Отчет о статусе проекта — что это и как его подготовить?
Отчет о статусе проекта? Я впервые столкнулся с этим понятием в 2005 году. Мне предстояло до конца дня подготовить такой документ по проекту «Разработка какого-то web-магазина». Цели этой заметки – донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.
Итак.
Кому и для чего нужен отчет о статусе проекта?
Руководитель проекта
Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Дисциплинирует, иначе говоря. Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.
Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники. Вот фрагменты разделов, которые заполняет управляющий проектом.
Заказчик проекта
Заказчик проектаЗачем отчет Заказчику? Для Заказчика отчет о статусе проекта – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы и пр. документацию мои Заказчики не всегда хотят — времени не хватает. Однако, все они с желанием читают краткую сводку по проекту.
Член команды проекта
Член команды проектаКаждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.
Сотрудники компании
Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг компании и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в команду этого проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.
Пример отчета о статусе портфеля проектов, подготовленного Проектным офисом
Что такое «хороший» отчет?
Хороший отчет должен отражать:
- Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это «Новостями», «Ключевыми достижениями», «Deliverables» и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик должен сразу получить представление о проекте и его состоянии (текущем статусе). Удобно, согласны?
- Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует «персонажей» к прочтению документа.
- Прогноз реализации проекта с учетом текущего положения дел.
Какие еще разделы могут быть в отчете?
Список разделов в отчете о статусе проекта может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.
- Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
- Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения.
- Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком.
- График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
- Бюджет проекта и его состояние . Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует «освоенный объем», вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
- Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.
Еще несколько правил хорошего отчета:
- Отчет должен быть кратким – из практики не более двух страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы они шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных вопросов активно использую вложения в виде файлов (будет желание – откроет и прочитает).
- Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
- Хороший отчет должен нести в себе «сюжет». Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций или действий, то вы подготовили «просто отчет». Но если у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто «пропушить менеджмент», то отчет удался.
Задавайте вопросы в комментариях. Возможно, у меня есть в копилке отчеты и шаблоны, которые вам именно сейчас.
Несколько примеров отчетов о статусе проекта, которые можно скачать
www.pmoffice.by
Отчет о статусе проекта | Александр Кольцов
Цели моей заметки — донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.
Итак.
Кому и для чего нужен отчет о состоянии проекта?
Руководитель проекта
Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники.
Заказчик проекта
Для Заказчика отчет — это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы или документацию по проекту мои Заказчики не всегда хотят. Однако, все они с желанием читают краткую информацию по проекту.
Член команды проекта
Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.
Сотрудники компании
Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг одной из компаний и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в рабочую группу проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.
Что такое «хороший» отчет?
Хороший отчет должен отражать:
- Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это «Новостями», «Ключевыми достижениями», «Deliverables» и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик должен сразу получить представление о проекте и его состоянии.
- Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует «персонажей» к прочтению документа.
- Прогноз реализации проекта с учетом текущего состояния.
Какие еще разделы могут быть в отчете?
Список может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.
- Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
- Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения
- Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком
- График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
- Бюджет проекта и его состояние. Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует «освоенный объем», вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
- Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.
Еще несколько правил хорошего отчета:
- Отчет должен быть кратким — из практики не более 2 страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы разделы шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных документов активно использую вложения в виде файлов (будет желание — откроет и прочитает).
- Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
- Хороший отчет должен нести в себе «сюжет». Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций и действий, то это «просто отчет». Если, прочитав отчет, у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто «пропушить менеджмент», то отчет удался.
Пример отчета о состоянии проекта, а также несколько шаблонов во вложении.
Желаю успехов!
Отчет о статусе проекта (пример 1)
Отчет о статусе проекта (пример 2)
Шаблон 1
Шаблон 2
Шаблон 3
www.koltsov.by
5 советов для хорошего отчёта о статусе проекта
09 Апр 2015
Любой компании, малой или крупной, необходимы чёткие коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Сотрудники работают над разными задачами и возможность быстро оповещать заинтересованных лиц о статусе частей проекта и проекта в целом просто необходима.
Приложения для управления проектами, вроде Trello и Basecamp облегчают задачу, но иногда возникает необходимость написать простой отчёт о статусе. Возможно этого захочет ваш руководитель, или необходимо получить или сохранить поддержку заинтересованного лица, или же просто коллегам требуется больше информации.
В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.
Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.
1. Задавайте вопросы
Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.
Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.
Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?
Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.
Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.
Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.
2. Фокусируйтесь на результатах, а не действиях
Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.
Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.
3. Ключевые элементы
Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.
Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?
Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.
В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.
Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:
- Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.
- Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.
Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.
Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.
4. Визуализируйте
Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:
- Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
- Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.
- Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.
- Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.
Пример визуализации:
5. Будьте лаконичны
Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.
Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.
Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.
Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.
Пример.
Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:
- Задавайте вопросы
- Результаты, а не действия
- Ключевые элементы
- Визуализация
- Излагайте необходимый минимум – владейте максимумом информации
Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479
www.pmservices.ru
5 идей как сделать правильный отчёт о статусе проекта
В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.
Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.
1. Задавайте вопросы
Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.
Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.
Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?
Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.
Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.
Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.
2. Фокусируйтесь на результатах, а не действиях
Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.
Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.
3. Ключевые элементы
Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.
Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?
Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.
В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.
Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:
Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.
Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.
Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.
Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.
4. Визуализируйте
Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:
Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.
Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.
Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.
Пример визуализации:
5. Будьте лаконичны
Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.
Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.
Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.
Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.
Пример:
Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:
— Задавайте вопросы по проекту
— Показывайте результаты, а не действия
— Выделяйте и акцентируйте внимание на ключевых элементах
— Визуализация очень важна
— Излагайте необходимый минимум
Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479
pm.pacc.ru
Ваш руководитель попросил вас возглавить проект в вашей компании. Может быть, вы являетесь руководителем проекта, а может быть, и нет. Несомненно, что немногие люди знают, как следует отчитываться о состоянии проекта, даже если они являются опытными руководителями проектов. Основная проблема в том, что многие люди не понимают точку зрения руководителя, от которого требуется информация о большом проекте. Здесь приведены основные правила того, как необходимо отчитываться о состоянии проекта, которые можно использовать для повышения вашей репутации как человека, который способен вовремя сообщать требуемую информацию руководству и проектной группе и обеспечивать успешную реализацию проекта. Перспектива управленияЕсли проект является важным, от вашего начальника будут требовать, чтобы он сообщал своим руководителям о ходе его выполнения. Умные руководители всегда ждут новой информации о состоянии важных проектов. Доклад об отличном состоянии означает, что руководители полностью информированы о состоянии и общем направлении ваших проектов без необходимости самим принимать в них участие (вмешиваться). Есть определенная информация, которая необходима вашему начальнику, чтобы показать своему руководителю, что он держит все вещи под контролем и способен ими эффективно управлять. Если вы будете предоставлять эту информацию так, чтобы ваш руководитель мог регулярно ее использовать, то вы очень быстро подниметесь по карьерной лестнице. Даже для относительно менее важных проектов эффективный отчет о состоянии позволяет вашему руководителю потратить всего несколько секунд на беглый просмотр вашего отчета, чтобы определить, насколько продвинулась вперед работа над вашим проектом. Отличный отчет о состоянии свидетельствует о ясности и об отсутствии беспорядка. Ваша задача как руководителя проекта – отобрать из беспорядочного нагромождения информации его самые важные элементы и затем представить их так, чтобы сотни и тысячи часов работы можно было понять за 30 секунд. Чтобы написать отличный отчет о состоянии, вам нужно понимать следующее:
Три составляющих состоянияЕсть три основных составляющих, которые должны входить в отчет о состоянии проекта:
Организация вашего отчета о состоянииХороший отчет о состоянии проекта должен начинаться с самых высоких уровней детализации и идти дальше ко все более низким уровням. Таким образом, первым должно идти общее состояние проекта. Если руководителю понравится то, что он увидит здесь, он может не читать дальше. Основные контрольные точки должны следовать за общим состоянием проекта. Если руководителю не нравится общее состояние проекта, или ему нужна более подробная информация, он может проверить приближающиеся плановые сроки и степень близости проекта к ним. Трудности могут задержать эти сроки, поэтому, когда руководитель увидит проблему в вашем графике выполнения проекта, он сможет прочитать отчет дальше и увидеть, в чем она состоит. Хорошие руководители проектов сообщают о проблемах в приоритетном порядке, первой показывая проблему, которая несет в себе наибольшую опасность срыва реализации проекта. Краткие отчетыВаша работа состоит в том, чтобы сообщать о деталях вашего проекта в кратких, лаконичных отчетах о состоянии, с которыми руководитель мог бы быстро ознакомиться без необходимости тратить на это много времени. Вы можете потратить 30 минут на написание отчета о состоянии, но всегда помните, что ваш руководитель не может потратить 30 минут на изучение отчета. В реальности он имеет только 30 секунд на ознакомление с состоянием проекта, поскольку он может отвечать за 30, 40, 100 или даже за большее число проектов. Умение руководителя проекта отчитаться о состоянии проекта без излишне подробных комментариев имеет огромное значение. Рекомендуется писать отчет так же, как вы бы писали телеграмму. Более подробно об этом будет рассказано далее. Что должно быть включено в краткие отчетыКак можно представить описание состояния проекта без многословности? Это трудноразрешимая задача, но она не является невозможной. Здесь приводится несколько советов:
Основные данныеРуководству необходимо получить от вас определенные данные, чтобы увидеть общее состояние проекта, степень его выполнения относительно контрольных точек и трудности, связанные с реализацией проекта. Для описания общего состояния проекта может требоваться следующее:
Эти элементы данных должны предоставлять общий обзор состояния проекта для рядового сотрудника, который не держит в уме все детали и не заинтересован в серьезном вовлечении в ваш проект. Вашему руководителю может потребоваться увидеть больше, чем только общее состояние проекта. Он может захотеть увидеть состояние проекта относительно конкретных контрольных точек, чтобы принять решение о том, нужно ли больше уделять внимания проекту. Одна из самых сложных вещей, которую руководитель должен делать всегда, — это решать, дать вам больше возможностей или вмешаться в вашу работу. Руководитель не хочет выполнять вашу работу вместо вас, но он также не хочет, чтобы вы потерпели неудачу с ней. В этом смысле полезно предоставлять в отчете контрольные точки проекта. Это позволяет руководителю оценить ваш план, определить его приемлемость в данных условиях и предсказать ошибки, которые могут привести вас к провалу. Контрольные точки имеют 6 составляющих:
Некоторые люди предпочитают предоставлять красное, желтое, зеленое (RYG) состояние для каждой контрольной точки в своем проекте. Завершенные задачи обозначаются зеленым. Все последующие контрольные точки имеют такое же состояние, что и текущая контрольная точка, поэтому нет смысла различать их. Состояние RYG всего проекта имеет значение. Лучше всего начать с более ранних задач и закончить сроком сдачи проекта. Если вы перечислите их бессистемно, то внесете больше беспорядка, чем ясности. Разрешение проблемЗаключительной частью вашего отчета о состоянии должен быть список основных трудностей, с которыми сталкивается ваш проект. Важные данные о проблемах, которые нужно предоставить:
Ожидаемые результатыЕсли вы регулярно представляете действительно хороший отчет о состоянии проекта нужным людям, вы должны ожидать одного из двух результатов. Руководство успокоится и перестанет уделять вам очень много внимания, что обычно означает, что они думают, что вы держите проект под своим контролем и можете управлять им без их вмешательства, или они будут чаще входить с вами в контакт, чтобы более подробно разузнать детали и определить, нужно ли им вмешиваться. Любой результат лучше, чем его альтернатива: руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта. Ваша работа как руководителя проекта состоит в том, чтобы прояснить состояние проекта для проектной группы и для руководства. Эта работа связана с анализом и с взаимодействием. Если руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта, то это значит, что вы не отправляете его нужным людям, или недостаточно часто его отправляете, или вы не отправляете хороший отчет о состоянии. Руководство должно иметь возможность разобраться в вашем отчете о состоянии без необходимости связываться с вами непосредственно. Скорость, с которой вы его отправляете, аудитория, которую вы выбираете, и содержание ваших сообщений должны быть доступны для них легко и быстро. Руководитель проекта, который может написать отчет о состоянии проекта технически грамотно и кратко, является редкой находкой. Нет необходимости создавать яркие слайд-шоу или многостраничные документы, чтобы представить хороший отчет о состоянии. Многие идут этим путем и заваливают руководство ошибочными данными. Многословность и сплошной текст всегда нежелательны в отчетах о состоянии, однако многие пишут так, как будто они сочиняют новеллу, и создают отчет, на который руководство вынуждено тратить огромное количество времени, чтобы получить нужную им информацию. Другие вовсе не могут представить достаточное количество информации, или, еще хуже, они представляют отчеты нерегулярно или редко. Во всех системах обучения управлению проектами и сертификации, доступных сегодня, почти никто не учит, как отчитываться о текущем состоянии и следующих этапах проекта. Умение эффективно отчитываться о состоянии ваших проектов даст вам конкурентное преимущество, которое выходит за пределы стандартного инструментария руководителя проекта.
Newer news items: Older news items: |
www.pmtoday.ru
Управление проектом | Проектная технология
5.1 Изменения проекта за отчётный период
Следующие требования на изменение проекта были утверждены за прошедший отчетный период:
|
№ |
Требование на изменение |
Дата регистр. |
Источник |
Дата утвержд. |
Резолюция / корректировка плана работ |
|
1 |
Перенести срок выполнения задачи 2.4 раздела 3.3 с 05.03.45 на 12.03.45. |
05.03.45 |
Заказчик |
05.03.45 |
Внести соответствующие изменения в план проекта. |
В разделе 5.1 мы фиксируем любые утвержденные изменения сроков задач плана проекта. В данном случае мы видим, что проблема 1 раздела 4.1 не позволила нам выполнить в срок задачу 2 раздела 2.1. В итоге мы регистрируем в разделе 5.1 требование на изменение 1. Помимо этого мы зафиксировали перенос планового срока задачи 2.4 в разделе 3.3.
5.2 Состояние на конец отчётного периода
Следующие требования на изменение проекта остались неутвержденными за прошедший отчетный период:
|
№ |
Требование на изменение |
Дата регистр. |
Источник |
Резолюция / корректировка плана работ |
Текущий статус |
|
НЕТ |
В разделе 5.2 мы фиксируем требования на изменения сроков задач плана проекта, которые были предложены к рассмотрению, но не были утверждены в рамках отчетного периода. В данном случае мы видим, что таких требований не было.
5.3 Статистические сведения за отчётный период
Статистические сведения о требованиях на изменение проекта, которые рассматривались, были выявлены/инициированы и утверждены за прошедший отчётный период, приведены в таблице.
|
Перешедшие с прошлого периода |
Появившиеся за период |
Утвержденные за период |
Неутвержденные за период | |
|
Кол-во запрошенных заказчиком |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Кол-во инициированных проблемами |
0 |
1 |
1 |
0 |
|
Кол-во инициированных рисками |
0 |
0 |
0 |
0 |
В разделе 5.3 мы приводим статистические сведения обо всех требованиях на изменения, предложенных к рассмотрению Заказчиком или Исполнителем в рамках отчетного периода.
www.clientprav.ru
4.1. СТАТУС ПРОЕКТОВ : Управление проектами. Герд Дитхелм.Том II. Особенности : Юридическая библиотека
По особым поводам и в определенные сроки необходимо составление докладов о проекте, которые давали бы подробную информацию о его ходе и продвижении, а также включали бы в себя возможности дальнейшего развития проекта. При этом доклад может быть составлен лицами, работающими непосредственно в рамках проекта, а затем переправлен по соответствующим адресам, или же в его составлении могут принимать участие лица, находящиеся за пределами проекта, что одновременно придаст докладу статус заключения и оценки. Как правило, доклады о проекте составляются лицами, непосредственно в нем работающими, а затем в определенных промежутках времени предоставляются ими в руководящие инстанции для информации и проверки. В особенности это относится к докладу о состоянии (статусе) проекта и его завершении. При составлении нерегулярной информации для начальства в особых докладах следует сообщать о факторах неожиданного воздействия45″.
Для информирования о действительных условиях, существующих в рамках проекта, доклады должны включать в себя следующие основные сведения451:
• титульный лист и основные данные, касающиеся проекта;
• обозначение проекта, заказчик, номер заказа, вид договора; продолжительность выполнения заказа; объем заказа;
• сроки,расчет затрат;
• статус доклада, дата составления доклада, лицо, составившее доклад;
• организация проекта;
• описание конфигурации технической системы;
• важные результаты;
• обзор предпринимаемых действий;
• структурный план проекта;
• план хода проекта:
• стоимость проекта;
• интегрированный анализ сроков/затрат.
При составлении доклада о состоянии (статусе) проекта описанные выше основные элементы предоставляются в обобщенной и ясной форме, В обобщенной форме заинтересованным лицам дается возможность непосредственного доступа к основной информации, а в подробном изложении упоминавшиеся в обобщенном докладе основные составляющие разбираются подробно.
Таким образом, возможно удовлетворение одновременно двух групп заинтересованных лиц: во-первых, тех, кому нужна информация только об основных тенденциях хода проекта, а во-вторых, тех, кому нужна подробная информация обо всех данных проекта. В докладе о состоянии (статусе) проекта сообщается и о достигнутой степени успеха, что позволяет заключить, насколько успешным будет окончательное завершение проекта. При этом статус проекта может обозначаться циф-
Например, статус проекта А говорит о том, что проект до сих пор проходил без каких-либо осложнений, статус проекта В сообщает о некоторых обнаруженных осложнениях, а статус проекта С означает наличие в проекте ряда серьезных проблем. Эти буквы могут быть дополнены некоторыми специальными знаками, например (±), так что отсюда будет следовать, что статуе проекта А указывает на вполне успешное его развитие с незначительным количеством возникших осложнений. Статус проекта С на момент составления доклада позволяет заключить о полной неудаче осуществляемого проекта. Значит, на каждом уровне статуса могут быть введены три отличительных признака (А+, А, А-). Следовательно, возможна передача девяти различных статусов проекта. Для утверждения этих различий и получения объективной и понятной картины хода проекта, которая включает в себя ряд ответвлений от основных критериев, таких как затраты, сроки, качество, финансы, и тому подобное, необходимо проведение голосования в рамках предприятия.
Доклад о состоянии проекта должен включать в себя следующие элементы452 :
• состояние работ;
• прогресс, достигнутый за время составления доклада;
• сравнение заданных и фактических сроков;
• сравнение заданных и фактических затрат;
• отчет по качеству;
• анализ произошедших отклонений/обоснование;
• проблемы и прочее;
• предусмотренные меры;
• ожидаемые последствия для проектного заказа.
12 Зак 744
При сообщении о прогрессе в осуществлении проекта за время составления доклада особое внимание следует обратить на искажение предоставляемой информации за счет синдрома 90%, о котором уже упоминалось ранее.
Очевидно, что доклады о ходе проекта должны составляться не только его руководителями и сотрудниками и что через определенное время следует проводить проверки прогресса проекта, осуществлять которые должны лица, находящиеся за его рамками. При этом проверяющим для обработки предоставляется заданное структурное подразделение, которое обеспечивало бы следование основным интересам заказчика. Кроме того, проверяющим даются так называемые terms of reference (TORs — сроки для выработки рекомендаций), которые наряду с обычной проверкой планирования и осуществления проекта позволяли бы исследовать и другие особые вопросы, значимые для осуществления проекта.
Например, проверки прогресса проектов экономического сотрудничества могут подразделяться следующим образом453 :
1. Предварительные замечания относительно проекта.
2. Обобщение:
• краткое описание проекта;
• краткая оценка планирования проекта;
• заключительные рекомендации.
3. Анализ и оценка планирования проекта:
• исходное положение и планирование проекта;
• анализ окружающих условий и предположений;
• принятие во внимание основ технического сотрудничества и условий партнера при планировании проекта;
• анализ цели и возможности осуществления планирования проекта;
• обобщенная оценка планирования проекта.
4. Анализ и оценка осуществления проекта:
• сотрудничество с исполнителем проекта;
• результаты сравнения заданных и фактических значений и анализ причин;
• работы, выполненные партнером в рамках проекта;
• обобщенная оценка осуществления проекта.
5. Дополнительные аспекты проверки прогресса в осуществлении проекта в соответствии с terms of reference:
• работа с отдельными аспектами в соответствии с terms of reference.
6. Рекомендации:
• предварительные замечания;
• рекомендации, связанные с проектом;
• рекомендации для последующей работы.
7. Приложения:
• список литературы;
• прочие источники;
• время и план использования контроля прогресса проекта;
• прочие приложения;
• terms of reference.
В отчеты о завершении проекта включается анализ всех фаз проекта. Этот анализ должен охватывать сильные и слабые стороны проекта, возможность его включения в организацию предприятия, а также соображения, которые позволили бы в будущем упростить осуществление похожих проектов454 . При составлении заключительного доклада рассматриваются все фазы докладов о статусе проекта, дается заключение о достижении его цели. Упомянутый доклад может быть составлен на этапе передачи проекта или в момент начала его использования. В некоторых случаях он может включать в себя фазу использования проекта. Отчеты о завершении проекта имеют значение с точки зрения окончательной оценки накопленного в процессе работы опыта и завершающих расчетов.
Для лучшего понимания доклады рекомендуется разбавлять средствами визуализации. При этом могут использоваться самые разные формы схем, графиков и диаграмм (см. рис. 1 Об)455 .
Письменные доклады могут быть заменены совещаниями относительно статуса проекта, в ходе которых следует воспроизводить информацию, касающуюся состояния проекта, причем делать это необходимо в форме, похожей на форму составления письменного доклада.
bookzie.com