№ | Заголовок дела | Примечание | |
1
| Общая документация: § Правила внутреннего трудового распорядка (политика взаимоотношений между сотрудником и компанией) § Кодекс деловой, профессиональной этики и добросовестного поведения § Положение о коммерческой тайне |
| |
2 | Должностные инструкции сотрудников |
ВСЕГО: _____ шт.
| |
3 | Трудовые договоры | 2004 год №№ ______________ ВСЕГО: ____________ шт. | |
4 | Трудовые книжки | ВСЕГО: ____________ шт.
| |
5 | Личные дела штатных работников (Договор о возмездном оказании услуг, Анкета, Договор о полной индивидуальной ответственности, Договорное обязательство, Соглашение о неразглашении об охраняемой законом тайне, инструкция по технике безопасности, Правила поведения сотрудника на работе, копии паспорта, документов об образовании, пенсионное страховое свидетельство, ИНН) | ВСЕГО: ____________ шт. | |
6 | Личные карточки работников | ВСЕГО: ____ шт.
| |
7 | Договоры о полной материальной ответственности | ВСЕГО: ____ шт.
| |
8 | Договорные соглашения о неразглашении коммерческой тайны | ВСЕГО: ____ шт.
| |
9 | Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | ВСЕГО: ____ шт. | |
10 | Журнал учета приема перемещения и увольнения сотрудников | ВСЕГО: _____ шт | |
11 | Штатные расписания организации |
| |
12 | Штатно-списочный состав работников |
4 | |
13 | Приказы по личному составу | №№ _________ Последний порядковый номер «___лс» ВСЕГО: _____ | |
14 | Журнал регистрации приказов по личному составу |
| |
15 | Приказы по кадрам | 2004 год №№ __ ____ Последний порядковый номер «_____к» ВСЕГО: _______ | |
16 | Журнал регистрации приказов по кадрам |
| |
17 | Приказы по общим вопросам | 2004 год №№ _________ Последний порядковый номер «______» ВСЕГО: ____ | |
18 | Журнал регистрации приказов по общим вопросам |
| |
19 | Основания к приказам (заявления) по личному составу |
| |
20 | Основания к приказам (заявления) по кадрам |
| |
21 | Графики предоставления отпусков |
| |
22 | Журнал учета отпусков |
| |
23 | Табели учета рабочего времени сотрудников |
| |
24 | Журнал учета выдачи справок с места работы |
| |
25 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности |
| |
26 | Входящая корреспонденция |
| |
27 | Журнал регистрации входящей корреспонденции |
| |
28 | Исходящая корреспонденция |
| |
29 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции |
| |
30 | Папка «Медицинское страхование» |
| |
31 | Бланки документов | § автобиография + анкета кандидата § заявление о приеме § договор о возмездном оказании услуг § трудовой договор § договор о полной материальной ответственности § договор о полной материальной § соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны § договорное обязательство § правила поведения сотрудника на работе § инструкция по технике безопасности § договор аренды транспортного средства с экипажем § личная карточка работника § заявление об увольнении § увольнительный листок § записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работниками § заявление (общий бланк) § заявление о предоставлении отпуска § записка-расчет о предоставлении отпуска работнику § служебная записка (общий бланк) § авансовый отчет § отчет о прохождении испытательного срока § бланк оценки труда в период прохождения испытательного срока | |
| Водители- Рабочий склада Уборщица – Фактуровщик — ВСЕГО: _________ | ||
| Договоры о полной материальной ответственности с внештатными работниками | ВСЕГО: ___________
| |
| Договорные соглашения о неразглашении коммерческой тайны (с внештатными работниками) | ВСЕГО: ____________ | |
| Приказы по общим вопросам (внутренние) | 2004 год №№ _____________ Последний порядковый № ______ ВСЕГО: ______ | |
| Приказы вышестоящей организации (ООО «Компания Стимул») |
| |
kdpconsulting.ru
Кадровое делопроизводство.Документы кадровой службы
* Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа
Примерный состав документов кадровой службы
Документы, обязательные для всех организаций• Штатное расписание.
• Положение об оплате труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков.
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:
а) Положение о защите персональных данных работников;
6) Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Документы, создаваемые с учетом специфики организации
• Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании.
• График сменности.
• Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.
• Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск.
• Положение о нормировании труда.
• Положение о нормах выработки.
• Нормы труда. Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)
• Положение о персонале.
• Положение о подборе и отборе персонала.
• Положение об адаптации персонала.
• Положение об управлении карьерой.
• Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.
• Положение о комиссии по трудовым спорам.
• Положение об аттестации (оценке) персонала.
• График проведения аттестации.
• Представление на аттестацию.
• Аттестационный лист.
• Положение о структурном подразделении.
• Должностная инструкция.
• План работы кадровой службы.
• План (прогноз) потребности в кадрах.
• Программа развития персонала.
• Кадровый резерв.
• Замещение штатного расписания.
Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства
• Номенклатура дел.
• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.
• Табель форм документов по работе с персоналом.
• Альбом форм документов по работе с персоналом.
• График документооборота кадровой службы.
Журналы и книги учета
• Книга учета персонала.
• Книга учета переводов персонала.
• Журнал регистрации трудовых договоров.
• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.
• Журнал регистрации приказов о командировках работников.
• Журнал регистрации командировочных удостоверений.
• Журнал регистрации служебных заданий.
• Книга учета личных дел.
• Книга учета личных карточек.
• Журнал регистрации локальных нормативных актов.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.
• Журнал выдачи справок по личному составу.
• Журнал учета больничных листов.
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
• Книга регистрации протоколов.
• Книга регистрации актов.
• Книга учета входящих документов.
• Книга учета исходящих документов.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений
Документы — основания к приказам по личному составу:
• Трудовой договор.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
• Письмо о переводе.
• Заявление.
• Докладная записка.
• Объяснительная записка.
• Протокол.
• Представления:
а) представление о переводе;
б) представление о поощрении;
в) представление об увольнении.
Акты:
• Акт об отсутствии на рабочем месте.
• Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии.
• Акт об отказе дать объяснения.
• Акт об отказе в ознакомлении с приказом.
• Акт об отказе получения трудовой книжки.
Приказы по личному составу
Унифицированные формы:
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).
• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).
• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).
• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).
• Командировочное удостоверение работника.
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а).
Приказы, имеющие произвольную форму:
• О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков.
• О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати.
• О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России.
• О применении дисциплинарных взысканий.
• О снятии дисциплинарных взысканий.
• Об изменении анкетно — биографических данных.
• Об установлении профессии.
• О присвоении разряда.
• О совмещении профессий (должностей).
• Об установлении надбавки.
• О замещении временно отсутствующего работника.
• О дежурстве.
• О привлечении к сверхурочным работам.
• Об изменении режима работы.
• Об отстранении от работы.
• Об объявлении простоя.
• О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью.
Первичные учетные документы
• Личная карточка работника (форма № Т-2).
• Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).
• Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12).
• Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).
• Расчетно-платежная ведомость (форма №.Т-49).
• Расчетная ведомость (форма № Т-51).
• Платежная ведомость (форма № Т-53).
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
• Лицевой счет (форма № Т-54).
• Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).
• Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).
• Акт о приеме работ (форма № Т-73).
Личные документы
• Трудовая книжка.
• Документы личного дела:
• а) личный листок по учету кадров;
• б) анкета поступающего на работу;
• в) дополнение к личному листку по учету кадров;
• г) копии документов об образовании;
• д) автобиография;
• е) характеристика;
• ж) рекомендательное письмо;
• и) результаты аттестации;
• к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• л) копия ИНН.
Информационно-справочные документы
• Извещения и направления:
• а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;
• б) направление на периодический медицинский осмотр.
Уведомления:
а) уведомление о сокращении штата;
б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
г) уведомление о получении трудовой книжки.
Справки с места работы.
Документы воинского учета
• Списки военнообязанных.
• Карточки учета военнообязанных.
• Отчеты о бронировании военнообязанных.
Документы для Пенсионного фонда • Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.
• Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии.
• Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).
• Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).
www.bizneshaus.ru
Документы по кадрам — бланки. Образцы и формы документов по учету кадров
>>Кадровые документы
Документы кадровой службы: акты и журналы
Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события. В отношении работника могут составляться следующие акты: об отказе давать объяснения нарушения трудовой обязанности, об отказе знакомиться с приказами, об отказе знакомиться с уведомлениями, об установлении факта опьянения и иные акты.
Журналы – кадровые документы, в которых указываются все реквизиты и сведения о документах, издаваемых в организации (например, журнал регистрации уведомлений, журнал регистрации представлений и иные журналы).
Заявления, приказы и уведомления
Заявление – это обращение работника к работодателю или к организации. Обычно в заявлениях содержится просьба или предложение работника по совершению какого-либо действия. Работником могут составляться следующие заявления: о приеме на работу, об увольнении по собственному желанию, о предоставлении отпуска.
К распространенным документам кадровой службы относятся и приказы. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации. Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу. К приказам по основной деятельности можно отнести: приказы об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры), об утверждении графиков отпусков, об утверждении и изменении штатного расписания. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, переводе, увольнении работников, о предоставлении различных видов отпусков, о направлении в командировку, о поощрении.
Уведомление – это образец кадрового документа, содержащий извещение о чем-либо. Как правило, в кадровом делопроизводстве уведомления содержат информацию об изменении условий, определенных сторонами трудового договора (например, уведомление о расторжении трудового договора, уведомление о переводе в другую местность, уведомление о сокращении должности и т.д.).
Договоры как основной вид кадровых документов
В кадровом делопроизводстве используют такие документы, как трудовые договоры и договоры о материальной ответственности.
Главным документом, определяющим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Согласно ст. 56 ТК РФ, трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда в соответствии с законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Другие формы кадровых документов: перечень
Должностные инструкции. Должностная инструкция – это локальный акт, издаваемый с целью определения места работника в структуре организации, его обязанностей, прав и ответственности при осуществлении трудовой деятельности.
Прочие кадровые документы. К дополнительным документам можно отнести авансовый отчет, график отпусков (Т-7), докладную записку, записку – расчет (форма Т-60 и Т-61), личную карточку (форма Т-2), объяснительную записку, штатное расписание (форма Т-3) и иные документы.
С помощью нашего онлайн-сервиса вы можете заполнить формы кадровых документов и скачать готовые образцы в формате Word или PDF.
www.freshdoc.ru
Кадровые документы
На любом предприятии, где работает множество сотрудников, многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на отдел кадров. Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны разрабатываться и храниться специалистами компании.
Не стоит считать, что все это просто бюрократия. Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству – управлять своими подчиненными. Задаваясь вопросом, является ли эта документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться, необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно. А значит, вся та документация, о которой речь пойдет ниже, должна использоваться кадровыми службами.
Виды кадровой документации
Какие же формы документов активно используются в каждой компании и организации? Условно их можно разделить на пять типов:
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность
- Распорядительные документы
- Внутренняя служебная переписка
- Информационно-расчетные документы
- Журналы учета и регистрации.
Как уже обозначалось выше, учет всей этой документации ведется отделом кадров на предприятии. Давайте более подробно разберемся, что же входит в эти группы, какие документы являются наиболее важными?
Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе компании. В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника, трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на работу и увольнении.
А вот разнообразные приказы и распоряжения руководителя относятся к распорядительным документам. В случае необходимости сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные подгруппы. Первая из них включает приказы по основной деятельности компании. А вторая – распоряжения, связанные с управлением личным составом. Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его увольнении, переводе на другую должность и т.п.
Еще раз хочется акцентировать внимание как раз на том, что такие документы являются обязательными к заполнению. Все сотрудники имеют право самостоятельно отслеживать правильность и своевременность заполнения таких унифицированных форм. Ведь от этого во многом зависит социальная защита каждого конкретного работника. А для предприятия в целом правильный учет кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и инспекциями со стороны органов власти.
Наибольшее количество унифицированных форм содержит группа информационно-расчетных документов. Это и табель учета рабочего времени, и личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела. Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности заполнения предъявляются высокие требования.
Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений. В эту категорию входят все виды объяснительных записок от сотрудников, которые необходимы для возложения на провинившегося работника дисциплинарной ответственности, а также запросы о поощрении сотрудников, которые отправляются руководителю предприятия от начальников подразделений и участков.
Еще одним важным видом кадровой документации являются журналы регистрации и учета сотрудников. В этот широкий перечень входят журнал регистрации приказов о приеме, увольнении или переводе работников, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации служебных заданий, журнал регистрации приказов о командировках работников. И это еще далеко не самый полный перечень подобной документации.
class365.ru