Должностная инструкция секретаря 2017 — instrukcii.obrazcy-rezume.ru
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
instrukcii.obrazcy-rezume.ru
Должностная инструкция секретаря
⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 24Следующая ⇒
Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями. Например, знание иностранного языка, умение работать на компьютере с определённой программой и др.
Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Должностная инструкция — документ длительного пользования (применяется до замены новой). Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции за секретарем записано, то с него и спросится. Он имеет те права, которые за ним в ней закреплены.
Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями. Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики
Назначение справочника сформулировано достаточно четко: «Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений».
В справочнике в разделе «Общие положения» записано, что «Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.»
Таким образом, оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности, что позволяет руководителю оценивать труд секретаря по конкретным результатам.
Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать».
Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведет все организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объеме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:
— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
— организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства;
— организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
— разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;
— принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
— осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
— обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
— участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
— организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Он должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Государственную систему документационного обеспечения управления;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структуру предприятия, учреждения, организации;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда8.
Квалификационная характеристика секретаря руководителя были рассмотрены ранее. Поэтому рассмотрим квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике. Они изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
— Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
— Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.
— Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
— Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
— Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
— Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
— Печатает по указанию руководителя различные материалы.
— Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
— Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
— Принимает документы на подпись руководителю.
— Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
— Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
— Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.1
Приведенная должностная характеристика достаточно подробно описывает функции секретаря, требования к его знаниям и поможет ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
— Общие положения
— Функции
— Должностные обязанности
— Права
— Ответственность
— Взаимоотношения (связи по должности)
Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.
Сегодня, чаще всего, требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.
Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение — непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках2. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел — «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь на базе новейших технологий, тем легче можно будет оценить его работу.
Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:
— предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;
— организации приема и определения приоритетности приема посетителя;
— «фильтрации» телефонных звонков;
— контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;
— контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;
— доступа к информации;
— запроса информации и документов для руководителя;
— представлять свою организацию и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, несвоевременное представление документов на подпись, плохую подготовку совещания и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Она устанавливается в строгом соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, Трудовым и Уголовным кодексами Российской Федерации.
Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) не менее важен для организации работы секретаря. Обычно в нем записывается, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.
В должностных инструкциях может быть раздел «Оценка работы», критерии которого: качество работы и быстрота выполнения заданий.
Заканчивается инструкция секретаря как и всякая другая, пунктом о порядке ее пересмотра: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря», может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет или указаны условия типа «перераспределение обязанностей», «внедрение новых технологий» и т.п.
Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем, помещается в личное дело секретаря, а копия выдается секретарю под роспись.
На инструкции должна быть ознакомительная виза:
С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи
_______________________________________________________________
1Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, с. 317—318.
2Конкретные названия действующих сегодня и используемых в работе секретаря законодательных и нормативных актов даны в списке рекомендуемых источников в конце учебного пособия
Планирование рабочего дня
Важнейшая задача секретаря — разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал.
Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит, прежде всего, из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя — обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:
9.00–9.10 – приведение в порядок рабочего места руководителя;
9.10–9.15 – подготовка к работе своего рабочего места;
9.15–9.35 – обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
9.35–9.40 – просмотр контрольной картотеки;
9.40–10.00 – доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13.00 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 124.5 – напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.
Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.
В работе секретаря много непредвиденных ситуаций — внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.
В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.
В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.
Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).
Рекомендуемые страницы:
lektsia.com
Должностная инструкция секретаря
Секретариат, канцелярия
Должностная инструкция секретаря
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
www.sraboty.ru
Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии
скачать| | Краевое государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Славгородский педагогический колледж |
| Должностная инструкция | |
| Ответственный секретарь приемной комиссии |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОТВЕТСТВЕННОГО СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ
Версия 01
I. Общие положения
1.1. Назначение на должность ответственного секретаря приемной комиссии и освобождение от нее производится приказом директора.
1.2. Ответственный секретарь приемной комиссии подчиняется непосредственно председателю приемной комиссии, а в его отсутствие – заместителю директора по учебной работе.
1.3. Ответственный секретарь приемной комиссии должен иметь высшее образование и стаж работы не менее 1 года.
1.4. Ответственный секретарь приемной комиссии должен знать:
1.4.1. Организационную структуру управления колледжа;
1.4.2. Перечень основных специальностей , порядок и условия поступления ;
1.4.3. Законы, постановления, положения, приказы и другие нормативные акты по вопросам, касающимся его деятельности;
1.4.4. Правила оформления и обработки документов;
1.4.5. Правила ввода информации в базы данных по приему абитуриентов;
1.4.6. Систему и формы отчетности по приемной комиссии;
1.4.7. Правила эксплуатации имеющейся компьютерной техники.
II. Должностные обязанности
2.1. Виды деятельности, выполняемые ответственным секретарем приемной комиссии:
2.1.1. Организация работы и делопроизводства приемной комиссии; обеспечение общего руководства процессом приема документов, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, выдержавших вступительные испытания;
2.1.2. Организация и координация профессионально-ориентационной, агитационной и информационной работы; организация маркетинговых исследований по набору студентов.
2.2. Задачи, возложенные на ответственного секретаря приемной комиссии:
2.2.1. Ответственный секретарь обязан выполнять требования системы менеджмента качества, относящиеся к отбору и зачислению абитуриентов;
2.2.2. Подготавливает нормативные документы, проекты приказов директора, касающиеся работы приемной комиссии;
2.2.3. Готовит справочно-информационные материалы о колледже;
2.2.4. Готовит к публикации проспекты и информационные материал для поступающих;
2.2.5. Контролирует правильность оформления документов поступающих,
2.2.6. Разрабатывает технические задания для создания и совершенствования автоматизированной системы документооборота, баз данных для работы приемной комиссии;
2.2.7. Контролирует правильность ведения баз данных;
2.2.8. Организует вступительные испытания;
2.2.9. Контролирует правильность оформления личных дел и готовит для передачи в учебную часть;
2.2.10. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии;
2.2.11. Готовит проект отчета приемной комиссии и отчитывается на педагогическом совете по результатам набора;
2.2.12. Координирует работу ПЦК в профориентационной деятельности в организационно-методическом направлении.
2.3. Ответственный секретарь обязан содействовать реализации политики в области качества СПК.
III. Права
3.1. Ответственный секретарь приемной комиссии имеет право:
3.1.1. Вносить предложения по организации работы приемной комиссии, по совершенствованию системы менеджмента качества в этой области;
3.1.2. Требовать от руководителей подразделений своевременного представления необходимых документов, материалов, связанных с организацией набора абитуриентов;
3.1.3. Самостоятельно подписывать документы, в рамках предоставленной ему компетенции;
3.1.4. Ходатайствовать перед руководством о поощрении работников, занятых в работе приемной комиссии.
IV. Ответственность
4.1. Ответственный секретарь приемной комиссии несет ответственность за:
4.1.1. Организацию профессионально-ориентационной и агитационной работы, процесса приема документов, проведения вступительных испытаний и зачисления;
4.1.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение правил внутреннего распорядка, приказов и распоряжений директора, иных локальных нормативных актов, настоящей должностной инструкции;
4.1.3. Разглашение конфиденциальной информации.
V. Взаимодействие
5.1. Ответственный секретарь приемной комиссии взаимодействует:
5.1.1. С образовательными учреждениями по профессиональной ориентации молодежи по вопросам информации об учебных заведениях Алтайского края, основных образовательных программах, условиях поступления в эти учебные заведения;
5.1.2. Со средствами массовой информации, рекламными фирмами и организациями по вопросам предложения и условия, на которых может быть размещена информация о Славгородском педагогическом колледже.
5.1.3. С директором по вопросам нормативно-правовой документации.
5.1.4. С заместителем директора по учебной работе по вопросам информации о новых специальностях, специализациях, направлениях и формах обучения, по подготовке и утверждению экзаменационного материала для поступающих.
5.1.5. С предметно – цикловыми комиссиями по вопросам информации о специальностях, специализациях, направлениях и формах обучения, согласование графиков выхода преподавателей ПЦК с профориентационными мероприятиями в школах.
5.1.6. С бухгалтерией по вопросам согласования размерах платы за обучение.
VI. Перечень документов и записей по деятельности ответственного секретаря приемной комиссии:
6.1. Настоящая должностная инструкция;
6.2. Закон Российской Федерации «Об образовании»;
6.3. Порядок приема в государственные образовательные учреждения среднего профессионального образования (Ссузы) Российской Федерации, утвержденный Министерством образования и науки Российской Федерации;
6.4. Рекомендации образовательным учреждениям среднего профессионального образования по основным процедурным вопросам функционирования приемных, предметных экзаменационных и апелляционных комиссий;
-
Устав колледжа;
6.6. Положение об отборе абитуриентов;
6.7. Правила приема в Славгородский педагогический колледж;
-
План набора в Славгородский педагогический колледж на будущий год; -
Приказ по утверждению состава приемной комиссии -
Правила внутреннего распорядка; -
Коллективный договор СПК; -
Должностные инструкции работников подразделения; -
Инструкции колледжа в области охраны труда и пожарной безопасности; -
Приказы, распоряжения руководства СПК; -
Иные документы, утвержденные директором.
Должностная инструкция разработана в соответствии с рекомендациями «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного постановлением Минздравсоцразвития России № 593 от 14 августа 2009 г.
С инструкцией ознакомлен: ______________ ___________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
«____»_______________200_ г.
скачать
nenuda.ru
Должностная инструкция секретаря руководителя
Примерная форма
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
м.п.
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических
исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
1.4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих
должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от
структурных подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
Похожие статьи
www.zarabotu.ru
Должностная инструкция секретаря 2018: образец заполнения
Должностная инструкция секретаря – инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря. При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции. Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в 2018 году.
Должностная инструкция – важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности. Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.
На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Должностная инструкция секретаря: обязанности
Секретарь – это технический исполнитель, являющийся соединительным звеном между руководителем и его подчиненными. И именно по этой причине к претенденту на эту должность предъявляются определенные требования:
- Образование не ниже среднего-специального.
- Быть уверенным пользователем ПК.
- Знание и опыт работы с такими программами, как: Microsoft Office, Outlook.
В обязанности секретаря входит:
- Организация технического обеспечения работы руководителя.
- Работа с корреспонденцией (входящей и исходящей).
- Регистрация документации и личных заявлений сотрудников и подача их на подпись директору.
- Прием и координация телефонных звонков и переговоров непосредственного руководства.
- Составление, по указанию директора, писем и различных документов.
- Подготовка материалов к предстоящим совещаниям, заседаниям. Проведение связанных с этим организационных мероприятий (оповещение, регистрация). Протоколирование совещаний (заседаний).
- Контроль за тем, как сотрудники исполняют донесенные до их сведения распоряжения.
- Секретарь обязан следить за наличием на рабочем столе директора, необходимых для работы принадлежностей.
- Регулирование процесса приема посетителей.
- Обеспечение правильного распределения и сохранности документации (ведение архива).
- Решение организационных вопросов, связанных с передвижениями руководства (бронирование билетов, гостиниц).
- Выполнение служебных поручений директора.
Секретарь имеет право:
- Требовать получения любой информации, необходимой для решения вопросов, связанных с поставленной задачей.
- Вносить на рассмотрение руководства свои предложения, связанные с работой производства и секретаря.
- Производить сбор документов и сведений у сотрудников самостоятельно или по поручению руководства.
- Требовать от руководства подходящих условий для качественного выполнения секретарем должностных обязанностей.
- Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
Претендент на должность секретаря обязан быть готов к несению ответственности:
- В случае невыполнения возложенных на него обязанностей или невнимательного отношения к ним.
- За разглашение коммерческих секретов фирмы или нарушение конфиденциальности.
- За нарушении внутренних правил организации.
Скачать должностную инструкцию секретаря. Образец заполнения
online-buhuchet.ru