Обращение к человеку в письме: Пунктуация и деловая переписка

Содержание

Пунктуация и деловая переписка

Весь прошлый месяц мы учили читателей правильно писать аббревиатуры, транслитерировать иностранные слова и различать «Яндекс» и Яндекс (да, разница есть). В сентябре мы уделим внимание пунктуации, но, так как времени у нас не очень много, а тема при этом — большая, разберем некоторые сложные случаи на примере текстов, которые часто встречаются в жизни маркетолога. Начнем с электронных писем.

В русскоязычной традиции, к сожалению, установленного этикета написания электронных писем нет, поэтому очень часто можно откопать в своем ящике письма без темы и подписи, письма, наполовину состоящие из эмодзи, а также письма, которые, как ни читай, понять невозможно. Стилистике письма, разумеется, нужно уделять очень много внимания, но основной ключ к успешной коммуникации — грамотность. Начнем с обращения!

Допустим, вы пишете письмо молодому человеку по имени Тимур. Послание нужно начать с приветствия («Здравствуйте, Тимур!»).

Имя в данном случае — это обращение, которое на письме выделяется запятыми. Про эту самую первую в письме запятую лучше не забывать: ваш адресат может тут же бросить чтение, сочтя вас безграмотным. Если вы имеете дело с рассылками, то вставить лишний знак в форму — тоже не так сложно. Обращение к адресату можно написать и по-другому («Уважаемый Олег!»). В данном случае слово «уважаемый» — это часть обращения, поэтому запятыми выделять его не нужно. Обращение в официальных письмах, кстати, всегда на отдельной строке и с восклицательным знаком, а вот обращение с запятой в конце — уже англоязычная традиция (Dear Oleg, …).

Абзацные отступы («красная строка») в электронных письмах не используются: вместо них новый абзац выделяют, оставляя пустую строку после. В принципе, это необязательно, но явно поделенный на абзацы текст читается куда проще и выглядит куда лучше.

Если письмо — первое в вашей переписке, то лучше представиться («Меня зовут Борис»). В этом случае Борис — не обращение, поэтому выделять его запятыми не нужно. В том же предложении можно написать немного о том, кто вы и кого представляете («Я представитель компании SpaceX»). В таком случае предложение становится сложным и две грамматические основы необходимо отделить запятой («Меня зовут Борис, я представитель компании SpaceX»). Представление в отдельный абзац выносить не нужно, можно оставить его в «теле» письма.

Далее, если вы хотите, чтобы ваше письмо прочитали (и ответили на него), кратко и четко изложите суть. Можно воспользоваться пунктами. К примеру, ваша компания предлагает поставки нескольких продуктов. В таком случае перечни оформляются следующим образом:

  1. товар первой категории;
  2. товар второй категории;
  3. товар третьей категории.

После каждого пункта — точка с запятой, а в конце последнего — точка. Если пункт перечня простой (например, небольшое слово или словосочетание), то точку с запятой можно заменить на запятую. Следите за тем, чтобы перечень был согласован с предшествующим предложением: попробуйте вынести пункты из перечня в предложение и оценить, насколько оно благозвучно.

Если вы не хотите разбавлять текст пунктами, то стоит воспользоваться вводными конструкциями «во-первых», «во-вторых» и «в-третьих». Они пишутся через дефис и выделяются запятыми. Вводных слов очень много, они могут оживить и структурировать текст, но с ними легко попасть в ловушку. Допустим, вы используете слово «допустим». В нашем примере это слово вводное и выделяется запятыми, а в предложении «Мы этого не допустим» — уже сказуемое, поэтому никакой запятой там быть не может.

После того, как вы четко и ясно изложили в письме суть своего запроса, можно подписаться. Можно, например, написать «С уважением»: в этом случае его стоит выделить запятой, а ваше имя и должность — написать со следующих строк. Сейчас в электронной почте можно настроить автоматическую подпись: сделайте себе самую красивую, самую вежливую и самую грамотную (а точку в конце имени не ставьте).

Как правильно составлять профессиональные письма

В деловом мире профессиональные отношения могут привести к долгосрочному партнерству или помочь повысить лояльность клиентов. Когда дело доходит до деловой переписки, следует начать с подходящего приветствия. Отправляете вы сопроводительное или электронное письмо – профессиональное приветствие всегда должно присутствовать!

Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы подготовили подборку советов и приемов, которые используют профессиональные маркетологи, директора по инвестициям и офисные сотрудники. Давайте начнем с нескольких полезных рекомендаций о том, как правильно указать получателя письма.

Лучшие советы о том, как правильно указать получателя письма

Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо добралось лично до адресата? Тогда вам следует правильно указать получателя письма. Существует несколько правил, которым необходимо следовать, особенно когда вы отправляете письмо в крупную компанию со множеством отделов.

Если вы хотите, чтобы письмо добралось до правильного адресата, укажите всю необходимую информацию, выполнив следующие действия:

Укажите контактную информацию

Если вы не используйте конверты с предварительно напечатанной информацией, то укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.

  • Имя получателя. Укажите имя получателя в верхней строке раздела для адреса. Оно должно быть в центре конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.
  • Должность. Если вы знаете должность адресата, то укажите ее в следующей строке. В случае отсутствия данной информации, укажите название отдела адресата.
  • Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без указания данной информации на конверте ваше письмо будет выглядеть менее профессионально, а то и вовсе не дойдет до адресата.
  • Точное указание улицы. Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если адрес слишком длинный – укажите его, используя две строки. В таком случае укажите название улицы в первой строке.
  • Город, штат и почтовый индекс. Укажите эти данные в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.

(805S — здание; Arlington boulevard —  название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)

Ознакомьтесь с другими вариантами указания адресов на конвертах и попробуйте написать собственный адрес, чтобы понять, как его правильно указывать. Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах, однако деловая переписка все еще основывается на этом.

Следуйте этим советам о том, как профессионально обратиться к адресату в письме.

Как обращаться к адресату в официальном письме

Вот пошаговое руководство, которое поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Ознакомьтесь с тем, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.

Укажите вверху свою контактную информацию

Если вы хотите, чтобы адресат моментально понял кто вы и как вам быстро отправить ответ, то не забудьте указать свою контактную информацию. Это чрезвычайно важно, особенно, если вы хотели бы получить ответ от адресата.

Есть множество людей, которые не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме, и они осознают это слишком поздно, когда шанс на получение работы мечты уже упущен.

Укажите дату

Это очень простой шаг, не так ли? Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь с датой.

Укажите адрес получателя

Это простая, но очень важная деталь. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, на несколько строк ниже даты. Вот полезный пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:

Укажите приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида онлайн- и офлайн-переписки. Итак, давайте подробнее рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при выборе приветствия.

Прежде всего, эта часть должна быть максимально простой. Не используйте такие неформальные приветствия как «

Hey!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов приветствий при деловой переписке:

«Dear [Name], …»

«Hello [Name], …»

«Hi [Name], …»

Хотя вариант обращения «Dear» звучит слишком формально и старомодно, оно все еще отлично подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear» за которым последует обращение к человеку (г-н, г-жа) и фамилия:

«Dear Ms. Partridge, …»

Если вам известно только полное имя, используйте его без обращения. Такой подход формален и гендерно нейтрален:

«Dear Monica Partridge, …»

Как обращаться к женщине, если вы не знаете замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение.

Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), то выберите его в качестве обращения.

Хотите оставаться в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».

Как вы обращаетесь в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно, если вы отправляете письмо кому-то в организации, с которой никогда не работали. Чтобы узнать к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный подход – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Что бы вы ни выбрали, избегайте этих раздражающих приветствий при переписке по электронной почте:

«To whom it may concern, …»

«Dear Sir/Madam, …».

Если вам интересно какой вариант приветствия выбрать для множества различных адресатов, используйте «

Hi, everyone …».  Это приветствие – всегда отличный выбор для деловой переписки любого формата. В конце концов вы хотите произвести положительное впечатление.

Не забывайте о двоеточии и запятой

При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты полагают, что запятая при деловой переписке – лучший выбор. Другие же предпочитают ставить двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.  

В заключение

Существует множество формальных писем разного формата с различной структурой и целями. Но когда дело доходит до обращения в деловой переписке – они все выглядят схоже. С правильным указанием данных на конверте и индивидуальным приветствием вы на пути к профессиональной переписке. Просто воспользуйтесь нашим руководством и составьте письмо правильно.

Подпишитесь на наш блог и еженедельно получайте практические советы по совершенствованию навыков деловой переписки.

Имя, сестра! Правила деловой переписки

Дейл Карнеги как-то сказал, что звучание собственного имени — самая приятная мелодия для слуха человека. Но некоторые люди почему-то забывают обратиться по имени к другому человеку, даже если речь идет не о личном разговоре, а о деловой переписке по почте или в мессенджере. Разбираемся на Pressfeed, почему эти люди неправы.

Одно из элементарных правил деловой переписки подразумевает обязательное обращение к собеседнику по имени, но зачастую это правило игнорируется. А ведь тот, кто обезличивает деловую переписку, ходит по тонкому льду.

Мы спросили у экспертов, что они думают о сегодняшних стандартах вежливости и что у них «пролетает в глубине души» при получении обезличенных писем.

Анастасия Татулова, владелец сети семейных кафе & кондитерских «АндерСон»

Обязательно нужно обращаться в переписке к собеседнику по имени, если это первое письмо. Если нет обращения, то создается ощущение массовой рассылки. Это обуславливает и отношение к такому письму.

Я не отправляю массовых рассылок, я всегда пишу письмо, обращаясь к конкретному человеку. Если же мне приходят письма, в которых ко мне не обращаются по имени, я их не читаю в 99% случаев.

Алексей Ходорыч, главный редактор детского издания «Классный журнал»

В своей обычной офлайн-жизни я имена запоминаю ужасающе плохо. Помню, даже после долгих лет работы в «Коммерсанте» я не знал по имени людей, которых должен был бы знать — очень уж их там работало много. Даже если имя аккуратно выясняешь окольными путями, но долго не используешь, оно обнуляется. Но там меня спасали обращения «Эй, красавчик!», «Эй, красотка!». Многие думали это такой ковбойский стиль и тоже его перенимали, а я просто имен не знал.

Но вот в электронном общении имена обязательны — если только это не какая-то общая рассылка. Если письмо без имени, обычно его не читаю. Если кто-то не озаботился узнать, как меня зовут, значит, вряд ли заслуживает внимания. Правда, такое происходит не часто. Чаще уж имена путают — Андрей, Александр, например. Но вот это меня как раз не беспокоит, хоть Адольф, главное, чтобы было хоть какое-то имя.

Но более актуальной мне кажется проблема, связанная с отсутствием ответа. Видимо, из-за нарастания массива информации многие люди стали своего рода лягушками. Как известно, лягушка не видит насекомое, которое не двигается. Так и адресаты все чаще не отвечают на личные письма, если им они не интересны. Возможно, когда-то это станет нормальным, но пока, на мой взгляд, это не так. Если ты прочитал — ответь!

Тимофей Шиколенков, автор книги «Ваш интернет-магазин от А до Я»

Я считаю обращение по имени правилом хорошего тона. И я не знаю, что должно произойти с миром, чтобы это изменить. Исключения, на мой взгляд, могут быть, когда общаешься в какой-то социальной среде, где вместо имен никнеймы и сам вопрос о настоящем имени может быть неуместен.

Нужны публикации в СМИ?

Как быстро познакомиться с журналистами, пишущими на вашу тему, и организовывать публикации в СМИ бесплатно?

Как это работает

Лично я всегда обращаюсь по имени. Если собеседник знает мое имя и почему-то его не использует, это странно. Раздражения нет, но я считаю, что когда идет общение между двумя людьми насчет бизнеса, то есть некая виртуальная планка — уровень, который на начальном этапе находится в районе нуля, но движется вверх и вниз исходя из успешности диалога. Все зависит от того, как построен разговор. От этого может даже зависеть успешность планируемой сделки.

Так вот, если имя не было использовано в обращении, то это, на мой взгляд, движение той самой планки вниз — в отрицательную зону, и теперь обращающемуся потребуется что-то предпринять, чтобы вернуть планку хотя бы на изначальный уровень.

Лада Щербакова, PR-консультант

Я искренне страдала, даже когда изменили правила переноса и разрешили разрывать корень слова, а обезличивание при обращении — это для меня вообще непостижимо. Отсутствие имени в обращении, на мой взгляд, допустимо только в трех случаях.

Первый — если ты хорошо знаешь собеседника и с ним на «ты», тогда можно написать просто «привет». Но это уже не формат деловой переписки.

Второй — если ты не знаешь точно, к кому попадет твое письмо. Так бывает, например, когда на сайте не указан нужный тебе контакт, и ты пишешь как раз с целью его найти. Я вот так недавно искала редактора одного портала: на сайте не было ни имени, ни телефона, только форма обратной связи.

Третий — если ты делаешь рассылку сразу по нескольким адресам, например, по СМИ или по партнерам, но в этом случае можно написать «уважаемые коллеги». На мой взгляд, это вежливее, чем просто «всем добрый день».

Виртуальный пиарщик

Поможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства Увеличит число упоминаний о вашей компании Обойдется в 2-3 раза дешевле Как это работает

Это же старая добрая истина, о которой вам скажет любой психолог: людям нравится, когда их называют по имени, это способствует возникновению доверия и хорошего отношения к собеседнику. Зачем пренебрегать таким простым правилом, ради чего? Ради сокращения количества букв?

Александр Иванов, президент ассоциации E-commerce Russia

В переписке с незнакомым человеком я категорически обращаюсь только на «Вы» и так, как он представился сам, по имени-отчеству или только по имени. Именно так в моем представлении выглядит вежливость, а на нее вправе рассчитывать любой обратившийся. Соответственно, поступаю именно так, всегда.

Единственное возможное отступление — иногда к людям, с которыми уже знаком лично и наше общение было очевидно приятным, могу позволить себе обратиться со словом «привет» вместо длинного нейтрального «здравствуйте».

Анна Журба, PR-менеджер онлайн-школы английского языка EnglishDom

При переписке в мессенджерах чаще всего не называю человека по имени, а обхожусь безличными приветствиями. Причины этого, скорее всего, в попытке строить по работе совершенно безличные отношения, привязанные только к профессиональным функциям, без личной окраски. Более 15 лет работы в сфере избирательных технологий привели к серьезному пресыщению личными контактами и коммуникациями, и это стало причиной стремительного развития интровертности.

Когда я перешла работать в сферу коммерческого пиара, то поняла, что могу работать только удаленно, поскольку это дает возможность избежать приближения людей и знакомства с ними с личными подробностями. Конечно, это приводит к снижению эффективности, что четко видно, если сравнить эффект от старых контактов и новых. Но, к сожалению пока не могу справиться со своими развившимися фобиями.

Алексей Гриценко, руководитель «Мастерской пресс-релизов»

Письмо без имени адресата может означать следующее — отправитель не знает, кому именно пишет или и не желает этого знать (ему лень или наплевать на адресата), письма формируются автоматически и рассылаются по базе случайно собранных адресов, база адресов куплена или украдена и т. д. В любом случае, письмо без указания имени — это не просто дурной тон, а прямое указание, что письмо адресовано не вам. Можно смело отправлять его в корзину, не открывая.

Гайд «Как любой компании начать публиковаться в СМИ»

Как выбрать СМИ, подружиться с журналистами и что проверить в тексте перед отправкой.

Смотреть бесплатно

Я в любом своем письме, даже очень близким людям, всегда обращаюсь по имени или имени-отчеству и имею право требовать подобного отношения к себе. Поэтому «безымянные письма» проходят мимо меня.

Анна Загумённая, Event-директор агентства PR Partner

Письма, которые приходят без приветствия, вызывают меньше доверия и могут задать содержанию неуважительный тон. Если вы пишете деловое письмо, то, по идее, должны знать, кому его адресуете. Любому приятно, когда к нему обращаются по имени, и вы не прогадаете, если сделаете это.

Отсутствие обращения допускается, если уже идет активная переписка. Но даже в этом случае я предпочитаю в каждом письме обращаться к человеку по имени. Лучше лишний раз повторить имя собеседника, чем показаться невежливым и проявить неуважение. Но, например, в мессенджерах, где сегодня зачастую ведутся и деловые переписки, стиль общения не так строг. Все же накладывает отпечаток привычка неформального общения в чатах. Хотя, если собеседник очень важен, и тон беседы скорее деловой, для меня отличий от переписки в почте нет.

Смотрите также:
Как написать деликатное письмо с критикой?

Если я получаю безличное сообщение в мессенджере, то обычно считаю его спамом и не уделяю внимания. Если человеку нужно именно мне продать продукт или услугу, он постарается найти имя. А если продажник не утруждает себя такими деталями, но при этом пишет в мессенджер на мой личный номер — зачем мне утруждать себя и тратить свое время на прочтение сообщения?

Ирина Чухнина, PR-партнер строительной компании «Неометрия»

Очень важно обращаться к собеседнику по имени вне зависимости от ситуации и способа коммуникации. Во-первых, это вежливо. Собеседник понимает, что ваше письмо адресное, а не банальная email-рассылка. Во-вторых, называя человека по имени, гораздо проще установить контакт, чем при обезличенном общении. В третьих, даже если вы не знакомы с собеседником очно, обращение по имени продемонстрирует, что прежде чем излагать свою просьбу или предложение, вы потрудились найти информацию о потенциальном клиенте или партнере. Это добавит вам пусть небольшой, но плюс.

Если мне приходит деловое письмо с обезличенным обращением («Добрый день!», «Здравствуйте!» и т. д. ), я делаю вывод, что человеку не очень важно получить обратную связь, и ставлю такому письму низкий приоритет.

[socialpoll id=»2503280″]

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

  • Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так:  Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
  • Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
  • Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
  • Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
  • Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
  • Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
  • Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
  • Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
  • Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
  • Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00». 

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.


Правила написания деловых писем

Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами — это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.

При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.


Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?

  1. Сomplete sentences: subject + verb — полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
    I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено).
  2. No contractions — без сокращений.
    I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course.
  3. Conjunctions (but, if, and) — союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
    I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online.
  4. Fully spelled words — полностью прописанные слова, без сокращений. Ur  — это недопустимо, допустимо your.
  5. Transition words (before, besides, however) — переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т.д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
  6. Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
  7. Punctuation – пунктуация. Пунктуация — это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.

    Например:
    — в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
    Dear John (вместо Dear John,)  
    Sincerely (вместо Sincerely,)
    — не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
    #04-67 Hilton Towers
    358 Green Avenue
    New York 6455

    — писать сокращения без точки в конце:
    Mr Dr вместо Mr. Dr.

    Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке:
    https://grammarway.com/ru/punctuation
     

  8. Special greetings and sign-offs — специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
  9. No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes — нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря — ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.

А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.

Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.

Хороший пример темы:

  • Important — need you to choose the best option
  • To all — confirm your presence…
  • Black Friday Discounts
  • Answer needed ASAP
  • Useful links for teachers

Так писать не стоит:

  • Re Re Re Re — UNGENT!! REAd And Answer! — не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
  • Quick Question… — все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
  • for you only — человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
  • Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 — коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.

Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке — www.digitalmarketer.com

Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:

  • Good afternoon! — универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
  • To whom it may concern  — (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
  • Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
  • Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
  • Dear Mr./Ms. Last name
  • Dear Dr. Last name — обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
  • Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager — если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
  • Dear All / Dear team — обращение к нескольким людям/команде.

Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.

Примеры:

  • I am writing with the regard to your recent email… — я пишу в ответ на ваше письмо…
  • I am writing with reference to our order number… я пишу по поводу номера заказа…
  • Concerning your request… — по поводу вашей просьбы…
  • Could you give me some more information…. — могли бы вы дать больше информации по поводу…
  • I am writing to enquire about… — я пишу узнать о…
  • To follow up on our meeting — в продолжение нашей встречи…
  • I am writing back to you about… — я пишу вам в ответ на ..
  • As promised I am…— как и я обещал я..
  • As we discussed in our call… — как мы обсудили во время нашего звонка…

Detail-Body  
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? —  вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.

Фразы и вопросы из основной часты письма:

  • What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
    (Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?)
  • Where are you planning to have your experiment  carried out? ​
    (Где вы планируете проводить ваш эксперимент?)
  • Why are the expenses given without any detailed information?​
    (Почему расходы даны без детальной информаци?)
  • I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
  • I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
  • We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)

Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.

Например:

  • Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
    (Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?)
  • Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
    (Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?)
  • Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
    (Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)

Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:

Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)

Возможные фразы для завершения вашего письма:

  • Regards / Best Regards — с наилучшими пожеланиями
  • Sincerely yours, David / Yours sincerely — искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне..
  • Respectfully — с уважением. ..
  • Cordially/Cordially yours — сердечно ваш
  • With sincere appreciation — с искренней благодарностью
  • Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon — жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
  • Looking forward to your reply / response on this matter — жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
  • We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation — мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
  • Thank you for your patience and cooperation — спасибо за ваше терпение и сотрудничество
  • Thank you for your consideration — спасибо за ваше внимание
  • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know — если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать

Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:

  • Attaching a copy of my resume and portfolio — прикрепляю свое резюме/портфолио
  • You will find my resume attached below — ниже вы найдете мое резюме

Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.  

Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.

  • Subject line: Regarding your interview (тема письма)
  • Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
  • Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
  • Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager..​ But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма)​ Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
  • Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part  — какие действия мы ждем в ответ на письмо)
  • Goodbye: (прощание)​
    Best Regards,​
    Steve Black​
    HR dept.   

Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.

  • Subject line: Position of the Assistance Editor
  • Greeting: Dear Mrs Green,
  • Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
  • Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
  • Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
  • Goodbye: 
    Yours sincerely,​
    John Black

А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения — проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain — https://bit. ly/3bwsJZ9

И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.

  1. По данной ссылке grammar.yourdictionary.com вы можете пополнить свой запас transitive words​. 
  2. Здесь www.yesware.com вы найдете примеры формальных писем с разбором.
  3. Книга — «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
  4. Готовые примеры деловых писем — www.examples.com.

Приветствие в деловом письме на английском языке

Если имя человека известно

Dear (уважаемый(-ая)) Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + фамилия
Например: Dear Mr Miller

Также возможно написать полное имя человека. Такое написание предпочтительно, если неизвестен пол человека.
Например: Dear Chris Miller

Если имя человека неизвестно

Есть несколько способов обратиться к человеку, когда имя неизвестно:

Приветствие Использование
Dear Sir / Dear Sirs обращение к лицу мужского пола (особенно в британском английском)
Gentlemen обращение к лицу мужского пола (особенно в американском английском)
Dear Madam обращение к лицу женского пола (особенно в британском английском)
Ladies обращение к лицу женского пола (особенно в американском английском)
Dear Sir or Madam когда пол неизвестен (особенно в британском английском)
Ladies and Gentlemen когда пол неизвестен (особенно в американском английском)
To whom it may concern когда пол неизвестен (особенно в американском английском)

Деловые партнеры часто обращаются друг к другу по имени. В этом случае приветствие пишется так: Dear Sue (Jack, Antony, и т.д.).

Пунктуация

В британском английском знаки пунктуации в приветствии либо вообще не используются, либо используется только запятая.
Например: Dear Mr Miller / Dear Mr Miller,

В американском английском в приветствии используется двоеточие.
Например: Dear Mr. Miller:

Разница между Ms, Miss и Mrs

Mrs используется по отношению к замужней женщине.

Miss используется по отношению к незамужней женщине.

Ms используется, когда семейное положение женщины неизвестно, а также может использоваться по отношению к незамужней женщине.

Примечания: сокращения Ms, Mrs, и др. обычно пишутся без точки в британском английском, и с точкой в американском английском (например: Mr.).

Как обращаться к человеку в русскоязычной среде — teorija. Krievu valoda, 10. klase.

Обращение

  Случаи использования

Господин

Возрождающееся в наше время дореволюционное вежливое обращение к мужчине, производное от «gospodarь — хозяин». Часто это обращение используется с фамилией или должностью. Пример: господин Иванов!

Госпожа

Возрождающееся в наше время дореволюционное вежливое обращение к женщине, производное от «gostьpodь — хозяйка». Часто это обращение используется с фамилией или должностью. Пример: госпожа Иванова!

Сударь

Вежливая форма обращения к собеседнику, использовавшаяся в Российской империи. Произошло от слова «государь» путём отбрасывания первого слога «го — сударь». Часто это обращение используется при обращении к одному лицу без фамилии или должности в частной жизни

Сударыня

Вежливая форма обращения к собеседнице, использовавшаяся в Российской империи. Произошло от слова «государыня» путём отбрасывания первого слога «го — сударыня». Часто это обращение используется при обращении к одному лицу без фамилии или должности в частной жизни

Молодой человек

Обращение к незнакомому молодому мужчине

Девушка

Обращение к незнакомой молодой женщине

Дедушка

Обращение к незнакомому старому мужчине (не как к члену семьи)

Бабушка

Обращение к незнакомой старой женщине (не как к члену семьи)

Тётя

Обращение ребёнка к незнакомой взрослой женщине

Дядя

Обращение ребёнка к незнакомому взрослому мужчине

Доктор

Обращение к незнакомому человеку как к представителю какой-то профессии

Уважаемый

Нейтральное деловое обращение в письменной и устной форме к мужчине

Уважаемая

Нейтральное деловое обращение в письменной и устной форме к женщине

Глубокоуважаемый

(м. р.),

глубокоуважаемая

(ж. р.)

Обращение к народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам

Любезный (м. р.),

любезная (ж. р.)

 

Доверительное обращение без фамильярности, возможное только между взрослыми людьми

Товарищ

Официальное обращение в Российской армии

Коллега

Вежливая форма обращения к собеседнику на рабочем месте

Коллеги

Вежливая форма обращения к группе людей на рабочем месте

Господа

Дореволюционное вежливое обращение к группе мужчин

Дамы и господа

Дореволюционное вежливое обращение к группе людей (мужчин и женщин)

Гражданин

Официальное обращение к мужчине

Гражданка

Официальное обращение к женщине

Сынок 

Обращение старого человека к незнакомому молодому мужчине (не как к члену семьи)

Барышня

Старинное обращение к молодой незамужней женщине из высших слоёв общества

Юноша

Форма обращения к молодому неженатому мужчине из высших слоёв общества

Как написать деловое письмо-приветствие (с советами и примерами)

  1. Карьерный справочник
  2. Развитие карьеры
  3. Как написать деловое письмо-приветствие (с советами и примерами)
Автор: редакция Indeed

23 июля 2021 г.

Умение писать профессионально может помочь вам улучшить свое положение на работе и даже открыть новые профессиональные возможности. Применяя строгие методы делового письма при общении с коллегами, клиентами и начальством, вы демонстрируете уважение к этим профессиональным отношениям.В этой статье мы обсудим, что такое приветствия в деловых письмах, почему их важно использовать, когда они уместны, а также приведем советы и примеры.

Изображение Описание

Бизнес-письмо формат

  1. Дата

  2. Название

  3. Открытие

  4. Открытие пункта

  5. Закрытие пункта

  6. Бесплатная закрытия и подписи

Что такое приветствие в деловом письме?

Приветствие в деловом письме — это официальное приветствие, используемое в профессиональных документах, включая деловые письма, заявления о приеме на работу и официальные электронные письма.

Связанный: 5 шагов для хорошего делового письма (с советами)

Почему приветствие в деловом письме важно?

Использование приветствий в деловых письмах для обращения к получателю важно по трем причинам:

Это повышает профессионализм. Использование правильных формулировок, знаков препинания и личного или профессионального титула в приветствии в деловом письме может продемонстрировать ваш профессионализм и вашу силу в деловом письме.

Персонализирует документ.Включение полного имени получателя в приветствие вашего делового письма позволяет им понять, что они читают не массовое письмо, а нечто, предназначенное специально для них.

Демонстрирует ваш профессиональный тон. Поприветствовав получателя официальным приветствием, вы задаете профессиональный тон, который сохранится в вашем письме.

Когда следует использовать приветствие в деловом письме?

Есть много случаев, когда вы должны включить соответствующее деловое приветствие, каждый из которых имеет свои уникальные причины:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо часто является вашей первой возможностью произвести впечатление на потенциального работодателя и продемонстрировать свои навыки делового письма.Использование правильного приветствия в сопроводительном письме может помочь работодателю определить, стоит ли рассматривать вас на эту должность.

Деловая электронная почта

Деловая электронная почта может быть адресована кому-то в вашей компании или за ее пределами. Эта форма делового письма требует, чтобы вы использовали те же формальные приветствия, что и в бумажном формате.

Официальное деловое письмо

Этот тип делового документа используется для обращения к кому-либо за пределами вашей компании.Это тот случай, когда было бы уместно использовать личный титул перед именем получателя.

Деловая записка

Деловая записка — это форма делового письма, используемая для обращения к коллегам внутри компании. Для деловых служебных записок вы все равно должны использовать официальное приветствие для обращения к отделу или группе лиц, которым вы отправляете служебную записку.

Связано: Профессиональные приветствия по электронной почте: советы и примеры

Советы по написанию приветствий в деловых письмах

Существует множество правил и аспектов, которые следует учитывать при написании приветствий в деловом письме. Следуйте этим советам относительно правильных приветствий и общих практик в приветствиях в деловых письмах:

Начните со слова «Уважаемый»

Хотя в некоторых ситуациях уместно использовать «Привет» или «Здравствуйте» перед именем получателя, используя слово «Уважаемый» в начале делового письма является предпочтительным профессиональным подходом. Если вы сомневаетесь, используйте «Уважаемый».

Подумайте о ваших отношениях с предполагаемым получателем

Насколько хорошо вы знаете получателя? Если это коллега, вы можете обратиться к нему, назвав «Уважаемый» и указав только его имя.Однако, если вы недостаточно хорошо знаете получателя или вообще не знаете его, используйте «Уважаемый», а затем его полное имя.

Персонал исследовательской компании

Если вы подаете заявление о приеме на работу, а в описании вакансии не указан предполагаемый получатель вашего сопроводительного письма, вы можете провести собственное исследование, чтобы найти имя руководителя отдела, к которому вы подаете заявление, и адрес вашего письмо этому человеку.

Обращайтесь к получателю по названию должности

Если вы подаете заявление о приеме на работу и не можете найти имя менеджера по найму или руководителя отдела, вы можете начать приветствие с «Уважаемый», за которым следует старшая должность, наиболее тесно связанная с вашим потенциалом. должность.

Обращайтесь к получателю по личному титулу

Вы можете обратиться к получателю, начав с «Уважаемый», за которым следует личный титул, например «Мистер». или «мисс». Если у вас есть полное имя получателя вашего делового письма, вы можете усилить формальный характер письма, начав с «Уважаемый», за которым следует личное приветствие, например «Уважаемая госпожа Леватсон».

Если сомневаетесь, используйте «Мисс».

Если вы хотите использовать личный титул перед полным именем женщины-получателя, но не уверены в ее семейном положении, всегда лучше использовать титул «мисс».» с последующим именем получателя вместо «мисс» или «миссис». Дважды проверьте правильность написания

Используйте онлайн-ресурсы, например веб-сайты компаний и профили в социальных сетях, чтобы проверить правильность написания имени получателя. написание.

Если вы сомневаетесь, замените «Уважаемый (имя получателя)» на «Для кого это может касаться»

Если вы не можете найти имя или подходящую должность для использования в приветствии в деловом письме, вы можете использовать фразу «Кому Это может беспокоить» в качестве крайней меры.

Связано: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Примеры приветствий в деловых письмах

Вот несколько примеров подходящих приветствий, которые можно применять к деловым письмам и связанным с ними документам:

  • Уважаемый менеджер по маркетингу,

  • Уважаемая Маргарет Боуман,

  • Уважаемый г-н./Мисс/Миссис/Мисс Боуман,

  • Уважаемый доктор Боуман,

  • Уважаемый доктор и мистер Боуман,

  • Уважаемый офицер Ю,

  • Уважаемый офицер Ю,

  • 900 )

  • Уважаемый отдел связи:

  • Кому это может быть важно,

Хотя в приведенных выше примерах используется «Уважаемый», вы также можете использовать «Здравствуйте», «Приветствую» или другое профессиональное приветствие. Вам также следует по возможности избегать использования фразы «Для кого это может касаться», поскольку в зависимости от аудитории она может показаться безличной и устаревшей.

Также обычно лучше использовать гендерно-нейтральные приветствия, чтобы избежать предположения о поле аудитории, например, «Дорогая Маргарет Боуман» вместо «Дорогая мисс Боуман».

Как адресовать деловое письмо: наше экспертное руководство

Первые впечатления важны, и часто первый раз, когда вы общаетесь с кем-то в бизнесе, это электронная почта или письмо. Когда дело доходит до написания делового письма, вы должны начать с соответствующего приветствия и следовать определенным правилам.

Большинство людей знают, что письмо нужно заканчивать словами «искренне» или «наилучшие пожелания», но как его начать? Отправляете ли вы сопроводительное письмо или сообщение электронной почты, очень важно сделать это правильно.

Мы подготовили список того, что можно и чего нельзя делать, а также советов и приемов, используемых профессиональными маркетологами по электронной почте, ИТ-директорами и офисными работниками. Итак, если вы хотите узнать, как правильно написать и адресовать профессиональное письмо, продолжайте читать ниже.

5 вещей, которые нужно положить в конверт 

Хотите, чтобы ваше письмо попало к нужному человеку? Вам нужно правильно адресовать конверт.Есть несколько стандартных правил, которым нужно следовать, особенно когда вы отправляете письмо в крупную компанию с разными отделами.

Очень немногие сегодня посылают письма в конвертах; однако деловая переписка по-прежнему зависит от него, и это может быть важно, если вы подаете заявление о приеме на работу. Если вы хотите, чтобы ваше письмо было доставлено нужному человеку, выполните следующие действия:

1. Добавьте свою контактную информацию

Если у вас нет распечатанного конверта, в первой строке укажите свое имя, название вашей компании, почтовый адрес и почтовый индекс в верхнем левом углу.

2. Добавьте имя получателя

Напечатайте его в верхней строке адресного блока по центру конверта, на несколько строк ниже вашей информации.

3. Включите заголовок

Если вы знаете должность человека, напишите ее во второй строке. Если у вас нет этой информации, укажите название отдела.

4. Добавьте название компании

В следующей строке укажите название компании или организации, в которой работает данное лицо.Без этой информации на конверте ваше письмо может быть доставлено не тому адресату.

5. Используйте точный почтовый адрес

Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если он слишком длинный, напишите адрес в двух разных строках, но убедитесь, что название улицы указано в первой адресной строке, и не забудьте также указать почтовый индекс.

Как направить официальное письмо

Официальные и неофициальные письма — две большие разницы.Если кто-то ожидает, что с ним свяжутся в официальной форме, важно, чтобы вы придерживались этого. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам овладеть искусством официальной переписки и улучшить свои навыки письма.

Поместите свою контактную информацию вверху

Человек, которому вы пишете, должен знать, кто вы и как вам ответить, поэтому не забудьте добавить свою контактную информацию, включая ваше полное имя, обратный адрес, почтовый индекс и номер телефона, вверху слева. сторона страницы.Это чрезвычайно важно, потому что вы не хотите упустить возможность получить ответ от человека.

Если вы не укажете эту информацию, например, в сопроводительном письме, вы можете снизить свои шансы получить работу своей мечты, даже не начав ее.

Включить дату

Это очень простой шаг, но важный. Проверьте свой календарь и добавьте дату чуть ниже своих контактных данных. Это послужит напоминанием человеку, которому вы написали, и сообщит ему, что ему нужно ответить вовремя.

Напишите адрес получателя

Это простая, но очень важная деталь. Поместите адрес человека в верхний левый угол письма, на несколько строк ниже линии даты. Вот полезный пример, который вы можете использовать для правильного форматирования вашего делового письма:

Используйте приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное письмо или деловую электронную почту, официальные приветствия необходимы для всех типов как онлайн, так и офлайн-переписки.Итак, давайте посмотрим, что можно и чего нельзя делать при выборе правильного.

До

Выберите традиционное деловое приветствие, например:

  • « Уважаемый господин или госпожа »
  • Уважаемый господин . или миссис»
  • «Здравствуйте, [Имя]» (если вы знаете человека)
  • «Привет, [имя]» (если вы знаете человека)

Хотя приветствие « Уважаемый» в наши дни звучит слишком формально и немного старомодно, оно по-прежнему идеально подходит для любого делового письма. Если вы знаете пол получателя, используйте « Уважаемый », а затем титул человека (мистер, мисс) и его фамилию:

  • «Дорогая мисс Партридж, …»

Если вы знаете только полное имя, используйте его без титула. Например:

  • «Дорогая Моника Партридж, …»
Не  
Используйте любые неформальные приветствия, такие как «
Привет! », или « как дела ».Это не подходит для официального письма. Также избегайте термина « , к которому он может относиться » , это менее личное, чем «уважаемый господин или госпожа».

Как адресовать письмо незнакомому человеку?

Полное имя вашего получателя может быть недоступно, особенно если вы написали кому-то, кто работает в организации, с которой вы никогда раньше не работали. Мы рекомендуем немного покопаться, чтобы попытаться найти имя подходящего человека.Для них это будет значить гораздо больше, если вы предпримете эти усилия и сможете правильно к ним обращаться.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой практический подход — поиск в Интернете через Facebook или LinkedIn. В конце концов, вы хотите произвести хорошее первое впечатление.

Включить двоеточие или запятую

После приветствия обязательно поставить запятую или двоеточие. Например:

  • «Дорогая Моника Партридж , »

Некоторые считают, что в деловой переписке лучше поставить запятую.Другие предпочитают ставить двоеточие. Это личное предпочтение, поэтому выберите свой любимый и придерживайтесь его, чтобы все письма, которые вы отправляете, были одинаковыми.

Резюме

Существует множество различных способов форматирования письма в зависимости от того, что вы хотите сделать. Но когда дело доходит до делового письма, есть стандартный способ. Придерживайтесь формата, который мы предложили выше, и вы сможете вести профессиональную переписку и строить прочные деловые отношения.

У нас есть онлайн-репетиторы по более чем 50 языкам.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо. Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно в официальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу.Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме предназначены для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в найме кандидатов, которые демонстрируют свои способности с первой точки контакта, которой является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Независимо от того, читает ли ваше письмо отдел кадров или непосредственно менеджер по найму, вы должны отметить несколько важных пунктов. Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

 

 

Таким образом, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителяСвяжитесь с намиСвяжитесь с нами напрямую, чтобы мы могли вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться по карьерной лестнице в сфере финансов., дату, приветствие и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо поможет отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

 

Что следует указать при адресовании официального письма

При написании профессионального или делового письма отправитель должен указать некоторые моменты, если он хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Чтобы знать, как адресовать письмо, необходимо включить следующее:

 

1.
Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя , откуда вы родом, и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо.Контактная информация отправителя должна быть следующей:

  • Первая строка: Полное имя
  • Вторая строка: Название компании
  • Третья строка: Адрес
  • Четвертая строка: Город, затем название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
  • Адрес должен отображаться под именем отправителя и выравниваться по левому краю.
  • Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
  • Для облегчения связи укажите адрес электронной почты и номер телефона.

 

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Назовите месяц, используя буквы и цифры для дня и года. Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 г.

 

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя.Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, это говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать персонализированную связь. Вы также должны указать звание или степени, которые имеет получатель.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать «Джон Джонс, доктор философии». Под именем поместите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, и штат и почтовый индекс в четвертой строке.Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

 

4. Приветствия

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы адресата письма. Наиболее широко используемым приветствием является « Уважаемый, », и его рекомендуют, если вы никогда не встречали предполагаемого адресата. После приветствия следует имя человека и ставится двоеточие или запятая.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа », за которым следует двоеточие. Используйте « Ms. » в приветствии, если адресат — женщина и вам неизвестно ее семейное положение. То же самое относится к профессиональным званиям, таким как доктор, профессор и почетный. Примеры приветствий:

  • Уважаемый г-н Джонс
  • Уважаемый г-жа Джонс
  • Уважаемый д-р Джон
  • Уважаемый профессор Маркл

 

Как найти контактное лицо, чтобы отметить другое

900 Адресовать письмо, чтобы знать имя предполагаемого получателя.Хотя не обязательно знать имя получателя, обращение к получателю по его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о работе. Если вы потратите некоторое дополнительное время на поиск подходящего имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться на фоне конкурентов.

 

1. Спросите вокруг

Один из способов, которым вы можете воспользоваться, это расспросить окружающих.Начните с того, что спросите у коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Попробуйте получить номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Кроме того, вы можете позвонить секретарю компании или специалисту по работе с клиентами, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые вакансии.

 

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию нанимателя, проведите дополнительные исследования в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию.Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководящего состава компании. Корпоративная структураКорпоративная структура относится к организации различных отделов или бизнес-подразделений внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связь с человеком, которого вы ищете.

 

Похожие материалы

Спасибо, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо.CFI предлагает аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)®Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Сертификация аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® от CFI поможет вам обрести уверенность, необходимую в вашей финансовой карьере. Зарегистрируйтесь сегодня! Сертификационная программа для тех, кто хочет поднять свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

  • Формат делового письмаФормат делового письмаДеловое письмо всегда должно соответствовать определенному формату и структуре, чтобы гарантировать, что оно будет воспринято как профессиональное и отвечающее стандартам. Несмотря на то, что существует множество
  • Лучший шрифт для резюмеЛучшие шрифты для резюмеКак жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — тот, который разборчив и приятен для читателя. Узнайте, почему лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Calibri. ура и многое другое.Это руководство
  • Сопроводительное письмо для инвестиционных банковСопроводительное письмо для инвестиционных банковШаблон сопроводительного письма для инвестиционных банков. Узнайте, как написать инвестиционно-банковское сопроводительное письмо (для аналитика или юриста), с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти через процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма на должность в инвестиционно-банковской сфере.

Как обращаться к кому-либо в письме

Автор: Джефф Дарем — Обновлено: 23 августа 2017 г. | *Обсуждать

Основные «правила», связанные с тем, как обращаться к кому-либо при открытии письма, в основном делятся на две категории. Речь идет о том, пишете ли вы близкому другу или члену семьи неофициально, или пишете человеку в компании или другой организации по деловому вопросу. Особенно важно, особенно в отношении делового письма, правильно обращаться к предполагаемому получателю.

Неофициальные письма
Если вы пишете письмо другу, члену семьи или деловому партнеру (если вы лично их очень хорошо знаете), наиболее распространенным приветствием будет «Дорогой Джон», т.е.е. Уважаемый, за которым следует их христианское имя. Некоторые люди могут даже отказаться от слова «уважаемый», чтобы сделать его еще более неформальным. Чтобы закончить письмо, некоторые люди могут просто подписаться, нацарапав свое имя. Другие варианты включают следующие прощальные слова, за которыми следует ваше имя в строке ниже:
  • С наилучшими пожеланиями,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • Всего наилучшего,
  • Береги себя,
Как бы вы ни решили подписать неформальное письмо в основном зависит от личных предпочтений и будет основываться на характере ваших отношений с получателем письма.
Официальные письма
Если вы пишете деловое письмо любого рода или кому-то, кого вы никогда не встречали, очень важно правильно открыть его, если вы хотите выглядеть деловым. Люди многое поймут в том, как вы к ним обращаетесь, и неправильное приветствие может задать тон тому, как они воспримут ваше письмо и насколько серьезно они воспримут его, поэтому важно сделать все правильно с самого начала.

Если вы знаете полное имя человека, которому вы пишете, вы должны начать с одного из следующих, используя имя Смит в качестве примера:

  • Дорогой мистер Смит, — если это мужчина
  • Дорогая миссис Смит, — если это замужняя женщина
  • Уважаемый мастер Смит, если это молодой мальчик
  • Дорогая мисс Смит, — если это незамужняя женщина или девушка
  • Уважаемая мисс Смит, если вы не уверены, замужем ли женщина.

Примечание: Некоторым женщинам не нравится префикс «мисс», и если вы получили письмо, подписанное, скажем, «Джейн Смит», в котором не указано их семейное положение, иногда стоит быстро позвонить в компанию, чтобы узнать, может ли администратор сказать вам, какой формат лучше всего использовать. Однако, если вы сомневаетесь, использование Ms, вероятно, более вежливо, чем использование «Дорогая Джейн» в вашем ответе, если только вы не установили с ней какой-то словесный контакт. Кроме того, обратите внимание, что после Mr, Mrs, Miss или Ms нет точки, и вы должны поставить запятую после их имени, хотя многие компании, как правило, игнорируют запятую, когда сами рассылают письма.

Если вы не знаете имени человека, но знаете его пол, обычно используется формат «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа». Тем не менее, многие компании ожидают, что в наши дни вы сделаете небольшую «домашнюю работу», поэтому, если у вас есть конкретная причина отправить официальное письмо в компанию, вы должны попытаться узнать на стойке регистрации имя человека, которого вы должны отправить. его, когда это возможно, так как они, скорее всего, прочитают его лично. Это считается еще менее уместным, если вы не удосужились узнать пол человека, поэтому вам следует любой ценой, если это возможно, постараться избегать «Уважаемый господин или госпожа» или «Для кого это может касаться».

Если вы обращаетесь к кому-либо как «господин» или «госпожа», несомненно, это тоже будет на конверте. В этой ситуации вы можете обнаружить, что письмо может быть прочитано только человеком, просеивающим почту, который может быть младшим сотрудником офиса или, в лучшем случае, может добраться только до секретаря или личного помощника предполагаемого получателя, поэтому всегда полезно попытаться узнать имя.

Существуют и другие варианты стандартных форматов адресации Mr, Mrs, Miss, Ms. Например, ваше вступление может включать любое из следующего, в зависимости от работы или профессионального статуса получателя.Вот несколько вариантов ниже и, если вы сомневаетесь, вам следует еще раз позвонить в компанию или организацию и узнать или, в случае ответа на письмо, обратиться к присланному вам письму. Однако вы можете обращаться к кому-то так:

  • Уважаемый доктор Смит,
  • Уважаемая медсестра Смит,
  • Уважаемый полковник Смит,
  • Уважаемый профессор Смит,
  • Уважаемый отец Смит,
  • Уважаемый лорд Смит,
Письмо . Правильное обращение к кому-либо в письме заключается не только в том, как вы открываете письмо, но и в том, как вы его закрываете, а в неофициальном письме есть всего 2 простых «эмпирических правила».Они следующие:

Если вы знаете имя человека, которому вы пишете, вы должны закончить письмо так:

С уважением,

Если вы не знаете имя человека, т.е. вы начинаете с Уважаемый сэр или «Уважаемая госпожа», тогда вы должны закончить его словами:

С уважением,

При «подписании» помните, что после «искренне» или «верно» ставится запятая, в зависимости от того, что вы используете, и это заглавная буква «Y». ‘ и маленькую букву «s» или «f».

Помните, если вы правильно обратитесь к получателю в письме, оно будет воспринято более благосклонно. Неправильная или небрежная адресация может в лучшем случае означать, что ваше письмо будет рассматриваться как любительское и вряд ли заслуживающее внимания, а в худшем случае может даже оказаться в мусорной корзине до того, как его содержимое будет прочитано.

ПИСЬМО ЭКСПЕРТА ПРОДАЕТСЯ. Этот сайт продается [подробнее].

Вам также может понравиться…

Поделитесь своей историей, присоединитесь к обсуждению или обратитесь за советом..

В настоящее время я пытаюсь написать письмо кому-то, с кем я работаю, но лично встречался только один раз. Как бы я начал заголовок, не используя слово «уважаемый»? Начинать письмо с чего-то такого знакомого кажется ужасно личным; есть ли другой способ обратиться к ним без использования слова «уважаемый»?

Wondering — 23 августа 17, 20:04

josie — Ваш вопрос:

Какое приветствие использовать в письме в местный общественный совет?


Наш ответ:

Было бы проще узнать имя человека, если бы вы могли обращаться к нему напрямую как Mr, Mrs, Cllr Smith (например).

LetterExpert — 30 июня 17, 12:51

Какое приветствие использовать в письме в местный общественный совет?

josie — 29 июня 17 в 17:26

сегодня ко мне домой пришло письмо на имя миссис Марк Джонс Это письмо для меня или моей жены. Также что, если какие-либо юридические аспекты для этого. сори, если не очень понятно. отметка

mones — 1 ноя 2012 в 19:31

@Проберт. Я полагаю, вы могли бы использовать термин «исполнитель» в этом случае?

LetterLiker — 9 мая 2012, 12:16

Как мне адресовать письмо тому, кто сейчас распоряжается имуществом умершего? я.e это Доверительный управляющий имуществом мистера Смита или бенефициар имущества мистера Смита? или что-то другое? помощь!!! Я не знаю, кто этот человек или покойный адвокат и т. д.

Probert — 9 мая 2012, 11:41

как написать письмо кому-то (в данном случае «адвокату»), которого вы видели всего один раз??? Он дал мне свою визитную карточку и предложил пройти стажировку у него… я хотел вернуться к нему на стажировку… с чего мне начать… мне нужно говорить официально… так как этот парень большая шишка юрист??

приятель — 2 мая 2012 в 16:08

@Tudor — узнайте его / ее фамилию — так что, если это, например, Джонс, форма адреса будет «Уважаемый мэр Джонс».

LetterExpert — 30 января 2012, 11:46

Письмо Совету Как бы вы начали это мэру? Уважаемый мэр Ллойд.Уважаемый мистер Ллойд, мэр?????//

Тюдор — 29 янв 12 в 12:22

Как бы вы обратились к сэру Джеймсу Смиту и леди Салли Смит на конверте и в приветствии?

Диана — 19 января 2012 в 14:16

@ Уолли. Конверт мог быть адресован «Миссис Браун». или «Мисс Джей и М. Браун».

LetterExpert — 4 окт. 2011 г., 12:11

Как вы адресуете письмо, отправленное «мисс Джойс и Мэриан Браун», не используя их христианские имена?

wally — 4 октября 2011, 11:52

Титул:

МиссГ-жаГ-жаГ-нДоктор ПреподобныйПроф.Другое

(никогда не показано)

Проверка:

Кого это может касаться Альтернативы – Как адресовать письмо, если вы не знаете, кто его прочитает

Если вам нужно связаться с кем-то, но вы не знаете его имени, что вы делаете? Что ж, раньше ответ был: «Для кого это может касаться».

Почему эта банальная фраза стала популярной формой обращения для неизвестных получателей? Что ж, раньше (по сути, до Google) было намного сложнее найти основную информацию о людях, которых вы не знали.

Но поскольку людям по-прежнему нужно было подавать заявления о приеме на работу и связываться с компаниями, стандартное решение показалось полезным. Таким образом, «Кому…» стало использоваться.

Но времена меняются.

Так как же в 21 веке адресовать сопроводительное письмо или электронное письмо тому, кого вы никогда не встречали или чье имя просто не можете найти?

Не волнуйтесь — есть много альтернатив скучным, старомодным «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа».

В этой статье мы рассмотрим:

  • как в первую очередь адресовать письмо (с учетом тона, официальности, титулов и гендерной нейтральности)
  • все самые распространенные способы обращения к кому-либо, не зная их имя и когда/почему вы можете использовать каждый
  • как вы можете узнать чье-то имя, если вы действительно хотите персонализировать свое письмо
  • когда на самом деле допустимо использовать «Кому это может касаться»

Хорошо — давай сделаем это.

Как правильно адресовать письмо

Прежде всего полезно знать, как именно начинать письмо. Это может показаться очевидным, но есть несколько вещей, которые следует учитывать.

Тон и официальность

Когда вы общаетесь с кем-то, кого вы не знаете, вам следует подумать о том, как вы к нему обращаетесь. Даже если вы знаете их имена, это не похоже на то, что вы приятели — пока. Так что вы, вероятно, не стали бы начинать письмо со слов «Привет, детка, как дела?»

Так что ты скажешь? Что ж, обычно вы можете рассчитывать на «Уважаемый [имя]» (или любой другой вариант ниже, если вы не знаете его имени) — это официально, но не банально, и это довольно широко распространенный способ начать письменное общение. (по крайней мере в Штатах).

Вам, вероятно, следует избегать языка, который слишком знаком или смысл которого может быть неправильно истолкован (см. «Привет, детка» выше). До тех пор, пока у вас не установится контакт с этим человеком, сохраняйте вежливость и простоту.

Титулы и гендерная нейтральность

Если вы знаете имя человека, у вас есть несколько вариантов обращения к нему.

Вы можете обращаться к ним как к мисс X или мистеру Y. Просто убедитесь, что вы знаете, как этот человек идентифицирует себя, чтобы вы могли использовать правильный титул.Если вы не уверены, вы можете попытаться узнать больше информации (см. способы ниже) или выбрать другую форму адреса.

Для женщин/женщин обратите внимание на то, используете ли вы слово «мисс», «миссис» или «мисс». Безопаснее всего использовать «мисс», так как это не означает, что вы состоите в браке или не замужем. Если вы знаете, что человек предпочитает одно другому (вы видите «Пожалуйста, свяжитесь с мисс Дженнифер Морган для получения дополнительной информации» или что-то подобное), используйте это.

Если вы хотите узнать, как кто-то идентифицирует себя, попробуйте найти его в социальных сетях (вероятно, вам лучше всего подойдет Twitter, LinkedIn или Instagram). Иногда люди указывают свои местоимения в своих профилях, например «Дженнифер Морган, она/она» или «Эй Джей ДеПью, они/они». Это делают не все, но это становится все более распространенным.

Наконец, если у кого-то есть докторская степень или другое официальное/почетное звание, вы должны обращаться к ним именно так. Например, «Уважаемый доктор Морган» или «Уважаемый профессор ДеПью».

Не все из этого применимо, если вы не знаете имя человека. Но это все равно полезно иметь в виду при общении с кем-то, кого вы не знаете.

Теперь давайте перейдем к альтернативным формам адреса.

Альтернативы «Кому это может касаться»

Если вы не знаете имени человека, которому вы пишете, ничего страшного. Есть еще несколько достойных вариантов, которые дадут им понять, что вы провели исследование и вам не все равно.

Уважаемый (Должность/должность), например, «Уважаемый директор по продажам»

Если вы претендуете на работу, скажем, в отделе продаж, скорее всего, кто-то с должностью «Директор по продажам» будет вашим начальником (или босс вашего босса. ..).

И хотя вы, скорее всего, не обращаетесь напрямую к этому человеку (то есть, они не будут первыми, кто увидит ваше заявление/сопроводительное письмо), они все же являются важным лицом/должностью, которым можно адресовать ваше сообщение. .

Использование этой формы адреса показывает, что вы, по крайней мере, сделали домашнее задание в отношении должности, на которую претендуете, структуры отделов и так далее.

Уважаемый (Команда/Отдел), например, «Уважаемый отдел социальных сетей» или «Уважаемый отдел социальных сетей»

Если вы не знаете, как устроена компания или какие должности вы могли бы занять, если бы получили работу, вы можете сделать шаг назад.

Начать с «Уважаемый отдел социальных сетей» не так прямолинейно, как выделить одного человека, но все же актуально и продуманно.

Использование этого типа адреса хорошо работает, если вы подаете заявление в крупную компанию/команду, и очень сложно выделить одну должность или человека, который обязательно увидит ваше заявление.

Будьте непринужденны с приветствиями, «Привет», «Добрый день» и т.д. или просто «Привет».Эти формы обращения, безусловно, более случайны, чем «Уважаемый X», но они могут быть правильным выбором в определенных ситуациях.

Если вы не можете узнать какую-либо конкретную информацию о том, куда может направляться ваше приложение, хорошим нейтральным вариантом будет что-то вроде «Привет!» или «Привет!». Если вы отправляете электронное письмо первым делом с утра, «Доброе утро» также подойдет.

Будет совершенно очевидно, что вы понятия не имеете, с кем разговариваете, но, по крайней мере, вы вежливы и нейтральны.

Однако, прежде чем использовать этот вариант, было бы неплохо изучить культуру компании. Если кажется, что они довольно расслаблены и непринужденны, эти приветствия, вероятно, в порядке.

Уважаемый (Имя человека, который будет вашим начальником/которому вы будете подчиняться)

Теперь, возможно, вы не знаете точно, кому вы подаете заявление или отправляете это сопроводительное письмо. Но вы могли бы выяснить, кто будет вашим боссом (если вы получите работу).

Покопайтесь на сайте этой компании.Прочитайте биографию, выясните, кто в какой команде и кто за что отвечает. Если вы узнаете, кому вы будете отчитываться, вы можете адресовать свое письмо им.

Конечно, это звучит амбициозно (и, может быть, немного самонадеянно?), но это показывает, что вы знаете, как проводить исследования. И что вы заботитесь о работе, компании и делаете все возможное, чтобы продвигаться вперед.

Уважаемый (имя начальника отдела, на который вы подаете заявление)

Если вы не уверены, кто будет вашим начальником, если вы получите работу, но все же хотите использовать чье-то имя, немного уменьшите масштаб. .Скорее всего, вы сможете выяснить, кто является главой того отдела, к которому вы бы присоединились, если бы получили эту должность.

Как только вы найдете этого человека, напишите ему письмо. Опять же, не самое прямое (да и вашу заявку скорее всего даже не увидят, по крайней мере, не в начале), но лучше, чем «Кому это касается», это уж точно.

И снова, аналогично предыдущему варианту, это показывает, что вы пытаетесь узнать о компании как можно больше.

Уважаемый (имя рекрутера)

Если вы знаете имя рекрутера, который будет рассматривать ваше заявление, вы, безусловно, можете адресовать им сопроводительное письмо.Чтобы понять это, может потребоваться немного усилий, но это выделяет ваше сопроводительное письмо/заявку.

Если вы работаете с рекрутером, вы можете спросить его. Вы также можете связаться с компанией и посмотреть, скажут ли они вам, кто этот человек. Но если вы не можете понять это…

Уважаемый (менеджер по подбору персонала или менеджер по найму)

Иногда эти имена действительно неуловимы. Но вполне разумно предположить, что в этом процессе будет участвовать менеджер по подбору или найму.Таким образом, адресация вашего письма к должности может привлечь их внимание.

Уважаемый (должность, на которую вы претендуете) менеджер по найму, например «Уважаемый менеджер по найму сетевых инженеров»

Если вы хотите быть как можно более конкретным, но не знаете имени, вы всегда можете обратиться к своему сообщению. команде или комитету, который на самом деле нанимает вас.

Для этого просто укажите список, на который вы претендуете (например, сетевой инженер, менеджер социальных сетей или аналитик баз данных), а затем «Комитет по поиску», «Менеджер по найму» или «Группа по найму» — например, « Уважаемая команда по найму сетевых инженеров».

Таким образом вы показываете, что знаете об отделе, в котором будете работать, если получите работу, и что вы направляете им свой запрос.

Уважаемый начальник (отдела) или Уважаемый начальник (отдела)

Если вы хотите выбрать руководителя своей (надеюсь) будущей команды, вы можете адресовать свое письмо руководителю этого отдела.

Ничего страшного, если вы не знаете их имени — просто скажите что-нибудь вроде «Уважаемый начальник отдела инженерных сетей».

Уважаемый (Имя рекомендателя)

Наконец, если вы знаете кого-то, кто работает в компании, и они дали вам рекомендацию, вы всегда можете адресовать свое письмо им.

Это особенно эффективно, потому что показывает, что у вас есть отношения с кем-то, кто уже там работает, и вы можете быть уверены, что ваше письмо/заявление пройдет «первое рассмотрение».

Ваш друг или знакомый может проверить ваше письмо, а затем решить, кто лучше всего будет его просматривать.

Бонус: Уважаемый (полное имя)

Если вы найдете имя кого-то в комитете по найму или в отделе, в который вы подаете заявление, это здорово.Но что, если вы не знакомы с происхождением этого имени и с тем, как обращаются к людям в этой части мира?

В этом случае рекомендуется использовать полное имя человека. В некоторых странах, таких как Венгрия, Тайвань или Япония, люди сначала указывают свои фамилии. Таким образом, используя их полное имя, вы не предполагаете называть их только по имени (или фамилии).

Если вы полны решимости найти имя, которому можно адресовать письмо, есть несколько способов сделать это.Вы можете:

  • Спросите своего рекрутера или представителя отдела кадров — они часто могут помочь вам получить эту информацию заявление о приеме на работу/описание – иногда там есть инструкции
  • Посмотрите на LinkedIn – это часто ресурс для соискателей, так как многие люди зарегистрированы в LinkedIn и имеют общедоступные профили
  • Если вы знаете кого-то в компании/ в отделе, спросите у них
  • Позвоните и спросите офис-менеджера/административного помощника (и будьте честны в том, почему вы звоните — скажите, что вы хотите персонализировать свое сопроводительное письмо и надеялись, что они помогут указать вам правильное направление)

Когда можно использовать «Для кого это может касаться»

Есть несколько ситуаций, когда уместно использовать «Для кого это может касаться». В основном они возникают, когда вам не нужно или вы не хотите знать имя человека, к которому вы обращаетесь.

Таким образом, вы можете использовать эту фразу, когда:

  • Вы предоставляете рекомендацию или проверку рекомендаций для кого-то еще (компания не ожидает, что вы изучите их и найдете именно того человека, которому нужно адресовать письмо).
  • Вы подаете жалобу в компанию (если вы получили бракованный товар, вас не удовлетворило их обслуживание клиентов и т. д.).
  • Вы представляете себя человеку, которого никогда не встречали и о котором мало что знаете (например, если кто-то попросил у вас расценки на услуги и т. д.).

Теперь вы знаете, как адресовать свою корреспонденцию, если вы не знаете имени своего читателя. Видите, это не так страшно (или не так устарело), ​​как кажется.

различных приветствий в деловых письмах | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 7 марта 2019 г.

В бизнесе отношения строятся на партнерстве и лояльных клиентах. При написании делового письма вы устанавливаете отношения с самого начала приветствием.Отправляете ли вы деловые почтовые письма или электронную почту, существуют различные приемлемые способы обращения к читателю в приветствии. Убедитесь, что вы сохраняете профессиональный тон в соответствии с профессиональными отношениями, которые у вас есть с получателем.

Официальные приветствия

Используйте официальные приветствия, когда вы не знаете получателя, имеете более низкий титул или иным образом подчинены получателю. Официальные приветствия в деловых письмах традиционны и широко распространены.Их следует использовать, когда вы не знаете, как обратиться к другой стороне.

  • Неизвестный получатель: Есть два традиционно приемлемых приветствия, когда вы пишете деловое письмо неизвестному получателю. Кого это может касаться или Уважаемый господин или госпожа  проявите уважение ко всем, кто является предполагаемым читателем.
  • Известный получатель: При отправке письма конкретному человеку, чье имя у вас есть, вы должны начать с Уважаемый и использовать фамилию этого человека.По возможности укажите пол, семейное положение и должность. Используйте идентификаторы Mr ., Ms ., Miss или Mrs . определить пол и семейное положение. При обращении к врачу используйте Dr . перед фамилией. При обращении к профессору используйте Prof . Идентификаторы используются между Уважаемым и фамилией. Например, Уважаемый профессор Джонс . Не используйте идентификатор пола, если у человека есть профессиональный идентификатор.
  • Пол: Бывают случаи, когда у вас есть полное имя человека, но вы не уверены, является ли он мужчиной или женщиной. Языковые различия, уникальное написание и двусмысленные по полу имена могут создать путаницу. Не угадай. Если вы не уверены в поле получателя, откажитесь от идентификатора пола и используйте полное имя. Например, Уважаемый Ян Джонс .

Если возможно, узнайте как можно больше о человеке, чтобы сделать приветствие максимально представительным.Это может потребовать нескольких дополнительных минут работы, но часто дает лучшие ответы.

Использование полуформальных приветствий

Если вы находитесь в равных условиях с получателем или имеете длительные отношения, которые позволяют вам быть более дружелюбным, вы можете использовать полуформальное приветствие. Это то же самое, что вы отправили бы другу для бронирования дня рождения, но дает тон, который соответствует тому, как вы общаетесь с человеком в реальной жизни.

  • Группа получателей: При использовании программы слияния писем можно отправить письмо и настроить приветствие для каждого человека.Однако бывают случаи, когда письмо отправляется всей группе, а не индивидуально. В этом случае идентифицируйте группу коллективно. Например, Уважаемые участники , Уважаемые коллеги или Уважаемая команда допустимы.
  • Индивидуальный мужчина или женщина: В менее официальном письме по-прежнему используется Уважаемый, но с именем человека. Идентификаторы не нужны. Опять же, это должно быть в тех случаях, когда вы уже знакомы с получателем по имени.Например, Дорогой Джо работает, если вы не называете Джо мистером Джонсом лично.
  • Обычное цифровое приветствие: Электронная почта имеет тенденцию следовать более расслабленному стилю. Еще раз определите взаимосвязь и уместность использования менее формальных приветствий, таких как Привет или Добрый день . Если вы сомневаетесь, склоняйтесь к тому, чтобы быть немного более традиционным, чтобы не раздражать кого-то, кто может воспринять ваше приветствие как неуважение. Как и во всем в бизнесе, поймите, с кем вы общаетесь, чтобы принять решение.

Полуофициальные приветствия используются как в почтовых письмах, так и в электронной переписке. Электронная почта менее формальна по своей природе, и эти приветствия используются в электронной почте больше, чем формальные приветствия.

Учитывайте тон всего письма

Одно дело выбрать профессиональное приветствие. Не менее важно, чтобы приветствие соответствовало тону письма. Вы можете быть дружелюбны с человеком, но если вы намечаете условия нового контракта, письмо будет формальным.Приветствие должно соответствовать тону и должно быть традиционным, например, Уважаемый мистер Смит .

Недостаточно выбрать правильное приветствие. Деловое письмо составляется по какой-то причине, и каждая его часть, от приветствия до постскриптума, создается с определенной целью.

Комплексная проверка получателя

Уделение времени выяснению имени, должности и профессионального статуса человека имеет большое значение в деловой переписке. Это свидетельствует об уважении и профессионализме.Позвоните в компанию, чтобы поговорить с секретарем или другим представителем и спросить, кому следует адресовать письмо по данному вопросу. Люди часто рады предоставить вам необходимую информацию, хотя у вас могут возникнуть проблемы с привратниками, которые фильтруют коммерческую корреспонденцию для боссов.

Если вы не можете получить информацию по телефону, зайдите в Интернет и найдите каталог компаний. Используйте свое суждение, чтобы решить, кому должно быть отправлено письмо. Даже если оно попадет не к тому человеку, оно, скорее всего, будет перенаправлено, если оно не начинается с общего приветствия и без имени.

Как адресовать письмо: 9 советов, которые вы должны знать

Вы не делаете это часто.

Посмотрим правде в глаза. Ставить дату вверху, а свою подпись внизу — не проблема, когда пришло время адресовать письмо. Также нельзя складывать страницы в четкие трети, чтобы они поместились в конверте. Официальные письма — это не ваша специальность.

 

Что касается новых рабочих мест, хорошая новость заключается в том, что научиться адресовать письмо намного проще, чем научиться завязывать респектабельный полувиндзор или овладеть таинственным искусством вежливой болтовни в комнате отдыха.

Давайте начнем с краткого изложения того, как правильно адресовать свое причудливое письмо, говоря: «Эй, я делаю это все время».

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, а также других проблем с письмом на всех ваших любимых веб-сайтах.

1 Начните с размещения вашей контактной информации вверху.

Это давнее правило имеет смысл: вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, сразу знал, кто вы, откуда вы и как они могут вам ответить.

Этот последний пункт особенно важно проверить, потому что вы не хотите саботировать любую возможность услышать ответ от кого-то, на что вы потратили время, чтобы написать. Мир полон горестных молодых людей, ищущих работу, которые слишком поздно поняли, что в контактной информации, которую они вставляли, была опечатка при отправке волны заявлений.

2 Далее поставьте дату.

Это легко сделать правильно, и стыдно (или весело) ошибиться. Какой сейчас год? Как долго я спал?

3 После этого укажите адрес получателя.

Думайте об этом как об одном из тех редких случаев, когда вы, по сути, говорите близкому незнакомцу: «Я знаю, где вы», и это рассматривается как вежливость. Цените это.

Если вы пишете в компанию, где вы уже знакомы с кем-то, эта часть просто отложена — просто спросите у них подробности. В противном случае этот шаг заслуживает быстрого поиска в Интернете.

4 Далее следует приветствие. «Уважаемый» — хороший опцион на акции.

Есть много возможностей, когда вы готовы поздороваться: Приветствую, Приветствую, и старый добрый Дорогой — все это приходит на ум.

Возможно, вам захочется выделиться, выбрав экзотический вариант, но это рискованно. Возможно, вы не захотите делать ставку на незнакомца, оценившего Howdy, , не говоря уже о таком . . . отличный выбор как Град. (Не стесняйтесь игнорировать эту последнюю часть, если человек, которого вы пишете, действительно предан своей роли на фестивале эпохи Возрождения.)

Часто лучшим выбором является прямой маршрут: Уважаемый , в конце концов, широко используется не просто так.

И не задумывайтесь, неловко ли так обращаться к человеку, которого вы никогда не встречали.Люди, которые не «дороги» друг другу сами по себе, постоянно болтают друг с другом в переписке, даже в разгар напряженных юридических отношений между президентской кампанией и первоклассной газетой. В таких напряженных обстоятельствах слово Уважаемый не та часть, из-за которой люди переживают.

5 Знайте, с кем вы связываетесь.

Иногда это просто. Опять же, если вы уже знаете кого-то внутри компании, куда вы отправляете сопроводительное письмо, например, они должны быть в состоянии помочь вам безболезненно разобраться в деталях.Иначе…

6 Не буду заморачиваться, но последний пункт может потребовать небольшого исследования.

В зависимости от относительной непрозрачности организации, в которую вы пишете, может быть неясно, к кому именно вы должны обратиться. Например, если вы писатель, подавший заявку даже на издание среднего размера, вы быстро обнаружите, что это место кишит редакторами, но кто из них должен читать ваше письмо?

Одно из решений состоит в том, чтобы просто найти универсальный телефонный номер, чтобы набрать его и спросить, кто является руководителем соответствующего отдела.Другой подход — порыться в LinkedIn и таким образом найти нужного человека. Что бы вы ни делали, избегайте ленивого «Уважаемый господин или госпожа».

7 Мистер, мисс, доктор, сенатор, никто из вышеперечисленных

Самый распространенный подход здесь прост: старомодный мистер или мисс

Обращаясь к женщине, которую вы не знаете, госпожа обычно безопаснее, чем госпожа. Оно предполагает меньше и может показаться более профессиональным, воздерживаясь от вовлечения в дело семейного положения адресата.

Стоит отметить, что когда дело доходит до почтения, существуют разные школы мысли; вы можете предпочесть гендерно-нейтральный путь, просто указав полное имя субъекта.

Кроме того, следите за такими случаями, как доктора и обладатели докторской степени: многие скажут вам, что они много работали, чтобы получить свои полномочия, и ценят, что их признали доктором

.

В конце концов, вы хотите произвести хорошее впечатление.

8 Поставьте двоеточие или запятую.

Это зависит от вас.В то время как запятая в конце вашего приветствия прекрасно справляется со своей задачей, некоторые утверждают, что двоеточие кажется более сложным.

9 Если вы делитесь этим письмом в Интернете, подумайте о том, чтобы сохранить его в формате PDF.

Вряд ли это проблема, если вы планируете распечатать свое письмо на листе бумаги, но в 2017 году многие официальные письма заканчиваются файлами, циркулирующими по эфиру от одного компьютера к другому, и когда они попадают на инопланетный экран с шаткие настройки, их форматирование трагически испорчено.

Далее, представьте, что кто-то печатает ваше письмо, испорченное форматирование и все такое, по пути на встречу, чтобы обсудить его с коллегами. Умерщвление.

Один из способов сохранить адрес вашего письма в пути — сохранить файл в формате PDF, чтобы ваша работа была доставлена ​​в целости и сохранности.

Когда ваше письмо четко адресовано, вы уже на пути к переписке, как профессионал старой школы. У Grammarly есть много других советов о том, как доставить свое модное письмо на посадку.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.