генеральный директор, главный инженер, технический директор :: BusinessMan.ru
С чего начинается любая компания? С идеи и людей, совместно ее осуществляющих. Каждый из участников имеет определенную роль, список обязанностей и компетенций. Все это определяется занимаемой должностью. В этой статье рассматривается, какие бывают должности в компании в зависимости от отрасли и направления деятельности, минимальный состав штатного расписания, а также краткий экскурс в обязанности руководящих должностей, специалистов и рабочих.
Какие должности могут быть
Должности в компании, как роли у актеров в театре, — у каждой свой сценарий работы, обязанности, компетенции, задачи, функции. Для каждой отдельной должности нужен определенный человек, обладающий специализированным набором знаний, умений, опыта и личных качеств. В любой организации все существующие должности можно разделить на три группы:
- руководящие должности;
- специалисты;
- рабочие должности.
Каждая группа требует определенных знаний и умений, опыта и образования.
Самая главная должность
Любая группа людей, объединенная общими целями и интересами, не может нормально функционировать без лидера. Один человек или группа людей должны находится у руля компании, принимать важные решения, корректировать курс развития организации и решать внутренние проблемы. В российских компаниях эту роль выполняет человек, занимающий высшую должность в компании. В зависимости от типа компании, ее правовой формы, количества собственников и учетной политики главенствующая должность может носить разные названия. В обществах с ограниченной ответственностью — директор или генеральный директор. В акционерных обществах — совет директоров или акционеров. В сельскохозяйственных производственных кооперативах — председатель.
ООО может быть открыто и одним человеком. В этом случае основатель общества и директор может быть одним и тем же лицом, принимать решения единолично и самостоятельно управлять всеми процессами организации. В ОАО и ЗАО уже сложнее. В акционерных обществах директора выбирают на совете акционеров. Выполняя свои должностные обязанности, он обязан прислушиваться к мнению держателей акций компании.
Руководители в компании
Только что открывшееся ООО, штат которого не превышает двух-трех человек, вряд ли нуждается в большом количестве руководящих должностей. Но если компания разрастается, появляются отделы, выполняющие принципиально разные функции, штат сотрудников увеличивается до десятков и даже сотен человек, тогда без руководителей среднего звена просто не обойтись. Человек, занимающий такую должность, не обладает абсолютной властью над подчиненными, не принимает единолично важных решений, не руководит компанией в целом. Его задача состоит в контроле за работой своего отдела, координировании занятости его людей, решении вопросов, входящих в его компетенцию. Среди наиболее часто встречающихся руководящих должностей можно выделить следующие:
- финансовый директор, или руководитель финансового отдела;
- технический директор;
- директор по производству и выпуску продукции;
- главный инженер;
- руководитель кадрового отдела;
- главный бухгалтер;
- руководитель отдела торговли;
- руководитель отдела закупок;
- руководитель отдела по связям с общественностью.
Безусловно, у каждой организации есть право на включение в штатное расписание должностей, которые необходимы именно в их направлении. Наименования отделов и должностей людей, ими руководящих, может различаться, при этом функционал работников достаточно схож.
Работа главного инженера
Главный инженер — должность, которая встречается в организациях, производящих продукцию, содержащих собственный автопарк или парк специализированной техники: сельскохозяйственные организации, заводы, фабрики, транспортные фирмы и так далее. Работа главного инженера требует высшего технического образования по направлению деятельности организации. Именно от него зависит техническая оснащенность предприятия запасными частями, ГСМ, необходимой техникой и станками, слаженная работа механиков и обслуживающего персонала. С его предложения производятся закупки всех технических узлов, их запчастей, прием на работу людей, которые обслуживают все эти машины и устройства. Схожий функционал у работы техническим директором. В некоторых организациях это тождественные понятия.
Производственный директор
Директор по производству — должность, имеющая смысл в организациях, осуществляющих выпуск какой-либо продукции. Это должностное лицо занято тем, что исследует структуру рынка, спроса и предложения, изучает предложения конкурентов, определяет, что необходимо выпускать, по каким ценам и в каких объемах. От эффективности его работы зависит объем и качество выпущенной продукции, ее цена и размещение на рынке сбыта. В его задачи входит поиск поставщиков сырья надлежащего качества и с приемлемой стоимостью, запуск процесса выпуска, контроль за ним на протяжении всего производственного цикла.
Специалисты
Должности в компании не ограничиваются руководителями разных уровней. Без обычных специалистов им просто некем будет управлять. Специалистами принято называть соискателей с высшим или средним профессиональным образованием, окончившим учебное заведение по определенной специальности. В организациях к должностям специалистов относятся: бухгалтер, менеджеры разного направления, операционисты, инженеры, врачи и другие.
Рабочие должности
Существуют еще и рабочие должности в компании. В отличие от вышеописанных должностей рабочие не требуют определенного образования, опыта или характеристик. На такой работе обычно требуется выполнение определенных физических действий: грузчики, комплектовщики, водители, уборщики. Для выполнения этих работ нет нужды в высшем образовании, опыте работы, организаторских или лидерских способностях. Достаточно обладать физическим здоровьем и выносливостью.
Должности производственной компании
Различные типы компаний имеют разный набор должностей в своем штатном расписании. Их список зависит от необходимости в тех или иных специалистах и рабочих. Производственная компания может содержать следующий список работников:
- генеральный директор;
- главный инженер;
- директор по сбыту продукции;
- главный бухгалтер;
- бухгалтеры по участкам учета;
- маркетолог;
- менеджеры по закупкам сырья:
- менеджеры по продажам;
- менеджеры по связям с общественностью;
- технологи;
- сортировщики, комплектовщики;
- механики и техники;
- операционисты;
- уборщики;
- охранники и работники службы безопасности.
Это может быть далеко не полным списком сотрудников организации, занятой производством и сбытом продукции. Следует понимать, что каждая отдельная группа специалистов, работающих в подразделениях организации, занимается определенным набором действий. Так, отдел закупки занят поиском и приобретением сырья, продуктов и других составляющих, необходимых для производства; отдел продаж занимается поиском точек сбыта произведенных товаров; технический отдел следит за исправностью и обновлением станков, механических устройств и автомобильного парка; бухгалтерия учитывает все движения денежных средств, материально-производственных запасов и материальных ценностей организации, составляет и сдает отчетность в регулирующие органы. Для каждой конкретной задачи необходим конкретный работник.
Должности в торговой компании
Торговая организация не занимается выпуском собственной продукции. Ее работа заключается в закупке и перепродаже уже готового товара или в оказании услуг населению и другим фирмам. Соответственно, в ряде должностей, имеющих место в производственной фирме, торговые компании не нуждаются. Зато у них зачастую наиболее сильно развит отдел сбыта, контактные центры и рекламный отдел. Компании, занимающиеся торговлей, нуждаются в гораздо большем количестве менеджеров различной направленности, аналитиках экономической среды и разработчиках акций, предложений и рекламных кампаний.
businessman.ru
№ п/п | Должности |
1 | Директор (генеральный директор) |
2 | Заместители директора (генерального директора) |
3 | Главный бухгалтер |
4 | Главный инженер |
5 | Главный технолог |
6 | Главный экономист |
7 | Главный кассир |
8 | |
9 | Бухгалтер |
10 | Бухгалтер-экономист |
11 | Экономист (экономист-аналитик) |
12 | Менеджеры функциональных отделов |
13 | Бренд-менеджер |
14 | Маркетолог |
15 | Менеджер по рекламе |
16 | Инженер по организации и нормированию труда |
17 | Инженер по охране труда и технике безопасности |
18 | Инженер по оборудованию |
19 | Инженер по транспорту |
20 | Менеджер по развитию персонал |
21 | Дизайнер (художник-конструктор) |
22 | Товаровед |
23 | Лаборант |
24 | Экономист по труду |
25 | Калькулятор |
26 | Инспектор по кадрам |
27 | Инспектор по контролю за исполнением поручений |
28 | Психолог |
29 | Психолог-педагог |
30 | Специалист по кадрам (менеджер по кадрам) |
31 | Юрисконсульт |
32 | Программист |
33 | Оператор электронно-вычислительной техники |
| 34 | Системный администратор |
35 | Офис-менеджер |
36 | Секретарь |
37 | Делопроизводитель |
38 | Заведующий складом (кладовой) |
39 | Заведующий товарным отделом (заместитель) |
40 | Заведующий товарной секцией (заместитель) |
41 | Администратор торгового зала |
42 | Мерчендайзер |
43 | Продавец (продовольственных и непродовольственных товаров) |
44 | Продавец-консультант |
45 | Продавец-кассир |
46 | Кассир торгового зала |
47 | Контролер-кассир |
48 | Контролер торгового зала |
49 | Демонстратор одежды |
50 | Продавец мелкорозничной сети, киоскер, продавец палатки (ларька) |
51 | Менеджер по продажам (по закупкам) |
52 | Торговый агент (агент по продажам) |
53 | Коммивояжер |
54 | Агент по закупкам |
55 | Инкассатор |
56 | Диспетчер |
57 | Оператор диспетчерской службы |
58 | Приемщик заказов |
59 | Приемщик сельскохозяйственных продуктов и сырья |
60 | Экспедитор |
61 | Экспедитор по перевозке грузов |
62 | Укладчик-упаковщик |
63 | Фасовщик |
64 | Водитель |
65 | Курьер |
66 | Слесарь-электрик по ремонту электрооборудования |
67 | Сантехник |
68 | Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования |
69 | Электромонтер по ремонту и обслуживанию электронно-вычислительной техники |
70 | Электромеханик по торговому и холодильному оборудованию |
71 | Начальник службы безопасности (охраны) |
72 | Охранник |
73 | Ротаторщик |
74 | Кладовщик |
75 | Весовщик |
76 | |
77 | Водитель погрузчика |
78 | Водитель электро- и автотележки |
79 | Подсобный рабочий |
80 | Грузчик |
81 | Переплетчик документов |
82 | Дежурный у эскалатора |
83 | Лифтер пассажирского лифта |
84 | Приемосдатчик ручной клади |
| 85 | Полотер |
86 | Стеклопротирщик |
87 | Уборщик торговых площадей и служебных помещений |
88 | Уборщик территорий |
89 | Сторож (вахтер) |
90 | Дворник |
studfiles.net
Наименование должностей по профстандартам (нюансы)
Наименование должностей по профстандартам не всегда может совпадать с должностью, указанной в штатном расписании. О том, что делать, если под должность не найти профстандарт или если он звучит немного по-другому — читайте далее в статье.
Какие теперь стандарты должностей и профессий
Как привести должности в соответствие профстандарту?
Что делать при обнаружении несоответствия?
Итоги
Какие теперь стандарты должностей и профессий
В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является указание трудовой функции работника. Под ней понимается работа по должности, специальности, профессии либо определенный вид поручаемой сотруднику работы.
В ст. 195.1 ТК РФ указано, что под квалификацией понимается уровень умений/знаний, опыта работы и профессиональных навыков сотрудника. В то же время профстандарт — это подробное описание квалификации, которая нужна для занятия конкретной профессиональной деятельностью. То есть это означает, что профстандарт не является описанием характеристик должности — это в большей мере набор требований, который распространяется на определенный вид профессиональной деятельности.
В связи с этим неудивительно, что между наименованием должностей по профстандартам и теми, что указаны в трудовом договоре до момента внедрения профстандартов, могут существовать разночтения.
Со списком утвержденных профстандартов можно ознакомиться в специальном реестре, размещенном на сайте Минтруда России.
Об особенностях введения стандартов читайте в статье «Введение профессиональных стандартов с 2016 года (нюансы)».
Как привести должности в соответствие профстандарту?
Не каждый работодатель обязан четко следовать профстандартам.
Для перехода компании на профстандарты создается рабочая группа, в первоочередные обязанности которой входит выяснение, вышли ли все необходимые профстандарты, которые можно соотнести с видами профессиональной деятельности на предприятии.
Для этого следует сопоставить все перечисленные в штатном расписании должности в части выполняемой трудовой функции с уже утвержденными профстандартами. Стоит решить, под какой профстандарт может подпасть описание той или иной должности. Возможно, потребуется изучить несколько схожих по содержанию профстандартов для того, чтобы выбрать наиболее подходящий под описание существующей на предприятии должности.
Чтобы провести такое сравнение, стоит в первую очередь уделить внимание изучению основной цели профдеятельности, которая обязательно приводится в составе общих сведений любого профстандарта, — наглядно это можно увидеть в макете профстандарта, утвержденном приказом Министерства труда РФ от 12.04.2013 № 147н. Сравнивать следует описание цели, зафиксированной в профстандарте, с целью работы в определенной должности, прописанной в соответствующей должностной инструкции предприятия.
В макете также следует просмотреть информацию, расположенную в графе под заголовком «Группа занятий», — она послужит дополнительным указателем при поиске подходящего под описание должности профстандарта.
При этом надо иметь в виду, что название должности по профстандарту может не совпасть точно с наименованием должности, предусмотренной на предприятии. Поэтому, если подходящий профстандарт не был найден по точному названию, не надо считать, что для существующей в штатном расписании должности не предусмотрено ни одного подходящего профстандарта.
Что делать при обнаружении несоответствия?
В том случае, если работа на определенной должности связана с предоставлением льгот/компенсаций либо по ней имеются ограничения, необходимо, чтобы в трудовом контракте данного специалиста были указаны наименование и требования, которые содержатся в профстандарте или в квалификационном справочнике (ст. 57 ТК). При этом в справочнике и в профстандарте могут быть расхождения в наименовании должности.
Если по этой причине возникает спор, то его лучше урегулировать путем обсуждения на собрании рабочей группы, которая создавалась для внедрения на предприятии профстандартов. Принятое решение оформляется протоколом. Данная подстраховка обезопасит на случай проверки, если будет обнаружено несоответствие «льготной» должности с наименованием, указанным в профстандарте.
О создании рабочей группы можно прочитать в нашей статье «Положение о рабочей группе по внедрению профстандартов».
Рассмотрим ряд ситуаций, которые могут возникнуть на практике:
- Если для должности не предусмотрено каких-либо льгот или ограничений, то допускается несовпадение ее названия с профстандартом, поскольку в этом случае его внедрение необязательно.
- Если название должности все же необходимо привести в соответствие с профстандартом, тогда необходимо ввести новую должность, которая имеет такое же название, какое предусмотрено в профстандарте. Прежнюю должность необходимо исключить из штатного расписания, а самого сотрудника с его согласия перевести на новую должность, сделав при этом запись в трудовой книжке и личной карточке.
- В случае если работник не соглашается с таким переводом, придется разорвать с ним трудовой договор по процедуре сокращения штата, поскольку в новом штатном расписании будут исключены позиции, которые не содержатся в профстандарте или в квалификационном справочнике (ч. 1 ст. 74 ТК).
ВАЖНО! Перевод сотрудника на новую должность в одностороннем порядке не допускается. Также стоит иметь в виду, что работника нельзя уволить лишь на том основании, что его знания/квалификация не соответствуют профстандарту.
Итоги
При проверке соответствия названия должности из штатного расписания тому, что закреплено в профстандарте, следует обращать внимание, обязательно ли по закону фирме соблюдать это четкое совпадение. В том случае, если работодатель обязан следовать профстандартам, в его штатное расписание надо будет внести новое название должности (из профстандарта) и удалить старое, при этом потребуется добровольное согласие сотрудника на перевод на новую должность либо придется прибегнуть к прекращению трудового договора с выплатой компенсаций и предоставлением гарантий при увольнении по сокращению штата.
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписатьсяnalog-nalog.ru
| Коллеги, возник еще вопрос по ходу пьесы… Не можем придумать название одной должности для оформления, запутались в вариантах. Надо найти самый адекватный. Есть молодой человек, 40% времени занимается администраторской деятельностью в офисе, он и офис-менеджер, и администратор офиса, он делает вообще все, что только можно, и обедами тоже занимается, и покупкой орг.техники, и доставкой мебели, и с документами ездит по всему городу, по инстанциям, но назвать его администратором или офис-менеджером рука не поднимается, потому что оставшиеся от этой беготни 60% времени он выполняет серьезные поручения генерального директора, так как учится «по профилю» и в бизнесе нашем шарит очень неплохо. На заместителя, конечно, он никак не тянет пока, он больше похож на ассистента или помощника.. Но помощник это же позиция, подразумевающая какую-то прочную связку с гендиром, нет? Это выполнение личных поручений, планирование персонально для руководителя? А наш Дима занимается не личными делами гендира, а делами компании, всей фирмы. Комментарии
|
www.superjob.ru
Должности в фирме
Должности в компании: генеральный директор, главный инженер, технический директор
Главный инженер — должность, которая встречается в организациях, производящих продукцию, содержащих собственный автопарк или парк специализированной техники: сельскохозяйственные организации, заводы, фабрики, транспортные фирмы и так далее. Работа главного инженера требует высшего технического образования по направлению деятельности организации. Именно от него зависит техническая оснащенность предприятия запасными частями, ГСМ, необходимой техникой и станками, слаженная работа механиков и обслуживающего персонала. С его предложения производятся закупки всех технических узлов, их запчастей, прием на работу людей, которые обслуживают все эти машины и устройства. Схожий функционал у работы техническим директором. В некоторых организациях это тождественные понятия.
Должностные инструкции и квалификационный справочник профессий в строительстве
Особое внимание необходимо обратить на то, что внедряемые инструкции с течением времени могут корректироваться и дополняться. Т. е. в случае происходящих в компании преобразований нужно оперативно вносить соответствующие изменения в должностные инструкции (делать это лучше в ходе проведения годовой аттестации сотрудников). Тогда должностные инструкции будут реальным и эффективно работающим инструментом управления, а не формальным документом.
Необычные названия должностей в российских компаниях
Значительно позже в какой-то книге по повышению продаж в бизнесе прочитала, что стоит давать продавцу возможность представляться как угодно, лишь бы продавал больше. Так и есть: одно дело, когда человек занимает должность рядового менеджера, другое — когда этот же человек в одночасье получает должность «управляющий подразделением региональных проектов». Мы так делали, и конверсия выхода на ЛПР через холодные звонки при такой самопрезентации возрастала. По сути, никакого обмана нет. Менеджер действительно является управляющим своего маленького подразделения, состоящего из единственного человека, его самого (на начальной стадии, пока не подключится технический отдел для реализации проекта), а региональные проекты — это и есть проекты его клиентов, которые он ведёт в том регионе, который ему доверили.
Должности в фирме
В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.
IT-профессии и должности
В описаниях вакансий обычно также указывается язык программирования, которым должен владеть соискатель на определенную должность, например, Junior Java Developer, Senior C++ Developer и т. п. Благодаря этому уже по названию должности можно понять главные требования к соискателю: язык программирования и профессиональный опыт.
Должности в фирме
В крупных компаниях позиция Системного администратора существенно отличается от IT-Менеджера. Эти различия обусловлены сферой полномочий Системного администратора, который выполняет исполнительские обязанности. Однако в некоторых компаниях человек, занимающий эту должность выполняет часть обязанностей IT Менеджера.
Как придумать название должности
1) названия с указанием в наименовании должности содержания работы и/или выполняемых функций, например, финансовый директор, директор по маркетингу, инженер-сметчик, финансовый контролер, инженер по охране труда и технике безопасности, инспектор по кадрам, учитель математики, процедурная медсестра, бухгалтер по расчету заработной платы;
Какие есть красивые названия должностей в торговой фирме
да всем угодил. У нас на потоке на инженерно-экономическом факультете было три направления — экономисты, менеджеры и коммерция. Так вот коммерсаны стали маркетологами, экономисты — экономистами. А ведь кто-то и закончил институт с дипломом МЕНЕДЖЕРА. при чем неглупые люди ведь, а такое бестолковое название в дипломе. Время было такое смтутное.
Руководящие должности у индивидуального предпринимателя: преимущества и недостатки
Осуществляя на свой страх и риск коммерческую деятельность, предприниматель может нуждаться в помощниках. Чем более развивается бизнес, тем вероятнее, что ИП самостоятельно не справиться со всеми обязанностями. Функции по организации хозяйствования ИП может возложить на третьих лиц, то есть наёмных работников. Выдавая доверенность на управление бизнесом, предприниматель сильно рискует – за все последствия он отвечает самостоятельно, личным имуществом. Гораздо целесообразнее нанять сотрудников на руководящие должности у индивидуального предпринимателя в компании и переложить основные функции по организации и управлению хозяйствования на них.
Должности в фирме
Как правило, при определении оклада проблем не возникает, в связи с тем, что для данного вида вознаграждения за труд установлено единое правило, закрепленное в ст.133 ТК РФ. Общая заработная плата должна быть не ниже МРОТ, который формируется с учетом стоимости продовольственной корзины и годового уровня инфляции и устанавливается на федеральном уровне.
Бухучет инфо
Вместе с тем объективной необходимостью явился пересмотр действующих квалификационных характеристик традиционных должностей, внесение в них существенных изменений и дополнений в связи с происшедшими преобразованиями, а также с учетом практики применения этих характеристик. Во всех квалификационных характеристиках, как новых, так и пересмотренных, проведена регламентация трудовых функций различных категорий служащих в целях обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности.
Квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих строительных организаций
Квалификационные требования. Высшее техническое образование и стаж работы в строительных организациях на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее специальное (техническое) образование и стаж работы в строительных организациях на инженерно-технических должностях не менее 5 лет.
Должности в юридической фирме
См. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕТКС), раздел «Квалификационные характеристики должностей работников учреждений системы государственного материального резерва», утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 5 мая 2008 г.
Должности в фирме
Начальник транспортного отдела занимается поиском перевозчиков, которые будут устраивать компанию в соотношении цена/качество, ведет работу по претензиям, переговоры, отслеживает и согласовывает сроки выполнения транспортировки, оформляет необходимую документацию. Если у компании есть транспорт, то в обязанности транспортного логиста входит контроль над его рациональным использованием.
Должности в юридической фирме список
Менеджер по продажам транспортно-экспедиционных услуг — специалист, профессионально занимающийся сбытовой деятельностью предоставляемых компанией услуг, а также стимулированием и поддержкой партнерских отношений. Прямой обязанностью менеджеров по продажам считается анализ рынка, проведение переговоров с клиентами и поиск новых.
zakonandpravo.ru
Что в имени тебе моем?
Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.
Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.
Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.
Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.
Разбираемся с понятиями
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:
- прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- планирование и подготовка приема посетителей;
- помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
- участие в подготовке деловых переговоров;
- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.
Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.
Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.
Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.
Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.
Чтобы не было путаницы
Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.
Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.
Изучаем нормативные документы
Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.
Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.
Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.
Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).
Таблица 1
Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»
|
№ |
Код |
КЧ |
Наименование должности |
Код категории |
Код по ОКЗ |
|
1 |
26349 |
7 |
Секретарь (дипломатический) |
2 |
3439 |
|
2 |
26351 |
4 |
Секретарь комитета (общественной организации) |
1 |
1143 |
|
3 |
26357 |
1 |
Секретарь незрячего специалиста |
3 |
4115 |
|
4 |
26366 |
0 |
Секретарь пленума |
2 |
2422 |
|
5 |
26370 |
1 |
Секретарь правления |
1 |
1143 |
|
6 |
26375 |
1 |
Секретарь президиума |
1 |
1143 |
|
7 |
26380 |
0 |
Секретарь приемной Президента Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
8 |
26341 |
0 |
Секретарь руководителя |
3 |
4115 |
|
9 |
26389 |
1 |
Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического) |
2 |
3439 |
|
10 |
26395 |
7 |
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации |
1 |
1110 |
|
11 |
26409 |
5 |
Секретарь суда |
3 |
4115 |
|
12 |
26410 |
8 |
Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
13 |
26416 |
5 |
Секретарь судебного заседания |
2 |
3432 |
|
14 |
26417 |
7 |
Секретарь судебного заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
15 |
26422 |
0 |
Секретарь творческого союза |
2 |
3439 |
|
16 |
26426 |
9 |
Секретарь учебной части (диспетчер) |
3 |
4115 |
|
17 |
26429 |
2 |
Секретарь федеральной комиссии |
1 |
1120 |
|
18 |
26431 |
0 |
Секретарь федерации (по видам спорта) |
1 |
1143 |
|
19 |
26436 |
2 |
Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации |
1 |
1110 |
|
20 |
26353 |
3 |
Секретарь-машинистка |
3 |
4115 |
|
21 |
26405 |
7 |
Секретарь-стенографистка |
3 |
4115 |
Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:
- делопроизводитель;
- секретарь незрячего специалиста;
- секретарь руководителя;
- секретарь суда;
- секретарь учебной части;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка.
Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.
Их обязанности включают:
- организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
- ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
- работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
- прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
- ведение делопроизводства;
- обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- осуществление контроля за другими работниками[2].
На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.
В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.
Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».
Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.
Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.
На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.
Их обязанности включают:
- ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
- планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
- согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
- помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
- подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- руководство другими работниками.
Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?
Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.
Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.
Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?
Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.
Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.
Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.
Кстати
Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.
Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.
Сравниваем обязанности
Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].
Офис-менеджер
- Прием и распределение входящих звонков.
- Делопроизводство, документооборот.
- Выполнение поручений руководителя.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
- Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
- Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
- Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
- Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
- Контроль порядка и чистоты в офисе.
- Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
- Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
- Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
- Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
- Выполнение копировально-множительных работ.
- Выписка доверенностей.
- Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.
Секретарь
- Организация документооборота, ведение деловой переписки.
- Исполнение поручений руководителя.
- Подготовка необходимой документации и отчетности.
- Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
- Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
- Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
- Прием и распределение входящих звонков.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
- Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
- Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
- Почта.
- Административная поддержка руководителя.
- Контроль исполнения поручений руководства.
- Работа с оргтехникой.
- Подготовка организационно-распорядительных документов.
Секретарь-референт
- Организация жизнедеятельности офиса.
- Прием и распределение звонков.
- Прием посетителей.
- Организация встреч и переговоров.
- Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
- Ведение деловой переписки.
- Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
- Делопроизводство.
- Выполнение поручений руководства.
- Работа с курьерской службой.
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
- Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
- Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
- Подготовка организационно-распорядительной документации.
Помощник руководителя
- Прием входящих/исходящих звонков.
- Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
- Анализ информации, сбор данных, отчетность.
- Коммуникация с руководителями подразделений.
- Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
- Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
- Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
- Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
- Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
- Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Делопроизводство, документооборот.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего дня руководителя.
Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.
Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.
Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).
Таблица 2
Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя
|
Офис-менеджер |
Секретарь |
Секретарь-референт |
Помощник руководителя |
|
|
|
|
Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).
Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.
То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.
Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.
Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.
Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».
[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.
[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.
[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.
М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»
www.profiz.ru
Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом
Задача всех руководителей и кадровиков – установить, сколько нужно сотрудников в подразделении, организации. Но важно также понять, какие это будут люди. Распространенный подход к определению качественного состава персонала – описание должности, или должностная инструкция (традиционное название в нашей стране). Этот документ лежит в основе кадрового планирования.
Во многих компаниях нет должностных инструкций или аналогичных документов, а если и есть, то составлены они были давно и на сегодняшний день потеряли свою актуальность. Часто сотрудники в них даже не заглядывают. Но означает ли это, что можно обойтись без описания должности? Ответ прост: пока все идет хорошо, никакие бумаги не нужны. Но стоит ли ждать, пока что-нибудь случится?..
Итак, рассмотрим схему описания должности (см. рисунок) и каждый из его элементов.
Название и содержание должности
Казалось бы, какое значение в наше время имеет название должности? Ведь главное — зарплата, права, подчиненность. Тем не менее для многих людей именно то, что указывается в штатном расписании, на визитной карточке, на двери кабинета, имеет не меньшее, а иногда и большее значение, чем деньги и т.д. На крупных предприятиях, сохранивших советские традиции, продолжают поддерживать иерархическую систему должностей. И работники таких организаций чтут эту систему с «категориями» и «разрядами». Бывает даже так, что сотрудники при повышении в должности возмущаются, что новая позиция «звучит» не так статусно, как прежняя.
Административные аспекты
В описании должности указывается, кому подчиняется позиция, кого может заменять занимающий ее работник, кто может заменять его в период отсутствия; перечисляются и другие элементарные, но важные детали, соблюдение которых обеспечивает непрерывность функционирования организации.
Иногда на крупных предприятиях «под больших руководителей» формируют подразделения (группы советников, отделы и департаменты), которые после ухода начальника оказываются никому не нужными, что однако не мешает им и дальше получать зарплату, создавая видимость деятельности. Чтобы такого не произошло, следует обязательно указывать подчиненность должности.
Если в компании действует автоматизированная система, поддерживающая учет персонала, в ней обычно предусматривается ведение данных о структуре штата, в том числе о подчиненности подразделений и позиций. Особенно такая система актуальна в крупных организациях, где у руководителя отдела может быть несколько заместителей, которым подчиняются более мелкие службы.
Цели должности
Это самый важный раздел описания должности. Цели должны быть сформулированы настолько четко и конкретно, чтобы их можно было использовать при планировании работы сотрудника (примеры см. в табл. 1).
Необходимо ставить цели таким образом, чтобы обеспечить возможность проверки их достижения. Конечно, описание должности не может содержать конкретных количественных значений и сроков — их указывают в планах работы подразделений и личных планах сотрудника.
Важно, чтобы цели были совместимы.Невозможно требовать от человека достижения целей, не обеспеченных ресурсами, соответствующей инфраструктурой или необходимой поддержкой других работников и подразделений.
Основные задачи (функции) должности
Если цели должности — это то, что сотрудник должен достичь, то функции и задачи определяют, как ему следует это делать, какие конкретные действия от него ожидаются. Таким образом, набор функций должен быть сориентирован на достижение целей данной позиции.
Цели включают в себя ожидаемый результат. При их описании используют соответствующие глаголы: обеспечить, добиться, повысить, понизить и т.п. Под функциями же предполагается процесс работы сотрудника. И глаголы совершенно другие: выполнять, осуществлять, разрабатывать и т.п.
Описание функций, как правило, должно сопровождаться указанием стандартов их выполнения, в качестве которых могут выступать, например, объем, уровень достигаемых характеристик, сроки и т.д. Так, функция «предоставлять отчеты» или «посещать клиентов» может иметь периодичность, скажем, «не реже чем 1 раз в неделю» (другие примеры см.в табл. 2).
Особо стоит выделить функции, определяемые внешними или внутренними стандартами, требованиями безопасности и т.п. Многие руководители надеются, что сотрудник и «сам знает», как надо их выполнять. Однако если он не подтвердил это своей подписью в соответствующем документе, то при любом нарушении процесса отвечать придется начальнику.
В России многие управленцы вменяют всем сотрудникам одну универсальную функцию: «выполнять другие поручения руководства». Но стоит задуматься, дает ли эта фраза начальнику право на абсолютно любое задание. Более корректной была бы, например, такая формулировка: «выполнять другие поручения руководства в рамках реализации целей должности».
Права сотрудника
Права сотрудников можно разделить на три группы:- касающиеся рабочего процесса или подразделения;
- относящиеся ко всей организации;
- внешние права, т.е. права принимать решения в отношениях с внешними контрагентами.
Руководитель, естественно, имеет право давать указания своим подчиненным и издавать распоряжения по вопросам деятельности отдела. Вместе с тем, начальники некоторых служб могут принимать решения по своему направлению, но затрагивающие также и другие подразделения. Например, руководитель отдела продаж имеет право, исходя из имеющейся у него рабочей информации, принимать решения о поддержании необходимого ассортимента товара, формально утверждаемые вышестоящим руководителем, обязательные для исполнения службой закупок и складом.
Главам отдельных направлений (на уровне заместителей генерального директора) может быть дан большой объем прав в рамках организации. Так, главный бухгалтер устанавливает форму ведения учетных документов и сроки представления отчетности для всей организации. Директор по персоналу задает требования к процессам набора, оценки, обучения сотрудников и принимает решения (если ему доверит первое лицо компании) о приеме и увольнении работников не выше определенного должностного уровня.
Этим же руководителям обычно предоставляются и некоторые внешние права: заключать сделки, распространять информацию, предоставлять отчетность в госорганы и т.п.
Требования к сотруднику
Для эффективной организации работы в области управления персоналом в описание должности следует включать необходимые требования к квалификации.
В перечень требований сотрудника, занимающего ту или иную должность, входят:
- образование: минимальный и максимальный уровень;
- дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации и/или объем дополнительного обучения, наличие обязательных удостоверений и сертификатов;
- опыт: стаж работы по специальности, в определенной должности, по конкретному узкому профилю;
- навыки: перечень общих и специфических умений, необходимых для работы на данной должности;
- личностные требования: общие и специфические, необходимые для работы в должности.
Казалось бы, самое простое требование — к уровню образования. Однако руководители зачастую предъявляют требование об обязательном в/о чуть ли не к любой должности. Такая картина характерна, например, для банков — автор убедился в этом, несколько лет прорабов в данных структурах. Наем на позиции операционистов банка специалистов с профильным высшим образованием часто заканчивался тем, что они попросту сбегали от такой скучной работы, для которой они к тому же не обладали необходимой исполнительской квалификацией. А вот выпускники средних банковских учебных заведений прекрасно показывали себя на этой работе: ведь их для нее и готовили. Вероятно, и в других отраслях дело обстоит аналогично. Вывод прост: превышение уровня образования в требованиях к должности так же вредно, как и его недостаток.
Для работы на многих должностях необходимо специальное дополнительное профессиональное обучение или даже сертификации. Пример: водитель должен иметь водительские права.
Но чаще всего в современных условиях в качестве основного требования к сотруднику выступают не дипломы и сертификаты, а навыки и профессиональный опыт. Например, как правило, современные организации ожидают от кандидатов умения работать с различными компьютерными программами, а некоторые — уверенного владения иностранным языком.
Наконец, личностные требования имеет смысл формулировать таким образом, чтобы их можно было оценить при отборе и последующей оценке.
Критерии оценки деятельности
Многие руководители уверены, что все критерии в описании должности указывать не нужно, ибо сотрудник «и так знает, чего от него хотят». Однако стоит четко и однозначно сообщить персоналу, как и что нужно делать каждый день, и чего добиваться по итогам отчетных периодов (месяца, квартала, года) или этапов программ. Иначе однозначного понимания не добиться.
Два «лица» описания должности
Кроме функционального аспекта, у описания должности существует и правовой. Дело в том, что, как правило, этот документ (чаще — именно должностная инструкция) представляет собой неотъемлемую часть трудового договора. Поэтому некоторые руководители ошибочно считают, что создание и переработка описаний должности — дело кадровой службы.
Однако очевидно, что полноценно описать должность могут лишь два человека: сотрудник и его непосредственный руководитель. Кадровой же службе следует оказывать им методическую помощь: обучать составлению документа и способствовать тому, чтобы они грамотно фиксировали повседневную практику бизнеса на бумаге.
Что касается правовой стороны обсуждаемого документа, стоит отметить, что он должен как можно точнее отражать реально выполняемую работу, а сотруднику следует с ним ознакомиться и расписаться в этом. Руководители порой пытаются «быстренько» составить удобную для себя должностную инструкцию подчиненного, облегчающую — при случае — его увольнение по несоответствию занимаемой должности. Но с толковым специалистом этот «номер», конечно, не пройдет.
В заключение подчеркнем, что описание должности, в отличие от стандартной должностной инструкции, прежде всего, рабочий инструмент совершенствования бизнеса, а не средство быстрого увольнения неугодных сотрудников. Последнее же — это тема отдельного разговора.
www.pro-personal.ru