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

Постоянно (пока фирма существует)

6

Отчетность в ПФР:

6

сведения персучета

75

Сведения о доходах физлиц

5

Налоговые декларации и регистры

5

Учетная политика, включая приложения к ней

5

Бухгалтерская первичка и регистры

5

Кассовые документы

5

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

4

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Нюансы исчисления сроков хранения
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».
Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.
Поясним оба нюанса на примере.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ
Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:
Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.

Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.
О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
nalog-nalog.ru
Хранение документов в организации. Сроки хранения документов организаций :: BusinessMan.ru
Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.
История делопроизводства в России
Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.
Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.
История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.
Дореволюционное
Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:
Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.
Советское делопроизводство
Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.
Постсоветское
Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.
Хранение документов на предприятии
В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.
Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.
Понятия “номенклатура дел” и “дело”
Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.
Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.
Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:
Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
Указывает индексацию документов и дел.
Определяет сроки хранения документов.
Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).
Виды номенклатур на предприятиях
Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.
Примерная номенклатура имеет рекомендательный характер, устанавливает определенный состав дел (с указанием их индексов), заводимых в процессе функционирования организаций, на которые номенклатура распространяется.
Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.
Основные нормы хранения документации
Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.
Базовым законодательным актом в этой сфере является закон «Об архивном деле в РФ», вступившим в силу с момента опубликования — 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.
На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.
Бухгалтерские документы
В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.
Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.
Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов
Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года — такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.
Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.
Сроки хранения документации на предприятии
Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.
В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.
Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:
временными до десяти лет;
временными свыше десяти лет;
постоянными.
В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.
Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.
Экспертиза ценности документов – это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.
Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:
Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
Установление сроков хранения документов, изменение их.
Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.
Способы организации хранения бумаг на предприятии
С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.
Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:
Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
Специальный электронный архив — специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус – услуга платная.
В облаке — перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности – был бы только доступ в сеть.
Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.
businessman.ru

Соблюдайте сроки хранения документов – и неприятных ситуаций с контролирующими органами не будет

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году

Добавить комментарий Отменить ответ