Вкладыш в трудовую книжку как оформить правильно: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Содержание

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Правовые документы

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК.

Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Запись о наличии вложения, его серию и номер в ТК рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись все-таки сделали заранее и она ошибочна, необходимо исправить сведения.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1.

С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей.

Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вкладыша в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.

Образец записи о наличии вкладыша в трудовой книжке

В ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен.

Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Не допускается:

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
  3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
  4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Вкладыш в трудовую книжку - образец оформления

Вкладыш в трудовую книжку как оформить - образец мы приведем в нашей статье. Кроме того, речь в ней пойдет о том, что собой представляет этот документ, как заполнить вкладыш в трудовую и не допустить ошибок.

Фото: Фотобанк Лори

Что такое вкладыш 

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

  • оформлять работнику новую трудовую книжку;
  • продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
  • дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.  

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

  • обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
  • общее количество страниц — 46;
  • документ также оснащен элементами защиты;
  • титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
  • графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой. 

Как внести запись о том, что выдан вкладыш 

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п.  47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

  • проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
  • при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную. 

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

  • ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
  • прописывается его серия и номер;
  • приложение вшивается в трудовую книжку. 

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию. 

Оформление вкладыша: правила заполнения 

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10. 10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

  • паспорт;
  •  документ, подтверждающий уровень образования;
  • в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги. 

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен. 

Как заполнить вкладыш без ошибок 

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п.  26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии). 

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2021

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

  • заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
  • вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: вкладыш является унифицированным бланком строгой отчетности, поэтому категорически не допускается при вшивке документа в трудовую удалять фабричную картонную обложку.

Вкладыш заполняется в том же порядке, который предусмотрен для оформления трудовых книжек, поэтому рассмотрим только отдельные нюансы, возникающие в процессе заполнения:

1) Для начала кадровый сотрудник должен заполнить титульный лист вкладыша.

Информация на титульном листе должна соответствовать сведениям о работнике, указанным в трудовой книжке, но при этом содержать только актуальные данные.

Таким образом, если у сотрудника менялась фамилия, и на титульном листе труд. книжки внесены соответствующие изменения, подкрепленные сведениями о подтверждающем документе, то во вкладыш записывается только новая фамилия.

Примечание: если впоследствии после вшивки вкладыша фамилия сотрудника поменяется, изменения нужно будет отразить и на титульном листе трудовой, и на титульном листе вклад.

В таком же порядке заполняются сведения об образовании и специальности.

Затем ставится дата заполнения вкладыша. Записывается именно та дата, на которую был заведен вкладыш, а не дата заполнения трудовой книжки.

Ниже в общем порядке проставляются подписи самого работника и ответственного должностного лица, а также печать работодателя (при наличии).

2) Затем на первом развороте самой трудовой книжки ставится специальный штамп (при наличии) или делается запись от руки: «Выдан вкладыш серия ___ № ____».

Законодательство не регламентирует, в каком месте первого разворота трудовой нужно делать данную пометку (ставить штамп), чаще всего запись указывается в правом верхнем углу титульного листа, но вполне допустимо разместить данную пометку и на обороте обложки.

Обратите внимание: если при заполнении титульного листа вкладыша допущена ошибка (например: неправильно записано имя работника), испорченный бланк аннулируется и заводится новый.

Именно поэтому рекомендуется сначала полностью оформить титульный лист, а уже потом проставить реквизиты вкладыша в трудовой книжке.

3) Далее в обычном порядке вносятся сведения о работе и награждениях. При этом нужно продолжать сквозную нумерацию записей из соответствующих разделов трудовой.

Примечание: если кадровый работник видит, что новая запись на последней странице раздела труд. книжки уже не поместится, допускается два варианта действий:

  • оставить строки пустыми и внести новую запись уже в соответствующий раздел вкладыша;
  • начать вносить запись в трудовой книжке, а закончить уже во вкладыше.

4) Реквизиты оформленного вкладыша в общем порядке заносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

  1. В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад.) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
  2. Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

  • прикалывать вкладыш при помощи степлера;
  • использовать клей;
  • просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье. 

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д. 

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». 

Как оформить вкладыш в трудовую книжку 

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

Подпишитесь на рассылку

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша. 

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках 

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места). 

Кроме того, категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе». 

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку 

Рассмотрим важные основы  заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему). 

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.

Видео: Печать рабочих листов и рабочих тетрадей

Печатайте листы и книги Excel по одному или по несколько одновременно. Вы также можете распечатать частичный рабочий лист, например таблицу Excel.

Распечатать один или несколько листов

  1. Выберите листы, которые вы хотите распечатать.

  2. Щелкните FILE > Распечатайте .Вы также можете нажать Ctrl + P.

  3. Нажмите кнопку Print или настройте Settings , прежде чем нажимать кнопку Print .

Распечатать одну или несколько рабочих тетрадей

Все файлы книги, которые вы хотите распечатать, должны находиться в одной папке.

  1. Щелкните ФАЙЛ > Откройте .Вы также можете нажать Ctrl + O.

  2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните имя каждой книги, которую нужно распечатать.

  3. Щелкните выделение правой кнопкой мыши и выберите Печать .

Хотите больше?

Закрепить или заблокировать панели

Вставить верхние и нижние колонтитулы

Распечатать рабочий лист или книгу

Вы хотите распечатать рабочий лист, над которым работаете.

Щелкните ФАЙЛ и Распечатайте . Вы видите предварительный просмотр того, как будет выглядеть напечатанный рабочий лист.

Здесь внизу Excel сообщает вам, сколько у него страниц, в данном примере 2. Щелкните Печать .

Чтобы напечатать всю книгу, прежде чем нажать Печать , в разделе Параметры щелкните стрелку рядом с Печать активных листов , щелкните Печатать всю книгу .

В предварительном просмотре печати теперь отображается первая страница первого рабочего листа, а Excel сообщает вам, что он напечатает 28 страниц.

Щелкните стрелку Следующая страница , чтобы просмотреть другие страницы, и щелкните Печать .

Далее, Дополнительные параметры печати .

Excel 2016: Работа с несколькими листами

Урок 9: Работа с несколькими листами

/ ru / excel2016 / понимание-числовые-форматы / содержание /

Введение

Каждая рабочая книга содержит по крайней мере один рабочий лист по умолчанию. При работе с большим объемом данных вы можете создать несколько рабочих листов , чтобы упорядочить книгу и упростить поиск содержимого.Вы также можете сгруппировать листы , чтобы быстро добавлять информацию на несколько листов одновременно.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании нескольких листов.

Чтобы вставить новый рабочий лист:
  1. Найдите и нажмите кнопку Новый лист в правом нижнем углу окна Excel.
  2. Появится новый пустой рабочий лист .

По умолчанию любая новая книга, которую вы создаете в Excel, будет содержать один рабочий лист с именем Sheet1 . Чтобы изменить номер по умолчанию для рабочих листов , перейдите в представление Backstage , щелкните Параметры , затем выберите желаемое количество рабочих листов для включения в каждую новую книгу.

Чтобы скопировать рабочий лист:

Если вам нужно скопировать содержимое одного рабочего листа на другой, Excel позволяет скопировать существующий рабочий лист.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист, который вы хотите скопировать, затем выберите Переместить или Копировать в меню рабочего листа.
  2. Откроется диалоговое окно Переместить или скопировать . Выберите, где будет отображаться лист в поле До листа: . В нашем примере мы выберем (перейти в конец) , чтобы разместить рабочий лист справа от существующего.
  3. Установите флажок рядом с Создайте копию , затем нажмите ОК .
  4. Рабочий лист будет скопирован . Он будет иметь то же название, что и исходный рабочий лист, а также номер версии . В нашем примере мы скопировали рабочий лист ноябрь , поэтому наш новый рабочий лист назван ноябрь (2) . Все содержимое ноябрьского рабочего листа также было скопировано на новый рабочий лист.

Вы также можете скопировать рабочий лист в совершенно другую книгу . Вы можете выбрать любую открытую книгу в раскрывающемся меню В книгу: .

Чтобы переименовать лист:
  1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист , который вы хотите переименовать, затем выберите Переименовать в меню рабочего листа.
  2. Введите желаемое имя для рабочего листа.
  3. Щелкните в любом месте за пределами вкладки листа или нажмите Введите на клавиатуре. Рабочий лист будет переименован в .
Чтобы переместить лист:
  1. Щелкните и перетащите лист, который хотите переместить, пока маленькая черная стрелка не появится над нужным местом.
  2. Отпустите мышь. Рабочий лист будет перемещен.
Чтобы изменить цвет вкладки рабочего листа:
  1. Щелкните правой кнопкой мыши нужную вкладку рабочего листа и наведите указатель мыши на Tab Color . Появится меню Color .
  2. Выберите нужный цвет .
  3. Цвет вкладки рабочего листа будет изменен .

Цвет вкладки рабочего листа значительно на менее заметен , когда рабочий лист выбран.Выберите другой лист, чтобы увидеть, как будет выглядеть цвет, если лист не выбран.

Чтобы удалить рабочий лист:
  1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист , который вы хотите удалить, затем выберите Удалить из меню рабочего листа .
  2. Рабочий лист будет удален из вашей книги.

Если вы хотите предотвратить редактирование или удаление определенных рабочих листов, вы можете защитить их , щелкнув правой кнопкой мыши нужный рабочий лист и выбрав Защитить лист в меню рабочего листа.

Переключение между листами

Если вы хотите просмотреть другой рабочий лист, вы можете просто щелкнуть вкладку , чтобы переключиться на этот рабочий лист. Однако для больших книг это иногда может стать утомительным, так как может потребоваться прокрутка всех вкладок, чтобы найти нужную. Вместо этого вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши стрелки прокрутки в нижнем левом углу, как показано ниже.

Появится диалоговое окно со списком всех листов в вашей книге.Затем вы можете дважды щелкнуть лист, на который хотите перейти.

Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть этот ярлык в действии.

Рабочие листы группировки и разгруппировки

Вы можете работать с каждым листом индивидуально, , или вы можете работать с несколькими листами одновременно. Рабочие листы можно объединить в группу . Любые изменения, внесенные в один рабочий лист в группе, будут внесены в на каждый рабочий лист в группе.

Для группировки листов:
  1. Выберите первый рабочий лист , который вы хотите включить в группу рабочих листов .
  2. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре. Выберите следующий рабочий лист , который вы хотите в группе.
  3. Продолжайте выбирать листы, пока не будут выбраны все листы, которые вы хотите сгруппировать, затем отпустите клавишу Ctrl . Рабочие листы теперь сгруппированы .

Пока рабочие листы сгруппированы, вы можете перейти к любому рабочему листу в группе.Любые изменения , внесенные в один рабочий лист, будут отображаться на на каждом рабочем листе в группе. Однако, если вы выберете рабочий лист, которого нет в группе, все ваши рабочие листы станут без группировки .

Чтобы разгруппировать листы:
  1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист в группе, затем выберите Разгруппировать Листы из меню рабочего листа .
  2. Рабочие листы будут разгруппированы . Кроме того, вы можете просто щелкнуть любой рабочий лист, не включенный в группу, чтобы разгруппировать все рабочие листы .

Вызов!

  1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
  2. Вставьте новый рабочий лист и переименуйте в it Q1 Summary .
  3. Переместите рабочий лист Сводка расходов в крайнее правое положение, затем переместите рабочий лист Q1 Summary так, чтобы он находился между марта и апреля .
  4. Создайте копию рабочего листа «Сводка расходов», щелкнув вкладку правой кнопкой мыши. Не просто копируйте и вставляйте содержимое рабочего листа в новый рабочий лист.
  5. Измените цвет вкладки «Январь» на синий и цвет вкладки «Февраль» на красный .
  6. Сгруппируйте рабочие листы сентябрь , октябрь и ноябрь .
  7. Когда вы закончите, ваша рабочая тетрадь должна выглядеть примерно так:

/ ru / excel2016 / using-find-replace / content /

Как ссылаться на другой лист или книгу в Excel (с примерами)

Возможность ссылаться на ячейки и диапазоны - вот что заставляет работать любой инструмент для работы с электронными таблицами.И Excel - лучший и самый мощный из существующих.

В этом руководстве я расскажу все, что вам нужно знать о том, как ссылаться на ячейки и диапазоны в Excel. Помимо основных ссылок на том же листе, основная часть этого руководства будет посвящена тому, как ссылаться на другой лист или книгу в Excel .

Хотя нет большой разницы в том, как это работает, когда вы ссылаетесь на другой лист в том же файле или ссылаетесь на совершенно отдельный файл Excel, формат этой ссылки немного меняется.

Кроме того, при обращении к другому листу или другим внешним файлам необходимо помнить о некоторых важных моментах.

Но волнуйтесь ... ничего безумного!

К тому времени, как вы закончите изучение этого руководства, вы будете знать все, что нужно знать о ссылках на ячейки и диапазоны в Excel (находиться в той же или другой книге).

Приступим!

Ссылка на ячейку на том же листе

Это самый базовый уровень ссылки, на котором вы ссылаетесь на ячейку на том же листе.

Например, если я нахожусь в ячейке B1 и хочу сослаться на ячейку A1, формат будет следующим:

 = A1 

Когда вы это сделаете, значение в ячейке, где вы используете эту ссылку, будет то же, что и в ячейке A1. И если вы внесете какие-либо изменения в ячейку A1, они будут отражены в ячейке, в которой вы использовали эту ссылку.

Ссылка на ячейку на другом листе

Если вам нужно ссылаться на другой лист в той же книге, вам необходимо использовать следующий формат:

 Sheet_name! Cell_address 

Во-первых, у вас есть имя листа, за которым следует восклицательный знак за которым следует ссылка на ячейку.

Итак, если вам нужно сослаться на ячейку A1 на листе 1, вам нужно использовать следующую ссылку:

 = Sheet1! A1 

И если вы хотите сослаться на диапазон ячеек на другом листе, вам нужно использовать следующий формат:

 Sheet_name! First_cell: Last_cell 

Итак, если вы хотите сослаться на диапазон A1: C10 на другом листе в той же книге, вам необходимо использовать следующую ссылку:

 = Sheet1! A1: C10 

Обратите внимание, что я показал вам только ссылку на ячейку или диапазон.На самом деле вы бы использовали их в формулах. Но формат упомянутых выше ссылок останется прежним.

Во многих случаях рабочий лист, на который вы ссылаетесь, будет содержать несколько слов в названии. Например, это могут быть данные проекта , или данные о продажах.

Если у вас есть пробелы или небуквенные символы (например, @,!, #, - и т. Д.), Вам нужно использовать имя в одинарных кавычках.

Например, если вы хотите сослаться на ячейку A1 на листе с именем «Данные о продажах», вы будете использовать следующую ссылку:

 = «Данные о продажах»! A1 

И в случае, если имя листа - Данные о продажах, затем, чтобы обратиться к ячейке A1 на этом листе, вам необходимо использовать следующую ссылку:

 = 'Sales-Data'! A1 

Когда вы ссылаетесь на лист в той же книге, а затем позже меняете имя рабочего листа , вам не нужно беспокоиться о выходе из строя ссылки.Excel автоматически обновит эти ссылки для вас.

Хотя хорошо знать формат этих ссылок, на практике не очень хорошая идея каждый раз вводить их вручную. Это займет много времени и может привести к ошибкам.

Позвольте мне показать вам лучший способ создания ссылок на ячейки в Excel.

Автоматическое создание ссылки на другой лист в той же книге

Намного лучший способ создать ссылку на ячейку на другой лист - просто указать Excel на ячейку / диапазон, на который вы хотите создать ссылку, и позволить Excel создать ее сам.

Это гарантирует, что вам не придется беспокоиться о том, что восклицательный знак или кавычки отсутствуют, или возникнут другие проблемы с форматом. Excel автоматически создаст для вас правильный справочник.

Ниже приведены шаги для автоматического создания ссылки на другой лист:

  1. Выберите ячейку в текущей книге, где вам нужна ссылка
  2. Введите формулу до тех пор, пока вам не понадобится ссылка (или знак равенства, если вы просто нужна ссылка)
  3. Выберите лист, на который вам нужно сослаться
  4. Выберите ячейку / диапазон, на который вы хотите сослаться
  5. Нажмите Enter, чтобы получить результат формулы (или продолжить работу с формулой)

Приведенные выше шаги автоматически создадут ссылку на ячейку / диапазон на другом листе.Вы также сможете увидеть эти ссылки в строке формул. Как только вы закончите, вы можете просто нажать клавишу ввода, и вы получите результат.

Например, если у вас есть данные в ячейке A1: A10 на листе с именем «Данные продаж», и вы хотите получить сумму этих значений на текущем листе, выполните следующие действия:

  1. Введите следующую формулу в текущем листе (где вам нужен результат): = Sum (
  2. Выберите лист «Данные о продажах».
  3. Выберите диапазон, который вы хотите добавить (A1: A10).Как только вы это сделаете, Excel автоматически создаст ссылку на этот диапазон (вы можете увидеть это в строке формул)
  4. Нажмите клавишу ввода.

Когда вы создаете длинную формулу, вам может потребоваться обратиться к ячейке или диапазону на другом листе, а затем вернуться к исходному листу и сослаться на некоторую ячейку / диапазон там.

Когда вы это сделаете, вы заметите, что Excel автоматически вставляет ссылку на лист, на котором у вас есть формула.Хотя это нормально и не вредит, но в этом нет необходимости. В таком случае вы можете сохранить ссылку или удалить ее вручную.

Еще одна вещь, которую вам нужно знать при создании ссылок путем выбора листа, а затем ячейки / диапазона, заключается в том, что Excel всегда будет создавать относительную ссылку (то есть ссылки со знаком n0 $). Это означает, что если я скопирую и вставлю формулу (одну со ссылкой на другой лист) в какую-либо другую ячейку, она автоматически откорректирует ссылку.

Вот пример, объясняющий относительные ссылки.

Предположим, я использую следующую формулу в ячейке A1 текущего листа (для ссылки на ячейку A1 в имени листа SalesData)

 = SalesData! A1 

Теперь, если я скопирую эту формулу и вставлю в ячейку A2, формула будет измените на:

 = SalesData! A1 

Это происходит потому, что формула является относительной, и когда я копирую и вставляю ее, ссылки автоматически корректируются.

Если я хочу, чтобы эта ссылка всегда ссылалась на ячейку A1 в листе SalesData, мне придется использовать следующую формулу:

 = SalesData! $ A $ 1 

Знак доллара перед номером строки и столбца блокирует эти ссылки чтобы они не менялись.

Вот подробное руководство, в котором вы можете узнать больше об абсолютных, смешанных и относительных ссылках.

Теперь, когда мы рассмотрели, как ссылаться на другой лист в той же книге, давайте посмотрим, как мы можем ссылаться на другую книгу.

Как сослаться на другую книгу в Excel

Когда вы ссылаетесь на ячейку или диапазон другой книги Excel, формат этой ссылки будет зависеть от того, открыта эта книга или закрыта.

И, конечно же, имя книги и рабочие листы также играют роль в определении формата (в зависимости от того, есть ли у вас в имени пробелы или небуквенные символы).

Итак, давайте рассмотрим различные форматы внешних ссылок на другую книгу в разных сценариях.

Внешняя ссылка на открытую книгу

Когда дело доходит до ссылки на внешнюю открытую книгу, вам необходимо указать имя книги, имя рабочего листа и адрес ячейки / диапазона.

Ниже приведен формат, который необходимо использовать при обращении к внешней открытой книге

 = '[FileName] SheetName! CellAddress 

Предположим, у вас есть книга ExampleFile.xlsx ’, и вы хотите сослаться на ячейку A1 в Sheet1 этой книги.

Ниже приведена ссылка на это:

 = [ExampleFile.xlsx] SalesData! A1 

В случае, если в имени внешней книги или имени листа (или обоих) есть пробелы, вам необходимо добавить имя файла (в квадратных скобках) и имя листа в одинарных кавычках.

Ниже приведены примеры, в которых имена должны быть заключены в одинарные кавычки:

 = '[Example File.xlsx] SalesData'! A1

= '[ExampleFile.xlsx] Данные о продажах '! A1

= '[Example File.xlsx] Sales Data'! A1 

Как создать ссылку на другую книгу (автоматически)

Опять же, хотя формат хорошо знать, лучше не вводить его вручную.

Вместо этого просто укажите Excel в правильном направлении, и он создаст для вас эти ссылки. Это намного быстрее и меньше шансов на ошибку.

Например, если у вас есть данные в ячейке A1: A10 в книге с именем «Файл примера» на листе с именем «Данные о продажах», и вы хотите получить сумму этих значений на текущем листе, следующее будет шаги:

  1. Введите следующую формулу в текущем листе (где вам нужен результат): = Sum (
  2. Перейдите в книгу «Файл примера»
  3. Выберите лист «Данные о продажах».
  4. Выберите диапазон, который вы хотите добавить (A1: A10). Как только вы это сделаете, Excel автоматически создаст ссылку на этот диапазон (вы можете увидеть это в строке формул)
  5. Нажмите клавишу ввода.

Это позволит мгновенно создать формулу с правильными ссылками.

Одна вещь, которую вы заметите при создании ссылки на внешнюю книгу, - это то, что она всегда будет создавать абсолютные ссылки. Это означает, что перед номерами строк и столбцов стоит знак $.Это означает, что если вы скопируете и вставите эту формулу в другие ячейки, она будет продолжать ссылаться на тот же диапазон из-за абсолютной ссылки.

Если вы хотите изменить это, вам нужно изменить ссылки вручную.

Внешняя ссылка на закрытую книгу

Когда внешняя книга открыта и вы обращаетесь к этой книге, вам просто нужно указать имя файла, имя листа и адрес ячейки / диапазона.

Но когда он закрыт, Excel не знает, где искать ячейки / диапазон, на которые вы ссылались.

Вот почему, когда вы создаете ссылку на закрытую книгу, вам также необходимо указать путь к файлу.

Ниже приведена ссылка на ячейку A1 на листе Sheet1 в книге Example File. Поскольку этот файл не открыт, он также относится к месту, где файл сохранен.

 = 'C: \ Users \ sumit \ Desktop \ [Example File.xlsx] Sheet1'! $ A $ 1 

В приведенной выше ссылке есть следующие части:

  • Путь к файлу - расположение в вашей системе или сети, где внешний файл расположен
  • Имя файла - имя внешней книги.Это также будет включать расширение файла.
  • Sheet Name - имя листа, на котором вы ссылаетесь на ячейки / диапазоны
  • Cell / Range Address - точный адрес ячейки / диапазона, на который вы ссылаетесь

Когда вы создаете внешнюю ссылку на откройте книгу, а затем закройте книгу, вы заметите, что ссылка автоматически изменится. После закрытия внешней книги Excel автоматически вставляет ссылку на путь к файлу.

Влияние изменения местоположения файла на ссылки

Когда вы создаете ссылку на ячейку / диапазон во внешнем файле Excel и затем закрываете его, ссылка теперь также использует путь к файлу.

Но тогда, если вы измените расположение файла, ничего не изменится в вашей книге (в которой вы создаете ссылку). Но поскольку вы изменили местоположение, ссылка теперь не работает.

Итак, если вы закроете и откроете эту книгу, она сообщит вам, что ссылка не работает, и вам нужно либо обновить ссылку, либо полностью разорвать ее.Он покажет вам приглашение, как показано ниже:

Когда вы нажмете «Обновить», он покажет вам другое приглашение, в котором вы можете выбрать параметры для редактирования ссылок (которое покажет вам диалоговое окно ниже)

Если вам необходимо сохранить связь между этими файлами, вы можете указать новое местоположение файла, нажав «Обновить значения». Excel открывает для вас диалоговое окно, в котором вы можете указать новое расположение файла, перейдя туда и выбрав его.

Ссылка на определенное имя (в той же или внешней книге)

Когда вам нужно ссылаться на ячейки и диапазоны, лучший способ - создать определенные имена для диапазонов.

Это полезно, поскольку позволяет легко ссылаться на эти диапазоны, используя имя вместо длинного и сложного ссылочного адреса.

Например, проще использовать = SalesData вместо = [Example File.xlsx] Sheet1 ′! $ A $ 1: $ A $ 10

И в случае, если вы использовали это определенное имя в нескольких формулах, и вам нужно изменить ссылку, вам нужно сделать это только один раз.

Вот шаги для создания именованного диапазона для диапазона ячеек:

  1. Выберите все ячейки, которые вы хотите включить в именованный диапазон
  2. Щелкните вкладку Формулы
  3. Щелкните параметр Определить имя (он находится в группа «Определенные имена»)
  4. В диалоговом окне «Новое имя» присвойте этому диапазону имя (в этом примере я использую имя SalesData). Помните, что у вас не может быть пробелов в имени.
  5. Сохраните область как рабочую книгу (если у вас нет веских причин сделать ее на уровне листа)
  6. Убедитесь, что поле Ссылается на диапазон правильно.
  7. Нажмите ОК.

Теперь ваш именованный диапазон создан, и вы можете использовать его вместо ссылок на ячейки с адресами ячеек.

Например, если я хочу получить сумму всех этих ячеек в диапазоне SalesData, вы можете использовать следующую формулу:

 = SUM (SalesData) 

И что, если вы хотите использовать этот именованный диапазон, это другие листы или даже другие рабочие тетради?

Можно!

Вам просто нужно следовать тому же формату, который мы обсуждали в предыдущем разделе.

Нет необходимости возвращаться к началу этой статьи. Позвольте мне привести вам все примеры здесь, чтобы вы поняли идею.

Рабочая книга по сравнению с именованными диапазонами уровня рабочей таблицы : Когда вы создаете именованный диапазон уровня книги, может быть только один диапазон с таким именем. Поэтому, если вы ссылаетесь на него из внешних книг или листов в той же книге, вам не нужно указывать имя рабочего листа (поскольку оно доступно для использования во всей книге). Если вы используете именованный диапазон уровня рабочего листа, вы сможете использовать его только на рабочем листе, и при обращении к нему вам также нужно будет указать имя рабочего листа.

Ссылка на определенное имя на том же листе или в книге

Если вы создали определенное имя для уровня книги, вы можете использовать его в любом месте книги, просто используя само определенное имя.

Например, если я хочу получить сумму всех ячеек в созданном нами именованном диапазоне (SaledData), я могу использовать следующую формулу:

 = СУММ (SaledData) 

Если вы создали уровень рабочего листа именованный диапазон, вы можете использовать эту формулу, только если именованный диапазон создается на том же листе, где вы используете формулу.

Если вы хотите использовать его на другом листе (скажем, Sheet2), вам необходимо использовать следующую формулу:

 = SUM (Sheet1! $ A $ 1: $ A $ 10) 

И в случае наличия пробелов или буквенно-цифровых символов в имени листа, вам нужно будет заключить имя листа в одинарные кавычки.

 = SUM ('Sheet 1'! $ A $ 1: $ A $ 10) 

Ссылка на определенное имя в другой книге (открытой или закрытой)

Если вы хотите сослаться на именованный диапазон в другой книге, вам придется укажите имя книги, а затем имя диапазона.

Например, если у вас есть книга Excel с именем ExampleFile.xlsx и именованный диапазон с именем SalesData, вы можете использовать приведенную ниже формулу, чтобы получить сумму этого диапазона из другой книги:

 = SUM (ExampleFile .xlsx! SalesData) 

Если в имени файла есть пробелы, их необходимо заключить в одинарные кавычки.

 = СУММ ('Example File.xlsx'! SalesData) 

Если у вас есть именованные диапазоны на уровне листа, вам нужно указать имя книги, а также рабочий лист при обращении к нему из внешней книги.

Ниже приведен пример ссылки на именованный диапазон на уровне листа:

 = SUM ('[Example File.xlsx] Sheet1'! SalesData) 

Как я уже упоминал выше, всегда лучше создавать именованные диапазоны на уровне книги. , если у вас нет веских причин для создания рабочего листа первого уровня.

Если вы ссылаетесь на именованный диапазон в закрытой книге, вам также необходимо указать путь к файлу. Ниже приведен пример этого:

 = СУММ ('C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Example File.xlsx '! SalesData) 

Когда вы создаете ссылку на именованный диапазон в открытой книге, а затем закрываете книгу, Excel автоматически изменяет ссылку и добавляет путь к файлу.

Как создать ссылку на именованный диапазон

Если вы создаете и работаете с большим количеством именованных диапазонов, невозможно запомнить имя каждого из них.

Excel помогает вам, показывая вам список всех именованных диапазонов, которые вы создали, и позволяет вставлять их в формулы одним щелчком мыши.

Предположим, вы создали именованный диапазон SalesData, который вы хотите использовать в формуле для СУММИРОВАНИЯ всех значений в именованном диапазоне.

Вот шаги, чтобы сделать это:

  1. Выберите ячейку, в которую вы хотите ввести формулу.
  2. Введите формулу до точки, в которую нужно вставить именованный диапазон.
  3. Нажмите клавишу F3 на клавиатуре. Откроется диалоговое окно «Вставить имя» со списком всех созданных вами имен.
  4. Дважды щелкните имя, которое вы хотите вставить.

Вышеупомянутые шаги позволят вставить имя в формулу, и вы сможете продолжить работу с формулой.

Примечание. Этот метод работает только для диапазонов имен в одной книге. Если вы хотите получить имена во внешней книге, вам нужно будет пойти туда, проверить имя с помощью диалогового окна «Вставить имя», а затем вернуться и использовать его в своей формуле (в правильном формате с использованием имени файла).

Это все, что вам нужно знать о том, как ссылаться на другие листы или книги и как создать внешнюю ссылку в Excel.

Надеюсь, вы нашли это руководство полезным.

Вам также могут понравиться следующие учебные пособия по Excel:

7 Проблемы с электронными таблицами Excel и способы их решения

Если вам нужно составить список чего угодно, соблазнительно увидеть Excel в качестве репозитория по умолчанию: в конце концов, это только небольшой список предметов для себя или нескольких близких коллег.

Возможно, вам нужно что-то более сложное, например формулы для вычислений или макропрограммирование для автоматизации сбора и обработки данных.

К сожалению, простота, с которой вы можете начать работать в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из самых больших проблем. То, что начинается с небольшого проекта в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую вы не можете решить.

Кроме того, задачи управления большими данными часто представляют собой серьезные проблемы, такие как организация, внедрение, классификация файлов, управление базами данных, совместная работа пользователей и многое другое.Все, что требуется для разрушения структуры базы данных, - это размещение данных в неправильной области, непоследовательный ввод данных или даже наличие двух человек, работающих над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к задержкам во времени и возможной потере данных.

В этой статье объясняются наиболее распространенные проблемы, возникающие при использовании таблиц Excel, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

Проблема №1: Многопользовательское редактирование Excel

Когда системы Excel развиваются органически, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любой момент времени, а второму сообщают, что она уже открыта.Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию, доступную только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выйдет из книги, является авантюрой, поскольку он не так часто проверяет статус и, возможно, никогда вас не просветит. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл раньше вас.

Чтобы избежать эффекта «одиночного пользователя», вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить функцию «Общие книги » . Вот краткое руководство о том, как поделиться таблицей.

  1. Откройте желаемую электронную таблицу и нажмите Файл вверху.
  2. Затем в меню слева нажмите Поделиться , чтобы открыть новое окно.
  3. Теперь введите информацию о пользователе, с которым вы хотите поделиться таблицей.

Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали с разными книгами, не наступая друг другу на ноги.

Проблема № 2: Общие книги Excel

Excel Online по умолчанию допускает использование нескольких редакторов, но в нем отсутствует большая часть функциональных возможностей.Сервис не претендует ни на что, кроме самых простых задач. Хотя функция общих рабочих книг выглядит так, как будто она должна работать, она полна ограничений. Вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, например, если книга является общей.

Когда системы Excel развиваются органически, вы сталкиваетесь с проблемой, что только один пользователь может открыть книгу одновременно.

Существуют обходные пути для некоторых ограничений онлайн-Excel. Для других это вопрос изменения структуры книги, а не использования уже созданной книги, но этот сценарий часто мешает.В результате невозможно использовать общую книгу так же, как обычную однопользовательскую книгу.

Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики. Рабочие книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

Проблема № 3: Связанные книги Excel

Разделение данных по нескольким книгам может обеспечить временное решение проблемы многопользовательского редактирования. Тем не менее, они, вероятно, должны будут иметь связи между собой, чтобы значения, введенные в одном, использовались в другом. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для хранения отдельных листов в одной книге.

К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности.Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует загадочные правила, чтобы решить, когда использовать каждый тип ссылки и изменить их.

Правила регулируются несколькими параметрами и тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также изменяются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как для создания дубликата, а не копировать файл с помощью File Explorer .Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что связи между книгами легко разрываются, а восстановление после неработающих ссылок - процесс, требующий много времени. Никто не получает доступа к затронутым файлам.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не нажмете Данные> Запросы и соединения> Изменить ссылки> Обновить значения. Вот небольшая демонстрация.

  1. Откройте желаемую электронную таблицу и нажмите Data вверху.
  2. Теперь найдите Queries & Connections и щелкните Edit Links .
  3. Затем выберите Обновить значения .

Если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вы должны открыть все книги в правильном порядке, чтобы все обновленные данные обрабатывались в правильном порядке, от первой до второй и третьей. Если вы измените значение в первой книге, а затем откроете третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

Такое объединение данных логично, но оно увеличивает вероятность того, что информация неверна или вы попытаетесь открыть книгу, которую кто-то уже редактирует.

Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге введете одни и те же данные в несколько книг, и это приведет к опасности каждый раз вводить их немного по-разному.

Проблема № 4: Проверка данных Excel

Ошибки могут закрасться в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или меняют цифры в числах с монотонной регулярностью.Если ваши данные не будут проверены при вводе, у вас возникнут проблемы.

По умолчанию Excel принимает все типы пользователей. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям приходится вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. Целостность данных в системе оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

Возможно, вы уже столкнетесь с последствиями проблем с проверкой данных, не осознавая первопричину. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента в каждом счете по-разному. В результате вы получаете счета в компании «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но не в Excel. Любой анализ данных счетов-фактур, например сводная таблица на основе клиентов по месяцам, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.

Проблема № 5: Навигация в Excel

В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна - ужасный механизм для поиска путей, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ перемещаться по листам.

  1. В нижней левой части экрана щелкните правой кнопкой мыши кнопки со стрелками слева от имен листов, чтобы открыть диалоговое окно Активировать лист .

Только первые 20 листов перечислены, прежде чем вам нужно будет прокручивать список. Невозможно сортировать, группировать или искать нужный лист. Окно должно выглядеть примерно так, как показано ниже.

Проблема № 6: Безопасность Excel

Вы можете добавить безопасность в книги Excel, но это изобилует проблемами. Защита гораздо больше направлена ​​на защиту структуры книги, а не данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить их часть или все (если вы не выполните творческое программирование макросов).

Проблема № 7: Проблемы со скоростью работы Excel

Excel - не самое быстрое приложение, а его язык программирования VBA работает медленнее по сравнению с более профессиональными языками программирования, такими как C #. Этот сценарий проистекает из предполагаемого использования и гибкости Excel. В конце концов, это машина для работы с электронными таблицами. Да, Excel VBA можно использовать для управления списками данных, но это не значит, что это лучший выбор для такого рода работы. Другие приложения лучше подходят для таких задач - в основном потому, что они специально предназначены для их решения.

Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Он не должен быть пугающим или дорогостоящим, и он должен позволить вам логически осмыслить свои данные, как они связаны друг с другом и как вы с ними взаимодействуете.

Примечание : Если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не копируйте дизайн электронной таблицы рабски, воспользуйтесь возможностью, чтобы улучшить его.

Доступны универсальные приложения для работы с базами данных, с помощью которых вы можете создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение для работы с базами данных - уже разработанное для нужной вам цели - дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

Например, если у вас есть список клиентов и подробности всех ваших взаимодействий с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое причудливое название, CRM-система - это специализированная база данных.Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, которое бы соответствовало вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или заказать его в ИТ-отделе или консультанте.

Самым распространенным типом базы данных является реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, каждый столбец описывает разные атрибуты темы, такие как имя клиента или кредитный лимит.

Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись, а затем вы можете использовать их в любом количестве счетов-фактур.

Таблицы имеют отношения, определенные между ними, так что, скажем, счет-фактура содержит идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись о клиенте, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур, не вводя их повторно.Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.

Существуют десятки приложений баз данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.

Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности.Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Microsoft SQL Server - очевидный пример здесь. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о серверной части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки клиентской части.

Какие параметры базы данных подходят вам?

Вариант базы данных № 1: Microsoft Access

Access - один из прародителей настольных баз данных. Им легко пользоваться, но им легко злоупотреблять.Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начать с шаблона. Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учит хорошему опыту, но они быстро помогут вам начать работу. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Вы можете развернуть готовое приложение для других пользователей через свою интрасеть (НЕ Интернет), а не полагаться на общие файловые ресурсы.

База данных Вариант № 2: Microsoft SharePoint

SharePoint - это база данных, а также механизм хранения документов.Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного сложен, но настройка все еще возможна. Возможность SharePoint «захватить» список данных, накопленных в Excel, и поместить его в настраиваемый список, очень полезна. Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить безопасность, чтобы ограничить круг лиц, которые и что могут делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint предупреждать вас по электронной почте, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.

Вариант базы данных № 3: Zoho Creator

Zoho Office - это веб-приложение, которое включает в себя базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распределения форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. В качестве веб-службы ваши данные и приложения доступны из любого места с простой защитой, обеспечивающей конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по установленной цене.Программа требует дополнительных затрат при хранении большего количества данных или для других функций, таких как интеграция электронной почты.

Использование таблиц Excel

Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них отсутствуют некоторые области. Иногда другое приложение справляется с этой задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи. В других случаях Excel работает нормально, например, для небольших баз данных, если вы знаете, как предотвратить возникновение проблем.

Вы сталкиваетесь с более частыми проблемами при использовании Excel? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже.

Как создать таблицу Excel для организации данных

Используйте команду Excel "Таблица" для преобразования список данных в именованную таблицу Excel. У этих таблиц есть полезные функции, например, сортировка и фильтрация, чтобы упорядочить и просмотреть данные.

Что такое таблица Excel?

В Excel 2007 и более поздних версиях можно использовать команду Таблица для преобразования списка данных в форматированную таблицу Excel.Таблицы имеют множество функций, таких как сортировка и фильтрация, которые помогут вам организовать и просмотрите свои данные.

Я рекомендую (почти) всегда форматировать свои списки как именованные таблицы Excel, чтобы воспользоваться этими функциями и многими другими преимуществами, описанными ниже.

Преимущества таблицы Excel

Список просто отформатировать в виде именованной таблицы Excel, и есть много преимуществ и всего несколько недостатков.

Чтобы увидеть простые шаги по созданию таблицы Excel, вы можете посмотреть этот короткий видео.Письменные шаги приведены ниже.

Преимущества
  • Выпадающие списки в ячейках заголовков упрощают сортировку и фильтрацию данных
  • Диапазон таблицы расширяется и сжимается автоматически при добавлении или удалении строк данных
  • Встроенные стили упрощают форматирование внешнего вида таблицы или изменение внешнего вида
  • Формулы и форматирование заполняются автоматически
  • В формулах используются структурированные ссылки на ячейки таблицы с отображением имени столбца.Это упрощает понимание
  • Показать или скрыть встроенную строку итогов таблицы, где формулы показывают сумму, среднее, количество или другие итоговые суммы
  • Таблица Excel - отличный источник сводной таблицы. Вам не придется заново настраивать диапазон, если данные добавляются или удаляются
Недостатки

Однако у использования именованных таблиц Excel есть несколько недостатков, поэтому могут возникнуть ситуации, когда вы предпочтете их не использовать.Например:

  • Структурированные ссылки на ячейки таблицы не имеют «абсолютного» параметра, поэтому скопировать их через столбец
  • немного сложнее.
  • Таблицы не расширяются автоматически на защищенных листах, даже если ячейки под таблицей разблокированы
  • Вы не можете группировать, копировать или перемещать несколько листов, если какой-либо лист содержит таблицу Excel
  • Пользовательские представления не допускаются в книге, содержащей 1 или несколько таблиц Excel

Подготовка данных

Перед созданием отформатированной таблицы Excel следуйте этим рекомендациям. для организации ваших данных.

  • Данные должны быть организованы в строки и столбцы, с каждая строка содержит информацию об одной записи, например о продажах заказ или складская проводка.
  • В первой строке списка каждый столбец должен содержать короткий, описательная и уникальная товарная позиция .
  • Каждый столбец в списке должен содержать одного типа данных , например даты, валюта или текст.
  • Каждая строка в списке должна содержать деталей для одной записи , например, заказ на продажу. Если возможно, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа.
  • В списке должно быть , в нем не должно быть пустых строк, и полностью пустые столбцы.
  • Список должен быть отделен от любых других данных на лист, по крайней мере, с одной пустой строкой и одним пустым столбцом между список и другие данные.

Создание таблицы Excel

После того, как ваши данные будут организованы, как описано выше, вы готовы к создать отформатированную таблицу.

  1. Выберите ячейку в списке данных, который вы подготовили.
  2. На ленте щелкните вкладку Вставка.
  3. В группе Таблицы щелкните команду Таблица.
  4. В диалоговом окне «Создание таблицы» диапазон данных должен автоматически появляются, и в Моя таблица есть заголовки вариант проверено.При необходимости вы можете отрегулировать диапазон и установить флажок.
  5. Щелкните OK, чтобы принять эти настройки.

Сортировка и фильтрация данных

Ваш список теперь представляет собой таблицу Excel и автоматически отформатирован с стиль таблицы по умолчанию, который можно изменить. В ячейках заголовков есть раскрывающиеся стрелки, которые можно использовать для сортировки или отфильтруйте данные.

ПРИМЕЧАНИЕ : В Excel 2013 и более поздних версиях вы можете использовать срезы таблиц Excel для быстрой фильтрации данных таблицы.

Переименование таблицы Excel

При создании таблице Excel дается имя по умолчанию, например как в таблице 3. Вам следует изменить имя на какое-нибудь значимое, поэтому со столом потом будет легче работать.

Чтобы изменить имя таблицы:
  1. Выберите любую ячейку в таблице
  2. На ленте на вкладке «Работа с таблицами» щелкните вкладку «Дизайн».

  3. В крайнем левом углу ленты щелкните поле Имя таблицы, чтобы выберите существующее имя

  4. Затем введите новое имя, например «Заказы», ​​и нажмите клавишу Enter.

Создать таблицу Excel с помощью Особый стиль

При создании таблицы вы можете применить определенный стиль из таблицы. Параметры стиля вместо использования стиля по умолчанию.Тогда, когда ты применяете этот стиль, нажмите опцию, чтобы удалить любую текущую ячейку форматирование из диапазона данных.

Посмотрите это видео, чтобы увидеть шаги и письменный инструкция под видео

Создание таблицы Excel с определенным стилем

Когда вы создаете таблицу с помощью команды Таблица на Вставке ленты вкладка, таблица сохраняет любое текущее форматирование, а применяется стиль таблицы по умолчанию.

Если вы хотите применить определенный стиль таблицы при создании Excel Стол:

  1. Выберите ячейку в списке данных, который вы подготовили.
  2. На ленте щелкните вкладку «Главная».
  3. В группе Стили щелкните Форматировать как таблицу
  4. Щелкните стиль, который вы хотите использовать

    ИЛИ, чтобы применить стиль и удалить любое существующее форматирование, щелкните правой кнопкой мыши на стиле и нажмите Применить и очистить форматирование

  5. В диалоговом окне «Создание таблицы» диапазон данных должен автоматически появляются, и в Моя таблица есть заголовки вариант проверено.При необходимости вы можете отрегулировать диапазон и установить флажок.
  6. Щелкните OK, чтобы принять эти настройки.

Создается отформатированная таблица Excel с выбранным стилем таблицы.

Показать итоги в таблице

После создания таблицы Excel легко отобразить сумму для столбец или несколько столбцов, используя встроенную функцию таблицы.

Показать общее количество:

  1. Выберите любую ячейку в таблице
  2. На ленте на вкладке Работа с таблицами щелкните вкладку Дизайн
  3. В группе «Параметры стиля таблицы» установите флажок «Строка итогов».

  4. Строка Итого будет добавлена ​​внизу таблицы, а одна или несколько столбцов чисел могут отображать итоговую сумму.

Изменить и сложить итоги

Помимо автоматически созданных итогов, вы можете выбрать итоги. для остальных столбцов.

  1. Щелкните ячейку «Итого» для одного из столбцов.
  2. Из раскрывающегося списка выберите функцию, которую вы хотите использовать в текущем столбце.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ формула добавляется в ячейку и показывает расчет на основе на видимых ячейках в столбце таблицы.

См. Столбец таблицы в формуле

Когда формула относится к части именованной таблицы Excel, структурированная ссылка создано. Структурированная ссылка покажет имя столбца таблицы, и может включать имя таблицы. Например, это ссылка на Столбец продукта в таблице с именем OrderRef - OrdersRef [Продукт]

Формула вне стола

В этом примере формула будет создана вне таблицы.В формула будет использовать СЧИТАТЬПУСТОТЫ функция для подсчета пустых ячеек в столбце таблицы. Таблица с именем OrderRef, а столбец - с именем Product.

  1. Чтобы запустить формулу, выберите пустую ячейку и введите: = СЧИТАТЬПУСТОТЫ (
  2. Затем щелкните в самом верху ячейки заголовка для столбца, вы хотите проверить - указатель изменится на стрелку вниз.

  • Не нажимайте кнопку столбца там, где находится буква столбца.

  • И не щелкайте в середине ячейки заголовка

  • Структурированная ссылка должна отображать имя таблицы и имя столбца:
  • = СЧИТАТЬПУСТОТЫ (OrdersRef [Product]

  • Затем введите закрывающую скобку и нажмите Enter, чтобы завершить формулу.

  • Добавить поле счетчика

    Если вы планируете использовать таблицу Excel в качестве исходных данных для сводной таблицы таблицу, добавьте поле счетчика, которое можно использовать в вычисляемых полях, или сводные расчеты.

    Это очень легко создать и поддерживать в таблице Excel, если вы используйте простую формулу вместо ввода значения.

    1. На листе OrdersTable добавьте новый заголовок в первый пустой столбец - Продажи
    2. В ячейке под заголовком введите формулу: = 1
    3. Нажмите Enter, чтобы завершить формулу

    Поскольку данные находятся в именованной таблице Excel, формула автоматически заполнить до всех строк.Он также будет автоматически введен, когда вы добавляете новые строки.

    Единицы дадут нам значение, которое можно суммировать в сводной таблице, или использовал в вычисляемом поле для получения правильных результатов.

    Печать только таблицы Excel

    При работе со списками в Excel используйте встроенную таблицу функция, чтобы упростить работу с данными. Тогда, если хочешь чтобы распечатать только таблицу, без других элементов на листе, вы можете использовать встроенную команду - Распечатать список.

    Команды нет на ленте, поэтому вы можете добавить ее туда или поместить команду на панели быстрого доступа. Посмотрите это короткое видео, чтобы увидеть шаги.

    Таблица не расширяется для новых данных

    По умолчанию таблица Excel будет расширяться автоматически и заполнять формулы. до последнего ряда. Например:

    • Добавить новые данные в строку непосредственно под таблицей или в столбец справа от него, и таблица автоматически расширится до включить эти новые данные.
    • Введите формулу в первую строку пустого столбца, эта формула заполняет все оставшиеся строки, как только вы нажимаете Enter

    Если таблицы Excel не расширяются автоматически на вашем компьютере, вы можете настроить параметры вручную, или с программированием VBA.

    ПРИМЕЧАНИЕ : изменение этих настроек повлияет на все книги который вы открываете в Excel на своем компьютере.

    Посмотрите видео, чтобы увидеть шаги и прочитать подробные инструкции, под видео.

    Включение этих настроек вручную

    Если таблицы Excel не расширяются автоматически на вашем компьютере, проверьте следующие настройки в окне параметров Excel.

    1. В левом конце ленты щелкните вкладку Файл, затем щелкните Комплектация
    2. В окне параметров Excel слева щелкните Проверка

    3. В разделе параметров автозамены щелкните Параметры автозамены

    4. Щелкните вкладку Автоформат при вводе
    5. Добавить галочки для «Включить новые строки и столбцы в таблицу» и «Заполните формулы в таблицах для создания вычисляемых столбцов»

    6. Дважды нажмите ОК, чтобы вернуться в Excel

    Теперь, когда вы добавляете новые данные или создаете вычисляемый столбец, Excel таблица должна регулироваться автоматически.

    Включите или выключите эти настройки с помощью VBA

    Чтобы включить эти настройки с помощью VBA, используйте следующие строки кода:

    Sub ListAutoSetOn ()
    
    С Application.AutoCorrect
      .AutoExpandListRange = Истина
      .AutoFillFormulasInLists = Истина
    Конец с
    
    Конец подписки
    
     

    Чтобы отключить эти настройки с помощью VBA, используйте следующие строки кода:

    Sub ListAutoSetOff ()
    
    С Application.AutoCorrect
      .AutoExpandListRange = Ложь
      .AutoFillFormulasInLists = False
    Конец с
    
    Концевой переводник 

    Список всех таблиц в книге

    Следующий код перечислит все названные таблицы Excel в активной книге. Будет вставлен новый рабочий лист, и в нем будут указаны имя таблицы, имя листа, адрес таблицы и тип источника.

    Дополнительные сведения об SourceType см. На веб-сайте Microsoft

    Информация о таблице с номером SourceType
     Подтаблицы списка ()
    Dim ws как рабочий лист
    Dim Lst As ListObject
    Dim wsL как рабочий лист
    Dim lCount As Long
    'Тип источника: 0 внешних; 1 диапазон;
    '' 2 XML; 3 Запрос; 4 Модель PowerPivot
    
    lCount = 1
    
    Установите wsL = Worksheets.Добавлять
    С wsL.Range ("A1: E1")
      .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
          «Лист», «Тип источника»)
      lCount = lCount + 1
    Конец с
    
    Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
    Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
      Для каждого Lst в ws.ListObjects
        wsL.Cells (lCount, 1) .Value = lCount
        wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
        wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
        wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
        wsL.Cells (lCount, 5) .Value = Lst.SourceType
        lCount = lCount + 1
      Следующий Lst
    Конец, если
    Следующий ws
    
    Концевой переводник 
    Информация о таблице с описанием SourceType
     Sub ListTablesSource ()
    Dim ws как рабочий лист
    Dim Lst As ListObject
    Dim wsL как рабочий лист
    Dim lCount As Long
    Dim strST как строка
    
    lCount = 1
    
    Установите wsL = Worksheets.Добавлять
    С wsL.Range ("A1: E1")
      .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
          «Лист», «Тип источника»)
      lCount = lCount + 1
    Конец с
    
    Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
    Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
      Для каждого Lst в ws.ListObjects
        Выберите Case Lst.SourceType.
          Случай 0: strST = "Внешний"
          Случай 1: strST = "Диапазон"
          Случай 2: strST = "XML"
          Случай 3: strST = "Запрос"
          Случай 4: strST = "Модель PowerPivot"
          Иначе: strST = "Неизвестно"
        Конец Выбрать
        wsL.Cells (lCount, 1).Значение = lCount
        wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
        wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
        wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
        wsL.Cells (lCount, 5) .Value = strST
        lCount = lCount + 1
      Следующий Lst
    Конец, если
    Следующий ws
    
    Концевой переводник 

    Макросы имени листа

    Спасибо Алексу Блейкенбургу, который поделился следующим кодом для получения имени листа для конкретной таблицы Excel. Алексу нужен был код для внесения изменений в именованную таблицу Excel и в ее рабочий лист, и нужно было учесть несколько вещей:

    • Макрос будет запущен из другой книги, а не из файла с таблицей
    • Таблица таблицы может не быть активной книгой - другие книги создавались и редактировались
    • Кто-то мог изменить имя листа (маловероятно, что имя таблицы будет изменено)

    Итак, в этих макросах жестко задано имя таблицы (OrderRef), но не имя листа.

    1. Информация о таблице

    В примере файла на листе TblInfo есть раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать имя таблицы. Это запускает процедуру события Change, которая очищает пару ячеек и запускает следующий макрос - ShowTableInfo .

    • Макрос заполняет ячейки "Имя листа" и "Адрес таблицы".
    • Формула ГИПЕРССЫЛКИ в ячейке D2 позволяет перейти к выбранной таблице.

    Вот процедура события изменения на листе TblInfo:

     Private Sub Worksheet_Change _
      (Целевое значение ByVal как диапазон)
    Если Target.Адрес = _
        Диапазон ("SelTbl"). Адрес Тогда
      Диапазон («ТаблШ»). ClearContents
      Диапазон ("TblAd"). ClearContents
      Если Target.Value <> "" Тогда
        ShowTableInfo
      Конец, если
    Конец, если
    Концевой переводник 

    А вот и макрос ShowTableInfo

     Подложка ShowTableInfo ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'выберите имя таблицы в ячейке SelTable
    'таблица и адрес
    'добавлено в ячейки ниже
    
    Dim wb As Workbook
    Dim shTI как рабочий лист
    Dim shData как рабочий лист
    Dim SelTable As Range
    Размер таблицы как диапазон
    Dim TblAddr As Range
    Dim rngTbl As Диапазон
    Dim tblData As ListObject
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    Установите shTI = wb.Таблицы ("TblInfo")
    Установите SelTable = shTI.Range ("SelTbl")
    Установить TblSheet = shTI.Range ("TblSh")
    Установить TblAddr = shTI.Range ("TblAd")
    
    tblName = SelTable.Value
    Если tblName = "", то выйти из подписки
    
    tblFullName = "'" & wb.Name _
        & "'!" & tblName
    
    Установить rngTbl = Range (tblFullName)
    Установите shData = _
      wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
    Установите tblData = _
      shData.ListObjects (tblName)
    
    TblSheet.Value = shData.Name
    TblAddr.Value = _
      tblData.Range.Address
    
    Концевой переводник 
    2. Лист испытаний

    Следующие два макроса можно протестировать с помощью кнопок на листе тестирования.Они показывают, как можно изменить целевую таблицу и ее лист, даже если их рабочая книга неактивна.

    TableChanges

    Этот макрос изменяет стиль таблицы после создания новой книги.

     Sub TableChanges ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'используйте эту технику для работы
    'со таблицей на неизвестном листе
    рабочая книга таблицы должна быть активной
    'когда установлена ​​переменная tblData
    Dim wb As Workbook
    Dim tblData As ListObject
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    tblName = "OrdersRef"
    
    tblFullName = "'" & wb.Имя _
        & "'!" & tblName
    Установите tblData = _
      Диапазон (tblFullName) .ListObject
    'новая книга создана,
    'показать таблицу может
    'быть изменено, если его
    'рабочая тетрадь не активна
    Рабочие тетради. Добавить
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    'если таблица голубого цвета (9)
    'изменить на светло-зеленый (14)
    Если tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9" Тогда
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight14"
    Еще
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9"
    Конец, если
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    
    Концевой переводник 

    Таблица Изменения

    Этот макрос изменяет стиль таблицы и ячейку листа после создания новой книги.

     Sub TableSheetChanges ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'используйте эту технику для работы с
    'лист и таблица на неизвестном листе
    wkbk таблицы должен быть активен, когда
    'переменные листа и таблицы установлены
    Dim wb As Workbook
    Dim shData как рабочий лист
    Dim rngTbl As Диапазон
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    Dim tblData As ListObject
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    tblName = "OrdersRef"
    
    tblFullName = "'" & _
      wb.Имя & "'!" & tblName
    Установить rngTbl = Range (tblFullName)
    Установите shData = _
      wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
    Установите tblData = _
      shData.ListObjects (tblName)
    
    'новая книга создана, чтобы показать
    'стол и лист можно изменить
    'даже если книга не активна
    Рабочие тетради. Добавить
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    'если таблица голубого цвета (9)
    'изменить на светло-зеленый (14)
    Если tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9" Тогда
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight14"
    Еще
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9"
    Конец, если
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    
    С shData.Range ("G1"). Интерьер
      Если .ColorIndex = 6 Тогда
        .ColorIndex = 4
      Еще
        .ColorIndex = 6
      Конец, если
    Конец с
    
    Концевой переводник 

    Получить файлы примеров

    1. Basic : Чтобы загрузить образец файла с таблицами для этого руководства, щелкните здесь: Файл образца таблицы. Заархивированный файл имеет формат xlsx и НЕ содержит макросов.
    2. Макросы : Чтобы загрузить образец файла с таблицами и макросами для этого руководства, щелкните здесь: Файлы таблиц с макросами. Заархивированный файл имеет формат xlsm и ДЕЙСТВИТЕЛЬНО содержит макросы
    3. .

    Связанные руководства по Excel

    Настольные слайсеры Excel

    Слайсеры с поворотным столом

    Отслеживание задач проекта Excel

    Создание сводной таблицы

    Макрос

    - копирование строк таблицы Excel

    Справочник по

    Excel Другой лист | CustomGuide

    Ссылки на ячейки или диапазоны ячеек на других листах называются внешними ссылками.Одной из наиболее распространенных причин использования внешних ссылок является создание рабочего листа, в котором суммируются итоги из других рабочих листов. Например, рабочая книга может содержать двенадцать рабочих листов - по одному на каждый месяц - и годовой сводный рабочий лист, который ссылается и суммирует данные из каждого ежемесячного рабочего листа.

    Ссылка на другой лист

    1. Щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить ссылку.
    2. Введите = , чтобы начать построение ссылки.
    3. Выберите рабочий лист, содержащий ячейку, на которую вы хотите сослаться.

      Ссылка на лист в формуле имеет восклицательный знак (!) После имени листа.

    4. Выберите ячейку, на которую вы хотите сослаться.
    5. Щелкните или нажмите Введите .

    Значение из другого листа отображается в выбранной ячейке.

    Ссылка на другую книгу

    Вы также можете ссылаться на ячейки из совершенно разных файлов.

    1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить ссылку.

      Перед вводом формулы необходимо открыть книгу, содержащую данные, на которые вы хотите сослаться.

    2. Введите = и начните создание ссылки.
    3. Щелкните значок Excel на панели задач
    4. Выберите книгу с ячейками, на которые вы хотите сослаться.
    5. Выберите ячейки, на которые нужно сослаться.
    6. Щелкните или нажмите Введите .

      Если вы переместите, удалите или переименуете файл, на который вы ссылаетесь, ваша формула сломается.

    На листе появится значение из другой книги.

    Если в формуле есть ссылка на другую книгу, имя файла отображается в скобках, например: [].

    23 простых шага из бестселлера

    Написание книги без четкого представления о том, куда вы собираетесь, обычно заканчивается катастрофой.

    Даже если вы пишете художественную книгу и считаете себя панцером *, а не планировщиком, вам нужна хотя бы базовая структура.

    [* Те из нас, кто пишет прямо из своих штанов и, как советует Стивен Кинг, помещает интересных персонажей в сложные ситуации и пишет, чтобы узнать, что происходит]

    Не называйте это наброском, если это оскорбляет вашу чувствительность. Но создайте своего рода направленный документ, который обеспечит структуру вашей книги, а также послужит подстраховкой.

    Если вы выйдете из кабины Pantser и потеряете равновесие, вы поблагодарите меня за то, что я посоветовал вам это сделать.

    Итак, если вы пишете документальную книгу, ничто не заменит наброски .

    Потенциальные агенты или издатели требуют этого в вашем предложении. Они хотят знать, куда вы идете, и они хотят знать, что вы знаете. Чему вы хотите, чтобы ваш читатель узнал из вашей книги, и как вы обеспечите, чтобы он ее выучил?

    Художественная или документальная литература, если вы обычно теряете интерес к своей книге где-нибудь в месте, которое я называю Марафоном Срединного, вы, вероятно, не начали с достаточно захватывающими идеями .

    Вот почему и план (или базовая структура) важны. Даже не начинайте писать, пока не будете уверены, что ваша структура выдержит до конца.

    Вы можете узнать эту новую иллюстрацию структуры.

    Знаете ли вы, что он подходит - с небольшими изменениями - и для документальной литературы? Для писателей это не требует пояснений; они перечисляют свои сюжетные повороты и события и выстраивают их в таком порядке, который лучше всего способствует увеличению напряженности.

    Что отличает большую научную литературу от посредственной? Такая же структура!

    Расставьте свои аргументы и доказательства таким же образом, чтобы настроить своего читателя на огромную выгоду, а затем убедитесь, что вы выполняете.

    Если ваша документальная книга - это мемуары, автобиография или биография, структурируйте ее как роман, и вы не ошибетесь.

    Но даже если это простая инструкция, держитесь как можно ближе к этой структуре, и вы увидите, как ваша рукопись оживает.

    Дайте обещания заранее, побуждая вашего читателя предвкушать свежие идеи, секреты, внутреннюю информацию, что-то важное, что заставит его в восторге от готового продукта.

    Хотя в документальной книге может быть не так много действий, диалогов или развития персонажей, как в романе, вы можете создать напряжение, показывая, где люди раньше терпели неудачу и как ваш читатель может добиться успеха.

    Вы можете даже сделать проект с практическими рекомендациями невозможным, пока не окупите эту установку своим уникальным решением.

    Оставьте план пока на одной странице. Но убедитесь, что представлены все основные моменты, чтобы вы всегда знали, куда идете.

    И не беспокойтесь, если вы забыли основы классического контура или никогда не чувствовали себя комфортно с этой концепцией.

    Ваш план должен вам служить. Если это означает римские цифры, заглавные и строчные буквы, а затем арабские цифры, вы, безусловно, можете сделать это таким образом.Но если вам нужен просто список предложений, которые обобщают вашу идею, это тоже хорошо.

    Просто начните с вашего рабочего названия, затем вашей предпосылки, а затем - для художественной литературы перечислите все основные сцены, которые вписываются в грубую структуру, приведенную выше.

    Для документальной литературы попробуйте придумать названия глав и одно или два предложения из того, что будет охватывать каждая глава.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *