Инвентаризация бывает по методу проведения: Классификация инвентаризаций

Содержание

КОМПЛЕКТ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ Тема 1. Основные понятия инвентаризации

КОМПЛЕКТ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

 

Тема 1. Основные понятия инвентаризации

1. Инвентаризация – это …

1.      опыт для проверки полученных результатов

2.      независимая оценка отдельных операций и объектов

3.      проверка наличия и состояния объектов

4.      установление фактического наличия средств и их источников, путём пересчета остатков в натуре

2. Слово инвентаризация появилось в  … году

1.      1865

2.      1675

3.      1951

4.      1931

3. Ранее до появления слова инвентаризация пользовались  терминами  …

1.         проверка

2.         пересчет

3.         учет

4.         переучет

5.         все вышеперечисленное

4. В каком журнале впервые было употреблено слово «Инвентаризация»:

1.         Вестник стандартизации

2.         Известия

3.

         Вестник Академии наук

4.         Вестник государственной регистрации

5. Идея о контрольной функции инвентаризации,  изложенная в 1675 году, принадлежит…

1.         Жаку Савари

2.         К. Маркс

3.         К. Роззальбо

4.         Луке Пачели

6. Инвентаризация (от латинского слова) означает…

1.         проверка имущества

2.         переучет

3.         опись имущества

4.         учет

7. Сверка фактического наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учета – это…

1.         калькуляция

2.         отчетность

3.         инвентаризация

4.         документация

8. К основным целям инвентаризации относится:

1.         контроль сохранности  имущества

2.         проверка условий и порядка хранения товаров

3.         проверка соблюдения принципа материальной ответственности

4.         все ответы верны

9. Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин (отметить наиболее полный ответ):

1.          кражи, злоупотребления, хищения, недостачи

2.         проведение ревизии, аудиторских проверок и выявление возможных ошибок

3.         выявление возможных ошибок в учете, недостач, хищений

4.         стихийные бедствия, кражи и злоупотребления, проведение ревизии, аудиторских проверок и выявление возможных ошибок

10. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях …

1.         перед аудиторской проверкой

2.         перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

3.         перед налоговой проверкой

4.         перед составлением отчетности в вышестоящие органы

11. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно

1.         при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже

2.         при составлении годовой бухгалтерской отчетности

3.         при смене материально ответственных лиц

4.         все ответы верны

12. Необходимость инвентаризации обусловлена такой причиной, как…

1.          распродажа товаров и услуг

2.         составление отчета за месяц по продажам

3.         защита от уголовных правонарушений

4.         проведение ревизии, аудиторских проверок

13. Приемами физического подсчета имущества являются…

1.         чет, обмен, взвешивание

2.         подсчет, обмер, взвешивание

3.         взвешивание, подсчет, обмен

4.         пересчет, обмер, взвешивание

14. По методу проведения инвентаризация бывает…

1.         повторная

2.          полная

3.          сплошная

4.          плановая

15. Укажите основные направления классификации  инвентаризаций

1.         по методу проведения

2.         по объему

3.         по назначению

4.         все вышеперечисленное

16. По объему инвентаризация бывает…

1.         частичная

2.         контрольная

3.         сплошная

4.         выборочная

17. По методу проведения инвентаризации бывают…

1.          повторные и полные

2.         сплошные и контрольные

3.         выборочные и сплошные

4.         выборочные и плановые

18. По назначению инвентаризации бывают…

1.         сплошные, повторные, плановые, внеплановые

2.         повторные, плановые, внеплановые, контрольные

3.         частичные, сплошные, выборочные, повторные

4.         полные, частичные, сплошные, выборочные

19. Каждая отдельная инвентаризация,  охватывающая часть конкретных средств организации, называется..

1.         полная

2.         сплошная

3.         выборочная

4.         частичная

20. Инвентаризация,  проводимая перед составлением годового отчёта,  при аудиторской проверке или ревизии, …

1.         контрольная

2.         полная

3.         повторная

4.         ревизионная

21. Какая проводится инвентаризация, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведённой инвентаризации

1.          повторная

2.         внеплановая

3.         контрольная

4.         плановая

22. Инвентаризацию по объему  охвата объектов подразделяют на…

1.         плановую и внеплановую

2.         полную и частичную

3.         сплошную и выборочную

4.         перманентную и полную

23. Инвентаризация,  проводимая одновременно во всех структурных подразделениях, которые принадлежат данной организации…

1.         полная

2.         частичная

3.         сплошная

4.         выборочная

24. Инвентаризации,  проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации и называются…

1.         полные

2.         частичные

3.         плановые

4.         сплошные

25. Кем осуществляется инвентаризация, проводимая в межинветаризационный период

1.         руководителем

2.         главным бухгалтером

3.          инвентаризационной комиссией

4.         кассиром

26. Полная инвентаризация проводится

1.         перед составлением годового отчета и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами

2.         перед составлением годового отчета и охватывает только некоторую часть материальных ценностей, денежных средств, принадлежащих организации

3.         в силу сложившихся обстоятельств: при хищениях, при передаче дел материально-ответственным лицом

4.         только у конкретного материально-ответсвенного лица и только по некоторым ценностям на выбор

 27. Плановая инвентаризация проводится…

1.         в силу сложившихся обстоятельств: при хищениях, при передаче дел материально-ответственным лицом

2.         по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки её проведения известны сотрудникам организации

3.         по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки её проведения не подлежат оглашению

4.          одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые подлежат данной организации перед составлением годового отчета

28. Повторная инвентаризация проводится…

1.         по усмотрению  руководителя организации

2.         если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации

3.         сразу же после проведения выборочной инвентаризации

4.         всегда, после проведения любой инвентаризации

29. Инвентаризация по назначению бывает…

1.         внеплановая

2.         плановая

3.         повторная

4.         контрольная

5.         все ответы верны

30. Инвентаризации можно классифицировать (выбрать неверный ответ):

1.         по методу проведения

2.         по назначению

3.         по объему

4.         по направлению

31. Что служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными?

1.         отсутствие руководителя организации

2.          отсутствие хотя бы одного члена комиссии

3.         обнаруженная недостача

4.         обнаруженные излишки

32. Если не была проведена инвентаризация и ее результаты не были включены  в бухгалтерскую отчетность, то отчетность в России считается…

1.         действительной

2.         недействительной

3.         частично действительной

4.         нет верного ответа

33. Инвентаризация в организации проводится…

1.         материально-ответственными лицами

2.         работниками бухгалтерии

3.         специальной комиссией, назначенной руководителем организации

4.         работниками планово-экономического отдела

34. Председатель инвентаризационной  комиссии визирует…

1.         бухгалтерские регистры

2.         бухгалтерские отчеты

3.         налоговые регистры

4.         первичные документы, представленные материально-ответственным лицом

35. Если материально ответственное лицо на момент проведения инвентаризации имеет документы, не переданные в бухгалтерию по различным причинам, то они проверяются…

1.          руководителем

2.         бухгалтерией

3.         инвентаризационной комиссией

4.         другим материально-ответственным лицом

36. В состав инвентаризационной комиссии можно включать…

1.         представителей службы внутреннего аудита организации, а также независимые аудиторские организации

2.         представителей налоговой инспекции

3.         представителей пенсионного фонда

4.         поставщиков, подрядчиков

37. Помещение,  в котором проводится инвентаризация и хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии …

1.         может быть открытым

2.         должно охраняться службой внутренней безопасности

3.         на усмотрение инвентаризационной комиссии

4.         опечатывается

38. Описи заполняются…

1.         четко, ясно, без помарок

2.         через копировальную бумагу

3.         лично кассиром, четко, ясно, без помарок

4.          любым работником бухгалтерии, четко, ясно, без помарок

39. Результаты сравнения фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета…

1.         отдают в архив

2.         записывают в сличительную ведомость

3.         записывают в ведомость заработной платы

4.         сдают в налоговую инспекцию

40. Пустые строки в инвентаризационной описи должны…

1.         зачеркиваться

2.         ликвидироваться

3.         заполняться прописными буквами

4.         прочеркиваться

41. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают…

1.         в налоговые органы

2.         в бухгалтерию

3.         руководителю организации

4.         в архив

42. Исправление ошибок в инвентаризационных описях…

1.         невозможно, все должно быть заполнено четко и ясно, без помарок и подчисток

2.         зачеркнуть неправильную запись и написать нужную запись

3.         зачеркнуть неправильную запись, над ней написать правильную запись; исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии

4.          используется способ исправления «красное сторно»

43. К этапам инвентаризации относится…

1.         сравнительно-заключительный этап

2.         заключительно-аналитический этап

3.         аналитический

4.         сравнительно-аналитический

44. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цены, таксировки, подсчете итогов и подпись лица, выполнившего проверку – это…

1.         сравнительно-аналитический этап

2.         таксировачный этап

3.         заключительный этап

4.         аналитический этап

45. На этом этапе на основании  приказа руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия – это…

1.         таксировачный этап

2.         заключительный этап

3.         сравнительно-заключительный этап

4.         подготовительный этап

46. Этап,  при котором результаты инвентаризации отражаются в учётных регистрах и бухгалтерской  отчётности согласно Положению по бугалтерскому  учёту:

1.          заключительный

2.         таксировочный

3.         сравнительно-аналитический

4.         итоговый

47. Этапы проведения инвентаризации:

1.         таксировочный, заключительный, сравнительно-аналитический, начальный

2.         подготовительный, таксировочный,  сравнительно-аналитический, заключительный

3.         подготовительный, аналитический, таксировочный, заключительный

4.         подготовительный, сравнительный, таксировочный, итоговый

48. В ходе подготовительного этапа на основании  приказа  руководителя создается…

1.         аудиторская комиссия

2.         инвентарная комиссия

3.         инвентаризационная комиссия

4.         проверочная комиссия

49. Объектами бухгалтерского учета является…

1. имущество организации

2. обязательства и хозяйственные операции

3. имущество организации, обязательства и хозяйственные операции

4. имущество и обязательства

50. Группа, к которой относятся  основные  средства

1. внеоборотные средства

2. оборотные средства

3. собственные источники

4. заемные средства

51. Группа, к которой относится  уставный  капитал

1. заемные  средства

2. собственные  средства

3. внеоборотные  средства

4. оборотные средства

52. Группа, к которой относятся  кредиты банков

1. оборотные средства

2. средства в сфере обращения

3. заемные средства

4. собственные  средства

53. Сфера производства включает в себя:

1. готовая продукция и товары, производственные запасы

2. производственные затраты и производственные запасы

3. готовая продукция и товары, производственные затраты

4. готовая продукция и денежные средства

54. Группа, к которой относится нераспределенная прибыль

1. оборотные средства

2. заемные средства

3. собственные средства организации

4. внеоборотные средства

55. Хозяйственные средства по составу классифицируются на:

1. внеоборотные активы и оборотные средства

2. нематериальные активы и оборудование к установке

3. денежные средства и оборотные средства

4. внеоборотные активы и наматериальные активы

56. Вид средств, не имеющих материально-вещественной формы, но способный приносить доход:

1. основные средства

2. нематериальные активы

3. денежные средства

4. кредиты банков

57. Средства, которые участвуют только в одном кругообороте капитала и полностью переносят свою стоимость на готовую продукцию:

1. оборудование к установке

2. оборотные средства

3. заемные средства

4. основные средства

58. Задолженность различных организаций или отдельных лиц нашей организации:

1. кредиторская

2. бухгалтерская

3. дебиторская

4. банковская

59. Источники образования хозяйственных средств делятся на:

1. долгосрочные и краткосрочные

2. собственные и заемные

3. оборотные и внеоборотные

4. собственные и оборотные

60. Капитал, который образуется при формировании организации за счет вкладов учредителей

1. уставный

2. добавочный

3. резервный

4. основной

61. Расчеты по кредитам и займам, которые подлежат погашению в течение года

1. долгосрочные

2. периодические

3. краткосрочные

4. постоянные

62. Приказ о проведении инвентаризации (номер формы)…

1. ИНВ-10

2. ИНВ-17

3. ИНВ-20

4. ИНВ-22

63. Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении  инвентаризации  (номер формы)…

1. ИНВ-17

2. ИНВ-20

3. ИНВ-22

4. ИНВ-23

64. Основной нормативный документ,  регулирующий порядок  проведения инвентаризации…

1. Приказ Минфина «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

2. ФЗ «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

3. Приказ Минфина «Порядок проведения  инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

4. ФЗ « Об инвентаризации»

65. Счет 94 называется…

1. Недостачи и потери от порчи ценностей

2. Расходы будущих периодов

3. Доходы будущих периодов

4. Возмещение недостач


 

Скачано с www.znanio.ru

это что это -? Цели, способы и виды инвентаризации

Инвентаризация – это специальная процедура, основным назначением которой выступает выявление тех или иных нарушений в разных компаниях. С помощью этого процесса можно установить, насколько верными и точными являются данные относительно имеющихся на складе товаров. Выявляются ошибки в работе разных специалистов предприятия. Дополнительно она выступает определенным методом контроля работы сотрудников.

Понятие процесса

Инвентаризация – это определенный способ бухгалтерского учета на предприятии, обладающий контрольными функциями. Она призвана определить, соответствует ли фактическое количество тех или иных товаров в компании тем сведениям, которые содержатся в документации организации.

Если в процессе инвентаризации обнаруживаются разные ошибки или недостачи, то это становится основанием для проведения служебного расследования в отношении материально ответственных сотрудников компании.

Проблемы возникают не только при недостаче, но и при переизбытке ценностей, так как это приводит к сложностям при взимании дебиторской задолженности или погашении кредитов. Для налоговой инспекции важны результаты инвентаризации, так как серьезные расхождения могут выступать следствием противоправных деяний со стороны руководства или работников компании.

Какие выполняются функции?

Инвентаризация – это комплексный процесс, во время реализации которого могут осуществляться разные функции:

  • контролирующая;
  • учетная;
  • выявляющая преступления.

Существует несколько видов данной процедуры, которые выбираются в зависимости от целей проведения и имеющихся обстоятельств.

Особенности процедуры

В проведении инвентаризации заинтересовано руководство любой компании. Это обусловлено тем, что по ее результатам можно выявить малейшие расхождения между фактически имеющимся имуществом и теми данными, которые содержатся в учетной документации предприятия.

Занимаются проверкой специалисты, не заинтересованные в ее результатах, поэтому нередко для этого нанимаются руководством предприятия независимые эксперты.

Основная цель проведения

Основной целью проведения инвентаризации выступает определение правильности учета, для чего сравниваются реальные показатели с теми данными, которые содержатся в многочисленных документах компании. Поэтому с помощью проверки достигаются разные результаты:

  • все объекты, задействованные в процессе инвентаризации, пересчитываются, подвергаются измерению или взвешиванию;
  • полученные итоговые показатели сравниваются с теми данными, которые имеются в учетной документации;
  • обеспечивается контроль исполнения правил, установленных в компании и предназначенных для сохранения целостности разных ценностей;
  • выявляются товары или материалы, которые в скором времени будут испорчены;
  • обнаруживается испорченное имущество;
  • выявляются все ценности, не используемые на предприятии, которые нередко после инвентаризации просто продаются;
  • обнаруживаются расхождения в разных документах;
  • проверяются условия, в которых хранятся товары и предметы;
  • контролируется правильность отображения многочисленных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Если действительно имеются серьезные ошибки в учете, то это может стать причиной негативных последствий для компании, представленных материальными потерями. Поэтому обязательно регулярно проводится инвентаризация кассы.

Если налоговые инспекторы в результате проверки компании обнаруживают, что организация не проводит регулярно инвентаризацию, то это приравнивается к отсутствию бухгалтерского учета на предприятии, поэтому могут к таким фирмам применяться значительные административные санкции. Нередко результаты проверки оформляются неправильно бухгалтером или другим ответственным лицом, что считается административным правонарушением, за которое назначается наказание налоговой инспекцией.

Законодательное регулирование

Правила проведения и учета инвентаризации можно изучить в положениях Приказа Минфина №49. Дополнительно имеются специальные Методические указания, содержащие сведения о порядке проведения проверки.

Каждая компания дополнительно может создавать собственные внутренние нормативные акты, на основании которых закрепляются уникальные правила выполнения этого процесса. Некоторые фирмы предпочитают проводить инвентаризацию имущества ежемесячно или раз в квартал. Именно руководство предприятия самостоятельно решает данный вопрос.

Обязательной является проверка, проводимая перед непосредственной подготовкой годовой отчетности. Если отсутствует такая инвентаризация, то фирма может привлекаться к административной ответственности, а также налагаются штрафы на должностные лица компании.

Основные разновидности процесса

Существует несколько классификаций, характеризующих эту проверку. Они отличаются по многочисленным признакам.

Выбор того или иного вида зависит от целей проведения инвентаризации.

По обязательности проверки

Инвентаризация может быть обязательной или инициативной. В первом случае требуется ее проведение на основании требований законодательства, поэтому обычно в компании возникают ситуации, предопределенные законом. Настаивать на такой проверке могут работники ФНС или других государственных органов.

Инициативная проверка проводится на основании принятия соответствующего решения руководителями организации. В этом случае отсутствуют какие-либо ограничения в отношении оснований для проведения процесса. Обычно необходимость в этом процессе возникает, если у руководства появляются сомнения в честности работы сотрудников.

По месту проведения

Инвентаризация – это процедура проверки соответствия фактического имущества с данными из документов, поэтому она может проводиться компаниями в разных местах.

Поэтому может реализоваться процедура в кассе предприятия или на производстве, в складских помещениях или в магазине.

Объекты проверки

Объектами инвентаризации могут выступать разные ценности, принадлежащие конкретной компании. Сюда относятся основные средства, представленные зданиями, сооружениями или оборудованием, материальные запасы, деньги, готовая продукция или даже финансовые обязательства предприятия.

Конкретный объект выбирается предварительно инициатором проверки, после чего данные сведения передаются комиссии, занимающейся процедурой.

По методу реализации процесса

Процедура может быть полной или частичной. Каждая разновидность обладает своими особенностями:

  • Полная проверка. Она проводится перед формированием годовой отчетности или перед аудиторской проверкой. Нередко реализуется при ревизии. Проверке подвергаются все материальные ценности, деньги и обязательства, имеющиеся на предприятии и отражающиеся в учете компании. Инвентаризации подвергается даже имущество, полученное компанией на основании арендного договора.
  • Частичная. Она может проводиться в любое время, для чего требуется только соответствующее решение руководства компании. Для этого обычно охватывается имущество, объединенное по типу, месту нахождения или другим принципам. Например, проверке может подвергаться только один склад или ценности, за которые ответственен один работник.

Сами компании должны быть заинтересованы в том, чтобы регулярно выполнялась частичная инвентаризация средств, так как в этом случае можно отслеживать правильность работы разных специалистов в компании.

По методу

По методу проведения инвентаризация может быть выборочной или сплошной.

Выборочная проверка выполняется на основании принятия решения руководством предприятия. Обследование проводится в отношении нескольких ценностей, выбираемых директором. Часто такой способ проверки применяется в крупных фирмах. Если по результатам такой инвентаризации обнаруживаются даже незначительные расхождения, то непременно назначается полная проверка.

Сплошная инвентаризация может проводиться в любой момент времени после принятия решения руководством фирмы. Во время данного процесса оценке подвергается все имущество компании, а также разные ценности, находящиеся в подразделениях или филиалах.

По неожиданности проведения

Инвентаризация может быть:

  • плановой, учитывающей график, составленный в начале года руководством предприятия, причем заранее дополнительно оглашаются сроки ее проведения;
  • внеплановой, реализующейся при возникновении определенных непредвиденных обстоятельств, например, сменяется ответственное лицо или происходит на предприятии чрезвычайная ситуация;
  • повторной, назначаемой при условии, что итоги прошлой проверки считаются недостоверными или сомнительными, поэтому требуется подтвердить те или иные факты;
  • контрольной, проводимой по завершении полной инвентаризации, для чего оцениваются все действия комиссии и удостоверяется точность соблюдения процедуры.

Все вышеуказанные виды инвентаризации могут проводиться на основании решения руководства компании.

Понятие технической проверки

Техническая инвентаризация представлена описью имущества, определяющей все его характеристики и кадастровую стоимость. Обычно проводится в отношении разных объектов недвижимости.

Должна выполняться процедура перед составлением годовой отчетности. На основании составленного акта можно понять, насколько изменилась кадастровая цена объекта.

Когда проводится инвентаризация обязательно

Непременно требуется данная проверка в таких ситуациях:

  • имущество выкупается, продается или арендуется;
  • перед составлением годовой отчетности;
  • сменяется ответственное лицо;
  • выявляется хищение или порча имущества;
  • после стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуациях;
  • при закрытии или реорганизации компании.

Также может выполняться инвентаризация в других ситуациях, предусмотренных законодательством.

Процедура проверки

Порядок инвентаризации считается простым, для чего выполняются последовательные действия:

  • издается соответствующий приказ руководством компании;
  • формируется инвентаризационная комиссия;
  • устанавливаются сроки проведения процесса;
  • передаются документы материально ответственными работниками;
  • проводится непосредственная инвентаризация, предполагающая взвешивание, подсчет, обмеривание и выполнение других аналогичных действий;
  • сравниваются результаты, полученные после реализации описи, с данными, имеющимися в учетной документации фирмы;
  • выявляются расхождения;
  • определяются причины появления проблем;
  • оформляются результаты.

По окончании проверки формируется акт инвентаризации. В нем содержатся все факты, выявленные в результате описи. На основании данного документа можно понять, насколько результативной была инвентаризация. Образец данного документа располагается ниже.

В акте должна содержаться разная информация. К ней относятся сведения:

  • дата проведения проверки;
  • перечисляются все лица, являющиеся членами инвентаризационной комиссии;
  • приводятся объекты, подвергающиеся изучению;
  • описываются все используемые методы для получения информации;
  • вписываются полученные результаты;
  • в конце ставятся подписи всех участников.

Акт считается важной документацией в любой компании. Он может подвергаться проверке со стороны работников ФНС, поэтому он обязан храниться на предприятии не меньше пяти лет. Если возникают сомнения в достоверности информации, содержащейся в этом документе, то руководителем компании может назначаться повторная проверка.

Заключение

Инвентаризация считается важным процессом, на основании которого происходит сверка фактических данных с теми сведениями, которые прописываются в учетной документации предприятия. Она может быть представлена в многочисленных видах.

Существуют ситуации, когда проверка должна проводиться в обязательном порядке на основании требований государственных органов. Выполняется процесс только специально созданной инвентаризационной комиссией, в которую входят исключительно профессионалы, причем нередко сюда приглашаются даже посторонние эксперты, незаинтересованные в результатах инвентаризации.

Poster: правила идеальной инвентаризации

HORECA 13 Марта 2017, 12:32

Poster: правила идеальной инвентаризации

Бережливость в доме выгодней прибыльной торговли — практический совет для участников ресторанного рынка. Хороший ресторатор  думает не только о том, как вкусно накормить посетителей и создать атмосферу гостеприимства, но и следит за соблюдением норм, контролирует работу персонала, владеет актуальной информацией об остатках на складе. Как этого добиться с помощью инвентаризации, рассказывают эксперты компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER, а также участники рынка.

Зачем это необходимо

Систематическая ежемесячная инвентаризация является обязательной стандартной процедурой для ресторанов за рубежом, в России же такая обязанность возникает раз в год, как правило, вместе с бухгалтерской отчетностью, и регламентируется 25 главой Налогового кодекса РФ.

«Хочет того управленец или нет, но инвентаризация, какой бы рутинной и скучной ни казалось, остается обязательной процедурой, целью которой является наведение порядка. Внести изменения в технологические процессы, оптимизировать издержки, повысить показатели эффективности, за счет чего по степени важности стоит в одном ряду с анализом продаж», — говорит соучредитель компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER Родион Ерошек.
 
Инвентаризация помогает убедиться в отсутствии ошибок при ведении учета. Все ли накладные оприходованы, соответствуют ли нормы списания действительности, все ли учетные документы проведены, совпадает ли автоматическое списание с правилами складов учета.

«Основной ошибкой при проведении плановой проверки является тот факт, что люди не понимают, зачем она нужна. Инвентаризацией должны заниматься генеральный директор, управляющий либо шеф-повар, — поясняет Анна Сотникова, генеральный директор восточного направления холдинга Ginza Project . — Регулярная проверка заведения помогает понять, какие продукты нужно заказать, какие просроченные, а чего слишком много. Выявить, что определенные позиции не идут, и их нужно вывести из меню, либо сделать ротацию товаров в другие рестораны и т.д».

Step by step

«Инвентаризация бывает полной, частичной, выборочной, оперативной. Полная предполагает перебор всех товарных запасов, инвентаря, оборудования и хозтоваров, вплоть до салфеток и зубочисток, проводится примерно раз в год. Частичная  — изобретение внутреннее — преследует вполне определенные цели: проверка персонала, выявление недостачи, перерасчет дорогих позиций.  Пренебрежение такими проверками может сказаться на прибылях заведения, зато сделает счастливее недобросовестных сотрудников.   «Подогнать» данные в отчете опытному в незаконных делах персоналу  ничего не стоит, поэтому при первых подозрениях на злоупотребления необходима ревизия, лучше оперативная», — объясняет Родион Ерошек.

Контрольные (они же полные) инвентаризации проводятся ежемесячно, это плановое мероприятие, и материально ответственные сотрудники заранее о нем предупреждены, соответственно зачастую такая инвентаризация проходит чисто формально. «Если мы хотим выявить ошибки в учете и воровство не для галочки, а для того, чтобы понять, где недополучает бизнес, и кто в этом виноват, важно несколько раз в месяц проводить выборочные инвентаризации. Это крайне эффективный инструмент, некий срез порядочности сотрудников и отлаженности учета. Проводится по наиболее дорогостоящим и ходовым позициям, которые заранее не оговариваются. Благодаря этому инструменту всплывают ошибки в номенклатурах, списаниях, выявляются неверные настройки системы продаж и все злоупотребления.
«Инвентаризация условно делится на три этапа — подготовка, собственно проведение, ввод и анализ данных. Если все делать по правилам, то необходимо выделить специальное помещение, назначить ответственных лиц, наметить план, обозначить цели и задачи. На подготовительном этапе  определяются правила инвентаризации, формируется ревизионные комиссии, проводится инструктаж. Собираются документы: приходники и расходники, перемещения и списания товара, технологические карты, данные по остаткам на складе, бланки для записей результатов и многое другое», — отмечает Родион Ерошек.

В задачи ревизионной комиссии входит также проверка маркировки штучного товара. Для весового продукта используются данные из технологических карт, что облегчает оценку расходов. Бухгалтер по налоговому планированию компании «Балтийский меридиан» Надежда Смирнова для тех позиций, где штрих-код проставить невозможно (например, для овощей),  рекомендует использовать технологию RFID — инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам.

«За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе. Технология позволяет проводить инвентаризацию на предприятии в любое время и без предварительной подготовки, интегрировать результаты в бухгалтерскую программу 1С, сравнивать результаты нескольких инвентаризаций, проводимых в разный период времени. Помимо сверки остатков материальных ценностей инвентаризация позволяет выявить слабые места в организации складского учета и принять своевременные управленческие решения», — подчеркивает Надежда Смирнова.

Автоматика честнее

В отличие от стандартной бумажной процедуры, автоматизированные программные комплексы дают наиболее полную картину о движении товаров на предприятиях, позволяют формировать отчеты максимально оперативно, таким образом, препятствуя занесению подложных данных. Кроме того, снимают дополнительную нагрузку с персонала и позволяют полностью освободиться от подготовительного этапа.
Если раньше на проверку отводилось 3—5 дней, то сегодня с использованием автоматизированных сервисов на полную инвентаризацию требуется всего сутки.

Средства автоматизации ускоряют и облегчают работу, сокращают количество занятого в ней персонала, позволяют мгновенно сравнить остатки с учетными данными. Системы автоматизации кафе, ресторанов и магазинов указывают на ошибки в номенклатуре, неверные списания, неверные настройки систем продаж.
Весь учет движения товара ведется в  режиме онлайн. Каждой  новой позиции при попадании на склад присваивается код, который впоследствии используется во всех операциях с данными товарами. Блюда раскладываются на ингредиенты согласно технологической карте, что существенно облегчает ведение продуктовых расходов. Можно увидеть себестоимость и розничную цену, что позволяет анализировать затраты, учитывать списания (например, бой посуды) и контролировать расходы.

«Применение специализированных программ для учета материальных ценностей позволяет снизить риск ошибок при проведении инвентаризации, сокращает  временные и трудовые затраты. Ряд сервисов поддерживают связь с 1C и отображают данные первичной бухгалтерии», — добавляет  Надежда Смирнова.

«Для сетевых ресторанов имеет смысл настроить ограниченную функциональность: например, закрыть менеджерам просмотр бухгалтерских остатков, а возможность видеть полные данные, сравнивать листы разницы с инвентаризационной ведомостью предоставить только руководству. После получения отчетов имеет смысл закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники. Это позволяет пресечь воровство на кухне и складе, отследить документы по излишкам и недостачам, проверить инвентаризационные ведомости, чего нельзя достичь с помощью ручного анализа», — поясняет Родион Ерошек из POSTER.  

Человеческий фактор

Многие эксперты рекомендуют привлекать к инвентаризациям незаинтересованных лиц, например, охранников. Лучше если факты расхождений будут засвидетельствованы небольшой комиссией на распечатанном бланке. Это поможет избежать дальнейших сомнений в достоверности данных. Распределение зон ответственности положительно сказывается на результатах. Для каждого типа проверки (например, отдельной категории товаров) следует назначать своего ответственного.  
«Мы рекомендуем руководителям предприятий заключать договоры с персоналом об индивидуальной и коллективной материальной ответственности. Тщательно проверять персонал при приеме на работу на материально-ответственную должность. Ежегодно назначать комиссию, ответственную за проведение инвентаризации, перечень сотрудников, отвечающих за сохранность материальных ценностей, сроки проведения инвентаризации», — делится советами Надежда Смирнова. «Также необходима нумерация материальных ценностей и не только в учете, но методом нанесения краской на объект либо наклеиванием штрих-кода на объект. Для дополнительного контроля на складе могут применяться видеокамеры», — добавляет эксперт.

«Очень полезна ежедневная выборочная инвентаризация. Автоматизированным системам здесь нет равных. Отслеживание остатков по результатам каждой продажи, каждого прихода, возврата, перемещения происходит в режиме реального времени. Оперативно формируется сличительная ведомость, которая показывает несоответствия по каждому из продуктов», — отмечает Родион Ерошек.

Штучные товары намного легче отслеживать, потому что какие-то кухонные продукты, например, овощи уходят еще и в полуфабрикаты. Промежуточные позиции снимать сложней, поскольку нужно сосчитать не только помидоры, а еще и то, в какие полуфабрикаты эти помидоры входят и суммировать все: начальный остаток, все приходы, вычесть реализацию и только после этого цифру сверять с той суммой, которую мы сняли.

К наиболее распространенным ошибкам, выявляемых при инвентаризации, относят пересортицу, некорректное введение данных о товарах, списание без учета калькуляционных карт пробитие в чеке алкоголя с другим наименованием,  движение товаров на складе во время проведения инвентаризации. Дабы исключить подтасовку данных, результаты инвентаризации следует сразу же заносить сразу в учетную программу без перерасчета в базовые единицы. Особо дотошные рестораторы практикуют двойную инвентаризацию, то есть  группы, инспектирующие одну группу товаров, затем меняются друг с другом. Выходит немного дольше, зато эффект ощутим.

«Один вопиющий случай произошел много лет назад: по документам было написано, что у нас осталось еще несколько коробок мяса, но его нигде не было, — рассказывает Анна Сотникова. — Пытались искать, посмотрели записи скрытой камеры и выяснилось, что в мусорном пакете сотрудники вынесли целую коробку мяса. Также бывало, что пропадали хоз. товары, моющие средства. А потом смотришь через камеры и выясняется, что их просто выкидывали через окно, а потом выходили, клали в мусорный бак и уносили».

«Автоматизированные системы учета в кафе и ресторанах пресекают все возможные искажения информации. Например, сотрудники не регистрируют продажу, соответственно полученные от клиента деньги кладут в карман. Провести деньги мимо кассы можно разными способами: от предъявления одного и того же счета на одно блюдо различным посетителям, до составления счета на бумаге от руки, объясняя это неработающим принтером. Программные сервисы не позволят официанту распечатать один и тот же счет, а любой заказ на кухне невозможно будет провести без счета», — резюмирует Родион Ерошек из POSTER.

Источник: Poster

Полезные техники + методы (2021)

Представьте себе успешный розничный бизнес. Может быть, вы представляете себе небольшой местный магазин или огромный корпоративный бизнес.

Что общего у этих двух компаний?

У них обоих всегда есть на складе нужные вам товары?

Они оба перевозят товары в магазине и в Интернете?

Если ответы да, то оба ритейлера, вероятно, хорошо справляются со своими физическими запасами.И еще более вероятно, что они используют для этого программное обеспечение для управления запасами.

Управление запасами — основа хорошо функционирующего розничного бизнеса. Системы управления запасами отслеживают жизненный цикл запасов и запасов по мере их поступления и ухода из вашего бизнеса.

Когда компании не контролируют активность своих запасов или, что еще хуже, не отслеживают ее с помощью устаревших электронных таблиц и ввода данных, остальные части, такие как выполнение заказов, не встают на свои места.

Когда вы не знаете, сколько запасов у вас есть в наличии, вы не можете принимать разумные решения о повторном заказе

Вы не можете точно перечислить товары в Интернете, потому что у вас нет представления о том, сколько инвентаря вы должны выделить для каждого канала. Вы застряли со слишком большим запасом или неправильным количеством продукта. Список бесконечен.

Процессы управления запасами необходимы для успеха розничной торговли любого типа — электронной коммерции, многоканальной, обычной, многоканальной — если вы хотите серьезно конкурировать.

Давайте взглянем на некоторые статистические данные от реальных розничных продавцов, которые столкнулись с трудностями, не используя программное обеспечение для управления запасами.

С открытием новых складов каждый день количество людей, нуждающихся в надлежащих процессах управления запасами, растет пропорционально количеству людей, которые не знают, как ими управлять. Важность управления запасами просто нельзя игнорировать.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это шаг в цепочке поставок, на котором отслеживаются запасы и количества на складе.

Цель систем управления запасами — знать, где находятся ваши запасы в любой момент времени и сколько их у вас есть, чтобы правильно управлять уровнями запасов.

Некоторые компании могут выбрать сканирование запасов с помощью сканера штрих-кода, чтобы повысить эффективность и точность маршрутов комплектования.

В отличие от ERP-системы, система управления запасами фокусируется на одном процессе цепочки поставок. Они часто поставляются с возможностью интеграции с другими программными системами — точками продаж, управлением каналами, доставкой — так что вы можете создать персонализированный стек интеграции в соответствии с потребностями вашего уникального бизнеса.

Почему важно управление запасами

Управление запасами является фундаментальным элементом долголетия. Когда ваш инвентарь будет правильно организован, остальная часть управления вашей цепочкой поставок встанет на свои места. Без него вы рискуете совершить множество ошибок, таких как неправильная поставка, отсутствие на складе, избыточный запас, неправильный выбор и так далее.

Правильное управление складом имеет ключевое значение. Неправильный выбор происходит из-за неправильных списков комплектования бумаги, неупорядоченных этикеток на полках или просто из-за беспорядка на складе в целом.Неправильная отгрузка является прямым результатом неправильного подбора в начале процесса инвентаризации, а также результатом отсутствия процедур контроля качества.

Нет на складе и избыточный запас возникает, когда компания использует ручные методы для размещения заказов, не имея полного представления о состоянии своих запасов. Это плохой предсказатель для прогнозирования запасов и приводит к слишком большому или слишком малому запасу.

Все эти ошибки будут стоить вам не только денег, но и потраченного впустую труда на исправление ошибок позже.Если вы не внедряете инструменты управления, риск ошибок, связанных с человеческим фактором, возрастает с каждой минутой. И ваши отзывы и лояльность клиентов также получают негативный удар.

Методы управления запасами

При этом эффективность управления запасами зависит от того, как вы его используете.

Дополнительные время и деньги стоят того, чтобы управление запасами было настроено экспертами, разработавшими программное обеспечение. Работайте с ними, чтобы убедиться, что вы используете правильные методы и функции, чтобы получить максимальную отдачу от затраченных средств.

Давайте рассмотрим некоторые методы управления запасами, которые вы можете использовать на своем собственном складе.

1. Экономичный объем заказа.

Экономический объем заказа, или EOQ, — это формула идеального количества заказа, которое компания должна приобрести для своих запасов, с набором переменных, таких как общие производственные затраты, уровень спроса и другие факторы.

Общая цель EOQ — минимизировать сопутствующие расходы. Формула используется для определения наибольшего количества единиц продукта, чтобы минимизировать покупку. Формула также принимает количество единиц при доставке и хранении запасов на единицу стоимости. Это помогает высвободить связанные денежные средства в запасах для большинства компаний.

2. Минимальный объем заказа.

Со стороны поставщика минимальный объем заказа (MOQ) — это наименьший объем запаса, который поставщик готов продать. Если розничные продавцы не могут приобрести MOQ продукта, поставщик не будет продавать его вам.

Например, товарно-материальные ценности, производство которых обходится дороже, обычно имеют меньший минимальный объем заказа, в отличие от более дешевых товаров, производство которых проще и экономичнее.

3. ABC-анализ.

Этот метод категоризации инвентаря разделяет предметы на три категории, чтобы определить предметы, которые сильно влияют на общую стоимость инвентаря.

  • Категория А – это ваши самые ценные продукты, которые вносят наибольший вклад в общую прибыль.
  • Категория B — это продукты, которые находятся где-то между наиболее и наименее ценными.
  • Категория C предназначена для небольших транзакций, которые имеют жизненно важное значение для общей прибыли, но не имеют большого значения для компании в целом.

4. Своевременное управление запасами.

Управление запасами «точно в срок» (JIT) — это метод, который упорядочивает заказы на сырье от поставщиков в прямой связи с производственными графиками.

JIT — отличный способ снизить затраты на хранение запасов. Компании получают запасы по мере необходимости вместо того, чтобы заказывать слишком много и рисковать мертвыми запасами. Мертвый запас — это запасы, которые никогда не продавались и не использовались клиентами до того, как были сняты со статуса продажи.

5.Инвентаризация страхового запаса.

Управление резервными запасами — это заказ дополнительных запасов сверх ожидаемого спроса. Этот метод используется для предотвращения нехватки товаров, обычно вызванных неправильным прогнозированием или непредвиденными изменениями потребительского спроса.

7. ФИФО и ЛИФО.

ЛИФО и ФИФО – это методы определения себестоимости запасов. FIFO, или «первый пришел, первый ушел», предполагает, что старые запасы продаются первыми. FIFO — отличный способ поддерживать актуальность запасов.

LIFO, или «последний пришел, первый ушел», предполагает, что новые запасы обычно продаются первыми.LIFO помогает предотвратить порчу запасов.

8. Формула повторного заказа.

Формула точки повторного заказа — это метод управления запасами, основанный на собственных циклах покупки и продажи бизнеса, которые варьируются в зависимости от продукта. Точка повторного заказа обычно выше, чем номер страхового запаса, чтобы учесть время выполнения заказа.

9. Пакетное отслеживание.

Отслеживание партии — это метод управления запасами контроля качества, при котором пользователи могут группировать и отслеживать набор запасов со схожими характеристиками.Этот метод помогает отследить истечение срока хранения или отследить дефектные изделия до исходной партии.

10. Товарно-материальные ценности.

Если вы думаете о местном комиссионном магазине, вы совершенно правы. Консигнационный инвентарь — это деловая сделка, когда грузоотправитель (поставщик или оптовик) соглашается передать грузополучателю (розничному продавцу, например, вашему любимому комиссионному магазину) свои товары без предоплаты грузополучателем за инвентарь. Грузоотправитель, предлагающий инвентарь, по-прежнему владеет товарами, и грузополучатель платит за них только при их продаже.

11. Постоянное управление запасами.

Бессрочное управление запасами — это просто подсчет запасов по мере их поступления. Это самый простой метод управления запасами, и его можно записать вручную на бумаге или ручке или в электронной таблице.

12. Дропшиппинг.

Дропшиппинг — это метод управления запасами, при котором магазин фактически не хранит продаваемые товары на складе. Когда магазин совершает распродажу, вместо того, чтобы выбирать товар из собственного инвентаря, он покупает товар у третьей стороны и отправляет его потребителю. Продавец никогда не видит наших прикосновений к самому товару.

13. Бережливое производство.

Бережливое производство — это широкий набор методов управления, которые можно применять к любой деловой практике. Его цель — повысить эффективность за счет устранения отходов и любых действий, не добавляющих ценности, из повседневной деятельности.

14. Шесть сигм.

«Шесть сигм» — это бренд обучения, который дает компаниям инструменты для повышения эффективности их бизнеса (увеличения прибыли) и уменьшения роста избыточных запасов.

15. Бережливое производство + шесть сигм.

Lean Six Sigma расширяет инструменты Six Sigma, но вместо этого больше фокусируется на повышении стандартизации слов и бизнес-процессов.

16. Прогнозирование спроса.

Прогнозирование спроса должно стать привычным методом управления запасами для розничных продавцов. Прогнозирование спроса основано на исторических данных о продажах, чтобы сформулировать оценку ожидаемого прогноза потребительского спроса. По сути, это оценка товаров и услуг, которые компания ожидает от покупателей в будущем.

17. Кросс-докинг.

Кросс-докинг — это метод управления запасами, при котором прибывающие грузовики выгружают материалы непосредственно в отъезжающие грузовики, чтобы создать процесс доставки JIT. Между поставками остается мало или совсем нет места для хранения.

18. Массовые перевозки.

Оптовые поставки — это экономичный способ доставки, когда вы укладываете запасы на поддоны, чтобы отправить больше за один раз.

Примеры успешного управления запасами

1. МБ Кляйн

MB Klein, исторический розничный продавец моделей поездов, комплектов поездов и железнодорожных аксессуаров в Мэриленде, является общим клиентом SkuVault и BigCommerce.Мэт Хаффман, руководитель цифрового склада в MB Klein, рассказал нам о своем опыте использования интеграции SkuVault и BigCommerce для управления интернет-магазином компании и обычным магазином.

«После внедрения системы SkuVault задача ведения нашего инвентаря стала более простой и эффективной. Удовлетворенность наших клиентов повысилась за счет сокращения времени доставки и возможности точного представления наших запасов в режиме реального времени благодаря интеграции BigCommerce с нашим веб-сайтом», — сказал Хаффман.

«Простота загрузки новых продуктов в BigCommerce, которые переносятся в SkuVault, стала огромным преимуществом для управления рабочим процессом. Одним из наиболее полезных аспектов использования SkuVault была возможность упростить не только подсчет запасов, но и процессы заказа и получения», — сказал он. «В целом мы пришли к выводу, что использование SkuVault бесценно, и его преимущества оказали значительное влияние на рост MB Klein за последний год.

Общие вопросы по управлению запасами

Ниже приведены часто задаваемые вопросы об управлении запасами.

Интегрируется ли BigCommerce с программным обеспечением для управления запасами?

Да! Нажмите здесь, чтобы просмотреть популярные решения для управления запасами, с которыми мы в настоящее время интегрируемся. Не видите платформу или нестандартное решение? Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши варианты.

Каковы необходимые цели управления запасами?

Основной целью управления запасами является повышение прозрачности и организации операций с запасами с помощью автоматизированных и оптимизированных функций комплектования/упаковки/отгрузки.

Изменения такого рода помогут вашему малому бизнесу уверенно расти и предоставят вам клиентов, которых вы хотите.

Ваш бизнес должен работать как хорошо смазанный механизм после внедрения интеллектуальных методов управления запасами. И если вы действительно хотите сделать это правильно, внедрите программное обеспечение для управления запасами с помощью собственной группы поддержки программного обеспечения. Позвольте экспертам вести вас в правильном направлении.

Как вы измеряете, насколько успешно вы управляете запасами?

Доказательство в цифрах при измерении успешности управления запасами. После того, как вы внедрили новые методы управления запасами, сравните данные до и после.

Снизился ли уровень неправильной доставки, неправильного выбора или отсутствия на складе? Как насчет мертвого запаса? Устранили ли вы мертвые кучи инвентаря по периметру склада?

Если вы можете ответить «да» на эти вопросы, вы успешно провели управление запасами. В результате вы можете ожидать улучшения отзывов клиентов, повышения лояльности клиентов и даже повышения эффективности рейтинга продавца Amazon.

Кто должен нести ответственность за эффективность управления запасами?

Это комплексный подход, когда речь идет об эффективности управления запасами. Несколько команд отвечают за разные части пирога.

Команда по закупкам несет ответственность за то, чтобы они не закупали больше или меньше, и внимательно следит за каждым заказом на покупку.

Команде мерчандайзинга поручено обеспечить правильное перечисление инвентаря, его рекламу и цену для перемещения.

Команда склада, менеджер склада и специалисты по инвентаризации несут ответственность за обработку всех запасов от FIFO до делегирования надлежащих уровней запасов в каждом местоположении. Это обеспечивает меньший износ упаковки при хранении.

Команда склада также несет ответственность за очевидные задачи управления запасами — управление надлежащим получением, правильным комплектованием и правильными отгрузками, чтобы обеспечить легкость движения на протяжении всего процесса комплектования/упаковки/отгрузки.

Как определить, что ваш менеджер запасов слишком разбросан?

На складе есть несколько тревожных знаков, которые сигнализируют о том, что ваш менеджер по запасам не может выполнять свою работу должным образом.И все они связаны с неправильным управлением запасами.

Вот несколько знаков:

  • У вас недопроданный инвентарь; это означает, что где-то в запасе спрятана горячая вещь, которую вы не указали вовремя к сезону.
  • Уровень запасов растет, но не соответствует уровню продаж. Это признак мертвого запаса.
  • Величина износа упаковки заставляет вас снижать цену. Это результат неправильного складирования запасов или слишком долгого простоя и превращения запасов в мертвые.
  • Менеджер запасов все еще использует электронную таблицу, созданную вручную. Этот метод управления запасами приводит к огромному количеству ручных ошибок, таких как неправильные поставки и неправильный выбор.

Что должно определять частоту заказов?

Отчетность, отчетность, отчетность.

Невозможно переоценить, насколько важны отчеты для процессов управления запасами в пик сезона.

Исторические отчеты о продажах за прошлые пиковые сезоны и за текущий год следует использовать для определения частоты заказов в пиковый сезон.Оглядывайтесь назад на то, что вы продали больше всего и меньше всего в тандеме с тем, какие товары популярны в этом году, чтобы принимать более точные решения о покупке.

Отчеты о продажах можно разбить по каналам продаж, чтобы вы лучше понимали, какие товары продаются по каждому каналу. Это дает вам четкое представление о ожидаемом спросе на заказы и правильной частоте заказов.

Как мне подготовиться к пиковым сезонам?

Пик сезона для бизнеса, пожалуй, самое важное время года.Это время года, когда большинство предприятий получают основную часть своего дохода, поэтому крайне важно, чтобы у вас было правильное управление запасами, чтобы добиться успеха.

Если вы приближаетесь к своему первому пиковому сезону, вот что вы можете сделать, чтобы подготовиться.

  • Проведите циклическую инвентаризацию, чтобы убедиться в правильности всех уровней запасов.
  • Убедитесь, что транспортные средства должным образом укомплектованы и готовы к использованию. Кстати, транспортные поставки также должны быть инвентаризированы.
  • Нанять временный персонал, чтобы учесть повышенный спрос на заказы.
  • Используйте отчеты истории, чтобы убедиться, что вы заказали нужное количество инвентаря.
  • Убедитесь, что весь инвентарь, включая запасы и комплектацию, находится в надлежащих местах.

И последнее, но не менее важное: внедрите программное обеспечение для управления запасами. Управление запасами оптимизирует все вышеперечисленные пункты и лучше приспосабливается к высокому спросу и колебаниям в течение пикового сезона лучше, чем электронная таблица.

Резюме

Товарно-материальные запасы — это самый большой актив вашей компании, поэтому, чтобы экономить деньги и зарабатывать деньги, вам необходимо защищать этот актив и развивать его в правильном направлении.Без внедрения методов управления запасами вы никогда не продвинетесь вперед.

Подпишитесь на программное обеспечение для управления запасами, которое осваивает основы управления запасами. Основы являются ключом к устойчивому бизнесу. Программное обеспечение должно быть катализатором вашего роста, а не помехой.

Физическая инвентаризация: шаги, рекомендации и советы

Узнайте все, что вам нужно знать о проведении физической инвентаризации, включая этапы, методы, процесс, планирование и преимущества. Кроме того, советы экспертов, календари и метрики помогут вам стать профессионалом в области инвентаризации.

Видео: что такое инвентаризация?

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это структурированный подход к подсчету запасов компании, при котором персонал использует заранее определенный метод для подсчета товаров.Компании планируют инвентаризацию в конце отчетного периода.

Четыре типа инвентаризации

Существует четыре типа инвентаризации: ручная, электронная, циклическая инвентаризация и полная инвентаризация. Методы различаются, но выбор правильной техники может стать разницей между хорошими и плохими данными для вашей компании.

Плюсы и минусы типов инвентаризации

Метод физической инвентаризации Описание Плюсы Минусы
Заполнение вручную Этот подсчет использует бумажные карточки учета или листы и карандаши для учета запасов. Низкая стоимость материалов Высокий уровень ошибок
Электронный счетчик Этот счетчик может использовать сканеры, RFID, штрих-коды или мобильные устройства. Значительно снижает количество ошибок при подсчете. Для выполнения этого метода по-прежнему требуется дополнительное время и ресурсы.
Подсчет циклов Персонал подсчитывает случайные части или чередующиеся разделы инвентаря в любой момент времени. Это сокращает дополнительное время или ресурсы, необходимые для подсчета, и компаниям может не потребоваться останавливать операции во время подсчета. В зависимости от метода подсчета циклов некоторые компании подсчитывают запасы меньше идеального количества раз.
Полный перечень Компании перепрофилируют персонал или нанимают временный персонал для подсчета всех запасов за один раз. Этот метод обеспечивает точные инвентарные записи для создания годового финансового документа. Этот метод может потребовать остановки работы и требует больших затрат труда и времени.

Физическая инвентаризация и подсчет циклов

Инвентаризация — это всеобъемлющий, часто ежегодный подсчет запасов, имеющихся в наличии у компании. Циклический подсчет — это более систематический метод подсчета частей запаса. Иногда компании проводят циклическую инвентаризацию не реже одного раза в день, и желательно проводить ее не реже одного раза в квартал.

Инвентаризация не всегда автоматизирована.Однако подсчет циклов обычно автоматизирован. Автоматизация оптимизирует процесс инвентаризации в целом, будь то физический учет или подсчет циклов. Это экономит время, устраняет большинство человеческих ошибок и позволяет получать полезные данные в режиме реального времени. Наиболее точные подсчеты запасов — это те, которые сочетают подсчет циклов с автоматизацией.

Ежегодная инвентаризация

Предприятия обычно проводят ежегодную инвентаризацию перед составлением годовых финансовых отчетов.Проведение инвентаризации только один раз в год не всегда дает самые точные результаты. Наилучшая практика подсчета запасов зависит от типа вашего бизнеса и целей.

Типы предприятий, которые проводят ежегодную физическую инвентаризацию, включают розничных продавцов, производителей, оптовых дистрибьюторов и компании, занимающиеся электронной торговлей. Они могут провести полную инвентаризацию один раз или выполнить циклический подсчет. При циклической инвентаризации персонал подсчитывает секции запасов на ротационной или систематической основе. Прочтите наше руководство по циклической инвентаризации, чтобы узнать больше об этой практике.

Даже если у вас есть автоматизированная система, которая управляет вашей инвентаризацией, эксперты сходятся во мнении, что вам необходимо провести хотя бы некоторую физическую инвентаризацию. Компьютеризированная система не может заменить физическую инвентаризацию. Предприятия с небольшим количеством запасов могут по-прежнему проводить ежегодную физическую инвентаризацию.

Компании с большими запасами, такие как дистрибьюторы, считают замораживание запасов для подсчета запасов весьма разрушительным. Поэтому они могут предпочесть внедрение системы постоянной инвентаризации, чтобы успокоить своих аудиторов и согласовать свои запасы, вместо полной годовой инвентаризации.

Преимущества проведения физической инвентаризации

Инвентаризационная инвентаризация является важной частью обеспечения точности и актуальности инвентарных записей. Актуальные записи о запасах обеспечивают более точные прогнозы продаж и закупок и гарантируют, что у вас всегда будет нужное количество продукции.

Проведение физической инвентаризации приносит пользу вашим клиентам, а точный подсчет физических запасов является необходимостью.Ни один конечный пользователь, будь то потребитель, торговый посредник или оптовик, не хочет иметь дело с нестабильным уровнем запасов в этот современный день мгновенного удовлетворения. Удовлетворенность клиентов имеет первостепенное значение. Обновленные уровни запасов гарантируют, что вы сможете быстро выполнять заказы для своих клиентов или сообщать им, когда они могут быть выполнены.

Еще одним преимуществом физического подсчета запасов является то, что вы понимаете и можете спланировать потери. Потеря может быть связана с кражей или поломкой. Каждый день, пока предмет остается в инвентаре, его стоимость уменьшается.По мере того, как стоимость уменьшается, риски, связанные с тем, что стоимость хранения предмета превышает его стоимость, становятся очень реальными.

Проведение физических инвентаризаций увеличивает вашу прибыль в целом. Вы можете классифицировать определенные продукты на своем складе как устаревшие запасы, что является ценным методом для определения того, какие товары выводить на рынок и товары для быстрой продажи. Этот процесс также снижает ответственность и безубыточность, по крайней мере, для сомнительных продуктов.

Проблемы с инвентаризацией

Самая большая проблема, которую компании называют при проведении физической инвентаризации, заключается в том, что она требует много времени и ресурсов.Некоторые компании останавливают части или все операции для проведения физической инвентаризации. Когда это происходит, они рискуют плохо обслуживать клиентов.

У некоторых предприятий нет персонала для проведения полной физической инвентаризации.

Обычно расхождения возникают при физическом подсчете из-за того, что внутренний или временный персонал неточно регистрирует часть запасов, неправильно классифицирует предметы или записывает новые предметы. Независимо от уровня точности, есть некоторые вещи, которые персонал не должен учитывать во время физической инвентаризации.К ним относятся:

  • Поступления поставщиков после установленной даты окончания подсчета
  • Любые известные кражи
  • Любые известные поставки, отправленные без счетов-фактур

Советы и рекомендации по подготовке к физическому подсчету

Лучший способ провести инвентаризацию — это подробное планирование.Использование комплексной письменной политики и инструкций позволяет уменьшить число неизвестных и упростить инвентаризацию.

Другие советы по повышению точности подсчета вашего персонала включают в себя:

  • Использование сканеров или другого оборудования для подсчета запасов
  • Подбор персонала, внимательного счетчика
  • Немедленное устранение расхождений
  • Выполнение пробного подсчета во время планирования
  • Обеспечение того, чтобы стоимость подсчитываемого предмета не отображалась во время подсчета
  • Остановка операций при проведении полной физической инвентаризации
  • Обеспечение присутствия персонала на объекте во время полной физической инвентаризации только для подсчета
  • Охрана склада в день инвентаризации
  • Использование программного обеспечения для инвентаризации

Цель инвентаризации

Инвентаризация может обеспечить точную инвентаризацию. Персонал физически пересчитывает каждую единицу товара. Этот физический осмотр товаров должен подтвердить то, что указано в отчете системы управления запасами. Любое несоответствие должно предупредить вас о другой проблеме.

Предприятия проводят инвентаризацию по другим причинам, например, при подготовке баланса к налоговому сезону. Дополнительные цели инвентаризации включают:

  • Контрольно-балансовые уровни запасов: Инвентаризация может помочь менеджерам увидеть любые расхождения между их отчетами системы управления запасами и тем, какие предметы находятся в их хранилище.
  • Управление или отслеживание кражи: Разница между тем, что отображается в системе управления запасами, и тем, что есть, может быть связано с отсутствием, кражей, потерей или поломкой предметов. Если персонал не введет данные вручную, когда возникнут эти сценарии, система их не распознает.
  • Создание точного бюджета: Компании с точным подсчетом запасов могут лучше планировать свой бюджет для заказов запасов на следующий год.
  • Отчет о точных доходах: Неточная инвентаризация означает, что компания будет сообщать неправильную сумму о себестоимости проданных товаров, валовой прибыли и чистой прибыли. Публичные компании в первую очередь несут ответственность перед своими заинтересованными сторонами за предоставление правильных цифр в своей годовой отчетности.

Типы запасов, которые компаниям необходимо учитывать физически, включают сырье, незавершенное производство (НЗП), готовую продукцию, упаковочные материалы и техническое обслуживание, ремонт и эксплуатацию (ТОиР).Использование правильных показателей запасов может помочь вам измерить относительный успех того, как ваша компания хранит и управляет этими категориями запасов. Вы можете использовать оборачиваемость запасов в качестве показателя успеха для всех этих категорий. Однако существуют дополнительные показатели, которые рекомендуется использовать для каждого типа инвентаря. На приведенной ниже диаграмме показаны примеры рекомендуемых метрик для каждой категории.

Как измерить успех вашей практики управления запасами по типу акций

Типы запасов Метрическая система Метрическая формула Эталон для метрики
Сырье Коэффициент оборачиваемости запасов (Себестоимость проданных товаров за год) / (Средняя стоимость запасов сырья на конец месяца) Лучшие исполнители — ~16. 5 раз в год.
Незавершенное производство (НЗП) Запасы незавершенного производства/Обороты (Себестоимость проданных товаров) / (Средний запас, используемый для производства товаров) Сравните этот показатель с предыдущими годами, чтобы оценить производительность.
Готовая продукция Время цикла заказа Рассчитайте количество времени с момента, когда клиент размещает заказ, до момента, когда он получает свой продукт. Сообщите этот показатель в днях. Лидеры отрасли два-три дня.
Упаковочные материалы Стоимость упаковки Сложите упаковку, коробки, наполнитель и общие затраты на оплату труда. Для каждого бизнеса эта цифра разная, но каждая компания должна стремиться к постоянным улучшениям.
Техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация Точность инвентаризации (Количество товаров, перечисленных как имеющиеся на складе) / (Общее количество найденных запасных частей и сырья) ~95%

Пошаговые инструкции по инвентаризации

Успешная инвентаризация требует соответствующего планирования, подготовки и руководства со стороны персонала.Вовлекайте менеджеров в каждый шаг и попросите их дать совет и надзор для достижения наилучших результатов. Начните планировать свою физическую инвентаризацию как минимум за три месяца.

Предоставляя инструкции по подсчету, вы можете использовать письменную политику компании, которой вы всегда следуете, или готовить новый план каждый год. Убедитесь, что вы охватили следующие действия перед любой запланированной инвентаризацией:

  1. Начните с плана: Если у вашей компании уже есть план, прекрасно.Если вы составляете план, начните с выяснения того, контролирует ли ваша компания запасы с помощью периодической или постоянной системы инвентаризации. Прочтите наше «Основное руководство по управлению запасами», чтобы узнать о наиболее эффективном методе подсчета запасов в зависимости от того, где на вашем складе находятся артикулы.
  2. Определите интервал между подсчетами: В рамках плана решите, как часто вы будете подсчитывать запасы. Точный учет запасов требуется для целей налогообложения в публичных компаниях, но вы можете чаще подсчитывать запасы.
  3. Проект перечня инвентарных запасов для подсчета: Этот черновик перечня должен включать количество запасов. Знание этого числа должно помочь вам определить, сколько времени займет инвентаризация.
  4. Выберите дату инвентаризации: В идеале, эта дата, которую вы выбираете для инвентаризации, оказывает минимальное влияние на ваши обычные бизнес-операции, поскольку инвентаризация требует времени. Выбор времени, которое не приведет к перебоям в работе, не всегда возможен для крупных предприятий или складов поставщиков, но постарайтесь выбрать время, когда оно не особенно занято.
  5. Выберите, кто будет проводить инвентаризацию: Как только вы определитесь с датой инвентаризации, выясните, кто из сотрудников может проводить инвентаризацию. Хорошей практикой является проведение анализа затрат на заработную плату персонала и сверхурочные, чтобы определить, сколько стоит проведение подсчета. Возможно, более экономичным будет нанять и обучить внештатную временную помощь на крупных предприятиях. Внешний дополнительный персонал может высвободить часть вашего штатного персонала для продолжения необходимых операций.
  6. Выберите даты обучения персонала: Точно так же, как вы выбираете дату инвентаризации, вам нужно выбрать одну (или две, в случае большего количества сотрудников) даты для обучения персонала процессу инвентаризации.Это обучение должно проводиться не более чем за неделю до запланированного подсчета, предпочтительно за рабочий день (дни) непосредственно перед подсчетом.
  7. Уведомление внешних партнеров и мест хранения: Поставщики и партнеры должны заранее знать, повлияет ли ваш физический подсчет на их операции, поэтому отправьте сообщение с указанием даты, времени и того, как подсчет повлияет на них. Раннее общение позволяет вашим партнерам обращаться к вам с вопросами и проблемами.
  8. Уведомление персонала: Начните процесс, уведомив персонал о расписании обучения и подсчета голосов.Решите, основываясь на старшинстве или уже существующих разграничениях, кто будет в каждой счетной команде. Некоторые компании предпочитают сочетать опытного сотрудника с новичком.
  9. Закажите необходимое оборудование: Независимо от того, будут ли ваши сотрудники использовать планшеты и карандаши, счетные бирки или сканеры, закажите их заблаговременно до прибытия на обучение. Бирки для подсчета представляют собой тяжелые карточки с последовательной нумерацией, проштампованной сверху и снизу, которые счетчики используют для отслеживания запасов.
  10. Проверьте свое электронное оборудование: Если вы используете электронное счетное оборудование, запланируйте его проверку задолго до подсчета. Возможно, вам потребуется заказать детали, заменить аккумуляторы или зарядить устройства.
  11. Обзор любых приложений и программного обеспечения: Не забывайте об обновлениях программного обеспечения! Если вы планируете использовать приложения или программное обеспечение для инвентаризации, убедитесь, что ваши сотрудники используют самую последнюю версию.
  12. Предварительный просмотр инвентаря: Прогуляйтесь по кладовой или складу.Вы можете получить идеи о том, как уменьшить любые проблемы, с которыми могут столкнуться счетчики. Например, могут быть временные физические барьеры, которые могут замедлить их.
  13. Подготовьте место для инвентаризации: Назначьте любые дополнительные места, необходимые для подсчета или персонала. Например, если вы будете вытаскивать мелкие детали для подсчета в этой области, установите контейнеры для использования во время подсчета. Область инвентаря должна быть свободна от любого беспорядка или мусора.
  14. Провести инвентаризацию: Складские помещения всегда должны быть самыми аккуратными на любом складе.Тем не менее, не должно быть никаких продуктов, ожидающих, чтобы их убрали, или вне их обычного места хранения.
  15. Определите запасы, которых нет в пересчете: Используйте знаки, чтобы показать запасы, которых нет в пересчете. Персоналу легко запутаться во время долгого сеанса и начать считать эти предметы без четкой маркировки.
  16. Подготовьте свой окончательный список предметов: Создайте окончательную версию (включая количество) вашего первоначального списка инвентаря, который будет подсчитан персоналом.
  17. Обучение персонала процедуре: Персоналу потребуются письменные инструкции по проведению подсчета. Учитывайте любые непредвиденные обстоятельства, которые могут возникнуть, такие как дублирование, отсутствующие элементы или элементы, расположенные не в том месте. Заранее решите, как действовать в этих сценариях. Например, персонал может столкнуться с неправильным продуктом в каком-либо месте. Решите, следует ли им прекратить подсчет и вернуться, заполнить новую карточку для присутствующего предмета и пересчитать его или исследовать несоответствие.
  18. Обучение персонала работе с оборудованием: Во время этого же обучения, если вы используете карточки для подсчета, научите персонал, как их заполнять. Если вы используете электронное оборудование, такое как сканеры, обучите команду использованию всех необходимых функций и устранению любых проблем с оборудованием. Включите указания о том, что они должны делать, если оборудование неисправно.
  19. Проведите демонстрацию: Во время обучения персоналу будет полезна демонстрация того, как считать запасы.
  20. Остановить ввод данных перед подсчетом: Перед печатью списка позиций для подсчета обязательно заморозьте ввод данных в системе управления запасами, чтобы уменьшить расхождения.
  21. Предварительный подсчет инвентаря: Если возможно, предварительно подсчитайте некоторые части запаса в качестве пробного прогона. Ищите проблемы со счетом и комментируйте, нуждается ли участок предварительного счета в повторном счете или считаете ли вы его завершенным.
  22. Распечатайте список подсчета: Если вы используете карандаш и бумагу, распечатайте окончательный список вечером или утром перед подсчетом, чтобы убедиться, что вы зафиксировали все детали в последнюю минуту.
  23. Заморозить другие действия: В случае полного подсчета заморозить любые другие действия компании, связанные с запасами. Другими словами, не получайте и не корректируйте какие-либо акции компании до тех пор, пока не будет завершен и сверен подсчет.

На приведенном ниже примере показана одна физическая инвентаризация за три дня. Этот сценарий для крупной компании или поставщика-склада. Как видите, сотрудники начинают планировать физический подсчет за 12 недель.

Пример шагов инвентаризации в днях

Процесс инвентаризации физических запасов

После составления подробного соответствующего плана инвентаризации пришло время выполнить процесс физической инвентаризации. Назначьте супервайзера каждой команде счетчиков, перед которым они отчитываются, и все необходимое им оборудование.

Процесс в день подсчета начинается с того, что менеджеры замораживают товарно-материальные ценности.У них также должны быть распечатки списка инвентаря, который будет подсчитан. Следующие шаги в инвентаризации:

  1. Назначьте карты, распечатки инвентаря для подсчета и оборудование для персонала.
  2. Персонал подсчитывает назначенный инвентарь.
  3. Персонал заполняет электронные таблицы или считает теги.
  4. Персонал возвращает электронные таблицы или счетчики менеджерам.Если сотрудники используют счетные бирки, они прикрепляют верхнюю часть бирки к инвентарю или месту хранения запасов.
  5. Менеджеры вводят данные в систему инвентаризации.
  6. Менеджеры сравнивают данные подсчета с данными в системе.
  7. Менеджеры сравнивают данные с отчетами по урожайности и упаковке.
  8. Менеджеры назначают сотрудников для расследования любых несоответствий.
  9. Персонал пересчитывает или оправдывает расхождения.
  10. Персонал повторно отправляет любые изменения данных менеджерам.
  11. После того как менеджеры проверяют данные подсчета, они отправляют их в бухгалтерию.
  12. Бухгалтерия проверяет данные инвентаризации.
  13. Бухгалтерия утверждает инвентаризацию.
  14. Менеджеры размораживают акции и возвращаются к нормальной работе.

Блок-схема процесса инвентаризации

Используйте карту вашего обычного склада или зоны хранения и обозначьте зоны, где будет работать каждая группа подсчета.Обратите внимание, как увеличенный раздел на изображении ниже показывает маркировку каждого места хранения. Назначьте сотрудников в определенные места.

Карта планировки склада на день инвентаризации

Типичный подсчет включает местоположение, описание элемента, номер детали, присутствующее количество и единицу измерения. Персонал должен проверить все бирки на предметах и ​​информацию о них. Аудиторы должны следить за подсчетом каждого раздела, как только команда завершает его.Выборочные проверки на протяжении всего процесса также являются хорошей идеей. Наконец, вознаградите сотрудников за их участие в инвентаризации. Хотя инвентаризация необходима, она может не быть любимым занятием ваших сотрудников.

После подсчета начинается захватывающая часть: анализ. Если ваше исследование показывает какие-либо нарушения запасов, назначьте расследование. Определите любые зоны в вашем хранилище, которые представляют высокий риск или могут иметь аномалии. Определите любые дополнительные показатели, которые вы будете сообщать, например оборачиваемость запасов.Для получения дополнительной информации об оборачиваемости запасов прочитайте «Учебник по оборачиваемости запасов: расчеты, показатели и анализ».

Как упростить инвентаризацию с помощью NetSuite

Инвентаризация – это факт ведения бизнеса. Использование системы управления запасами может помочь вам всегда иметь нужный объем запасов в нужных местах для удовлетворения спроса клиентов. В решении NetSuite для управления запасами и складами есть все инструменты, необходимые менеджерам по управлению запасами, чтобы помочь им отслеживать и находить запасы в любой момент.Система поддерживает все основные функции будущего, такие как AI, VMI и интеграция с мобильными устройствами.

Функция Inventory Count

NetSuite улучшает отслеживание запасов и обеспечивает повышенный контроль над ключевыми активами. Компании могут классифицировать запасы на основе объема транзакций и/или стоимости и вводить регулярные периодические подсчеты количества товаров в наличии для поддержания точности запасов.

В то время как физический подсчет раз в год может показаться хорошим вариантом, циклический подсчет менее утомителен и обеспечивает больше ежедневного контроля запасов.Использование системы управления запасами и системы управления складом с регулярным циклическим подсчетом дает компаниям более точный уровень запасов; автоматические подсказки предметов, которые необходимо пересчитать; возможность категоризировать товары по объему или стоимости; улучшенная гарантия качества; и более высокие показатели удовлетворенности клиентов. Использование циклического счета делает расхождения все меньше и меньше с каждым счетом. Примирение тоже проще.

Узнайте больше о решении NetSuite для управления запасами.

7 методов для достижения наилучших результатов

5. Отправление

Консигнация предполагает, что оптовый торговец передает запасы в руки розничного продавца, но сохраняет за собой право собственности до тех пор, пока продукт не будет продан, после чего розничный торговец покупает израсходованные запасы. Как правило, продажа на условиях консигнации связана с высокой степенью неопределенности спроса с точки зрения розничного продавца и высокой степенью уверенности с точки зрения оптового продавца.

Для розничных продавцов продажа на консигнации может иметь несколько преимуществ, включая возможность:

  • Предлагать покупателям более широкий ассортимент продукции без вложения капитала
  • Уменьшить время задержки при пополнении запасов продуктов
  • Возврат непроданных товаров бесплатно

Несмотря на то, что большая часть риска при продаже на условиях партии ложится на оптовика, у поставщика все же есть ряд потенциальных преимуществ:

  • Испытание новых продуктов
  • Передача маркетинга розничному продавцу
  • Сбор полезной информации о производительности продукта

Если вы рассматриваете возможность продажи на условиях партии — в качестве розничного или оптового продавца — четко установите условия в отношении:

  • Возврат, фрахт и страховые полисы
  • Как, когда и какими данными клиент обменивается
  • Процент от покупной цены, который розничный продавец будет брать в качестве комиссии за продажу

6. Дропшиппинг и кросс-докинг

Этот метод управления запасами полностью исключает затраты на хранение запасов. Когда у вас есть соглашение о прямой доставке, вы можете напрямую передавать заказы клиентов и информацию об отгрузке своему производителю или оптовому продавцу, который затем отправляет товары.

Подобно дропшиппингу, кросс-докинг — это практика, когда прибывающие грузовики с полуприцепами или железнодорожные вагоны выгружают материалы непосредственно на отъезжающие грузовики, прицепы или железнодорожные вагоны.

По сути, это означает, что вы перемещаете товары с одного транспортного средства непосредственно на другое с минимальным складированием или без него.Вам могут понадобиться промежуточные зоны, где входящие товары сортируются и хранятся до тех пор, пока исходящая отгрузка не будет завершена. Кроме того, вам потребуется обширный парк и сеть транспортных средств для работы кросс-докинга.

7. Подсчет циклов инвентаризации

Циклическая инвентаризация или включает в себя подсчет небольшого количества запасов в определенный день без необходимости проводить полную ручную инвентаризацию. Это тип выборки, который позволяет вам увидеть, насколько точно ваши инвентарные записи совпадают с тем, что у вас действительно есть на складе.

Этот метод является общей частью практики управления запасами многих предприятий, поскольку он в конечном итоге помогает гарантировать, что клиенты могут получить то, что они хотят, когда они этого хотят, сохраняя при этом затраты на хранение запасов на как можно более низком уровне.

10 простых и практичных советов

Быстрый прием: Хотите быстро и эффективно провести инвентаризацию? Этот пост вас охватил.

  • Изучите различные методы подсчета физических запасов.
  • Получите советы о том, как повысить скорость и точность инвентаризации.
  • Узнайте, почему вам следует использовать приложение для подсчета запасов, чтобы легко подсчитывать и сверять свои запасы.

Как розничный торговец, физический подсчет запасов, вероятно, не входит в список ваших любимых занятий. Утомительная задача, подсчет товаров в магазине, может занять несколько часов, а для некоторых продавцов это также требует временного закрытия магазина.

Но даже если это работа, которая вам не слишком нравится, физический подсчет запасов является обязательным для любого розничного продавца.Внимательное наблюдение за запасами, которые у вас есть на бумаге, по сравнению с тем, что есть на самом деле в магазине, позволяет вам поддерживать точность запасов, заблаговременно выявлять причины усадки и гарантировать, что у вас всегда есть нужный объем запасов в нужное время.

Прежде чем мы двинемся дальше, давайте сначала разберемся, что на самом деле представляет собой подсчет физических запасов.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это практика личного подсчета ваших розничных товаров.Обычно в этом процессе сотрудник розничной торговли (или группа рабочих) проходит через торговый зал и складские помещения розничного продавца и подсчитывает каждый товар. Затем данные записываются либо вручную, с помощью ручки и бумаги, либо в электронном виде с помощью мобильного устройства.

Целью физической инвентаризации является проверка запасов в магазине и обеспечение того, чтобы данные о запасах, имеющиеся у розничного продавца на бумаге, соответствовали запасам, которые фактически находятся в магазине.

Чтобы облегчить вам эту задачу, мы собрали несколько практических советов по организации процесса инвентаризации, проведению инвентаризации и т. д.Проверьте их ниже.

Обновление: советы по инвентаризации во время COVID-19

Мы понимаем, что вы можете читать, пока мир переживает пандемию коронавируса.

Возможно, вы находитесь в режиме блокировки, но все же хотите убедиться, что у вас есть хороший контроль над уровнем ваших запасов. Возможно, ограничения вашего штата или страны ослабевают, и вы готовитесь вновь открыть свой магазин.

В любом случае, вот несколько советов, которые помогут вам оставаться в безопасности и быть здоровыми при подсчете продуктов.

Если возможно, пересчитайте продукты самостоятельно или с кем-нибудь из членов вашей семьи

Ограничение контактов с людьми за пределами вашего дома — одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, чтобы избежать возможного заражения или распространения вируса.

Так что посмотрите, можете ли вы провести инвентаризацию физических запасов самостоятельно или с членом вашей семьи, если у вас есть более крупный каталог.

В зависимости от того, сколько продуктов у вас есть, вам может понадобиться разбить сеансы подсчета.

Если вам необходимо привести своих сотрудников, соблюдайте физическое дистанцирование

Нужно привести свой персонал? Примите меры, чтобы защитить себя и их.Носите средства индивидуальной защиты, такие как маски и перчатки, когда вы находитесь в магазине.

И обязательно соблюдайте безопасное расстояние — не менее 6 футов — при подсчете продуктов. Вы можете сделать это, назначив различные области, в которых вы и ваша команда можете считать продукты. Например, у вас может быть один член команды, который будет подсчитывать товары перед входом в магазин, пока вы остаетесь на складе.

Другим вариантом является планирование подсчета по сменам, чтобы вы не находились в магазине в одно и то же время. Например, вы можете поручить сотруднику приходить утром, а во второй половине дня заниматься инвентаризацией.

Использовать устройства, ограничивающие физический контакт

Чем меньше предметов или устройств вы прикасаетесь, тем лучше. Имейте только одно устройство на человека при подсчете продуктов. Поэтому вместо буфера обмена, ручки и бумаги выберите приложение для подсчета акций, такое как Scanner, которое люди могут загрузить на свои телефоны — никаких дополнительных устройств не требуется.

Также постарайтесь ограничить продукты, к которым вы прикасаетесь. По возможности старайтесь сканировать штрих-код товара, не беря его с полки.

Теперь, когда мы рассмотрели здоровье и безопасность инвентаризации в условиях COVID-19, вот более общие советы, которые помогут сделать инвентаризацию более эффективной в вашем бизнесе.

1. Проводить инвентаризацию? Рассмотрим подсчет циклов

Вы когда-нибудь пробовали циклический подсчет (частичный учет)? Это процесс частичного подсчета товаров на постоянной основе, чтобы вы могли контролировать уровень запасов, не прерывая работу магазина. Известный как один из наиболее эффективных методов инвентаризации для розничных продавцов, циклический подсчет можно проводить ежедневно или еженедельно (обычно перед открытием магазина), что избавляет вас от необходимости проводить полную инвентаризацию.

Филип Правда из SuitCafe.com настоятельно рекомендует этот метод. «У меня было четыре магазина роскошной мужской одежды, и мой метод инвентаризации был почти ежедневным, — делится он.

«Я бы выбрал небольшие отделы магазина или определенную марку рубашки, костюма, пальто и т. д. Я бы подсчитал их по номерам моделей и размерам. Затем подойдите к моему компьютеру и сравните. Делать весь магазин для малого бизнеса сложно, потому что вы всегда помогаете покупателям и, конечно же, не хотите закрываться раньше или целый день проводить инвентаризацию.

Точно так же Престон Вили из сайта электронной коммерции SewellDirect.com говорит, что частичная инвентаризация на постоянной основе работает для них хорошо.

« Сотрудникам нашего отдела доставки поручается проводить несколько проверок каждую неделю — товары с большими объемами попадают на проверку гораздо чаще, чем продавцы с небольшими объемами, но каждый продукт подсчитывается не реже одного раза в год », — говорит он. . «Кроме того, мы выявляем проблемы намного раньше, что не позволяет им стать серьезными проблемами.

С другой стороны, если циклическая инвентаризация не для вас или если вы чувствуете, что вам необходимо провести полную инвентаризацию в дополнение к частичной инвентаризации (как это делают некоторые розничные продавцы), вам следует воспользоваться другими советами в этом посте. сделать вашу жизнь проще.

2. Использование инвентарных сканеров или других типов технологий инвентаризации

Традиционно инвентаризация проводится с помощью ручки и бумаги. Персонал будет использовать инвентарную ведомость для подсчета продуктов и согласования данных в своей системе.

Хотя этот метод может выполнить свою работу, он крайне неэффективен и требует двойной записи. Не говоря уже о том, что, поскольку физический подсчет запасов уже является «ручной» задачей, последнее, что вам нужно, — это подсчитывать и записывать данные вручную.

Если вы используете POS или программное обеспечение для управления запасами, проверьте, предлагает ли оно функции подсчета запасов, которые вы можете использовать.

Например, функция

Vend Inventory Counts позволяет розничным продавцам максимально безболезненно подсчитывать свои запасы.Такие функции, как одновременная инвентаризация, позволяют использовать несколько устройств для более быстрого подсчета запасов, а функция режима быстрого сканирования Vend позволяет розничным продавцам подсчитывать запасы с помощью сканера штрих-кода или путем поиска артикулов.

Если вы уже используете Vend, ознакомьтесь с нашими новыми функциями инвентаризации и воспользуйтесь ими в следующий раз, когда будете проводить инвентаризацию физических запасов в своих магазинах.

Другие технологии, которые вы должны рассмотреть:

Приложение для сканера . Оцифруйте процесс подсчета с помощью Scanner, бесплатного мобильного приложения, которое упрощает подсчет запасов.

Сканер позволяет выполнять полную и частичную инвентаризацию с помощью iPhone, iPad или iPod Touch. Просто отсканируйте штрих-коды вашего продукта с помощью камеры вашего устройства, и приложение автоматически сохранит и запишет всю необходимую информацию о продукте.

Сканер

также синхронизирует завершенные подсчеты с вашей учетной записью Vend, поэтому, когда вы закончите подсчет, вы можете легко обновить свои уровни запасов.

Не пользователь венда? Сканер создаст файл CSV, который вы легко сможете отправить по электронной почте себе и своим сотрудникам.

Торговый наконечник


Экономьте время и уменьшайте количество человеческих ошибок при инвентаризации запасов. Нажмите на ссылку, чтобы узнать больше о Scanner – бесплатном приложении для сканирования штрих-кодов.

Выучить больше

RFID – Нужен более сложный инструмент для инвентаризации? Рассмотрим технологию RFID. Сокращенно от «радиочастотная идентификация», RFID позволяет вам встраивать чипы в упаковку ваших товаров, чтобы вы могли легко отслеживать их местонахождение.RFID действительно удобен не только с точки зрения предотвращения потерь, но и когда речь идет о поддержании точности инвентаризации.

Подумайте, что Mammoth, магазин спортивных товаров в Калифорнии, делает для оптимизации инвентаризации. Вместо того, чтобы проводить полную инвентаризацию, компания ежедневно физически подсчитывает дорогостоящие товары с высокой усадкой, а затем циклически пересчитывает процент от своих запасов с целью подсчета всех своих товаров каждые две недели.

Mammoth также использует программное обеспечение Truecount RFID для создания отчетов о том, что у них должно быть на складе.

«Truecount позволяет нам создать сравнительный отчет на основе того, что наша компьютеризированная система инвентаризации говорит, что у нас есть на складе, и того, что мы можем посчитать», — сказал NRF совладелец Mammoth Фил Херцог. Эта задача выполняется после закрытия, и на следующее утро они согласовывают свой инвентарь, чтобы найти расхождения. Если есть какие-либо различия, персонал информируется о том, где должны быть недостающие предметы, чтобы их можно было физически проверить.

Совет от профессионала: Независимо от того, как выглядит ваш технологический стек, убедитесь, что ваше аппаратное и программное обеспечение работает безупречно.Проверьте свои сканеры штрих-кодов, просмотрите функциональные возможности вашего программного обеспечения и выполните несколько тестовых подсчетов, чтобы убедиться, что все готово к официальному подсчету.

3. Грамотно выбирайте счетчики

Не назначайте инвентаризацию любому сотруднику. Группа, проводящая инвентаризацию, должна состоять как из опытных сотрудников, так и из тех, кто может дать свежий взгляд.

Вам понадобятся опытные члены команды, так как они будут лучше знакомы с вашей политикой и расположением различных предметов. Тем не менее, кто-то, кто так привык к вашему магазину или складу, может упустить из виду мелкие проблемы и детали, поэтому наличие людей, которые немного новичок в команде, может быть полезным.

Другой вариант — нанять сторонних счетчиков запасов. Это полезно, если у вас нет внутреннего опыта или ресурсов для самостоятельного проведения подсчета. Теперь фактическая процедура подсчета будет варьироваться от одного поставщика к другому. Лучше проконсультироваться со сторонним счетчиком акций и следить за их процессами.

4. Если вам необходимо провести полную инвентаризацию, запланируйте ее заранее

Время процесса инвентаризации имеет большое значение, поэтому подумайте, когда (и в какое время) запланировать инвентаризацию, а затем спланируйте (насколько далеко) вперед.

Когда обычно проводится инвентаризация?

Вопрос о том, когда (и как часто) следует проводить полную физическую инвентаризацию, действительно зависит от вас. Некоторые магазины делают это один раз в год, другие — раз в два года, третьи — чаще.

Доктор розничной торговли Боб Фиббс пишет в своем блоге, что лучше всего делать это в последние выходные января или в конце июля, потому что в эти периоды ваши SKU потенциально находятся на самом низком уровне.

Что бы вы ни решили, вы должны назначить дату заблаговременно (за несколько недель или даже месяцев) и убедиться, что ваши сотрудники знают, что произойдет. На этом этапе вам нужно записать имена людей, которые будут помогать вам с инвентаризацией.Убедитесь, что они могут быть доступны в назначенную дату.

В идеале вы не хотели бы останавливать работу магазина, поэтому, если вы можете справиться с этим, запланируйте инвентаризацию в нерабочее время. Но если это невозможно, и вам нужно закрыть магазин на день или несколько часов, обязательно предупредите своих клиентов.

Предупредите постоянных клиентов о том, что вы будете закрыты в определенный день, устно сообщите людям, когда они будут в вашем магазине, и повесьте вывеску за пределами вашего магазина или на кассе с указанием даты и времени, когда вы будете закрыты и почему.

5. Общение, общение, общение

Мы упоминали об этом ранее, но на этом стоит остановиться подробнее. Если вы проводите полную инвентаризацию, вам необходимо заранее сообщить о своих планах нужным людям.

Свяжитесь с вашей командой и сообщите им заранее, когда вы планируете проводить подсчет и в каких местах, чтобы они могли подготовить продукты и свести к минимуму движение запасов в день подсчета.

Это может означать планирование доставки товара на другое время и приостановку торговли в магазине.

В любом случае, регулярные сообщения и напоминания проложат путь к беспрепятственной инвентаризации.

6. Карта вашего магазина

Составьте карту вашего магазина и складского помещения, показывающую, где находятся ваши товары. Как отмечает Фиббс, вам следует «набросать расположение каждой стойки, дисплея, стены и полки, если это необходимо».

Это даст краткий обзор вашего магазина и облегчит вам назначение людей в каждую секцию, чтобы вы могли определить лучший способ проведения процесса подсчета (т. е. с чего начать считать, как передвигаться по магазину).

Ваша карта также может служить удобным контрольным списком, когда вы фактически подсчитываете продукты. Вы можете отметить разделы, которые уже были подсчитаны, чтобы было легче увидеть, сколько вы выполнили.

7. Ящики и полки с этикетками

Не заходить в задание вслепую. Если вы проводите физическую инвентаризацию, обязательно пометьте коробки или полки на складе, если продукты в них не видны.

Как пишет блог Supply Chain Cowboy: «Когда приходит время подсчитывать запасы, важно иметь все в отмеченном месте. Эти незакрепленные коробки и поддоны без дома часто являются проблемами, которые возвращаются, чтобы преследовать вас, пока вы пытаетесь примириться. Даже если вам нужно создать новые временные локации на время подсчета, положите все в хорошо обозначенное и определенное место и оставьте там».

Убедитесь, что все находится там, где должно быть. Пройдитесь по магазину или складу и следите за предметами, которые находятся не на своем месте. В разделе обуви прячутся майки? Кто-то неправильно маркировал коробку с товаром? Обязательно исправьте эти ошибки, прежде чем начать подсчет.

8. Подумайте о предметах, которые находятся в подвешенном состоянии

При планировании инвентаризации подумайте, как вы будете поступать с вещами, которые находятся в подвешенном состоянии. Сюда могут входить товары в пути, например невыполненные заказы от поставщиков или возвращенные товары. В идеале, эти элементы следует обработать и рассмотреть до выполнения подсчета, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Если вы реализуете услуги по выполнению заказов в магазине, такие как BOPIS и самовывоз, четко пометьте товары, ожидающие выполнения или самовывоза, чтобы вы могли убедиться, что они не включены в подсчет.

То же самое для дефектных продуктов. Если вы обнаружите поврежденные предметы до того, как произойдет подсчет, разберитесь с ними на ранней стадии.

9. Ориентируйте посох

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда знала обо всех шагах, которые вы предприняли выше.Если вы создали карту, покажите ее им и убедитесь, что они знают, где назначены люди.

Изменили ли вы положение определенных предметов или перемаркировали коробки и секции? Скажите им, или еще лучше, покажите им . Прогуляйтесь с ними по торговому залу или складу, чтобы они могли ознакомиться со всем. Это значительно облегчит задачу фактического подсчета и согласования.

10. Приготовление еды и напитков для персонала

Вода, газированные напитки и несколько коробок пиццы сделают ваших сотрудников счастливыми и эффективными. Физический подсчет инвентаря — утомительный процесс, поэтому вам нужно, чтобы ваша команда оставалась на высоте. Сытое питание и полив помогают им в этом.

11. Пост-счет: контролируйте свой инвентарь

Закончили подсчет ваших запасов? Немедленно примите меры для повышения точности инвентаризации. Вот как:

Перепроверьте и проверьте свои подсчеты как можно скорее. . Всегда полезно перепроверить свои инвентарные номера перед обновлением уровня запасов, чтобы убедиться, что все было подсчитано правильно.И самое время сделать это сразу после того, как вы завершите инвентаризацию. Информация должна быть свежей в вашем уме, поэтому не откладывайте инвентаризационные проверки и аудиты.

Получение отчетов об инвентаризации . Это позволит вам проанализировать данные и увидеть, что вы можете сделать для улучшения своего бизнеса.

Эта задача должна быть простой, если ваша POS-система или система управления розничной торговлей имеют возможности отчетности и розничной аналитики. Просто создавайте правильные отчеты и изучайте данные, чтобы получить полезную информацию.Кроме того, вы можете использовать такой инструмент, как бесплатный шаблон инвентаризации Excel от Vend, чтобы получить необходимые данные и идеи.

Определение зон высокого риска — Используйте отчеты о запасах для выявления зон или регионов высокого риска в ваших магазинах. Расскажите своим сотрудникам об этих зонах повышенного риска и выясните, как можно минимизировать потери в этих регионах.

Сравните несколько завершенных отчетов о инвентаризации . После того, как вы выполнили несколько инвентаризаций за определенный период времени, полезно изучить эти отчеты, чтобы выявить закономерности.Это поможет вам понять, почему происходят потери или несоответствия, чтобы вы могли принять превентивные меры на будущее.

Сравнение прошлых отчетов с текущими также поможет вам увидеть, работают ли ваши методы инвентаризации. Уменьшаются ли расхождения со временем или нет? В любом случае, единственный способ выяснить это – сравнить данные.

Устранение расхождений

Если вы обнаружите несоответствия, примите немедленные меры, чтобы выяснить причину проблемы.Как мы упоминали в нашем посте о сверке запасов, расхождения часто можно отнести к человеческим ошибкам, неправильным расчетам или отсутствующим документам. В таких случаях вам нужно ужесточить свои процессы. Документируйте свои процедуры и автоматизируйте различные шаги, чтобы свести к минимуму ошибки. Например, если вы вручную вводите продукты в свою систему, используйте вместо этого сканер штрих-кода или файл CSV.

Иногда расхождения в инвентаре вызваны более зловещими причинами. Возможно, вы имеете дело с кражей или мошенничеством в своем магазине, и в этом случае вам придется провести расследование и принять меры для предотвращения и устранения проблем.

Как бы то ни было, единственный способ определить, с чем вы имеете дело, — это регулярно проводить инвентаризацию, поэтому постарайтесь всегда быть в курсе этой задачи. Отслеживание данных о ваших запасах (в идеале с использованием программного обеспечения для отчетности по розничным продажам) также очень помогает.

Нижняя строка

Независимо от того, управляете ли вы запасами с помощью Excel или используете решение для розничной торговли, такое как Vend, инвентаризация является важной частью работы розничного магазина.

Гладкая и безболезненная инвентаризация не происходит случайно.Детали планируются заранее, а продукты, материалы и инструменты, которые вы будете использовать, готовятся заранее. Если вы собираетесь провести инвентаризацию в ближайшее время, обязательно выполните задачи, о которых мы говорили выше. Это сделает вашу жизнь намного проще.

Есть еще какие-нибудь советы по инвентаризации? Дайте нам знать об этом в комментариях.

О Франческе Никасио

Франческа Никасио — эксперт по розничной торговле и контент-стратег Vend. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным торговцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более крутыми.Она также является автором бесплатной электронной книги Retail Survival of the Fittest, которая поможет ритейлерам подготовить свои магазины к будущему. Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.

Что такое управление запасами? | Руководство для начинающих от UpKeep

Интересные статистические данные и факты об управлении запасами

Вот некоторые из наиболее интересных статистических данных и фактов об управлении запасами, от их повседневного воздействия до загадочных цифр, о которых большинство людей никогда не догадываются.

Деньги и финансы
  1. Товарно-материальные запасы, дебиторская и кредиторская задолженность составляют активы на 1,1 трлн долларов. Это около 7% ВВП США.

  2. Складские площади в США стоят около 5,08 долларов за квадратный фут.

  3. Американские розничные торговцы несут запасы примерно на 1,43 доллара США на каждый доллар продаж.

  4. Основная причина падения стартапов заключается в том, что они не управляют своими запасами.

Внутренние принципы управления запасами
  1. 75% всех специалистов по управлению цепочками поставок хотят улучшить свои методы управления запасами.

  2. 48% руководителей цепочек поставок и транспортных компаний заявляют, что им необходимо переоценить расположение своих складов.

  3. 24% малых предприятий отслеживают свои запасы с помощью ручки и бумаги.

  4. В результате этих и других статистических данных многие розничные продавцы и производители вкладывают средства в более совершенные решения по управлению запасами.

Статистика управления и обслуживания запасов
  1. 67% складов планируют использовать мобильные устройства для ускорения управления запасами.

  2. Решения для управления складом сегодня просто необходимы. На 25% больше ритейлеров инвестируют в новые системы.

  3. Основной проблемой на 46% складов сегодня является человеческий фактор.

  4. 7% малых предприятий вообще не отслеживают запасы!

Понятно, что управление запасами может быть дорогостоящим, если оно не проводится должным образом. С другой стороны, эффективные методы управления запасами могут значительно снизить затраты.

Общие методы управления запасами

На большинстве объектов используется либо метод своевременного учета запасов, либо система планирования потребности в материалах.

Своевременное управление запасами

Те компании, которые используют первый метод, пытаются минимизировать или даже исключить уровни запасов, получая товары только тогда, когда они необходимы. В идеале метод «точно вовремя» исключает затраты на хранение, ресурсы, связанные с неиспользуемыми запасами, и общие потери. Однако в реальном мире может быть сложно управлять запасами точно в срок, когда спрос на товары может быть непредсказуемым, а предложение по всей более крупной цепочке поставок может быть ненадежным.

Система планирования потребности в материалах

Метод планирования потребности в материалах включает в себя прогнозирование материалов, предметов и расходных материалов, которые могут понадобиться предприятию в определенный период, и соответствующие закупки. Эта система требует отличного ведения учета, а также надежного отслеживания инвентарных материалов, чтобы их можно было найти, использовать и точно зарегистрировать.

Давайте посмотрим, как управление запасами может стать эффективной практикой, встроенной в ваши процессы управления запасами.

Управление запасами

Управление запасами, также известное как управление запасами, относится к процессу управления уровнями складских запасов компании. Процесс управления запасами включает в себя управление товарами с момента их заказа; при их хранении, перемещении и использовании; до конечного пункта назначения или утилизации. За прошедшие годы было разработано множество систем, процессов и технологий, помогающих компаниям оптимизировать процессы цепочки поставок.

Примечание: Согласно Investopedia , товарно-материальные запасы обычно являются одним из крупнейших «оборотных активов», фигурирующих в балансе предприятия.В результате поиск способов эффективного управления запасами может значительно повлиять на итоговую прибыль организации.

Важные процессы и формулы управления запасами

Со временем были созданы различные процессы и формулы управления, чтобы помочь компаниям справиться со сложностью управления запасами. Давайте посмотрим на некоторые из них и почему они важны для компаний сегодня.

Контроль качества

Контроль качества является неотъемлемой частью управления запасами, и используемые процессы оказывают огромное влияние.Когда вы работаете с поставщиком, у которого такие же стандарты качества, как и у вас, со временем вы развиваете долгосрочные отношения. Когда у вас есть поставщики, отслеживание партий гарантирует, что ваши запасы постоянно соответствуют вашим самым высоким стандартам качества.

Организационный контроль

Это может показаться простой концепцией, но тщательно организованный склад имеет большое значение. Это начинается с маркировки ваших запасов SKU, которые легко понять и легко прочитать.Начните с первоначальной инвентаризации, а затем используйте правильные методы управления запасами, чтобы отслеживать движения и уровни.

Формула точки повторного заказа

Точка повторного заказа определяет подходящее время для заказа большего количества товара. Для этого необходимо сложить время выполнения заказа в днях и страховой запас в днях.

По сути, точка повторного заказа = спрос на время выполнения заказа + страховой запас.

Экономичный объем заказа (EOQ)

Наконец, EOQ — это оптимальный запас, который вы должны приобрести, чтобы свести к минимуму затраты на заказ и хранение.Вам нужно знать свои ежегодные фиксированные затраты, спрос в единицах и расходы на хранение на единицу (H), чтобы рассчитать это.

Затем вы можете использовать формулу, полученную тренером по бухгалтерскому учету : квадратный корень из [(двухкратный годовой спрос в единицах, умноженный на дополнительные затраты на обработку заказа), разделенный на (дополнительные годовые затраты на выполнение одной единицы в инвентаре)] для того, чтобы найти экономичный объем заказа

Управление запасами с помощью системы управления запасами

Система управления запасами — это компьютеризированное решение, объединяющее все аспекты управления запасами в единую связную систему.Его цель — помочь контролировать ваши запасы, чтобы иметь наименьшее количество запасов на ваших складах и, в конечном итоге, улучшить денежный поток и снизить затраты на хранение.

Широкий спектр производственных, распределительных и розничных предприятий использует управление запасами для управления перемещением товаров по всему бизнесу. Некоторые предприятия могут отслеживать движение готовой продукции от поставщиков к клиентам, в то время как другим необходимо заказывать сырье для производства готовой продукции. Руководителям объектов может потребоваться отслеживать инвентарь технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (MRO), который включает такие предметы, как ручные инструменты и вспомогательные материалы, используемые для поддержания работы организации.

Во всех случаях предметы должны быть идентифицированы с помощью имени или номера, штрих-кода или метки радиочастотной идентификации (RFID), чтобы их можно было легко отследить. Затем элементы записываются вручную или автоматически сканируются, чтобы их можно было отслеживать и управлять ими в центральной компьютерной системе, такой как CMMS.

Интеграция в основную компьютеризированную систему, а также высококачественные данные являются ключом к успешной системе управления запасами .

Эффективная система управления запасами поможет вам обеспечить наличие необходимого количества сырья, расходных материалов для технического обслуживания или готовой продукции для удовлетворения ваших потребностей.Это может означать более высокую удовлетворенность клиентов или сокращение времени простоя на производственной линии.

Понимание того, что у вас есть на складе и где оно находится, может предотвратить списание и ненужный повторный заказ для замены потерянных предметов. Если у вас есть интегрированная система, вы можете разрешать автоматические повторные заказы на критически важные товары, а также более эффективно управлять поставщиками и выставлять счета.

Что делает система управления запасами?

Система управления запасами отслеживает товары, которые организация закупает для производства или доставки своего конечного продукта или услуги своим клиентам.Обычно он включает в себя набор аппаратных средств, программного обеспечения и процессов для идентификации и отслеживания объекта с момента его поступления на объект до момента его использования в конечном продукте или потребления.

Вы, вероятно, думаете о товарно-материальных запасах как о вещах, которые компания использует для создания своего продукта. Например, производитель кондиционеров может иметь такие запасы, как конденсаторы, вентиляторы, ремни, змеевики и хладагент.

Хотя это сырье отслеживается в системе управления запасами, компании также должны следить за инвентаризацией технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (ТОиР).Согласно Обзору управления цепочкой поставок , примерно 40 процентов бюджета закупок компании может быть потрачено на такие предметы технического обслуживания, как уборочные материалы и инструменты для обслуживания.

Компоненты, необходимые для системы управления запасами

Хорошая система управления запасами должна содержать определенные компоненты, включая систему идентификации, программное обеспечение для управления и стандартизированные процедуры.

Система идентификации

Система идентификации может представлять собой ручную запись номеров моделей или деталей в электронной таблице, систему штрихового кодирования, которая маркирует каждый элемент, или сложную систему радиочастотной идентификации, включающую метки на микрочипах.

Программное обеспечение для управления

Централизованная компьютерная система, такая как CMMS, может использоваться для записи, отслеживания и представления информации на постоянной основе. Интегрированная система маркировки запасов и CMMS могут предоставить информацию о данных запасов в режиме реального времени и впоследствии помочь в принятии более эффективных решений о покупке.

Стандартизированные процедуры

Наконец, компания должна иметь четкие, последовательные процессы с точки зрения требований к маркировке, документации и отчетности, чтобы генерировать высококачественные данные.Все члены команды должны проходить регулярное обучение по этим процессам.

Преимущества системы управления запасами

Точная система управления запасами может повысить эффективность и производительность организации. Когда товары как для производства, так и для ТОиР заказываются как можно ближе к сроку, производственный объект сокращает пространство, управление и расходы, связанные с хранением избыточных запасов.

Кроме того, бережливые запасы могут улучшить денежные потоки, прогнозные отчеты, организацию и отношения с поставщиками.

Давайте рассмотрим эти преимущества более подробно.

1. Повышенная эффективность

Каждый предмет, который вы храните в своем инвентаре, месяц за месяцем стоит денег. Поддерживая свой инвентарь как можно более компактным, вы сокращаете свои накладные расходы, исключая покупки, которые могут не понадобиться немедленно, и сводя к минимуму устаревание предметов. Вы сможете быстрее определять необходимые элементы, приобретать их своевременно и перемещать их по своей системе с минимальными задержками и сбоями.

2. Улучшение денежного потока

Надежная система управления запасами означает здоровые процессы, независимо от того, поддерживаете ли вы производственную линию в рабочем состоянии или перемещаете готовые изделия для продажи через розничных продавцов. Вы сможете лучше выполнять заказы, оценивать модели использования и минимизировать расходы. С другой стороны, плохое управление запасами может привести к задержкам в обслуживании критически важного оборудования, что часто приводит к потерям продукции на сотни тысяч долларов.

3. Лучшее прогнозирование

Когда вы руководите управлением запасами, вы можете лучше предвидеть, какие товары вам нужно заказать, чтобы все работало бесперебойно. Это требует надежного процесса прогнозирования запасов, а этот процесс, в свою очередь, помогает другим областям, таким как финансовая отчетность, своевременный заказ и минимизация дефицита.

4. Повышенная организация

Управление запасами улучшает организацию. При правильном обращении вы всегда точно знаете, где что находится, сколько у вас есть на складе и для чего все это используется.Например, запасы MRO, отслеживаемые через CMMS, будут ограничены только теми предметами, которые связаны с вашими активами, а также свободными запасами и общими расходными материалами. Преимущество здесь заключается в минимизации потерь времени и решений о покупке.

5. Улучшение взаимоотношений с поставщиками

Эффективное управление запасами стимулирует более последовательную связь с вашими поставщиками. Вы можете договориться о регулярных заказах часто необходимых деталей или договориться о более выгодных ценах с поставщиками, с которыми вы предпочитаете работать.В некоторых случаях вам может потребоваться переключиться на поставщиков, которые более надежно удовлетворяют потребности вашего предприятия, потенциально создавая лучшие (и более прибыльные) рабочие отношения.

Какие существуют типы систем инвентаризации?

Предприятия обычно используют одну из трех систем инвентаризации: ручную, периодическую и постоянную. Хотя технологические требования и сложность реализации возрастают по мере продвижения от первого к последнему, эффективность и точность также повышаются.

Ручная система инвентаризации

В прошлом всем объектам требовалось отслеживать запасы вручную путем подсчета товаров на складе. Сегодня некоторые малые предприятия с низким уровнем запасов могут по-прежнему использовать ручную систему. Сотрудник, по сути, просматривает инвентарь, подсчитывает все предметы, записывает результаты и вводит количество в электронную таблицу. Затем эту информацию можно использовать для повторного заказа материалов по мере необходимости.

Система периодической инвентаризации

Системы периодической инвентаризации стали связующим звеном между ручными системами и постоянными системами.Запасы можно отслеживать вручную и периодически; однако системы штрихового кодирования значительно улучшили системы периодической инвентаризации.

Предприятия могут легко внедрить систему штрих-кода, пометив предметы инвентаря. Эти штрих-коды периодически сканируются для отслеживания товара с момента его прибытия на объект, на протяжении всего пути или использования на объекте и до его конечного пункта назначения, когда он либо используется в готовом продукте, либо потребляется.

Центральная компьютеризированная система отслеживания может обеспечить постоянный доступ к количеству и местонахождению товаров, а также инициировать заказы на пополнение запасов.

Постоянная система инвентаризации

Самая совершенная система инвентаризации предоставляет данные в режиме реального времени. Как только инвентарь поступает на объект, перемещается, продается, используется или выбрасывается, центральная система немедленно обновляется.

Метки радиочастотной идентификации (RFID) играют большую роль в системах постоянной инвентаризации. Активные метки RFID могут постоянно отправлять данные и предоставлять информацию в режиме реального времени, в то время как пассивные метки RFID используют электромагнитную энергию считывателя для передачи данных.Данные с RFID-меток можно отправлять в систему CMMS , что обеспечивает прозрачность уровней запасов для управления и помогает им принимать более взвешенные бизнес-решения.

Лучшие типы систем инвентаризации для вашего предприятия

Конечно, это лишь основные обзоры различных типов систем инвентаризации, которые вы можете внедрить на своем предприятии. Важно знать, когда внедрять каждый тип, каковы их сильные стороны и как они могут наилучшим образом поддерживать ваши операции.Более подробную информацию можно найти здесь .

Как выбрать систему управления запасами

Управление запасами часто лучше всего осуществляется с помощью программных решений, хотя ручные системы все еще могут быть оптимальными для небольших приложений. При выборе системы управления запасами вам необходимо учитывать цели вашей организации, проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в настоящее время, и существующую инфраструктуру.

Определите свои цели и требования

Организационные цели являются ключевыми при выборе любого программного решения, и это остается верным для систем управления запасами.В дополнение к целям высокого уровня вам также необходимо учитывать проблемы, с которыми сталкивается ваше учреждение. Знание этих проблем даст информацию о функциях, которые вы ищете при выборе системы.

Описание политик управления запасами

Текущие политики управления запасами также должны учитываться при выборе системы. Ваши политики управления могут дать вам представление о том, как вы перемещаете запасы по вашему предприятию, и вы получите представление о таких вопросах, как требования к обработке и сроки выполнения заказов.Эта информация может затем помочь вам решить, какое решение лучше всего подходит для вашей организации.

Ищите функции, отвечающие вашим требованиям

Зная свои существующие процессы, текущие проблемы и операционные потребности, вы сможете искать функции, соответствующие вашим требованиям. Когда дело доходит до выбора программного решения, вы можете обратить внимание на следующие функции: )

Не забывайте также о простоте использования.Удобство использования программного решения повлияет на инвестиции, которые вам необходимо будет сделать с точки зрения обучения.

Рассмотреть реализацию

Наконец, вопрос реализации. Некоторым системам управления запасами может потребоваться немного больше, чем установка новых функций в существующую часть программного обеспечения (например, добавление функций в CMMS для управления запасами MRO), в то время как другим может потребоваться более сложный процесс интеграции. Выбор между мобильными, серверными и облачными решениями также будет иметь значение.

Здесь также стоит учитывать гибкость. Если вы ожидаете высоких уровней роста в ближайшие годы, вам понадобится система с высокой масштабируемостью и поддержкой со стороны провайдера.

Общие методы управления запасами

Управление запасами может превратиться в сложный процесс, включающий множество методов и стратегий, особенно в более крупных приложениях с различными движущимися частями. Некоторые из наиболее распространенных методов, используемых в современных процессах управления запасами, включают описанные здесь.

ABC-анализ

ABC-анализ — это процесс определения приоритетности элементов запасов с целью определения объема контроля и учета, необходимого для каждого элемента. Запасы делятся на категории A, B и C, где товары A имеют наибольший контроль / учет, а предметы C — наименьшие.

Пакетное отслеживание

При пакетном отслеживании вы группируете похожие элементы вместе. Например, товары с одинаковым сроком годности или товары, которые поступили в одну и ту же поставку, могут быть объединены в пакеты, создавая поддержку дополнительных методов, таких как FIFO (первый пришел, первый ушел) или LIFO (последний пришел, первый ушел).

Циклическая инвентаризация

Вместо одновременного подсчета всех товарно-материальных запасов многие складские помещения используют циклическую инвентаризацию, при которой каждый день подсчитывается лишь небольшое количество единиц. В течение года весь запас будет подсчитываться с минимальными затратами времени каждый день.

Прогнозирование спроса

Прогнозная аналитика может использоваться для определения спроса на товары в будущем. Например, прогнозирование спроса на запасы MRO может предсказать, сколько данной детали будет использоваться в ближайшие месяцы, что позволяет рекомендовать закупки до того, как эта деталь понадобится.

Первый пришел, первый ушел (FIFO)

Политика «первым пришел, первым ушел» (FIFO) — это практика использования складских товаров в том порядке, в котором вы их получаете. Это лучше всего подходит для предметов, которые со временем портятся, или в условиях, когда предметы быстро перемещаются по вашему складу/кладовой.

Last In, Last Out (LIFO)

LIFO является противоположностью FIFO в том смысле, что товары, поступающие последними, уходят первыми. Это лучше всего подходит для предметов, которые не портятся со временем, и может свести к минимуму затраты на инвентарь, стоимость которого увеличивается, чем дольше вы его храните.

Минимальный объем заказа

Как правило, вы не хотите заказывать больше данного товара, чем вам действительно нужно. Минимальный объем заказа – это наименьшее количество данного товара, которое вам нужно заказать у поставщиков, что может помочь минимизировать расходы на хранение.

Страховой запас

Некоторые дополнительные предметы могут храниться в качестве страхового запаса на случай, если их своевременное пополнение станет невозможным. Страховой запас может использоваться в качестве защиты от сбоев производственной линии, связанных с трудно заменяемыми компонентами, задержками в цепочке поставок или другими сценариями, которые могут помешать компании получить определенные товары.

«Шесть сигм»

«Шесть сигм» — это метод, используемый для обеспечения того, чтобы процесс неизменно обеспечивал качественный результат. Lean Six Sigma добавляет методологии бережливого производства для устранения многочисленных видов потерь. При внедрении в управление запасами метод «бережливое производство + шесть сигм» может способствовать постоянному совершенствованию.

Проблемы управления запасами

Из-за ряда как внешних, так и внутренних факторов, влияющих на управление запасами, предприятия могут столкнуться с различными проблемами.Следующие проблемы могут препятствовать эффективному управлению, но все они также могут быть решены при правильной подготовке.

Плохая связь

Одной из проблем является плохая связь. Когда данные не распределяются между отделами свободно, это может затруднить методы управления запасами, такие как прогнозирование и планирование. Информация должна распространяться внутри и между отделами, будь то обмен данными о существующих тенденциях или составление отчетов о запасных частях, используемых при ремонте.

Недостаточная подотчетность

В связи с плохой связью недостаточная подотчетность. Многие проблемы с запасами MRO возникают из-за того, что члены бригады не регистрируют, какие детали они используют при ремонте. Часто это происходит из-за отсутствия какой-либо защиты или установленного процесса проверки запасных частей, а это означает меньшую ответственность, когда речь идет об использовании запасных частей.

Отсутствие видимых данных

Данные должны свободно распространяться внутри вашей организации и тщательно записываться.Он также должен собираться из процессов, которые влияют (и находятся под влиянием) вашего управления запасами. Когда он собран, он должен быть пригоден для использования, а это означает предоставление заинтересованным сторонам достаточного доступа. Если данные не видны, это может негативно повлиять на принятие решений и снизить экономическую эффективность ваших процессов.

Колебания спроса и предложения

Доступность и сроки поставок, спрос на продукцию и потребности в производственных активах находятся в состоянии постоянного изменения.Это может затруднить прогнозирование, повторный заказ и другие процессы управления запасами, особенно на объектах с большим количеством движущихся элементов. Предиктивная аналитика в сочетании с данными инвентаризации может противодействовать этому, как и использование других методов.

Пробелы в навыках

Торговля, производство и другие отрасли сталкиваются с дефицитом навыков, когда дело доходит до найма квалифицированного персонала. Этот пробел может оказать существенное влияние на управление запасами. Некоторые методы управления запасами могут потребовать обучения, которого у текущего персонала просто нет, особенно когда речь идет о внедрении передовых процессов и процедур.

Неэффективные процессы

Наконец, складские помещения и склады часто являются местом неэффективных процессов. Например, небольшое предприятие может хорошо использовать ручное управление запасами, но по мере его роста эта система быстро становится неэффективной. Препятствия также могут существовать на различных этапах процесса, что усложняет сбор данных и обработку данных, выполнение планов и т. д. % их бюджета на затраты на запасы.Это означает, что плохо оптимизированное управление запасами может обойтись довольно дорого.

Как правило, высокие затраты на управление запасами связаны с покупкой слишком большого или слишком малого количества товаров.

В этой статье мы обсудим четыре издержки плохо оптимизированного управления запасами:

  • Более высокие текущие расходы

  • Увеличение текущих расходов из-за наличия запасных частей, страховки и налогов

  • Отсутствующие товары и их дефицит

Более высокие расходы на содержание

Если менеджер объекта часто перерасходует и плохо управляет запасами, он может столкнуться с дополнительными расходами на содержание.Затраты на содержание определяются как стоимость содержания запасов под рукой, и они могут выражаться в форме складских помещений, страховки, эксплуатационных расходов, заработной платы и даже налогов.

Увеличение расходов на содержание запасных частей, страхование и налоги

Инвентарь MRO часто включает запасные части. Хотя хорошо иметь дополнительные детали под рукой, они могут увеличить затраты на хранение запасов. Таким образом, важно оптимизировать ваш запас запасных частей.

Убытки от перекупки

Перекупка товарно-материальных запасов ведет к убыткам, как в плане текущих расходов, так и в виде уценок. Для устранения избыточных запасов розничным торговцам часто необходимы уценки.

  • В среднем непродовольственные розничные торговцы продают только около 60% своих товаров по полной цене .

  • Уценки составляют около 300 миллиардов долларов упущенной выгоды в Соединенных Штатах.

  • Примерно половина всех розничных продавцов называют причиной своих убытков неправильную оценку запасов.

Отсутствующие детали и запасы

Плохое управление запасами MRO приводит к увеличению затрат на простои, когда детали либо заканчиваются, либо их просто становится трудно найти.

  • Незапланированные простои могут стоить до 260 000 долларов США в час .

  • Задержки из-за отсутствия товара на складе также могут привести к потере клиентов.

Как оптимизировать управление запасами?

В одном из упомянутых здесь исследований около 86% розничных продавцов знали, как расширенная аналитика может помочь им сократить расходы на управление запасами.

В конечном счете, все сводится к тому, чтобы точно знать, сколько каждого предмета вам нужно, сколько у вас есть в данный момент и как быстро вы сможете его найти. Решения IoT и программное обеспечение для управления запасами помогут вам всегда быть в курсе этих вещей.

Примеры управления запасами

Чтобы лучше понять, как может выглядеть управление запасами на вашем предприятии, давайте рассмотрим несколько гипотетических примеров.

1. Производственное предприятие – управление запасами сырья

Компания, производящая фигурки, имеет большой запас пластиковых гранул ПВХ.Каждые несколько недель у них заканчивается материал, что замедляет производство до тех пор, пока не можно будет заказать больше ПВХ. Затраты на своевременную доставку материала на объект высоки, как и регулярное затишье в производстве.

Чтобы решить эту проблему, компания собирает команду для оценки их практики пополнения запасов. Они используют формулу точки повторного заказа, чтобы определить, когда им нужно перезаказать запасы в зависимости от их производственных потребностей. После внедрения некоторых процедур на своем складе, чтобы гарантировать своевременную доставку заказов, они могут решить проблему производительности, не увеличивая площадь своего склада.

2. Оптимизация управления запасами ТОиР

На том же предприятии регулярно наблюдается дефицит некоторых запасных частей для литейных машин. После анализа истории заказов на работу в их CMMS и сравнения их с их программным обеспечением для управления запасами было обнаружено, что один из их технических специалистов не проверяет детали при выполнении заказов на профилактическое обслуживание машин.

Команда быстро подсчитывает детали, обновляет инвентарный подсчет в своей системе и устанавливает замок на дверь склада вместе с камерой наблюдения.Техники больше не имеют доступа к деталям, не поговорив с менеджером склада, который обеспечивает соблюдение политики проверки деталей с нарядом на работу.

3. Использование запасов, управляемых поставщиком, для снижения затрат

Другие запасные части на этом объекте занимают много места на складе, и они довольно чувствительны к окружающей среде, что сокращает срок их хранения. Команда управления складом решает, что было бы целесообразно оставить эти детали у поставщика до тех пор, пока они действительно не понадобятся (что происходит через довольно регулярные промежутки времени).

Они разговаривают с поставщиком и заключают с ним соглашение VMI (инвентаризация, управляемая поставщиком). Через регулярные промежутки времени, зависящие от среднего времени наработки на отказ (MTBF) детали, их поставщик отправляет им деталь, экономя на стоимости ее хранения.

Как измерить эффективность инвентаризации

Эффективность инвентаризации можно измерить с помощью как качественных (описательных), так и количественных (числовых) KPI. Некоторые количественные показатели включают оборачиваемость запасов, дефициты, неактивные запасы, затраты на хранение и время цикла заказа. Измерение производительности запасов является ключом к эффективному управлению складом MRO.

Что такое инвентаризация?

Учет запасов – это сегмент учета, который отслеживает стоимость текущих товарно-материальных ценностей, а также изменения, происходящие при поступлении новых предметов или потреблении сырья. Если ваш бизнес управляет запасами, вам необходимо учитывать все движущиеся части в компьютеризированной системе компании. Частью отслеживания вашего инвентаря является знание того, что у вас есть и сколько это стоит в любой момент времени.

 

Давайте рассмотрим принципы учета запасов и различные системы, которые сегодня используют компании и предприятия.

Основы учета запасов

Поскольку запасы являются бизнес-активом, бухгалтеры компании должны использовать логичный и последовательный метод для определения стоимости запасов. Это напрямую влияет на расход себестоимости товаров и на сумму полученного дохода.

Большинство предприятий, ориентированных на продукты, должны выбрать систему и придерживаться ее, чтобы обеспечить управляемость учета запасов.Однако первая выбранная система часто оказывается не лучшим выбором по мере роста и развития компании. Вот когда в игру вступает знание того, какие у вас есть варианты, прежде чем сделать выбор.

Различные системные опции

Наиболее распространенными методами учета запасов являются метод «первым пришел — первым вышел» и «последний пришел — первым ушел», обычно известные как ФИФО и ЛИФО соответственно. Они являются наиболее устоявшимися системами и говорят сами за себя. Хотя это хорошие, надежные системы, дело в том, что ваш инвентарь и системы пополнения запасов могут быть не такими простыми.

Вместо этого лучше выбрать метод средневзвешенного значения и конкретные методы идентификации. Методы средневзвешенной стоимости постоянно корректируют средневзвешенную стоимость по мере поступления и выпуска нового продукта. Это может быть лучше для компаний, которые имеют дело с более высокими колебаниями себестоимости продукции. Специальные методы идентификации отслеживают каждый элемент отдельно от начала до конца и могут быть лучше для компаний, которые имеют дело с дорогостоящими продуктами.

Все эти системы учета запасов являются жизнеспособными вариантами, но ваши потребности будут определять, какой из них лучше.

Совет: Имейте в виду, что, хотя система может не иметь большого смысла на ранних этапах вашего бизнеса, стоит еще раз взглянуть на принципы учета запасов и ваши альтернативные варианты, прежде чем принимать решение о системе на длительный срок. бегать.

Улучшите свою систему управления запасами с помощью CMMS

Согласно  отраслевым исследованиям , предприятия ежегодно тратят более 100 миллиардов долларов на материалы для эксплуатации и обслуживания.Эти исследования также показывают, что около 10 процентов этого инвентаря никогда не используются. Это может быть вызвано чрезмерными закупками для получения оптовых скидок, повторными покупками, когда невозможно найти уже имеющиеся материалы, или ошибками из-за плохого управления запасами.

 

Выбор правильного программного обеспечения для управления запасами окажет огромное влияние на ваши процессы управления запасами. И это может быть как хорошо, так и плохо. Хорошее программное обеспечение упрощает процесс; Программное обеспечение более низкого качества создает дополнительный набор проблем, с которыми компаниям приходится сталкиваться помимо всего прочего

Благодаря использованию CMMS и развитию культуры сотрудников, ориентированной на сбор и регистрацию точных данных, предприятия могут лучше отслеживать уровни запасов, управлять закупками принимать решения и получать представление о областях, в которых можно добиться улучшений.Эти улучшения управления запасами могут оказать существенное влияние на итоговую прибыль предприятия. Такие системы, как программное обеспечение для управления запасами UpKeep, со встроенным приложением для отслеживания запасов, могут позволить вам получить представление о своих запасах за время, необходимое для входа в складское помещение и выхода из него.

Когда вы используете набор процессов и формул в сочетании с правильным программным обеспечением для управления запасами, управление запасами может быть простым. Компании должны создать правильную структуру для его поддержки.

Как можно использовать анализ запасов для оптимизации операций

Анализ VED

Анализ VED основан на стоимости запасов и важности наличия товара на складе. Этот метод полезен для производственных компаний, которые хранят много компонентов и деталей. Он отличается от ABC-анализа тем, что учитывает только то, насколько необходим элемент для непрерывной работы бизнеса.

  • Жизненно важное: запасы, которые должны быть на складе
  • Обязательное: минимальное количество этих предметов достаточно
  • Желаемое: это необязательные элементыОн отличается от ABC-анализа тем, что учитывает только стоимость и не включает продажную стоимость товаров. Анализ HML полезен для контроля затрат и соблюдения бюджета.

    • Высокая стоимость: Товар с высокой удельной стоимостью
    • Средняя стоимость: Товар со средней стоимостью за единицу
    • Низкая стоимость: Товар с низкой стоимостью за единицу

    Анализ SDE

    как скоро вы сможете их приобрести. Обычно он используется в компаниях, которые имеют дело с сырьем или предметами с длительным сроком поставки.

    • Дефицитные: Дефицитные или импортные товары с длительными сроками поставки
    • Трудные: Запасы со сроками поставки от недель до 6 месяцев
    • Легкодоступные: Товары, которые легко приобрести запас – это запасы, которые компания хранит для снижения риска дефицита или дефицита. Думайте об этом как о страховке на случай скачков спроса или нехватки материалов. Предприятия могут использовать формулу страхового запаса, чтобы принимать основанные на данных решения об управлении уровнями запасов для максимизации прибыли.

      Формула для резервного запаса представляет собой разницу между вашим максимальным дневным использованием и временем выполнения заказа и вашим средним дневным использованием и временем выполнения заказа:

      (Максимальное дневное использование x Максимальное время выполнения заказа) – (Среднее дневное использование x Среднее время выполнения заказа)

      Как вы понимаете, существуют разные способы анализа запасов в зависимости от типа вашего бизнеса, но основной принцип остается тем же. Упрощая метод анализа запасов, вы можете легко расставить приоритеты, на что направить свое время и внимание, повысив эффективность своих операций.

      Далее давайте рассмотрим некоторые ключевые показатели, которые вы можете использовать для детализации и проверки того, насколько здоров ваш бизнес.

      Какие ключевые показатели можно использовать для измерения эффективности запасов?

      Инвентаризационный анализ не ограничивается принципом Парето. Вы можете использовать ключевые показатели инвентаризации для измерения различных сегментов вашего бизнеса, которые открывают способы оптимизации ваших операций и увеличения прибыли.

      Следующие формулы инвентаризации можно использовать для поиска способов увеличения прибыли:

      Валовая рентабельность инвестированных запасов (GMROI)

      GMROI – это формула инвентаризации, используемая розничными предприятиями для измерения определенного элемента их прибыльности.Он измеряет валовую прибыль, которую розничный продавец получает каждый год на каждый доллар приобретенных им товаров. Формула:

      Маржа валовой прибыли ÷ средняя стоимость запасов в наличии

      После выполнения этого расчета число должно быть как минимум больше единицы. Если он ниже единицы, это означает, что вы теряете деньги на своем инвентаре и не являетесь прибыльным бизнесом. GMROI, равный 1,50, означает, что вы получаете прибыль от своего инвентаря в размере 150% от стоимости.

      Конкретного ориентира для GMROI не существует.Это зависит от вашей отрасли. Отраслевые ассоциации розничной торговли, как и Институт владельцев розничной торговли, являются хорошими источниками для таких контрольных показателей.

      Доступно для обещания

      Доступно для обещания (ATP) — это формула инвентаризации, используемая для анализа выполнения заказа. Это помогает анализировать спрос клиентов и корректировать операции для его удовлетворения. Например, каждый раз, когда вы заказываете еду на вынос из приложения для доставки еды, приложение использует формулу «доступно для обещания», чтобы рассчитать, сколько времени потребуется, чтобы ваша еда была доставлена.

      Вот формула:

       ATP = количество в наличии + предложение (плановые заказы) – спрос (заказы на продажу)

      Идеальное время обещания зависит от ожиданий клиентов и зависит от отрасли.

      Коэффициент оборачиваемости запасов

      Коэффициент оборачиваемости запасов показывает, насколько эффективно вы управляете запасами. Он измеряет, сколько раз ваш средний инвентарь продается в течение определенного периода.

      Эта формула запасов рассчитывается путем деления стоимости проданных товаров на средний запас за определенный период.Таким образом, если ваши средние запасы в прошлом году составляли 1000 долларов, а себестоимость проданных товаров — 10 000 долларов, коэффициент оборачиваемости ваших запасов будет равен 10, то есть вы продали свои запасы в десять раз больше. В идеале вы хотите, чтобы эта ставка была как можно выше, потому что она показывает, как быстро вы можете продавать свою продукцию, и доказывает, что вы не покупаете слишком много запасов и не тратите капитал впустую.

      Затраты на содержание

      Затраты на содержание (также называемые затратами на содержание) — это затраты, связанные с хранением и обслуживанием товарно-материальных запасов. Это может включать страховки, складские площади, оборудование, безопасность и затраты на оплату труда.

      Примером затрат на хранение может быть вилочный погрузчик, необходимый для перемещения запасов на складе. Затраты на хранение представлены совокупной долларовой стоимостью этих различных затрат. Они могут быть учтены отдельно или сгруппированы вместе.

      Среднее количество дней для продажи запасов

      Этот показатель показывает, сколько времени требуется компании, чтобы купить или создать запасы и продать их. Среднее количество дней продажи запасов рассчитывается следующим образом:

      (Себестоимость продаж запасов) x количество дней в году

      Среднее количество дней продажи запасов предупреждает владельца бизнеса, сколько времени в среднем требуется для продажи каждого предмета инвентаря.

      Уровень дефицита

      Уровень дефицита — это отношение общих потерь компании из-за дефицита к общему количеству заказов, выраженное в процентах. Этот показатель измеряет, насколько эффективно бизнес управляет запасами.

      Предположим, вы продаете одежду и хотите узнать уровень дефицита. Один из способов рассчитать вашу ставку — разделить общий объем продаж по невыполненным заказам на общий объем продаж.

      Таким образом, если вы продали 100 000 долларов, но 10 000 из этих продаж пришлись на товары, отложенные под заказ, уровень дефицита составит 10%, что является высоким показателем.Вы хотели бы выяснить, почему, и убедиться, что в следующем квартале у вас достаточно запасов, чтобы снизить этот показатель.

      Для вашего наиболее востребованного и прибыльного инвентаря вы хотите, чтобы уровень дефицита был как можно ближе к нулю. Высокий уровень дефицита также может отрицательно сказаться на удовлетворенности клиентов, о чем мы поговорим далее.

      Уровень обслуживания клиентов (CSL)

      CSL — это ожидаемая вероятность отсутствия дефицита в течение заданного периода или вероятность того, что продажи не будут потеряны. В идеале ваш CSL должен быть как можно ближе к 100%, особенно если это A-инвентарь, основанный на ABC-анализе.Есть несколько способов рассчитать уровень обслуживания клиентов, но простой расчет запасов состоит в том, чтобы разделить количество продуктов, доставленных вовремя, на количество проданных продуктов.

      Управление запасами: как управлять запасами малого бизнеса

      Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы убедиться, что вы на пути к успеху. Одной из наиболее неотъемлемых частей вашего бизнеса является управление запасами.

      Как обстоят дела с управлением запасами в вашем малом бизнесе? Были ли у вас нужные продукты, когда они вам были нужны? Вы потеряли бизнес, когда товаров не было на складе? Или вы потеряли деньги из-за избыточного запаса?

      В этой статье мы обсудим основные методы управления запасами, объясним, что нужно искать в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и рассмотрим некоторые передовые методы управления запасами.

      Упростите свой бизнес с помощью интуитивно понятного инвентаря

      С Square for Retail вы сможете вернуть свои запасы в нужное русло.

      Что такое управление запасами?

      Управление запасами — это часть управления цепочкой поставок, цель которой — всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда все сделано эффективно, предприятия сокращают затраты на хранение избыточных запасов при максимизации продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы упростить этот процесс.

      Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь под рукой нужные продукты в нужном количестве и избегать отсутствия товаров на складе и накопления средств из-за избыточных запасов. Вы также можете обеспечить своевременную продажу своих продуктов, чтобы избежать порчи или устаревания или тратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

      Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

      • Сократите расходы, улучшите движение денежных средств и увеличьте прибыль вашего бизнеса
      • Следите за своим инвентарем в режиме реального времени
      • Помогите спрогнозировать спрос
      • Предотвращение дефицита продукции и производства
      • Предотвращение избытка запасов и слишком большого количества сырья
      • Позволяет легко проводить инвентаризационный анализ на любом устройстве
      • Будьте доступны прямо из вашей розничной точки продаж
      • Оптимизировать организацию склада и драгоценное время сотрудников
      • Предложите быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
      • Разрешить управление несколькими местоположениями, отслеживание запасов в нескольких местах или складах

      Методы управления запасами и лучшие практики для малого бизнеса

      Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

      1. Точная настройка прогнозов. Точное прогнозирование жизненно важно. Ваши расчеты прогнозируемых продаж должны основываться на таких факторах, как исторические показатели продаж (если вы продаете через Square, посмотрите эту информацию на своей онлайн-панели), тенденции рынка, прогнозируемый рост и экономика, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. д.
      2. Используйте подход FIFO (первым пришел, первым вышел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были куплены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как продукты питания, цветы и косметика.Владелец бара, например, должен быть осведомлен о материалах, стоящих за барной стойкой, и применять методы FIFO для улучшения запасов в баре. Это также хорошая идея для скоропортящихся товаров, поскольку товары, лежащие слишком долго, могут быть повреждены или иным образом устарели и не могут быть проданы. Лучший способ применить FIFO в кладовой или на складе — добавить новые товары сзади, чтобы старые продукты оказались впереди.
      3. Идентификация низкооборачиваемого материала. Если у вас есть запасы, которые не продавались за последние 6–12 месяцев, вероятно, пришло время прекратить их хранение.Вы также можете рассмотреть различные стратегии избавления от этих запасов — например, специальную скидку или рекламную акцию, — поскольку избыточный запас тратит впустую ваше пространство и капитал.
      4. Проверьте свои запасы. Даже с хорошим программным обеспечением для управления запасами периодически вам все равно необходимо подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что то, что у вас есть на складе, соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть. Предприятия используют различные методы, в том числе ежегодную физическую инвентаризацию в конце года, которая подсчитывает каждую единицу товара, и постоянную выборочную проверку, которая может быть наиболее полезной для продуктов, которые продаются быстро или имеют проблемы с запасами.
      5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные электронные письма с оповещениями о запасах, чтобы вы всегда знали, каких товаров мало или нет в наличии, чтобы вы могли заказать больше вовремя.
      6. Постоянно отслеживайте уровень своих запасов. Внедрите надежную систему отслеживания уровня запасов, отдавая предпочтение самым дорогим товарам.Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, выполняя большую часть тяжелой работы за вас.
      7. Сокращение времени ремонта оборудования. Основное оборудование не всегда находится в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный механизм может стоить дорого. Мониторинг вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы до того, как возникнут проблемы.
      8. Не забывайте о контроле качества. Независимо от вашей специализации важно, чтобы все ваши продукты выглядели великолепно и хорошо работали.Это может быть так же просто, как попросить сотрудников провести быстрый осмотр во время аудита запасов, который включает в себя контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукта.
      9. Наймите контролера запасов. Управление запасами используется для отображения количества запасов, имеющихся у вас в данный момент времени, и применяется ко всем товарам, от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который будет за него отвечать. Контролер склада обрабатывает все заказы на покупку, получает поставки и следит за тем, чтобы все поступающее соответствовало тому, что было заказано.
      10. Помните азбуку. Многие предприятия считают полезным иметь более строгий контроль над ценными товарами, группируя товарно-материальные запасы по категориям A, B и C.
      11. Рассмотрите возможность прямой доставки. Если в вашем бизнесе используются методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не храня запасы самостоятельно. Вместо этого оптовик или производитель несет ответственность за наличие запасов и доставку продуктов, когда потребитель покупает их в вашем магазине.Таким образом, вы не беспокоитесь о инвентаризации, хранении или выполнении заказов. Многие владельцы, которые открывают интернет-магазин, используют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

      Товары класса А — дорогостоящие товары — составляют наименьший процент запасов и имеют наибольшую стоимость годового потребления. Товары, сгруппированные в категорию C — наименее дорогие товары, — составляют наибольшую часть запасов и имеют самую низкую стоимость годового потребления.Продукты B находятся между ними. Стоимость годового потребления – это годовой спрос, умноженный на стоимость товара.

      На приведенной ниже диаграмме показано (на основе рекомендаций Lokad), как компании могут разбить это:

        Пример инвентаризационного анализа ABC  
      Классификация Процент инвентаря Значение годового потребления
      А 10-20% 70-80%
      Б 30% 15-25%
      С 50% 5%

      Площадь для розничной торговли:

      Система инвентаризации точек продаж, созданная для малого бизнеса

      Торговая точка

      Square предлагает надежное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любого места.Наша система отлично подходит для многоканальной розничной торговли и синхронизируется с вашей обычной торговой точкой и интернет-магазином.

      Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные оповещения о запасах товаров, которые заканчиваются или заканчиваются, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть на складе. Вы можете узнать больше о том, как его использовать здесь.

      Если вам нужно более сложное решение, POS от Square прекрасно интегрируется со Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам.Или поработайте с разработчиком над созданием индивидуального программного решения для управления запасами с помощью Square Items API.

      Как отслеживать и управлять запасами в Square

      Бесплатное облачное программное обеспечение Square

      для управления запасами предоставляет вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или оптом. Для товаров с включенным инвентарем количество запасов обновляется на основе продаж из приложения Square, Square Invoices и вашего интернет-магазина. Запасы отслеживаются и управляются для каждого местоположения отдельно (это можно сделать с помощью SKU).

      Как отслеживать запасы по номенклатуре

      Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

      1. Посетите Библиотеку элементов в Личном кабинете.
      2. Выберите элемент.
      3. Скорректируйте количество предметов и их местонахождение (инвентарь устанавливается, редактируется и отслеживается для каждого места).

      После того, как вы активировали инвентаризацию, вы будете получать оповещения на своей панели инструментов о том, что товары заканчиваются или распроданы, чтобы вы знали, когда нужно повторно заказать или пополнить запасы.Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

      Как выполнить массовую загрузку инвентаря

      Есть куча элементов для включения? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о своих текущих запасах и обновить объемы запасов массово, используя инструмент импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
      Все, что вам нужно сделать, это:

      1. Посетите Библиотеку элементов в Личном кабинете.
      2. Щелкните Изменить библиотеку элементов .
      3. Загрузите наш файл шаблона (включая всю вашу библиотеку элементов).
      4. Откройте файл и добавьте свой инвентарь по элементам в столбец с надписью Новое количество [местоположение] .
      5. Вы также можете обновить Stock Alert Enabled [Location] .
      6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Import Inventory и нажмите Upload .

      Вы можете узнать больше об управлении запасами с помощью Inventory CSV в нашем Центре поддержки.

      Советы для предприятий, производящих собственные продукты

      Некоторые предприятия владеют всей цепочкой поставок, например производитель и продавец сумок ручной работы.

      Вместо того, чтобы закупать готовую продукцию у других поставщиков, ваш бизнес использует сырье, которое вы затем превращаете в товары для продажи. Инвентарь для этих видов бизнеса обычно состоит из трех категорий:

      • Сырье, используемое для производства продуктов
      • Незавершенные работы
      • Готовая продукция

      В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном горьком опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос.Сырье и компоненты оборудования были списаны на убыток на сумму 2,25 миллиарда долларов. Одним из ключевых факторов убытка было то, что модель управления запасами Cisco была далекой и она плохо прогнозировала свои продажи.

      Советы для предприятий розничной торговли

      Но даже если вы не транснациональная компания, грамотное управление запасами в розничной торговле может помочь вам сэкономить массу денег. Хотя может быть заманчиво покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточных запасов не всегда хорошо для итоговой прибыли.

      Избыточный запас проблематичен по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы рискуете потерять деньги, если не сможете вовремя продать продукты. (Это особенно верно для сезонных товаров. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать в убыток, если вообще продадите товары.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение избыточного запаса.

      С другой стороны, слишком мало товара в наличии может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели приходят в ваш обычный магазин только для того, чтобы обнаружить, что их любимого товара нет в наличии. Если вы думаете, что они вернутся, когда товар будет в наличии, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей, проведенное GT Nexus, показало, что 63% покупателей, столкнувшихся с отсутствием товара на складе, предпочли купить товар у конкурента или не купили его вообще.

      Примирение утерянных, поврежденных или украденных предметов

      Сокращение товарных запасов в розничном магазине часто называют усадкой.Средний процент усадки в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году убыток стоил ритейлерам более 49 миллионов долларов убытков, согласно исследованию National Retail Security Survey, посвященному кражам в розничной торговле.

      Существует четыре основных категории потерь запасов в результате утери и кражи. Согласно исследованию 2014 года, на магазинные кражи приходится 38 процентов убытков в розничной торговле, на кражи сотрудников приходится 34,5 процента, ошибки в оформлении документов составляют 16 процентов, а на мошенничество поставщиков или продавцов приходится семь процентов.У некоторых экспертов также есть пятая категория, которая включает в себя все неизвестные причины потери товарно-материальных запасов; это составляет шесть процентов всего сокращения запасов.

      Когда товары повреждены, они также включаются в усадку. Повреждение может произойти по пути в ваш магазин или в самом магазине.

      Как бы то ни было, усадка очень дорого обходится ритейлерам и может привести к потере прибыли. И это двойной удар — вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать инвентарь, чтобы получить доход.

      Чтобы покрыть эти потенциальные убытки, вы можете повысить цены на свои товары, переложив расходы на своих клиентов. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может понадобиться увеличить количество процессов, предотвращающих кражи и потери, таких как безопасность, что увеличивает ваш общий бюджет.

      Несмотря на то, что убыток — это то, что вам необходимо учитывать в итоговой сумме, вам не нужно просто воспринимать его как затраты на ведение бизнеса. Рекомендуется поговорить со своим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть потери от несчастных случаев и краж, связанные с товарно-материальными запасами, в вашей личной или корпоративной налоговой декларации.

      Часто задаваемые вопросы

      Разве электронные таблицы не являются хорошим способом управления запасами?

      Электронные таблицы не являются эффективным инструментом управления запасами, поскольку их необходимо обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устаревают. Кроме того, электронные таблицы не могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не могут взаимодействовать с вашим POS-терминалом и не отображают, как продаются ваши продукты.

      Является ли программное обеспечение для управления запасами дорогим?

      Не обязательно. В то время как некоторое программное обеспечение для управления запасами стоит сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square бесплатно при регистрации.Посмотрите, чем Square отличается от других POS-систем.

      Какие приложения для управления запасами в настоящее время предлагает Square?

      У Square есть два приложения, которые малые предприятия могут использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.

      Если у вас есть бизнес только в одном месте, Square Point of Sale отлично подойдет вам. Но если вы управляете несколькими розничными магазинами, мы рекомендуем Square for Retail, поскольку эта система управления запасами позволяет вам управлять запасами в нескольких местах (включая перемещение запасов между местоположениями), создавать или получать заказы на покупку, управлять поставщиками и запускать отчеты о себестоимости.

      Вот различия между двумя приложениями:

      Приложение Квадратная приборная панель Квадрат для розничной торговли
      Стоимость Бесплатно 60 долларов США в месяц за регистр
      Массовая загрузка элементов Да Да
      Управление запасами в нескольких местах Да Да
      Установка предупреждений о низком уровне запасов Да Да
      Получение акций в приложении Да
      Создание и печать этикеток со штрих-кодом из Dashboard Да
      Урегулировать усадку / пометить предметы как утерянные Да
      Отследить утерянный, поврежденный или возвращенный инвентарь Да

      Нужна помощь в управлении запасами? Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.