Сколько реквизитов используется при оформлении документов: 2. Состав реквизитов документов / КонсультантПлюс

Содержание

Новый гост для оформления документов — новости в Т—Ж

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Екатерина Мирошкина

экономист

Профиль автора

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Как расположить реквизиты на бланках

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.
Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Оформление бланка письма. Продольный бланк

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Что делать? 02.10.17

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа Форма обращения Пример
Приказ Первое лицо, единственное число Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек Третье лицо, единственное число Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол Третье лицо, множественное число Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Третье лицо, единственное или множественное число Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Вид документа

Приказ

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Пример

Приказываю

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Вид документа

Протокол

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как оформлять разные надписи на документах по госту

Как поставить гриф «Утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

«Утверждаю» на документе — образец «Утверждено» на документе — образец

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Ну и что? 10.08.17

10 самых интересных требований госта для интернет-магазинов

Требования к оформлению и реквизиты

В перечень реквизитов входят:

 

         1. Государственный герб.                                                                                                                                                                       

 

         2. Эмблема предприятия.

 

         3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

 

         4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

 

         5. Наименование министерства.

 

         6. Наименование организации.

 

         7. Наименование структурного подразделения.

 

         8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

 

         9. Название вида документа.

 

         10. Дата.

 

         11. Индекс.

 

         12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

 

         13. Место составления или издания.

 

         14. Гриф ограничения доступа к документу.

 

         15. Адресат.

 

         16. Гриф утверждения.

 

         17. Резолюция.

 

         18. Заголовок к тексту.

 

         19. Отметка о контроле.

 

         20. Текст.

 

         21. Отметка о наличии приложения.

 

         22. Подпись.

 

         23. Гриф согласования.

 

         24. Визы.

 

         25. Печать.

 

         26. Отметка о заверении копии.

 

         27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

 

         28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

         29. Отметка о поступлении.

 

 

Реквизиты:

 

         “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

 

         “Наименование министерства” и “Наименование предприятия”

указывается в полном соответствии с правовыми актами.

 

         “Наименование структурного подразделения” — применяется только внутри предприятия.

 

         “Адресные данные предприятия” — используются только при переписке.

 

         “Название вида документа” — приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

 

         “Дата” — оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

 

         “Индекс” — регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

 

         “Ссылка на индекс и дату входящего документа”

— проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

 

         “Место составления или издания” — указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

 

         “Гриф ограничения доступа к документу” — указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

 

         “Адресат” — располагается в правом верхнем углу документа.

 

         “Гриф утверждения” — должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

 

         “Резолюция” — включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.

 

         “Заголовок к тексту” — содержит краткое содержание документа.

 

         “Отметка о контроле” — только тех документов, которые взяты на контроль.

 

         “Текст” — содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

 

  •          краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

  •  

  •           объективность и достоверность информации;

  •  

  •          составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

  •  

  •          структурирование текста  документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

  •  

  •          широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

 

         “Отметка о наличии приложения” — указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

 

         “Подпись” — входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 

         “Гриф согласования” — состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

 

         “Виза” — используют для внутреннего согласования документов.

 

         “Печать” — ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

 

         “Отметка о заверении копии” — проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

 

         “Фамилия исполнителя и номер его телефона” — располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

 

         “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” — для последующего хранения и использования в справочных целях.

 

         “Отметка о поступлении” — проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

 

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.    Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

 

Основные правила при оформлении документов:

 

         — текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

 

        первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

 

         — реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

 

         — реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

 

         — расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

 

         — если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

 

         — точку в конце заголовка не ставят;

 

         — в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

 

         — номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

1. Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Виды бланков. Документооборот организации. Виды бланков документов

Похожие главы из других работ:

Бланки документов

1.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов…

Бланки документов

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ управленческих ДОКУМЕНТОВ

Оформление реквизитов общего бланка: 01 — Государственный герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе…

Диагностика ролевого конфликта в деятельности руководителя на примере Администрации Черепановского района Новосибирской области

2.
Основные виды и варианты решения конфликтных ситуаций

Инвестиционный менеджмент предприятий

1. Общее понятие и виды инвестиций

Личностные и организационные источники власти

1.1 Общее понятие

Власть — это функция взаимозависимости. Чем больше один человек зависит от другого, тем больше власти и у того, и у другого. Обладать властью — значит иметь возможность влиять на удовлетворение потребностей…

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

1.4 Основные принципы расположения документов в деле

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации…

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

1.3 Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический — когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса. В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения…

Оформление управленческих документов

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно…

Понятие, сущность и правила документооборота. Работа с исходящими документами. Правила подсчёта исходящих документов

2.1. Понятие и виды исходящих документов

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.9 Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы…

Понятия: документ, управленческий документ

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов…

Работодатель как субъект трудового права

1. Общее определение правосубъектности работодателя. Виды работодателей и особенности их правовой личности

Ранее в законодательстве (например, в КЗоТ, Законе о коллективных договорах, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.1992 № 2490-1 (ред. от 29.06.2004) // ВСНД и ВС РФ от 23.04.1992, № 17, ст. 890, СЗ РФ от 05.07.2004, № 27, ст. 2711…

Система коммуникаций и ее роль в управлении предприятием

1.1 Общее понятие и виды коммуникаций

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы…

Стресс в жизни руководителя

1.1 Общее понятие о стрессе

Проблема воздействия на человека критических ситуаций издавна привлекала к себе внимание. За последние 30-40 лет особо возрос интерес к феномену стресса, к деятельности и адаптации в стрессовых условиях…

Требования, применяемые к менеджеру. Имидж

2.1. Понятие, варианты и функции имиджа.

Имидж — собирательное понятие. Это облик, то есть та форма жизнепроявления человека, благодаря которой “на люди” выставляются сильнодействующие личностно-деловые характеристики. Среди них приоритетными следует признать воспитанность…

Управление процессом коммуникаций на предприятии

1.Общее понятие коммуникации

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы…

Что такое технологическая документация | Lucidchart

1. Определите объем документа и определите свой процесс. Будет ли он охватывать одну задачу в цепочке операций или всю процедуру для завода-производителя? Лучше всего, чтобы каждый документ охватывал как можно меньший процесс.

2. Учитывайте аудиторию, для которой вы пишете. Что они уже знают об этом предмете? Где и как они используют продукт? Каковы их демографические данные?

3. Напишите заголовок и введение, описывающие, что это за процесс, почему и когда пользователям нужно его делать, и как это вписывается в общую картину организации.Объясните, почему этот процесс важен.

4. Опишите лиц, которые будут вовлечены в процесс, и определите их роли. Обязательно используйте названия должностей, а не отдельные имена.

5. Определите границы процесса или начальную и конечную точки.

6. Определите выходы процесса или то, что производится.

7. Определите входы процесса или ресурсы, необходимые для его выполнения.

8. Проведите мозговой штурм по всем действиям, необходимым для завершения процесса.Эта стратегия подготовки к записи называется «листингом».

9. Организуйте элементы из вашего списка в последовательные шаги. Будьте осторожны при разделении шагов. Действия, которые логически взаимосвязаны, следует хранить вместе. Как правило, если шаг включает более одного глагола или слова «и», его, вероятно, следует разбить на два шага. Ограничьте количество шагов — используйте подзаголовки для более длинных задач и перезапустите нумерацию под каждым подзаголовком. Используйте слои — дайте пользователям дополнительную информацию в менее заметном тексте под основным этапом.

10. Расширьте свои действия, чтобы включить всю необходимую информацию, такую ​​как потенциальные опасности, советы по устранению неполадок или примеры.

11. Постройте блок-схему процесса для визуального представления шагов.

12. Добавьте скриншоты или рисунки, обеспечивающие наглядность.

13. Отформатируйте информацию так, чтобы ее было легко сканировать, читать и понимать. Используйте маркеры, таблицы, заголовки и т. Д. Четко укажите, как процессы связаны друг с другом. Например, в нижней части документа «Организация информационного бюллетеня» направьте читателей к документу «Редактирование информационного бюллетеня».

14. Протестируйте процесс. Посмотрите, как его использует кто-то другой.

15. Попросите коллег просмотреть ваш документ и оставить отзыв.

16. Помните, что ваша документация — это живой документ, который необходимо постоянно обновлять

Обработка документов | Encyclopedia.com

Документ — это любое письменное, напечатанное или подготовленное в электронном виде деловое сообщение, содержащее информацию. В век информации документы — это важные продукты, которые становятся все больше и сложнее.Обработка документов включает оборудование, программное обеспечение и процедуры для создания, форматирования, редактирования, исследования, поиска, хранения и отправки документов.

ИСТОРИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

Появление системы письма совпало с переходом от общества охотников-собирателей к аграрным стоянкам, где возникла необходимость вести учет своего имущества — будь то участки земли, животных или меры зерна — или передать эту собственность другому лицу или другому поселению. Письма писались от руки еще в 2686 г. до н. Э. До изобретения пишущей машинки и компьютера все документы были написаны от руки, будь то письма, коносаменты, документы о собственности или отчеты.

Изобретение пишущей машинки изменило способ общения людей — от рукописных документов к печатным. Пишущая машинка была изобретена в 1714 году Генри Миллем. Кристофер Лэтэм Шоулз, изобретатель из Милуоки, — человек, которого чаще всего связывают с изобретением пишущей машинки в Соединенных Штатах.В 1868 году Шоулс выпустил первую запатентованную практичную пишущую машинку.

В то время, однако, корреспонденция глубоко укоренилась в этикете и почерке. Люди считали, что написание писем является наиболее закрытой, полной и всеобъемлющей формой общения между людьми. Лица, осмелившиеся печатать буквы, рисковали получить отказ. Машинописные письма рассматривались как оскорбительные, подразумевая, что получатель не умеет читать. Даже в 1922 году специалист по этикету Эмили Пост все еще описывала написание писем как искусство — даже когда она видела, что это искусство сокращается до тех пор, пока «письмо не станет телеграммой, телефонным сообщением или открыткой» (Post).

Тем не менее, продажа пишущей машинки стала прибыльной, и с ее принятием люди обнаружили, что процесс подготовки документов намного проще. Пишущая машинка дала операторам возможность писать быстрее, чем человек может писать от руки.

В 1961 году IBM представила первую электрическую пишущую машинку Selectric. Вместо стандартной подвижной каретки и бойков индивидуального типа у этой пишущей машинки был шарик вращающегося типа. Использование вращающегося шарика позволило Selectric печатать быстрее, чем на традиционных пишущих машинках.Вслед за электрической пишущей машинкой IBM представила пишущую машинку Selectric с магнитной лентой (MT / ST) в 1964 году. MT / ST была одной из первых попыток превратить обычную пишущую машинку Selectric в текстовый процессор.

ВИДЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Обработке документов были даны различные определения. Несколько курсов бизнес-образования с обработкой документов в названиях описывают курсы как разработанные для обучения студентов созданию разнообразных компьютерных документов — от деловых, технических, медицинских и / или юридических документов, таблиц, форм, отчетов, презентаций. документы, в документы для электронной публикации.

Тем не менее, информатика или библиотечное дело и информатика демонстрируют заметные различия в их определениях обработки документов. В этих областях обработка документов может «исследовать проблемы, связанные с созданием приложений обработки естественного языка, которые работают с большими массивами реального текста, такими как те, которые находятся во всемирной паутине» (Dras and Cassidy, 2005, para. 2) . Другие считают, что обработка документов связана с электронной публикацией и включает такие темы, как типографика, компьютерные языки, форматы файлов, спецификации стиля и семантики документов, а также стандарты электронных документов.

Обработка документов также описывается как обработка текстовых документов, включая методы индексации для извлечения текста на основе содержимого. Таким образом, обработка документов сродни невербальному языку в том смысле, что это усвоенная терминология, которую нелегко или легко определить, — значение которой варьируется в зависимости от культуры организации и / или человека.

В то время как помощник по административным вопросам рассматривает обработку документов как использование компьютера для клавиатуры письма, записки, электронной почты (электронной почты) или отчета, другие люди рассматривают обработку документов как средство координации и проведения деловых операций.Например, заказ, отправленный на покупку определенного продукта, становится документом для обработки.

С точки зрения текстового редактора, в простейшей форме термин обработка документов означает оформление документов. Первоначально термин охватывал все бизнес-оборудование, связанное с обработкой текста. Термин текстовый процессор стал обозначать автономные устройства. В 1981 году, с появлением персонального компьютера (ПК) IBM, правила игры для текстовых процессоров изменились.Программные текстовые процессоры постепенно вытеснили специализированные текстовые процессоры. Таким образом, термин перешел от обозначения оборудования к обозначению программного обеспечения.

БУДУЩЕЕ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В 1980 году Р. И. Андерсон сообщил, что «появляется еще более широкая концепция обработки текстов, которая связывает оборудование для автоматического набора текста с коммуникационной сетью для ввода и вывода» (стр. 55). В то время оптическое распознавание символов, вывод на фотонаборное оборудование, вывод на микрофильмы или вывод, направляемый в автоматические файловые системы, были отдельными единицами, которые были связаны в единую информационную систему, частью которой был текстовый редактор.

Развитие технологий упростило создание документов и управление ими. Планшетные ПК, сканеры, программное обеспечение для распознавания голоса и Интернет меняют облик обработки документов.

Врачи используют беспроводные планшетные ПК для ввода данных пациента во время обследования. До этого технологического развития отчеты о пациентах диктовались врачом и расшифровывались ассистентом. Распечатанная форма отчета пациента затем сохранялась в файле пациента. Использование планшетного ПК также устраняет необходимость в пространстве для хранения бумажных копий и делает поиск материалов более быстрым и простым. Кроме того, архивирование сохраненных записей с компьютера — более простой процесс, поскольку старые файлы могут храниться на компакт-дисках, переходных дисках или внешних жестких дисках, так что данные доступны при необходимости, но не занимают место на активном жестком диске.

До появления сканеров документы хранились в папках с файлами, картотеках, файловых центрах и отделах.Теперь бумажные копии документов можно сканировать и сохранять в электронном файле. Этот технологический прогресс уменьшает пространство, ранее необходимое для хранения документов. Кроме того, когда клиенту или другому лицу нужен документ, его копию можно отправить немедленно, отсканировав запрошенный документ и вложив его в сообщение электронной почты.

Программное обеспечение распознавания голоса — важная разработка, особенно для людей с ограниченными физическими возможностями. С помощью микрофона люди могут диктовать письма, записки, сообщения электронной почты и отчеты, а также преобразовывать эти документы в текст на экране компьютера.Использование программного обеспечения для распознавания голоса в промышленности снижает количество повторяющихся стрессовых травм (таких как синдром запястного канала) и сокращает время, необходимое для ввода данных.

Компании используют электронную почту в качестве официального канала связи, тем самым устраняя необходимость в бумажных копиях межведомственных меморандумов. Помимо того, что сообщения электронной почты являются более быстрым средством связи, они предоставляют при необходимости бумажную запись путем простой печати сообщения. Сообщения электронной почты также могут храниться в электронном виде, что сокращает необходимое пространство для хранения бумажных документов.

см. Также Обработка текстов; Навыки письма в бизнесе

библиография

Андерсон Р. И. (1980). Обработка текста: меняющаяся офисная среда (Маргарет Х. Джонсон, ред.). Рестон, Вирджиния: Национальная ассоциация бизнес-образования.

Драс, М., и Кэссиди, С. (2005). Обработка документов и семантическая сеть. Получено 13 октября 2005 г. с веб-сайта Департамента вычислительной техники Университета Маккуори: http: // www.comp.mq.edu.au/units/comp348

Обер, Скот, Джонсон, Джек Э. и Зиммерли, Арлин (2006). Греггский колледж клавиатуры и обработки документов (10-е изд.). Нью-Йорк: Макгроу-Хилл Ирвин.

Пост, Эмили (1922). Этикет в обществе, в бизнесе, в политике и дома. Нью-Йорк: Funk & Wagnalls.

Шелли, Гэри Б., Кэшман, Томас Дж. И Вермаат, Мисти Э. (2003). Открытие компьютеров 2004: Шлюз к информации. Бостон: Технологический курс.

Сул, Л. Ф., и Баудер, М. (2003, февраль). Распознавание речи: его место в бизнес-образовании. Форум бизнес-образования, с. 54–56.

К. Вирджиния Хемби-Грабб

Энциклопедия бизнеса и финансов, 2-е изд. Hemby-Grubb, K.

Что такое технологическая документация: 7 основных преимуществ

Что такое «документация процесса»?

Документация процесса — это метод внутреннего сбора всей информации, необходимой для правильного выполнения бизнес-процесса в вашей организации.Это непрерывная деятельность, которая должна выполняться по мере построения процессов, чтобы обеспечить достижение желаемого результата.

Документация процесса создает документ процесса: подробное описание всех требований, необходимых для правильного выполнения процесса. Вы должны включить всю необходимую информацию, чтобы сделать документ легким для понимания и выполнения.

Если у меня уже есть модель процесса, зачем мне еще и документация по процессу?

Проще говоря, модель процесса описывает «что», тогда как документация процесса объясняет «как» и «почему».

Модель процесса — это графическое представление бизнес-процесса и его выполнения. Он не включает точных деталей, таких как принадлежность или ответственность шагов в процессе, или ожидаемая продолжительность каждого шага в процессе. Этот уровень детализации может быть добавлен в документацию по процессу.

Например, шаг в модели процесса — «Создать запрос на покупку», простое описание задачи. В технологическом документе есть более подробное описание, такое как определение даты доставки, информации о доставке и спецификаций продукта.

Зачем нужно документировать процессы?

Документ процесса выступает в качестве дорожной карты для вашего бизнеса. Когда вы создаете новые процессы или хотите улучшить существующие процессы, документация по процессам выступает в качестве передового практического руководства по их созданию и выполнению.

Подробная информация в документе процесса может помочь пользователям понять нюансы, такие как намерение или причины, по которым процесс был ранее изменен. Это может быть особенно полезно при доказательстве того, что ваша организация соответствует определенным нормативным требованиям.

Причины для технологической документации включают:

  • Повышение согласованности — Повторяющиеся процессы не нужно каждый раз изменять и всегда создаются с использованием одной и той же логики
  • Обеспечьте ясность — Уменьшите операционную неоднозначность, указав точные задачи, необходимые для завершения процесса, кто несет ответственность и как выполнять задачу
  • Хранилище знаний — Если сотрудник увольняется, он часто берет с собой свои знания о процессе.Документация процесса означает, что каждый имеет доступ к этой важной информации
  • Обучение — Документация процесса может выступать в качестве руководства по передовой практике, а также является отличным образовательным инструментом для новых сотрудников
  • Обеспечение улучшения процесса — Изучение деталей в документах процесса может выявить узкие места и области, которые можно было бы сделать более эффективными

Начните документировать свои процессы в Bizagi Modeler.

Каковы преимущества технологической документации? Документация процесса

дает несколько преимуществ, которые, в свою очередь, могут помочь повысить удовлетворенность как сотрудников, так и клиентов.

  • Повысьте эффективность процесса — Изучите процессы, чтобы убедиться, что они выполняются наиболее эффективным образом
  • Повышение общего качества — Документирование каждого шага может выявить области, требующие улучшения
  • Снижение затрат — Улучшение процессов позволит сэкономить деньги благодаря меньшему времени на сборку и общему улучшению процесса
  • Экономия времени на разработку — Стандартизированный способ создания процессов позволяет быстрее создавать новые процессы
  • Устранение недостатков — Документирование процесса позволяет выявлять недостатки и исправлять их
  • Единая точка отсчета — Устраните любые сомнения изнутри с помощью одной точки истины
  • Обеспечение соответствия — Точное указание того, как выполнять задачи, помогает соблюдать правила
Как обеспечить хорошее качество документации процесса?

При документировании процессов важно соблюдать баланс между тщательностью и детальностью, а также ясностью и краткостью.Это означает, что вы должны убедиться, что вы не упускаете какую-либо важную информацию, но не включаете информацию, которая является ненужной или не относящейся к теме.

Вспомните, для кого вы пишете документацию по процессу, и представьте, что вы выполняете задачу самостоятельно, и подумайте, какая информация будет вам полезна. Это могут быть скриншоты более сложных аспектов, которые трудно объяснить одними словами.

Также полезно указать цель или мотивацию задачи, так как это объясняет, почему задача выполняется.Таким образом, при улучшении процесса пользователи могут увидеть, почему процесс был смоделирован таким образом в первую очередь. Также имейте в виду, что документирование процесса не является разовым мероприятием. Всякий раз, когда процессы обновляются, следует обновлять и документацию.

Инструменты документирования процессов

часто предоставляют шаблон или простые для выполнения шаги, которые сделают ваши документы единообразными, обеспечат хорошее качество и сохранят простоту форматирования и легкость чтения.

Нужен ли мне инструмент для документирования процесса? Программное обеспечение

для документирования процессов обеспечивает эффективный способ записи в цифровом виде всех дополнительных деталей, необходимых для правильного выполнения бизнес-процессов.Использование программного обеспечения означает, что вы можете воспользоваться преимуществами интуитивно понятных функций и убедиться, что на каждом этапе есть соответствующая документация.

Bizagi позволяет документировать процессы непосредственно в моделях процессов. Когда вы закончите, вы можете опубликовать документацию в защищенной библиотеке процессов Bizagi вместе со всеми вашими бизнес-процессами для единой точки оперативной достоверности или в различных форматах.

Как я могу задокументировать модель процесса, которую я уже построил?

Рекомендуется документировать процессы по мере их построения.В Bizagi во время моделирования процесса вы можете документировать свои процессы и включать информацию на уровне процесса, а также подробную информацию на уровне элемента в диаграмму.

После того, как ваша диаграмма процесса и документация будут завершены, вы можете опубликовать документацию в предпочитаемом вами формате.


Загрузите Bizagi Modeler бесплатно прямо сейчас, чтобы начать работу.


Что такое документация по процессу: полное руководство с шаблоном

Что такое документация по процессу?

Документация процесса — это подробное описание того, как выполнить процесс.В документе процесса изложены точные шаги, необходимые для выполнения задачи или процесса от начала до конца.

Область документирования процесса зависит от того, как сотрудники выполняют процесс, а не от того, что это за процесс. Документация процессов важна для любого бизнеса, потому что она повышает согласованность и позволяет вашим сотрудникам учиться как на своих успехах , так и на ошибках .

Преимущества документирования процесса

Документация процесса помогает:

  • Экономия времени и денег
  • Уменьшение ошибок
  • Создание стандартизации
  • Улучшение сотрудников адаптация
  • Создание дополнительных способов повышения эффективности рабочих мест
  • процессы
  • Улучшение рабочих процессов аналитически

Документация процесса — это текущая документация процесса во время выполнения проекта или задачи и никоим образом не является окончательным отчетом.Это помогает анализировать каждый шаг процесса и предоставлять контекст для улучшения процесса.

Каждая организация стремится к успеху и со временем расти. Единственный способ узнать, достаточно ли хорош бизнес-процесс, который вы используете, — это следить за на каждом этапе и анализировать, получать отзывы и предлагать изменения для улучшения. Только тогда бизнес сможет работать на полную мощность и расти быстрее.

Подробнее: Лучшие инструменты онлайн-документации по программному обеспечению

Зачем вам нужна технологическая документация?

Когда дело доходит до создания новых процессов или доработки существующих, нет лучшего способа сделать это, чем задокументировать процессы.Ниже перечислены основных преимуществ , которых организация стремится достичь путем документирования своих процессов:

1. Улучшение процесса

Большинство компаний используют повторяемых бизнес-процессов для выполнения работы. Люди часто преуменьшают важность записи шагов процесса и полагаются на свою «память» или «догадки» при выполнении задач.

Часто это верный путь к катастрофе. Маловероятно, что вы внесете улучшения в процесс, если не знаете:

  • Какие бизнес-процессы выполняются
  • Какая роль каждого шага в процессе
  • Какова роль вашего co -рабочие находятся в цикле процесса
  • Как процесс влияет на на общую прибыль бизнеса

Чтобы знать, что делать, вы должны знать, с чего начать .

Документация процесса, таким образом, обеспечивает вид «орлиным глазом» на процесс и помогает предприятиям разрабатывать новые стратегии и тактики для повышения эффективности на рабочем месте.

2. Используйте его в качестве учебного материала

Документация процесса также служит важным руководством по обучению новых сотрудников. Документация действует как «программа обучения » для новых сотрудников и помогает им быстрее освоиться с их новыми ролями.

Это значительно экономит время менеджеров, которым в противном случае пришлось бы объяснять подробные процессы новым сотрудникам.

It ускоряет кривую обучения в геометрической прогрессии и предоставляет все ресурсы, необходимые для понимания рабочего процесса, в одном месте. Это помогает им понять свою роль и то, как она вписывается в общую организацию.

Подробнее: Как создать невероятное учебное руководство (шаблон в комплекте)

3. Уменьшить операционную неоднозначность

Еще одна ключевая причина документирования процессов — устранить любую двусмысленность роли и ответственности в рабочее место.В документах бизнес-процесса четко указано:

  • Задачи, необходимые для завершения процесса
  • Индивидуальные роли и обязанности
  • Лицо , назначенное для выполнения задачи
  • Как выполнить задачу

Эта документированная методология снижает много неразберихи на рабочем месте.

Любой может получить доступ к документу процесса в любое время, поскольку он действует как центральное хранилище знаний и информации для всей организации.Такая прозрачность предотвращает возникновение напряженности внутри команд.

4. Сохранение ключевых знаний

Одним из часто упускаемых из виду преимуществ документирования процессов является ее способность сохранять важную информацию и знания.

Записывая каждый шаг, каждый в команде знает, как выполняется конкретный процесс. Таким образом, когда « высокопоставленный » или критически важный сотрудник увольняется, он / она не берет с собой знаний о процессе.

5. Анализ

Документация процесса упрощает для управленческих команд анализ и сравнение предыдущих версий процесса с новыми, а также вычисление эффективности, снижение затрат и анализ других важных показателей.

Это помогает руководству понять, приносят ли их усилия те результаты, на которые они надеялись, или им следует попробовать другой подход.

Уроки, извлеченные из документации по процессам, можно также перенести на другие процессы, что может сэкономить много времени и денег.

Подробнее: Как создать более умный справочник сотрудника

[/ vc_column_text]

Какова цель технологической документации?

Цель или цель документации процесса — отслеживать текущего процесса с целью его улучшения в будущем. Идея состоит в том, чтобы изучить документацию, проанализировать предпринятые шаги и предложить изменения и улучшения.

Документация процесса помогает:

  • Повышение эффективности процесса
  • Обнаружение недостатков
  • Улучшение процесса качество
  • Сокращает время , затрачиваемое на завершение процесса
  • Снижает
  • прямой видимости задействованным сотрудникам

Подробнее: Что такое документ о требованиях к программному обеспечению

Кто все задействован в процессе документирования?

В документации бизнес-процессов участвуют три стороны:

  • Внутренняя группа (также известная как команда проекта)
  • Заинтересованные стороны
  • Внешние стороны

1.Команда проекта

Группа проекта несет ответственность за документацию процесса. Документирование процесса во время его выполнения гарантирует, что команда проекта осознает свои усилия и постоянно учится.

Он также гарантирует, что ни один из шагов процесса не останется незамеченным и будет правильно записан. Однако вы также можете нанять или включить в команду специалиста только с целью документирования процессов.

Таким образом, команде проекта не нужно время от времени прерывать свой поток, чтобы документировать каждый шаг — специалист может позаботиться об этом на расстоянии.

Подробнее: 20 лучших онлайн-инструментов для совместной работы для команд

2. Заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона — это тот, кто имеет прямой или косвенный интерес в компании. Заинтересованная сторона — это любое лицо, организация, социальная группа или общество в целом.

Любые заинтересованные стороны, вовлеченные в конкретный проект, должны быть вовлечены в процессную документацию. Это помогает им анализировать шаги, предпринятые в любом процессе, и соответственно давать отзывы или предложения.

3. Внешние стороны

Вы даже можете привлечь посторонних к части документации вашего процесса.

Это помогает получить беспристрастное и справедливое суждение о методах ведения бизнеса и открывает новую перспективу. Наблюдение за вещами на расстоянии иногда дает ясность и возможность найти более эффективные способы что-то делать.

Как создать технологическую документацию?

Сложность документации процесса зависит от масштаба документируемого процесса .Если это более короткий процесс, его относительно легче задокументировать, поскольку он включает меньшее количество людей, заинтересованных сторон и общее количество шагов.

Однако, если это широкомасштабный процесс, включающий как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны из разных отделов и специальностей, документация процесса может оказаться довольно сложной .

Следовательно, нам необходимо иметь определенные руководящие принципы или дорожную карту, чтобы гарантировать, что документация процесса выполняется эффективно, независимо от размера и объема процесса.

Ниже приведены некоторые ключевых шагов , которые ваша команда должна выполнить при подготовке документации бизнес-процесса.

1. Объем

Прежде всего, определите объем документа процесса. Объем отвечает на вопросы, например, какой процесс будет охвачен, каковы цели проекта, какие изменения должны быть внесены (если таковые имеются) и т. Д.

2. Необходимые ресурсы

Опишите ресурсы, которые команда потребности для завершения процесса, который вы хотите описать (требуются входные данные).Вам также необходимо описать выходы или то, что производится в конце документации процесса.

3. Знайте свою аудиторию

Если вы не знаете, кто ваша аудитория и каковы их ожидания от документации процесса, вы зря теряете время. Только когда вы ознакомитесь с аудиторией, вы сможете создать документ, отвечающий их требованиям.

4. Опишите задействованную команду

Опишите членов команды, участвующих в процессе.Опишите их роли и обязанности, чтобы внести ясность.

5. Сбор информации

Информация часто собирается посредством мозгового штурма о шагах, необходимых для выполнения действия среди вовлеченных членов команды. Он также может включать мнения или опыт заинтересованных сторон и посторонних лиц.

6. Собираем все вместе

После того, как вы убедились, что все шаги, необходимые для выполнения процесса от начала до конца, отмечены, самое время организовать их в формате последовательного списка.

Убедитесь, что шаги организованы в соответствии с фактическим образом, в котором они работают (процесс) выполняется. Четко и кратко запишите шаги, которые будут полезны вашим коллегам. Сделайте документы процесса удобными для чтения с помощью маркеров, заголовков, таблиц, диаграмм и т. Д.

7. Блок-схема

Пришло время визуализировать список действий вашей команды в виде блок-схемы. Визуальное представление шагов, задействованных в процессе, позволяет посторонним лицам и сотрудникам других отделов легко понять, как выполняется процесс.Это также помогает новым сотрудникам быстро усвоить информацию и приступить к работе.

8. Получите обратную связь

Поделитесь документацией по процессу с коллегами и заинтересованными сторонами и попросите их попробовать выполнить процесс самостоятельно.

Это важный шаг в процессе документирования, так как он помогает определить потенциальных лазеек, или исправлений в документации, позволяя взглянуть на документ со стороны.

Визуальное представление процесса помогает членам команды увидеть процесс в ином свете и узнать, не упустили ли они что-то.

9. Улучшение

Пришло время оптимизировать шаги и добавить улучшений , предложенных коллегами, заинтересованными сторонами или другими членами команды.

Промойте и повторяйте, пока ваш процесс не будет полностью оптимизирован и эффективен. Продолжайте добавлять изменения в документ, когда найдете новую стратегию или тактику для улучшения вашего процесса.

10. Сделайте доступным

Когда вы будете удовлетворены результатами, предоставьте документацию соответствующим сотрудникам и заинтересованным сторонам компании. Попросите их свободно высказывать свои ценные предложения и отзывы.

Шаблон документации по процессу, чтобы облегчить жизнь!

Чтобы сделать эту процедуру проще простого, у нас есть для вас хорошо оборудованный шаблон! С этим шаблоном документации по процессу вам не нужно беспокоиться о том, что можно и чего нельзя делать, достаточно лишь нескольких простых щелчков мышью и Boom! готово .

🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇

Заключительные слова и передовой опыт

В современном быстро меняющемся цифровом мире продуктивность является нормой. Все хотят опередить конкурентов, выполняя работу быстро, эффективно и с меньшими затратами. Они хотят использовать минимум ресурсов и в то же время поддерживать первоклассное качество.

Таким образом, документирование процессов становится ключевым фактором успеха любого отдела или организации в целом.

  1. Это помогает сохранить знания о процессе и гарантирует, что информация не будет потеряна, когда ключевой сотрудник увольняется.
  2. Документация также помогает новым сотрудникам понять свою роль и место в цепочке создания стоимости.
  3. Уменьшает неоднозначность операций.
  4. Он предоставляет проектным группам план для внесения изменений в процесс, выявления ошибок и недостатков и определения лучших способов выполнения работы.

Вот некоторые из передовых методов, которые следует учитывать при создании и распространении документации процесса:

  • Документ процесса должен храниться в центральном хранилище .
  • Он должен быть легко доступен любому сотруднику организации.
  • Это должно быть написано ясно и кратко, с правильным форматированием.
  • Должно быть регулярно обновляется с изменениями, внесенными в процессы.
  • Обратная связь играет решающую роль в улучшении процесса. Убедитесь, что не препятствует предоставлению отзывов и предложений по улучшению процесса. Отзыв должен быть рассмотрен через установленный период времени (т.е. раз в полгода), чтобы быть уверенным, что к мнению других прислушиваются.
  • Создайте отдельных документа для различных процессов, чтобы упростить понимание и усвоение, а не один документ.
  • Всегда используйте блок-схемы , чтобы объяснить шаги, происходящие в процессе. Вы также можете добавлять снимки экрана, графики, диаграммы, таблицы и другую графику, чтобы сделать его максимально понятным.
  • Сделайте доступным только последний документ .

И все, ребята! Что вы думаете о документации процесса? Считаете ли вы это неотъемлемой частью бизнес-процесса? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Дополнительная информация:


Как создавать документацию и руководства для визуальных процессов

Вы, вероятно, не считаете себя тренером, но почти всем нам в какой-то момент приходится объяснять процесс или обучать кого-то делать что-то новое. Если это то, что нужно знать многим, вы, вероятно, захотите создать какую-нибудь документацию, которой можно будет поделиться.Таким образом, вам не придется объяснять это снова и снова.

Когда дело доходит до объяснения процесса или шагов, необходимых для выполнения чего-либо, ничто не может сравниться с визуальными эффектами. Изображения и видео позволяют вам на самом деле показать шаги, необходимые для выполнения задачи, а не просто объяснять словами.

Вот здесь и пригодится визуальная документация процесса.

Визуальная документация процесса — это просто причудливый способ изложения практических рекомендаций, руководств или обучающих материалов, которые включают изображения или видео.

Мы все слышали старую пословицу «картинка стоит тысячи слов». Оказывается, это правда!

На самом деле, исследование TechSmith показало, что люди не только предпочитают визуальное представление инструкций, но и учатся быстрее, работают лучше и дольше сохраняют информацию.

Это означает, что изменений гораздо меньше, и кому-то придется приходить и просить у вас одни и те же инструкции снова и снова!

Но как создать визуальную документацию процесса, особенно если вы не графический дизайнер?

К счастью, создать профессионально выглядящий визуальный и видеоконтент невероятно просто с помощью подходящих инструментов и небольшого ноу-хау.

Простой способ создавать информационные инструкции!

Загрузите бесплатную пробную версию Snagit, чтобы быстро и легко создавать обучающие материалы.

Скачать бесплатную пробную версию

Вот что вы узнаете:

Что такое технологическая документация?

Документация процесса — это любой документ, в котором показаны шаги, необходимые для выполнения задачи или проекта. Они могут быть формальными или неформальными, в зависимости от вашей аудитории и цели.

Для чего используется технологическая документация?

Как видно из приведенного выше определения, документация процесса — довольно широкий термин. Это может быть что-то простое, как быстрый снимок экрана, показывающее шаги для входа в почтовый клиент, или такое сложное, как многостраничный документ.

Если задуматься, рецепт — это технологический документ. Так что может быть полезно думать о документе процесса как о рецепте выполнения задачи. Некоторые рецепты сложны и требуют множества шагов и материалов, в то время как другие простые и могут включать всего несколько ингредиентов.

Вот лишь несколько способов, которыми может быть полезна документация по процессу:

Обучить новых сотрудников

Документация процесса чрезвычайно полезна, когда вам нужно обучить новых сотрудников. Предоставление его вашим новым товарищам по команде позволяет им помочь себе в процессе адаптации, а не полностью зависеть от тренера, который научит их всему, что им нужно знать.

Часто, когда к команде присоединяется новый сотрудник, он заполняет вакансию. А когда в команде есть вакансии, нагрузка на каждого члена выше.

Таким образом, документирование процессов до того, как вы почувствуете, что вам это нужно, означает меньше стресса и давления, когда сотрудники уже могут быть истощены. Конечно, вы все равно можете создавать документацию по процессу, когда вам срочно нужно обучить коллегу!

Документация процессов дает людям возможность самостоятельно получать доступ к информации, когда они в ней нуждаются, облегчая самопомощь.

Будьте готовы к неожиданностям

Это помогает документировать процессы в вашей организации, даже если в этом нет необходимости.

Это может настроить будущего сотрудника на успех. Так же, как и при обучении новых сотрудников, вы можете сделать информацию доступной по запросу, и если человек, который обычно выполнял конкретную задачу, заболел или неожиданно недоступен, кто-то другой может легко взять его на себя.

Обеспечение прозрачности процесса

Кроме того, документирование процесса способствует прозрачности внутри организации. Это позволяет сотрудникам, не имеющим отношения к определенной области бизнеса, получить представление о задачах, стоящих за пределами их непосредственной команды и / или отдела.

Это, в свою очередь, может привести к улучшениям рабочего процесса, например к избавлению от повторяющихся шагов или задач. Он также может выделить болевые точки, которые могут привести к действиям. Осведомленность о проблемах в процессе может быть всем, что нужно для выделения ресурсов для внесения дополнительных улучшений.

Некоторые общие типы документов процесса включают:

  • Информационные материалы, например инструкции по входу в программу управления персоналом.
  • Инструкции по программному обеспечению.
  • Руководства по эксплуатации продукта.
  • Рецепты блюд.
  • Обучающие видео.

Каковы некоторые преимущества визуальной документации процессов?

Визуальная документация процесса помогает облегчить понимание процесса. Когда люди видят, что они должны делать, они с большей вероятностью поймут это и добьются успеха.

На изображении выше показан процесс импорта ссылки YouTube в TechSmith Knowmia. С первого взгляда пользователь точно знает, где нажать и где ввести ссылку, чтобы добавить свое видео на YouTube.

Письменные инструкции для этого потребуют больше времени, чтобы понять, и заставят пользователей визуально искать, где щелкнуть для каждого шага. Таким образом, все в порядке, чтобы увидеть его.

Справочное руководство по ожидаемым результатам процесса

Документация

Visual Process помогает показать ожидаемые результаты. В документации показан один из возможных путей достижения этих целей. Тем не менее, это не означает, что документированный процесс — единственный путь к желаемому результату.

Visual Process Documentation, в котором излагаются процедуры для процесса, упрощает поиск областей, в которых наше время или инструменты могут быть использованы более эффективно в будущем.

Предлагает контекст для проектов и процессов

Процесс может включать шаги и процедуры, применимые только к отдельному проекту. Хотя в будущих проектах могут использоваться одни и те же процедуры, многие из них также могут применяться по-разному. Некоторые из этих различий трудно заметить даже со стороны.

Visual Process Documentation упрощает сравнение обстоятельств одного процесса с другим. Это помогает избежать ошибок, которые могут возникнуть в результате применения одной процедуры к процессу, которому она не подходит.

Облегчает обучение новых участников процесса

Visual Process Documentation помогает устранить многие вопросы, которые могут возникнуть у нового участника процесса, поскольку большинство этих процедур будут непосредственно рассмотрены в документации.Это дает дополнительное время, которое можно было бы потратить на обучение других людей, чтобы они могли сосредоточиться на других областях, где может потребоваться внимание. Все дело в более умной, а не тяжелой работе.

Кроме того, что произойдет, если первоначальные участники проекта возьмут на себя другую роль? Визуальная документация процесса гарантирует, что проект все еще может быть завершен даже без присутствия человека, который задокументировал исходный процесс.

Звучит неплохо, не правда ли? Эти и многие другие преимущества визуальной документации процессов показывают, насколько она может быть мощным инструментом для использования во многих динамических целях.Помня об этих преимуществах, сейчас хорошее время, чтобы познакомить вас с несколькими передовыми практиками, которые помогут вам максимально эффективно использовать вашу документацию.

Одним из основных препятствий на пути к созданию визуальной документации является вера в то, что у вас нет навыков, времени или знаний, чтобы сделать это правильно.

Я здесь, чтобы сказать вам, что вам не нужны профессиональные навыки для получения результатов профессионального качества. Фактически, во многих случаях вы можете получить то, что вам нужно, всего за несколько кликов!

Снагит

Snagit — ваш лучший выбор для создания многофункциональных профессиональных документов, инструкций, руководств и многого другого.

Помимо простого инструмента для создания снимков экрана и разметки, Snagit включает в себя ряд функций, которые упрощают документирование, просто щелкнув мышью и перетащив ее.

Шаблоны

Если вам нужно создать один или 1000 документов процесса, Snagit Templates просто станет вашим новым лучшим другом. Snagit поставляется с рядом бесплатных профессионально разработанных шаблонов, или вы можете подписаться на TechSmith Assets for Snagit, чтобы получить доступ к большему количеству других.

С помощью шаблонов вы можете делать снимки экрана, размещать их в шаблоне, добавлять необходимые текстовые описания и готово.Это действительно так просто.

И вы можете не ограничиваться скриншотами. У вас есть фотографии или иллюстрации продуктов, которыми вы хотите поделиться? Snagit тоже может с ними справиться. Просто добавьте их там, где это необходимо, и пусть Snagit сделает все остальное.

Инструмент Step

Snagit действительно имеет инструмент, который помогает вам показать шаги, необходимые для выполнения задачи. Вот вкратце документация по процессу!

Инструмент упрощения

Инструмент упрощения позволяет удалить лишнюю или нерелевантную информацию, чтобы выделить самое важное.И, конечно же, с Snagit вы можете сделать это всего за несколько кликов!

Кроме того, за счет удаления ненужного текста и других элементов ваш контент будет менее подвержен незначительным изменениям в пользовательском интерфейсе, формулировках и т. Д. Это означает, что ваш контент может иметь гораздо более ценный срок хранения — а это означает меньше обновлений и больше времени для вас. сосредоточиться на других вещах!

Видео из изображений

Иногда лучшая документация по процессу — это вообще не документ, а видео! Легко делайте снимки экрана или другие изображения и превращайте их в видео, демонстрирующее точный процесс.При необходимости вы можете добавлять аннотации и комментарии.

Canva

Canva — один из самых простых способов создания нестандартной графики. Фактически, многие изображения, которые вы видите здесь, в этом блоге, были созданы в Canva.

TechSmith Assets для Snagit

Выше я отметил все шаблоны, доступные в TechSmith Assets для Snagit, но на этом не заканчивается. Существуют буквально тысячи изображений, иллюстраций, значков, штампов и многого другого, которые вы можете бесплатно использовать в своем проекте.Snagit поставляется бесплатно со многими активами, но вы можете подписаться, чтобы получить доступ к большему количеству ресурсов.

Передовой опыт
  • Четко сформулируйте процедуры в документации, чтобы правильно передать свое сообщение.
  • Задокументируйте каждый шаг, необходимый для завершения процесса. Не включайте ни больше, ни меньше.
  • Обязательно укажите все политики или правила, которым необходимо следовать в процессе.
  • Убедитесь, что текстовая и визуальная части вашей документации упорядочены единообразно, чтобы упростить выполнение процесса..
  • Обязательно запишите дату создания исходной документации, а также любые обновления.
  • Используйте инструменты захвата экрана, такие как Snagit или другие, для создания мощных визуальных эффектов (снимков экрана, видео, блок-схем и т. Д.). Это позволит четко организовать текст ваших процедур.
  • В целях безопасности храните документацию в месте, где можно контролировать доступ к ней.
  • Сделайте резервную копию всех файлов, которые идут вместе с вашей документацией по визуальному процессу.

Рекомендуемая литература

FAQ

Что такое визуальная документация процесса?

Документация процесса — это любой документ, в котором показаны шаги, необходимые для выполнения задачи или проекта.

Почему я должен использовать визуальные элементы в документации процесса?

Визуальная документация процесса показывает пользователю необходимые шаги вместо простого объяснения словами. Исследования показывают, что люди лучше выполняют задачи, быстрее учатся и дольше сохраняют информацию, если в них включен визуальный контент.

Каковы общие типы технологической документации?

Информационные материалы, например инструкции по входу в программу управления персоналом.
Инструкции по программному обеспечению.
Инструкции по эксплуатации продукта.
Рецепты блюд.
Обучающие видео.

Можно ли использовать технологическую документацию для обучения сотрудников?

Да! Документирование процессов — один из многих способов обучения сотрудников, независимо от того, нанимают ли они новых сотрудников или просто хотят повысить свои навыки.

Простой способ создавать информационные инструкции!

Загрузите бесплатную пробную версию Snagit, чтобы быстро и легко создавать обучающие материалы.

Скачать бесплатную пробную версию

Примечание. Этот пост был первоначально опубликован в 2017 году, но в сентябре 2020 года в него была добавлена ​​новая информация.

Как создать технологическую документацию (бесплатный шаблон)

Вас когда-нибудь просили обучить коллегу или даже просто научить их чему-то новому?

Независимо от того, есть ли в вашей организации новый сотрудник или коллега, который не знаком с конкретной задачей, вам, вероятно, в какой-то момент нужно было поделиться своими знаниями.

Если вы являетесь владельцем процесса, создание и поддержка документации процесса полезно по разным причинам.

Документирование процесса не только может сэкономить время, но также помогает обеспечить правильное выполнение задач за счет определения последовательного набора направлений. Это также может помочь предотвратить возникновение узких мест в повседневных операциях, распространяя знания среди всей команды, вместо того, чтобы передавать все задачи одному человеку.

Шаблон документации для свободного процесса

Шаблоны

Snagit — самый быстрый способ создавать профессиональные инструкции.Экономьте время, повышайте точность и повышайте производительность за считанные минуты.

Загрузить

В этом посте мы расскажем об основах документирования процесса, предоставим некоторые передовые практики и поделимся пошаговым руководством, которое поможет вам документировать процесс всего за несколько кликов!

Вот что вы узнаете:

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу

— это письменный контент со снимками экрана, иллюстрациями, диаграммами или другими изображениями (видео тоже работает), которые передают каждый шаг на протяжении всего процесса для успешного выполнения задачи.

Вы можете думать об этом как о практическом руководстве или наборе инструкций.


Это пример снимка экрана, который можно использовать в документации по процессу, иллюстрирующий, как записать экран с помощью TechSmith Camtasia.

Преимущества технологической документации

Документация процесса не используется исключительно для направления или помощи коллегам. Его также можно использовать для:

Поезд новых сотрудников

Документация процесса помогает обучать новых сотрудников.Четкие инструкции для ваших новых товарищей по команде позволяют им помочь себе в процессе адаптации, а не полностью зависеть от своего тренера.

Кроме того, вакансии в команде часто означают, что другим членам, возможно, придется восполнить пробел, и у них может не будет времени на обучение кого-то нового. Наличие документированных процессов может помочь решить эту проблему.

Это беспроигрышный вариант. Ваш новый сотрудник может уверенно приступить к своей работе, и вам не придется тратить драгоценное время вдали от других обязанностей.

Будьте готовы к неожиданностям

Часто, когда к команде присоединяется новый сотрудник, он заполняет вакансию. Как отмечалось выше, наличие вакансии может означать, что другие члены команды должны будут взяться за работу.

Если процессы выполнения этой работы не задокументированы, это может привести к путанице, срыву сроков и снижению производительности, не говоря уже о снижении морального духа команды.

Представьте себе сценарий, в котором ваш работник по расчету заработной платы отсутствует на неделю, месяц или даже дольше.Вашим сотрудникам может не понравиться пропущенная зарплата просто потому, что никто другой не знает, как использовать программу расчета заработной платы.

Документирование процессов до того, как это станет абсолютно необходимым, означает меньше стресса и давления, когда сотрудники уже могут быть растянуты до предела. Конечно, вы все равно можете создавать документацию по процессу, когда вам срочно нужно обучить коллегу!

Обеспечение прозрачности процесса

Кроме того, документирование процессов помогает поддерживать прозрачность в организации.Это позволяет сотрудникам, не имеющим отношения к определенной области бизнеса, получить представление о задачах, стоящих за пределами их непосредственной команды и / или отдела.

В свою очередь, это может привести к улучшениям рабочего процесса, таким как устранение повторяющихся шагов или задач. Он также может выделить болевые точки, которые могут привести к действиям. Осведомленность о проблемах в процессе может быть всем, что нужно для выделения ресурсов для внесения дополнительных улучшений.

Лучшие практики для эффективной документации процессов

Прежде чем погрузиться в творчество, давайте рассмотрим некоторые передовые методы документирования процессов.Ниже приведены несколько вещей, которые следует учитывать при планировании, создании и ведении документации по процессу.

Сделайте это визуально

Исследования показывают, что 67% людей лучше понимают информацию, когда она передается визуально.

Включение снимков экрана в документацию — один из самых быстрых и эффективных способов показать коллегам, как что-то делать. Наш любимый инструмент для документирования процессов — Snagit.

Snagit позволяет легко делать снимки экрана и добавлять текстовые выноски, пронумерованные шаги и другие настраиваемые аннотации, чтобы привлечь внимание к определенной области для передачи информации.

Будьте проще

Помните о когнитивной нагрузке вашей аудитории — устраните ненужные отвлекающие факторы из вашего контента, чтобы ваша аудитория могла сосредоточиться на том, что важно. Есть несколько способов сделать это, но в целом ваш руководящий принцип должен заключаться в том, чтобы свести общение к основному.

С помощью снимков экрана, которые вы делаете для использования в своей документации, одним из способов выделить конкретное действие является использование инструмента Simply в Snagit для создания графики упрощенного пользовательского интерфейса (SUI).Это позволяет скрыть ненужные разделы, чтобы не отвлекаться.


На этом изображении показан пример снимка экрана интерфейса PowerPoint, который был обновлен до упрощенного графического изображения пользовательского интерфейса, показывающего, где щелкнуть, чтобы вставить изображение.

Стремитесь к вечнозеленым растениям

Планируя и работая над документированием процесса, старайтесь избегать примеров и текста, которые быстро устареют. Например, постарайтесь не использовать номера версий в программном обеспечении, даты или ссылки, которые могут быстро стать неактуальными.Внимательное отношение к своему подходу поможет вам дольше поддерживать актуальность вашего контента.

Графика упрощенного пользовательского интерфейса

также отлично подходит для этого приложения. Они позволяют избежать частых обновлений вашего контента, например, случаев, когда кнопки перемещаются в программных приложениях.

Текущее обслуживание

Хотя мы хотим, чтобы наш контент был вечнозеленым, даже самый лучший контент в конечном итоге потребует обновлений.

Когда это произойдет, попробуйте отредактировать существующие скриншоты вместо того, чтобы полностью переделывать их.Библиотека Snagit хранит удобные записи прошлых снимков экрана, что означает, что вы можете открывать и редактировать их по мере необходимости.

Нет исходных файлов? Без проблем! Просто сделайте снимок экрана со своего скриншота! В Snagit есть отличные возможности для редактирования снимков экрана, такие как Smart Move и Replace Text, которые сэкономят драгоценное время.

Запланируйте регулярные проверки, даже если они проводятся только один раз в год. Это обеспечит актуальность вашего контента и наличие всех необходимых шагов даже при изменении систем и других переменных.Обязательно получите обратную связь от соответствующих людей в вашей организации. У других может быть ценная информация, которой они могут поделиться.

Запланируйте регулярные аудиты технологической документации, чтобы гарантировать ее обновление, даже если только один раз в год.

Как легко документировать процесс с помощью снимков экрана

Давайте рассмотрим процесс создания документации по скриншоту с помощью Snagit.

Шаг 1. Рассмотрите свой процесс

Продумайте процесс, который вы будете документировать, и запишите каждый шаг рабочего процесса, который вы включите в свою документацию.Это гарантирует, что вы ничего не пропустите, и может выступать в качестве схемы при документировании задачи.

Если вы работаете с кем-то другим над документированием их процесса, убедитесь, что они участвуют в планировании.

Шаг 2. Подготовьте рабочий стол

Используя свой план в качестве руководства, откройте все программные приложения, из которых вам нужно будет делать снимки экрана. Чтобы не отвлекаться на экран, вы можете также привести в порядок свой рабочий стол и закрыть все приложения, которые не являются необходимыми для вашего процесса.

Приведите в порядок свой рабочий стол перед записью экрана. Один простой способ в Windows — снять галочку с опции Показывать значки рабочего стола .

Шаг 3. Сделайте снимки экрана

А теперь пришло время сделать снимки экрана на каждом этапе вашего процесса.

Обратите внимание, что лучше снимать большую часть экрана, чем меньшую, если вы еще не написали сопроводительный текст, потому что вы всегда можете изменить размер или обрезать снимок экрана позже. Все ваши снимки экрана будут автоматически отображаться в редакторе Snagit.

В Snagit вы можете сделать снимок экрана, нажав большую красную кнопку Capture или нажав клавишу Print Screen.

Шаг 4. Настройте скриншоты

Теперь, когда вы сделали все необходимые снимки экрана, вы можете настроить их. Попробуйте опцию Упростить, чтобы убрать отвлекающие факторы, или используйте выноски для добавления фигур, пронумерованные шаги с помощью инструмента «Шаг», текстовые аннотации — все, что имеет смысл, чтобы выделить важные аспекты вашего процесса.

Вы даже можете создать собственную тему в Snagit с цветами и другими стилями, чтобы ваши снимки экрана имели единообразный вид во всей документации.

Step Tool в Snagit — отличный способ настроить обучающие скриншоты. Это видео показывает это в действии.

Хотите показать этапы процесса?

Используйте инструмент Snagit’s Step Tool. Вы можете добавлять нумерованные или буквенные обозначения шагов одним щелчком мыши. Snagit автоматически добавляет правильную цифру или букву по мере продвижения. Посмотрите это видео, чтобы увидеть, как это работает!

Шаг 5. Упакуйте и доставьте вместе с шаблонами

Теперь осталось только упаковать снимки экрана, чтобы они были готовы к отправке в любом выбранном вами формате.С Snagit вы можете объединить ваши скриншоты в одно изображение с помощью шаблонов.

Сначала нажмите кнопку «Создать» и выберите «Изображение из шаблона» или выберите изображения из области «Последние снимки», затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Объединить в шаблон». Вы можете выбрать те шаблоны, которые лучше всего подходят для вашего подопечного.

Затем просто перетащите изображения и настройте их в шаблоне. Это так просто!

В этом коротком видео показана функция шаблонов в Snagit, которая представляет собой простой способ объединить изображения и создать пошаговое руководство.

Snagit также может делиться напрямую с Word в дополнение к ряду других популярных программных приложений, включая PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia и другие.

Как только все будет в порядке, вы можете передать его своей аудитории или загрузить в другое место, например, на корпоративную страницу SharePoint, чтобы документация по процессу была доступна по запросу.

Дополните документацию по процессу видеороликом.

Наряду с документацией по процессу рассмотрите возможность включения дополнительного видеоролика.

Видео может показать коллегам процесс в действии, и вы можете добавлять повествование по ходу дела, чтобы еще больше прояснить ситуацию. Если получателям что-то неясно из вашего технологического документа, они могут просмотреть видео, чтобы узнать больше.

Вы можете использовать Snagit для записи всего экрана или его части в дополнение к созданию снимков экрана. Когда вы закончите запись, Snagit позволяет обрезать любые части видео, которые вы хотите удалить.

Легко обрезайте любую часть вашего видео в Snagit, выбрав часть, а затем щелкнув C ut .

Однако ваш скринкаст не обязательно должен быть формальным. Помните, что совершенство — враг хорошего. Просто пройдите процесс на своем компьютере, пока вы записываете изображение с экрана. Вы также можете поговорить о том, что происходит.

Видео может дополнить вашу технологическую документацию и предоставить чуть больше помощи любому, кто этого хочет.

Посмотрите видео ниже, чтобы получить отличное пошаговое руководство по использованию видео для документирования процесса:

Вы готовы создать отличную технологическую документацию!

Вот и все! Вы готовы поделиться своими знаниями с коллегами и обеспечить бесперебойную работу процессов.Вы сэкономите время и силы с помощью великолепных технологических документов!

Шаблон документации для свободного процесса

Шаблоны

Snagit — самый быстрый способ создавать профессиональные инструкции. Экономьте время, повышайте точность и повышайте производительность за считанные минуты.

Загрузить

Почему важна документация по процессу?

Документация процесса важна по разным причинам, включая информирование коллег о процедурах, помощь в обучении новых сотрудников, подготовку к неожиданностям и многое другое! Наличие готовых документов ускорит обучение и обеспечит бесперебойную работу вашего рабочего места.

Какой пример документации процесса?

Несколько отличных примеров технологической документации — это практические руководства, краткие справочные руководства, вспомогательные материалы и многое другое. Видео тоже отлично работает!

Каковы черты хорошей документации?

Отличные рабочие документы наглядны, просты, постоянно обновляются и часто обновляются. Они всегда должны иметь четкое направление и быть понятными.

Практическое руководство с примерами • Asana

Резюме

Документация процесса — это внутренний, живой документ, в котором подробно описываются задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса.Узнайте, как создать документ процесса, а также о преимуществах его внедрения в вашей команде.

Хотите выполнить новый процесс, но не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. Документация процесса — это подробное описание того, как выполнить процесс. В нем указаны точные шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца.

Создание подробного документа может согласовать командную работу вокруг целей процесса и способствовать ясности организации. Как руководитель группы, у вас есть возможность определить, какие поля и функции лучше всего подходят вашей команде — от определения границ процесса до документирования шагов процесса.

Давайте рассмотрим цель документации процесса, как ее создать (с примерами) и преимущества ее реализации для вашей команды.

Что такое технологическая документация?

Документация процесса — это внутренний живой документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса.

От чего-то столь же простого, как прием новых сотрудников на работу, до более серьезных целей, таких как изменение структуры команды, важно правильно документировать и отслеживать прогресс новых процессов.

Вы также можете создать документацию по процессу для оптимизации текущих процессов. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько у вас уже есть в вашей организации — от развертывания новых инструментов до общения с клиентами.

Помимо поддержания согласованности команд, документация по процессам служит для членов группы планом действий, который помогает прояснить шаги, необходимые для создания нового процесса. Это также устраняет путаницу между членами команды, служа ресурсом, к которому можно вернуться, чтобы узнать, как что-то сделать.

Документация процесса и отображение процесса

Хотя эти два термина звучат одинаково, между документацией процесса и отображением процесса есть некоторые ключевые различия.

Основное различие между ними заключается в компоновке каждой системы. Документация процесса фокусируется на создании письменного документа, в котором излагаются ключевые детали, в то время как отображение процесса фокусируется на визуализации процесса. И хотя документация по процессу действительно включает визуальное представление, оно сильно отличается от подробного визуального представления карты процесса.

Как создать документ процесса

От первоначального объема до тестирования и проверки вы можете выполнить восемь шагов, чтобы создать документ процесса.

Каждая фаза направлена ​​на формальное документирование многих шагов процесса, чтобы ваша команда была согласованной и общение было четким. Мы пройдем через эти восемь шагов и выделим ключевые компоненты, которые вы должны включить в свой технологический документ.

1. Объем начального процесса

На первом этапе менеджер проекта оценивает исходную информацию и создает краткое описание, основанное на целях, сроках и приоритетах.Это делается путем анализа целей и их документирования в бизнес-модели.

По мере того, как вы оцениваете процесс, включите:

  • Ключевые цели: Подумайте, какие ключевые показатели эффективности или бизнес-цели пытается достичь ваш процесс.

  • Заинтересованные стороны: Хотя вы, возможно, еще не знаете конкретных людей, подумайте, какие команды будут работать вместе.

  • Временная шкала: Вы можете оценить объем процесса и временную шкалу для завершения с помощью метода критического пути.

  • Приоритет: Определите, насколько важен этот процесс для реализации по сравнению с другими проектами и целями, над которыми работает ваша команда.

Эти факторы помогают заинтересованным сторонам и руководящей команде составить ясную картину, чтобы быстро понять текущий процесс.

2. Определите границы процесса

Получив исходную информацию о процессе, вы можете определить границы. Для этого обрисуйте, где процесс вписывается в разные команды, указав различные задачи, которые выполняет каждая команда.Подумайте, где процесс начинается и заканчивается, и на кого он влияет.

Определение этих границ может помочь установить четкие инструкции по выполнению задач, когда вы будете готовы внедрить новый процесс. Например, если вы хотите сократить объем работы, связанной с автоматизацией процессов, ваши границы могут включать выделение вашей ИТ-команды для запуска процесса и вашей операционной группы для завершения процесса.

Попробуйте программное обеспечение для автоматизации сегодня

3. Определите входы и выходы процесса

Третий шаг включает идентификацию входов и выходов.

Вы можете определить результаты, посмотрев на первоначальные цели проекта и выбрав конкретные измеримые индикаторы. Например, если ваша цель — тратить меньше времени на занятую работу, одним из ваших результатов может быть автоматизация напоминаний о задачах. В том же примере ваш вклад может заключаться в реализации инструмента управления работой.

Определение входов и выходов позволит вам позже разбить каждую из этих целей на более мелкие шаги.

4. Определите шаги процесса

Теперь, когда вы собрали необходимую информацию с помощью входов и выходов процесса, пора разбить план процесса на небольшие этапы.Это можно сделать самостоятельно или в ходе мозгового штурма.

Начните с рассмотрения начальной точки процесса, другими словами, с того, что вызывает границы процесса. В некоторых случаях существует зависимость, которая должна быть завершена для запуска процесса. Например, чтобы автоматизировать напоминания о задачах, сначала необходимо создать задачи.

После того, как вы определили, что запускает и завершает процесс, перечислите все этапы процесса в последовательном порядке.Если требуется несколько задач, перечислите каждую из них на шаге. Постарайтесь сделать свои шаги максимально простыми и сосредоточиться только на фиксации ключевых частей процесса.

Разбейте каждый шаг на небольшие компоненты, которые можно назначить отдельным заинтересованным сторонам. Следующим шагом является распределение ответственности за каждый шаг.

5. Связь с заинтересованными сторонами проекта

После того, как шаги были изложены, пришло время разбить каждую задачу и назначить ответственных за них.Рекомендуется включать в документ подробную информацию о каждой задаче, например о результатах и ​​сроках. Это обеспечивает ясность и упрощает общение.

Если вам нужно предоставить дополнительную информацию о задаче или контекст для более сложных проектов, подумайте о встрече с командой или направьте их на нужную информацию. Это могут быть юридические знания или рекомендации по бренду, необходимые для достижения результатов.

6. Постройте блок-схему процесса

Теперь самое интересное — визуализация процесса.Один из простых способов сделать это — создать блок-схему. В зависимости от типа документируемого процесса блок-схема может обеспечить наглядность и удобство использования. Вы также можете воспользоваться инструментом управления рабочим процессом, который позволяет отслеживать цели и задачи в процессе.

Для построения блок-схемы вам необходимо иметь под рукой этапы процесса, входные и выходные данные, а также назначенную информацию о заинтересованных сторонах. Затем все, что вам нужно сделать, это аккуратно выложить каждый шаг в последовательном порядке.

Вот пример блок-схемы технологического документа, чтобы вдохновить вас:

Как видите, каждый шаг имеет соответствующие входные и выходные данные.Визуализация этих шагов в виде блок-схемы позволяет легко увидеть, какие ресурсы и результаты вы можете ожидать. Вы также можете добавлять дорожки к своим диаграммам, чтобы распределять по категориям, кому назначены задачи. Это может быть особенно полезно для сложных процессов.

Хотя каждый процесс будет выглядеть немного по-разному, важно, чтобы вы связали свои шаги по порядку и заранее предоставили наиболее важную информацию.

7. Отметьте исключения потока процессов

Теперь, когда вы задокументировали визуальное представление потока процессов, отметьте все исключения, с которыми может столкнуться ваша команда.Эти исключения возникают из-за того, что не все потоки будут следовать по одному и тому же пути.

Например, исключением из приведенного выше рабочего процесса может быть то, что некоторые задачи не нуждаются в проверке в зависимости от сложности работы. В этом случае вы захотите отметить, какие сценарии не требуют утверждения. Вы также должны указать шаги, которые ваша команда должна предпринять для устранения этих исключений.

8. Тестирование процесса

Последний этап жизненного цикла документации процесса — это тестирование процесса, чтобы убедиться, что он работает.Во время тестирования определите, где возникают проблемы или где возможны риски, и исправьте их в режиме реального времени. Это возможность точно настроить ваш новый процесс, поэтому внесите все необходимые изменения, чтобы он работал как можно более плавно.

Задавайте вопросы, чтобы выявить любые болевые точки:

После того, как вы проработали болевые точки, определите эффективность процесса. Это шанс настроить ваш процесс так, чтобы он работал как можно более плавно.

Наконец, вы можете закрыть все открытые задачи процесса и сохранить информацию в общем пространстве для последующего просмотра при необходимости.

Преимущества документирования процесса

Независимо от того, создаете ли вы подробный поток процесса или придерживаетесь общей схемы, немедленное документирование информации может предотвратить срыв работы из-за проблем в долгосрочной перспективе.

От устранения ошибок до улучшения распределения ресурсов и повышения эффективности документирование процесса дает четыре ключевых преимущества:

Устраняет ошибки

Документация бизнес-процесса предотвращает ошибки за счет упреждающего описания каждого шага процесса.Вы можете анализировать эффективность этих шагов и вносить изменения по мере продвижения.

Активно документируя свой процесс, вы устраняете:

  • Отсутствие связи: Без надлежащей документации общение может быть распределено, что приведет к увеличению объема работы.

  • Пропущенные шаги процесса: Без подробных шагов задачи могут быть перепутаны или упущены из виду, что приведет к неэффективному процессу.

  • Неясные цели и результаты: Если они не понимают цели конкретного процесса, члены команды могут не иметь четкого представления о результатах или приоритетах.

Жизненный цикл документации процесса анализирует ошибки и дает вам систему для постоянного мониторинга потенциальных узких мест на протяжении всего жизненного цикла процесса. Это дает вам возможность изменить или исключить ненужные шаги.

Уменьшает объем работы

Правильный документ процесса сокращает объем работы и время, затрачиваемое на работу по работе, поскольку информация представлена ​​заранее и сопряжена с визуальным оформлением.

Общие препятствия, которые устраняет процесс документации, включают:

  • Частые встречи: Документ процесса может содержать подробную информацию, которая в противном случае потребовала бы встречи.Неэффективные встречи тратят время и в отдельных случаях могут даже усугубить путаницу.

  • Дублирование работы: Когда задачи организованы правильно с первого раза, вероятность дублирования работы снижается.

  • Неорганизованное общение: Информация, хранящаяся в разных местах, может привести к неорганизованному общению.

Уменьшение количества этих ошибок помогает вашей команде работать более продуктивно и сосредоточиться на текущей работе. Вы также можете сделать еще один шаг и внедрить автоматизацию бизнес-процессов, чтобы избавиться от лишней работы.

Оптимизирует распределение ресурсов

Документ процесса упрощает распределение ресурсов, систематизируя информацию в виде четких шагов и соединяя их с необходимыми ресурсами.

Это гарантирует, что ресурсы:

  • Используются правильно: Когда команды знают, какие ресурсы использовать, они могут использовать их правильно и эффективно.

  • Подключено к правильным шагам: Благодаря подключению ресурсов к задачам становится ясно, как и когда их следует использовать.

  • Дать желаемый результат: При правильном распределении ресурсов их можно использовать по назначению.

Поскольку неправильное использование ресурсов может привести к перерасходу, важно правильно спланировать распределение, чтобы ваша команда была подготовлена ​​с необходимыми ресурсами.

Улучшает обмен данными

Сохранение обмена данными в общем инструменте может предотвратить будущие проблемы процесса. Это помогает, предоставляя всем заинтересованным сторонам доступ к общему источнику истины, который можно просмотреть в любое время.

Улучшенное общение может помочь:

  • Работа выполняется правильно с первого раза: Четкое общение снижает риск путаницы и некачественной работы.

  • Четкое знание процессов: Коммуникация может держать команды в курсе новых процессов.

  • Улучшение карт процессов и стандартных рабочих процедур: Обмен информацией может уточнить информацию и обеспечить соответствие карт процессов и процедур первоначальным целям процесса.

Командное общение может быть разницей между хорошим процессом и отличным, поэтому обязательно общайтесь заранее и часто, чтобы внести ясность.

Ускорьте свой прогресс с помощью документации по процессам

Документация по процессам может помочь оптимизировать улучшения процесса и проложить путь для различных процессов в будущем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *