Приказ о наложении дисциплинарного взыскания на работника: Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Содержание

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий / КонсультантПлюс

Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 193 ТК РФ

Путеводитель по кадровым вопросам:

Оформление факта совершения работником дисциплинарного проступка

Получение объяснительной записки от работника, совершившего проступок

Как издать приказ о применении дисциплинарного взыскания, в том числе выговора

Путеводитель по трудовым спорам:

Правомерно ли увольнение за неоднократное неисполнение обязанностей после того, как истек один месяц с момента обнаружения работодателем дисциплинарного проступка или шесть месяцев после его совершения работником?

Правомерно ли увольнение за прогул, если до применения дисциплинарного взыскания работодателем не затребовано объяснение о причинах отсутствия работника на рабочем месте?

Правомерно ли увольнение за неоднократное неисполнение обязанностей, если работодатель не затребовал от работника письменное объяснение?

Правомерно ли увольнение за неоднократное неисполнение обязанностей, если за проступки к работнику уже были применены дисциплинарные взыскания

 

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

редакции)

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее трех лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.(часть четвертая в ред. Федерального закона от 03.08.2018 N 304-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

(в ред. Федерального закона от 30. 06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Приказ о дисциплинарном взыскании | Образец — бланк — форма

Дисциплинарное взыскание — это ответственность за совершение дисциплинарного поступка.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и т.

п.).

Неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника не может считаться виновным. (например, при отсутствии необходимых материалов, нетрудоспособности).

Статья 192 Трудового Кодекса РФ дает исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям. 

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами.

В соответствии со статьей 193 Трудового Кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. К объяснительной записке работника обычно прикладывается докладная записка руководителя структурного подразделения. Указанные документы, вместе с актом, служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.

Если по истечении двух рабочих дней объяснение работником не предоставлено, то также составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Кроме этого при наложении дисциплинарного взыскания необходимо учитывать, что сроки его применения законодательно ограничены.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Наложение дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Данный приказ должен содержать следующие реквизиты:

  • факт (вид) нарушения трудовой дисциплины,
  • время его совершения или обнаружения,
  • документы, послужившие основой для издания приказа,
  • вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Обычно приказ о наложении дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре.

На практике целесообразно снимать несколько копий с подписанного приказа после ознакомления с ним работника: первый экземпляр — оригинал — подшивается в наряд (приказы по личному составу), второй экземпляр — в личное дело, третий — для работника.

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 N 51) сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос о снятии дисциплинарного взыскания.

В соответствии со статьей 194 Трудового Кодекса РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Т.е. по истечении года взыскание снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа.

При этом если на работника, уже имеющего взыскание, налагается новое взыскание до снятия первого, учитываются оба взыскания.

Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников. Ходатайство оформляется в письменной форме на имя руководителя организации.

Теоретически взыскание может быть снято в любой момент в течении года со для его наложения, но на практике целесообразно снимать взыскание не раньше полугода.

О досрочном снятии дисциплинарного взыскания издается приказ за подписью руководителя организации.

Приказ о досрочном снятии дисциплинарного взыскания должен содержать следующие реквизиты:

  • причина снятия дисциплинарного взыскания,
  • номер и дата приказа о наложении взыскания
  • основания снятия взыскания

Работник, с которого досрочно снято дисциплинарное взыскание, считается не подвергавшимся взысканию.

Обычно приказ о снятии дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре. На практике также целесообразно снимать несколько копий с подписанного приказа после ознакомления с ним работника: первый экземпляр — оригинал — подшивается в наряд (приказы по личному составу), второй экземпляр — в личное дело, третий — для работника.

Приказ работодателя о снятии дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись.

Процедура наложения дисциплинарных взысканий: 6 важных этапов. Бухгалтерская неделя, № 37, Сентябрь, 2015

Саму процедуру по применению дисциплинарного взыскания условно делят на 6 этапов.

Этап 1. Выявляем дисциплинарный проступок

Факт выявления проступка работника целесообразно зафиксировать в письменном виде. Для этого составляют акты, служебные (докладные) записки, протоколы (в произвольной форме). В большинстве случаев оформляет такие документы непосредственный руководитель работника, иногда — и другие службы учреждения, например отдел кадров. Целесообразно заручиться поддержкой других работников — они своими подписями на упомянутых документах подтверждают факт дисциплинарного нарушения. При этом следует учитывать, что выявление дисциплинарного проступка предусматривает не только выявление собственно факта нарушения, но и установление личности провинившегося работника, а также его вины. Важно! Днем выявления дисциплинарного проступка, как правило, считают день составления одного из документов, подтверждающих дисциплинарное нарушение.

Проведем образец акта об отсутствии работника на рабочем месте (рис. 1).

Рис. 1. Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Этап 2. Требуем письменные пояснения

До применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные пояснения ( ч.  1 ст. 149 КЗоТ). Это позволяет руководству предприятия оъективно выяснить причины и обстоятельства совершенного работником дисциплинарного проступка.

Заметим, что требовать от работника письменные объяснения можно как устно, так и в письменном виде. Письменную форму уместно применять в том случае, когда работник вообще отказывается предоставлять какие-либо пояснения. Причем целесообразно письменное уведомление вручить работнику под роспись, а в случае его отказа расписаться — составить в произвольной форме акт об отказе работника от подписи об ознакомлении с уведомлением. Такие действия работодателя в случае возникновения споров подтвердят факт требования от работника соответствующих пояснений. Пример уведомления с просьбой предоставить письменные пояснения приведен на рис. 2.

Рис.  2. Пример уведомления с просьбой предоставить письменные пояснения

Работник отказывается предоставлять пояснения своего дисциплинарного проступка? Фиксируйте это в соответствующем акте при участии свидетелей такого факта.

Важно! Отказ работника от предоставления пояснений не может быть препятствием для применения взыскания (письмо № 81).

Этап 3. Принимаем решение

На основании полученных письменных пояснений работника и других составленных документов собственник или уполномоченный им орган принимает решение: налагать дисциплинарное взыскание или нет.

При рассмотрении предыдущего этапа мы выяснили, что работник-нарушитель должен пояснить причину своих проступков. Для работодателя они также важны, ведь Минтруда (письмо от 29. 05.07 г. № 134/06/187-07) считает: при наличии уважительных причин невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей не влечет за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Также Минтруда разъясняет, что оценку причин нарушения трудовой дисциплины (в том числе совершение прогула) как уважительных может осуществлять как непосредственно работодатель, так и орган, в который осуществляется обжалование наложения дисциплинарного взыскания.

Если решение, касающееся «наказания» работника-нарушителя, положительное, то работодатель выбирает меру дисциплинарного взыскания — выговор или увольнение. Здесь ему не обойтись без ч. 3 ст. 149 КЗоТ: при выборе вида взыскания собственник или уполномоченный им орган должен учитывать степень тяжести совершенного проступка и причиненный им ущерб, обстоятельства, при которых совершен проступок, и предыдущую работу работника.

Теперь остановимся на сроках привлечения к дисциплинарной ответственности. В таком вопросе учитывайте два момента — момент выявления дисциплинарного проступка и момент его осуществления.

Обратите внимание! Дисциплинарное взыскание применяет собственник или уполномоченный им орган не позднее 1 месяца со дня выявления проступка, не учитывая времени освобождения работника от работы в связи с временной нетрудоспособностью или пребыванием в отпуске ( ч. 1 ст. 148 КЗоТ), но не позднее 6 месяцев со дня его совершения ( ч. 2 ст. 148 КЗоТ).

Этап 4. Сообщаем работнику

Работодатель твердо решил наложить дисциплинарное взыскание на работника-нарушителя. При этом законодательных преград для реализации такого замысла нет. В этом случае работодатель готовит приказ (распоряжение) об объявлении работнику взыскания. Подчеркнем: если речь идет о такой мере дисциплинарного взыскания, как увольнение, то готовится приказ о прекращении трудового договора. На рис. 3 (с. 42) мы приведем образец приказа в случае вынесения выговора.

Одновременно работодатель должен в письменном виде под подпись ознакомить работника-нарушителя с решением об объявлении ему взыскания ( ч. 4 ст. 149 КЗоТ). В какой срок работодатель должен уведомить работника? КЗоТ не содержит ответа на этот вопрос. А вот п. 31 Типовых правил № 213 уточняет, что о решении о дисциплинарном взыскании сообщают работнику в трехдневный срок. На такой срок указывает и Минсоцполитики в письме № 81. Если работник отказывается расписаться о своем ознакомлении с приказом (распоряжением), то об этом нужно составить соответствующий акт в произвольной форме.

Помните! Запись о взыскании в трудовую книжку не вносят ( п. 2.2 Инструкции № 58). Однако это справедливо только в отношении выговора. Если же мерой дисциплинарного взыскания выбрано увольнение, то запись об увольнении с указанием оснований вносят в трудовую книжку.

Этап 5. Обжалование работником дисциплинарного взыскания

Работник, на которого наложили дисциплинарное взыскание, может обжаловать его в порядке, установленном действующим законодательством для рассмотрения трудовых споров, в частности в соответствии с гл. XV КЗоТ. Такая норма предусмотрена ст. 150 этого Кодекса. Напомним: как прописано в  ст. 221 КЗоТ, трудовые споры рассматривают комиссии по трудовым спорам, а также районные, районные в городе, городские или горрайонные суды.

Этап 6. «Амнистия»

Считается, что к работнику не применялось дисциплинарное взыскание, если в течение года со дня его наложения к такому работнику не будет применено новое дисциплинарное взыскание ( ч. 1 ст. 151 КЗоТ). Дисциплинарное взыскание может быть снято с работника и до окончания одного года, если он не будет совершать новых проступков и проявит себя как добросовестный работник ( ч. 2 ст. 151 КЗоТ). КЗоТ не определяет минимального срока снятия дисциплинарного взыскания — оно может быть снято досрочно в любой момент.

Толчком для досрочного снятия дисциплинарного взыскания могут быть ходатайства коллектива работника-нарушителя или его начальника.

В течение одного года после наложения дисциплинарного взыскания, если оно не будет снято досрочно, к работнику не применяют меры поощрения ( ч.  3 ст. 151 КЗоТ). Объясним: работника могут лишить поощрительных выплат, если это предусмотрено внутренними документами по выплате таких поощрений. А вот выплаты, имеющие обязательный характер, предоставляют независимо от дисциплинарного взыскания.

Документы статьи

Типовые правила № 213 — Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213.

Письмо № 81 — письмо Минсоцполитики от 24.05.12 г. № 81/06/187-12.

Порядок применения дисциплинарного взыскания — Официальный сайт Администрации Санкт‑Петербурга

 

Вопрос: В каком порядке накладывается дисциплинарное взыскание  в виде увольнения и как его можно оспорить.  

 

Ответ:  Порядок наложения дисциплинарного взыскания, в т.ч. в виде  увольнения,  установлен ст. 193 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). 

       До применения взыскания от работника истребуется письменное объяснение причин неисполнения или ненадлежащего исполнения  возложенных на него трудовых обязанностей, при непредоставлении которого в течение 2-х рабочих дней составляется соответствующий акт. 

      Отказ представить  объяснение не препятствует наложению дисциплинарного взыскания. 

       Срок на применение взыскания – 1  месяц со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, нахождения его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. 

       Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее 2-х лет со дня его совершения.  

      Дисциплинарное взыскание за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее 3-х лет со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. 

     Работодатель обязан объявить работнику приказ о наказании  под роспись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания не считая времени отсутствия работника на работе. В случае отказа от ознакомления составляется акт. 

      Если работник не согласен с наложенным дисциплинарным взысканием он вправе оспорить его в 3-х месячный срок, исчисляемый с момента, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки в судебном порядке (ст. 392 ТК РФ).   

      При подаче заявления в суд госпошлина не уплачивается (ст. 393 ТК РФ). 

      Требования к  форме и содержанию заявления в суд  изложены в ст. 131 Гражданского процессуального кодекса РФ. 

 

 

Какие этапы дисциплинарной процедуры?

  1. Блог
  2. Проблемы с персоналом
  3. Дисциплинарная процедура: принятие официальных мер против неправомерных действий

В большинстве случаев вопросы, связанные с ненадлежащим поведением сотрудников, можно решать неформально. Может быть достаточно тихого слова и напоминания о ваших стандартах. Однако, если у вас есть сотрудник, который неоднократно или серьезно нарушал правила поведения, вам следует соблюдать дисциплинарную процедуру, изложенную в вашей политике в отношении занятости.

В этом посте мы рассмотрим:

Дисциплинарные процедуры и ACAS

Основой формальной дисциплинарной политики является Кодекс практики ACAS, в котором изложены требования к справедливому процессу.

Основные требования:

  • извещение о собрании
  • Предоставление доказательств заранее
  • излагает ясные обвинения в пригласительном письме
  • убедиться, что сотрудник осведомлен о том, что он имеет право на сопровождение на дисциплинарном заседании
  • , информируя их об их праве обжаловать ваше решение.

Если вы обнаружите, что защищаете иск по трудовому трибуналу, несоблюдение кода ACAS будет засчитываться против вас.

Важность дисциплинарной политики

В идеале, ваш справочник персонала должен содержать дисциплинарную политику, описывающую процедуру, которую вы будете выполнять, если кто-либо из ваших сотрудников не соблюдает ожидаемые стандарты поведения.

Дисциплинарная политика важна для установления четкой процедуры, которую вы будете использовать в случае серьезных или повторных проступков.В свою очередь, это может продемонстрировать, что вы обращаетесь с сотрудниками справедливо и последовательно.

Ваша политика также должна содержать примеры неприемлемого поведения, особенно те, которые могут рассматриваться как грубые проступки.

Если у вас есть какие-либо процедуры, несоблюдение которых привело бы к грубому проступку, важно, чтобы вы уведомили сотрудников о том, что это потенциальные последствия.

Помимо установления вашей процедуры, политика продемонстрирует, что вы обращаетесь с персоналом справедливо и последовательно.

Получите помощь по вопросам занятости

Наши специалисты по персоналу могут помочь разработать политику найма, адаптированную к конкретным потребностям вашего бизнеса.

Дисциплинарные процедуры: правильные шаги

  1. Начальное понимание
  2. Тщательное расследование
  3. Пригласить сотрудника на дисциплинарное собрание
  4. Проведение дисциплинарного собрания
  5. Решить, что предпринять
  6. Подтвердить результат письменно
  7. Право на апелляцию

Дисциплинарные меры могут казаться довольно формальными и требуют много времени, но важно правильно следовать процедуре, чтобы защитить себя от судебных исков.

Если у вас есть сотрудник, который может подать иск о дискриминации или может подать иск о несправедливом увольнении, это еще более важно.

Четкая процедура также может помочь сохранить спокойствие и профессионализм в ситуациях, когда эмоции потенциально накаляются.

Шаг 1. Получите начальное представление

Установите факты как можно скорее. Узнайте точку зрения сотрудника, прежде чем вы решите, что делать дальше.

Если вы определили, что проблема более тесно связана с производительностью или способностями, а не с поведением, более подходящим может быть соблюдение процедуры определения возможностей.

В случае незначительного или первого правонарушения может быть наиболее целесообразным сделать неформальное предупреждение, избегая необходимости вступать в формальную дисциплинарную процедуру. Это может быть так же просто, как поговорить с сотрудником и написать письмо, отражающее сказанное.

Шаг 2 — Тщательное расследование

Если правонарушение является более серьезным или оно не является первым делом сотрудника, вам, возможно, придется прибегнуть к официальной процедуре.

Начните со сбора всей информации, необходимой для установления фактов о ситуации: поговорите со свидетелями, изучите любую информацию, которая может служить доказательством, и проведите встречу с заинтересованным сотрудником для расследования.

Если вы не прописали это в своей дисциплинарной процедуре, сотрудник не имеет права приводить представителя на совещание по расследованию, и вам не нужно писать им, чтобы пригласить их на совещание по расследованию, как это было бы Дело о дисциплинарном взыскании.

Убедитесь, что вы записали все свои записи и доказательства на этом этапе.

Если вы расследуете случай возможного грубого проступка, может быть целесообразно отстранить сотрудника от должности на время расследования.

Если вы считаете, что по результатам расследования нет дела, на которое можно было бы ответить, на этом вопрос заканчивается.

В противном случае перейдите на официальное дисциплинарное собрание.

Шаг 3 — Пригласите сотрудника на дисциплинарное собрание

Пригласите сотрудника на официальное дисциплинарное собрание в письменной форме.

Предоставьте им уведомление о встрече, обязательно сообщите им об их праве на сопровождение и предоставьте копии всех доказательств, которыми вы располагаете против них, для ознакомления.

Убедитесь, что в приглашении объясняется поведение, которое будет обсуждаться в дисциплинарном вопросе.

Помните, что ваш сотрудник имеет право просматривать все доказательства и отвечать на них до принятия решения о дисциплинарных мерах, и предоставление им основных доказательств в день дисциплинарного совещания вряд ли будет справедливым.

Если встреча может привести к их увольнению из-за того, что вопрос настолько серьезен (например, грубые проступки) или они уже получили последнее письменное предупреждение, вы должны объяснить в пригласительном письме, что это может быть потенциальным исходом встречи.

Шаг 4 — Проведение дисциплинарного совещания

На дисциплинарном собрании необходимо:

  • Убедитесь, что сотрудник осведомлен о своем праве на сопровождение, если он никого с собой не привел.
  • Просмотрите все обвинения, которые вы выдвигаете против них, и предложите им ответить.
  • Просмотрите имеющиеся у вас доказательства и дайте сотруднику возможность добавить дополнительные комментарии.
  • Обязательно делайте заметки на протяжении всей встречи — в идеале у вас должен присутствовать ведущий.Это не только является свидетелем обсуждений, но также означает, что вы можете сосредоточиться на проведении собрания.
  • Если вы чувствуете, что перед принятием решения необходимо дополнительное расследование, сообщите сотруднику, что необходима дополнительная встреча. Убедитесь, что вы отправили им все новые доказательства, которые обнаружите, до встречи.

Шаг 5 — Решите, что нужно предпринять

После встречи подумайте обо всех доказательствах, которые у вас есть, и о том, достаточно ли их для подтверждения обвинения в неправомерном поведении.

В случае, если вы сочтете сотрудника невиновным или считаете, что его поведение не требует дальнейших действий, вы должны объяснить это сотруднику и завершить процедуру.

Если неправомерное поведение доказано, следующим шагом будет определение соответствующего уровня предупреждения.

Подумайте, есть ли у сотрудника какие-либо предыдущие предупреждения, какие-либо смягчающие обстоятельства и стаж работы. Также подумайте, возникали ли подобные ситуации в вашей организации ранее и как с ними справлялись, чтобы обеспечить справедливость и последовательность.

В вашей дисциплинарной политике должны быть указаны уровни предупреждений в вашей процедуре. У вас должно быть как минимум два уровня, прежде чем вы дойдете до стадии увольнения, за исключением грубых проступков, когда вы можете перейти непосредственно на стадию увольнения.

Обычно предупреждения более низкого уровня выдаются, если проступок менее серьезен.

Первый уровень предупреждения

Обычно это подходит для относительно незначительных проблем или первой проблемы, возникающей у вас с сотрудником.Сопроводите это своими ожиданиями в отношении их дальнейшего поведения и дальнейшими действиями, которые вы можете предпринять, если они не оправдают этих ожиданий.

Заключительное письменное предупреждение

Окончательное письменное предупреждение может быть применено, если уже есть действующее предупреждение, или в случаях серьезного проступка чуть ниже уровня грубого проступка, например, нарушение очень важной процедуры — «первое и последнее предупреждение».

Увольнение

Это наказание может быть наложено за дальнейшее неправомерное поведение, если в протоколе уже имеется действующее окончательное письменное предупреждение.В этом случае работник будет иметь право на уведомление по контракту.

В качестве альтернативы увольнение может рассматриваться в случае грубого проступка. Это часто приводит к увольнению без надлежащего судебного разбирательства — немедленному увольнению без права на уведомление или уведомление о выплате.

Шаг 6 — Подтвердите результат письменно

После того, как вы приняли решение, подтвердите его сотруднику письменно.

Вам необходимо сообщить им:

  • Характер проступка
  • Уровень предупреждения, с которым они были сделаны, или их отклонение
  • Как долго предупреждение будет оставаться активным
  • Если они помещены в предупреждение — необходимые изменения в поведении и вероятные последствия дальнейшего проступка
  • В случае увольнения — основания для увольнения
  • Их право на подачу апелляции и сроки, в которые они должны это подать.

Шаг 7 — Право на апелляцию

Чтобы дисциплинарное взыскание считалось справедливым, сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность оспорить ваше решение.

В идеале у вас должен быть кто-то другой, кто сможет услышать этот призыв, хотя это не всегда возможно в малом бизнесе. Если дело обстоит именно так и вы должны сами выслушать апелляцию, будьте максимально объективны.

Апелляционное собрание должно проходить в том же порядке, что и первоначальное дисциплинарное собрание.

Дисциплинарные процедуры малого бизнеса

Дисциплинарные процедуры на малых предприятиях также должны соответствовать кодексу поведения ACAS и основным шагам, изложенным выше.

Если вы представляете малый бизнес, легко подумать, что вы еще недостаточно крупны или недостаточно основаны, чтобы требовать формальной дисциплинарной процедуры. Но независимо от вашего размера наличие задокументированной процедуры решения дисциплинарных вопросов значительно упростит и ускорит решение проблем.

Хотя может возникнуть соблазн попытаться проигнорировать проступки или проблемы с производительностью, с которыми вы столкнулись, в надежде, что все разрешится само собой, в малом бизнесе, где рабочая среда, как правило, более сплочена, любые нерешенные проблемы могут быть быстро устранены. ощущается всеми, что снижает моральный дух всего бизнеса. Наличие процедуры, к которой можно вернуться, поможет вам быстро и уверенно реагировать на любые идеи, прежде чем любые плохие настроения или ненадлежащее поведение начнут влиять на остальную рабочую силу.

И независимо от вашего размера, если вы столкнетесь с иском в суд после рассмотрения вами дисциплинарной ситуации, суды захотят убедиться, что вы следовали справедливому процессу. Если у вас нет формального, задокументированного процесса управления такими ситуациями, защитить себя гораздо сложнее.

Дисциплинарная политика малого бизнеса

Как минимум, малые предприятия должны иметь дисциплинарную политику, которая:

  • Написано простым, понятным языком
  • Доступен всем сотрудникам
  • Понятно всеми сотрудниками
  • Охватывает такие вопросы, как отсутствие и использование помещений, где могут иметь место проступки, и приводит примеры проступков, которые обычно приводят к дисциплинарным взысканиям
  • Включает примеры грубых проступков, которые обычно приводят к увольнению без уведомления.
  • Объясняет действия, которые будут предприняты в случае совершения проступка или грубого проступка

Попытайтесь решить проблему неформально

В зависимости от серьезности проблемы обычно лучше попытаться решить ее неформально и быстро, прежде чем прибегать к формальной дисциплинарной процедуре, особенно в малом бизнесе, где время и ресурсы, вероятно, ограничены.

Проведите частную беседу со своим сотрудником, чтобы определить недостатки, которые вы наблюдали в его работе или поведении.

Предоставьте им возможность ответить на ваши наблюдения и обсудить, что им нужно улучшить, чтобы разрешить ситуацию. Убедитесь, что любые действия или цели ясны и понятны сотруднику, в идеале подтверждая их в письменной форме.

Если в ходе вашего обсуждения станет очевидно, что проблема может быть более серьезной и требуются формальные действия, не забудьте отложить встречу до тех пор, пока вы не проведете полное расследование и не назначите официальную встречу, предоставив сотруднику возможность присутствовать в сопровождении.

Профилактика лучше лечения

Хотя невозможно полностью снизить риск возникновения дисциплинарных проблем, вы можете предпринять шаги, чтобы предотвратить их возникновение.

Конечно, с самого начала убедитесь, что все ваши сотрудники понимают, что ваша компания считает проступком. Недостаточно написать об этом в политике, о которой никто не знает или о том, как ее найти. Вам необходимо сделать политику доступной и простой для чтения, и в идеале вы хотите, чтобы ваши сотрудники подписали подтверждение того, что они прочитали и поняли, какие уровни поведения от них ожидаются, а какие недопустимы.

Во-вторых, создание позитивной, открытой рабочей среды, в которой сотрудники чувствуют, что их выслушивают и уважают, а менеджеры регулярно общаются с ними, поможет уменьшить количество недовольных сотрудников, ведущих себя ненадлежащим образом, или поможет вам выявить потенциальные проблемы до того, как ситуация обострится.

Советы при наложении дисциплинарных мер в отношении работника

  • Сохраняйте конфиденциальность — делитесь только информацией, необходимой для проведения расследования, и напоминайте свидетелям о необходимости сохранять конфиденциальность.
  • Действуйте незамедлительно — чем раньше разрешится ситуация, тем лучше для всех вовлеченных сторон. Избыточная тревога и неуверенность могут привести к плохой работе или отсутствию среди вовлеченных сотрудников.
  • Вести записи — очень важно документировать все ваши разговоры и все, что вы использовали в качестве доказательств, чтобы иметь возможность защитить свое решение в случае его оспаривания.
  • Будьте прозрачны — четко сообщите о возможных последствиях.
  • Действуйте спокойно и объективно — будьте осторожны, чтобы не принимать поспешных решений, движимых эмоциями.
  • Избегайте споров — разногласия следует признавать и отмечать, не перерастая в спор.

Обратитесь в службу поддержки персонала

Если у вас есть какие-либо вопросы о правильных мерах, которые следует предпринять в рамках дисциплинарной процедуры, наши консультанты по персоналу могут вам помочь.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу с помощью дружелюбной и квалифицированной кадровой поддержки.

ПОДРОБНЕЕ

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать. Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Что делать, если вам нужно дисциплинировать сотрудника

Когда поведение или производительность сотрудника становится проблемой, эффективный дисциплинарный процесс может помочь исправить проблему и предотвратить ее повторение.Ниже приведены некоторые рекомендации по предотвращению и устранению проблем, связанных с производительностью и поведением.

До появления проблем:

Примите меры для предотвращения возникновения проблем, например, четко изложите правила и процедуры на рабочем месте, чтобы сотрудники точно знали, чего от них ждут. Для этой цели рекомендуется вести справочник для сотрудников. Кроме того, регулярно предоставляйте обратную связь и информируйте сотрудников об ожидаемых результатах при постановке целей и проведении обзоров производительности.Обучение сотрудников и руководителей также может помочь предотвратить проблемы на рабочем месте.

Когда возникают проблемы с производительностью и поведением:

Несмотря на все ваши усилия по поддержанию позитивной и продуктивной рабочей среды, проблемы все же возникают. Когда они это сделают, справляйтесь с ситуацией быстро, справедливо и последовательно.

  • Оцените картину в целом. Прежде чем принимать дисциплинарные меры в отношении сотрудника, убедитесь, что вы полностью понимаете суть проблемы и имеете точную и беспристрастную оценку работы сотрудника.Просмотрите цели сотрудника и подумайте о предыдущих обсуждениях производительности. Если проблема связана с предполагаемыми правонарушениями на рабочем месте, вы обычно обязаны провести быстрое, тщательное и беспристрастное расследование обвинений.
  • Соблюдайте законы о недискриминации. Избегайте оценки работы сотрудника на основании каких-либо защищенных факторов. Например, различные федеральные, государственные и местные законы предоставляют сотрудникам отпуск с сохранением рабочего места. Если сотрудник берет отпуск в соответствии с одним из этих законов, скорректируйте ожидаемые результаты с учетом отпуска.Например, если ожидается, что сотрудник совершит 100 продаж в течение шести месяцев, но берет трехмесячный отпуск с сохранением работы, его или ее план продаж должен быть снижен до 50.
  • Определить форму дисциплины. Если вы определили, что сотрудник нарушил ваши стандарты работы или поведения и дисциплинарные меры необходимы, решите, какую форму дисциплинарного воздействия принять. Учитывайте серьезность правонарушения, прошлые показатели и поведение сотрудника, а также то, как вы обращались с другими сотрудниками в аналогичных ситуациях (для обеспечения последовательности).Дисциплина сотрудников может принимать различные формы, включая, помимо прочего:
    • Консультации и обучение. Обычно первым шагом в дисциплинарном процессе консультирование обычно включает беседу между руководителем и сотрудником. Убедитесь, что вы документируете консультации с психологом, включая дату и суть разговора. Обучение может быть целесообразным, когда сотрудник не оправдывает ожиданий в связи с отсутствием или недостаточным уровнем развития навыков.
    • Устное предупреждение. Устное предупреждение обычно связано с потенциальными последствиями, если проблема с поведением или производительностью не исчезнет. Задокументируйте устные предупреждения и сохраните документацию в личном деле сотрудника.
    • Письменное предупреждение. Письменное предупреждение включает более формальную документацию о проблемах с поведением или производительностью, включая шаги, которые сотрудник соглашается выполнить для решения проблемы, сроки, в которые ожидается улучшение сотрудником, и последствия невыполнения этого требования.Попросите сотрудника подписать письменное предупреждение и сохранить его в своем личном деле.
    • Приостановление и прекращение. Это две наиболее серьезные формы дисциплины, которые обычно ограничиваются серьезными проблемами с производительностью или поведением или повторяющимися неспособностями улучшить производительность. Учитывая влияние и риски приостановки и увольнения, подумайте о том, чтобы требовать, чтобы эти решения были проверены высшим руководством, персоналом и / или юрисконсультом.
  • Дайте себе гибкость. Оставить за собой право принимать дисциплинарные меры на основании фактов и обстоятельств каждого дела. Например, не подразумевайте, что устное предупреждение будет вынесено за все первые нарушения, независимо от их серьезности. В своем справочнике для сотрудников проясните, что нарушение стандартов поведения и производительности компании может привести к дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения, и что работодатель оставляет за собой право решать, какие дисциплинарные меры предпринять в любой конкретной ситуации.

Дисциплинарные собрания:

После того, как вы определились с формой дисциплинарного взыскания, проведите дисциплинарное собрание.Вот несколько общих рекомендаций и передовых практик:

  • Не секретно . Проведите дисциплинарное собрание в уединенном месте, вдали от коллег.
  • Вызвать свидетеля . Попросите руководителя сотрудника провести встречу с другим представителем компании в качестве свидетеля.
  • Будьте прямолинейны . Хотя может быть полезно напомнить сотруднику об их сильных сторонах, помните, что цель дисциплинарного совещания — выявить и исправить плохое поведение.Для достижения этой цели расскажите сотруднику, в чем именно заключается проблема, какие шаги он или она должны предпринять, чтобы исправить ее, и о последствиях невыполнения этого требования.
  • Сохраняйте спокойствие . Сотрудник может ответить гневом, запугиванием, жалобами, обвинениями, молчанием или нежеланием признать проблему. Сохраняйте спокойствие, независимо от реакции сотрудника.
  • Будьте уважительны . Сообщите сотруднику, что вы хотите, чтобы он или она улучшились, и что вы готовы помочь.Предоставьте сотруднику возможность ответить и обязательно выслушайте его или ее опасения. Не забывайте проявлять чуткость к чувствам сотрудников и конструктивно критиковать их.
  • Объясните влияние на компанию . Объясняя, как проступки или производительность сотрудника влияют на компанию, вы фокусируете внимание на благополучии бизнеса, а не на личных качествах сотрудника.
  • Работайте с сотрудником, чтобы найти решение .Объясните, что вы пытаетесь помочь сотруднику улучшить его работу или поведение. Такой подход позволяет сотруднику рассматривать ситуацию как возможность добиться успеха, а не чувствовать, что он или она настроены на неудачу.
  • Укажите последствия. Объясните последствия, если сотрудник не сможет улучшить ситуацию. По завершении встречи подтвердите, что сотрудник полностью понял цель встречи и ожидания в отношении улучшения.
  • Предоставьте сотрудникам возможность оставлять комментарии. Дайте сотрудникам возможность комментировать и попросите их подтвердить обсуждение в письменной форме. Хотя сотрудник может не обязательно соглашаться с дисциплинарным взысканием, его признание служит документом, подтверждающим, что сотрудник получил и просмотрел уведомление о дисциплинарном взыскании, и не может впоследствии утверждать, что он или она не знали о проблеме.

После встречи поговорите с сотрудником и поищите улучшения в работе или поведении. Если их работа не улучшилась, могут потребоваться дополнительные дисциплинарные меры.

Вывод:

Хотя соблюдение дисциплины сложно для любого работодателя или менеджера, эффективный дисциплинарный процесс необходим для обеспечения справедливой и продуктивной рабочей среды.

4 шага к дисциплине сотрудника

Время чтения: около 6 минут

Автор: Lucid Content Team

Дисциплинарные меры или выговоры, к сожалению, являются частью работы в корпоративной Америке.

Нравится вам это или нет, но будут моменты, когда необходимо будет дисциплинировать сотрудника, будь то из-за проблем с производительностью или поведенческих проблем.

Мы здесь, чтобы сделать процесс максимально безболезненным. Продолжайте читать, чтобы узнать, когда уместно написать сотруднику и какие шаги вы можете предпринять, чтобы дисциплинировать сотрудника деликатным образом.

Какие меры дисциплинарного воздействия на сотрудника?

В некоторых случаях устных и письменных предупреждений недостаточно, чтобы добиться желаемых изменений от ваших сотрудников. Ваша организация, особенно отдел кадров (HR) и вовлеченные менеджеры, должны иметь дисциплинарный процесс для решения проблем производительности и поведения и использовать эти шаги для дисциплины сотрудника.

Если вы еще не создали дисциплинарный процесс, вы можете создать блок-схему в Lucidchart, которая сопоставляет уровень нарушения с соответствующими дисциплинарными мерами. Начните с шаблона ниже.

Шаблон дисциплинарного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Большинство компаний используют эти четыре типа дисциплины на рабочем месте:

1. Устное предупреждение

При возникновении проблемы между менеджером и сотрудником должен состояться серьезный разговор. .Этот разговор может занять до часа, чтобы сотрудник понял серьезность ситуации.

Повторите ожидаемое поведение или производительность и объясните, почему текущее поведение или производительность сотрудника не соответствует этим ожиданиям. Изложите факты прямо, чтобы сотрудник не почувствовал, что он был подвержен предвзятости, и дайте ему возможность объяснить вещи со своей точки зрения.

Объясните сотруднику, что вы приняли к сведению беседу, и, если сотрудник не показывает улучшения, в HR будет направлено официальное письменное предупреждение.Разговор должен быть задокументирован с указанием даты, времени и места, а также темы разговора и любых согласованных условий.

2. Письменное предупреждение

Если проблема не исчезнет, ​​проведите второй разговор и полностью задокументируйте взаимодействие. Сотруднику следует объяснить причины, по которым его поведение является проблемным, и как и почему ожидается, что оно изменится.

Укажите, в чем проблема (или что произошло) и способы ее решения. Кроме того, вы захотите включить все будущие ожидания и возможные последствия бездействия, а также указать четкие сроки для удовлетворения ожиданий.Предоставьте сотруднику копию этого письменного предупреждения и предоставьте еще одну копию документации в HR.

3. Отстранение от работы и план улучшения

Третий шаг в процессе дисциплинарного взыскания сотрудников заключается в том, чтобы попросить сотрудника покинуть офис и разработать план действий по улучшению (AIP) или план улучшения прогресса (PIP). Дайте сотруднику последний шанс отойти и подумать о том, что произошло, а также решить, хотят ли они приложить усилия для улучшения. Просмотрите план улучшений и при необходимости внесите изменения.Если рассматриваемый сотрудник не может или отказывается создать план улучшения, примите меры для увольнения.

В рамках плана улучшения действий вы и ваш сотрудник можете наметить вехи, которых он должен достичь. В Lucidchart вы можете использовать временную шкалу для уточнения дат и целей.

График повышения квалификации сотрудников (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

4. Прекращение действия

Если вы выполнили шаги, описанные выше, и если сотрудник по-прежнему не показывает прогресса или продолжает повторять неприемлемое поведение, это последний шаг в дисциплине сотрудника процесс не должен быть сюрпризом ни для одной из вовлеченных сторон.Предыдущие три шага требуют подробной документации, которая сама по себе должна служить аргументом в пользу успешного завершения. Кроме того, после увольнения сотрудника примите меры, чтобы убедиться, что вы и ваши коллеги не столкнетесь с аналогичными проблемами в будущем.

Подробнее о процессе увольнения.

Как написать сотруднику

Выяснить, когда и как написать сотруднику, может быть непросто. Различные вопросы требуют разного уровня дисциплины:

  • Незначительные нарушения требуют разговоров, пересмотра ожиданий и стандартов, а также неформальных дискуссий о том, как работать над улучшением.
  • Умеренные нарушения должны приводить к устному предупреждению, за которым следует письменное предупреждение, если не были внесены улучшения.
  • Серьезные нарушения могут привести к приостановке, и отдел кадров компании должен провести расследование действия (или действий), вызвавшего приостановку. В зависимости от того, что будет обнаружено в ходе расследования, виновный сотрудник может быть уволен.

Решение проблем, связанных с поведением, и соблюдение дисциплины никогда не бывает забавным, но вы можете следовать этим рекомендациям, чтобы поддерживать как можно более сердечную атмосферу:

Сохраняйте последовательность

Никто не освобождается от правил.Неприемлемое поведение со стороны одного сотрудника не должно допускаться со стороны другого. Применяйте один и тот же процесс к каждой ситуации, независимо от должности сотрудника, о котором идет речь.

Будьте конкретны

Подкрепите жалобы и проблемы конкретными примерами, такими как «Марни ушла рано 4 августа, 18 августа и 20 августа». Без конкретных примеров предполагаемого поведения вашей организации может быть сложно отстаивать свои дисциплинарные решения.

Четко изложите документ

Отметьте конкретную политику или процедуру компании, которая была нарушена, и укажите дату и время нарушения.

Оставайтесь бесстрастным

Не вступайте в контакт на личном или эмоциональном уровне с вовлеченным сотрудником и воздерживайтесь от выводов или предположений.

Настоящие последствия

Определите устойчивые справедливые последствия того, что произойдет в будущем, если поведение или производительность не изменится. «Без улучшения коммуникации сотрудник будет включен в план улучшения».

Получите подпись

По возможности или при необходимости попросите сотрудника подписать рецензию, чтобы было доказательство того, что он был вовлечен в процесс.Если сотрудник отказывается подписывать, запишите это и подключите HR.

Дайте время для ответа

Дайте вашему сотруднику возможность отреагировать на предпринятые действия, будь то в письменной форме или в устной беседе. Задокументируйте ответ.

Документация — ключ к дисциплине служащего. Используйте подход, основанный на фактах, который фокусируется на поведении, а не на сотруднике как личности, и записывайте конкретные примеры и случаи ненадлежащего поведения. В компании должны применяться одни и те же стандарты и подход.

Выговор сотруднику никогда не бывает легким делом, но вы можете потребовать от сотрудников улучшения без ущерба для ваших рабочих отношений, если вы установите четкие ожидания в отношении надлежащего поведения. Положитесь на Lucidchart в разработке последовательного процесса дисциплинарных мер и улучшения сотрудников.

Начните работу с нашей настраиваемой блок-схемы.

Краткое руководство по дисциплине сотрудников: что должен знать каждый менеджер

Дисциплина сотрудников — это не вопрос доминирования или наказания.Речь идет о том, чтобы сделать рабочую среду безопасной и приятной как для сотрудников, так и для руководства. Дисциплина лучше всего работает, когда есть основа доверия между руководителями и сотрудниками. Это начинается с четкого общения и продолжается последовательностью.

Чтобы поддерживать порядок и уважение на рабочем месте, вам необходимо разработать план, который принесет пользу всем участникам. Попробуйте эти шаги, чтобы узнать, как эффективно дисциплинировать сотрудника:

1. Знайте, что говорится в законе о дисциплине сотрудников.

Дисциплина может проявляться в нескольких формах, в зависимости от проблемы и от того, как часто это происходит. Это может быть что-то столь же мягкое, как наставничество, или столь же серьезное, как устное или письменное предупреждение. В федеральных законах США не прописаны конкретные планы, которые следует использовать для дисциплины сотрудников. У работодателей есть основная свобода выбора в выборе своего подхода.

Однако есть законы, которые широко регулируют дисциплину сотрудников и вопросы увольнения. Например, Закон об уведомлении о корректировке и переподготовке работников (WARN), который применяется только к предприятиям определенного размера, Закон о национальных трудовых отношениях, который касается работников, объединенных в профсоюзы, или законы, касающиеся дискриминации по возрасту и гражданских прав в отношении занятости.

Однако по большей части дисциплина и увольнение остаются на ваше усмотрение, как работодатель. Это не значит, что это закон, доступный для всех. После начала дисциплинарного взыскания необходимо рассмотреть юридические вопросы. Вы подвергаете себя юридическому риску, когда у вас есть:

  • Политика компании не защищает ваше право на расторжение договора по собственному желанию.
  • Непонятно проинформировали сотрудников о том, какое поведение допустимо.
  • Менеджеры, которые проявляют фаворитизм и не дисциплинируют постоянно.
  • Менеджеры, применяющие дисциплинарные меры по неправильным причинам, незаконным или оскорбительным образом.
  • Не задокументированные или не собранные свидетельства проблем с поведением сотрудников в течение определенного периода времени.

Было бы неплохо, чтобы ваш юрист на всякий случай ознакомился с политикой дисциплины ваших сотрудников, приведенной в справочнике для сотрудников.

2. Установите четкие правила для сотрудников.

Совершенно необходимо четко указать свою политику в области занятости. Нельзя наказывать сотрудника за поведение, о котором он не подозревал, что это неприемлемо.Есть несколько общих областей, которые вы хотите охватить в своем справочнике и обучении для сотрудников:

  1. Трудоустройство по желанию не является федеральным законом. Скорее, это стандартная практика, которую часто применяют владельцы бизнеса. Это означает, что работодатели могут уволить сотрудника по любой причине с уведомлением или без него. Сотрудники также имеют такое же право прекратить рабочие отношения с такой же легкостью. Если вы хотите использовать эту технику, вам необходимо четко заявить об этом в письменной форме.
  2. Одежда и дресс-коды — обычная проблема для предприятий, особенно когда ваша рабочая сила состоит из молодых работников.Четко сформулируйте, что приемлемо, но убедитесь, что вы не нарушаете никаких законов о дискриминации.
  3. Поведение Правила сложно определить. Они включают в себя то, как сотрудники ладят с коллегами, как они относятся к клиентам, дискриминационные действия, надлежащее использование языка и так далее. Запишите то, что вы ожидаете.
  4. Производительность и трудовая этика включает в себя то, сколько вы ожидаете от сотрудника, а также конкретные обязанности и критерии для конкретной работы. Вы также захотите решить проблему опозданий.
  5. Мобильное устройство стало настолько распространенным, что стоит отметить его само по себе, а не скрывать его в кодах поведения. Будьте конкретны в том, что вы разрешаете, а что неприемлемо.
  6. Незаконное поведение , такое как кража, незаконное употребление наркотиков, интоксикация или насилие, является основанием для немедленного прекращения участия независимо от того, используете ли вы прогрессивную дисциплинарную процедуру (см. Ниже) или нет.

В общем, не предполагайте.

Не думайте, что ваши сотрудники знают, что если у них нет работы, они должны убрать кухню или убрать вешалки для одежды.Не думайте, что они знают, что не могут приходить на работу все время с 10-минутным опозданием. Изложите все в письменном виде и вместе с ними просмотрите. Попросите их подписать руководство для сотрудников, в котором находятся эти правила, чтобы у вас была документация, которую они слышали, и чтобы они понимали, чего от них ждут.

3. Установите четкие правила для своих менеджеров.

Каждый раз, когда менеджер не в состоянии дисциплинировать сотрудника таким же образом или процедурой, как и другой сотрудник, вы подаете на себя судебный иск о неравном обращении.Это часто случается, когда у вас есть несколько отделов и менеджеров, у которых другой «стиль управления». Один может быть более законопослушным, а другой более снисходительным.

Все менеджеры должны последовательно претворять в жизнь вашу дисциплинарную политику. Есть федеральные законы, которые требуют от вас одинакового и последовательного применения дисциплинарных мер. Чтобы менеджеры были на одной странице:

  • Проведите регулярное обучение менеджеров и сделайте обзор политики дисциплины важной частью.
  • Убедитесь, что менеджеры понимают, что они не должны давать обещаний относительно будущей занятости, если поведение или производительность улучшатся, поскольку это может рассматриваться сотрудниками как договорное.
  • Обратите внимание на дисциплинарные вопросы, чтобы убедиться, что у всех сотрудников одинаковый опыт.
  • Имейте общую форму для использования всеми руководителями и отделами, когда они сообщают сотруднику о дисциплинарном проступке, если вы используете письменные уведомления как часть процесса. Убедитесь, что они заполнили форму полностью.
  • Иметь систему, которая позволяет вам легко проверять дисциплинарные взыскания.
  • Обратите внимание во время проверки сотрудников на наличие намеков на то, что существуют проблемы с одинаковым отношением к сотрудникам со стороны разных руководителей.Задайте себе вопрос об этой проблеме.
  • Наказывайте своих менеджеров, если они не соблюдают вашу политику.

4. Решите, какой метод дисциплины вы будете использовать.

Вы можете использовать любое количество дисциплинарных методов.

Все методы дисциплины основаны на идее, что существует цель или ориентир, который необходимо достичь, и что несоблюдение этого показателя приводит в действие что-то. Вы можете подойти к этому в карательной или реабилитационной манере.Все зависит от ваших предпочтений, как в том, что, по вашему мнению, лучше всего подходит для вашего бизнеса, так и в том, что вам удобно.

  • Прогрессивная дисциплина — это процесс, при котором вы повышаете уровень строгости своей дисциплины, когда сотрудник не может исправить проблему. Это распространенный подход, поскольку он защищает работодателей от судебных исков, но не все его сторонники. Обычно здесь используется карательный подход, но вы можете смешивать с ним реабилитационные элементы (например, тренировки).Если прогрессивная дисциплина является вашим официальным процессом и вы находитесь в штате, где руководство для сотрудников рассматривается как договорное, оно может удерживать вас от немедленного увольнения независимо от обстоятельств. Вы можете уточнить, при каких обстоятельствах будет применяться прогрессивная дисциплина и когда действует немедленное увольнение (занятость по желанию).
  • Планы обучения и повышения эффективности не столько сосредоточены на проблеме и используют угрозу увольнения, сколько вместо этого рассматривают каждого сотрудника как ценного и достойного инвестирования.Это реабилитационный подход. В планах повышения производительности (PIP) могут быть контрольные точки, измеримые цели и процесс, помогающий сотруднику, если он не достигает этих целей.
  • Переназначение или отстранение от должности часто связаны с поведенческими проблемами или серьезным конфликтом, при котором сотрудник должен быть немедленно отстранен от работы, но увольнение не требуется. Переназначение означает переподготовку (реабилитацию), в то время как временное отстранение означает выполнение некоторых условий до того, как отстранение закончится или сотрудник будет уволен (наказание).

Нужна форма для документирования дисциплинарных мер и плана повышения производительности? Загрузите этот шаблон формы дисциплинарного взыскания бесплатно.

Давайте посмотрим на пример прогрессивного дисциплинарного процесса в действии. Ваш собственный может отличаться.

  1. Устное предупреждение. Тактичные устные предупреждения следует давать, когда сотрудник демонстрирует поведение, противоречащее правилам.
  2. Письменное предупреждение. Письменное предупреждение подробно описывает, в чем проблема, как сотрудник должен изменить поведение, чтобы решить эту проблему, и что произойдет, если они этого не сделают.Эти предупреждения должны быть подписаны руководителем, свидетелем и сотрудником. Копия должна быть передана сотруднику, а также храниться в его деле. Вы можете сделать более одного письменного предупреждения, прежде чем переходить к следующему шагу.
  3. Последнее предупреждение. Сотрудникам сообщается обо всех случаях недопустимого поведения, включая устные и письменные предупреждения. Руководители должны отметить, что сотрудникам было сказано сделать для улучшения, и как им это не удалось. Следует четко указать, что прекращение возможно, если не произойдет улучшения.
  4. Испытательный срок. Некоторые работодатели могут захотеть дать своему сотруднику последний шанс внести изменения перед увольнением. Испытательный срок может включать сокращение заработной платы, переподготовку или тщательный надзор.
  5. Прекращение действия. Если проблема не решена, вы должны пригласить сотрудника, просмотреть всю документацию, обсудить процесс и попытки внести изменения и уволить сотрудника.

Помните, что чем они более подробны и ориентированы на процесс, тем больше ваша политика (например,грамм. прогрессивная дисциплина), тем меньше у вас будет сил для немедленного прекращения. Создавая дисциплинарный процесс, подумайте, как он будет действовать в тех ситуациях, с которыми вы имеете дело.

5. Задокументируйте дисциплину сотрудников.

Когда вы внезапно попадаете в наихудший сценарий, документация вам поможет. Если дисциплинарные меры сотрудника приводят к увольнению или судебному преследованию, отсутствие документации, которая могла бы служить основанием для дисциплинарных взысканий, может привести к возможным юридическим последствиям.

Документация бывает двух видов:

  1. Для файла сотрудника. Это документация и заметки, которые вы делаете и храните в файле сотрудника, но не передаете сотруднику. Часто это заметки, которые вы можете использовать во время проверки сотрудником или когда вы сделали ему устное предупреждение. Они не считаются «официальными» письменными предупреждениями о начале процесса увольнения, которые получает сотрудник, а вместо этого являются записью, демонстрирующей образец поведения.Обязательно предупредите сотрудников в своем справочнике о том, что вы ведете письменные записи такого рода.
  2. Для письменных предупреждений. Если вы используете письменные предупреждения, это тот тип документации, которым вы делитесь с сотрудником в частном порядке, что является частью вашего дисциплинарного процесса. Эти типы предупреждений обычно являются признаком того, что дисциплинарные меры на раннем этапе начались и ушли, и вы приближаетесь к возможному увольнению, если сотрудник не вносит изменений.

Важно задокументировать проблемы, даже если это так просто, как отметить, когда сотрудник приходит поздно или не подготовлен.Если вы просто мысленно отметите все проблемы, а затем внезапно, когда вы не можете больше с этим мириться, уволите или агрессивно дисциплинируете сотрудника, это будет несправедливо по отношению к сотруднику. Возможно, они не знали, что то, что они делают, было таким большим делом.

6. Проявляйте инициативу, используя обзоры сотрудников.

Регулярные проверки сотрудников, даже для малого бизнеса, представляют собой упреждающий подход к дисциплине сотрудников. Обзоры довольно гибкие; они могут быть включены практически в любой дисциплинарный процесс.Они также полезны, если вы не хотите зацикливаться на прогрессивном подходе, а вместо этого хотите помочь укрепить сотрудника и поощрять (посредством наставничества и обучения) более высокую производительность или поведение.

Документирование поведения (хорошего и плохого) и продуктивности с течением времени — вот что отличает отличный обзор от потери времени. Вам есть о чем поговорить, и это полезно.

7. Правильно настройтесь.

Важно, чтобы менеджеры не воспринимали дисциплину сотрудников как наказание.

Это обычная ошибка в прогрессивной дисциплине, при которой легко впасть в менталитет «если вы не сделаете X, я накажу вас, усилив это».

Сотрудники — не ваши дети, и глупо думать, что отрицательное наказание приведет к положительному результату. В лучшем случае вы добьетесь правильного поведения, но сотрудник, скорее всего, почувствует обиду. Как только появится лучшая возможность трудоустройства, вы, вероятно, увидите, что эти сотрудники уйдут.

8.Перестаньте сосредотачиваться на продуктивности как на высшем критерии.

Если менеджеры так сосредоточены на продуктивности, им будет слишком легко позволить плохому поведению ускользнуть, пока достигаются цели продуктивности. Угадайте, что неизбежно произойдет?

Можно назвать это ядерным вариантом.

Проблемы растут и нарастают, и дело доходит до того, что единственный вариант, который остается у менеджера после столь долгого игнорирования проблем, — это незамедлительные и решительные действия.

Продуктивные сотрудники все еще могут создавать проблемы, возможно, даже снижая продуктивность сотрудников вокруг них.

9. Следуйте своим собственным правилам.

И последнее, но не менее важное: какую бы политику дисциплины сотрудников вы ни создавали, ей следует.

Удивительно, сколько правил и инструкций для сотрудников создается, а затем игнорируется руководством. Если он у вас есть в справочнике и сотрудники согласились с ним, ваши менеджеры должны ему следовать.

Создание политики дисциплинарных мер на рабочем месте

  • Дисциплинарные меры на рабочем месте — это любая реакция на ненадлежащее поведение или нарушение правил на работе.
  • Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, нарушающие политику компании.
  • Три основных типа дисциплинарных мер: прогрессивная дисциплина, переподготовка и планы повышения эффективности (PIP), а также переназначение или отстранение от должности.
  • Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, специалистов по персоналу и менеджеров, которые хотят узнать, что составляет дисциплинарную политику и как они могут создать политику для своей компании.

Хотя это неудобный предмет, дисциплина на рабочем месте часто необходима. Компаниям нужна дисциплинарная политика. Прежде чем приступить к реализации этого типа политики самостоятельно, важно понять, что такое политика дисциплинарных мер, когда она может вам понадобиться и как разработать свою собственную.

Что такое дисциплинарная политика?

Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, которые идут вразрез с политикой компании.Хорошо составленная политика дисциплинарных мер четко определяет правила вашей компании и последствия, которые могут произойти в случае их нарушения.

Что должна включать политика дисциплинарных взысканий?

Ваша политика дисциплинарных мер должна включать следующие шесть компонентов:

  1. Обзор политики: В этом разделе объясняются шаги, которые будут предприняты для устранения неправомерных действий или невыполнения своих обязательств сотрудниками.
  2. Заявление о трудоустройстве по желанию: В этой части политики говорится, что все сотрудники вашей компании работают по желанию и могут быть уволены в любое время по любой причине.
  3. Формы дисциплины и шаги, которые будут предприняты: В этом разделе ваша политика должна указывать каждый шаг, который будет предпринят для решения проблемы, а также форму или формы дисциплины, которые будут применяться. Четко укажите, что будет включать каждый шаг, и причины, по которым проблема будет перенесена на следующий шаг. В этом разделе также должны быть четко указаны требования к менеджерам, такие как документирование каждого шага процесса и полное информирование сотрудников.
  1. Объяснение этапов дисциплинарного процесса и того, какие нарушения начинаются на каком этапе: Включите подробное описание каждого этапа и того, что может ожидать сотрудник, а также любые нарушения, которые не будут следовать этапам в хронологическом порядке порядок. Например, проблемы с опозданием могут начаться на первом этапе, когда менеджер устно предупреждает сотрудника, а серьезные нарушения начинаются на третьем этапе, которым может быть отстранение.

    «Включите формулировку, что политика является руководством, а не абсолютом», — сказал Business News Daily Майкл Коулз, владелец фирмы Coles. «Работодатели должны оставлять за собой право повышать или понижать дисциплину перед лицом отягчающих или смягчающих обстоятельств».

  1. Заявление о праве сотрудника обжаловать решение: Ваша политика должна включать заявление о том, что любой сотрудник, который считает, что с ним обращались несправедливо или должным образом, может обжаловать дисциплинарные решения соответствующей стороне, например HR .Опишите, как сотрудники могут обжаловать решение.
  1. Заявления, которые предлагают компании правовую защиту: Вам также следует включить правовую защиту для своего бизнеса, поскольку есть несколько потенциальных юридических последствий, если вы не будете тщательно разрабатывать свою дисциплинарную политику. Закон об уведомлении о корректировке и переподготовке работников (WARN), который применяется только к предприятиям со 100 или более сотрудниками, и Закон о национальных трудовых отношениях, который регулирует членство в профсоюзах, регулирует дисциплину сотрудников и увольнение.Чтобы избежать юридических проблем, ваша дисциплинарная политика должна:
    • Включать заявление, защищающее ваше право увольнять сотрудников по желанию
    • Информировать сотрудников о недопустимом поведении
    • Обеспечивать последовательные и справедливые правила дисциплины
    • Не допускать непоследовательных и непоследовательных действий руководителей, незаконное или оскорбительное наказание
    • Требовать документацию и собранные доказательства проблем с поведением сотрудников

Ключевой вывод: Политика дисциплинарных мер определяет и стандартизирует процедуры реагирования на инциденты, которые идут вразрез с политикой компании.

Что такое дисциплинарные взыскания на рабочем месте?

Дисциплинарные меры на рабочем месте — это любая реакция на ненадлежащее поведение или нарушение правил на работе. Все правила на рабочем месте должны быть изложены в справочнике вашей компании. Дисциплинарные меры могут варьироваться от устного или письменного предупреждения до приостановления или даже прекращения, в зависимости от серьезности нарушения.

«Политика дисциплинарных мер — это основа того, как работодатель рассматривает различные нарушения со стороны сотрудников и как работодатель обычно на них реагирует», — сказал Коулз.«Он подчеркивает, какие нарушения считаются более серьезными, чем другие, и описывает возможные дисциплинарные меры, с которыми может столкнуться сотрудник».

Почему важна дисциплинарная политика?

Дисциплинарная политика на рабочем месте дает сотрудникам четкие инструкции относительно ожидаемого поведения и того, какие последствия они могут ожидать в случае нарушения правил. Дисциплинарная политика также:

  • Защищает вас и вашу компанию от обвинений в неправомерном увольнении
  • Обеспечивает равное отношение ко всем сотрудникам, если правила не соблюдаются
  • Описывает, как сотрудники могут сообщать о жалобах или инцидентах
  • Устанавливает порядок действий сделано в случае нарушения правил
  • Выявляет непроизводительных или нарушающих работу работников
  • Повышает производительность труда сотрудников за счет выявления плохого поведения

Какое поведение представляет собой дисциплинарные взыскания на работе?

Многие виды поведения могут потребовать дисциплинарных мер, поэтому вы должны описать все недопустимое поведение в справочнике для сотрудников.Это помогает избежать путаницы и потенциальных юридических действий, которые может предпринять сотрудник, заявив, что его поведение не было прямо запрещено. Поведение, которое может потребовать дисциплинарных мер на работе, может включать:

  • Невыполнение своих служебных обязанностей
  • Проступки
  • Притеснение или насилие по отношению к коллегам
  • Незаконное поведение
  • Нарушение дресс-кода
  • Неуместное поведение с коллегами или клиенты
  • Проблемы с посещаемостью
  • Нечестность
  • Дискриминация

Типы дисциплинарных взысканий

Три основных типа дисциплинарных мер, доступных работодателям: прогрессивная дисциплина, переподготовка и планы повышения эффективности (PIP), а также переназначение или отстранение от должности.

Прогрессивная дисциплина

Прогрессивная дисциплина — наиболее традиционная форма дисциплины на рабочем месте. Серьезность корректирующих действий повышается, если сотрудник не может исправить проблему. Это популярный подход, поскольку он помогает оградить работодателей от судебных исков со стороны сотрудников. Однако такой подход может работать не для каждого сотрудника. Вместо того, чтобы усиливать строгость последовательных дисциплинарных мер, возможно, вы захотите провести дополнительную подготовку или провести реабилитацию для улучшения ситуации.Шаги политики прогрессивной дисциплины следующие:

Устное предупреждение

Твердое и четкое устное предупреждение должно быть дано, когда сотрудник впервые нарушает правило. Объясните, почему поведение было неправильным, и выразите ожидание, что такое поведение больше не повторится.

«Судя по опыту, наиболее эффективное дисциплинарное взыскание — это устное предупреждение высшей инстанции», — сказал Рубен Йонатан, основатель и генеральный директор GetVoIP. «Это свидетельствует о серьезности проблемы, и сотрудники склонны серьезно относиться к предупреждению начальника.

Письменное предупреждение

Письменный выговор или предупреждение более подробны. В нем описывается, в чем заключается проблема, как сотрудник должен изменить свое поведение, чтобы решить проблему, и последствия, которые могут произойти, если они этого не сделают. Предупреждение должны быть подписаны их руководителем, свидетелем и сотрудником и сохранены в файле сотрудника. Вы можете сделать несколько письменных предупреждений, прежде чем переходить к следующему этапу дисциплинарного процесса.

Последнее предупреждение

В этом предупреждении должны быть указаны все количество предупреждений сотрудника и корректирующие действия, которые были или не были предприняты для улучшения поведения.В нем должно быть четко указано, что прекращение следует, если нет улучшения.

Временное отстранение / испытательный срок

Дисциплинарное отстранение или испытательный срок — последний шаг перед увольнением. Это дает сотруднику последний шанс улучшить свое поведение. На этом этапе вы можете выбрать выполнение проверок или измеримых целей, снизить зарплату сотруднику или установить более строгий надзор.

Завершение

Этот шаг выполняется, когда все остальные были исчерпаны. Здесь вы встретитесь лицом к лицу с сотрудником и изучите всю соответствующую документацию по проблеме, включая все предупреждения, учебные документы и заметки, и объясните, что проблема не была устранена, и, следовательно, сотрудник находится в прекращено.

Планы обучения и повышения производительности

Программа PIP и обучение — это реабилитационные подходы, которые стремятся исправить проблему с помощью проверок, измеримых целей и плана, если сотрудник не достигает поставленных целей. Эта форма дисциплины также может закончиться увольнением.

«Лучшим дисциплинарным взысканием может быть встреча с сотрудником один на один для решения каждой проблемы на более личном уровне», — сказал Адил Ашраф, глава отдела кадров компании MotionCue.

Переназначение или приостановка работы

Это действие обычно используется в ответ на серьезные поведенческие проблемы или в случаях серьезного конфликта, когда сотрудник больше не может оставаться на своей должности, но увольнение не является подходящей реакцией. Переназначение сотрудника — это реабилитационный подход, требующий переподготовки, а отстранение — это карательный подход, требующий выполнения определенных условий, прежде чем сотрудник может быть восстановлен на работе.

Ключевой вывод: Три основных типа дисциплинарной политики: прогрессивная дисциплина, переподготовка и планы PIP, а также переназначение или отстранение от должности.

Как разработать политику дисциплинарных мер

Прежде чем приступить к разработке политики дисциплинарных мер в своей компании, определитесь с целью, которую вы хотите достичь с помощью этой политики. Вы хотите применить карательный или реабилитационный подход? Как сделать так, чтобы правила и последствия были максимально понятными для ваших сотрудников? После того как вы ответите на эти вопросы, вы сможете составить проект политики дисциплинарных мер в шесть шагов:

  1. Проконсультируйтесь с HR. Если у вас есть отдел кадров, он может быть ценным ресурсом, который поможет вам разработать всеобъемлющую политику. HR также может помочь в сборе документации и рассмотрении любых апелляций. Если у вас нет собственного персонала по персоналу, вы можете использовать программное обеспечение для управления производительностью, которое является экономичным вариантом, который помогает документировать поведение сотрудников и управлять отзывами сотрудников. [Прочтите наш обзор по теме: Лучшее программное обеспечение для управления производительностью ]
  1. Проконсультируйтесь с юристом. Попросите юриста пересмотреть или помочь разработать вашу дисциплинарную политику, чтобы убедиться, что вы не упускаете ничего важного, что может иметь негативные правовые последствия для вашей компании в будущем. «Юрист поможет вам сформулировать политику, которая будет герметичной и не оставляет лазеек для ответственности», — сказал Йонатан. «Если у вас нет юриста компании, вы можете нанять его, чтобы он помог вам сформулировать политику».
  1. Включите все политики и правила компании. Здесь не место для краткости — включите все свои политики и правила, чтобы сотрудникам было ясно, чего от них ждут.Опишите каждое правило как можно подробнее, чтобы не было места для интерпретации.
  1. Опишите метод и этапы дисциплины. Опять же, укажите как можно больше подробностей о том, какие шаги будут предприняты во время дисциплинарного взыскания и какие типы нарушений относятся к тому или иному этапу дисциплинарного процесса.
  1. Включите процесс документации. Опишите, как дисциплинарный процесс будет документироваться на каждом этапе, и включите ожидания как руководителей, так и сотрудников.
  1. Опишите процесс прекращения. Если дисциплинарный процесс приводит к увольнению, в политике должно быть четко указано, как будет принято увольнение и чего может ожидать сотрудник. Включите, что произойдет во время и после увольнения, например, возврат собственности компании, закрытие счетов и т. Д.

Примеры дисциплинарных политик

Вот три полезных шаблона и примеров, которые вы можете использовать при создании политики дисциплинарных мер вашей компании.

  1. BetterTeam : Образец дисциплинарной политики BetterTeam позволяет вам заполнить пробелы в соответствии с требованиями вашей компании. При необходимости вы также можете добавить дополнительную информацию.
  1. Workable : Workable представляет собой пример своей политики дисциплинарных мер. Обратите внимание на уровень детализации в описании того, к кому применяется политика, действия, которые могут быть предприняты, и ожидания, требуемые как от сотрудников, так и от менеджеров.
  1. Сеть информации о трудовом праве : В этом примере политики дисциплины используется процесс прогрессивной дисциплины и предоставляется подробная информация о каждом этапе процесса. В нем указывается серьезность каждого этапа и предполагаемый промежуток времени между каждым этапом.

Как реализовать эффективную дисциплинарную политику за 5 простых шагов

Форма I-9 — один из наиболее важных документов о трудоустройстве, которым владельцы бизнеса должны управлять в течение года.Вот что вам нужно знать.

Владельцы бизнеса сталкиваются с, казалось бы, бездонной грудой государственных документов, связанных с лицензированием, налогами и служащими. Тем не менее, каким бы утомительным ни было оформление документов, важно понимать цель каждой формы и следить за тем, чтобы вы правильно ее заполнили.

Форма I-9 — один из наиболее важных документов о трудоустройстве, которым владельцы бизнеса должны управлять в течение года.Работодатели должны отправить эту форму в Министерство внутренней безопасности (DHS), чтобы подтвердить личности своих сотрудников и убедиться, что эти сотрудники могут работать в США на законных основаниях. Неспособность правильно заполнить, отправить и сохранить форму I-9 для сотрудников может означать серьезные федеральные штрафы за несоблюдение требований.

Вот семь основных советов по заполнению формы I-9 и избежанию ошибок, которые могут привести к проверкам.

1. Всегда используйте последнюю форму I-9
Первое, что нужно знать, это то, что все ваши сотрудники должны заполнить документацию I-9.Форма, которую они заполняют, должна быть последней версией, представленной на веб-сайте Службы граждан и иммиграции США (USCIS). Неспособность использовать правильную редакцию или форму может привести к аудиту Notice Of Inspection (NOI). Одно или несколько федеральных агентств, которые полагаются на эти документы, проведут проверку.

Хотя вам, возможно, не придется заполнять этот документ для независимых подрядчиков, помните, что всегда незаконно заключать сознательные контракты с лицами, не имеющими разрешения на работу в США.С.

2. Заполните форму I-9 незамедлительно.
Сроки подачи заявок строгие. Форма I-9 должна быть подана, как только сотрудник принял предложение о работе или, самое позднее, в первый день работы. Как их работодатель, у вас есть всего три рабочих дня, чтобы получить документы, удостоверяющие их личность. Приемлемая документация обычно состоит из оригинала свидетельства о рождении, карты социального страхования, паспорта, визы или других документов, выданных государством. Задержка с отправкой документации может вызвать проблемы с соблюдением требований, что приведет к NOI.

3. Уметь правильно изучить форму I-9
Как работодатель, вы обязаны заполнить Раздел 2 формы I-9 сотрудника к третьему рабочему дню с даты приема на работу. Хотя у вас нет контроля над тем, какую документацию ваш новый член команды представит для проверки, вам необходимо проверить, что их документы являются оригиналами и находятся в списке приемлемых форм.

СВЯЗАННЫЙ: Подробнее Алекса Герцбурга.

Изучите каждый из этих документов и определите, кажутся ли они подлинными и соответствуют ли данные сотрудника в заполненной форме.Если вы считаете, что эти критерии не удовлетворены, вы можете отклонить их документы и попросить другую утвержденную форму идентификации. Чтобы определить действительность представленной формы идентификации, вы можете использовать это полезное руководство, предоставленное USCIS.

4. Когда сотрудники покидают компанию, сохраняйте форму I-9
Среди наиболее запутывающих аспектов формы I-9 — строгие правила сохранения и уничтожения документации. Многие работодатели предполагают, что они могут немедленно уничтожить или удалить форму I-9, когда сотрудник увольняется из компании.Это ошибка. Федеральный закон устанавливает строгие процедуры хранения и очистки этих форм. По окончании работы вы должны сохранить их I-9 в течение:

● трех лет после даты найма или
● одного года с даты их увольнения

— в зависимости от того, что больше. Работодатели, которые ведут физические документы I-9, должны хранить оригинал документа, поскольку его фотокопии недействительны. Кроме того, вы можете выбрать «зеленый», отсканировав оригинал и загрузив его для хранения в электронном виде.После того, как цифровая версия надежно сохранена в вашей базе данных, вы можете уничтожить исходный бумажный документ.

5. Подготовка к аудиту, даже если оно соответствует требованиям
Существует бесчисленное множество причин, по которым может проводиться аудит I-9, от недовольных сотрудников до ошибок в представленных документах. Независимо от причины, вы не хотите, чтобы вас застали врасплох к проверке. Некоторые отрасли более восприимчивы к более тщательной проверке со стороны USCIS и других агентств, которые следят за правом на работу.К ним относятся:

● Строительство
● Рестораны
● Склады
● Перерабатывающие предприятия
● Ландшафтный дизайн
● Сельское хозяйство

Независимо от отрасли, ваш лучший способ выжить при потенциальном аудите — убедиться, что ваш бизнес соответствует правилам формы I-9 в письме.

СВЯЗАННЫЕ: 10 способов избежать иммиграционных проблем с сотрудниками.

6. Примечание о гибкости проверки COVID-19 I-9
Пандемия COVID-19 вынудила USCIS временно ослабить требования к обработке формы I-9.Работодатели и их сотрудники теперь могут удаленно завершать свою проверку на соответствие требованиям и проводить физические проверки документов после возобновления личных операций. Исключение распространяется только на компании, работающие на 100% удаленно, срок действия исключения истекает 31 августа 2021 года.

7. Предотвратить предотвратимое
Один из лучших способов избежать аудитов NOI и потенциальных штрафов и санкций — разработать процесс соответствия I-9 для предотвращения ошибок, которых можно избежать — от неполной информации до непроверенной документации.Не спешите с I-9 и не предполагайте, что ваш бизнес слишком мал, чтобы его заметили федеральные иммиграционные агентства. Единственный способ оставаться в соответствии с законами о проверке права на трудоустройство — это приложить сознательные усилия для правильного заполнения и подачи этой документации.

Алекс Герцбург — управляющий партнер Gertsburg Licata и член совета директоров COSE и Greater Cleveland Partnership. С ним можно связаться по адресу [email protected] или по телефону (216) 573-6000.

Пожалуйста, свяжитесь с Gertsburg Licata, где находится компания CoverMySix®, для получения дополнительной информации о наших услугах по анти-судебному аудиту, включая оценку вашей политики, процедур и документов в отношении найма и трудоустройства. Мы поможем вам решить юридические проблемы, с которыми сталкивается ваш бизнес, чтобы вы могли сосредоточиться на его росте.

Мы приглашаем вас позвонить по телефону 216-573-6000 или заполнить нашу контактную форму для получения бесплатной * консультации с одним из наших юристов.

* Бесплатные консультационные звонки по программе CoverMySix® доступны только членам COSE.

Сотрудник отказывается подписывать дисциплинарное извещение — что теперь?

Вы выполнили самое сложное: задокументировали плохую работу или проступки сотрудника, обсудили это с сотрудником и его руководителем и составили протокол судебного разбирательства. Один последний шаг, и вы все можете двигаться вперед; ему просто нужно подписать протокол о привлечении к дисциплинарной ответственности. Но ждать! Он протестует против дисциплины и отказывается подписывать. Что теперь?

Сотрудники часто отказываются подписывать дисциплинарные взыскания, но они с большей вероятностью подпишут, если уведомления представлены и сформулированы правильно.Вам нужна их подпись как доказательство того, что они понесли наказание за свое поведение.

Вы также можете попросить работника написать свое опровержение, что даст ему возможность высказать свое недовольство и поднять любые вопросы, заслуживающие внимания HR.

Если сотрудник все же решит не подписывать, специалист по персоналу и свидетель могут оформить квитанцию ​​своими подписями. Позже они могут быть вызваны для дачи показаний о том, что дисциплинарный взыскатель был применен к работнику.

Будьте впереди

Объясните в самом начале дисциплинарного собрания, что должно произойти, порекомендовала Мария Греко Данахер, поверенный Ogletree Deakins в Питтсбурге.

Вы, специалист по кадрам, можете сказать что-то вроде: «Мы собираемся обсудить с вами проблемы, которые привели к этой дисциплине. В конце этой встречи мы покажем вам форму, в которой мы задокументировали причины этой встречи и дисциплинарные взыскания, и у вас будет время изучить ее. Мы также попросим вас подписать форму, просто чтобы показать, что вы ее получили и прочитали. У вас есть какие-либо вопросы, прежде чем мы начнем? »

Используйте осторожную формулировку

Сотрудники с большей вероятностью будут подписывать дисциплинарные уведомления, в которых прямо над линией подписи разъясняется, что они могут не согласиться с предупреждением, и, подписывая, они подтверждают только то, что они получили и просмотрели документы, сказала Кристин Грей. юрист компании FordHarrison в Спартанбурге, С.C.

Рассмотрите возможность включения раздела, который позволяет сотруднику добавлять свои собственные комментарии, добавила она. Это также будет служить уведомлением о том, что работник получил предупреждение.

Danaher рекомендовала отделить поле для подписи от тела дисциплинарного заключения. Она сказала, что в поле для подписи должно быть указано: «Моя подпись здесь означает ТОЛЬКО то, что у меня была возможность прочитать этот отчет. Это НЕ означает мое согласие с содержанием» и должна иметь строку для подписи под ним.Если есть поле для комментариев, добавьте еще одну строку для подписи под ним.

Получение документа, когда сотрудник не подписывает

Несмотря на все усилия работодателя, иногда сотрудник все же отказывается подписать. Что тогда делает HR? Вы же не хотите выглядеть так, как будто вы записали сотрудника и поместили документацию в личное дело незаметно.

Будьте осторожны с описанием этого отказа, — предупредил Данахер. Она предпочитает менее состязательные фразы: «решила не подписывать» или «решила не подписывать после запроса о подписании».«

Работодатель может попросить сотрудника написать в форме« Я не согласен », подписать и поставить дату», — отметил Робин Ши, поверенный Constangy, Brooks, Smith & Prophete в Уинстон-Салеме, Северная Каролина. Однако это редко срабатывает. — добавила она.

Если это не удается, и вы, как представитель отдела кадров, остаетесь наедине с сотрудником, вы можете вызвать другого менеджера в качестве свидетеля, — сказала Шиа. дисциплины и что сотрудник предпочел не подписывать.Затем вы и свидетель можете подписаться и указать дату на языке, который будет выглядеть примерно так: «Встречались с сотрудником [дата] и обсуждали вышеизложенное. Сотрудник отказался подписать» с указанием полного имени или инициалов и даты. Или все это может сделать руководитель, если вы не на дисциплинарном собрании.

[HR Q&A только для членов SHRM: Следует ли включать HR во все дисциплинарные собрания? ]

Хотя некоторые могут уволить сотрудника за неподписание как неподчинение, Патрисия Уайз, адвокат Spengler Nathanson в Толедо, штат Огайо, заявила, что работодатель не должен настаивать на том, чтобы сотрудник подписал дисциплинарное уведомление.По ее словам, просьба поставить подпись на дисциплинарном извещении — это не то же самое, что распространять справочник сотрудника или предоставлять ограничительное соглашение, которое должно быть подписано без каких-либо исключений.

Если работодатель угрожает уволить работника за неподписание дисциплинарного извещения, компания без надобности обострит ситуацию, согласился Джеффри Стюарт, адвокат компании White and Williams в Центер-Вэлли, штат Пенсильвания. в этот момент он или она, вероятно, будет иметь право на получение компенсации по безработице (которая может увеличить налоги на безработицу для вашего бизнеса), даже если предупреждение было сделано за проступок или низкую производительность.Повторные проступки обычно лишают кого-либо права на получение пособия по безработице; «плохой производительности нет», — отметил он.

Однако Донна Бернарди Пол, SHRM-SCP, управляющий директор отдела управления человеческим капиталом группы бизнес-услуг и аутсорсинга BDO в Маклине, штат Вирджиния, сказала: «Смирение с таким поведением — не лучшая практика управления и может иметь другие нежелательные последствия для оставшегося персонала; хотя увольнение сотрудника с должности может быть не самым эффективным решением для снижения риска.«

Попросите письменное опровержение

Вместо того, чтобы настаивать на подписи, специалисты по персоналу должны побуждать сотрудника подать письменное опровержение, — сказала Шиа. Приложите опровержение к дисциплинарной форме.

Она сказала, что есть как минимум два преимущества получения письменного опровержения:

  • Это косвенно доказывает, что сотрудник знал и понимал эту дисциплину, что является единственной причиной для того, чтобы просить сотрудников расписаться, поскольку это показывает, что работодатель действительно придерживается прогрессивной дисциплины.
  • Опровержение может выявить некоторые законные проблемы, которые компании необходимо изучить.

Если сотрудник откажется подписать и не представит опровержение, работодателю будет сложнее доказать, что сотрудник получил дисциплинарные взыскания, отметила она. «Если работник решит отрицать это, работодатель мало что сможет сделать, чтобы этому противостоять».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *