Получить электронную подпись физическому лицу через госуслуги: Электронная подпись для портала Госуслуг для физических лиц

Цифровые подписи — это законный способ электронной защиты вашего одобрения документа, контракта, заявки или набора документов. Цифровые подписи могут заменить вашу рукописную подпись, чтобы ускорить практически любой бумажный процесс подписи вручную.

Цифровые подписи более безопасны, поскольку они обеспечивают дополнительный уровень безопасности за счет шифрования подписи и проверки личности подписывающего лица.

DocuSign eSignature — это способ №1 в мире для отправки и подписания документов. Используйте его, чтобы вести бизнес быстрее и повышать эффективность. DocuSign eSignature удовлетворяет самые взыскательные требования клиентов, обеспечивая удобство, доступное практически любому. Смотрите больше возможностей.

Как работает цифровая подпись?

1. Загрузите свой документ в приложение для электронной подписи, например в приложение для электронной подписи DocuSign.
2. Перетащите подпись , текст и поля даты, где получатель должен предпринять действия.
3. Нажмите отправить . Приложение электронной подписи отправит получателю ссылку по электронной почте, чтобы он мог получить доступ к документу и подписать его.

1. Откройте письмо с просьбой поставить цифровую подпись для документа.
2. Щелкните ссылку . Ваш документ должен открываться в средстве электронной подписи, таком как приложение DocuSign eSignature.
3. Согласен на электронную подпись . Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен через DocuSign eSignature, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписи.
4. Щелкните каждую метку и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где это требуется для подписи или инициализации.
5. Подтвердите свою личность и следуйте инструкциям, чтобы принять свою электронную подпись.

Как чаще всего используются цифровые подписи?

Цифровые подписи чаще всего используются там, где люди стремятся модернизировать и упростить длительный ручной процесс с большим количеством физических документов.

• Заявки на ипотеку
• Договоры на недвижимость и заключительные документы
• Договоры купли-продажи
• Договоры с поставщиками
• Виртуальные новые документы для приема на работу и размещения
• И многое другое!

Получить цифровой сертификат и создать цифровую подпись

Получите цифровую подпись в центре сертификации или у партнера Microsoft

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью вместе с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверить подлинность вашей цифровой подписи, вы можете получить цифровой сертификат в авторитетном стороннем центре сертификации ( CA). Дополнительные сведения см. В разделе «Поиск услуг цифрового удостоверения или цифровой подписи».

Создание цифрового сертификата для немедленной цифровой подписи документа

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат в стороннем центре сертификации (ЦС) или если вы хотите сразу поставить цифровую подпись на свой документ, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат.

1. Перейдите к C: \ Program Files (x86) \ Microsoft Office \ root \ (или C: \ Program Files \ Microsoft Office \ root \ Office16 , если вы используете 64-разрядную версию Office)

   .

2. Щелкните SelfCert.exe . Появится окно Создать цифровой сертификат .

3. В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

4. Нажмите ОК .

5. Когда появится сообщение SelfCert Success, нажмите OK .

1. Перейдите в папку C: \ Program Files \ Microsoft Office \ <Версия Office> \ .

2. Щелкните SelfCert.exe . Появится окно Создать цифровой сертификат .

3. В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

4. Нажмите ОК .

5. Когда появится сообщение SelfCert Success, нажмите OK .

1. Щелкните Пуск , укажите Все программы , щелкните Microsoft Office , щелкните Microsoft Office Tools , а затем щелкните Цифровой сертификат для проектов VBA . Появится окно Создать цифровой сертификат .

2. В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

3. Нажмите ОК .

4. Когда появится сообщение SelfCert Success, нажмите OK .

Чтобы просмотреть сертификат в хранилище личных сертификатов, выполните следующие действия:

1. Откройте Internet Explorer.

2. В меню «Инструменты », «» выберите « Свойства обозревателя», «», а затем перейдите на вкладку «Содержимое ».

3. Щелкните Сертификаты , а затем щелкните вкладку Personal .

Важно: Если вы подписываете документ цифровой подписью с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставляете общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи, не решив вручную доверять вашему самозаверяющему сертификату.

Верх страницы

Как я могу получить свою цифровую подпись?

Если вы попытаетесь поставить цифровую подпись на документ Office 2007 без цифрового сертификата, появится диалоговое окно Get a Digital ID , и вам будет предложено выбрать способ получения собственной цифровой подписи.

У вас есть два варианта получения электронной подписи:

Чтобы узнать больше о каждой опции, см. Следующие разделы.

Получите цифровую подпись от партнера Microsoft

Если вы выберете опцию Получить цифровое удостоверение от партнера Microsoft в диалоговом окне Получить цифровое удостоверение , вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где вы можете приобрести цифровой сертификат у одного из сторонних поставщиков. центры сертификации (ЦС).

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверять подлинность вашей цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат из авторитетного стороннего сертификата. авторитет (CA).

Создайте собственную цифровую подпись

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат в стороннем центре сертификации или если вы хотите сразу же поставить цифровую подпись на документ, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат, выбрав опцию Create your own digital ID в разделе Диалоговое окно получения цифрового удостоверения .

Для создания собственного цифрового сертификата

1. В диалоговом окне Получить цифровое удостоверение выберите Создать собственное цифровое удостоверение .

   Важно: Диалоговое окно Получить цифровое удостоверение появляется только в том случае, если вы пытаетесь поставить цифровую подпись на документ без цифрового сертификата.

2. В диалоговом окне Создание цифрового удостоверения введите следующую информацию для включения в вашу цифровую подпись:

   • В поле Имя введите свое имя.

   • В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

   • В поле Организация введите название своей организации или компании.

   • В поле Location введите свое географическое положение.

3. Нажмите Создать .

   Примечание: Если вы поставите цифровую подпись на документ с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставите общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи. Ваша цифровая подпись может быть аутентифицирована только на том компьютере, на котором вы создали цифровую подпись.

Верх страницы

Электронная подпись для государственного сектора: три тенденции в области электронных подписок, которые правительства должны учитывать

Государственный сектор — это сложная экосистема, которая продолжает меняться по мере роста урбанизации, а глобализация становится все более распространенной, чем когда-либо прежде.

Определенные тенденции вызывают фундаментальные технологические изменения. Согласно недавней презентации Microsoft, посвященной технологиям и гражданской активности, граждане ищут более легкий доступ к технической инфраструктуре и инструментам.Причина: у современного населения есть навыки 21 века, и формируются устойчивые и растущие гражданские технологические сообщества.

Такие тенденции вынуждают государственные учреждения делать государственные услуги более доступными и автоматизированными, но в то же время более доступными и способными создавать «новые с меньшими затратами». Конечно, это должно быть доступно без ущерба для безопасности.

Мне вспоминается речь бывшего госсекретаря Мадлен Олбрайт во время недавней выставки Applied Net.Цитируя своего сотрудника, Олбрайт сказала: «Люди разговаривают с правительствами о технологиях 21 века, правительство слышит их о технологиях 20 века и отвечает идеями 19 века».

Роль электронной подписи в государственном секторе Технологии
Поскольку технология электронной подписи продолжает превращаться в основную необходимость бизнеса, государственные учреждения должны поддерживать эту тенденцию, чтобы лучше удовлетворять потребности своих граждан. Тем не менее, государственный сектор часто имеет ограниченный бюджет и ресурсы, а из-за устаревших процессов многие не спешат внедрять новые технологии.В обеих ситуациях информационная безопасность, в сущности поддержание целостности и конфиденциальности электронных подписей, остается первоочередной задачей, несмотря на законы, защищающие действительность электронных подписей практически в любой ситуации.

Чтобы общественные организации действительно использовали более эффективные средства работы и производительность, они должны постоянно использовать электронную подпись, чтобы упростить некоторые из наиболее важных задач управления документами.

Но не все решения для электронной подписи созданы для решения проблем, ограничений и проблем государственного сектора.Ниже приведены три критерия, которые необходимо учитывать каждой организации государственного сектора при поиске подходящего решения для электронной подписи.

1. Высокоавтоматизированный и простой в использовании
Как отмечалось в недавней презентации Microsoft о технологиях и гражданском участии, государственные учреждения вынуждены делать повседневные операции и общественные услуги более эффективными и доступными. Но иногда это легче сказать, чем сделать, поскольку команды государственного сектора не всегда обладают необходимыми ресурсами и знаниями, чтобы идти в ногу с частотой и скоростью развития технологий.

Выбирая решение для электронной подписи, государственный сектор должен выбрать решение, которое не только сокращает время работы вдвое, но и отличается высокой мобильностью, доступностью через смартфон и ноутбук, при этом оно удобное для пользователя и простое в реализации. Решения для электронной подписи должны сделать сложный процесс быстрым, кратким и простым, а не сложным и трудным в управлении. Знаете ли вы, что AssureSign предлагает единственное на рынке решение для устного соглашения?

2.Доступность без ущерба для качества
Бюджеты государственных организаций жесткие, которые часто меняются ежегодно. Для организаций, финансируемых из федерального или государственного бюджета, команды должны пройти строгие бюджетные процедуры для получения разрешений. Таким образом, государственным организациям следует искать доступное по цене решение для электронной подписи, предлагающее гибкие варианты оплаты — без ущерба для качества или простоты использования.

3. Безопасность как в локальной среде, так и в облаке
Сегодня информационная безопасность — одна из наиболее распространенных проблем для государственных учреждений, но при этом одна из самых сложных в обслуживании при сборе и хранении документов в облаке.Некоторые могут возразить, что существует прямая корреляция между увеличением количества безбумажных документов, внедрением облачных технологий и повышенным риском. Поскольку государственный сектор часто проявляет крайнюю осторожность, многие организации предпочитают сохранять полный контроль над своими данными или хранить их в высокозащищенном облаке. По мере того как правительственные организации ищут решения для электронной подписи, они должны учитывать те, которые предлагают гибкость в развертывании.

Почему AssureSign — лучший выбор для государственного сектора

AssureSign — это единственное решение для электронной подписи, позволяющее отметить все, что нужно государственному сектору в решении для электронной подписи.Во-первых, AssureSign — единственное решение для электронной подписи, которое изначально работает в правительственном облаке Microsoft Azure, которое стало предпочтительным выбором агентств и организаций из-за его эффективности, непрерывности бизнеса, безопасности и изоляции.

AssureSign также предлагает гибкие варианты оплаты и модель ценообразования с оплатой за документ, которая обеспечивает гибкость бюджета, позволяя пользователям платить только за то, что они используют. Вне зависимости от бюджета организации у AssureSign есть подходящее решение.Наконец, наш интерфейс самый быстрый и простой в использовании, с такими опциями, как возможности перетаскивания и настраиваемые шаблоны. В качестве дополнительного бонуса наша команда по обслуживанию клиентов известна своей практичностью и более отзывчивой, чем любой конкурент, гарантированно.

В целом, определенные тенденции приводят к фундаментальным технологическим изменениям в государственном секторе, оказывая давление на государственные учреждения, чтобы сделать государственные услуги более доступными и автоматизированными. Развертывание решения для электронной подписи — это путь вперед для государственных организаций, чтобы противостоять этим тенденциям, но государственный сектор сталкивается со строгими бюджетными требованиями, работая с ограниченными ресурсами и медленным внедрением технологий, не говоря уже о постоянной необходимости решения проблем информационной безопасности.AssureSign — единственное решение для электронной подписи, которое устраняет все эти болевые точки и зарекомендовало себя в качестве предпочтительной подписи для государственного сектора.

Чтобы узнать больше о том, почему AssureSign является лучшим вариантом электронной подписи для вашего правительства или государственного учреждения, свяжитесь с нами.

До следующего раза,

— Дэйв

Внедрение технологий электронной подписи | Национальный архив

Руководство по управлению записями для агентств, внедряющих технологии электронной подписи

18 октября 2000 г. *

1.0 Краткое содержание

Решения агентства относительно надлежащего документирования программных функций, его методологий оценки рисков и методов управления записями являются важными и взаимосвязанными аспектами инициативы электронной подписи. В данном руководстве более подробно рассматриваются следующие ключевые моменты:

• Агентства должны учитывать требования к управлению записями при внедрении Закона об устранении государственного документооборота (GPEA). (См .: Раздел 2.0)
• Если необходимо сохранить запись с электронной подписью, будь то в течение ограниченного периода времени или постоянно, то агентство должно обеспечить ее надежность с течением времени. (См .: Раздел 4.0)
• Существуют различные подходы к обеспечению надежности записей с электронной подписью. (см .: раздел 4.3)
• Информационные системы, которые агентства используют для выполнения требований GPEA к электронной подписи, будут создавать новые записи или дополнять существующие. (См .: Раздел 5.1.)
• Агентства определяют, какие записи электронной подписи следует сохранить, исходя из своих операционных потребностей и восприятия риска. (см .: раздел 5.2)
• Агентства не имеют права распоряжаться записями без утвержденного разрешения на распоряжение записями от Национального управления архивов и документации (NARA). (См .: Раздел 2.0)
• Агентства должны разработать графики записей с предлагаемыми сроками хранения новых записей для проверки NARA. Возможно, потребуется изменить полномочия по удалению записей для существующих записей. (см .: разделы 5.1 и 5.4)
• Записи с электронной подписью, подтверждающие юридические права, и записи с электронной подписью, которые должны храниться постоянно, требуют особого внимания. (см .: разделы 5.5 и 5.6)
• Когда агентства используют сторонних подрядчиков, они могут использовать определенный язык контрактов, чтобы обеспечить соблюдение требований к управлению записями. (см .: раздел 5.3)

2.0 Введение

Закон о запрещении государственного документооборота (GPEA, Pub. L. 105-277) требует, чтобы федеральные агентства, когда это практически возможно, использовали электронные формы, электронную регистрацию и электронные подписи для ведения официальных дел с общественностью к 2003 году.При этом агентства будут создавать записи, имеющие деловую, юридическую и, в некоторых случаях, историческую ценность. Это руководство сосредоточено на вопросах управления записями, связанными с записями, созданными с использованием технологии электронной подписи. Он дополняет руководство Управления управления и бюджета (OMB) для агентств, реализующих GPEA, а также другие руководства Национального управления архивов и документации (NARA).

Программа управления звуковыми записями является неотъемлемой частью стандартных деловых операций агентства.Агентства должны учитывать требования к управлению записями при внедрении GPEA или всякий раз, когда они проектируют или дополняют электронную информационную систему. Федеральный закон о записях (44 USC 3101) требует от федеральных агентств «создавать и хранить записи, содержащие адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях агентства». Это требование распространяется и на электронные записи. Агентства, которые не соблюдают последовательно стандартные методы управления записями, рискуют не иметь записей, на которые можно было бы положиться в ходе последующих деловых операций или действий.

Это руководство предназначено как для специалистов по информационным технологиям (ИТ), которые устанавливают системы электронной подписи и которые могут не быть знакомы с последствиями управления записями, так и для персонала агентства, занимающегося управлением записями. Хорошие ИТ-практики дополняют или параллельны хорошим методам управления записями. В системах, реализованных в результате GPEA, требования к управлению записями сформируют ядро ​​требований к ИТ-системе. При внедрении технологий электронной подписи ИТ-специалисты должны знать, что подписи являются неотъемлемой частью записи.Если запись необходимо сохранить, будь то в течение ограниченного периода времени или постоянно, то агентству необходимо обеспечить надежность записи с электронной подписью с течением времени.

Архивариус Соединенных Штатов должен утвердить распоряжение федеральными архивами с помощью утвержденного NARA органа по распоряжению документами или графика контроля архивов, прежде чем агентства смогут их уничтожить. (44 USC 3303a (а)). Новые информационные системы или серии записей, которые не были запланированы (т. Е.не имеют полномочий по удалению записей) должны быть оценены NARA. Персоналу агентства по управлению записями следует связаться с NARA, чтобы начать процесс планирования. Дополнительная информация о планировании записей и руководстве по управлению записями NARA доступна на веб-сайте NARA и в публикациях NARA. См. Приложение B для получения дополнительной информации о программах и услугах NARA по управлению записями.

В этом руководстве обсуждаются принципы управления записями, которые применяются к технологии электронной подписи в целом.Электронные подписи могут быть выполнены с помощью нескольких различных технологий, таких как персональный идентификационный номер (PIN), цифровые подписи, смарт-карты и биометрия. Если необходимы дополнительные руководства по управлению записями, относящиеся к конкретной технологии, NARA будет работать с агентствами над его разработкой.

Это руководство не касается , а не вопросов управления записями, связанных с электронными информационными системами, используемыми для генерации электронных подписей. Эти вопросы рассматриваются в других руководящих документах NARA.Это руководство также не касается вопросов, связанных с Законом о свободе информации (FOIA) и Законом о конфиденциальности, которые входят в компетенцию Министерства юстиции и Управления управления и бюджета, соответственно.

3.0 Фон

3.1 Записи жизненного цикла по сравнению с жизненным циклом разработки системы

Термины «жизненный цикл записей» и «жизненный цикл разработки системы» являются важными понятиями, которые иногда путают при обсуждении информационных технологий и управления записями.

Жизненный цикл записей : Жизненный цикл записей — это продолжительность жизни записи от ее создания или получения до ее окончательного удаления. Обычно он описывается в три этапа: создание, обслуживание и использование, а также окончательная утилизация. Большая часть этого руководства касается этапа создания, поскольку запись электронной подписи создается на первом этапе жизненного цикла записи. Второй этап, обслуживание и использование, — это часть жизненного цикла записей, в которой запись либо поддерживается в агентстве во время активного использования, либо поддерживается в автономном режиме, когда использование менее частое.Заключительный этап жизненного цикла записи — это размещение, которое описывает окончательную судьбу записи. Федеральные записи классифицируются как имеющие статус «временное» или «постоянное». Временные записи хранятся агентствами в течение определенных периодов времени, прежде чем они будут уничтожены или удалены. Постоянные записи сначала хранятся в агентствах, а затем по закону передаются NARA. Записи с электронной подписью могут быть временными или постоянными. Возможное удаление записей с электронной подписью является предметом переговоров между агентством и NARA, но агентства не имеют права удалять записи без разрешения NARA.

Жизненный цикл разработки системы : «Жизненный цикл разработки системы» описывает фазы разработки электронной информационной системы. Эти этапы обычно включают в себя запуск, определение, проектирование, разработку, развертывание, эксплуатацию, обслуживание, улучшение и вывод из эксплуатации. Важным шагом на нескольких этапах является определение, разработка и уточнение модели данных, которая включает обработку записей, которые создаются или управляются. Информационные системы, разработанные в соответствии с методологиями разработки систем, включая те, которые агентства используют для выполнения требований GPEA к электронной подписи, будут создавать новые записи или дополнять существующие записи.

Жизненный цикл записей часто превышает жизненный цикл разработки системы. Когда это происходит, агентству необходимо хранить запись в течение периода времени, превышающего срок службы электронной информационной системы, сгенерировавшей электронную подпись. Это создает особые проблемы, такие как поддержание надежности записи при переходе с одной системы на другую.

4.0 Надежные записи

4.1 Характеристики достоверных записей

Надежность, подлинность, целостность и удобство использования — это характеристики, используемые для описания достоверных записей с точки зрения управления записями.Агентству необходимо учитывать эти характеристики при планировании внедрения технологии электронной подписи, чтобы соответствовать своим внутренним деловым и юридическим потребностям, а также внешним нормативным актам или требованиям. Степень усилий, затрачиваемых агентством на достижение этих характеристик, зависит от бизнес-потребностей агентства или восприятия риска. (См. Раздел 5.2 для обсуждения оценки риска.) Для транзакций, которые имеют решающее значение для бизнес-потребностей агентства, может потребоваться более высокий уровень уверенности в том, что они надежны, аутентичны, поддерживают целостность и пригодны для использования, чем транзакции менее критической важности.Чтобы узнать, заслуживают ли записи доверия с юридической точки зрения, обратитесь в офис главного юрисконсульта.

Надежность : Надежная запись — это такая запись, содержанию которой можно доверять как полному и точному представлению транзакций, действий или фактов, которые она подтверждает, и на которые можно полагаться в ходе последующих транзакций или действий.

Подлинность : Подлинная запись — это такая запись, которая доказана как то, чем она задумывается, и была создана или отправлена ​​лицом, которое якобы создал и отправил ее.

Запись должна создаваться в момент совершения операции или инцидента, к которому она относится, или вскоре после этого лицами, непосредственно знакомыми с фактами, или инструментами, которые обычно используются в бизнесе для проведения операции.

Чтобы продемонстрировать подлинность записей, агентства должны внедрить и задокументировать политики и процедуры, которые контролируют создание, передачу, получение и обслуживание записей, чтобы гарантировать, что создатели записей авторизованы и идентифицированы, и что записи защищены от несанкционированного добавления, удаления и изменение.

Целостность : Под целостностью записи понимается ее полнота и неизменность.

Необходимо, чтобы запись была защищена от изменения без соответствующего разрешения. В политиках и процедурах управления записями следует указывать, какие, если таковые имеются, добавления или аннотации могут быть внесены в запись после ее создания, при каких обстоятельствах могут быть разрешены добавления или аннотации и кто уполномочен делать их. Любые разрешенные примечания или дополнения к записи, сделанные после ее завершения, должны быть явно обозначены как примечания или дополнения.

Другой аспект целостности — структурная целостность записи. Структура записи, то есть ее физический и логический формат и отношения между элементами данных, составляющими запись, должны оставаться физически или логически неизменными. Несоблюдение структурной целостности записи может снизить ее надежность и подлинность.

Удобство использования : Полезная запись — это запись, которую можно найти, извлечь, представить и интерпретировать. При любом последующем извлечении и использовании запись должна иметь возможность напрямую связываться с деловой деятельностью или транзакцией, в результате которой она была произведена.Должна быть возможность идентифицировать запись в контексте более широкой деловой деятельности и функций. Следует поддерживать связи между записями, которые документируют последовательность действий. Эти контекстные связи записей должны нести информацию, необходимую для понимания транзакции, которая их создала и использовала.

4.2 Сохранение достоверных записей

Для того, чтобы запись оставалась надежной, аутентичной, сохранялась целостность и могла использоваться до тех пор, пока эта запись необходима, необходимо сохранить ее содержимое, контекст, а иногда и структуру.Надежная запись сохраняет фактическое содержимое самой записи и информацию о записи, относящуюся к контексту, в котором она была создана и использована. Конкретная контекстная информация будет варьироваться в зависимости от деловых, юридических и нормативных требований деловой активности (например, выдачи разрешений на землепользование на федеральных землях). Также может потребоваться сохранить структуру или расположение его частей. Несохранение структуры записи нарушит ее структурную целостность.Это, в свою очередь, может подорвать надежность и подлинность записи.

При работе с сохранением содержания, контекста и структуры записей, которые дополняются электронными подписями, следует учитывать особые требования:

• Содержимое: электронная подпись или подписи в записи являются частью содержимого. Они указывают, кто подписал запись и одобрил ли этот человек содержание записи. Множественные подписи могут указывать на первоначальное одобрение и последующие согласования.Подписи часто сопровождаются датами и другими идентификаторами, такими как организация или должность. Все это является частью содержания записи и должно быть сохранено. Отсутствие этой информации серьезно влияет на надежность и подлинность документа.
• Контекст: некоторые технологии электронной подписи полагаются на отдельные идентификаторы, которые не встроены в содержимое записи, пути доверия и другие средства для создания и проверки действительности электронной подписи (см. Раздел 5.1). Эта информация выходит за рамки содержимого записи , но, тем не менее, важна для контекста записи, поскольку она обеспечивает дополнительное свидетельство в поддержку надежности и подлинности записи. Отсутствие этих контекстных записей серьезно влияет на способность проверять достоверность подписанного контента.
• Структура: Сохранение структуры записи означает, что ее физический и логический формат и отношения между элементами данных, составляющими запись, остаются физически и логически неизменными.Агентство может определить, что необходимо поддерживать структуру электронной подписи. В этом случае необходимо сохранить оборудование и программное обеспечение, которые создали подпись (например, чипы или алгоритмы шифрования), чтобы вся запись могла быть повторно подтверждена в более позднее время по мере необходимости.

4.3 Какие подходы доступны агентствам для обеспечения надежности документов с электронной подписью с течением времени?

Существуют различные подходы, которые агентства могут использовать для обеспечения надежности документов с электронной подписью с течением времени. Агентства выберут подход, который будет для них практичным и будет соответствовать потребностям их бизнеса и оценке рисков. Ниже обсуждаются два различных подхода, которые использовали агентства.

Один подход : Агентство может по своему усмотрению вести соответствующую документацию о действительности записей, такую ​​как записи проверки доверия, собранные во время или почти во время подписания записи. Этот подход требует, чтобы агентства сохраняли контекстную информацию для адекватного документирования процессов, имевших место на момент электронной подписи записи, а также самой записи с электронной подписью.Дополнительная контекстная информация должна храниться до тех пор, пока сохраняется запись с электронной подписью. Таким образом, агентство сохраняет действительность подписи и отвечает требованиям к документации, сохраняя контекстную информацию, которая документировала действительность электронной подписи на момент подписания записи.

Поддержание адекватной документации о действительности, собранной во время или почти во время подписания записи, может быть предпочтительным для записей, которые имеют постоянное или долгосрочное хранение, поскольку они меньше зависят от технологии и их гораздо легче поддерживать по мере развития технологий с течением времени.Однако при использовании этого подхода имя подписи может оставаться нечитаемым с течением времени из-за побитового ухудшения записи или в результате технологического устаревания. Агентства должны гарантировать, что для постоянных записей напечатанное имя подписавшего и дата выполнения подписи были включены как часть любой удобочитаемой формы (такой как электронный дисплей или распечатка) электронной записи.

Другой подход : Агентство может сохранить возможность повторной проверки цифровых подписей.Подход к повторной проверке требует, чтобы агентства сохраняли возможность повторной проверки цифровой подписи вместе с самой записью с электронной подписью. Информация, необходимая для повторной проверки (т. Е. Открытый ключ, используемый для проверки подписи, сертификат, связанный с этим ключом, и список отозванных сертификатов из центра сертификации, который соответствует времени подписания), должна храниться до тех пор, пока в цифровом виде -подписанная запись сохраняется. Как контекстная, так и структурная информация записи должна быть сохранена, как описано в Разделе 4.2.

Этот подход потенциально более обременительный, особенно для записей с цифровой подписью, требующих длительного хранения, из-за проблем, связанных с устареванием оборудования и программного обеспечения. Если агентство выбирает этот подход для постоянных записей, оно должно связаться с NARA, чтобы обсудить, что им нужно сделать для передачи записей в NARA. Как и в первом подходе, агентство должно гарантировать, что напечатанное имя электронной подписи и дата выполнения подписи включены в любую удобочитаемую форму (например, электронный дисплей или распечатку) электронной записи.

Особые соображения в отношении записей, подтверждающих юридические права, и записей, которые должны храниться постоянно, обсуждаются в разделах 5.5 и 5.6, соответственно.

Отсутствие отказа от авторства:

Независимо от подхода, используемого агентством, должна быть реализована определенная форма технических услуг по предотвращению отказа от авторства для защиты надежности, подлинности, целостности и удобства использования, а также конфиденциальности и законного использования информации с электронной подписью.Фиксация авторства — одна из важнейших услуг безопасности в вычислительных средах, которая в основном применяется в системах обработки сообщений и электронной коммерции. Услуги по предотвращению отказа от авторства, которые используются в электронной коммерции, также могут использоваться для проверки надежности записей с электронной подписью. Сервисы неотказуемости предоставляют неопровержимые доказательства того, что действие имело место. Сервисы защищают одну сторону транзакции (например, электронное подписание записи) от отказа другой стороной о том, что имело место конкретное событие или действие.Услуги также обеспечивают гарантии, которые защищают все стороны от ложных утверждений о том, что запись была подделана или не была отправлена ​​или получена.

Существует несколько структур для предотвращения отказа от авторства, и агентства выбирают структуру, которая соответствует их потребностям. Одной из возможных рамок является модель неотказуемости ISO (Международной организации по стандартизации) («Сохранение авторства — Часть 1: Общая модель», ISO / IEC JTC1 / SC27 N1503, ноябрь 1996 г .; «Сохранение авторства — Часть 2: Использование симметричных методов», ISO / IEC JTC1 / SC27 N1505, ноябрь 1996 г.).Основные элементы модели ISO перечислены ниже:

• Доказательство происхождения сообщения и проверка : Это показывает, что отправитель создал сообщение (запись с электронной подписью). Отправитель (лицо, подписывающее запись в электронном виде) должен создать сертификат подтверждения происхождения с помощью службы предотвращения отказа от авторства. Запись с электронной подписью может быть отправлена ​​другой стороне (получателю записи с электронной подписью или другому заявлению для дальнейшей обработки) с помощью службы доставки без отказа от авторства.Получатель должен хранить это свидетельство, используя службу хранения без отказа от авторства. В случае разногласий отправитель может позже получить эти доказательства.
• Свидетельство о получении сообщения : Это доказывает, что сообщение (запись с электронной подписью) было доставлено. Получатель должен создать и отправить сертификат подтверждения получения, используя службу центра доставки без отказа от авторства. Отправитель получает это свидетельство и сохраняет его, используя службу хранения без возможности отказа от авторства; позже его можно будет восстановить, если возникнет спор.
• Отметка времени транзакции : Эта отметка времени генерируется службой предотвращения отказа как часть свидетельства того, что событие или действие имело место.
• Хранилище длительного хранения : используется для хранения сертификатов происхождения и получения. В случае спора судья использует это хранилище для получения доказательств. В зависимости от длины хранилища может потребоваться решить проблемы миграции программного и аппаратного обеспечения в рамках проектирования этого объекта.
• Судья : Судья используется для разрешения споров на основе хранимых доказательств, если отправитель или получатель документов с электронной подписью предъявляет ложные требования.

Изменено по: Орфали, Роберт, Харки, Дэн и Джери Эдвардс. Руководство по выживанию клиент-сервер. John Wiley & Sons: Нью-Йорк, 1999, стр. 144.

4.4 Какие шаги следует предпринять агентствам, чтобы обеспечить надежность документов, подписанных электронным способом?

Для создания достоверных записей с электронными подписями агентству необходимо:

• Создавать и поддерживать документацию систем, используемых для создания записей, содержащих электронные подписи.
• Убедитесь, что записи, содержащие электронные подписи, создаются и хранятся в безопасной среде, которая защищает записи от несанкционированного изменения или уничтожения.
• Внедрить стандартные рабочие процедуры для создания, использования и управления записями, содержащими электронные подписи, и вести соответствующую письменную документацию по этим процедурам.
• Создавайте и поддерживайте записи в соответствии с этими задокументированными стандартными операционными процедурами.
• Обучить персонал агентства стандартным операционным процедурам.
• Получите от NARA официальные полномочия по удалению как записей, содержащих электронные подписи, так и связанных с ними записей, которые необходимы для достоверных записей (см. Раздел 4.0). (Наличие официальных органов распоряжения поможет агентству, когда оно столкнется с требованиями предоставить записи, которые, согласно данным властям, были уничтожены.)

5.0 Прочие вопросы управления записями

5.1 Какие новые записи могут быть созданы с помощью технологии электронной подписи? Решения агентства о принятии или создании записей с электронной подписью порождают новые типы связанных записей. Агентства должны идентифицировать содержание, контекст и структуру записей с помощью электронных подписей и определять, что им нужно будет сохранить, чтобы иметь достоверные записи для целей агентства. Следующий список включает многие записи, которые могут быть связаны с инициативой электронной подписи.Эти записи должны быть запланированы (иметь утвержденные органы по удалению от NARA) в координации с электронно подписанными записями, к которым они относятся.

• Документация, удостоверяющая личность : Информация, которую агентство использует для идентификации и аутентификации конкретного человека в качестве источника записи с электронной подписью. Примерами этого могут быть пин-код или цифровой сертификат, присвоенный физическому лицу. Эта информация может быть передана физическим лицам посредством письменной корреспонденции и не обязательно должна отображаться в записи, подписанной электронным способом.В зависимости от способа реализации это либо контент , либо контекст .
• Электронные подписи : Метод подписи электронного документа, который идентифицирует и аутентифицирует конкретное лицо как источник сообщения и указывает на то, что такое лицо одобряет информацию, содержащуюся в электронном сообщении. Электронная подпись может быть встроена в содержимое записи или может храниться отдельно.
• Если технология электронной подписи отделяет подпись от остальной части записи, она должна быть каким-то образом связана и зафиксирована в системе ведения записей, чтобы сохранить полное содержание записи.
• Записи проверки доверия : Записи, которые агентство считает необходимыми для документирования того, когда и как была проверена подлинность подписи. Примером этого может быть протокол онлайн-статуса сертификата (OCSP) или другой ответ от сервера центра сертификации. Это контекстная информация .
• Сертификаты : Электронный документ, который связывает подтвержденную личность с открытым ключом, который используется для проверки цифровой подписи в реализациях инфраструктуры открытого ключа.Это контекстная информация .
• Список отозванных сертификатов : В реализациях инфраструктуры открытых ключей — список сертификатов, отозванных центром сертификации в определенное время. Когда центр сертификации помещает сертификат в список отзыва, приложение агентства может отклонить цифровую подпись. Это контекстная информация .
• Пути доверия : В реализациях инфраструктуры открытых ключей — цепочка сертификатов доверенных третьих сторон между сторонами транзакции, которая заканчивается выдачей сертификата, которому доверяет доверяющая сторона.Путь доверия — это одни из данных, необходимых для проверки полученной цифровой подписи. Это контекстная информация .
• Политика сертификатов : В реализациях инфраструктуры открытых ключей — набор правил, определяющих применимость сертификата к определенному сообществу и / или классу приложений с общими требованиями безопасности. Это контекстная информация .
• Положения о практике сертификации : В реализациях инфраструктуры открытых ключей — практические положения сертификационного органа по выдаче сертификатов.Это контекстная информация .
• Алгоритмы хеширования / шифрования / подписи : Программное обеспечение для создания вычислительных вычислений, используемых для создания или проверки цифровых подписей. Это структура , информация .

5.2 Как агентства определяют, какие из этих записей электронной подписи сохранить?

Агентства устанавливают методы управления записями на основе своих операционных потребностей и восприятия рисков. Операционные потребности определяются на основе подхода к обеспечению надежности электронных подписанных записей с течением времени (см. Раздел 4.3). Оценка риска и снижение риска, наряду с другими методологиями, используются для установления требований к документации для деятельности агентства. При оценке риска следует учитывать возможные последствия утраченных или невосстановимых записей, включая юридический риск и финансовые затраты, связанные с потенциальными убытками, вероятность того, что произойдет событие, вызывающее ущерб, и затраты на принятие мер по смягчению последствий. Риск определяется здесь, с точки зрения NARA, как (1) риск оспаривания записей (например, юридическое оспаривание), которого можно ожидать в течение срока действия записи, и (2) степень, в которой агентство или граждане будут нести убытки, если надежность документов, подписанных электронным способом, не может быть надлежащим образом задокументирована.Оценка риска также может применяться к записям программ электронной подписи, чтобы определить уровень документации, необходимой для проверки подписи. Концепции надежности, подлинности, целостности и удобства использования, обсуждаемые в разделе 4.1, могут помочь агентствам установить критерии для типов записей, связанных с электронной подписью, которые они должны хранить для документирования своих программ.

5.3 Передача материалов записи электронной подписи от подрядчиков агентствам

Поскольку правительство начинает взаимодействовать с гражданами в электронном виде, агентства могут нанимать сторонних подрядчиков для интеграции технологии электронной подписи в свои бизнес-процессы.Примером может служить программа Access Certificates for Electronic Services (ACES) Администрации общих служб. Использование стороннего подрядчика не освобождает агентство от его обязанности предоставлять адекватную и надлежащую документацию материалов записи электронной подписи. Когда агентства используют сторонних подрядчиков, они могут использовать определенный язык контрактов, чтобы обеспечить соблюдение требований к управлению записями. Агентствам может потребоваться принять специальные меры для получения материалов записи с электронной подписью от третьих лиц или обеспечить соблюдение третьими сторонами требований к хранению записей.

5.4 Когда агентство должно изменить свой график записей, чтобы включить записи с электронной подписью?

Расписания записей — это бизнес-правила, которые описывают типы записей, которые производит агентство, и сроки хранения этих записей. Графики записей необходимо изменить, когда:

• создаются новые записи, такие как перечисленные в Разделе 5.1;
• агентство определяет, что включение электронной подписи в запись приведет к изменению срока хранения этой записи;
• включение электронной подписи и / или связанные с этим параллельные изменения в рабочем процессе существенно меняют характер записи.

NARA предоставит сотрудникам архивов агентства конкретные рекомендации по составлению расписания. Если агентство применяет технологию электронной подписи к записям, для которых запланировано постоянное хранение, обратитесь в NARA.

5.5 Особые соображения, касающиеся долгосрочных записей с электронной подписью, защищающих законные права.

При внедрении технологии электронной подписи агентства должны уделять особое внимание использованию электронных подписей в электронных записях, сохраняющих законные права.Поскольку долгосрочные временные и постоянные записи с электронной подписью имеют больший срок службы, чем типичные циклы устаревания программного обеспечения, практически наверняка агентствам придется перенести эти записи на более новые версии программного обеспечения для сохранения доступа. Процесс миграции программного обеспечения (в отличие от миграции носителя) может сделать недействительной цифровую подпись, встроенную в запись. Этот может отрицательно повлиять на способность агентства признать или обеспечить соблюдение законных прав, задокументированных в этих записях.

5.6 Требования NARA к постоянным записям с электронной подписью

Для постоянных записей агентства должны обеспечить, чтобы напечатанное имя электронной подписи, а также дата, когда была подписана, были включены как часть любой удобочитаемой формы (такой как электронный дисплей или распечатка) электронной записи. NARA требует этого, чтобы имя подписавшего сохранялось как часть записи.

Приложение A — Ключевые термины и определения

ПРИМЕЧАНИЕ: Многие из этих определений взяты из Льюиса Дж.Беллардо и Линн Леди Беллардо, сост., Глоссарий для архивистов, хранителей рукописей и менеджеров документации , Серия «Основы архивов» (Чикаго: Общество американских архивистов, , 1992). Самые последние определения см. В онлайн-глоссарии SAA, http://www.archivists.org/glossary/

Оценка : процесс определения стоимости и, следовательно, распоряжения записями (т. Е. Их временное или постоянное назначение) на основе их текущего административного, юридического и финансового использования; их доказательная и информационная ценность; их расположение и состояние; их внутренняя ценность; и их отношение к другим записям.( Глоссарий Общества американских архивистов, )

Аутентичность : Подлинная запись — это запись, соответствие которой доказано, что она была создана или отправлена ​​лицом, которое претендует на ее создание и отправку.

Центр сертификации [CA] : Как часть инфраструктуры открытых ключей, центр в сети, который выдает и управляет учетными данными безопасности и открытыми ключами для шифрования и дешифрования сообщений.

Содержание : Информация, которую должен передать документ ( Глоссарий Общества американских архивистов, ).Слова, фразы, числа или символы, составляющие фактический текст записи, которые были созданы создателем записи.

Контекст : организационные, функциональные и операционные обстоятельства, в которых документы создаются и / или принимаются и используются ( Глоссарий Общества американских архивистов, ). Размещение записей в более крупной системе классификации записей, обеспечивающей перекрестные ссылки на другие связанные записи.

Документация : 1.В архиве — создание или получение документов, свидетельствующих о создателе, событии или действии. 2. В электронных записях — организованный ряд описательных документов, объясняющих операционную систему и программное обеспечение, необходимые для использования и обслуживания файла, а также порядок, содержание и кодировку данных, которые он содержит. ( Глоссарий Общества американских архивистов, )

Электронная подпись : технологически нейтральный термин, обозначающий различные методы подписи электронного сообщения, которые (а) идентифицируют и удостоверяют личность конкретного человека как источника электронного сообщения; и (b) указать, что такое лицо одобряет информацию, содержащуюся в электронном сообщении (определение из GPEA, Pub.Л. 105-277). Примеры технологий электронной подписи включают PIN-коды, идентификацию пользователей и пароли, цифровые подписи, цифровые подписи, а также аппаратные и биометрические токены.

Список общих записей : Список записей, регулирующий определенные серии записей, общих для нескольких или всех агентств или административных единиц корпорации ( Глоссарий Общества американских архивистов, ). Таблицы общих записей (GRS) NARA предоставляют полномочия по удалению временных административных записей, общих для нескольких или всех ведомств федерального правительства.

Целостность : Под целостностью записи понимается ее полнота и неизменность.

Отсутствие отказа от авторства : шаги, предпринятые агентством для обеспечения уверенности посредством использования контрольного журнала, что отправитель не может отрицать, что он является источником сообщения, и что получатель не может отрицать получение сообщения.

Протокол состояния онлайн-сертификатов [OCSP] : проект протокола Интернет-связи рабочей группы IETF X.509 PKI, который полезен для определения текущего состояния цифрового сертификата без необходимости в списках отзыва сертификатов.

Инфраструктура открытого ключа [PKI] : ИТ-инфраструктура, которая позволяет пользователям в основном незащищенной общедоступной сети, такой как Интернет, безопасно и конфиденциально обмениваться данными с использованием пары публичных и частных криптографических ключей, которые получают и передают через авторитет, которому доверяют.

Запись : Все книги, бумаги, карты, фотографии, машиночитаемые материалы или другие документальные материалы, независимо от физической формы или характеристик, изготовленные или полученные агентством США.S. Правительство в соответствии с федеральным законом или в связи с ведением публичного бизнеса и сохраняется или подходит для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организации, функций, политики, решений, процедур, операций или другой деятельности правительства. или из-за информативности содержащихся в них данных (44 USC 3301).

Система ведения документации : ручная или автоматизированная система, в которой записи собираются, систематизируются и классифицируются для облегчения их сохранения, поиска, использования и удаления.

Список записей : Документ, описывающий записи агентства, организации или административного подразделения, устанавливающий график их жизненного цикла и предоставляющий разрешение на их удаление ( Глоссарий Общества американских архивистов, ), т. Е. Внешнее хранение с последующим уничтожением или передачей в Национальный архив.

Записи серии : единицы файла или документы, упорядоченные в соответствии с файловой системой или поддерживаемые как единое целое, потому что они являются результатом одного и того же процесса накопления или хранения, той же функции или одной и той же деятельности; иметь определенную форму; или из-за каких-либо других отношений, возникающих в результате их создания, получения или использования.( Глоссарий Общества американских архивистов, )

Надежность : Надежная запись — это такая запись, содержимому которой можно доверять как полному и точному представлению транзакций, действий или фактов, которые они подтверждают, и на которые можно полагаться в ходе последующих транзакций или действий.

Повторная проверка : повторное подтверждение процесса проверки ранее проверенной электронной подписи.

Структура : физический и логический формат записи и отношения между элементами данных.

Удобство использования : Полезная запись — это запись, которую можно найти, извлечь, представить и интерпретировать.

Проверка : процесс, с помощью которого подтверждается, что сообщение / запись было отправлено аутентифицированным пользователем сети, то есть тем, кто надлежащим образом установил свою личность в сети.

Приложение B — Дополнительная информация и помощь

В дополнение к руководству по политике, которое можно получить от сотрудника отдела документации агентства, должностных лиц по управлению информационными ресурсами, юрисконсульта и генерального инспектора, федеральным агентствам предоставляется помощь в управлении документами через несколько офисов и программ NARA.Агентства найдут самый последний список контактов и программ управления записями NARA, размещенный на веб-странице NARA Records Management.