Функции документа — lawpedia.ru
Функции документа.
Функции документа – это его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Документ полифункционален. Выделяют функции общие и специальные.
Общие функции:
- Информационная
- Социальная
- Коммуникативная
- Культурная
Специальные функции:
- Управленческая
- Правовая
- Функция исторического источника
- Функция учета
Информационная функция присуща всем документам без исключения и определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах делят на:
- Ретроспективная (относящаяся к прошлому)
- Оперативная (текущая)
- Перспективная (относящаяся к будущему)
Социальная функция присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членом и обществом. Можно выделить 2 категории документов, в которых явно выражена коммуникативная функция:
- Документы ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, жалобы, докладные записки и т.д.)
- Документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы)
Культурная функция – это способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фото и т.д.)
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, отчеты, решения)
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Выделяют 2 категории документов, наделенных правовой функцией:
- Изначально обладающие ею
- Приобретающие правовую функцию на время
В первую группу входят: законы, указы, постановления, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорные и удостоверительные документы (паспорт, пропуск, удостоверение и т.д.)
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают в суде эту функцию, являясь доказательством каких-либо факторов в суде, прокуратуре, нотариате и т.д.
Функция исторического источника. Существует две точки зрения:
- Документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение
- Документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Виды учета:
- Статистический
- Бухгалтерский
- Оперативный и т.д.
lawpedia.ru
4.3. Функции документа
Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.
Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются
Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.
Как уже было отмечено, цель документа — фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,
80
способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.
Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.
К общим функциям следует отнести:
• социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;
• информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;
• коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;
• культурную — документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.
К
• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;
• обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;
• познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;
81
• управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;
• мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;
• учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;
• эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;
• релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.
Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.
Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования
82отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.
studfiles.net
4.3. Функции документа
Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.
Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.
Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.
Как уже было отмечено, цель документа — фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,
80
способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.
Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.
К общим функциям следует отнести:
• социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;
• информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;
• коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;
• культурную — документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.
К специальным функциям относятся:
• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;
• обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;
• познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;81
• управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;
• мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;
• учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;
• эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;
• релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.
Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.
Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования
82
отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.
studfiles.net