11. Реквизиты делового письма.
Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30–2003.
Реквизиты делового письма
Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа. К реквизитам делового письма относятся 16 из 30, указанных в ГОСТе.
Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации;
Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации;
Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак;
Реквизит 08 – наименование организации;
Реквизит 09 – справочные данные об организации;
Реквизит 11 – дата документа;
Реквизит 12 – регистрационный индекс (номер) документа;
Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
Реквизит 15 – адресат;
Реквизит 18 – заголовок к тексту;
Реквизит 20 – текст документа;
Реквизит 21 – отметка о наличии приложения;
Реквизит 22 – подпись;
Реквизит 25 – печать;
Реквизит 27 – отметка об исполнителе;
Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
12. Задачи, функции, признаки делового письма.
Задачи делового письма:
1. Инициирование, поддержка деловых взаимоотношений.
2. Передача деловой информации (выражение договорных условий, претензий, вопросов, запросов и др.) в краткой понятной унифицированной форме, на которую впоследствии можно сослаться.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации — автора документа.
13. Деловая переписка и ее виды.
Деловая переписка — один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем.
Письма систематизируются по следующим группам:
1. Информационные письма — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
2. Просьбы – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
Запросы — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
Предложения —содержит приглашение на какое-то мероприятие;
studfiles.net
49. Реквизиты делового письма
Государственный герб (для гос. предприятий) изображается на бланках документов органов власти РФ, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств.
2.Эмблема организации (обычно товарный знак) Должна быть зарегистрирована в установленном порядке.
3. Код предприятия по ОКПО. Является своеобразным подтверждением правомочности организации
4. Наименование организ.
5.Адрес: почтовый, номер телефона, номер факса
6.Дата подписания письма (словесно-цифровой способ или цифровой)
7.Индекс док-та. Номер исходящего письма. Ссылка на индекс и дату входящего док-та включает индекс и дату письма, на кот. дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исх. док-та.
8. Ссылка на индекс и дату входящего док-та (На № (индекс) от (дата)).
9. Адресат. Наименование и адрес организации, фирмы или фамилия и адрес лица получателя, указывается на верхней правой стороне бланка (пр. ЗАО «Оксид»)
10.Заголовок к тексту. Должен отражать основной вопрос, затронутый в письме. Быть кратким и емким. Начинается с предлога О или Об.
11.Подпись. Помещается слева под текстом письма (должность лица, личная подпись и ее расшифровка)
12.Фамилия и телефон исполнителя
50. . Особенности оформления и написания письма-запроса.
Обращение к покупателю или продавцу с просьюой дать информацию о товаре или направить предлоение на поставку товара. Текст письма (любого) начинается с ЗАГОЛОВКА (о или об) – о поставке товара – по левому краю
Обращение (Уважаемый И. О.!)
— Если отношения с руковод. хорошие у вас лично, то можно просто Уважаемый И. О.! если нет, то Уважаемый господин И. О. Ф.
— Если вы не знаете ни имени, ни фамилии руководителя, то « Уважаемые господа!» ( к сотрудникам организации) Тоько если письмо-запрос, рекламные письма, письмо-предложение, письмо-приглашение.
— Если это гарантийное письмо, то фамилия руководителя обязательна.
Лид-абзац (начальный образец письма)
Изложение причин, по которым вы обращаетесь с письмом в эту организацию (письмо-ответ «Благодарим за ваше письмо от 2-.12.1013)
Основная часть письма:
Название товара,его кол-во,цена.
С уважением, Генеральный директор подпись К. В. Иванов
(с уважением, с надеждой на дальнейшее сотрудничество)
Исполнитель пись ма (секретарь)
Ф.И.О. (полностью)
Телефон
В дело № 20
(рекламные проспекты высланы) резолюция (штамп орган-ции входящего номера док-та)
Дата
20.05.2011 г. Подпись исполнителя письма
РЕКВИЗИТЫ: При угловом расположении название организации отправителя – СЛЕВА, кому отправлчется – СПРАВА.
Ключевые фразы в письмах-запросах:
Обращаемся к вам с просьбой об отправке в наш адрес..
В связи с ранее достигнутой договоренностью от 20.12.2013 просим Вас..
Исходя из рез-тов наших переговоров по вопросу о..
51.Особенности составления и оформления письма – оферты
Предложение о продаже товара, которое направляется потенциальному покупателю.
Различают оферты : Твердые и Свободные (без обязательств)
Свободная оферта направляется сразу нескольким покупателям и не связывает продавца обязательством продавать товар именно этому покупателю.
Твердая оферта – направляется только одному покупателю и связывает продавца обязательством продавать товар только одному покупателю.
У твердой оферты по верхнему краю листа всегда указан срок действия предложения.
Если в установленный срок ответ не был получен, то это равносильно отказу от предложения.
Если был получен ответ,акцепт, — это равносильно заключению сделки до момента оформления договора.
Твердая оферта часто оформляется в виде таблицы и или по пунктам. При этом, в соответствии с правилами ВТО, в оферте (любой) обязательно сообщают о кол-ве товара, о цене, Цена включает в себя упаковку,доставку и тд
КЛЮЧЕВЫЕ ФРАЗЫ ТВЕРДОЙ ОФЕРТЫ
А) Предлагаем Вам тердо
Б) В подтверждении нашей договоренности предлагаем Вам
В) Указанное предложение сохраняет свою силу до..
О товаре:
Г) Кол-во товара будет соответствовать нашим пожеланиям
Д) Товар в кол-ве .. не превышает установленный годовой лимит на поставку.
Качество:
Е) Кач-во продукции соответствует ГОСТ от 2013г.
Ж) Кач-во услуг подтверждается прилагаемым письмом с сертификатом.
К) Кач-во удовлетворяет технич условиям на оборудование такого класса
Л) Кач-во продукции отвечает кач-ву образцов, представленных Вам раннее
М) Речь идет о товаре обычного торгового качества
Цена
Цена товара составлчет … руб за ед товара
Цена товара включает стоимость упаковки и маркировки
Цены в проекте договора приведены без учета НДС
Оплата
Оплатапроизводится путем перечисления на..№ счета в ..банке
Условия и порядок оплаты приведены в проекте договора пункта такого-то
Нас устроил бы следующий порядок оплаты
Получение продукции:
Вы получите заказанную продукцию с .. момента
Ожидайте получения партии товара не позднее 22.04.2014
Срок поставки в соответствии с ранее достигнутой договоренностью
Продукция будет доставлться Вам ежемесячно равными партиями
studfiles.net
Реквизиты деловых писем
Реквизиты– обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называют
Обычно деловые письма печатают на бланках– листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.
Эмблема.Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.
Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.
Датаявляется обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.
Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документавключает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.
Наименование организации указывают в именительном падеже.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».
Заголовок к тексту– реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Текст.Как правило, состоит из двух частей.Констатирующая частьвключает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения.Во второй частиформулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.
Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.
Пример:
ОАО «Первоуральский динасовый завод» Россия, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас рассмотреть возможность поставки в адрес ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим отправить по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Васильев Виктор Иванович 32-45-78 |
studfiles.net
Наименование реквизита | Комментарий | Шрифт, его размер | Примечание |
03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | Помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации) | Оформляется в соответствии с уставом организации | На бланках писем различных организаций изображение эмблемы может отсутствовать |
05 Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) | Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами | Times New Roman 14 | Может оформляться для предприятий машиностроения |
06 Идентификационный номер налогоплательщика/причины постановки на учет (ИНН/КПП) | Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами | Times New Roman 14 | Может оформляться для предприятий машиностроения |
07 Код формы документа | Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) | Times New Roman 11 | — |
08 Наименование организации | Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. В письмах указывается наименование структурного подразделения | Times New Roman 14 Прописные буквы | Наименование структурного подразделения выделяется полужирным шрифтом |
09 Справочные данные об организации | Включают в себя: почтовый индекс, юридический адрес организации, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты. Если в письме обсуждаются финансовые вопросы, указываются номера счетов предприятия в банке | Times New Roman 11 | На письмах касающихся финансовых вопросов ставится оттиск печати |
11 Дата документа | Это дата подписания делового письма, и оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. | Times New Roman 14 | Располагается на одном уровне с датой документа |
12 Регистрационный номер документа | Состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях | Times New Roman 14 | |
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа | Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ | Times New Roman 14 | Располагаются на одном уроне |
14 Место составления или издания документа | Указывается, в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». | Times New Roman 14 | Указывается с учетом принятого административно-территориального деления |
15 Адресат | В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресовании должностному лицу, наименование его должности и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией. | Times New Roman 14 | Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки |
17 Резолюция | Включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату | Чаще всего рукописно | Допускается оформление на отдельном листе |
18 Заголовок к тексту | Включает в себя краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать | Times New Roman 14 | Существуют ограничительные метки для реквизита |
20 Текст документа | Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. | Times New Roman 14 | При написании используется язык делового общения |
21 Отметка о наличии приложения | Часть служебных писем может иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. | Times New Roman 14 | Приложение может включать расчеты, схемы и таблицы |
22 Подпись | В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке письма, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры в должностях указываются ученая степень, звание. | Times New Roman 14 | Письма подписываются руководителем организации, его заместителями, в рамках предоставленной им компетенции. |
24 Визы согласования документа | Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты, но может быть оформлена более кратко: личная подпись и дата. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. | Times New Roman 14 | Оформляются при необходимости |
25 Оттиск печати | Заверяет подлинность подписи должностного лица на служебных письмах, регламентирующих финансовые вопросы | Печать оформляется согласно устава организации | — |
27 Отметка об исполнителе | Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. | Times New Roman 12 | Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа |
29 Отметка о поступлении документа в организацию | Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), проставляется соответственно в виде штампа | Times New Roman 14 или рукописно | Зависит от принятой в организации ИПС |
30 Идентификатор электронной копии документа | Это отметка или колонтитул, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации | Times New Roman 10-14 | Проставляется на каждой странице |
studfiles.net
Реквизиты деловых писем
Реквизиты– обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называютформуляром.
Обычно деловые письма печатают на бланках– листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.
Эмблема.Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.
Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.
Датаявляется обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.
Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документавключает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.
Наименование организации указывают в именительном падеже.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».
Заголовок к тексту– реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Текст.Как правило, состоит из двух частей.Констатирующая частьвключает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения.Во второй частиформулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.
Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.
Пример:
ОАО «Первоуральский динасовый завод» Россия, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас рассмотреть возможность поставки в адрес ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим отправить по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Васильев Виктор Иванович 32-45-78 |
studfiles.net
Реквизиты деловых писем
Реквизиты– обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называютформуляром.
Обычно деловые письма печатают на бланках– листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.
Эмблема.Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.
Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.
Датаявляется обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.
Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документавключает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.
Наименование организации указывают в именительном падеже.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».
Заголовок к тексту– реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Текст.Как правило, состоит из двух частей.Констатирующая частьвключает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения.Во второй частиформулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.
Отметка о наличии приложениярасполагается под текстом.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.
Пример:
ОАО «Первоуральский динасовый завод» Россия, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас рассмотреть возможность поставки в адрес ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим отправить по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Васильев Виктор Иванович 32-45-78 |
studfiles.net
9. Место делового письма в системе информационно-справочной документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, — инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
10. Структура делового письма.
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.
2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.
3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.
4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.
5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».
6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.
8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.
9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
studfiles.net