Как работает менеджер по закупкам
|
Василий Яковлев, |
Дарья Трифонова, |
Один за всех
Повседневные обязанности менеджера по закупкам очень разноплановы. Прежде всего, он своевременно отслеживает поставки – чтобы каждый клиент получал свой товар вовремя. Закупщик анализирует остатки товара на складе, чтобы закупать только необходимое и не забивать склад излишками. Кроме того, ежедневно необходимо согласовывать свои действия с отделом логистики, поскольку именно от него зависит транспортировка партии товара. Периодически предстоит заключать новые договоры.
Менеджер по закупкам контролирует уровень цен на рынке и ценообразование внутри компании, при необходимости – дебиторскую задолженность. Конечно, любую работу должен делать профессионал. Если в компании есть специальный финансовый или бухгалтерский отдел или служба, финансовый менеджер, бухгалтер, занимающийся сверками и первичными документами и т.д., то они должны контролировать всю финансовую сторону процесса закупок. Но специалист по закупкам всё равно должен быть в курсе ситуации с партнёрами и поставщиками.
Читайте также: Как работает кладовщик
Где работает и что закупает менеджер по закупкам
Менеджер по закупкам может работать как на производстве (например, закупать комплектующие и сырьё), так и на торговых площадках (закупать товары для последующей перепродажи). Но перейти из одной сферы в другую или с закупки определённой товарной категории на другую вполне реально. Не имеет значения, какую товарную категорию хочет развивать менеджер по закупкам. Лишь в исключительных случаях требуется специальное образование. Например, закупать промышленное оборудование для бурения нефтяных скважин или сложное медицинское оборудование без профильного образования невозможно. Во всём, что касается продажи или производства продуктов питания, товаров народного потребления, грамотный специалист легко и без потери времени и трудозатрат может переключиться на новое направление.
Нигде не учат, но опыт требуют
Специальности «закупщик» не обучают нигде. Но профессия объединяет в себе несколько специальностей. Сотрудник на этой должности должен ориентироваться в базовой экономике, обладать навыками переговорщика и иметь хотя бы поверхностные знания юриспруденции и гражданского кодекса. Поэтому при найме на первый план выходит опыт работы. Никто не возьмёт соискателя без опыта на должность категорийного менеджера. Предстоит начать с низов и со временем наработать опыт. Если на каких-то позициях ты был успешен, стезя закупок тебе интересна и нравится, то есть все шансы сделать карьеру в этой сфере.
Необходимые знания и навыки можно приобрести в специализированных изданиях и на интернет-ресурсах, где можно консультироваться со специалистами. Есть ресурсы и с аналитическими данными – они помогают развитию.
7 навыков высокоэффективного закупщика
Задача человека, который управляет закупками, – обеспечить своё предприятие нужными товарами вовремя и по максимально низкой цене. Поэтому идеальный закупщик должен чувствовать настроение рынка, тренды, анализировать, что будет на волне популярности в ближайшее время, чувствовать развитие сезонного фактора.
При устройстве на работу необходимо быть максимально честным – без преувеличения рассказывать о своих успехах. Даже о неудачах можно рассказать на собеседовании, чтобы сообщить, чего ты при этом добился, какие выводы сделал и какой опыт получил.
Такую характеристику, как коммуникабельность, можно и не указывать в резюме. Этот навык очень нужен, но он предполагается по умолчанию. Специалисту в области закупок необходимо вести переговоры, он должен уметь говорить, формулировать свои мысли, управлять диалогом, в том числе уметь манипулировать оппонентами. Не обойтись и без знания офисных программ и 1С. Без них никто не работает, поэтому это даже не прописывают в списке требований.
KPI для закупщика
Работу закупщика в торговле прежде всего оценивают по продажам – дальнейшей реализации продукции. На производстве необходимо обеспечить загрузку комплектующими и сырьём. Нужно точно всё рассчитать, чтобы не было сырьевого дефицита и, наоборот, чтобы склад не переполнялся. Нужно поддерживать оптимальное состояние склада – закупать товар вовремя и по оптимальной цене, поддерживать диалог с партнёрами и поставщиками, чтобы постоянно быть в курсе происходящего на рынке, получать хорошие цены, необходимые дополнительные условия, например, отсрочку платежа, кредитные лимиты, бонусы, премии, мотивирующие на развитие этих отношений.
Закупщик, работающий в торговле, должен понимать, за какие деньги и под каким соусом продажники будут предлагать его товар. Закупки и продажи часто представляют собой единый организм, у которого периодически всё же возникает конфликт интересов. Но у этих двух отделов должно быть полное взаимопонимание.
Без материальной ответственности и «откатов»
Несмотря на то, что от грамотной работы менеджера по закупкам напрямую зависит прибыль компании, обычно при найме по штатному расписанию человек несёт материальную ответственность не больше, чем все остальные сотрудники. Но иногда работодатель настаивает на индивидуальном трудовом договоре, в нём могут отражаться различные условия в зависимости от того, какая задача стоит перед менеджером по закупкам.
Гораздо важнее личностная ответственность самого закупщика. Как правило, если ты лично не погружаешься в тему, не переживаешь за каждый сделанный или не сделанный шаг, не воспринимаешь успехи и потери компании, в том числе и финансовые, то стать успешным в профессии вряд ли получится. Следует относиться к компании, как к своей собственной.
Что же касается «откатов», то это один из распространённых стереотипов. Хороший закупщик не может себе их позволить. Любая коррупционная составляющая в коммерции ведёт к разрушению нормальной конкуренции, естественных рыночных процессов и развращает людей, которые участвуют в этих процессах. Всегда можно договориться с руководителями компании о правильной мотивации, которая будет значительно лучше, чем любой «откат».
Карьера от оператора до финдиректора
Люди, которые только что пришли в отдел закупок, занимаются заказом товара, отслеживанием остатка и его движением по определённому алгоритму, мониторингом цен, сбором, обработкой и предоставлением различной аналитической информации. В разных компаниях названия должностей могут меняться, но обычно начинающий специалист может претендовать на должность оператора или аналитика.
Считается, что высшая ступень карьерной лестницы – руководитель отдела закупок. На самом деле в будущем закупщик может дорасти даже до коммерческого или финансового директора. Закупки товара в любом случае неразрывно связаны с его реализацией. Поэтому, хоть это и немного разные лагеря, но общность целей и задач всё равно есть.
Разнообразие и постоянное развитие – главный плюс
Профессия закупщика открывает много перспектив: можно развиваться и работать в самых разных сферах. Если ты можешь общаться с поставщиками, добиваться выгодных коммерческих условий, исполнять работу в срок, обеспечивать нормальное ценообразование, перед тобой открываются все двери! Можно попробовать себя в самых разных товарных категориях. Различные компании ждут тебя, причём на довольно приличную зарплату.
Читайте также: Как работает логист
© Мария Степанова, RJob
При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!
shcherbinka.rjob.ru
Профессия – менеджер по закупкам :: Федеральный образовательный портал
Евгений Мирончиков, менеджер по закупкам ООО «Рассвет»
Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию. Ведь при форс-мажорных обстоятельствах я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше.
— Евгений, чем занимается менеджер по закупкам? Можно ли назвать вашу профессию широко распространенной?
— Сотрудники, которые занимаются вопросами закупок, есть, наверное, в каждой компании. В тех компаниях, где объем закупок велик, на этом специализируются целые подразделения, и существует должность менеджера по закупкам. Закупать можно все что угодно – сырье, оборудование, инвентарь и др.
В советские времена менеджеров по закупкам называли снабженцами, на предприятиях были целые отделы снабжения.
— Что закупает ваше предприятие? Много ли у вас обязанностей?
— Наше предприятие работает в угольной отрасли. Мы закупаем преимущественно за рубежом (Китай, Тайвань) оборудование и комплектующие для угольной промышленности, а затем продаем все это угольным компаниям.
Обязанностей у менеджера по закупкам немало, и все они очень важны для полноценной работы компании. В моем случае это планирование закупок, выбор поставщика, контроль платежей, отслеживание отгрузки товара, приемка (проверка) оборудования при закупке, а также, в случае необходимости, выезд на завод поставщика. Хотя, наверное, на других предприятиях набор аналогичных функций может отличаться от названного.
— Каков алгоритм вашей работы при осуществлении конкретной закупки?
— Я получаю заявку на закупку от нашего отдела продаж. Поскольку типов оборудования у нас пять, то, чтобы избежать путаницы, за каждым закреплен специальный сотрудник соответствующего отдела.
Получив заявку, я начинаю искать поставщика. Когда поставщик найден, начинается процесс технического согласования оборудования: оно должно на 100 процентов соответствовать необходимым техническим характеристикам и другим критериям: это мощность, напряжение, габариты, вес, цвет корпуса и проч. То есть я проверяю номенклатуру оборудования на предмет наличия расхождений.
Если расхождения не выявлены, я заключаю внешнеэкономический контракт с компанией-продавцом, а затем – договор с компанией-перевозчиком, которая будет доставлять оборудование в Россию.
И, наконец, последний этап моей работы – приемка, то есть контроль качества и количества товара. Если оборудование дорогостоящее и крупное, мне приходится выезжать на завод в командировку, чтобы осуществить приемку, а если нет – достаточно запросить от завода необходимые фотографии, протоколы заводских испытаний, сертификат и изучить их.
Если претензий к количеству и качеству нет, дальнейшей доставкой товара в Россию, включая «растаможку», занимаются другие службы нашей компании.
— Вы упомянули о поиске поставщиков. Как он происходит? Вы ищете заводы через Интернет, с помощью личных связей? Какие здесь есть «подводные камни»?
— Всю необходимую информацию я могу найти в Интернете. Для меня важно несколько моментов.
Во-первых, с какого года завод, где предполагается закупка оборудования, работает: лучше, чтобы это было не очень молодое предприятие.
Во-вторых, я проверяю наличие сертификатов качества продукции, отсутствие жалоб на товар со стороны потребителей. Это означает, что завод работает в соответствии с определенными требованиями.
В-третьих, завод должен иметь сертификат системы менеджмента качества. Это, в частности, свидетельствует о том, что у него есть свои лаборатории, свои цеха, что производство там налажено на серьезном уровне.
— Неужели всю эту работу по взаимодействию с поставщиками менеджер по закупкам проделывает в одиночку?
— Конечно, нет. Например, в проведении переговоров моя роль второстепенная, здесь ведущую роль играет представитель отдела маркетинга. На переговорах я участвую в обсуждении только коммерческих вопросов.
— А при отслеживании оплаты по контракту могут возникнуть сложности?
— Как правило, предоплата, которую вносит наше предприятие, составляет около 30 процентов от всей суммы, а после заключения договора о купле вносится оставшаяся сумма двумя частями. И я должен внимательно следить за тем, чтобы в цифрах не было расхождений.
— Расскажите подробнее, как осуществляется приемка товара.
— Если приемка происходит на заводе, то мне иногда приходится ездить в командировку дважды. Первый раз – во время изготовления оборудования, чтобы исключить производственные ошибки и убедиться, правильно ли понял нас поставщик. Второй раз – когда заказ уже готов, то есть можно принять всю партию товара.
Если же приемка осуществляется заочно, я просто изучаю присланные материалы. Здесь есть свои трудности. Например, мне нужны фотографии оборудования, сделанные в интересующем нас ракурсе и с необходимым приближением/отдалением, но практически никогда завод с первого раза не присылает именно то, что нужно. Приходится просить другие фотографии, в итоге процесс может затянуться на несколько дней.
— Скажите, а угольные компании, которым вы поставляете оборудование, не могут напрямую купить его у заводов-изготовителей с помощью собственных менеджеров по закупкам? Почему они обращаются в вашу фирму, которая фактически выполняет посреднические функции? И где гарантия, что оборудование, которое вы приобретете, будет соответствовать их требованиям?
— Дело в том, что угольные компании не покупают товар напрямую с завода. Чтобы не ошибиться с выбором поставщика и товара, нужны специальные исследования: анализ рынка производителей, качества деталей и многое другое. Наши клиенты, как правило, этим не занимаются, а просто рассматривают предложения, поступающие от фирмы оптовой торговли, и выбирают подходящие варианты.
При этом наша фирма вовсе не делает секрета из того, где закупается оборудование. Более того: на втором этапе приемки на завод приезжает наш клиент, и его там учат работе на оборудовании. Фактически клиент тоже проверяет его качество не только визуально, но и функционально.
— Скажите, а помимо поездок на заводы для приемки товара, у вас случаются другие командировки?
— Конечно, причем цели могут быть разными. Например, я выезжаю на заводы «на перспективу» – чтобы выяснить, где мы еще можем закупать товар, каково его качество, понаблюдать за процессом изготовления, обсудить с потенциальным поставщиком ряд моментов. Также я посещаю специализированные тематические выставки: был в некоторых городах России – Екатеринбурге, Новокузнецке, Новосибирске, за рубежом – в Пекине, Сиднее, где раз в четыре года проходят крупные выставки оборудования для угольной промышленности.
— Должен ли менеджер по закупкам, работающий с иностранными поставщиками, свободно владеть иностранным языком?
— Английский язык желательно знать, но это не принципиально важно. Все-таки мы работаем вместе с менеджерами по внешнеэкономической деятельности, которые свободно владеют иностранными языками. С иностранными контрагентами я общаюсь через переводчика.
— Какое образование нужно менеджеру по закупкам? Требует ли эта профессия высшего образования?
— Конечно, требует, причем не одного. В идеале менеджеру по закупкам, работающему в такой компании, как наша, нужно не только экономическое образование, но и техническое, лучше всего – связанное с тем оборудованием, которое закупается. Очень важно, чтобы менеджер хорошо представлял себе принципы работы этого оборудования.
— С какими трудностями можно столкнуться в вашей работе?
— Трудности возникают, как правило, из-за недостатка информации. Бывали ситуации, когда я ощущал некую нехватку сведений по технической части, приходилось искать их дополнительно. Правда, в основном я работаю со знакомым мне оборудованием и опыт у меня довольно большой, так что с трудностями я сталкиваюсь нечасто.
Менеджера, работающего в сфере торговли, может подстерегать еще и проблема профессионального недопонимания между поставщиком и покупателем. Случалось, мы заказывали китайским партнерам оборудование одного качества, а получали – абсолютно другого. Приходилось оперативно договариваться о снижении цены, о некоторых доработках со стороны завода…
Кроме того перед закупкой нужно решить с заводом вопрос о предоставлении скидки. В какой-то степени наличие скидки зависит от действий менеджера по закупкам. Задача менеджера здесь, грубо говоря, «выбить» скидку. А так как опыт сотрудничества с каждым заводом различный, то и аргументы при обсуждении скидок приходится приводить разные.
— Менеджер по закупкам сильно влияет на эффективность работы компании. А профессия эта – влияет на менеджера?
— Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию. Ведь при форс-мажорных обстоятельствах, когда обнаруживаются какие-то ошибки со стороны поставщика (что-то недоделали или сделали что-то не так), я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше. И если сталкиваешься с подобными ситуациями раз за разом, то такие качества, безусловно, появятся сами собой.
Беседовала Юлия Соловьева
ecsocman.hse.ru
Как работает менеджер по закупкам
|
Василий Яковлев, |
Дарья Трифонова, |
Один за всех
Повседневные обязанности менеджера по закупкам очень разноплановы. Прежде всего, он своевременно отслеживает поставки – чтобы каждый клиент получал свой товар вовремя. Закупщик анализирует остатки товара на складе, чтобы закупать только необходимое и не забивать склад излишками. Кроме того, ежедневно необходимо согласовывать свои действия с отделом логистики, поскольку именно от него зависит транспортировка партии товара. Периодически предстоит заключать новые договоры.
Менеджер по закупкам контролирует уровень цен на рынке и ценообразование внутри компании, при необходимости – дебиторскую задолженность. Конечно, любую работу должен делать профессионал. Если в компании есть специальный финансовый или бухгалтерский отдел или служба, финансовый менеджер, бухгалтер, занимающийся сверками и первичными документами и т.д., то они должны контролировать всю финансовую сторону процесса закупок. Но специалист по закупкам всё равно должен быть в курсе ситуации с партнёрами и поставщиками.
Читайте также: Как работает кладовщик
Где работает и что закупает менеджер по закупкам
Менеджер по закупкам может работать как на производстве (например, закупать комплектующие и сырьё), так и на торговых площадках (закупать товары для последующей перепродажи). Но перейти из одной сферы в другую или с закупки определённой товарной категории на другую вполне реально. Не имеет значения, какую товарную категорию хочет развивать менеджер по закупкам. Лишь в исключительных случаях требуется специальное образование. Например, закупать промышленное оборудование для бурения нефтяных скважин или сложное медицинское оборудование без профильного образования невозможно. Во всём, что касается продажи или производства продуктов питания, товаров народного потребления, грамотный специалист легко и без потери времени и трудозатрат может переключиться на новое направление.
Нигде не учат, но опыт требуют
Специальности «закупщик» не обучают нигде. Но профессия объединяет в себе несколько специальностей. Сотрудник на этой должности должен ориентироваться в базовой экономике, обладать навыками переговорщика и иметь хотя бы поверхностные знания юриспруденции и гражданского кодекса. Поэтому при найме на первый план выходит опыт работы. Никто не возьмёт соискателя без опыта на должность категорийного менеджера. Предстоит начать с низов и со временем наработать опыт. Если на каких-то позициях ты был успешен, стезя закупок тебе интересна и нравится, то есть все шансы сделать карьеру в этой сфере.
Необходимые знания и навыки можно приобрести в специализированных изданиях и на интернет-ресурсах, где можно консультироваться со специалистами. Есть ресурсы и с аналитическими данными – они помогают развитию.
7 навыков высокоэффективного закупщика
Задача человека, который управляет закупками, – обеспечить своё предприятие нужными товарами вовремя и по максимально низкой цене. Поэтому идеальный закупщик должен чувствовать настроение рынка, тренды, анализировать, что будет на волне популярности в ближайшее время, чувствовать развитие сезонного фактора.
При устройстве на работу необходимо быть максимально честным – без преувеличения рассказывать о своих успехах. Даже о неудачах можно рассказать на собеседовании, чтобы сообщить, чего ты при этом добился, какие выводы сделал и какой опыт получил.
Такую характеристику, как коммуникабельность, можно и не указывать в резюме. Этот навык очень нужен, но он предполагается по умолчанию. Специалисту в области закупок необходимо вести переговоры, он должен уметь говорить, формулировать свои мысли, управлять диалогом, в том числе уметь манипулировать оппонентами. Не обойтись и без знания офисных программ и 1С. Без них никто не работает, поэтому это даже не прописывают в списке требований.
KPI для закупщика
Работу закупщика в торговле прежде всего оценивают по продажам – дальнейшей реализации продукции. На производстве необходимо обеспечить загрузку комплектующими и сырьём. Нужно точно всё рассчитать, чтобы не было сырьевого дефицита и, наоборот, чтобы склад не переполнялся. Нужно поддерживать оптимальное состояние склада – закупать товар вовремя и по оптимальной цене, поддерживать диалог с партнёрами и поставщиками, чтобы постоянно быть в курсе происходящего на рынке, получать хорошие цены, необходимые дополнительные условия, например, отсрочку платежа, кредитные лимиты, бонусы, премии, мотивирующие на развитие этих отношений.
Закупщик, работающий в торговле, должен понимать, за какие деньги и под каким соусом продажники будут предлагать его товар. Закупки и продажи часто представляют собой единый организм, у которого периодически всё же возникает конфликт интересов. Но у этих двух отделов должно быть полное взаимопонимание.
Без материальной ответственности и «откатов»
Несмотря на то, что от грамотной работы менеджера по закупкам напрямую зависит прибыль компании, обычно при найме по штатному расписанию человек несёт материальную ответственность не больше, чем все остальные сотрудники. Но иногда работодатель настаивает на индивидуальном трудовом договоре, в нём могут отражаться различные условия в зависимости от того, какая задача стоит перед менеджером по закупкам.
Гораздо важнее личностная ответственность самого закупщика. Как правило, если ты лично не погружаешься в тему, не переживаешь за каждый сделанный или не сделанный шаг, не воспринимаешь успехи и потери компании, в том числе и финансовые, то стать успешным в профессии вряд ли получится. Следует относиться к компании, как к своей собственной.
Что же касается «откатов», то это один из распространённых стереотипов. Хороший закупщик не может себе их позволить. Любая коррупционная составляющая в коммерции ведёт к разрушению нормальной конкуренции, естественных рыночных процессов и развращает людей, которые участвуют в этих процессах. Всегда можно договориться с руководителями компании о правильной мотивации, которая будет значительно лучше, чем любой «откат».
Карьера от оператора до финдиректора
Люди, которые только что пришли в отдел закупок, занимаются заказом товара, отслеживанием остатка и его движением по определённому алгоритму, мониторингом цен, сбором, обработкой и предоставлением различной аналитической информации. В разных компаниях названия должностей могут меняться, но обычно начинающий специалист может претендовать на должность оператора или аналитика.
Считается, что высшая ступень карьерной лестницы – руководитель отдела закупок. На самом деле в будущем закупщик может дорасти даже до коммерческого или финансового директора. Закупки товара в любом случае неразрывно связаны с его реализацией. Поэтому, хоть это и немного разные лагеря, но общность целей и задач всё равно есть.
Разнообразие и постоянное развитие – главный плюс
Профессия закупщика открывает много перспектив: можно развиваться и работать в самых разных сферах. Если ты можешь общаться с поставщиками, добиваться выгодных коммерческих условий, исполнять работу в срок, обеспечивать нормальное ценообразование, перед тобой открываются все двери! Можно попробовать себя в самых разных товарных категориях. Различные компании ждут тебя, причём на довольно приличную зарплату.
Читайте также: Как работает логист
© Мария Степанова, RJob
При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!
podolsk.rjob.ru
Как работает менеджер по закупкам
|
Василий Яковлев, |
Дарья Трифонова, |
Один за всех
Повседневные обязанности менеджера по закупкам очень разноплановы. Прежде всего, он своевременно отслеживает поставки – чтобы каждый клиент получал свой товар вовремя. Закупщик анализирует остатки товара на складе, чтобы закупать только необходимое и не забивать склад излишками. Кроме того, ежедневно необходимо согласовывать свои действия с отделом логистики, поскольку именно от него зависит транспортировка партии товара. Периодически предстоит заключать новые договоры.
Менеджер по закупкам контролирует уровень цен на рынке и ценообразование внутри компании, при необходимости – дебиторскую задолженность. Конечно, любую работу должен делать профессионал. Если в компании есть специальный финансовый или бухгалтерский отдел или служба, финансовый менеджер, бухгалтер, занимающийся сверками и первичными документами и т.д., то они должны контролировать всю финансовую сторону процесса закупок. Но специалист по закупкам всё равно должен быть в курсе ситуации с партнёрами и поставщиками.
Читайте также: Как работает кладовщик
Где работает и что закупает менеджер по закупкам
Менеджер по закупкам может работать как на производстве (например, закупать комплектующие и сырьё), так и на торговых площадках (закупать товары для последующей перепродажи). Но перейти из одной сферы в другую или с закупки определённой товарной категории на другую вполне реально. Не имеет значения, какую товарную категорию хочет развивать менеджер по закупкам. Лишь в исключительных случаях требуется специальное образование. Например, закупать промышленное оборудование для бурения нефтяных скважин или сложное медицинское оборудование без профильного образования невозможно. Во всём, что касается продажи или производства продуктов питания, товаров народного потребления, грамотный специалист легко и без потери времени и трудозатрат может переключиться на новое направление.
Нигде не учат, но опыт требуют
Специальности «закупщик» не обучают нигде. Но профессия объединяет в себе несколько специальностей. Сотрудник на этой должности должен ориентироваться в базовой экономике, обладать навыками переговорщика и иметь хотя бы поверхностные знания юриспруденции и гражданского кодекса. Поэтому при найме на первый план выходит опыт работы. Никто не возьмёт соискателя без опыта на должность категорийного менеджера. Предстоит начать с низов и со временем наработать опыт. Если на каких-то позициях ты был успешен, стезя закупок тебе интересна и нравится, то есть все шансы сделать карьеру в этой сфере.
Необходимые знания и навыки можно приобрести в специализированных изданиях и на интернет-ресурсах, где можно консультироваться со специалистами. Есть ресурсы и с аналитическими данными – они помогают развитию.
7 навыков высокоэффективного закупщика
Задача человека, который управляет закупками, – обеспечить своё предприятие нужными товарами вовремя и по максимально низкой цене. Поэтому идеальный закупщик должен чувствовать настроение рынка, тренды, анализировать, что будет на волне популярности в ближайшее время, чувствовать развитие сезонного фактора.
При устройстве на работу необходимо быть максимально честным – без преувеличения рассказывать о своих успехах. Даже о неудачах можно рассказать на собеседовании, чтобы сообщить, чего ты при этом добился, какие выводы сделал и какой опыт получил.
Такую характеристику, как коммуникабельность, можно и не указывать в резюме. Этот навык очень нужен, но он предполагается по умолчанию. Специалисту в области закупок необходимо вести переговоры, он должен уметь говорить, формулировать свои мысли, управлять диалогом, в том числе уметь манипулировать оппонентами. Не обойтись и без знания офисных программ и 1С. Без них никто не работает, поэтому это даже не прописывают в списке требований.
KPI для закупщика
Работу закупщика в торговле прежде всего оценивают по продажам – дальнейшей реализации продукции. На производстве необходимо обеспечить загрузку комплектующими и сырьём. Нужно точно всё рассчитать, чтобы не было сырьевого дефицита и, наоборот, чтобы склад не переполнялся. Нужно поддерживать оптимальное состояние склада – закупать товар вовремя и по оптимальной цене, поддерживать диалог с партнёрами и поставщиками, чтобы постоянно быть в курсе происходящего на рынке, получать хорошие цены, необходимые дополнительные условия, например, отсрочку платежа, кредитные лимиты, бонусы, премии, мотивирующие на развитие этих отношений.
Закупщик, работающий в торговле, должен понимать, за какие деньги и под каким соусом продажники будут предлагать его товар. Закупки и продажи часто представляют собой единый организм, у которого периодически всё же возникает конфликт интересов. Но у этих двух отделов должно быть полное взаимопонимание.
Без материальной ответственности и «откатов»
Несмотря на то, что от грамотной работы менеджера по закупкам напрямую зависит прибыль компании, обычно при найме по штатному расписанию человек несёт материальную ответственность не больше, чем все остальные сотрудники. Но иногда работодатель настаивает на индивидуальном трудовом договоре, в нём могут отражаться различные условия в зависимости от того, какая задача стоит перед менеджером по закупкам.
Гораздо важнее личностная ответственность самого закупщика. Как правило, если ты лично не погружаешься в тему, не переживаешь за каждый сделанный или не сделанный шаг, не воспринимаешь успехи и потери компании, в том числе и финансовые, то стать успешным в профессии вряд ли получится. Следует относиться к компании, как к своей собственной.
Что же касается «откатов», то это один из распространённых стереотипов. Хороший закупщик не может себе их позволить. Любая коррупционная составляющая в коммерции ведёт к разрушению нормальной конкуренции, естественных рыночных процессов и развращает людей, которые участвуют в этих процессах. Всегда можно договориться с руководителями компании о правильной мотивации, которая будет значительно лучше, чем любой «откат».
Карьера от оператора до финдиректора
Люди, которые только что пришли в отдел закупок, занимаются заказом товара, отслеживанием остатка и его движением по определённому алгоритму, мониторингом цен, сбором, обработкой и предоставлением различной аналитической информации. В разных компаниях названия должностей могут меняться, но обычно начинающий специалист может претендовать на должность оператора или аналитика.
Считается, что высшая ступень карьерной лестницы – руководитель отдела закупок. На самом деле в будущем закупщик может дорасти даже до коммерческого или финансового директора. Закупки товара в любом случае неразрывно связаны с его реализацией. Поэтому, хоть это и немного разные лагеря, но общность целей и задач всё равно есть.
Разнообразие и постоянное развитие – главный плюс
Профессия закупщика открывает много перспектив: можно развиваться и работать в самых разных сферах. Если ты можешь общаться с поставщиками, добиваться выгодных коммерческих условий, исполнять работу в срок, обеспечивать нормальное ценообразование, перед тобой открываются все двери! Можно попробовать себя в самых разных товарных категориях. Различные компании ждут тебя, причём на довольно приличную зарплату.
Читайте также: Как работает логист
© Мария Степанова, RJob
При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!
chehov.rjob.ru
Ответы на часто задаваемые вопросы
Отвечаем на наиболее часто возникающие вопросы.
В. Какая ответственность у менеджера по закупкам за сверку взаиморасчетов с контрагентом?
О. Проведение сверок актов взаиморасчетов по закрепленным поставщикам является функциональной обязанностью категорийного менеджера или менеджера по закупкам. Если это не прописано в должностной инструкции – следует добавить этот пункт, или же создать отдельный приказ о вменении в обязанность проведения сверок. Поэтому ответственность менеджера за нарушение распоряжения директора может быть как депремирование, так и увольнение, в т.ч. по ст.80 ТК, — на усмотрение генерального директора.
В. Можно ли ставить на приход товар, который уже продан?
О. Товар, по которому совершена продажа согласно данным информационной базы, но фактически присутствующий на складе, подлежит постановке на учет повторно, но уже от контрагента Склад. Товар же фактически проданный, но находящийся на складе по данным информационной системы, подлежит списанию за счет контрагента Склад. Это пересорт, и, конечно, необходимо приводить в соответствие информационную базу и фактическое наличие товара, в противном случае, товар продаваться не будет – наличествующий товар не получится оформить в продажу, числящего товара нет на складе.
В. Что необходимо учитывать при формировании заказа?
О. При формировании заказа на любой товар можно опираться только на историю продаж. Как сформировать заказ? Для этого нужно, во-первых, иметь отчет о продажах за интересующий период, как правило, стандартный период для формирования заказа 30 дней, который показывает количество бывшего товара на остатках, пришедшего за период, проданного и оставшегося на момент формирования отчета. Необходим отчет по динамике продаж – продажи товара по дням. На основании его Вы поймете, стоит ли увеличивать заказ. Обязательно посмотреть продажи по прошлому году, например, если формируете заказ в мае, посмотрите продажи за июнь прошлого года. Далее, необходимо учесть сезонность товара. Стоит проанализировать наличие товара и аналогичных позиций у прямого конкурента. Взаимозаменяемые позиции в собственной матрице. Транспортные расходы.
В. Формирование альтернативных способов формирования заявки на заказ.
О. Формирование заказа возможно только на основе анализа продаж. В случае, если Вы формируете заказ на новый товар, поведение которого неизвестно, обратитесь за помощью к поставщику – АВС анализ станет не панацеей, но помощником. Не стоит на него опираться во всем – продажи разняться не только по регионам, но даже в пределах области, города, но, все же станет подспорьем. В работе с новым товаром используйте возможность ротации, возврата.
В. На складе бракованный товар, что с ним делать?
О. Зависит от условий сотрудничества с поставщиком. На сайте представлены несколько вариантов действий в зависимости от условий работы с поставщиком.
В. Как вести реестр актов сверок?
О. Подписанные обеими сторонами акты сверок должны храниться в папке, разделенной алфавитными указателями, должны быть подшиты. Реестр удобно сделать в документе Excel, с указанием наименования контрагента, даты проведения сверки, результата сверки. Скан-копию подписанного акта сверки стоит прикрепить в информационной базе в карточке поставщика.
В. Анализ ценообразования конкурентов по окнам, что спрашивать?
О. Ценообразование любой торговой компании является коммерческой тайной, это закрытая информация. Вы можете ориентироваться на розничную стоимость, зная себестоимость затрат, таким образом попробовать посчитать наценку. Но затраты производственных компаний могут очень сильно отличаться из-за используемых материалов, оборудования, наличия доставки, установки и пр.
В. Правила торговли неликвидным товаром.
О. Правил торговли неликвидным товаром нет. Очевидно, если в ассортиментную матрицу попали неликвиды – от них нужно избавляться. Как избавиться от неликвидов Вы можете посмотреть в статье Работа с неликвидным товаром.
В. Структура отдела закупок.
О. Структура отдела закупок предполагает начальника отдела закупок, подчиняющегося коммерческому или генеральному директору; менеджеров по закупкам, напрямую подчиняющихся начальнику отдела; менеджеров по постановке на учет товара, подчиняющихся начальнику отдела. Начальнику отдела закупок опосредованно подчиняются менеджеры по продажам, работники склада, логист или водители, работники отдела витрины, администратор торгового зала, контент-менеджер.
В. Отдел закупок и продаж взаимодействие.
О. Разумеется, в условиях рабочего процесса взаимодействуют все отделы. Менеджеры отдела продаж опосредованно подчиняются начальнику отдела закупок, предоставляя информацию о клиентском спросе. Отдел закупок передает менеджерам отдела продаж перечень товаров, необходимых к продаже.
В. Акции для отдела закупок
О. Акции для работников отдела закупок проводятся, как правило, поставщиками-производителями товаров, которые заинтересованы в увеличении выборки. Подобные акции рассчитываются как минимум на три месяца с расчетом на определенный прирост закупа за счет выведения аналогичных позиций конкурентов производителя. Сумма вознаграждения определяется самим производителем. Мы не являемся сторонниками подобной мотивации менеджеров по закупкам – с одной стороны, менеджер, надеясь на вознаграждение, может попробовать сформировать заказ больший, чем необходимо, с другой стороны, при должном контроле менеджер не сможет закупить товара свыше потребности, навредив своей компании запасами товара на много месяцев вперед. Более результативные акции – мотивирующие конечного потребителя или менеджеров по продажам. В условиях оптовой компании эффективность показали акции для дальнейших покупателей – дополнительные скидки на определенный ассортимент, привязки и пр.
В. Процедура закупа товара из завода торговой компанией.
О. Во-первых, конечно, необходимо провести переговоры относительно условий сотрудничества, особенно, с учетом того, что если закупаем с завода, то объем закупа довольно высокий. Какие условия сотрудничества нужны при вводе большого количества товара? Это и минимальная стоимость, и отсрочка по платежам, желательно ротация. Проведите анализ конкурентов – какую наценку Вы можете поставить, ориентируясь на местный рынок. Возможно, стоит и дальше говорить с заводом о снижении цен на товар. Второе, заключение договора. Лучше потерять день-два для качественного составления протокола разногласий, чем потом быть безоружными. На что нужно обратить внимание при заключении договора поставки? Обязательно прописанные коммерческие условия – размер скидки, минимальные партии, порядок оплаты на первую и следующие поставки, валюта и НДС, порядок работы с браком, рекламациями, недовозами, условия доставки и компенсации, сроки поставки после получения заказа и пр. Третье, формирование заказа. Как сформировать заказ? Если товар для компании новый и поведение его неизвестно – не стесняйтесь, просите помощи поставщика – отчеты по количеству продаж, по вариативности, по прибыльности – Вам пойдут навстречу. Формируя заказ, смотрите на матрицу конкурентов. Не всегда стоит уходить от прямой конкуренции и не заказывать эти же продукты. Далее, договор подписан, счет получен. Не спешите отдавать бухгалтеру на оплату счет – дождитесь от поставщика сигнала о готовности отгрузки, после чего и переводите оплату, если по условию – первая поставка предоплата. После чего ищем машину и вывозим товар.
В. Кто должен на предприятии контролировать наличие актов сверок, бухгалтер или менеджер отдела поставок?
О. Проведение сверок актов взаиморасчетов лежит на менеджере по закупкам, категорийном, соответственно, контролирует их наличие менеджер, самостоятельно их подшивает и ведет реестр.
В. Задачи начальника отдела закупок.
О. Задачей руководителя отдела закупок является в первую очередь организация рабочего процесса отдела, связей в компании, контроль над работой менеджеров. И, конечно, все задачи отдела так же ложатся на начальника отдела закупок. (см. функциональные обязанности)
В. Основы слаженной работы отдела закупок.
О. Основой слаженной, качественной работы любого отдела в первую очередь является хороший психологический климат в отделе – для этого и проводятся все корпоративные сборы, специальные тренинги, тимбилдинги. Тем не менее, огромную роль играют лидерские качества самого руководителя, его уверенность и авторитет. Авторитет в любой группе, уважение можно приобрести только с помощью собственного примера качественной работы. Это одно сторона. Основой слаженной работы отдела закупок является грамотное распределение нагрузки, своевременное выполнение поставленных задач и взаимодействие с другими отделами компании.
В. Акции для неликвида.
О. Чтобы разработать схему работающей акции для неликвидного товара, хотелось бы знать какой это именно товар. Тем не менее, приведем несколько способов. Возможно уменьшение стоимости товара вплоть до порога рентабельности. Возможно, заложить стоимость неликвидного товара в наценку на следующую партию и подарить неликвид клиенту при покупке от определенной суммы. Важно иметь понимание, почему товар стал неликвидным – может, его просто нет на витрине? Или пересорт на складе? Или товар имеет резко выраженный сезонный характер?
В. Что делать с неликвидным товаром оптовой компании?
О. Во-первых, понять, почему товар стал неликвидным. Проверяем основные причины: наличие на витрине, соответствие ценника, пересорт по складу, сезонный характер. Если по этому ряду все нормально, товар при этом не продается, уточните время наличия его в матрице – для определения неликвида необходимо как минимум 3 месяца. Если товар действительно неликвидный – возвращаем поставщику. Поставщик, возможно, не поддержит эту идею, ничего страшного – ведем переговоры до победы, инструмент – не совсем честный, но выбора нет – придержать оплаты, компании же неинтересно оплачивать непродающийся товар. Контр ответом Вы можете услышать – Вы же его сами заказали. Опять же, не страшно, заказывали либо на пробу, либо ситуация поменялась – например, поставщик отгрузил товар прямому конкуренту и он сбивает стоимость на рынке. Добиваемся своей цели. Если поставщик принципиально против – договариваем о выводе неликвида на оплату по реализации и проведении совместных маркетинговых акций.
В. Мотивация бонусами в торговой фирме отделов закупок, бухгалтерии и склада.
О. Рассмотрите возможность оплаты труда по KPI. Как показывает же практика, при грамотной организации труда сотрудник имеет личную мотивацию на успех компании в целом. Если не хотите прорабатывать KPI для своей компании, определите бонус для склада в виде, например, определенного % от сверх отгруженных товаров. Оплачивать ли переработки? Спорный вопрос. С одной стороны вполне возможна неправильная организация рабочего процесса в связи с чем сотрудники и не успевают выполнять работу, с другой стороны, может быть и большой объем работы при малом количестве сотрудников. Вам поможет Фотография рабочего дня. Необходимо понять, чем занимаются Ваши работники – работают или больше создают видимость. В мотивации работников отдела закупок и бухгалтерии не видим смысла – поставлены задачи, необходимо выполнение. Важно определить то, что Вы хотите получить от отделов – это и вменить в обязанность. (см. Функциональные обязанности)
В. Способ закупки на основе анализа абс.
О. Не рекомендуем использовать только АВС анализ для формирования заказа (см. Формирование заказа)
В. Отдел закупок база данных
О. В каждой компании своя информационная база. Обычно, самая широко используемая – 1С.
В. Маркетинговая акция по вводу новой товарной группы в ассортимент.
О. Мы уже говорили о том, что наибольшую эффективность в условиях оптовой компании имеют маркетинговые акции, направленные на дальнейшего потребителя, поэтому будет уместно при вводе нового товара оформить акцию в виде дополнительной временной скидки, примотки. Используйте возможность поставщика участвовать в акции.
В. Сколько должен формироваться заказ?
О. Срок формирования заказа зависит от количества номенклатурных единиц в заказе и знания поведения группы. На формирование заказа 10-15 единиц достаточно и 10 минут с учетом времени, затрачиваемого на формирование отчета. Для заказа по позициям ок.150-200 – около часа-полутора, около 1000 позиций – 5-6 часов. Не забываем при формировании каждого заказа прорабатывать прайс поставщика на предмет новинок!
В. Для чего нужно управление товарными запасами?
О. Чтобы торговая компания успевала обернуть денежные средства в заданный период, не неся при этом потерь. Не допускать перетаривания товара на складах. Глобально – приносить максимальную прибыль при минимуме затрат.
В. Правила выведения товара из матрицы.
О. Перед выводом номенклатурных единиц из ассортимента необходимо провести анализ (см. формирование матрицы) и определить позиции с наименьшим количеством продаж и минимальной прибыльностью. После этого прекратить заказ данных позиций, учитывая то, что для успешного выхода из остатков наверняка потребуется подсортировка. Периодически подсортировывать выводимый товар стоит именно для того, чтобы остаточное количество товара окончательно «не зависло».
В. Ценовая модель образец для поставщика.
О. При формировании своей ценовой модели, ценообразовании, следует помнить о том, что итоговая цена на товар должна покрывать себестоимость затрат на его производство, приносить прибыль, будучи при этом конкурентоспособной и привлекательной для покупателя. Если же рынок жестко держит стоимость на товары, и нет возможности увеличить цену, но Вам неинтересно так работать, ищите пути сокращения затрат.
В. Программы мотивации при вводе в товарную матрицу.
О. Вы имеете ввиду программы мотивации для менеджера по закупкам при вводе нового товара от поставщика? Существует подобная практика. Мы категорически против подобных мер – если товар имеет интересные продажи, соответственно, имеем растущий товарооборот между компаниями, это выгодно обеим сторонам. Поэтому же мы против «платы за вход», «откатов». Если Вы поставщик и хотите получить хорошие продажи на старте – мотивируйте к покупке конечного потребителя. Если Вы представляете торговую компанию – повышайте лояльность менеджеров по закупкам – не чистый на руку менеджер только повредит компании.
В. Как заложить в цену стоимость отсрочки платежа?
О. Необходимо рассчитать стоимость денег, этот процент и заложить с учетом длительности отсрочки по платежам. Как правило, стоимость отсрочки по платежам 30 к.д. составляет 3%.
В. Как проводят анализ поставщиков?
О. Если предполагается ввод нового поставщика, необходимо провести анализ коммерческих предложений и условий сотрудничества. При анализе КП смотрим на стоимость товаров, широту ассортимента, степень наполненности (наличия). Порядок оплаты. Работа с браком. Доставка. Ротация. Маркетинговые акции. Степень наличия у конкурентов. (см. ввод нового поставщика). При анализе действующих поставщиков аналогичного товара стоит руководствоваться этими же параметрами.
В. Новые поставщики, зачем нужны?
О. Поиск новых поставщиков аналогичного товара осуществляется, во-первых, с целью возможности поставки товара в случае отсутствия на складах основного поставщика. Во-вторых, оперируя двумя-тремя поставщиками, получаете возможность более успешно добиваться нужных условий сотрудничества.
В. Эксклюзивность закупок, как прописать договор?
О. Перед тем как заключать договор поставки на условиях эксклюзива, стоит иметь четкое понимание – если поставщик согласен реализовывать в регионе товар исключительно через вашу компанию, то, либо эксклюзиву сопутствует большая выборка объема закупа и полный ассортимент номенклатурных единиц, либо (особенно в случае без привязки к объему) товар новый и требуется его раскрутка и продвижение. Если вы готовы обеспечивать продвижение нового товара или реализовывать большие объемы продаж по полной ассортиментной матрице производителя – заключайте договор поставки на условиях эксклюзива. Что должно быть прописано в договоре поставки на условиях эксклюзивности? Со стороны покупателя необходимо внести в договор, помимо прочих коммерческих условий, запрет на поставки товара в регион в вашем канале сбыта. Можно говорить о полном запрете поставок в регион по всем каналам сбыта, но для широки продающего товара это нереально и бессмысленно – сетевые магазины, так или иначе, составят конкуренцию, закупки же у них формируются в центральных офисах. Второе, ответственность поставщика за нарушение условия эксклюзивности. Обязательно маркетинговые акции на продвижение. (См. ведение переговоров) Со стороны поставщика – ежемесячный объем закупок, ценовая политика сбыта клиентом, ассортиментная матрица, порядок ввода новинок и расширения ассортимента.
В. Начальник отдела закупок в больнице.
О. На время отсутствия начальника отдела закупок руководство осуществляет непосредственный начальник – коммерческий директор. При грамотно построенной работе отдела необходимо только общее руководство.
В. Конкуренция между торговыми компаниями по доставке.
О. Доставка товара покупателю – несомненный плюс в работе торговой компании. При формировании заказа посредством интернета или телефонной связи клиенту не обязательно тратить время на посещение компании, это удобно. Как осуществлять доставку? Прежде, надо помнить о том, что любые действия должны работать на компанию. Поэтому доставка не может быть бесплатной – либо определять и называть стоимость доставки клиенту, либо закладывать затраты на доставку в стоимость всех товаров. Как показывает практика, последний вариант более эффективен при конкуренции компаний – клиенты довольны «бесплатной» доставкой, разница в стоимости 1-2% не заметна.
В. Можно ли вернуть бракованную лакокрасочную продукцию?
О. Это зависит от условий сотрудничества с поставщиком. Но, если в договоре строго не прописано, что весь бракованный товар подлежит списанию за счет клиента, стоит вести переговоры о возврате или списании. Поставщик, настроенный на долгосрочное сотрудничество, пойдет на встречу. Как самый крайний инструмент – оплатите партию, за вычетом бракованного товара.
В. Нужно ли поднимать со склада и выкладывать на витрину новую поставку товара?
О. Если этих позиций нет на витрине – конечно. Если позиции на витрине присутствуют, «обновлять» их нет смысла. Это относится к товарам, не имеющим срока годности. Товары, имеющие сроки годности, обязательно заменять на витрине с новой поставкой, сроки годности обязательно периодически проверять.
В. На основании чего проводится утилизация покупателем бракованной продукции поставщика?
О. Клиент может утилизировать бракованную продукцию на своем складе только после согласования с поставщиком, при этом, обязательно письменное подтверждение согласия на утилизацию. Покупатель обязан предоставить Акт, фото, ТОРГ 12 и ТОРГ 2. Поставщик обязан подписать документы и вернуть по 1 экземпляру покупателю, провести в своей информационной базе. Во избежание спорных моментов не рекомендуем нарушать порядок. После этого необходимо убедится в обоюдном проведении документов, сделав сверку.
В. Кто должен делать инвентаризацию на складе? Менеджер по продаже обязан участвовать в инвентаризации?
О. Инвентаризация проводится кладовщиками при полном контроле со стороны менеджера, поэтому, да, обязан.
В. Как сформировать заказ поставщику на следующий сезон, зная продажи прошедшего сезона.
О. Проанализировать наличие в ассортиментной матрице аналогичных или взаимозаменяемых позиций, возможность их заказа на будущий сезон. Рассмотреть матрицы прямых конкурентов. Заложить коэффициент увеличения (как минимум – инфляция). При работе с сезонными заказами рекомендуем формировать сезонные закладки с частичной оплатой, оплатой по реализации и обязательным переходящим остатком – риски в таком случае лежат на поставщике.
В. На каком расстоянии на складах должен лежать бракованный товар с хорошим товаром?
О. Идеально – отдать под бракованный товар отдельное небольшое помещение, дальние полки – в этом случае бракованный товар легко проверить, не устраивая его поиски по всему складу, и работникам склада брак не будет мешать в ходе их работы.
В. Формирование оптимального заказа по пиву.
О. Формирование заказа на любой товар возможно только на основе истории продаж и знании поведения товара. В данном случае – товар со сроком годности и сезонный. Используйте отчеты по анализу продаж на текущее время, аналогичное время прошлого года, по предсказуемости поведения.
В. Анализ однотипных товаров.
О. Анализ однотипных позиций удобно провести по перекрестному отчету с параметрами продажи-прибыльность. См. Управление товарными группами
zakup-opt.ru
обязанности, должностная инструкция, образование, требования, резюме
Отыскать сегодня подходящую для себя работу непросто. Ведь она должна не только помогать содержать себя и свою семью, но и позволять реализоваться, как профессионал своего дела. Да и большинство соискателей, которые желают трудоустроиться официально, рассчитывают получить полный социальный пакет и связанные с ним блага. Среди доступных вакансий нередко встречается должность специалиста по закупкам. Чем занимаются такого рода сотрудники? На каких предприятиях существует в них потребность? Какие обязанности должен выполнять данный специалист? Необходимо ли для этого получить полноценное высшее образование или достаточно пройти курсы? Специалист по закупкам — популярная нынче вакансия. Поэтому далее в статье будут рассматриваться ответы на приведенные выше вопросы.
Сущность документа
Что представляет собой должностная инструкция специалиста по закупкам? Это особый внутренний документ определенной организации, в котором ясно и четко изложены основные требования к соискателю на данную должность, описаны круг всех его профессиональных обязанностей, а также должностных прав, рамки, определяющие степень его ответственности за халатно выполненную работу. Его наличие является обязательным на любом предприятии, на котором существует должность «специалист по закупкам». Обязанности работника должны быть правильным образом определены для того, чтобы его функция реализовалась в компании так, как это ожидается. В чем же последняя состоит?
Функции специалиста
Несмотря на то что рассматриваемая должность появилась сравнительно недавно, профстандарт «Специалист в сфере закупок» в полной мере сформирован и содержит жесткие требования. Ведь такие сотрудники требовались и ранее. Например, похожие профессиональные функции выполняли работники, зачисленные в штат предприятий и производственных организаций. Тогда такая должность имела иное название: инженер по материально-техническому обеспечению.
Итак, что же подразумевает под собой работа «специалист по закупкам»? Если говорить кратко, не раскрывая читателю многочисленных нюансов профессиональных обязанностей, которые отражают особенности трудовой деятельности и производства определенной компании, то главной задачей такого сотрудника является перманентное обеспечение организации любыми необходимыми материалами или товарами.
Общая же функция, которую отражает профстандарт «Специалист в сфере закупок», (а именно: обеспечение предприятия необходимыми для его адекватного функционирования товарно-материальными ценностями), помимо прочего, включает в себя еще достаточно большое количество косвенных обязанностей, таких как анализ действительного соотношения качества предлагаемой поставщиками продукции и ее рыночной стоимости.
Назначение и структура
Именно должностная инструкция, как это уже замечалось выше, является одним из двух основных документов (второй — заключенный с сотрудником трудовой договор), которые и определяют, что должен выполнять в ходе своей трудовой деятельности специалист по закупкам. Образование этого документа является первоочередной задачей руководства, ведь, согласно актуальному законодательству, сотрудник не может выполнять какие-либо обязанности, кроме тех, которые были четко описаны в договоре, который он заключал в процессе трудоустройства. А этот документ, как правило, в указанном месте делает ссылку, призывая обратиться к должностной инструкции. Именно поэтому многие специалисты уделяют ей такое внимание.
Как должна выглядеть должностная инструкция рассматриваемого специалиста? Важно, чтобы она была составлена согласно тем стандартам и формам, которые приняты в данном регионе. Итак, рассматриваемый документ следует составлять таким образом, чтобы он обязательно содержал следующие разделы:
- Первый раздел полностью посвящается данным о согласовании и утверждении непосредственно текста данного документа. Для этого все, кто принимал участие в указанных процессах, должны зафиксировать этот факт, поставив свои личные подписи с их расшифровками, а также указать соответствующие даты. В согласовании, как правило, участвуют юридический отдел, отдел кадров, а также непосредственно то подразделение, к которому будет относиться определенный сотрудник.
- В следующем разделе необходимо перечислить все актуальные требования к кандидату на рассматриваемую должность. Они должны подробно описывать требуемое образование, знания и практические навыки, необходимый опыт работы, а также возраст и прочие особенности, которые могут относиться к данной конкретной должности. Помимо этого, следует привести полный перечень всей документации (включая как внутренние акты компании, так и законодательные акты общегосударственного значения), с которой новому сотруднику потребуется внимательно ознакомиться. А также рассматриваемый раздел описывает место должности в общем штатном расписании, порядок и условия принятия кандидата на должность на работу, механизм увольнения или же замещение сотрудника, на время его не долгосрочного отсутствия. Важно указать непосредственного начальника нового работника.
- В основном разделе рассматриваемой инструкции необходимо перечислить все, что ожидается от сотрудника в ходе его профессиональной активности (все его должностные обязанности, а также права). Чем точнее будут описаны обязанности специалиста в инструкции, тем больше вероятность, что работа будет выполняться корректным образом, что пойдет на благо предприятию. Права же неразрывно связаны с обязанностями. К ним, как правило, относят: право на достойные условия труда; право на получение необходимых для выполнения своих обязанностей данных; право предлагать мероприятия, предназначенные для усовершенствования рабочего процесса.
- В последнем разделе речь обычно идет о том, какую ответственность понесет работник в том случае, если он будет выполнять свои профессиональные обязанности ненадлежащим образом.
Особенности документа
Что определяет круг обязанностей, которые имеет специалист по закупкам? 44-ФЗ, или Федеральный закон, который отражает актуальные требования законодательства. Согласно ему, рассматриваемый документ имеет много общего с должностной инструкцией специалиста по снабжению. Впрочем, существует ряд различий, которые выделяют должность «специалист по закупкам». Обязанности двух этих работников не являются идентичными. Знать эти отличия особенно необходимо сотрудникам и руководству крупных предприятий, на которых, как правило, предусмотрено наличие двух этих должностей.
Именно поэтому еще до окончательного формирования должностной инструкции важно хорошенько разобраться в основных требованиях к кандидатам. Так, необходимо знать, какая должна быть квалификация специалиста по закупкам, а также, как разграничить обязанности данных сотрудников.
Практика показывает, что обязанностей у того работника, который занимается закупками, существенно больше, чем у того, который занимается снабжением. В должностной иерархии первая должность значится существенно выше второй. Подобным образом отличается и уровень зарплаты. Именно поэтому было бы логично, чтобы и требования к кандидату на должность «специалист по закупкам», обязанности которого существенно значимее, были гораздо выше и жестче. Это следует учитывать при составлении должностной инструкции. Резюме специалист по закупкам (вернее, кандидат на эту должность) может составить успешно только в том случае, если заранее ознакомится со стандартными требованиями к соискателю.
Подобным образом, профессиональные обязанности сотрудников также следует четко разграничить. Это поможет наладить слаженное взаимодействие как между самими специалистами, так и между целыми отделами, которые находятся в их подчинении.
Требования к специалисту по закупкам
Специфика конкретной профессии определяет ряд особенных требований, характерных для определенной специальности, которые предъявляются к кандидатам на должность. И в рассматриваемой области также существуют определенные критерии. Специалиста по закупкам выбирают исходя из имеющихся навыков и знаний. Так, кандидат должен:
- иметь аналитический склад ума;
- уметь принимать решения даже в условиях постоянного стресса и нести полную личную ответственность за их результаты;
- уметь обрабатывать большие объемы информации и грамотно вести текущую документацию;
- обладать навыками ведения деловых переговоров с тем, чтобы выходить на желательный для компании результат;
- ясно понимать, как организована работа таможни и как функционируют транспортные компании;
- быть уверенным пользователем персонального компьютера, а также уметь пользоваться всеми необходимыми для выполнения профессиональных функций программами.
Помимо прочего, любой работодатель имеет право сформировать другие требования, которые необходимы для того, чтобы качественно выполнялась работа. Специалист по закупкам — важная составляющая успеха компании. Например, если компания занимается внешнеэкономической деятельностью, то от такого сотрудника могут требовать знания иностранных языков. Поэтому важно грамотно составить свое резюме. Специалист по закупкам — должность, которая позволяет многим ярко реализовать свои способности. Ради этого стоит рискнуть.
Права
Должностные обязанности специалиста по государственным закупкам будут рассмотрены далее, а сейчас важно разобраться, какие он имеет права.
- Проявлять инициативу в области внесения разнообразных предложений, которые могли бы усовершенствовать или облегчить протекание рабочего процесса, имеющего отношение исключительно к выполнению данным работником своих функций.
- Требовать от своего непосредственного начальника абсолютного содействия в вопросах, связанных с реализацией прав или обязанностей сотрудника.
- Требовать от руководства компании обеспечения отдела всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного составления и оформления рабочих документов и отчетов, которые нужны сотруднику для реализации его профессиональных обязанностей.
- Налаживать взаимосвязь между подразделениями компании и определенными подразделениями некоторых сторонних организаций, которые необходимы для того, чтобы оперативно решать возникающие вопросы по закупкам, которые неизменно входят в рамки компетенции главного менеджера по закупкам.
Ответственность
Что включает в свой круг ответственности ведущий специалист по закупкам?
- Контроль и обеспечение выполнения плана закупок на каждый месяц.
- Административная ответственность за разглашение секретной информации, которую внутренние документы компании определяют в качестве корпоративной тайны, и которая официально является собственностью конкретного предприятия.
- Личное выполнение всех существующих правил внутреннего распорядка, а также соблюдение стандартов дисциплины.
- Осуществление сделок по закупкам, а также заключение соответствующих договоров с разнообразными организациями или частными лицами, если это потребуется.
- Выполнение требований пожарной безопасности и правил техники безопасности, с целью не нанесения какого-либо вреда сотрудникам компании или ее материальному имуществу.
- Тщательное выполнение всех полученных указаний, инструкций, поручений, распоряжений, приказаний непосредственного начальника, а также генерального директора фирмы.
- Ответственность за нанесение или содействие нанесению как материального ущерба, так и непосредственного ущерба деловой репутации компании.
- Ответственность за пренебрежение собственными должностными обязанностями, которые определяет актуальная инструкция, а также действующие законодательные акты Российской Федерации.
Условия работы
Что рассказывает должностная инструкция специалиста по закупкам об условиях работы, согласно которым должен трудиться данный работник? Режим занятости человека занимающего рассматриваемую позицию в компании, определяется составленными специально для отдельного предприятия правилами внутреннего трудового распорядка, а также договором, который заключается с новыми сотрудниками в процессе трудоустройства. Помимо прочего, эти условия предусматривают необходимость периодически отлучаться в командировки для выполнения служебных заданий.
Порядок ознакомления с должностной инструкцией
Заключение трудового договора, которое, собственно, и знаменует собой момент трудоустройства, — идеальное время для того, чтобы будущий сотрудник внимательно изучил, что входит в обязанности специалиста по закупкам, то есть, ознакомился с должностной инструкцией. Как зафиксировать факт того, что работнику была предоставлена вся необходимая информация? Существует несколько способов. Среди них выделяют следующие:
- личная подпись (и ее расшифровка), а также дата, которые свидетельствуют о том, что специалист по закупкам обязанности свои уже внимательно изучил и готов это подтвердить; ставится в особенном журнале, который специально предназначен для этих целей;
- отдельная отметка о том, что сотрудник проинформирован в полной мере, которая заверяется личной подписью отдельного работника непосредственно под текстом самой должностной инструкции, предназначенной для ознакомления каждого нового кандидата;
- подобная отметка, также заверенная подписью и датой, которая ставится под текстом индивидуальной должностной инструкции, персонально подготовленной для отдельного сотрудника, которая впоследствии прилагается к его личному делу, заведенному на предприятии.
Вывод
Специалист по закупкам — это особый сотрудник предприятия, который занимается тем, что осуществляет и контролирует процесс поставки в компанию необходимых для ее производственной деятельности товаров, всевозможных материалов, разнообразного сырья. Этот работник также занимается составлением и проверкой всей отчетной документации, которая имеет отношение к его прямым обязанностям. Помимо прочего, рассматриваемый специалист должен иметь развитое аналитическое мышление и хорошие коммуникативные навыки для того, чтобы уметь корректно оценить рентабельность предполагаемой сделки и грамотно вести переговоры с поставщиками.
Не менее важно на практике знать, как именно следует проверять продукцию на соответствие заявленным критериям качества. Такой специалист должен уметь обращаться с персональным компьютером и на высоком уровне владеть компьютерными программами, которые потребуются ему в ходе выполнения его основных должностных обязанностей; принимать важные решения в короткие сроки даже под давлением и в условиях постоянного стресса, ведь от их эффективности напрямую зависит успех всего предприятия; обрабатывать большие объемы информации своевременно и делать соответствующие выводы; отлично ориентироваться в актуальных условиях функционирования таможни, а также в особенностях работы отдельных транспортных компаний, с которыми сотрудничает данная организация. Эти сотрудники должны разбираться в основных тонкостях выбора необходимых материалов, понимать, как именно их следует транспортировать, а также хранить для того, чтобы они не потеряли своих полезных свойств и товарного вида. Также является желательным, а порой и обязательным условием наличие определенного опыта в сфере закупок. Обычно на эту должность принимают активных и энергичных людей. Именно такие кандидаты имеют шансы на то, что данную вакансию займут именно они.
Если вы задумываетесь о том, чтобы работать в качестве специалиста по закупкам, для начала важно изучить типичную должностную инструкцию (типовой документ, который точно определяет круг прав, обязанностей и ответственности определенного сотрудника). Это поможет ознакомиться с предстоящими условиями работы и заранее выяснить все ее тонкости. Так вы сможете понять, стоит ли продолжать свои попытки устроиться на эту должность или лучше поискать что-то другое. Если вам все подходит, то нужно постараться удостовериться в том, что и вы соответствуете всем требованиям компании. Для этого необходимо выяснить как можно больше о самой организации, а также о ее деловой активности, объемах производства и реализации, а заодно и об основных технических особенностях.
Отнестись к вопросу собственного трудоустройства следует крайне серьезно. Важно заранее изучить как можно больше информации о той компании, в которую вы хотите устроиться, а также непосредственно о желаемой должности. Для этого требуется тщательно иизучить должностную инструкцию по выбранной специальности. Стандартная форма этого документа по большинству профессий находится в свободном доступе, поэтому с ней в случае необходимости всегда может ознакомиться любой желающий. Чем серьезнее вы будете подготовлены, тем выше ваши шансы получить желаемое. И пусть работа дарит вам только приятные эмоции!
fb.ru
Что входит в обязанности менеджера по закупкам
Рассмотрим относительно новую профессию менеджера по госзакупкам, что включает должностная инструкция менеджера по тендерам, его обязанности и уровень ответственности.
С появлением торгов в процессе распределения государственного заказа, у организаций-участников появилась новая должность специалиста, который организовывает участие компании в тендерах. На первых этапах это были профильные специалисты по товарам или услугам, производимым организацией.
Но с увеличением количества государственных торгов, появилась потребность в отдельных специалистах, занимающихся только вопросами участия в госзакупках. Расскажем подробнее о профессии менеджера по закупкам.
Должностные обязанности менеджера по госзакупкам
Обязанности и деятельность менеджера отдела закупок :
- поиск подходящих процедур,
- оценка рентабельности участия в тендерах,
- оценка соответствия законам положения о закупке и технического задания,
- подготовка заявки для участия в закупке,
- организация внесения обеспечения по заявке,
- подача заявки на бумажном или электронном носителях,
- представление организации на процедурах вскрытия заявок,
- в случае спорных ситуации подготовка жалоб в ФАС,
- в случае победы участника, заключение государственного контракта,
- отслеживание сроков исполнения контракта,
- комплектация и сдача отчета по исполнению,
- подписание актов по исполнению госконтракта,
- отслеживание поступления денежных средств по госконтракту.
Список обязанностей менеджера по закупкам может быть расширен или распределен между несколькими работниками в зависимости от объемов и сложности выполняемых задач.
Чем занимается менеджер по тендерам
Работа контрактной службы заказчиков регламентирована законом 44-ФЗ. А работу менеджера по госзакупкам отдельно определяет каждая организация-участник государственных торгов. Должностная инструкция менеджера заключается в своевременном исполнении всех предписанных ему обязанностей.
В случае срыва сроков по любому из этапов работы, компания несет риски и возможные убытки. Поэтому в должностной инструкции закладываются требования пунктуальности, стрессоустойчивости, возможности работы в режиме многозадачности.
Также многие организации включают в должностную инструкцию условие о ненормированном графике работы менеджера, например, в таком мегаполисе как Москва. Часты ситуации, которые требуют работы во внеурочное время, такие как:
- срочная подготовка и подача заявок,
- ответы на вопросы заказчика, связанные с исполнением госконтракта,
- формирование и сдача отчетов по этапам и итоговых.
Ответственность менеджера по торгам
Ответственность специалиста по тендерам сложно недооценить. Менеджер является представителем организации и ответственен за успехи и неудачи на большинстве этапов закупки со стороны участника.
Некомпетентность специалиста может стоить финансовых потерь и довести до внесения организации в реестр недобросовестных поставщиков. Исходя из этого, следует определять пределы штрафов за неудачное участие и поощрение сотрудника в случае успешного участия компании в госзакупках и исполнении госконтрактов.
Читайте самые актуальные новости и разъяснения экспертов по острым темам в сфере госзакупок в журнале «Госзакупки.ру» Подписаться
www.pro-goszakaz.ru