Образец ответа на письмо: Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Содержание

Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта

или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Образец ответа на письмо \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу

Образец ответа на письмо (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Образец ответа на письмо

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец ответа на письмо Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Спор о защите прав потребителей при приобретении товара ненадлежащего качества (на основании судебной практики Московского городского суда)
(«Электронный журнал «Помощник адвоката», 2021)- Товар не относится к технически сложным товарам. В Товаре имеется следующий недостаток/имеются следующие недостатки: дефекты и повреждения, царапины, трещины, вмятины, щели, сколы, следы сборки, перекос конструкции, шероховатость лакокрасочного покрытия изделий/производственные (заводские), конструктивные недостатки (дефекты)/строительные недостатки/Товар имеет неверный цвет, который значительно отличается от цвета выбранного Истцом образца товара/Товар имеет неверный размер/Товар имеет неверный дизайн, который исключает возможность использовать Товар по назначению/Товар имеет резкий стойкий неприятный запах или запах, не характерный для материалов, указанных в справке для производства данного товара/Товар имеет другую страну-изготовителя и другую стоимость, чем та, которую заявлял Ответчик/другое. Об этом свидетельствуют фотографии, сделанные Истцом, подтверждающие наличие в Товаре дефектов и повреждений/отметка (запись) в товарной накладной о наличии в Товаре недостатков/отметка (запись) в товарной накладной о непринятии Истцом Товара в связи с несоответствием его цвета образцу товара, выбранному Истцом/заявление Истца о проверке Товара и его ремонте, в котором указан характер поломки и причины обращения к Ответчику/акт о возврате Товара/акт о претензиях Истца, в котором указано на недостатки Товара/акт с отметкой о независимой экспертизе Товара, составленный Ответчиком в день обращения Истца с претензией/технический (рекламационный) акт/акт рекламации, составленный Ответчиком после сборки Товара и обнаружения в нем недостатков/акт отбраковки Товара/акт осмотра Товара, имеющего недостатки, составленный ___________/письмо Ответчику о несоответствии цвета Товара представленному образцу/___________/ответ на претензию Истца, в котором Ответчик подтвердил наличие в Товаре производственных недостатков/техническое заключение, подтверждающее наличие в Товаре недостатков/техническое заключение гарантийной мастерской о наличии в товаре механических повреждений/заключение сервисного центра о техническом состоянии Товара/заключение сервисного центра по ремонту Товара/заключением эксперта, согласно которому Товар имеет недостатки/заключением органолептической экспертизы Товара, проведенной по заявлению Истца/заключение Центра гигиены и эпидемиологии в г. Москве, согласно которому Товар не соответствует требованиям безопасности/акт комплексного строительно-технического и трасологического исследования, согласно которому проданный Истцу товарный комплект имеет производственные дефекты/другие документы. Этот недостаток был выявлен Истцом «___» ________ ___ г., с соответствующим требованием к Ответчику Истец обратился «___» ________ ___ г., то есть в течение гарантийного срока/срока годности/другого срока.

Нормативные акты: Образец ответа на письмо

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме:

обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

  • Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

  • Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

  • Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

  • Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

  • Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
     

  • Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

  • Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

  • Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

  • Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

  • Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Запрос коммерческого предложения и образец письма

Выбор поставщика начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.

Виды запросов коммерческого предложения

Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.

Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.

Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.

Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.

Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.

Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.

Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ

Государственный запрос КП должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:

  • полное название организации-заказчика;
  • её реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона, другие данные;
  • ФИО ответственного лица, его должность и подпись;
  • подробное описание объекта поставки с указанием ключевых характеристик: наименование, единица измерения, технические и иные характеристики, количество;
  • условия заключения контракта — сроки и цена;
  • желаемые сроки получения ответа на запрос.

Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.

Участвуйте в торгах с помощью «Астрал.Тендер». Пройдите онлайн-обучение и работайте самостоятельно или воспользуйтесь услугой сопровождения на всех этапах торгов.

Образец коммерческого запроса 44фз (государственный)

Образец коммерческого запроса 223фз (частный запрос)

Выводы

  1. Прежде чем размещать заказ на торговой площадке, необходимо узнать средние расценки поставщиков. Для этого служит запрос коммерческого предложения.
  2. Запрос КП в сфере госзакупок строго регламентирован. Нужно соблюдать его форму и порядок подачи.
  3. Частный запрос КП не имеет строго определённой формы, но при составлении можно пользоваться образцом государственного запроса.
  4. Запрос КП по 44-ФЗ необходимо размещать в ЕИС. А для этого нужна электронная подпись.

«Астрал-ЭТ» — электронная подпись для работы на электронных торговых площадках, в ЕИС и на других федеральных порталах. Кроме того, с ней можно сдавать отчётность, зарегистрировать онлайн-кассу и работать с маркировкой.

Ответ на жалобу — образец письма

В любой сфере деятельности даже при отличной организации работы и внимательном отношении к клиентам время от времени возникают противоречия с ними. Как результат, поступают жалобы, в том числе письменные. Игнорировать их или рассматривать ненадлежащим образом никак нельзя, поскольку это может привести к серьезным последствиям, если ваше письмо будет использовано адресатом для защиты своих прав в вышестоящих организациях или в суде. С целью упростить вам задачу подготовки грамотного ответа на жалобу составлен данный материал.

Уважаемый читатель! Статья описывает наиболее частые юридические проблемы и способы их решения. Если Вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь за бесплатной помощью к консультанту:

Москва, Московская область: +7 (495) 980-97-90 доб. 885 СПб, Ленинградская область: +7 (812) 449-45-96 доб. 184 Регионы, Федеральный номер: +8 (800) 700-99-56 доб. 257

КРУГЛОСУТОЧНО, БЕСПЛАТНО, БЫСТРО


В нем содержится разработанная с учетом требований законодательства и сложившейся практики инструкция по рассмотрению заявлений граждан и оформлению мотивированных ответов на них. Мы расскажем о том, как действовать в случае получения жалобы, что и как следует написать ее автору. Кроме того, вы найдете образцы ответов на жалобы, по которым наглядно увидите, как должен оформляться такой документ, и сможете подготовить собственное письмо.

Что делать при получении жалобы?

Прежде всего разберемся в терминах. Жалоба представляет собой один из видов обращений граждан с просьбой защитить либо восстановить их законные интересы и права, которые были нарушены. Это досудебный способ разрешения конфликтной ситуации.

Порядок действий при поступлении какого-либо обращения, в том числе жалобы, зависит от типа этого документа. Она может быть судебной (частной, апелляционной и кассационной), поданной в государственные органы либо субъекту хозяйствования, который предоставил услугу или продал товар.

Дальше речь пойдет о жалобах последнего вида, поскольку судьям и представителям государственных органов наши советы по рассмотрению обращений граждан ни к чему. Если в компанию или частному предпринимателю поступило заявление от гражданина, который выражает недовольство качеством услуг или товара, следует действовать в соответствии с требованиями гражданского законодательства и Закона «О защите прав потребителей».

План действий при поступлении жалобы можно изобразить следующим образом:

  • 1 шаг – изучение сведений, содержащихся в жалобе. При необходимости следует связаться с автором письма и уточнить изложенные в нем обстоятельства и требования. Кроме того, может потребоваться опрос персонала.
  • 2 шаг – исследования и экспертизы. В некоторых случаях требуется профессиональная оценка обоснованности изложенных в жалобе претензий. Так, если клиент жалуется на недостатки купленного товара, эксперт должен оценить, когда он был поврежден.
  • 3 шаг – принятие решения по результатам рассмотрения жалобы. Если претензии потребителя обоснованы, необходимо принять меры по исправлению ситуации. Нарушенные права следует восстановить, то есть заменить некачественный товар, вернуть деньги, предоставить услугу и т.д. При отсутствии объективных причин для удовлетворения претензии необходимо ее грамотно оспорить.
  • 4 шаг – написать ответ на жалобу и отправить его автору полученного письма.

Следует обратить особое внимание на важный аспект рассмотрения обращений потребителей, который нередко упускается из виду. Нельзя игнорировать жалобы, в каком бы виде они не подавались. На любую претензию клиента, в том числе изложенную в книге жалоб и предложений, нужно дать письменный ответ.

Важно: среди авторов жалоб встречаются провокаторы, которые целенаправленно выводят персонал организаций на конфликт, после чего выкладывают на бумаге претензии. Инициаторами таких действий могут быть конкуренты. Кроме того, жалобы нередко поступают от лиц скандального типа, самоутверждающихся за счет унижения окружающих. Поэтому поступающие жалобы должны рассматриваться всесторонне.

Как написать ответ на жалобу?

В законодательстве отсутствует какая-либо обязательная форма ответа на жалобу или четкая инструкция. Однако с учетом требований нормативных актов и сложившейся практики рассмотрения обращений граждан можно вывести некоторые правила написания ответов на них. Предлагаем воспользоваться следующими советами по подготовке таких писем:

  • По стилю изложения ответ на жалобу должен быть максимально толерантным и деловым. Нельзя допускать грубое обращение, нецензурную брань и угрозы, даже если они содержатся в самой жалобе. Не приветствуется также использование эмоционально окрашенных оборотов. Следует обращаться к адресату с уважением, благодарить за своевременный сигнал и при необходимости приносить извинения.
  • Форма уведомления потребителя о принятом решении должна соответствовать форме жалобы. Если она поступила в виде обычного бумажного письма, ответ также следует изложить на бумаге. При получении жалобы по электронной почте можно ответить на нее таким же способом.
  • Ответ должен быть составлен так, чтобы адресат убедился в устранении обстоятельств, которые привели к написанию жалобы. Можно приложить копии подтверждающих документов.
  • Если ответ готовится от имени компании, он должен быть выполнен на ее фирменном бланке.
  • Письмо рекомендуется писать аккуратно, без исправлений, подтирок, зачеркиваний и грамматических ошибок.
  • Если претензии, на ваш взгляд, необоснованны, отказ в их удовлетворении должен быть мотивирован и опираться на нормы законодательства и содержание подтверждающих документов.
  • В письме автору жалобы должны быть даны ответы на все содержащиеся в ней вопросы. Жалоба не может быть рассмотрена частично.

Совет: если не удается подготовить ответ самостоятельно даже при помощи образцов, стоит воспользоваться профессиональной юридической помощью.

  • Рассмотреть заявление с претензиями клиента следует оперативно. По законодательству о защите прав потребителей на подготовку ответа дается 10 дней. При необходимости этот срок может быть продлен до месяца. Но не стоит откладывать подготовку письма надолго. Чем быстрее это будет сделано, тем больше шансов урегулировать конфликт с минимальными негативными последствиями. Если же затягивать с рассмотрением жалобы, ее автор может успеть обратиться в контролирующие органы.
  • Если жалоба подана путем внесения соответствующей записи в книгу жалоб и предложений, следует написать ответ в ней же. Кроме того, можно дополнительно связаться с клиентом по телефону, сообщить о рассмотрении его обращения и принести извинения.
  • При повторном поступлении претензии по одному и тому же факту с аналогичным содержанием на нее необходимо ответить, но сделать это можно кратко. Достаточно написать, что ответ на обращение по поводу определенного события был дан ранее.

Каждый ответ на жалобу должен содержать определенные сведения:

  • Название компании или ФИО частного предпринимателя, рассматривающего обращение, а также контактные данные.
  • Информация о лице, обратившемся с претензией (фамилия, имя, отчество, адрес).
  • Обращение к адресату. Стандартная приветственная фраза – «Уважаемый (имя, отчество)!».
  • Подтверждение рассмотрения жалобы. Оно может иметь вид фразы: «Ваша жалоба от (дата) рассмотрена».
  • Описание обстоятельств дела. Необходимо изложить суть проблемы, с которой обратился клиент. Это требуется по нескольким причинам — так изложение будет логичным, и из текста ответа на жалобу станет понятно, почему приняты именно такие меры.
  • Перечень действий, предпринятых с целью устранения причины жалобы или запланированных.
  • Результат рассмотрения обращения с претензиями. Если они обоснованы, следует предложить потребителю вариант разрешения конфликта. При этом требования могут быть удовлетворены полностью или частично. Не помешает принести извинения и высказать надежды на то, что адресат останется вашим клиентом. Предложите пострадавшему какую-либо компенсацию за причиненный ему ущерб, например скидки, бонусы или дополнительные услуги.
  • В случае, когда не подтверждается факт нарушения, автору жалобы нужно об этом сообщить с указанием мотивов отказа и ссылками на правовые нормы и документы.
  • Если к ответу прилагаются бумаги, в тексте следует упомянуть, какие именно.
  • Информация о лице, подписывающем письмо (должность, фамилии, имя и отчество).
  • Дата написания ответа на жалобу.
  • Подпись руководителя или другого уполномоченного на рассмотрение жалоб лица.
  • Если ответ подготовлен от имени компании, следует поставить на нем оттиск печати.

Важно: не получив удовлетворения своих претензий, автор жалобы может обратиться в учреждения, уполномоченные контролировать деятельность хозяйствующих субъектов (Роспотребнадзор, службы, осуществляющие защиту прав потребителей, и т.д.). Кроме того, может быть подан иск в суд. Не исключено также, что дело получит огласку в прессе, что не улучшит вашу деловую репутацию. Поэтому при подготовке ответов на необоснованные жалобы необходимо уделять особое внимание мотивам отказа в удовлетворении претензий и указывать ссылки на нормативные акты, договоры и другие документы.

Образец ответа на жалобу

Предлагаем воспользоваться одним из собранных нами примеров ответов на жалобы. Они помогут вам упростить задачу подготовки письма и не упустить при его оформлении обязательные реквизиты.

При получении жалобы крайне важно четко придерживаться процедуры ее рассмотрения и грамотно составить ответ. От этого зависит ваша деловая репутация и дальнейшие взаимоотношения с клиентурой. Кроме того, некачественное рассмотрение обращений граждан может привести к проблемам с проверяющими органами и негативным судебным решениям. Поэтому внимательно изучите претензии, примите меры по устранению нарушений, если они подтвердились, после чего составьте грамотный ответ.

Уважаемый читатель! Статья описывает наиболее частые юридические проблемы и способы их решения. Если Вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь за бесплатной помощью к консультанту:

Москва, Московская область: +7 (495) 980-97-90 доб. 885 СПб, Ленинградская область: +7 (812) 449-45-96 доб. 184 Регионы, Федеральный номер: +8 (800) 700-99-56 доб. 257

КРУГЛОСУТОЧНО, БЕСПЛАТНО, БЫСТРО


Сохраните статью в 2 клика:


Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Положительное решение необходимо детализировать, а отрицательное — обосновать. Если в запросе отсутствует мотивация (на основании чего он подается), то организация вправе письменно отказать в пояснениях. Но учтите, что отказ следует составить вежливо и максимально конкретно, сославшись на причину отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

  1. Внести сведения об отправителе.
  2. Вписать наименование или ФИО получателя.
  3. Поставить номер и дату исходящего письма.
  4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
  5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:


Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел./факс 8 (123) 456-78-90

Исх. № 205 от 01.09.2021

Прокурору

Головинской межрайонной

прокуратуры г. Москвы

Петрову П.П.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

  1. Устав.
  2. Приказ о назначении директора.
  3. Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

У налоговиков действует утвержденная форма отрицательного ответа — уведомление о невозможности предоставления в установленные сроки документов (информации). Она утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/[email protected] от 24.04.2019. Если организация-налогоплательщик не успевает или по каким-либо причинам не в состоянии представить в ИФНС документы по требованию, то бухгалтер или иной ответственный работник отправляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение дня, который следует за днем получения требования от инспектора.

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке

Заказываешь товары в зарубежных интернет-магазинах или учишь английский для работы? Тогда тебе надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке. Образцы и примеры прилагаются. Представим полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы ты смог по ним составить собственное письмо. А ещё мы рассказали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке».

Письмо-запрос информации требуется, если тебе необходимо получить подробную информацию по интересующему тебя вопросу.

В начале письма необходимо указать твой адрес или адрес и название компании, которую ты представляешь, а ниже — название и адрес компании, в которую ты обращаешься. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому ты хотел бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и ёмким, чтобы адресат, прочитав твоё письмо, чётко понял, что именно тебе нужно.

Будь особенно внимателен при написании своей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно до тебя дошёл.

Написать письмо-запрос тебе помогут следующие фразы:

Пример письма-запроса информации: Пример письма-запроса информации

Такой вид письма — ответ на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации: Пример письма-ответа на запрос информации

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и её причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• Введение, в котором указываются проблема и причины её возникновения;

• Основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;

• Заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут тебе грамотно составить письмо с твоими предложениями решения проблем:

Пример письма с предложениями решения проблемы: Пример письма с предложениями решения проблемы

Пишешь официальное письмо на английском и остались вопросы? Загляни на страницы наших пособий: «Пиши — поступай» и «The Dream Job — как заполучить работу мечты».

7 образцов ответного письма | Формат, примеры и как написать ответное письмо?

Образцы ответных писем: Предположим, кто-то прислал вам письмо, которое может быть либо в форме запроса, либо информировать вас о некоторых фактах; они всегда будут ожидать ответного ответа. Есть много случаев, когда кто-то ожидает, что вы ответите, но каждый формат ответа может отличаться. Эти ответные письма могут быть официальными или неофициальными. Однако поиск каждого из них может быть трудным.Не беспокойтесь, здесь у нас есть определенные примеры, чтобы вы могли написать идеальное ответное письмо и ответить на вопросы других, которые были подняты ранее.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Как написать образцы ответного письма?

Прежде чем вы начнете писать письмо, вы должны помнить о некоторых моментах, как указано ниже:

  • Подумайте о ситуации, на которую вы отвечаете. Напишите ответ соответственно с идеальным анализом письма.
  • Если письмо формальное, убедитесь, что вы написали его в идеальном формате. Держите свой тон позитивным и профессиональным. Чтобы кого-то привлечь, потребуется хороший подбор слов.
  • Если это письмо, чтобы прояснить какое-то недоразумение, всегда держите тон в позитивном ключе. Это необходимо для того, чтобы не вызывать дальнейших споров.
  • Не всегда пытайтесь добавить свою точку зрения. Сначала прочтите, что говорят другие, и попытайтесь проанализировать, думают ли они лучше вас.
  • Не теряйте лишнего времени, отвечая кому-то.Отправитель обычно ждет от вас быстрых ответов.
  • Ваше письмо должно быть точным и прямым, чтобы получатель быстро его понял.
  • Предположим, кто-то просит вашей помощи, но вы не можете этого сделать. Вы должны проявить сожаление и упомянуть, что не можете им помочь.
  • Если некоторые ответные письма требуют отрицательного ответа, убедитесь, что это не должно обидеть получателя.

Для справки, ниже приведены примеры писем-ответов для справок в будущем.

Бесплатные образцы писем-ответов

Дата

Адрес получателя

Имя уважаемого получателя,

Мы действительно очень благодарны вам и сотрудникам, которые так усердно работали для нашей помощи. Вы выполнили свою работу в установленные сроки.

Пишу это письмо в ответ на ваше письмо, полученное 22 марта 2021 года. Я прочитал, что вы ожидаете повышения зарплаты в этом году. Я знаю, что вы завершили посвященное нам время и показали свои лучшие результаты.

С радостью сообщаю вам, что вы ощутите значительное повышение зарплаты, увидев свои лучшие результаты в прошлом году. Наряду с этим, наш офис планировал предоставить вам несколько подарков в качестве поощрения, чтобы помочь вам усердно работать в ближайшем будущем. Мы обязуемся увеличить доход на 10% в этом году.

Мы рады, что вы являетесь частью нашей компании. С нетерпением жду вашего хорошего выступления.

Спасибо

С уважением,

Имя отправителя

Ответное письмо другу

Дата

Дорогой друг,

Прежде всего, хочу поблагодарить вас за приглашение на вечеринку успеха, которая состоится 31 марта 2021 года.

Пишу это письмо в ответ на ваше приглашение. Мне действительно очень жаль, что я не смогу быть частью вашего успеха в конце года. Конец года связан с множеством обязанностей по подаче деклараций о доходах и ложится на нас огромной нагрузкой.

Тем не менее, я буду молиться Богу, чтобы он принес вам все самое лучшее и принес вам успех и хорошее продвижение по службе в будущем. Надеюсь, вы поймете мою проблему, но уверяю вас, что встречусь с вами до конца апреля.

С уважением,

Имя отправителя

Ответное письмо на зарегистрированную жалобу

Адрес клиента

Дата

Уважаемый покупатель,

Приносим извинения за неудобства, связанные с отправкой вам не того продукта. Мы получили вашу жалобу 22 марта 2021 года. Нам очень жаль, что наш продукт не был доставлен в надлежащем состоянии, как ожидалось.

В (название компании) мы гарантируем доставку продукции нужного качества по разумным ценам.Мы заверяем наших клиентов, что они остались довольны, и оставляем хорошие отзывы о нашей продукции. Однако ваш случай был другим, и мы приносим искренние извинения за такие результаты. Мы гарантируем, что предоставляем продукцию самого высокого качества, и надеемся получить от вас самые лучшие отзывы.

Кроме того, мы сожалеем, что не можем решить эту проблему вовремя, поскольку на данный момент мы заняты финансовыми обязательствами в конце года. Тем не менее, мы заверяем вас, что к апрелю ваша проблема будет решена и вы эффективно расследуете, что случилось с продуктом.

Примите наши извинения за задержку предоставления услуги и отложенное решение вашей проблемы.

С уважением,

Подпись отправителя

Полное имя

Должность и название компании

Адрес компании

Шаблон ответного письма

Название компании

Дата

Адрес получателя

Почтовый индекс

Имя уважаемого получателя

В первом абзаце упомяните спасибо или извините, если необходимо.Это ситуативный пункт, который следует добавить к вашему письму.

В следующем абзаце укажите причину написания этого ответного письма. Также запишите дату, когда вы впервые получили от них письмо.

Во втором абзаце упоминается, какое решение вы получите для них, если это жалоба, и насколько оно хорошее. Если вам жаль, что вы помогаете им в какой-либо ситуации, упомяните, что вы не можете им помочь. Ваша идея должна быть краткой и точной для получателя.

В заключительном предложении будет просьба объяснить, почему вы не можете им помочь в случае необходимости.

Напишите «Спасибо» в конце.

С уважением,

Ваше имя

Ответное письмо на заказ

Тема: Заказ подтвержден или подтвержден

Уважаемый господин / госпожа (Имя)

Рады сообщить, что ваш заказ у нас, сделанный 25 марта 2021 года на женские кошельки, подтвержден. Идентификатор вашего заказа 3096145520.

Ваш заказ все еще обрабатывается и будет отправлен после упаковки в течение 24 часов. Вы можете отслеживать свой заказ по идентификатору заказа, посетив наш веб-сайт.

Кроме того, вы получите второе письмо в ответ после отправки и в пути. Мы упорно работаем как одна команда, чтобы предоставить вам качественную продукцию и доставить ее в установленные сроки в течение этого периода пандемии. Наши представители предоставят вам наилучшие результаты.

Пожалуйста, не удаляйте это письмо, так как оно поможет в дальнейшем общении.

Спасибо

С уважением,

Название команды и компании

Образец формата письма-ответа

Ваш адрес,

Название компании

Почтовый индекс

Телефон

Имя клиента

Улица адрес

Почтовый индекс

Дата:

Имя уважаемого получателя,

Мы получили ваш запрос на деактивацию вашей дебетовой карты.Вскоре мы обработаем ваш запрос и деактивируем карту, номер которой оканчивается на xxxxxxx886.

Кроме того, мы направили ваш запрос в службу безопасности, и они в ближайшее время выполнят вашу работу. Оставайтесь на связи с нами для получения дополнительной помощи.

С уважением,

Имя отправителя

Название

Название банка

Как отвечать на благодарственные письма (с шаблоном, примерами и советами)

Электронная почта позволяет легко отправлять быстрые сообщения и заметки людям в профессиональных условиях.Все чаще деловые партнеры могут отправлять друг другу письма с благодарностью, а не открытки с благодарностью. Ответ на благодарственные письма — это уместный и вежливый жест, который может помочь установить или продвинуть позитивные отношения.

В этой статье мы объясняем, когда отвечать на благодарственные письма, описываем, как отвечать, и приводим пример ответа.

Связано: 15 бизнес-шаблонов последующих электронных писем

Когда отвечать на благодарственные письма

Сотрудники получают много писем в день от коллег, клиентов и внешних заинтересованных сторон.Некоторые электронные письма требуют ответа, а другие — нет. Ответ на письмо с благодарностью часто бывает хорошей идеей. Подтверждение наличия электронного письма помогает поддерживать крепкие отношения, будь то между вами и коллегой или между вами и клиентом. Есть несколько писем с благодарностью, которые вы можете игнорировать, например письма от продавцов, товары которых вы не заинтересованы в покупке.

Если вы не уверены, заслуживает ли благодарственное электронное письмо ответа, подумайте, хотите ли вы поддерживать отношения с отправителем, и если благодарственное электронное письмо включает дополнительные вопросы.Если одно из этих утверждений верно, быстро ответьте отправителю.

Связано: 20 передовых методов этикета электронной почты на рабочем месте

Как отвечать на благодарственные письма

Используйте эти шаги, чтобы составить соответствующий и эффективный ответ на благодарственное письмо:

  1. Благодарю Отправитель.
  2. Объясните выгоду.
  3. Будьте краткими.
  4. Поддерживайте позитивный тон.
  5. Подпишите свой ответ.
  6. Отвечайте быстро.

1. Подтвердите отправителя

Откройте свое электронное письмо с подтверждением отправителю. Выразите свою благодарность за их электронную почту.

Пример: «Добро пожаловать, Пэт!»

2. Объясните выгоду

Опишите выгоду для вас проекта, услуги или работы, за которые вас благодарит.

Пример: «Мне понравилась возможность встретиться с клиентом и развить свои навыки продаж.»

3. Будьте краткими

Электронное письмо должно быть кратким. Поскольку ответ на благодарственное письмо является продолжением сообщения, он не требует пространных объяснений.

Пример: » Я с нетерпением жду к большему количеству встреч с клиентами в будущем ».

4. Поддерживайте позитивный тон

Тон вашего электронного письма должен быть светлым и позитивным. Сосредоточьтесь на благодарности, которую вы чувствуете, и на пользе, которую вы получили от первоначального взаимодействия.

Пример: «Это вообще не было проблемой!»

5. Подпишите свой ответ

Если вы отвечаете коллеге или другому внутреннему члену вашей организации, поставьте неофициальную подпись своим именем. Если ответ предназначен для клиента или другого внешнего заинтересованного лица, включите официальную подпись компании с названием должности и прямой контактной информацией.

Пример: С уважением, Алекси Джонсбург, менеджер по продажам, 870-586-3142 доб.509

6. Ответьте быстро

Напишите и отправьте свой ответ на благодарственное письмо в течение 24 часов с момента его получения. Поскольку эти ответы короткие и не требуют исследования, на составление соответствующего ответа у вас не уйдет много времени.

Связано: 12 эффективных способов начать электронное письмо

Шаблон для ответов на благодарственные письма

Рассмотрите возможность использования этого шаблона для структурирования краткого и эффективного ответа на благодарственное письмо:

Уважаемый [имя отправителя ],

Было очень приятно! Мне понравился [проект или задача], и он [принесет пользу вам].Я с нетерпением жду [соответствующего опыта].

С уважением,

[ваше имя]
[должность]
[контактная информация]

Примеры благодарственных электронных писем

Вот несколько примеров благодарственных писем, которые помогут вам начать работу самостоятельно :

1. Спасибо, письмо, ответ коллеге

Уважаемый Райан,

Мне было приятно! Мне понравилось работать с вами и остальной командой над весенней маркетинговой кампанией, и это действительно помогло мне глубже понять лучшие практики SEO.С нетерпением жду начала летней кампании!

С уважением,

Мэгги

2. Спасибо, ответ по электронной почте клиенту

Уважаемая г-жа Арнольд,

Добро пожаловать! Мне понравилось найти идеальный спальный гарнитур для вас и мистера Арнольда, и было приятно встретиться и поработать с вами обоими. Я с нетерпением жду возможности помочь вам найти более совершенные предметы мебели в будущем.

С уважением,

Бри Андерс
Начальник этажа
907-445-6536 доб.133

3. Спасибо, ответ по электронной почте руководителю

Дорогая Хизер,

Мне было приятно! Мне понравилось изучать передовой опыт и создавать отчет. Это действительно помогло мне глубже понять ценность эффективных процедур, особенно для нашей команды. Рад помочь с любыми другими проектами в будущем!

С уважением,

Кэрол

Советы по написанию эффективных электронных писем

Используйте эти советы при написании ответов на благодарственные электронные письма или любые другие виды профессиональной электронной почты:

  • Используйте строку темы: Если вы создаете исходное электронное письмо, а не ответ, убедитесь, что ваша тема письма дает получателю четкое представление о том, что повлечет за собой электронное сообщение.
  • Оставайтесь сосредоточенными: Держите электронную почту с одной или двумя связанными идеями. Четко опишите ситуацию и что вам нужно от ресивера.
  • Представьте себя: Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, представьте себя и свою роль в компании в начале письма. Таким образом, получатель знает, кто отправил им сообщение, без необходимости прокручивать страницу до вашей подписи.
  • Вычитайте написанное: После составления электронного письма проверьте его точность и ясность.Исправьте любые орфографические ошибки или неудобные фразы перед отправкой электронного письма.
  • Подходите: Держите язык профессиональным и подходящим. Используйте полные слова, а не сокращения или смайлы.
  • Отвечайте быстро: Отвечайте в течение 24 часов с момента получения электронного письма. Если вам нужно больше времени для сбора информации, отправьте ответ, отметив, что вы работаете над запросом отправителя, и укажите временные рамки для полного ответа.
  • Используйте функцию reply-all экономно: Убедитесь, что людям, указанным в ответном сообщении, нужна информация.
  • Рассмотрите возможность телефонного звонка: Если вы пишете длинное электронное письмо или просите сложный запрос, подумайте о том, чтобы позвонить этому человеку, а не писать по электронной почте. Может быть проще объясниться по телефону, чем в письменной форме.
  • Включите подпись: Даже если вы просто общаетесь по электронной почте с коллегами, включите краткую подпись со своим именем.
  • Рассмотрите возможность создания шаблонов: Если вы обнаружите, что постоянно составляете похожие электронные письма или ответы, подумайте о написании нескольких шаблонов, чтобы сделать процесс электронной почты более эффективным.

Образец ответного письма — Загрузите БЕСПЛАТНО шаблоны, формы, меню, сертификаты и многое другое для деловых писем.

Образец ответного письма — Как написать ответное письмо.

Ответное письмо, как следует из его названия, является ответом на предыдущее письмо, которое было отправлено вам. Они используются для ответа на различные типы писем или ситуаций. Ответное письмо может быть использовано для ответа на предложение о работе или может быть ответом на жалобу клиента.По этой причине очень важно знать, как написать эффективное ответное письмо. Кроме того, ответное письмо можно использовать как в личных, так и в деловых целях. Хотя могут быть разные цели написания ответного письма, формат его содержания обычно тот же.

Умение писать эффективные письма, отчеты, заметки, помимо прочего, является бесценным навыком как для вашего бизнеса, так и для личной жизни. Эффективные буквы не дадут ничего, кроме хороших результатов.Следовательно, уровень вашего письма — один из способов, которыми большинство людей оценивает вас, поэтому очень важно писать хорошо. Вот несколько простых советов по написанию ответного письма для начала:

• При написании ответного письма всегда лучше повторять самую основную информацию из письма, на которое вы отвечаете. Это необходимо для того, чтобы вы оба были на одной странице.

• В зависимости от того, на что вы отвечаете, выберите подходящий тон вашего письма. Например, если это ответ на письмо с жалобой, говорите вежливо.

• Делайте письмо кратким и прямым, обсуждайте только текущую проблему и не добавляйте ненужных комментариев или мнений.

• Всегда выражайте благодарность получателю за то, что он нашел время написать вам письмо.

Еще один способ написать эффективное письмо — использовать в качестве ориентира превосходный формат письма или шаблон письма. Загрузите бесплатный образец ответного письма и настройте его в соответствии со своими потребностями. Это отличный способ начать двигаться в правильном направлении.

Как написать ответное письмо для журнала победителей (бесплатные шаблоны)

Структура, тон и стиль ответного письма вашего журнала (также известного как письмо с опровержением) могут повлиять на то, будет ли ваше исследование принято к публикации. И все же, что удивительно, некоторые исследователи снижают их шансы на этом этапе, когда они всего в шаге от успеха.

Они занимают оборонительную позицию или пренебрегают, плохо говорят по-английски или не объясняют своих аргументов. Это может стоить дорого. И они так близко!

Вы можете скрепить сделку превосходными исправлениями и сильным ответным письмом, в котором разъясняются ваши изменения и дается ваше опровержение.

Что делает ответное письмо в журнале хорошим? Манеры, дипломатия, логика, объяснения и хороший английский. Все это в пределах вашей досягаемости.

Давайте посмотрим на важнейшие этапы ответа на экспертную оценку и публикации. По дороге мы будем включать в себя советы от наших опубликованных экспертов.

Переход к этапу ответного письма

После того, как вы отправите рукопись в журнал, вы обычно получите ответ о принятии, отклонении, незначительных или значительных исправлениях.Первые два очевидны; для вторых двух потребуется ответное письмо и отдельные ответы по пунктам на вопросы, поднятые рецензентами.

Имейте в виду, что вы уже хорошо поработали, чтобы дойти до этого места! Science отклоняет около 80% при первой подаче и в конечном итоге публикует только около 7%. Биоматериалы ? 14,7% принятие.

Даже широко распространенные журналы с открытым доступом весьма избирательны: PLOS ONE занимает около 45% заявок, а BMJ Open — около 40%.

Ответы из журналов и ответы на них

Как правило, журналы дают вам около 1 месяца на «мелкие» проблемы, такие как изменение способа представления ваших данных или получение профессионального редактирования на английском языке. Они дадут около 3 месяцев на «серьезные» изменения, такие как повторный анализ или новые исследования.

По мере того, как вы работаете над своими исправлениями, лучше всего одновременно работать над своим поэтапным ответом, как над журналом ваших исправлений. Тогда это будет почти готово к тому времени, когда вы закончите редактировать.Вам просто нужно освежить его и добавить вступление.

Что касается форматирования ваших исправлений, ознакомьтесь с правилами журнала или свяжитесь с ним напрямую, чтобы подтвердить, что они предпочитают. Скорее всего, они закончатся с:

  • поправки, выделенные вручную
  • удаления, отмеченные зачеркиванием
  • изменения, сделанные с использованием определенного цвета (обычно красного)
  • Функция отслеживания изменений в Word
  • … или, если это в LaTeX, вам может потребоваться использовать пакет изменений

Исправление рукописи

Когда вы решите повторно подать заявку в тот же журнал, сделайте все, что рекомендуют рецензенты, если вы согласны.

Это может включать:

  • выполнение и документирование дополнительных запрошенных экспериментов или анализов
  • добавление ключевых ссылок / цитат
  • добавление или удаление таблиц и рисунков
  • улучшение вашего научного английского

Вы также можете не соглашаться со всеми запросами и предложениями рецензентов . Они люди и очень заняты. Они могут ошибаться или немного ошибаться.

В этом случае вы должны подумать, можете ли вы оправдать свой выбор и отклонить предложения.

Вам потребуется аргументированный аргумент. Например, если предложенные эксперименты выходят за рамки вашего исследования, убедительно объясните, почему они не подходят.

Рецензенты не идеальны, но они стоят между вами и публикацией. И к ним нужно относиться спокойно и уважительно.

Вашу рукопись необходимо будет отредактировать, чтобы включить в нее любые внесенные вами изменения, например новые данные. Это может быть относительно безболезненная переработка текста или вам может потребоваться проконсультироваться со статистиком и подготовить новые рисунки и таблицы.И все это приводит к ответному письму.

Структура и стиль журнала опровержения

Ответное письмо в журнал похоже на короткую версию сопроводительного письма, которое вы изначально отправили при отправке своей работы. На этот раз вам не нужно снова полностью «продавать» все свое исследование, но продажа еще не завершена. Вам нужно заинтересовать потенциального «покупателя» (журнал). Вам нужно закрыть сделку.

Автор-корреспондент должен написать ответное письмо от имени авторов.


Ответное письмо журнала — это еще одна возможность для вас подчеркнуть важность и влияние вашей работы на журнал, продемонстрировать свои знания и авторитет в исследовании и полностью решить проблемы, выявленные рецензентами.

— Джеральдин Эчу, доктор философии, CMPP
Edanz Ответственный редактор

Оставайтесь профессиональными, уверенными и уважительными. И используйте безошибочный английский. Общий тон должен быть вежливым, деловым и ясным.

Что касается формата, вы, скорее всего, отправите его как документ, поэтому структурируйте его так же, как деловое письмо. Не срезайте углы и не относитесь к этому как к обычному письму.

Вежливый, общий заголовок и приветствие

Укажите дату, название журнала и либо имя главного редактора, либо редактора, который ведет корреспонденцию. Назовите их «доктор». или «Профессор» в зависимости от ситуации.

Если вы не уверены, проверьте информацию в редакционной коллегии журнала.Если название по-прежнему не дает результатов, погуглите их, проверьте их последние исследования и / или поищите их в ResearchGate или LinkedIn. По умолчанию используйте Профессор + их фамилию. Не используйте «мистер». или «г-жа» (а никогда не использует «миссис» в ), если они сами не использовали это слово в своем письме к вам.

Затем отправьте первую часть своего ответного письма этому редактору журнала.

Укажите ссылочный номер и заголовок рукописи, чтобы редактор мог сослаться на предыдущую переписку о вашей работе.

Как это:

Уважаемый профессор Смит,

Re: ссылка на рукопись BH0914325J Прилагаем исправленную версию нашей рукописи…

Экспресс спасибо

Неважно, насколько вы согласны с рецензентами или считаете, что они не соответствуют цели, формально поблагодарите их и редактора.

Например: Мы хотим поблагодарить вас и рецензентов за ваши содержательные комментарии.Это очень помогло нам улучшить качество нашей рукописи.

Сделайте обзор / краткую информацию

Опишите основные изменения, которые вы внесли в свое исследование, и объясните, как вы указали эти изменения в рукописи.

Например: « В соответствии с комментариями рецензента 1 мы удалили таблицу и подготовили новую сводную цифру (рис. 6). Наши исправления в тексте записываются с помощью «Отслеживать изменения» в MS Word.Наши пошаговые ответы на комментарии рецензентов показаны ниже.


« Редакторы — занятые люди и могут только просматривать ответные письма. Но они хотят создать впечатление, что авторы всесторонне относятся к процессу и серьезно относятся к этому процессу. Краткое предложение для руководителей экономит время и нервы.

— Гарет Дайк, доктор философии
Эданц Менеджер по обучению авторов

Завершить вступительное письмо положительной нотой

Заполните эту часть ответного письма, подписавшись, как вы это делали в сопроводительном письме.Например:

Мы надеемся, что этих исправлений достаточно, чтобы сделать нашу рукопись пригодной для публикации в British Journal of Hematology, и надеемся получить известие от вас при первой же возможности.

Затем укажите полные контактные данные соответствующего автора и перечислите свои ответы по пунктам ниже.

Вот пример полного письма.

Вы также можете загрузить шаблон сопроводительного письма и шаблон ответного письма из нашей библиотеки учебных ресурсов.Они бесплатные.

А если вы хотите копнуть глубже, мы предлагаем простые, разработанные экспертами курсы, которые проведут вас через весь процесс публикации исследования, в Edanz My Learning Lab.

Дайте ответы по пунктам

Вы должны поставить номер возле каждого комментария рецензента (если они еще не пронумерованы) и идти по порядку, начиная с Рецензента 1.

Общие правила тона и стиля

  • Всегда будьте вежливы. Это означает использование формальных предложений, выражение благодарности и избегание пассивно-агрессивных или откровенно грубых замечаний.
  • Будьте благодарны. Рецензирование — это бесплатная услуга, важная и ценная часть процесса публикации научных публикаций.
  • Игнорировать грамматические или орфографические ошибки рецензента, если таковые имеются. Не исправляйте их. Многие рецензенты не являются носителями языка или используют краткие, даже грубые комментарии. Это вне вашего контроля; это не личное.
  • Убедитесь, что ВАША орфография и грамматика безупречны. Получите профессиональное редактирование, если есть вероятность, что ваш английский не идеален.
  • Ошибка на стороне чрезмерного объяснения vs.быть коротким или пренебрежительным.

Это также положительный жест — выразить общую благодарность перед каждым комментарием экспертной оценки.

И вид от первого лица, и от третьего лица — в порядке

Нет конкретного правила, использовать ли в ответах голос от первого или третьего лица. Вы можете чувствовать себя уверенно, используя любой из них. Просто будьте последовательны.

Кроме того, если вы не знаете, кем является рецензент, обращайтесь к нему в нейтральном в гендерном отношении выражении «они» / «их».НЕ используйте по умолчанию «он».

От первого лица: « Большое спасибо за подробные и полезные комментарии. Мы обратились к каждому из них следующим образом.

Третье лицо: « Мы благодарим Рецензента 1 за подробные и полезные комментарии. Мы обратились к каждому из них следующим образом.

Если вы согласны с предложением и внесены соответствующие изменения

Если вы согласны с предложением рецензента, скажите, что вы согласны, и объясните, как вы изменили свою рукопись после этого предложения.

Пример партнер рецензент предложение :

1. Стандартное отклонение большое в Данные на рис. 3 . ANOVA следует использовать после подтверждения нормального распределения.

Ответ: Мы благодарим рецензента 1 за это ценное предложение и соглашаемся. Соответственно, мы изменили наш статистический анализ. Мы выполнили дисперсионный анализ после первого логарифмического преобразования всех переменных.Мы описали это изменение в разделе «Статистический анализ» в разделе «Методы» (стр. 4, строки 15–20). Мы также изменили наши результаты (стр. 7, строки 2–6) и разделы «Обсуждение» (стр. 9, строки 11–13) в соответствии с этим изменением и изменили рисунок 3 на основе пересмотренных данных.

Обратите внимание на использование жирным шрифтом и курсивом , чтобы отличить ответ авторов от комментария рецензента. В переработанной рукописи есть четкое объяснение того, что было сделано.

Номера страниц и строк также использовались, чтобы указать, где были внесены изменения.Эти числа полезны для рецензентов, но лучше всего добавлять их, когда вы полностью закончите работу со своими исправлениями, но они будут меняться по мере изменения вашей рукописи. Перед повторной отправкой перепроверьте все номера страниц и строк, чтобы убедиться, что они верны.

Вот еще один пример предложения коллег:

2. Субъективное благополучие требует дополнительных сведений в освещенном обзоре. Включите упоминание о том, как это пересекается с исследованиями счастья, психологией здоровья, психологией ввода-вывода и общим качеством жизни.

Ответ: Мы, , благодарим Рецензента 1 за это предложение. Мы сожалеем, что наш обзор литературы был несколько неадекватным. Соответственно, мы добавили соответствующие исследования во Вступление (стр. 3, строки 5–6 и 19–21). Мы надеемся, что теперь есть более точный портрет значения субъективного благополучия).

Это был более короткий комментарий. Как согласились авторы, ответ выражает достаточную благодарность и дает достаточно подробностей.Добавленный текст говорит сам за себя.


« Четко и кратко опишите изменения, которые вы внесли в ответ на комментарии экспертной оценки, особенно если есть те, с которыми вы не согласны.

— Гарет Дайк, доктор философии
Эданц Менеджер по обучению авторов

Если вы не согласны с предложением рецензента

У вас есть право не согласиться.

Но если запрос рецензента не был полностью ложным или дезинформированным, попробуйте включить его хотя бы частично.Например, если они предлагают добавить ссылку на три исследования, но вы считаете, что эти исследования в основном неактуальны, постарайтесь включить хотя бы одно. Это также показывает, что вы открыты для критики, что очень важно в научных исследованиях.

Если вы полностью не согласны с предложением рецензента, вам нужно привести убедительный контраргумент. Это называется опровержением. Здесь вы дипломатично и рационально объясняете, почему вы не согласны.

Постарайтесь понять точку зрения рецензента.Возможно, они не знакомы с вашей методикой. Или, может быть, их сила в немного другой нише.

По возможности используйте цитаты, чтобы подкрепить свои аргументы, и представить убедительные доводы.

Вот те же предложения от рецензентов выше, но на этот раз автор с ними не согласен :

1. Стандартное отклонение большое в Данные на рис. 3 . ANOVA следует использовать после подтверждения нормального распределения.

Ответ: Спасибо за ваше предложение. Хотя мы признаем, что использование ANOVA позволит нам лучше сравнивать наши результаты с результатами других исследований, наши данные не следовали нормальному распределению; таким образом, мы не смогли провести этот анализ. Поэтому мы повторно проанализировали наши данные на основе модели Леверхауса (Leverhaus et al., 1978) и изменили раздел «Методы» для описания этого анализа (стр. 4, строка 8). Мы также изменили рисунок 3 и добавили в раздел «Обсуждение» два предложения, чтобы объяснить эту модель (стр.10, строки 1–3).

Это позволяет достичь всех целей: выразить благодарность, быть вежливым и дипломатичным, продемонстрировать несогласие, пойти на компромисс путем внесения соответствующих изменений и дать подробные объяснения.

2. Субъективное благополучие требует большего внимания в освещенном обзоре. Включите упоминание о том, как это пересекается с исследованиями счастья, психологией здоровья, психологией ввода-вывода и общим качеством жизни.

Ответ: Спасибо за это предложение.Мы признаем важность субъективного благополучия, и мы чувствовали, что наш обзор литературы поместил его в адекватный контекст, упомянув его растущую связь с рядом областей, начиная с основополагающей работы Динера (1984). Следует отметить, что субъективное благополучие не является центральной темой нашего исследования. Кроме того, ограничения журнала по количеству слов позволяют нам добавлять в рукопись лишь небольшое количество слов. По этим причинам мы сочли невозможным полностью учесть это предложение. Соответственно, однако, мы видим важность связи с исследованиями счастья и добавили ссылку на это (стр.3, строки 5–6). Мы надеемся, что это удовлетворило ваш запрос. Опять же, мы искренне ценим ваше руководство.

У авторов была веская причина (объем исследования и ограничение количества слов в журнале) не расширять обзор литературы. Они объяснили это дипломатично и пошли на компромисс, добавив ссылку. Они также ошиблись в чрезмерных объяснениях. В ответном письме в этом нет ничего плохого.


«Благодаря эффективному общению с рецензентами ответное письмо — это механизм, с помощью которого вы можете улучшить свою рукопись и свои исследовательские способности.”

— Джеральдин Эчу, доктор философии, CMPP
Edanz, управляющий редактор

Последнее слово об ответных письмах журнала

Хотя ответное письмо в журнал и ваши подробные ответы рецензентам занимают немного времени, они являются частью процесса. Они также потенциально являются последним шагом перед публикацией. Следите за этой последней славной целью. Вы хотите быть опубликованными, поддерживать или увеличивать количество публикаций и получать цитирование.

Чрезмерная защита или отказ пойти на какие-либо уступки рецензентам может привести к вашему отказу.Затем вы переходите к другому журналу и должны выполнить все те же действия. Вы действительно этого хотите?

Для получения более подробной информации о том, как эффективно подать рукопись и как справиться с рецензированием, мы предлагаем Публикацию журнала и Рецензирование среди множества курсов в Edanz Learning Lab. Попробуйте бесплатный урок прямо сейчас. Конечно, мы также будем рады отредактировать вашу повторную отправку и отредактировать или даже написать письмо с подробным ответом.

Образец делового письма с извинениями клиенту за просроченный ответ

Задержка с ответом вашему клиенту не идет вам на пользу с профессиональной точки зрения.Это плохая деловая этика. Всегда старайтесь отвечать на электронные письма и письма ваших клиентов в разумные сроки.

Если вы по ошибке задержали ответ клиенту, вам следует искренне извиниться перед клиентом письмом, по электронной почте или по телефону.

Вот примеры способов извиниться перед клиентом за поздний ответ.

ШАБЛОН № 1

Ссылка: _________

Дата: ________

Кому

(Имя клиента)

(Обозначение, если есть)

(Название организации, если есть)

(Адрес)

Тел: _________

Суб.: Извинения

Уважаемый господин / госпожа. _________,

Это ссылка на ваше письмо от _________, которое мы получили (Дата). Приносим искренние извинения за задержку с ответом на Ваше письмо. Ваше письмо по ошибке помещено не в тот файл. Мы просто это заметили.

Сообщаем вам, что на основании имеющейся информации — заказанный вами товар был отправлен на ваш адрес доставки (Дата). Ожидается, что он будет доставлен вам до (Дата).

Мы понимаем требования к товарам с вашей стороны; и мы делаем все возможное, чтобы ускорить доставку как можно скорее.

Пожалуйста, подождите еще немного. Благодарим вас за терпение и сотрудничество в этом вопросе.

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, обращайтесь к нам в любое время.

Еще раз приносим извинения за поздний ответ.

Спасибо за понимание!

С уважением,

Для (Название организации),

(Подпись)

(Имя сотрудника)

(Обозначение)

ШАБЛОН № 2

Уважаемый _________,

прошу прощения за то, что обратился к вам так поздно по электронной почте от _________.

В тот же день я видел вашу почту и собирался вам ответить. Почему-то в процессе работы я не успел ответить. Надеюсь, это не доставило вам слишком много неудобств.

Да, у нас есть продукты, по вашему запросу. По желанию, к настоящему письму прилагается ценовое предложение на продукты вместе с условиями их доставки, оплаты и т. Д. Пожалуйста, пройдите то же самое и дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. Как правило, после получения заказа он обрабатывается в течение 24-48 часов, и товары отправляются соответствующим образом.

Еще раз искренне извиняюсь за задержку. Обещаю, в следующий раз буду быстрее.

С уважением,

(Ваше имя)

ШАБЛОН № 3

Уважаемый _________,

Примите мои искренние извинения за задержку ответа на ваше электронное письмо (Дата).

Как вы знаете, наш офис переехал на новое место. Это привело к задержкам в некоторых наших мероприятиях, поскольку нам нужно время, чтобы обосноваться в этом новом офисе.Отсюда и задержка с ответом вам.

(Опишите здесь свой ответ на запрос клиента.)

Спасибо, что проявили терпение.

С уважением,

(Ваше имя)

33 Спасибо за ответ Примеры электронных писем

Иногда, когда вы получаете электронное письмо, вы можете поблагодарить человека за его ответ. Возможно, вы благодарны за то, что они быстро ответили или что вы получили ответ на свое заявление о приеме на работу.

Или, если вам нужна помощь с написанием сообщений автоответчика, в конце этого поста есть примеры.

Примеры в этом посте будут посвящены благодарности за ответ. Иногда слово «ответ» и «информация» можно поменять местами. Или вы можете поблагодарить их за ответ и информацию.

Вы можете ознакомиться с примерами ниже и с благодарностью за информационный пост.

Базовый шаблон благодарственного письма:

[Имя],

Спасибо за… .. (это средний раздел).

Спасибо (или другое закрытие),

Ваше имя

Для получения дополнительных сведений см. Пять простых шагов для написания благодарственной записки.Для этого типа быстрой заметки вы можете не указывать закрытие.

Примеры, приведенные ниже, представляют собой только среднюю часть благодарственной записки. Пожалуйста, включите приветствие и закрытие в свою заметку. [Слова в скобках] следует заменить в соответствии с вашим сообщением.

Спасибо за примеры быстрого ответа

Совет № 1: Подумайте, почему вы благодарны за их ответ. Как своевременный ответ повлияет на вас? Чем более подробным вы можете быть, тем лучше будет ваш ответ.Однако это зависит от ситуации, поскольку нужно ответить только «Спасибо за ваш быстрый ответ». тоже может быть приемлемым.

Совет № 2: В примерах такие слова, как быстро, могут быть заменены на немедленные, быстрые, быстрые, подсказки или другие синонимы. В приведенных ниже примерах будут представлены альтернативы выражению «спасибо за быстрый ответ» и предложения о том, что еще вы можете сказать в своем ответе.

Образцов:
  1. Спасибо за немедленный ответ.Предоставленная вами информация поможет нам перейти к следующим шагам (вы можете использовать свои данные вместо «следующих шагов»). Мы свяжемся с вами в ближайшее время, когда завершим процесс и будем готовы к вашему рассмотрению.
  2. Мы получили ваше письмо и благодарим вас за быстрый ответ! У нас есть к вам еще один вопрос. [Задайте дополнительный вопрос здесь]. Как только мы получим ответ, мы сможем завершить проект.
  3. Спасибо за быстрый ответ. Благодарим вас за внимание, которое вы уделяете этому вопросу.Мы свяжемся с вами после того, как выясним еще несколько возможных причин проблемы.
  4. Я благодарен за вашу своевременную обратную связь, поскольку она помогает нам выполнять проект в соответствии с графиком. Я дам вам знать, когда мы будем готовы к следующему обзору.
  5. Спасибо за быстрый ответ! Я ценю вашу готовность выступить и помочь с [тем, с чем они помогают].
  6. Спасибо за своевременный ответ! Мы продвинемся вперед и сделаем следующие шаги.
  7. Я ценю ваш быстрый ответ.Поскольку вы ответили так быстро, мы сможем доставить вам проект к концу сегодняшнего дня.
  8. Сегодня мы продвигаемся вперед в программировании! Спасибо, что ответили так быстро. Ваш быстрый ответ поможет нам уложиться в запрошенный срок.
  9. Спасибо за немедленный ответ. Как вы знаете, мы рискуем не уложиться в срок. Ваш быстрый ответ помог нам не сбиться с пути!
  10. Ух ты! Спасибо за быстрый ответ. Я продолжу работу на основе предоставленных вами ответов.Я дам вам знать в конце сегодняшнего дня, если будут еще вопросы.
  11. Спасибо, что быстро ответили на все наши вопросы. Готовый проект вышлем в ближайшее время.
карты доступны на Amazon. Партнерская ссылка.

Примеры, чтобы поблагодарить вас за ваш ответ на мое заявление о приеме на работу, резюме, запрос и т. Д.

Этот раздел поможет вам написать благодарственное сообщение после того, как вы подали заявку и перед собеседованием. Если вам нужны образцы благодарственных писем после собеседования, прочтите их после сообщения о собеседовании.

Совет № 1: Если вы получили ответ по электронной почте сразу после отправки письма, скорее всего, это автоматический ответ. Я предлагаю дождаться ответа, который не был сгенерирован автоматически, прежде чем вы ответите.

Совет № 2: Если с вами связались по электронной почте, чтобы назначить собеседование, поблагодарите человека за то, что он выбрал вас, и подтвердите, что дата и время встречи подходят вам. Если они предложат вам несколько вариантов, обязательно укажите дату и время, которые подходят вам лучше всего.

Совет № 3: Когда вы получаете электронное письмо с отказом, вы все равно можете ответить коротким благодарственным письмом.

Независимо от ситуации (собеседование или нет), ваша записка может быть короткой, так как основная цель — поблагодарить вас и подтвердить любые детали. Приведенные ниже примеры разделены на разделы, касающиеся случаев, когда вам предлагают интервью, когда вам отказывают в интервью или когда вы отвечаете, что вакансия заполнена.

Примеры примечаний для организации собеседования
  1. Спасибо! Я очень рад прийти на собеседование и увидимся с вами [Дата] в [Время].С нетерпением жду встречи с вами и вашей командой.
  2. Спасибо за проявленный ко мне интерес. Буду с нетерпением ждать встречи с вами [Дата].
  3. Я могу прийти на собеседование в [время] [дата]. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы до этого. Заранее спасибо, что уделили время встрече со мной.
  4. Спасибо за интервью! Я жду вашего звонка в 10:00 следующего понедельника для телефонного интервью.
  5. Спасибо за интервью! Увидимся в следующий [день] в [время].Если у вас есть какие-либо вопросы ко мне до этого, пожалуйста, позвоните или напишите мне!

Примеры примечаний, когда вам не дают интервью

Совет № 1: Хорошая идея — проявить милосердие, когда вам отказывают в должности. Никогда не знаешь, когда захочешь снова подать заявку или встретиться с кем-то, с кем ты взаимодействовал в другом бизнесе.

  1. Спасибо, что сообщили мне, что я не претендую на эту позицию.Я ценю, что вы просмотрели мое резюме. Я с нетерпением жду возможности подать заявку на другие вакансии в будущем.
  2. Я ценю, что вы сообщили мне об этом! Я перестану отправлять последующие электронные письма относительно этой позиции. Хорошего дня!
  3. Спасибо, что нашли время, чтобы сообщить мне, что я не рассматриваюсь на эту должность. Если есть еще одна открытая вакансия, подходящая для моих навыков, я был бы признателен, если бы меня рассматривали на эту должность.
  4. Еще раз спасибо за внимание ко мне.Я благодарен за то, что вы сообщили мне, что я больше не участвую в работе. Я продолжу поиск работы.
  5. Спасибо, что ответили и сообщили мне, что мне не дадут интервью.

Примеры примечаний при отсутствии открытой позиции
  1. Спасибо за ответ на мой вопрос по [теме / ситуации / и т. Д.]. Сожалею, что вакансия уже заполнена. Спасибо, что дали мне знать!
  2. Спасибо, что нашли время сообщить мне, что в настоящее время не нанимаете.Ничего страшного, если я вернусь через 6 месяцев?
  3. Спасибо, что сообщили мне, что в настоящее время нет открытой позиции. Я ценю ответ и буду следить за вашим веб-сайтом на предмет будущих открытий, поскольку [название компании] кажется прекрасным местом для работы на основе того, чем поделились мои друзья, которые там работают.
  4. Я признателен за ваш ответ о том, что у вас нет открытой вакансии, подходящей для моего резюме.
  5. Сожалею, что в настоящее время у них нет открытых позиций.Спасибо за ответ.

Спасибо за ваш пример автоответчика по электронной почте

Когда вы находитесь вне офиса в отпуске, по болезни или по любой другой причине, вы можете воспользоваться функцией автоответа в своей почтовой программе. Эта функция автоматически отправит электронное письмо тому, кто отправит вам электронное письмо.

Ниже вы найдете несколько примеров текста, который вы можете использовать. Учет того, когда вы вернетесь и ожидаете ответа на электронные письма, является профессиональным и продуманным, и должно уменьшить количество последующих писем от одного и того же человека.Кроме того, если есть кто-то, с кем можно связаться в ваше отсутствие, укажите и эту информацию.

  1. Спасибо за письмо! Я вернусь в офис [Дата]. Свяжитесь с [Имя] по [номер телефона или адрес электронной почты] по любым срочным вопросам, пока меня не будет.
  2. Спасибо, что связались со мной. Я отвечу на ваше сообщение в [День недели], [Дата], когда вернусь из отпуска. Если вам нужна поддержка до моего возвращения, свяжитесь с [Имя] по [адрес электронной почты].
  3. Это автоматический ответ, так как меня сейчас нет в офисе. Я не проверяю электронную почту, пока меня нет. Если вам потребуется помощь до моего возвращения [Дата], пожалуйста, свяжитесь с [Имя] или другим членом команды.

Спасибо за автоответчик заявки

Если адрес электронной почты предназначен только для принимающих заявлений о приеме на работу, вы можете настроить сообщение. Если у вас есть стандартный период для рассмотрения каждой заявки, вы можете включить эту информацию в свой автоответчик.Это может помочь ограничить количество последующих писем от людей, проверяющих статус своей заявки. Или вы можете оставить его расплывчатым, как в третьем примере ниже.

  1. Спасибо за подачу заявки. Мы рассмотрим вашу заявку в течение следующего [периода времени]. Период времени может составлять две недели, 72 часа и т. Д. Используйте любой период времени, указанный в вашей политике.
  2. Мы получили вашу заявку. Мы рассматриваем все заявки по пятницам и ответим вам до среды следующей недели.Пожалуйста, не отправляйте повторное сообщение до среды.
  3. Спасибо за заявку! Мы свяжемся с вами в ближайшее время, если решим продолжить работу над вашей заявкой.

Сводка

Я надеюсь, что эти примеры сообщений помогли вам написать ответ с благодарностью! Поблагодарить кого-то за ответ — это вежливо, и это можно сделать в виде короткой благодарственной записки. Электронные письма с автоответчиком также можно использовать для передачи информации, когда вы находитесь вне офиса или собираете заявки.

Похожие сообщения:

Хайди уже 30 лет пишет благодарственные письма за большее количество благодарностей и является автором

, предоставляя советы и примеры.

Как отвечать на электронные письма профессионально (с несколькими примерами)

  PEM 101 (Часть 5): Примеры профессиональных ответов на электронные письма  

Электронная почта — основное средство профессионального делового общения. Если написано плохо, вы можете потерять большую перспективу. Если вы напишете отлично, вы легко превратите потенциальных клиентов в клиентов.Лично я заметил, что от качества моих ответов обычно зависит, будет ли клиент пользоваться моими услугами и сколько он потратит.

По сути, ваши ответы на профессиональные электронные письма должны быть хорошо продуманными и тщательно продуманными. В большинстве случаев не рекомендуется сразу отвечать на электронные письма.

Этот пост является частью серии статей о профессиональной электронной почте. Мы рекомендуем вам также прочитать другие сообщения из серии ниже:

Прочитав профессиональное электронное письмо, дайте себе время полностью переварить его и придумать хорошие ответы.

Отвечая на деловые письма, обращайте особое внимание на их тон. Обычно это отражается в словах, которые вы используете, чтобы выразить себя.

Например, вместо

Пришлите, пожалуйста, все товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств.

… более любезно сказать,

Просим выслать товаросопроводительные документы на следующую партию ЛС

Кроме того, всегда следите за тем, чтобы ваши электронные письма были простыми и понятными. С самого начала электронного письма укажите самую важную информацию.Письменная информация дает больше смысла, чем устные слова. Так что избегайте излишне громких слов. Вместо этого сосредоточьтесь на информации, которую вы хотите передать в своих ответах, и убедитесь, что информация полная.

Различные способы профессионального ответа на электронные письма

Существуют разные способы профессионального ответа на электронные письма, в зависимости от вашего намерения в письме. Электронная почта для подтверждения получения электронного письма обычно проста и прямолинейна, но большинство других ответов требует тщательно продуманных ответов.

В основном, ответы по электронной почте обычно соответствуют обычной схеме написания профессиональных писем. Возможно, вам придется начать с подтверждения последнего электронного письма, прежде чем отвечать на вопросы в электронном письме. На каждый вопрос нужно ответить в отдельном абзаце. Это поможет вам ответить на все вопросы, а также поможет получателю легко понять ваши ответы. Важно отметить, что научитесь всегда подтверждать получение электронных писем, если вы не можете ответить в течение 24 часов с момента их получения. Вы можете хранить шаблоны для профессиональных писем с подтверждением в своих «шаблонных ответах», если вы используете Gmail.

Написание профессиональных ответов по электронной почте — Примеры

Простое письмо-благодарность можно читать:

Уважаемый г-н Уильямс,

Благодарим вас за вопрос о нашем новом корпоративном приложении для электронного маркетинга. Завтра с вами свяжется член команды и подробно расскажет о продукте, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Еще раз спасибо за ваш запрос.

С уважением,

Джеймс Бертон

Вот более подробное письмо-благодарность:

Уважаемый г-н.Ворота,

Благодарим вас за заказ 25 DVD-дисков. Мы отправим их в течение ближайших 3 дней.

Однако перед отправкой нам необходимо узнать, какой пакет вы предпочитаете. Пожалуйста, посетите страницу своего заказа и выберите свои предпочтения. Если у вас есть вопросы, позвоните нам по телефону +23480352

. К вам в кратчайшие сроки позаботится служба поддержки клиентов.

Еще раз спасибо за ваш заказ. Мы с нетерпением ждем ваших окончательных инструкций.

С уважением,

Джеймс Ноа

Вот профессиональный ответ на запросы информации по электронной почте

Уважаемая г-жаАбике,

Спасибо за вопрос о программном обеспечении электронной почты, рекламируемом в моем блоге. Каждое из перечисленных программ уникально работает на разных платформах. Прежде чем порекомендовать какой-то конкретный, я хотел бы узнать немного больше о вас и ваших потребностях:

1. Каким бизнесом вы занимаетесь? Вы работаете не по найму, менеджер или владелец бизнеса?

2. Будете ли вы использовать программное обеспечение на мобильном устройстве или компьютере? Ваш компьютер Mac или ПК?

3.Какие электронные письма вы отправляете чаще всего? Отвечают ли они на вопросы клиентов, деловую информацию или просто на электронные письма для членов команды?

Еще раз благодарим вас за интерес к покупке программного обеспечения электронной почты, рекламируемого на моем сайте. Надеюсь, вы найдете их подходящими для нужд вашего бизнеса.

Сердечно,

Айо

Вот профессиональный ответ по электронной почте на запрос материалов

Уважаемый г-н.Кинкар,

Найдите в приложении курс электронного маркетинга, который вы запрашивали. Как я уже сказал на своем веб-сайте, время от времени я буду присылать обновленные версии курса. Убедитесь, что вы внимательно изучили первую главу курса. Это обеспечит прочную основу для привязки любой другой информации в курсе.

Я надеюсь, что ваши рассылки по электронной почте уже приносят хорошие результаты. Сообщите мне, могу ли я чем-нибудь помочь.

С уважением,

Джеймс Блант

Заключение

Всегда поддерживайте теплый тон в своих электронных письмах, если вы хотите положительных ответов.Как я сказал ранее, подождите некоторое время, прежде чем отвечать на профессиональное электронное письмо; это лучший способ минимизировать ошибки.

Взгляните на основные инструменты, которые вам понадобятся для профессионального написания электронных писем.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *