Складское дело для начинающих – 100 советов как организовать и улучшить работу склада

9 принципов складского хозяйства |

Упорядоченное ведение складского хозяйства — первое условие эффективного управления запасами. Обеспечить порядок на складе — значит создать мотивацию работников к бережливому обращению с запасами, упорядочить процессы хранения запасов и введения новых товаров в ассортимент, ранжировать запасы по приоритетности, своевременно осуществлять инвентаризацию товара и обработку документации. Пути реализации этих условий различны, главное — это результат, то есть порядок. Обычно наведение порядка в работе склада дает прямой экономический эффект в виде снижения запасов, увеличения оборачиваемости, роста прибыли компании.

Консультант консалтинговой компании iTeam
Ксения Кочнева

Какой склад, такой и бизнес

Складское хозяйство предприятия является звеном, которому надо уделять особое внимание. Подтверждением важности этого звена служит схема 1, показывающая “круговорот” финансовых и материальных потоков в одной коммерческой фирме:

Красные линии означают финансовые потоки, а синие — материальные потоки. То, что в виде финансового потока уходит к поставщикам, возвращается к фирме в виде материальных ценностей (например, товаров) и входит в склад. С другой стороны, все, что уходит к клиентам (выходит из склада), возвращается в фирму как финансовый поток.

Конечно, схема весьма условная, она не отражает, например, последовательность потоков, в ней нет коммерческого отдела, без которого немыслим процесс. И тем не менее схема наглядно показывает роль склада.

Как известно, финансовые потоки компании регламентированы почти на 100% законами, а материальные потоки в большей части — внутренними процедурами. Точкой соприкосновения двух основных типов материальных потоков — входящих и выходящих — является склад. Другими словами, склад – это звено, в котором сконцентрированы процедуры, касающиеся не только самого склада, но и его взаимодействия с остальными звеньями компании.

Поэтому склад — это своего рода индикатор, по которому можно судить о здоровье компании. Практика давно показала: если склад в порядке, то наверняка это относится к компании в целом. Но если какие-то процессы на складе хромают, то обязательно сбой будет и в работе компании. Вот почему недооценка роли склада — это уже ошибка.

Откуда черпать идеи?

Конечно, наряду с постоянным контролем необходим регулярный анализ складских процессов с целью заблаговременно установить косвенные причины всех недостатков. Однако нельзя утверждать, что ухудшение складских операций всегда ведет к ухудшению остальных процессов в компании. Но малейший сбой в общих процессах компании почти всегда сказывается в первую очередь на складе. Таким образом, регулярный анализ складских процессов позволит нам вовремя отреагировать на любую ситуацию, которая может повредить интересам компании.

Анализ определенной деятельности необходим не только для выявления проблем в ней самой. Анализ — это источник идей для ее улучшения. И каждая мера по совершенствованию складской деятельности в любом случае благотворно отразится на деятельности всей компании.

Однако возникает резонный вопрос: нельзя ли раз и навсегда отрегулировать все процессы на складе и контролировать только их выполнение? К сожалению, нет. В одной исключительно динамичной бизнес-среде правила и процедуры быстро стареют. И один из самых эффективных способов своевременно реагировать на этот процес — анализ работы склада.

Что понятно кладовщику, не всегда ясно логисту

После того, как руководство компании поймет, что деятельность склада — часть бизнес-процесса, возникнет вопрос: как эффективнее анализировать складские процессы?

Можно выделить 9 принципов работы складского хозяйства. Они относятся к любому складу без исключения, их соблюдение — своего рода гарантия стабильности. Но если для кладовщика эти принципы нечто само собой разумеющееся, то для логиста, даже опытного, они не всегда ясны. Поэтому остановимся на них отдельно, так как они значительно упрощают анализ складских процессов.

1. Принцип четко разграниченной строгой материальной ответственности. На складе должен быть один работник, который несет полную материальную ответственность за все, что находится здесь, отвечает за все недостачи и излишки.
2. Принцип организации и контроля. Любая деятельность, на складе в том числе, должна быть организована и проконтролирована. И заниматься этим в рамках одной из основных своих обязанностей должен один сотрудник.
   Поскольку материальная ответственность невозможна без хорошей организации и контроля, с одной стороны, а хорошая организация и контроль невозможны без материальной ответственности, с другой стороны, то совершенно очевидным становится третий принцип.
3. Принцип единовластия.  И контроль, и организация, и материальная ответственность должна быть сосредоточена в одних руках, одного сотрудника. Назвать его можно как угодно: и начальником склада, и организатором складской деятельности, менеджером склада, или придумать что-то еще более модное.
4. Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени. Самый важный и самый простой для понимания и выполнения принцип. Вот пример. Региональным складом одной крупной европейской экспедиции управляет женщина лет сорока: грозный взгляд, хриплый голос. Она может стукнуть кулаком по столу и крикнуть: “На мой склад ничего без документа не входит и без документа ничего не выходит!” Благодаря своей хватке она справляется с дюжиной мужиков на складе.
   Однако мужская хватка помогает не всегда. И вот еще пример. Грузовик на таможне, а товар уже в компьютере. Работники коммерческого отдела увидели, обрадовались и за часок половину продали. Подали распоряжение на склад грузить и вести клиентам, которые сгорают от нетерпения. Но появилась проблема на таможне, и грузовик простоял там неделю. Коммерсантам пришлось перед клиентами извиняться.
5. Принцип планирования складской деятельности. Как любую деятельность, складскую тоже нужно планировать. Сроки могут быть разными — в зависимости от особенностей конкретного склада. Распространенный случай, когда товар приходит на склад, а для кладовщиков это сюрприз. Они тут же начинают думать, куда его поставить, как расположить и т.д.
6. Принцип строго определенного метода движения ценностей на складе. Чаще всего это FIFO, но может быть другой, а может и смешанный. Главное — чтобы он был четко определен. А кладовщики лучше любого менеджера знают, как в конкретном случае его выполнять.
7. Принцип правильного расположения ценностей. Об этом можно писать романы, но важно понимать, что правильное расположение ускоряет и упрощает складские процессы.
8. Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций. Остановимся на нем поподробнее.
   Инвентаризацию привыкли считать обыкновенной ревизией. Иногда даже проводят ее только для того, чтобы предотвратить злоупотребления кладовщиков, чтоб они не расслаблялись. Но цель инвентаризации все же в другом — в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности складских операций. Как показывает практика, почти треть всех расхождениий в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что складские процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.
   Конечно, на инвентаризацию нужно время, и проходить она должна, когда склад пребывает в покое, а это может потребовать остановки всех процессов в компании и работы в выходные дни. Да и для обработки результатов инвентаризации также необходимо время.

Посмотрим, а можно ли ускорить эту процедуру, не снижая ее эффективности? На каждом складе есть продукты, при работе с которыми допускается меньше ошибок, чем с другими. Так стоит ли в таком случае каждый раз пересчитывать целиком весь склад? Конечно же, нет. Приведем лишь несколько постулатов, истинность которых доказана многолетней практикой.

Чем больше складских операций совершается с конкретным продуктом за определенный период, тем больше вероятность ошибки. Степень вероятности ошибок можно определить, например, по количеству выходов продукта из склада (таблица 1).

Однако количество выходов не является единственным критерием. Вероятность ошибок зависит от множества других факторов — одинаковые упаковки, поштучный выход, относительно высокая цена. Поэтому количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 (а можно и меньше единицы). При этом важно, чтобы коэффициент определялся методом экспертной оценки, и лучшие эксперты в этом деле сами кладовщики. Для определения коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного склада.

На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС-анализ (таблица 2).

Например, первые 50% продуктов отнесем к группе А, следующие 30% к группе В и остальные 20% — к группе С. После этого решаем: группу А будем пересчитывать каждый месяц, группу В — раз в два месяца и группу С — раз в три месяца. В итоге полная инвентаризация склада у нас будет проходить раз в три месяца. Стало быть, отпадает необходимость пересчитывать весь склад ежемесячно. АВС анализ позволяет многократно усовершенствовать эту методику.

9. Принцип строгого регламентирования присутствия на складе.
    Должна быть ясная инструкция о том, кто, когда, в присутствии кого и по какому поводу, если хотите, может находиться на складе. И никто не смеет нарушить эту инструкцию, даже высшее руководство. Для пущей важности в инструкции можно и указать: “Исключения не допускаются!”

 

Автор: Н. Вергиев
Источник: журнал “Современный склад”

blog.iteam.ru

Девять принципов организации складского хозяйства – Склад и техника

В. Полторак, менеджер по работе с ключевыми клиентами ООО «Торговый Дом Кифато МК»

Основным условием эффективного управления запасами является упорядочение процессов ведения складского хозяйства. Для обеспечения порядка на складе необходимо дать работникам мотивацию бережливо обращаться с запасами, грамотно организовывать их хранение, оперативно вводить новые товары в ассортимент, стараться ранжировать товары по приоритетности, своевременно проводить инвентаризацию запасов и обработку документации. Реализовать все это можно различными путями, главное – получить результат, то есть добиться порядка. Обычно следствием подобных преобразований является экономический рост, увеличение оборота товаров, получение прибыли.

Применительно к любой торгующей компании известную русскую пословицу можно перефразировать так: скажи мне, как выглядит твой склад, и я скажу, как работает твоя компания. Когда фирма не занимается логистикой складирования или не уделяет ей достаточно времени, возникают проблемы нехватки места или рабочей силы, отсутствия нужной техники или неправильного ее использования. Часто руководители вообще мало интересуются функционированием склада компании, что, несомненно, может привести к фатальным последствиям.

Почему же роль склада во многих организациях невелика и так часто недооценивается? Ответ довольно прост: потому что первоначально склад являлся всего лишь местом, предназначенным для хранения материальных ценностей. Только потом в его пределах стали производиться различные действия с грузами. В результате того, что хранение считалось первоочередной задачей, а складские операции – сопутствующей, сформировалось мнение, что склад, способный обеспечить безопасность и сохранность продукции, идеален. Сегодня же стали понимать, что одно совершенно не может существовать без другого.

Каков склад, таков и бизнес

Такому звену предприятия, как складское хозяйство, следует уделять особое внимание. Насколько это важно, показывает схема, на которой представлен «круговорот» материальных потоков в коммерческой организации.

Красные линии обозначают финансовые потоки, синие – материальные (товарные). Здесь видно, что сначала финансовые потоки направляются к поставщикам, затем они возвращаются назад, на склад фирмы, но уже в виде товаров. С другой стороны, материальные потоки, уходящие к клиентам, возвращаются в компанию в виде финансовых потоков. Данная схема весьма условна, так как она не отражает, к примеру, всей последовательности структур, через которые проходят эти потоки: здесь не обозначен коммерческий отдел, без которого весь этот «круговорот» становится просто невозможным. Однако она вполне наглядно демонстрирует роль складского хозяйства.

Известно, что финансовые потоки регламентируются по большей части законодательством, а вот материальные – собственными, внутренними процедурами. Точка соприкосновения первых и вторых, как входящих, так и выходящих, – склад. Иначе говоря, складское хозяйство является особым звеном, в пределах которого концентрируются процедуры, которые касаются не только функционирования самого склада, но и его совместной с другими звеньями деятельности. Это значит, что склад – своеобразный индикатор, который может сообщить о «здоровье» фирмы в целом. Тем более что и практика показывает: если на складе порядок, то и фирма наверняка функционирует отлично. Если же какие-то процессы «хромают», то и в самой компании имеются сбои. Именно поэтому руководители совершают большую ошибку, недооценивая роль склада.

Где брать идеи по оптимизации работы склада?

Кроме постоянного контроля складскому хозяйству требуется регулярное проведение анализов всех рабочих процессов, цель которых – заблаговременное выяснение косвенных причин тех или иных недостатков. Нельзя однозначно утверждать, что изъяны в складских операциях непременно ведут к проблемам в остальных процессах компании. Но, с другой стороны, малейшие сбои в общей работе практически всегда сказываются на деятельности склада. Это означает, что постоянный контроль и анализ процессов складского хозяйства позволят вовремя обнаруживать проблему и оперативно ее разрешать в соответствии с интересами компании.

Проводить аудит в какой-то определенной сфере деятельности нужно не только для того, чтобы выявить несовершенства. Анализ является источником идей для разработки методов оптимизации рабочего процесса. Каждая мера по улучшению деятельности склада в свою очередь непременно благотворно отразится на работе компании в целом.

Вероятно, может возникнуть вопрос: нельзя ли один раз отрегулировать всю деятельность склада, упорядочить все процессы, а потом просто контролировать? К сожалению, ответ отрицательный. Ведь любая динамичная бизнес-среда подвержена изменениям, что-то устаревает, где-то появляются нововведения и т. п. Чтобы всегда держать руку на пульсе, своевременно реагировать на возникновение трудностей, нужно постоянно проводить анализ работы склада.

Логисту не всегда понятно то, что ясно кладовщику

Когда руководство компании осознает, что работа склада действительно является частью бизнес-процесса, перед ним встает вопрос, как эффективнее осуществлять анализ складского хозяйства. Эта работа основывается на девяти принципах, которые свойственны каждому хозяйству без исключения. Если стараться следовать этим принципам, можно добиться некой стабильности в деятельности склада. Для кладовщика они являются чем-то само собой разумеющимся, а вот для логиста – нет. Поэтому следует рассмотреть их подробнее, так как учет этих принципов значительно упрощает процедуру анализа складской деятельности.

1. Четкое разграничение материальной ответственности. В складском хозяйстве непременно должен быть один человек, отвечающий за все товары и оборудование склада, а также за излишки и недостачи.

2. Организация и контроль. Абсолютно любую деятельность, в том числе и складскую, нужно организовывать и контролировать. Вести такую работу на складе должен один человек, а не несколько. Поскольку грамотная организация и контроль неотделимы от материальной ответственности, вполне очевидным становится следующий принцип.

3. Единовластие. И организация, и контроль, и материальная ответственность должны быть сосредоточены в руках одного специалиста. Он может называться по-разному: начальник склада, организатор складской деятельности, менеджер или как-то иначе.

4. Строгая материальная отчетность, причем обязательно в режиме реального времени. Это самый важный и вместе с тем самый простой для выполнения и понимания принцип. Возьмем для примера такую ситуацию. Фура с товаром находится на таможне, а товар уже внесен в компьютерную базу данных. Менеджеры коммерческого отдела видят, что товар в наличии, и предлагают покупателям приобрести его. Заказы появляются, но на таможне возникают сложности, из-за которых фура стоит там неделю. Результатом ее становятся недовольные клиенты, которые не смогли получить продукцию вовремя.

5. Планирование хозяйственной деятельности склада. Любая работа, в том числе и складская, должна выполняться в соответствии с определенным планом. Сроки выполнения могут варьироваться в зависимости от особенностей складов. Довольно часто случается так, что, когда товар поступает на склад, кладовщик его не ожидает, то есть для него это сюрприз. Естественно, что место для хранения в данном случае определяется по факту, а не заблаговременно, как должно быть в идеале.

6. Строго определенный метод движения материальных ценностей на складе. Чаще всего это либо FIFO, либо LIFO, либо смешанный вариант. Главное, чтобы он был четко определен и строго выполнялся кладовщиками.

7. Правильное расположение материальных ценностей. От того, насколько удобно для сотрудников компании расположены товары на складе, зависят скорость складских процессов и простота их выполнения. В большинстве случаев правильное использование стеллажей позволит сделать работу на складе более эффективной и упорядоченной.

Выбор стеллажей должен учитывать все параметры, связанные с типом товара, его габаритами и весом, требованиями по сроку хранения, особенностями обработки и последующей транспортировки. Большой ассортимент товара может потребовать применения различных типов стеллажного оборудования, что в свою очередь связано с привлечением профессионалов в данной области. Ведущие компании, занимающиеся производством складского оборудования и техники, располагают необходимым опытом и знаниями, чтобы предложить один или даже несколько вариантов организации складского хозяйства. Это позволит рассмотреть задачу под разными углами и получить наилучшее решение, подходящее по всем параметрам. При этом предлагаемое решение может быть не самым дешевым, но в долгосрочной перспективе позволит существенно сэкономить средства за счет как инновационного подхода к организации складского хозяйства, так и высокого качества самих стеллажей.

8. Плановая, регулярная инвентаризация. Рассмотрим этот принцип более подробно.

Обычно под инвентаризацией понимают ревизию. Иногда ее проводят лишь для того, чтобы «не расслаблялись» кладовщики. Однако истинная цель инвентаризации – анализ результатов труда. Это мощнейший инструмент оценки эффективности работы склада. Практика показывает, что треть всех несоответствий в количестве товаров, имеющихся в наличии и учтенных в документах, появляется из-за плохой работы кладовщиков, остальные же две трети возникают в связи с неправильной организацией складских процессов либо из-за устаревшей формы контроля. Конкретно эти недостатки и должна выявлять инвентаризация, которую необходимо проводить планово и регулярно.

Естественно, данное мероприятие требует времени. К тому же его нужно проводить тогда, когда склад пребывает в покое. Это значит, что для эффективной инвентаризации нужно порой прервать все рабочие процессы фирмы или заняться этим в выходные дни. Время нужно и для обработки результатов.

Можно ли каким-то образом ускорить данный процесс, не снижая при этом его эффективность? Конечно. На каждом складе имеется продукция, при работе с которой допускается меньше ошибок, чем с другой. Следовательно, совсем не нужно всякий раз пересчитывать все товары на складе.

Многолетняя практика показала, что существуют определенные постулаты, согласно которым и происходит работа склада. Например, чем больше операций совершается с конкретным товаром за определенный промежуток времени, тем больше вероятность возникновения ошибки. Ее степень можно просчитать по количеству выходов товара со склада.

Безусловно, это не единственный критерий. Вероятность ошибок зависит и от других факторов: высокая цена, поштучный выход, похожие упаковки и пр. Количество выходов должен регулировать коэффициент, который определяется с помощью специальной оценки, экспертами которой в первую очередь являются кладовщики. Для установления этого индикатора необходимо учитывать результаты предыдущих инвентаризаций и специфические особенности конкретного склада.

9. Строгое регламентирование присутствия на складе. У работников склада должна быть четкая инструкция, кто и когда должен находиться на рабочем месте. Нарушать данную инструкцию не должны ни грузчики, ни руководители.

Перечисленные выше девять принципов организации относятся к любому складскому хозяйству без исключения, а их соблюдение – своего рода гарантия его стабильности и эффективной работы.

sitmag.ru

Как организовать складской учет 🚩 как правильно организовать склад 🚩 Финансы 🚩 Другое

Если вы решили стать оператором склада, вам необходимо знать, какие качества характера могут вам в этом помочь. Так, для работы с документами вам потребуется усидчивость и внимательность. Если вы суетитесь и торопитесь, то можете совершить какую-то ошибку. Помните, что в некоторых случаях работники склада, ведущие учет товара, являются материально ответственными лицами, и ваша опечатка, описка или пропуск ошибки в накладной может дорого вам стоить.

Вместе с тем оператору склада необходимо быть энергичным человеком. Ведь порой объем документов может быть очень большим, а сроки – жестко регламентированными. Чтобы не задерживать работу остальных сотрудников, товар в систему нужно вводить быстро и четко. Кроме того, оператор склада должен быть ответственным индивидом. Он работает с большим объемом информации, поэтому здесь важна некоторая педантичность.

Для работы оператором склада важно быть с техникой на «ты». Если вы умеете быстро печатать или даже освоили метод слепой печати, вам это пригодится в будущем в работе. Кроме того, следует хорошо изучить программу, в которой вам предстоит вести учет. Чаще всего это 1С. Поэтому желательно пройти курсы по освоению соответствующего модуля этой программы, лучше сразу нескольких версий.

По долгу службы вам, возможно, придется работать не только с компьютером или ноутбуком, но и с такой офисной техникой, как принтер и сканер. Конечно же, ваше неумение обращаться с устройствами не должно задерживать рабочий процесс. Но если вы не знакомы с работой данной техники, не отчаивайтесь. Скорее всего, на месте вам удастся быстро освоить основные ее принципы.

Хотя работать вам придется преимущественно с документами, коммуникативные навыки тоже не помешают. Ведь порой необходимо созвониться с поставщиком или покупателем и уточнить какие-то детали. Поэтому вам нужно развивать свое умение вести деловые диалоги.

Оператор склада работает с приходными и расходными первичными бухгалтерскими документами. Следовательно, у вас должно быть основное понятие о бухгалтерском учете. Скорее всего, эти знания вы получите на курсах 1С для операторов.

При поиске работы вас ждет больший успех, если вы будете знакомы с номенклатурой, с которой вам предстоит работать. Согласитесь, вникнуть в тонкости работы, не зная товара, очень сложно. Если раньше вам доводилось работать с какой-либо продукцией, попробуйте найти должность оператора склада в данной сфере в первую очередь. Обязательно отметьте в своем резюме опыт работы в данной области.

Знание офисных программ, иностранного языка и умение эффективно использовать свое рабочее время тоже будет преимуществом при приеме на работу. Организованный человек, который старается узнать больше, чем требует его должность на текущем этапе, не может не вызвать уважение у работодателя.

www.kakprosto.ru

4.3.1. Способы ведения складского учета. Искусство управления складом [litres]

4.3.1. Способы ведения складского учета

Ранее рассматривался документооборот между складом и различными службами предприятия. Принципиальное отличие бухгалтерской службы от иных подразделений состоит в том, что на ней этот кругооборот замыкается – сюда стекаются разнообразные документы складского учета, формирующие базу первичной документации предприятия (см. рекомендуемую схему на рис. 6[60]).

Рис. 6. Роль складской службы в документообороте на предприятии

С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами – сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.

Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.

Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам.

В случае с вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.

Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант – сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная – по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других – с применением сальдовых ведомостей.

Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии материальных ценностей. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.

Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.[61] При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии.

На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй – для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.

Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов – выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

staff.wikireading.ru

10 важных особенностей работы склада дистрибьютора Читать

Что ваш начальник склада говорит о ваших способностях?

«Поскольку в студенческие годы я проводил много времени в компании отца, который занимался поставками строительных материалов, я провел бесчисленное количество часов, наблюдая хорошие, плохие и ужасные варианты управления его складом. Я, наверное, единственный человек из тех, кого Вы знаете, который лично пылесосил складские полки.

Из-за противоречивых требований клиентов и отсутствия бизнес плана развития склад постоянно находился в состоянии бесконечной войны со всеми… Но вот несколько советов, которые за годы наблюдений и работе в логистике оказались полезными»:

1.      Очистите пространство.

Удивительно, что только можно найти на складе, если просто каждую неделю очищать его от коробок. Тайна инвентаризации такова:

• возвращенному товару.
• поврежденному товару.
• специальным товарам.

— этому всему негде будет «спрятаться».

Даже не говоря о возможности быстрее передвигаться по помещению, ваша команда начнет испытывать больше гордости за свое свободное рабочее место. Помните, что это место, где хранятся ваши же «замороженные» деньги и средства.

На складе нужна команда, которая защищает ваши деньги от:

• внешних угроз.
• продавцов.
• водителей грузовиков. 
• представителей производителя.

2. Позвольте персоналу почувствовать свою неповторимость.

Работники вашего склада работают с «замороженными деньгами» в течение всего дня.

Сшейте на заказ для них фирменную форму с надписью: «Команда, охраняющая сокровища» или «Команда по управлению сокровищами», или что-то подобное, что подчеркивает важность того, что они делают.

Это даст вам следующие плюсы.

1. Во-первых, напомнит им, что инвентаризация очень важна.
2. Во-вторых, это поможет быстро определять сотрудников, работающих на складе.

Самое главное в поддержании безопасности на складе — это убрать оттуда тех, кому там нечего делать.

3. Увеличение зоны приемки товара.

Когда большинство людей проектирует склад, они, как правило, пытаются втиснуть туда максимальное количество стоек и стеллажей.

И уже задним числом обычно им приходит запоздалая мысль о том, что надо бы высвободить достаточно места, чтобы там поместился небольшой письменный стол с дверью, как в пакгаузе,  и назвать это отделом приемки.

Проблема вот в чем: большинство ошибок инвентаризации берут начало при приемке товара. Если вы допустили ошибку здесь, в компании возникнет еще десять дополнительных проблем. Начните с того, чтобы выделить достаточно места для работы. Вы увидите, ваши ошибки при инвентаризации сразу снизятся.

4. Поставьте на приемку  опытных сотрудников.

Почему мы всегда ставим новичков на приемку? Как я упоминал ранее, ошибки в процессе приемки товара вызывают много головной боли у других людей и отделов. Убедитесь, что вы правильно приняли то, что к вам поступило.

Хорошо платите своим служащим по приемке и делайте так, чтобы они оставались подольше на своей должности. Помните, что вы всегда будете иметь больше товаров на приемке, чем на отправке.

Приемка товара — это единственное место в  вашей компании, где надо все сделать правильно с первого раза, чтобы вам не пришлось позже переделывать документы из-за ошибок при приемке.

5.Повесьте указатели.

Не думайте, что ваши новые сотрудники могут ориентироваться в проходах и стеллажах. Помогите им. Создайте яркие указатели, которые будут направлять их по проходам или к контейнерам. Карта склада — это отличный способ сразу повысить производительность. Четко маркируйте любые места и все отметки вносите на карту.

Попробуйте вот что: попросите кого-нибудь из друзей прийти к вам на склад впервые, найти вас и забрать заказ. Если ваш склад устроен правильно, они с высокой долей вероятности справятся с этим, не задавая вопросов по каждому пункту. Именно так просто все должно быть.

6. Добавить описания, чтобы взять список задач на отбор товаров.

Большинство баз данных с артикулами позволит вам добавлять в систему несколько строк с описанием любой товарной позиции. Используйте их, и вы увеличите вероятность того, что сборщики заказов вытянут нужный товар.

Сделайте описание простых физических характеристик описательного свойства, например, «синий» или «двухколесный «. Это особенно важно, когда вы говорите о минимальных количествах. Сделайте так, чтобы было понятно, что надписанное вами в примечаниях: «каждый» на самом деле относится к паре единиц, которая находится в упаковке, а не к одному элементу из двух упаковок.

Это простое изменение поможет вам предотвратить в будущем хранящиеся неликвиды.

Ремарка о переборе. Не беспокойтесь по поводу вырубки нескольких «лишних» деревьев. Они вырастут.

7. Дважды проверяйте заказы.

Для дистрибьюторской компании очень плохим девизом будет: «Мы исправляем свои ошибки быстрее, чем кто-либо другой в компании».

Западный пример: У типичного дистрибьютора затраты на обработку 1 заказа составляют около  45 долларов. Это стоит уже дополнительные 100 долларов, чтобы отправить его во второй раз в обработку.

Ни у кого из нас нет такой прибыли, чтобы регулярно компенсировать такие затраты на двойную работу.

Для того, чтобы сделать все правильно с первого раза, установить двойной контроль с помощью одного из ваших «ветеранов» склада. Это особенно важно, если у вас на приеме заказов работают новички.

8. Закажите этикетки с цветовой, яркой маркировкой для удобства экспедитора и грузчиков.

Для того, чтобы облегчить работу службе доставки, разработайте оригинальную цветную метку для каждого из ваших самых ценных клиентов. Убедитесь, что на каждый пакет, который вы доставляете, наклеен такой ярлык.

Ваши водители смогут быстро определить такие заказы. Вы же не хотите, чтобы делать ошибки в заказах для ваших лучших клиентов?

9. Введите принцип «Работа день в день».

Проще говоря: «То, что началось сегодня, должно быть сегодня закончено».

Если вы товар приняли, товар должен быть убран по местам.

Если заказ введен в систему и напечатан план заказ на сбор товаров, он должен быть собран и отправлен или должен стоять наготове.

Для того, чтобы это произошло, создайте периоды отключения – в это время мы прекращаем прием заказа.

Обработка заказа должна закончиться в определенное время. Мы должны дать складу возможность закончить свой день все во время.

10. Выполняйте циклическую инвентаризацию.

Большинство из нас знает, что это такое. Некоторые из нас признают преимущества этого метода. Но немногие сделали это частью рутинной работы. Циклическая инвентаризация позволит увеличить точность работы вашей системы.

Ежедневно изучая ваш склад, вы обнаружите те загадочные артикулы, которые оказались у вас не на тех  полках. Вы можете откорректировать те артикулы, которые попали не в то место. Вы можете провести ротацию запасов. Список и план дел по циклической инвентаризации можно продолжать до бесконечности.

Циклическая инвентаризация— это своего рода антибиотик для склада дистрибьюторов, потому что он побеждает много маленьких проблем и своевременно их решает. Регулярно проводите обучение менеджеров склада и ваших новичков. Время на это окупиться деньгами за вовремя выполненные заказы.

Хорошее обслуживание клиента начинается на складе. Небрежное выполнение процедур и неорганизованная работа склада говорят о том, как вы относитесь к клиентам покупателям, сотрудникам и своей работе.

 

 

Обучение менеджеров и бизнес тренинги для склада

Логистика. Наиболее распространенный вариант развития карьеры на складе  это получения профессии менеджера склада. Персонал службы логистики, работающий на складах, проходит это, как правило, корпоративное обучение, чтобы увеличить шансы на продвижение в компании.

Программа обучения на специалиста управления складом может включать в себя специализированные курсы по хранению продуктов питания или складское дело в портах и аэропортах, в зависимости от потребностей местного рынок, влияет на это и бизнес план владельца по развитию складского бизнеса.

Самый высокий уровень подготовки, который может получить менеджер склада, — это степень магистра по складскому бизнесу. Студенты, обучающиеся по этой программе, приобретают глубокие знания о складском деле, предлагаемые в программах обучения на специалиста. Они также развивают навыки управления персоналом и контроля бюджета. Бизнес тренинги и семинары помогают новичкам использовать свои специальные знания, чтобы добиться успеха в работе нас складе и в логистике.

 

Смешные и полезные рекомендации психолога:

Из-за противоречивых требований клиентов стратегия управления складом напоминает хаотичные действия полководца на поле боя, но вот несколько советов, которые за многие годы моих наблюдений оказались полезными:

Такой нехитрый маркетинг поможет увеличить закупки, так как ваши менеджеры по продажам будут быстрее продавать товар и еще быстрее очищать склад. Например, если у вас овощной магазин, вы знаете, что киви и другие тропические фрукты быстро портятся. Поэтому такой товар нужно реализовать в течение пары суток, чтобы не пришлось его просто выбросить.

Это даст вам следующие плюсы. Во-первых, напомнит им, что инвентаризация очень важна. Во-вторых, это поможет быстро и легко определять сотрудников, работающих на складе. Например, на фирменных рубашках или кепках могут быть нарисованы веселые киви в корзинке. Карта склада:  Пусть яркие указатели в виде киви, бананов и мандаринов ведут ваших новичков четко к цели. (НЕ на продуктовом складе — что бы не было путаницы у клиентов).

Приемка товара — это единственное место в  вашей компании, где надо все сделать правильно с первого раза, чтобы вам не пришлось переделывать заказы позже из-за ошибок при приемке.

Проведите swot анализ работы вашего склада, и учитывайте его результаты при подборе и обучении персонала, который вы ставите на приемку.

 

 

Если же это не так, возможно, вас заинтересуют корпоративные тренинги, которые проводят лучшие бизнес-тренеры компании LiCO в удобное для вас время.

Однако в том случае, если в вашей компании практикуется ротация персонала от одной должности к другой, вам помогут не только корпоративные, но и открытые бизнес-тренинги.

Мы проводим обучение персонала по разным темам. Возможно, вашим  сотрудникам поможет тренинг мотивации или тренинг активных продаж.

lico.ru

Если в вашей собственности есть участок земли, который не используется по назначению или с расположенными на нем готовыми сооружениями, то такая перспектива, как организация склада является оптимальным вариантом рационального использования этой собственности. Приняв решение, в первую очередь, встает вопрос, с чего же надо начинать?

Достаточно представлять только масштаб будущей деятельности на ближайший период времени. Причина такого подхода – многогранность выбранного направления. Складские услуги ответственного хранения затрагивают весь спектр экономической деятельности современного бизнеса, а значит, предстоит постоянная модернизация оборудования, расширение перечня услуг и совершенствование подходов к управлению и организации процесса.

Под масштабностью будущей деятельности подразумевается объемы предполагаемого товарооборота, а самое главное – сумма, которая будет инвестирована в проект. Когда все подготовительные мероприятия завершены, следует приступать к конкретным действиям. Большим подспорьем будет предварительно заручиться поддержкой компетентных  лиц, которые имели опыт создания подобных объектов.

Начальные этапы

В любом случае предстоит выполнить следующие шаги:

• выполнить проработку проектной документации по всем направлениям планируемых работ;
• выполнить все строительно-ремонтные работы, проконтролировать качество возведения новых сооружений или ремонт существующего фонда;
• произвести закупку необходимого оборудования для комплектации склада;
• получить разрешительные документы на ввод складских помещений в эксплуатацию;
• нанять и при необходимости обучить персонал, который будет обслуживать складские помещения.

Чтобы возвести складские сооружения, для начала нужно составить проект зданий и сооружений в соответствии с требованиями управления архитектуры, обеспечить территорию всеми необходимыми коммуникациями, такими как вода, газ, канализация, электричество, интернет. Затем, нужно найти строительно-монтажную фирму, которая по этому проекту осуществит все необходимые строительно-ремонтные работы. Это предприятие должно иметь соответствующие разрешительные документы, лицензию, положительные отзывы и квалифицированных работников.

Следующим этапом будет закупка основного и вспомогательного складского оборудования. К нему относятся: стеллажи, поддоны, ящики, грузовые телеги, столы, стулья. При необходимости приобретаются средства автоматизации процесса учета: сканера штрих-кодов, терминалы БД, компьютерное оборудование и другие вещи, необходимые для осуществления процедуры временного хранения товара на складе хранения грузов. Для реализации расширенного перечня складских услуг понадобится погрузочная техника (подъемные краны, автопогрузчики, механические тележки).   В обязательном порядке необходимо закупить оборудование для видео наблюдения, санитарной и пожарной охраны.

Организация склада сезонных вещей в области введения в эксплуатацию складских помещений заканчивается получением разрешительной документации от органов госнадзора. Одним из таких документов является Акт  обследования склада временного хранения (СВХ), на соответствие ветеринарно-санитарным требованиям. К ним относится требование обеспечения безопасных и комфортных условий труда персонала (микроклиматические и санитарные условия), соблюдение противопожарных и анти-эпидемиологических норм.

Организация труда и рабочего процесса

Итак, складские помещения построены, складское оборудование закуплено и установлено, разрешительная документация получена. В организацию рабочего процесса на складе входит:

1. Составление должностных инструкций;
2. Непосредственно, процесс найма и при необходимости обучения  рабочего персонала;
3. Выбор системы управления работой склада (СВХ) и основных подходов;
4. Организация внутрискладского режима;
5. Организация документооборота ;
6. Организация системы отчетности и поощрений.

Успешная организация склада для хранения грузов осуществима только при наличии квалифицированного персонала, который должен стать одним из самых важных активов предприятия. Не ошибившись в выборе этого звена коллектива, можно в короткие сроки получить прогнозируемый результат роста основных качественных показателей работы. Много внимания нужно уделить комплектации штата сотрудников и четко разграничить их обязанности должностными инструкциями. При необходимости их нужно обучить, или повысить квалификацию. Этот процесс требует дополнительных материальных вложений. В конечном счете, эти относительно незначительные затраты окупятся и позволят избежать различных ошибок, оптимизировать объем штата работников за счет автоматизации некоторых технологических и бизнес-процессов.

Количество нанятых сотрудников должно быть оптимальным и сбалансированным. При смещении равновесия, можно получить ситуацию тотальной безответственности или режим постоянного аврала. И один и второй варианты негативно сказываются на качестве выполняемой работы, провоцирует текучку кадров. Всё это, в конечном итоге, приводит к дополнительным материальным затратам на обучение и адаптацию новичка, компенсацию убытков. Не стоит также активно экономить на зарплате сотрудников. Этот фактор, опять же, провоцирует текучку кадров, нездоровое психологическое состояние коллектива и отсутствие мотивации.

Выбор методики управления складом

В наши дни часто организация склада базируется на адресном методе. Адресное хранение на складе очень актуально там, где имеет место большой ассортимент товара, а значит, на него и будем ориентироваться. На адресных складах товар хранится в ячейках, которые имеют свой уникальный номер. При этом значительно упрощается контроль над движением товаров, оптимизируется маршрут его перемещения, контроль над условиями хранения. Применение автоматизированных складских комплексов по умолчанию подразумевает адресное хранение, так как перемещение грузов контролируется автоматическими манипуляторами без участия человека. Высокий уровень автоматизации позволяет значительно увеличить эффективность работы при незначительном увеличении уровня затрат и издержек.

В случае наличия у предприятия нескольких складских помещений, разнесённых географически, то в таком случае возможно осуществление внутрискладских перемещений между ними. Такой подход зачастую оправдан при сложном прогнозировании динамики спроса на услугу хранения. Вследствие несбалансированности спроса, вероятны случаи недостатка или избытка свободных площадей, что быстро исправляется внутрискладскими перевозками.

Инвентаризация в районе зон хранения должна проводиться в обязательном порядке. Оптимальным считается частота – не менее одного раза в месяц. Это мероприятие направлено на выявление фактов хищения и недоработок в системе управления персоналом (не качественная приемка товаров, пересорты,  ошибки в количестве товара в упаковке, и прочие недочеты).

Адресный склад принято разделять на три условные зоны. На первой зоне производятся разгрузочные работы, первоначальная сортировка и определение, в какую зону хранения направится товар в дальнейшем. Второй зоной называют место, где хранится товар, положенный в специальные складские ячейки. В этой зоне все четко делится на ряды и паллеты. Стеллажи и полки четко пронумерованы. Каждая полка разделена на несколько ячеек, которые также имеют свои порядковые номера. В третьей зоне комплектуют и сортируют товар, предназначенный для отправки.

Главным преимуществом адресного метода является то, что для осуществления операций на любом этапе персоналу необходимо минимум информации, так как вся адресная информация товара прописывается в документах. На пример, во время приемки товара в приходном документе уже проставлен адрес, куда надо конкретно ставить каждый вид товара. А при комплектации заказа работнику выдается сборочный лист, где уже четко проставлены адреса необходимого товара. На адресных складах влияние человеческого фактора на процесс работы минимизирован.

Организация и ведение точного документооборота

В наше время практически вся документация ведется в программах, таких как «1С Складской учет», в которых есть все, начиная от договора хранения товара и приходно-расходной документации, заканчивая прайс листами.  Надежный учет и контроль над процессом – залог будущего успеха.

Как видно из сказанного, организация склада – процесс сложный и многогранный. Браться за него в одиночку не под силу никому. Следовательно, оптимальным вариантом будет привлечение компаний, которые предоставляют складской аутсорсинг. Такая компания сможет организовать работу по созданию конкретного бизнеса в короткие сроки и «под ключ». Работа специалистов по данному вопросу, поможет предусмотреть обход «подводных камней» и избежать дополнительных затрат.

www.west-pereezd.su

Обучение складскому делу — курсы складского дела и управления складом в Москве

Организация эффективной работы складского хозяйства ‒ это деятельность, которая затрагивает все уровни управления. На практике это очень важно. Оптимизация складской логистики не может быть прерогативой только менеджеров, непосредственно занятых вопросами хранения и подготовки продукции. Русская школа управления разработала серию семинаров, посвященных логистически-складской деятельности, которые будут интересны как дирекции складских хозяйств, так и управляющим на местах. Отличительная черта наших программ ‒ это практикум по складской логистике в каждом из направлений, а также разбор реальных кейсов и ситуаций вместе с опытным преподавателем.

Курсы наполняются инструментарием, необходимым для решения узкопрофессиональных задач, а также сопутствующей полезной информацией. В рамках изучения складского хозяйства и логистики обучение будет направлено на раскрытие тем, связанных с:

• особенностями размещения складов, их состава и общих площадей;
• оптимизацией внутрискладских процессов;
• логистикой хранения товаров;
• организацией труда на складах;
• технологическими операциями на отдельных участках складов;
• техническим обеспечением складской работы и так далее.

Для высшего руководящего состава в программы семинаров по складской логистике также включаются темы, связанные с мотивацией сотрудников и самомотивацией, повышением личной эффективности, практикой проведения ответственных переговоров. В отдельный блок выведены темы по особенностям управления логистикой в современных условиях. В рамках тренингов для сотрудников складской логистики рассматриваются практические моменты построения эффективных организационных структур, направления и контроля информационных потоков и множество других нюансов работы.

В семинарах по логистике складов обучение всегда рассматривает вопросы оптимизации складских затрат. На основании анализа планировки складов, практических расчетов по определению размеров помещений слушатели научатся ориентироваться в управлении складским хозяйством на всех участках. Преподаватели не только дают информацию по текущему состоянию сферы, но и знакомят аудиторию с особенностями внедрения западных стандартов работы. Русская Школа Управления проводит курсы складской логистики в Москве и Санкт-Петербурге, которые ориентированы на изучение новейших подходов и инструментов этой деятельности.

uprav.ru